Любое официальное трудоустройство предполагает соблюдение положений трудового законодательства и норм делопроизводства на предприятии. Заявление на отпуск представляет собой документ, призванный оповестить работодателя о намерении воспользоваться своим правом на оплачиваемый или неоплачиваемый отдых.
Несмотря на отсутствие унифицированного бланка, составить заявление несложно, а на многих предприятиях в 2020 году действуют специальные разработанные формы, облегчающие процесс взаимодействия работника с администрацией.
Порядок согласования, сроки, за сколько дней пишется заявление на отпуск по закону, продолжительность отдыха регламентированы положениями гл.19 ТК РФ. Основные правила оформления содержат следующие пункты:
- Очередным отпуском признается оплачиваемый отдых, который должен предоставляться ежегодно каждому человеку, оформленному в штат и отработавшему определенный период.
- Длительность составляет 28 календарных дней для стандартных случаев , однако возможно добавление дополнительных дней, при наличии определенных условий, отраженных в трудовом законодательстве.
- Работник вправе использовать весь отпуск сразу, либо разбить его на части, одна из которых составляет не менее 2 недель.
- Присоединить дополнительные дни к отпуску могут отдельные категории граждан: военнослужащие, медработники, учителя, лица, находящиеся на госслужбе.
- Чтобы получить оплачиваемый отпуск впервые, работнику необходимо отработать на предприятии по меньше мерее полгода.
- В процессе определения длительности срока работы у текущего работодателя, отталкиваются от первого дня выхода на работу, включая дни по листку временной нетрудоспособности, праздники и выходные, т.е. при подсчете стажа на текущем предприятии значение имеет длительность периода, в течение которого за работником сохранялось место.
Если в очередной отпуск намерен идти сотрудник со стажем на предприятии более года, период его проведения уже, как правило, согласован в ежегодном графике предприятия. Таким образом, дополнительного согласования с руководством не потребуется.
Если работник устроился на работу недавно, потребуется дополнительно согласовать время проведения отпуска и получить разрешение руководства.
Следующие причины могут побудить написать заявление для ухода в оплачиваемый отпуск:
- Отсутствие данных о планируемом событии в ежегодно утверждаемом графике на предприятии (когда сотрудник трудоустроился недавно).
- Время на оплачиваемый отдых предусмотрен в другое время, а перенос дат требует дополнительного согласования.
Перед уходом, работник предварительно проходит несложную процедуру оповещения, согласования и оформления, на что по закону отводится 2-недельный период. Чтобы оформить процесс надлежащим образом по закону, сотрудник письменно извещает о своих намерениях за 14 дней.
Поступившее от работника заявление нуждается в согласовании с руководителем и дальнейшим оформлением внутренних документов предприятия. После этого кадровая служба занимается подготовкой внутреннего приказа за подписью генерального директора.
При необходимости, граждане вправе запросить руководство о переносе ранее согласованного отпускного периода, на основании заявления, в котором указывают возникшие обстоятельства. Данное право закреплено в положениях ст. 124 ТК РФ.
Правила написания
Написать заявление несложно – достаточно скачать бланк заявления или оформить документ на примере утвержденной в организации формы с указанием обязательных реквизитов.
В стандартный бланк вносят основные сведения о работнике, организации и дате ухода в очередной отпуск. Если нет возможности заполнить шаблонна компьютере, допускается заполнение вручную, на основании принятого в организации образца.
Работнику, намеренному согласовать дату ухода, следует придерживаться определенных положений, как правильно написать заявление:
- Вне зависимости от выбранного способа заполнения – на компьютере или от руки, внизу должна стоять личная подпись работника. Документ считается недействительным, если он не подписан заявителем.
- В правой части бланка наверху указывают должностное лицо, к которому обращается работник согласно установленному формату: должность, название компании с указанием формы собственности и ФИО.
- Ниже указывают должность и ФИО заявителя, от которого исходит обращение (в родительном падеже).
- Далее посередине бланка с маленькой буквы пишут название документа — «заявление».
- В основной части излагают просьбу о предоставлении очередного отпуска с указанием конкретного периода. При необходимости уточнения, заявитель пишет причины, побудившие идти в отпуск.
- С левой части внизу ставится дата составления. Далее следует подпись и расшифровка.
При стандартном оформлении в тексте вносят формулировку «ежегодный очередной оплачиваемый отпуск». Если тип отпуска иной, это отражается в основной части документа.
Во многих российских организациях установлены свои внутренние бланки, в связи с чем необходимость самостоятельного составления документа отпадает. Закон освобождает от обязательного написания бумаги, если на предприятии есть утвержденный заранее график ухода сотрудников в очередные отпуска. При этом, работающий гражданин должен письменно подтвердить факт ознакомления с документом.
Использование части отпуска
В некоторых случаях гражданам требуется частичное использование положенного отпускного периода. Иногда разделение отпуска на части может быть инициировано непосредственно самим руководством
, на основании возникшей производственной необходимости.
Раздел 28-дневного отдыха на части требует соблюдения норм закона. В частности, работник вправе делить положенные дни на несколько частей, однако, одна из них не должна быть меньше 14 дней.
По просьбе работника может быть согласовано частичное использование положенных оплачиваемых дней , что отражается в тексте заявления.
Правила составления подобного документа аналогичны стандартному заполнению, однако в основной части работник меняет формулировку просьбы – вместо ежегодного оплачиваемого отпуска указывают нужное количество дней с обязательным указанием «в счет отпуска» и дальнейшим определением даты начала данного периода.
Например, если заявитель планирует отсутствовать на работе 1 день, формулировка выглядит следующим образом: «1 день в счет отпуска с …».
Следует учитывать, что частичное использование дней в счет отпуска допустимо только при согласовании с руководством предприятия. За администрацией остается право разрешать или отказать в использовании нескольких дней в счет отпуска.
Согласование документа
Стандартный процесс оформления оплачиваемого ежегодного отпуска не требует дополнительных согласований, если на предприятии есть соответствующий утвержденный график,
с которым под роспись ознакомлены все принятые в штат граждане.
Если период отпуска необходимо перенести, работник предприятия обязан подать заявление о переносе отпуска на другой срок и согласовать новые даты с непосредственным руководителем, прежде, чем получить разрешение на внесение изменений в утвержденный ранее общий график отпусков.
В качестве причин переноса отпуска работающие граждане зачастую указывают следующие обстоятельства:
- Болезнь близкого родственника.
- Потребность в совмещении отпускного периода с другим супругом.
- Закрытие детского сада и необходимость ухода за ребенком.
Если период ухода работника заранее установлен и утвержден руководством, к назначенному сроку кадровой службой готовится отдельный внутренний приказ, который подписывает руководитель организации.
Трудовое законодательство обязывает работодателя выплатить сотруднику отпускные не менее, чем за три дня до запланированной даты, а также оповестить, когда работник должен вернуться.
Если уход в отпуск был заранее утвержден и полагается по закону, администрация предприятия не вправе препятствовать реализации работником своих прав, кроме отдельных случаев, когда в процедуру внесены изменения и требуют нового согласования.
Если работодатель препятствует праву на оплачиваемый отдых своего работника, следует подать жалобу в трудовую инспекцию или прокуратуру. В интересах руководства организации найти компромиссное решение, позволяющее учесть потребность работника в реализации своего законного права.
Заявление на отпуск — это тот документ, который позволяет работнику отправиться на законный отдых с соблюдением всех правил, прописанных в трудовом законодательстве РФ. Оформлять этот документ необходимо в основном в двух случаях: если сотрудник идет в плановый оплачиваемый отпуск, а также, если он изъявляет желание отправиться во внеочередной отпуск (в связи с учебой, беременностью, личными обстоятельствами и т.п.).
Во втором варианте желательно подтвердить необходимость внепланового отпуска документально, в противном случае, работодатель может отказать, ссылаясь на незаменимость подчиненного на рабочем месте.
ФАЙЛЫ
Как правильно оформить заявление на отпуск
Четких правил по заполнению данного заявления нет, как и нет единого для всех стандартного образца. Единственное исключение — крупные предприятия, иногда в их кадровых отделах имеются специально разработанные унифицированные бланки на все случаи жизни, в том числе и на предоставление отпуска.
Чаще всего заявление пишется в свободной форме.
Главное – указать в документе дату начала и конца отпуска, а также точное количество дней (по календарю) и, если запрашивается разрешение на внеочередной отпуск, написать о его причине.
Продолжительность отпуска может быть любой – смотря как договорятся руководитель и подчиненный. Однако следует помнить, что законная длина планового отпуска – 28 дней , поэтому, если отпуск требуется на более длительное время, то остальные дни идут за счет сотрудника.
Документ можно написать как от руки, так и напечатать на компьютере – главное, чтобы на нем стояла «живая» подпись.
Инструкция по написанию заявления
Как и все прочие документы, данное заявление имеет довольно традиционную форму. Вверху справа указывается должность руководителя (генеральный директор, директор, начальник производства и т.д.), полное название предприятия (в т.ч. его организационно-правовая форма), а также в родительном падеже фамилия, имя, отчество руководителя (имя-отчество можно поставить в виде инициалов).
Далее вписываются персональные сведения о сотруднике: его должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится, при условии, что работник трудится не в основном офисе, фамилия, имя, отчество.
Чуть ниже по центру строки следует написать название документа, в данном случае это слово «заявление», и поставить точку.
Следующая часть касается собственно содержания. Здесь надо написать просьбу об отпуске, обозначить его тип (очередной, внеочередной, без сохранения заработной платы и т.д.), желаемый период (число, месяц, год начала и конца отпуска) и точное количество календарных дней (включая первый и последний день). Если отпуск внеочередной, то следует указать основание для его предоставления с прикреплением к заявлению необходимых подтверждающих справок и т.п.
В завершение нужно поставить подпись и дату составления документа.
После написания заявления
После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.
Директор может согласиться на предоставление отпуска в запрашиваемые сроки, предложить отпуск в другое время или же отказать. Отказ может быть мотивирован тем, что на данный момент времени заменить заявителя некем (обычно график отпусков составляется заранее и руководство всегда твердо знает, кто будет замещать того или иного отпускника, что исключено при внеочередных отпусках). Однако в некоторых случаях отказ в отпуске неправомерен. В частности, независимо от обстоятельств придется отпустить:
- работающего пенсионера;
- инвалида;
- внешнего совместителя;
- студента ВУЗа, ПТУ или др. учебного заведения;
- другие категории сотрудников, прописанных в ТК РФ.
Следует отметить, что в большинстве таких случаев работник все же обязан предоставить руководителю документы, подтверждающие его право на отпуск вне графика.
Если, несмотря на предъявленные документы, начальство отказывается отпустить сотрудника в отпуск, оно может понести наказание в виде штрафа, поэтому нормы закона, защищающие права работников, соблюдать нужно обязательно.
Уход работника в отпуск должен быть оформлен соответствующим образом.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Это значит, что для создания приказа должен быть документ, послуживший основанием. Как правило, это заявление с просьбой предоставить отпуск.
В каких случаях требуется?
Заявление на отпуск нужно писать в следующих случаях:
- работник идет отдыхать в период отличный от того, который указан в графике отпусков;
- сотрудник пришел позже, чем был составлен вышеуказанный документ и поэтому не попал в него;
- работник идет в отпуск, который не вносится в .
Значит, непосредственно заявление пишется в тех случаях, когда график не может выступать в качестве основания для составления приказа об уходе работника в отпуск.
Когда отпуск, в который работник уходит указан в графике отпусков, то надобность в заявлении отпадает.
Кадровик издает необходимый приказ. Работника должны предупредить о предстоящем отпуске не менее, чем за 14 дней его начала.
За сколько дней нужно отдать руководству?
Законодатель не регламентирует сроки, в которые нужно успеть подать заявление о предоставлении отпуска руководству.
Оптимальные сроки составления заявление должны составлять не менее 5 дней до предполагаемой даты отпуска.
По закону отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за 3 дня до даты начала отпуска. Еще какое-то время требуется работникам бухгалтерии, чтобы произвести начисление положенных работнику сумм.
Как выглядит образец заявления на ежегодный очередной оплачиваемый отпуск в 2020 году?
Какие данные содержит?
Все данные, которые должны быть отражены в заявлении, можно представить в виде следующей таблицы:
Есть ли утвержденная форма документа?
Для написания заявление нет утвержденной унифицированной формы, поэтому оно составляется произвольно.
При этом нужно соблюдать основные правила делопроизводства:
- составлять «шапку» документа в правом верхнем углу;
- писать название документа, в данном случае слово «заявление»;
- далее идет сам текст документа, в котором пишут все основные сведения;
- в конце ставится дата и подпись.
Администрация предприятия может разработать бланк заявления и утвердить его для того, чтобы вся первичная документация отдела кадров была в едином стиле.
Как правильно написать?
При написании заявления руководствуются следующими правилами:
- заявление составляется в письменной форме, но отдельном листе бумаги;
- его можно написать от руки, либо набрать на компьютере;
- для написания такого рода документов используются синие либо черные чернила;
- подпись ставится ручкой, даже если остальной текст напечатан.
После того, как заявление написано, его отдают либо непосредственному руководителю, либо в приемную к руководителю организации. Там его должны зарегистрировать и присвоить ему входящий номер.
Формулировки
Все формулировки в заявлении, особенно те, что касаются вида отпусков, лучше писать в соответствии с законодательством. То есть нужно писать не просто слово отпуск, а какой именно вид отдыха хочет получить работник.
Самые распространенные отпуска:
- ежегодный оплачиваемый;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- дополнительный оплачиваемый;
- учебный.
Если работник планирует взять несколько видов отпусков один за другим, то можно написать либо два заявления, либо указать их в одно, в порядке, в котором они будут предоставляться.
Можно ли указать часть — 1, 3, 14 дней?
Согласно законодательству работник может разбить свой основной оплачиваемый отпуск на любое количество частей, главное, чтобы одна, любая из частей, составляла 14 и более дней.
Образец (бланк)
Ниже предоставлен образец заявления на отпуск ежегодный оплачиваемый, на другие виды отпусков заявление будут аналогичными.
Бланк можно скачать здесь:
Нюансы
При составлении заявления могут быть разные нюансы, в зависимости от статуса работника и его работодателя.
Как составляется, если работаешь у ИП?
Индивидуальный предприниматель является для всех нанятых им сотрудников таким же работодателем, как и юридические лица.
Поэтому при написании заявления на отпуск работник ИП пользуется теми же правила, что в обычном случае.
Если особенности оформления перед декретом?
Трудовой Кодекс разрешает беременной женщине взять основной отпуск непосредственно перед больничным по беременности и родам независимо от того, есть ли он в графике отпусков.
Если работница собирается взять такой отпуск, то она пишет заявление в обязательном порядке, в котором указывает обстоятельство, которое разрешает ей взять отпуск в удобное время.
Она может взять как целый отпуск, так и его часть при условии соблюдения правил деление отпусков на части. Если к моменту ухода в декретный у нее накопилось более одного отпуска, то она имеет право взять сразу все положенные ей дни отдыха.
Также она имеет право взять 28 дней, даже если они будут предоставлены ей авансом.
Пример заявления:
Где и сколько хранится документ?
Заявление на отпуск подшивается в папку, где хранятся остальные основания для приказов.
Затем по окончании года эта папка сшивается и отправляется в архив, где хранится в течение трех лет, после чего его можно уничтожить установленным способом.
Уход сотрудника в отпуск - важное событие не только для самого работника. Ведь и бухгалтерии необходимо оформить соответствующие документы на отпуск, а в случае оплачиваемого отпуска своевременно произвести начисление полагающихся работнику сумм и соблюсти порядок их выплат. А нужно ли с работника требовать заявление на отпуск? И если да, то по какой форме? Расскажем об этом в нашей консультации.
Отпуска бывают разные
- ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ). Он, в свою очередь, может быть основным (ст. 115 ТК РФ) и дополнительным (ст. 116—ст.119 ТК РФ);
- отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
- отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ);
- учебный отпуск (ст. 173—ст.177 ТК РФ).
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Отпуск по плану? Обойдемся без заявления
Основной и дополнительный оплачиваемые отпуска могут быть предоставлены работнику в течение календарного года в соответствии с (ст. 122 ТК РФ). Утвердить график на следующий год работодатель должен не позднее чем за 2 недели до окончания текущего года, а именно, не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ).
Соответственно, если работник уходит в отпуск по графику, то заявление на отпуск брать у него не нужно. Но это касается случая, когда в графике отпусков определена конкретная дата начала отпуска. Если указан только месяц, заявление от работника все же необходимо получить не позже, чем за 2 недели до его начала. Ведь так же не позднее чем за 2 недели работодатель должен известить работника о времени начала его отпуска (ст. 123 ТК РФ). Определенной формы, как уведомить работника, не существует. Поэтому работодатель сам решает, каким образом известить работника (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Даже если отпуск был перенесен по сравнению с указанной в графике отпусков датой, информация о перенесенной дате начала отпуска тоже отражается в графике отпусков, а значит, уходящий в отпуск работник также может обойтись без составления заявления.
Отпуск не по графику? Согласовываем даты
А если отпуск работника не отражен в графике отпусков, например, в случае, когда работник устроился к работодателю в текущем году и дополнения в график отпусков не вносились? В этом случае работник подает работодателю заявление на согласованное с ним время отпуска. Конкретные требования к тому, за сколько дней пишется заявление на отпуск, отсутствуют. Это будет зависеть от того, когда работодатель и работник пришли к соглашению о дате начала и продолжительности отпуска. В любом случае заявление должно быть подано не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска, ведь это минимальный срок для того, чтобы выплатить отпускные работнику без последствий для работодателя (ст. 136 ТК РФ). Крайний срок подачи заявления целесообразно прописать в локальном нормативном акте работодателя, чтобы по вине работника работодатель не был оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ .
Генеральному директоруООО «Сигма»Румянцеву В.П.от переводчика отдела переводовАндрейченко А.П.Заявление
Прошу Вас предоставить очередной оплачиваемый отпуск с 01.07.2016 продолжительностью 14 календарных дней.
Переводчик __________________ Андрейченко А.П.
Эта форма подойдет и в случае, если работник хочет использовать не весь свой отпуск и даже не половину его, а лишь, к примеру, 1 день отгула в счет отпуска. Руководитель или лицо, им уполномоченное, как правило, ставит свою резолюцию на заявлении. После этого готовится приказ о предоставлении отпуска работнику по самостоятельно разработанной форме или унифицированной форме № Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Затем с приказом работника ознакамливают под роспись.
Аналогичный порядок (заявление - приказ - ознакомление работника) применяется и в случае предоставления отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по беременности и родам или учебного отпуска.
Отпуск без сохранения заработной платы
Продолжительность отпуска за свой счет определяется по соглашению между работником и работодателем и максимальным пределом не ограничена. В отдельных случаях работодатель не может отказать работнику в предоставлении указанного им количества дней отпуска. В ст. 128 , ст. 173 , ст. 286 , ст. 319 ТК РФ предусмотрен перечень случаев, когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет по заявлению работника.
В остальных случаях предоставление административного отпуска - это право работодателя. Такой отпуск работнику может быть и не предоставлен.
Единой формы заявления на административный отпуск не существует. В заявлении работнику необходимо указать причину отпуска, а также срок, на который работник просит этот отпуск предоставить.
Причину в заявлении на отпуск без содержания можно не уточнять, достаточно указать «по семейным обстоятельствам». Однако в случае, если предоставить отпуск работодатель обязан в силу законодательства, причину целесообразно конкретизировать, а при необходимости и подтвердить соответствующими документами.
Генеральному директоруООО «Сигма»Румянцеву В.П.от менеджера отдела продажКравцова А.С.Заявление
Прошу Вас предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 04.07.2016 по 06.07.2016 включительно по семейным обстоятельствам.
Менеджер __________________ Кравцов А.С.
Отпуск по беременности и родам
На основании больничного по беременности и родам и заявления работодатель должен предоставить своей работнице отпуск по беременности и родам и выплатить за период отпуска пособие (ст. 255 ТК РФ , ч. 1 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ , пп. «а» п. 16 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н).
Как написать заявление на отпуск по беременности и родам? Например, заявление может выглядеть так:
Генеральному директоруООО «Сигма»Румянцеву В.П.от администратораЛопатиной В.Н.Заявление
Прошу Вас предоставить мне отпуск по беременности и родам с 12.07.2016 по 28.11.2016 включительно на основании листка нетрудоспособности от 12.07.2016 № 198 031 147 023.
Администратор __________________ Лопатина В.Н.
Учебный отпуск
В каких случаях предоставляется учебный отпуск, мы рассматривали в .
Кроме документов, непосредственно обосновывающих право работника на учебный отпуск (справка-вызов, выписка из решения диссертационного совета и др.), работник должен написать и заявление на отпуск. Этот отпуск предоставляется на количество дней, отраженных в заявлении работника, но не больше, чем указано в документах из образовательного учреждения. Это значит, что предоставлен учебный отпуск может быть и на меньшее количество дней, если об этом просит работник. Заявление на учебный отпуск может быть составлено, к примеру, так:
Генеральному директоруООО «Сигма»Румянцеву В.П.от бухгалтераПрониной Е.Ф.Заявление
Прошу Вас предоставить мне дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации на втором курсе ФГБОУ ВО «Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова» с 27.06.2016 по 01.08.2016 включительно на основании справки-вызова от 20.06.2016 № 826-Э/2016.
Бухгалтер __________________ Пронина Е.Ф.