Виды массовых мероприятий

Массовое мероприятие - это заранее спланированное и определенное по месту, времени, количеству участников и причинам собрание людей, носящее характер праздника, культурного или рекламного мероприятия, либо деловой встречи.

В зависимости от и задач массовые мероприятия можно разделить на следующие виды:

1. Культурно-спортивные и зрелищные: концерты, спортивные соревнования, спортакиады, праздничные представления.

3. Деловые встречи и приемы партнеров по бизнесу (собрания акционеров, а также иные встречи и приемы, проводимые в форме шведского стола, фуршета или коктейля).

4. Иные массовые мероприятия: к ним можно:

Организация выставочной экспозиции нескольких десятков фирм с с образцами их продукции и рекламой оказываемых ими услуг;

Проведение в ходе ярмарки презентации фирм, которая состоит в представлении фирмы или ее нового изделия;

Короткие выступления руководителей фирм и их ведущих

специалистов, в которых гостям выставки или презентации предлагаются итоги и планы деятельности фирмы и ее продукции;

Проведение распродажи ярмарочных образцов и определенного количества изделий и продукции фирмы;

Дополнение деловой части ярмарки и презентации развлекательной программой, концертными выступлениями и угощением гостей.

Деловые встречи, как правило, организовываются вне кабинета учреждения и фирмы. Проведение деловой встречи в административном здании или в офисе фирмы связано с целым радом неудобств. Деловые люди могут встретить своих партнеров в ресторане на деловом обеде, а фирма - организовать деловой прием в форме шведского стола, фуршета или коктейля.

Организаторы мероприятия, а также лицо, в честь которого устраивается деловая встреча (прием), находятся все время среди приглашенных гостей. Все приглашенные едят стоя. Приборы во время приема-фуршета не подаются. Если подаются тарелки, то большие, чтобы на такую тарелку гость мог поставить свой бокал и предложенные закуски. Закуски могут быть наколоты на маленькие шпильки. Порции очень маленькие, их берут руками. Напитки и угощение разносят официанты, которые ходят по залу с подносами. Деловой прием-коктейль в некоторой степени похож на фуршет. Коктейль устраивается во второй половине дня, между 17 и 18 часами. Длится коктейль около двух часов. Гостей встречает хозяин вечера, приветствуя тех, кто пришел на прием. Прийти на коктейль позже указанного в приглашении срока можно, но уйти надо не позднее того времени, которое определено как срок окончания приема. На столах, покрытых скатертями, группами устанавливаются фужеры, бокалы, стаканы. К началу приема должны быть приготовлены несложные коктейли. Напитки в высокой посуде ставят в центре стола, в низкой - по краям стола. Напитков должно хватить на весь вечер. К напиткам предлагается угощение - печенье, орехи, сыр, огурцы, нарезанные кубиками, маленькие пирожки, маленькие бутербродики. Все угощение надо брать руками. На коктейле все общаются стоя.

Основная цель деловых приемов - встречи, беседы, общение с разными людьми. Гости, как правило, не сидят за столами, даже если есть стулья, свободно передвигаются по залу и имеют широкие возможности для общения со всеми приглашенными. Все это определенным образом сказывается на специфике охраны подобных мероприятий.

При охране деловых приемов и встреч вероятность прохода без пригласительных билетов минимальна. Встреча хозяином вечера своих гостей сводит практически к нулю такую возможность. Для предупреждения конфликтов приглашенная сторона должна оговорить со своими гостями вопрос о присутствии телохранителей приглашенных лиц в зале. Если это существенно не повлияет на количество приглашенных, то телохранитель может находиться вместе со своим клиентом в зале. Если же на приеме присутствуют только хорошо известные друг другу лица, то имеет смысл с помощью телохранителей приглашенных лиц усилить внешнюю охрану здания или помещения.

Контроль за поведением лиц на деловом приеме или встрече существенно затруднен. Гости не сидят на месте, а постоянно перемещаются по залу, подходя друг к другу или к столу с напитками и угощением. Это налагает определенные сложности на работу сотрудников службы безопасности (охраны) принимающей стороны, так как именно им приходится контролировать уровень безопасности напитков и угощения, выявлять в зале посторонние предметы, фиксировать приглашенных, которые неожиданно уходят с приема или встречи, предупреждать мелкие конфликты, готовые возникнуть между подвыпившими гостями.

Фестивали зародились достаточно давно. Фестиваль, по сути - это праздник. Праздник - один из способов самовыражения. Именно поэтому, возвращаясь с отлично организованного карнавала или другого развлекательного мероприятия, мы почти не чувствуем вполне объяснимой физической усталости, а, напротив, ощущаем небывалый внутренний подъем, особую душевную наполненность. Причина такого состояния в том, что самовыражение человека в празднике - это, безусловно, отдача сил, но одновременно праздник наполняет его огромным потоком энергии для дальнейших свершений. Так работает механизм подлинного творчества. Глаголев А.И. Экономические отношения в художественной культуре. В 2-х тт. Т.1. Зарубежный опыт. - М.: 1991

Массовые праздники всегда занимали видное место в системе воспитания и организации досуга, характерной для каждой исторической эпохи. В этом процессе социальные связи организатора массового праздника с его зрителями представлены в социальных и культурных отношениях, наиболее соответствующих нынешнему способу организации производства, при котором отсутствует его идеологическая составляющая.

Сегодня мы являемся свидетелями качественно нового этапа в развитии культуры и досуга. На смену «культурно-просветительной работе» пришла культурно-досуговая деятельность, сама идея которой характеризует развивающиеся в сфере свободного времени процессы: демократичность путей и способов организации массовых акций, уровень альтернативности в принятии управленческих решений, плюрализм в обсуждении наболевших проблем, живое и непосредственное участие населения в реализации культурных проектов, программ и мероприятий дл молодёжи.

Понятие праздник ассоциируется с чем-то радостным, веселым, беззаботным, свободным. Такое восприятие этого слова характерно как для участников торжества, так и для его организаторов. Но, несомненно, праздник - понятие сложное и комплексное, которое предполагает различные уровни,формы, варианты, цели, задачи организации и проведения праздника.

Само слово «праздник» выражает упразднение, свободу от будничных трудов, соединенную с весельем и радостью. В большинстве случаев - праздник есть такое свободное время, когда что-то отмечают, к примеру, определенное событие, которое необходимо выделить из потока других событий. Празднуют всегда что-то, согласно народной традиции, торжество без повода невозможно.

Следующая характерная черта праздника - это коммуникация. А.И. Мазаев определяет праздник следующим образом: «Праздник соединяет людей узами общности, порождает чувство свободы и коллективности. На празднике люди более, чем где-либо, ощущают конкретно, чувственно свое материальное единство и общность».Мазаев А.И.. . Герасимов С.В. Массовые праздники в политических и бизнес - PR./ Современные аспекты экономики № 14(85) - СПб.: «Инфо-да», 2005.

Неотъемлемой чертой праздника является застолье. Однако не любое безделье с застольем может именоваться праздником, для этого нужен повод.

Эффективность праздника объясняется взаимосвязью его функций: мировоззренческой, коммуникативной, рекреационной, творческой, гедонистической и другими, которые активно проявляются в ходе художественно-педагогического взаимодействия детей и взрослых; выделение какой-либо из них в качестве доминирующей разрушает целостность влияния данного феномена.

Участниками праздника являются и взрослые и дети, которые, исполняя элементы ритуально-игровых праздничных действий в режиме сотрудничества удовлетворяют потребность в общении, разумной интимности, субординационных отношениях. Такие отношения на празднике реализуют функцию удовлетворения потребности участников в коллективных взаимоотношениях. Итак, игры на празднике - активное средство самовоспитания детей и удовлетворения потребности в деятельности. Вовлеченные в праздник дети, проявляют выдумку; находят в новом старое, в старом новое; хорошо выполняют чужой замысел, но и умеют обновить идею и найти другой подход.

Художественное содержание праздников воплощается в музыке, в песне, стихах. В народных сказках, пословицах и поговорках заложены, с одной стороны, нравственные правила, с другой - разнообразные советы, наставления, т.е. правила поведения в будни и праздники.

Почти у каждого календарного праздника - своя тема, отражающая историю народа, страны, мира. Праздник - тогда праздник, когда привлекает его участников к творческому взаимодействию, развивает в них желание и умение неформально общаться, создавать художественные образы.

Значимая идея праздника - это, с одной стороны, сумма событий, факторов, имен, мифов, интерпретируемых историей. С другой стороны, это культура людей, нравы,праила, обычаи, традиции общенационального и локального характера. Конечно, праздники как вечные модели досуга, способствовали и способствуют переживанию идеальных устремлений, которые на данный момент становятся некоей реальностью и, значит, помогают ощущать всю полноту жизни, гармонию с окружающим социальным и природным миром.

Художественно-педагогическая значимость и событийность праздника характеризуются достаточно определенными, близкими детям и взрослым общими признаками, такими как:

· абсолютная добровольность участия и согласие со всеми обязательными и условными правилами досуговой деятельности того или иного праздника;

· свободный выбор молодёжью разнообразных сюжетов, ролей, положений, поведения праздничного действия;

· наличие в праздниках глубинных народных традиций, вбирающих в себя весь спектр обычаев, ритуалов, церемоний, символов и атрибутов принципиального характера, отработанных социальным временем развлечений и художественных актов, жанров самодеятельного искусства, состязаний, фольклора.

Сущность праздника невозможно понять вне социальной деятельности. Как деятельность, ближе всего стоящая к интересам детей, выражающая зону их ближайшего развития, их мировозрение, праздник должен рассматриваться как мощное средство гуманизации воспитания, как форма, имеющая отношение ко всем другим видам деятельности (познанию, труду, эстетике, общению), - праздник представляется в качестве всестороннего развития личности. Как предмет педагогической деятельности праздник выступает психологическим посредником в обеспечении процесса сотрудничества. Праздничная деятельность детей и подростков очень близка к эстетической и игровой деятельности. Эстетический момент существует и в сфере труда, и в сфере социальной жизни общества: культуры, быта, общения людей, во всей совокупности человеческих отношений. В эстетической деятельности человека, в его отдельных гуманных действиях и проявлениях, личностно значимыми для него являются и сам процесс, вызывающий творческое напряжение всех сил его личности, и положительно окрашенное эмоциональное переживание, и результаты деятельности, и ее эстетически оцениваемый продукт, и в итоге - развитие творчески-эстетических задатков и способностей.

Возникновение и становление праздника как любого вида духовного бытия человека связаны не в меньшей мере и с удовлетворением такой потребности человека, как игра. Праздник и игра возникают с необходимостью в определенный период развития человека, и это непосредственно связано с задачами воспитания целостной личности. Таким образом, праздник и игра - важные составляющие деятельности подростков, практическое совершенствование которой должно базироваться на прочной научно-педагогической основе. Здесь важен новый подход, опирающийся на научную методологию, предполагающий глубину идейно-теоретического содержания, серьезные философские обобщения, полный и точный учет реалий современности и научно обоснованное предвидение будущего.

Многообразные виды деятельности, с которыми сталкивается ребенок в процессе подготовки и проведения праздника, творческие, познавательные, игровые, общественные и др., чтобы действительно влиять на развитие ребенка, на динамику его способностей, должны обладать определенными характеристиками. Мотивационно-потребностная сфера личности развивается, когда, во-первых, связывает деятельность с ведущими возрастными тенденциями, выводит растущего человека из зоны «актуального развития» в зону «ближайшего развития»; во-вторых, проявляется в осознанном целеполагании, связанном с моментом преодоления себя; и, в-третьих, когда ее влияние охватывает не только начальный период деятельности, но распространяется на весь процесс.

Эффективность праздника обусловлена взаимосвязью его функций: мировоззренческой, коммуникативной, рекреационной, творческой, гедонистической и другими, которые активно проявляются в ходе художественно-педагогического взаимодействия детей и взрослых; выделение какой-либо из них в качестве доминирующей разрушает целостность влияния данного феномена. Таким образом, педагогически целесообразно организованный детский праздник целостно влияет на нравственное развитие молодёжи. И действительно, диапазон задач молодёжных праздников довольно широк: он учитывает все многообразие учебно-воспитательной работы школы, деятельности учреждений дополнительного образования, молодёжных клубов, парков, центров творчества, что создает определенную педагогическую систему молодёжных праздников.

В реальном художественно-педагогическом процессе создания детского праздника активно взаимодействуют взрослые и дети, что позволяет им выходить на качественно новый уровень сотрудничества и выражается в изменении их ценностных ориентацией, взаимоотношения и взаимопонимания. Именно данная педагогическая модель может служить основой построения целостного процесса развития личности при организации молодёжного праздника, разумеется, с учетом местных особенностей и условий. Весте с тем решающая роль в успешном осуществлении этого процесса принадлежит коллективу специалистов и педагогов-организаторов, их подготовленности, слаженности, взаимопониманию и взаимодействию с детьми. . Бореев В.Ю., Коваленко А.В. Культура и массовая коммуникация. - М.: 1986

Подводя итоги, можно определить праздник как категорию педагогики, своеобразную форму творческого самовыражения и духовного обогащения ребенка. Цель его - в познании молодёжью окружающего мира, развитии их морального сознания и нравственных чувств, эстетических воззрений, навыков организатора, умении постигать человеческую науку общения.

Классификация праздников весьма разнообразна. Критерием здесь может выступать возраст участников (детские, семейные, праздники для пенсионеров); масштаб охвата (частные, корпоративные, городские, региональные, всероссийские); тематика (народные, социальные,);

Можно выделить следующие виды праздников:

1. Религиозные праздники

Православные праздники восходят ко временам Ветхого Завета. К ним примыкают праздники, получившие свое начало в Новозаветное время. Каждый из них посвящен воспоминанию важнейших событий в жизни Иисуса Христа и Божией Матери или памяти святых угодников. К наиболее известным религиозным праздникам в нашей стране можно отнести Пасху, Рождество. Глаголев А.И. Экономические отношения в художественной культуре. В 2-х тт. Т.1. Зарубежный опыт. - М.: 1991

2. Языческие праздники

Несмотря на то, что вот уже более тысячи лет в нашей стране государственной религией является христианство, языческие праздники по-прежнему весьма популярны.

В календаре в наиболее законченном виде выражается любая Традиция, в нем собрано самое главное, что каждый народ знает о времени и о вечности. Наиболее популярный языческий праздник в России - Масленица.

3. Частные праздники

Данные праздники проводятся в рамках какой-либо семьи. Сюда можно отнести такие праздники как свадьба, годовщина свадьбы, дни рождения, юбилеи.

4. Корпоративные праздники

Среди различных видов праздников корпоративный самый молодой. Первые корпоративные праздники появились в начале 1990-х гг. Эти праздники устраиваются в рамках какой-либо организации для ее сотрудников. Корпоративные праздники являются важной составной частью корпоративной культуры, и оказывают существенное влияние на мотивацию сотрудников. Не стоит выбирать поводом для корпоративного торжества день рождения отца-основателя компании (если это не компания «одной персоны») или, знаменательную дату церковного календаря. Чем меньше в поводе для празднования личного, тем лучше. Примером корпоративных праздников может быть празднование дня фирмы, корпоративный Новый год.

5. Детские праздники

Массовой практике присуще большое разнообразие форм проведения детских праздников, количество которых постоянно растет. Из них наиболее распространены: фестивали, театрализованные представления, тематические дни и недели, праздничные обряды и ритуалы, спектакли, презентации, балы, карнавалы, шествия, смотры, конкурсы, олимпиады, юбилеи, КВН, утренники, линейки, вечера, концерты и др. Все они, как правило, составляют неотъемлемую часть культурно-досуговой деятельности в работе с детьми. Социальные праздники обычно направлены на привлечение внимания общественности, правительства, СМИ к какой-либо злободневной проблеме. Примером социальных праздников могут выступать такие как «День семьи», «День защиты детей» и др.

Более приемлемый принцип классификации массовых праздников, это классификация по типу праздничной ситуации, так как она складывается из нескольких характеристик, определяется комплексом основных черт массового праздника.

Наиболее существенные из них - общественная значимость и масштабность праздничного события - становятся главными при классификации праздников. Однако, масштабность праздничного события сама по себе еще не создает общественную значимость, так же как не создает и праздничной ситуации.

Нужно рассматривать общественную значимость, или масштабность, в комплексе, по крайней мере, с еще одной существенной стороной праздничной ситуации - потребностью в широком социальном общении, которая определяет границы празднующей общности.

Масштаб празднуемого события и празднующей общности в комплексе дают нам наиболее универсальный принцип классификации праздника.

Пользуясь этим принципом, можно выделить три основные группы праздников в нашей стране.

Первая группа, это всеобщие праздники, отвечающие наиболее масштабным, большим событиям.

Это, прежде всего, великие праздничные даты нашей страны, имеющие всемирно - историческое значение, эпохальные события истории и наших дней, переломные моменты в природе. Социальная общность, празднующая такое событие, по существу безгранична - это весь российский народ, все человечество. . Герасимов С.В. Специалист в сфере PR: профессиональный статус и специфика деятельности./ Современные аспекты экономики № 19(86) - /СПб.: «Инфо-да», 2005

Всеобщий праздник складывается из ряда конкретных праздничных действий отдельных социальных групп: рабочих, интеллигенции, молодежи, этнографических и территориальных общностей, различных коллективов, движимых единым порывом.

Вторая группа - локальные праздники, вызываемые событием, имеющим значение для определенной празднующей общности.

Это самый подвижный, многообразный слой праздников. Сюда относятся и праздники по профессиям, и праздники отдельных возрастных групп, и праздничные даты отдельных российских городов и сел, трудовых коллективов, учебных заведений, и многие другие - в каждом конкретном случае масштаб события определяет масштаб празднуемой общности.

К третьей группе праздников относятся: личностные, вызываемые событием, имеющим значение для отдельной личности, семьи, группы людей.

Личностный праздник очень часто выступает в форме обряда, требующего обязательной персонификации.

Приведенные три вида праздников, «…не дают исчерпывающей классификации, а являются лишь ключом к ней». Внутри каждого вида возможно огромное количество градаций, в частности по содержанию и по типу общности.

Кроме того, границы праздников чрезвычайно подвижны, так любая празднующая общность становиться ярким, праздничным зрелищем для остальной массы людей, вызывает у нее сходные эмоции и приобщает к празднику

Эволюция нашей психики, во многом, обязана праздникам, сопровождавшим историю человеческой цивилизации. Особому эмоциональному влиянию праздников на человека мы обязаны ритуалам и атрибутам праздников, и, более всего, огню. Космическая сущность огня связана с его неотделимостью от молнии, звезд, света - Солнца. Не случайно и появление такого непременного атрибута особо значимых праздников, как современный фейерверк.

С ритуалами связано празднование таких дошедших до нас из глубины времен праздников, как Коляда, Святки, Масленица. Хотя, конечно, сегодня вариантов праздника существует куда больше, чем было у наших предков.

Фестиваль первоначально возник в Великобритании вначале 18 века. С французского фестиваль (festival) переводится как празднество, от латинского festivus - весёлый, праздничный. В 20 в. получили распространение международные музыкальные фестивали.

Музыкальные фестивали это циклы концертов и спектаклей, объединённые общим названием, единой программой и проходящие в особо торжественной обстановке. Музыкальные фестивали различны по продолжительности (от нескольких дней до полугода) и содержанию.

Музыкальный фестиваль посвящается музыке. Так постепенно стали входить в традицию публичные выступления музыкантов, дискуссии, демонстрация умений. Постепенно ежегодные встречи музыкантов и публики приобрели сложившуюся организационную форму, их стали называть музыкальными фестивалями. Если присутствует соревновательный момент - то это уже музыкальный фестиваль-конкурс.

У каждой страны свои собственные формы проведения таких фестивалей, но цель одна: популяризировать музыку, объяснить обществу, зачем она нужна, сколь важно ее развитие. Тем самым общество становится активным сторонником развития музыкальной культуры, более внимательно следит, чтобы государство и бизнес уделяли им внимание, обеспечивали развитие музыки.

Одна из главных задач музыкальных фестивалей - лоббирование интересов музыкальной культуры и искусства. Не менее важная задача - пропаганда различных музыкальных направлений, привлечение молодежи, отбор талантливых молодых исполнителей.

Проведение массовых профилактических мероприятий и акций неразрывно связано с пропагандой здорового образа жизни. Целесообразно проводить их одновременно с привлечением всех органов и учреждений системы профилактики, общественных организаций, коммерческих структур, частных лиц, средств массовой информации. Данные мероприятия должны быть нацелены на привлечение широкого круга подростков и молодежи.

Планируя профилактическую работу, стоит учитывать основные международные и общероссийские дни, пропагандирующие здоровый образ: 7 апреля -- Всемирный день здоровья, 31 мая - Международный день отказа от курения, 26 июня - Международный день борьбы с наркоманией и незаконным оборотом наркотиков, 10 октября - Всемирный день охраны психического здоровья, 1 декабря - Всемирный день борьбы со СПИДом.

Мероприятия и акции по профилактике зависимого поведения и формированию здорового образа жизни могут проводиться в различных формах, исходя из специфики каждого мероприятия.

В зависимости от цели мероприятия, от того, какой общественный резонанс вы хотите получить, предполагаемого количества участников, а также иных факторов, они могут иметь различный масштаб: от микроучастка учреждения, который акцию проводит, до краевого уровня. К проведению этих мероприятий привлекаются не только молодежь, но и родительская общественность, творческие и спортивные коллективы, учреждения культуры или спорта, общественные организации, спонсоры из числа предпринимателей и другие заинтересованные организации и лица из числа жителей района, города (артисты, спортсмены, общественные деятели). Подготовка и проведение этих мероприятий отражаются в средствах массовой информации (печатные издания, радио- и телеканалы).

Мероприятия профилактической направленности по пропаганде здорового образа жизни по своим формам могут быть организованы как конкурсы творческих работ (изобразительного искусства, прикладного творчества, литературного творчества, социальной рекламы), праздники здоровья, концерты, молодежные акции и многое другие.

Цели мероприятия

Пропаганда здорового образа жизни, привлечение внимания молод?жи к проблемам распространения и употребления табачных изделий, алкогольных напитков, наркотических веществ через активизацию творческого потенциала подростков и молод?жи;

Выработка теоретических знаний и убеждений о здоровом образе жизни; массовое молодёжное мероприятие праздник

Профилактика различных видов зависимостей (курение, алкоголизм,

наркомания);

Пропаганда физкультуры и спорта и др.;

Поднятие престижа здоровой, активной жизни у молодежи и взрослого

населения как необходимого условия развития человека и достижения

социального успеха;

Выявление отношения подростков и молодежи к здоровому образу жизни и употреблению наркотических веществ посредством литературного творчества.

Молодежные акции

Одна из форм первичной профилактики зависимого поведения -

молодежные акции различной направленности: музыкальные фестивали, дискотеки, слеты, лотереи и др.

Важна наполняемость любой такой акции ненавязчивыми элементами

профилактики. В любой акции должна быть музыка. Но она должна сопровождаться различными элементами познавательного и позитивного характера, побуждающими к размышлениям по заданной проблеме.

В зависимости от места проведения, масштаба (школа,район,город),финансирования -сценарии различны.

Разработка акции:

Любое мероприятие, в том числе и массовое, начинается с обсуждения

концепции. Инициативная группа оговаривает тематику, идеи и цели, на какую аудиторию рассчитана акция, какую смысловую нагрузку должна нести.

Определяется и согласовывается место и время проведения. Массовые мероприятия могут проводиться с 9 до 21 часов. Мероприятия на открытых 10площадках вблизи жилых домов могут проводиться с 9 до 22 часов.

Определяются партнеры акции и их роль в проведении мероприятия.

Распределяются зоны ответственности среди организаторов акции:

Например, кто отвечает за подбор творческих номеров, кто за PR-компанию, кто за связь со СМИ, кто за конкурсную программу, кто за изготовление информационных материалов (буклетов, листовок), кто занимается поиском спонсоров.

Приглашаются аниматоры и артисты.

Организация любого массового мероприятия начинается с подбора

помещения или места, где он будет проводиться. Арендуются концертные площадки, устанавливаются мобильные сцены, подиумы, составляется список необходимого оборудования и инвентаря (в том числе торговых павильонов с угощением и дегустацией).

Не последнюю роль в проведении акции играет ведущий, который должен уметь «держать» аудиторию, ориентироваться во внештатных ситуациях, быть динамичным, эффектным, с поставленной речью.

Следует уделить внимание оформлению места проведения акции: сцене,прилегающей территории, конкурсным площадкам. В каждом конкретном случае важно тщательно продумывать целостность всего оформления, выразительность деталей, их качество, чтобы внимание аудитории привлекло главное,раскрывающее идею мероприятия.

И, конечно же, необходимо согласовать юридические и административные вопросы мероприятия.

До получения разрешения на проведения массового мероприятия его организатор не вправе объявлять в средствах массовой информации о дате, месте и времени проведения, изготавливать и распространять с этой целью рекламные материалы.

Заявление (уведомление) о проведении массового мероприятия подается в письменной форме непосредственно в исполнительный комитет городского совета, или направляется по почте, как правило, не позднее, чем за 10 дней до намечаемой даты его проведения. Заявление (уведомление) должно содержать следующие сведения:

Цель, форма, место проведения массового мероприятия;

Маршруты движения (для демонстраций, шествий);

Время начала и окончания массового мероприятия;

Предполагаемое количество участников массового мероприятия;

Фамилия, имя, отчество, адрес и номер телефона (рабочий, домашний,

мобильный) лица, уполномоченного организаторами массового мероприятия внести (заявление) уведомление, а также лиц, ответственных за обеспечение общественного порядка, безопасности участников массового мероприятия;

Необходимость (отсутствие необходимости) использования звукоусилительной аппаратуры;

Подписывается организаторами мероприятия.

Проведение BTL-мероприятие происходит в несколько этапов:

1. планирование;
2. разработка идеи;
3. воплощение идеи;
4. проведение btl-мероприятия;
5. анализ результатов.

Для каждого из этапов характерен свой набор действий, в которые могут закрасться ошибки. Но есть ошибки, которые совершаются по несколько раз или большинством компаний, занимающихся поведением btl-мероприятий. Давайте рассмотрим типичные ошибки и найдем пути их обхода.

Ошибка 1. Выбор подрядчика.

На данном этапе можно допустить 2 ошибки.

Первая – проводить BTL-мероприятие своими силами. Как результат скомкать все этапы проведения мероприятия и собрать все 10 ошибок, которые рассматриваем в этом материале, на своем мероприятии.

И вторая ошибка – не серьезно подойти к выбору подрядчика. Для решения второй ошибки необходимо работать с уже проверенными партнерами, если таковых не имеется, то подходить тщательно к выбору подрядчика. Оценивать компанию по:

• времени присутствия на рынке;
• объему предоставляемых услуг (комплексное предоставление услуги не только экономит время, затраченное на подготовку и проведение мероприятия, но также сказывается на общем бюджете в меньшую сторону);
• отзывам клиентов, которые уже работали с этой компанией;
• и главное, соотношение цена-качество.

Ошибки на этапе выбора подрядчика являются основными, именно от этого этапа зависит дальнейшее взаимодействие и процедура проведения и оценки мероприятия. Если для дома плохо заложить фундамент, то по стенам могут пойти трещины, лопнуть окна и не открываться двери.

Ошибка 2. Определение целей проекта.

Собственно еще дна грубая ошибка начального этапа – это не определение целей проекта. Отсутствие ответов на вопросы: «Какие задачи должно решить мероприятие?», «Как измерять результат?», «Какие проблемы есть у компании, которые можно решить мероприятием?». Если изначально не определиться, чего хочет заказчик в качестве результата, то можно вообще ничего не получить. Если ты не знаешь, в каком направлении идти, то сложно предположить, куда ты в итоге придешь.

Ошибка 3. Бюджет.

Бюджет мероприятия должен быть заложен совместно с определением целей мероприятия. Очень важно не пропустить этот этап, поскольку перед компанией-разработчиком задача будет поставлена расплыто. Агентство может предложить акцию, которую фирма просто не вытянет по бюджету и проект придется переделывать. Нам хорошо известно высказывание: деньги должны приносить деньги, но выше головы не прыгнешь и лучше заранее определять бюджет, в который необходимо вписаться.

Тогда и разработчики сразу смогут вынести дельные предложения, да и время не утечет в пустую. Идеальный вариант, если заказчик ставит задачу, исходя из числовых показателей. Например, «Нам важно провести акцию по механике switch sampling в 14 городах. За весь период мы хотим достичь 150 тысяч эффективных контактов. Стоимость контакта не выше 65 рублей.» Это предметный разговор. Такая постановка задачи изначально ставит заказчика в выигрышное предложение. Уже на этапе бюджета заказчик вправе заложить штрафные санкции за не достижение плана.

И уже на этапе бюджета можно продумать варианты мотивации для персонала: например, систему компенсации затрат. Можно возмещать средства на проезд к месту проведения акции в допустимых рамках. Или оплачивать обед в том случае, если промо-день длится больше четырех стандартных часов. И тут также должны быть внесены ограничения, а то обед будет состоять из омаров в кляре и бокала красного вина 1894 года розлива.

Ошибка 4. Неправильный расчет времени на подготовку.

Проведение btl-мероприятий – процесс не одного дня. Ни в коем случае нельзя упускать этап планирования и непосредственной подготовки к акции. Прежде всего, необходимо правильно расставить сроки, а не требовать от подрядчиков «организовать btl-мероприятие за 2 дня».

Необходимо тщательно просчитать предполагаемые риски по следующим действиям – разработка идеи, поиск персонала, изготовление POS-материалов, согласование точек проведения, подготовка отчетности по проекту, написание мануалов «обязанности координатора на проекте, супервайзера, промоутеров», адаптация информации о продукте для тренинга, подготовка тренинг-материаловКакие-то процессы могут идти параллельно. Но если работа делается впопыхах, то результат может быть плачевный. Например, если мы сократим вдвое сроки изготовления pos-материалов, то на выходе можем получить продукт, который вообще не будет пригоден для работы и возможно потребуется еще больше времени на изготовление этих же материалов. Поэтому лучше всего определять сроки с запасом для тех действий, которые этот запас могут потребовать. Главное, чтобы акция не носила характер снежного кома. И из небольшого комочка к концу акции из нарушенных сроков не образовался огромный снежный ком.

Ошибка 5. Подбор и мотивация промо-персонала.

Если подбором персонала занимается агентство-подрядчик, то на этом этапе риски минимальные – у агентства есть своя база промоутеров, с которыми они уже работали и которых видели в деле. Даже если базы нет, агентства знают по каким критериям выбирать необходимый персонал. Если подбором персонала занимается фирма-заказчик, то тут черных дыр не избежать – промоутеры просто могут не выйти на точки, акцию будет некому проводить.

В настоящее время в btl-агентствах можно наблюдать два диаметрально противоположных отношения к промоутерам. Первый – к ним относятся как к временному персоналу, который можно сменить в любой момент, а мотивация, которая используется, в основном звучит примерно так: «кто не хочет работать, того мы не держим, незаменимых людей нет». Такой подход даже сложно назвать мотивацией, он скорее похоже на авторитарный режим содержания работников и эти ежовые рукавицы рано или поздно приведут к тому, что просто будет некому выходить на акции. Как бы странно не звучал данный подход, но, к сожалению, такое отношение встречается, пусть и нечасто, но все же.

Долгосрочное сотрудничество с промоутерами мотивирует качественнее выполнять свою работу. Те люди, которые заинтересованы в участии в разных проектах и в стабильности своей занятости, будут готовы работать с полной отдачей.

Второй подход: промоперсонал – это связующее звено между потребителем и компанией, агентства заинтересованы, чтобы промоутеры показали высокие результаты работы и увеличили доверие потребителей к продвигаемой марке. Этого можно добиться жестким контролем со стороны организаторов, что потребует дополнительных человеческих и временных ресурсов и увеличит бюджет акции в полтора-два раза. Либо придется ввести такую систему мотивации, которая предполагает дополнительный самоконтроль и стимулирует к выполнению или перевыполнению плана.

Главное, что нужно учитывать при использовании данной системы, – это понятная схема, чтобы промоутер смог сам примерно посчитать, что ему нужно сделать, чтобы получить дополнительные бонусы. Для этой системы можно также раздавать сотрудникам чек-листы, чтобы те смогли самостоятельно все просчитать – они в любом случае должны подводить ежедневные итоги, так почему бы им не посчитать свой дополнительный заработок. Удобно использовать онлайн-таблицу, которую может открыть любой сотрудник, увидеть свои результаты и результаты коллег, чтобы знать и оценивать свои реальные силы. Также при разработке важно учитывать как реальность выполнения бонусных показателей, так и не вводить слишком много пунктов, чтобы промоутер не получал прибавку за каждый свой дополнительный шаг.

Персонал должен быть подготовлен к акции, владеть механиками проведения и знать всю необходимую информацию, чтобы ответы на вопросы участников были составлены и даны грамотно. Если на акцию вывести не подготовленный персонал, то этим можно испортить впечатление не только о самой акции, но и о компании, бренд которой размещен на всех материалах для акции.

Главный мотиватор хорошей работы – своевременная выплата заработной платы. Для работодателя задержка выплаты на несколько дней не критична, зато для персонала – это причина зарождения недовольства и подрыв доверия к компании. Как показывает практика, сроки нарушаются во многих компаниях, и в результате, заработав негативный опыт в двух-трех, персонал относится с недоверием ко всем работодателям.

При работе с промоперсоналом необходимо установить штрафную сетку. При ее отсутствии могут возникнуть нарушения и не серьезное отношение к работе. С системой штрафов необходимо ознакомить персонал заранее, например, в момент раздачи материалов по проекту. Будьте уверены, что этот список наказаний будет изучен слева направо, справа налево, по диагонали и прочитается даже задом наперед.

Приводим классический список, за что может быть наказан промоутер:

1. Мятая промо-форма;
2. Отсутствуют определенные элементы у промо-формы (галстук, шапка и тд);
3. Волосы не собраны в хвост, неаккуратная прическа;
4. Опоздание;
5. Курение;
6. Отклонение от промо-сценария;
7. Промоутер неактивный;
8. Самовольное покидание места проведения акции;
9. Беседы с друзьями во время проведения акции;
10. Долгие телефонные разговоры;
11. Проявление грубости при работе с участниками акции и проверяющими;
12. Не соблюдение гигиены (на продуктах питания работа без перчаток и головных уборов) и т.д.

Этот список может быть продолжен с учетом специфики акции. Штрафная сетка позволяет урегулировать все возникающие недоразумения на проекте и создает дополнительную мотивацию для персонала, участвующего в мероприятии.

Ошибка 6. Отклонение персонала от сценария проведения.

У промоперсонала должен быть четкий сценарий проведения акции, прописаны все речевые ролики, а том числе и ответы на часто задаваемые вопросы. Если каждый сотрудник начнет говорить, как он думает и чувствует, то впечатление о компании испортится. Тем более персонал может в стрессовой ситуации не подобрать нужных слов и тем самым получить недовольных участников, которые из потенциальных клиентов никогда не попадут в разряд постоянных.

Сценарий мероприятия должен быть выучен на зубок, иначе идеальное прохождение всех предыдущих этапов может быть перечеркнуто одним словом. Чтобы подстегнуть работников к качественному выполнению своих обязанностей можно создать атмосферу конкуренции. Борьба разжигает азарт, а азарт движет персоналом.

Решить задачу поможет и наличие грамотного стационарного супервайзера. Супервайзер – это полевой контроль. Эффективность промо-акции со стационарным супервайзером повышается в разы, хоть процесс несколько удорожается. Когда точки находятся рядом, супервайзеру дается от 1-5 точек, которые реально контролировать в течение стандартного промо-дня (4-5 часов). Он успеет посетить каждую точку на 30-40 минут. В этом случае, оптимально в смету включить чекеров (пешие супервайзеры). У них есть специальный чек-лист, который заполняется после проведенное проверки в точке. Плюс в том, что супервайзер и промоутер знакомы, и нередко прикрывают друг друга. Чекеры же – лица посторонние. И оценка будет объективнее.

Можно использовать следующую схему: реализует проект одно агентство, а проверяет его другое. Такой подход позволяет не «закрывать глаза» на допущенные ошибки и показывает объективную картину и полученная информация позволяет использовать опыт для следующих мероприятий.

Ошибка 7. Время проведения акции.

При проведении акции необходимо учитывать распорядок дня целевой аудитории. Если акция рассчитана на домохозяек, то особой привязки к времени может и не быть, если акция семейная – то необходимо учитывать время, когда в нужно месте появляются семьями. Таким образом, тщательно подобранное время – залог успеха акции, если выбрать не правильно время, то можно со своей целевой аудиторией и не встретиться. Также необходимо учитывать сезонность, но помнить, что сани летом мало кто покупает, о санях вспоминают тогда, когда начинает идти снег.

Ошибка 8. Отсутствие информационного канала между участниками.

Также одной из основных ошибок является отсутствие информационного обмена между участниками мероприятия. Сейчас мы не откроем Америку если скажем, что проект ведет несколько человек, между которыми обязательно должен быть налажен информационный обмен.

Но стоить помнить, что для каждого уровня должностей необходима информация в определенном виде, если для руководителей достаточно тезисного содержания, то при спускании информации до промоперсонала необходимо давать ее в мельчайших подробностях и объяснять задачу пару раз. Если информация от одного сотрудника была передана другому с искажением, то в конечном результате мы получим недопонимание или полное непонимание того, что требуется от сотрудников. Поэтому перед запуском проекта все участники должны знать друг друга и обязательно уведомлены о том с каким вопросом к кому подходить. Иначе искажение информации может привести к тому, что акция будет проведена для другой организации.

Отсутствие информационного канала может цепочкой добавить следующие ошибки:

1. Часто бывает так, что заказчик не успевает регить вопрос стока в магазине. Персонал вышел на работу, а продукции нет. Чтобы избежать этой ошибки, необходимо заблаговременно проверять наличие товара в месте проведения мероприятия и в случае необходимости уточнять сроки доставки.
2. Отсутствие необходимых согласований для проведения мероприятия в торговой точке. Чтобы избежать этой ошибки необходимо:
   • проверить санитарные книжки у промоутеров;
   • забрать все разрешения с забукированных точек;
   • уточнить требования у точек (что нужно иметь с собой персоналу для того, чтобы их пустили работать. Например, Ашаны в Москве требуют сан книжки только Мобилмед, в Пятерочку могут пустить по копии сан-книжки и тд);
   • за сколько должен прийти промоутер в первый день на точку, чтобы все успеть;
   • кого должен на точке спросить супервайзер, чтобы его пропустили со стойкой и у промо-персонала не возникло проблем (чаще всего это дежурный категорийный менеджер).

Если заранее не позаботиться о сборе необходимой информации для работы, то может получиться так, что вас или не пустят на точку или придется в срочном порядке заменять персонал. Налаженный информационный канал позволяет работу на мероприятии сделать сплоченной и результативной.

Ошибка 9. Разное представление отчета о проделанной работе.

Собственно все, ради чего мероприятие затевалось – это результат результат . И очень важно, в каком виде будет рассказано об этом результате. Каждый участник должен составлять отчеты о своем блоке, а ответственный за проект проанализировать информацию и представить ее в том виде, который удобен для понимания руководству и заказчику. Отчет должен быть составлен грамотно, проанализированы недочеты, которые были допущены и приведены цифры. Самое главное, чтобы отчет имел ту форму, которая позволит оценить проделанную работу.

Рассмотрим стандартную (минимальную) отчетность на проекте.

Дата проведения/время работы/план механики1/результат механики 1/эффективность %/комментарии по работе, проходимости в ТТ/стоимость товара в ТТ.

Рассмотрим этапы отчетности.

1. промоутер приходит в Точку. Его задача – скинуть смс сообщением стоимость товара в ТТ и кол-во товара на полке. Супервайзер получает смс, фиксирует, во сколько промоутер пришел в ТТ.
2. По приходу промоутер также берет в ТТ нулевой чек. На чеке отображается время. Этот чек в дальнейшем передается супервайзеру.
3. Ежедневно промоутер заполняет отчетность по продажам и по кол-ву эффективных контактов.
4. Данную отчетность по всем точкам сводит координатор проекта.
5. По результатам всего проекта готовится аналитический отчет.

Разработка отчета для сложных акций может занять 2-3 недели. Важно, чтобы отчетность была удобная для персонала в полях, наглядная для клиента (сразу видеть продажи и процент выполнения плана), не громоздкая и понятная для подрядчиков в регионах – выделять цветом ошибки, автоматически пересчитывать остатки материалов. Чем лучше вы подойдете к созданию отчетности, тем проще будет составить финальный отчет.

Ошибка 10. Игнорирование опыта коллег.

В высококонкурентной среде многие акции и мероприятия происходят по схожему сценарию, именно поэтому перед организацией мероприятия важно просмотреть или обратиться к опыту коллег или своему собственному для того, чтобы изначально сгладить острые углы мероприятия и не увеличивать итоговый список типичных ошибок при проведение btl-мероприятия. Не всегда возникают ситуации, когда можно оперативно исправить допущенную ошибку. Но не ошибается тот, кто ничего не делает. Если все-таки ошибка была допущена, главное не опускать руки и не сворачивать мероприятие, а использовать негатив в свою пользу и попробовать несколькими следующими действиями спасти ситуацию. Не бойтесь ошибаться, но лучше учитесь на ошибках других.

ФОРМЫ МЕРОПРИЯТИЙ

Мероприятие с набором разнообразных тем и форм работы.

Атака мозговая (мозговой штурм)

Интеллектуальная игра, требующая от участников в минимальные сроки предложить идеи (варианты) решения определенной задачи. Осуществляется путем свободного выражения мнения участников. Структура: определение проблемы, высказывания идей, отбор идей, развитие решений. Подобные игры являются эффективным методом коллективного обсуждения.

Аукцион знаний

Творческое мероприятие, разновидность викторины, способствующие привитию интереса к познанию, расширению кругозора, росту творческой активности участников, приобретению знаний всеми участниками. Интеллектуальное развлечение. На аукционе «продаётся» вопрос или приз и его можно «купить»: «покупка» совершается путём предъявления каких-либо знаний, затребованных «продавцом». По сути, это открытое соревнование на лучшее знание темы - приз получает тот, кто ответит последним. Сохраняется атрибутика аукциона: кафедра, молоток, колокольчик.

Аукцион интеллектуальный

Интеллектуальное состязание, где можно «продать» и «купить» материализованную в книге, репродукции, пластинке, фотографии, слайде духовную ценность. «Покупка» совершается путем предъявления каких-либо знаний, затребованных «продавцом». Цель: укрепление авторитета. Знания, стимулирование интереса к интеллектуальным и художественным ценностям, источникам информации.

Специально организованное развлечение, центральное место в котором занимает танцевальная программа. Литературно-музыкальная композиция с повышенной торжественностью, более строгим этикетом и классическим набором тем, следующих в заранее определённым порядке.

Бал-маскарад

Костюмированный бал.

Балаганчик

Маленькое, веселое, шутовское действие, явление подобное балаганному представлению, по духу передает атмосферу народного праздника.

Бенефис

Комплексное мероприятие, в котором сочетаются различные формы и методы. В «Большой энциклопедии Кирилла и Мефодия» понятие «бенефис» определяется как «театральное представление в честь одного из актеров». Сбор от таких бенефисов шел в пользу бенефицианта. Это была большая акция с широкой рекламой, с приглашением именитых людей. В библиотечной практике бенефис - представление в честь интересной персоны (читателя, писателя, библиотекаря и др.).

Беседа

Диалоговая форма массового мероприятия, которая начинается сообщением докладчика и продолжается разговором с аудиторией.

Беседа-диалог

Беседа в форме диалога двух ведущих.

Беседа-диспут

Беседа с элементами диспута (спора).

Беседа - Игра

Беседа с элементами игры.

Беседа-обсуждение

Беседа с элементами обсуждения.

Беседа-практикум

Беседа с практическими занятиями.

Биржевые торги

Дни информации могут быть посвящены краю, фольклору, отрасли науки и др. Выставки включают литературу по профилю «брокерских контор». Председательствуют на торгах библиотекари, педагоги либо старшие читатели.

«Торги» - это, конкурс устных отзывов о прочитанном. Глава «брокерской конторы» открывает торг рассказом о характере «товара», затем часть «брокеров» выступает со своими предложениями. Специальным брокерским сигналом - поднятой вверх кистью руки - можно дать знак: «беру информацию» или «отказываюсь от информации». За лучшую рекламу книги во время торгов вручаются «акцию». Право оценки информации предоставляется всем участникам торгов.

Блиц

Какое-либо мероприятие, очень быстрое, проводимое за короткое время или содержащее список вопросов, ответ на которые дается за очень короткое время

Блиц-опрос

Очень быстрый, проводимый за короткое время опрос

Блиц-турнир

Состязание, проводимое за короткий промежуток времени

Соревнование между группами с использованием, например, взаимообмена знаниями.

Бой интеллектуальный

Соревнование знатоков чего-либо, интеллектуалов.

Бой ораторов

Соревнование ораторов.

Брейн-ринг

Игра между двумя (и более) командами в ответы на вопросы. Их преи­мущества в том, что они предполагают элемент соревновательности, проходят в неформальной обстановке, дают воз­можность проявить себя и свои знания. Они способствуют приобретению опы­та коллективного мышления, разви­вают быстроту реакции, позволяют про­верить познания и начитанность целого коллектива.

Блиц-игра

Экспресс-викторина различной тематики, когда участникам не даётся времени на раздумье. Вопросы готовятся заранее. Задает их ведущий мероприятия. Яркий пример блиц-игры - телепередача «Самый умный».

Брифинг

Встреча официальных лиц с представителями средств массовой информации

Вернисаж

мероприятие, посвященное художественному творчеству, проводимое в торжественной обстановке, на котором присутствуют специально приглашённые лица.

Вечер

Вечернее собрание, дружеская встреча целью развлечения. Могут быть литературными, музыкальными, песенными, танцевальными, поэтическими и т д.

Вечер вопросов и ответов

Комплексное мероприятие актуальной тематики (общественно - политические события, достижения науки, литературы и искусства, медицины, этические проблемы и т.д.). Выбор темы определяется местными условиями, необходимостью привлечь внимание читателей к определённым вопросам. В период подготовки библиотекарь составляет вопросы и знакомит с ними читателей (размещает на книжных выставках, плакатах, объявляет устно), организует книжные выставки, проводит обзоры, беседы (индивидуальные и групповые). Вечер открывает ведущий. Он кратко говорит о теме, характере имеющихся вопросов, информирует о порядке ответов, представляет консультантов, задает вопросы, предварительно систематизируя их в определенном порядке. Он же подводит итоги высказываний по каждому вопросу, в случае необходимости делает поправки и рекомендует литературу, которая поможет разобраться в теме. Когда вопросы исчерпаны, подводятся итоги.

Вечер

Специально организованное на одной площадке развлечение, имитирующее застолье. Разновидности: вечеринка, посиделки салон, клуб, приём, ассамблея. Данная форма предполагает такие атрибуты кафе, как столики, приглушенное освещение, угощение и т.д.

Вечер-портрет

Комплексное мероприятие, посвящённое конкретной персоне - выдающемуся деятелю литературы, искусства, науки.

Вечер поэзии

Массовое мероприятие, которое посвящается поэзии, может посвящаться творчеству одного поэта или отдельной теме.

Вечер поэтического настроения

Массовое мероприятие, которое посвящается поэзии, сопровождается чтением стихов всеми присутствующими или большинством.

Вечер-аукцион

Вечер с элементами аукциона.

Вечер-посвящение

Вечер, посвященный кому-либо или чему-либо. Вечер-реквием - вечер памяти, посвященный печальным или трагическим датам истории.

Вечер художественного чтения

Специально организованная программа выступлений в неформальной камерной обстановке. Чтецы один на один со слушателями, без грима, декораций, бутафории, световых эффектов, исполняют композиции по известны произведениям, читают стихи или рассказы.

Вечер-элегия

Музыкальный или лирический вечер, посвященный поэтическим или музыкальным произведениям, проникнутым меланхоличным, печальным настроением.

Комильфо-вечер (вечер хороших манер)

Вечер, посвященный этикету.

Вечеринка литературная

Встреча друзей, знакомых (обычно вечером) для обсуждения литературных произведений, посвященная литературным темам, проведенная в непринужденной, дружеской обстановке.

Вечеринка светская

Встреча друзей, знакомых (обычно вечером) для совместного проведения времени, отдыха, развлечения в непринужденной, дружеской обстановке.

Видеокомпозиция

Видео-мероприятие или его часть, связанное с записью и воспроизведением видеоинформации, несущая информацию об изображении и демонстрирующее его.

Видеовикторина

Показ фрагментов из мультфильмов и экранизаций художественных произведений, а также викторины из иллюстраций к детским книгам.

Видеокруиз

Мероприятие-путешествие (круиз) с использование видеоматериалов.

Видеолекторий

Лекторий, использующий видеофрагменты.

Видеосалон

Цикл мероприятий, где показываются видеоматериалы (фильмы, клипы и т.д.).

Видеозанятие

Занятие, построенное с помощью видеоматериала Видеоэкскурсия - экскурсия, записанная и воспроизводящаяся с помощью видеоаппаратуры Видеоэнциклопедия - мероприятие, построенное по типу энциклопедии, с помощью видеоматериала Визит - официальное посещение, с деловой целью Визитки литературные - мероприятие, состоящее из кратких характеристик каких-либо произведений, книг, авторов поданных в интересной (можно театрализованной) форме.

Викторина

Викторины – занимательные вопросы по содержанию, теме.

Викторина-поиск

Мероприятие с элементами поиска ответов на занимательные вопро­сы по содержанию художественного произведения, фактам биографии писа­теля, событиям литературной жизни, истории книги и литературы.

Викторина-тест

Интеллектуальная игра, состоящая из вопросов и нескольких вариантов ответов на выбор.

Викторина сюжетная

Интеллектуальная игра, построенная на основе занимательного сюжета, в который вплетаются вопросы. Сюжет может быть любым: космическое путешествие, морская регата, сказочный, строительный, фантастический и т.д.

Шанс-викторина

Викторина, в которой участвующему даются варианты ответов.

Экспресс-викторина

Быстро (за короткое время) проведенная викторина.

Электронная викторина

Викторина с применением компьютерных технологий.

Витражи

Литературные мероприятие о произведениях декоративного искусства изобразительного или орнаментального характера.

Витрина литературная

Мероприятие, подготовленное для демонстрации предлагаемых книг, произведений, средство рекламы данных книг, произведений.

Встреча

Собрание, устраиваемое с целью знакомства с кем-нибудь, беседы, обсуждения, торжество по поводу прибытия кого-либо.

Встреча за самоваром

Встреча в камерной обстановке с угощением. Как правило, на фольклорную тему.

Встреча-интервью

Встреча, подготовленная и проведенная в форме интервью.

Встреча-презентация

Официальное представление, открытие чего-либо созданного, организованного (н-р, презентация нового журнала, книги, организации и т. п.).

Встреча с интересным человеком

Специально организованный диалог читателей с незаурядной личностью (писателем, общественным деятелем, представителем профессии, путешествие, героем и др.), в ходе которого ведущий руководит обменом мнениями по какому-либо вопросу (проблеме).

Выставка - вопрос

В заголовке выставки содержится вопрос, на который дается ответ с помощью литературы, представленной на выставке. Например, "Ты хочешь жить?" - выставка, посвященная проблемам наркомании; "Есть ли жизнь на Марсе?" - выставка, посвященная проблемам планет Солнечной системы и т. д.

Выставка - вопрос

Для оформления такой выставки нужно подобрать занимательные вопросы по определенной тематике. На вы­ставке помещаются тексты вопросов и книги, периодика, где можно найти ответы на эти во­просы. Например: "А у нас сегодня гость" (об этикете). Данная форма выставки приемлема для младших школьников и подрост­ков.

Выставка - декорация

Является основой и естественной декорацией массового мероприятия в библиотеке. На их фоне мероприятие проводят, с них берут в ходе действия книги и предметы, к ним обращаются; они могут жить и после массового мероприятия как самостоятельная выставка.

Выставка – досье:

Создание выставки предпо­лагает сбор фактических данных о чем-либо. Например: "Родословная флага, герба, гимна РФ". Данная форма выставки приемлема для подростков.

Выставка - игра

Игра - ведущий вид дея­тельности в дошкольном возрасте. Но любят играть все: как малыши, так и учащиеся средних и старших классов. Разве только игры меняются, усили­вается их интеллектуальная сторона. Таким образом, выставка-игра может создаваться для всех возрастов. На этой выставке состав­ной частью являются элементы какой-либо игры, тематически обусловленной рекомен­дуемой литературой. Уровень сложности иг­ровых материалов выставки предопределя­ется ее целевым и читательским назначени­ем. Для дошкольников подходит игра с литературными сказочными героями "Угадай, из каких мы книг", для младших школьников темы могут быть самые разные: основы безо­пасности жизни, школа, наша планета и др. Например: "Поможем Маше собрать грибы в лукошко". Для подростков подойдут рыцар­ские турниры или "морское путешествие" "На всех парусах - в лето".

Выставка - календарь

Можно оформить ка­лендарь народных примет, календарь про­фессиональных праздников, календарь лите­ратурных дат, детских праздников в мире и т. п.

Выставка - кроссворд

"Тихая" выставка, для молчунов. Носит досугово - просветительный характер. В основе ее - кроссворд (увеличенный), ответы на который можно найти в представленной на выставке литературе. Для удобства участников можно сделать ксерокопии кроссворда. Первый, отгадав обязательно наличие кроссворда по теме выставки, оформление его крупным планом и представление литера­туры, где можно найти ответы. Кроссворд можно ксерокопировать и раздать эти листоч­ки детям. Такую выставку лучше организовы­вать для младших школьников и подростков лучший получает сувенир.

Выставка-конфликт

Думается, что это еще одна из разновидностей "психологических выставок". Помощь обучающемуся в разрешении какой-то конфликтной ситуации, помогает вести по­иск возможных путей выхода из нее.

Выставка книжных иллюстраций

На вы­ставке располагаются раскрытые иллюстри­рованные книги на какую-то тему, но акцент делается на иллюстрациях. Для младших школьников и подростков будет интересны выставки иллюстраций одного художника, к книгам одного жанра, по одной теме, напри­мер: "Мороз и солнце" (зимние пейзажи). Выставка развивает у детей представление о книге как художественной ценности, где син­тез текста и иллюстраций придают каждой не­повторимый вид.

Выставка "Литературный герой":

Выставка будет привлекать внимание и дошкольников, и младших школьников, и подростков. Тема­ми выставок могут быть: "Кот Матроскин", "Домовенок Кузька", "Шерлок Холмс", "Гарри Поттер". Сейчас легко организовать выставку "Гарри Поттер", так как вместе с книгами Дж. Роллинг издаются игрушки-фигурки героев, тетради, календари. Выставка предусматри­вает активизацию творчества детей, письма героям, продолжение истории о герое, игры с героем и многое другое.

Выставка - настроение

Читателям-подрост­кам предлагается самим поставить книги на выставку и дать отзыв на них: "Я читаю эту книгу, когда мне весело...", "Я читаю эту книгу, когда мне грустно..." и т. д. Привле­чет внимание детей и тема: "Как верно сказано...не мною...обо мне", эту выставку может организовать библиотекарь по произ­ведениям русских классиков. Разделы вы­ставки: "Герои грустят", "Герои счастливы" и т.п.

Выставка - поиск

Для подростков и старше­классников: создание выставки предполагает предварительный краеведческий, научный по­иск с последующим оформлением материалов. Например: "Интересные люди нашего села", "Наши односельчане - участники Великой Отечественной войны".

Выставка-почта

Выставка с элементами почты, помогающей установить обратную связь с ребенком на основе рекомендуемой литературы. Например, детям можно предло­жить написать письма литературным героям или авторам книг. Письма станут экспонатами выставки наряду с книгами. Положительный отклик такая выставка будет иметь у младших школьников.

Это может быть презентация новой книги, журнала, газеты или необычное раскрытие их содержания с применением технологии рекламной деятельности, на­пример, через заголовок-приказ "Девоч­ки, новая книга для вас: прочтите!". Как полагаю, такая выставка привлечет к себе внимание подростков и старшеклассников.

Выставка-ребус

Сопровождается плакатом с ребусом "Попробуй, отгадай...". Она может быть интересна не только учащимся началь­ных классов, но и старших.

Выставка - сказка

Выставка готовится вмес­те с читателями - младшими школьниками. Дети иллюстрируют сюжет сказки, лепят из пластилина сказочных героев, строят сказоч­ный город. Все это с текстом сказки оформ­ляется в единый композиционный ряд вы­ставки.

Выставка - словарь

Организуется для млад­ших школьников и подростков с целью объяс­нения новых терминов, понятий.

Выставка - хобби

Рядом с рекомендуемыми книгами экспонируются предметы, изготов­ленные по советам, рецептам, чертежам, вы­кройкам из этих книг, а заодно и предметы труда, при помощи которых изготовлены эти изделия. Например; "Макраме - это про­сто...", "Наши руки не для скуки" и др. Как ду­мается, она может создаваться для детей разных возрастных групп, но наиболее инте­ресной будет младшим подросткам. Главное, чтобы все было сделано руками читателей.

Живая выставка

Здесь экспонируются не только книги, статьи из журналов и газет, ил­люстративные материалы, но и предполага­ется присутствие живых существ - это могут быть рыбки в аквариуме, морская свинка, хо­мячок и т. д. По моим наблюдениям, эта вы­ставка вызывает искренний интерес у до­школьников и младших школьников.

Газета живая

Спектакль в виде газеты, сценарий которой написан, придуман и поставлен с соблюдением жанров журналистики; передовица, фельетон, репортаж, очерк, интервью анкета, шарж, литературная пародия, веселая смесь, информация, объявления, реклама и т.п. Газета может быть политической, сатирической, критической, экологической, веселой, озорной. В газете могут быть постоянные рубрики. Можно использовать традиции радио и телевидения, жанры живого слова -сказку, басню, загадку, былину, частушку, куплеты. Участники газеты (7-10 читателей), сначала обсуждают программу номера, придумывают его композицию, собственные костюмы (шапочки из газет; атрибуты; вырезанные буквы, из которых складывается название газеты, и др.). Уместно музыкальное сопровождение.

Горница поэтическая

Комплексное мероприятие, оформленное как поэтическая встреча в обстановке народного быта. Здесь уместен разговор о народной поэзии, прибаутках, частушках, былинах, колыбельных. Хозяйкой вечера может стать народная сказительница или баян, Арина Родионовна и др. В гости к ним приходят герои народного эпоса - богатыри, купцы и т.д. Оформление интерьера соответствует фольклорному характеру встречи.

Говорящая стена

Выставка плакатов, лозунгов, цитат на определенную тему.

Гороскоп литературный

Мероприятие, построенное по типу гороскопа, где литература (книги, авторы) подобраны по знакам того или иного гороскопа.

Гостиная литературно-музыкальная

Комплексное мероприятие, оформленное как тематическая встреча в камерной обстановке. Различают поэтические музыкальные, театральные гостиные. Сбор гостей сопровождается музыкой, достаточно тихой, мелодичной, мягких ритмов. Хозяева гостиной помогают всем удобно расположиться, каждого одаряют улыбкой, приветствуя. Представление гостей может быть остроумным, шутливым, серьезным, веселым.
Тематика гостиной определяет и тематику разговоров, музыкальные или поэтические фрагменты, слайды или советы. В гостиной всегда звучат анекдоты - остроумные короткие рассказы. Театральная гостиная может быть костюмирована, уместны сцены из спектаклей, элементы театрального капустника. м. также Салон.

Гурман-вечер любителей…. жанра

Вечер, посвященный определенному жанру литературы, подготовленный с учетом подчеркивания («смакования») лучших сторон данного жанра.

День профессии

Это комплексное мероприятие для широкого информирования пользователей о какой-либо профессии. Включает выставки, открытые просмотры литературы; библиографические обзоры; консультации со специалистами конкретных профессий; широкое обсуждение профессиональных проблем, диспуты; экскурсии; показы кинофильмов.

День тематический

Специально организованный комплекс мероприятий определенной тематики продолжительностью в один день. Диалог с веком - познавательная игра, в ходе которой дети ведут импровизированный диалог с представителями разных Веков. Образ прошлого века преподносит произведение искусства любого вида и жанра, чаще всего - живописный портрет (репродукция, слайды, фотография). Портрет экспонируется на экран, или устанавливается и центре зала. Диалог с великим базируется на фактах, предоставляемых читателям в рассказе о чертах личности, взглядах, достижениях. Детям предлагают задать персоне вопрос. Можно облегчить начало беседы, предложив всем участникам общую начальную фразу: «Если бы я встретился с... я бы сказал ему..» «Мне бы хотелось спросить у...», «Я поговорил бы с... о..», «Мы с.. наверное бы.». А далее - пристально вглядеться в лицо героя и услышать ответ. Разумеется, на ответ бросить реплику из нашего века и - вновь ждать последующего ответа. Психологическими условиями «диалога с веком» являются доверительные взаимоотношения, создаваемые за счет музыкального фона.

Дискотека

Форма организации досуга детей и юношества, связанная с использованием аудиозаписей. Разновидности: лекционная (диско-лекция), танцевальная, театрально-публицистическая.

Дискуссия

Специально организованный обмен мнениями по какому-либо вопросу (проблеме) для получения информационного продукта в виде решения. Разновидности: круглый стол, заседание экспертной группы, форум, симпозиум, дебаты, судебное заседание.

Диспут

Публичный спор. Обычно диспут посвящается обсуждению политических или нравственных проблем. Главное при подготовке диспута: учесть интересы, особенности конкретной аудитории; правильно выбрать тему и четко сформулировать основные вопросы; организовать мероприятие по пропаганде соответствующей литературы.

Завалинка

Посиделки на народные фольклорные темы.

Завалинка музыкальная

Посиделки на народные фольклорные темы, с музыкальным сопровождением.

Загадки литературные

Звездный час

Мероприятие в игровой форме, проводится по определенной теме. Состоит из 3 туров, 1и 2 тур игроки получают вопросы по теме, игрок быстрее всех ответивший на вопрос получает звезду, в следующий тур проходят игроки, получившие больше всех звезд, в 3 тур проходят 2 участника, им дается задание составить как можно больше слов из слова, соответствующего заявленной теме. Побеждает тот, кто составит больше слов.

Звездопад поэтический

Мероприятие, посвященное шедеврам поэзии или популярным поэтам, требующее чтения стихов.

Защита проекта

Представление, в ходе которого участники или группы демонстрируют какие-либо проекты. Как разновидность - защита фантастических проектов. Роли участников взаимодействия: ведущий, зритель-коммуникатор, демонстратор. Защите проектов обязательно предшествует подготовка к представлению - придумывание, разработка и оформление проекта.

Игра

Соревнование, состязание по заранее согласованным и определенным правилам. Демократический вид деятельности, имитирующий реальную жизнь с четкими правилами и ограниченной продолжительностью. Форма организации игр разнообразна: дидактическая, ролевая, деловая, имитационно-моделирующая, интеллектуальная, развлекательная и т.д.

Игра деловая

Средство формирования целостной системы организационных, общественных знаний, умений и навыков на основе моделирования. В основе – модель общественно-полезной организационной деятельности.

Игра интеллектуальная

Игра, где успех достигается за счет мыслительных способностей человека, его ума.

Игра тематическая

Массовое мероприятие, насыщенное игровыми элементами и посвященное какой-либо теме. Н-р, историческая, экологическая, экономическая, профориентационная, игра-загадка, игра-фантазия.

Игра литературная

Массовое мероприятия насыщенное игровыми элементами и посвященное литературе. К литературным играм относятся: викторины, литературные путешествия, конкурсы внимательных и начитанных, литературные аукционы, литературные загадки и шарады и т.д. Литературные игры делят на «ролевые» (перевоплощение в литературного героя) и «интеллектуальные» (в их основе лежит процесс «разгадывания» книги, ее автора, героев).

Игра познавательная

Игра, нацеленная на познавательную деятельность её участников.

Игра ролевая

Средство моделирования отношений и ситуаций. Посредством ее участников дела становятся героями ситуации (по выбору), моделируют ее, вынося на суд коллектива.

Игра семейная

Игра, между двумя или несколькими семейными командами.

Игра-конкурс

Мероприятие, совмещающее в себе игровые моменты с конкурсными заданиями.

Игра-представление

Комплексное мероприятие, совмещающее в себе игру и театрализованное представление.

Игры-путешествия

Мероприятия в игровой форме. При подготовке путешествия необходима стилизация дороги или путешествия с обязательными остановками - станциями, опушками, островами, тропинками, домиками.

Игротека

Мероприятие с набором игр, на одну или разные темы.

Инфомания

Развлекательная новостная программа.

Информ-досье

Мероприятие, проведенное в форме сборника материалов о ком-либо, о чем-либо.

Информ-релиз

"Выпуск в свет", публичная демонстрация, публикация, сообщение, возможно - сам демонстрируемый объект. Обычно используется в музыке (релиз альбома, песни). Также в СМИ (пресс-релиз, интернет-релиз - сообщение о какой-либо новости, точке зрения).

Информминутка

Краткое информационное сообщение на какую-либо тему.

Интерактивный Вечер - Портрет

Ценностно-ориентированная деятельность, суть которой - поставить подростка перед самим собою, предоставив возможность взглянуть на себя как на нечто неповторимое, отличное от всех, как на носителя человеческих свойств и качеств, обладателя самостоятельного внутреннего мира. У зеркала (вокруг зеркала) рассаживается группы либо каждый член группы садится перед отдельным зеркалом. Перед каждым участником лежит веер цветных карточек, на обороте которых написаны незавершенные фразы. Поочередно перевертывая карточки, участники, глядя на свое изображение в зеркале завершают фразу про себя, мысленно, или же вслух. Примеры текста карточек: «Я вижу перед собою...», «Я обнаруживаю в себе..., «Мне интересен этот человек, потому что...»

Информационный Коктейль

Комплексное мероприятие, вариация дня рождения, когда поздравляют именинника – детей, родителей, детских писателей и др. В этот день организуются развлечения и игры. Подарки могут быть в виде музыкальных и поэтических приветствий, небольших концертных номеров. Логичным завершением именин становится чаепитие со сладким угощением.

Калейдоскоп

Мероприятие, построенное с быстрой сменой малых форм массовой работы (н-р, викторина, информинутка, блиц, минисценка, миниобзор и т.д).

Караван

Мероприятие, с неоднократной последовательной сменой тем, образов.

Караван впечатлений

Мероприятие по определенной теме, делающее акцент на смене впечатлений.

Караван историй

Мероприятие, состоящее из самых интересных историй, связанных с известнейшими людьми, историческими местами, традициями и событиями.

Карнавал

Праздник с шествиями, уличным маскарадом, театрализованными играми, костюмированный праздник, в основе которого лежит литературный сценарий. В подобных праздниках подразумевается массовость. В библиотечном варианте участников может быть меньше, зато каждому должно найтись место в сценарии. Важное условие; все участники должны быть в костюмах, иначе праздник теряет смысл.

Круглый стол

Форма коллективной дискуссии, позволяющая максимальную возможность проводить плодотворные обсуждения, всесторонне рассматривать различные вопросы и вырабатывать совместные решения. К участию в дискуссии могут приглашаться авторитетные специалисты, теоретики и практики, научные сотрудники, представители властей, общественных организаций и другие заинтересованные лица.

Лабиринт

Мероприятие, игра-поиск со сложными, запутанными ходами, заданиями.

Лекторий

Цикл лекций, объединенных одной темой, проводящийся регулярно в течение какого-либо времени.

Марафон

Цикл массовых мероприятий, объединенных общей тематикой. Спортивное название оправдывает преодоление некоего маршрута от старта к финишу, наличие препятствий, состязательный характер. Интеллектуальные вопросы и творческие задания, разнообразные конкурсы составляют программу библиотечного марафона, который может длиться несколько дней. В марафоне принимает участие большое количество читателей. См. также: Игра-путешествие .

Мастерская радости

Практическое занятие, где участники занимаются каким-либо видом творчества (рисованием, пением, танцем, музыкой, рукоделием, сочинением сказок и т. д.), позволяющее насладиться самим процессом творчества.

Мастер-класс

Одна из форм эффективного обучения, передача ученикам опыта, мастерства, искусства в точном смысле, чаще всего - путем прямого и комментированного показа приемов работы.

Мозаика

Комплексное мероприятие, составленное из ряда малых мероприятий, развлекательного характера, разнообразных по форме и тематике.

Мозговая атака

Форма организации группы, когда в минимальные сроки каждый участник вносит устно свое предложение в общую копилку возможных форм и методов проведения дела, на основе которых возникает его окончательный вид.

Мозговой штурм

Эффективный метод коллективного обсуждения, творческий поиск решения проблемы, который осуществляется путем свободного выражения мнения участников и позволяет использовать свои интеллектуальные способности. Структура: определение проблемы, высказывания идей, отбор идей, развитие решений.

Панорама

Мероприятие, широко и обзорно охватывающее какую-либо тему.

Площадка

Мероприятие на любую тему, проводящееся на улице на ограниченной территории.

Поединок фантазеров

Соревнование между участниками, командами на лучшую фантазию на любую или определенную тему.

Ток-шоу

На обсуждение выносится какой-либо философский вопрос (например: что такое любовь?). Участникам предлагается обсудить несколько жизненных ситуаций, разыгранных актерами.

Турнир

Состязание, соревнование на разные темы 2 или более участников (команд), которое проводится в виде серии боев. Н-р, литературный турнир .

Устный журнал

Активная форма пропаганды новинок печати. По содержанию и структуре похоже на печатный журнал. Он состоит из ряда разделов - «страниц». Каждая страница содержит информацию о литературе по определенной теме и завершается рекомендацией печатных источников. традиционный метод деятельности. Отличительная особенность – отражение актуальных, волнующих многих, проблем. Имеет периодичность. Важно оформление журнала: обложка, титульный лист, заголовки рубрик, символы и атрибуты. Для оформления устного журнала можно использовать компьютерные презентации.

Феерия

Представление сказочного содержания, отличающееся пышной постановкой и сценическими эффектами. Волшебное, сказочное зрелище.

Форум

Широкое представительное собрание, съезд.

Хобби-клуб

Клуб, объединяющий людей с определенным хобби (разновидность развлечения, некое занятие, увлечение, не несущее особой материальной выгоды).

Хоровод

Мероприятие, состоящее из следующих друг за другом небольших шуточных вопросов, заданий (н-р, хоровод вопросов) или повествующее о малых фольклорных жанрах (н-р, хоровод сказок, хоровод загадок).

Хронограф

Мероприятие–рассказ по годам о каких-либо исторических событиях, построенное по типу летописи.

Церемония

Беседы о прекрасном, об искусстве, литературе, живописи, о чайной чашке и т.д., сопровождаются рассказом о традициях, торжественным совершением чего-нибудь, обрядом по установленным правилам. Н-р, чайная церемония.

Мероприятие, информирующее участников по любой теме.

Час вопросов и ответов

Мероприятие, проходящее в форме диалога и позволяющее задавать интересующие вопросы и получать на них ответы.

Час общения

Мероприятие, посвященное развитию навыков культуры общения и корректному обращению друг с другом.

Чародей-вечер

(под Новый год) – новогоднее представление (вечер), используется создание атмосферы чуда, волшебства.

Школа

Цикл обучающих мероприятий, по заранее разработанной программе.

Яркое представление, рассчитанное на шумный внешний эффект, развлекательная программа с эффектным музыкальным и визуальным сопровождением.

Шоу интеллектуальное

Яркая интеллектуальная развлекательная программа.

Шоу-программа

Программа, состоящая из нескольких эффектных, ярких номеров.

Шутка-минутка

Небольшое мероприятие, развлекательного и юмористического характера.

Экскурсия

Выход, поездка, коллективное посещение достопримечательных мест, как правило, культурно-просветительного или учебно-демонстрационного характера. Тематика разнообразна. Требуется предварительная подготовка со стороны организатора и участников, а также инструктаж по технике безопасности и этикету.

Экскурсия виртуальная

Виртуальная экскурсия знакомит удаленных пользователей с тем или иным местом.

Эрудит-шоу

Игра, организованная в форме викторины (конкурса знатоков) по различным предметам.

Эскизы

Несколько небольших по размеру постановок, объединенных в одно мероприятие общей идеей или темой.

Эстафета

Совместная деятельность группы участников, совершаемая в последовательности, определяемой сюжетом, сценарием, правилами.

Эстет-шоу

Яркое представление, развлекательная программа, посвященная искусству, изящному, прекрасному.

Этикет-класс

Мероприятие, посвященное обучению и закреплению правилам этикета.

Юморина

Фестиваль юмора и сатиры; мероприятие, посвященное юмористической или сатирической литературе.

Ярмарка

Мероприятие, посвященное народным обычаям, праздникам с играми, забавами, песнями. Обязательно сопровождается выставкой, где осуществляется продажа демонстрируемой продукции.

Ярмарка творческих идей

Акция, которая направлена на выявление проектов, способных внести в культурную жизнь учреждения новизну, креативность, способных повысить интерес различных слоев населения и общественных групп к культурным формам проведения досуга и самостоятельному творчеству, проводится в форме устных выступлений или медиа-презентации, рассказывающих о проектах, идеях.

Любое мероприятие имеет форму и содержание. И, конечно же, любое мероприятиеимеет название. Если составить перечень мероприятий, которые проводятся сегодня, то получится список, насчитывающий несколько сотен пунктов. Но при внимательном изучении этого списка можно обнаружить, что, при всем разнообразии названий, в основе большинства мероприятий лежат одни и те же формы. В различных по форме мероприятиях нередко заключено одно и то же содержание. Например, «аукцион исторических знаний» и «аукцион географических знаний» - это одна и та же форма, наполненная различным содержанием. А «экологический эрудит» и «экологический десант» - две совершенно разные формы, имеющие сходное содержание.

Ведь для успешного проведения мероприятий нужно лишь знать существующие формы и уметь наполнить эти формы каждый раз нужным содержанием;

Все мероприятия организуются по одной технологии, по одному алгоритму (определенная последовательность действий), который изменяется в зависимости от формы мероприятия.

Этапы организации мероприятия.

1. Предварительная работа организатора.

Предварительная работа начинается со сбора информации, необходимой для планирования в дальнейшем. Это выяснение финансовых вопросов, организационных, формирование организационной группы, подготовка необходимых документов.

2. Коллективное планирование.

Пишется план подготовки мероприятия. В него входит распределение обязанностей в коллективе. Невозможно сделать хорошее мероприятие в одиночку. Грамотное распределение обязанностей поможет не только организаторам в проведении мероприятия, но и даст возможность проработать более тщательно все направления деятельности.

3. Коллективная подготовка.

Проработка по направлениям включает анализ всех возможных надобностей и рисков. Важно учитывать все обстоятельства организации своего направления. Важно так же согласовывать свои действия с другими направлениями, для того чтобы учитывать все изменения, которые могут произойти в процессе работы.

4. Проведение мероприятия.

Для проведения мероприятия нужно набирать столько людей, сколько потребуется. Не стоит «экономить» на ответственных за световое оформление, на людях умеющих грамотно работать с проектором, на работниках сцены, дежурных в зале и на многих прочих людях, которые помогут вам сделать мероприятие на высшую оценку.

5. Подведение итогов (анализ дела).

Этот пункт необходим не только для руководителя мероприятия, но и для всех участников. Подведение итогов можно проводить в различных формах. Например, это может быть дискуссия или анкетирование. Форма анализа мероприятия выбирается руководителем на его усмотрение, и в зависимости от того, какие результаты ему нужно получить. Так, например, при анкетировании можно выяснить те вопросы, на которые открыто ответить смогут не все участники. Так же можно комбинировать различные формы, для получения более полной информации о прошедшем мероприятии.

Вот список стандартных вопросов, которые можно включить в анкетирование.

 что понравилось?

 что получилось особенно хорошо?

 что можно было сделать лучше?

 что предусмотреть в следующий раз?

 что не удалось осуществить и почему?

 что предлагаем на будущее?

Формы мероприятий

Костромская педагогическая школа предлагает в качестве основания для типологии способы передвижения участников. В этом случае выделяются три основных типа форм:статичные, статично-динамичные, динамико-статичные . Примерами статичных форм (представлений) являются линейка, митинг, КВН, концерт, спектакль, лекция, фронтальная беседа (в том числе совещание, планерка, собрание коллектива), просмотр кино-, видео-, телефильма. Кратко охарактеризуем перечисленные формы.

1. Линейка – ритуальное представление, предполагающее построение участников на какой-либо площадке. Выход на линейку имеет второстепенное значение. Функции субъектов взаимодействия следующие: ведущий линейки (находится в центре внимания), выступающие (с монологами или короткими представлениями выходят в центр внимания), зрители, исполнители ритуальных действий. Содержанием взаимодействия является формирование эмоционально – ценностного отношения к чему-либо и получение какой-либо информации. Важным представляется замечание о том, что происхождение линейки связано с построением войск.

2. Митинг – представление, предполагающее демонстрацию тех или иных взглядов, позиций в виде монологических выступлений отдельных ораторов.

3. Спектакль – представление, предполагающее демонстрацию выступающими для зрителей целостного театрального действия.

Разновидностями спектакля являются устный журнал (газета), выступление агитбригады. Это представление какой-либо информации (актуальных проблем) в художественной форме. Спектакль предполагает реализацию участниками таких функций, как актеры (выступающие) и зрители. В театральном сценарии – пьесе заложено развитие сюжета: завязка, восхождение, кульминация, развязка. Поэтому организатору следует учитывать заложенный пьесой эмоционально – содержательный алгоритм.

4. Концерт – представление, предполагающее демонстрацию выступающими для зрителей художественных номеров (танцы, песни, театральные миниатюры и т.д.).

5. Лекция – представление, предполагающее изложение в виде монолога совокупности взглядов на какой-либо предмет.

6. Фронтальная беседа (в том числе «Встреча с интересным человеком», «Орлятский огонек») – специально организованный диалог, в ходе которого ведущий руководит обменом мнениями по какому-либо вопросу (проблеме). Фронтальная беседа может быть организована с использованием игры. Например, урок («Урок творчества», «Урок фантазии» и т.д.) имитирует школьный урок, где ведущий играет роль учителя, остальные участники – учеников; правила такой игры соответствуют правилам обычного школьного урока.

7. Диспут – специально организованное представление, предполагающее демонстративное столкновение мнений по какому-либо вопросу (проблеме).

8. Дискуссия (в том числе совещание, планерка, собрание коллектива) – специально организованный обмен мнениями по какому-либо вопросу, проблеме для получения информационного продукта в виде решения.

9. Просмотр кино-, видео-, телефильма, спектакля – представление, в ходе которого участникам демонстрируется зрелище, подготовленное профессионалами. В данной форме присутствует только одна функция субъектов взаимодействия – зритель.

10. Представление-соревнование (конкурс) – представление, предполагающее демонстрацию зрителям соревнования между участниками, в чем - либо. Разновидности: конкурсная программа на сцене, спортивные игры на площадке. Эта форма достаточно популярна (КВН, рыцарский турнир). Спортивные игры могут быть как традиционными, так и шутливыми.

Все эти формы объединяет то, что организация пространства в них предполагает ярко выраженный центр внимания (сцену, трибуну, спортивную площадку и т.д.), характер действий участников определяется их функциями выступающих или зрителей, даже если в ходе действия происходит обмен этими функциями.

Второй тип форм – статично-динамичный . К этому типу можно отнести ярмарку, субботник, изготовление выставки, газеты, подготовка к представлению в кругу, ситуационно-ролевую игру, вечер общения в импровизированном кафе, продуктивную игру.

Характерной чертой этого типа форм является то, что одного центра внимания здесь нет. Центры внимания разбросаны по площадке, и каждый участник может выбирать их по вкусу, либо центр внимания перемещается согласно алгоритму данной формы.

11. Ярмарка (народное гуляние) – развернутое на определенной площадке совместное развлечение, предполагающее вовлечение участников в различные аттракционы.

Ярмарке присуще:

 Свободное движение участников по всему пространству, где расположены аттракционы. Вовлечение в аттракционы обычно обеспечивается традиционным образом: за участие выдаются жетоны, которые можно обменять на что-либо вкусное или полезное. Можно развернуть и целую экономическую игру. Можно тратить свои жетоны, получая за них карточки со словами. Тот, кто сможет собрать из полученных слов целую фразу или несколько фраз, становится победителям и получает специальный приз.

 Аттракцион – это специфический конкурс, не требующий особых умений и длительного времени на выполнение задания.

 Ярмарка начинается общим сбором, где объясняются правила игры, могут быть названы призы, которые ждут участника, набравшего наибольшее число жетонов.

 Финал ярмарки может проходить в виде аукциона – распродажи, где участники на оставшиеся у них жетоны приобретают памятные призы и сувениры.

Ярмарка включает:

 Общий сбор, который может сопровождаться линейкой, карнавальным шествием;

 Свободное движение участников по площадке;

 Свободный выбор аттракциона и участие в нем;

 Финальный сбор, с аукционом и без него.

12. Субботник (трудовая акция) – ограниченная по месту и времени специально организованная предметно – практическая трудовая деятельность людей.

13. Изготовление выставки (газеты, книги, летописи и т.д.) – специально организованная деятельность по созданию экспонатов или информационного продукта для последующей демонстрации.

14. Подготовка к представлению – специально организованная совместная деятельность по придумыванию, разработке и реализации замысла какого-либо представления. Каждый этап может быть выделен как отдельная форма работы.

15.Представление в кругу – ритуальное развлечение, которое разворачивается вокруг какого-либо предмета (новогодняя елка, костер и т.п.), предполагающее перемещение участников по кругу.

16.Ситуативно-ролевая игра – это специально организованное соревнование в решении задач взаимодействия и в имитации предметных действий участников, исполняющих строго заданные роли в условиях вымышленной ситуации, регламентированное правилами игры.

17.Вечер общения в импровизированном кафе - специально организованное на одной площадке развлечение, имитирующее застолье. Разновидности: «вечеринка», «посиделки», «салон», «клуб», «прием», «ассамблея».

18.Продуктивная (инновационная) игра – совместная деятельность по созданию информационного продукта, предполагающего обмен мнениями. В том числе и специально организованное их столкновение, демонстрацию промежуточных результатов. Как правило, алгоритм продуктивной игры включает следующие процедуры: общий сбор-старт (постановка проблемы, объяснение правил), работа по группам, общий сбор-финиш (подведение итогов).

19.Танцевальная программа – дискотека с конкурсами, призами.

Все формы мероприятий, перечисленные выше, давно и прочно утвердились в нашей работе. И все мы хотя бы раз проводили или участвовали в подобных мероприятиях.

Приглашайте для работы молодежь, создавайте инициативные группы, комбинируйте различные формы, экспериментируйте с наполнением ваших мероприятий. Пусть они будут неповторимыми и яркими!

ВВЕДЕНИЕ

Прагматические отношения во всех сферах жизни общества становятся характеристикой XXI века. В условиях, когда успех предприятия, общественной либо политической структуры уже не возможен без проведения презентаций, выставок, конференций и т.д., особую актуальность приобретает грамотная организация подобных мероприятий.

Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят на профессиональном уровне, так как высококлассных специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем более, что с каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения.

К сожалению, учебные пособия, в которых были бы изложены технологии подготовки совещаний, презентаций, конференций, массовых и иных мероприятий, в настоящее время отсутствуют. При необходимости приходится буквально по крупицам собирать информацию в Интернете и не всегда корректных книжных изданиях.

Цель курсовой работы: развить у будущих специалистов в области сервиса и туризма умения организовывать мероприятия, представляющие интерес для их участников и отражающие интересы своего учреждения.

Задачи исследования:

1. Рассмотреть понятия и сущность организации и проведения мероприятия;

2. Составить программу организации и проведения конференции.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ

Этапы организации и проведения мероприятия

Прежде всего, следует подчеркнуть: неудачи раскрытия содержания мероприятия вскоре забудутся, но о технологических срывах участники будут помнить годами.

Каждое мероприятие имеет определенные требования, отклонение от которых в отдельных случаях допустимо, но нежелательно. Так, если в каком-либо массовом мероприятии всё действие рассчитано буквально по минутам, но при проведении возникли неожиданные обстоятельства, то временные рамки придется все же немного нарушить.

Любое мероприятие имеет организационный план, который подразумевает логичность и порядок действий, направленных на построение мероприятия в целом. План мероприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела. Например, при проведении делового приема необходимо выбрать вид приема, составить список приглашенных лиц, разослать приглашения и т.д.

В целом можно выделить следующие этапы организации проведения мероприятия как вида деятельности:

1. Возникновение идеи мероприятия и её юридическое закрепление.

Идея мероприятия может быть вызвана объективными либо субъективными причинами. В первом случае мероприятие может быть задумано в связи с приближающейся значительной датой: 50-летие создания учреждения, 10-летие выхода в свет первой книги издательства, открытие монумента и т.д. Во втором случае оно может быть предложено кем-то из сотрудников учреждения: проведение научной конференции, праздник творчества дворников ЖЭКа, День цветения ромашки и др.

Возникшая идея мероприятия не сможет осуществиться без процедуры принятия решения после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки по данному поводу либо обсуждения на коллегиальном органе учреждения - собрании трудового коллектива, заседании у директора, ученом совете и т.д.

Принятое решение реализуется в соответствующем приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.

2. Определение состава участников.

Осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответственным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем учреждения.

3. Оповещение о предстоящем мероприятии.

Оповещение и приглашение предполагаемых участников мероприятия зависят от вида мероприятия и его масштабности. В одних случаях (например, юбилей учреждения) это могут быть адресные приглашения в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других - рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает - куда приглашает - когда и где состоится - порядок участия - приглашение к участию.

4. Встреча участников мероприятия.

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча иногородних участников происходит в месте прибытия, встреча местных - в месте проведения.

При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т.п.). Составляется график встреч, включающий фамилию, место работы и должность прибывающего участника, дату и место прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним участников предоставляется отдельный транспорт.

Некорректно встретить почетного участника, игнорируя при этом участников, прибывших одновременно с ним.

5. Размещение участников мероприятия.

Иногородние участники мероприятия могут размещаться в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих учреждению, в частном секторе.

При размещении в гостинице следует учитывать:

· уровень мероприятия;

· количество участников;

· социальный статус участника;

· финансовые условия;

· территориальную удаленность от места проведения мероприятия.

Размещение в общежитии. Некоторые учреждения (особенно вузы) имеют вполне комфортабельные общежития, в которых можно размещать участников мероприятий, прежде всего проводимых этими учреждениями. Важное обстоятельство: стоимость проживания в общежитии, как правило, вписывается в командировочные расходы на эти цели. Основное требование - участников мероприятия нужно размещать, по возможности, автономно от проживающих в общежитии.

Размещение в пансионате. Этот способ особенно перспективен, если пансионат располагает комплексом помещений, специально оборудованных для проведения различных мероприятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест в гостинице не хватает для размещения всех участников мероприятия. При этом решается вопрос с питанием (завтрак, ужин) иногородних участников. Неудобство в данном случае в том, что возрастают, и иногда существенно, транспортные расходы по доставке участников к месту проведения мероприятия.

Размещение в служебных квартирах. Некоторые учреждения располагают служебной площадью, предназначенной для размещения командированных сотрудников. В них можно поселить участников мероприятия, которых не удалось разместить в гостиницах.

Размещение в частном секторе. Используется также при нехватке мест в гостиницах. Кроме того, некоторые иногородние участники могут проживать в квартирах своих родственников и знакомых. Неудобство такого размещения заключается в том, что отчет за соответствующие командировочные расходы документально затрудняется.

6. Организация питания участников мероприятия.

Существует 3 вида организации питания участников мероприятия:

· традиционное питание (завтрак - обед - ужин);

· перерыв на кофе (кофе-брейк);

· товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).

Что касается традиционного питания, то организация завтрака и ужина не актуальна для организаторов мероприятия - это, как правило, проблема самих участников. Завтра нередко входит в стоимость гостиничного номера. Но следует продумать, где и как организовать обед участников.

Если обед планируется в кафе, то необходимо заранее заказать столики и согласовать меню. Если участники будут обедать в столовой учреждения, то следует позаботиться о том, чтобы они обедали в другое время, чем сотрудники, либо закрыть столовую (часть столовой) на спецобслуживание.

Следует иметь в виду, что традиционное питание осуществляется в большинстве случаев за счет командировочных средств участников, а средства эти, как правило, более чем скромные.

7. Регистрация участников мероприятия.

Регистрация участников проводится непосредственно перед началом содержательной части мероприятия, а её форма зависит от вида мероприятия и его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Для регистрации участников мероприятия регулярного типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых указывается порядковый номер, фамилия и инициалы участника и оставляется место для подписи. Цель проведения регистрации участников регулярных мероприятий - зафиксировать наличие кворума, то есть необходимого по регламенту количества участников, придающего принятому решению юридическую силу. Например, принятое решение (постановление) будет правомочным, если за него проголосовало 75 % избранных членов собрания, заседания и т.п.

При проведении нерегулярных мероприятий также может использоваться регистрация, но цель её - в возможности в дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая информация:

· порядковый номер;

· фамилия, имя, отчество;

· место работы и должность;

· координаты для контакта;

· примечание.

Регистрация проводится одним лицом (преимущественно во время нерегулярных мероприятий) или группой сотрудников учреждения-организатора. Во втором случае используются различные параметры для регистрации, например:

· по алфавитному порядку фамилий;

· по группам учреждений-участников;

· по регионам и т.д.

Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с табличками, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т.д.

8. Регламент (программа, сценарий) мероприятия.

Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.), то есть отражать структуру проведения мероприятия, выверенную по времени. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

9. Техническое обеспечение мероприятия.

Оно включает в себя подготовку:

· зала для проведения мероприятия (количество мест должно превышать количество участников; зал должен быть оформлен);

· места для выступления участников (на столе президиума должен быть установлен микрофон, если участников более 100 человек; количество мест в президиуме должно превышать число членов президиума; необходимо продумать дизайн и оснастить трибуну микрофоном для выступающих);

· технических средств (микрофоны, компьютер, аппаратура для демонстрации слайдов, таблиц, освещенность зала).

Для мероприятий всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным обеспечением, позволяющим создавать различные визуальные эффекты.

В ходе мероприятия или по окончании его можно организовать фотосъемку участников, для чего следует пригласить фотографа и подготовить необходимую аппаратуру.

10. Культурная программа.

Если мероприятие многодневное, то следует запланировать для участников культурную программу. Возможны следующие варианты:

· экскурсия;

· посещение культурно-зрелищных учреждений;

· концерт профессиональных артистов;

· показ художественной самодеятельности;

· анимационные программы с участием зрителей.

При составлении культурной программы учитываются продолжительность мероприятия, количество и культурно-образовательный уровень участников, возможность приобретения достаточного количества билетов. Ознакомление участников с культурной программой производится до начала или в ходе содержательной части, информацию о пожеланиях участников собирают во время перерывов.

11. Анкетирование участников мероприятия.

Анкетирование проводится в целях:

· определения уровня содержания проведенного мероприятия;

· проведения в дальнейшем справочно-информационной работы.

Анкеты не должны быть объемными: в большинстве случаев достаточно задать участникам 8 - 10 вопросов. Главное, чтобы вопросы не были банальными и не требовали очевидных ответов, иначе анкетирование не имеет смысла.

12. Отчет о проведении мероприятия.

На последнем этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования и составляется отчет.

Отчет включает в себя:

· введение;

· экспозиционную информацию: общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей и др.;

· отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы;

· результаты анкетирования и социологического исследования;

· приложения (состав рабочих органов, приказы и распоряжения организатора мероприятия, план проведения мероприятия; положения о конкурсах и заключения конкурсных комиссий и др.);

· выводы и предложения.

Данные отчета являются документом по организации и проведению мероприятия.