Приказ о проведении кадрового аудита образец. Проверка кадровой работы Приказ о проведении аудита кадровых документов

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций. Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит. Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности. Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек);

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);

— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Трудовой кодекс.

Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок ведения личных дел или урегулированы иные аспекты трудовых отношений. Эти акты также необходимо изучить и применять при инспектировании кадровой документации.

Что проверяем?

Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.

Приведем примерный образец приказа.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа N 72»

Приказ N 42

о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

Приказываю:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

3. Включить в состав комиссии:

— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;

— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;

— юрисконсульта Лопухова И. Р.

4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

Директор Комова /Л. В. Комова/

С приказом ознакомлены:

Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов

Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.

Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. К таким документам относятся:

1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3. Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.

2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года. Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1.

3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС). Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ, а для государственных служащих г. Санкт-Петербурга — Постановлением Правительства г. Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773.

5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н. Однако ввиду того, что он утратил силу с 01.01.2011 (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н), применяется форма из Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н — 0301008, а это точная копия формы Т-13.

6. Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов.

7. Трудовые договоры или служебные контракты. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

8. Приказы по личному составу:

— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);

— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);

— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);

— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);

— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);

— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).

Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания. Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет. Это нарушение.

9. Приказы по основной деятельности. Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования. Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу.

Отметим, что надо не просто проверить наличие данных документов, но и обратить внимание на то, как они составлены. Например, в силу требований ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора.

А вот со служебным контрактом все обстоит иначе. Помимо того, что федеральным законом определено его содержание, Указом Президента РФ от 16.02.2005 N 159 утверждена примерная форма контракта о прохождении государственной гражданской службы и замещении должности государственной гражданской службы. Поэтому проверьте, чтобы контракты соответствовали требованиям законодательства не только по содержанию, но и по форме. А в части содержания отметим, что, например, важнейшим объектом проверки приказов об увольнении будет указание в них причины и основания увольнения. На основании ст. 84.1 ТК РФ они должны быть указаны в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. Проверяя содержание трудовых договоров, заострите внимание на наличии условий, которые в силу ст. 57 ТК РФ обязательны для включения в их текст.

Локальные нормативные акты, книги, журналы учета

Начнем с того, что на основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Положения таких актов не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством.

Следующие документы также необходимо проверить.

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ этот документ регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

2. Инструкции по охране труда. Они обычно состоят из требований охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также содержат порядок действия в аварийных ситуациях. Разрабатываются эти инструкции исходя из должности работника, его профессии или вида выполняемой им работы, на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда, межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, технологической документации организации, с учетом конкретных условий производства на основе Методических рекомендаций.

3. Положение о хранении и защите персональных данных работников (или иной документ, устанавливающий порядок их хранения и использования). Составление данного локального акта обязательно в силу требований ст. 87 ТК РФ.

4. Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда в учреждении и премирования сотрудников. Это положение обязательно в силу ст. 135 ТК РФ — системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Помимо названных существуют и другие необходимые документы — обязательные для некоторых организаций в силу специфики их деятельности, например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, положение о коммерческой или иной охраняемой законом тайне.

Если в учреждении разработаны иные локальные нормативные акты, регламентирующие какую-то область трудовых отношений, рекомендуем проверить их на предмет наличия условий, ухудшающих положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, и юридической силы (учтено ли в необходимых случаях мнение представительного органа работников, утвержден ли документ руководителем учреждения, ознакомлены ли с актом работники и пр.). Это могут быть:

— коллективный договор;

— договор о коллективной материальной ответственности;

— положение об адаптации работников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников.

Рекомендуем особо внимательно отнестись к проверке должностных инструкций. С одной стороны, они не являются обязательными, с другой — на основании ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция, а она прописывается либо в трудовом договоре, либо, чтобы его не загружать, в должностной инструкции. Поэтому иногда инструкция просто необходима.

Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.

Наименование журнала	Нормативный акт
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Пункты 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, форма установлена приложением 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее	Те же
Журнал учета проверок	Статья 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141

Кроме названных обязательных журналов в учреждении могут вестись иные журналы для систематизации информации по кадровому учету, такие как:

— журналы учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел, листов нетрудоспособности;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;

— журнал выдачи командировочных удостоверений, справок.

Проверяя журналы и книги учета, обратите внимание на их оформление. Все листы журналов должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается. Также необходимо удостовериться, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним заполнены все графы, в ней нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана.

Примечание. Анализ системы регистрации и систематизации документов очень важен, поскольку даёт информацию о том, как в учреждении организована система хранения документов.

Аудит программного обеспечения

В настоящее время большинство учреждений ведет кадровую документацию с помощью специализированных программных продуктов, а это значит, что проверять придется и их.

Инспектируя, обязательно проверьте, обеспечивает ли программа возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями действующего законодательства (возможно, что разработчики программного продукта «потеряли» отдельные необходимые реквизиты), все ли унифицированные формы содержатся в программе, насколько часто она обновляется, все ли формы документов актуальны.

Следующий немаловажный аспект, который нужно проверить, — порядок доступа к программному обеспечению и (или) создаваемой кадровой документации. При этом необходимо выяснить, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает возможность доступа к электронным формам документов тех сотрудников, в чьи служебные обязанности не входит работа с такими данными.

Аудит программного обеспечения работы кадрового подразделения позволит определить возможные каналы несанкционированного доступа или утраты кадровой информации, а также оценить целесообразность использования конкретного программного продукта.

Итак, в ходе аудита кадровой документации проверяются наличие обязательных документов, правильность оформления, а также соответствие содержания документов требованиям законодательства.

Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное.

Итоги аудита документов кадровой службы

Последним этапом проверки документов станет составление отчета, в котором будет описано текущее состояние дел, указаны проблемные зоны и возможные риски. Также обычно в отчете дают рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов, а также сообщают о возможном наказании, если нарушения не будут устранены (см. на стр. 45).

В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф. И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)).

В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности. Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки.

И помните, правильное ведение кадровой документации — залог успешного разрешения конфликтов с работниками и контролирующими органами.

Выявленные нарушения	Нарушенный нормативный акт	Возможное наказание	Рекомендации по исправлению
1. Штатное расписание и документы по оплате труда
Установлена вилка окладов в штатном расписании	Статьи 3, 20, 22, 132 ТК РФ. Нарушен принцип одинаковой оплаты за равный труд		Разработать дифференцированную систему оплаты труда, например, ввести доплату работникам, имеющим дополнительные качества
2. Трудовые книжки
В раздел «Сведения о поощрении» внесена запись о приеме на работу	Пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек	Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ)	Оформить вкладыш в трудовую книжку и перенести в него ошибочно внесенные в раздел «Сведения о поощрении» записи
3. Приказы об увольнении работника
В основании расторжения не указывается часть статьи Трудового кодекса	Формы Т-8, Т-8а, ст. 84.1 ТК РФ	Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ)	Указывать в дальнейшем
4. Журналы регистрации и учета кадровых документов
Нет журнала учета мероприятий по контролю	Статья 16 Федерального закона N 294-ФЗ	—	Оформить
5. Иные нарушения
Не проводится проверка на наличие дисквалификации при приеме работников на руководящие должности	Статья 32.11 КоАП РФ	Административный штраф до 100 000 руб. (ст. 14.23 КоАП РФ)	Перед заключением трудового договора с работниками, претендующими на руководящую должность, направлять запрос о возможной дисквалификации физического лица в ФНС, ведущую реестр дисквалифицированных лиц

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее - это поможет провести процедуру правильно. Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

• деятельности кадровой службы организации;
• правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
• соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

1. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
2. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
3. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
4. Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
5. Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
4. Сокращение кадровых затрат.
5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

• разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
• изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
• обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

• методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
• диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
• проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

1. Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
2. Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
3. Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
4. Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

• трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Не знаете свои права?

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

• в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
• во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

• название и номер документа;
• сведения о лицах, проводивших аудит;
• информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
• подписи проводивших аудит лиц;
• перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
• рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

• информация о том, кем и когда утвержден документ;
• наименование документа;
• общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
• сфера проведения аудита;
• порядок проведения аудита;
• заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

25.08.2018

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
   • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
   • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
   • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
   • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

Члены комиссии:

(подпись) /Иванов А. А./

(подпись) /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 2

Проверка кадровой работы

Кадровый учет является одной из составляющих финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, поэтому оказывает непосредственное влияние на ее результаты. Правильно организованная работа по подбору кадров, сбору и хранению информации о кадровом составе учреждения позволяет использовать ресурсы организации в полном объеме с привлечением к труду высококвалифицированных специалистов. Это, в свою очередь, повышает эффективность использования бюджетных средств.

Однако, как и в любом ином направлении деятельности учреждения, при ведении кадрового учета могут быть допущены ошибки и нарушения. В данной статье освещены основные моменты проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетном учреждении.

В начале статьи определим основные задачи и функции кадровой работы. Основными функциями являются:

Формирование кадрового состава для замещения должностей;

Организация подготовки проектов приказов учреждения, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта или трудового договора, назначением на должность, освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом работника на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений;

Ведение трудовых книжек работников;

Ведение личных дел работников;

Обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;

Организация и обеспечение подбора кадров, в том числе в случае необходимости проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, и включение работников в кадровый резерв;

Организация и обеспечение проведения аттестации работников;

Организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки работников;

Формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

Обеспечение должностного роста работников;

Организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на работу;

Консультирование работников по правовым и кадровым вопросам.

Предлагаем вашему вниманию алгоритм проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетном учреждении.

1. Законодательные и нормативные акты:

Бюджетный кодекс;

Кодекс об административных правонарушениях;

Трудовой кодекс;

Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (далее - Указ Президента РФ N 609);

Указ Президента РФ от 28.12.2006 N 1474 "О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации" (далее - Указ Президента N 1474);

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225);

Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках";

Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н);

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата N 1);

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (далее - Квалификационный справочник).

2. Задачи проверки кадровой работы:

Соблюдение требований законодательных и нормативных актов о труде при осуществлении кадровой работы;

Наличие системных документов, связанных с оплатой труда (положение об оплате труда, положение о премировании, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их соответствие установленным требованиям;

Соответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников и соответствие фактической численности работников штатному расписанию;

Своевременность и полнота внесения изменений и дополнений в штатное расписание;

Правильность определения разрядов, коэффициентов, ставок, установления окладов в соответствии с отраслевыми приказами, постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами;

Правильность установления различных доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т.д.) и соответствие их законодательным и нормативным актам, а также системным документам;

Ведение учета по каждому работнику;

Оформление и хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ;

Ведение кадровой работы с работниками (формирование кадрового резерва, повышение квалификации работников и т.д.).

3. Источники информации при проверке кадровой работы:

Штатные расписания;

Учредительные документы;

Коллективный договор, положения о премировании, об установлении надбавок и доплат, о материальном стимулировании и т.д.;

Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

Трудовые договоры, трудовые контракты;

Трудовые книжки;

Приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, присвоении разрядов, увольнении и т.д.;

Личные карточки;

Личные дела;

Иные системные документы.

4. Процедуры, которые могут быть использованы при проверке кадровой работы: анализ, просмотр документов, сравнение документов, опрос.

5. Основные моменты проведения проверки кадровой работы.

Прежде всего, кадровую работу в учреждении осуществляет кадровая служба. Вследствие этого в начале проверки следует ознакомиться с положением о подразделении по вопросам кадров (отделе кадров, кадровой службе и др.), которое утверждается руководителем бюджетного учреждения, и определиться с теми функциями, которые возложены на данный отдел.

Для определения состояния кадрового учета в бюджетном учреждении рекомендуем составлять подробный план проверки, в котором отражаются ее основные вопросы, период их рассмотрения и основные документы, подлежащие проверке. Примерный план приведен в таблице 1.

Таблица 1

План проверки кадровой работы

Перечень мероприятий (процедур)	Период проведения	Документы, подлежащие проверке
1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров
Соответствие содержания системных документов (штатных расписаний, положений, приказов и т.п.) законодательству РФ		Штатные расписания, положения об оплате труда, о премировании, материальном стимулировании, приказы по кадрам, коллективный договор и др.
Определение степени унификации первичных документов по учету персонала и рабочего времени		Приказы о приеме на работу, увольнении, табели учета использования рабочего времени, личные карточки, коллективный договор
Проверка правильности ведения трудовых книжек и внесения записей в них		Приказы, личные карточки, личные дела, трудовые книжки и иные системные документы
Проверка правильности учета рабочего времени		Табели учета использования рабочего времени
2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат и иных мер материального стимулирования работников учреждения
Проверка обоснованности установления надбавок и доплат, в том числе за особые условия труда (сверхурочные работы и работу в ночное время, работу в выходные и праздничные дни и др.)		Приказы руководителя, личные карточки, личные дела, трудовые книжки, табели учета рабочего времени
Проверка правильности установления окладов, разрядов и т.п. в соответствии с законодательством и системными документами		Приказы руководителя, личные карточки, личные дела
Проверка правильности проведения аттестации		Приказы о проведении аттестации, результаты (протоколы) аттестаций, состав аттестационной комиссии
Формирование фонда заработной платы, материального стимулирования и его использование		Расчеты ФОТ, нормативы штатной численности, утвержденные вышестоящей организацией, приказы о распределении ФОТ, материальном стимулировании, премировании, поощрении и др.
Формирование кадрового резерва, правильность внесения в списки работников, имеющих потенциальные возможности карьерного роста		Документы, содержащие кадровый резерв учреждения, результаты аттестаций, рабочие документы кадровых служб и др.
Повышение образовательного и профессионального уровня работников учреждения		План (график) повышения квалификации работников учреждений, в том числе в вузах, на специально организованных курсах повышения квалификации, семинарах внутри ведомства и вне его. Наличие свидетельств, сертификатов и иных документов, подтверждающих профессиональный и образовательный уровень работников учреждения

В случае если кадровый учет в учреждении ведется с помощью программных комплексов, необходимо рассмотреть следующие вопросы:

Концентрация функций и знаний: имеет ли персонал, занятый обработкой данных, детальные знания о взаимосвязи источников данных, процесса их получения, распределения и использования;

Концентрация программ и данных: существует ли возможность доступа посторонних лиц к компьютерным программам и угроза изменения самих программ или данных;

Отсутствие ввода документов: выдается ли письменное подтверждение на ввод данных.

Рассмотрим подробно предложенные в программе вопросы проверки.

1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров.

Законность содержания персонала устанавливается по штатным расписаниям и штатным нормативам. Штатные расписания должны по форме и содержанию соответствовать требованиям законодательства РФ, а именно:

Штатные расписания оформляются с использованием формы Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата N 1;

Количество штатных единиц, предусмотренное штатным расписанием, не должно превышать установленный вышестоящей организацией предел по штатной численности;

Фонд оплаты труда в штатном расписании не должен превышать утвержденный вышестоящим органом фонд оплаты труда;

Разряды, оклады, доплаты, надбавки должны соответствовать предусмотренным должностям штатного расписания и законодательству РФ;

Штатное расписание утверждается на определенный год, изменения в него вносятся приказами руководителя, в которых дано основание для внесения таких изменений;

Должности, предусмотренные штатным расписанием, должны соответствовать законодательно установленным должностям и специальностям согласно квалификационным требованиям или квалификационным справочникам, а также специфике деятельности бюджетного учреждения и ведомственным документам.

Кроме штатного расписания в бюджетных учреждениях составляются штатные расстановки - рабочие документы по учету кадров, в которых помимо установленных должностей и специальностей указываются фамилии и инициалы работников, занимающих эти должности. Как правило, форма и содержание таких документов определяются приказами, методиками и инструкциями, утвержденными министерствами и ведомствами, а иногда и самими учреждениями самостоятельно. Рекомендуем использовать штатные расстановки при проведении проверок личных дел, личных карточек работников, трудовых книжек, табелей учета рабочего времени, поскольку информация, содержащаяся в таких расстановках, позволяет определить структуру и последовательность проверок, не прибегая при этом к помощи работников кадровых служб в составлении списков для проверки, которые порой составляются слишком долго.

Кроме штатного расписания проверке должны быть подвергнуты иные документы, являющиеся основными по трудовой деятельности, такие как коллективный договор, трудовые контракты (договоры), положения об оплате труда, о материальном стимулировании, премировании, поощрении, на предмет правильности составления и соответствия их содержания законодательству РФ.

Уставной юридической формой регулирования трудовых отношений является коллективный договор либо иные документы (положения, учредительные документы), в которых фиксируются все условия оплаты труда, входящие в компетенцию учреждения.

Трудовой кодекс устанавливает уровень условий труда и охрану трудовых прав работников. Нарушение любой статьи ТК РФ является серьезным противозаконным действием и карается в административном или уголовном порядке, поэтому выполнение установленных в его статьях правил является обязательным для всех руководителей и работников.

В каждом бюджетном учреждении должно быть разработано и принято положение об оплате труда в соответствии с коллективным договором, заключаемым между администрацией и представителями трудового коллектива, и (или) в соответствии с законодательством РФ. В нем предусматриваются формы оплаты труда всех категорий работников, ставки и расценки, а также система поощрения каждой категории работников за результаты труда. В основу положения должны быть заложены такие принципы, при которых каждый работник без принуждения становится заинтересованным в постоянном повышении производительности труда.

После проверки законности содержания персонала ревизор изучает условия оплаты труда, правила внутреннего трудового распорядка и другие вопросы, предусмотренные законодательством РФ (или коллективным договором, приложениями к нему и отдельными соглашениями).

Проверка кадровой работы предполагает просмотр документов на предмет правильности их оформления. Формы первичных учетных документов по учету кадров утверждены Постановлением Госкомстата N 1, которым определен и порядок их заполнения. В случае автоматизированного учета кадров выходные формы также должны соответствовать стандартам, однако можно добавлять необходимые реквизиты, не ухудшающие положения работников, при условии утверждения таких форм в учетной политике учреждения.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы о приеме, увольнении или переводе на другую работу, о предоставлении отпусков.

Первичные документы о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности на другую, предоставлении отпуска, использовании рабочего времени приведены в таблице 2.

Таблица 2

Унифицированные формы документов по учету кадров,

рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Номер (код) унифицированной формы	Наименование формы
По учету кадров
	Приказ о приеме работника на работу
	Личная карточка работника
	Штатное расписание
	Приказ о переводе работника на другую работу
	Приказ о предоставлении отпуска работнику
	График отпусков
	Приказ о прекращении трудового договора с работником (увольнении)
	Приказ о поощрении работника
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
	Табель использования рабочего времени и расчета заработной платы

В ходе проверки ревизор должен ознакомиться с личными делами работников учреждения. Личные дела рассматриваются не только с точки зрения их оформления и своевременности внесения и подшивки документов в личные дела, а также правильности их хранения, но и с учетом содержащейся в них информации, которая позволяет оценить уровень работников и соответствие их занимаемой должности. Конечно, сведения о работниках учреждения ревизор не вправе раскрывать и использовать в своих личных целях, данная проверка направлена на определение правильности установления должностей работникам и соблюдение законодательства РФ о труде.

При проверке личных дел следует руководствоваться документами, регламентирующими порядок их ведения и оформления. Так, в отношении государственных служащих Указом Президента РФ N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела.

В личных делах ревизору необходимо обратить внимание на трудовой договор (контракт), заключенный с работником. Понятие трудового договора раскрыто в ст. 56 ТК РФ, согласно которой трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами. Коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, предписано своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этими соглашениями трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. В трудовом договоре должны быть указаны:

Фамилия, имя, отчество работника (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключившего трудовой договор;

Место работы (с указанием структурного подразделения);

Дата начала работы;

Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.

При этом если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. В настоящее время для этого используется Квалификационный справочник.

Следует иметь в виду, что наименования должностей в бюджетных учреждениях, как правило, устанавливаются ведомственными документами, а также на основании Единой номенклатуры должностей служащих и Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий и иных документов, утвержденных в соответствии со ст. 143 ТК РФ Правительством РФ.

Трудовой распорядок в учреждении определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Таковыми является локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в бюджетном учреждении. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются руководителем учреждения с учетом мнения представительного органа работников и являются, как правило, приложением к коллективному договору. Руководитель учреждения должен в соответствии с ТК РФ, законами, иными нормативными правовыми актами создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.

Таким образом, при проведении проверки кадровой работы учреждения ревизору следует ознакомиться с документами, регламентирующими трудовой распорядок в учреждении, прежде всего на предмет соответствия их требованиям законодательства РФ: положение работников не должно быть хуже, чем это предусмотрено нормативными актами о труде.

В ходе проверки ревизор сопоставляет оправдательные документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы, и анализирует их содержание. Кроме того, проверяются документы, оформляемые при отклонении фактически отработанного времени от нормативного, работе в ночное время, увеличении объема работ и др. Для этого используются табели учета рабочего времени, графики сменности, листки временной нетрудоспособности, приказы по учреждению. Как правило, такие документы составляются кадровой службой учреждения и хранятся в ней.

Так, при оплате работы в праздничные или выходные дни, сверхурочной работы необходимо проверить наличие приказов руководителя учреждения о привлечении к таким работам с указанием причин, сроков начала и окончания работы, сопоставить данные приказа с табелем и графиком сменности, проверить правильность расчета с учетом общего количества часов, отработанных конкретным работником. Одновременно проверяется правильность определения продолжительности оплачиваемых отпусков персонала. При этом используются личные карточки работников (форма N Т-2), документы, подтверждающие право на дополнительные и удлиненные отпуска, приказы по учреждению.

Особое внимание обращается на правильность определения количества отработанных в последнем рабочем году полных месяцев для выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска при увольнении работников.

Следует учитывать возможные случаи недостоверности данных об отработанном рабочем времени в табелях его использования, когда в числе рабочих дней показываются дни, оплаченные за период отпуска или по листкам временной нетрудоспособности. Поэтому все выявляемые при проверке документы, противоречащие данным табелей, и причины данного нарушения следует уточнять с непосредственными начальниками конкретных работников.

Что касается оформления табеля учета рабочего времени, то его форма разработана для бюджетных учреждений и приведена в Приложении N 2 к Инструкции N 25н.

В обязательном порядке в период проверки кадровой работы ревизор должен просмотреть трудовые книжки работников, чтобы выявить так называемых подставных лиц. Используя штатные расстановки, платежные ведомости, личные дела и другие документы, в которых определены фактическое количество и поименный состав работников учреждения, ревизор проводит их сверку с трудовыми книжками. В случае выявления лиц, не работающих в учреждении, но получающих при этом заработную плату, ревизор документально фиксирует все факты, делает копии всех документов, подтверждающих данный факт, и передает полученную информацию в правоохранительные органы.

Кроме того, при просмотре трудовых книжек проверяется правильность их заполнения, оформления и внесения изменений в них. Правила ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их формы определены Правительством РФ. В данный момент порядок оформления, ведения, хранения и форма трудовой книжки установлены Постановлением N 225.

При проверке трудовых книжек ревизору следует обратить внимание на внесение записей в трудовую книжку (не позднее недельного срока с момента утверждения приказа или иного основания записи) и на содержание сведений, например место работы, занимаемые должности и выполняемые работы (разд. II Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225).

Отметим, что трудовая книжка оформляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Постановление N 69). Данная Инструкция уточняет процесс заполнения разделов трудовой книжки, определяет порядок внесения сведений о работнике, работе, награждении работника, увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также порядок выдачи дубликата трудовой книжки.

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 "Нарушение законодательства о труде и об охране труда" КоАП РФ, а именно в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на учреждение - от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток). Повторное нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

К должностным лицам, ответственным за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них, относятся работодатель (п. 45 Постановления N 225) и уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Ревизору следует иметь в виду, что согласно п. 40 Правил учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее учет ведется в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которые пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Формы указанных книг утверждены Постановлением N 69 (Приложения N N 2 и 3).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией учреждения, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - кадровой службой или другим подразделением учреждения, оформляющим прием и увольнение работников.

При проверке кадровой работы необходимо проверить, все ли трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При этом получение трудовой книжки в связи с увольнением должно быть заверено подписью работника не только в данной книге учета, но и в личной карточке.

В предыдущем номере вниманию читателей были представлены задачи проверки кадровой работы, а также план проверки, состоящий из нескольких этапов, один из которых был рассмотрен. В этом номере мы закончим разговор о первом этапе проверки (проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров) и рассмотрим остальные этапы.

Итак, при проверке кадровой работы ревизору необходимо обратить внимание на ряд вопросов, таких как:

Правильность оформления приказов в учреждении о приеме на работу и увольнении персонала. При проверке используется Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата N 1);

Правильность оформления и своевременность представления в бухгалтерию табелей учета рабочего времени персонала;

Наличие трудовых книжек работников и их соответствие лицам, числящимся в ведомостях и штатных расстановках;

Правильность приема, оформления и увольнения лиц, в том числе работающих на условиях совместительства, при совмещении профессий и временном заместительстве;

Соответствие назначений на определенные должности работающих и вновь принятых на работу сотрудников учреждений квалификационным требованиям, а также использование при этом трудовых книжек, личных дел и аттестационных материалов, которые сопоставляются с квалификационными требованиями (при проверке можно воспользоваться ТК РФ);

Соответствие работников должностям и штатным расписаниям. Применяются методы обхода рабочих мест, анализа профессиональной специализации по трудовым книжкам, документам об образовании, квалификационным материалам, актам приема и сдачи должностей (материальных ценностей, документов), а также установления фактических исполнителей по текущей документации, оформляемой в подразделениях бюджетного учреждения (выполняемые функции сопоставляются с должностными обязанностями по занимаемой должности);

Своевременность и правильность проведения аттестации руководителей и специалистов, присвоения квалификационных разрядов работникам;

Правильность подсчета трудового стажа работников проверяемого учреждения и наличие протоколов комиссий по его установлению;

Наличие и законность разработанных и утвержденных системными документами (коллективным договором, положениями и др.) перечней и списков на предоставление работникам установленных действующим законодательством льгот и компенсаций, предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков;

Правильность оформления документов для назначения персоналу пенсии на льготных условиях и в льготных размерах.

Пример 1. В ноябре 2007 г. проведена проверка кадровой работы ПОУ Технологический колледж за период с 01.01.2006 по 01.10.2007. Проверкой установлено следующее.

Штатное расписание на 2006 г. утверждено руководителем учреждения и согласовано с руководителем вышестоящей организации - Федерального агентства по образованию. В нарушение п. 1 Постановления Госкомстата N 1 штатное расписание на 2006 г. составлено в произвольной форме (следовало - по форме Т-3). Штатное расписание на 2007 г. составлено по форме Т-3, утверждено исполняющим обязанности руководителя учреждения и согласовано с руководителем Федерального агентства по образованию.

По состоянию на 01.10.2007 штатная численность колледжа составляла 200 единиц, в том числе 10 единиц МОП и 4 единицы водителей. Фактически занято 195 единиц, в том числе 8,5 единиц МОП и 4 единицы водителей. В нарушение Приказа Федерального агентства по образованию от 12.01.2007 N 4-к в штатное расписание учреждения на 2007 г. введена должность уборщика служебной территории.

В нарушение п. 1 Постановления Госкомстата N 1 личные карточки работников (форма Т-2) недозаполнены: нет подписей владельцев трудовых книжек в разд. 3, 4 формы, например Орловой С.И., Волковой О.В., Нарышкина Г.И. В период проверки нарушение устранено.

В нарушение п. 1 Постановления Госкомстата N 1 приказы на командировку оформлялись не по форме Т-9.

В нарушение п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, записи в трудовую книжку некоторых работников учреждения о переводе или назначении на должность вносились несвоевременно (в течение недельного срока с момента издания приказа). Например, на момент проведения проверки в трудовую книжку Орловой С.И. не внесена запись о назначении на новую должность приказом от 01.11.2007 N 38/07-06. В период проверки нарушение устранено.

Табели рабочего времени велись ежемесячно по форме 0504421, утверждались руководителем колледжа. Нарушений не установлено.

2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат

и иных мер материального стимулирования работников

учреждения

Кроме общих вопросов, для бюджетных учреждений определены специфические вопросы:

Наличие утвержденного вышестоящей организацией годового фонда заработной платы; правильность включения в фонд заработной платы размеров тарифных ставок (должностных окладов), в том числе по вакантным должностям, повышений, сумм надбавок и доплат к тарифным ставкам; своевременность и правильность корректировки в течение года утвержденного фонда заработной платы; законность использования экономии по фонду заработной платы; установление максимальных размеров оплаты труда высококвалифицированным работникам; установление доплат за фактическое совмещение профессий и других предусмотренных выплат за счет экономии фонда заработной платы; наличие перерасходов фонда заработной платы за истекший год, причины и виновные в этом должностные лица;

Правильность расчета и наличие утвержденного руководителем учреждения фонда материального стимулирования; наличие разработанного и утвержденного коллективного договора или положения о премировании; организация материального стимулирования работников учреждения (направления использования фонда материального стимулирования, соблюдение показателей и условий выплаты премий, надбавок стимулирующего характера и материальной помощи).

Формирование фонда оплаты труда также можно отнести к кадровой работе с точки зрения подготовки и издания приказов, утверждающих порядок формирования и использования этого фонда (положений об оплате труда, о премировании, о материальном стимулировании и др.).

В фонд заработной платы включаются начисленные предприятием суммы оплаты труда в денежной и натуральной формах за отработанное и неотработанное время, стимулирующие доплаты и надбавки, выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, премии и единовременные поощрительные выплаты, а также выплаты на питание, жилье, топливо, носящие регулярный характер.

Включению в фонд заработной платы подлежат:

1) плата за отработанное время (основная заработная плата):

Премии и вознаграждения, носящие регулярный или периодический характер, независимо от источников их выплаты;

Доплаты и надбавки к окладам (за профессиональное мастерство, совмещение профессий и должностей, допуск к государственной тайне);

Ежемесячные и ежеквартальные надбавки за выслугу лет;

Компенсационные выплаты, связанные с режимом работы;

Оплата работы в выходные и праздничные дни;

Плата работникам за дни отдыха (отгулы), предоставленные в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени;

Выплата разницы в окладах при временном заместительстве;

Оплата труда лиц, принятых по совместительству;

2) плата за неотработанное время (дополнительная заработная плата):

Оплата ежегодных и дополнительных отпусков;

Оплата дополнительно предоставленных по коллективному договору отпусков;

Оплата льготных часов подросткам;

Оплата учебных отпусков;

Оплата вынужденного прогула.

В бюджетных учреждениях могут применяться повременно-премиальная, сдельно-премиальная системы оплаты труда, а также система оплаты по договору гражданско-правового характера. Во многих учреждениях установлена тарифная система оплаты труда, которая включает в себя тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты.

Тарификация работ и присвоение работникам тарифных разрядов производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Система премирования работников может включать премирование руководителей, специалистов за основные результаты хозяйственной деятельности и специальное премирование за выполнение работ на отдельных участках, требующих повышенной ответственности.

Система премирования предусматривает возможность внесения изменений и дополнений в действующие положения по всем видам премирования, приостановки или изменения сроков действия отдельных положений о премировании, а также введения новых или отмены действующих положений в зависимости от их актуальности и финансового состояния учреждения.

Как правило, руководитель учреждения имеет право по ходатайству руководителей отделов полностью или частично лишать премии отдельных сотрудников за допущенные в работе производственные упущения:

Прогулы;

Появление на работе в нетрезвом состоянии;

Невыполнение заданий начальника отдела;

Нарушение техники безопасности, пожарной безопасности;

Нарушение трудовой производственной дисциплины;

Нарушение установленных сроков документооборота.

Все вышеперечисленные и иные основания, которые приводят к уменьшению или увеличению размера премии, обязательно должны быть указаны в положении о премировании или ином документе, регламентирующем порядок выдачи премий в учреждении.

Для проверки премирования за результаты деятельности и материального стимулирования работников используются:

Коллективный трудовой договор (если есть);

Положение о премировании с указанием конкретных показателей премирования по каждой должности и общих для всех работников случаев, когда премирование не производится;

Расчеты годового фонда заработной платы;

Учет выполнения показателей премирования по каждому структурному подразделению;

Документы, свидетельствующие о нарушении условий премирования конкретными работниками;

Приказы руководителя учреждения о выплате премий и мерах, примененных к нарушителям;

Учет использования фонда материального стимулирования по каждому источнику выплат.

Сначала проверяется правильность расчета плановых сумм фонда материального стимулирования и материальной помощи по годовым фондам заработной платы с выделением фонда на материальное стимулирование и оказание материальной помощи. Если в течение года происходили изменения размеров оплаты труда (окладов или ставки 1-го разряда ЕТС, размеров надбавок и доплат, включаемых в фонд заработной платы), штатной или списочной численности работников, то устанавливается правильность вносимых в расчет изменений и корректировок общей суммы годового фонда с учетом сроков внесенных изменений.

Законность выплат из фонда материального стимулирования и материальной помощи проверяется с использованием установленных системными документами по учреждению (постоянно или на определенные сроки) конкретных критериев оценки мастерства или достигнутых результатов в работе, видов важных работ, а также условий и упущений в работе, при которых выплата надбавок стимулирующего характера не предусматривается. Для проверки используются также приказы руководителя учреждения и документы, послужившие основаниями для их издания (письменные заявления работников, служебные записки начальников структурных подразделений и др.).

Кроме видов выплат, рассмотренных выше, в бюджетном учреждении могут быть предусмотрены следующие:

За совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;

За работу в ночное время, вечернюю смену;

За ненормированный рабочий день у водителей;

Бригадирам (звеньевым) из числа рабочих, не освобожденных от основной работы, за руководство бригадой (звеном);

За вредные условия труда;

За профессиональное мастерство;

За выполнение особо важной работы на срок ее проведения;

За высокие достижения в труде и высокую квалификацию руководителям, специалистам и служащим.

Размеры и условия указанных доплат регулируются утвержденными по согласованию с профсоюзами положениями, приказами и другими нормативными актами.

В ходе проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетных учреждениях, проверке подвергаются отдельные вопросы трудового законодательства:

Соблюдение установленного порядка аттестации;

Соблюдение установленного порядка заключения и выполнения коллективного трудового договора и иных положений по оплате труда;

Соблюдение режима рабочего времени и времени отдыха, нормирования и охраны труда, возмещения вреда, причиненного при исполнении обязанностей;

Обеспечение гарантий, компенсаций и льгот отдельным категориям работников и т.д.

При проведении проверки учитываются как документально зарегистрированные жалобы, так и обращения работников в ходе ревизии. Привлекается документация аттестационной комиссии, профсоюзных органов, материалы расследований и другие документы. При необходимости уточнение отдельных вопросов трудового законодательства производится через трудовую инспекцию.

При проверке правильности и законности проведения аттестаций работников бюджетных учреждений следует руководствоваться требованиями Постановления Минтруда России от 11.11.1992 N 32 "Об утверждении Методических рекомендаций по совершенствованию организации заработной платы работников учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании, на основе применения Единой тарифной сетки оплаты труда" и Постановления Минтруда России N 27 и Минюста России N 8/196 от 23.10.1992 "Об утверждении основных положений о порядке проведения аттестации служащих учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании", а также соответствующими отраслевыми положениями и приказами министерств и ведомств, определяющими сроки проведения аттестации.

Следует иметь в виду, что на каждого работника, подлежащего аттестации, не позднее, чем за две недели до начала ее проведения, его непосредственным руководителем должно быть подготовлено представление, содержащее всестороннюю оценку соответствия работника квалификационным требованиям, предъявляемым по должности и разряду оплаты, его профессиональной компетентности, отношения к работе и качества выполнения должностных обязанностей, а также сведения о результатах работы за прошедший период. Аттестуемый работник должен быть заранее (не менее чем за две недели до аттестации) ознакомлен с представленными в аттестационную комиссию материалами. Таким образом, при просмотре документов по аттестации следует обратить внимание на даты документов, на наличие, а также правильность составления графика проведения аттестации, который утверждается руководителем учреждения и доводится до сведения аттестуемых работников.

В графике проведения аттестации указываются наименование подразделения, в котором работает аттестуемый, его фамилия, должность, даты проведения аттестации и представления в аттестационную комиссию необходимых документов, а также должности и фамилии работников, ответственных за их подготовку.

Приказом руководителя утверждается аттестационная комиссия в составе председателя, секретаря и членов комиссии. В аттестационную комиссию включаются руководители подразделений, высококвалифицированные специалисты и представители профсоюзной организации. При проверке можно обратить внимание на наличие, своевременность и корректность составления данного приказа.

Поскольку результаты аттестации (оценка и рекомендации) заносятся в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре, подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, принявшими участие в голосовании, и хранится в личном деле работника, то проверке подлежат личные дела.

Кроме того, результаты аттестации после их утверждения приказом руководителя вносятся в трудовую книжку работника. Значит, при проверке трудовых книжек следует обратить внимание на внесение записей о проведении аттестации.

При проверке правильности и законности проведения аттестации можно рассмотреть показатели оценки профессионализма и деловых качеств работников. Данные показатели утверждаются, как правило, ведомственными документами или документами по учреждению. В данном случае можно установить соответствие показателей требованиям законодательства в данной отрасли согласно квалификационным требованиям, а также их объективность.

В отношении проверки проведения аттестации гражданских служащих следует руководствоваться требованиями ст. 48 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 79-ФЗ), а также требованиями Указа Президента РФ от 01.02.2005 N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации".

Пример 2. В ноябре 2007 г. проведена проверка кадровой работы в больнице N 5 за период с 01.01.2006 по 01.10.2007. Штатная численность учреждения на 2006 г. составляла 155 единиц, на 2007 г. - 152 единицы. Проверкой установлено следующее.

Фонд оплаты труда на 2006 г. формировался на основании Приказа вышестоящей организации (Департамента здравоохранения) от 13.12.2005 N 465. Фонд оплаты труда на 2007 г. формировался на основании Приказа вышестоящей организации (Департамента здравоохранения) от 01.12.2006 N 800.

В нарушение Приложения N 2 к Приказу Департамента здравоохранения от 13.12.2005 N 465 фонд оплаты труда на 2006 г. рассчитан исходя из предельной численности работников 157 штатных единиц (следовало - 155 штатных единиц). Таким образом, завышение составило 35 400 руб. Расчет приведен в приложении N 5 к акту проверки.

В проверяемом периоде премирование производилось на основании приказов руководителя вышестоящей организации, приказов руководителя учреждения и положения о порядке премирования и установления ежемесячных надбавок работникам больницы N 5 от 23.01.2006 N 8. Нарушений не установлено.

Начисления и выплаты материальной помощи работникам учреждения производились на основании приказов руководителей вышестоящей организации, приказов руководителя учреждения и положения об оказании материальной помощи работникам больницы N 5 с дополнениями и изменениями, утвержденного приказом руководителя учреждения от 12.05.2005. В нарушение п. 8 положения об оказании материальной помощи в 2006 г. производилась выдача материальной помощи некоторым работникам без основания (заявления на выдачу материальной помощи и приказа руководителя) на общую сумму 25 000 руб.

3. Проверка осуществления работы с кадрами учреждения

В целях повышения заинтересованности, а значит, и эффективности работы персонала в каждом бюджетном учреждении должен формироваться кадровый резерв.

Поскольку целью проверки финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений является проверка целесообразности и эффективности использования бюджетных средств, то при проверке кадровой работы рекомендуется рассмотреть и вопросы формирования кадрового резерва учреждения, особенно при осуществлении ведомственного контроля.

Документы, на основании которых происходит формирование резерва, как правило, утверждаются внутри министерства, службы или агентства. Однако есть основные принципы формирования резерва - рассмотрим их на примере гражданской службы. При этом следует руководствоваться ст. 64 Федерального закона N 79-ФЗ.

Итак, кадровый резерв формируется с учетом сводного реестра государственных гражданских служащих Российской Федерации и поступивших заявлений гражданских служащих (граждан) на конкурсной основе для замещения должностей гражданской службы. Кадровый резерв формируется для замещения вакантной должности гражданской службы в том же или (и) другом государственном органе в порядке должностного роста гражданского служащего. Включение гражданского служащего (гражданина) в кадровый резерв государственного органа для замещения должности гражданской службы осуществляется по результатам конкурса.

Таким образом, при проверке правильности формирования кадрового резерва необходимо рассмотреть документацию по проведению конкурса на занимаемую должность, а также результаты данного конкурса. Кроме того, можно проверить, все ли прошедшие конкурс работники включены в кадровый резерв и соответствует ли должность кадрового резерва их потенциальному уровню. Документами, которые следует просмотреть, являются приказы руководителя учреждения, личное дело и иные документы, подтверждающие служебную деятельность работника (результаты аттестаций, рабочие документы кадровых служб и др.).

Ревизор также должен проверить, соблюдаются ли требования положения о кадровом резерве на гражданской службе (утверждается Президентом РФ и нормативным правовым актом субъекта РФ) при формировании кадрового резерва.

Профессиональный и образовательный уровень работников учреждения должен постоянно повышаться. В обязанности кадровых служб входит организация повышения квалификации работников.

Проверяя кадровую работу в направлении повышения квалификации работников учреждения, необходимо обратиться к нормативным документам. Например, в отношении гражданских служащих следует изучить положения Указа Президента РФ от 28.12.2006 N 1474 "О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации" (далее - Указ Президента N 1474), которым утверждено Положение о порядке получения дополнительного профессионального образования государственными гражданскими служащими РФ.

Поскольку основаниями для направления гражданского служащего на обучение по образовательной программе являются назначение гражданского служащего в порядке должностного роста на иную должность гражданской службы на конкурсной основе, включение гражданского служащего в кадровый резерв для замещения должности гражданской службы на конкурсной основе и решение аттестационной комиссии о соответствии гражданского служащего замещаемой должности гражданской службы при условии успешного освоения им образовательной программы, то особенно внимательно следует проверить работников, которые попадают в вышеперечисленные категории. При этом нужно обратить внимание на то, чтобы профессиональная переподготовка гражданского служащего осуществлялась с учетом профиля его образования, особенно в случае изменения вида его профессиональной служебной деятельности.

Кроме того, повышение квалификации гражданского служащего осуществляется не реже одного раза в три года. Гражданский служащий, впервые принятый на должность гражданской службы, направляется на повышение квалификации по истечении испытательного срока или шести месяцев после поступления на гражданскую службу. Возможен иной вид повышения квалификации - стажировка. Целью стажировки является изучение передового, в том числе зарубежного, опыта и закрепление теоретических знаний, полученных гражданским служащим в период профессиональной переподготовки или повышения квалификации, и приобретение практических навыков и умений для их эффективного использования при исполнении им своих должностных обязанностей.

Кадровая служба учреждения должна составлять заявки на обучение работников, например государственных служащих, по форме согласно Приложению N 1 к Указу Президента N 1474, которые представляются в определенные сроки (не позднее 1 марта года, предшествующего планируемому) вместе с отчетами о проделанной работе.

Таким образом, отдел кадров должен иметь план (график) повышения квалификации работников учреждений, в том числе в вузах, на специально организованных курсах повышения квалификации, семинарах внутри ведомства и вне его, или иные документы, содержащие информацию о курсах повышения квалификации для сотрудников учреждения.

Кроме того, все документы и (или) их копии, подтверждающие образовательный и профессиональный уровень работников (свидетельства, сертификаты, справки и т.п.), должны быть в наличии в отделе кадров и подшиты, как правило, в личные дела работников.

Пример 3. В ноябре 2007 г. проведена проверка кадровой работы инспекции N 1 Федеральной налоговой службы за период с 01.01.2006 по 01.10.2007. Проверкой установлено, что в нарушение ст. 64 Федерального закона N 79-ФЗ лица, работающие в инспекции и прошедшие конкурс на замещение новой должности гражданской службы, не включались в кадровый резерв государственного органа для замещения иной должности гражданской службы, например Ворожцова А.А., Кудрявцев Р.О., Малышев П.А.

В нарушение п. 5 Положения о порядке получения дополнительного профессионального образования государственных гражданских служащих РФ повышение квалификации гражданских служащих осуществляется реже одного раза в три года (например, Ильина Р.И., Крапивникова И.А., Райкина Е.О. проходили курсы повышения квалификации в октябре 2003 г.).

Основные допускаемые нарушения при осуществлении

кадровой работы

Среди основных допускаемых нарушений можно назвать следующие:

Отсутствие системных документов, связанных с оплатой труда (положения по оплате труда и премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их несоответствие требованиям, установленным законодательством РФ;

Несоответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников;

Отклонение фактической численности работников от численности, утвержденной штатным расписанием;

Установление разрядов, коэффициентов, ставок, окладов с нарушением требований постановлений Правительства РФ, отраслевых приказов и других нормативных документов (завышение или занижение);

Неправомерное установление различных доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т.д.) и завышение их размеров;

Отсутствие учета по каждому работнику, отсутствие личных дел и личных карточек или ведение их с нарушениями требований законодательства РФ;

Оформление и хранение трудовых книжек с нарушениями требований законодательства РФ;

Некорректное оформление первичных документов по учету кадров (отсутствие реквизитов, неполное заполнение форм и др.);

Отсутствие кадрового резерва, некорректное формирование резерва и ведение документации по нему;

Отсутствие работы с персоналом учреждения по повышению квалификации, профессионального и образовательного уровня и т.д.

В заключение отметим, что объем проверки (сплошной или выборочный) определяется, как правило, ревизором самостоятельно, в зависимости от масштаба выполняемых операций и периода проверки.

Кроме того, следует помнить, что проверка проводится с обязательным использованием нормативных документов, регламентирующих порядок ведения кадровой работы, при этом необходимо учитывать ведомственные документы, уточняющие порядок применения тех или иных нормативных актов с учетом специфики деятельности бюджетного учреждения. На основании проведенной проверки кадровой работы ревизор делает выводы, которые обязательно должны содержать ссылки на нормативные документы с указанием названия документа, его номера и даты его утверждения, а также статьи, пункта, подпункта, которые были нарушены. При этом субъективная оценка ревизора по каким-либо вопросам в акте или справке проверки не должна быть освещена.

М.Волчкова

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения:

ревизии и проверки

финансово-хозяйственной

деятельности"

Подписано в печать

Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.

Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Когда необходима проверка?

Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:

при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);

при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);

при смене руководства организации;

при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений;

при получении информации или предписания о предстоящей плановой проверке трудовой инспекцией

Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.

Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».

Кто и как?

Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации. Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.

Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.

Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.

В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.

Составляем план проверки.

Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса. Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.

На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:

1. составить план проверки;

2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;

3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;

4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))

Пример 1

Штатные расписания; Приказы об утверждении штатных расписаний; Приказы об изменении штатных расписаний;

Трудовые договоры; Дополнительные соглашения к трудовым договорам;

Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;

Приказы по личному составу (прием, переводы, увольнения, поощрения, премирование и т.д.);

Журналы регистрации приказов (по личному составу, отпускам, командировкам);

Трудовые книжки; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек;

Должностные инструкции;

Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком);

Графики отпусков;

Заявления сотрудников (о предоставлении отпусков, в случае отклонения от графика отпусков (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, другие заявления, заявления на увольнения);

Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2;

Приказы о направлении работников в командировку. Служебные задания;

Табели учета рабочего времени;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение об оплате труда и премировании;

Положение о защите персональных данных;

5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.

Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании — это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.

В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:

Трудовой кодекс РФ со всеми внесенными изменениями и дополнениями;

Унифицированные формы первичной учетной документации (постановление

Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», в ред.

Сайт работает в тестовом режиме

от 19.05.2008г;

Инструкция по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10.10.2003г №69);

Положение о направлении в командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008г №749);

Федеральный закон от 29.12.2006г №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (в ред. от 25.02.2011г);

Федеральный закон от 19.05.1995 №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей» (в ред. от 07.03.2011г);

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 23.12.2010);

Федеральный закон от 24.11.1995 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (в ред. от 09.12.2010);

Федеральный закон от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (в ред. от 21.04.2011);

Федеральный закон от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010);

Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2010);

Постановление Министерства труда России («Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010 №558);

При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.

В список обязательных локальных нормативных актов компании (на основании ст.5 ТК РФ) следует включить:

правила внутреннего трудового распорядка (чч.3 и 4 ст.189 и ст.190 ТК РФ);

положение о защите персональных данных работников (ст.88 ТК РФ);

положение об оплате труда, премировании (ст.135 ТК РФ);

положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007));

положение о командировках;

положение об аттестации работников.

Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.

Подводим итоги

В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).

По окончании проверки при наличии недостающих или некорректно созданных документов необходимо установить срок, в который эти документы будут созданы или исправлены, разработать план по исправлению найденных нарушений (пример 5).

Материал размещен на сайте HRM.RU

Тема 10.1. Цели, задачи, принципы проведения кадрового аудита

Понятие кадрового аудита. Цели, задачи, принципы проведения кадрового аудита. Составляющие и параметры кадрового аудита.

Аудит на рубеже веков имеет уже достаточно большую историю. Первые независимые аудиторы появились еще в XIX в. в акционерных компаниях Европы. Слово "аудит" в разных переводах означает "он слышит" или "слушающий".

Кадровый аудит — комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, рекомендации и выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах.

Кадровый аудит состоит из трёх основных этапов:

Оценка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;

Диагностика причин возникновения проблем по вине персонала;

Предметом аудита персонала являются все составляющие процесса управления персоналом.

Кадровый аудит позволяет проанализировать текущее состояние персонала компании и грамотно сформировать стратегию и тактики развития персонала.

Сложно ожидать от сотрудника эффективного результата, если у него нет интереса к работе, или он не видит результатов своего труда. Известно, что даже эффективный сотрудник никогда не откажется от собственных интересов ради интересов любимой компании. Один человек может привести к краху отлично налаженный механизм функционирования бизнес-структуры. Конкретные личности принимают определяющие стратегию дальнейшего развития бизнеса решения, совершают экономические махинации и преступления — фирма выступает только техническим средством. Безопасность бизнеса зачастую зависит от знания характера, склонностей и привычек конкретных личностей, с которыми приходится работать.

Одним словом, он показывает целесообразность кадровой политики предприятия в целом. Проведение эффективной кадровой политики требует гибкости в определении приоритетов направлений деятельности, учета складывающейся ситуации.

Кадровый аудит (эффективность использования человеческих ресурсов) направлен на определение качества кадровой системы компании, сравнительную значимость реализации кадровых процедур для развития компании, а также последовательность развития системы управления человеческими ресурсами.

В основе лежит изучение основных функций управления персоналом с целью предоставления независимого профессионального мнения о степени развития системы управления человеческими ресурсами и ее соответствия потребностям организации.

На этапе кадрового аудита, включающего анализ системы управления человеческими ресурсами, используются методы анализа документов, экспертного структурированного интервью, выделения и анализа основных и вспомогательных процедур системы управления персоналом (СУП). На основании диагностики состояния СУП выявляются основные недостатки и потенциал развития управления человеческими ресурсами в компании, а также разрабатываются предварительные рекомендации по его оптимизации в соответствии со стратегическими и тактическими целями организации.

При проведении кадрового аудита решаются следующие задачи:

Во-первых, проводится оценка системы управления персоналом, включая анализ организационной и функциональной структуры СУП, схем выполнения основных процедур в рамках управления человеческими ресурсами, ведения кадровой документации в соответствии с существующими нормативами и т. д.;

Во-вторых, оценивается кадровый потенциал организации — менеджерский (готовность руководящего состава предприятия к реализации его стратегических и тактических целей) , квалификационный (соответствие уровня знаний и навыков выполняемым профессиональным задачам) , инновационный (готовность к изменениям) , личностный, творческий;

В-третьих, диагностируется структура формальных и неформальных взаимодействий между сотрудниками, каналы информационного обмена, социально-психологический климат в подразделениях, источники возникновения проблемных, конфликтных ситуаций, альтернативные лидеры и группировки.

Составляющими кадрового аудита являются следующие кадровые процессы.

1) Аудит процессов

Менеджеру по персоналу, проводящему кадровый аудит, важно понять, какие направления деятельности и с какой эффективностью осуществляются в организации.

Следующий этап в проведении кадрового аудита связан с необходимостью формирования прогноза кадрового потенциала, оценкой будущего соответствия кадровых процессов стратегии и целям развития организации.

Для этого разрабатывается система индикаторов и строится механизм мониторинга кадровых процессов.

Среди процессов, существенно влияющих на формирование кадрового потенциала, выделяют следующие:

Процесс профессионального развития;

Процессы внутрифирменной коммуникации;

Процессы управления.

Процесс профессионального развития, в зависимости от технологии, принятой в организации, может проходить по принципиально разным схемам:

организация может быть заинтересована в специализации своих сотрудников, требуя от них углубления своих знаний и навыков в конкретных направлениях деятельности;

Организация может быть заинтересована в развитии профессионализма персонала, повышении его способности работать в разных областях, умении менять сферу деятельности, работать на стыке нескольких новых направлений, т. е. в развитии универсализма сотрудников;

Негативным полюсом профессионального развития могут стать процессы депрофессионализации, потери профессиональных навыков и профессиональной этики, которые характерны для некоторых сотрудников.

Для того чтобы оценить преобладающие тенденции в области кадровых процессов, рекомендуется проанализировать следующие индикаторы процессов профессионализации:

Преобладание специализации или универсализации;

Баланс между технологичностью и креативностью, т.е. использованием описанных и формализованных способов решения задач или необходимостью выработки новых, творческих решений сложных проблем, не имеющих стандартных вариантов их решений;

Способы взаимодействия различных исполнителей в ходе трудового процесса, которые могут происходить либо на основаниях кооперации, либо на основаниях конкуренции.

Анализ процесса внутрифирменной коммуникации дает возможность оценить характерные для организации схемы общения, области и принципы, лежащие в основе формирования корпоративной культуры и философии фирмы. Для того чтобы охарактеризовать коммуникацию в организации, следует проанализировать:

Схемы передачи информации, существующие технологии и схемы обратной связи, преобладание трансляционных схем или схем партнерского взаимодействия;

Существующие нормы в области внутрифирменной коммуникации, оценить степень его формализованности или спонтанности;

2) Набор персонала

Описание способов распространения информации о потребности в персонале, используемых способов набора. Оценка результативности набора (финансовой и качественной). Оценка перспективного списка кандидатов на работу, обеспеченности вакансий кандидатами

3) Отбор персонала

Оценка результативности разработанной программы оценочных процедур. Анализ изменений кадрового потенциала организации

4) разработка системы стимулирования

Анализ структуры оплаты труда, доли базовой и премиальной ставок, наличие схем, персонифицирующих выплаты в соответствии с эффективностью. Оценка соответствия разработанных принципов, структуры зарплаты и льгот условиям на рынке труда, производительности и прибыльности организации. Проведение сравнительных исследований, определение эффективной системы вознаграждения

5) Адаптация персонала

Описание используемых процедур адаптации, оценка их эффективности (количество работников, увольняемых в течение полугода, одного года, конфликты в подразделениях новичков). Описание проблем, возникающих в период адаптации

6) Обучение персонала

Анализ целей и используемых форм обучения. Оценка количества прошедших обучение (по темам). Анализ процесса сбора и распространения в организации информации о программах обучения. Анализ системы оценки эффективности обучения (выделение параметров оценки: с точки зрения затрат, количества персонала, практической ориентированности программ, фактических результатов, изменения мотивации к труду и социально-психологического климата и т. д.)

7) Оценка трудовой деятельности

Оценка аттестации, периодичности ее проведения, представляемых результатов и решений, принимаемых по результатам аттестации

8) Повышение, понижение, перевод, увольнение

Оценка эффективности используемой системы кадрового мониторинга, адаптация компьютерных методов кадрового мониторинга. Оценка результативности методов планирования карьеры

9) Подготовка руководящих кадров

Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации. Оценка управленческого потенциала и определение потребности в подготовке управленческого персонала

10) Мониторинг социально-психологической ситуации и организация коммуникации внутри предприятия

Диагностика кадровых процессов и социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности в организации. Диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня их соответствия другим элементам организации (целям, структуре, технологии, финансам, системе управления, кадровому составу). Определение потребности в подготовке и реализации программ развития внутриорганизационной коммуникации — доминирующие темы, по поводу которых разворачивается общение, степень фиксации на предмете деятельности, возможность выхода за рамки непосредственной деятельности и ориентация на удовлетворение интересов партнеров.

Анализ процессов управления организацией позволяет оценить тенденции развития системы управления и позицию персонала по отношению к процедурам принятия управленческих решений.

Проводя организационно-кадровый аудит, менеджер по персоналу должен решить важный вопрос: обладает ли организация достаточным человеческим ресурсом функционирования и изменения, способен ли персонал работать достаточно эффективно и в соответствии с выбранной стратегией? Для этого надо оценить фактический состав персонала, а также особенности самого персонала, наличие профессионально важных качеств и характеристик.

Оценка кадрового состава должна включать:

Оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом всего технологического процесса;

Оценку соответствия уровня подготовленности персонала требованиям деятельности;

Анализ структуры кадрового состава в соответствии с требованиями технологии и классификатором должностей;

Анализ структуры кадрового состава по социально-демографическим характеристикам;

Оценку текучести кадров.

Аудит кадрового состава и кадрового потенциала позволяет выявить:

Уровень кадровой обеспеченности и потребность в персонале;

Качественную структуру управленческого персонала (ролевая и психологическая структуры);

Потребности в обучении;

Стили управления;

Социально-психологический климат;

Инновационный потенциал;

Основные источники сопротивления изменениям;

Распределение персонала в рамках организации (по уровням иерархии и функциональным направлениям).

Итак, опыт передовых предприятий показывает, что использование методов, приемов, отработанных и проверенных процедур кадрового аудита весьма существенно помогает в процессе управления персоналом эффективно реализовывать стратегию и миссию организации.

Знание и умение использовать в работе положительные и отрицательные факторы управления персоналом в значительной степени способствуют укреплению социально-психологического климата на предприятии, обеспечивают рост производительности труда, а в конечном итоге повышают рентабельность производства.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте определение понятия кадрового аудита.

Приказ о проведении кадрового аудита (образец заполнения)

Каковы основные цели кадрового аудита?

3. Охарактеризуйте задачи кадрового аудита?

4. Каковы принципы проведения кадрового аудита?

5. Перечислите и дайте определение оставляющим и параметрам кадрового аудита?

Мне предстоит повышение – перевод в отдел кадров в филиале нашей организации. Я немного нервничаю – дело ответственное, хочется избежать возможных ошибок и осложнений. Начать работу на новом месте я планирую с проведения проверки кадрового делопроизводства. Подскажите, пожалуйста, как это правильно сделать.

Прежде чем разбирать «секреты» внутреннего кадрового аудита нужно понимать, для каких целей вы его будете проводить.

Как правило в подобных вашей ситуациях проверка кадрового делопроизводства нужна для того, чтобы определить, соответствует ли кадровая работа в филиале требованиям трудового законодательства и локальных нормативных актов компании. Цель такой проверки – устранение возможных рисков компании, связанных с ошибками при оформлении кадровой документации. Поэтому ваше желание начать работу именно с внутреннего аудита правильное.

Чтобы иметь правовое основание для внесения исправлений, корректировки недочетов в кадровых документах, которые могут быть выявлены в ходе проверки, необходимо придать ей официальный статус. Поэтому последовательность действий при проверке будет следующей:

Этап 1. Издание приказа

В нем необходимо указать:

• цели и задачи проверочного мероприятия;
• членов комиссии. В ее состав могут войти специалисты компании, обладающие знаниями в области трудового права и делопроизводства;
• срок проведения проверки и период, за который она будет осуществляться;
• срок представления отчета (акта) по полученным результатам.

Наша справка

Сверка документов – сравнение, сравнивание, пунктировка, рекапитуляция, отождествление, сличение, сопоставление, проверка документов

Этап 2. Ознакомление с приказом всех заинтересованных лиц, в том числе руководителя филиала

Этап 3. Проведение сверки документов

Следующим этапом проверки может стать сверка документов (того, что есть, с тем, что должно быть в наличии), которая проводится для восстановления в дальнейшем всех необходимых кадровых документов.

Помочь в этом может локальный нормативный акт, регламентирующий кадровый документооборот в филиале компании.

Таким нормативным актом могут быть Положение или Инструкция по кадровому делопроизводству в компании либо общая Инструкция по делопроизводству, включающая раздел по кадровому делопроизводству, в том числе в филиале. Это не обязательный документ, но его наличие регламентирует порядок ведения кадрового делопроизводства в филиале компании.

В филиале должен быть в наличии полный комплект обязательной кадровой документации. К нему относятся:

1. Локальные нормативные акты.

В каждом филиале должны быть следующие локальные нормативные акты:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных;
• положение об оплате труда;
• положение о стимулирующих надбавках;
• положение о командировках;
• инструкции по охране труда.

При этом некоторые из них могут быть утверждены в целом для компании. В этом случае они будут распространяться и на филиалы. В таком случае в филиале должны быть в наличии надлежащим образом заверенные копии этих документов. Применительно к штатному расписанию – присланная из головного офиса заверенная выписка из штатного расписания компании, относящаяся к деятельности филиала.

Имейте в виду

Заверить копии локальных актов, утвержденных в целом по организации может кадровик компании. Полномочия на это могут быть зафиксированы в его должностной инструкции, трудовом договоре и (или) приказе.

2. Штатное расписание.

3. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

4. График отпусков.

5. Приказы по основной деятельности (о приеме на работу руководителя филиала, об утверждении штатного расписания и др.).

6. Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора, направлении в командировку, поощрении работника).

7. Табель учета рабочего времени.

8. Трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

9. Журналы учета:

• прохождения инструктажа по охране труда и технике безопасности;
• мероприятий по контролю.

Кроме того, сверке подлежат также документы, которые являются обязательными для организации при определенных условиях, перечисленные в таблице .

Документ	Условие, при котором является обязательным для компании
Коллективный договор	Если он заключен
Должностные инструкции	Если должностные обязанности не включены в содержание трудовых договоров либо в тексте трудового договора имеется ссылка на должностную инструкцию
Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем	Если такие имеются в организации
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение об охране коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Договоры о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85
Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами согласно Перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденному постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85

Этап 4. Проверка содержания кадровой документации

Итак, после того как будет определено, какие документы в отделе кадров пока отсутствуют, но должны появиться, какие следует доработать и какие можно оставить без изменения, важно обратить внимание на качество документов, а именно на правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства и юридическую грамотность. Подробное рассмотрение требований к каждому документу – тема не для одной статьи, в этом материале мы остановимся лишь на некоторых моментах, о которых, к сожалению, кадровики чаще всего забывают.

1. Полномочия руководителя

За руководителем филиала должны быть документально закреплены полномочия по приему и увольнению работников. Это может быть отражено в трудовом договоре и (или) доверенности.

Если такие полномочия не закреплены надлежащим образом, то действия руководителя филиала по приему и увольнению сотрудников филиала могут быть признаны незаконными.

2. Порядок ведения трудовых книжек

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, нужно проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек.

При ревизии трудовых книжек необходимо убедиться, что все они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки имеются в наличии и все записи в них внесены на основании соответствующих приказов.

Трудовые книжки и вкладыши должны храниться в несгораемом сейфе.

3. Личные карточки

В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работников, свидетельствующие о том, что они ознакомлены с этими записями.

4. Журналы регистрации

Важный момент кадровой проверки – ревизия журналов регистрации. Все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.

К обязательным журналам отдела кадров относятся:

1. журнал регистрации приказов по личному составу (согласно перечню, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558);
2. приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
3. журнал учета проверок.

Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141.

Наша справка

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплате, должны быть утверждены руководителем компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики, т. е. в филиале должны использоваться формы первичных учетных документов, утвержденных руководителем компании.

Кроме того, отдел кадров может использовать и другие журналы регистрации. Например, журналы регистрации:

• трудовых договоров;
• личных карточек;
• отпусков;
• направления в командировки;
• учета листков нетрудоспособности;
• выдачи справок;
• проверок состояния воинского учета;
• прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и пр.

Допустимо использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы таких документов, но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован и заверен руководителем организации.

Конкретный перечень журналов регистрации, которые ведутся в отделе кадров филиала, должен быть приведен в разделе «Номенклатура дел компании», содержащем список дел и журналов учета, в том числе в филиале.

Этот этап наиболее продолжительный по времени. Так как проверке, как правило, подлежит большой массив документов, мы рекомендуем ее результаты свести в таблицу (фрагмент) :

Этап 5. Оформление акта (отчета) по результатам проверки

Акт (отчет) по результатам проверки может быть составлен в произвольной форме в виде документа, содержащего описательную часть, выводы и рекомендации (пример 2) , а также таблицу выявленных в ходе проверки проблем и нарушений и рекомендации по их устранению с указанием ответственных лиц и сроков, оформленную в виде приложения к акту (отчету).

Кроме того, в акт (отчет) по результатам проверки могут быть включены:

• анализ наличия кадровых документов согласно трудовому законодательству;
• анализ соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства;
• оценка содержания внутренних локальных нормативных актов организации;
• анализ кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;
• анализ соответствия документов требованиям архивного законодательства;
• ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения;
• оценка рисков: какие нарушения могут привести к возникновению трудовых споров или штрафным санкциям со стороны проверяющих органов;
• рекомендации по исправлению ошибок в кадровом делопроизводстве;
• рекомендации по расстановке приоритетов в дальнейшей работе с кадровыми документами.

Пример 2. Акт по результатам проверки кадрового делопроизводства в филиале компании (фрагмент)

Резюме

Если вы решили провести внутренний аудит кадровых документов, легализуйте это мероприятие, проверьте документы на наличие, а затем на ошибки. В результате – акт.