Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.
Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.
При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.
Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.
Можно ли обойтись без ответственного
Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.
Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.
В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.
Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г. № 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
Надлежащая организация работы
По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник. Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.
Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек.
При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.
Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.
Образец распоряжения
Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»
ООО «Мелодия»
В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225
Приказываю:
- Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
- Контроль исполнения оставляю за собой.
Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин
Отсутствие на рабочем месте кадровика
На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:
- командировки}
- отпуска}
- временной нетрудоспособности}
- увольнения}
- иной уважительной причине.
При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.
Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:
- Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
- Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
- Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
- Проверить запас бланков}
- При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
- Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.
Ответственность
На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.
Правильна ли будет, такая формулировка приказа: Назначить директора Иванова И.И. ответственным за организацию и ведение кадрового делопроизводства, включая ведение, хранение, учет, выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним с 11.01.2016г. (1.этого достаточно? 2.нужно писать контроль оставляю за собой?)
Ответ
Ответ на вопрос:
Приказ о назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, издается в произвольной форме.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
Отметим, что если в указанной ситуации директор является руководителем организации, то прямо обязанности издавать приказ именно в отношении руководителя законодательство не содержит. Дело в том, что при отсутствии приказа о назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками таким лицом по умолчанию является руководитель организации. Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, .
В то же время во избежание недоразумений с проверяющими органами такой приказ издать рекомендуется.
В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «Ведение кадрового делопроизводства, включая обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек с целью упорядочения работы с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя».
Таким образом, издавать отдельный приказ о принятии на себя полномочий по ведению трудовых книжек руководителю не обязательно. Вместе с тем, для упорядочения кадрового учета и однозначного подтверждения ответственного наличие такого документа не будет лишним. Кроме того, фраза о том, что руководитель принимает на себя обязанности по ведению трудовых книжек, может быть частью другого документа, регулирующего полномочия руководителя в организации.
Иван Шкловец ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
- Ответ: Обязан ли руководитель организации издать приказ о принятии на себя полномочий по ведению трудовых книжек, если он будет их вести, хранить, учитывать и выдавать самостоятельно
- Формы: Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
ПРИКАЗ № 256
о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек
г. Москва 10.01.2016
Самые важные изменения этой весны!
-
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело». -
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году -
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ. -
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену. -
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Муниципальные районы" href="/text/category/munitcipalmznie_rajoni/" rel="bookmark">муниципального района
В целях обеспечения контроля за состоянием и сохранностью документов, организации и совершенствования документационного обеспечения управления в администрации Амурского муниципального района:
1. Возложить на специалиста 1 категории общего отдела Почечуеву Нину Ивановну:
1.1. Обязанности по ведению работы архива администрации, формирование, комплектование, передачу на постоянное хранение документов администрации в архивный отдел, уничтожение дел по истечении срока их хранения.
1.3. Осуществлять контроль за правильностью формирования дел текущего делопроизводства в структурных подразделениях администрации района в строгом соответствии с номенклатурой дел с учетом сроков их хранения.
1.4. Представлять в архивный отдел администрации для рассмотрения и отправки на утверждение описи дел постоянного хранения, для согласования описи дел по личному составу на упорядоченные документы, согласно графику.
2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Амурского муниципального района.
3. Признать утратившими силу:
3.1. Распоряжение главы города Амурска с Амурским районом «О назначении ответственного за делопроизводство и архив администрации и составе экспертной комиссии».
3.2. Распоряжение главы Амурского муниципального района «О внесении изменений в распоряжение «О назначении ответственного за делопроизводство и архив администрации и составе экспертной комиссии», об утверждении Положений об архиве, экспертной комиссии».
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации района
Глава района
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением главы
Амурского муниципального
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве администрации Амурского муниципального района
I. Общие положения
1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации Амурского муниципального района (далее - администрация) и, имеющие научное, экономическое, социальное и историческое значение составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат хранению в архиве администрации Амурского муниципального района (далее – архив) в пределах, установленных законодательством об Архивном деле в Российской Федерации.
Архив образован в соответствии со статьей 13 Федерального закона от 01.01.01 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" и входит в состав общего отдела администрации.
Архив создан в целях комплектования, обеспечения сохранности, отбора, учета, упорядочения и использования архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения, и в дальнейшем, своевременной передаче этих документов на постоянное хранение в архивный отдел администрации района.
1.2. Архив в соответствии со статьей 15 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" обеспечивается необходимым помещением, оборудованием и кадрами, для его функционирования создаются необходимые финансовые, материально-технические и иные условия.
1.3. Работа архива организуется в соответствии с положением, утверждаемым распоряжением главы Амурского муниципального района.
1.4. В архиве составляются годовой план работы с указанием конкретных видов работ и планы-графики приема дел в архив и предоставления описей, которые утверждаются главой Амурского муниципального района.
По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенный в годовой план.
1.5. Архив в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края, Положением об общем отделе администрации Амурского муниципального района, Инструкцией по делопроизводству администрации Амурского муниципального района, номенклатурой дел и настоящим Положением.
1.6. Обязанности по ведению работы архива возлагаются на специалиста общего отдела администрации, либо другого специалиста, назначаемого на должность и освобождаемого от должности главой Амурского муниципального района.
На должность специалиста, отвечающего за ведение работы архива, назначается лицо, имеющее высшее образование , умеющего работать с документами, знающего делопроизводство и работу архива.
1.7. Лицо, ответственное за работу архива, совместно с главой Амурского муниципального района несет персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.
1.8. При смене специалиста, ответственного за архив, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещения архива, инвентаря и оборудования производится по акту, который утверждается главой Амурского муниципального района.
Для приема-передачи дел распоряжением главы района назначается комиссия в составе не менее трех человек.
1.9. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник общего отдела администрации.
1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет архивный отдел администрации Амурского муниципального района.
II. Состав документов архива
Архив администрации принимает на хранение:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности администрации и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение.
2.2. Документы временного хранения, в том числе и свыше 10 лет,
необходимые в практической деятельности администрации.
2.3. Документы по личному составу.
2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.
Выдача документов во временное пользование и для работы в читальном зале.
5.4.2. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
5.4.3. Выдача дел из архива во временное пользование производится как для работы в архиве, так и вне архива, и регистрируется в книгах выдачи документов.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации на срок не более одного месяца.
Сторонним организациям выдача дел во временное пользование производится на основании их письменных запросов с разрешения главы Амурского муниципального района или его заместителя, по актам на срок не более трех месяцев.
5.5. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение
5.5.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве, передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации района по истечении срока временного хранения, установленного Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
5.5.2. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов по письменному разрешению архивного отдела администрации района.
5.5.3. Передача документов постоянного хранения в архивный отдел, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным распоряжением главы Амурского муниципального района.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
Управляющий делами администрации
Амурского муниципального района
Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ
О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года , в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
приказываю:
1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).
2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:
- в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне";
- в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" , разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;
- о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее - ОДО).
3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.
4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.
6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.
Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко
Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях
Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8
Должность | Личный номер |
||
Павленко Е.Б. | вед. инспектор | ||
Завьялова Е.А. | инспектор | ||
Инспекция по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор | |
ст. инспектор | |||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполном. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор | ||
Смирнова Е.Н. | инспектор | ||
Суворин Ю.Ф. | нач-к отдела | ||
Мезенева С.В. | ст. инспектор | ||
Петрова О.Н. | ст. инспектор | ||
Беседина Т.В. | инспектор | ||
Куликова В.П. | вед. инспектор | ||
Николаев О.Н. | инспектор | ||
Морозова Л.А. | инспектор | ||
Ловцова И.Н. | инспектор | ||
Ефимова М.К. | ст. инспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. инспектор | ||
Гноевой А.И. | ст. инспектор | ||
Гусаров Б.Н. | нач. отдела | ||
Панфилов В.И. | гл. инспектор | ||
О. тамож. охраны | Андреева В.П. | вед. инспектор | |
Иванова И.П. | ст. инспектор | ||
Жукова Е.Б. | гл. инспектор | ||
Калембет П.И. | ст. инспектор | ||
ОТОиТК N 1 | Васильева О.А. | инспектор | |
т/п Южный | Чистякова С.А. | ст. инспектор | |
т/п Северный | Петрова О.В. | инспектор | |
т/п Сев.-Западный | Буганова С.Ю. | ст. инспектор | |
т/п Юго-Зап. | Филиппов В.В. | инспектор | |
Воробей О.М. | ст. инспектор | ||
Ломонос. т/п | Казак Т.В. | ст. инспектор | |
Войтенко Н.А. | вед. инспектор | ||
Татарчук Л.Н. | ст. инспектор | ||
Базылевич И.А. | инспектор | ||
ОТОиТК N 2 | Мочалова Е.В. | вед. инспектор | |
Озерова М.Г. | инспектор | ||
Стекольникова Г.В. | инспектор | ||
ОТОиТК N 3 | Калинина Т.Р. | инспектор | |
Киришский т/п | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор | |
Громова М.Н. | ст. инспектор | ||
Артемьева С.В. | инспектор | ||
Гатчинский т/п | Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор | |
Лужский т/п | Смирнов С.Е. | ст. инспектор | |
Волховский т/п | Матросова Е.Г. | инспектор | |
Всеволожский т/п | Богачкова О.А. | инспектор | |
Голованова И.В. | гл. инспектор | ||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор | ||
Петрова Е.А. | инспектор |
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях
Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8
Наименование структурных подразделений | Должность | Личный номер |
|
Павленко Е.Б. | вед. инспектор | ||
Завьялова Е.А. | инспектор | ||
Инспекция по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор | |
ст. инспектор | |||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполном. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор | ||
Смирнова Е.Н. | инспектор | ||
Суворин Ю.Ф. | нач-к отдела | ||
Магазова Л.П. | инспектор | ||
Мезенева С.В. | ст. инспектор | ||
Петрова О.Н. | ст. инспектор | ||
Беседина Т.В. | инспектор | ||
Глушкова Ю.Г. | ст. инспектор | ||
Николаев О.Н. | инспектор | ||
Буянова О. | инспектор | ||
Ловцова И.Н. | инспектор | ||
Ефимова М.К. | ст. инспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. инспектор | ||
Гноевой А.И. | ст. инспектор | ||
Гусаров Б.Н. | нач. отдела | ||
Панфилов В.И. | гл. инспектор | ||
О. тамож. охраны | Андреева В.Н. | вед. инспектор | |
Толстикова С.А. | инспектор | ||
Жукова Е.Б. | гл. инспектор | ||
Калембет Н.И. | ст. инспектор | ||
ОТОиТК N 1 | Марусина М.Г. | инспектор | |
т/п Южный | Гребенник О.Ю. | инспектор | |
т/п Северный | Добродеев А.М. | инспектор | |
т/п Сев.-Западный | Страшенко И.Е. | инспектор | |
т/п Юго-Зап. | Филиппов В.В. | инспектор | |
Воробей О.М. | ст. инспектор | ||
Ломонос. т/п | Журавлева С.М. | инспектор | |
Войтенко Н.А. | вед. инспектор | ||
Татарчук Л.Н. | ст. инспектор | ||
Базылевич И.А. | инспектор | ||
ОТОиТК N 2 | Гаврилин А.П. | гл. инспектор | |
Солодянкин М.А. | инспектор | ||
Стекольникова Г.В. | инспектор | ||
ОТОиТК N 3 | Горбачева Г.И. | ст. инспектор | |
Киришский т/п | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор | |
Громова М.Н. | ст. инспектор | ||
Артемьева С.В. | инспектор | ||
Гатчинский т/п | Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор | |
Лужский т/п | Смирнов С.Е. | ст. инспектор | |
Волховский т/п | Матросова Е.Г. | инспектор | |
Всеволожский т/п | Богачкова О.А. | инспектор | |
Голованова И.В. | ст. инспектор | ||
Зыкова Ю.А. | гл. инспектор | ||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор | ||
Петрова Е.А. | инспектор |
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни
Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8
1. Общие положения
1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.
1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.
1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически - начальнику отдела документационного обеспечения.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.
2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:
- знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;
- получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;
- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;
- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;
- переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;
- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;
- осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;
- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;
- сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;
- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;
- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;
- проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);
- переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;
- осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;
- формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;
- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;
- контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
- информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;
- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;
- контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:
- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;
- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Текст документа сверен по:
официальная рассылка