Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Курсовая работа
Введение
I Теоретическая часть
1.2 Выдача и учет подотчетных сумм.
1.2.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы.
Приложения
II Практическая часть
2.2 Учетная политика ООО «XXX»
2.3 Вступительный баланс
2.5 Бухгалтерская справка
2.6 Счета с учетом субсчетов
2.7 Оборотно-сальдовая ведомость за 2009 г.
2.8 Шахматка
2.9 Баланс ООО «XXX» по состоянию на 31.12.2009 г.
Список литературы
Введение
Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.
Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.
I Теоретическая часть
1.1 Общие правила расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
· расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
· представительские расходы.
При выдаче денежных средств организация обязана:
· определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
· выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.
Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.
В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.
Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:
· цель командировки;
· кто направляется в командировку;
· место командировки;
· срок командировки;
· какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;
· условия командировки за пределами России;
· порядок оформления командировки;
· порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.
Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.
В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:
· покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
· осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
· подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
· другими аналогичными нуждами.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.
Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.
Порядок оформления командировки и расчетов с работником:
· для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;
· наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;
· командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
· фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
· днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;
· перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;
· организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
· по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.
Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими .
К представительским расходам относят расходы на:
· официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
· проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
· транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
· буфетное обслуживание во время переговоров;
· оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.
Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью.
1.2 Выдача и учет подотчетных сумм
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно - хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.
Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.
Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:
· либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
· либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:
Если сначала выдаются денежные средства под отчет:
Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;
Дебет 10 Кредит 71
Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;
Дебет 50 Кредит 71
Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:
Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;
Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.
Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.
Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.
Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.
Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.
Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:
1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.
2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.
1.2.1 Учет представительских расходов
Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно - зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам.
Главное, чтобы фактически произведенные организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.
Если деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.
Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.
Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью предприятия.
Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).
В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены в данном случае следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50 - выдано под отчёт на представительские расходы;
Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам, или
Дебет 20 Кредит 71 – отражены представительские расходы;
Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.
Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма.
В случае непредставления подотчётным лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии Закона РФ «О налоге на доходы».
Необходимо также обратить внимание на тот факт, что нормативы устанавливаются исходя из объёма выручки от реализации или иного показателя, используемого для определения финансового результата, за год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть представительских расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной продукции следует отнести представительские расходы в пределах нормы, исходя из объёма выручки или иного показателя, формирующего финансовый результат первого квартала. Сумму превышения отражается на счёте 97 «Расходы будущих периодов» и в последующих кварталах данного финансового года производим списание суммы представительских расходов
Дебет 26 Кредит 97
В пределах нормы за полугодие (девять месяцев). И только тогда по результатам годового баланса затраты по данной статье превышают установленный норматив, фактическая прибыль для целей налогообложения увеличивается на величину такого превышения.
1.2.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.
Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
Предприятия, как правило, ведут специальные журналы - "Журнал учета работников, прибывших в командировку" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники, ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.
Перед отъездом в командировку работник на основании приказа о направлении в командировку получает в кассе предприятия аванс. Для этого работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам.
На копии приказа (с отметкой зам.главного бухгалтера) главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру для выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира.
В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.
По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, а неизрасходованные суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.
Бухгалтер, проверив авансовый отчет командированного лица и получив от него при необходимости пояснения в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам.
Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам. Не возмещаются включенные в счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование мини-баром и прочие расходы, не связанные с оплатой жилья.
Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути возмещаются в том же порядке. Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.
Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм.
В бухгалтерском учете при командировочных расходах делаются следующие записи:
Дебет 71 Кредит 50 - выдача денежного аванса командированному лицу;
Дебет 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71 - списаны командировочные расходы в зависимости от характера расходов;
Дебет 19 Кредит 71 - учтен НДС, подлежащий возмещению из бюджета;
Дебет 50 Кредит 71 - возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.
Дебет 71 Кредит 50 – выдан перерасход по авансовому отчету.
1.3 Аналитический и синтетический учет
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Таблица 1
Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 (Приложение 1) - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.
Приложение 1
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера (Приложение 2) на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты (Приложение 3) - на израсходованные суммы; новые приходные (Приложение 4) или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Практическая часть
2.1 Краткая характеристика предприятия ООО «XXX»
Наименование предприятия: ООО «XXX».
Организационно-правовая форма : общество с ограниченной ответственностью.
Адрес предприятия: 634000, г. Томск, ул. Дружбы, 1.
Сфера деятельности: ООО «XXX» производит продукцию и реализует её на территории Томской, Новосибирской и Кемеровской области.
ООО « XXX » - развивающееся предприятие, действующее на рынке 2,5 года, применяет современное оборудование для производства продукции.
Предприятие самостоятельно устанавливает цены на выпускаемую и реализуемую продукцию.
ООО « XXX » самостоятельно устанавливает формы и системы оплаты труда работников, структуру и штатное расписание, самостоятельно распоряжается прибылью после уплаты налогов, сборов и других обязательных платежей.
Уставный капитал ООО « XXX» на 31.12.2008 г. составляет 1 200 000 руб.
Численность работников 6 человек:
| № п/п |
Должность |
Фамилия |
Год рождения |
Количество иждивенцев |
| Директор |
Иванов Г.Н. |
|||
| Гл. бухгалтер |
Смирнова Л.Л. |
|||
| Мастер цеха |
Петров С.А. |
|||
| Рабочий 1 |
Сидоров И.А. |
|||
| Рабочий 2 |
Митрофанов С.Ф. |
|||
| Рабочий 3 |
Байкалов П.И. |
2.2 Учетная политика ООО « XXX»
Выписка из приказа об учетной политике предприятия на 2009 г.
1. Установить, что бухгалтерский учет осуществляется главным бухгалтером предприятия.
2. Учет ведется с помощью специализированной бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия».
3. Сроки полезного использования основных средств определяются исходя из ожидаемого срока использования объекта в соответствии с ожидаемой производительностью.
4. Амортизация объектов основных средств для налогообложения начисляется методом уменьшаемого остатка с К=2.
5. Амортизация объектов основных средств в бухгалтерском учете определяется линейным методом.
6. Предметы со сроком полезного использования более 12 месяцев, но стоимостью на дату принятия к бухгалтерскому учету не более 20 000 руб., списываются по мере отпуска в эксплуатацию.
7. Списание общехозяйственных расходов, учтенных на счете 26 «Общехозяйственные расходы», производится в дебет счета 20 «Основное производство».
8. Готовая продукция в бухгалтерском учете отражается по полной себестоимости.
9. Установить лимит кассы 50 000 руб.
10. Сумма командировочных (суточных) расходов, не облагаемых НДФЛ 300 рублей.
11. Рентабельность продукции 20%.
2.3 Вступительный баланс
| Баланс ООО "XXX" по состоянию на 31.12.2008 г. |
|||
| в тыс. руб. |
|||
| Актив |
сумма |
Пассив |
сумма |
| Основные средства |
Амортизация ОС |
||
| Материалы |
Уставный капитал |
||
| Готовая продукция |
Расчеты по оплате труда |
||
| Дебиторская задолженность (платежи по кот. ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты): |
Расчеты с поставщиками |
||
| Расчеты по страховым фондам |
|||
| Касса организации |
Краткосрочный банковский кредит |
||
| р/счет организации |
|||
Расчет заработной платы за 2009 год.
| Ф.И.О. |
Начислено |
Станд. вычеты на работника 400 руб. |
Станд. вычеты на иждивенца 1000 руб. |
Удержан НДФЛ 13% |
К выплате |
| Иванов Г.Н. |
|||||
| Смирнова Л.Л. |
|||||
| Петров С.А. |
|||||
| Сидоров И.А. |
|||||
| Митрофанов С.Ф. |
|||||
| Байкалов П.И. |
|||||
| Итого: |
2.4 Журнал хозяйственных операций за 2009 год.
| № п/п |
Операция |
Счет |
Сумма, руб. |
|
| Выданы денежные средства подотчетному лицу на командировочные расходы |
||||
| Выданы денежные средства подотчетному лицу на общехозяйственные нужды |
||||
| Выданы денежные средства подотчетному лицу на представительские расходы |
||||
| Отражены расходы: проживание в гостинице, стоимость билетов, суточные по нормативу. |
||||
| Отражены расходы: суточные сверх норматива |
||||
| Удержан НДФЛ на суточные сверх норматива |
68/НДФЛ |
|||
| Удержанный НДФЛ внесен в кассу п/п |
||||
| Отражены расходы: представительские по нормативу |
||||
| Отражены расходы: представительские сверх норматива |
||||
| Списаны общехозяйственные расходы по представленному авансовому отчету |
||||
| Выдан перерасход подотчетному лицу |
||||
| Выданы денежные средства с р/счета подотчетному лицу на приобретение ОС и ТМЦ |
||||
| Поступление материалов приобретенных подотчетным лицом |
||||
| НДС по поступившим материалам |
||||
| Принятие НДС к возмещению |
68/НДС |
|||
| Поступили ОС приобретенные подотчетным лицом |
||||
| НДС по поступившим ОС |
||||
| Услуги транспортной организации |
||||
| НДС по услугам транспортной организации |
||||
| Произведен расчет с транспортной организацией |
||||
| Поступили средства от покупателей |
||||
| Основное средство введено в эксплуатацию |
||||
| Принятие НДС к возмещению |
68/НДС |
|||
| Списаны материалы в основное производство |
||||
| Начислена заработная плата работникам основного производства |
||||
| Удержан НДФЛ |
68/НДФЛ |
|||
| Начислена заработная плата АУП |
||||
| Начислены отчисления в страховые фонды |
||||
| Удержан НДФЛ |
68/НДФЛ |
|||
| Оплата задолженности предыдущего периода перед персоналом по оплате труда |
||||
| Выплата заработной платы |
||||
| Оплата НДФЛ |
68 /НДФЛ |
|||
| Оплата взносов в страховые фонды |
||||
| Расход материалов на общехозяйственные нужды |
||||
| Начислена амортизация ОС общехозяйственного назначения |
||||
| Начислена амортизация ОС основного производства |
||||
| Списаны общехозяйственные расходы |
||||
| Списана производственная себестоимость готовой продукции |
||||
| Реализована продукция покупателю (95%) |
||||
| НДС в составе выручки |
68/НДС |
|||
| Поступили денежные средства от покупателей за реализованную продукцию |
||||
| Оплата НДС |
68/НДС |
|||
| Погашение банковского кредита |
||||
| Расчеты с поставщиками |
||||
| Списана себестоимость реализованной продукции |
||||
| Выявлен и списан финансовый результат от реализации готовой продукции |
||||
| Отражены прочие расходы |
||||
| Отражены прочие доходы |
||||
| Выявлен и списан финансовый результат от прочей деятельности |
||||
| Отражено ПНО |
99/ПНО |
68/нал на приб |
||
| Исчислены отложенные налоговые обязательства |
68/нал на приб |
|||
| Предварительный налог на прибыль |
99/усл.расход по НП |
68/нал на приб |
||
| НП к уплате |
68/нал на приб |
|||
| Реформация баланса |
||||
2.5 Бухгалтерская справка
Корректировка для целей налогового учета
Так как суточные сверх норматива в сумме 300 руб. не учитываются при расчете налога на прибыль, в бухгалтерском учете возникает постоянная разница и соответствующее постоянное налоговое обязательство.
Дебет 99/ПНО Кредит 68/ налог на приб. - 60 руб. - отражено постоянное налоговое обязательство (300 x 0,2).
Норма по представительским расходам = 4% от расходов на оплату труда = 762000 * 0,4 = 30480 руб.
Представительские расходы в сумме 3200 руб. не учитываются при расчете налога на прибыль, возникает ПНО:
Дебет 99/ПНО Кредит 68/ налог на приб. - 640 руб. - отражено постоянное налоговое обязательство (3200 x 0,2).
Начислена амортизация:
В бухгалтерском учете: линейный метод = 85750 руб.
В налоговом учете: линейный метод с К2 = 171500 руб.
85750 – налогооблагаемая временная разница
С суммы этой разницы исчисляем отложенные налоговые обязательства = 85750 x 0,2 = 17150 руб.
Дебет 68/ налог на приб. Кредит 77 - 17150 руб. – исчислены отложенные налоговые обязательства.
Определение цены продажи готовой продукции:
Реализовано 95% готовой продукции:
(1409870 + 140000) x 0,95 = 1472377 руб.
Рентабельность 20%:
1472377 x 0,20 = 294475 руб.
Оптовая цена п/п:
1472377 + 294475 = 1766852 руб.
НДС к оптовой цене:
1766852 x 0,18 = 318033 руб.
Цена для покупателя:
1766852 + 318033 = 2084885 руб.
Расчет налога на прибыль:
Бухгалтерская прибыль = 394475 руб.
Предварительный налог на прибыль = 394475 x 0.2 = 78895 руб.
2.6 Счета с учетом субсчетов
| Д 68/НДФЛ К |
|
|
(90/1; 90/2; 90/3; 90/9) |
|
|
(91/2; 91/1; 91/9) |
|
2.7 Оборотно-сальдовая ведомость за 2009 г.
| Сальдо начальное |
Сальдо конечное |
|||||||||||||||||
| Приложение |
||||||||||||||||||
| к приказу Министерства Финансов РФ |
||||||||||||||||||
| от 22.07.2003 № 67н |
||||||||||||||||||
| БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС |
||||||||||||||||||
| 31.12.2009 |
||||||||||||||||||
| КОДЫ |
||||||||||||||||||
| Форма № 1 по ОКУД |
||||||||||||||||||
| Дата (год, м-ц, число) |
||||||||||||||||||
| Организация |
ООО "XXX" |
|||||||||||||||||
| Идентификационный номер налогоплательщика |
000000000000 |
|||||||||||||||||
| Вид деятельности |
производство |
|||||||||||||||||
| Организационно-правовая форма / форма собственности |
||||||||||||||||||
| Общество с ограниченной ответственностью |
по ОКОПФ / ОКФС |
|||||||||||||||||
| Единица измерения: тыс. руб. |
||||||||||||||||||
| Местонахождение (адрес) |
г. Томск ул. Дружбы, 1 |
|||||||||||||||||
| Дата утверждения |
31.12.2009 г. |
|||||||||||||||||
| Дата отправки (принятия) |
||||||||||||||||||
| АКТИВ |
Код показателя |
На начало отчетного года |
На конец отчетного периода |
|||||||||||||||
| I. ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ |
||||||||||||||||||
| Нематериальные активы |
||||||||||||||||||
| Основные средства |
||||||||||||||||||
| Незавершенное строительство |
||||||||||||||||||
| Доходные вложения в материальные ценности |
||||||||||||||||||
| Долгосрочные финансовые вложения |
||||||||||||||||||
| Отложенные финансовые активы |
||||||||||||||||||
| Прочие внеоборотные активы |
||||||||||||||||||
| ИТОГО по разделу I |
||||||||||||||||||
| II. ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ |
||||||||||||||||||
| в том числе: |
||||||||||||||||||
| сырье, материалы и другие аналогичные ценности |
||||||||||||||||||
| животные на выращивании и откорме |
||||||||||||||||||
| затраты в незавершенном производстве |
||||||||||||||||||
| готовая продукция и товары для перепродажи |
||||||||||||||||||
| товары отгруженные |
||||||||||||||||||
| расходы будущих периодов |
||||||||||||||||||
| прочие запасы и затраты |
||||||||||||||||||
| Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям |
||||||||||||||||||
| Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты) |
||||||||||||||||||
| в том числе покупатели и заказчики |
||||||||||||||||||
| Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты) |
||||||||||||||||||
| в том числе покупатели и заказчики |
||||||||||||||||||
| Краткосрочные финансовые вложения |
||||||||||||||||||
| Денежные средства |
||||||||||||||||||
| Прочие оборотные активы |
||||||||||||||||||
| ИТОГО по разделу II |
||||||||||||||||||
| БАЛАНС |
||||||||||||||||||
| Форма 0710001 с. 2 |
|||||||
| ПАССИВ |
На начало отчетного |
На конец отчетного |
|||||
| показателя |
|||||||
| III. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫ |
|||||||
| Уставный капитал |
|||||||
| Собственные акции, выкупленные у акционеров |
|||||||
| Добавочный капитал |
|||||||
| Резервный капитал |
|||||||
| в том числе: |
|||||||
| резервы, образованные в соответствии с законодательством |
|||||||
| резервы, образованные в соответствии с учредительными |
|||||||
| документами |
|||||||
| Целевое финансирование |
|||||||
| Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) |
|||||||
| ИТОГО по разделу III |
|||||||
| IV. ДОЛГОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА |
|||||||
| Займы и кредиты |
|||||||
| Отложенные налоговые обязательства |
|||||||
| Прочие долгосрочные обязательства |
|||||||
| ИТОГО по разделу IV |
|||||||
| V. КРАТКОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА |
|||||||
| Займы и кредиты |
|||||||
| Кредиторская задолженность |
|||||||
| в том числе: |
|||||||
| поставщики и подрядчики |
|||||||
| задолженность перед персоналом организации |
|||||||
| задолженность перед государственными внебюджетными фондами |
|||||||
| задолженность по налогам и сборам |
|||||||
| прочие кредиторы |
|||||||
| Задолженность перед участниками (учредителям) по выплате доходов |
|||||||
| Доходы будущих периодов |
|||||||
| Резервы предстоящих расходов |
|||||||
| Прочие краткосрочные обязательства |
|||||||
| ИТОГО по разделу V |
|||||||
| БАЛАНС |
|||||||
| Справка о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах |
|||||||
| Арендованные основные средства |
|||||||
| в том числе по лизингу |
|||||||
| Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение |
|||||||
| Товары, принятые на комиссию |
|||||||
| Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов |
|||||||
| Обеспечение обязательств и платежей полученные |
|||||||
| Обеспечение обязательств и платежей выданные |
|||||||
| Износ жилищного фонда |
|||||||
| Износ объектов внешнего благоустройства и других |
|||||||
| аналогичных объектов |
|||||||
| Нематериальные активы, полученные в пользование |
|||||||
| Руководитель |
_________________ |
Иванов Г.Н. |
Главный бухгалтер _________ |
Смирнова Л.Л. |
|||
| (подпись) |
(расшифровка подписи) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||
Список литературы
1. Налоговый кодекс РФ, части I и II, с изменениями и дополнениями. – Томск: Изд. «Томинформ», 2009 г.
2. Реформа бухгалтерского учета. Издательство «РИПЭЛ» г. Новосибирск – 2008 г – 192 с.
3. Черемисина С. В., Тюленева Н. А., Земцов А. А. БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ. Изд. 2-е, доп. и испр. – Томск: Изд-во НТЛ, 2008. – 436 с.
4. Л. И. Сафонова, Л. И. Желбунова, В. М. Кац БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ: учебное пособие. – Томск: Изд ТПУ, 2009 г.-175 с.
5. Владимир Захарьин. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение. ЛитРес, 2009
6. Т.В.Федосова, Бухгалтерский учет. Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2007
1. Введение
3. Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу
4. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям
5. Учет расчетов за причиненный материальный ущерб
6. Практическая работа (Сквозная задача)
7. Список используемой литературы
1. В ведение
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности. Один из самых сложных вопросов бухгалтерского учета – это учет расчетов по подотчетным суммам и прочим операциям.
Настоящая квалификационная работа посвящена вопросам организации и ведения бухгалтерского учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В квалификационной работе приведены:
o учет расчетов с подотчетными лицами;
o особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу;
o учет расчетов с персоналом по прочим операциям;
o расчеты по предоставленным займам;
o расчеты по возмещению материального ущерба;
o учет расчетов за причиненный материальный ущерб.
2. Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетное лицо - работник организации, который согласно внутренним организационно-распорядительным документам имеет право получать целевые авансы (подотчетные суммы), т.е. денежные средства, выданные организацией под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Целевой аванс может быть выдан двумя способами:
Наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно с расчетного счета в банке;
Путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица.
При выдаче и оформлении подотчетных сумм следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета Директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок).
Согласно п. 11 Порядка предприятия имеют право выдавать под отчет наличные деньги:
На хозяйственно-операционные и командировочные расходы;
Операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями;
Расходы экспедиций геологоразведочных партий;
Расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели на основании сметы командировочных расходов, составляемой в бухгалтерии организации.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.
Учтите, что срок отчета по целевым авансам на административно-хозяйственные и операционные расходы законодательством не установлен, он утверждается руководителем организации приказом или другим организационно-распорядительным документом.
Основание для выдачи денежных средств под отчет членам трудового коллектива - утвержденный приказом (распоряжением) руководителя организации список лиц, имеющих право на получение указанных сумм, где в обязательном порядке оговариваются размер выдаваемых сумм и сроки, на которые они выдаются. Именно по истечении этих сроков подотчетное лицо должно отчитаться в произведенных расходах. Их отсутствие позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. В подобной ситуации выдача подотчетных сумм и отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (возврат их в кассу) проводятся в течение одного рабочего дня. Кроме того, в указанном документе могут быть также установлены требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, и порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов.
С включенными в указанный список работниками в целях сохранности выдаваемых им денежных средств необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Всем работникам выдаются доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг) они действуют в интересах организации. Доверенность можно выписать по форме N М-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. Однако некоторые специалисты считают, что она может быть выдана и в произвольной форме, но с обязательным указанием необходимых реквизитов: дата выдачи, подпись руководителя и печать фирмы (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Главное, чтобы указанные в документе сведения подтверждали право физического лица на получение товаров (Постановление ФАС Западно-сибирского округа от 21 января 2004 г. по делу N Ф04/353-1379/А70-2003).
Для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление и получить на нем разрешающую резолюцию руководителя организации. Помните, что выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.
Выдача денежных средств под отчет оформляется в общеустановленном порядке расходными кассовыми ордерами
Как уже указывалось, не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (по возвращении из командировки), подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию организации авансовый отчет о произведенных расходах. К отчету прикладываются оправдательные документы, подтверждающие их направленность и достоверность расходов.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и заполняется совместно подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, накладные, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Целесообразность произведенных расходов подтверждает должностное лицо, в подчинении которого находится представивший отчет сотрудник, проставлением своей подписи на бланке авансового отчета.
Затем документ поступает в бухгалтерию, где проверяется работниками бухгалтерской службы организации, после чего утверждается руководителем организации. И только при наличии положительной резолюции руководителя авансовый отчет принимается к учету.
Производить удержания из заработной платы работника работодатели могут для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного целевого аванса, если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки либо не вернуло в кассу остаток неиспользованных сумм авансов (ст. 137 ТК РФ).
Обратите внимание: работодатель вправе принять решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Такое решение должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом. При его отсутствии либо в случае отказа работника добровольно удовлетворить требования администрации удержания из заработной платы производятся в судебном порядке.
При возбуждении уголовного дела в случаях хищений и недостач руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные в этом случае суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда.
Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а контроль за взысканием в установленные сроки дебиторской задолженности возложен на главного бухгалтера (пп. "г" п. 11 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совмина СССР от 24 января 1980 г. N 59).
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций:
· Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.
При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
· Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Поэтому возникает необходимость разобраться, что входит в обязанности бухгалтера, нужно ли заключать договор с подотчетным лицом и как быть, если подотчетное лицо приобрело материалы за свой счет.
Общие моменты
Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами.
В некоторых случаях это позволяет существенно сократить сроки исполнения обязательств по .
Расчеты наличными средствами предприятия также осуществляют через подотчетных лиц, например, при погашении задолженности перед бюджетом. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.
Подобная практика присуща каждой организации. Выдача денег через кассу предприятия обычно происходит при выплате заработной платы или во время .
Наличные деньги являются достаточно привлекательным финансовым инструментом при проведении расчетов за товары или услуги.
Однако чтобы исключить злоупотребления правительство установило определенные ограничения для юридических лиц. Международная практика содержит похожие стандарты бухучета.
Порядок выдачи денег подотчетным работникам предусматривает следующее:
- Наличие письменного распоряжения директора предприятия.
- Список лиц, которые могут получать деньги.
- Размер подотчетной суммы.
- Сроки возврата денег.
- Сроки подачи отчета о расходовании средств.
- Соблюдение процедуры выдачи подотчетных денег лицам, отображенным в распоряжении.
- Соблюдение процедуры выдачи средств лицам, которые отчитались по авансовым платежам.
- Предупреждение о запрете на передачу подотчетных денег между сотрудниками.
Отдельно стоит сказать, что документальное отображение операций является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности каждого предприятия.
При этом каждая операция должна сопровождаться оправдательным документом. На основании первичных документов впоследствии формируется бухгалтерский учет.
Если говорить о расчетах с подотчетными лицами, то обычно организации создают отдельный участок учета.
На небольших предприятиях обязанность по ведению первичного учета операций может быть возложена на бухгалтера, который осуществляет учет денежных расчетов.
Основные понятия
Ниже будут рассмотрено несколько базовых определений, которые встречаются в бухучете:
| Бухгалтерский учет | Это непрерывная фиксация и анализ данных, которые позволяют получить необходимую информацию о состоянии имущества, обязательств и активов предприятия. Сюда также относятся любые изменения, возникающие в ходе хозяйственной деятельности организации |
| Подотчетные лица | Должностные лица, которые обязаны представить письменный отчет о том, как ими были использованы выданные средства |
| Учет расчетов | Документальное отображение операций по расчетам с контрагентами |
| Синтетический учет | Учет итоговых сведений бухучета о разновидности имущества, обязательствах предприятия и хозяйственных операциях, который создается на основании конкретных экономических признаков |
| Счет 71 | Служит для отображения суммы задолженности перед предприятием. На этом счету также указывается сумма невозмещённого перерасхода |
| Аудитор | Физическое лицо, которое занимается проверкой финансово-хозяйственной деятельности предприятия |
Кто осуществляет расчет
Выдачу подотчетных сумм осуществляет кассир на основании . При этом кассовые документы должны быть заверены директором и главным бухгалтером учреждения.
При выдаче подотчетных средств организация должна придерживаться . Наличные деньги выдаются из кассы предприятия на основании .
Что касается составления кассового документа, а также его последующей регистрации в , то этим занимается сотрудник, который отвечает за ведение подобных операций.
И только после этого документ передается кассиру для исполнения. Получателю подотчетных сумм документ на руки не выдается.
Такой порядок исключает внесение ошибочной информации в расходный документ. В результате чего кассир не понесет материальную ответственность за чужие ошибки.
Нормативное регулирование
Базовым нормативным документом, регулирующим трудовые правоотношения, является ТК РФ. Бухучет хозяйственных операций предприятия осуществляется на основании .
Для органов государственной власти разработан Единый план счетов бухучета (). Инструкция по его применению утверждена .
При осуществлении кассовых операций организациям и предпринимателям необходимо учитывать .
Порядок осуществления наличных расчетов утвержден Указанием Центробанка №3073-У.
В бюджетных учреждениях расчеты с подотчетными сотрудниками могут производиться на основании положений:
При этом выдача наличных денег может происходить путем их перечисления на банковскую карту работника. Для этого в положении о выдаче денег должна быть соответствующая оговорка.
Степень детализации разновидности выплат в локальном документе предприятие определяет самостоятельно. Аналогичная правовая позиция изложена в .
Выдача денег под отчет производится исключительно по распоряжению директора предприятия. Основанием для перечисления средств является .
Закон не предусматривает ограничений по сумме выплат. Но, если подотчетное лицо приобретает товары в интересах учреждения, то при расчете наличными деньгами нужно придерживаться лимитов, установленных для юридических лиц.
В рамках одного соглашения сумма платежа не должна превышать 100 тыс. руб. ().
На закупку продукции у одного поставщика установлены определенные ограничения. Закон также вводит годовой лимит на совокупную сумму закупок.
Поэтому предприятие должно контролировать на протяжении календарного года размер отчислений. Для этого нужно утвердить документ, определяющий порядок закупок через подотчетных работников.
В документе необходимо указать ответственное лицо, которое будет следить за тем, чтобы не был превышен лимит. Обычно для этой цели привлекают специалиста по закупкам.
После утверждения кандидатуры подотчетные сотрудники должны будут согласовывать заявления о выдаче денег на производственные нужды.
Авансирование допускается только при условии, что подотчетное лицо не имеет задолженности по деньгам, по которым пришло время для подачи авансового отчета (п.214 приказа Минфина №157).
Форма документа утверждена . Если сотрудник не отчитался в срок, то деньги ему не выдаются.
Следовательно, перед тем как выдать заявленную сумму денег бухгалтер должен проверить, чтобы не было дебиторской задолженности.
Если задолженность есть, тогда нужно проверить сроки предоставления отчета. Аванс выдается подотчетному работнику, если указанные сроки не истекли.
После их истечения подотчетный сотрудник обязан представить об использовании денег и документы, подтверждающие то, что полученные деньги оприходованы на приобретенные материалы.
Для этого сотруднику отводится 3-дневный срок. Проверка отчета проводится в срок, установленный директором в соответствующем распоряжении.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Перечень лиц имеющих возможность получать деньги под отчет определяется нормативной документацией или внутренними локальными актами предприятия.
Выдача денег должна сопровождаться , с отображением следующих данных:
- цель расхода;
- сроки;
- сумма аванса.
Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации. Авансовый отчет служит письменным доказательством целевого применения выданных денег.
На его основании происходит списание средств. О том, как делаются проводки об израсходованных подотчетным лицом на производственные цели деньгах, будет сказано ниже.
Основные проводки
Проводки при выдаче аванса работнику коммерческого предприятия на командировочные издержки делаются так:
Отчет должен сопровождаться документами, подтверждающими понесенные издержки и то, что материалы поступили на предприятие.
По подотчетным суммам организация делает такие записи:
Сумма денег своевременно не возвращенная работником отображается так:
Удержание обозначенных сумм фиксируется так:
Бухгалтерские проводки при выдаче денег учреждения подотчетному работнику делаются так:
| Дт 0 208XX 560 | Наращивание дебиторской задолженности |
| Кт 0 20134 610 | Выданы деньги из кассы предприятия |
| Кт 0 20135 610 | Выбытие финансовой документации из кассы |
| Кт 0 20111 610 | Списание денег со счета в казначействе |
| Кт 0 20121 610 | Выбытие денег в банк |
| Кт 1 30405 XXX | Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом |
Увеличение дебиторки ответственного сотрудника происходит по факту оплаты им определенного товара через банковскую карту.
Поэтому бухгалтер должен контролировать расходные операции, чтобы вовремя отражать задолженность и обязательства организации.
При выполнении обязанностей необходимо руководствоваться должностной инструкцией бухгалтера.
Проводки при переводе денег на карту предприятия в течение одного операционного дня отражаются так:
Если зачисление денег на карту предприятия произошло на другой операционный день, тогда проводки делаются так.
Первая:
Вторая:
Если сотрудник снял поступившие на карту подотчетные деньги или оплатил ими товары, то проводка делается так:
После утверждения директором предприятия отчета записи делаются так:
При возврате денег запись делается так:
Как видно, не только выдача денежных средств отражается записью, но, и возврат подотчетных сумм.
Отражение в балансе (актив или пассив)
Расчеты с получателями подотчетных сумм отображаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными работниками».
Если подотчетный работник потратил свои деньги, то они возмещаются предприятием, при условии, что сотрудник предоставит подтверждающие документы.
Проверка расчетов
Для проведения проверки расчетов предприятие может привлечь аудитора. Проверке подвергаются следующие документы:
- Авансовые отчеты.
- Журналы регистрации.
- Список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
- Сметы представительских издержек.
- Заявления о выдаче денег.
- Оправдательные документы.
Результатом проверки является аудиторское заключение. Этот документ имеет юридическую значимость для всех субъектов хозяйственной деятельности и государственных органов.
Так как они отвечают только за умышленное причинение вреда, включая ущерб, нанесенный в состоянии алкогольного опьянения. Поэтому такой категории работников подотчетные суммы не выдаются.
Какие могут возникнуть проблемы при инвентаризации?
Проверка состояния расчетов является частью инвентаризации, которая проводится накануне составления годовой отчетности ().
При описи могут возникнуть следующие проблемы:
- Расхождения между фактическим имуществом и данными бухучета.
- Невыплаченные суммы по оплате труда.
- Необоснованная кредиторская или дебиторская задолженность.
- Отсутствие приказа о подотчетных лицах, имеющих право получать деньги.
- Несоответствие перечня лиц, которые могут получать подотчетные суммы фактическим данным.
- Отсутствие авансовых отчетов по суммам, по которым истек срок подачи отчета.
- Недостача оправдательных документов и др.
Как быть, если выдан аккредитив
Под аккредитивом подразумевается условное денежное обязательство банка, которое выдается по поручению клиента в интересах его контрагента.
На основании этого поручения кредитная организация должна будет произвести платеж поставщику. Основанием для перечисления денег являются документы, предусмотренные аккредитивом.
Если аккредитив открывает бюджетное учреждение, то его размер не должен превышать лимит соответствующего бюджетного финансирования. Проводки делаются следующим образом:
При предоставлении фальшивых документов
Первичные финансовые документы должны быть составлены в соответствии с требованиями российского законодательства.
Обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- код формы;
- дата составления;
- название организации, выдавшей документ;
- суть операции;
- наименование должностей лиц, которые ответственны за проведение операции;
- подпись уполномоченного сотрудника.
При отсутствии подписи главбуха документ считается недействительным и не должен приниматься к исполнению. Что касается подложных документов, то за их предоставление законом предусмотрена уголовная ответственность.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с целью осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной наличности. Если сотруднику были даны деньги для закупки материальных ценностей или служебной поездки, то после исполнения задания лицо должно отчитаться за потраченные средства.
Подотчетные суммы могут быть предназначены:
- для осуществления хозяйственных или административных расходов, которые обусловлены производственными потребностями;
- для командировки.
Все подотчетные лица должны придерживаться предельных сроков для возврата неиспользованных средств и составления отчета по произведенным расходным операциям.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Если деньги выдаются работнику через кассу наличностью, то обязательно оформляется расходный кассовый ордер. На заполнение отчета по израсходованным средствам работнику отводится 3 дня после истечения срока, на который выданы деньги. Отсчет этого срока ведется от даты, которой заканчивается период распоряжения деньгами, или когда сотрудник вернулся из служебной поездки. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие произведенные траты документы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
При расчете суммы аванса в подотчет сотруднику, направляемому в служебную поездку, учитывается предварительный размер стоимости билетов в обе стороны, величина суточных за прогнозируемый период нахождения в другом населенном пункте. Если работнику надо будет оплачивать съем квартиры или гостиничного номера на время командировки, то стоимость аренды жилья тоже должна быть заложена в расчет подотчетной суммы.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на 71 счете. На его субсчетах организовывается аналитический учет в разрезе сотрудников и выданных сумм. Денежные средства могут выделяться по заявлениям сотрудников или без них при условии, что имеется письменное распоряжение руководства компании.
Когда производятся расчеты с подотчетными лицами, проводки могут быть такими:
- Д71 – К50 – работнику выданы подотчетные суммы в кассе;
- Д71 – К51 – должностное лицо получило подотчетные средства на банковскую карту;
- Д50 – К71 – сотрудник после выполнения служебного задания вернул неиспользованные деньги в кассу.
Если по результатам поездки или закупки окажется, что работнику не хватило полученных авансом средств, пришлось доплачивать из собственных денег, то на основании отчета и приложенных к нему документов будет произведена доплата. В учете она оформляется так же как выдача под отчет.
Если выдано подотчет, проводка затрагивает только счета учета денежных ресурсов и расчетов с подотчетными лицами. Отнесение на определенную группу расходов осуществленных трат осуществляется после оформления авансового отчета должностным лицом. При утверждении авансового отчета и имеющихся в нем сумм, счет 71 кредитуется. Дебетовые обороты могут проходить по таким счетам:
- 10 – если целью выдачи подотчетных средств была закупка материалов;
- 20 – при расходовании денег на нужды основного производственного подразделения;
- 23 – при покрытии нужд вспомогательных цехов;
- 25 – если издержки могут быть отнесены к группе общепроизводственных;
- 26 – для трат из подотчетных сумм для административных и общехозяйственных нужд;
- 41 – при закупке партии товаров подотчетным лицом;
- 44 – при покрытии подотчетными средствами расходов, связанных с реализацией продукции;
- 91 – если подотчетные средства выдавались для организации мероприятия, не связанного с производственной деятельностью.
Авансовый отчет считается утвержденным после проставления на нем визы руководителя. С этого момента он может считаться основанием для внесения бухгалтерских записей в учет.
Если должностное лицо, которое получило авансом подотчетные суммы, нарушило сроки возврата неиспользованных средств, то величина невозврата заносится в долг этому сотруднику. В учете это отражается записью между дебетом 94 и кредитом 71 счета. Сумма может быть погашена работником добровольно или удержана из его заработка. При возмещении долга из заработной платы составляется корреспонденция Д70 – К94. В ситуациях, когда удержать из зарплатных доходов задолженность нельзя, она переводится в дебет 73 счета с кредита 94.
Пример
Инженеру были выданы наличные деньги для закупки запасных деталей в сумме 5500 рублей. Фактически потрачено было 4900 рублей. Сотрудник отчитался на следующий день после покупки запчастей и вернул остаток денег. В учете делаются записи:
- Д71 – К50 на сумму 5500 рублей;
- Д10.5 – К71 в размере фактических расходов 4900 рублей по отчету;
- Д50 – К71 в сумме возврата 600 рублей (5500 – 4900).
Другой пример – бухгалтер направлен в командировку на 2 дня для участия в семинаре. Авансом ему были выданы в кассе деньги в сумме 4000 рублей. На третий день после возвращения был составлен авансовый отчет, по которому выявлен перерасход средств на сумму 450 рублей. Доплату перечислили на карту сотруднику. Проводки:
- Д71 – К50 на сумму 4000 – выдан аванс подотчетных средств;
- Д26 – К71 – утвержден авансовый отчет в сумме 4450 рублей;
- Д71 – К51 – сотруднику произведено возмещение средств в сумме 450 рублей.
Порядок расчетов с подотчетными лицами имеет много тонкостей и нюансов. Чтобы разобраться в них, нужно последовательно пройти весь путь от оформления первичных документов до составления годового баланса. Все это будет рассмотрено в нашей статье.
Организация учета расчетов с подотчетными лицами
Организовывать учет расчетов с подотчетниками должен бухгалтер, который следит за тем, чтобы были соблюдены все документальные формальности при выдаче денег под отчет. Если он сам выдает их из кассы, с ним заключают . При перечислении денег по безналичному расчету такой договор не составляют.
Документооборот:
- Руководитель издает . Он утверждает список людей, имеющих право брать денежные средства под отчет. В список включаются сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
- Сотрудник пишет . Вместо заявления разрешается оформлять выдачу подотчетных сумм на основании приказа руководителя (п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У). В таком случае приказ должен содержать Ф. И. О. подотчетного лица, сумму наличных денег, выдаваемых под отчет, срок, на который выдаются средства, подпись руководителя дату и регистрационный номер документа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).
- Бухгалтер выдает деньги сотруднику из кассы либо перечисляет безналичным путем. Минфин против перечисления денег подотчетнику на зарплатную карту.
- Подотчетник составляет , который передается в бухгалтерию.
- Подотчетник прикладывает к АО документы, подтверждающие произведенные расходы. Бухгалтер обязан проверить их соответствие с перечнем документов, указанных в АО. Проверка отчета, утверждение и окончательный расчет происходят в срок, установленный руководителем.
- На основании полученного комплекта документов бухгалтер делает соответствующие в регистрах бухгалтерского и налогового учета.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организация вправе не использовать унифицированную форму АО-1. Можно создать свой бланк для отчета по использованным средствам, если в нем будут присутствовать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Изменения в расчетах с подотчетными лицами в 2017 году
Расчеты с подотчетниками в 2017 году претерпели значительные изменения в части документального оформления подотчета. Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (вступило в силу 19.08.2017) организациям и предпринимателям разрешено выдавать средства под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководства предприятия. Еще одно нововведение, предусмотренное указанием № 4416-У: под отчет разрешено выдавать деньги даже сотрудникам, не отчитавшимся по предыдущему авансу.
Небольшие изменения коснулись и порядка ведения кассовых операций.
Подробнее о них читайте в статье .
Учет операций и анализ расчетов с подотчетными лицами в 2017 году
Учет и анализ расчетов с подотчетниками необходимы для улучшения контроля работы с ними. Это поможет установить достоверность и целесообразность совершаемых операций с деньгами, выданными под отчет.
1. Задачи анализа:
1.1. Контролировать целевые назначения выдачи подотчет сумм, а именно:
- расходы на хозяйственные и управленческие нужды предприятия;
- расходы на командировки;
- представительские расходы;
- расходы на покупку ТМЦ, МПЗ или ОС;
- расчеты по договорам поставок.
1.2. Внимательно отслеживать размеры, условия выдачи и возврата денег:
- предоставление АО или возврат неизрасходованных средств должны происходить не позднее 3 рабочих дней с даты, указанной в заявлении о выдаче денег под отчет, либо со дня выхода работника на работу;
- размер выдачи денег под отчет ничем не ограничен, но существует ограничение по расчетам наличными деньгами между работником как представителем организации или ИП и контрагентом — не более 100 000 руб. в рамках одного договора (п. 6 указания Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У).
Подробнее о расчетах наличными деньгами между юридическими лицами читайте .
1.3. Проверять правильность и полноту заполнения первичной документации.
1.4. Выявлять факты нарушений локальных и нормативных актов.
2. Учет операций с подотчетными лицами
Все операции с подотчетниками отражаются на сч. 71. Данный счет является активно-пассивным. Проводя анализ аналитического и синтетического учета по сч. 71, мы можем контролировать работу с подотчетниками.
Данные синтетического учета нам покажут:
- остаток по Дт 71 свидетельствует, что сотрудник не отчитался за взятые подотчет деньги;
- остаток по Кт 71 — у сотрудника был перерасход.
Если аналитический учет организовать правильно, то можно будет увидеть не только сумму долга или перерасхода, а также: дату, фамилию, должность подотчетника и целевое назначение аванса.
Как и почему отражают расчеты с подотчетными лицами в балансе
Работа подотчетников является неотъемлемой частью финансово-хозяйственной жизни организации и находит отражение на многих счетах бухгалтерского учета и, следовательно, отражение в статьях баланса.
Баланс есть в каждой хозяйственно самостоятельной организации. Он обобщает денежные показатели состояния средств и источники, откуда средства появились, на отчетную дату. Как правило, перед составлением баланса бухгалтер проводит инвентаризацию активов и всех финансовых обязательств организации. В том числе проводится инвентаризация расчетов с подотчетниками.
По результатам инвентаризации бухгалтер смотрит на конечное сальдо по сч. 71 и делает запись в балансе:
- если сальдо дебетовое, то данная задолженность входит в состав общей дебиторской задолженности и учитывается в статье актива баланса (II «Оборотные активы», код строки — 1230);
- если сальдо кредитовое, то данная задолженность входит в состав общей кредиторской задолженности и учитывается в статье пассива баланса (V «Краткосрочные обязательства», код строки — 1520).
Итоги
Порядок в учете расчетов с подотчетниками очень важен. Этот раздел имеет отражение в статьях баланса. Даже небольшие ошибки в работе с подотчетными лицами могут повлиять на результат годовой отчетности. Поэтому так важно проверять корректность заполнения документов и своевременность отражения их на счетах бухгалтерского учета.