اتفاق. الاتفاق (العقد) - المفهوم ، الهيكل ، التصميم

يعد تنفيذ العقد جزءًا لا يتجزأ من العلاقات القانونية في المجتمع الحديث. يعد الامتثال لجميع الإجراءات الشكلية في إعداد المستند ضمانًا لاستيفاء الشروط المنصوص عليها من قبل الأطراف. من هذه المقالة ، سوف تتعلم المزيد عن التعقيدات والقواعد الخاصة بصياغة العقود.

هيكل العقد
أنواع العقود
قواعد التعاقد.

هيكل العقد

بادئ ذي بدء ، من الضروري الإشارة إلى اسم المستند ، على سبيل المثال ، عقد البيع ، والتسليم ، والعمولة ، وخدمات النقل ، والإيجار ، والنشاط المشترك ، وما إلى ذلك. سيوضح الاسم الدقيق نوع العلاقة القانونية الخاصة به يحدد ، إذا كان الاسم مفقودًا ، فسيتعين قراءة المستند أولاً لفهم ما يتحدث عنه ، وبعد ذلك فقط التعامل معه على أساس المزايا.

لذلك ، تتكون هذه الوثيقة من الديباجة ، وموضوع العقد ، والشروط الإضافية ، والشروط الأخرى ، والجزء الأخير. تستند الديباجة إلى:
اسم العقد وشروط ومكان التوقيع والأسماء الكاملة للأطراف.

يكمن جوهر موضوع العقد في الاتفاقات المحددة للأطراف والالتزامات والحقوق ، وتكلفة السلع (الخدمات) ، وتوقيت تنفيذ التزاماتهم.

تشمل الشروط الإضافية المسؤولية ، وإجراءات ضمان تنفيذ شروط المعاملة ، وأسباب تعديل أو إلغاء المستند ، وتسلسل حل حالات النزاع. تتم إحالة قضايا التشريع وتنسيق التفاعل بين الأطراف إلى الشروط الأخرى للوثيقة.

الجزء الأخير هو فترة الصلاحية وتفاصيل الأطراف. قد يكون مصحوبًا أيضًا بقائمة من المستندات المطلوبة ، والتي تم وصفها في قسم منفصل من المستند.

أنواع العقود

يمكن تصنيف جميع أنواع العقود على النحو التالي:

اتفاقيات الاغتراب. وتشمل هذه: اتفاقية التبرع ، واتفاقية البيع والشراء ، واتفاقية التبادل ؛
عقود الخدمة. على سبيل المثال ، عقد النقل ، وعقد العمل ، وعقد التأمين ؛
استخدام العقود. يمكن أن تكون هذه اتفاقيات قرض أو عقد عمل أو اتفاقية إيجار ، إلخ.

1. الغرض الرئيسي من العقد هو النقطة الرئيسية التي يجب تحديدها قبل وضع الوثيقة. سيساعد توضيح جميع التفاصيل وتقييم جميع المخاطر أثناء التسجيل على تجنب المشاكل غير المتوقعة في المستقبل.

2. قد لا يأخذ استخدام نموذج عقد معياري أو اتفاقية طرف مقابل في الاعتبار منفعة أحد الطرفين. لمنع ظهور شروط لا يمكن الفوز بها في العقد ، يجب إشراك المتخصصين المناسبين في تنفيذ العقد.

3. قبل عقد صفقة مع منظمة غير معروفة ، يجب عليك دراسة جميع البيانات المتعلقة بأنشطتها. بادئ ذي بدء ، تأكد من وجود هذا الشخص القانوني (المادي). والدليل على ذلك هو شهادة التسجيل أو المستندات التأسيسية. نقطة مهمة للغاية هي وجود العنوان الفعلي والبيانات الخاصة بمسؤولي المؤسسة. يمكن للمصرفيين أو الأطراف المقابلة الأخرى تقديم معلومات حول الوضع المالي.

4. من أجل تجنب الغش ، عند إبرام المعاملات ، يستحق أحد الأطراف المفوض عناية خاصة. نقطة مهمة للغاية هي التحقق من صحة سلطة ممثل شخص قانوني (طبيعي). خلاف ذلك ، يؤدي توقيع العقد من قبل شخص غير مصرح له ، ونتيجة لذلك ، عدم الوفاء بالتزاماته ، إلى خسائر مادية للطرف المتضرر.
للتحقق من هوية الطرف المقابل ، تحتاج إلى دراسة الأمر عند تعيين المدير أو محضر اجتماع المؤسسين ، والذي يصف صلاحيات الممثل.

5. فيما يتعلق بموضوع العقد ، يجب أن يكون كل شيء واضحًا وشفافًا هنا. في حالة استخدام المصطلحات المهنية أو الدولية ، يجدر استخدام خدمات المتخصصين من ذوي المؤهلات المناسبة وفي قسم منفصل من العقد لتوضيح بعض نقاط الوثيقة.

6. تعتمد مسؤولية الملكية للطرفين أيضًا بشكل مباشر على صياغة أحد بنود العقد المسمى "القوة القاهرة". إن وجود قائمة بالظروف التي لا تنشأ فيها المسؤولية عن عدم استيفاء الشروط ، عند حل نزاع في المحكمة ، يمكن أن يلعب دورًا حاسمًا لصالح الطرف المتضرر.

7. غالبًا في الممارسة القانونية ، تُستخدم أشكال مبسطة من المستندات لمعالجة المعاملات ، والتي تشير إلى الحد الأدنى لعدد الشروط. ولكن في كل حالة هناك العديد من الفروق الدقيقة التي لا تؤخذ في الاعتبار في العقود القصيرة. من ناحية أخرى ، لا تعد التلمود متعددة الصفحات ضمانًا للامتثال لموضوع العقد. من هذا يتبع الاستنتاج القائل بأنه من الصعب للغاية توقع مواقف معينة من خلال إبرام عقد عالمي. الشيء الوحيد الذي يمكن أن يؤثر على الموقف هو إعداد وتنفيذ هذه الوثيقة بشكل فردي لكل حالة.

اتفاق - اتفاق بين شخصين أو أكثر بشأن إنشاء أو تغيير أو إنهاء الحقوق والالتزامات المدنية (وفقًا للمادة 420 من القانون المدني للاتحاد الروسي).

يمكن لنظام العمل التعاقدي الراسخ في المؤسسة أن يمنع الأخطاء غير الضرورية وسوء الفهم الذي يستنزف الموارد البشرية والمالية. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يساعد على تجنب العديد من النزاعات القضائية.

على سبيل المثال ، يمكن لأبسط خطأ في العمل التعاقدي أن يقود مؤسستك ليس فقط إلى محكمة التحكيم ، ولكن أيضًا يصبح سبب بدء دعوى جنائية "ضريبية". وهذا بدوره قد يؤثر على سمعة المنظمة ، وفي حالة المناقصات ، قد يؤثر سلبًا على نتائجها.

يشارك مؤلف المقال ، بعد أن صعد السلم الوظيفي من منصب سكرتير مساعد إلى نائب رئيس القسم القانوني في مؤسسة وحدوية اتحادية كبيرة ، خبرته المكتسبة في مجال تنظيم تدفق المستندات للعقود في المؤسسة . في هذه المقالة ، سوف نلقي نظرة فاحصة على:

إعداد مشروع اتفاق؛
الاتفاقية
إبرام اتفاق (توقيع وختم) ؛
التسجيل (بما في ذلك تسجيل الدولة) ؛
المحاسبة والتخزين التشغيلي ، وإصدار نسخ (أصلية) من العقود ؛
تشكيل قاعدة بيانات وفقًا لوثائق الأطراف المقابلة ؛
تنظيم تنفيذ العقود.
إعداد عقود الأرشفة.

الشيء الرئيسي هو المبدأ!

في المرحلة الأولى من بناء نظام العمل التعاقدي ، من الضروري تحديد المبدأ الذي سيُبنى عليه:

مركزي أو
لامركزية.

للقيام بذلك ، يجب عليك إجراء مسح للعمليات التجارية وطرق تشغيل المؤسسة. بناءً على المعلومات الواردة ، من الممكن تحديد المسؤول عن تنظيم عمل العقد:

وحدة هيكلية محددة (عند اختيار مبدأ مركزي) أو
الموظفين الفرديين في الأقسام الهيكلية المختلفة (عند اختيار مبدأ لامركزي).

بعد تحليل تجربة العمل التعاقدي في روسيا ، يمكن لمؤلف المقال أن يقول أنه في معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، فإن تدفق مستندات العقود "معطل" - مقسم بين الموظفين الفرديين. يقوم المنفذ المسؤول بإعداد مسودة عقد ، وتنظيم الموافقة عليه ، وسجلات السكرتير أو الكاتب ، ويتم تخزين العقد إما من قبل المنفذ المسؤول ، أو كبير المحاسبين في المؤسسة ، أو أي شخص آخر.

في الشركات الكبيرة ، كقاعدة عامة ، يتم استخدام مبدأ المركزية: يقوم المنفذ المسؤول بإعداد مسودة عقد وتقديمه إلى خدمة إدارة المكاتب (أو قسم العقود) ، الذي يقوم بتنسيق العقود وإبرامها وتسجيلها وتسجيلها وتخزينها وإصدارها. نسخ منها.

في الوقت الحالي ، يعد تنظيم العمل التعاقدي على أساس مركزي هو الأفضل بالنسبة للشركات الكبيرة التي لديها شبكة من الأقسام الإقليمية البعيدة.

إعداد مشروع اتفاقية

إعداد مشروع اتفاقية (صياغة مسودة العقد الخاصة بك أو مراجعة المستلم من الطرف المقابل) قام بها الشخص المسؤولللوحدة الهيكلية التي تشرع في إبرام العقد ، مع محام.

وفقًا للمادة 161 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، يجب إجراء معاملات الكيانات القانونية فيما بينها ومع المواطنين في شكل كتابي بسيط ، باستثناء المعاملات التي تتطلب التوثيق.

يتم تقديم مسودة الاتفاقية للموافقة عليها والتوقيع عليها على النحو التالي: عدد النسخ:

عادة بعدد الجوانب ؛
بالنسبة للعقود السارية من تاريخ التسجيل من قبل هيئة معتمدة من سلطة الدولة أو الحكومة الذاتية المحلية (على سبيل المثال ، عقود الإيجار) - وفقًا لعدد الأطراف + نسخة واحدة للهيئة المسجلة.

في هيكل أي عقد عمل ، يوصى بالنص على ما يلي: أقسام ،والتي يمكن دمجها أو فصلها في بعض الحالات:

الديباجة.
موضوع العقد.
حقوق والتزامات الأطراف.
التكلفة والإجراءات الخاصة بسداد المدفوعات.
الشروط الخاصة بالعقد.
مسؤولية الأطراف.
تعديل وإنهاء وإنهاء العقد.
سرية.
حل النزاع.
الظروف القاهرة.
وقت العقد.
عناوين وتفاصيل الأطراف.
توقيعات الطرفين.

نتحقق من الطرف المقابل!

في مرحلة العمل بمسودة العقد ، يلتزم المنفذ المسؤول بضمان أن الطرف المقابل يقدم حزمة من المستندات. ويرجع ذلك إلى عدد من الأسباب هذا. الحقيقة هي أن العقد المبرم قد لا يكون له قوة قانونية (على سبيل المثال ، إذا تم توقيعه من قبل شخص غير مصرح له). لتجنب مثل هذه التجاوزات ، من الضروري التعامل بعناية مع التحقق من مستندات الطرف المقابل.

بناءً على الممارسة ، يمكننا القول أن التحقق الكامل من مستندات الطرف المقابل (أي التحقق ليس فقط من التسجيل والمستندات التأسيسية ، ولكن أيضًا الأوراق المالية ووثائق الشركة والأصول وآراء المدققين والتقارير المالية ، إلخ) هو مناسبة عند إبرام بعيد عن جميع العقود. قد يكون من الضروري ، على سبيل المثال ، عند الانضمام إلى منظمة ، حيث يتم الحصول على عمل عام ، وفي سياقه يمكن إنشاء التزامات معينة.

يتم تحديد قائمة المستندات المقدمة من الطرف المقابل من خلال الخدمة القانونية للمنظمة. فيما يلي قائمة عينة منها لأخذها في الاعتبار:

المستندات التي تحتوي على معلومات حول الأطراف المقابلة:
الوثائق المقدمة كيان قانوني:
نسخ من الوثائق التأسيسية ،
نسخة من الوثيقة التي تؤكد سلطة رئيس الكيان القانوني ،
نسخة من التوكيل مصدقة حسب الأصول من قبل الكيان القانوني ، ونسخة من جواز سفر الممثل (إذا تم توقيع العقد نيابة عن الكيان القانوني ليس من قبل رئيسه ، ولكن من قبل ممثل) ،
نسخة من شهادة تسجيل الدولة لكيان قانوني مع جميع التغييرات ،
نسخة من خطاب جهات المراقبة الإحصائية بشأن تخصيص الرموز ،
نسخة من شهادة التسجيل الضريبي ،
المستندات التي تحتوي على معلومات ، بما في ذلك العنوان البريدي للشركة وتفاصيل الهاتف والبنك ،
صور من التراخيص مصدقة بختم المنظمة وتوقيع رئيسها لتنفيذ نوع النشاط ذي الصلة ،الشهادات ، إلخ. (في الحالات المنصوص عليها في التشريع الحالي للاتحاد الروسي) ؛
المستندات المقدمة من الطرف المقابل - فرد:
نسخة من جواز السفر،
نسخة من شهادة التسجيل لدى مصلحة الضرائب في مكان الإقامة ،
نسخة من شهادة التسجيل كرجل أعمال فردي (للأفراد - رواد الأعمال الفرديين) ،
التفاصيل المصرفية (إذا لزم الأمر ، الدفع من خلال البنك) ،
نسخة من شهادة التأمين الخاصة بصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي.

لا يوجد حاليًا في روسيا قانون قانوني تنظيمي عام يحدد إجراءات التحقق من مستندات الطرف المقابل في جميع المنظمات. على الرغم من وجود أعمال قانونية خاصة منفصلة. على سبيل المثال ، يحق لمؤسسات الائتمان والمشاركين المحترفين في سوق الأوراق المالية طلب معلومات معينة عن الطرف المقابل (1):

فى علاقة فرادى- الاسم الأخير ، والاسم الأول ، والعائلة (ما لم يتبع خلاف ذلك من القانون أو العرف الوطني) ، والمواطنة ، وتفاصيل وثيقة الهوية ، وتفاصيل بطاقة الهجرة ، ووثيقة تؤكد حق المواطن الأجنبي أو الشخص عديم الجنسية في الإقامة (الإقامة ) في الاتحاد الروسي ، عنوان مكان الإقامة (التسجيل) أو مكان الإقامة ، ورقم تعريف دافع الضرائب (إن وجد) ؛
فى علاقة الكيانات القانونية- الاسم ورقم تعريف دافع الضرائب أو رمز منظمة أجنبية ورقم تسجيل الدولة ومكان تسجيل الدولة وعنوان الموقع.

بناءً على ممارسة العمل ، يمكننا القول أنه في معظم الحالات يتم تقديم المستندات من قبل الطرف المقابل دون مشاكل. لقد أصبح هو القاعدة في الاتصالات التجارية. تبدأ المشاكل عند فحص المستندات. قد يتضح ، على سبيل المثال ، أن الترخيص أو التوكيل الرسمي قد انتهى. إذا كان الطرف المقابل ، لعدد من الأسباب ، لا يمكنه أو لا يريد تقديم المستندات ، فيجب أن ينبهك ذلك.

تنسيق مشروع الاتفاقية

إعداد مسودة العقد يخضع المنفذ المسؤول لخدمة إدارة السجلات(أو قسم العقود) معا مع حزمة من الوثائق. في شركتنا تتكون من:

مشروع عقد في شكل إلكتروني ؛
الوثائق التي أعدها الطرف المقابل ؛
ورقة الموافقة تحتوي على المعلومات التالية:

إف. س- منفذ مسئول يوضح منصبه واسم الوحدة الإنشائية التي يعمل بها.
تأشيرة المنفذ المسؤول ،
تأشيرات رؤساء المنفذ المسؤول ،
نوع المستند المرسل للموافقة (اتفاقية ، اتفاقية تكميلية) ،
اسم الطرف المقابل ،
قائمة التأييد ،
تاريخ استلام المستند للموافقة عليه وتاريخ إعادة المستند من قبل الموظفين الذين وافقوا على العقد.

يتم تسجيل أوراق الموافقة على مشاريع الاتفاقيات في مجلة خاصة ، مما يجعل من الممكن تسجيل عدد مشاريع الاتفاقيات المقدمة للموافقة بوضوح. كما تعكس المجلة التقدم المحرز في تنسيق مشاريع الاتفاقيات. يساعد وجود روابط لتاريخ استلام الاتفاقية للموافقة وتاريخ الإرجاع من المتخصصين المعتمدين على تتبع شروط الموافقة من قبل كل متخصص معتمد ، وكذلك انتهاكها ؛

ملاحظة توضيحية (إذا لزم الأمر). يجب أن تحتوي المذكرة التوضيحية الموقعة من قبل المنفذ المسؤول على المعلومات التالية:

إثبات الحاجة إلى إبرام اتفاق ،

تبرير اختيار الطرف المقابل ،

عن الطرف المقابل

موضوع العقد (لفترة وجيزة) ،

قيمة العقد،

شروط الدفع،

شروط تلقي المدفوعات أو الوفاء بالالتزامات ؛

دراسة جدوى (دراسة جدوى) للمشروع إذا لزم الأمر. يحتوي على المعلومات التالية:

إثبات ملاءمة الصفقة ،

موضوع المعاملة والمبلغ الإجمالي للمعاملة والشروط المادية الأخرى ،

تقدير التكاليف المرتبطة بتنفيذ الصفقة ، والعواقب الاقتصادية للمعاملة ،

شروط الصفقة ،

وصف الطرف المقابل: ما هي الفترة الزمنية الموجودة في السوق لهذا المنتج (الأعمال ، الخدمات) ، كيف أسس نفسه ، إلخ.

وتجدر الإشارة إلى أن قائمة الوثائق أعلاه تقريبية ، لأن. تضع كل مؤسسة إجراءاتها الخاصة للعمل التعاقدي ، والتي تعتمد إلى حد كبير على نوع نشاط المنظمة وحجم العقود. من القائمة أعلاه ، لكل شركة الحق في اختيار تلك المستندات الأكثر ملاءمة لها.

لذلك ، على سبيل المثال ، في شركات التجارة والتصنيع الكبيرة ، من المستحسن أن يكون لديك ملاحظة توضيحية للعقد. يعطي فكرة واضحة عن الغرض من العقد. إذا كان على رئيس المؤسسة التوقيع على عدد كبير من العقود يوميًا ، فإن المذكرة التفسيرية تقلل بشكل كبير من الوقت الذي يقضيه في دراسة العقد. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر المعلومات اللازمة لاعتماد الموظفين.

في الشركات التجارية الكبيرة التي تقدم سلعًا أو خدمات ، تم تطوير عقود نموذجية ، وفي هذه الحالة ليست هناك حاجة لإعداد مذكرة تفسيرية ، وربما ورقة الموافقة. ليست هناك حاجة لهذه المستندات في الشركات الصغيرة ، حيث يمكن للمدير التوقيع على عقدين في اليوم. لذلك ، يجب التعامل مع تنظيم العمل التعاقدي بطريقة إبداعية ، وتحليل العديد من العوامل واختيار الطريقة المثلى للتفاوض على العقود.

يتم تنظيم الموافقة على مسودة العقد من قبل خدمة إدارة السجلات (أو قسم العقود).

نظرًا لأن العلاقات التعاقدية تخدمها كل من الخدمات القانونية والمحاسبية والمالية ، فقد اتضح أن العمل التعاقدي يجب أن يتخلل جميع الأنشطة الاقتصادية للمؤسسة من خلال وعبر. إن التفاوض المنظم بشكل صحيح على العقود هو الذي يساعد على القضاء على إمكانية حدوث عواقب سلبية مرتبطة ببطلان العقد أو الخسائر الاقتصادية والضريبية والعملات والجمارك وغيرها من الخسائر الإضافية.

يمكن لكل مؤسسة أن تحدد بشكل مستقل قائمة الأشخاص الذين يقومون بتنسيق مسودة الاتفاقية ، والتي يجب تحديدها في القانون التنظيمي المحلي. كقاعدة عامة ، المناصب "المناصرة" هي:

المدير المالي؛

رئيس الحسابات؛

رئيس القسم المختص.

يعتمد توفر التأشيرات الإضافية على تفاصيل العقد المرسل للموافقة عليه.

لتحسين عملية التفاوض على العقود في المنظمة ، النماذج القياسية للعقود ، والتي يجب أن تتم الموافقة عليها بأمر من رئيس المنظمة (انظر المثال 2). كقاعدة عامة ، ينطبق هذا على العقود ، التي يرتبط إبرامها بالنشاط الرئيسي للمؤسسة: في المنظمات التجارية ، تعتبر عقود توريد قياسية ، وفي شركات التأمين يتم تطوير عقود تأمين قياسية.

عند إبرام عقد موحد ، يتم الاتفاق على مسودته فقط مع الخدمة القانونية ، التي تتحقق من مسودة الوثيقة المقدمة للامتثال للعقد القياسي وتتحقق من مستندات الطرف المقابل. وهذا يقلل بشكل كبير من الوقت اللازم للتفاوض على مسودة الاتفاقية.

من الضروري التمييز بين العقود النموذجية المعتمدة من قبل المنظمة وما يسمى بقوالب العقود ، والتي تمثل نصوص نموذجية للعقود. على عكس مسودات العقود القياسية ، يجب الاتفاق على مسودات العقود التي يتم إعدادها باستخدام نموذج مع دائرة كاملة من المتخصصين في مؤسسة معينة.

يقوم جميع المتخصصين الذين وافقوا على مسودة العقد بتدوين الملاحظات في ورقة الموافقة (انظر المثال 3) ، وفي حالة الاختلاف مع مسودة الاتفاقية ، يجب عليهم كتابة استنتاج مسبب على الورقة تعليقات أو قم بإصداره كمستند منفصل (انظر المثال 4).

تحتوي ورقة الموافقة التي تم تطويرها في مؤسستنا والموضحة لك في المثال 3 على قسم "توقيع العقد". لكنها مناسبة فقط للمؤسسات الكبيرة التي لديها عدد كبير من الأشخاص الذين يحق لهم توقيع العقود. يساعد قسم "الملاحظات" في تأكيد نقل المستندات (قائمتهم) من قبل موظفي الخدمة الكتابية (القسم التعاقدي) إلى المنفذ المسؤول لإرسال المستندات إلى الطرف المقابل ، وهو أمر مهم جدًا في حالة فقد المستندات.

إذا لم تكن هناك ملاحظات توضيحية في المؤسسة ، فيمكن إدخال معلومات إضافية في ورقة الموافقة بوضعها قبل قسم "الاتفاقية":

يجب تحديد شروط الموافقة على مسودة العقد من قبل كل متخصص في القانون التنظيمي المحلي ، وقد يكون هذا هو اللائحة الخاصة بالعمل التعاقدي. حيث المسؤولية عن الوفاء بالمواعيد النهائيةيتم تعيينه للمتخصصين الذين يقومون بالرؤية ، و مراقبةللالتزام بالمواعيد - إلى رئيس خدمة العمل المكتبي (رئيس قسم العقود).

إذا كانت هناك تعليقاتمن الرعاة إلى مسودة العقد ، يتم نقلها من قبل موظفي الخدمة الكتابية (قسم العقود) إلى المقاول لإزالة التعليقات ، ثم إعادة إرسالها للموافقة عليها. إذا بقيت الخلافات ، يبدأ المنفذ المسؤول اجتماعًا بمشاركة رؤساء الإدارات المعنية. يتم تسجيل الاجتماع ، وبناءً على نتائجه ، يقرر مدير المنظمة مدى ملاءمة أو عدم جدوى إبرام اتفاق.

عند تنظيم عملية التفاوض على العقود ، يجب مراعاة فارق بسيط. في وثيقة تنظيمية محلية ، كقاعدة عامة ، تحدد مواقف المتخصصين الذين لهم الحق في عقود التأشيرة دون ذكر أسمائهم.هذا مناسب لأن في حالة الفصل أو نقل الموافق ، لا يلزم إجراء تعديلات على القانون التنظيمي المحلي.

ومع ذلك ، في حالة عدم وجود موظفين (عند إرسالهم في رحلة عمل ، أو كونهم في إجازة مرضية) الذين لديهم الحق في الموافقة على العقود ، لا يتم دائمًا تعيين المتخصصين بالنيابة من المتخصصين المذكورين أعلاه. لذلك ، من أجل تنفيذ عملية مستمرة للتفاوض على العقود ، قد يُمنح أمر المنظمة الحق في المصادقة على مسودة العقود. موظفين محددين بالإضافة إلى ذلك.يتم عرض ترتيب العينة في المثال 5.

إبرام العقد (توقيع وختم)

يتم إعداد مسودة اتفاقية متفق عليها من قبل جميع المتخصصين من قبل خدمة حفظ السجلات (أو موظفي قسم العقود) للتوقيع.

هناك حالات عندما تلقى أحد الطرفين اتفاقية موقعة ومختومة من قبل الطرف الآخر ، استبدال بعض الصفحات مخالفة الاتفاقيات السابقة. من أجل تجنب حدوث مثل هذه المواقف ، في ممارسة العمل التعاقدي ، هناك عدة طرق:

- الاطلاع على (التهيئة) لكل صفحة من صفحات العقدالأشخاص الذين وقعوا عليه. من الممكن الموافقة على نص الاتفاقية من قبل رئيس إحدى الوحدات الهيكلية ، التي تم منحها مثل هذا الحق ، والذي يجب تحديده وفقًا لذلك في القانون التنظيمي المحلي للمنظمة ، على سبيل المثال ، رئيس القسم القانوني الخدمات. في هذه الحالة ، يمكن إجراء التهيئة باستخدام طابع خاص يشير إلى:

اسم المنظمة

رقم ورقة العقد من العدد الإجمالي للأوراق ، على سبيل المثال ، "الورقة رقم 1 من 5 أوراق" ،

توقيع المدير المختص ؛

- أوراق عقد خياطةيشير إلى عدد الأوراق المخيطة والمرقمة و إلصاق هذه المعلومات بأختام وتوقيعات الأطراف.عادة ، يبدو النقش كما هو موضح في المثال 6. يجب إيلاء اهتمام خاص لختم الختم عند التصديق على الوثيقة. يجب أن تلتقط جزءًا من المسمى الوظيفي للشخص الذي يوقع على المستند ، وجزءًا من الورقة التي تقول "أوراق مُخيط ومرقمة ومختومة ___." يساعد هذا الترتيب لطباعة الأختام على تجنب تزوير المستندات.

يحق للأشخاص التالية أسماؤهم توقيع العقد:

الأشخاص الذين يشغلون المنصب ذي الصلة ، وفقًا للوثائق التأسيسية للمنظمة ،

الأشخاص الذين حصلوا على توكيل رسمي.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار ذلك حتى عندما تم توقيع العقدليس ممثلا ، ولكن أول شخص في الشركة- قد لا يكون لديه دائمًا السلطة لإتمام المعاملة.

على سبيل المثال ، اعتماد قرار بشأن إبرام صفقة كبرى يكون موضوعها ملكًا لشركة مساهمة تزيد قيمتها عن 50٪ من القيمة الدفترية لأصول الشركة اعتبارًا من تاريخ قرار إبرام الصفقة ، يجب أن تتم الموافقة عليه من قبل الاجتماع العام للمساهمين (المادة 79 من القانون الاتحادي الصادر في 26 ديسمبر 1995 رقم 208-FZ "بشأن الشركات المساهمة").

تم إدخال إجراء مماثل لرؤساء المؤسسات الوحدوية. وفقًا للمادة 23 من القانون الاتحادي الصادر في 14 نوفمبر 2002 رقم 161-FZ "بشأن المؤسسات الوحدوية الحكومية والبلدية" ، فإن رئيس المؤسسة الوحدوية محدود في مقدار المعاملات التي تتم. وبالتالي ، يجب ألا تتجاوز صفقة نقل ملكية الممتلكات 10٪ من رأس المال المصرح به أو 50 ألف حد أدنى للأجور التي يحددها القانون (في الوقت الحالي هذا هو 5،000،000 روبل). تتطلب المعاملات الأكبر موافقة المالك.

قيود مماثلة منصوص عليها في الفن. 46 من القانون الاتحادي الصادر في 8 فبراير 1998 رقم 14-FZ "بشأن الشركات ذات المسؤولية المحدودة".

بالإضافة إلى ذلك ، قد يتم تضمين قيود إضافية على صلاحيات الشخص الأول للشركة في المستندات التأسيسية للمشروع. في حالة وجود مثل هذه القيود ، يجب توخي الحذر لضمان موافقة الأشخاص المعنيين على قرار إبرام العقد. خلاف ذلك ، يمكن إعلان العقد باطلاً بحكم الفن. 174 من القانون المدني للاتحاد الروسي.

اذا كان يتم توقيع العقد من قبل شخص على أساس توكيل رسمي ، تحتاج إلى الانتباه إلى النوع الذي تنتمي إليه. اعتمادًا على محتوى الصلاحيات المحددة في المستند ، هناك ما يسمى:

- جنرال لواءالتوكيلات الرسمية (الصادرة لممثل لإجراء مجموعة متنوعة من المعاملات نيابة عن الممثل) ،

- خاصالتوكيلات الرسمية (الصادرة لإبرام المعاملات المتجانسة (العقود) ، على سبيل المثال ، عقود البيع فقط) و

- مره واحدهالتوكيل الرسمي (الصادر لتوقيع عقد محدد ، بينما يجب أن يشير التوكيل الرسمي إلى رقم وتاريخ العقد ، واسم الطرف المقابل الذي من الضروري إبرام هذا العقد معه ، وإيجاز موضوع العقد ، وكذلك كمبلغ إبرام العقد).

لماذا من المهم معرفة هذا الاختلاف؟ مجرد حقيقة أن الشخص الذي يوقع العقد لديه توكيل رسمي لا يعني أن الشخص لديه سلطة إبرام هذه الاتفاقية. تخيل مواقف محددة (انظر المثالين 7 و 8). في كلتا الحالتين ، ستكون المعاملات غير صالحة.

مثال 7

تم إصدار توكيل رسمي للمندوب يمنحه حق توقيع عقود العمل. وقع اتفاقية البيع والشراء.

المثال 8

وفقًا للتوكيل الرسمي ، يمكن للممثل توقيع اتفاقية خدمة مع Citrus LLC بمبلغ 15000 روبل. ومع ذلك ، فقد أبرم اتفاقية خدمة بقيمة 6 ملايين روبل.

كما ينبغي أن يؤخذ في الاعتبار ذلك يتم إصدار التوكيل الرسمي لفترة زمنية معينة ،التي يتم تحديدها وفقًا لتقدير الشخص الذي أصدرها ، ولكن لا يمكن أن تتجاوز 3 سنوات (المادة 186 من القانون المدني للاتحاد الروسي). إذا لم يتم تحديد مدة الصلاحية في التوكيل ، فتظل سارية المفعول لمدة سنة واحدة من تاريخ صدوره. التوكيل الذي لا يشير إلى تاريخ صدوره باطل. يجب توقيع هذه الوثيقة من قبل رئيس المنظمة ، أو من قبل شخص مُنح حق التوقيع على التوكيلات. التوكيل الرسمي الصادر عن طريق الاستبدال صالح فقط في حالة التوثيق وفقًا للفقرة 3 من الفن. 187 من القانون المدني للاتحاد الروسي (باستثناء حالات معينة) ، لا يمكن أن تتجاوز فترة صلاحية التوكيل الرسمي هذا فترة صلاحية التوكيل الرسمي الذي صدر على أساسه.

يتم عرض عينة من التوكيل الرسمي الخاص في المثال 9. وتجدر الإشارة إلى أن طبعة الختم يجب أن تأخذ جزءًا من لقب الشخص الذي يوقع على التوكيل. بالإضافة إلى ذلك ، سنقدم مثالاً على إصدار أمر بإلغاء التوكيل لسبب شائع مثل فصل الموظف (انظر المثال 10).

في الخدمة الكتابية (قسم العقود) يجب يتم الاحتفاظ بنسخ (أو أصول) من التوكيلات الخاصة بالحق في توقيع العقود.إلى عن على تنظيم المعلومات بالوكالة يتم إعداد سجل التوكيلات الخاصة بالحق في توقيع العقود (انظر المثال 11). يجب تقديم نسخ من التوكيلات لرؤساء الأقسام الذين يقومون بإعداد مسودات العقود. على أساس التوكيلات الصادرة ، يتم تجميع سجل عينات توقيعات الأشخاص المخولين لتوقيع العقود (انظر المثال 12).

نقدم انتباهك إلى مصفوفة لعملية الموافقة على العقود وتوقيعها (انظر المثال في المثال 13).

الرموز: ف - علامات ؛ MP - يمكنه التوقيع ؛ ب- مشاهد. انتبه بشكل خاص للرمز MP - يمكنه التوقيع. من وجهة نظر قانونية ، يمكن أن يكون للعديد من الأشخاص الحق في توقيع نفس العقود مرة واحدة (أولاً وقبل كل شيء ، هذا هو الشخص الأول في المنظمة ، بالإضافة إلى الأشخاص الآخرين الذين لديهم توكيلات مناسبة). ومع ذلك ، وفقًا للإجراءات المعمول بها داخل المنظمة ، يمكن توقيع اتفاقيات متجانسة من قبل شخص واحد فقط ، بينما يحصل الأشخاص الآخرون على فرصة لممارسة صلاحياتهم فقط في حالة غيابه (المرض ، رحلة العمل ، إلخ).

إذا كانت المؤسسة لديها ممارسة لإرسال خطابات تغطية إلى جانب العقود ، فقد يتم تكليف الخدمة الكتابية (قسم العقود) بوظيفة إعدادها. يتم إرسال الرسائل ليتم التوقيع عليها من قبل المدير مع مسودة الاتفاقية.

جميع العقود الموقعة من قبل الشخص الأول في المنظمة أو الشخص المفوض من قبله على أساس توكيل رسمي مصدق عليها بختم المنظمة. يتم وضع الختم للتعاقد مع:

حضور التوقيع

توافر التأشيرات للأشخاص المطلوبين ؛

إذا تطابق التوقيع على العقد مع نموذج توقيع الشخص المخول في سجل نماذج التوقيع.

تسجيل العقود

يتم تحويل جميع العقود الموقعة من قبل رئيس المؤسسة (الشخص المخول) إلى خدمة إدارة المكاتب (قسم العقود) للتسجيل مع تخصيص الرقم المقابل للعقد.

يجب على كل طرف في العقد ، بعد التوقيع ، تخصيص رقم تسلسلي له والتأكد من تسجيله الداخلي. لذلك ، عادة ما يكون رقم العقد معقدًا ، يتكون من أعداد منفصلة من الأطراف المقابلة ، والتي تتم كتابتها من خلال كسر ، وهو أمر غير مناسب دائمًا (انظر المثال 14).

المثال 14

تلقت Lomos LLC عقد توريد من Forot CJSC. في الوقت نفسه ، قامت شركة CJSC Forot بتعيين العقد رقم 305 / 607NV / 05. في Lomos LLC -
رقم 124-K / 2005. لذلك سيبدو رقم العقد العام كما يلي: رقم 305 / 607НВ / 05/124-/ 2005.

من الناحية العملية ، هناك طريقة أخرى لتعيين رقم عقد ممكنة: إذا استلمت المنظمة عقدًا تم بالفعل تخصيص رقم على جانب واحد ، ثم يشير الطرف الثاني ، بعد إجراء التسجيل الداخلي ، إلى رقم تسجيله على ظهر الصفحة الأخيرة من المستند. في هذه الحالة ، يتم استخدام طابع خاص يشير إلى اسم المنظمة ورقم تسجيل العقد والتاريخ (انظر المثال 15). في هذه الحالة ، سيكون رقم العقد هو الرقم المخصص من قبل الطرف المقابل (انظر العقد رقم AB104 مع Leos LLC في المثال 16).

عندما تتلقى منظمة اتفاقية بدون رقم ، يتم تخصيص رقم يطابق رقم التسجيل ، ثم يتم إلصاقه على الصفحة الأولى من المستند (انظر الاتفاقية مع MOR CJSC No. 116/10/06 في المثال 16).

المثال 15

بالنسبة للشركات الكبيرة ، يمكن التوصية بالهيكل التالي لرقم تسجيل العقد: الرقم التسلسلي للتسجيل في خدمة إدارة المكاتب ، أو رقم الوحدة الهيكلية وفقًا للتصنيف المعتمد في المنظمة أو تعيين الحرف الوحدة الهيكلية ، سنة إبرام العقد. على سبيل المثال: 108/07/06 أو 199-KS / 06 ، حيث KS هو الحرف المخصص للخدمة التجارية.

يتم تسجيل العقود في مجلة خاصة ، وكقاعدة عامة ، يتم الاحتفاظ بها في شكل إلكتروني. نوصي بالتكوين التالي لأعمدة مجلة تسجيل العقود:

رقم التسجيل؛

الرقم الإضافي (رقم الطرف المقابل) ؛

تاريخ الاتفاقية

اسم الطرف المقابل ؛

موضوع العقد؛

صلاحية؛

الإدارة المسؤولة (المنفذ المسؤول) ؛

سعر العقد

توافر التطبيقات

من وقع العقد.

إذا كانت المنظمة تستخدم ترقيم العقود من خلال كسر ، فبدلاً من عمودين ، يتم إدخال "رقم التسجيل" و "رقم إضافي (رقم الطرف المقابل)" - "رقم العقد".

في عدد من الحالات ، التي يحددها القانون ، تتطلب العقود تسجيل الدولة. فمثلا:

تخضع اتفاقية الإيجار لمبنى أو هيكل مبرم لمدة عام على الأقل لتسجيل الدولة وتعتبر منتهية من لحظة هذا التسجيل ؛

اتفاقيات الترخيص (تسجيل وإعادة تسجيل الأسماء التجارية والعلامات التجارية وعلامات الخدمة والتنازل عن حقوق المطالبة بموجب العلامات التجارية) لا تدخل حيز التنفيذ إلا بعد تسجيلها في Rospatent ؛

تخضع المعاملات مع الأراضي والعقارات الأخرى لتسجيل الدولة وفقًا للمادة. 164 من القانون المدني للاتحاد الروسي.

نقل العقد الموقع للطرف المقابل

يتم نقل العقد الموقع نيابة عن مؤسستك إلى المنفذ المسؤول مقابل التوقيع في ورقة الموافقة (انظر المثال 3 في الجزء الأول من المقالة في الصفحة 35 من عدد مارس من المجلة لعام 2006) لنقله إلى الطرف المقابل. في منظمتنا ، تقع مسؤولية تسليم العقد للطرف المقابل على عاتق المقاول بموجب العقد. كقاعدة عامة ، في المؤسسات الكبيرة ، يتم تعيين إرسال المستندات إلى خدمة DOW ، والتي يجب أن تحتفظ بسجل للوثائق المرسلة.

يمكن إرسال العقد بالبريد المسجل مع إشعار الاستلام. يمكن نقلها مقابل التوقيع إلى المسؤولين المعتمدين من المنظمة المقابلة أو بطريقة أخرى تسمح لك بالتأكد بشكل موثوق من حقيقة استلام العقد.

عند إرسال المستندات المهمة عن طريق البريد ، يجب عليك القيام بذلك عن طريق البريد المسجل مع إشعار الاستلام. سيسمح لك تتبع عودة الإخطارات بالتحكم في تقدم تسليم العقود إلى الشركاء. في بعض الحالات ، يكون من المناسب إرسال المستندات مع قائمة المرفقات (في شكل رسائل وطرود قيمة).

لسوء الحظ ، قد تفقد المستندات أو تتلف أو يتم تسليمها في وقت متأخر عند إرسالها عن طريق البريد. في جميع هذه الحالات ، وفقًا لقواعد تقديم الخدمات البريدية (التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 أبريل 2005 رقم 221) ، يمكنك التقدم بطلب إلى مكتب البريد لتقديم مطالبة. علاوة على ذلك ، لكل من المشغل البريدي الذي قبل الشحنة ، والمشغل البريدي في وجهة العنصر البريدي. عمال البريد ملزمون بقبول مطالبتك للنظر فيها في غضون 6 أشهر من تاريخ إرسال المستندات التي تبحث عنها أو التي تضررت بواسطتهم.

المطالبة مكتوبة. ومرفق بها نسخ من جميع الوثائق المتعلقة بالمسألة قيد النظر. بادئ ذي بدء ، هذا إيصال للإرسال وقائمة جرد للمرفق (إذا كنا نتحدث عن شحنة قيمة). يتم إرفاق نسخة من عقد تقديم الخدمات البريدية فقط في حالة إبرامها. إذا كان جوهر المطالبة يتعلق بالتأخير في تسليم عنصر بسيط ، فمن الضروري تقديم غلافه مع تواريخ استلام واستلام العنصر البريدي المشار إليه عليه.

تعتمد شروط النظر في المطالبات على جغرافية حركة العنصر البريدي الذي نشأت به المشاكل. بالنسبة للشحنات داخل نفس المنطقة ، يجب الرد عليك في غضون 5 أيام. لجميع المواد البريدية والتحويلات الأخرى - في غضون شهرين.

إصدار أصول ونسخ العقود

يتم إصدار النسخ الأصلية ونسخ العقود من قبل موظفي خدمة إدارة السجلات (قسم العقود) بناءً على طلب مكتوب. في مؤسستنا ، تم توثيق ذلك من خلال مذكرة. يجب أن تشير إلى الأساس المنطقي لضرورة الحصول على وثيقة ، لمن (الاسم الكامل ، المنصب) ومدة إصدارها. راجع أمثلة المذكرات في المثالين 17 و 18. راجع المثال 19 لملء دفتر يومية خاص يسجل حقيقة إصدار المستندات وإعادتها.

عند إصدار العقد الأصلي ، يلتزم موظفو خدمة حفظ السجلات (قسم العقود) ، وفقًا للإجراءات المعمول بها في مؤسستنا ، بعمل نسخة من العقد وإرفاقها في الحالة.

للحفاظ على النظام وتجنب فقدان المستندات المهمة ، يمكنك تنفيذ الإجراء التالي بشكل دوري. في نهاية الشهر ، تقوم خدمة حفظ السجلات (قسم العقود) بإعداد تقرير عن حركة العقود. على أساسها ، يتم إرسال مذكرات إلى جميع رؤساء الأقسام الهيكلية مع قائمة بالعقود التي يجب إعادتها (انظر المثال 20).

المحاسبة لمستندات الأطراف المقابلة

يجب أن تحدد الوثيقة التنظيمية الداخلية قائمة بالتسجيل والوثائق التأسيسية التي يجب طلبها من الطرف المقابل قبل إبرام صفقة معه. يعتمد تكوين المستندات على من تتعامل معه مؤسستك - هل هو فرد أم كيان قانوني ، مقيم أم غير مقيم في الاتحاد الروسي (ناقشنا هذه المسألة بمزيد من التفصيل في الجزء الأول من المقالة المنشورة في العدد السابق من المجلة).

يتم توفير جميع المستندات اللازمة حول الطرف المقابل من قبل المنفذ المسؤول جنبًا إلى جنب مع العقد إلى خدمة إدارة المكتب (قسم العقود) ، حيث يتم تخزينها. يتم تشكيل مستندات الأطراف المقابلة في حالات وفقًا لنظام فهرس البطاقة بترتيب أبجدي مع دليل عام ، والذي يتم الاحتفاظ به عادةً في شكل إلكتروني (يشير أيضًا إلى رقم الحالة التي يتم فيها تخزين مستندات الطرف المقابل). يمكن تعيين رمز لكل طرف مقابل.

عند إبرام عدة عقود مع نفس الطرف المقابل ، لا يلزم إعادة تقديم المستندات. عند استلام كل عقد جديد ، يتم فحص المستندات من أجل:

الحق في توقيع العقد ، ومدة ولاية رئيس المؤسسة ؛

صلاحية الترخيص ، التوكيلات ؛

عناوين التسجيل

امتثال موضوع العقد لاتجاه أنشطة الطرف المقابل وفقًا للميثاق.

إذا لزم الأمر ، قد يتم طلب مستندات إضافية من الطرف المقابل.

تخزين العقود

يتم نقل العقود الموقعة من قبل شخص مفوض من قبل موظفي خدمة إدارة السجلات (قسم العقود) إلى المنفذ المسؤول ، وتبقى العقود الموقعة من قبل جميع الأطراف (كقاعدة عامة ، هذه معاملات ثنائية) في خدمة إدارة السجلات للتخزين التشغيلي.

يتم تشكيل جميع العقود في حالات وفقًا لتسمية حالات الخدمة الكتابية (قسم العقود) ، والتي تعد جزءًا من التسمية الموحدة لحالات المؤسسة. عند تجميع المصطلحات ، من المهم جدًا اختيار مخططات التصنيف الخاصة ببنائها.

المرجعي

الشرط الرئيسي هو أن عنوان القضية يجب أن يعكس بوضوح وبشكل عام المحتوى الرئيسي وتكوين وثائق المجمع ، حيث يتم البحث في المستندات الضرورية بالعنوان. يمكن تحديد عناوين القضايا في عملية تشكيل القضايا وتنفيذها ، ومع ذلك ، في أي حال ، عند تجميعها ، يجب اتباع القواعد المعمول بها.

العناصر الإلزامية في مقدمة القضية هي:

اسم نوع المجمع (حالة ، مراسلة) أو اسم نوع المستندات (بروتوكولات ، عقود ، إلخ) ؛

المرسل إليه أو المراسل (اسم المنظمة التي تم إرسال المستندات منها أو التي تم استلامها منها) ؛

ملخص معمم لوثائق القضية ؛

إشارة إلى موقع المنظمات المراسلة (الإقليم ، المنطقة المحلية) ؛

التواريخ التي تشير إليها وثائق القضية ؛

بيان صدق أو نسخ المستندات التي يحتويها الملف.

في بعض الحالات ، من الممكن تشكيل قضايا على أساس الكائن. لذلك ، في حالة واحدة ، سيتم تكوين العقود ، وإبرامها مع منظمة محددة ، والتي ستعمل ككائن محدد.

المثال 21

عند العمل مع شركة تأمين معينة ، من المناسب صياغة جميع العقود المبرمة معها في ملف واحد "الاتفاقيات المبرمة مع شركة التأمين" كفادرات ". قد تشمل عقود التأمين الطبي الطوعي ، وعقود التأمين ضد الحوادث ، وعقود التأمين على الممتلكات ، وعقود التأمين على النقل البري ، وما إلى ذلك.

المثال 22

عند العمل مع العديد من البنوك ، من الملائم إنشاء حالة لكل بنك ، والتي ستتضمن اتفاقيات بشأن خدمات التسوية والنقد باستخدام النموذج الإلكتروني للوثائق ، واتفاقيات فتح الحسابات المصرفية ، والاتفاقيات الخاصة بفتح خط ائتمان ، واتفاقيات الضمانات ، إلخ. .

لذلك ، عند تطوير تسميات الحالات ، من الضروري أولاً وقبل كل شيء تطوير مبدأ تصنيف العقود في مؤسسة بطريقة تضمن أسرع بحث ممكن عن العقود ، وتتيح لك توزيع المستندات وحالات النموذج بشكل معقول. في الواقع ، غالبًا ما يتم إبرام العقود ليس لمدة عام واحد ، ولكن مع إمكانية تمديدها لاحقًا. لذلك ، عادة في الخدمة الكتابية (القسم التعاقدي) يمكن تخزين عدد كبير من العقود السارية المبرمة منذ عدة سنوات.

المثال 23

في الخدمات التجارية ، يمكن تمييز الأنواع التالية من العقود: عقود التوريد القياسية ، وعقود التوريد الدولية ، والعقود العامة ، والتي تشمل عقود نقل البضائع ، وعقود التخزين ، إلخ.

يتم تحديد شروط تخزين المستندات وفقًا لـ "قائمة مستندات الإدارة النموذجية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، والتي تشير إلى شروط التخزين" (M. ، 2000) ، مع قوائم الإدارات للوثائق والمستندات التنظيمية الأخرى. في الوقت نفسه ، يجب تحديد العقود ذات مدة الصلاحية الثابتة بشكل منفصل ، على سبيل المثال:

اتفاقيات التبرع؛

عقود بيع وشراء قطع الأراضي والمباني والمباني ؛

اتفاقيات الإقراض طويل الأجل وأنشطة الاستثمار ؛

عقود حق الملكية والحيازة والاستخدام والتخلص من الممتلكات (يتم تحديد فترة التخزين الدائم لجميع عقود هذه المجموعة بموجب المادة 57 ، في نفس الوقت ، للعقود الفردية لهذه المجموعة ، تحدد القائمة استثناءات - فترات أقصر التخزين ، على سبيل المثال ، تلتزم المادة 28 بتخزين اتفاقيات الشراء - بيع الأسهم من قبل المساهمين بعد 5 سنوات فقط من تاريخ انتهاء صلاحيتها) ؛

اتفاقيات تسجيل وإعادة تسجيل الأسماء التجارية والعلامات التجارية وعلامات الخدمة ؛

الاتفاقات الخاصة بقبول وتسليم المباني للإيجار ؛

اتفاقيات الخصخصة.

معاهدات العلاقات الاقتصادية والعلمية والثقافية ؛

عقود توريد المواد (المواد الأولية) والمنتجات والمعدات اللازمة لاحتياجات الدولة.

وتجدر الإشارة إلى أنه أثناء التخزين وتكوين الحالات ، يجب أن يكون كل عقد مصحوبًا ليس فقط باتفاقيات إضافية بشأن تعديله وإضافته ، ولكن أيضًا ، إذا تم تحديده وفقًا لشروط العقد ، يجب أن يكون مصحوبًا بخطابات حول تغيير تفاصيل العقد. الأطراف ، وكذلك خطابات إنهاء العقد في موافقة من جانب واحد. يجب تسجيل مثل هذه الرسائل المستلمة من الطرف المقابل. يجب أيضًا تسجيل الرسائل المرسلة من مؤسستك إلى الطرف المقابل وتمييزها على أنها مستلمة من قبل شخص مخول للطرف المقابل. بالإضافة إلى كل عقد ، يمكن إرفاق أوراق الموافقة مع التأشيرات المتخصصة.

دعونا نعطي كمثال جزء من تسميات حالات الخدمة الكتابية ، المتعلقة مباشرة بالعمل التعاقدي:

1 انظر القانون الاتحادي رقم 115-FZ بتاريخ 07.08.2001 "بشأن مواجهة إضفاء الشرعية (غسل) عائدات الجريمة وتمويل الإرهاب".

على سبيل المثال يوسيبوفا, رئيس قسم العقود ، نائب رئيس الإدارة القانونية للمؤسسة الفيدرالية الموحدة التابعة للدولة الفيدرالية NPO Microgen من وزارة الصحة في الاتحاد الروسي ، عضو نقابة مديري التوثيق.

موسكو "___" _________201_

JSC "____________" ، المشار إليه فيما يلي باسم "العميل" ، ويمثله المدير العام _______________ ، الذي يعمل على أساس الميثاق ، من ناحية ،

و ___________ LLC ، المشار إليها فيما يلي باسم "المقاول" ، ممثلة بالمدير العام _________________ ، التي تعمل على أساس الميثاق ، من ناحية أخرى ، قد أبرمت هذه الاتفاقية (المشار إليها فيما يلي باسم "الاتفاقية") على النحو التالي:

1. موضوع الاتفاقية
1.1 تم إبرام هذه الاتفاقية من أجل تحسين أداء العميل من خلال تركيز جهوده على تسيير الأعمال الأساسية.
1.2 موضوع هذه الاتفاقية هو نقل وظائف العميل إلى المقاول لتنظيم العمل المكتبي في مؤسسة العميل.
يفترض المقاول أداء الوظائف التالية التي ينقلها العميل:
1.2.1. ينظم العمل المكتبي بشكل عام في مؤسسة العميل.
1.2.2. يطور وينفذ عمليات تكنولوجية جديدة للعمل مع الوثائق والمعلومات الوثائقية ، مما يساعد على تقليل الوقت اللازم لتمرير المستندات وتنفيذها ؛ تتخذ تدابير لتبسيط تكوين المستندات ، وتحسين تدفق المستندات وسير العمل بشكل عام.
1.2.3. يشارك في تحديد المهام وتصميم وتشغيل وتحسين (من حيث دعم المعلومات) نظم المعلومات المؤتمتة ، وكذلك أحدث تقنيات المعلومات (بما في ذلك التقنيات الورقية) المستخدمة في المؤسسة.
1.2.4. يضمن النظر في الوقت المناسب في الوثائق المقدمة للتقرير إلى إدارة المؤسسة.
1.2.5. يتحقق من جودة تنفيذ المستندات المقدمة للتوقيع على إدارة المؤسسة.
1.2.6. يقوم بمعالجة وتلقي وتسجيل ومحاسبة وتخزين وتسليم وتوزيع المراسلات (الواردة والصادرة والداخلية) ، بما في ذلك تلك المرسلة عبر وسائل الاتصال الخاصة ، وإجراء الأعمال المرجعية عليها.
1.2.7. يوفر طريقة مناسبة للوصول إلى المستندات واستخدام المعلومات الواردة فيها.
1.2.8. ينظم وينفذ الإنتاج المكتوب على الآلة الكاتبة (أو باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر) ، والنسخ ، والاستنساخ الفوري للوثائق.
1.2.9. يوفر التوجيه المنهجي والتحكم في تنظيم دعم التوثيق في الأقسام الهيكلية للمؤسسة.
1.2.10. يحتفظ بسجلات الأعمال الورقية.
1.2.11. ينظم العمل على الاستقبال من قبل إدارة المؤسسة للزوار في الأمور الشخصية ، وكذلك العمل المكتبي بشأن نداءات المواطنين وفقًا للتعليمات المعيارية لأعمال المكتب وعمل الأرشيف في المؤسسة.
1.2.12. يشارك في تنظيم الصيانة الفنية للاجتماعات والاجتماعات التي تعقدها إدارة المؤسسة.
1.3 يوجه العميل ، ويتحمل المقاول التزامًا بأداء الوظائف المنقولة إليه لصالحه (المشار إليها فيما يلي باسم "الخدمات").
1.4 لتوفير الخدمات بموجب هذه الاتفاقية ، يدفع العميل للمقاول رسومًا بالمبلغ والإجراءات والشروط المنصوص عليها في هذه الاتفاقية.

2. حقوق والتزامات الأطراف
2.1. يتعهد المقاول بما يلي:
2.1.1. تزويد العميل بالخدمات المحددة في البند 1.2 من الاتفاقية.
2.1.2. تقديم قائمة بالموظفين المشاركين في تنفيذ الاتفاقية إلى العميل للموافقة عليها.
2.1.3. لا تنقل أو تُظهر لأطراف ثالثة وثائق العميل التي يحتفظ بها المقاول.
2.1.4. للتعاون في تقديم الخدمات بموجب هذه الاتفاقية مع الأطراف المقابلة الأخرى للعميل.
2.1.5. بحلول يوم ___ من كل شهر ، قدِّم إلى العميل تقارير مكتوبة شهرية عن التقدم المحرز في تقديم الخدمات بموجب هذه الاتفاقية.
2.1.6. تزويد العميل بالمواد والاستنتاجات في شكل إلكتروني على وسائط مغناطيسية ، وإذا لزم الأمر ، مواد واستنتاجات مكتوبة.
2.1.7. تقديم ، إذا لزم الأمر ، بناءً على طلب العميل ، تفسيرات للأطراف المعنية ، بما في ذلك السلطات الحكومية والقضائية ، بشأن المواد المقدمة من قبل المقاول وفقًا لهذه الاتفاقية.
2.2. يتعهد العميل:
2.2.1. تزويد المقاول بغرفة مجهزة بمواقع العمل والأجهزة المكتبية ووسائل الاتصال.
2.2.2. تزويد المقاول بالوثائق والمعلومات والبرامج المرجعية وقواعد البيانات.
2.2.3. الدفع مقابل خدمات المقاول بالطريقة والشروط والأحكام الواردة في هذه الاتفاقية.
2.2.4. نقل المعلومات والمواد اللازمة للمقاول للوفاء بالتزاماته بموجب هذه الاتفاقية إلى المقاول.
2.2.5. توقيع الإجراءات في الوقت المناسب على تقديم الخدمات من قبل المقاول.
2.3 المؤدي له الحق:
2.3.1. تلقي من العميل أي معلومات ضرورية للوفاء بالتزاماته بموجب هذه الاتفاقية. في حالة عدم تقديم المعلومات أو تقديمها بشكل غير كامل أو غير صحيح من قبل العميل ، يحق للمقاول تعليق أداء التزاماته بموجب هذه الاتفاقية حتى يتم توفير المعلومات اللازمة.
2.3.2. تلقي مكافأة مقابل تقديم الخدمات بموجب هذه الاتفاقية.
2.4 للعميل الحق في:
2.4.1. تلقي الخدمات من المقاول وفقًا للبند 1.2 من هذه الاتفاقية.
2.5 يتم إضفاء الطابع الرسمي على تقديم الخدمات غير المحددة في قائمة الوظائف من خلال اتفاقية إضافية للأطراف ويتم دفعها بشكل منفصل وإضافي.
2.6. يتعهد الطرفان بالحفاظ على سرية المعلومات التجارية والمالية وغيرها من المعلومات السرية التي يتلقاها الطرف الآخر أثناء أداء هذه الاتفاقية.

3. إجراءات أداء العقد
3.1. يقدم المقاول للعميل تقارير مكتوبة شهريًا عن التقدم المحرز في تقديم الخدمات بموجب هذه الاتفاقية ، والتي على أساسها يضع الطرفان ويوقعان قانونًا بشأن تقديم الخدمات.
3.2 الأفعال المتعلقة بتقديم الخدمات الموقعة من قبل الأطراف هي تأكيد لتوفير الخدمات من قبل المقاول للعميل.
3.3 يتم تقديم التقارير من قبل المقاول قبل ___ يوم من الشهر التالي لشهر الإبلاغ ، ويتم وضع قانون تقديم الخدمة وتوقيعه من قبل الأطراف في غضون ___ (_____) يوم عمل من تاريخ التقرير.
3.4. عند تقديم خدمات غير محددة في قائمة الوظائف ، يجب على المقاول تقديم تقرير إضافي إلى العميل ويجب على الأطراف التوقيع على قانون إضافي بشأن تقديم الخدمات ، وهو تأكيد على تقديم خدمات إضافية من قبل المقاول إلى العميل. عميل.

معدلة بشكل صحيح نظام عقد العملفي المؤسسة يمكن أن يمنع الأخطاء غير الضرورية وسوء الفهم الذي يستنزف الموارد البشرية والمالية. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يساعد على تجنب العديد من النزاعات القضائية.

على سبيل المثال ، أبسط خطأ في عمل بعقديمكن أن تحضر منظمتك ليس فقط إلى محكمة التحكيم ، ولكن أيضًا أن تصبح سببًا لبدء قضية جنائية "ضريبية". وهذا بدوره قد يؤثر على سمعة المنظمة ، وفي حالة المناقصات ، قد يؤثر سلبًا على نتائجها.

يشارك مؤلف المقال ، بعد أن صعد السلم الوظيفي من منصب سكرتير مساعد إلى نائب رئيس القسم القانوني في مؤسسة وحدوية اتحادية كبيرة ، خبرته المكتسبة في مجال تنظيم تداول الوثائقالعقود في المؤسسة. في هذه المقالة ، سوف نلقي نظرة فاحصة على:

إعداد مشروع اتفاق؛
موافقتها
إبرام اتفاق (توقيع وختم) ؛
التسجيل (بما في ذلك تسجيل الدولة) ؛
المحاسبة والتخزين التشغيلي ، وإصدار نسخ (أصلية) من العقود ؛
تشكيل قاعدة بيانات وفقًا لوثائق الأطراف المقابلة ؛
تنظيم تنفيذ العقود.
إعداد عقود الأرشفة.

الشيء الرئيسي هو المبدأ!

في المرحلة الأولى من البناء أنظمة العمل بالتعاقدمن الضروري تحديد المبدأ الذي سيتم بناؤه عليه:

مركزي أو
لامركزية.

للقيام بذلك ، يجب عليك إجراء مسح للعمليات التجارية وطرق تشغيل المؤسسة. بناءً على المعلومات الواردة ، مسألة من سيكون المسؤول تنظيم عمل العقد:

وحدة هيكلية محددة (عند اختيار مبدأ مركزي) أو
الموظفين الفرديين في الأقسام الهيكلية المختلفة (عند اختيار مبدأ لامركزي).

بعد التحليل خبرة العمل المتعاقد عليهافي روسيا ، يمكن لمؤلف المقال أن يقول ذلك في معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تدفق وثيقة العقود"ممزق" - مقسم بين العمال الفرديين. يقوم المنفذ المسؤول بإعداد مسودة عقد ، وتنظيم الموافقة عليه ، وسجلات السكرتير أو الكاتب ، ويتم تخزين العقد إما من قبل المنفذ المسؤول ، أو كبير المحاسبين في المؤسسة ، أو أي شخص آخر.

إعداد مشروع اتفاقية

إعداد مشروع اتفاقية (صياغة مسودة العقد الخاصة بك أو مراجعة المستلم من الطرف المقابل) قام بها الشخص المسؤولللوحدة الهيكلية التي تشرع في إبرام العقد ، مع محام.

يتم تقديم مسودة الاتفاقية للموافقة عليها والتوقيع عليها على النحو التالي: عدد النسخ:

عادة بعدد الجوانب ؛
للاتفاقيات السارية من تاريخ التسجيل من قبل هيئة معتمدة من سلطة الدولة أو الحكومة الذاتية المحلية (على سبيل المثال ، اتفاقيات الإيجار) - وفقًا لعدد الأطراف + نسخة واحدة لسلطة التسجيل.

في هيكل أي عقد عمل ، يوصى بالنص على ما يلي: أقسام ،والتي يمكن دمجها أو فصلها في بعض الحالات:

الديباجة.
موضوع العقد.
حقوق والتزامات الأطراف.
التكلفة والإجراءات الخاصة بسداد المدفوعات.
الشروط الخاصة بالعقد.
مسؤولية الأطراف.
تعديل وإنهاء وإنهاء العقد.
سرية.
حل النزاع.
الظروف القاهرة.
وقت العقد.
عناوين وتفاصيل الأطراف.
توقيعات الطرفين.

نتحقق من الطرف المقابل!

المستندات التي تحتوي على معلومات حول الأطراف المقابلة:
- الوثائق المقدمة كيان قانوني:
  - نسخ من الوثائق التأسيسية ،
  - نسخة من الوثيقة التي تؤكد سلطة رئيس الكيان القانوني ،
    - نسخة من التوكيل مصدقة حسب الأصول من قبل الكيان القانوني ، ونسخة من جواز سفر الممثل (إذا تم توقيع العقد نيابة عن الكيان القانوني ليس من قبل رئيسه ، ولكن من قبل ممثل) ،
  - نسخة من شهادة تسجيل الدولة لكيان قانوني مع جميع التغييرات ،
  - نسخة من خطاب جهات المراقبة الإحصائية بشأن تخصيص الرموز ،
  - نسخة من شهادة التسجيل الضريبي ،
  - المستندات التي تحتوي على معلومات ، بما في ذلك العنوان البريدي للشركة وتفاصيل الهاتف والبنك ،
    - صور من التراخيص مصدقة بختم المنظمة وتوقيع رئيسها لتنفيذ نوع النشاط ذي الصلة, الشهادات ، إلخ. (في الحالات المنصوص عليها في التشريع الحالي للاتحاد الروسي) ؛
- المستندات المقدمة من الطرف المقابل - فرد:
  - نسخة من جواز السفر،
  - نسخة من شهادة التسجيل لدى مصلحة الضرائب في مكان الإقامة ،
    - نسخة من شهادة التسجيل كرجل أعمال فردي (للأفراد - رواد الأعمال الفرديين) ،
  - التفاصيل المصرفية (إذا لزم الأمر ، الدفع من خلال البنك) ،
  - نسخة من شهادة التأمين الخاصة بصندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي.

فيما يتعلق بالأفراد - الاسم الأخير والاسم الأول والعائلة (ما لم يتبع خلاف ذلك من القانون أو العرف الوطني) ، والمواطنة ، وتفاصيل وثيقة الهوية ، وبيانات بطاقة الهجرة ، ووثيقة تؤكد حق مواطن أجنبي أو شخص عديم الجنسية للبقاء (الإقامة) في الاتحاد الروسي ، وعنوان مكان الإقامة (التسجيل) أو مكان الإقامة ، ورقم تعريف دافع الضرائب (إن وجد) ؛
فيما يتعلق بالكيانات القانونية - الاسم ورقم تعريف دافع الضرائب أو رمز منظمة أجنبية ورقم تسجيل الولاية ومكان تسجيل الدولة وعنوان الموقع.

تنسيق مشروع الاتفاقية

إعداد مسودة العقد يخضع المنفذ المسؤول لخدمة إدارة السجلات(أو قسم العقود) مع حزمة من الوثائق.في شركتنا تتكون من:

مشروع معاهدةفي شكل إلكتروني
الوثائق التي أعدها الطرف المقابل ؛
ورقة الموافقة تحتوي على المعلومات التالية:
- الاسم الكامل. - منفذ مسئول يوضح منصبه ، واسم الوحدة الإنشائية التي يعمل بها ،
- تأشيرة المنفذ المسؤول ،
- تأشيرات رؤساء المنفذ المسؤول ،
- نوع المستند المرسل للموافقة (اتفاقية ، اتفاقية تكميلية) ،
- اسم الطرف المقابل ،
- قائمة التأييد ،
- تاريخ استلام المستند للموافقة عليه وتاريخ إعادة المستند من قبل الموظفين الذين وافقوا على العقد.
  يتم تسجيل أوراق الموافقة على مشاريع الاتفاقيات في مجلة خاصة ، مما يجعل من الممكن تسجيل عدد مشاريع الاتفاقيات المقدمة للموافقة بوضوح. كما تعكس المجلة التقدم المحرز في تنسيق مشاريع الاتفاقيات. يساعد وجود روابط لتاريخ استلام الاتفاقية للموافقة وتاريخ الإرجاع من المتخصصين المعتمدين على تتبع شروط الموافقة من قبل كل متخصص معتمد ، وكذلك انتهاكها ؛
- ملاحظة توضيحية (إذا لزم الأمر). يجب أن تحتوي المذكرة التوضيحية الموقعة من قبل المنفذ المسؤول على المعلومات التالية:
  - إثبات الحاجة إلى إبرام اتفاق ،
  - تبرير اختيار الطرف المقابل ،
  - عن الطرف المقابل
  - موضوع العقد (لفترة وجيزة) ،
  - قيمة العقد،
  - شروط الدفع،
  - شروط تلقي المدفوعات أو الوفاء بالالتزامات ؛
دراسة جدوى (دراسة جدوى) للمشروع إذا لزم الأمر. يحتوي على المعلومات التالية:
- إثبات ملاءمة الصفقة ،
- موضوع المعاملة والمبلغ الإجمالي للمعاملة والشروط المادية الأخرى ،
- تقدير التكاليف المرتبطة بتنفيذ الصفقة ، والعواقب الاقتصادية للمعاملة ،
- شروط الصفقة ،
- وصف الطرف المقابل: ما هي الفترة الزمنية الموجودة في السوق لهذا المنتج (الأعمال ، الخدمات) ، كيف أسس نفسه ، إلخ.

وتجدر الإشارة إلى أن قائمة الوثائق أعلاه تقريبية ، لأن. تضع كل مؤسسة إجراءاتها الخاصة للعمل التعاقدي ، والتي تعتمد إلى حد كبير على نوع نشاط المنظمة وحجم العقود. من القائمة أعلاه ، لكل شركة الحق في اختيار تلك المستندات الأكثر ملاءمة لها.

تنسيق مشروع الاتفاقية ينظم العمل المكتبي(أو قسم العقود).

نظرًا لأن العلاقات التعاقدية تخدمها كل من الخدمات القانونية والمحاسبية والمالية ، فقد اتضح أن العمل التعاقدي يجب أن يتخلل جميع الأنشطة الاقتصادية للمؤسسة من خلال وعبر. منظم بشكل صحيح التفاوض على العقوديساعد على القضاء على إمكانية العواقب السلبية المرتبطة ببطلان العقد أو الخسائر الاقتصادية والضريبية والعملات والجمارك وغيرها من الخسائر الإضافية.

يمكن لكل مؤسسة أن تحدد بشكل مستقل قائمة الأشخاص المنفذة الموافقة على مسودة العقدالتي يجب أن تنص عليها اللوائح المحلية. كقاعدة عامة ، المناصب "المناصرة" هي:

محامي؛
المدير المالي؛
رئيس الحسابات؛
رئيس القسم.

يعتمد توفر التأشيرات الإضافية على تفاصيل العقد المرسل للموافقة عليه.

لتحسين عملية التفاوض على العقود في المنظمة ، النماذج القياسية للعقود, والتي يجب أن تتم الموافقة عليها بأمر من رئيس المنظمة (انظر المثال 2). كقاعدة عامة ، ينطبق هذا على العقود ، التي يرتبط إبرامها بالنشاط الرئيسي للمؤسسة: في المنظمات التجارية هم عقود التوريد القياسيةوشركات التأمين تتطور عقود التأمين القياسية.

في ختام عقد قياسيتتم الموافقة على مسودته فقط مع الخدمة القانونية ، التي تتحقق من مسودة الوثيقة المقدمة للامتثال للمعيار الأول وتتحقق من مستندات الطرف المقابل. وهذا يقلل بشكل كبير من الوقت اللازم للتفاوض على مسودة الاتفاقية.

يجب التمييز العقود القياسية، المعتمدة من قبل المنظمة ، وما يسمى بقوالب العقود ، والتي تمثل نصوصًا نموذجية للعقود. على عكس مسودة عقود نموذجيةيجب أن يتم الاتفاق على مسودات العقود التي يتم وضعها باستخدام نموذج مع مجموعة كاملة من المتخصصين في مؤسسة معينة.

يقوم جميع المتخصصين الذين وافقوا على مسودة العقد بتدوين الملاحظات في ورقة الموافقة(انظر المثال 3) ، وفي حالة الاختلاف مع مسودة العقد ، يجب عليهم كتابة استنتاج مسبب في ورقة الملاحظات أو إصداره في شكل وثيقة منفصلة (انظر المثال 4).

يجب تحديد شروط الموافقة على مسودة العقد من قبل كل متخصص في القانون التنظيمي المحلي ، وقد يكون هذا هو اللائحة الخاصة بالعمل التعاقدي. حيث المسؤولية عن الوفاء بالمواعيد النهائيةيتم تعيينه للمتخصصين الذين يقومون بالرؤية ، ويتم تعيين التحكم في الامتثال للمواعيد النهائية لرئيس خدمة إدارة السجلات (رئيس قسم العقود).

إذا كانت هناك تعليقاتفي رؤية الأشخاص ل مشروع معاهدةيتم نقلها من قبل موظفي الخدمة الكتابية (قسم التعاقدات) إلى المقاول لإزالة التعليقات ، ثم إعادة إرسالها للموافقة عليها. إذا بقيت الخلافات ، يبدأ المنفذ المسؤول اجتماعًا بمشاركة رؤساء الإدارات المعنية. يتم تسجيل الاجتماع ، وبناءً على نتائجه ، يقرر مدير المنظمة مدى ملاءمة أو عدم جدوى إبرام اتفاق.

عند تنظيم عملية التفاوض على العقود ، يجب مراعاة فارق بسيط. في وثيقة تنظيمية محلية ، كقاعدة عامة ، تحدد مواقف المتخصصين الذين لهم الحق في عقود التأشيرة دون ذكر أسمائهم.هذا مناسب لأن في حالة الفصل أو نقل الموافق ، لا يلزم إجراء تعديلات على القانون التنظيمي المحلي.

ومع ذلك ، في حالة عدم وجود موظفين (عند إرسالهم في رحلة عمل ، أو في إجازة مرضية) الذين لهم الحق الموافقة على العقود، لا يتم دائمًا تعيين المتخصصين بالوكالة للمتخصصين المذكورين أعلاه. لذلك ، من أجل تنفيذ عملية مستمرة للتفاوض على العقود ، قد يُمنح أمر المنظمة الحق في المصادقة على مسودة العقود. موظفين محددين بالإضافة إلى ذلك. يتم عرض ترتيب العينة في المثال 5.

إبرام اتفاق
(التوقيع والختم)

هناك حالات عندما تلقى أحد الطرفين اتفاقية موقعة ومختومة من قبل الطرف الآخر ، استبدال بعض الصفحاتمخالفة الاتفاقيات السابقة. من أجل تجنب حدوث مثل هذه المواقف ، في ممارسة العمل التعاقدي ، هناك عدة طرق:

مشاهدة (تهيئة) كل صفحة من صفحات العقد من قبل الأشخاص الذين وقعوا عليه. يمكن المصادقة على نص الاتفاقيةرئيس أحد الأقسام الهيكلية الذي مُنح هذا الحق ، والذي يجب تحديده وفقًا لذلك في القانون التنظيمي المحلي للمنظمة ، على سبيل المثال ، رئيس الخدمة القانونية. في هذه الحالة ، يمكن إجراء التهيئة باستخدام طابع خاص يشير إلى:
- اسم المنظمة
- رقم ورقة العقد من العدد الإجمالي للأوراق ، على سبيل المثال ، "الورقة رقم 1 من 5 أوراق" ،
- توقيع المدير المعني ؛
أوراق خياطة للعقد تشير إلى عدد الأوراق المخيطة والمرقمة و إلصاق هذه المعلومات بأختام وتوقيعات الأطراف. عادة ، يبدو النقش كما هو موضح في المثال 6. يجب إيلاء اهتمام خاص لختم الختم عند التصديق على الوثيقة. يجب أن تلتقط جزءًا من المسمى الوظيفي للشخص الذي يوقع على المستند ، وجزءًا من الورقة التي تقول "أوراق مُخيط ومرقمة ومختومة ___." يساعد هذا الترتيب لطباعة الأختام على تجنب تزوير المستندات.

الحق في توقيع العقدلديك:

الأشخاص الذين يشغلون المنصب ذي الصلة ، وفقًا للوثائق التأسيسية للمنظمة ،
الأشخاص المرخص لهم.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار ذلك حتى عندماتم توقيع العقد ليس ممثلاأ أول شخص في الشركة - قد لا يكون لديه دائمًا السلطة لإتمام المعاملة.

اذا كان يتم توقيع العقد من قبل شخص على أساس توكيل رسمي ،تحتاج إلى الانتباه إلى النوع الذي تنتمي إليه. اعتمادًا على محتوى الصلاحيات المحددة في المستند ، هناك ما يسمى:

جنرال لواء التوكيلات الرسمية (الصادرة لممثل لإجراء مجموعة متنوعة من المعاملات نيابة عن الممثل) ،
التوكيلات الخاصة (الصادرة لإبرام معاملات متجانسة (عقود) ، على سبيل المثال ، عقود البيع فقط) و
توكيلات لمرة واحدة (صادرة لتوقيع عقد محدد ، بينما يجب أن يشير التوكيل إلى رقم وتاريخ العقد ، واسم الطرف المقابل الذي من الضروري إبرام هذا العقد معه ، باختصار موضوع العقد ، وكذلك المبلغ الذي تم إبرام العقد من أجله).

كما ينبغي أن يؤخذ في الاعتبار ذلك يتم إصدار التوكيل لفترة معينة ،التي يتم تحديدها وفقًا لتقدير الشخص الذي أصدرها ، ولكن لا يمكن أن تتجاوز 3 سنوات (المادة 186 من القانون المدني للاتحاد الروسي). إذا لم يتم تحديد مدة الصلاحية في التوكيل ، فتظل سارية المفعول لمدة سنة واحدة من تاريخ صدوره. التوكيل الذي لا يشير إلى تاريخ صدوره باطل. يجب توقيع هذه الوثيقة من قبل رئيس المنظمة ، أو من قبل شخص مُنح حق التوقيع على التوكيلات. التوكيل الرسمي الصادر عن طريق الاستبدال صالح فقط في حالة التوثيق وفقًا للفقرة 3 من الفن. 187 من القانون المدني للاتحاد الروسي (باستثناء حالات معينة) ، لا يمكن أن تتجاوز فترة صلاحية التوكيل الرسمي هذا فترة صلاحية التوكيل الرسمي الذي صدر على أساسه.

في الخدمة الكتابية (قسم العقود) يجب يتم الاحتفاظ بنسخ (أو أصول) من التوكيلات الخاصة بالحق في توقيع العقود.إلى عن على تنظيم المعلومات بالوكالة يتم إعداد سجل التوكيلات الخاصة بالحق في توقيع العقود (انظر المثال 11). يجب تقديم نسخ من التوكيلات لرؤساء الأقسام الذين يقومون بإعداد مسودات العقود. على أساس التوكيلات الصادرة ، يتم تجميع سجل عينات توقيعات الأشخاص المخولين لتوقيع العقود (انظر المثال 12).

نقدم انتباهك إلى مصفوفة لعملية الموافقة على العقود وتوقيعها (انظر المثال في المثال 13).

إذا كانت المؤسسة لديها ممارسة لإرسال خطابات تغطية إلى جانب العقود ، فقد يتم تكليف الخدمة الكتابية (قسم العقود) بوظيفة إعدادها. يتم إرسال الرسائل ليتم التوقيع عليها من قبل المدير مع مسودة الاتفاقية.

جميع العقود الموقعة من قبل الشخص الأول في المنظمة أو الشخص المفوض من قبله على أساس توكيل رسمي مصدق عليها بختم المنظمة. يوضع الختم على العقد عندما:

حضور التوقيع
توافر التأشيرات للأشخاص المطلوبين ؛
إذا تطابق التوقيع على الاتفاقية مع نموذج توقيع الشخص المخول في سجل عينات التوقيع.

تسجيل العقود

يجب على كل طرف في العقد ، بعد التوقيع ، تخصيص رقم تسلسلي له والتأكد من تسجيله الداخلي. لذلك ، عادة ما يكون رقم العقد معقدًا ، يتكون من أعداد منفصلة من الأطراف المقابلة ، والتي تتم كتابتها من خلال كسر ،وهو أمر غير مناسب دائمًا (انظر المثال 14).

في الممارسة العملية ، هناك طريقة أخرى تحديد رقم العقد: إذا حصلت المنظمة على عقد بالفعل تخصيص رقم على جانب واحد ،ثم يشير الطرف الثاني ، بعد إجراء التسجيل الداخلي ، إلى رقم تسجيله على ظهر الصفحة الأخيرة من المستند. في هذه الحالة ، يتم استخدام طابع خاص يشير إلى اسم المنظمة ورقم تسجيل العقد والتاريخ (انظر المثال 15). في هذه الحالة ، سيكون رقم العقد هو الرقم المخصص من قبل الطرف المقابل (انظر العقد رقم AB104 مع Leos LLC في المثال 16).

بالنسبة للشركات الكبيرة ، يمكن التوصية بالهيكل التالي رقم تسجيل العقد: الرقم التسلسلي للتسجيل في خدمة إدارة السجلات ، رقم الوحدة الهيكلية حسب التصنيف المعتمد في المؤسسة أو حرف التعيين للوحدة الهيكلية ، سنة إبرام العقد. على سبيل المثال: 108/07/06 أو 199-KS / 06 ، حيث KS هو الحرف المخصص للخدمة التجارية.

تسجيل العقوديتم إجراؤها في مجلة خاصة ، والتي ، كقاعدة عامة ، يتم الاحتفاظ بها في شكل إلكتروني. نوصي بالتكوين التالي لأعمدة مجلة تسجيل العقود:

رقم التسجيل؛
رقم إضافي (رقم الطرف المقابل) ؛
تاريخ الاتفاق
اسم الطرف المقابل
موضوع العقد؛
صلاحية؛
الوحدة المسؤولة (المنفذ المسؤول) ؛
سعر العقد
توافر التطبيقات
الذي وقع العقد.

إذا كانت المنظمة تستخدم ترقيم العقود من خلال كسر ، فبدلاً من عمودين "رقم التسجيل" و "رقم إضافي (رقم الطرف المقابل)" ، يتم إدخال واحد - "رقم العقد".

في عدد من الحالات ، التي يحددها القانون ، تتطلب العقود تسجيل الدولة. فمثلا:

اتفاقية إيجار لمبنى أو هيكل تم إبرامها لمدة عام على الأقل تخضع لتسجيل الدولة وتعتبر منتهية من لحظة هذا التسجيل ؛
اتفاقيات الترخيص (تسجيل وإعادة تسجيل الأسماء التجارية والعلامات التجارية وعلامات الخدمة وتنازل المطالبات بموجب العلامات التجارية) لا تدخل حيز التنفيذ إلا بعد تسجيلها في Rospatent ؛
تخضع المعاملات مع الأراضي والعقارات الأخرى لتسجيل الدولة وفقًا للفن. 164 من القانون المدني للاتحاد الروسي.

نقل العقد الموقع للطرف المقابل

إصدار أصول ونسخ العقود

إصدار أصول ونسخ العقوديتم تنفيذها من قبل موظفي خدمة إدارة السجلات (القسم التعاقدي) بناءً على طلب مكتوب. في مؤسستنا ، تم توثيق ذلك من خلال مذكرة. يجب أن تشير إلى الأساس المنطقي لضرورة الحصول على وثيقة ، لمن (الاسم الكامل ، المنصب) ومدة إصدارها. راجع أمثلة المذكرات في المثالين 17 و 18. راجع المثال 19 لملء دفتر يومية خاص يسجل حقيقة إصدار المستندات وإعادتها.

في اصدار العقد الاصليوفقًا للإجراء المتبع في مؤسستنا ، يُطلب من موظفي خدمة حفظ السجلات (قسم العقود) عمل نسخة مصورة من العقد وإرفاقها في الحالة.

المحاسبة لمستندات الأطراف المقابلة

الحق في توقيع العقد ، ومدة ولاية رئيس الشركة ؛
فترة صلاحية الترخيص ، التوكيلات ؛
عناوين التسجيل
امتثال موضوع العقد لاتجاه أنشطة الطرف المقابل وفقًا للميثاق.

إذا لزم الأمر ، قد يتم طلب مستندات إضافية من الطرف المقابل.

تخزين العقود

الشرط الرئيسي هو أن عنوان القضية يجب أن يعكس بوضوح وبشكل عام المحتوى الرئيسي وتكوين وثائق المجمع ، حيث يتم البحث عن المستندات الضرورية من خلال العنوان. يمكن تحديد عناوين القضايا في عملية تشكيل القضايا وتنفيذها ، ومع ذلك ، في أي حال ، عند تجميعها ، يجب اتباع القواعد المعمول بها.

العناصر الإلزامية في مقدمة القضية هي:

اسم نوع المجمع (حالة ، مراسلة) أو اسم نوع المستندات (بروتوكولات ، عقود ، إلخ) ؛
فيما يلي بيانات توضيحية ، يتم تحديد تكوينها وتسلسلها حسب طبيعة مستندات القضية:
اسم مؤلف الوثائق (اسم المنظمة أو الوحدة الهيكلية) ؛
المرسل إليه أو المراسل (اسم المنظمة التي تم إرسال المستندات منها أو التي تم استلامها منها) ؛
ملخص موجز لوثائق القضية ؛
بيان موقع المنظمات المراسلة (الإقليم ، المنطقة المحلية) ؛
التواريخ التي تشير إليها وثائق القضية ؛
إشارة إلى أصالة أو نسخ من الوثائق الواردة في الملف.

لذلك ، عند تطوير تسميات الحالات ، من الضروري أولاً وقبل كل شيء تطويرها مبدأ تصنيف العقدفي المؤسسة بطريقة توفر أسرع بحث ممكن عن العقود ، وتتيح لك توزيع المستندات وحالات النماذج بشكل معقول. في الواقع ، غالبًا ما يتم إبرام العقود ليس لمدة عام واحد ، ولكن مع إمكانية تمديدها لاحقًا. لذلك ، عادة في الخدمة الكتابية (القسم التعاقدي) يمكن تخزين عدد كبير من العقود السارية المبرمة منذ عدة سنوات.

فترات الاحتفاظ بالمستنداتتم إعدادها وفقًا لـ "قائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين" (M. ، 2000) ، مع قوائم الوثائق الإدارية والوثائق التنظيمية الأخرى. في الوقت نفسه ، يجب تحديد العقود ذات مدة الصلاحية الثابتة بشكل منفصل ، على سبيل المثال:

اتفاقيات الهدايا
عقود بيع وشراء قطع الأراضي والمباني والمباني ؛
اتفاقيات الإقراض طويل الأجل وأنشطة الاستثمار ؛
اتفاقيات بشأن حق الملكية ، والحيازة ، والاستخدام ، والتخلص من الممتلكات (يتم تحديد فترة التخزين الدائم لجميع اتفاقيات هذه المجموعة بموجب المادة 57 ، وفي نفس الوقت بالنسبة للاتفاقيات الفردية لهذه المجموعة ، تحدد القائمة استثناءات - فترات تخزين أقصر ، على سبيل المثال ، تلتزم المادة 28 بتخزين اتفاقيات الشراء - بيع الأسهم من قبل المساهمين بعد 5 سنوات فقط من تاريخ انتهاء صلاحيتها) ؛
عقود تسجيل وإعادة تسجيل الأسماء التجارية والعلامات التجارية وعلامات الخدمة ؛
اتفاقيات قبول وتسليم المباني للإيجار ؛
اتفاقيات الخصخصة؛
اتفاقيات العلاقات الاقتصادية والعلمية والثقافية ؛
عقود توريد مواد (مواد أولية) ومنتجات ومعدات لاحتياجات الدولة.

دعونا نعطي كمثال جزء من تسميات حالات الخدمة الكتابية ، المتعلقة مباشرة بالعمل التعاقدي:

1 انظر القانون الاتحادي رقم 115-FZ بتاريخ 07.08.2001 "بشأن مواجهة إضفاء الشرعية (غسل) عائدات الجريمة وتمويل الإرهاب".

اتفاق. الاتفاق (العقد) - المفهوم ، الهيكل ، التصميم

هيكل العقد

أنواع العقود

الشيء الرئيسي هو المبدأ!

إعداد مشروع اتفاقية

تنسيق مشروع الاتفاقية

إبرام العقد (توقيع وختم)

تسجيل العقود

نقل العقد الموقع للطرف المقابل

إصدار أصول ونسخ العقود

المحاسبة لمستندات الأطراف المقابلة

تخزين العقود

الشيء الرئيسي هو المبدأ!

إعداد مشروع اتفاقية

تنسيق مشروع الاتفاقية

إبرام اتفاق (التوقيع والختم)

تسجيل العقود

نقل العقد الموقع للطرف المقابل

إصدار أصول ونسخ العقود

المحاسبة لمستندات الأطراف المقابلة

تخزين العقود

إبرام اتفاق
(التوقيع والختم)