يعد المخزون في المستودع إجراءً ضروريًا للحفاظ على النظام والمحاسبة الصحيحة للأرصدة. بمساعدتها، لا يمكنك إدارة المبيعات فحسب، بل يمكنك أيضًا تقييم كفاءة الإنتاج. هناك منظمات خاصة يمكنها، من خلال الاستعانة بمصادر خارجية، إجراء المخزون بشكل واضح ودون الروتين غير الضروري. من الممكن تمامًا تنفيذ ذلك بمفردك، والشيء الرئيسي هو معرفة القواعد العامة لتنفيذه. تتناول المقالة إجراءات وإجراءات المخزون في المستودع، وما هي المستندات التي يجب إعدادها وكيفية توثيق النتائج.
قواعد الجرد العامة
المخزون هو مهمة كثيفة العمالة ومكلفة إلى حد ما. عند تنفيذها، يجدر مراعاة التكاليف خلال ساعات العمل وغير ساعات العمل.
خلال ساعات العمل: (اضغط للتوسيع)
- أثناء تنفيذه، لن يتمكن الموظفون المشاركون فيه من أداء واجباتهم المباشرة؛
- سيتم تعليق شحن البضائع إلى العملاء واستكمال الأرصدة الموجودة في الطلبات؛
- خلال فترة العد يتم إيقاف كافة المشتريات والمقبوضات من الموردين.
ساعات العمل الخارجية:
- أي شخص يخرج في يوم إجازة لإجراء الجرد سيتم دفعه بمعدل مضاعف.
ولهذا السبب لا يستخدم أحد حقًا عمليات التفتيش غير المجدولة. في هذه الحالة، سيكون من الأكثر فعالية إعداد العمل في البداية بطريقة يتم فيها الاحتفاظ بالسجلات الآلية ويتم تدريب الموظفين والكفاءة إلى أقصى حد في قضايا استلام وشحن عناصر المخزون.
قواعد الجرد العامة:
- حضور جميع أعضاء اللجنة؛
- الحساب الفعلي لعناصر المخزون، وليس من كلام الأشخاص المسؤولين ماديا؛
- مع بداية التفتيش، يجب تقديم تقارير السلع مع جميع المستندات المرفقة عن حركة البضائع والمواد والإيصالات من الأشخاص المسؤولين ماليا؛
- يتم تسجيل نتائج الجرد في قائمة الجرد وتقرير الجرد.
المواعيد النهائية للمخزون
يتم تنفيذه في شكل فحص مفاجئ وفي شكل فحص مخطط له، ويتم تحديد تكراره في السياسة المحاسبية للمنظمة. الفرق بين الأول والأخير هو أنه لا يتم تخصيص وقت لإعداد الموظفين لذلك، فالهدف الرئيسي ليس التوفيق بين الأرصدة في المستودعات، بل التحقق من عمل الموظفين أنفسهم وكفاءتهم. التكرار الموصى به لجرد المخزون هو مرة واحدة على الأقل في الشهر
يتم إجراء الفحوصات الإلزامية:
- مرة واحدة في السنة قبل تقديم التقارير السنوية؛
- عند بيع أو شراء أو تأجير العقارات؛
- أثناء إعادة تنظيم المؤسسة؛
- عند تغيير الأشخاص المسؤولين ماديًا، بما في ذلك رئيس العمال أو الفريق ككل؛
- بسبب القوة القاهرة (الحريق، الفيضانات، الأضرار التي لحقت بالممتلكات، الكشف عن السرقة، وما إلى ذلك)؛
- بمبادرة (طلب) من أحد اللواء.
مراحل المخزون في المستودع
تم توضيح التعليمات التفصيلية حول إجراءات إجراء الجرد في المبادئ التوجيهية لجرد الممتلكات والالتزامات المالية. لن يتم التعرف على هذا الإجراء حقًا إلا إذا تم اتباع جميع القواعد بنسبة 100٪.
من المستحسن تقسيم الإجراءات إلى 3 مراحل:
مراحل | أجراءات |
| تحضيري | · إصدار الأمر بإجراء الجرد وتوقيته ()؛ · إنشاء اللجنة واختيار رئيسها. · تتمثل مهمة الأخير في تقييم نطاق العمل القادم، ومراقبة إغلاق المستودع، والتحقق من صحة استخدام معدات القياس الموجودة؛ · الاتفاق على أنواع العقارات التي يتم فحصها وتعيين شخص من الهيئة لكل منها. · طلب الإيصالات من الأشخاص المسؤولين مادياً قبل بدء العد، الخ. |
| المرحلة حسب العد | · في الواقع، يعتبر وجود الممتلكات التي يتم فحصها في المستودع؛ · إدخال النتائج في قوائم الجرد (نموذج INV-3) |
| مقارنة | · مقارنة البيانات المحاسبية الفعلية مع التقارير المحاسبية. · تحديد الخلافات وإعداد بيانات المصالحة. |
| أخير | · بعد إجراء الجرد يتم تحليل نتائجه. · التعرف على الجناة في المحاسبة غير الصحيحة لممتلكات المؤسسة. |
من هو عضو لجنة جرد المستودعات؟
وتشمل العمولة فئات العمال التالية: (اضغط للتوسيع)
- ممثلو إدارة المنظمة؛
- محاسب؛
- الاقتصاديين.
- عمال من التخصصات الأخرى إذا تطلب ذلك الجرد الصحيح (فنيون، مهندسون؛
- موظفو التدقيق الداخلي؛
- الأشخاص المسؤولين ماليا؛
- مدققين مستقلين (الاستعانة بمصادر خارجية).
يجب أن تكون اللجنة المعتمدة بأمر من إدارة المؤسسة حاضرة طوال عملية التدقيق بأكملها. وإلا فإن المخزون يعتبر غير صالح.
نتائج جرد المستودعات
قبل البدء في الجرد، من الضروري التأكد من أن جميع الوثائق قد تم تنفيذها من قبل قسم المحاسبة وإدخالها في النظام المحاسبي المناسب. إذا تم اكتشاف أي تناقض في مرحلة الإعداد للتدقيق، يتم لفت انتباه المحاسب إلى البيانات. الإجراء النهائي للأشخاص المسؤولين ماليًا هو التوقيع على أن كل شيء على ما يرام.
إذا كان لدى المؤسسة مستودع كبير أو عدة مستودعات، يتم إنشاء عمولات (عاملة) في كل موقع لضمان كفاءة العمل. وقبل العمل، يجب أن يخضع جميع أعضاء هذه اللجان لتعليمات مفصلة حول العمل الذي يتعين القيام به. في حالة إجراء جرد عشوائي، فمن الضروري التأكد من جمع البضائع المراد فحصها في مكان واحد. يتم تسجيل نتائج جميع الأعمال في سجلات الجرد باستخدام قلم.
يمكن التقليل من العامل البشري عن طريق استخدام نظام محاسبة آلي: يتم تخصيص رمز شريطي لكل منتج، وقراءته باستخدام الماسح الضوئي، وترى اللجنة على الفور التحليلات التلقائية. وفي الوقت نفسه، من المهم مراقبة امتثال المنتج والاسم المعروض في النظام بعناية وفقًا للرمز الشريطي الخاص به.
في حالة اكتشاف بضائع تالفة، من أجل شطبها وعدم إدراجها في نتائج الجرد، يتم تسجيلها باستخدام نموذج TORG-16.
يتم فحص البضائع السائبة عن طريق قياس الأبعاد ومقارنتها بالمعلومات المماثلة المحددة في المستندات المصاحبة من مورد البضائع والمواد.
إذا كانت هناك بضائع مخزنة في عبوة لم تمسها، يتم احتساب الكمية وفقًا للملصقات. كفحص مراقبة، افتح عدة عبوات وتأكد من أن الكمية الموجودة فيها تتوافق مع الكمية الموضحة على الملصق.
استلام ومغادرة البضائع إلى المستودع أثناء جرد المخزون
إن حركة عناصر المخزون أثناء المخزون ستؤدي حتما إلى الارتباك. علاوة على ذلك، لا تعني الحركة قبول وتسليم البضائع من المستودع فحسب، بل تعني أيضًا حركتها داخل المستودع/المستودعات. في الواقع، من الصعب أن نتخيل موقفًا يرغب فيه المدير العادي في شل أعماله تمامًا، ولو ليوم واحد. خاصة إذا كان جدول العمل 7 أيام في الأسبوع.
من الناحية العملية، من المقبول تمامًا شحن المنتجات النهائية التي تم أخذها في الاعتبار أثناء عملية التدقيق إلى المقاولين أو إكمالها حسب الطلب. على الرغم من أن هذا يفرض قدرًا معينًا من المخاطر على صحة المخزون، إلا أنه يقلل من خسائرك الناتجة عن التوقف في المستودع. من المهم ملاحظة أن شحن عناصر المخزون لا يتم إلا بإذن كتابي من كبير المحاسبين. يتم إنشاء تصنيف المخزون لهذه المجموعة من البضائع بواسطة . يسجل كمية عناصر المخزون قبل وبعد الشحن. وبعدها يتم تعبئة تقرير جرد للأصناف المشحونة (). ويتم أيضًا قبول البضائع والمواد. يتم تسجيل هذه العملية من خلال عمولة المخزون بأكملها باستخدام نموذج INV-3.
تسجيل وتسوية بيانات المخزون
أثناء الجرد يتم ملء المستندات التالية:
أجراءات | النموذج لملء |
| المخزون المتوفر فعلياً في المستودع، ويتم إعادة حسابه عن طريق المحاسبة الآلية أو يدوياً | |
| يتم إدراج البضائع في المستودع، ولكنها في مرحلة النقل | |
| المخزون والمواد الموجودة في المخزن الثانوي (مدرجة في أحد المستودعات، ولكنها موجودة فعليًا في مستودع آخر) | قائمة جرد منفصلة مع قائمة بهذه البضائع حسب |
| البضائع التالفة والمعيبة والبضائع الخاضعة للشطب | وفقا لذلك، يعمل على |
| مقارنة أرصدة المخزون الفعلية مع البيانات المحاسبية الآلية |
إذا كان يجب أن تعزى الثلاثة الأخيرة إلى وضع غير قياسي، فإن قائمة المخزون INV-3 هي الوثيقة الرئيسية لأي عملية تدقيق. وبمساعدتها، لا يتم تسجيل المبلغ الفعلي للأرصدة في المستودعات فحسب، بل يتم أيضًا إعداد بيان مقارن للتناقضات مع البيانات المالية المقدمة مسبقًا.
وبعد الانتهاء من عملية التدقيق، يقوم جميع أعضاء اللجنة بالتوقيع على نتائجها في قائمة الجرد. وهي مجمعة في نسختين: واحدة للمحاسب والثانية للشخص المسؤول ماليا. عندما يتم اكتشاف خطأ في مستند ما، يقوم الأخير بإبلاغ المحاسب به وبعد ذلك فقط يمنح موافقته الخطية على نتائج التدقيق.
إذا تم العثور على اختلافات كبيرة أثناء ملء ورقة المطابقة، فيجب إعادة سرد البضائع. علاوة على ذلك، سيكون من الأصح أن يتم تنفيذها ليس من قبل أعضاء اللجنة، ولكن من قبل مجموعة من الأشخاص تم إنشاؤها خصيصًا لهذا الغرض. ويجب إجراء أي تصحيحات على النماذج المكتملة بموافقة جميع أعضاء اللجنة.
تسجيل نتائج الجرد
نتيجة الفحص بأكمله، يتم إعداد تقرير المخزون، الذي يوضح أرصدة المخزون الفعلية في المستودع من الناحية الفعلية والنقدية.
ولعرض جميع المعلومات المتاحة، يقوم المحاسب بملء كشف، حيث يتم إدخال بيانات سوء التقدير والفائض والنقص في أعمدة محددة. يتم توقيع الوثيقة من قبل جميع أعضاء اللجنة. وبناءً عليه، يمكنك لاحقًا استرداد الخسائر من الأشخاص المسؤولين ماليًا. يتم تضمين نتائج جرد المستودعات في تقرير الشهر الذي تم تنفيذه فيه (يتم إجراؤه عادةً في نهاية الشهر).
إجابات على الأسئلة المتداولة حول إجراء المخزون في المستودع
السؤال رقم 1.أثناء الجرد حدث خطأ عند تعبئة الجرد، هل من الضروري إعادة المستند؟
لا، ليس بالضرورة. يتم شطب السطر الذي حدث فيه الخطأ بخط، ويتم كتابة الأرقام الصحيحة فوقه. تخضع جميع المستندات التي قد يؤدي وجود خطأ فيها إلى تشويه البيانات إلى تصحيحات مماثلة.
السؤال رقم 2.يتكون طاقم العمل من 3 أشخاص فقط، محاسب وأمين مخزن ومدير مستودع. هل تعتبر نتائج الجرد قانونية إذا كانت عمولة الجرد مكونة من هؤلاء الأشخاص الثلاثة؟
لا، لن يفعلوا ذلك، نظرًا لأن الأشخاص المسؤولين ماليًا، وهم في هذه الحالة أمين المتجر، لا يمكن أن يكونوا جزءًا من العمولة.
السؤال رقم 3.هل الحد الأدنى المطلوب لعدد الأشخاص في عمولة المخزون محدد بموجب اللوائح؟
في الوثائق التي تنظم إجراءات إجراء المخزون، وهي أمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 29 يوليو 1998 N 34n ( إد. من 24/12/2010) "عند الموافقة على اللوائح المتعلقة بالمحاسبة وإعداد التقارير المالية في الاتحاد الروسي" ( مسجل لدى وزارة العدل في الاتحاد الروسي في 27 أغسطس 1998 رقم 1598) وأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 13 يونيو 1995 رقم 49 ( إد. من 08.11.2010) "عند الموافقة على التعليمات المنهجية لجرد الممتلكات" تنص فقط على متطلبات المناصب التي يشغلها الأفراد الذين هم أعضاء في اللجنة، ولا توجد متطلبات أخرى فيما يتعلق بالعدد.
السؤال رقم 4.أثناء الجرد تم اكتشاف النقص. يريدون استردادها مقابل الخصم من صاحب المتجر الذي لم يتم إخطاره بإجراء الفحص ولم يكن حاضرًا فيه شخصيًا. هل هذه التصرفات قانونية؟
ويعتبر جرد المستودع دون وجود الشخص المسؤول مادياً، وهو في هذه الحالة أمين المخزن، باطلاً، وكذلك نتائجه. الاستثناء هو الرفض الشخصي للمشاركة في التدقيق.
السؤال رقم 5.قدم موظف المستودع خطاب استقالة، لكن لم يصدر أي أمر ولم يتم إجراء التدقيق اللازم في هذه الحالة، ولم يتم تحرير شهادات قبول التسليم، ولم يتم التوقيع على شهادات النقص. بعد فترة زمنية معينة، يقدم صاحب العمل مطالبات بالتعويض عن الخسائر التي تم تحديدها أثناء الجرد. هل من الممكن أن يطلب من الموظف السابق دفع المتأخرات؟
وبما أن الموظف لم يعد يعمل في هذه المنظمة، فهو ليس شخصا مسؤولا ماليا. يمكن لصاحب العمل الذهاب إلى المحكمة، لكن فرص الفوز بالقضية ضئيلة.
المخزون... يبدو مخيفا. في الواقع، إذا فهمت بعناية تعقيدات العمل، فسيصبح كل شيء أبسط بكثير مما كنت تعتقد. مجموعة من الإجراءات التي تهدف إلى تحديد التناقضات بين البيانات المنعكسة في المحاسبة والتوافر الفعلي، ومراقبة ظروف تخزين الممتلكات - كل هذا يمكن أن يسمى في كلمة واحدة "المخزون".
وينظم القانون بشكل صارم إجراءات إجراء الجرد. تنعكس المبادئ التوجيهية لجرد الممتلكات والالتزامات المالية في أمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 13 يونيو 1995 رقم 49.
القواعد العامة لإجراء الجرد
يتم تحديد تسلسل وتوقيت المخزون في القانون الاتحادي بشأن المحاسبة رقم 129-FZ وأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 29 يوليو 1998 N 34n "عند الموافقة على اللوائح المتعلقة بالمحاسبة وإعداد التقارير المالية في الاتحاد الروسي." يجب أن تكون اللوائح منصوص عليها في السياسات المحاسبية للمؤسسة. يحدد المدير توقيت الجرد بشكل مستقل، إلا في الحالات التي يتم فيها الجرد بموجب القانون:
- عند نقل الممتلكات (البيع والإيجار)؛
- أثناء إعادة تنظيم أو تصفية المنظمة؛
- عند تحويل مؤسسة وحدوية تابعة للدولة أو البلدية؛
- قبل إعداد البيانات المالية السنوية؛
- عند تغيير الأشخاص المسؤولين ماليا؛
- في حالة الكوارث الطبيعية أو الظروف الطارئة؛
- عند اكتشاف سرقة أو تلف في الممتلكات.
بالإضافة إلى عمليات الجرد المجدولة، يمكن للمنظمة أيضًا إجراء عمليات جرد غير عادية لعناصر المخزون؛ تسمى هذه العمليات مفاجئة وتعمل على تعزيز الرقابة الداخلية في الشركة.
تعمل الإجراءات المتخذة على تعزيز الرقابة على صيانة وثائق المخزون، وتحسين جودة مراقبة العملية، وتكون بمثابة آلية لتطوير تقنيات التحقق الجديدة للقطاعات الفردية لأعمال المراقبة.
ومن الضروري التمييز بين أنواع ومبادئ المخزون. الجرد الكامل هو عملية فحص جميع العناصر المحاسبية، بما في ذلك العقارات المستأجرة. يقوم المخزون الانتقائي أو المجزأ بفحص جزء منه فقط، على سبيل المثال، الممتلكات المستلمة للمعالجة.
تكنولوجيا المخزون
I. الأنشطة التحضيرية.
- يصدر رئيس المؤسسة أمراً بإجراء الجرد، مع الإشارة إلى توقيت ومساحة ممتلكات المخزون، وتكوين لجنة التدقيق.
- يتم إنشاء الأفعال والموافقة عليها لتأكيد جاهزية المنظمة. يتم إرسال المستندات الأولية للعقار إلى قسم المحاسبة، ويجب رسملة جميع أصناف المخزون، ويجب شطب العيب. خلال فترة المخزون، يجب تعليق كافة العمليات الخاصة باستلام عناصر المخزون أو تحريرها.
ثانيا. الفترة الرئيسية.
- يتم إجراء جرد للممتلكات، والتحقق من جرد المخزون والنقد والأصول المالية الأخرى، والتحقق من صحة التقييم وصحة تحديد القيمة المحددة في المحاسبة، مع إدخال البيانات في عمود "التوفر الفعلي" في قائمة الجرد.
- يتم إعداد قائمة الجرد في نسختين مع ترقيم مستمر مع ملخص إلزامي في كل صفحة. يتم إرفاق توقيعات الأشخاص الذين قاموا بالتفتيش وتوقيعات أعضاء لجنة الجرد والأشخاص المسؤولين مالياً.
- يتم نقل قائمة المخزون المكتملة إلى قسم المحاسبة.
ثالثا. الفترة التحليلية.
1. تحليل نتائج المخزون.
تتم مطابقة المستندات المستلمة مع البيانات المحاسبية المتاحة، ويتم إعداد بيان المطابقة. ويحدد التحليل الموقع الفعلي للنقص والأسباب المحتملة. تبرز إعادة التصنيف. يتم إنشاء بيانات عن الفوائض وتحديد قيمتها السوقية. يتم إنشاء بيانات عن نقص الفائض.
في بعض الحالات، قد يتم إبطال الجرد، وبالتالي نتائجه، أو الطعن فيه في حالة انتهاك المعايير الإلزامية التالية:
- انتهاك قواعد معالجة الوثائق.
- حضور ليس جميع أعضاء اللجنة والأشخاص المسؤولين ماليا؛
- وجود أشخاص غير مرخص لهم في أراضي الجرد؛
- إخفاء حقائق نقص أو سرقة الممتلكات، وإدخال معلومات كاذبة في قائمة الجرد.
2. يتم إعداد جرد للممتلكات المحتجزة أو المستأجرة أو المستلمة للمعالجة في وثائق منفصلة. يتم تزويد أصحاب أصناف المخزون بشهادة نتائج العمل المنجز ونسخة من قائمة المخزون.
3. يتم ملء الأفعال والمستندات الأخرى لتوضيح الاختلافات بين الأرصدة الفعلية والمحاسبية للبضائع.
4. يتم اتخاذ قرار باسترداد الأضرار من مرتكبي الجريمة.
5. يعتمد رئيس اللجنة نتائج الجرد. يتم إصدار أمر (تعليمات) من المدير بالموافقة على نتائج ونتائج الجرد. يعمل الأمر كأساس لإجراء الإدخالات في السجلات المحاسبية.
مداخيل حسابية
الاستنتاج: تساهم إجراءات المخزون التي يتم تنفيذها بشكل صحيح في تطوير الانضباط الداخلي في المؤسسة، وتطوير مهارات التفتيش القطاعي، وتحسين جودة التوثيق الداخلي.
وينظم القانون الاتحادي الأربعمائة والثاني المخصص للمحاسبة بوضوح إجراء الجرد. كيفية إجراء الجرد بشكل صحيح بحيث يتم استيفاء جميع المتطلبات والنتائج التي تم الحصول عليها تفي بالقوانين يمكن العثور عليها أيضًا في الأحكام التي تحكم الإجراءات المحاسبية نفسها وإعداد وثائق التقارير.
في أي تسلسل يجب إجراء الجرد، وكذلك الالتزامات المالية التي ستواجهها المؤسسة، مذكور في الأمر رقم تسعة وأربعين، الذي وقعته وزارة المالية. يجب أن تنعكس نتائج الجرد في نماذج وثائقية خاصة وموحدة تحددها لجنة الإحصاء الحكومية. وعددهم ثمانية وثمانون وستة وعشرون.
بناء على القاعدة الوثائقية المدرجة، يمكن لأي شركة إعداد تقرير بالشكل الصحيح وتنفيذ أعمال الجرد دون انتهاك المتطلبات التي وضعتها الدولة.
انتظام المخزون.
وينظم القانون حالات معينة تلزم المؤسسة بتنفيذ إعادة الهيكلة، وتشمل ما يلي:
1. تصفية أو إعادة تنظيم المؤسسة.
2. الكوارث الطبيعية أو الحرائق أو حالات الطوارئ الأخرى التي أثرت على أنشطة المنظمة؛
3. تم اكتشاف عملية سرقة في الشركة وتضرر الممتلكات.
4. حدثت تغييرات في الفريق، وتولى شخص آخر المسؤولية المالية. من الضروري إجراء جرد فقط لذلك الجزء من الممتلكات الذي تغير الموظف المسؤول عنه، وليس من الضروري إجراء فحص كامل؛
5. من المخطط تجميع تقارير المحاسبين للعام في المستقبل القريب. من الضروري إجراء جرد لجميع موارد الممتلكات التي لم تتم إعادة حسابها بعد 1 أكتوبر من العام الحالي.
إجراءات الجرد.
في عملية إجراء التدقيق، تواجه الشركة الحاجة إلى تنفيذ عدد من الإجراءات المتسلسلة، والتي سننظر فيها خطوة بخطوة.
1. الخطوة الأولى هي تحديد تكوين عمولة المخزون.وبعد أن تصبح قائمة أعضائها جاهزة، يجب أن تكون مصدقة بوثيقة أمر مؤيدة يحررها رئيس الشركة. ويمكن أن يكون أيضًا أمرًا أو مرسومًا. إن معيار هذا الأمر موحد ولا يُسمح بإمكانية الانحراف عن النموذج المحدد، والذي تم التصديق عليه بمرسوم في عام 1998 باعتباره الثامن والثمانين. يمكن قبول كل موظف في عمولة المخزون، ولكن في أغلب الأحيان يتم إعطاء الأفضلية لما يلي:
ممثلو مجالات الإدارة؛
موظفو قسم المحاسبة: كبير المحاسبين أو نائبه أو موظف المحاسبة المسؤول عن مجال معين.
موظفين الشركة الآخرين. ويمكن أن يكون هؤلاء موظفين فنيين، على سبيل المثال المهندسين وموظفي الإدارة المالية والمحامين وغيرهم الكثير.
لا يمكن للعمال الذين يتحملون المسؤولية المالية أن يكونوا أعضاء في اللجنة، ولكن على الرغم من ذلك، يتعين عليهم التواجد أثناء التفتيش على قاعدة الممتلكات. الحد الأدنى لتكوين اللجنة هو شخصين، ويسمح بعدد أكبر ولكن ليس أقل. ينص أمر الجرد على إشارة ليس فقط إلى أعضاء اللجنة أنفسهم، ولكن أيضًا إلى أسباب إجراء التفتيش، ومدة تنفيذه، بالإضافة إلى قائمة بموارد الممتلكات التي تخضع للمراجعة.
بادئ ذي بدء، الوثيقة مصدقة من قبل المدير العام، بعده - جميع أعضاء اللجنة، وليس باستثناء الرئيس. بعد ذلك، يتم تسجيل مستند الأمر في المجلات للتحكم في تنفيذ المستندات الإدارية.
2. من أجل إجراء الجرد، سوف تحتاج إلى جميع المستندات الواردة والصادرة.علاوة على ذلك، من الضروري إعداد حزمة من الأوراق ذات الصلة ومراجعتها بعناية قبل بدء عملية التحقق نفسها. بعد ذلك، سيتم التصديق على كل وثيقة على حدة من قبل الرئيس، مع الإشارة إلى التاريخ الذي سيبدأ فيه التحقق. على هذا الأساس، ستكون المحاسبة قادرة من الآن فصاعدا على تحديد مقدار موارد الممتلكات المتبقية في المؤسسة في وقت بدء إعادة الحساب، وفقا للوثائق المحاسبية.
3. يجب على جميع الأشخاص الذين يتحملون أي مسؤولية مالية تقديم إيصال.ويجب أن يتم ذلك قبل بدء عملية الجرد نفسها، ويتم إرسال جميع المستندات إلى لجنة المخزون بحلول وقت بدء عملية التدقيق. يضمن الإيصال أن جميع الموظفين المسؤولين مالياً قاموا بإعداد وتقديم الإيصالات ووثائق النفقات إلى قسم المحاسبة أو تحويلها إلى اللجنة، وتم رسملة جميع المواد القيمة التي يتحملون مسؤوليتها، وتم شطب تلك التي تم سحبها.
4. من الضروري التحقق والتوثيق من وجود حالة وتقييم كل أصل والتزام.تشمل مسؤوليات لجنة المخزون أيضًا تحديد:
جميع الأسماء والمؤشرات الكمية لقاعدة الممتلكات - ينطبق ذلك على الموارد المالية والأوراق المالية المستندية والأصول الثابتة والمخزونات الموجودة لدى المنشأة حتى لو كانت مستأجرة. ويتم ذلك عن طريق الحساب المادي، حيث يتم مراقبة حالة موارد الملكية في وقت واحد من أجل تحديد إمكانية استخدامها؛
تلك الأنواع من الأصول التي لا يمكن تصنيفها كمجموعات ملموسة أو مادية، على سبيل المثال، الاستثمارات المالية أو الأصول غير الملموسة. وللقيام بذلك، تقوم الهيئة بالتحقق من المستندات التي تؤكد حق الشركة في ملكية هذه الأصول؛
تكوين الديون على الائتمان أو الخصم. وللقيام بذلك، يتم فحص الوثائق مقابل أوراق الأطراف المقابلة، ويتم فحص الأوراق التي تؤكد وجود التزامات أو متطلبات.
يتم تخزين جميع المعلومات التي تم الحصول عليها أثناء تنفيذ الأنشطة المذكورة أعلاه في قوائم الجرد، ويجب على جميع الموظفين المسؤولين مالياً التصديق على هذا الجرد بتوقيعهم، وبالتالي تأكيد حقيقة وجودهم.
5. تتم مطابقة البيانات من التقارير المحاسبية والمعلومات التي تم الحصول عليها من سجلات المخزون.في بعض الأحيان، في هذه المرحلة، أي تناقضات في المعلومات تتداخل مع المخزون. في هذه الحالة، ستحتاج إلى مستند مقارنة، والذي سيحتوي على جميع المعلومات حول التناقضات - الفوائض أو النقص التي أظهرها التدقيق. وهذا يشمل فقط ذلك الجزء من قاعدة الملكية الذي لوحظت فيه التناقضات.
من أجل توثيق السلوك ومعلومات الجرد النهائية بشكل صحيح وواضح، يتم استخدام ما يلي في أغلب الأحيان:
بالنسبة للأصول الثابتة - قوائم الجرد وأوراق تسوية مخزون رأس المال العامل. النماذج و .
بالنسبة لمخزونات المواد - قوائم جرد السلع والأشياء الثمينة المادية، وأعمال جرد نفس الأشياء التي تم شحنها، وبيانات المطابقة. النماذج المستخدمة هي .
بالنسبة لمصروفات الفترة المقبلة - تقارير جرد لتلك المصاريف المخططة للفترة المقبلة. استمارة .
بالنسبة لمكتب النقد - أعمال المخزون على الموارد المالية النقدية. .
بالنسبة للأوراق المالية - أعمال الجرد بناءً على قاعدة بيانات الأوراق المالية، بالإضافة إلى نماذج توثيق التقارير الصارمة. .
بالنسبة لمعاملات التسوية مع العملاء والعملاء والأشخاص الآخرين الذين تم تنفيذ معاملات مالية مستحقة القبض أو الائتمان معهم - قائمة جرد لجميع معاملات التسوية مع الأشخاص.
6. يتضمن إجراء الجرد المرحلة النهائية - التلخيص.يتم عقد اجتماع للجنة المخزون، حيث يتم مناقشة المعلومات حول جميع التناقضات والنواقص والتجاوزات التي تحدث في المؤسسة. كما يتم تشكيل خيارات مختلفة لحل المواقف وجلب القاعدة المادية الفعلية إلى تلك الموجودة وفقًا للبيانات المحاسبية. تم تسجيل هذا الاجتماع. وحتى في الحالات التي تتطابق فيها جميع البيانات، يظل التسجيل ضروريًا. بعد انتهاء الاجتماع، يمكن لأعضاء لجنة الجرد البدء في تلخيص النتائج.
هناك نموذج خاص مرقم يستخدم خصيصاً لإدخال كافة المعلومات والنتائج التي تم الحصول عليها أثناء عملية التحقق. تمت الموافقة على هذا البيان من قبل لجنة الإحصاء الحكومية ويجب أن يحتوي على معلومات حول الفوائض والنقص في المواد أو الموارد.
يتم اتخاذ الاستنتاجات النهائية من قبل إدارة المؤسسة بعد تسليم الورقة مع محضر اجتماع أعضاء اللجنة إليه شخصيًا للنظر فيها.
7. الآن عليك الموافقة على القيم التي تم الحصول عليها أثناء عملية التحقق.يجب أن يتلقى المدير من أعضاء لجنة الجرد كشوفات بسجل النتائج التي كشفت عنها المراجعة، بالإضافة إلى وثيقة بروتوكول تحتوي على بيانات الاجتماع. في بعض الأحيان يتم أيضًا تقديم بعض تقارير التفتيش مع بيانات التسوية. بعد أن يتعرف الرئيس على كل هذه المعلومات ويتخذ القرار النهائي، سيتعين عليه إصدار نفس أمر المخزون، ولكن فقط مع التركيز على الموافقة على المعلومات النهائية. على أية حال، يجب أن يتضمن مستند الطلب متطلبًا لإزالة جميع التكاليف وأوجه القصور التي أظهرها المخزون على الفور. بعد ذلك، سيتم إرسال الورقة إلى قسم المحاسبة.
8. سيتم تضمين جميع نتائج الجرد في التقارير.بالإضافة إلى ذلك، يجب بالتأكيد أن تأخذ المحاسبة في الاعتبار جميع المعلومات المتعلقة بنقص الموارد الفعلية أو فائضها، وتعكسها في الفترة الزمنية التي تم فيها إجراء الجرد. إذا تم إجراء التدقيق سنويا، فيمكن إدخال النتائج في السجلات المحاسبية لهذا العام. إذا تم اكتشاف موارد غير عاملة أثناء عملية التحقق، أو تلك التي لم يعد من الممكن استخدامها أو أصبحت ببساطة قديمة، فيجب شطبها من السجل من حيث المبدأ. الأمر نفسه ينطبق على الديون التي انتهت فترة التقادم الخاصة بها - وسيتم شطبها أيضًا.
ماذا تفعل إذا كان هناك نقص؟
ويجب تسجيل كل نقص في التاريخ الذي تم فيه إجراء التدقيق في المؤسسة. إذا تم شراء المواد ومستلزمات الإنتاج، فإن الأموال المنفقة عليها تدخل في قاعدة التكلفة. هناك العديد من المعاملات التي من المستحسن معرفتها:
D94-K10(41.43) – شطب قيم الأسهم المفقودة من قاعدة الملكية؛
D20(25,26,44)-K94 – شطب النقص الذي لا ينتهك حد معدل الخسارة الطبيعية؛
وإذا تحدثنا عن تكلفة النقص في مخزون المواد والإنتاج الذي لا يتوافق مع القاعدة، أو تجاوز الخسارة الطبيعية، أو عن النقص في الأصول الثابتة والتمويل والأدوات ونحو ذلك، فإن العواقب تكون كما يلي:
تم تحديد الأشخاص المسؤولين عن نقص الموارد المادية - سيتم استرداد جميع خسائر المؤسسة منهم؛
وفي حالة عدم التعرف على هوية المسؤولين عن الخسارة، يتم تحويلها إلى بند المصاريف الأخرى.
بعض الإدخالات الإضافية المستخدمة لعمليات الشطب:
1. D94-K01(10,41,43,50) – تم شطب سعر الجزء المفقود من قاعدة العقار؛
2.D73(76)-K94 – تم شطب النقص وتحديد مرتكبيه ونسبته إليهم؛
3. د50(51.70)-ك73(76) – شطب النقص واسترداده من المذنبين؛
4. D91-K94 - النقص الذي يتجاوز النقص المعياري ويتم إرساله إلى بند النفقات.
ومن أجل سداد الالتزامات الضريبية التي تفرض على الأرباح، فمن الأفضل أن يؤخذ في الاعتبار سعر شراء تلك المستلزمات المادية والفنية التي كانت مفقودة، كمصروفات مادية في الفترة التي تم فيها تحديد خسائر لم تتجاوز المعايير المعتمدة من الخسائر الطبيعية
تتضمن التعليمات الخاصة بإجراءات الجرد أيضًا القواعد التي يتم بموجبها أخذ أوجه القصور في المخزونات المادية بعين الاعتبار، بغض النظر عما إذا كانت قد وافقت على معايير الخسائر الطبيعية أم لا. الأمر نفسه ينطبق على الأصول الثابتة، على الرغم من أنه في معظم الحالات يتعين عليك التركيز على الموقف.
على سبيل المثال، إذا قمت بإجراء جرد، تم خلاله تحديد بعض الأجزاء المفقودة من القاعدة المادية، ولكن في نفس الوقت اكتشفت من يقع عليه اللوم عن العيوب، فيجب أن تعزى تكلفة هذه الخسائر إلى نفقات المواد:
إذا اعترف الموظف طوعا بذنبه ووافق على التعويض عن الضرر، فسيكون التاريخ هو يوم إبرام الاتفاقية بين المؤسسة والموظف بشأن التعويض عن الضرر على أساس طوعي؛
إذا رفض الموظف الاعتراف بذنبه وتصرفت الشركة من خلال المحكمة، فسيكون التاريخ هو اليوم الذي يدخل فيه قرار المحكمة حيز التنفيذ.
ومن الضروري على الفور الإشارة إلى مقدار الضرر وتكلفته، والتي تعترف بها المحكمة أو الموظف نفسه.
أو حالة أخرى. قررت الشركة إجراء جرد، تم خلاله في نهاية المطاف تحديد التناقضات بين البيانات المحاسبية والتدقيق - نقص المواد. ومع ذلك، لا يمكن تحديد الجاني لهذه الحقيقة. وسيؤخذ النقص في الاعتبار في التقرير الوثائقي:
قد يكون هذا قرارًا يطلب وقف التحقيق الأولي في القضية، على أساس عدم إمكانية التعرف على الموظف المذنب؛
أو وثيقة من الجهات المختصة تؤكد أن الخسائر حدثت بسبب ظروف طارئة.
في حالة ظهور مواد زائدة.
قررت الشركة إجراء جرد، وفي هذه العملية تبين أن هناك مواد وموارد أكثر مما هو مذكور في التقارير المحاسبية. ومن الضروري تقدير القيمة السوقية للفائض وإدراجه في المحاسبة والمحاسبة الضريبية كجزء من الدخل بالنسبة لتاريخ إجراء المراجعة. وللتأكد من القيمة السوقية لهذا الجزء من القاعدة المادية عليك استخدام إحدى الأوراق:
شهادة تعدها المؤسسة نفسها، بناء على المعلومات المتوفرة بشأن أسعار المنتجات المماثلة؛
تقرير من المثمنين المستقلين.
أما بالنسبة للترحيل، ليعكس الفائض الذي يظهره المخزون، استخدم: D01(10,41,43,50)-K(91).
هذا هو ما يبدو عليه إجراء الجرد التقريبي. يمكنك أيضًا معرفة كيفية إجراء الجرد بشكل صحيح من الأدبيات المحاسبية أو من مواقع الويب المواضيعية.
يتضمن الإجراء الخاص بإجراء عمليات الجرد في المؤسسة إنشاء مخزون دائم عمولات المخزونيتكون من: رئيس المؤسسة أو نائبه (رئيس الهيئة)؛ رئيس الحسابات؛ رؤساء الأقسام الهيكلية (الخدمات)؛ ممثلي الجمهور. لإجراء جرد للممتلكات مباشرة، يتم إنشاء لجان عمل تتكون من: ممثل رئيس المؤسسة الذي عين المخزون (رئيس اللجنة)؛ متخصصون (اقتصادي، موظف محاسبة، مهندس، تقني، خبير سلعي، أمين مخزن، إلخ). يجب أن تضم اللجنة عمالًا ذوي خبرة على دراية جيدة بالممتلكات التي يتم جردها، وإجراءات التسعير، والمحاسبة الأولية.
خلال فترة ما بين المخزونات، يجب على المؤسسات (المنظمات) إجراء عمليات فحص منتظمة وجرد عشوائي لعناصر المخزون في أماكن تخزينها ومعالجتها. وتتم هذه الفحوصات والمخزونات بأمر من المدير من قبل موظفي مجموعات المخزون من موظفي المؤسسة، أو بواسطة لجان خاصة تضم مسؤولين على دراية جيدة بالمخزون والمحاسبة وإعداد التقارير، فضلا عن ممثلي الجمهور .
تتم الموافقة على موظفي لجان الجرد الدائم وعمولات الجرد العاملة واللجان التي تقوم بعمليات التفتيش والمخزون العشوائي بأمر من رئيس المؤسسة (المنظمة).
عمولات جرد العمل:
إجراء جرد للأشياء الثمينة والأموال في مناطق التخزين والإنتاج؛
ويشاركون مع قسم المحاسبة في المؤسسة في تحديد نتائج المخزون ووضع المقترحات لتعويض النقص والفوائض عن طريق إعادة التصنيف، وكذلك شطب النقص في حدود الخسارة الطبيعية؛
تقديم مقترحات بشأن قضايا تبسيط استلام وتخزين وتحرير عناصر المخزون، وتحسين المحاسبة والسيطرة على سلامتها، وكذلك بيع الأصول الزائدة وغير المستخدمة؛
تحمل المسؤولية: أ) الالتزام بالوقت المناسب وإجراءات الجرد وفقًا لأمر المدير؛ ب) التأكد من اكتمال ودقة إدخال بيانات المخزون حول الأرصدة الفعلية للأصول الثابتة التي تم فحصها والمخزون والنقد وصناديق التسوية. ج) للإشارة الصحيحة في المخزون إلى السمات المميزة لعناصر المخزون (النوع، الصف، العلامة التجارية، الحجم، وكذلك الأسعار، وما إلى ذلك)؛ د) صحة وتوقيت تسجيل مواد المخزون بالطريقة المحددة.
أعضاء لجان المخزون الذين يدخلون في المخزون بشكل متعمد بيانات غير صحيحة عن الأرصدة الفعلية للأشياء الثمينة مع سلسلة إخفاء النقص والهدر أو الفائض في السلع والمواد والأشياء الثمينة الأخرى يخضعون للمسؤولية بالطريقة المنصوص عليها في القانون.
تتمثل المهمة الرئيسية لعمليات التفتيش والمخزون الانتقائي خلال فترة ما بين المخزون في مراقبة سلامة عناصر المخزون والامتثال لقواعد تخزينها وامتثال الأشخاص المسؤولين مالياً لإجراءات المحاسبة الأولية المعمول بها.
قبل بدء الجرد، يتم إصدار أمر لأعضاء لجان الجرد العاملة، ويتم منح الرؤساء ختم المراقبة. يقوم الأمر بتعيين تواريخ البدء والانتهاء لعمل المخزون. بحلول اليوم الذي يبدأ فيه سحب الأرصدة الفعلية، يجب الانتهاء من تجهيز جميع المستندات الخاصة باستلام واستهلاك الأشياء الثمينة، ويجب إجراء الإدخالات المقابلة في بطاقات المحاسبة التحليلية (الدفاتر) ويجب أن تكون الأرصدة في يوم الجرد عرض.
في وقت الجرد، يقوم المحاسب بإعداد قائمة الجرد.
لا يتم تنفيذ عمليات المستودع خلال فترة الجرد؛ في هذا الجرد، يقوم مدير المستودع بإعطاء إيصال يفيد بتسجيل جميع مستندات المستودع في بطاقة مستودع المواد وتقديمها إلى قسم المحاسبة في المؤسسة.
قبل البدء في التحقق من التوافر الفعلي لعناصر المخزون، تلتزم مجموعة المخزون العاملة بما يلي: إغلاق غرف المرافق والأقبية والأماكن الأخرى التي يتم فيها تخزين الأشياء الثمينة والتي لها مداخل ومخارج منفصلة؛ التحقق من صلاحية جميع أجهزة الوزن والامتثال للمواعيد النهائية المحددة لوضع العلامات التجارية الخاصة بها؛ الحصول على أحدث سجلات مستندات المقبوضات والمصروفات أو التقارير عن حركة الأصول المادية والنقدية وقت الجرد.
أثناء عمليات الجرد المفاجئة، يتم إعداد جميع أصناف المخزون للمخزون بحضور عمولة المخزون، وفي حالات أخرى - مقدمًا.
يتم إجراء جرد للأصول الثابتة والمواد الخام والمواد والمنتجات النهائية والسلع والنقد والأشياء الثمينة الأخرى لكل موقع والشخص المسؤول الذي توجد في عهدته هذه القيم.
يتم التحقق من الأرصدة الفعلية بالمشاركة الإلزامية للأشخاص المسؤولين مالياً (الصرافون ومديرو الأسر والمخازن والأقسام والمؤسسات التجارية وما إلى ذلك).
يتم تحديد وجود الأشياء الثمينة أثناء الجرد من خلال إعادة الحساب والوزن والقياس الإلزامي.
تظهر أسماء القيم والأشياء المخزونة وكميتها في المخزون حسب التسميات وفي وحدات القياس المستخدمة في المحاسبة.
يتم تقديم سجلات المخزون المكتملة إلى قسم المحاسبة، حيث يتم فحصها، ثم تتم مقارنة التوفر الفعلي للأموال مع البيانات المحاسبية. يتم تسجيل نتائج المقارنة في ورقة المقارنة. ويبين مدى توفر الأموال فعليا وفقا لبيانات المخزون (الكمية والمبلغ)، وتوافر الأموال وفقا للبيانات المحاسبية ونتائج المقارنة - الفائض أو النقص. يتم تسجيل فقط تلك القيم التي تم تحديد الفوائض والنقص لها في ورقة المقارنة، وتظهر قيم الصلب في البيان كمبلغ إجمالي. يتم بيان مبالغ الفائض والنقص في أصناف المخزون في كشوف المطابقة وفقا لتقديرها محاسبيا.
تلتزم لجنة الجرد بتحديد أسباب النقص أو الفوائض المكتشفة أثناء الجرد. يتم توثيق استنتاجات وقرارات اللجنة في بروتوكول معتمد من قبل رئيس المؤسسة، وبعد ذلك تنعكس نتائج المخزون في السجلات.
تنعكس نتائج الجرد في المحاسبة وإعداد التقارير عن الشهر الذي تم إنجازه فيه، كما تنعكس نتائج الجرد السنوي في التقرير المحاسبي السنوي.
إن جرد الممتلكات والالتزامات هو فحص دوري لتوافرها وحالتها وتقييمها. قد لا تتوافق الخاصية المتاحة للمنظمة مع البيانات المحاسبية. على سبيل المثال، تخضع الأصول المادية للتأثيرات الطبيعية - التبخر، والانكماش، والتدهور، وما إلى ذلك. ونتيجة لذلك، يتم تقليل كميتها وتكلفتها بشكل كبير. في المؤسسة، يمكن تحديد الانتهاكات المرتكبة أثناء المحاسبة - السرقة، والقياسات، والأوزان، وما إلى ذلك. وبالتالي يسمح لك المخزون بالتحقق من الالتزام بقواعد وشروط تخزين الأصول المادية والنقدية والتخزين وواقع البيانات المحاسبية وصيانة وتشغيل الآلات والمعدات وغيرها من الأصول الثابتة للمنظمة، ويمنع أيضًا مثل هذه السلبية الظواهر مثل سرقة الممتلكات من قبل موظفي الشركات.
بالإضافة إلى ذلك، عند توثيق حقائق الأنشطة الاقتصادية للمنظمة وعند عكسها في المحاسبة، يتم ارتكاب العديد من الأخطاء والأخطاء الكتابية وعدم الدقة والتصحيحات. لذلك، من الضروري التحقق من اكتمال وموثوقية السجلات المحاسبية - فقط من خلال الجرد الكامل يمكن تحديد مدى توافق محتوى البيانات المحاسبية والمستندات الأولية مع الحجم والقيمة الفعليين لممتلكات المنظمة.
كيفية أخذ المخزون الممتلكات والالتزامات المالية، والتي سيتم مناقشتها في هذه المقالة.
التزام المنظمة بإجراء الجرد
القانون الاتحادي رقم 129-FZ، و اللوائح المتعلقة بالمحاسبة وإعداد التقارير المالية في الاتحاد الروسيلقد ثبت أن المنظمات مطالبة بإجراء جرد لما يلي:
- عندما يتم تأجير العقار أو شراؤه أو بيعه؛
- أثناء إعادة تنظيم أو تصفية المنظمة؛
- عند تحويل مؤسسة وحدوية تابعة للدولة أو البلدية؛
- قبل إعداد البيانات المالية السنوية (باستثناء الممتلكات التي تم جردها في موعد لا يتجاوز 1 أكتوبر من السنة المشمولة بالتقرير)؛
- عند تغيير الأشخاص المسؤولين ماليًا (في يوم قبول الحالات ونقلها)؛
- عندما يتم الكشف عن وقائع السرقة أو الإساءة أو الإضرار بالممتلكات (فور إثبات هذه الحقائق)؛
- في حالة وقوع كارثة طبيعية أو حريق أو حالات طوارئ أخرى ناجمة عن ظروف قاسية (مباشرة بعد انتهاء الحريق أو الكارثة الطبيعية)؛
- في الحالات الأخرى المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي.
في حالة المسؤولية المالية الجماعية أو الجماعية يجب إجراء الجرد في الحالات التالية:
- عند تغيير قائد الفريق أو رئيس العمال؛
– عندما يغادر أكثر من 50% من الموظفين الفريق أو الفريق؛
– بناء على طلب واحد أو أكثر من أعضاء الفريق أو الفريق.
يتم تحديد الإجراء والتوقيت لإجراء عمليات الجرد في حالات أخرى من قبل رئيس المنظمة. إنه يحدد عدد المرات في السنة المشمولة بالتقرير ومتى يجب إجراء الجرد، ويوافق على قائمة الممتلكات والالتزامات التي تم جردها، ويقرر أيضًا مسألة إجراء فحص عشوائي. يجب أن يكون إجراء الجرد الذي وضعه المدير منصوصًا عليه في السياسات المحاسبية للمنظمة.
لا يحظر التشريع الحالي إجراء الجرد في أي يوم مناسب للمنظمة، على سبيل المثال، 3 أكتوبر أو 25 ديسمبر. ومع ذلك، فمن المستحسن جدولة المخزون لليوم الأول من الشهر، لأنه في هذا التاريخ، وفقًا للإجراء المحدد بشكل عام، يتم عرض رصيد جميع حسابات المحاسبة الاصطناعية والتحليلية - يتم إنشاء البيانات للتجميع مطابقة الكشوفات وتحديد نتائج الجرد. ولكن إذا لم يتم اختيار اليوم الأول من الشهر، ولكن على سبيل المثال، 3 ديسمبر، يصبح من الضروري حساب في هذا التاريخ المجاميع المؤقتة للدوران وأرصدة الحسابات التي تم فيها جرد الممتلكات أو الالتزامات المالية في حالة معينة مأخوذ بالحسبان.
بالإضافة إلى عمليات الجرد المخططة، والتي يتم تنفيذها وفقًا لجدول زمني معتمد مسبقًا، يمكن للمنظمة أيضًا إجراء عمليات جرد مستمرة غير مجدولة لعناصر المخزون. تسمى هذه المخزونات مفاجئ وتسمح لك بمفاجأة الأشخاص المسؤولين مالياً المهملين. يتم تنفيذها وفقًا لجدول زمني وضعه رئيس المؤسسة ويحتفظ به المدير أو كبير المحاسبين. يجب إجراء الفحوصات المفاجئة أولاً:
- للأشخاص المسؤولين ماليًا المعينين حديثًا؛
- في تكوين وزيادة المخزون الزائد من عناصر المخزون؛
– عند إثبات وقائع مخالفات قواعد قبول وتخزين وبيع الأشياء الثمينة.
ما الذي يتم جرده؟
أثناء الجرد، يتم فحص وتوثيق وجود الممتلكات والالتزامات وحالتها وتقييمها. تخضع جميع ممتلكات المنظمة وجميع أنواع الالتزامات المالية للمخزون. في هذه الحالة، الممتلكات التي تنتمي إلى المنظمة على أساس الملكية، تكون في الحجز، ويجب التحقق من الممتلكات المستأجرة المستلمة للمعالجة، وكذلك الممتلكات غير المحسوبة. ويسمى هذا النوع من المخزون صلب .
يشتمل العقار على الأصول الثابتة والاستثمارات المالية والمخزون والمنتجات التامة الصنع والسلع والمخزونات الأخرى والنقد والأصول المالية الأخرى.
تشمل المطلوبات المالية القروض المصرفية والقروض والاحتياطيات. ويجب إضفاء الطابع الرسمي عليها من خلال اتفاقيات القروض واتفاقيات الائتمان والاتفاقيات المبرمة بشأن الائتمان السلعي والتجاري.
ويجوز تنفيذ ذلك بقرار من المدير انتقائي الجرد، حيث يتم خلاله فحص أي جزء من الممتلكات. يمكن أن تكون هذه عناصر مخزون مملوكة لشخص مسؤول ماليًا أو موجودة في مكان واحد (في مستودع أو مكتب).
عمولة المخزون
لإجراء الجرد، تقوم المنظمة بإنشاء عمولة الجرد الدائم, والتي تقوم أولاً بتنفيذ أعمال وقائية لضمان سلامة الأشياء الثمينة، وإذا لزم الأمر، تستمع في اجتماعاتها إلى رؤساء الأقسام والأقسام بشأن قضايا تخزين أصناف المخزون. تقوم بالتحقق من توثيق الوقائع (في حالة عدم مطابقة العقار المستلم لشروط العقد من حيث الكمية أو الجودة أو النطاق)، وتحدد أسباب شطب العقار وإمكانية استخدام النفايات.
ثانيًا، تقوم اللجنة بإعداد وتقديم المخزون، وتوجيه أعضاء لجان المخزون العاملة، وإجراء فحوصات رقابية للتأكد من صحة المخزون، بالإضافة إلى عمليات جرد انتقائية لعناصر المخزون في مناطق التخزين والمعالجة خلال فترة ما بين المخزون.
بالإضافة إلى ذلك، يتم التحقق من صحة اشتقاق نتائج الجرد، وصحة الإزاحات المقترحة لإعادة تصنيف الأشياء الثمينة في القواعد والمستودعات والمخازن والورش ومواقع البناء وأماكن التخزين الأخرى. إذا لزم الأمر (على سبيل المثال، عند إثبات انتهاكات خطيرة لقواعد المخزون)، تجري اللجنة (بناء على تعليمات من رئيس المؤسسة) قوائم جرد كاملة متكررة وتقدم مقترحات بشأن إجراءات حل النقص والخسائر المحددة الناجمة عن الأضرار التي لحقت بعناصر المخزون.
إذا كان متوفرا في المنظمة لجنة التدقيق ويمكن تكليف هذه العمولة بكمية صغيرة من أعمال المخزون. إذا كان حجم العمل كبيرًا، فيجب إجراء المخزون في نفس الوقت في جميع أنحاء المؤسسة بأكملها، عمولات جرد العمل . لها ما يبررها إذا كانت المنظمة لديها أقسام منفصلة (فروع ومكاتب تمثيلية) أو تعمل على مساحة كبيرة (في منظمات البناء والمؤسسات الزراعية).
ويوافق رئيس المنظمة بأمر منه على التكوين الشخصي للجان الجرد الدائمة والعاملة. يجب تسجيل هذا الطلب في مجلة مراقبة تنفيذ الأوامر (المراسيم والتعليمات) على المخزون(نموذج رقم INV-23).
أثناء الجرد، من الضروري ليس فقط إعادة حساب الكمية والتكلفة الإجمالية لعناصر المخزون والنقد، ولكن أيضًا للتحقق من صحة تقييمها، أي صحة تحديد القيمة المحددة في المحاسبة. بالإضافة إلى ذلك، يجب التحقق من صحة وصحة انعكاس الالتزامات المالية للمنظمة في السجلات المحاسبية، وتحديد الديون التي من غير المرجح سدادها، وكذلك الديون التي لا أمل في تحصيلها.
بالنظر إلى أهمية هذا الفحص، فمن المستحسن أن تدرج في لجنة المخزون المتخصصين الذين لديهم المؤهلات اللازمة لتحليل صحة تقييم الممتلكات والالتزامات المالية للمنظمة (على سبيل المثال، قادرة على التمييز بين نوع واحد من الخشب من آخر؛ عن طريق القياس تحديد كتلة المعدن اعتمادا على علامته التجارية أو كمية الحبوب من أصناف معينة في مخازن الحبوب، وما إلى ذلك). إن مشاركة هؤلاء المتخصصين ستساعد على تجنب الأخطاء وإخفاء حقائق سوء تصنيف المنتجات وكذلك السرقة وإساءة الاستخدام.
أعضاء لجان الجرد الذين يقومون عن علم بإدخال بيانات غير صحيحة في الجرد عن الأرصدة الفعلية للأشياء الثمينة من أجل إخفاء النقص والهدر أو الفائض في السلع والمواد وغيرها من الأشياء الثمينة، يحاسبون بالطريقة التي ينص عليها القانون.
تسلسل المخزون
كيفية إجراء الجرد وكيفية توثيق نتائجه موصوفة بالتفصيل في المبادئ التوجيهية لجرد الممتلكات والالتزامات المالية. لن تعتبر نتائج الجرد صالحة إلا إذا تم اتباع الإجراء الخاص بإجرائها.
يتم جرد الممتلكات وفقا لموقعها والشخص المسؤول ماليا. من المهم أن نتذكر أنه في حالة غياب عضو واحد على الأقل من أعضاء اللجنة أثناء تنفيذها، سيتم اعتبار نتائج الجرد غير صالحة. بالإضافة إلى ذلك، هناك شرط إلزامي آخر وهو وجود الأشخاص المسؤولين ماليا عند التحقق من التوافر الفعلي للممتلكات.
في حالة المسؤولية المالية الجماعية (الفريقية)، يتم إجراء الجرد بالمشاركة الإلزامية لرئيس العمال أو نائبه وأعضاء الفريق العاملين في وقت بدء الجرد.
يتكون إجراء الجرد من عدة مراحل. منصة الأول - الإعدادي. ويتضمن الأنشطة التالية:
- إعداد أمر لإجراء الجرد؛
– تشكيل لجنة المخزون.
- تحديد توقيت وأنواع الممتلكات المخزونة؛
– تلقي إيصالات من الأشخاص المسؤولين ماليا، الخ.
المرحلة الثانية– الوزن والقياس والعد وتحديد والتحقق من التوافر الفعلي للممتلكات والالتزامات وكذلك إعداد قوائم الجرد. المرحلة الثالثة- هذه مقارنة بين بيانات المخزون والبيانات المحاسبية: يتم تحديد التناقضات وتجميع بيانات المطابقة وتحديد أسباب التناقضات.
وأخيرا، المرحلة النهائية هي تسجيل نتائج الجرد. في هذه المرحلة، تتم مواءمة البيانات المحاسبية مع نتائج المخزون، ويتم تقديم الأشخاص المذنبين بارتكاب محاسبة غير صحيحة للممتلكات إلى المسؤولية الإدارية.
يُسمح لمؤسسات تجارة التجزئة والجملة وكذلك المستودعات (القواعد) بالإغلاق لجرد الأصول الثابتة والمخزونات والنقد والتسويات لمدة لا تزيد عن ثلاثة أيام.
الأنشطة التحضيرية
قبل البدء في الجرد، يتم إعطاء أعضاء لجان الجرد العاملة أمراً بإجراء الجرد، ويعطى رؤساء اللجان ختماً رقابياً، ويجب أن يشير الأمر إلى محتوى وحجم وإجراءات وتوقيت الجرد. المخزون، وكذلك التكوين الشخصي للجنة المخزون. وقد تحتوي على ملحق خطة الجرد، التي تحدد تاريخ الانتهاء من الجرد وتحدد المسؤوليات بين أعضاء اللجان العاملة. بالإضافة إلى ذلك، في مرحلة الإعداد للجرد، يمكن للمنظمة تطوير المستندات الداخلية ذات الصلة، على سبيل المثال:
- قواعد مع وصف تفصيلي لتصرفات أعضاء لجان العمل عند التحقق من توافر وحالة ممتلكات المؤسسة؛
- إجراءات حل المطالبات ضد عمل لجان المخزون؛
– نماذج المستندات الأولية لتسجيل نتائج الجرد.
قبل البدء في التحقق من التوافر الفعلي للممتلكات، تلتزم لجنة جرد العمل بإغلاق غرف المرافق والأقبية وغيرها من الأماكن لتخزين الأشياء الثمينة التي لها مداخل ومخارج منفصلة، والتحقق من صلاحية جميع أدوات الوزن والامتثال للمواعيد النهائية المحددة لها ختم. يتم اختبار الموازين للتأكد من ثباتها وحساسيتها ودقة الوزن.
قبل البدء بالجرد لا بد من عمل القيود المناسبة في بطاقات المحاسبة التحليلية (الدفاتر) وعرض الأرصدة يوم الجرد. يجب أن تتلقى اللجنة أحدث المستندات أو التقارير الواردة والصادرة عن تدفق الأصول المادية والنقدية في وقت الجرد. يصادق رئيس لجنة الجرد على جميع المستندات الواردة والصادرة المرفقة بالسجلات (التقارير) موضحاً بها "قبل الجرد في "__________" (التاريخ)" والتي تعتبر أساس قسم المحاسبة في تحديد رصيد الممتلكات في البداية المخزون وفقا للبيانات المحاسبية.
أثناء الجرد، يجب إيقاف جميع عمليات استلام الأصول المادية والإفراج عنها. تتم رسملة الأشياء الثمينة التي وصلت فعليًا بعد بدء الجرد بعد تاريخ الجرد.
يقدم الأشخاص المسؤولون مالياً إيصالات تشير فيها إلى أنه بحلول بداية الجرد، تم تقديم جميع مستندات الإنفاق والاستلام الخاصة بالممتلكات إلى قسم المحاسبة أو تحويلها إلى اللجنة وتمت رسملة جميع الأشياء الثمينة المستلمة تحت مسؤوليتهم، وتم التخلص منها شطب كمصروفات. يتم أيضًا تقديم إيصالات مماثلة من قبل الأشخاص الذين لديهم مبالغ مسؤولة عن الاستحواذ أو التوكيل الرسمي لاستلام الممتلكات.
إذا تبين لاحقًا أن الجزء من المستندات المتوفرة في بداية الجرد والمتعلق بحركة أصناف المخزون والنقد والممتلكات والالتزامات المالية الأخرى لم يتم تحويله إلى قسم المحاسبة وبالتالي لم يتم أخذه في الاعتبار عند الحساب يجب إعطاء أرصدة الأصول والخصوم المخزونة بناء على البيانات المحاسبية، توضيحات كتابية من مرتكبي المخالفات حول أسباب المخالفات المرتكبة، والتحقق بعناية من صحة المستندات المقدمة. يتم إرفاق المستندات المرفقة بها ملاحظات توضيحية بمواد الجرد ويتم أخذها في الاعتبار عند تبرير نتائجها على أساس عام. ولا توجد عقوبات خاصة على مثل هذه الانتهاكات بموجب التشريعات الحالية. في الوقت نفسه ، يجوز للإدارة أن تطبق على الأشخاص المذنبين عقوبات عامة محددة بسبب الفشل في الأداء أو الأداء غير السليم لواجبات عملهم.
في حالة الجرد المفاجئ يتم تجهيز جميع أصناف المخزون للجرد بحضور عمولة الجرد، وفي حالات أخرى - مقدما. يجب تجميعها وفرزها ووضعها حسب الاسم والرتبة والحجم بترتيب معين بحيث يكون من المناسب حساب عددهم.
جرد الممتلكات
في المرحلة الثانية، يقوم أعضاء لجنة الجرد بإحصاء ووزن وقياس ووصف الممتلكات المملوكة بالفعل للمنظمة. كقاعدة عامة، يتم التحقق بطريقة مستمرة، أي أنه يتم إعادة حساب جميع السلع والأشياء الثمينة تمامًا. يتم التحقق من التوافر الفعلي للممتلكات من خلال المشاركة الإلزامية للأشخاص المسؤولين مالياً.
خلال عملية الجرد، قوائم الجرد أو الأفعال , والذي يحتوي على معلومات حول التوفر الفعلي للممتلكات وواقع الالتزامات المالية المسجلة. يتم إعداد قوائم الجرد والأفعال في نسختين. يتم إعداد قوائم جرد منفصلة للممتلكات المحتفظ بها أو المستأجرة أو المستلمة للمعالجة.
سجلات المخزون وأفعاله هي المستندات المحاسبية الأساسية للمحاسبة. لذلك، فإن مهمة لجنة المخزون في هذه المرحلة هي إدخال البيانات المتعلقة بالممتلكات الفعلية والالتزامات المالية بشكل كامل ودقيق في المخزون، ثم إعداد مواد المخزون بشكل صحيح وفي الوقت المناسب. يمكن ملء سجلات الجرد إما يدويًا بالحبر أو بقلم حبر جاف، أو باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. وعلى أية حال، يجب ألا تحتوي على بقع أو محو.
أثناء عملية الجرد، قد يكتشف الأشخاص المسؤولون مالياً أخطاء في قوائم الجرد. في هذه الحالة، يجب عليهم على الفور (قبل فتح المستودع أو المخزن أو القسم، وما إلى ذلك) إبلاغ رئيس لجنة المخزون بذلك. يجب على لجنة المخزون التحقق من هذه الحقيقة، وإذا تم تأكيدها، قم بإزالة الأخطاء المحددة.
يتم تصحيح القيود الخاطئة في جميع نسخ المخزون وفقا للقواعد المحاسبية - يتم شطب القيود غير الصحيحة ووضع القيد الصحيح فوقها. يجب أن يتم الاتفاق على التصحيحات والتوقيع عليها من قبل جميع أعضاء لجنة الجرد والأشخاص المسؤولين مالياً. يجب شطب الخطوط غير المعبأة. تتم الإشارة إلى أسماء الممتلكات والأشياء الفردية في قوائم الجرد وفقًا للتسميات المعتمدة من قبل المنظمة. يتم تحديد كمية عناصر المخزون في وحدات القياس المعمول بها.
يتم إدخال أصول المخزون في المخزون لكل صنف على حدة، مع الإشارة إلى النوع والمجموعة والكمية وغيرها من البيانات الضرورية (المادة، الدرجة، الخ). يجب إجراء جرد للأشياء الثمينة حسب ترتيب موقعها في غرفة معينة.
إذا كانت قائمة الجرد أو التصرف موضوعة في عدة صفحات، فيجب ترقيمها وتثبيتها بحيث لا يمكن استبدال واحدة أو أكثر منها. في نهاية كل صفحة من صفحات الجرد يجب أن تشير بالكلمات إلى:
- عدد الأرقام التسلسلية للأصول المادية؛
– المجموع الكلي للكمية من الناحية الفيزيائية المسجلة في هذه الصفحة، بغض النظر عن وحدات القياس (قطعة، كيلوجرام، متر، الخ) تظهر بها هذه القيم.
يلغي هذا السجل إمكانية إجراء تغييرات غير مصرح بها على المستند المجمع بعد توقيعه من قبل أعضاء لجنة المخزون والأشخاص المسؤولين مالياً.
في الصفحة الأخيرة من الجرد يجب تدوين ملاحظة حول فحص الأسعار والضرائب وحساب النتائج موقعة من الأشخاص الذين قاموا بهذا الفحص، وبعد ذلك يوقع جميع أعضاء لجنة الجرد والمسؤولين مالياً. بالإضافة إلى ذلك، في نهاية عملية الجرد، يقوم الأشخاص المسؤولون ماليًا بإعطاء إيصال يؤكد أن اللجنة قامت بفحص الممتلكات بحضورهم، وأنه لا توجد مطالبات ضد أعضاء اللجنة وأنه تم قبول الممتلكات المدرجة في قائمة الجرد لحفظها في مكان آمن. إذا حدث جرد الممتلكات فيما يتعلق بتغيير الأشخاص المسؤولين ماليا، فإن الموظف الذي قبل الممتلكات يوقع في المخزون للاستلام، والموظف الذي سلم هذه الممتلكات يوقع على تسليمها.
لتأكيد التوفر الفعلي للممتلكات في مستودعات مؤسسات الطرف الثالث، من الضروري الحصول على إيصالات منها أثناء الجرد. ويفسر هذا الشرط بحقيقة أن الغرض الرئيسي من المخزون هو التحقق من التوافر الفعلي للممتلكات. المستندات التي تم إعدادها، على سبيل المثال، قبل عام، هي في الأساس تأكيد ضعيف على أنه حتى في وقت الجرد، فإن العقار آمن وسليم مع الشخص الذي تم نقله إليه بموجب عقد إيجار أو اتفاقية تخزين، أو على سبيل الثقة، أو. على سبيل المثال، يمكن تصفية المنظمة التي تم نقل الممتلكات إليها، أو تدمير الممتلكات نتيجة لحادث أو فقدانها بسبب الإجراءات غير القانونية لأطراف ثالثة، وما إلى ذلك. إذا تبين أثناء الجرد أنه من المستحيل الحصول على الممتلكات الموجودة في منظمة أخرى، فمن الضروري اتخاذ تدابير لاستعادة قيمتها من المذنبين من خلال المحكمة أو خارج المحكمة.
أود أن أؤكد مرة أخرى على أهمية الأعمال الورقية الصحيحة - في المستقبل، سيؤدي ذلك إلى تجنب كل من سوء الفهم البسيط والمشاكل الكبيرة.
مقارنة بيانات المخزون مع البيانات المحاسبية
المرحلة التالية من الجرد هي مقارنة الأرصدة الفعلية للأصول الملموسة وغير الملموسة التي تم تحديدها أثناء المراجعة مع الأرصدة المسجلة في الحسابات المحاسبية. يتم تحويل قائمة الجرد إلى قسم المحاسبة الذي يقوم بمقارنة الأرصدة الفعلية للعقارات مع البيانات المحاسبية. قبل تجميع بيانات المطابقة وتحديد نتائج المخزون، يجب على قسم المحاسبة في المنظمة التحقق بعناية من صحة جميع الحسابات الواردة في قوائم المخزون.
يتم تجميع بيانات مطابقة منفصلة للقيم غير المملوكة، ولكنها مدرجة في السجلات المحاسبية (تلك الموجودة في الحفظ أو المستأجرة، المستلمة للمعالجة). يتم تزويد أصحاب أصناف المخزون بشهادة نتائج الجرد مع نسخة مرفقة من قائمة المخزون. يقوم المحاسب بإعداد كشف المطابقة من نسختين، يتم الاحتفاظ إحداهما في قسم المحاسبة، ويتم تحويل الأخرى إلى الشخص المسؤول مالياً.
يتم الإشارة إلى مبالغ الفوائض والنقص المحددة في عناصر المخزون في البيانات المطابقة وفقًا لتقييمها في المحاسبة.
عند تجميع بيانات المطابقة، من الضروري مراعاة التصنيف الخاطئ لعناصر المخزون، عندما يتم أخذ درجة واحدة من البضائع في الاعتبار بشكل غير صحيح كجزء من فئة أخرى، بالإضافة إلى فروق المبلغ الناتجة عن التصنيف الخاطئ. كما يجب شطب الخسائر في حدود الخسارة الطبيعية.
بالتزامن مع جرد السلع والمواد، يجب على قسم المحاسبة في المؤسسة التحقق من السجلات لجميع الحسابات ذات الصلة، ومقارنتها بالحسابات المقابلة. على سبيل المثال، بالنسبة للأصول الثابتة، من الضروري تحديد ما إذا كانت جميع الكائنات المقبولة للتشغيل مسجلة؛ بالنسبة لبنود المخزون - ما إذا كانت جميع الأشياء الثمينة الواردة قد تمت رسملتها، وتم شطب تلك الأشياء التي تم التخلص منها وإدراجها في المحاسبة؛ للأعمال الجارية - هل تم شطب كافة التكاليف للمنتجات المصنعة، وما إلى ذلك.