إيجابيات وسلبيات الوثائق الإلكترونية. إدارة المستندات الإلكترونية، مبادئ التشغيل، إيجابيات وسلبيات الاستخدام

هل أصبح تدفق المستندات الخارجية للشركة كبيرًا جدًا بحيث لا يتوفر لدى الموظفين الوقت لمعالجته؟ التفكير في كيفية تسريع؟ كيف في الوقت المناسب. لقد تحولت أشياء كثيرة بالفعل إلى التنسيق الإلكتروني. دعونا نلقي نظرة على ميزات إدارة المستندات الإلكترونية. لمن هذا مفيد أولا؟

أولاً، دعونا نتعرف على ما هي إدارة المستندات الإلكترونية. هذا هو نظام معالجة المستندات الإلكترونية. يتم توقيع المستندات الإلكترونية بتوقيع رقمي إلكتروني خاص. لديهم قوة قانونية، مما يعني أنه ليس من الضروري أن يكون لديك شكل ورقي. يتم استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية من قبل المؤسسات الصغيرة والكبيرة على حد سواء. يزداد حجم سوق أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) كل عام بنسبة 11-13% (وفقًا لتقديرات TAdviser). ما هي مزايا وعيوب إدارة الوثائق الإلكترونية؟

مزايا إدارة الوثائق الإلكترونية

1. الأهمية القانونية.

جميع المستندات الموجودة في EDF الموقعة بتوقيع إلكتروني ملزمة قانونًا. أي أن لها نفس القوة القانونية التي تتمتع بها المستندات الورقية ذات الختم الأزرق والتوقيع.

2. يتم تخفيض التكاليف.

يلاحظ مستخدمو EDF التأثير المالي الإيجابي للتوفير في شراء الورق والطباعة وإرسال المستندات. على سبيل المثال، يبلغ متوسط ​​سعر إرسال مستند عبر البريد الروسي حوالي 40 روبل. وتكلفة المستند الصادر في "نسخة" EDI هي من 3 روبل.

3. تسريع سداد ثمن البضائع الموردة أو الخدمات المقدمة. زيادة الفعالية الشخصية للموظف.

بفضل التسليم الفوري للمستندات المحاسبية (UPD، الفواتير، الأفعال، وما إلى ذلك)، تتلقى الشركة بسرعة الدفع مقابل البضائع الموردة أو الخدمات المقدمة. للمقارنة، متوسط ​​وقت تسليم المستندات عن طريق البريد الروسي هو من 3 إلى 10 أيام. وفي الوقت نفسه، غالبًا ما يتم فقدان المستندات الموجودة في مكتب البريد أو وصولها متأخرًا، وبالتالي يتم تأخير المواعيد النهائية للدفع وتقديم المستندات الختامية لفترة غير محددة.

يستغرق البحث عن مستند وإعداده وإرساله إلى EDF جهدًا أقل، مما يوفر الوقت لأداء واجبات أخرى، مما يعني زيادة إنتاجية الموظف.

4. البحث السريع وتخزين الوثائق.

وفقا لدراسة أجرتها بوابة Clerk.Ru، في المتوسط، يقضي المحاسب ما يصل إلى ساعة واحدة يوميا في البحث عن المستندات الورقية. بالإضافة إلى ذلك، يستغرق تخزين المستندات في الأرشيف مساحة كبيرة. في EDF، يستغرق البحث عن المستند المطلوب ثوانٍ.

5. يتم تتبع حالة كل وثيقة في الوقت الحقيقي.

من المهم أن يعرف الموظف المسؤول من يعمل على المستند في الوقت الحالي. يعرض النظام من قام بفتح المستند وتحريره ومتى، وكذلك من قام بتأخيره. وهذا يزيد من كفاءة سيطرة الإدارة على العمليات التجارية ويحسن انضباط الموظفين.

5. الوثيقة الإلكترونية محمية وآمنة.

يتم نقل الملفات عبر قناة اتصال مشفرة مرخصة من قبل FSB. لا يمكن اعتراض المستندات.

6. العمل عن بعد مع المستندات: في إجازة، رحلة عمل، في إجازة مرضية.

تتوفر خدمة الويب EDF على مدار 24 ساعة يوميًا، كما أن تطبيق الهاتف المحمول يجعل العمل أكثر سهولة وسرعة.

ميزات التنفيذ والانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية.

يرتبط معظمهم بالتردد في تغيير الطريقة المعتادة لتبادل المستندات مع الأطراف المقابلة في الشركة. وهذا هو، في كثير من النواحي، هذا هو الجمود في تفكير المحاسب أو المدير. لماذا تغيير شيء كان يعمل لسنوات؟ دعونا نتذكر الأوقات الأخيرة عندما لم يكن لدى الناس هاتف محمول وكان الجميع يشعرون بالارتياح. اليوم كل شخص لديه هاتف محمول.

1. الفترة الانتقالية.

إذا لم يكن لدى الشركة توقيع إلكتروني، فيجب إصداره.

لن نركز على تدريب الموظفين على العمل في تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)، لأن معظم أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) الحديثة لها واجهة مماثلة لخدمة البريد العادي. سيكون من المهم وضع لوائح للتفاعل بين الإدارات. أي أن إدارة المستندات الإلكترونية يجب أن تسجل وتستبدل حركة المستندات الورقية في "الحياة الواقعية".

2. المساعدة في الاتصال بـ EDF

إذا لم يكن لدى الأطراف المقابلة للشركة تبادل إلكتروني للبيانات، فسيكون من الضروري مساعدة الأطراف المقابلة في الانتقال إلى التبادل الإلكتروني للبيانات. وهنا من المهم اختيار مشغل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) الذي سيقدم الدعم ويقدم الدعم في الانتقال إلى التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI). هناك مجموعة فعالة من الأدوات التي ستساعدك على نقل الأطراف المقابلة بسرعة نسبية ودون عناء إلى إدارة المستندات الإلكترونية.

يرجى ملاحظة أن هذه الإجراءات ستكون مؤقتة؛ وسيدفع ثمن التحول إلى تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) نفسه في غضون بضعة أشهر فقط.

من سيستفيد من إدارة الوثائق الإلكترونية؟

بعد فحص ميزات إدارة المستندات الإلكترونية، يمكننا أن نستنتج أنها ضرورية في المقام الأول للشركات التي لديها تدفق كبير للمستندات الخارجية. سيؤدي العمل في نظام EDI إلى تسريع العمليات التجارية وتقليل التكاليف.

سيكون العمل مع المستندات الإلكترونية مفيدًا أيضًا لتلك الشركات التي ترغب في الارتقاء بخدمة العملاء إلى مستوى جديد من خلال تبسيط عملية تدفق المستندات الخارجية.

مرحبا زميلي العزيز! إن تطور تكنولوجيات المعلومات لا يقف ساكناً، ومعها تتطور العمليات التجارية، وتختفي بعض الأشياء تماماً. وهكذا، تنتقل تدريجياً الشركات المختلفة، بما في ذلك الوكالات الحكومية، من إدارة المستندات الورقية إلى إدارة المستندات الإلكترونية. سننظر في مفهوم "إدارة المستندات الإلكترونية" والأشكال الرئيسية للتنظيم والتنفيذ في هذه المقالة. ابقى معنا. آمل أن تقلل المعلومات المقدمة بشكل كبير من الوقت والعمالة والتكاليف المالية لعملك، أو إذا كنت تخطط فقط لأن تصبح رائد أعمال، فستمنع الأخطاء في هذا الاتجاه.

1. ما هي إدارة المستندات الإلكترونية، وما هي أنواع التبادل الإلكتروني للبيانات الموجودة؟

قبل 5 سنوات فقط، كان من النادر جدًا العثور على مفهوم مثل "نظام إدارة المستندات الإلكتروني". تدريجيا، مع إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر في حياتنا، بدأ تقديم تبادل البيانات دون استخدام الوسائط الورقية.

تعد إدارة المستندات الإلكترونية في روسيا تقنية حديثة يمكنها تبسيط العمليات بشكل كبير في المؤسسة وتقليل وقت البحث وإنشاء المستندات وما إلى ذلك.

لذلك، دعونا نلقي نظرة على المفاهيم الأساسية التي سنواجهها في هذه المقالة.

عمل مكتبي هي مجموعة من التدابير لتنظيم تداول الوثائق في المؤسسة. لديها خوارزمية معينة، ومجموعة من القواعد والاتجاهات المختلفة. لذلك من الممكن في العديد من المنظمات التمييز بين أنواع مثل إدارة سجلات الموظفين والإنتاج وما إلى ذلك. في جوهره، هذا هو دعم التوثيق.

وثيقة إلكترونية هو مستند تم إنشاؤه باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر، ويمكن توقيعه بتوقيع إلكتروني وتخزينه كملف بتنسيق متخصص على جهاز كمبيوتر أو على شبكة (محلية أو على الإنترنت).

تدفق ثيقة هو نظام كبير لإنشاء وتفسير واستلام ونقل وحفظ الوثائق ومراقبة تنفيذها وحمايتها من الوصول غير المصرح به. يمكن أن يكون تدفق المستندات بسيطًا (على الورق) أو إلكترونيًا.

وأخيرا، إدارة الوثائق الإلكترونية هي مجموعة من العمليات الآلية في التعامل مع المستندات، والتي تتم إلكترونيًا، وتحمل مفهوم "العمل المكتبي اللاورقي".

يمكن أن يكون تدفق المستندات الإلكترونية داخل المؤسسة وبين المنظمات.

دعونا نلقي نظرة على أنواع تدفق المستندات الموجودة:

1. تدفق وثيقة الإنتاج؛
2. تدفق وثائق الإدارة؛
3. الأرشفة (مجموعة إجراءات أرشفة الوثائق)؛
4. شؤون الموظفين (مجموعة من الإجراءات لتدفق وثائق الموظفين)؛
5. تدفق المستندات المحاسبية؛
6. تدفق مستندات المستودع؛
7. العمل المكتبي السري (السري)؛
8. تدفق المستندات الفنية و/أو التكنولوجية، وما إلى ذلك.

من الواضح أنه يمكن أن يكون هناك عدد من أنظمة تدفق المستندات بقدر عدد العمليات التي تغطيها المؤسسة. فمن الممكن، على سبيل المثال، أن تغيب سجلات الموظفين والمحاسبة في مؤسستك، حيث أنك ستقوم بهذه المحاسبة من خلال اللجوء إلى الخدمات وما إلى ذلك.

ما هي المهام التي يؤديها EDF؟

• يضمن شفافية أنشطة المنظمة وكفاءة الإدارة من خلال التحكم الآلي في إنجاز المهام في المؤسسة؛
• ويقدم الدعم للامتثال لمعايير الجودة الدولية؛
• يوفر الدعم للتراكم الفعال والإدارة والوصول إلى المعلومات والمعرفة. يوفر مرونة الموظفين من خلال تخزين التاريخ الكامل لأنشطة الموظف في المؤسسة؛
• يسجل كافة العمليات؛
• تحسين وأتمتة العمليات التجارية وآليات تنفيذها والتحكم فيها في المؤسسة؛
• من خلال استبعاد المستندات الورقية من التداول، يتم تحقيق وفورات كبيرة في الموارد عن طريق تقليل تكاليف الورق والخراطيش. بفضل EDI، أصبح من الأسهل على المؤسسة التحكم في حركة المستندات عبر قنوات المؤسسة؛
• يبسط ويقلل تكلفة تخزين المستندات من خلال الأرشفة الإلكترونية.

وبذلك نكون قد استعرضنا معكم المفاهيم الأساسية وأنواع تدفق المستندات الإلكترونية، وكذلك المهام التي يحلها هذا النظام.

2. ما هي أتمتة إدارة الوثائق الإلكترونية. إدارة الوثائق الإلكترونية: إيجابيات وسلبيات

إدارة المستندات الإلكترونية هي نظام معلومات يسمح لك باستخدام بيانات الشركة بشكل أكثر عقلانية وسهولة. ويشمل برامج متخصصة، والبريد الإلكتروني، مما يجعل من الممكن التواصل بسرعة، والإنترنت، والشبكة المحلية، وما إلى ذلك. في المنظمات المختلفة، قد يتكون هذا النوع من المجمع من مكونات مختلفة.

المزايا الرئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية مقارنة بالورقية هي:

• القدرة على البحث عن الملفات في النظام باستخدام مجموعة متنوعة من المرشحات والمعلمات؛
• المحاسبة الكاملة للإنتاج أو أي وثائق أخرى؛
• الإعداد الفوري لتقارير المؤسسة؛
• الإدارة التشغيلية للمؤسسة وتبادل المعلومات عبر قنوات آمنة من أي مكان (ليس من الضروري أن يكون الجميع معًا في نفس المنطقة من أجل التفاعل)؛
• قوالب موحدة لإنشاء المستندات؛
• الإشراف والرقابة على الموظفين؛
• توزيع حقوق الوصول إلى معلومات الشركة وفقًا لمعايير ومعايير معينة؛
• خفض تكاليف الورق (وبشكل أعم، ثم حل المشكلات البيئية إلى حد ما)؛
• من الممكن تقليل عدد الموظفين المشاركين في العمل بالأوراق، وكذلك تقليل المباني المستأجرة (المحتلة) بسبب عدم وجود وثائق أرشيفية ورقية.

أما بالنسبة لعيوب EDI (إدارة المستندات الإلكترونية)، فهي ليست كثيرة. يعد هذا برنامجًا مكلفًا للغاية ويستغرق وقتًا طويلاً، سواء لتدريب الموظفين أو لتحويل المستندات الموجودة إلى صيغة رقمية. ولكن إذا كنت بدأت للتو في إجراء الأعمال التجارية، فلا ينبغي أن يكون لديك مشاكل في تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية، حيث سيعمل الموظفون بالفعل في هذا النظام في المرحلة الأولية.

3. ما المطلوب للتحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية؟

لذلك، إذا فهمنا مفهوم تدفق المستندات الإلكترونية والمزايا الرئيسية، أقترح الآن النظر في أتمتة المكاتب الرئيسية وأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية، بالإضافة إلى عمليات تنفيذ هذه الأنظمة.

كما أصبح واضحًا من المعلومات الواردة أعلاه، لا يكفي مجرد شراء البرامج وتثبيتها، بل من المهم تدريب الموظفين وإعادة هيكلة عملية الإنتاج بأكملها في مؤسستك بالكامل. إذا كنت قد بدأت للتو مشروعًا تجاريًا، فسيكون الأمر أسهل قليلاً بالنسبة لك، حيث لم يتم إطلاق العمليات التجارية بعد.

يجب أن تتم عملية إدخال التبادل الإلكتروني للبيانات في شركة تعمل بالفعل بشكل تدريجي. ربط جميع الأقسام الهيكلية للمؤسسة بالعمل تدريجياً.

ستكون المرحلة الأولى هي إنشاء العمل المكتبي الآلي. في جميع المراحل، قد لا تواجه مشاكل فنية فحسب، بل قد تواجه أيضًا مشاكل نفسية، حيث أنه من الصعب "كسر" القواعد الموضوعة بالفعل.

من المهم شراء برنامج EDF وتثبيته من مورد واحد، ومن ثم سيكون إعداد النظام بأكمله أسهل بكثير ولن يتسبب في حدوث أعطال.

دعونا نلقي نظرة على المتطلبات الأساسية لتنفيذ عملية تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية في المنظمة.

أولاًتوافر معدات الكمبيوتر لتثبيت البرامج؛

ثانيًا، يجب أن يكون جميع موظفي المؤسسة المشاركين في هذه العملية واثقين من مستخدمي أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأن يكون لديهم إمكانية الوصول إليها؛

ثالثيجب أن تكون هناك وسائل تواصل إلكترونية بين الفريق كالبريد الإلكتروني والسكايب وغيرها؛

الرابع، تحتاج إلى إنشاء قسم متخصص أو إشراكه كشركة الاستعانة بمصادر خارجية (يمكنك قراءة المزيد عن الاستعانة بمصادر خارجية).

وأخيرًا، يجب أن يكون القطاع الإداري للشركة مستعدًا لحقيقة أنه سيتم استخدامه بدلاً من التوقيع "اليدوي" المعتاد.

وبالتالي، إذا تم استيفاء جميع المتطلبات المحددة، يمكنك البدء في الانتقال إلى استخدام المستندات الإلكترونية وإدارة المستندات الإلكترونية.

4. أنواع أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

في هذا القسم من المقال سنلقي نظرة على أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. أود أن أشير إلى أن أي نظام قد يحتوي على عناصر من الفئات التالية، ولكن في الأساس لديهم اتجاه محدد في كل مجال، والذي يرتبط بتحديد موضع المنتج.

1. الأرشيف الإلكتروني

الأرشيف الإلكتروني (EA) هي أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية مع وسائل متطورة لتخزين واسترجاع المعلومات. بفضل نظام EA المثالي، يمكن إجراء عمليات البحث ليس فقط عن طريق عنوان المستند، ولكن أيضًا عن طريق المعلمات الرئيسية.

2. أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) مع أدوات سير العمل المطورة (WF).

فئة معقدة إلى حد ما حيث لا تكون الوثائق نفسها ذات أهمية قصوى. وهنا يأتي العمل في المقدمة، والوثائق مرفقة به بالفعل. وبالتالي، فإنهم يتحركون على طول طريق محدد (التوجيه الصعب). بمساعدة مثل هذه الأنظمة، من الممكن تنظيم العمل في مناطق معينة، والتي تكون جميع الخوارزميات معروفة ومحددة مسبقًا.

3. تركز أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) على دعم إدارة المنظمة وتراكم قاعدة المعرفة

عادةً ما تكون هذه الأنواع من البرامج هجينة ويمكن أن تجمع بين عناصر النوعين السابقين. علاوة على ذلك، يمكن أن يكون العنصر الأساسي إما مستندًا أو مهمة، حسب الاختيار. لتنفيذ وظيفة الإدارة، تحتاج المنظمة إلى توجيه صارم وتوجيه مجاني، عندما يحدد المدير مسار المستند (على سبيل المثال: بعد تسجيل مستند وارد، "يصفه" المدير وفقًا لمعناه والغرض منه )، وبالتالي فإن هاتين التقنيتين لهما مكان في حالة أو أخرى. يتم استخدام هذه الأنظمة بشكل نشط من قبل الوكالات الحكومية والشركات الكبيرة حيث يتم توزيع التسلسل الهرمي بشكل واضح وهناك قواعد وإجراءات معينة. يقوم الموظفون بأنفسهم بإنشاء المستندات وإعدادها واتخاذ القرارات ومراقبة تنفيذها.

4. أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) من نوع التعاون (التعاون)

تركز هذه الأنظمة على التعاون وهي جديدة في مجال إدارة المستندات الإلكترونية. تم إنشاؤها بسبب ظروف السوق المتغيرة والحاجة إلى التركيز بشكل واضح على مناطق معينة دون صابورة غير ضرورية. وهي عكس الأنظمة المذكورة أعلاه، وذلك بسبب عدم وجود تسلسل هرمي واضح في تنظيم وإضفاء الطابع الرسمي على تدفق العمل. وتتمثل مهمتهم الرئيسية في ضمان تعاون الأشخاص في المنظمة، حتى لو كانوا موجودين في أجزاء مختلفة من العالم، وكذلك الحفاظ على نتائج العمل المنجز. كقاعدة عامة، يتم إنشاؤها كبوابات، وهي خدمات تخزين ونشر.

5. الأنظمة ذات الخدمات الإضافية المتطورة

أعتقد أنك سمعت أكثر من مرة عن مفهوم CRM (إدارة علاقات العملاء) - وهي خدمة لإدارة علاقات العملاء وإدارة المشاريع والفواتير وما إلى ذلك. تتنوع هذه الأنواع من الخدمات وقد تتضمن مجموعات مختلفة من الخدمات.

قبل تطبيق برامج إدارة المستندات الإلكترونية في المؤسسات الكبيرة، أنصحك بإجراء تحليل متعمق للأنظمة المقدمة واختيار النظام الأمثل، مع قائمة الأنظمة التي تنطبق على مؤسستك فقط. من المهم أن يوفر نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الفرصة للإدارة الفعالة للمؤسسة وشفافية جميع عملياتها، ولكن في نفس الوقت مستوى عالٍ من السرية.

عند اختيار الأنظمة الأساسية، أنصحك بإيلاء اهتمام خاص لتنظيم أرشيفات المستندات الإلكترونية، وأتمتة تدفق المستندات، مع مراعاة الخصائص الفردية لمؤسستك والمشاركة في نظام موجود بالفعل.

5. مشكلات تطبيق أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

أي شركة تسعى إلى تحديث العمليات ومواكبة العصر، بطريقة أو بأخرى، تواجه مشاكل تنفيذ أنظمة جديدة. وقد يؤثر هذا أيضًا على المنظمة الراغبة في تطبيق أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.

دعونا نلقي نظرة على المشاكل التي قد تواجهها:

أولاًكما قلنا من قبل، مع الأخذ في الاعتبار إيجابيات وسلبيات التبادل الإلكتروني للبيانات، فإن هذا يعد عائقًا نفسيًا، لكن المشكلة ليست في ذلك فقط. كما قد تكون هناك عقبة تتمثل في انخفاض مستوى تعليم موظفي الشركة، والإحجام عن التعلم، والخوف من شفافية العمليات. في كلمة واحدة - المحافظة.

ثانيًا، لسوء الحظ، لم تتمكن العديد من المؤسسات بعد من الابتعاد عن النوع السوفيتي للإدارة، أي عامل مدير الفترة السوفيتية، عندما لا يريد هو نفسه العمل مع جهاز كمبيوتر، وعرض المستندات وتحريرها.

ثالثوالتغيرات الهيكلية المتكررة في المنظمة وضعف إضفاء الطابع الرسمي على العمليات التجارية.

الرابعبطريقة أو بأخرى، سيتعين عليك التفاعل مع العالم الخارجي، الذي لم يتحول بعد إلى إدارة المستندات الإلكترونية، على الرغم من أنه يسعى جاهدة لذلك.

6. إدارة المستندات الإلكترونية في المشتريات العامة

في هذه الفقرة من المقالة أود أن أعرض النقاط الرئيسية للتنظيم التنظيمي لإدارة المستندات الإلكترونية في المشتريات العامة.

وفقًا للمادة 5 من القانون الاتحادي الصادر في 5 أبريل 2013 رقم 44-FZ "بشأن نظام العقود في مجال شراء السلع والأشغال والخدمات لتلبية احتياجات الدولة والبلدية":

"في إطار العلاقات المحددة في الجزء 1 من المادة 1 من هذا القانون الاتحادي، يُسمح بتبادل المستندات الإلكترونية المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي وغيرها من الأفعال القانونية التنظيمية المتعلقة بنظام العقود في مجال المشتريات بين المشاركون في نظام العقود في مجال المشتريات بما في ذلك تقديم طلبات المشاركة في تحديد المورد (المقاول، المنفذ) والعروض النهائية. في هذه الحالة، يجب توقيع الطلبات والمقترحات النهائية والمستندات المذكورة بتوقيع إلكتروني معزز وتقديمها باستخدام "."

تنص هذه المقالة أيضًا على أنه لا يمكن الحصول على مفاتيح التوقيع الإلكتروني المحسنة وشهادات التحقق الخاصة بها إلا من مراكز التصديق المتخصصة التي حصلت على الاعتماد وفقًا للقانون الاتحادي رقم 63-FZ بتاريخ 6 أبريل 2011.

تقوم الجهات المعتمدة بتطوير إجراءات تفاعل مراكز التصديق المحددة مع نظام المعلومات الموحد كما يتم تطوير متطلبات الأمان.

وبالتالي، إذا كان لدى المورد (المشارك في المشتريات) توقيع إلكتروني، فلا توجد عوائق أمام المشاركة في المشتريات العامة.

لذلك، نظرنا في هذه المقالة إلى المبادئ الأساسية لإدارة المستندات الإلكترونية. من بين الشركات الأكثر شهرة التي تقدم خدمات بيع وتركيب البرامج هي 1C، 1C-Rarus، ABBY وغيرها.

هذا كل شيء لهذا اليوم. آمل أن تكون هذه المادة مفيدة لك. أتمنى لك التوفيق والى اللقاء في المواضيع القادمة.

التغييرات المتوقعة في القانون المدني للاتحاد الروسي (انظر الفقرة 2 من المادة 434 من القانون المدني للاتحاد الروسي، بصيغته المعدلة بموجب مشروع القانون الاتحادي رقم 47538-6، والذي بموجبه عُقدت القراءة الأولى في الدولة) مجلس الدوما مرة أخرى في أبريل) لن يؤثر فقط على حساب الضرائب، ولكن أيضًا على استخدام إدارة المستندات الإلكترونية إلى أقصى حد ممكن: سيتم الاعتراف بتوقيع اتفاقية باستخدام البريد الإلكتروني على قدم المساواة مع الرسائل العادية والبرقيات والتلكس والفاكسات، وما إلى ذلك بدون توقيع رقمي إلكتروني.

لا تزال التعديلات على القانون المدني للاتحاد الروسي قيد النظر، والسلطات الضريبية مستعدة بالفعل لتلقي المستندات الإلكترونية من دافعي الضرائب. لا تحظر التشريعات المحاسبية والضريبية استخدام المستندات الأولية الإلكترونية:

• القانون الاتحادي الساري حاليًا بتاريخ 21 نوفمبر 1996 رقم 129-FZ "بشأن المحاسبة" لا يحتوي على قيود على انعكاس المعاملات في مستند إلكتروني؛
• يحتوي قانون المحاسبة الجديد المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ، والذي يدخل حيز التنفيذ العام المقبل، على إشارة مباشرة إلى إمكانية تسجيل المعاملات التجارية على أساس المستندات الورقية والإلكترونية.

ومع ذلك، فإن الممارسة، التي بدأت للتو في التبلور، تظهر أن التبادل "العامة" للفواتير وغيرها من المستندات الأولية في شكل إلكتروني لا يزال بعيدا.

وبشكل عام، من المشجع بالطبع أن يتم تشكيل الإطار التنظيمي لإدارة المستندات الإلكترونية ذات الأهمية القانونية، بما في ذلك تبادل الفواتير الإلكترونية، وأن يتم تنفيذ المشاريع التجريبية بنجاح. لذلك، بدأت العديد من المؤسسات والمنظمات الكبيرة بشكل خاص في التفكير بجدية في التحول إلى تدفق المستندات غير الورقية.

في كل مكان له إيجابياته وسلبياته. على سبيل المثال، يستطيع الشخص الذي يستخدم برنامج 1C إرسال مستند إلكتروني اليوم بنقرة زر واحدة، بشرط:

1) يعمل مع مشغل معتمد، أي. في التبادل بينه وبين المشتري سيكون هناك طرف آخر - المشغل. ولكن سيكون هناك إجراءان فقط: تلقي وإرسال إشعار بشأن قبول المستند؛

2) يستخدم برنامج "1C:Enterprise 8" (UPP، Accounting Corp، Trade Management)، بما في ذلك:

• Accounting Enterprise 8 الإصدار 2.0، بدءًا من الإصدار 2.0.35.5؛
• محاسبة Enterprise 8 CORP، بدءًا من الإصدار 2.0.35.5؛
• الإصدار 1.3 من برنامج Manufacturing Enterprise Management 8، بدءًا من الإصدار 1.3.25.1؛
• الأتمتة المتكاملة 8 الإصدار 1.1، بدءًا من الإصدار 1.1.21.1.

يقوم المحاسب بإجراء قيد محاسبي في البرنامج: D-t 62, K-t 90، ويقوم بتسجيل الفاتورة، ويستخدم برنامج تشفير خاص لتوقيعها بتوقيعه الإلكتروني وتحميلها في برنامج مشغل إدارة المستندات الإلكترونية، والذي بدوره يرسل الفاتورة إلى الطرف المقابل البائع بمعرفه الخاص. لا يتم تعيين الأخير بواسطة محاسب بناءً على الرقم التسلسلي في برنامج المحاسبة، ولكن بواسطة مشغل إدارة المستندات الإلكترونية الذي سيقوم بالإبلاغ عن القيمة المخصصة؛

3) هناك أي شهادة توقيع إلكتروني معترف بها من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية، أي. تستخدم لتقديم التقارير إلكترونيا. يرجى ملاحظة أنه اعتبارًا من 1 يوليو 2012، أصبح التوقيع الرقمي الإلكتروني وليس التوقيع الرقمي الإلكتروني ساري المفعول بالفعل. وفي هذه الحالة، يمكن استخدام التوقيعات الإلكترونية والبسيطة غير المشروطة بين الطرفين بموجب الاتفاق. في حالة تبادل المستندات الرسمية، يمكن استخدام المستندات التي تحتوي على ختم (على سبيل المثال، نماذج الإبلاغ المرسلة إلى السلطات الضريبية)، فقط التوقيع الإلكتروني المؤهل (القانون الاتحادي الصادر في 6 أبريل 2011 رقم 63-FZ "بشأن الإلكترونية" التوقيع"، فيما بعد - القانون رقم 63-FZ).

لنتذكر أنه يوجد حاليًا ثلاثة أنواع من التوقيعات الإلكترونية (المادة 5 من القانون رقم 63-FZ):

• توقيع إلكتروني بسيط - وهو تسجيل الدخول وكلمات المرور ورموز التأكيد ووسائل التعريف الأخرى، على سبيل المثال في المحفظة الإلكترونية؛
• يتم استخدام التوقيع الإلكتروني غير المؤهل في الحالات التي لا يكون فيها الختم على المستند ضروريًا، على سبيل المثال، عند إعداد عقد الإيجار. يمكن الحصول على هذا التوقيع باستخدام مفتاح التوقيع ويجب التأكد من اكتشاف التغييرات التي تم إجراؤها على المستند الإلكتروني بعد التوقيع عليه. يتم إنشاء التوقيع الإلكتروني غير المؤهل باستخدام وسائل التشفير (المادة 12 من القانون رقم 63-FZ)؛
• يتيح لك التوقيع الإلكتروني المؤهل مساواة المستند الموقّع بتوقيع إلكتروني مؤهل بالمستند الذي يحتوي على توقيع وختم مكتوبين بخط اليد. يتم استخدامه عند إرسال التقارير إلى السلطات الضريبية عبر الإنترنت والعمل من خلال بنك العميل. يتم الاعتراف بالتوقيع الإلكتروني المؤهل على أنه صالح حتى ينص قرار المحكمة على خلاف ذلك.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه إذا تم التوصل إلى اتفاق بين طرفين بشأن استخدام التوقيع الإلكتروني غير المؤهل، فقد تتم المستندات الأولية التي تحمل هذا التوقيع في المحاسبة، ولكن ليس في المحاسبة الضريبية. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن قانون الضرائب في الاتحاد الروسي يحتوي على تعليمات فقط بشأن استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني (أي مؤهل).

بالإضافة إلى ذلك، في النسخة الإلكترونية من الوثائق، يكون عدد التوقيعات أقل مرتين. لذلك، إذا كانت فاتورة المنظمة تحتوي على توقيع المدير وكبير المحاسبين، فإن الفاتورة الإلكترونية تحتوي على توقيع المدير فقط (أمر دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 5 مارس 2012 N ММV-7-6/138@ "عند الموافقة على تنسيقات الفواتير، دفتر يومية الفواتير المستلمة والصادرة، دفتر المشتريات ودفتر المبيعات، الأوراق الإضافية لدفتر الشراء ودفتر المبيعات في شكل إلكتروني").

تشمل عيوب استخدام إدارة المستندات الإلكترونية ما يلي:

• لا يمكن بعد استخدام الإصدارات الأخرى من برنامج المحاسبة 1C لإدارة المستندات الإلكترونية. وتشمل هذه، على وجه الخصوص، الإصدارات السابقة - 7 و 8؛
• يجب أن يكون لدى المورد والمشتري مشغل واحد (لمستخدمي 1C، Taxcom حاليًا)، نظرًا لأن المشغلين الآخرين ليسوا مستعدين بعد لتقديم خدمات تبادل المستندات الإلكترونية؛
• لن يكون التبادل "عن بعد" ممكنًا مع جميع الأطراف المقابلة، مما يعني أنه سيكون من الضروري ممارسة سيطرة مزدوجة على المستندات: بشكل منفصل للمستندات الورقية، وبشكل منفصل للمستندات الإلكترونية.

وبالإضافة إلى ذلك، كل شيء له الفروق الدقيقة الخاصة به. وبالتالي، فإن الأخطاء المطبعية ممكنة في المستندات الورقية، لكنها "مباشرة" أمام عينيك. اليوم، تغض السلطات الضريبية الطرف عن الأخطاء الصغيرة. يمكن توقع إرسال المستندات الإلكترونية، التي يتم إرسالها على الفور من حيث المبدأ، في غضون 5 أيام، حيث أن كل طرف لديه يوم عمل واحد للعمل بموجبه. قد يكون هذا بسبب اختلاف ساعات العمل أو اختلافات المنطقة الزمنية وما إلى ذلك.

وكقاعدة عامة، لا يتم تبادل مستندات ضريبة القيمة المضافة (الفواتير) فحسب، بل أيضًا مستندات المحاسبة الضريبية التي تعتبر أساسية لضريبة الدخل (الفواتير، والتصرفات، والفواتير، والأوامر، وما إلى ذلك). وينبغي أن يوضع في الاعتبار أن:

أولاً، سيعمل المشغلون الذين يمكن إرسال هذه المستندات من خلالهم على زيادة دخلهم من خلال مجموعة من المستندات، وليس من خلال كل مستند على حدة. من المتوقع أن تكلفة إرسال مجموعة واحدة من المستندات، والتي، كما في حالة المفاوضات المتنقلة، سيتم دفعها من قبل البادئ (الشخص الذي يرسل المستندات)، ولن يتم تحصيل رسوم من المستندات الواردة. تكلفة إرسال مجموعة من المستندات (على سبيل المثال، فاتورة، مستند/فاتورة، فاتورة) لمعاملة واحدة هي 10 روبل. في الوقت نفسه، ستتم معالجة ما بين 50 إلى 100 مجموعة من المستندات مجانًا، اعتمادًا على شكل الاتفاقية، وحتى 31 أكتوبر 2012 - 1000 مجموعة شهريًا مجانًا لجميع المستخدمين الذين لديهم اتفاقية مع 1ج: إتس.

يتم دفع خدمات تبادل المستندات الإلكترونية بناءً على نتائج فترة الفاتورة (الشهر) من خلال شريك 1C.

تجدر الإشارة إلى أنه ليس من الضروري على الإطلاق إرسال جميع المستندات المضمنة في المجموعة في نفس الوقت: يمكنك إرسال الفاتورة والفاتورة على الفور، والفاتورة أو التصرف في غضون أيام قليلة. وهذا لن يغير تكلفة الخدمات. ومع ذلك، هناك "لكن" واحد كبير: كيف سيتم تتبع المستندات المضمنة في مجموعة واحدة إذا كان ترقيم وترميز المستندات الرسمية (الفواتير والتصرفات) غير متطابق؟ لا توجد تعليقات على هذه المسألة حتى الآن؛

ثانيًا، أنشأ المشرع تنسيقاته الصارمة لبعض المستندات الأولية، على سبيل المثال، تنسيق الفاتورة (أمر دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 5 مارس 2012 رقم MMV-7-6/138@ "عند الموافقة على التنسيقات" الفواتير، دفتر يومية المحاسبة الفواتير المستلمة والصادرة، دفتر أستاذ المشتريات ودفتر أستاذ المبيعات، أوراق إضافية من دفتر أستاذ المشتريات ودفتر أستاذ المبيعات في شكل إلكتروني"). ويوصى بالبعض الآخر فقط من أجل إتاحة الفرصة لدافعي الضرائب لممارسة الحق في إرسال المستندات الأولية بناءً على طلب مصلحة الضرائب عبر قنوات الاتصالات. نحن نتحدث عن التنسيقات الموصى بها لفاتورة TORG-12، وشهادة قبول العمل (الخدمات) (أمر دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 21 مارس 2012 رقم MMВ-7-6/172@ "عند الموافقة على التنسيقات" من المستندات المحاسبية الأولية").

وبالتالي، فإن قائمة التنسيقات الموصى بها للمستندات التي يمكن أن تقبلها دائرة الضرائب إلكترونيًا لا تتضمن النماذج الشائعة جدًا لشهادة القبول لأعمال البناء والتركيب المكتملة (KS-2)، وأعمال تسوية الأوفست، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، تستخدم العديد من المؤسسات نماذج المستندات المعاد تصميمها. نتيجة لهذا النهج، سيكون عدد أتباع إدارة المستندات الإلكترونية ضئيلا، لأن نموذج KS-2 هو مستند شائع للغاية. بالطبع، هناك مخرج لمنظمات البناء: قد يشير العقد إلى أن الدفعات المؤقتة تتم وفقًا لقانون حر (بالتنسيق المعتمد على النحو الموصى به من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا)، ويتم الدفع النهائي وفقا لنموذج KS-2. وسيتم تقديم الأخير بشكل ورقي حتى تتم الموافقة على شكله الإلكتروني.

نظرا لحقيقة أن تقديم المستندات كمجموعة أكثر ملاءمة من تقديمها بشكل منفصل (على سبيل المثال، فاتورة إلكترونية، تقرير ورقي)، فمن المناسب استخدام النماذج الموصى بها من قبل السلطات الضريبية.

وستكون هناك استثناءات بالطبع. على سبيل المثال، لن يكون من الممكن إرسال مذكرة شحن بالتنسيق الإلكتروني اليوم أو غدًا، حيث يجب أن تحتوي على توقيعات ثلاثة أطراف - العميل والناقل ومستلم البضاعة.

من المؤكد أن الكثيرين سيرغبون في عمل نسخ ورقية فقط في حالة وجود نسخ مكررة من المستندات الإلكترونية مع التوقيعات والأختام. خيار النسخ الاحتياطي، بطبيعة الحال، لن يضر، طالما أنك لا تسجل نفس المبلغ مرتين.

لنفكر في مسألة تاريخ استلام الفاتورة، الذي يحدد لحظة تطبيق خصم ضريبة القيمة المضافة على المشتري.

فيما يتعلق بالنسخة الورقية من مستند ضريبة القيمة المضافة الرئيسي - الفاتورة - يمكن مراعاة التواريخ التالية:

• التاريخ المكتوب على الفاتورة. إذا وصلت الفواتير بالبريد، فقد وصلت نهاية الربع ومن المفيد لدافع الضرائب أن يعكس الخصم في هذا الربع، فيمكن إرسال المظروف إلى نفايات الورق، والفاتورة إلى دفتر الفواتير المستلمة، وبالتالي ، إلى دفتر المشتريات. من الأسهل العمل مع المستندات الأخرى، لأنها لا تحتاج إلى تسجيلها في أي كتب ومجلات يسيطر عليها مفتشو الضرائب؛
• التاريخ الموجود على ختم البريد - يكون هذا الخيار مناسبًا للغاية عندما يمكن لخصم ضريبة القيمة المضافة أن "يفسد" صورة الإقرار الضريبي لفترة الإبلاغ، نظرًا لأن الخدمة الضريبية غالبًا ما تتحدى إمكانية "اللعب" بتواريخ الفاتورة بين الفترات الضريبية؛
• يعد تاريخ استلام البريد السريع أبسط وأكثر صعوبة في نفس الوقت. فمن ناحية، يمكن خلال يوم أو يومين الاتفاق على تحديد موعد مناسب لدافع الضريبة، على سبيل المثال في حالة التسليم في نهاية يوم العمل أو خارجه. ومن ناحية أخرى، لا يمكن تغيير تاريخ الاستلام من جانب واحد، كما هو الحال في تسليم البريد.

فيما يتعلق بالنسخة الإلكترونية لأي مستندات أولية، يتم أخذ تاريخ واحد فقط في الاعتبار - استلام الإخطار من المشتري. قد يكون هذا بالفعل مشكلة نظرًا لحقيقة أنه في الممارسة العملية غالبًا ما تكون هناك حاجة لاستبدال مستند لسبب ما.

مع تدفق المستندات الورقية، بناءً على طلب المشتري أو المورد، يمكن دائمًا استبدال المستندات "بأثر رجعي". في حالة إصدار فاتورة إلكترونية تمر عبر المشغل، أي. من خلال طرف ثالث، وهذا ببساطة مستحيل. بالطبع، يمكنك إنشاء فاتورة وحتى إرسالها عبر البريد الإلكتروني إلى العميل، لكن عامل الهاتف لن يفوت فاتورة مؤرخة في 27 يونيو سواء في 5 يوليو أو حتى في 28 يونيو.

يجب أن تضع ذلك في الاعتبار من قبل تلك المنظمات التي تقدم ما يسمى بالخدمات أو الإمدادات المستمرة وتصدر مستندًا واحدًا لعمليات التسليم المتعددة في وقت واحد. وتشمل هذه خدمات الاتصالات والإنترنت وبيع المخابز ومنتجات الألبان. حتى مع الطريقة الإلكترونية لإصدار مستندات الشحن، فمن غير المرجح أن يكون من الممكن إصدارها لعدد كبير من الأطراف المقابلة. لذلك، بالنسبة لمشتري واحد، سيتم "إغلاق" إيصالات الشهر بحلول التاريخ الأخير، لآخر - بعد 3-5 أيام من نهاية الشهر، ولكن لا ينبغي للمشغل تفويت الإغلاق الأولي (3-5 أيام قبل نهاية الشهر)، كما هو الحال الآن مع تدفق المستندات الورقية.

بمعنى آخر، إذا كتبت إحدى المؤسسات في فاتورة إلكترونية أن الفاتورة قد تم إصدارها للخدمات المقدمة في يونيو من العام الحالي، فيجب أن تكون الفاتورة مؤرخة بتاريخ 29 يونيو فقط (أو 30 يونيو، إذا كان هذا اليوم هو يوم عمل في المنظمة) أو 2 - 3 يوليو 2012

في الممارسة العملية، قد تنشأ الحالات التالية:

• في نهاية الربع، من المرجح أن المشتري لن يتلقى فاتورة بسبب العطلات، وهو يحتاج إليها حقا. لكي لا تفقد العلاقات الجيدة، فإن المورد، بالطبع، مستعد لفعل كل شيء من أجله. ثم، على الرغم من وجود اتفاقية بشأن تبادل المستندات إلكترونيا، فإن المورد له كل الحق في إصدار فاتورة ورقية. في هذه الحالة، لن يتم إرسال النسخة الإلكترونية؛
• تم إرسال الفاتورة، لكن المشتري لاحظ عدم الدقة وتم إرجاع الفاتورة إلى المورد لمراجعتها. في دفتر المبيعات، تم تسجيل هذه الفاتورة بالفعل في يوم إرسالها إلى المشغل.

في الفواتير التي تم إعدادها بدءًا من تاريخ دخول المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 ديسمبر 2011 رقم 1137، يتم إجراء التصحيحات من قبل البائع (بما في ذلك وجود الإخطارات التي وضعها المشترون حول التوضيح الفاتورة في شكل إلكتروني) عن طريق إنشاء نسخ جديدة من الفواتير. في النسخة الجديدة لا يجوز تغيير المؤشرات المبينة في السطر 1 من الفاتورة (التاريخ/الرقم) التي تم تجميعها قبل إجراء التصحيحات عليها، ويتم ملء السطر 1أ الذي يشير إلى الرقم التسلسلي للتصحيح و تاريخ التصحيح. وبذلك يتم تسجيل نسختي الفاتورة السابقة والجديدة في دفتر المبيعات (البند 7 من القرار رقم 1137).

لم يتم توفير مثل هذه الإجراءات لدفتر الشراء. بمعنى آخر، إذا تم استلام فاتورة مكررة، فسيتم تسجيل النسخة الثانية والأخيرة فقط من الفاتورة لدى المشتري.

للتحكم في الإجراءات الحالية (للمشغّل/الطرف المقابل)، سيتم استخدام عمودين في برنامج قائمة الفواتير، مما يعكس الحالة الموجزة لتدفق المستندات الإلكترونية لمستندات قاعدة المعلومات: في العمود الأول - حالة تدفق المستندات في جزء من المنظمة (كل شيء مكتمل / موقّع / الإجراءات مطلوبة / متوقعة)، في الجزء الثاني - الحالة من جانب الطرف المقابل ومشغل إدارة المستندات الإلكترونية. سوف يرى المحاسب دائما ما يجب القيام به، أو مجرد الانتظار قليلا.

في حالة إصدار الفواتير الإلكترونية، سيقوم دفتر الشراء بتكرار سجل الفواتير المستلمة، والتي يمكن إرسالها في وقت واحد في شكل ورقي وإلكتروني (يتم ملء الأرقام التسلسلية تلقائيًا). فيما يتعلق بدفتر المبيعات، قد يكون الوضع مختلفا. لذلك، في مجلة الفواتير الصادرة، قبل إرسال الفاتورة إلى المشغل المشتري وتلقي تأكيد من المشغل أو إشعار من المشتري، قد لا تكون هناك إدخالات، وفي دفتر المبيعات يُشار إلى المبلغ وفقًا للقيد المحاسبي : D-t 62، K-t 90، والتي بموجبها يتم إنشاء فاتورة الشحن.

في هذا الصدد، في إقرار ضريبة القيمة المضافة، ينبغي مقارنة دوران الائتمان في الحساب 68، الحساب الفرعي "ضريبة القيمة المضافة"، مع دفتر المبيعات، ودوران الخصم مع دفتر يومية الفواتير المستلمة؛

3) تم إنشاء المستندات الأولية وإرسالها، لكن لا يمكن للمشتري تحميل المؤشرات في برنامجه: المبلغ الإجمالي للتسليم، ومبلغ ضريبة القيمة المضافة موجود، ولكن لا تتم قراءة النطاق المعروض في المستندات. وهذا ممكن لأن المورد قد يسمي المنتج بطاطس، وقد يسميه المشتري بطاطس. ما يجب القيام به؟

في هذه الحالة يجب مزامنة الأسماء المقدمة لاختيار عنصر مماثل في وثائق المورد، والذي يجب أن يوفره البرنامج.

وفي الختام، نشير إلى أن التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية يعد بمثابة تكريم للعصر من أجل مواءمة التشريعات الوطنية المتعلقة بالفواتير الإلكترونية. وهكذا فإن الاتحاد الأوروبي يتعامل مع استخدام الفواتير الإلكترونية منذ ما يقرب من عشر سنوات. لذلك، سيتعين على تلك المنظمات التي تعمل في الأسواق العالمية أن تتكيف بطريقة أو بأخرى مع الظروف الجديدة، ونأمل أن تكون هناك مضايقات مؤقتة فقط.

تستفيد العديد من الشركات من الاتصال بإدارة المستندات الإلكترونية (EDF). وهذا يسمح لهم بتوفير ليس فقط المال، ولكن أيضًا الوقت، والذي أصبح اليوم موردًا مكلفًا للغاية. عند تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات في شركتك، تصبح فوائد إدارة المستندات الإلكترونية واضحة في وقت قصير إلى حد ما. على الأقل، يتضح هذا من خلال شهادة رؤساء الشركات التي نفذت التبادل الإلكتروني للبيانات.

على الرغم من أن خدمة EDF لا تزال جديدة تمامًا، إلا أنه يوجد اليوم حوالي مائة مشغل EDF في روسيا. وقد أدت أنشطتهم في السنوات الأخيرة إلى حقيقة أن عدد المستندات الإلكترونية التي تم إنشاؤها وإرسالها إلى الأطراف المقابلة قد تجاوز 80 مليونًا. وفي الوقت نفسه، يتم فرض متطلبات متزايدة على شركات تشغيل تدفق المستندات الإلكترونية. ويتضمن ذلك ترخيصًا من جهاز الأمن الفيدرالي، والذي يمنح الحق في تطوير أنظمة المعلومات وتقديم خدمات تشفير البيانات. هذا ترخيص خاص لتقديم خدمات الاتصالات ونقل البيانات. هذه سلسلة كاملة من المتطلبات من السلطات الإشرافية والتنظيمية.

وتتحول العديد من السلطات التنظيمية الآن بسرعة من التنسيق الورقي للعمل والتفاعل مع دافعي الضرائب إلى التنسيق الإلكتروني. وهكذا، قامت دائرة الضرائب الفيدرالية بالفعل بتحويل أكثر من 90٪ من دافعي الضرائب إلى تنسيق التفاعل الإلكتروني. وقد تم تسهيل ذلك إلى حد كبير من خلال التنسيق الإلكتروني المعتمد للفواتير (الذي تمت الموافقة عليه بأمر من دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 4 مارس 2015 رقم MMВ-7-6/93@). دعنا نذكرك أنه يمكنك إعداد الفواتير الإلكترونية، بالإضافة إلى دفتر يومية للفواتير ودفاتر الشراء والمبيعات.

من جانبها، فإن العديد من الشركات مستعدة للتحول إلى تبادل المستندات الإلكترونية، وذلك فقط لأن التفاعل مع السلطات التنظيمية يصبح أكثر بساطة وأمانًا.

وفي الوقت نفسه، يصبح وجود مشغل EDF في مثل هذا التفاعل إلزاميًا. إن إرسال المستندات الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني العادي لن يؤدي إلى النتيجة المرجوة.

ما هي مزايا استخدام تبادل البيانات الإلكترونية؟

أولا، هذا رفض للمستندات الورقية، ونتيجة لذلك، وفورات كبيرة في الوقت والموارد المالية على صيانة المعدات المكتبية وشراء المواد الاستهلاكية.

ثانيا، إنه أمان أعلى بكثير لكل من تبادل المعلومات بين جهات الاتصال وتخزينها. في الوقت نفسه، يتيح لك استبدال المستندات الورقية بالمستندات الإلكترونية إنشاء نظام أرشيفي للوصول متعدد المستويات إلى المستندات لجميع موظفي الشركة. للعمل مع مثل هذه الأرشيفات، يمكنك استخدام برامج متخصصة مثل "Balance-2: أرشيف ملفات المستندات الإلكترونية".

ثالثا، يمكن للشكل الإلكتروني للوثائق أن يزيد بشكل كبير من كفاءة البحث عن البيانات اللازمة للعمل. هذه الميزة مهمة بشكل خاص للشركات الكبيرة التي تتضمن كميات كبيرة من الوثائق أو لديها عدد كبير من الأطراف المقابلة.

مبدأ تشغيل مشغلي EDF

إذا كنت تريد أن تصبح مشاركًا في نظام تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)، فنحن ندعوك للتعرف على خدمة مريحة وعملية - التقارير الإلكترونية، المتوفرة عبر تعبئة وإرسال إنتاج توقيع إلكتروني، والتي يمكنك من خلالها التأكيد صحة وأهمية المستندات التي يتم التوقيع عليها، وكذلك تحديد الشخص الرسمي الذي يقوم بالتوقيع على المستندات الإلكترونية. سيسمح لك هذا التوقيع بتبادل المستندات الإلكترونية مع خدمة الضرائب الفيدرالية (FTS) ومستخدمي EDI الآخرين.

مخاوف غير مبررة من التحول إلى EDI.

ما الذي يمنع دافعي الضرائب من اختيار الطريقة الإلكترونية لتبادل المستندات؟ أحد المخاوف الأكثر شيوعًا هو الخوف من أن الطريقة الإلكترونية لتبادل المستندات ستمكن السلطات الضريبية من مراقبة المنظمة بشكل مستمر، باستخدام المستندات الإلكترونية للشركة المخزنة (محليًا أو في السحابة). ويعرب الكثيرون أيضًا عن مخاوفهم من أنه عند التحول إلى تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)، سيُطلب منهم التحقق يوميًا من وجود خطابات جديدة من السلطات التنظيمية.

إن المخاوف المرتبطة بتسريب المعلومات واستخدامها للسيطرة على الشركة أو كدليل لا أساس لها من الصحة على الإطلاق. وبطبيعة الحال، يختلف إجراء التفاعل مع المستندات الإلكترونية لأغراض الرقابة الضريبية عن المستندات الورقية، لكن الخوارزمية العامة لطلب المستندات من دافعي الضرائب تظل كما هي.

وينص على أنه إذا كان من الضروري تنفيذ تدابير الرقابة، ترسل مصلحة الضرائب طلبًا مناسبًا لتوفير المستندات الإلكترونية (كما كان الحال من قبل بالنسبة للمستندات الورقية) مباشرة إلى دافعي الضرائب. لا توفر خوارزمية التفاعل هذه مخططات أخرى. إذا حاول موظفو الضرائب الحصول على أدلة تتجاوز دافعي الضرائب، فلن يتم قبول هذه الوثائق من قبل السلطات القضائية للنظر فيها.

يتم تنفيذ جميع أنشطة أي منظمة من خلال تبادل الوثائق على الورق. أدى توسع مجتمع المعلومات إلى ظهور الوثائق الإلكترونية.

يتم استخدام هذا النوع من الوثائق بشكل متزايد بين موظفي الإدارة في مختلف المنظمات والهياكل الأخرى. أصبح التفاعل مع صندوق المعاشات التقاعدية ومفتشية الضرائب واسع النطاق.

كما أصبح يستخدم بنشاط بين المنظمات المختلفة.

تم تقنين التبادل الإلكتروني للمستندات المحاسبية منذ عدة سنوات.

منذ عام 2002، جعل القانون الاتحادي رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني" المستندات الورقية والإلكترونية متساوية في القوة القانونية، ولكن في يوليو 2013، أصبحت هذه اللائحة غير صالحة.

يحدد القانون الاتحادي رقم 63-FZ بتاريخ 6 أبريل 2011 "بشأن التوقيعات الإلكترونية" القواعد الأساسية لتفاعل المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونية. وافق الأمر المشترك الصادر عن وزارة المالية ودائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 17 فبراير 2011 رقم MMV-7-2/168@ على القواعد الأساسية لتقديم المستندات إلى مكتب الضرائب.

تسجيل وتسجيل وتبادل الفواتير على شكل مستند إلكتروني بين مختلف الهيئات مع مراعاة شروط وزارة المالية، المصادق عليها بالأمر رقم 50ن تاريخ 25/04/2011.

المرسوم الحكومي رقم 1137 تاريخ 26 ديسمبر 2011. تم تحديد قواعد ملء ونماذج الفواتير الجديدة وعدد من المستندات المحاسبية الأخرى. يتم تبادل الفواتير في شكل إلكتروني عبر اتصالات خاصة بتنسيق معين، تمت الموافقة عليه بأمر من دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 30 يناير 2012 رقم MMV-7-6/36@.

أمر دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 03/05/2012 رقم MMV-7-6/138@ يحدد التنسيق الذي يجب أن يتم به تبادل بعض المستندات المحاسبية وتقديمها إلى السلطات الضريبية.

لكي تتمكن المؤسسات من تبادل المستندات المحاسبية TORG-12 وشهادة قبول العمل بالتنسيق المطلوب، أصدرت دائرة الضرائب الفيدرالية الأمر رقم MMV-7-6/172 بتاريخ 21 مارس 2012.

لن يتم تأكيد المستندات الأولية الصادرة إلكترونيًا إلا بعد وضع علامة عليها.

تتم جميع عمليات تبادل المستندات المحاسبية بالتنسيق الإلكتروني بين الأطراف المقابلة باستخدام إدارة المستندات الإلكترونية، والتي تسترشد بأمر دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 20 أبريل 2012 رقم MMV-7-6/253@.

مزايا إدارة الوثائق الإلكترونية

لا شك أن جميع التغييرات التي أدخلتها التشريعات في التفاعل بين الأطراف المقابلة لها عدد من المزايا.

يؤدي إدخال إدارة المستندات الإلكترونية إلى تقليل الوقت اللازم لتبادل الوثائق. ويتم ذلك عن طريق توفير الوقت المستغرق في معالجة المستندات وتسليمها بين المؤسسات على كلا الجانبين.

يتم توفير الوقت عند تسجيل المعاملات في السجلات المحاسبية، وعند مراقبة الأخطاء، وتقليل مراحل معالجة المستندات وإنشاء التقارير.

سيتم تدريجيًا تحويل المستندات المحاسبية الأولية (الفاتورة وشهادة الإنجاز ومذكرة التسليم)، المكتوبة على الورق والموقعة من قبل المدير، والتي اعتادت جميع المنظمات على العمل بها، إلى التنسيق الإلكتروني.

يتم تدفق جميع المستندات بين الأطراف المقابلة وفقًا للمخطط التالي:

• تقوم المنظمة البائعة بإنشاء مستند في نظامها المحاسبي. باستخدام برنامج التشفير، يوقع مستندًا بتوقيع إلكتروني. والخطوة التالية هي أن تقوم المنظمة بتحميل المستند المكتمل إلى نظام المشغل وإرساله إلى الطرف المقابل، الذي يقبله من خلال برنامج خاص.
• ثم يقوم المشتري بإدخال المستند الإلكتروني المستلم في برنامج المحاسبة الخاص به، والتحقق من امتثال المعاملة، إذا تم كل شيء دون أخطاء، ثم يضع توقيعه الإلكتروني ويرسله مرة أخرى إلى البائع من خلال المشغل. إذا تم اكتشاف عدم دقة أو أخطاء أثناء التفتيش، يرسل المشتري إلى البائع إشعار الرفض مع توضيح الأسباب.

تعكس المنظمة البائعة المستند الإلكتروني في حساباتها كما تم إصداره بعد تلقي إشارة تأكيد من مشغل إدارة المستندات الإلكترونية بقبول الملف وإخطار المشتري باستلام المستند.

وفقًا للوائح، يتم تبادل المستندات المحاسبية بين الأطراف المقابلة في شكل ورقي وإلكتروني.

تتمتع المستندات المعدة إلكترونيًا والموقعة بتوقيع إلكتروني بنفس القوة القانونية التي تتمتع بها المستندات الورقية الموقعة من قبل المدير.

يتم تنفيذ تدفق المستندات بين المؤسسات من خلال مشغل، مما يسمح بتقليل الوقت اللازم للمحاسبة والمعالجة