التدقيق هو إجراء لتقييم مستقل لأنشطة منظمة أو نظام أو عملية أو مشروع أو منتج لتحديد المخاطر وحدوث حالات الصراع. يمكن أن تكون المراجعة داخلية، عندما يتم تنفيذها من قبل المنظمة نفسها، وخارجية، عندما يتم تعيين متخصصين خارجيين على أساس تعاقدي لتقييم الأنشطة في منطقة معينة من الشركة. في أغلب الأحيان، يتم استخدام مصطلح "التدقيق" فيما يتعلق بفحص البيانات المالية للشركات، ولكن هناك أنواع أخرى، على سبيل المثال، تدقيق الموظفين. لقد سمع الكثيرون هذه العبارة، لكن ليس لديهم أي فكرة عن جوهر هذا الإجراء. سنتحدث اليوم على وجه التحديد عن تدقيق وثائق الموظفين، وسنخبرك عن سبب ضرورة ذلك ومتى ومن يقوم بذلك.
لماذا تحتاج إلى تدقيق شؤون الموظفين؟
لنفترض على الفور أن تدقيق الموظفين هو حدث اختياري ولا يتم إجراؤه كثيرًا. ومع ذلك، فإننا نعتقد أنه ينبغي تنفيذ مثل هذا الإجراء من أجل:
- التحضير لفحص التفتيش على الامتثال لمتطلبات العمل والأرشفة والمعاشات التقاعدية وتشريعات الهجرة وما إلى ذلك؛
— تقييم المخاطر المرتبطة بحالة معينة (المخاطر التي قد تنشأ أثناء التفتيش الذي تجريه السلطات التنظيمية، عند النظر في نزاع عمالي في المحكمة، أثناء الرقابة النقابية، وما إلى ذلك)؛
- تحسين الكفاءة المهنية لأخصائيي الموارد البشرية (التدريب على أساس الانتهاكات)؛
- تقييم الكفاءة المهنية لموظفي قسم الموارد البشرية.
— وضع خطة عمل لتصحيح الانتهاكات؛
— تحسين عمل خدمة شؤون الموظفين (تقليل التكاليف، وبناء نظام لمحاسبة الأشخاص، والمكافآت، وما إلى ذلك).
بالإضافة إلى ذلك، سيساعد التدقيق في تقييم وتحليل حالة وثائق الموظفين عند نقل المستندات أثناء إعادة التنظيم، وتغيير الإدارة (بما في ذلك إدارة خدمة الموظفين)، والفصل (الاستقبال) لموظفي قسم شؤون الموظفين (HR).
بمفردك أو استئجار شركة خارجية؟
دعونا نكرر أنه يمكنك إجراء تدقيق للموظفين بمفردك، أو يمكنك استخدام خدمات شركات الطرف الثالث، ولحسن الحظ، يوجد عدد كافٍ منها وهناك الكثير للاختيار من بينها. وفي الوقت نفسه، يعد تدقيق شؤون الموظفين أمرًا مسؤولًا للغاية، لأنه يرتبط بشكل مباشر بالوثائق السرية للشركة.
إذا كنت تخطط لاختيار مدقق حسابات خارجي، فمن المهم أن يتم تقديم الخدمة من قبل متخصصين مؤهلين يعملون في هذا المجال منذ عدة سنوات. اسأل عن عدد المرات التي تقدم فيها شركة التدقيق خدمات فحص سجلات الموظفين، وما إذا كانت هناك منظمات مشابهة لشركتك في نوع النشاط بين عملائها. تذكر أن خدمات شركة استشارية حسنة السمعة تقدم تدقيقًا لوثائق الموظفين ولديها محترفين بين موظفيها لا يمكن أن تكون رخيصة.
يعتمد نجاح إجراء تدقيق الموظفين بواسطة متخصصين من مؤسسة خارجية أيضًا على مدى استعداد الشركة للتفاعل مع المدققين. لذلك، في أغلب الأحيان، قبل بدء التدقيق، يتم إنشاء فريق عمل يتكون من ممثلي الشركة المدعوين لإجراء التدقيق وممثلي شركة العميل. يتم تحديد تكوين وعدد المدققين المدعوين إلى حد كبير حسب توقيت ونطاق العمل الذي سيتم القيام به، ولكن مشاركة المحامين والمتخصصين في مجال دعم التوثيق مطلوبة بالتأكيد.
إذا لم تكن هناك رغبة في جذب متخصصين من جهات خارجية، ولم يتم تضمين التمويل لذلك، فمن الممكن إجراء تدقيق للموظفين بنفسك. ومع ذلك، بعد تحديد المهمة المناسبة لإدارة شؤون الموظفين بالمؤسسة، يجب أن نتذكر أنهم ليسوا مستعدين دائمًا لتقديم تقييم موضوعي للوضع الحالي، لأنهم سيتحققون فعليًا من عملهم. علاوة على ذلك، يمكن للموظفين بدوام كامل "غض الطرف" عن بعض الأخطاء، لأنهم هم الذين سيتعين عليهم تصحيحها.
نعتقد أنه، مع ذلك، إذا تم الاختيار لصالح التدقيق الداخلي، فمن الأفضل إنشاء وحدة هيكلية صغيرة لهذا الغرض أو لجنة، والتي يجب أن تضم متخصصًا يفهم تشريعات العمل وإدارة سجلات الموظفين، ولكن من هو لا يعتمد على الأشخاص الذين سيتم فحص عملهم، على سبيل المثال، من قبل محام.
الإطار التنظيمي لفحص وثائق الموظفين
لتبدأ، دعونا نذكر اللوائح الرئيسية التي يجب اتباعها عند التحقق من وثائق الموظفين. أهمها هي:
- مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "بشأن دفاتر العمل" (جنبًا إلى جنب مع قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها) ؛
- قرار وزارة العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69 "بشأن الموافقة على تعليمات ملء دفاتر العمل" (يشار إليها فيما بعد بتعليمات ملء دفاتر العمل) ؛
- قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1 "بشأن الموافقة على الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لتسجيل العمالة ودفعها" (يشار إليه فيما بعد بالقرار رقم 1) ؛
- أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 "بشأن الموافقة على قائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها أثناء أنشطة هيئات الدولة والحكومات المحلية والمنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين"؛
- القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2006 رقم 152-FZ "بشأن البيانات الشخصية"؛
- GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثيقة"؛
- قانون العمل.
بالإضافة إلى ذلك، هناك عدد كاف من لوائح الإدارات التي تنظم العمل المكتبي، وإجراءات إدارة الشؤون الشخصية، أو تنظيم الجوانب الأخرى لعلاقات العمل. تحتاج هذه الأفعال أيضًا إلى الدراسة والتطبيق عند فحص وثائق الموظفين.
ما الذي نتحقق منه؟
لن نفكر في كيفية قيام منظمة استشارية بإجراء التدقيق على أساس عقد مدني، ولكننا سنركز على التدقيق الداخلي. يعتمد الترتيب الذي يتم به على الأهداف. يمكنك التحقق من جميع مجالات صيانة ومعالجة وثائق الموظفين، أو يمكنك التحقق من مجال واحد فقط، على سبيل المثال، عقود العمل. على أية حال، فإن الخطوة الأولى لبدء التدقيق هي إصدار أمر بإجراء التدقيق، والذي يتم من خلاله تعيين مفتش أو إنشاء لجنة التدقيق. بالترتيب، يمكنك تحديد موضوع التفتيش.
هنا مثال على النظام.
المؤسسة التعليمية للميزانية البلدية
"المدرسة الثانوية رقم 72"
الأمر رقم 42
بشأن إجراء تدقيق الموظفين
لتحسين عمل قسم الموارد البشرية وتقليل المخاطر المرتبطة بالصيانة غير الصحيحة لوثائق الموظفين،
انا اطلب:
1. إجراء تدقيق داخلي للموظفين حول موضوع "تسجيل التوظيف وتوفير الإجازة السنوية مدفوعة الأجر" في الفترة من 28 مايو إلى 5 يونيو 2012.
2. تعيين أ.ج.فولكوفا، نائب المدير للعمل التربوي، رئيساً للجنة التدقيق.
3. تضمين في اللجنة:
— نائب مدير العمل الإداري والاقتصادي أ.ل.زولوتوف؛
— مدرس اللغة الروسية وآدابها V. S. بارامونوف;
— المستشار القانوني لوبوخوف آي.آر.
4. تقديم تقرير عن أعمال التفتيش التي تم إجراؤها بحلول 06/08/2012.
5. تكليف نائب مدير العمل التربوي فولكوفا أ.ج بمراقبة تنفيذ هذا الأمر.
المخرج كوموفا / إل. في. كوموفا/
وقد اطلع على الأمر ما يلي:
فولكوفا إيه جي 16/05/2012، فولكوفا
زولوتوفا O. L. 16/05/2012 زولوتوفا
بارامونوفا ضد إس 16/05/2012 بارامونوفا
لوبوخوف آي آر 16/05/2012 لوبوخوف
إذا تم تحديد موضوع التدقيق، فيجب على رئيس قسم الموارد البشرية فقط إعداد المستندات اللازمة. إذا تم إجراء التدقيق عندما يكون هناك تغيير في إدارة خدمة شؤون الموظفين أو عند نقل الحالات من متخصص إلى آخر، فمن الضروري تحديد قائمة الوثائق التي سيتم فحصها.
تذكر أن هناك قائمة بالوثائق الإلزامية التي يجب أن تمتلكها أي منظمة، بغض النظر عن شكلها القانوني وشكل ملكيتها. وتشمل هذه الوثائق ما يلي:
1. جدول التوظيف. لنفترض على الفور أنه لا يوجد سوى ذكر لهذه الوثيقة في قانون العمل، ولكن لا يوجد ما يشير إلى أن إعدادها إلزامي. القرار رقم 1 يوحد شكل هذه الوثيقة - T-3. دعونا نلاحظ أن السلطات التنظيمية، سواء كانت مفتشية العمل الحكومية أو مكتب المدعي العام أو السلطات الضريبية، تطلب ذلك دائمًا تقريبًا: هيكل المؤسسة، وصندوق الأجور، والبدلات والمدفوعات الإضافية للموظفين واضحة من الجدول الزمني.
2. جدول الإجازة. الطبيعة الملزمة لهذه الوثيقة ليست محل شك، منذ الفن. ينص 123 من قانون العمل في الاتحاد الروسي بشكل مباشر على أنه يتم توفير إجازات سنوية مدفوعة الأجر للموظفين وفقًا لجدول الإجازة المعتمد من قبل صاحب العمل، مع مراعاة رأي الهيئة التمثيلية للموظفين قبل أسبوعين على الأقل من العام الجديد. تم أيضًا توحيد شكل الجدول T-7 بموجب القرار رقم 1.
3. البطاقات الشخصية – نماذج T-2 و T-2GS (MS). يجب الاحتفاظ بها لكل موظف، حيث أن صاحب العمل ملزم بتعريف الموظف بكل إدخال يتم إدخاله في دفتر العمل مقابل التوقيع في بطاقته الشخصية - فيه، بموجب البند 23 من قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل، يتم تكرار الإدخال الموجود في كتاب العمل.
4. الأمور الشخصية. تم تحديد الالتزام بالحفاظ عليها على فئات معينة من العمال، والتي تشمل موظفي الخدمة المدنية في الدولة، وموظفي البلديات، وموظفي الجمارك، وما إلى ذلك.
تم تحديد إجراءات إدارة الملفات الشخصية لموظفي الخدمة المدنية الحكومية بموجب مرسوم رئيس الاتحاد الروسي المؤرخ 30 مايو 2005 N 609 "عند الموافقة على اللوائح المتعلقة بالبيانات الشخصية لموظفي الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي وإدارة ملفه الشخصي." بالنسبة لموظفي الخدمة المدنية في الكيان التأسيسي للاتحاد الروسي، يتم تحديد إجراءات الاحتفاظ بالملف الشخصي من خلال لوائح ذلك الكيان التأسيسي. على سبيل المثال، بالنسبة لموظفي مدينة موسكو، يتم تحديد ذلك بموجب مرسوم عمدة موسكو بتاريخ 15 يونيو 2011 N 44-UM، وبالنسبة لموظفي الخدمة المدنية في سانت بطرسبرغ - بموجب مرسوم صادر عن حكومة سانت بطرسبرغ بتاريخ يونيو 30, 2008 ن 773.
5. يجب أيضًا أن تكون هناك ورقة زمنية (النماذج T-12، T-13) في كل مؤسسة، نظرًا لأن الفن. 91 من قانون العمل في الاتحاد الروسي يُلزم صاحب العمل بالاحتفاظ بسجلات لوقت العمل الذي عمل فيه كل موظف بالفعل.
ملحوظة! في السابق، كانت الهيئات الحكومية، وإدارة أموال الدولة من خارج الميزانية، وإدارة أموال الدولة الإقليمية من خارج الميزانية، والحكم الذاتي المحلي، ومؤسسات الميزانية، والهيئات التي تقدم الخدمات النقدية لتنفيذ ميزانيات نظام الميزانية في روسيا، تستخدم ورقة زمنية في النموذج 0504421 المعتمد بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 30 ديسمبر لتسجيل ساعات العمل 2008 N 148n. ومع ذلك، نظرًا لحقيقة أنها فقدت قوتها منذ 1 يناير 2011 (أمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 1 ديسمبر 2010 رقم 157 ن)، فإن النموذج من أمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 15 ديسمبر 2010 تم استخدام N 173n - 0301008، وهذه نسخة طبق الأصل من نموذج T-13.
6. دفاتر العمل بالنموذج المقرر هي الوثيقة الأساسية عن نشاط عمل الموظف ومدة خدمته. يجب على كل صاحب عمل (باستثناء أصحاب العمل من الأفراد الذين ليسوا من أصحاب المشاريع الفردية) الاحتفاظ بها لكل موظف عمل لديه لأكثر من خمسة أيام، في الحالة التي يكون فيها العمل لدى صاحب العمل هذا هو العمل الرئيسي بالنسبة له الموظف (المادة 66 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).
يحتوي كتاب العمل على معلومات حول الموظف والعمل الذي يؤديه والانتقال إلى وظيفة دائمة أخرى والفصل، وكذلك أسباب إنهاء عقد العمل ومعلومات حول جوائز النجاح في العمل. ولا يتم تدوين المعلومات الخاصة بالعقوبات في الدفتر إلا في الحالات التي تكون فيها العقوبة التأديبية بالرفض.
ملحوظة! التحقق من تعيين شخص مسؤول عن صيانة دفاتر العمل، وما إذا كانوا جميعاً مسجلين في دفتر تسجيل حركة دفاتر العمل ومدخلاتها. بالإضافة إلى ذلك، انظر إلى الإدخالات في كتب العمل - يجب أن يتم إجراؤها على أساس الطلبات.
7. عقود العمل أو عقود الخدمة. عقد العمل هو اتفاق بين صاحب العمل والموظف، يتعهد بموجبه صاحب العمل بتزويد الموظف بالعمل لوظيفة عمل محددة، وتوفير ظروف العمل، ودفع الأجور في الوقت المحدد وبالكامل، ويتعهد الموظف بأداء العمل شخصيا وظيفة العمل التي تحددها هذه الاتفاقية، تتوافق مع لوائح قواعد العمل الداخلية المعمول بها لدى صاحب العمل هذا.
8. أوامر للموظفين:
— حول التوظيف (النماذج T-1، T-1a)؛
- حول النقل إلى وظيفة أخرى (النماذج T-5، T-5a)؛
— عند منح الإجازة (النماذج T-6، T-6a)؛
- حول الإرسال في رحلة عمل (النماذج T-9، T-9a)؛
- بشأن الحوافز (النماذج T-11، T-11a)؛
— عند إنهاء (إنهاء) عقد العمل (النماذج T-8، T-8a).
يجب استخدام هذه النماذج الموحدة من قبل جميع المنظمات العاملة على أراضي الاتحاد الروسي، بغض النظر عن شكل ملكيتها (البند 2 من القرار رقم 1).
عند التحقق من هذه الأوامر، عليك التأكد من وجود المستندات التي توفر الأساس لإصدارها. في كثير من الأحيان تكون مفقودة - هناك إشارة في الطلب إلى اتفاقية أو بيان أو وثيقة أخرى، ولكن الوثيقة نفسها ليست هناك. هذا انتهاك.
9. أوامر الأنشطة الرئيسية. من الضروري التحقق من وجود توقيعات المدير وتأشيرات الموافقة. دعنا نذكرك أنه يجب الاحتفاظ بهذه الأوامر بشكل منفصل عن أوامر الموظفين.
يرجى ملاحظة أنك لا تحتاج فقط إلى التحقق من توفر هذه المستندات، ولكن أيضًا الانتباه إلى كيفية تجميعها. على سبيل المثال، بسبب متطلبات الفن. 67 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يتم إبرام عقد العمل كتابيًا، ويتم تحريره من نسختين، يتم توقيع كل منهما من قبل الطرفين. يتم إعطاء نسخة واحدة للموظف، والآخر يحتفظ به صاحب العمل. يجب تأكيد استلام الموظف لنسخة من عقد العمل من خلال توقيعه على النسخة المحفوظة لدى صاحب العمل. تحدد المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي الشروط التي يجب تضمينها في نص عقد العمل.
ولكن مع عقد الخدمة، كل شيء مختلف. بالإضافة إلى حقيقة أن القانون الاتحادي يحدد محتواه، وافق مرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 16 فبراير 2005 رقم 159 على نموذج نموذج لعقد أداء الخدمة المدنية الحكومية وملء منصب في الخدمة المدنية الحكومية . لذلك، تأكد من أن العقود تتوافق مع المتطلبات القانونية ليس فقط من حيث المحتوى، ولكن أيضًا من حيث الشكل. ومن حيث المضمون، نلاحظ، على سبيل المثال، أن أهم موضوع للتحقق من أوامر الفصل هو الإشارة فيها إلى سبب الفصل وأساسه. بناء على الفن. 84.1 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يجب الإشارة إليها بما يتفق بدقة مع صياغة قانون العمل في الاتحاد الروسي أو أي قانون اتحادي آخر وبالإشارة إلى المادة ذات الصلة، جزء من المادة، فقرة من المادة. عند التحقق من محتوى عقود العمل، انتبه إلى وجود الشروط، بموجب الفن. يجب تضمين المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي في نصها.
اللوائح المحلية والكتب وسجلات السجل
لنبدأ بحقيقة أنه على أساس الفن. 8 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، أصحاب العمل، باستثناء أصحاب العمل - الأفراد الذين ليسوا رواد أعمال فرديين، يعتمدون اللوائح المحلية التي تحتوي على قواعد قانون العمل، ضمن اختصاصهم وفقًا لتشريعات العمل وغيرها من الأفعال القانونية المعيارية التي تحتوي على قواعد قانون العمل ، الاتفاقيات الجماعية، الاتفاقيات. لا ينبغي لأحكام هذه الأفعال أن تؤدي إلى تفاقم وضع الموظف مقارنة بما ينص عليه تشريع العمل.
الوثائق التالية تحتاج أيضا إلى التحقق.
1. لوائح العمل الداخلية. وفقا للفن. 189 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، تنظم هذه الوثيقة إجراءات تعيين وفصل الموظفين، والحقوق الأساسية والواجبات والمسؤوليات للأطراف في عقد العمل، وساعات العمل، وفترات الراحة، والحوافز والعقوبات المطبقة على الموظفين، كما بالإضافة إلى قضايا أخرى تتعلق بتنظيم علاقات العمل مع صاحب عمل معين.
2. تعليمات حماية العمل. وتتكون عادة من متطلبات السلامة المهنية قبل وأثناء وبعد العمل، وتحتوي أيضًا على إجراءات الطوارئ. يتم تطوير هذه التعليمات بناءً على منصب الموظف أو مهنته أو نوع العمل الذي يؤديه، على أساس تعليمات الصناعة أو معايير الصناعة بشأن حماية العمال، أو قواعد الصناعة أو الصناعة بشأن حماية العمال، ومتطلبات السلامة المنصوص عليها في القواعد التشغيلية. وإصلاح وثائق منظمات تصنيع المعدات، والتوثيق التكنولوجي للمنظمة، مع مراعاة ظروف الإنتاج المحددة بناءً على التوصيات المنهجية.
3. اللوائح المتعلقة بتخزين وحماية البيانات الشخصية للموظفين (أو وثيقة أخرى تحدد إجراءات تخزينها واستخدامها). يعد إعداد هذا القانون المحلي إلزاميًا وفقًا لمتطلبات المادة. 87 قانون العمل في الاتحاد الروسي.
4. لائحة المكافآت أو اللوائح المحلية الأخرى التي تنظم نظام المكافآت في المؤسسة والمكافآت للموظفين. هذا الحكم إلزامي بموجب الفن. 135 من قانون العمل في الاتحاد الروسي - أنظمة الأجور، بما في ذلك معدلات التعريفة والرواتب (الرواتب الرسمية) والمدفوعات الإضافية والبدلات ذات الطبيعة التعويضية، بما في ذلك العمل في ظروف تنحرف عن الظروف العادية، وأنظمة المدفوعات الإضافية وبدلات الحوافز و يتم إنشاء أنظمة المكافآت بموجب اتفاقيات جماعية واتفاقيات ولوائح محلية وفقًا لتشريعات العمل واللوائح الأخرى التي تحتوي على معايير قانون العمل.
بالإضافة إلى تلك المذكورة، هناك وثائق ضرورية أخرى - إلزامية لبعض المنظمات بسبب تفاصيل أنشطتها، على سبيل المثال، جدول التحول، وقائمة الوظائف ذات ساعات العمل غير المنتظمة، والاتفاقيات المتعلقة بالمسؤولية الفردية الكاملة، والأحكام التجارية أو الأسرار الأخرى التي يحميها القانون.
إذا قامت المؤسسة بتطوير لوائح محلية أخرى تنظم بعض مجالات علاقات العمل، نوصي بالتحقق منها لوجود ظروف تؤدي إلى تفاقم وضع الموظف مقارنة بتشريعات العمل المعمول بها، والقوة القانونية (إذا لزم الأمر، الرأي تم أخذ الهيئة التمثيلية للموظفين بعين الاعتبار، والموافقة على ما إذا كانت الوثيقة من قبل رئيس المؤسسة، وما إذا كان الموظفون على دراية بهذا الفعل، وما إلى ذلك). يمكن أن يكون:
- اتفاق جماعي؛
- اتفاقية المسؤولية المالية الجماعية؛
- أحكام بشأن تكيف العمال؛
— القواعد المتعلقة بإجراءات اجتياز فترة الاختبار؛
– قواعد إصدار الشهادات للموظفين.
نوصي بإيلاء اهتمام خاص للتحقق من الأوصاف الوظيفية. من ناحية، فهي ليست إلزامية، من ناحية أخرى، على أساس الفن. 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، الشرط الإلزامي لعقد العمل هو وظيفة العمل، وهو منصوص عليه إما في عقد العمل، أو، من أجل عدم التحميل الزائد، في الوصف الوظيفي. لذلك، في بعض الأحيان تكون التعليمات ضرورية ببساطة.
دعنا ننتقل إلى المجلات، من بينها، كما هو الحال بين اللوائح المحلية، هناك إلزامية.
| اسم المجلة | الفعل المعياري |
| كتاب المحاسبة لحركة دفاتر العمل والمدخلات الخاصة بها | البنود 40، 41 من قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها، تم إنشاء النموذج في الملحق 3 لتعليمات ملء دفاتر العمل |
| دفتر إيصالات ومصروفات المحاسبة لنماذج دفتر العمل والمدخلات فيه | نفس الشيء |
| سجل التفتيش | المادة 16 من القانون الاتحادي الصادر في 26 ديسمبر 2008 رقم 294-FZ "بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الفردية في ممارسة سيطرة الدولة (الإشراف) والرقابة البلدية". تمت الموافقة على شكل المجلة بأمر من وزارة التنمية الاقتصادية في الاتحاد الروسي بتاريخ 30 أبريل 2009 رقم 141 |
بالإضافة إلى المجلات الإلزامية المذكورة أعلاه، قد تحتفظ المؤسسة بمجلات أخرى لتنظيم المعلومات المتعلقة بسجلات الموظفين، مثل:
— دفاتر عقود العمل، أوامر الموظفين، الملفات الشخصية، شهادات العجز عن العمل؛
- مجلة التعريف باللوائح المحلية؛
— مجلة إصدار شهادات وشهادات السفر.
عند فحص المجلات ودفاتر الحسابات، انتبه لتصميمها. يجب ترقيم جميع أوراق المجلات، ويجب ربط المجلات نفسها أو ختمها بختم الشمع أو ختمها واعتمادها من قبل رئيس المنظمة. لا يُسمح بإجراء تصحيحات على دفاتر السجل. ومن الضروري أيضًا التأكد من أنه في كتاب تسجيل حركة دفاتر العمل وإدراجها، يتم ملء جميع الأعمدة، ولا يوجد تصحيحات فيه، وهذا الكتاب مجلّد ومختوم.
ملحوظة. يعد تحليل نظام تسجيل وتنظيم المستندات أمرًا مهمًا للغاية، لأنه يوفر معلومات حول كيفية تنظيم نظام تخزين المستندات في المؤسسة.
تدقيق البرمجيات
حاليًا، تحتفظ معظم المؤسسات بوثائق الموظفين باستخدام منتجات برمجية متخصصة، مما يعني أنه سيتعين عليها أيضًا التحقق منها.
عند الفحص، تأكد من التحقق مما إذا كان البرنامج يوفر القدرة على الحفاظ على وثائق الموظفين وفقًا لمتطلبات التشريعات الحالية (من الممكن أن يكون مطورو منتج البرنامج "فقدوا" بعض التفاصيل الضرورية)، وما إذا كانت جميع النماذج الموحدة متضمنة في البرنامج، وعدد مرات تحديثه، وما إذا كانت جميع أشكال المستندات ذات صلة.
الجانب المهم التالي الذي يجب التحقق منه هو ترتيب الوصول إلى البرنامج و (أو) وثائق الموظفين التي تم إنشاؤها. في هذه الحالة، من الضروري معرفة أي من موظفي الشركة يشارك في معالجة بيانات الموظفين، والتأكد من أن النظام يستبعد إمكانية الوصول إلى النماذج الإلكترونية للوثائق للموظفين الذين لا تشمل مسؤولياتهم الوظيفية العمل مع مثل هذه البيانات.
ستسمح لك مراجعة برنامج قسم الموارد البشرية بتحديد القنوات المحتملة للوصول غير المصرح به أو فقدان معلومات الموظفين، بالإضافة إلى تقييم جدوى استخدام منتج برمجي معين.
لذلك، أثناء تدقيق وثائق الموظفين، يتم التحقق من وجود المستندات الإلزامية، وصحة التنفيذ، وكذلك امتثال محتوى المستندات للمتطلبات القانونية.
من الأفضل توثيق عملية التدقيق نفسها، بحيث لا تنسى لاحقًا عند إعداد التقرير النهائي أي شيء مهم.
نتائج تدقيق وثائق الموارد البشرية
ستكون المرحلة الأخيرة من التحقق من المستندات هي إعداد تقرير يصف الوضع الحالي، مع الإشارة إلى مجالات المشاكل والمخاطر المحتملة. يقدم التقرير أيضًا عادةً توصيات للقضاء على الانتهاكات المحددة لقوانين العمل وأوجه القصور، ويبلغ أيضًا عن العقوبة المحتملة إذا لم يتم القضاء على الانتهاكات (انظر الصفحة 45).
في حالة مراجعة وثائق الموظفين، عندما يكون هناك تغيير في إدارة خدمة شؤون الموظفين أو متخصص في إدارة سجلات الموظفين، بالإضافة إلى الاستنتاج، من الضروري وضع فعل قبول ونقل الحالات، الملحق الذي سيكون به قائمة بكتب العمل (يشير إلى الاسم الكامل للمالك وسلسلة ورقم كتاب العمل والمدخلات (إن وجدت)).
في الختام، نلاحظ أنه عند إجراء عمليات تدقيق دورية لوثائق الموظفين، فإن صاحب العمل لديه الفرصة لتجنب العقوبات من السلطات التنظيمية - الغرامات، وتعليق أنشطة المنظمة، والمسؤولية الجنائية. بالإضافة إلى ذلك، إذا تم إجراء المراجعة داخل الشركة، فإن موظفي الموارد البشرية لديهم الفرصة لتحسين مستواهم المهني من خلال تحديد أخطائهم وتصحيحها.
وتذكر أن الصيانة المناسبة لوثائق الموظفين هي المفتاح لحل النزاعات بنجاح مع الموظفين والسلطات التنظيمية.
| الانتهاكات التي تم تحديدها | انتهاك القانون المعياري | العقوبة المحتملة | توصيات للتصحيح |
| 1. وثائق التوظيف والأجور | |||
| تم تحديد نطاق الرواتب في جدول التوظيف | المواد 3، 20، 22، 132 من قانون العمل في الاتحاد الروسي. لقد تم انتهاك مبدأ الأجر المتساوي للعمل المتساوي | تطوير نظام أجور متباين، على سبيل المثال، تقديم مدفوعات إضافية للموظفين الذين يتمتعون بصفات إضافية | |
| 2. سجلات العمل | |||
| تم عمل سجل التوظيف في قسم "معلومات الترويج". | البند 3.1 تعليمات لملء كتب العمل | غرامة إدارية من 1000 إلى 50000 روبل. أو التعليق الإداري لأنشطة المنظمة لمدة تصل إلى 90 يومًا (المادة 5.27 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي) | املأ إدراجًا في كتاب العمل وانقل إليه الإدخالات التي تم إدخالها بشكل خاطئ في قسم "معلومات حول الترقية" |
| 3. الأوامر بفصل الموظف | |||
| لا تشير أسباب الإنهاء إلى جزء من مادة قانون العمل | نماذج T-8، T-8a، الفن. 84.1 قانون العمل في الاتحاد الروسي | غرامة إدارية من 1000 إلى 50000 روبل. أو التعليق الإداري لأنشطة المنظمة لمدة تصل إلى 90 يومًا (المادة 5.27 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي) | سيتم تحديدها في المستقبل |
| 4. سجلات تسجيل ومحاسبة وثائق الموظفين | |||
| لا يوجد سجل لأنشطة المراقبة | المادة 16 من القانون الاتحادي رقم 294-FZ | — | تصميم |
| 5. المخالفات الأخرى | |||
| لا يوجد فحص لعدم الأهلية عند تعيين موظفين لشغل مناصب إدارية | المادة 32.11 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي | غرامة إدارية تصل إلى 100000 روبل. (المادة 14.23 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي) | قبل إبرام عقد عمل مع الموظفين الذين يتقدمون لشغل منصب إداري، أرسل طلبًا بشأن احتمال فقدان أهلية فرد ما إلى دائرة الضرائب الفيدرالية، التي تحتفظ بسجل للأشخاص غير المؤهلين |
سنقوم بتحليل تدقيق الموظفين باستخدام مثال المنظمة (LLC) في المقالة أدناه - وهذا سيساعد على تنفيذ الإجراء بشكل صحيح. من أجل الوضوح، سندرج في نص المقالة رابطًا لتنزيل نموذج التدقيق، الذي يعكس خطة الإجراءات، وسيخبرك أيضًا ما هو تدقيق الموظفين، ومن يجريه وكيف. بالإضافة إلى ذلك، قمنا بإعداد مثال لتقرير عن نتائج التدقيق في إحدى المنظمات.
مفهوم تدقيق الموظفين في المؤسسة
يهتم العديد من المديرين والعاملين في مجال الموارد البشرية بكيفية إجراء تدقيق الموظفين بشكل صحيح في المؤسسة. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن التشريع لا يحتوي على مفهوم تدقيق الموظفين أو متطلبات تنفيذه.
ومع ذلك، من أحكام الفقرة 3 من الفن. 1 من القانون الاتحادي "بشأن التدقيق..." بتاريخ 30 ديسمبر 2008 رقم 307، والذي يحدد مفهوم مراجعة البيانات المالية، يمكننا أن نستنتج أن تدقيق الموظفين هو إجراء يتضمن التحقق المستقل من:
- أنشطة خدمة موظفي المنظمة ؛
- صحة إعداد وثائق الموظفين وإبرام عقود العمل مع الموظفين؛
- الامتثال لمتطلبات حماية العمل وتشريعات العمل.
يتم تنفيذ الإجراء، على وجه الخصوص، أثناء إعداد الشركة للتفتيش من قبل مفتشية العمل الحكومية أو مكتب المدعي العام لتجنب احتمال تعرض الشركة وإدارتها للمسؤولية الإدارية المنصوص عليها في أجزاء مختلفة من المادة . 5.27، 5.27.1 قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك تدقيق شؤون الموظفين في المنظمة تحديد المشاكل في الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين، وكذلك منع حدوثها في المستقبل.
من المهم ملاحظة أن التحقق من وثائق الموظفين، بناءً على محتوى ملحق أمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي "بشأن التحديد..." بتاريخ 03/09/2017 رقم 33ن، ليس كذلك نوع من خدمة التدقيق. وعليه، فإن متطلبات القانون الاتحادي رقم 307 لا تنطبق على هذا النوع من التفتيش، لذلك يمكن تطوير إجراءات التدقيق على الموظفين محليًا. وفي الوقت نفسه، يتمتع رؤساء المنظمات بدرجة معينة من الحرية في تطوير مهام وأساليب وخطة هذا الإجراء.
في أي الحالات يُنصح بإجراء تدقيق للموظفين في المؤسسة؟
يمكن تنفيذ إجراء التحقق هذا دون أسباب واضحة، ولكن في أغلب الأحيان تكون الأسباب هي:
- تعديلات على تشريعات العمل. على سبيل المثال، ينطبق هذا على حالات إدخال قوانين جديدة تحدد مسؤوليات وإجراءات ومستندات إضافية.
- تغيير رئيس قسم الموارد البشرية أو أي شخص آخر مشارك في أعمال الموارد البشرية في المنظمة. في هذه الحالة، يُنصح بتزويد الرئيس الجديد لقسم الموارد البشرية بمعلومات حول العمل الذي يجب القيام به في المستقبل.
- الحاجة إلى تحسين أداء خدمة شؤون الموظفين والتحقق من صحة وفعالية أنشطتها. في هذه الحالة، يتم إجراء التدقيق إذا كانت هناك شكوك حول صحة خدمة الموارد البشرية. على سبيل المثال، يكون ذلك مناسبًا في الحالة التي تكون فيها المنظمة، أثناء التفتيش المنتظم الذي تجريه السلطات التنظيمية، مسؤولة عن الانتهاكات في مجال تشريعات العمل.
- توافر المعلومات حول التفتيش القادم من قبل السلطات التنظيمية. يتم إجراء التدقيق لمنع الغرامات المحتملة ومنع إصدار الأوامر إلى المنظمة.
- تغيير مدير الشركة. يتم إجراء التدقيق بحيث يكون لدى الإدارة الجديدة معلومات حول الوضع في خدمة شؤون الموظفين.
مهام وطرق تدقيق شؤون الموظفين
المهمة بالمعنى الواسع هي موقف مشكلة له هدف محدد بوضوح. بالمعنى الضيق، المهمة هي هدف يجب تحقيقه.
أهداف تدقيق شؤون الموظفين هي:
- البحث عن المشكلات في مجال إدارة شؤون الموظفين وتطوير طرق حلها.
- تشكيل أساليب فعالة لإدارة شؤون الموظفين.
- جعل إدارة سجلات الموظفين وتدفق المستندات متوافقة مع متطلبات القوانين التنظيمية.
- تقليل تكاليف الموظفين.
- تحديد المخاطر والتهديدات المحتملة للموظفين، ومنع احتمال حدوث مشاكل في المستقبل.
أساليب التدقيق هي مجموعة من الأدوات التي تتيح لك تحقيق أهدافك. تقليديا، يمكن تقسيمها إلى مجموعتين:
- التنظيمية، أي تهدف إلى تطوير الأساليب التي تسمح بإجراء التدقيق في الشركة.
- إعلامية، مما يسمح لك بالحصول على المعلومات اللازمة للتدقيق.
تشمل الأساليب التنظيمية ما يلي:
- تطوير تقنيات التدقيق لإجراء عمليات تدقيق شاملة؛
- دراسة السمات القانونية والتكنولوجية لبناء أعمال الموظفين؛
- تدريب المتخصصين المخولين بإجراء عمليات التدقيق.
تشمل طرق المعلومات ما يلي:
- طرق مراقبة عمل الموظفين وعمليات الموظفين؛
- طرق التشخيص (الاختبار، والاستجواب، وجمع البيانات الإحصائية، وتحليل عمليات العمل وتوثيق الموظفين)؛
- التحقق من امتثال وثائق الموظفين للمتطلبات التنظيمية التي تحددها تشريعات العمل.
من يقوم بإجراء تدقيق الموارد البشرية وهل من الممكن إجراؤه بنفسك؟
إن الافتقار إلى التنظيم التشريعي لعمليات تدقيق الموظفين يمنح حرية معينة في اختيار الأشخاص الذين لديهم الحق في إجراء الإجراء. ما هي الخيارات الموجودة في هذه الحالة؟
هناك العديد منها:
- اتصل بالمتخصصين من منظمة خارجية توظف مدققين ذوي خبرة ومؤهلين من ذوي الخبرة في إجراء عمليات تدقيق الموظفين. وهذا سيسمح بإجراء تدقيق خارجي.
- قم بتعيين متخصص مناسب من موظفي الشركة (يمكن اختيار المسمى الوظيفي وفقًا لتقدير مدير الشركة) وقم بإجراء تدقيق لسجلات الموظفين بنفسك. في هذه الحالة، سيقوم الموظف بمراجعة المنظمة بشكل مستمر أو إجراء ذلك بتكرار معين (على سبيل المثال، شهريًا أو ربع سنوي). من ناحية، سيوفر هذا النهج الفرصة للمراقبة المستمرة لحالة وثائق الموظفين، وخدمات الموظفين، وما إلى ذلك، من ناحية أخرى، سوف يستلزم الحاجة إلى العثور على متخصص مختص (محام)، وتطوير وصف وظيفته، دفع له باستمرار، وتوفير إجازة، وخصم مدفوعات الضرائب وأقساط التأمين.
- تشكيل لجنة التدقيق في المنظمة. ويتم تشكيلها من بين الموظفين الحاليين ويمكن أن تضم رئيس قسم الموارد البشرية أو المحاسب أو المحامي أو غيرهم.
- إنشاء قسم التدقيق في الشركة. يتضمن هذا الخيار تكاليف مادية معينة، حيث سيتعين عليك ليس فقط تعيين الموظفين، ولكن أيضًا تطوير اللوائح الخاصة بالقسم، وتحديد مهامه ووظائفه. مناسبة للشركات الكبيرة.
وبالتالي، فإن إدارة المنظمة نفسها لها الحق في اتخاذ قرار بشأن إجراء تدقيق للموظفين أم لا، أو تعيين متخصص (أو مجموعة من المتخصصين) لتحليل أنشطة موظفي الشركة.
مراحل تدقيق شؤون الموظفين. كيفية تنفيذ الإجراء بشكل صحيح؟
وبما أن القانون لا ينص على إجراءات تدقيق إلزامية أو خطة عملية متسقة، فإن المدقق يتمتع بقدر كبير من حرية التصرف. وفي هذا الصدد، تقدم المنظمات التجارية المتخصصة حزم خدمات متنوعة، حسب متطلبات العملاء.
على سبيل المثال، من الممكن إجراء تدقيق سريع، والذي يتضمن مرحلتين:
- تحديد قائمة وثائق الموظفين التي يتطلبها القانون والتحقق من توفرها.
- إعداد تقرير يحتوي على قائمة وثائق الموظفين المفقودة وحساب مبلغ الغرامة المحتملة أثناء التفتيش من قبل السلطات الإشرافية.
ومع ذلك، فمن المستحسن إجراء تدقيق كامل. تتضمن هذه العملية:
- التحقق من توافر القوانين والوثائق المحلية الإلزامية، وتحديد الوثائق المفقودة.
- فحص جميع وثائق الموظفين المتاحة في المنظمة، والتحقق من امتثالها لمتطلبات التشريعات الحالية، وتحديد الانتهاكات والأخطاء، بما في ذلك تنظيم وتخزين وثائق الموظفين.
- إعداد تقرير عن نتائج التدقيق يتضمن معلومات عن أية مخالفات مرتكبة. قد يحتوي التقرير أيضًا على استنتاجات حول تقييم مخاطر الانتهاكات المحددة، وتوصيات للقضاء عليها، ومقترحات لتحسين العمل.
- الحصول على توضيحات من الموظفين المسؤولين عن تدفق وثائق الموظفين، وإجراء محادثات توضيحية في شكل محاضرات وندوات.
- القيام بالعمل لتصحيح أوجه القصور التي تم تحديدها.
ينبغي أن يكون مفهوما أنه نظرا لعدم وجود متطلبات موحدة لعمليات تدقيق الموظفين، فقد حددنا فقط خطة تقريبية للإجراء، والتي يمكن استكمالها أو تقصيرها. في المقالة، سنصف بالتفصيل نوع العمل الذي تتضمنه بعض هذه المراحل.
التحقق من توافر الوثائق الإلزامية
هذه هي المرحلة الرئيسية للتدقيق. وتشمل مسؤوليات صاحب العمل ضمان توافر مجموعة معينة من وثائق الموظفين، ويتم توفير المسؤولية الإدارية عن غيابها.
وعلى وجه الخصوص، يجب أن يكون لدى المنظمة سجلات الموظفين التالية:
- عقود العمل مع الموظفين (المادة 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)؛
- لوائح العمل الداخلية (المواد 189، 190 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)؛
- تعليمات بشأن حماية العمل (المادة 212 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)؛
- لوائح الأجور (المادة 135 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
- جدول الإجازات (المادة 123 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)؛
- الجدول الزمني (المواد 91، 99 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)؛
- كتاب لتسجيل حركة كتب العمل وإدراجها (البند 40 من القواعد المعتمدة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 16 أبريل 2003 رقم 225).
عند الانتهاء من التسوية، يتم إعداد تقرير يعكس المستندات الموجودة/الغائبة، ويقدم أيضًا توصيات لتحسين تدفق مستندات الموظفين في المنظمة.
لا تعرف حقوقك؟
فحص التوثيق
بعد التحقق من الوثائق، يتم تحديد صحة تنفيذها. وترد القواعد في لوائح مختلفة، بما في ذلك قانون العمل في الاتحاد الروسي. على سبيل المثال، يتم تحديد محتوى عقد العمل بموجب أحكام الفن. 57 قانون العمل في الاتحاد الروسي.
وبالإضافة إلى ذلك، يتم التحقق من امتثال محتوى الوثائق لمتطلبات القانون. على سبيل المثال، قد يكون من الضروري التحقق من امتثال مستوى رواتب الموظفين للحد الأدنى للأجور (يجب ألا يكون الراتب أقل من الرقم الذي يحدده القانون). بالإضافة إلى ذلك، من الضروري التحقق من أن الموظفين على دراية باللوائح المحلية المعتمدة في المنظمة. نطاق عمليات التفتيش مهم لأن التشريع يحدد العديد من المتطلبات لإجراءات الحفاظ على وثائق الموظفين.
إعداد التقرير
يعد التقرير النهائي وثيقة مهمة يتم إعدادها عند الانتهاء من إجراءات التدقيق في المنظمة. لم تتم الموافقة على شكل الوثيقة على المستوى التشريعي، لذلك يتم وضعها بأي شكل من الأشكال.
في التقرير، يعكس الشخص الذي أجرى التدقيق جميع أوجه القصور المحددة في تدفق مستندات الموظفين. اعتمادًا على نطاق المراجعة، قد تحتوي أيضًا على معلومات أخرى، مثل انعكاس المخاطر المحددة والخطوات الممكنة لحل المشكلات المحددة.
كقاعدة عامة، يتم تقسيم محتوى المستند إلى كتلتين:
- يصف الأول منهم نتائج التدقيق، بما في ذلك نتائج التوفيق بين الوثائق الإلزامية؛
- في الثانية - نتائج فحص المستندات لكل موظف، والتي يتم خلالها تحليل عقود العمل والبطاقات الشخصية وحقيقة التعرف على القوانين المحلية ومحتوى وصحة الحفاظ على دفاتر العمل.
في كتلة منفصلة، يمكنك وضع نتائج التحقق من الامتثال للقواعد ومتطلبات حماية العمل في المنظمة، بالإضافة إلى معلومات حول الامتثال لإجراءات إجراء الفحوصات الطبية الإلزامية للموظفين.
قد يتضمن التقرير تفاصيل مثل:
- عنوان ورقم الوثيقة؛
- معلومات عن الأشخاص الذين أجروا التدقيق؛
- معلومات حول المؤهلات المهنية لهؤلاء الأشخاص، وتعليمهم، وما إلى ذلك؛
- توقيعات الأشخاص الذين يقومون بالتدقيق ؛
- قائمة العقوبات المحتملة على الانتهاكات المكتشفة؛
- توصيات للقضاء على الانتهاكات.
محتويات خطة التدقيق في إدارة الموارد البشرية وعينة الأحكام التي وردت فيها
كقاعدة عامة، يتم تضمين خطة التدقيق في اللائحة المناسبة، والتي تمت الموافقة عليها من قبل رئيس المنظمة (المدير، المدير العام، الرئيس، وما إلى ذلك).
تعكس لوائح التدقيق المعلومات التالية:
- معلومات حول من ومتى تمت الموافقة على الوثيقة؛
- عنوان الوثيقة؛
- أحكام عامة تحتوي على معلومات حول أهداف التدقيق والغرض من الوثيقة؛
- نطاق التدقيق؛
- إجراءات التدقيق؛
- أحكام نهائية تحدد إجراءات دخول الحكم حيز التنفيذ ومدة صلاحيته.
يمكن تنزيل خطة نموذجية لإجراء تدقيق الموظفين، المنصوص عليها في لوائح التدقيق، هنا (يوجد مثال للخطة في القسم 2 "نطاق تدقيق الموظفين"):
التدقيق في إدارة سجلات الموظفين - مثال على تقرير عن تنفيذه
التقرير رقم 1
حول نتائج تدقيق الموظفين في شركة Romashka LLC
25.08.2018
لجنة مكونة من :
رئيس قسم الموارد البشرية أ.أ.إيفانوف؛
كبير المحاسبين بيتروف بي.
رئيس القسم القانوني سيدوروف إس.
وقد حرر هذا القانون على النحو التالي:
- وفقًا لأمر المدير العام لشركة Romashka LLC رقم 1 بتاريخ 12 أغسطس 2018، خلال الفترة من 15 أغسطس إلى 25 أغسطس 2018، أجرت اللجنة تدقيقًا للموظفين لتوثيق قسم شؤون الموظفين في شركة Romashka LLC.
- نتيجة لتدقيق شؤون الموظفين، ثبت، بشكل عام، أن قسم شؤون الموظفين في شركة Romashka LLC يتوافق مع متطلبات تشريعات العمل في الاتحاد الروسي.
- إلا أنه تم ضبط المخالفات التالية:
- لا يوجد سجل لتسجيل اللوائح المحلية؛
- لا يوجد قانون محلي يحدد المسؤوليات الوظيفية لعامل اللحام في شركة Romashka LLC؛
- لم يتم إنشاء شروط تخزين سجلات العمل (لا توجد خزائن معدنية)؛
- لا يوجد جدول إجازة معتمد لموظفي Romashka LLC لعام 2018.
- استنتاج اللجنة: من الضروري القضاء على الانتهاكات التي تم تحديدها.
- تم تجميع هذا التقرير في نسختين، تم تسليم إحداهما إلى رئيس قسم الموارد البشرية أ.أ.إيفانوف، والأخرى إلى مدير شركة روماشكا ذ.م.م، إس.س.فينتسوف.
أعضاء اللجنة:
(توقيع) /إيفانوف أ.أ./
(توقيع) / بتروف ب.ب.
(توقيع) / سيدوروف س.س./
وبالتالي، فإن إجراء تدقيق الموظفين ليس إلزاميًا، ولكن يوصى به في مواقف مختلفة. على سبيل المثال، من المرغوب فيه تعيين إدارة جديدة للمنظمة، أو رئيس قسم الموارد البشرية، أو إدراج الشركة في خطة التفتيش الخاصة بمفتشية العمل الحكومية. سيسمح لك إجراء التدقيق بتجنب اكتشاف الانتهاكات في الحفاظ على وثائق الموظفين، وبالتالي تحميل المسؤولية الإدارية عن قبولهم. ستساعدك عينة من خطة تدقيق الموارد البشرية، الواردة في اللوائح المعروضة للتنزيل عبر الرابط أعلاه، على فهم الإجراء الخاص بإجراء التدقيق وقائمة المستندات التي سيتم تحليلها.
"مؤسسات الميزانية: عمليات التدقيق والتفتيش على الأنشطة المالية والاقتصادية"، 2008، العدد 2
التحقق من عمل الموارد البشرية
تعد محاسبة الموظفين أحد مكونات الأنشطة المالية والاقتصادية لمؤسسة الميزانية، وبالتالي لها تأثير مباشر على نتائجها. العمل المنظم بشكل صحيح على اختيار الموظفين وجمع وتخزين المعلومات حول موظفي المؤسسة يجعل من الممكن استخدام موارد المنظمة بالكامل بمشاركة المتخصصين المؤهلين تأهيلا عاليا. وهذا بدوره يزيد من كفاءة استخدام أموال الميزانية.
ومع ذلك، كما هو الحال في أي مجال آخر من مجالات أنشطة المؤسسة، قد تحدث أخطاء وانتهاكات عند الاحتفاظ بسجلات الموظفين. تسلط هذه المقالة الضوء على النقاط الرئيسية لإجراء تدقيق لعمل الموظفين الذي يتم تنفيذه في مؤسسة الميزانية.
في بداية المقال سنحدد المهام والوظائف الرئيسية لعمل الموظفين. الوظائف الرئيسية هي:
تكوين الموظفين لشغل المناصب؛
تنظيم إعداد مشاريع أوامر المؤسسة المتعلقة بالالتحاق بالخدمة المدنية وإكمالها وإبرام عقد خدمة أو عقد عمل والتعيين في وظيفة والفصل من الوظيفة وفصل وتقاعد الموظف للخدمة الطويلة وتسجيل القرارات ذات الصلة؛
الاحتفاظ بسجلات عمل الموظفين؛
الحفاظ على الملفات الشخصية للموظفين؛
ضمان أنشطة اللجنة لحل تضارب المصالح؛
تنظيم وضمان اختيار الموظفين، بما في ذلك، إذا لزم الأمر، إجراء مسابقات لملء المناصب الشاغرة، وإدراج الموظفين في احتياطي الموظفين؛
تنظيم وتوفير شهادات الموظفين؛
تنظيم إعادة التدريب المهني والتدريب المتقدم والتدريب الداخلي للموظفين؛
تشكيل احتياطي الموظفين وتنظيم العمل مع احتياطي الموظفين واستخدامه الفعال؛
ضمان النمو الوظيفي للموظفين.
تنظيم التحقق من دقة البيانات الشخصية وغيرها من المعلومات المقدمة من المواطن عند التقدم للحصول على وظيفة؛
استشارة الموظفين في القضايا القانونية وشؤون الموظفين.
نلفت انتباهكم إلى خوارزمية لإجراء تدقيق لعمل الموظفين الذي يتم تنفيذه في مؤسسة الميزانية.
1. الأعمال التشريعية والتنظيمية:
رمز الميزانية؛
قانون الجرائم الإدارية؛
قانون العمل؛
القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2004 رقم 79-FZ "بشأن الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي"؛
مرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 30 مايو 2005 رقم 609 "بشأن الموافقة على اللوائح المتعلقة بالبيانات الشخصية لموظف مدني حكومي في الاتحاد الروسي وإدارة ملفه الشخصي" (يشار إليه فيما يلي باسم مرسوم رئيس الاتحاد الروسي) رئيس الاتحاد الروسي رقم 609)؛
مرسوم رئيس الاتحاد الروسي بتاريخ 28 ديسمبر 2006 رقم 1474 "بشأن التعليم المهني الإضافي لموظفي الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي" (يشار إليه فيما بعد بالمرسوم الرئاسي رقم 1474) ؛
مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 16 أبريل 2003 رقم 225 "بشأن دفاتر العمل" (المشار إليه فيما بعد بالمرسوم رقم 225) ؛
أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 22 ديسمبر 2003 رقم 117 ن "في دفاتر العمل" ؛
تعليمات محاسبة الميزانية ، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 10 فبراير 2006 N 25n (يشار إليها فيما يلي باسم التعليمات N 25n) ؛
قرار Goskomstat في روسيا بتاريخ 01/05/2004 N 1 "بشأن الموافقة على نماذج الوثائق المحاسبية الأولية لتسجيل العمالة ودفعها" (يشار إليه فيما بعد بقرار Goskomstat N 1) ؛
كتاب المؤهلات المرجعية لوظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين، تمت الموافقة عليه بقرار وزارة العمل في روسيا بتاريخ 21/08/1998 رقم 37 (يشار إليه فيما يلي باسم كتاب المؤهلات المرجعي).
2. مهام فحص عمل الموظفين:
الامتثال لمتطلبات القوانين التشريعية والتنظيمية المتعلقة بالعمل عند القيام بأعمال الموظفين ؛
توافر وثائق النظام المتعلقة بالأجور (اللوائح المتعلقة بالأجور، واللوائح المتعلقة بالمكافآت، وعقود العمل، وجداول التوظيف، والأوامر، والبطاقات الشخصية، وجداول الدوام، وما إلى ذلك)، ومدى امتثالها للمتطلبات المقررة؛
الالتزام بجدول التوظيف مع الحد الأقصى لعدد الموظفين المعتمد من قبل سلطة أعلى والامتثال للعدد الفعلي للموظفين بجدول التوظيف؛
إدخال التغييرات والإضافات في جدول التوظيف بشكل كامل وفي الوقت المناسب؛
صحة تحديد الفئات والمعاملات والمعدلات وتحديد الرواتب وفقًا لأوامر الصناعة ومراسيم حكومة الاتحاد الروسي والوثائق التنظيمية الأخرى؛
صحة إنشاء مختلف المدفوعات والمدفوعات الإضافية (للعمل ليلاً، والإجازات، والعمل الإضافي، ووقت التوقف عن العمل، وما إلى ذلك) وامتثالها للقوانين التشريعية والتنظيمية، وكذلك وثائق النظام؛
الاحتفاظ بسجلات لكل موظف؛
تسجيل وتخزين دفاتر العمل وفقا لمتطلبات تشريعات الاتحاد الروسي؛
إجراء عمل الموظفين مع الموظفين (تشكيل احتياطي الموظفين، وتحسين مؤهلات الموظفين، وما إلى ذلك).
3. مصادر المعلومات عند فحص عمل الموظفين:
جداول التوظيف؛
الوثائق التأسيسية؛
الاتفاقية الجماعية، والأحكام المتعلقة بالمكافآت، وتحديد البدلات والمدفوعات الإضافية، والحوافز المادية، وما إلى ذلك؛
جداول الوقت وسجلات الرواتب.
عقود العمل، عقود العمل؛
سجلات العمل
أوامر التعيين، والنقل، ومنح الإجازة، وتعيين الرتب، والفصل، وما إلى ذلك؛
البطاقات الشخصية؛
أشياء شخصية؛
وثائق النظام الأخرى.
4. الإجراءات التي يمكن استخدامها عند فحص عمل الموظفين: التحليل، مراجعة الوثائق، مقارنة الوثائق، المسح.
5. النقاط الرئيسية لإجراء تدقيق الموظفين.
بادئ ذي بدء، يتم تنفيذ عمل الموظفين في المؤسسة من قبل خدمة شؤون الموظفين. نتيجة لذلك، في بداية التدقيق، يجب عليك التعرف على اللوائح الخاصة بإدارة شؤون الموظفين (إدارة شؤون الموظفين، خدمة شؤون الموظفين، وما إلى ذلك)، والتي تمت الموافقة عليها من قبل رئيس مؤسسة الميزانية، وتحديد الوظائف التي المخصصة لهذا القسم.
لتحديد حالة سجلات الموظفين في مؤسسة الميزانية، نوصي بوضع خطة تفتيش مفصلة تعكس قضاياها الرئيسية، وفترة النظر فيها والوثائق الرئيسية التي سيتم فحصها. وترد خطة عينة في الجدول 1.
الجدول 1
خطة تدقيق الموارد البشرية
|
قائمة الأنشطة (الإجراءات) |
فترة |
المستندات المطلوب التحقق منها |
|
1. التحقق من تصميم ومحتوى النظام والوثائق الأولية |
||
|
امتثال المحتوى |
جداول التوظيف واللوائح |
|
|
تحديد درجة التوحيد |
أوامر العمل، |
|
|
التحقق من صحة الإدخالات |
الطلبات، البطاقات الشخصية، |
|
|
التحقق من صحة المحاسبة |
أوراق الاستخدام |
|
|
2. التحقق من نظام تحديد الرواتب والمكافآت والمدفوعات الإضافية وغيرها من التدابير |
||
|
فحص الصلاحية |
أوامر القائد شخصية |
|
|
فحص التحقق من الصحة |
أوامر القائد شخصية |
|
|
فحص التحقق من الصحة |
أوامر بالتنفيذ |
|
|
تشكيل صندوق الأجور |
حسابات الرواتب ومعايير التوظيف |
|
|
تشكيل احتياطي الموظفين، |
المستندات التي تحتوي على الموظفين |
|
|
زيادة التعليمية و |
خطة الترويج (الجدول الزمني) |
إذا تم الاحتفاظ بسجلات الموظفين في مؤسسة ما باستخدام أنظمة برمجية، فيجب مراعاة المسائل التالية:
تركيز الوظائف والمعرفة: هل يمتلك الموظفون المشاركون في معالجة البيانات معرفة تفصيلية بالعلاقة بين مصادر البيانات، وعملية الحصول عليها، وتوزيعها واستخدامها؛
تركيز البرامج والبيانات: هل من الممكن لأشخاص غير مصرح لهم الوصول إلى برامج الكمبيوتر والتهديد بتغيير البرامج أو البيانات بأنفسهم؛
عدم إدخال المستندات: هل يتم توفير تأكيد كتابي لإدخال البيانات؟
دعونا نفكر بالتفصيل في أسئلة التحقق المقترحة في البرنامج.
1. التحقق من تصميم ومحتوى النظام والوثائق الأولية لسجلات الموظفين.
يتم تحديد شرعية الاحتفاظ بالموظفين وفقًا لجداول التوظيف ومعايير التوظيف. يجب أن تتوافق جداول التوظيف من حيث الشكل والمضمون مع متطلبات تشريعات الاتحاد الروسي، وهي:
يتم إعداد جداول التوظيف باستخدام نموذج T-3، المعتمد بقرار لجنة الإحصاء الحكومية رقم 1؛
يجب ألا يتجاوز عدد وحدات الموظفين المنصوص عليها في جدول التوظيف الحد الأقصى لعدد الموظفين الذي حددته المنظمة الأعلى؛
يجب ألا يتجاوز صندوق الأجور في جدول التوظيف صندوق الأجور المعتمد من قبل سلطة عليا؛
يجب أن تتوافق الدرجات والرواتب والمدفوعات الإضافية والبدلات مع المناصب المنصوص عليها في جدول التوظيف وتشريعات الاتحاد الروسي؛
تمت الموافقة على جدول التوظيف لسنة معينة، ويتم إجراء التغييرات عليه بأمر من القائد، مما يوفر الأساس لإجراء هذه التغييرات؛
يجب أن تتوافق المناصب المنصوص عليها في جدول التوظيف مع المناصب والتخصصات المحددة قانونًا وفقًا لمتطلبات التأهيل أو الكتب المرجعية للمؤهلات، بالإضافة إلى تفاصيل أنشطة مؤسسة الميزانية ووثائق الإدارات.
بالإضافة إلى جدول التوظيف، تضع مؤسسات الميزانية ترتيبات التوظيف - وثائق العمل لسجلات الموظفين، والتي، بالإضافة إلى المناصب والتخصصات المحددة، يشار إلى أسماء الموظفين الذين يشغلون هذه المناصب والأحرف الأولى منهم. وكقاعدة عامة، يتم تحديد شكل ومحتوى هذه الوثائق من خلال الأوامر والطرق والتعليمات المعتمدة من قبل الوزارات والدوائر، وأحيانا من قبل المؤسسات نفسها. نوصي باستخدام ترتيبات التوظيف عند إجراء عمليات فحص الملفات الشخصية، والبطاقات الشخصية للموظفين، ودفاتر العمل، وجداول العمل، حيث أن المعلومات الواردة في هذه الترتيبات تسمح لك بتحديد هيكل وتسلسل عمليات التحقق، دون اللجوء إلى مساعدة موظفي خدمة شؤون الموظفين في تجميع قوائم الشيكات التي تستغرق أحيانًا وقتًا طويلاً لإكمالها.
بالإضافة إلى جدول التوظيف، يجب التحقق من الوثائق الأخرى الأساسية لنشاط العمل، مثل الاتفاقية الجماعية وعقود العمل (الاتفاقيات) والأحكام المتعلقة بالأجور والحوافز المادية والمكافآت والتشجيع للتأكد من صحة الإعداد والامتثال للجدول الزمني للتوظيف. محتواها مع تشريعات الاتحاد الروسي.
الشكل القانوني القانوني لتنظيم علاقات العمل هو اتفاقية جماعية أو وثائق أخرى (اللوائح والوثائق التأسيسية)، والتي تحدد جميع شروط الأجر التي تقع ضمن اختصاص المؤسسة.
يحدد قانون العمل مستوى ظروف العمل وحماية حقوق العمل للعمال. يعد انتهاك أي مادة من قانون العمل في الاتحاد الروسي عملاً غير قانوني خطير ويعاقب عليه إداريًا أو جنائيًا، وبالتالي فإن الامتثال للقواعد المنصوص عليها في مواده إلزامي لجميع المديرين والموظفين.
يجب على كل مؤسسة ميزانية وضع واعتماد لائحة بشأن الأجور وفقًا للاتفاقية الجماعية المبرمة بين الإدارة وممثلي القوى العاملة و (أو) وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي. وينص على أشكال المكافآت لجميع فئات العمال، معدلات وأسعار، فضلا عن نظام لمكافأة كل فئة من العاملين على نتائج عملهم. يجب أن تستند الأحكام إلى المبادئ التي بموجبها يصبح كل موظف، دون إكراه، مهتما بزيادة إنتاجية العمل باستمرار.
بعد التحقق من شرعية صيانة الموظفين، يقوم المدقق بفحص شروط الأجور ولوائح العمل الداخلية وغيرها من القضايا المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي (أو الاتفاقية الجماعية ومرفقاتها والاتفاقيات المنفصلة).
يتضمن فحص عمل الموظفين مراجعة المستندات للتأكد من صحتها. تمت الموافقة على نماذج المستندات المحاسبية الأولية لسجلات الموظفين بموجب قرار لجنة الإحصاء الحكومية رقم 1، والذي يحدد أيضًا إجراءات ملؤها. في حالة المحاسبة الآلية للموظفين، يجب أن تتوافق نماذج المخرجات أيضًا مع المعايير، ومع ذلك، يمكنك إضافة التفاصيل اللازمة التي لا تؤدي إلى تفاقم وضع الموظفين، بشرط الموافقة على هذه النماذج في السياسة المحاسبية للمؤسسة.
المستندات الأساسية لتسجيل عدد العمال والموظفين وحركتهم هي أوامر التعيين أو الفصل أو النقل إلى وظيفة أخرى، ومنح الإجازات.
يوضح الجدول 2 المستندات الأولية المتعلقة بالتوظيف والفصل والتحركات داخل المنظمة والنقل من منصب إلى آخر ومنح الإجازة واستخدام وقت العمل.
الجدول 2
النماذج الموحدة لوثائق سجلات الموظفين،
ساعات العمل والتسويات مع الموظفين للأجور
|
الرقم الموحد (الكود) |
اسم النموذج |
|
بالنسبة لسجلات الموظفين |
|
|
أمر بتعيين موظف |
|
|
البطاقة الشخصية للموظف |
|
|
جدول التوظيف |
|
|
أمر نقل موظف إلى وظيفة أخرى |
|
|
أمر منح إجازة للموظف |
|
|
جدول الإجازة |
|
|
أمر بإنهاء عقد العمل مع |
|
|
أمر بمكافأة الموظف |
|
|
لتسجيل ساعات العمل والتسويات مع الموظفين للأجور |
|
|
ورقة الوقت و |
ويجب على المدقق أثناء التفتيش الاطلاع على الملفات الشخصية لموظفي المؤسسة. لا يتم النظر في الملفات الشخصية فقط من حيث تسجيلها وتوقيت إدخال المستندات وحفظها في الملفات الشخصية، فضلاً عن صحة تخزينها، ولكن أيضًا من حيث مراعاة المعلومات الواردة فيها، مما يسمح لنا تقييم مستوى الموظفين ومدى ملاءمتهم لمنصبهم. وبطبيعة الحال، ليس للمدقق الحق في الكشف عن المعلومات المتعلقة بموظفي المؤسسة واستخدامها لأغراضه الشخصية، ويهدف هذا التفتيش إلى تحديد صحة إنشاء وظائف للموظفين والامتثال لتشريعات العمل الروسية.
عند فحص الملفات الشخصية، يجب أن تسترشد بالوثائق التي تنظم إجراءات صيانتها وتنفيذها. وهكذا، فيما يتعلق بموظفي الخدمة المدنية، وافق مرسوم رئيس الاتحاد الروسي رقم 609 على اللوائح المتعلقة بالبيانات الشخصية لموظف الخدمة المدنية الحكومي في الاتحاد الروسي وإدارة ملفه الشخصي.
في الأمور الشخصية، يحتاج المدقق إلى الاهتمام باتفاقية العمل (العقد) المبرمة مع الموظف. تم الكشف عن مفهوم عقد العمل في الفن. 56 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، الذي بموجبه عقد العمل هو اتفاق بين صاحب العمل والموظف، والذي بموجبه يتعهد صاحب العمل بتزويد الموظف بالعمل في وظيفة عمل محددة، لتوفير ظروف العمل المنصوص عليها بموجب قانون العمل والقوانين والأفعال القانونية التنظيمية الأخرى. تتطلب الاتفاقيات الجماعية والاتفاقيات واللوائح المحلية التي تحتوي على قواعد قانون العمل أن يتم دفع أجر الموظف في الوقت المناسب وبالكامل، ويتعهد الموظف بأداء وظيفة العمل التي تحددها هذه الاتفاقيات شخصيًا والامتثال للوائح العمل الداخلية المعمول بها في المنظمة. يجب أن يشير عقد العمل إلى:
الاسم الأخير، الاسم الأول، اسم العائلة للموظف (الاسم الأخير، الاسم الأول، اسم العائلة لصاحب العمل - فرد) الذي أبرم عقد عمل؛
مكان العمل (يشير إلى الوحدة الهيكلية)؛
تاريخ بدء العمل؛
اسم الوظيفة أو التخصص أو المهنة مع الإشارة إلى المؤهلات وفقًا لجدول التوظيف في المنظمة أو وظيفة عمل محددة.
علاوة على ذلك، إذا كان أداء العمل في وظائف أو تخصصات أو مهن معينة، وفقاً للقوانين الاتحادية، مرتبطاً بتقديم مزايا أو وجود قيود، فيتم ذكر أسماء هذه الوظائف أو التخصصات أو المهن ومتطلبات التأهيل لها يجب أن تتوافق مع الأسماء والمتطلبات المحددة في الكتب المرجعية للمؤهلات المعتمدة بالطريقة التي حددتها حكومة الاتحاد الروسي. حاليًا، يتم استخدام دليل التأهيل لهذا الغرض.
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن أسماء المناصب في مؤسسات الميزانية، كقاعدة عامة، يتم تحديدها من خلال وثائق الإدارات، وكذلك على أساس التسمية الموحدة لوظائف الموظفين ودليل التعريفة والمؤهلات الموحد للأعمال والمهن و الوثائق الأخرى المعتمدة وفقا للفن. 143 من قانون العمل في الاتحاد الروسي من قبل حكومة الاتحاد الروسي.
يتم تحديد لوائح العمل في المؤسسة من خلال لوائح العمل الداخلية. هذه هي اللوائح المحلية التي تنظم، وفقًا لقانون العمل والقوانين الفيدرالية الأخرى، إجراءات تعيين الموظفين وفصلهم، والحقوق والواجبات والمسؤوليات الأساسية لعقد العمل، وساعات العمل، وفترات الراحة، والحوافز والعقوبات المطبقة على الموظفين وكذلك القضايا التنظيمية الأخرى علاقات العمل في مؤسسة الميزانية. تتم الموافقة على لوائح العمل الداخلية من قبل رئيس المؤسسة، مع الأخذ في الاعتبار رأي الهيئة التمثيلية للموظفين وهي، كقاعدة عامة، ملحق للاتفاقية الجماعية. يجب على رئيس المؤسسة، وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي والقوانين وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية، تهيئة الظروف اللازمة للموظفين للامتثال لانضباط العمل.
وبالتالي، عند إجراء تدقيق لعمل الموظفين في مؤسسة ما، يجب على المدقق التعرف على الوثائق التي تنظم لوائح العمل في المؤسسة، وذلك في المقام الأول للامتثال لمتطلبات تشريعات الاتحاد الروسي: لا ينبغي أن يكون موقف العمال يكون أسوأ مما تنص عليه لوائح العمل.
أثناء التدقيق، يقوم المدقق بمقارنة المستندات الداعمة التي تشكل الأساس لحساب الأجور وتحليل محتواها. بالإضافة إلى ذلك، يتم فحص المستندات التي يتم إعدادها عندما تنحرف ساعات العمل الفعلية عن المعيار، أو العمل ليلاً، أو زيادة في حجم العمل، وما إلى ذلك. ولهذا الغرض، يتم استخدام جداول الدوام وجداول المناوبات وشهادات الإعاقة المؤقتة وأوامر المؤسسة مستخدم. كقاعدة عامة، يتم تجميع هذه الوثائق من قبل خدمة الموظفين بالمؤسسة وتخزينها هناك.
وبالتالي، عند الدفع مقابل العمل في أيام العطلات أو عطلات نهاية الأسبوع، أو العمل الإضافي، من الضروري التحقق من توفر أوامر من رئيس المؤسسة لممارسة مثل هذا العمل، مع توضيح الأسباب، وتواريخ بدء العمل وانتهائه، ومقارنة الترتيب البيانات مع الجدول الزمني وجدول المناوبة، والتحقق من صحة الحساب، مع الأخذ في الاعتبار إجمالي عدد ساعات العمل لموظف معين. وفي الوقت نفسه، يتم التحقق من صحة تحديد مدة الإجازات المدفوعة الأجر للموظفين. في هذه الحالة، يتم استخدام البطاقات الشخصية للموظفين (النموذج N T-2)، والمستندات التي تؤكد الحق في الإجازات الإضافية والممتدة، والأوامر من المؤسسة.
يتم إيلاء اهتمام خاص لصحة تحديد عدد أشهر العمل الكاملة في سنة العمل الأخيرة لدفع التعويض عن الإجازات غير المستخدمة عند فصل الموظفين.
من الضروري أن نأخذ في الاعتبار الحالات المحتملة لعدم موثوقية البيانات المتعلقة بساعات العمل في الجداول الزمنية لاستخدامها، عندما يظهر عدد أيام العمل الأيام المدفوعة لفترة الإجازة أو لشهادات العجز المؤقت. ولذلك يجب توضيح جميع المستندات التي تم الكشف عنها أثناء التفتيش والتي تتعارض مع بيانات التقرير، ويجب توضيح أسباب هذه المخالفة مع الرؤساء المباشرين لموظفين محددين.
أما بالنسبة لإعداد ورقة وقت العمل، فقد تم تطوير نموذجها لمؤسسات الميزانية ويرد في الملحق رقم 2 للتعليمة رقم 25 ن.
من الضروري أنه خلال فترة تدقيق عمل الموظفين، يجب على المدقق مراجعة دفاتر عمل الموظفين من أجل تحديد ما يسمى بالدمى. وباستخدام ترتيبات التوظيف وكشوف المرتبات والملفات الشخصية وغيرها من المستندات التي تحدد العدد الفعلي والتكوين الاسمي لموظفي المؤسسة، يقوم المدقق بفحصها باستخدام دفاتر العمل. إذا تم التعرف على أشخاص لا يعملون في المؤسسة، ولكنهم يتقاضون أجورًا، يقوم المدقق بتوثيق جميع الحقائق، وعمل نسخ من جميع المستندات التي تؤكد هذه الحقيقة، وينقل المعلومات الواردة إلى وكالات إنفاذ القانون.
بالإضافة إلى ذلك، عند عرض دفاتر العمل، يتم التحقق من صحة إكمالها وتنفيذها وتعديلاتها. يتم تحديد قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل وإدخالاتها، وكذلك نماذجها، من قبل حكومة الاتحاد الروسي. في الوقت الحالي، تم تحديد إجراءات التسجيل والصيانة والتخزين وشكل كتاب العمل بموجب القرار رقم 225.
عند فحص دفاتر العمل، يجب على المدقق الانتباه إلى إدخال الإدخالات في دفتر العمل (في موعد لا يتجاوز أسبوع من تاريخ الموافقة على الأمر أو أي أساس آخر للدخول) ومحتوى المعلومات، على سبيل المثال، مكان العمل والمناصب التي شغلها والعمل المنجز (القسم الثاني من قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل وإنتاج نماذج دفتر العمل وتوفيرها لأصحاب العمل المعتمدة بالقرار رقم 225).
يرجى ملاحظة أن كتاب العمل تم إعداده على أساس تعليمات ملء كتب العمل، التي تمت الموافقة عليها بقرار وزارة العمل في روسيا بتاريخ 10 أكتوبر 2003 N 69 (المشار إليه فيما يلي بالقرار N 69). توضح هذه التعليمات عملية ملء أقسام دفتر العمل، وتحدد إجراءات إدخال المعلومات حول الموظف والعمل ومكافأة الموظف والفصل والتعيين (لأسباب مختلفة)، وكذلك إجراءات إصدار دفتر عمل مكرر .
ينص تشريع الاتحاد الروسي على المسؤولية عن انتهاك الإجراء المعمول به لصيانة وتسجيل وتخزين وإصدار كتب العمل. في حالة انتهاك الإجراء المعمول به للحفاظ على دفاتر العمل وتسجيلها وتخزينها وإصدارها، يتحمل المسؤولون المسؤولية التي تحددها المادة. 5.27 "انتهاك تشريعات العمل وحماية العمال" من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي، أي في شكل فرض غرامة إدارية على المسؤولين بمبلغ يتراوح بين 1000 إلى 5000 روبل؛ للمؤسسة - من 30.000 إلى 50.000 روبل. (أو التعليق الإداري للأنشطة لمدة تصل إلى 90 يومًا). سيؤدي الانتهاك المتكرر إلى فقدان الأهلية لمدة تتراوح من سنة إلى ثلاث سنوات.
الموظفون المسؤولون عن تنظيم أعمال صيانة وتخزين وتسجيل وإصدار دفاتر العمل والمدخلات فيها هم صاحب العمل (البند 45 من القرار رقم 225) والشخص المفوض الذي يعين بأمر من المدير ليكون مسؤولاً عن صيانة وتخزين وإخراج دفاتر العمل. تسجيل وإصدار دفاتر سجلات العمل.
يجب على المدقق أن يضع في اعتباره أنه وفقًا للبند 40 من قواعد المحاسبة عن نماذج دفتر العمل والمدخلات فيها، يتم الاحتفاظ بالسجلات في دفتر المقبوضات والمصروفات لمحاسبة نماذج دفتر العمل والمدخلات فيها وفي دفتر المحاسبة لحركة دفاتر العمل والمدخلات الموجودة فيها والتي تكون مرقمة ومربطة ومصدقة بتوقيع رئيس المنظمة ومختومة أيضاً بختم شمعي أو مختوم. تمت الموافقة على نماذج هذه الكتب بالقرار رقم 69 (الملحقان رقم 2 و 3).
دفتر المقبوضات والنفقات لتسجيل نماذج دفتر العمل والمدخلات فيه يحتفظ به قسم المحاسبة بالمؤسسة، ودفتر المحاسبة لحركة دفاتر العمل والمدخلات فيها يحتفظ به قسم شؤون الموظفين أو قسم آخر في المؤسسة يقوم بمعالجة تعيين وفصل الموظفين.
عند فحص أعمال الموظفين لا بد من التحقق مما إذا كانت جميع دفاتر العمل المقبولة من الموظفين عند الدخول إلى العمل، وكذلك دفاتر العمل والمدخلات فيها التي تشير إلى السلسلة والرقم الصادر للموظفين مرة أخرى، مسجلة في دفتر المحاسبة الخاص بمكتب العمل. حركة كتب العمل والمدخلات فيها. في هذه الحالة، يجب أن يكون استلام دفتر العمل المتعلق بالفصل مصدقًا بتوقيع الموظف ليس فقط في دفتر المحاسبة هذا، ولكن أيضًا في البطاقة الشخصية.
في العدد السابق عُرضت على القراء مهام التحقق من عمل الموظفين، بالإضافة إلى خطة التدقيق المكونة من عدة مراحل، تم النظر في إحداها. في هذا العدد سننتهي من الحديث عن المرحلة الأولى من التحقق (التحقق من تصميم ومحتوى النظام والوثائق الأولية لسجلات الموظفين) وننظر في المراحل المتبقية.
لذا، عند فحص عمل الموظفين، يجب على المدقق الانتباه إلى عدد من الأمور، مثل:
التنفيذ الصحيح للأوامر في المؤسسة المتعلقة بتعيين وفصل الموظفين. عند التحقق، يتم استخدام قرار Goskomstat في روسيا بتاريخ 01/05/2004 N 1 "عند الموافقة على الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لتسجيل العمالة ودفعها" (المشار إليه فيما يلي بقرار Goskomstat N 1) ؛
التنفيذ الصحيح وتقديم جداول وقت الموظفين في الوقت المناسب إلى قسم المحاسبة؛
توافر سجلات عمل الموظفين ومراسلاتهم مع الأشخاص المدرجين في كشوف المرتبات وترتيبات التوظيف؛
صحة قبول وتسجيل وفصل الأشخاص، بما في ذلك العاملون على أساس عدم التفرغ، عند الجمع بين المهن والاستبدال المؤقت؛
الامتثال للتعيينات في مناصب معينة للموظفين الحاليين والمعينين حديثًا في المؤسسات بمتطلبات التأهيل، بالإضافة إلى استخدام دفاتر العمل والملفات الشخصية ومواد الشهادات التي تتم مقارنتها بمتطلبات التأهيل (يمكنك استخدام قانون العمل في الاتحاد الروسي عندما تدقيق)؛
التزام الموظفين بالمناصب وجداول التوظيف. تُستخدم الأساليب لتجاوز أماكن العمل، وتحليل التخصص المهني باستخدام دفاتر العمل، والوثائق التعليمية، ومواد التأهيل، وأعمال القبول وتسليم المناصب (الأصول المادية، والوثائق)، فضلاً عن تحديد فناني الأداء الفعليين بناءً على الوثائق الحالية الموضوعة في أقسام المؤسسة. مؤسسة الميزانية (تتم مقارنة الوظائف المنجزة بالمسؤوليات الرسمية للمنصب الذي يشغله) ؛
إصدار الشهادات الصحيحة وفي الوقت المناسب للمديرين والمتخصصين، وتعيين فئات التأهيل للموظفين؛
صحة حساب مدة خدمة موظفي المؤسسة الخاضعة للتفتيش ومدى توفر بروتوكولات اللجان الخاصة بإنشائها؛
توافر وقانونية القوائم والقوائم التي تم تطويرها واعتمادها بواسطة وثائق النظام (الاتفاق الجماعي واللوائح وما إلى ذلك) لتزويد الموظفين بالمزايا والتعويضات التي تحددها التشريعات الحالية، وتوفير إجازة مدفوعة الأجر إضافية؛
التنفيذ الصحيح للوثائق الخاصة بتخصيص المعاشات التقاعدية للموظفين بشروط تفضيلية وبمبالغ تفضيلية.
مثال 1. في نوفمبر 2007، تم إجراء تدقيق على عمل الموظفين في الكلية التكنولوجية POU للفترة من 01/01/2006 إلى 01/10/2007. أثبت الشيك ما يلي.
تمت الموافقة على جدول التوظيف لعام 2006 من قبل رئيس المؤسسة وتم الاتفاق عليه مع رئيس المنظمة الأم - الوكالة الفيدرالية للتعليم. في انتهاك للفقرة 1 من قرار Goskomstat رقم 1، تم وضع جدول التوظيف لعام 2006 بشكل حر (كان ينبغي أن يكون في نموذج T-3). تم وضع جدول التوظيف لعام 2007 في نموذج T-3، الذي وافق عليه القائم بأعمال رئيس المؤسسة وتم الاتفاق عليه مع رئيس الوكالة الفيدرالية للتعليم.
وفي 10/01/2007 بلغ عدد العاملين بالكلية 200 موظف، منهم 10 وحدات MOP و4 سائقين. في الواقع، هناك 195 وحدة مشغولة، بما في ذلك 8.5 وحدات MOP و4 وحدات للسائقين. في انتهاك لأمر الوكالة الفيدرالية للتعليم بتاريخ 12 يناير 2007 N 4-k، تم إدخال منصب منظف منطقة المكتب في جدول التوظيف بالمؤسسة لعام 2007.
مخالفة للفقرة 1 من قرار Goskomstat رقم 1، عدم ملء البطاقات الشخصية للموظفين (نموذج T-2): لا توجد توقيعات لأصحاب دفاتر العمل في القسم. 3، 4 أشكال، على سبيل المثال Orlova S.I.، Volkova O.V.، Naryshkina G.I. وخلال فترة التفتيش تم إزالة المخالفة.
مخالفة للفقرة 1 من قرار Goskomstat رقم 1، لم يتم إصدار أوامر رحلة عمل في نموذج T-9.
في انتهاك للبند 10 من قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها، وإنتاج نماذج دفتر العمل وتقديمها لأصحاب العمل، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225، إدخالات في دفتر عمل بعض تم نقل موظفي المؤسسة بشأن النقل أو التعيين في منصب ما في وقت غير مناسب (خلال أسبوع واحد من تاريخ إصدار الأمر). على سبيل المثال، في وقت التفتيش، تم إدخال كتاب عمل S. I. Orlova. ولم يتم تسجيل أي تعيين في منصب جديد بموجب الأمر المؤرخ في 1 نوفمبر 2007 رقم 38/07-06. وخلال فترة التفتيش تم إزالة المخالفة.
تم الاحتفاظ بجداول الدوام شهريا حسب النموذج 0504421 المعتمد من قبل رئيس الكلية. لم يتم العثور على أي انتهاكات.
2. التحقق من نظام تحديد الرواتب والمكافآت والمدفوعات الإضافية
وغيرها من تدابير الحوافز المادية للموظفين
المؤسسات
بالإضافة إلى الأسئلة العامة، تم تحديد أسئلة محددة لمؤسسات الميزانية:
توافر كشوف المرتبات السنوية المعتمدة من قبل منظمة عليا؛ صحة إدراج معدلات التعريفة (الرواتب الرسمية) في صندوق الأجور، بما في ذلك الوظائف الشاغرة والترقيات ومبالغ البدلات والمدفوعات الإضافية لمعدلات التعريفة؛ توقيت وصحة التعديلات خلال العام على صندوق الأجور المعتمد؛ مشروعية استخدام مدخرات الرواتب؛ وتحديد الحد الأقصى للأجور للعمال المؤهلين تأهيلا عاليا؛ إنشاء مدفوعات إضافية للجمع الفعلي للمهن والمدفوعات الأخرى المقدمة بسبب المدخرات في صندوق الأجور؛ وجود تجاوزات في صندوق الأجور خلال العام الماضي والأسباب والمسئولين عن ذلك؛
صحة الحساب وتوافر صندوق الحوافز المادية المعتمد من قبل رئيس المؤسسة؛ وجود اتفاقية جماعية مطورة ومعتمدة أو لوائح المكافآت؛ تنظيم الحوافز المادية لموظفي المؤسسة (توجيهات استخدام صندوق الحوافز المادية والامتثال لمؤشرات وشروط دفع المكافآت وبدلات الحوافز والمساعدة المادية).
يمكن أيضًا أن يُعزى تكوين صندوق الأجور إلى عمل الموظفين من وجهة نظر إعداد وإصدار الأوامر بالموافقة على إجراءات تشكيل واستخدام هذا الصندوق (أحكام بشأن الأجور والمكافآت والحوافز المادية وما إلى ذلك).
يشمل صندوق الأجور مبالغ الأجور المستحقة على المنشأة نقدًا وعينًا عن ساعات العمل وعدم العمل، ومدفوعات الحوافز والبدلات، والمدفوعات المتعلقة بساعات العمل وظروف العمل، والمكافآت ومدفوعات الحوافز لمرة واحدة، بالإضافة إلى مدفوعات الأجر الغذاء والسكن والوقود العادي.
يتم تضمين ما يلي في صندوق الأجور:
1) الدفع مقابل وقت العمل (الراتب الأساسي):
المكافآت والمكافآت المنتظمة أو الدورية، بغض النظر عن مصدر صرفها.
المدفوعات والعلاوات الإضافية للرواتب (للتميز المهني، والجمع بين المهن والمناصب، والاطلاع على أسرار الدولة)؛
مكافآت شهرية وربع سنوية طوال مدة الخدمة؛
مدفوعات التعويض المتعلقة بساعات العمل؛
الدفع مقابل العمل في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد؛
الدفع للموظفين عن أيام الراحة (الإجازة) المقدمة فيما يتعلق بالعمل بعد ساعات العمل العادية؛
دفع الفرق في الرواتب للاستبدال المؤقت.
مكافأة الأشخاص المعينين على أساس عدم التفرغ؛
2) الدفع مقابل وقت عدم العمل (أجور إضافية):
دفع الإجازات السنوية والإضافية.
دفع الإجازات الإضافية الممنوحة بموجب الاتفاقية الجماعية؛
دفع ساعات تفضيلية للمراهقين؛
دفع الإجازات الدراسية؛
الدفع مقابل الغياب القسري.
في مؤسسات الميزانية، يمكن استخدام أنظمة دفع المكافآت الزمنية والقطعة والمكافآت، بالإضافة إلى نظام الدفع بموجب عقد القانون المدني. أنشأت العديد من المؤسسات نظامًا تعريفيًا للأجور، والذي يتضمن معدلات التعريفة (الرواتب)، وجدول التعريفات، ومعاملات التعريفة.
يتم تنفيذ تعريفة العمل وتعيين فئات التعريفة للموظفين مع مراعاة الدليل الموحد للتعرفة والمؤهلات للعمل ومهن العمال ودليل التأهيل الموحد لمناصب المديرين والمتخصصين والموظفين.
قد يتضمن نظام المكافآت للموظفين مكافآت للمديرين والمتخصصين عن النتائج الرئيسية للأنشطة الاقتصادية ومكافآت خاصة لأداء العمل في مجالات معينة تتطلب مسؤولية متزايدة.
يوفر نظام المكافآت إمكانية إجراء تغييرات وإضافات على المخصصات الحالية لجميع أنواع المكافآت، وتعليق أو تغيير فترة صلاحية مخصصات المكافآت الفردية، وكذلك إدخال مخصصات جديدة أو إلغاء المخصصات الحالية حسب مدى ملاءمتها والوضع المالي للشركة. المعهد.
كقاعدة عامة، يحق لرئيس المؤسسة، بناءً على طلب رؤساء الأقسام، حرمان الموظفين الأفراد كليًا أو جزئيًا من المكافآت بسبب ثغرات الإنتاج في عملهم:
التغيب؛
الظهور في العمل وهو في حالة سُكر؛
عدم إكمال مهام رئيس القسم.
انتهاك لوائح السلامة والسلامة من الحرائق.
انتهاك انضباط إنتاج العمل.
انتهاك المواعيد النهائية المحددة لتدفق المستندات.
يجب الإشارة إلى جميع الأسباب المذكورة أعلاه وغيرها من الأسباب التي تؤدي إلى انخفاض أو زيادة حجم المكافأة في لوائح المكافآت أو أي وثيقة أخرى تنظم إجراءات إصدار المكافآت في المؤسسة.
للتحقق من مكافآت الأداء والحوافز المادية للموظفين، يتم استخدام ما يلي:
اتفاقية العمل الجماعية (إن وجدت)؛
لائحة المكافآت التي تشير إلى مؤشرات المكافآت المحددة لكل منصب والحالات المشتركة بين جميع الموظفين عند عدم منح المكافآت؛
حسابات صندوق الأجور السنوية؛
المحاسبة عن استيفاء مؤشرات المكافآت لكل وحدة هيكلية؛
المستندات التي تشير إلى انتهاك شروط المكافأة من قبل موظفين محددين؛
- أوامر رئيس المؤسسة بشأن صرف العلاوات والإجراءات المتخذة في حق المخالفين؛
المحاسبة عن استخدام صندوق الحوافز المادية لكل مصدر للدفع.
أولاً، يتم التحقق من صحة حساب المبالغ المخططة للصندوق للحوافز المادية والمساعدة المادية لصناديق الأجور السنوية مع تخصيص الصندوق للحوافز المادية وتقديم المساعدة المادية. إذا كانت هناك تغييرات خلال العام في مبلغ الأجر (رواتب أو معدلات الفئة الأولى من القوى العاملة الموحدة، ومبلغ المكافآت والمدفوعات الإضافية المدرجة في صندوق الأجور)، والعدد العادي أو عدد الرواتب للموظفين، فإن يتم تحديد صحة التغييرات والتعديلات التي تم إجراؤها على حساب المبلغ الإجمالي للصندوق السنوي مع مراعاة توقيت التغييرات التي تم إجراؤها.
يتم التحقق من مشروعية المدفوعات من صندوق الحوافز المادية والمساعدات المالية باستخدام معايير محددة تحددها وثائق النظام للمؤسسة (بشكل دائم أو لفترات معينة) لتقييم المهارة أو النتائج المحققة في العمل، وأنواع العمل المهم، وكذلك الشروط والإغفال في العمل الذي بموجبه تُدفع المكافآت ولا يتم تقديم أي حوافز. يتم أيضًا استخدام أوامر رئيس المؤسسة والمستندات التي كانت بمثابة أساس لإصدارها (بيانات مكتوبة من الموظفين ومذكرات من رؤساء الأقسام الهيكلية وما إلى ذلك) للتحقق منها.
بالإضافة إلى أنواع المدفوعات التي تمت مناقشتها أعلاه، يجوز لمؤسسة الميزانية تقديم ما يلي:
للجمع بين المهن (المناصب)، وتوسيع منطقة الخدمة، وأداء واجبات الموظف الغائب مؤقتا؛
للعمل الليلي، الوردية المسائية؛
لساعات العمل غير المنتظمة للسائقين؛
رئيس عمال (رابط) من بين العمال الذين لا يعفون من عملهم الرئيسي، لقيادة فريق (رابط)؛
لظروف العمل الضارة.
للتميز المهني؛
لأداء عمل مهم بشكل خاص طوال مدة تنفيذه؛
لتحقيق إنجازات عالية في العمل ومؤهلات عالية للمديرين والمتخصصين والموظفين.
ويتم تنظيم مبالغ وشروط هذه المدفوعات الإضافية من خلال اللوائح والأوامر واللوائح الأخرى المعتمدة بالاتفاق مع النقابات العمالية.
أثناء مراجعة عمل الموظفين المنجز في مؤسسات الميزانية، تخضع بعض قضايا تشريعات العمل للتحقق:
الامتثال لإجراءات إصدار الشهادات المعمول بها؛
الامتثال للإجراءات المعمول بها لإبرام وتنفيذ اتفاقية العمل الجماعية والأحكام الأخرى المتعلقة بالأجور؛
الامتثال لساعات العمل ووقت الراحة، ومعايير العمل والسلامة، والتعويض عن الضرر الناجم أثناء أداء الواجبات؛
تقديم الضمانات والتعويضات والمزايا لفئات معينة من الموظفين وغيرها.
عند إجراء التدقيق، يتم أخذ الشكاوى الموثقة وطلبات الموظفين أثناء التدقيق بعين الاعتبار. تتضمن الوثائق الصادرة عن لجنة التصديق والهيئات النقابية ومواد التحقيق والوثائق الأخرى. إذا لزم الأمر، يتم توضيح بعض القضايا المتعلقة بتشريعات العمل من خلال مفتشية العمل.
عند التحقق من صحة وقانونية شهادات موظفي مؤسسات الميزانية، ينبغي للمرء أن يسترشد بمتطلبات قرار وزارة العمل في روسيا بتاريخ 11 نوفمبر 1992 رقم 32 "بشأن الموافقة على التوصيات المنهجية لتحسين تنظيم الأجور" لموظفي المؤسسات والمنظمات والشركات التي تحصل على تمويل من الميزانية، بناءً على تطبيق جدول التعريفة الموحد للأجور" وقرار وزارة العمل في روسيا رقم 27 ووزارة العدل الروسية رقم 8/196 بتاريخ 23 أكتوبر 1992 "عند الموافقة على الأحكام الأساسية بشأن إجراءات إصدار الشهادات لموظفي المؤسسات والمنظمات والمؤسسات الممولة من الميزانية"، بالإضافة إلى لوائح الصناعة ذات الصلة وأوامر الوزارات والإدارات التي تحدد توقيت إصدار الشهادات.
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه بالنسبة لكل موظف خاضع للشهادة، في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل بدء الشهادة، يجب على مشرفه المباشر إعداد عرض تقديمي يحتوي على تقييم شامل لامتثال الموظف لمتطلبات التأهيل للمنصب والراتب الدرجة وكفاءته المهنية وموقفه من العمل وجودة أداء واجبات الوظيفة بالإضافة إلى معلومات حول نتائج العمل خلال الفترة الماضية. يجب أن يكون الموظف الحاصل على الشهادة على دراية مسبقة (قبل أسبوعين على الأقل من الشهادة) بالمواد المقدمة إلى لجنة الاعتماد. وبالتالي، عند الاطلاع على وثائق التصديق، يجب الانتباه إلى مواعيد الوثائق، ومدى توفرها، وكذلك صحة جدول التصديق، الذي يوافق عليه رئيس المؤسسة ويلفت انتباه الموظفين الحاصلين على التصديق .
يوضح جدول الشهادات اسم القسم الذي يعمل فيه المعتمد واسم عائلته ووظيفته وتواريخ التصديق وتقديم المستندات اللازمة إلى لجنة التصديق، وكذلك مناصب وأسماء الموظفين المسؤولين عن إعدادها .
بأمر من الرئيس تتم الموافقة على لجنة تصديق مكونة من رئيس وسكرتير وأعضاء اللجنة. تضم لجنة التصديق رؤساء الأقسام والمتخصصين المؤهلين تأهيلا عاليا وممثلي المنظمة النقابية. عند التحقق، يمكنك الانتباه إلى مدى توفر هذا الطلب وتوقيته وصحته.
حيث يتم إدخال نتائج التصديق (التقييم والتوصيات) في ورقة التصديق، والتي يتم إعدادها في نسخة واحدة، موقعة من رئيس وسكرتير وأعضاء لجنة التصديق الذين شاركوا في التصويت، ويتم تخزينها في ملف الموظف ملف شخصي، الملفات الشخصية تخضع للتحقق.
بالإضافة إلى ذلك، يتم إدخال نتائج الشهادة، بعد الموافقة عليها بأمر من المدير، في دفتر عمل الموظف. وهذا يعني أنه عند التحقق من كتب العمل، يجب عليك الانتباه إلى إدخال إدخالات حول الشهادة.
عند التحقق من صحة وقانونية الشهادات، يمكنك النظر في مؤشرات لتقييم الكفاءة المهنية والصفات التجارية للموظفين. تتم الموافقة على هذه المؤشرات، كقاعدة عامة، من خلال وثائق الإدارات أو الوثائق المؤسسية. في هذه الحالة، من الممكن إثبات امتثال المؤشرات لمتطلبات التشريعات في هذه الصناعة وفقًا لمتطلبات التأهيل، فضلاً عن موضوعيتها.
فيما يتعلق بالتحقق من شهادة موظفي الخدمة المدنية، ينبغي للمرء أن يسترشد بمتطلبات المادة. 48 من القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2004 N 79-FZ "بشأن الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي" (المشار إليه فيما يلي باسم القانون الاتحادي N 79-FZ)، بالإضافة إلى متطلبات مرسوم رئيس الدولة الاتحاد الروسي بتاريخ 1 فبراير 2005 رقم 110 "بشأن التصديق على موظفي الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي" الاتحاد.
مثال 2. في نوفمبر 2007، تم إجراء تدقيق لعمل الموظفين في المستشفى رقم 5 للفترة من 01/01/2006 إلى 01/10/2007. بلغ مستوى التوظيف في المؤسسة في عام 2006 155 وحدة، في عام 2007 - 152 وحدة. أثبت الشيك ما يلي.
تم تشكيل صندوق الأجور لعام 2006 على أساس أمر من منظمة عليا (وزارة الصحة) بتاريخ 13 ديسمبر 2005 رقم 465. تم تشكيل صندوق الأجور لعام 2007 على أساس أمر من منظمة عليا (وزارة الصحة) بتاريخ 1 ديسمبر 2006 العدد 800.
في انتهاك للملحق رقم 2 لأمر وزارة الصحة المؤرخ 13 ديسمبر 2005 رقم 465، تم حساب صندوق الأجور لعام 2006 على أساس الحد الأقصى لعدد الموظفين وهو 157 وحدة موظفين (كان ينبغي أن يكون 155 وحدة موظفين) . وهكذا، بلغت المبالغة 35400 روبل روسي. ويرد الحساب في الملحق رقم 5 لتقرير التفتيش.
في الفترة قيد الاستعراض، تم صرف المكافآت على أساس أوامر من رئيس مؤسسة عليا وأوامر من رئيس المؤسسة ولوائح إجراءات منح المكافآت وتحديد العلاوات الشهرية لموظفي المستشفى رقم 5 بتاريخ يناير 23 يناير 2006 العدد 8. ولم يتم إثبات أي مخالفات.
تم إجراء مستحقات ومدفوعات المساعدة المالية لموظفي المؤسسة على أساس أوامر من رؤساء المؤسسة العليا وأوامر من رئيس المؤسسة واللوائح المتعلقة بتقديم المساعدة المالية لموظفي المستشفى رقم 5 مع الإضافات والتغييرات مصادق عليها بقرار من رئيس المؤسسة مؤرخ في 12 ماي 2005. في انتهاك للبند 8 من اللوائح المتعلقة بتقديم المساعدة المالية، في عام 2006، تم إصدار مساعدة مالية لبعض الموظفين دون أساس (طلب مساعدة مالية وأمر من المدير) بمبلغ إجمالي قدره 25000 روبل.
3. التحقق من تنفيذ العمل مع العاملين بالمؤسسة
من أجل زيادة اهتمام الموظفين، وبالتالي كفاءتهم، ينبغي تشكيل احتياطي للموظفين في كل مؤسسة ميزانية.
نظرًا لأن الغرض من التحقق من الأنشطة المالية والاقتصادية لمؤسسات الميزانية هو التحقق من جدوى وكفاءة استخدام أموال الميزانية، عند التحقق من عمل الموظفين، يوصى بالنظر في قضايا تشكيل احتياطي الموظفين في المؤسسة، خاصة عند ممارسة الإدارات يتحكم.
عادة ما تكون المستندات التي يتم تكوين الاحتياطي على أساسها معتمدة داخل الوزارة أو الخدمة أو الوكالة. ومع ذلك، هناك مبادئ أساسية لتشكيل الاحتياطي - دعونا ننظر إليها باستخدام مثال الخدمة المدنية. في هذه الحالة، ينبغي للمرء أن يسترشد بالفن. 64 القانون الاتحادي رقم 79-FZ.
لذلك، يتم تشكيل احتياطي الموظفين مع الأخذ في الاعتبار السجل الموحد لموظفي الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي والطلبات المستلمة من موظفي الخدمة المدنية (المواطنين) على أساس تنافسي لشغل مناصب الخدمة المدنية. يتم تشكيل احتياطي الموظفين لملء منصب الخدمة المدنية الشاغر في نفس الهيئة و/أو هيئة حكومية أخرى حسب ترتيب التقدم الوظيفي للموظف المدني. يتم إدراج موظف مدني (مواطن) في احتياطي الموظفين بهيئة حكومية لشغل منصب في الخدمة المدنية بناءً على نتائج المنافسة.
وبالتالي، عند التحقق من صحة تشكيل احتياطي الموظفين، من الضروري النظر في الوثائق المتعلقة بالمنافسة على المنصب الذي يشغله، وكذلك نتائج هذه المنافسة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التحقق مما إذا كان جميع الموظفين الذين اجتازوا المنافسة مدرجين في احتياطي الموظفين وما إذا كان المنصب في احتياطي الموظفين يتوافق مع مستواهم المحتمل. المستندات التي يجب مراجعتها هي أوامر من رئيس المؤسسة وملف شخصي ومستندات أخرى تؤكد الأنشطة المهنية للموظف (نتائج الشهادات ووثائق العمل لخدمات شؤون الموظفين وما إلى ذلك).
يجب على المدقق أيضًا التحقق من مراعاة متطلبات اللوائح المتعلقة باحتياطي الموظفين في الخدمة المدنية (التي وافق عليها رئيس الاتحاد الروسي والقانون التنظيمي للكيان التأسيسي للاتحاد الروسي) عند تشكيل احتياطي الموظفين.
يجب أن يتحسن المستوى المهني والتعليمي لموظفي المؤسسة باستمرار. تشمل مسؤوليات خدمات الموارد البشرية تنظيم تدريب الموظفين.
عند التحقق من عمل الموظفين في اتجاه تحسين مؤهلات موظفي المؤسسة، من الضروري الرجوع إلى الوثائق التنظيمية. على سبيل المثال، فيما يتعلق بموظفي الخدمة المدنية، ينبغي للمرء دراسة أحكام مرسوم رئيس الاتحاد الروسي المؤرخ 28 ديسمبر 2006 رقم 1474 "بشأن التعليم المهني الإضافي لموظفي الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي" (المشار إليه فيما يلي باسم الرئاسي المرسوم رقم 1474)، الذي وافق على اللوائح المتعلقة بإجراءات الحصول على التعليم المهني الإضافي من قبل موظفي الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي.
بما أن أسباب إرسال موظف حكومي للدراسة في برنامج تعليمي هي تعيين موظف حكومي من أجل النمو الوظيفي إلى منصب خدمة مدنية آخر على أساس تنافسي، فإن إدراج موظف حكومي في احتياطي الموظفين لملء منصب مدني منصب الخدمة على أساس تنافسي وقرار لجنة التصديق بشأن مدى ملاءمة منصب الموظف المدني الذي يتم شغله في الخدمة المدنية، بشرط إكمال البرنامج التعليمي بنجاح، ثم يجب فحص الموظفين الذين يندرجون ضمن الفئات المذكورة أعلاه بعناية خاصة . وفي الوقت نفسه، من الضروري الانتباه إلى حقيقة أن إعادة التدريب المهني للموظف المدني تتم مع مراعاة ملف تعليمه، خاصة في حالة حدوث تغيير في نوع نشاط خدمته المهنية.
وبالإضافة إلى ذلك، يتم إجراء التدريب المتقدم لموظفي الخدمة المدنية مرة واحدة على الأقل كل ثلاث سنوات. يتم إرسال الموظف الحكومي الذي يتم تعيينه لأول مرة في وظيفة الخدمة المدنية للتدريب المتقدم بعد انقضاء فترة الاختبار أو بعد ستة أشهر من دخول الخدمة المدنية. نوع آخر من التدريب المتقدم ممكن - التدريب. الغرض من التدريب هو دراسة الخبرة المتقدمة، بما في ذلك الخبرة الأجنبية، وتعزيز المعرفة النظرية التي اكتسبها موظف الخدمة المدنية خلال فترة إعادة التدريب المهني أو التدريب المتقدم، واكتساب المهارات والقدرات العملية لاستخدامها بفعالية في أداء مهامهم الرسمية. الواجبات.
يجب على مصلحة شؤون الموظفين في المؤسسة إعداد طلبات تدريب الموظفين، على سبيل المثال، موظفو الخدمة المدنية، بالشكل المتوافق مع الملحق رقم 1 للمرسوم الرئاسي رقم 1474، والتي يتم تقديمها خلال إطار زمني معين (في موعد أقصاه مارس 1 من السنة السابقة للسنة المخطط لها) مع تقارير عن الأعمال المنجزة.
وبالتالي، يجب أن يكون لدى قسم شؤون الموظفين خطة (جدول زمني) للتدريب المتقدم لموظفي المؤسسات، بما في ذلك الجامعات، في دورات تدريبية متقدمة منظمة خصيصًا أو ندوات داخل القسم وخارجه أو وثائق أخرى تحتوي على معلومات حول الدورات التدريبية المتقدمة للموظفين للمؤسسة.
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون جميع المستندات و (أو) نسخ منها التي تؤكد المستوى التعليمي والمهني للموظفين (الشهادات والشهادات والشهادات وما إلى ذلك) متاحة في قسم شؤون الموظفين، وكقاعدة عامة، يجب أن يتم تقديمها في الملفات الشخصية للموظفين.
مثال 3. في نوفمبر 2007، تم إجراء تدقيق على عمل موظفي المفتشية رقم 1 التابعة لدائرة الضرائب الفيدرالية للفترة من 01/01/2006 إلى 10/01/2007. وجدت المراجعة أنه في انتهاك للمادة. 64 من القانون الاتحادي N 79-FZ، الأشخاص الذين يعملون في المفتشية والذين اجتازوا المنافسة لشغل منصب جديد في الخدمة المدنية لم يتم إدراجهم في احتياطي الموظفين في هيئة الدولة لشغل منصب آخر في الخدمة المدنية، على سبيل المثال Vorozhtsova A.A.، Kudryavtsev R.O.، Malyshev P.A.
في انتهاك للبند 5 من اللوائح المتعلقة بإجراءات الحصول على تعليم مهني إضافي لموظفي الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي، يتم إجراء التدريب المتقدم لموظفي الخدمة المدنية أقل من مرة واحدة كل ثلاث سنوات (على سبيل المثال، Ilyina R.I.، Krapivnikova I.A.، Raikina) حصل EO على مؤهلات الدورات التدريبية المتقدمة في أكتوبر 2003).
أهم المخالفات المسموح بها أثناء التنفيذ
عمل الموظفين
ومن بين الانتهاكات الرئيسية المسموح بها ما يلي:
عدم وجود وثائق النظام المتعلقة بالأجور (اللوائح المتعلقة بالأجور والمكافآت، وعقود العمل، وجداول التوظيف، والأوامر، والبطاقات الشخصية، وجداول العمل، وما إلى ذلك)، وعدم امتثالها للمتطلبات التي تحددها تشريعات الاتحاد الروسي؛
عدم اتساق جدول التوظيف مع الحد الأقصى لعدد الموظفين المعتمد من قبل سلطة عليا؛
انحراف العدد الفعلي للموظفين عن العدد المعتمد في جدول التوظيف؛
تحديد الفئات والمعاملات والمعدلات والرواتب التي تنتهك متطلبات لوائح حكومة الاتحاد الروسي وأوامر الصناعة والوثائق التنظيمية الأخرى (المبالغة أو التقليل) ؛
إنشاء مدفوعات ومدفوعات إضافية مختلفة بشكل غير قانوني (للعمل ليلاً، والعطلات، والعمل الإضافي، ووقت التوقف عن العمل، وما إلى ذلك) والمبالغة في تقدير مبالغها؛
عدم وجود سجلات لكل موظف، أو عدم وجود ملفات شخصية وبطاقات شخصية أو الاحتفاظ بها في انتهاك لمتطلبات تشريعات الاتحاد الروسي؛
تسجيل وتخزين دفاتر العمل بالمخالفة لمتطلبات تشريعات الاتحاد الروسي؛
التنفيذ غير الصحيح للوثائق الأولية لسجلات الموظفين (نقص التفاصيل، عدم اكتمال النماذج، وما إلى ذلك)؛
عدم وجود احتياطي للموظفين، والتشكيل غير الصحيح للاحتياطي والحفاظ على الوثائق المتعلقة به؛
عدم العمل مع العاملين في المؤسسة على تحسين مهاراتهم ومستواهم المهني والتعليمي وغيرها.
في الختام، نلاحظ أن نطاق التدقيق (الكامل أو الانتقائي) يتم تحديده، كقاعدة عامة، من قبل المدقق بشكل مستقل، اعتمادا على حجم العمليات المنفذة وفترة التدقيق.
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن نتذكر أن المراجعة تتم مع الاستخدام الإلزامي للوثائق المعيارية التي تنظم إجراءات إجراء عمل الموظفين، في حين أنه من الضروري مراعاة وثائق الإدارة التي توضح إجراءات تطبيق بعض الأفعال المعيارية، مع الأخذ في الاعتبار مراعاة تفاصيل أنشطة مؤسسة الميزانية. بناءً على تدقيق عمل الموظفين، يستخلص المدقق استنتاجات، والتي يجب أن تحتوي على إشارات إلى المستندات التنظيمية التي تشير إلى اسم المستند ورقمه وتاريخ الموافقة عليه، وكذلك المادة أو الفقرة أو الفقرة الفرعية التي تم انتهاكها. وفي الوقت نفسه، لا ينبغي تغطية التقييم الشخصي للمدقق بشأن أي مسائل واردة في تقرير التفتيش أو الشهادة.
م.فولشكوفا
خبير المجلة
"مؤسسات الميزانية:
عمليات التدقيق والتفتيش
المالية والاقتصادية
أنشطة"
وقعت للختم
تدقيق وثائق الموظفين بنفسك
وثائق الموظفين هي جزء من أنشطة إدارة شؤون الموظفين حيث يجب أن يكون هناك نظام دائمًا.
إن الحفاظ على وثائق الموظفين وفقًا للقواعد المعمول بها يوفر للشركة الحماية من الغرامات التي تفرضها هيئات التفتيش ومن النزاعات العمالية مع الموظفين. يتضمن تدقيق شؤون الموظفين تقييم الخبراء لصحة تدفق وثائق الموظفين، بما في ذلك تحليل نص وثيقة محددة للامتثال لمتطلبات تشريعات العمل وتقييم مخاطر فرض العقوبات أثناء عمليات التفتيش وفي حالة العمل صراع. ستحدد عملية تدقيق شؤون الموظفين المستندات التي لا توجد بعد في قسم شؤون الموظفين، ولكن يجب أن تظهر، وما الذي يجب الانتهاء منه، وما الذي يمكن تركه دون تغيير.
متى يكون التحقق ضروريا؟
عادةً ما تتحقق الشركات من حالة وثائق الموظفين في الحالات التالية:
يمكن أيضًا تقديم تدقيق الموظفين للشركات التي تخطط لتحسين العمل مع وثائق الموظفين الخاصة بالشركة، والتي تحتاج حاليًا إلى تقييم الوضع الحالي والتوصيات لمزيد من العمل.
إحدى المشاكل التي يحلها تدقيق شؤون الموظفين هي تقليل المخاطر المرتبطة بانتهاك قوانين العمل الحالية. ولذلك، عادةً ما يكون هدف تدقيق الموظفين في المقام الأول هو تقليل تأثير "مجالات المخاطر المتزايدة".
من وكيف؟
يمكن أن يعهد بتدقيق الموارد البشرية إلى شركة تقدم خدمات مماثلة. سيقوم المتخصصون ذوو الخبرة بإجراء فحص شامل باستخدام الأساليب المعمول بها وتقديم تقرير عن نتائج العمل. سيشير التقرير إلى الانتهاكات التي تم تحديدها وعواقبها المحتملة ويقدم توصيات لإزالة الأخطاء، وسيساعد في المستقبل في استعادة وثائق الموظفين. تجدر الإشارة إلى أن الميزة المهمة لإجراء التدقيق من قبل مزود طرف ثالث هي نزاهة الاستنتاج حول حالة سجلات الموظفين في المؤسسة.
كما يمكن إجراء تدقيق الموظفين داخل الشركة. في هذه الحالة، تحتاج إلى إصدار أمر لإجراء تدقيق شؤون الموظفين في الشركة، وتحديد أهداف وغايات هذا الحدث، وتشكيل لجنة مناسبة (على سبيل المثال، تتكون من محامٍ، ونائب كبير المحاسبين، ورئيس قسم شؤون الموظفين )، تحديد توقيت وطريقة التحقق.
يمكن إجراء التدقيق بشكل انتقائي (عدد معين من المناصب والأقسام وجميع وثائق الموظفين الخاصة بهم) أو من خلال التدقيق الكامل (الإجمالي). من نواحٍ عديدة، يعتمد نوع التفتيش على عدد الموظفين في المنظمة والأهداف والغايات والمواعيد النهائية.
من الضروري أن تدرج في قائمة منفصلة فئة خاصة من الموظفين الذين لديهم شروط عقد عمل وظروف عمل مختلفة عن الآخرين والذين، وفقًا للقانون واللوائح المحلية، يحصلون على أي مزايا أو بدلات أو تعويضات ، إلخ. يجب فحص وثائق هؤلاء الموظفين بعناية أكبر.
نقوم بوضع خطة التفتيش.
يجب على الموظف المشارك في التدقيق أن يفهم الأهمية الكاملة للعملية وعواقبها. أولا، تحتاج إلى تطوير خطة، وإجراء قائمة بالمستندات التي يجب أن تكون في خدمة الموظفين. يتم تحديد الطبيعة الإلزامية لبعض المستندات بشكل مباشر في قانون العمل. بعد ذلك، قم بإجراء المصالحة - ما هو وكيف ينبغي أن يكون، من أجل استعادة جميع وثائق الموظفين اللازمة في وقت لاحق.
من الناحية العملية، لإجراء تدقيق الموظفين بنفسك، تحتاج إلى:
1. وضع خطة التفتيش.
2. قم بإعداد قائمة بجميع الموظفين، وقم بتقسيمهم حسب المنصب والتقسيم الهيكلي؛
3. تحديد قائمة الوثائق التنظيمية والإلزامية والإضافية لهذه الشركة.
4. تحديد قائمة وثائق الموظفين المطلوب فحصها (على سبيل المثال، حددت شركة أوريون لنفسها القائمة التالية المراد فحصها: (مثال 1))
مثال 1
5. قم بإعداد نموذج قائمة المراجعة (مثال 2)، حيث سيتم إدخال بيانات المخالفات وغياب المستندات والمواعيد النهائية لتصحيح المستندات الموجودة أو إنشاء المستندات المفقودة.
يعد تجميع قائمة باللوائح الإلزامية المطبقة في المنظمة وقائمة باللوائح المحلية للشركة خطوة مهمة في عملية التدقيق، حيث أن امتثال سجلات الموظفين للقانون هو المعيار الرئيسي للحفاظ على سجلات الموظفين في الشركة لأخصائي الموارد البشرية .
إلى القائمة المطلوبة أنظمةيجب ان يتضمن:
الموقع في وضع الاختبار
من 19/05/2008 ؛
عند تحليل اللوائح المحلية الداخلية، من الضروري الاهتمام بتصميمها واعتمادها والموافقة عليها ومحتواها وتعريف الموظفين بها.
أضف إلى القائمة اللوائح المحلية الإلزامية للشركة(استنادًا إلى المادة 5 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) يجب أن تشمل ما يلي:
التحقق من توفر دفاتر العمل وصحة صيانتها، وجود كتاب لتسجيل حركة دفاتر العمل ومدخلاتها، وتوافر نماذج دفاتر العمل ومدخلاتها، وكذلك أمر بتعيين موظف مسؤول عن الصيانة، يجب بالضرورة تضمين تخزين وتسجيل وإصدار دفاتر العمل في مجال فحص وثائق الموظفين . ستكون إحدى النقاط المهمة في فحص الموظفين هي مراجعة سجلات التسجيل. يتم تدقيق دفاتر تسجيل أوامر الموظفين مع الأوامر للتأكد من إدخال المعلومات بشكل صحيح وعدم وجود ثغرات في التسجيل.
دعونا نلخص ذلك
في الختام، يتم إعداد تقرير عن الوضع الحالي لسجلات الموظفين، ويتم تحليل ما إذا كانت أهداف المراجعة قد تحققت، ويتم تسجيل أوجه القصور المحددة، ويتم تحديد التدابير التي ينبغي اتخاذها، واستخلاص النتائج (على سبيل المثال 4).
في نهاية الفحص، إذا كانت هناك مستندات مفقودة أو تم إنشاؤها بشكل غير صحيح، فمن الضروري تحديد إطار زمني سيتم خلاله إنشاء هذه المستندات أو تصحيحها، ووضع خطة لتصحيح المخالفات التي تم العثور عليها (المثال 5).
يتم نشر المادة على الموقع الإلكتروني HRM.RU
الموضوع 10.1. الأهداف والغايات ومبادئ تدقيق شؤون الموظفين
مفهوم تدقيق شؤون الموظفين. الأهداف والغايات ومبادئ إجراء تدقيق الموظفين. مكونات ومعايير التدقيق على الموظفين.
إن التدقيق في مطلع القرن الحالي له تاريخ طويل بالفعل. ظهر المدققون المستقلون الأوائل في القرن التاسع عشر. في الشركات المساهمة الأوروبية. كلمة "التدقيق" في ترجمات مختلفة تعني "يسمع" أو "يستمع".
تدقيق شؤون الموظفين عبارة عن مجموعة من الإجراءات التي تتضمن تشخيص الصحة القانونية والكتابية لوثائق الموظفين الخاصة بالشركة والتوصيات وتنفيذ العمل لإزالة الأخطاء التي ترتكبها الشركة في وثائق الموظفين.
تتكون عملية تدقيق الموارد البشرية من ثلاث مراحل رئيسية:
تقييم مدى امتثال الموارد البشرية للمنظمة بأهدافها واستراتيجيتها التنموية؛
تشخيص أسباب المشاكل التي يسببها الموظفون؛
موضوع تدقيق شؤون الموظفين هو جميع مكونات عملية إدارة شؤون الموظفين.
يتيح لك تدقيق الموظفين تحليل الوضع الحالي لموظفي الشركة وصياغة استراتيجية وتكتيكات لتطوير الموظفين بكفاءة.
من الصعب توقع نتائج فعالة من الموظف إذا لم يكن لديه أي اهتمام بالعمل أو لم يرى نتائج عمله. ومن المعروف أنه حتى الموظف الفعال لن يتخلى أبدًا عن مصالحه الخاصة من أجل مصالح شركته الحبيبة. يمكن لشخص واحد أن يؤدي إلى انهيار آلية عمل راسخة لهيكل الأعمال. يتخذ أفراد محددون قرارات تحدد استراتيجية مواصلة تطوير الأعمال، وارتكاب الاحتيال الاقتصادي والجرائم - تعمل الشركة فقط كوسيلة تقنية. يعتمد أمن الأعمال في كثير من الأحيان على معرفة شخصية وميول وعادات الأفراد المحددين الذين تعمل معهم.
باختصار، يظهر مدى ملاءمة سياسة شؤون الموظفين للمؤسسة ككل. يتطلب تنفيذ سياسة شؤون الموظفين الفعالة مرونة في تحديد الأولويات لمجالات النشاط ومراعاة الوضع الحالي.
يهدف تدقيق شؤون الموظفين (كفاءة استخدام الموارد البشرية) إلى تحديد جودة نظام شؤون الموظفين في الشركة، والأهمية النسبية لتنفيذ إجراءات شؤون الموظفين لتطوير الشركة، وكذلك تسلسل تطوير إدارة الموارد البشرية. نظام.
ويعتمد على دراسة الوظائف الرئيسية لإدارة الموارد البشرية بهدف تقديم رأي مهني مستقل عن درجة تطور نظام إدارة الموارد البشرية ومدى ملاءمته لاحتياجات المنظمة.
في مرحلة تدقيق شؤون الموظفين، والتي تتضمن تحليل نظام إدارة الموارد البشرية، يتم استخدام طرق تحليل الوثائق والمقابلات المنظمة مع الخبراء وتحديد وتحليل الإجراءات الرئيسية والمساعدة لنظام إدارة شؤون الموظفين (HRMS). بناءً على تشخيص حالة نظام الإدارة، يتم تحديد أوجه القصور الرئيسية وإمكانات تطوير إدارة الموارد البشرية في الشركة، ويتم وضع التوصيات الأولية لتحسينها وفقًا للأهداف الإستراتيجية والتكتيكية للمنظمة.
عند إجراء تدقيق الموظفين، يتم حل المهام التالية:
أولاً، يتم إجراء تقييم لنظام إدارة شؤون الموظفين، بما في ذلك تحليل الهيكل التنظيمي والوظيفي لنظام الإدارة، وخطط تنفيذ الإجراءات الأساسية في إطار إدارة الموارد البشرية، والحفاظ على وثائق الموظفين وفقًا للمعايير الحالية، وما إلى ذلك. .;
ثانيا، يتم تقييم إمكانات موظفي المنظمة - الإدارية (استعداد إدارة المؤسسة لتنفيذ أهدافها الاستراتيجية والتكتيكية)، والتأهيل (توافق مستوى المعرفة والمهارات مع المهام المهنية المنجزة)، والابتكار (الاستعداد للتغيير)، والشخصية ، مبدع؛
ثالثا، يتم تشخيص هيكل التفاعلات الرسمية وغير الرسمية بين الموظفين، وقنوات تبادل المعلومات، والمناخ الاجتماعي والنفسي في الإدارات، ومصادر المشاكل وحالات الصراع، والقادة والمجموعات البديلة.
مكونات تدقيق شؤون الموظفين هي عمليات شؤون الموظفين التالية.
1) عملية التدقيق
من المهم لمدير شؤون الموظفين الذي يجري تدقيقًا للموظفين أن يفهم مجالات النشاط التي يتم تنفيذها في المنظمة وبأي كفاءة.
ترتبط المرحلة التالية في إجراء تدقيق شؤون الموظفين بالحاجة إلى تكوين توقعات لإمكانيات الموظفين، وتقييم مدى امتثال عمليات الموظفين في المستقبل لاستراتيجية المنظمة وأهدافها التنموية.
ولهذا الغرض، يجري تطوير نظام المؤشرات وبناء آلية لرصد عمليات شؤون الموظفين.
ومن بين العمليات التي تؤثر بشكل كبير على تكوين إمكانات الموارد البشرية ما يلي:
عملية التطوير المهني؛
عمليات الاتصال الداخلي؛
عمليات إدارية.
يمكن أن تتم عملية التطوير المهني، اعتمادًا على التكنولوجيا المعتمدة في المنظمة، وفقًا لمخططات مختلفة جوهريًا:
قد تكون المنظمة مهتمة بتخصص موظفيها، مما يتطلب منهم تعميق معارفهم ومهاراتهم في مجالات محددة من النشاط؛
قد تكون المنظمة مهتمة بتطوير الكفاءة المهنية للموظفين، وزيادة قدرتهم على العمل في مجالات مختلفة، والقدرة على تغيير مجال نشاطهم، والعمل عند تقاطع عدة اتجاهات جديدة، أي في تطوير عالمية الموظفين؛
يمكن أن يكون القطب السلبي للتطوير المهني هو عمليات فقدان المهنية، وفقدان المهارات المهنية والأخلاقيات المهنية، والتي هي سمة من سمات بعض الموظفين.
من أجل تقييم الاتجاهات السائدة في مجال عمليات شؤون الموظفين، يوصى بتحليل المؤشرات التالية لعمليات التأهيل المهني:
هيمنة التخصص أو العالمية؛
التوازن بين التكنولوجيا والإبداع، أي. استخدام الأساليب الموصوفة والرسمية لحل المشكلات أو الحاجة إلى تطوير حلول جديدة ومبتكرة للمشكلات المعقدة التي ليس لها حلول قياسية؛
أساليب التفاعل بين مختلف فناني الأداء أثناء عملية العمل، والتي يمكن أن تتم إما على أساس التعاون أو على أساس المنافسة.
يتيح تحليل عملية الاتصال داخل الشركة تقييم أنماط الاتصال المميزة للمنظمة والمجالات والمبادئ التي يقوم عليها تكوين ثقافة الشركة وفلسفتها. من أجل توصيف الاتصال في المنظمة، يجب عليك تحليل:
مخططات نقل المعلومات، والتقنيات الحالية وخطط التغذية الراجعة، وهيمنة مخططات البث أو مخططات تفاعل الشراكة؛
المعايير الحالية في مجال الاتصالات داخل الشركة، وتقييم درجة إضفاء الطابع الرسمي أو العفوية؛
2) التوظيف
وصف طرق نشر المعلومات حول احتياجات الموظفين وطرق التوظيف المستخدمة. تقييم أداء التوظيف (المالي والنوعي). تقييم قائمة واعدة من المرشحين للوظائف، وتوفير الوظائف الشاغرة مع المرشحين
3) اختيار الموظفين
تقييم فعالية البرنامج المطور لإجراءات التقييم. تحليل التغيرات في إمكانيات الموارد البشرية للمنظمة
4) تطوير نظام الحوافز
تحليل هيكل الأجور، وحصة المعدلات الأساسية والمكافآت، وتوافر المخططات التي تخصص المدفوعات وفقًا للكفاءة. تقييم مدى امتثال المبادئ المطورة وهيكل الرواتب والمزايا لظروف سوق العمل والإنتاجية وربحية المنظمة. إجراء دراسات مقارنة وتحديد نظام المكافآت الفعال
5) التكيف الموظفين
وصف إجراءات التكيف المستخدمة، وتقييم فعاليتها (عدد الموظفين المفصولين خلال ستة أشهر، سنة واحدة، الصراعات في أقسام الوافدين الجدد). وصف المشاكل التي تنشأ خلال فترة التكيف
6) تدريب الموظفين
تحليل أهداف وأشكال التدريب المستخدمة. تقدير عدد المتدربين (حسب الموضوع). تحليل عملية جمع ونشر المعلومات حول برامج التدريب في المنظمة. تحليل نظام تقييم فعالية التدريب (تسليط الضوء على معايير التقييم: من حيث التكاليف، وعدد الموظفين، والتوجيه العملي للبرامج، والنتائج الفعلية، والتغيرات في الدافع للعمل والمناخ الاجتماعي والنفسي، وما إلى ذلك)
7) تقييم نشاط العمل
تقييم الشهادة وتكرار تنفيذها وعرض النتائج والقرارات المتخذة بناءً على نتائج الشهادة
8) الترقية، وخفض الرتبة، والنقل، والفصل
تقييم فعالية نظام مراقبة الموظفين المستخدم، وتكييف أساليب الكمبيوتر لمراقبة الموظفين. تقييم فعالية أساليب التخطيط الوظيفي
9) تدريب موظفي الإدارة
تحليل وتصميم الأنشطة الإدارية في المنظمة. تقييم إمكانات الإدارة وتحديد الحاجة إلى تدريب موظفي الإدارة
10) مراقبة الوضع الاجتماعي والنفسي وتنظيم التواصل داخل المؤسسة
تشخيص عمليات الموظفين والمناخ الاجتماعي والنفسي وتقييم مستوى التوتر الاجتماعي في المنظمة. تشخيص الثقافة التنظيمية، نوع فريق الإدارة، تقييم مستوى امتثالهم للعناصر الأخرى للمنظمة (الأهداف، الهيكل، التكنولوجيا، المالية، نظام الإدارة، الموظفين). تحديد الحاجة إلى إعداد وتنفيذ برامج لتطوير الاتصال داخل المنظمة - الموضوعات السائدة التي يتكشف عنها الاتصال، ودرجة التركيز على موضوع النشاط، وإمكانية تجاوز الأنشطة المباشرة والتوجه نحو إرضاء الجمهور. مصالح الشركاء.
يتيح لنا تحليل العمليات الإدارية للمنظمة تقييم اتجاهات تطوير نظام الإدارة وموقف الموظفين فيما يتعلق بإجراءات اتخاذ القرارات الإدارية.
عند إجراء التدقيق التنظيمي وشؤون الموظفين، يجب على مدير الموارد البشرية حل سؤال مهم: هل لدى المنظمة موارد بشرية كافية للعمل والتغيير، هل الموظفون قادرون على العمل بفعالية كافية ووفقًا للاستراتيجية المختارة؟ للقيام بذلك، من الضروري تقييم التكوين الفعلي للموظفين، وكذلك خصائص الموظفين أنفسهم، وجود صفات وخصائص مهمة مهنيا.
ينبغي أن تشمل تقييمات التوظيف ما يلي:
تقييم مستويات التوظيف بشكل عام وحسب مستويات الإدارة، بما في ذلك تقييم مستوى التوظيف في العملية التكنولوجية بأكملها؛
تقييم مدى امتثال مستوى تدريب الموظفين لمتطلبات النشاط؛
تحليل هيكل الموظفين وفقاً لمتطلبات التكنولوجيا وتصنيف الوظائف؛
تحليل هيكل الموظفين حسب الخصائص الاجتماعية والديموغرافية؛
تقييم دوران الموظفين.
تتيح لنا مراجعة الموظفين وإمكانياتهم تحديد ما يلي:
مستوى التوظيف واحتياجات التوظيف؛
الهيكل النوعي لموظفي الإدارة (الدور والهياكل النفسية)؛
احتياجات التدريب؛
أنماط الإدارة؛
المناخ الاجتماعي والنفسي.
إمكانات الابتكار؛
المصادر الرئيسية لمقاومة التغيير؛
توزيع الموظفين داخل المنظمة (حسب مستويات التسلسل الهرمي والمجالات الوظيفية).
لذلك، تظهر تجربة المؤسسات الرائدة أن استخدام الأساليب والتقنيات والإجراءات المثبتة والمثبتة لتدقيق شؤون الموظفين يساعد بشكل كبير في عملية إدارة شؤون الموظفين على التنفيذ الفعال لاستراتيجية ومهمة المنظمة.
المعرفة والقدرة على استخدام العوامل الإيجابية والسلبية لإدارة شؤون الموظفين في العمل تساهم بشكل كبير في تعزيز المناخ الاجتماعي والنفسي في المؤسسة، وضمان زيادة إنتاجية العمل، وفي نهاية المطاف زيادة ربحية الإنتاج.
أسئلة لضبط النفس:
1. تحديد مفهوم التدقيق الوظيفي.
أمر إجراء تدقيق للموظفين (ملء العينة)
ما هي الأهداف الرئيسية لتدقيق شؤون الموظفين؟
3. وصف مهام التدقيق الوظيفي؟
4. ما هي مبادئ إجراء تدقيق الموظفين؟
5. قائمة وتعريف باقي ومعايير تدقيق شؤون الموظفين؟
أنا على وشك الحصول على ترقية - نقل إلى قسم الموارد البشرية في أحد فروع مؤسستنا. أنا متوتر قليلاً، إنها مسألة مسؤولة، وأريد تجنب الأخطاء والمضاعفات المحتملة. أخطط لبدء العمل في مكان جديد عن طريق إجراء تدقيق لسجلات الموظفين. من فضلك قل لي كيف أفعل هذا بشكل صحيح.
قبل أن تقوم بفرز "أسرار" التدقيق الداخلي للموارد البشرية، عليك أن تفهم الأغراض التي ستجريها.
كقاعدة عامة، في مواقف مشابهة لحالتك، هناك حاجة إلى مراجعة سجلات الموظفين لتحديد ما إذا كان عمل الموظفين في الفرع يتوافق مع متطلبات تشريعات العمل واللوائح المحلية للشركة. الغرض من هذا الفحص هو القضاء على مخاطر الشركة المحتملة المرتبطة بالأخطاء في إعداد وثائق الموظفين. ولذلك فإن رغبتك في البدء بالعمل مع التدقيق الداخلي صحيحة.
من أجل الحصول على أساس قانوني لإجراء التصحيحات وتصحيح أوجه القصور في وثائق الموظفين التي يمكن تحديدها أثناء عملية التدقيق، فمن الضروري منحها صفة رسمية. لذلك، سيكون تسلسل الإجراءات أثناء التحقق كما يلي:
المرحلة 1. إصدار الأمر
يجب أن تشير إلى:
- أهداف وغايات حدث التحقق؛
- أعضاء اللجنة. وقد يشمل متخصصين في الشركة ذوي معرفة في مجال قانون العمل وإدارة المكاتب؛
- توقيت التفتيش والمدة التي سيتم تنفيذها؛
- الموعد النهائي لتقديم تقرير (قانون) عن النتائج التي تم الحصول عليها.
معلوماتنا
التوفيق بين الوثائق - المقارنة، المقارنة، علامات الترقيم، التلخيص، تحديد الهوية، المقارنة، الترتيب، التحقق من الوثائق
المرحلة الثانية: التعرف على ترتيب جميع الأطراف المعنية بما في ذلك رئيس الفرع
المرحلة 3. التوفيق بين الوثائق
قد تكون المرحلة التالية من التدقيق هي التوفيق بين المستندات (ما يجب أن يكون متاحًا)، والذي يتم إجراؤه لاستعادة جميع مستندات الموظفين الضرورية في المستقبل.
يمكن أن يساعد القانون التنظيمي المحلي الذي ينظم تدفق مستندات الموظفين في فرع الشركة في هذا الأمر.
قد يكون هذا الإجراء التنظيمي هو اللوائح أو التعليمات الخاصة بإدارة سجلات الموظفين في الشركة أو التعليمات العامة لإدارة السجلات، بما في ذلك القسم الخاص بإدارة سجلات الموظفين، بما في ذلك في الفرع. هذه ليست وثيقة إلزامية، ولكن وجودها ينظم إجراءات إجراء سجلات الموظفين في فرع الشركة.
يجب أن يكون لدى الفرع مجموعة كاملة من وثائق الموظفين الإلزامية . هذا يتضمن:
1. اللوائح المحلية.
يجب أن يكون لدى كل فرع اللوائح المحلية التالية:
- لوائح العمل الداخلية؛
- اللائحة التنظيمية لحماية البيانات الشخصية؛
- لوائح الأجور؛
- اللوائح المتعلقة بالمكافآت التحفيزية؛
- اللوائح المتعلقة برحلات العمل؛
- تعليمات سلامة العمل.
ومع ذلك، قد تتم الموافقة على بعضها للشركة ككل. وفي هذه الحالة، سيتم تطبيقها أيضًا على الفروع. وفي هذه الحالة، يجب أن تتوفر نسخ مصدقة حسب الأصول من هذه المستندات في الفرع. فيما يتعلق بجدول التوظيف - مستخرج معتمد من جدول التوظيف في الشركة، مرسل من المركز الرئيسي، يتعلق بنشاط الفرع.
تذكر
يمكن لمسؤول الموارد البشرية في الشركة التصديق على نسخ من القوانين المحلية المعتمدة في جميع أنحاء المنظمة. قد يتم تسجيل سلطة القيام بذلك في وصف وظيفته وعقد العمل و (أو) الأمر.
2. جدول التوظيف.
3. عقود العمل والاتفاقيات الإضافية لها.
4. جدول الإجازة.
5. أوامر بشأن الأنشطة الأساسية (عند تعيين مدير فرع، عند الموافقة على جدول التوظيف، وما إلى ذلك).
6. أوامر للموظفين (عند التعيين، النقل، منح الإجازة، إنهاء عقد العمل، الإرسال في رحلة عمل، تشجيع الموظف).
7. ورقة التوقيت.
8. كتب العمل، كتب تسجيل حركة كتب العمل والمدخلات الخاصة بها.
9. دفاتر السجل:
- الخضوع للتدريب على الصحة والسلامة المهنية؛
- تدابير الرقابة.
بالإضافة إلى ذلك، يتم إدراج المستندات الإلزامية للمنظمة في ظل ظروف معينة في طاولة.
| وثيقة | الشرط الذي بموجبه يكون إلزاميا للشركة |
| اتفاق جماعي | إذا تم التوصل إليه |
| وصف الوظيفة | إذا لم يتم تضمين مسؤوليات الوظيفة في محتوى عقود العمل أو في النص يحتوي عقد العمل على رابط للوصف الوظيفي |
| قائمة الوظائف للموظفين ذوي ساعات العمل غير النظامية | إذا كان هناك أي في المنظمة |
| جدول المناوبة | إذا كانت المنظمة قد أدخلت العمل بنظام الورديات |
| اللائحة التنفيذية لحماية الأسرار التجارية | إذا كان عقد العمل ينص على مراعاة الموظف للأسرار المهنية |
| اتفاقيات المسؤولية الجماعية | إذا كانت المنظمة تنفذ عملاً وفقًا لقائمة الأعمال، والتي يمكن خلالها تقديم المسؤولية المالية الجماعية الكاملة (الفريق)، والتي تمت الموافقة عليها بقرار من وزارة العمل في روسيا بتاريخ 31 ديسمبر 2002 العدد 85 |
| الاتفاقيات على الفرد الكامل المسؤولية المالية |
إذا كانت المنظمة توظف موظفين مسؤولين ماليًا وفقًا لقائمة المناصب والأعمال التي يحل محلها أو يؤديها الموظفون، والذين يمكن لصاحب العمل أن يبرم معهم اتفاقيات مكتوبة بشأن المسؤولية المالية الفردية الكاملة عن النقص في الممتلكات الموكلة، والتي تمت الموافقة عليها بقرار من وزارة العمل الروسية بتاريخ 31 ديسمبر 2002 رقم 85 |
المرحلة 4. التحقق من محتوى وثائق الموظفين
لذلك، بعد تحديد المستندات غير المتوفرة بعد في قسم الموارد البشرية، والتي يجب أن تظهر، والتي يجب الانتهاء منها والتي يمكن تركها دون تغيير، من المهم الانتباه إلى جودة المستندات، أي صحة إعدادهم من وجهة نظر إدارة سجلات الموظفين ومحو الأمية القانونية. إن النظر التفصيلي لمتطلبات كل وثيقة ليس موضوعًا لمقالة واحدة، في هذه المادة سنتناول فقط بعض النقاط التي، لسوء الحظ، ينساها ضباط الأركان في أغلب الأحيان.
1. صلاحيات المدير
يجب أن يكون لدى مدير الفرع صلاحيات موثقة لتعيين وفصل الموظفين. قد ينعكس ذلك في عقد العمل و (أو) التوكيل.
إذا لم يتم تأمين هذه الصلاحيات بشكل صحيح، فإن تصرفات مدير الفرع في تعيين وفصل موظفي الفرع قد تعتبر غير قانونية.
2. إجراءات الحفاظ على كتب العمل
وينبغي إيلاء اهتمام خاص لإجراءات الحفاظ على كتب العمل. أولا وقبل كل شيء، تحتاج إلى التحقق مما إذا كان هناك أمر للنشاط الرئيسي بتعيين شخص مسؤول عن الحفاظ على سجلات العمل.
عند تدقيق دفاتر المصنفات لا بد من التأكد من أن جميعها مسجلة في دفتر تسجيل حركة دفاتر المصنفات والمدخلات الخاصة بها، وجميع الدفاتر متوفرة وجميع القيد فيها بناء على الأوامر الخاصة بذلك.
يجب تخزين كتب العمل والإدخالات في خزانة مقاومة للحريق.
3. بطاقات شخصية
يجب أن تحتوي البطاقات الشخصية للموظفين على إدخالات مكررة من دفاتر العمل (مدخلات) بشأن التعيين والنقل إلى وظيفة دائمة أخرى والفصل، ويجب أن يكون بجانبها توقيعات الموظفين التي تشير إلى أنهم على دراية بهذه السجلات.
4. السجلات
من النقاط المهمة في التحقق من الموظفين هي مراجعة سجلات التسجيل. يجب تسجيل جميع معاملات الموظفين في مجلات (دفاتر) محاسبية خاصة.
تتضمن سجلات قسم الموارد البشرية الإلزامية ما يلي:
- مجلة لتسجيل أوامر الموظفين (وفقًا للقائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558) ؛
- دفتر إيصالات ومصروفات لتسجيل نماذج دفاتر العمل والمدخلات فيها وكذلك كتاب تسجيل حركة دفاتر العمل والمدخلات فيها. يجب أن تكون هذه الكتب مرقمة ومربوطة ومصدقة بتوقيع رئيس المنظمة ومختومة أيضًا بختم الشمع أو مختومة (البند 41 من قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل) ؛
- سجل التدقيق.
تم تحديد الالتزام بالحفاظ على هذه المجلة بموجب الفن. 16 من القانون الاتحادي الصادر في 26 ديسمبر 2008 رقم 294-FZ "بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الفردية في ممارسة سيطرة الدولة (الإشراف) والرقابة البلدية". في مثل هذا السجل، تقوم السلطات التنظيمية بتسجيل عملية التفتيش التي تم إجراؤها. تمت الموافقة على النموذج القياسي للمجلة بأمر من وزارة التنمية الاقتصادية في روسيا بتاريخ 30 أبريل 2009 رقم 141.
معلوماتنا
وفقا للجزء 4 من الفن. 9 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة"، يجب أن تتم الموافقة على نماذج المستندات المحاسبية الأولية، بما في ذلك محاسبة العمل والدفع، من قبل رئيس الشركة بناءً على توصية المسؤول المكلف الحفاظ على السجلات المحاسبية. يجب اعتماد نماذج المستندات المحاسبية الأولية لمحاسبة العمالة ودفعها كجزء من السياسة المحاسبية، أي أنه يجب على الفرع استخدام نماذج المستندات المحاسبية الأولية المعتمدة من رئيس الشركة.
بالإضافة إلى ذلك، قد يستخدم قسم الموارد البشرية سجلات أخرى. على سبيل المثال، السجلات:
- عقود توظيف؛
- بطاقات شخصية؛
- الإجازات؛
- اتجاهات رحلة العمل؛
- تسجيل شهادات العجز عن العمل؛
- إصدار الشهادات؛
- التحقق من حالة التسجيل العسكري؛
- الموظفون الذين يخضعون لفحص طبي إلزامي، وما إلى ذلك.
من المقبول استخدام النماذج المعتمدة والمطورة بشكل مستقل لهذه الوثائق، ولكن يجب أن يكون تصميم المجلات موحدًا: الأوراق مرقمة، والمجلة مربوطة، ومختومة بختم الشمع أو مختومة ومعتمدة من قبل رئيس المنظمة .
يجب تقديم قائمة محددة بسجلات التسجيل المحفوظة في قسم الموارد البشرية بالفرع في قسم "تسميات شؤون الشركة"، الذي يحتوي على قائمة الشؤون والسجلات المحاسبية، بما في ذلك تلك الموجودة في الفرع.
هذه المرحلة هي الأطول من حيث الزمن. نظرًا لأن مجموعة كبيرة من المستندات تخضع عادةً للتحقق، فإننا نوصي بتلخيص النتائج في جدول (شظية):
المرحلة 5. إعداد الفعل (التقرير) بناءً على نتائج التفتيش
يمكن صياغة الفعل (التقرير) بناءً على نتائج التفتيش بأي شكل من الأشكال في شكل وثيقة تحتوي على جزء سردي واستنتاجات وتوصيات (مثال 2)بالإضافة إلى جدول المشاكل والانتهاكات التي تم تحديدها أثناء التفتيش والتوصيات الخاصة بإزالتها، مع الإشارة إلى الأشخاص المسؤولين والمواعيد النهائية، والتي تم وضعها كملحق للقانون (التقرير).
بالإضافة إلى ذلك، قد يشمل الفعل (التقرير) بناءً على نتائج التفتيش ما يلي:
- تحليل مدى توفر وثائق الموظفين وفقا لتشريعات العمل؛
- تحليل مدى امتثال إعداد الوثائق لمتطلبات تشريعات العمل؛
- تقييم محتوى اللوائح المحلية الداخلية للمنظمة؛
- تحليل إجراءات الموظفين للامتثال للمتطلبات القانونية؛
- تحليل امتثال الوثائق لمتطلبات التشريعات الأرشيفية؛
- روابط لمواد محددة من اللوائح التي بموجبها ترتكب الشركة انتهاكات؛
- تقييم المخاطر: ما هي الانتهاكات التي قد تؤدي إلى نزاعات عمالية أو عقوبات من سلطات التفتيش؛
- توصيات لتصحيح الأخطاء في إدارة سجلات الموظفين؛
- توصيات لتحديد الأولويات في مزيد من العمل مع وثائق الموظفين.
مثال 2. تقرير عن نتائج تدقيق إدارة سجلات الموظفين في فرع الشركة (جزء)
ملخص
إذا قررت إجراء تدقيق داخلي لوثائق الموظفين، فقم بتشريع هذا الحدث، والتحقق من المستندات للتأكد من وجودها ثم بحثًا عن الأخطاء. والنتيجة هي الفعل.