الغرض من التوظيف الفعال هو تقليل الوقت اللازم لإنجاز العمل، والقضاء على الحركة غير الضرورية للموظفين، وتوفير ظروف عمل جيدة وتقليل إرهاق الموظفين، وزيادة إنتاجية الموظفين إلى أقصى حد. ويمكن تحقيق ذلك من خلال مراعاة أنظمة تخطيط المساحة الأساسية ومبادئ تخطيط مكان العمل وظروف العمل العقلانية.
الغرض من التوظيف الرشيد للموظفين هو تقليل الوقت اللازم لإنجاز العمل، والقضاء على الحركة غير الضرورية للموظفين، وتوفير ظروف عمل جيدة وتقليل التوتر والإرهاق لدى الموظفين، وتحقيق أقصى استفادة من المساحة الاقتصادية وزيادة إنتاجية الموظفين.
ترجع أهمية التنظيم الصحيح لمكان عمل الموظف إلى حقيقة أن الشخص يقضي ثلث حياته هناك. لذلك، من المفيد التفكير في تخطيط مكان العمل وتصميمه وأثاثه ومعداته، لأن... كل هذا يؤثر على الإنتاجية ومزاجنا وصحتنا.
تتميز أنظمة تخطيط الغرف الرئيسية التالية:
المكتب: تقع الوحدات الهيكلية في طوابق منفصلة من المبنى، والأقسام والخدمات في غرف منفصلة (من 4 إلى 30 شخصاً). وتتمثل ميزة النظام في خلق بيئة إبداعية وظروف مريحة لمجموعات صغيرة من الموظفين، ولكن العيب هو زيادة تكاليف التدفئة والإضاءة، فضلا عن إطالة مسارات تدفق المستندات.
القاعة التي تقع فيها الوحدات الإنشائية والإنتاجية في قاعات كبيرة (في الطوابق) لمبنى يضم أكثر من 100 موظف، ويجب أن تكون هذه المباني مجهزة بالإضاءة الاصطناعية والتكييف وعزل الصوت. وتتمثل ميزتها في تقليل تكاليف بناء وتشغيل المباني، وتقليل المساحة لكل موظف، وتوفير تكنولوجيا الإدارة الرشيدة. العيب الرئيسي هو استحالة خلق بيئة منعزلة، خاصة للعلماء والمديرين، فضلا عن الضوضاء المفرطة في القاعة.
خلوي، يتم فيه تسكين موظفي القسم في قاعة كبيرة، ويتم تشكيل غرف لرؤساء الأقسام والخدمات باستخدام فواصل خاصة متحركة مصنوعة من الزجاج المموج بارتفاع 1.5 - 2.0 م.
يؤدي استخدام الأقسام إلى خلق بيئة مواتية لموظفي القسم الذين لديهم "خلية" خاصة بهم. وفي الوقت نفسه، يمكن لرئيس القسم أن يراقب بحرية عمل الإدارات والخدمات، فضلا عن انضباط العمل.
بادئ ذي بدء، وضع وحدات هيكلية كبيرة (الإدارة، المكتب، المحاسبة، التسويق، أقسام شؤون الموظفين) ومراعاة إمكانية توسيعها.
وضع الأقسام والخدمات المرتبطة بجانب بعضها البعض لتقليل الوقت اللازم لتبادل المعلومات.
يجب أن تكون الأقسام المتعلقة باستقبال الزوار (المبيعات، الموظفين، المحاسبة) بجوار المدخل والمصعد والهبوط.
يجب عزل أقسام المستودعات والطباعة والنقل عن استقبال الزوار والمباني المكتبية.
يجب أن تكون المراحيض وغرف التدخين في كل طابق بحيث يسهل على العملاء والموظفين الوصول إليها.
يتم تخطيط أماكن العمل بناءً على مساحة المبنى وعدد الموظفين والمساحة القياسية لكل موظف والأثاث والمعدات المصممة:
يتم تحديد المساحة الإجمالية والصالحة للاستخدام للمبنى، وكذلك تخطيط الغرف، وفقًا للرسومات التنفيذية للمبنى؛
يتم تحديد عدد الموظفين من قبل المؤسسة.
تختلف معايير المساحة لكل موظف من بلد إلى آخر.
عند التخطيط، من المستحسن أن تحدد على الفور أي من مديري المؤسسة ونوابه سيكون لديهم مكاتب منفصلة. من الأفضل أن يجلس رؤساء الأقسام مباشرة في الأقسام: سيؤدي ذلك إلى تحسين الإدارة والانضباط.
الجدول 1. معايير المساحة لسكن الموظفين في مختلف البلدان (متر مربع):
ظروف العمل العقلانية
يمكن ضمان العمل المنتج في مجال الإدارة من خلال اتباع قواعد بسيطة لتنظيم مكان العمل، وتخطيط المساحات المكتبية، وخلق ظروف عمل مريحة ومناخ نفسي جيد.
1. “الأثاث الحديث أغلى من المال”. الأثاث الحديث والجميل من الناحية الجمالية والصديق للبيئة سيخلق ظروف عمل مريحة وفكرة عن رفاهية الشركة. من الأفضل تجهيز مكتبك بأثاث من الألواح الخشبية غير المكلفة والمغطى ببلاستيك واقي خاص. لا تدخر أي نفقات وقم بتجهيز جميع المباني بالأثاث المكتبي، على الأقل تلك الأقسام التي يعمل فيها الموظفون مع عملاء الشركة. تترك انطباعًا محبطًا عند زيارة مكاتب المديرين ذات الطاولات القديمة المخدوشة والكراسي البالية والستائر الرخيصة ومنافض السجائر المليئة بأعقاب السجائر.
2. “الطاولة والكرسي يوفران الراحة.” يمكن تحقيق الحد الأقصى من الراحة والحد الأدنى من التعب عندما يتم ضبط حجم الطاولة والكرسي الخاص بالموظف بشكل صحيح. الارتفاع الطبيعي لسطح العمل للطاولة عندما يعمل الموظف، حسب طوله، هو 70-75 سم، على التوالي، ويتراوح ارتفاع الكرسي من 40 إلى 45 سم، مع الأخذ في الاعتبار الارتفاعات المختلفة للموظفين ، فمن الأفضل استخدام كراسي المكتب ذات المقاعد القابلة للرفع.
3. "طاولة نظيفة." يجب أن يحتوي سطح المكتب فقط على تلك العناصر والأدوات التي يتم استخدامها غالبًا وبشكل مستمر لحل مشكلات الإدارة. وفي نهاية يوم العمل، يجب أن يكون المكتب نظيفًا تمامًا حفاظًا على السرية الرسمية. يتحدث مكتب المدير أو المتخصص، المليء بالوثائق والكتب والصحف، عن شخص قذر وغير تجاري. 4. "كل شيء له مكانه." يجب وضع جميع المستندات (المجلدات والأوراق).
بحيث يكون لديهم موقع دائم ويمكن العثور عليهم بسهولة. يجب تضمين المجلدات ذات المستندات الدائمة في تسميات إدارة السجلات الخاصة بالمؤسسة (القسم) وتخزينها في خزانة محددة مع حرية الوصول للموظفين. توجد المجلدات التي يتم استخدامها بشكل متكرر أثناء يوم العمل داخل منطقة عمل الموظف (خطوة واحدة أو خطوتين). وفي نهاية يوم العمل، يجب وضع المستندات في المجلدات المناسبة. يقول المثل: "ما يكمن في النظام يقع بين يديك".
5. “استخدم المنظم”. من الأفضل تخزين جميع المعدات التقنية للأعمال اليدوية والآلية (الأقلام، ومشابك الورق، وأقلام الرصاص، والممحاة، والمجلدات، والمساطر، والمقص، وما إلى ذلك) في مكان مصمم خصيصًا على الطاولة أو في منظم الكمبيوتر. وهذا يوفر الكثير من الوقت مقارنة بالتخزين التقليدي للأدوات في الدرج.
6. “نظف حيث لا يوجد قمامة”. يجب أن يظل المكتب نظيفًا تمامًا ويتم تنظيفه مرتين يوميًا إذا كان هناك العديد من العملاء في القسم، أو مرة واحدة في نهاية يوم العمل. للحفاظ على النظام، يجب على الإدارة حظر التدخين في المكتب، واستهلاك الطعام، وشرب الكحول في مكان العمل وتخزين الطعام. خلاف ذلك، ستجد الفئران والصراصير والذباب والأوساخ وانخفاض عدد الموظفين بنسبة 15-20٪.
7. "ليكن نور!" تعد الإضاءة المناسبة للمباني عاملاً في خلق ظروف مريحة ومناخ مناسب وصحة الموظفين. الضوء المباشر بدون أغطية المصابيح يهيج العينين، والضوء المنخفض يؤدي إلى إرهاق العين السريع، كما أن الضوء المنعكس من أسطح الطاولات والخزائن المصقولة يسبب تهيجًا. من الأفضل وضع المكاتب بحيث يسقط ضوء النهار الطبيعي على يسار المكتب أو عليه مباشرة. في الظلام، تساعد المصابيح أو مصابيح الطاولة المختارة بشكل صحيح.
8. "الهواء النظيف - العقل السليم". التهوية مهمة للحفاظ على الموظفين في حالة بدنية جيدة وتقليل خطر انتشار الأمراض المعدية. الخيار الأفضل هو تجهيز كل غرفة بتكييف الهواء أو التهوية القسرية. إذا كانوا غائبين، فمن الضروري تهوية الغرفة كل ساعتين.
9. "حجم الموسيقى يتناسب عكسيا مع الذكاء." بعض الموظفين، وخاصة الذين يكون عملهم رتيباً، يفضلون العمل على الموسيقى، والبعض الآخر لا يحب ذلك. ماذا علي أن أفعل؟ ويجب الاتفاق على هذه القضايا داخل الفريق وتنظيمها. على أي حال، فإن الراديو الصاخب أو أي مصدر آخر للموسيقى طوال الفترة بأكملها له تأثير سلبي على نفسية جميع العمال.
10. “البخار يكسر عظامك”. إن العمل في غرفة حارة أمر سيء للغاية في الصيف والشتاء، حيث يزداد التعب، وتقل إنتاجية العمل، وتزداد احتمالية الإصابة بنزلات البرد. بالإضافة إلى ذلك، ترتفع درجة حرارة الجسم، مما يؤدي إلى زيادة مرض الموظف. درجة حرارة الغرفة المثالية هي من 18 إلى 22 درجة مئوية. اعتمادا على عادات الموظفين والوقت من السنة، يمكن اختياره في النطاق أعلاه. يجب أن يقوم نظام التدفئة بتوزيع الحرارة بالتساوي في جميع أنحاء مساحة المكتب، وفي موسم البرد يمكن الحصول على حرارة إضافية من خلال مكيف الهواء أو الموقد الكهربائي.
يمكن أن يكون لتنظيم مساحة العمل ومساحة مكتبك بشكل صحيح تأثير كبير على إنتاجيتك. سيسمح لك بتوفير الوقت ومنع التعب وإكمال المهام بشكل أسرع مما خططت له.
نحن ندعوك إلى قضاء بضع دقائق لتنظر حول مكتبك بعيون جديدة وتفكر:
كم مرة يتعين عليك النهوض من مكتبك للوصول إلى الأشياء التي لا يمكنك الوصول إليها أثناء الجلوس؟
هل هناك مساحة كافية على مكتبك للعمل بشكل مريح ودون تدخل، هل هو مزدحم؟
هل تم وضع لوحة المفاتيح والشاشة في جهاز الكمبيوتر الخاص بك بشكل مريح بما فيه الكفاية بحيث يمكنك العمل دون إجهاد أو الشعور بإرهاق مفرط؟
هل لديك مساحة فارغة بجوار جهاز الكمبيوتر الخاص بك يمكنك استخدامها للعمل مع الكمبيوتر والأوراق في نفس الوقت؟
هل خزاناتك وأرفف كتبك مملوءة بأشياء غير ضرورية؟
هل معدات التخزين الخاصة بك مناسبة للعقار الذي تحتاج إلى تخزينه؟
هل تضطر غالبًا إلى إضاعة الوقت في البحث عن الأشياء التي تحتاجها؟
هل أثاث مكتبك مرتب بأفضل طريقة للعمل المكتبي وعمل الكمبيوتر واستقبال الزملاء والعملاء؟
لا توجد وصفات قياسية لتنظيم مكان عملك بشكل صحيح: فما قد يكون مناسبًا لك قد لا يكون مناسبًا لشخص آخر، والعكس صحيح. ومع ذلك، من أجل تنظيم النظام بشكل أفضل في مساحة مكتبك، يجب عليك الانتباه إلى عدد من المبادئ العامة، التي تسترشد بها يمكنك تحقيق الظروف المثلى في هذا الشأن.
بيئة العمل هي عملية تنظيم علمي للعمل تهدف إلى إنشاء وسائل لتحسين العمل، وتحسين أساليب الشخص لأداء أي عمل، مع مراعاة سلامته وراحته وإنتاجيته. قد يبدو الأمر مبالغًا فيه بعض الشيء عندما يتعلق الأمر بتنظيم مساحة مكتبك، ولكن اختيار ووضع الأثاث والمعدات والمواد المرجعية واللوازم المختلفة في مكتبك يمكن أن يكون له تأثير كبير على طريقة عملك.
أثاث
1. الجداول. يجب أن تكون هناك مساحة كافية على مكتبك حتى تتمكن من العمل بشكل مريح دون أن تقاطعك أي تفاهات. إذا كان عليك تقسيم وقتك بين جهاز الكمبيوتر الخاص بك والأعمال الورقية، ففكر في الطريقة البانورامية، التي تسمح لك بالتنقل بين مكتبك التقليدي وجهاز الكمبيوتر الخاص بك دون النهوض. إذا كان لديك الخيار، فحاول العثور على مكتب بارتفاع قابل للتعديل.
فكر في كيفية تركيب المكتب بحيث يكون جزءًا لا يتجزأ من المكتب بأكمله. إذا كنت تريد وضع الطاولة بحيث تكون بمثابة حاجز بينك وبين الزائر المقصود، فهذا حقك، وهذا سيحقق تأثير المسافة النفسية، أما إذا كنت تسعى إلى هدف معاكس تماما، فعليك بتثبيتها بشكل مختلف. من خلال وضع طاولة على الحائط، ستنشئ مكانًا مناسبًا لوضع أرفف الكتب والملصقات المعلقة وما إلى ذلك. إذا كانت مساحة العمل الخاصة بك في مكتب ذو مخطط مفتوح، فإن وضع المكتب هذا سيساعد على التخلص من الفوضى العشوائية وتقليل عوامل التشتيت.
2. الكراسي. تم تجهيز معظم كراسي المكتب الحديثة بعجلات ومفصلات، مما يسمح لك بالتحرك بحرية في جميع أنحاء مساحة المكتب بأكملها. بالإضافة إلى ذلك، تم تجهيز هذه الكراسي بمساند للظهر، مما يساعد على منع الضغط الزائد على الرقبة والظهر. لا تحاول التأكيد على حالتك بالأثاث. يجب أن تكون الكراسي وظيفية.
لاختيار كرسي لنفسك، انتبه إلى الخصائص التالية:
وجود مقعد قابل لتعديل الارتفاع
- وجود مسند ظهر قابل للتعديل في الارتفاع وفي الاتجاه العرضي؛
- عمق المقعد الكافي؛
- الاستقرار السليم.
- وجود عجلات تتناسب مع أغطية الأرضيات في مكتبك.
3. تعديل الكرسي. عند ضبط الكرسي، عليك أن تأخذ في الاعتبار حجم جسمك وارتفاع سطح العمل للطاولة، إذا لم يكن قابلاً للتعديل. التوصية الأساسية: ينبغي تعديل ارتفاع المقعد بحيث يمكنك الجلوس عليه بشكل مريح؛ في هذه الحالة، يجب أن يستقر باطن قدميك على الأرض، ويجب أن تكون الفجوة بين مقدمة الكرسي وساقيك 5 سم. بعد ذلك، يجب عليك ضبط مسند الظهر عموديًا وعرضيًا حتى لا يجهد أسفل ظهرك.
إذا كان الكرسي مزودًا بمساند للذراعين، فيجب تعديلها بحيث تلامس الجزء السفلي من مرفقيك برفق عندما تكون في زاوية قائمة مع الجزء الخلفي من الكرسي. يجب ألا ترفع مساند الذراعين مرفقيك على الإطلاق. إذا كانوا يزعجونك، فمن الأفضل تفكيكهم. عند ضبط كرسيك، ضع في اعتبارك ارتفاع مكتبك ولوحة مفاتيح الكمبيوتر. يجب أن تضع نفسك بحيث تكون ساقيك في وضع مريح تحت سطح العمل بالطاولة ولا يتداخل أي شيء مع حركتهما الحرة.
إذا لم تتمكن من تحقيق هذا الموقف، فإن سطح العمل للجدول منخفض للغاية بالنسبة لك. إذا كان سطح الطاولة عند الجلوس أعلى بكثير من مستوى مرفقيك، فيجب عليك ضبط ارتفاع الكرسي. في هذه الحالة، سيتعين عليك وضع الدعم تحت قدميك حتى تتمكن من اتخاذ وضعية جلوس مريحة.
معدات
لقد عرفت ذات مرة سكرتيرة كنت مندهشًا من تنظيمها. كانت تعرف دائمًا أين وماذا كان. كان مكان عملها مثاليًا. عندما التقيت بها، كانت تعمل بالفعل مع رئيسها الجديد لمدة ستة أشهر. لم يكن رئيسها السابق يحب استخدام مسجل الصوت. لذلك احتفظت به في درج أعلى خزانة طويلة، وعلى العكس من ذلك، كان المدير الجديد يجلب لها بطاقة ذاكرة جديدة للمسجل كل يوم. لذا، كان عليها كل يوم في الصباح أن تصعد للحصول على المسجل، وفي نهاية يوم العمل كان عليها أن تقوم بنفس العملية لإعادته. هذا هو ما تعنيه قوة العادة.
يوضح هذا المثال بوضوح كيف يتم تعلم العادات الدائمة مرة واحدة وإلى الأبد. لقد تغيرت الصورة النمطية للعمل منذ فترة طويلة، ولكن عادة النظام الراسخ لا تزال تعيش. انتبه إلى المكان الذي تحتفظ فيه بالأشياء التي تستخدمها بانتظام. ينبغي أن يكونوا دائما في متناول يدك. إذا كان لديك أرفف فوق مكتبك، فيجب وضعها بطريقة تمكنك من الوصول إلى الأشياء الموجودة على الرف السفلي دون النهوض من الكرسي. يجب أن تكون العناصر التي تستخدمها بانتظام (على سبيل المثال، الهاتف، الطابعة، أنواع مختلفة من الكتب المرجعية) في متناول اليد حتى لا تضطر إلى الوصول إليها.
باستخدام جهاز كمبيوتر
في الوقت الحاضر، ترتبط جميع أنواع النشاط البشري تقريبًا بطريقة أو بأخرى بالاستخدام طويل الأمد لتكنولوجيا الكمبيوتر. سيساعدك اتباع التوصيات البسيطة عند العمل باستخدام الكمبيوتر على زيادة الإنتاجية وتوفير مستوى أعلى من الراحة والحماية من التعب والآثار الصحية الضارة:
يوصى بأن تكون الحافة العلوية لشاشة العرض في مستوى عين المستخدم. ومع ذلك، يشير بعض خبراء الكمبيوتر إلى أن هذا الارتفاع هو الحد الأقصى المسموح به، ويصرون على أنه بالنسبة لبعض فئات المستخدمين يجب أن يكون هذا المستوى أقل قليلاً، مشددين على أن هذا الوضع أكثر راحة للعينين والرقبة.
اتخذ وضعية مريحة، مع إيلاء اهتمام خاص لوضعية الرقبة والعمود الفقري والمرفقين واليدين والوركين والقدمين.
حاول ألا تبقى في نفس الوضع لفترات طويلة من الزمن.
حافظ على ساعديك ويديك وذراعيك في خط واحد ولا تستقر على حواف حادة. لا تضغط على المفاتيح بشدة.
يجب أن تكون لوحة المفاتيح في نفس زاوية ساعديك.
خذ فترات راحة متكررة. يوصي الخبراء بأخذ استراحة لمدة خمس إلى عشر دقائق كل ساعة.
كل عشر إلى خمس عشرة دقيقة من العمل على الكمبيوتر، امنح عينيك قسطًا من الراحة عن طريق إغلاقهما للحظة. ثم، بعد فتحها، حاول النظر إلى الأشياء البعيدة وامض في كثير من الأحيان.
قم بتركيب الشاشة بحيث لا ينعكس الضوء عنها. للإضاءة العلوية، استخدم الستائر وموزعات الضوء.
تتطلب قراءة المستندات الورقية إضاءة أقوى من القراءة من شاشة العرض. إذا كنت تعمل على جهاز كمبيوتر ومع مستندات ورقية في نفس الوقت، فاستخدم مصباحًا مكتبيًا يمكن استخدامه لضبط الإضاءة بحيث لا يسقط الضوء الإضافي الذي تحتاجه لقراءة المستندات الورقية على شاشة المراقبة.
حامل خاص للمستندات الورقية سيسهل عليك العمل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ومع المستندات الورقية في نفس الوقت.
اضبط تباين وسطوع شاشتك إلى المستوى الذي يناسبك.
قم بتنظيف شاشة شاشتك وأسطح الكمبيوتر الأخرى بانتظام.
تنظيف مكان العمل
تنظيف الخزانات. ابدأ بالتنظيف باستخدام الخزائن، وتحديدًا تلك الموجودة على أقصى مسافة من طاولتك. على الأرجح أنها تحتوي على الجزء الأكبر من المواد غير الضرورية التي لم يتم الوصول إليها أثناء عمليات التنظيف السابقة. عند إطلاق سراحهم، تحرك للأمام نحو طاولتك. سيعطيك هذا مكانًا لتخزين العناصر التي تزدحم حاليًا المناطق الأكثر فائدة للعمل. كن قاسيا في التخلص من القمامة. ما عليك سوى التخلص من المستندات غير الضرورية والقمامة التامة. قم بفرز المستندات والمواد المتبقية في صناديق أرشيفية، وقم بتسمية الصناديق وفقًا لذلك. عندما تبدأ في تنظيم خزائن الكتب الخاصة بك، نقترح عليك أولاً تنظيفها بالكامل، ثم ترتيب جميع الأدبيات حسب الموضوع. تحتاج إلى وضع المواد والمستندات بطريقة تجعل من السهل والمريح العثور عليها إذا لزم الأمر.
تنظيف سطح المكتب الخاص بك. كنت في مرحلة من حياتي حيث كنت أحاول إقناع نفسي بأنني أستطيع العمل بشكل جيد مع مكتب فوضوي. قلت لنفسي إنه على الرغم من أكوام المستندات التي وصلت في بعض الأحيان إلى أبعاد مثيرة للقلق، يمكنني بسهولة العثور على أي ورقة أحتاجها، ولم يؤدي التحول المفاجئ من مهمة إلى أخرى إلا إلى زيادة انتباهي طوال يوم العمل. بالطبع كان غبيا. إن وجود عدد كبير جدًا من المستندات على مكتبك يمكن أن يكون مشتتًا ومزعجًا مثل المكالمات الهاتفية. من الأسهل كثيرًا الانتهاء من مهمة واحدة تلو الأخرى دون تحقيق النجاح بدلاً من تركيز جهودك على إكمالها فعليًا. يعد وجود عدد كبير من المستندات المختلفة أيضًا بمثابة ذريعة مناسبة لتبرير أنواع مختلفة من التأخير والتأخير. عندما تكون عملية حل مشكلة معينة صعبة، فمن الأسهل من الناحية النفسية أن تحول انتباهك إلى حل المشكلة التي تبدو أسهل بالنسبة لك، وتميل إلى الاستيلاء على أول قطعة من الورق تأتي عبر مجموعة من المستندات الموجودة على سطح المكتب الخاص بك.
يمكن أن يؤدي البحث عن المستندات إلى خسارة كبيرة للوقت ويؤدي إلى ظهور أسباب جديدة لأخذ بعض الوقت من العمل. خذها وقم بتقدير عدد المرات التي يتعين عليك فيها أخذ إجازة من العمل والبحث في هذه الأكوام، في محاولة للعثور على المستند الذي يحتاجه بناءً على طلب هذا الشخص أو ذاك. أظهرت الملاحظات الخاصة أن هذا يستغرق 15 دقيقة على الأقل يوميًا، ومن المسلم به أن هذا تقدير متحفظ إلى حد ما. وبطبيعة الحال، هذا ليس كثيرا. ولكن إذا قمت بتقدير المبلغ الذي سيكون عليه خلال عام، فستحصل على أسبوع ونصف، وهو ما توافق عليه، وهو خسارة كبيرة جدًا لوقت العمل. فكر في مقدار العمل المفيد الذي يمكنك القيام به خلال هذا الوقت. وإذا كنت غير منظم لدرجة أنك تقضي 30 دقيقة يوميًا في البحث، فإذا تم تنظيمك بشكل صحيح، فستتم مكافأتك بثلاثة أسابيع من وقت العمل الإضافي سنويًا.
يمكن للمكتب الفوضوي أيضًا أن يقلل من قدرتك على تحديد أولويات الأنشطة. علاوة على ذلك، هناك شيء غير منطقي في كل هذا. أثناء قيامك بالبحث في الأكوام، تظهر نفس المستندات مرارًا وتكرارًا. في كثير من الأحيان، تضيع الوقت والطاقة في النظر إلى المستندات التي كان يجب عليك التخلص منها في المرة الأولى التي رأيتها فيها. أنت تفوت المواعيد النهائية لأن المستندات التي من شأنها أن تذكرك بها تضيع تحت أكوام من المستندات الأخرى. أخيرًا، هناك مجال لظهور المواقف العصيبة هنا. وطالما أن أوراقك عبارة عن كتلة مشوشة غير متبلورة، فلن تتمكن من التخلص من الشعور بالقلق. أنت لست متأكدًا تمامًا مما قد يكون مختبئًا في تلك الأكوام من الورق، وهو تذكير دائم بأنك لا تستطيع القيام بعملك بشكل صحيح. في كثير من الأحيان، يساهم وجود قدر كبير من المهام في المواقف العصيبة أكثر بكثير من إكمالها فعليًا.
يجب أن يكون مفتاح تنظيم مكتبك هو البساطة. أفضل بداية لهذا الإجراء هي أن تأخذ القليل من كل شيء - سلة من المستندات الواردة، وسلة من المستندات الصادرة، ومذكرات واحدة، ومفكرة واحدة. ضع في اعتبارك أيضًا ما إذا كنت بحاجة إلى أغراض شخصية على مكتبك. قد ترغب في ترك صورة عشوائية أو تذكار على مكتبك، ولكن ليس هناك فائدة من السماح للأغراض الشخصية بأن تعترض طريق عملك. يجب أن يحتوي مكتبك فقط على تلك اللوازم والأدوات التي تستخدمها كل يوم. يجب أن تكون العناصر الأخرى التي لا تحتاج إليها بانتظام في متناول يدك، ولكن ليس على مكتبك. يجب أن تكون مساحة العمل كبيرة بما يكفي، فإلى جانب الشعور بالراحة الجسدية، يجلب سطح المكتب المرتب أيضًا موقفًا نفسيًا إيجابيًا.
قد يتعين عليك التغلب على حاجز نفسي معين قبل البدء في ترتيب مكتبك. ففي نهاية المطاف، نحن نربط بشكل ظاهر بين سطح المكتب الفوضوي ومالكه المشغول للغاية، والذي لا يحب أن يعتبر مشغولاً. ومع ذلك، يجب أن نتذكر أن الشخص يمكن أن يكون مشغولا للغاية، ولكنه غير كفء تماما وغير منتج. دع النتائج التي تحققها تتحدث عن عملك، وليس عن مظهر سطح مكتبك. عندما تقوم أخيرًا بفرز سطح المكتب الخاص بك، يمكنك البدء في فرز المستندات.
كيفية التعامل مع أكوام من الوثائق
قم بتسمية أربعة مجلدات أو صناديق فارغة لتخزين المستندات على النحو التالي: "قبول للمعالجة"، "بدء الإرسال"، "قراءة"، "إرسال للتخزين" (أو توصل إلى خياراتك الأكثر ملاءمة لك). قم بتخزين ما يكفي من الأكياس البلاستيكية للفئة الأكثر أهمية التي تحتاج إلى إعادة التدوير.
استعد لحقيقة أنه سيتعين عليك رمي معظم مستنداتك في سلة المهملات. مهما كانت أهميتها في الوقت الذي أتت فيه إليك، فمن المرجح أنها عفا عليها الزمن بالفعل. لا تكرر الأخطاء السابقة، تصرف بحزم. هنا يجب أن تسترشد بالمبدأ التالي: إذا كان هناك أي شك حول قيمة المستند، فلا تتردد في رميه في سلة المهملات.
لا تضيعوا الوقت في قراءة كل وثيقة. في هذه المرحلة، مهمتك الوحيدة هي تحديد ما إذا كانت هناك حاجة إليها على الإطلاق، وإذا كان الأمر كذلك، فيجب إرسالها إلى سلة المهملات أو المجلد وفقًا لذلك.
لا تتخذ أي إجراء آخر أثناء فرز المستندات، وإلا فقد تتعثر في هذه الكتلة. من المؤكد أنه لتسهيل عملك المستقبلي، قم بتدوين ملاحظات على المستندات، لكن لا تقضي الكثير من الوقت في ذلك، نظرًا لأن مهمتك الرئيسية في هذه المرحلة هي فرز جميع المستندات إلى فئات.
يجب أن يتم مسح المجلات والدوريات الأخرى بسرعة، وتمزيق الصفحات التي تهمك. لا تتردد في رمي أي بقايا في سلة المهملات. لا ينبغي عليك قراءة الملاحظات الممزقة في هذه المرحلة.
بمجرد فرز جميع البالات، قم بإلقاء نظرة على السلال الخاصة بك. خطط وقتًا للعمل على المستندات.
إذا تم كل شيء بشكل صحيح، فإن العمل المكتمل سيجلب لك الرضا العميق.
الإجابة على هذا السؤال لها علاقة بتطوير عادات العمل الإيجابية:
إذا كان لديك أي شك حول قيمة مستند ما، فلا تتردد في رميه في سلة المهملات.
لا تستخدم مكتبك كمكان لتخزين المستندات - استخدم مجلدات خاصة لهذا الغرض.
تأكد دائمًا من أن لديك المعدات اللازمة. يجب أن تكون جميع الأدوات والملحقات التي تستخدمها بانتظام في متناول يدك.
لا تنقل أكوامًا من المستندات من مكتبك إلى مناطق أخرى من المكتب.
حاول معالجة المستندات وحفظها يوميًا. إذا قمت بإزالة المستندات من خزانة الملفات، فاحرص على إعادتها إلى مكانها في أقرب وقت ممكن.
"إدارة الموارد البشرية في مؤسسة الميزانية"، 2011، العدد 10
كما هو معروف، فإن كل نوع من أماكن العمل له متطلباته المريحة والصحية والتنظيمية وغيرها من المتطلبات الواردة في المعايير الاستشارية أو التنظيمية أو الحتمية ذات الصلة، والتي يضمن تنفيذها ظروف عمل آمنة للصحة. كل هذا يُلزم صاحب العمل بمعرفة المتطلبات القياسية التي تنطبق على أماكن العمل، على وجه الخصوص، لفئات معينة من موظفي خدمة الموظفين - مفتش شؤون الموظفين، وضابط الوقت، وعلم النفس، ومهندس تدريب الموظفين، وما إلى ذلك.
مع الأخذ في الاعتبار هذه الفروق الدقيقة، يُلزم الخدمات الإدارية والاقتصادية لصاحب العمل بتنظيم كل مكان عمل، أي تجهيزه وتخطيطه، مع مراعاة الخصائص المهنية لعمل كل مجموعة من الموظفين (الفرديين). يتيح لك مكان العمل المجهز بالكامل، بالإضافة إلى تصميمه العقلاني، تنظيم عملية العمل بشكل أفضل، وبالتالي زيادة كفاءتها.<1>.
<1>انظر على سبيل المثال GOST 12.2.032-78: SSBT "مكان العمل عند أداء العمل أثناء الجلوس. المتطلبات العامة المريحة" وSSBT "مكان العمل عند أداء العمل أثناء الوقوف. المتطلبات العامة المريحة"، التي دخلت حيز التنفيذ بموجب مرسوم دولة اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية معيار 26 أبريل 1987 N 1102، وكذلك SanPiN "المتطلبات الصحية لأجهزة الكمبيوتر الإلكترونية الشخصية وتنظيم العمل". تتوفر الإصدارات الإلكترونية من الوثائق في محركات البحث عن المراجع القانونية وعلى شبكة الإنترنت.
مكان عمل نموذجي لأخصائيي الموارد البشرية
تخيل متطلبات مكان العمل النموذجي لمسؤول الموارد البشرية، وفقًا لدليل مؤهلات الموظفين<2>بالنسبة لفئة الموظفين المتخصصين، سنستخدم التوصيات الخاصة بإنشاء وظائف متخصصة لضباط شؤون الموظفين، والتي اقترحتها في وقت واحد المديرية الرئيسية للعمل والشؤون الاجتماعية التابعة للجنة التنفيذية لمدينة موسكو لتبسيط عملية التصديق على الوظائف في منظمات موسكو .
<2>تمت الموافقة على كتاب التأهيل المرجعي لوظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين. قرار وزارة العمل الروسية بتاريخ 21/08/1998 رقم 37 (صالح بصيغته المعدلة بتاريخ 14/03/2011).
ما هو المقصود بمكان عمل موظف قسم شؤون الموظفين في المنظمات في موسكو؟ تقول الأدبيات المتخصصة ما يلي: بالنسبة لضباط شؤون الموظفين، فهذا يعني أنه يقع على حجم المساحة لكل موظف تحدده المعايير، ومجموعة مناسبة من الأثاث والمعدات التقنية اللازمة لأداء وظائف الإنتاج - العمل مع الأشخاص والعمل مع المستندات. في تصميم المكتب، يجب أن يحتوي على منطقة عمل بها خزانة حائط، ومكتب مزود بملحق دوار لسهولة حركة الأجهزة والمستندات الضرورية، وكرسي قابل للرفع والدوران. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يحتوي مكان العمل على منطقة عمل لاستقبال الزوار والعمال، حيث توجد طاولة والعديد من الكراسي أو الكراسي لتسهيل كتابة ومعالجة الوثائق اللازمة من قبل الأشخاص الذين يصلون إلى خدمة شؤون الموظفين. يجب أن يقع مكان العمل هذا في غرفة منفصلة ومجهزة خصيصًا للعمل مع الزوار (الموظفين المستقبليين) وموظفي المنظمة.
يجب أن توفر معدات مكان العمل لضابط شؤون الموظفين الفرصة لتلقي معلومات عالية الجودة في الوقت المناسب واستخدامها في إعداد قرارات الإدارة. يجب أن تشمل مجموعة المعدات المكتبية معدات الاتصالات (الهاتف والفاكس)، والمعدات المكتبية الصغيرة (الآلات الحاسبة، وما إلى ذلك). إذا قامت المنظمة بتطبيق "كوادر جامعة ولاية أريزونا" - مجموعة كاملة من الوسائل التقنية التي تضمن تشغيل هذا النظام<3>.
<3>انظر: كتاب مرجعي في القاموس لعمل خدمات شؤون الموظفين. م: مركز شؤون الموظفين في موسكو في المديرية الرئيسية للعمل والقضايا الاجتماعية التابعة للجنة التنفيذية لمدينة موسكو، 1989. الوثيقة موجودة حاليًا في أنظمة البحث المرجعية والقانونية وعلى الإنترنت.
المتطلبات القياسية لمكان عمل رئيس قسم شؤون الموظفين
على عكس متطلبات الهيكل والمعايير الصحية والنظافة ومستوى المعدات التقنية لمكان عمل أخصائي شؤون الموظفين، يُطلق على مكان عمل الشخص الذي يعمل في العمل الإداري اسم مكتب العمل في جميع اللوائح والأدبيات الخاصة المخصصة لهذا الغرض عنوان<4>. ومع ذلك، فإن جميع الأفعال التي تم تحليلها والمصادر الأخرى (التي تحتوي، كقاعدة عامة، معايير استشارية لإنشاء وظائف قياسية للمديرين على مستويات مختلفة من الإدارة) تشير إلى ما يلي. كما هو الحال مع الموظفين الآخرين، في مكان عمل مديري الموارد البشرية بجميع أنواعهم، يجب أن تكون هناك منطقة عمل مخصصة معتمدة لسلامتها الصحية وتلبي متطلبات الصرف الصحي والنظافة لمعايير مكافحة الأوبئة. هذا الشرط وارد في الفقرة 1 من الفن. 25 من القانون الاتحادي المؤرخ 30 مارس 1999 N 52-FZ "بشأن الرفاهية الصحية والوبائية للسكان" (بصيغته المعدلة في 19 يوليو 2011)، والذي ينص على أن ظروف العمل ومكان العمل وعملية العمل لا ينبغي أن تكون تأثير ضار على البشر. يتم تحديد متطلبات ضمان ظروف العمل الآمنة للبشر من خلال القواعد الصحية وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي.
<4>انظر على سبيل المثال الكتيبات: التنظيم العلمي للعمل الإداري. م: التقدم، 1968؛ عمل القائد . م: الاقتصاد (سلسلة القضايا المواضيعية السنوية: 1975، 1976، 1977، 1978)؛ تصميم نموذجي لمكان عمل مدير الإنتاج للصناعات الخفيفة. م: IPK Minlegproma اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية، 1970؛ المبادئ التوجيهية المشتركة بين القطاعات لمنع إرهاق العمال البدني والعقلي. م: معهد بحوث العمل 1979.
من الفقرة 2 من الفن. يترتب على 25 من هذا القانون أن رواد الأعمال الأفراد والكيانات القانونية ملزمون بتنفيذ التدابير الصحية ومكافحة الأوبئة (الوقائية) لضمان ظروف عمل آمنة للبشر والامتثال لمتطلبات القواعد الصحية وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي. اتحاد عمليات الإنتاج والمعدات التكنولوجية، وتنظيم أماكن العمل، ومعدات الحماية الجماعية والفردية للعمال، والعمل والراحة والخدمات الاستهلاكية للعمال من أجل الوقاية من الإصابات والأمراض المهنية والأمراض المعدية والأمراض (التسمم) المرتبطة بظروف العمل.
بالنسبة للجزء الأكبر، تكون التوصيات قياسية ويمكن أن تكون بمثابة دليل إرشادي عند إدخال نوع معين من أماكن العمل التنفيذية (المكاتب) في المنظمات في قطاعات مختلفة من الاقتصاد. ثم يتم تعديل تصميمات أماكن العمل حسب تفاصيل العمل ومستوى الإدارة ومراعاة أحدث إنجازات العلم والتكنولوجيا. يرجى ملاحظة أن أماكن العمل يجب أن تخضع لشهادة في الوقت المناسب (عادة مرة كل خمس سنوات) لتحسين ظروف العمل وترشيد أنظمة العمل والراحة.
السمات الرئيسية لعمل المديرين على مختلف المستويات والمجموعات المهنية هي، أولاً، تنفيذ وظائف متنوعة في تنظيم عملية إنتاج أو عملية أخرى، وثانيًا، مراقبة أنشطة المرؤوسين. تتكون هذه الوظائف من حل العديد من القضايا ذات الطبيعة الواعدة والحالية، والمشاركة في الإنتاج والمناسبات الاجتماعية، أي أن نوع النشاط يتغير باستمرار - من 30 إلى 100 مرة في يوم العمل. وكلما ارتفع مستوى الإدارة، كلما زاد تنوعها وأصعب إضفاء الطابع الرسمي على أنشطة المدير.
يتضمن عمل المديرين على جميع مستويات الإدارة (من المدير إلى رئيس العمال) أنواعًا شائعة من الأنشطة المهنية: الاتصالات الشخصية (الاجتماعات والمحادثات والزيارات إلى الوحدات الهيكلية للتواصل مع الموظفين، وما إلى ذلك)، والعمل مع الوثائق الرسمية الحالية وغيرها، إعداد وتنظيم عملهم، والتعرف على التقارير المتعلقة بالعمل المنجز والمهام المكتملة، وما إلى ذلك. تظهر البيانات المستمدة من تحليل استبيانات ضبط الوقت وحفظ الوقت الذاتي أن نسبة وقت العمل المخصص لأداء مهمة معينة تعتمد على مستوى الإدارة وحجم المنظمة.
لقد ثبت أن هناك حاجة إلى الكثير من الوقت (في المنظمات المختلفة يتراوح الرقم من ساعة إلى ست ساعات في يوم العمل) لإجراء "اجتماعات الطيران" - اجتماعات تشغيلية تتعلق بالظروف المتغيرة بشكل غير متوقع المتعلقة بعملية العمل. أطول الاجتماعات تعقد في بداية الأسبوع ونهايته. يتقلب الوقت الذي يقضيه في الأنشطة الرئيسية (الاجتماعات، والعمل مع الوثائق، وإعداد التقارير، وتوقيع المستندات، واستقبال الزوار، وما إلى ذلك) قليلاً خلال الأسبوع.
مع مجموعة متنوعة من العمل العقلي، غالبا ما يتم تنفيذ أنشطة المديرين على مستوى أعلى من الإدارة على خلفية التوتر النفسي العصبي (30 - 40٪ لاحظوا العصبية الناشئة عن الصراعات) والقيود المفروضة على النشاط البدني (60 - 65٪ من قضاء الوقت في الجلوس، والمشي أقل من كيلومتر واحد خلال يوم العمل). ينخرط المديرون من المستوى المتوسط في العمل المستقر بنسبة 30 - 45٪ من الوقت، وخلال يوم العمل يغطون مسافة إجمالية تتراوح من 5 إلى 7 كيلومترات.
يقوم جميع موظفي الإدارة بعمل اجتماعي واسع النطاق ومسؤول، حيث يتم إنفاق ما يصل إلى 10٪ من ميزانية وقت العمل. تستمر استراحة الغداء للمديرين في مستويات الإدارة العليا من 20 إلى 50 دقيقة، وللمديرين في المستوى المتوسط من 40 إلى 60 دقيقة.
بناءً على الأدبيات المتخصصة، يتراوح متوسط يوم عمل المديرين ذوي المستوى المنخفض من 8 إلى 9 ساعات، والمستوى المتوسط - من 10 إلى 14 ساعة، والمستوى العالي - من 9 إلى 15. وكلما كبرت المنظمة، زاد يوم عمل المدير .
يقضي المديرون ما بين 50 إلى 70% من وقتهم في غرف مخصصة لذلك - مكاتب منفصلة. مكان العمل، كما يطلق عليه عادة، "مكتب المدير"، على سبيل المثال، مدير الموارد البشرية أو نائب مدير إدارة شؤون الموظفين، كقاعدة عامة، يتكون من ثلاثة مجالات وظيفية: منطقة العمل، منطقة الاجتماعات ومنطقة ترفيهية.
منطقة العمل(المكتب) يجب أن يكون معزولاً عن مباني المنظمة الأخرى، باستثناء مخرج الطوارئ (وفقاً لقواعد السلامة من الحرائق)، وذلك لضمان القدرة على العمل مع التوثيق بدرجات متفاوتة من التعقيد دون تدخل.
يجب أن تكون منطقة العمل مجهزة بالأثاث المناسب والأجهزة التقنية، بالإضافة إلى وحدة متخصصة للنظام الفرعي لإدارة المستندات الإلكترونية، والذي يعد جزءًا من نظام محطة العمل الآلي. عند اختيار المعدات لمنطقة العمل، يجب أن تؤخذ في الاعتبار المعايير والقواعد الصحية والنظافة، ومعايير المنطقة للمكاتب التنفيذية.
عادة، يكون المكتب مجاورًا لغرف المساعدين الذين يساهمون في الأنشطة المهنية للمدير (السكرتيرات والمساعدين، وما إلى ذلك)، وبه منطقة التداول- الغرفة التي يستقبل فيها المدير ويعقد الاجتماعات. يجب أن تتوافق مساحة هذه المنطقة مع العدد المتوقع من الزوار الذين سيتواجدون هناك في نفس الوقت.
منطقة الراحة- غرف فردية للاحتياجات الطبيعية والنظافة الصحية وكذلك غرفة للراحة النفسية.
يجب أن تتوافق الظروف المناخية الدقيقة (درجة الحرارة المسموح بها ومعدل صرف الهواء والرطوبة النسبية) في مكتب المدير مع SSBT "هواء منطقة العمل. المتطلبات الصحية والنظافة العامة" (GOST 12.1.005-76). عند تصميم أو تجهيز مكتب لمدير من أي رتبة، من الضروري التقيد الصارم بالمعايير الصحية لإضاءة مكان العمل SNiP PA 8-72 "الإضاءة الطبيعية. معايير التصميم"، PA 9-71 "الإضاءة الاصطناعية. معايير التصميم" . يجب ألا يتجاوز مستوى الضوضاء في منطقة العمل المعايير المسموح بها المنصوص عليها في SSBT "الضوضاء. متطلبات السلامة العامة" (GOST 12.1.003-76).
مشاكل في خلق فرص العمل
الوظائف، على الرغم من ذكرها في الجزء 4 من الفن. 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، لم تتم الإشارة إلى عقود العمل للغالبية العظمى من الموظفين. في رأينا، الحقيقة هي أن أصحاب العمل والموظفين والسلطات الرقابية والإشرافية للامتثال لتشريعات العمل ليس لديهم فهم مشترك لما ينبغي أن يشكل مكان العمل، والذي يُقترح تعيينه في عقد العمل باتفاق الطرفين.
إذا انتقلنا مباشرة إلى الجزء 4 من الفن. 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، ثم يطرح سؤال طبيعي: كيفية إنشاء منطقة عمل يؤدي فيها الموظف وظيفة عمله بحيث يمكن اعتباره مكان عمله؟ بمعنى آخر، ما الذي تتضمنه عملية إنشاء الوظيفة، والتي يجب على مقدم الطلب التعرف عليها عند التقدم للحصول على وظيفة؟ سوف يجيب العدد الساحق من أصحاب العمل على السؤال المطروح على النحو التالي: يكفي أن تدخل في البداية منصبًا شاغرًا أو مهنة أو تخصصًا في جدول التوظيف؛ ثم خصص (أحيانًا حتى في غرفة غير مناسبة للعمل) كرسيًا وطاولة للموظف، ومنضدة عمل أو آلة للعامل. بعد ذلك، قم بالإعلان في وسائل الإعلام عن وجود وظيفة شاغرة في المنظمة، أو نشر معلومات حول ذلك بطريقة أخرى، على سبيل المثال، من خلال موظفي صاحب العمل. ولكن في هذه الحالة، يحدث إدخال الوظيفة الشاغرة دون إنشاء مكان عمل مجهز بشكل مناسب لفئة معينة من العمال، وعلاوة على ذلك، دون الحصول على شهادة السلامة الصحية.
دعنا نذكرك أنه وفقًا لإجراءات التصديق على أماكن العمل وفقًا لظروف العمل، والتي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية في روسيا بتاريخ 26 أبريل 2011 N 342n (المشار إليه فيما يلي بإجراءات التصديق)، تخضع جميع أماكن العمل لشهادة - من رئيس المنظمة<5>للرافعات وعمال النظافة في المباني الصناعية. يجب أن تعتمد لجنة إصدار الشهادات على تصاميم أماكن العمل القياسية ذات الصلة ومعايير سلامة العمل للعمال.
<5>انظر، على سبيل المثال، التوصيات المنهجية الحالية (MR) "المبررات الفسيولوجية لتنظيم نظام العمل والراحة القياسي للموظفين التنفيذيين في المؤسسات الصناعية"، تمت الموافقة عليها. بأمر من وزارة الصحة في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 10 يوليو 1980 رقم 2184-80. ولم يتم نشر الوثيقة. نسخته الإلكترونية متاحة في محركات البحث عن المراجع القانونية وعلى شبكة الإنترنت.
يتم تحديد عدد أماكن العمل المعتمدة بناءً على قائمة وحدات التوظيف في جدول التوظيف. ولكن في الوقت نفسه، من الضروري مراعاة عدد الأشخاص الذين يستخدمون مكان عمل واحد في نوبات خلال يوم تقويمي، وأنواع العمل التي تؤديها فئات محددة من العمال. يجب أن يبدأ التصديق على أماكن العمل المنظمة حديثًا في موعد لا يتجاوز 60 يوم عمل بعد تشغيلها (الفقرة 4، البند 8 من إجراءات التصديق). وفقًا للفقرة 12 من إجراءات التصديق، تقوم لجنة التصديق بتخصيص رقم تسلسلي فريد لكل مكان عمل (لا يزيد عن 8 أحرف: من 1 إلى 99,999,999). وينعكس ذلك في جميع وثائق شهادة مكان العمل، أي أنه ليس من الصعب على صاحب العمل، إذا رغب في ذلك، أن يعكس هذا الرقم في عقد العمل، موضحًا معناه للموظف المستقبلي. يرجى ملاحظة أنه في المنظمات التي تعمل على مدار الساعة، قد ينعكس نفس مكان العمل في عقد العمل لجميع الموظفين الذين يحلون محل بعضهم البعض.
من وجهة نظر الموظفين وممثلي الهيئات الحكومية الذين يمارسون الرقابة والإشراف على الامتثال لمتطلبات تشريعات العمل، يجب أن تكون عملية قيام صاحب العمل بإنشاء مكان عمل لموظف محتمل على النحو التالي.
أولا، هناك الإنشاء الفعلي لمكان عمل مجهز لأداء وظيفة وظيفية محددة وفقا لمشاريع قياسية أو فردية. ثم يخضع لشهادة ظروف العمل، والتي يمكن أن تكون آمنة للعمل أو تحتوي على عوامل إنتاج ضارة و (أو) خطرة. في هذه الحالة، يتم تحديد جميع العوامل المرضية في مكان العمل، بما في ذلك تلك التي تؤدي إلى عدم الراحة المناخية (تتجاوز معايير الإضاءة والضوضاء وما إلى ذلك)<6>) ، إلزام صاحب العمل بإيجاد طرق لتقليلها أو تسويتها. إذا تم تحديد أي انحرافات عن السباكة والمعايير الأخرى، يجب على صاحب العمل اتخاذ التدابير اللازمة للقضاء عليها - إما تحديد طرق الحماية الفردية للموظف وتزويده بمعدات الحماية الشخصية المنصوص عليها في القانون، أو إعادة تجهيز مكان العمل الخطير وإعادة تجهيزه. وفقط بعد ذلك يمكن لصاحب العمل أن يعكس مكان العمل في جدول التوظيف باعتباره يلبي متطلبات التشريعات الخاصة بشأن حماية العمل ويعلن عن البحث عن المتقدمين لهذه الوظيفة الشاغرة.
<6>"MR 2.2.9.2311-07.2.2.9. الحالة الصحية للعمال فيما يتعلق بحالة بيئة العمل. الوقاية من الإجهاد لدى العمال أثناء أنواع مختلفة من الأنشطة المهنية. التوصيات المنهجية"، تمت الموافقة عليها. كبير أطباء الصحة في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 ديسمبر 2007، مع منهجية التنظيم الذاتي العقلي. ولم يتم نشر الوثيقة. نسخته الإلكترونية متاحة في محركات البحث عن المراجع القانونية وعلى شبكة الإنترنت.
لذلك، فإن الأشخاص الذين لديهم الحق في تقييم مدى اكتمال عملية إنشاء مكان العمل كأحد الشروط الإضافية لعقد العمل، لديهم فهم مختلف حول ما إذا كان قد تم إنشاؤه وإضفاء الطابع الرسمي عليه بشكل صحيح أو غير صحيح. غالبًا ما يصبح عدم اليقين بشأن مكان العمل الفعلي سببًا للخلافات بين الموظف وصاحب العمل عندما يكونان قد دخلا بالفعل في علاقات عمل. ولو انعكست هذه النقطة في الوقت المناسب في عقد العمل، لكان ذلك قد حال دون نشوب نزاع عمالي.
ولكن قبل التعامل مع المشاكل التي تمنعك من تحديد مكان عمل معين في عقد العمل أثناء العمل، عليك أن تفهم كيفية تحديد مستوى التوظيف لموظفي شؤون الموظفين في مؤسسات الميزانية. وهذا سيكون موضوع البحث في المادة التي ستنشر في أحد الأعداد القادمة لمجلتنا.
N. A. بريليانتوفا
أستاذ،
نائب رئيس
قسم قانون العمل و
حقوق الضمان الاجتماعي
السكرتير العلمي
مجلس أطروحة الدكتوراه
في ATiSO
V. V. أرخيبوف
محام ممارس
وكالة التعليم الاتحادية
معهد بييسك التكنولوجي (فرع)
مؤسسة تعليمية حكومية
التعليم المهني العالي
"جامعة ولاية ألتاي التقنية سميت باسمها. I. I. بولزونوفا
مهمة الحساب
في تصميم نظم المعلومات
حول الموضوع: "أتمتة مكان عمل أخصائي الموارد البشرية"
إجراء:طالب المجموعة PIE-63
تدقيق من قبل: محاضر كبير
بييسك 2010
مقدمة ………………………………………………….3
1. الجزء التحليلي
1.1 تحليل مجال الموضوع.................................4
1.2 مراجعة البرامج التناظرية………………………..6
1.3 المواصفات الفنية ……………………………..6
1.4 بيان المشكلة …………………………………………………….13
1.5 طريقة التطوير ........................................ 15
1.6 مبررات قرارات التصميم ............................20
1.7 معمارية IS ……………………………………….27
2. جزء التصميم
2.1 دعم المعلومات ............................ 28
2.2 البرمجيات ........................................... 30
2.3 الدعم التكنولوجي ………………………31
الخلاصة ……………………………………………………..33
قائمة الأدبيات المستخدمة ……………………………… 34
مقدمة
في السنوات الأخيرة، زاد حجم المعلومات وتداولها بشكل ملحوظ في جميع مجالات الحياة البشرية: الاقتصادية والمالية والسياسية والروحية. وتتسارع باستمرار عملية تراكم المعرفة ومعالجتها واستخدامها. وفي هذا الصدد، هناك حاجة لاستخدام الأدوات التلقائية لتخزين البيانات المتراكمة ومعالجتها وتوزيعها بشكل فعال.
المحاسبة الحاسوبية لها خصائصها الخاصة وتختلف جذريا عن المحاسبة العادية. لا يقوم الكمبيوتر بتسهيل المحاسبة فحسب، بل يقلل الوقت اللازم للأعمال الورقية ويلخص البيانات المتراكمة لتحليل التقدم المحرز في أنشطة التداول اللازمة لإدارتها. عند استخدام الكمبيوتر، "تتحول الكمية إلى جودة": زيادة سرعة العمليات الحسابية تجعل من الممكن تحسين نظام التداول نفسه نوعيًا.
الغرض من مهمة الحساب هذه هو تطوير نظام لأتمتة مكان عمل الموظف في مؤسسة تعمل في مجال تجارة المواد الغذائية.
1. الجزء التحليلي
1.1 تحليل المجال
إن مشكلة أتمتة عمليات الإنتاج وعمليات الإدارة كوسيلة لزيادة إنتاجية العمل كانت دائمًا وستظل ذات صلة. يتم تفسير الحاجة إلى الأتمتة من خلال مهام تسهيل عمل موظفي الإدارة، وتعقيد علاقات الإنتاج، وزيادة حجم وظائف الإدارة.
تلعب مهمة مطابقة القاعدة الفنية للإدارة مع قاعدة إنتاج مماثلة يتم من خلالها تنفيذ الأتمتة دورًا مهمًا.
في المرحلة الحالية من أتمتة إدارة الإنتاج، فإن الأكثر واعدة هو أتمتة وظائف التخطيط والإدارة على أساس أجهزة الكمبيوتر الشخصية المثبتة مباشرة في أماكن عمل المتخصصين. وقد أصبحت هذه الأنظمة منتشرة على نطاق واسع في الإدارة التنظيمية تحت اسم محطات العمل الآلية (AWS). سيسمح ذلك باستخدام النظام من قبل الأشخاص الذين ليس لديهم معرفة خاصة بالبرمجة، وفي الوقت نفسه سيسمح بتكملة النظام حسب الحاجة.
أود أن أفكر في أتمتة مكان عمل الموظف باستخدام مثال Anix Trading Network LLC، الذي يبيع المنتجات الغذائية. يعتمد نجاح الشركة إلى حد كبير على الاختيار الصحيح للموظفين.
المهمة الرئيسية لأخصائي الموارد البشرية هي اختيار الموظفين. يجب على الأخصائي تقييم قدرات الشخص بشكل صحيح ومنحه منصبًا مناسبًا.
يمكن اعتبار المرحلة الأولى من عمل ضابط شؤون الموظفين تقييم موارد العمل. إذا كانت هناك مناصب مفتوحة، فأنت بحاجة إلى البدء في البحث عن بديل. يتكون البحث من عدة خطوات:
1. تقديم إعلان،
2. تعبئة النماذج،
ثم يتم تحليل الاستبيانات، وإجراء المقابلات، وبناء على البيانات التي تم الحصول عليها، يتم اتخاذ قرار التوظيف. يقوم مقدم الطلب بتزويد قسم الموارد البشرية بالوثائق (جواز السفر، INN، SNILS، كتاب العمل، كتاب الصحة، وثيقة التعليم). يتم في قسم شؤون الموظفين إنشاء بطاقة موظف شخصية، حيث يقوم ضابط شؤون الموظفين بإدخال كافة البيانات يدوياً. يتم أيضًا تقديم نموذج الطلب ونسخة من الصفحات الأولى من جواز السفر هناك. يتم إعداد عقد العمل واتفاقية المسؤولية. تبقى نسخة من عقد العمل مع الموظف، وتبقى المستندات (دفتر العمل، دفتر الصحة) في قسم شؤون الموظفين. بعد ذلك، يذهب الموظف إلى مكان العمل.
الشكل 1.- عمل أخصائي الموارد البشرية (مخطط حالة الاستخدام)
ويبين الشكل 1 عملية التوظيف.
هناك جانب آخر لعمل أخصائي الموارد البشرية: فصل الموظف. في هذه الحالة يتم إنهاء عقد العمل وإعادة المستندات (دفتر العمل، دفتر الصحة) إلى الموظف.
1.2 نظرة عامة على البرامج التناظرية
في الوقت الحالي، توجد بالفعل حلول برمجية يتلخص جوهرها في سجلات الموظفين. هذا، على سبيل المثال، مشروع برمجي لشركة البحث والإنتاج "Katharsis" - أتمتة نظام معالجة المعلومات "Labor Resources".
تجذب بعض الشركات المصنعة للبرمجيات عملائها بالخدمة والدعم المجانيين. لكن برنامج 1C: "الرواتب والموظفين" بسيط للغاية ولا يتطلب مهارة كبيرة في العمل به. لقد اكتسب البرنامج منذ فترة طويلة مصداقية في السوق. علاوة على ذلك، فإن هذا البرنامج غير مكلف نسبيا، ويمكن تثبيته في حدود 10000 روبل.
1.3 الاختصاصات
1. معلومات عامة.
1.1 الاسم الكامل للنظام ورمزه
من الضروري تطوير محطة عمل آلية لأخصائي الموارد البشرية في TS Anix LLC لأتمتة وظائف الإدارة وتدفق المستندات في قسم الموارد البشرية. الرمز – ARMC.
1.2 التواريخ المخططة لبدء ونهاية العمل على إنشاء النظام:
بدء العمل على إنشاء ARMC - 23/06/2010؛
الانتهاء من العمل على إنشاء ARMC - 15/07/2010
2. الغرض والأهداف من إنشاء النظام.
2.1 الغرض من ARMC:
مكان العمل الآلي لمسؤول الموارد البشرية هو نظام إدارة آلي وإدارة الوثائق؛ من المفترض أن يتم استخدامه لأتمتة المهام الإدارية لضابط شؤون الموظفين: التحليل والتخطيط والمحاسبة.
2.2 أهداف إنشاء ARMC:
تجميع وتخزين ومعالجة وتسليم المعلومات الموثوقة وفي الوقت المناسب؛
تقليل الوقت اللازم لمعالجة المعلومات؛
تقليل الوقت المستغرق في معالجة المعلومات (الإدخال ومعالجة المعلومات)؛
تحسين جودة مراقبة وتسجيل المعلومات المعالجة؛
تحسين كفاءة قسم الموارد البشرية
3. متطلبات النظام
3.1 متطلبات النظام ككل
3.1.1 متطلبات هيكل وتشغيل النظام
يجب أن يعمل النظام في مساحة معلوماتية واحدة، ويجب أن يدعم تقنية موحدة لمعالجة وعرض البيانات، ويجب تنفيذه على مبدأ إدخال البيانات لمرة واحدة، ويجب أن يكون استخدام النظام ضمن إطار مجموعة واحدة من الأدوات يجب أن يلتزم النظام بانفتاح هياكل تخزين المعلومات.
يتكون ARMC من الأنظمة الفرعية التالية:
النظام الفرعي لدعم المعلومات؛
النظام الفرعي للدعم اللغوي؛
النظام الفرعي للدعم الرياضي؛
النظام الفرعي للدعم القانوني؛
النظام الفرعي للدعم المنهجي؛
النظام الفرعي للدعم التنظيمي؛
النظام الفرعي للدعم الفني؛
النظام الفرعي "المحاسبة".
3.1.2. متطلبات وسائل وطرق الاتصال لتبادل المعلومات بين مكونات النظام.
لتبادل المعلومات بين مكونات النظام، يجب تنظيم شبكة محلية ذات بنية خادم العميل. وترجع هذه الحاجة إلى العوامل المهمة التالية: إمكانية المعالجة الموازية للمعلومات؛ القدرة على مشاركة البيانات والأجهزة؛ الوصول السريع إلى المعلومات؛ تحسين عملية تبادل المعلومات والتفاعل بين الموظفين.
3.1.3. متطلبات خصائص العلاقة بين النظام الذي تم إنشاؤه والأنظمة المجاورة ومتطلبات توافقه.
ينبغي استخدام بيانات APMC من قبل مسؤولي شؤون الموظفين وموظفي المحاسبة والأقسام الأخرى في شركة Tekhresurs LLC، مثل قسم التسويق والمحاسبة والمدير العام. يجب أن يتم تبادل المعلومات بين ARMC وإدارات المؤسسة عن طريق نقل المستندات ذات الصلة. وينبغي أن يتم تبادل المعلومات مع الشركاء الخارجيين (وكالات التوظيف، وتبادل العمالة، وما إلى ذلك) عبر الإنترنت.
3.1.4. متطلبات أوضاع تشغيل النظام.
يجب أن يتم استخدام APMC أثناء تشغيل المؤسسة.
3.1.5. متطلبات تشخيص النظام.
يتم إجراء التشخيص والوقاية بالمعدات التقنية مرة واحدة في الشهر.
يتم إجراء تشخيصات قاعدة البيانات مرة واحدة في الأسبوع عن طريق تحديد بعض السجلات.
يتم إجراء فحوصات سلامة البيانات حسب الضرورة.
يتم إجراء اختبار البرمجيات حسب الحاجة.
3.1.6. آفاق النظام، تحديث النظام.
يمكن أن يحدث تحديث APMC في اتجاهين: تحديث البرامج وتحديث أجهزة APMC. عند ترقية البرنامج، قد يتم إجراء تغييرات أو إضافة إضافات إلى البرامج التي تم تجميعها للعمل مع APMC (على سبيل المثال، عند تقديم مهمة جديدة)، وقد يتغير البرنامج الذي تم شراؤه أيضًا. يجب أن يتم تحديث الدعم الفني لـ ARMC من خلال اقتناء معدات تقنية جديدة أو تحديث المعدات التقنية القديمة.
3.1.7. متطلبات عدد ومؤهلات الموظفين.
3.1.7.1 متطلبات عدد مستخدمي المتحدثين.
يتم تحديد عدد أفراد ARMC وفقًا لجدول التوظيف.
3.1.7.2. متطلبات مؤهلات الموظفين وإجراءات تدريبهم والتحكم في المعرفة والمهارات.
يجب أن يكون تعليم موظفي APMC أعلى احترافيًا بالنسبة لضابط شؤون الموظفين، وبالنسبة للمستخدمين الآخرين - أقل من التخصص الثانوي، ويخضع لمعرفة الكمبيوتر على مستوى المستخدم، أي. يجب أن يكونوا قادرين على العمل مع حزم البرامج ذات الصلة، ويجب أيضًا أن يكونوا قادرين على التكيف بسهولة مع منتجات البرامج الجديدة (أي أن يكون لديهم القدرة على إعادة التدريب). يجب أن يتم التحكم في المعرفة والمهارات عند التعيين، وكذلك أثناء العمل بأمر من المدير، أو لأسباب أخرى.
4. طريقة التشغيل المطلوبة للموظفين.
ساعات العمل المطلوبة للموظفين هي دوام كامل من الساعة 9:00 إلى الساعة 18:00. يجب أن يكون الاستراحة الرئيسية ساعة واحدة. ويجب توفير فترات راحة إضافية حسب درجة التعب.
5. متطلبات موثوقية النظام.
يجب أن يكون النظام مرنًا في حالة انقطاع الأجهزة والطاقة. للتشغيل الموثوق للنظام، هناك حاجة إلى وسائل تقنية موثوقة للغاية. يعد النسخ الاحتياطي التلقائي للكتل الهامة ضروريًا أيضًا.
يجب تنظيم متطلبات الموثوقية لحالات الطوارئ التالية:
فشل المعدات التقنية لـ ARMC؛
نقص الكهرباء
فشل برنامج APMC؛
التصرفات غير الصحيحة لموظفي ARMC؛
حريق، انفجار، الخ.
يجب أن تتوافق موثوقية أجهزة وبرامج APMC مع المؤشرات المذكورة أعلاه.
6. متطلبات حماية المعلومات من الوصول غير المصرح به.
حماية المعلومات يمكن أن تكون:
برمجي (فتح المستندات للقراءة فقط، وما إلى ذلك)؛
التقنية (المفاتيح الإلكترونية)؛
تنظيمية (كلمات المرور، الأقفال، أجهزة الإنذار الداخلية).
7. متطلبات أمن المعلومات
يجب ضمان أمن المعلومات في الحالات التالية:
فشل المعدات التقنية لـ ARMC؛
الكوارث الطبيعية (الحرائق، الفيضانات، الانفجارات، الزلازل، وما إلى ذلك)؛
سرقة وسائط التخزين ومعدات النظام الأخرى؛
أخطاء في البرمجيات.
تصرفات غير صحيحة للموظفين.
لضمان سلامة المعلومات، من الضروري توفير استخدام إمدادات الطاقة غير المنقطعة لحماية البيانات من التلف في حالة انقطاع التيار الكهربائي، لتخزين البيانات بشكل موثوق، من الضروري إجراء نسخ احتياطية لقاعدة البيانات اليومية على عدة أقراص.
8. قائمة الوظائف المطلوب تشغيلها آليًا:
· الاحتفاظ بسجلات الموظفين في المحاسبة المركزية.
· توليد معلومات عن الموظف بناء على الاستبيان وبطاقته الشخصية.
· التخزين في شكل رسومي لصور الموظفين وتوقيعاتهم الشخصية وختم يشهد على وثيقة إدارة شؤون الموظفين؛
· إنشاء جداول وقت العمل.
· حساب الإجازات المرضية.
· إنشاء شهادة بناء على البيانات الشخصية - "أبناء الموظفين"؛
· إصدار شهادة "مستخرج من جدول التوظيف" بتاريخ تعسفي؛
· إنشاء نصوص أوامر للموظفين ومراقبة امتثالهم لجدول التوظيف والمعلومات المتعلقة بالإجازات.
· إنشاء نصوص الأوامر وفقا لقالب عشوائي باستخدام الكلمات الرئيسية في القوالب؛
· توليد معلومات حول العاملين في العديد من المؤسسات في قاعدة بيانات واحدة، بحيث يكون لكل مؤسسة جدول التوظيف الخاص بها، ويتم تقديم الطلبات لأي مجموعة فرعية من المؤسسات؛
· إنشاء تقارير إحصائية قابلة للتخصيص للإدارة والمتخصصين.
9. تصميم الأنظمة البرمجية.
هناك طريقتان رئيسيتان لتصميم الأنظمة البرمجية:
1) التصميم الهيكلي على أساس التحلل الخوارزمي.
2) التصميم الشيئي المبني على التحلل الشيئي.
يمكن اعتبار التحلل الخوارزمي بمثابة الفصل المعتاد للخوارزميات. يُنظر إلى التحلل الموجه للكائنات على أنه كائن له سلوكه الخاص.
الأنظمة الموجهة للكائنات أكثر مرونة. في الواقع، يؤدي تحليل الكائنات إلى تقليل المخاطر بشكل كبير عند إنشاء نظام برمجي معقد.
يساعد تحليل الكائنات على فهم نظام برمجي معقد. يتكون النهج الهيكلي من تحلل (تقسيم) النظام إلى وظائف أولية.
من أجل إظهار المهام والمهام الفرعية لمهمة حسابية معينة، يتم استخدام مخطط جانت. يوضح هذا الرسم البياني: تحليل متطلبات النظام، التصميم المنطقي، التصميم المادي، التنفيذ. الموعد النهائي: 23/06/2010 – 15/07/2010.
الشكل 2: مخطط جانت
يتكون مخطط جانت من أشرطة (أشرطة رسومية) موضوعة على مقياس زمني أفقي. كل جزء 17
يتوافق مع مهمة منفصلة أو مهمة فرعية. يتم وضع المهام والمهام الفرعية التي تشكل الخطة عموديًا. تتوافق بداية ونهاية وطول المقطع على المقياس الزمني مع بداية المهمة ونهايتها ومدتها. تُظهر بعض مخططات جانت أيضًا التبعيات بين المهام. يمكن استخدام الرسم التخطيطي لتمثيل الحالة الحالية لتقدم العمل: يتم تظليل جزء المستطيل المقابل للمهمة، مما يشير إلى النسبة المئوية لإنجاز المهمة؛ يظهر خط عمودي يتوافق مع لحظة "اليوم".
1.4 بيان المشكلة
يتعامل قسم إدارة شؤون الموظفين في Anix Trading Network LLC مع المحاسبة الشخصية للموظفين، والتي تشمل التوظيف والتقاعد. المهام الرئيسية لسجلات الموظفين هي كما يلي:
1. التخطيط للتدريب المهني للعاملين والمتخصصين (التدريب وإعادة التدريب)؛
2. التخطيط للتدريب المتقدم (التدريب وإعادة التدريب) لموظفي الإدارة.
3. التنسيب العقلاني للموظفين وفقًا لمستوى مؤهلاتهم؛
4. اعتماد وترشيد الوظائف.
5. المحاسبة وإعداد التقارير الإحصائية والتشغيلية؛
6. تحليل حركة الأفراد.
7. تحليل التكوين النوعي للموظفين.
8. الحفاظ على الأرشيف.
يحتفظ قسم إدارة شؤون الموظفين بسجلات للموظفين وحركة الأفراد وتدريب الموظفين وإعادة تدريبهم. وتشمل وظائف القسم أيضًا إعداد التوصيف الوظيفي وإنشاء التقارير ومعالجة الاستبيانات. يُطلب من قسم الموارد البشرية أيضًا مراقبة انضباط العمل، فضلاً عن التقدم الوظيفي للموظفين.
يقوم قسم الموارد البشرية، إلى جانب حساب عدد الجزء النشط من موارد العمل في الشركة، بحساب عدد موظفي الإدارة. بناءً على المؤشرات المقدمة للعدد المخطط له، تخطط خدمة موظفي الشركة لتوظيف وفصل الموظفين، وكذلك توزيع وتنظيم العمال والموظفين المعينين حسب أماكن العمل. في عملية تصنيع المنتجات، يتلقى العمال المهام المخططة، ويتم تسجيل النتائج الفعلية إما في المستندات الورقية أو على وسائط الكمبيوتر ونقلها إلى قسم المحاسبة. تقوم المحاسبة بدورها بمعالجة المعلومات الواردة وحساب المؤشرات لتقييم نشاط العمل من الناحية النقدية. قبل بدء التسويات، يقوم قسم الموارد البشرية بإبلاغ قسم المحاسبة بالتغييرات الحالية فيما يتعلق بالموظفين الأفراد (بيانات عن وقت العمل الضائع بسبب الإعاقة المؤقتة، وحركة الموظفين الداخلية والخارجية، وانتهاكات انضباط العمل، وما إلى ذلك). يتم نقل المؤشرات الفردية من هذا النوع إلى قسم شؤون الموظفين الذي يستخدمها لاحقًا في حل مشكلاته.
واستنادا إلى البيانات المتاحة، يمكن إنشاء عدد من التقارير. تقرير القوى العاملة. يمكن إنشاؤه لتاريخ محدد ولموظف معين. يتم ملء جميع هذه التقارير والمستندات بواسطة Anix Trading Network LLC في برنامج 1C للرواتب والموظفين.
1.5 طريقة التطوير
بمساعدة جهاز كمبيوتر، تتم أتمتة سجلات الموظفين في مؤسسة البيع بالجملة LLC TS Anix. يضمن تنفيذ إحدى وظائف معالجة المعلومات: معالجة النصوص؛ تراكم البيانات وتخزينها وإدارتها ومعالجتها؛ المعالجة الرسومية والمعالجة الإحصائية ودعم الاتصالات. كما يوفر معالجة البيانات ونقلها في شبكات الكمبيوتر المحلية والموزعة.
يظهر برنامج محطة عمل موظف شؤون الموظفين للمستخدم في شكل مكونين: برنامج محاسبة (تحليل) الموارد البشرية الموجه نحو حل المشكلات والبرنامج الأساسي (على مستوى النظام)، المكيف مع متطلبات المستخدمين المحترفين المحددين لكل محطة عمل. ينقسم دعم المعلومات (IS) لمحطة عمل ضابط شؤون الموظفين إلى خارج الجهاز وداخل الجهاز. تتضمن المعلومات خارج الآلة مصنفات المحاسبة والمعلومات الفنية والاقتصادية، ومجموعة من المستندات المحاسبية الأولية الموحدة. من ميزات محطة عمل موظف IO HR خارج الآلة أنه يمكن تلقي البيانات المتعلقة بالمعاملات التجارية من أقسام المؤسسة ومن محطات العمل الأخرى في شكل وثائقي وفي شكل نظائرها من المستندات على الوسائط المغناطيسية، كما يتم نقلها عبر قنوات الاتصال في الشبكات المحلية.
المعلومات الموجودة في الآلة هي قاعدة بيانات مركزية واحدة، ممثلة بمجموعة من البيانات المنظمة والمخزنة على وسائط مغناطيسية في شكل ملفات معلومات وقواعد بيانات. المكون الرئيسي لها هو صندوق معلومات البيانات المحاسبية، والذي يتضمن المرجع المعياري والمعلومات الدائمة المشروطة والبيانات من فترات الإبلاغ السابقة والبيانات المحاسبية الحالية. بالإضافة إلى ذلك، قد تتضمن قاعدة المعلومات قاعدة بيانات للمواد التعليمية والمنهجية وغيرها من المواد اللازمة لضابط شؤون الموظفين عند العمل.
من خلال أتمتة عملية معالجة المعلومات، وتعزيز التخزين الفعال والآمن والوصول إلى المعلومات.
الغرض الرئيسي من نظام معالجة المعلومات الاقتصادية الآلي في هذه الحالة هو زيادة كفاءة أداء الوظائف الأساسية لضابط شؤون الموظفين، حيث يرتبط عمله بتدفق كبير جدًا للمستندات والمعلومات. بالإضافة إلى ذلك، تم تصميم أتمتة سجلات الموظفين لتحسين كفاءة صنع القرار وزيادة إنتاجية العمل. ومن خلال أتمتة عملية معالجة المعلومات، يمكن تسهيل تخزين المعلومات والوصول إليها بكفاءة وأمان.
الهدف من الأتمتة هو إنشاء شبكة معلومات موحدة تتيح لك تخزين معلومات سجلات الموظفين ومعالجتها وتحليلها واستخدامها بشكل فعال. يكون التوظيف مصحوبًا بتنفيذ عقد العمل، وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي.
يتم تحرير عقد العمل من نسختين، يتم تسليم إحداهما للموظف، والثانية يتم إيداعها في ملف الموظفين في قسم شؤون الموظفين.
يتضمن سجل الموظف القياسي الإعدادات اللازمة التي تعمل على أتمتة عملية تغييرات الموظفين بشكل كامل.
من الممكن عرض تاريخ التفاصيل الدورية لعنصر الدليل (الموظف)، والحصول على معلومات عن موظف محدد أو عن جميع موظفي الشركة، وإعداد سجلات الموظفين، وكذلك إنشاء عدد من نماذج المحاسبة الضريبية للموظف دخل.
تعمل أتمتة إدارة تغيير الموظفين في شركة TS Anix LLC على زيادة كفاءتها وتسهيل عمل ضابط شؤون الموظفين.
جزء لا يتجزأ من عملية تطوير نظام معلومات معقد هو حل القضايا الرئيسية مثل اختيار تكوين أجهزة الكمبيوتر وتحديد خصائصها.
معايير اختيار الوسائل التقنية هي:
موثوقية تشغيل النظام؛
الاكتمال الوظيفي للنظام؛
أداء؛
تقليل تكاليف تكلفة: الأجهزة، وأنظمة التطبيقات، وصيانة النظام، وتطوير النظام.
1C "الراتب والموظفين" هو نظام عالمي لأتمتة سجلات الموظفين. يمكن أن يدعم أنظمة المحاسبة المختلفة، ومنهجيات المحاسبة المختلفة، ويمكن استخدامه في المؤسسات ذات أنواع مختلفة من الأنشطة.
تم تصميم التكوين القياسي لأتمتة المحاسبة في المنظمات ذاتية الدعم في الاتحاد الروسي.
يتضمن التكوين النموذجي ما يلي:
مخطط حسابات يحتوي على الإعدادات القياسية للمحاسبة التحليلية والعملة والكمية؛
دليل العملات المستخدمة في محاسبة العملات؛
مجموعة من الكتب المرجعية للحفاظ على قوائم كائنات المحاسبة التحليلية؛
مجموعة من التعدادات لتنظيم المحاسبة التحليلية مع مجموعة منظمة من القيم.
مجموعة من المستندات المخصصة لإدخال المستندات الأولية وتخزينها وطباعتها ولإنشاء المعاملات المحاسبية تلقائيًا. يتم عرض الوثائق الرئيسية في الشكلين 3 و4. وهي أمر التوظيف وأمر الفصل.
الشكل 3 ترتيب التوظيف.
الشكل 4 أمر الفصل.
مجموعة من الثوابت المستخدمة لتكوين معلمات المحاسبة العامة لمؤسسة معينة.
مجموعة من التقارير القياسية التي تتيح لك الحصول على البيانات المحاسبية في مختلف الأقسام لأي حسابات وأي كائنات تحليلية.
تقارير متخصصة عن أقسام محددة من المحاسبة.
مجموعة من التقارير المنظمة (الضريبية والمحاسبية و
الخ) وآلية تحديثها.
أوضاع خاصة لمعالجة المستندات والعمليات التي تؤدي وظائف الخدمة.
يتم تنفيذ مخطط الحسابات وإعداد المحاسبة التحليلية في المعيار
تكوينات لجميع أقسام المحاسبة تقريبا.
تم تصميم مجموعة من المستندات التي تعمل على أتمتة إدخال المعاملات للحفاظ على أقسام المحاسبة المهمة:
المحاسبة عن التأمينات الاجتماعية ومدفوعات الضمان
المحاسبة عن التسويات مع الأشخاص المسؤولين
المحاسبة عن التسويات مع الموظفين للعمليات الأخرى
المحاسبة عن التسويات على المبالغ المودعة
المحاسبة للإيرادات القادمة على أساس النقص الذي تم تحديده في السنوات السابقة
- احتساب الفرق بين المبلغ المطلوب استرداده من المذنبين والقيمة الدفترية للنقص في الأشياء الثمينة.
1.6 مبررات حل التصميم
في النظام المصمم، سيتم تنفيذ المهام التي سيتم حلها بواسطة وحدة البرنامج المقابلة، وسيكون لكل منها القدرة على تنفيذ عدد من العمليات، مثل تحديث المعلومات، والبحث عن البيانات، وإنشاء التقارير. سيتم تنفيذ عمليات ملء البيانات وضبطها والبحث عنها بنفس الطريقة في جميع الوحدات. عند إضافة البيانات وتحريرها، سيتم تطبيق التحكم على صحة إدخال المستخدم للمعلومات، من خلال مقارنتها بالنوع المطلوب، ونطاق التغييرات في القيم المحتملة، وقناع الإدخال، وما إلى ذلك.
لإضافة البيانات وتحريرها، سيتم استخدام نماذج الشاشة مع جميع حقول الإدخال الضرورية، بالإضافة إلى التوضيحات وعناصر التحكم (على سبيل المثال، الأزرار) المصممة لإنشاء إجراءات التحكم (حفظ وإلغاء التغييرات) والتنقل (النقل) عبر قاعدة البيانات . لضمان البحث عن البيانات، سيتم أيضًا استخدام نماذج الشاشة التي تسمح لك بتعيين قيم مختلفة (نطاقات من القيم) للمعلومات محل الاهتمام، مع التحكم في مقبولية قيم شروط البحث. يمكن إجراء البحث عن المعلومات عن طريق الحقول الفردية للجداول وعن طريق مجموعة من الحقول، للمطابقة الجزئية أو الكاملة لشروط البحث، دون مراعاة حالة الحروف لراحة المستخدم؛ للحقول الرقمية وحقول "التاريخ" النوع، سيكون من الممكن تحديد نطاقات لتغيير القيم وما إلى ذلك. تفترض كل وحدة من وحدات برامج النظام وجود جميع نماذج التقارير اللازمة لإنشاء وطباعة المستندات بالنموذج المحدد. يتم إنشاء جميع التقارير تلقائيًا باستخدام عينات المعلومات من قاعدة البيانات.
مصدر المعلومات التشغيلية لتنفيذ حل المهام المعينة هو المعلومات العامة وحسابات الرواتب والضرائب والخصومات والبيانات الأولية وما إلى ذلك.
تتغير هذه البيانات باستمرار وتحتوي على كمية كبيرة من المعلومات المعالجة. يتم إدخال البيانات إلى النظام باستخدام نماذج خاصة وتخزينها في قاعدة البيانات على شكل جداول.
يتم أيضًا تخزين المعلومات الثابتة في شكل جداول وتنفيذها باستخدام أدلة خاصة. لا تتغير هذه البيانات عمليًا، حيث تتم إضافة بيانات جديدة أو تحرير البيانات القديمة وحذفها إذا لزم الأمر. وهذا الدليل في هذا النظام هو: دليل الموظف.
يتم استخدام الدليل لتخزين معلومات حول الموظفين، والإشارة إلى أفراد محددين كتفاصيل لكائنات التكوين الأخرى، وكذلك عند حساب كشوف المرتبات.
سيتم استخدام الطلبات لعرض المعلومات النهائية. سيتم إنشاء الطلبات اعتمادًا على المعلمات المحددة.
ستكون الأوامر الرئيسية هي: أمر التوظيف، أمر تغيير الموظفين، أمر الفصل، أمر تغيير الرواتب.
يقوم أمر التوظيف بتسجيل موظف جديد في قاعدة البيانات.
يؤدي أمر تغييرات الموظفين إلى تغيير قيم التفاصيل الدورية للموظف في التكوين القياسي.
أمر الفصل - تشكيل أمر الفصل.
أمر تغيير الراتب يغير رواتب جميع الموظفين أو مجموعة منهم.
التقرير الخاص بجميع الموظفين يتيح لك الحصول على تقرير لجميع الموظفين، حيث يشير إلى الرقم الوظيفي للموظف، الاسم الكامل، القسم، الراتب، عدد المعالين، إلخ. يتم إنشاء التقرير اعتبارًا من (تاريخ العمل) الحالي.
1. حساب الزيادة في موارد العمل.
بناءً على عقد العمل، يتم إدخال البيانات إلى الكمبيوتر. تشير المعلومات العامة إلى: رقم تعريف دافع الضرائب، المنصب، القسم، طبيعة العمل. يتم أيضًا وضع مربعات الاختيار التالية: قم بتضمين الاستحقاقات في القاعدة الضريبية للمساهمات في صندوق التأمين الاجتماعي من دائرة الضرائب الوطنية وصندوق المعاشات التقاعدية، الموظف معاق، الموظف مقيم ضريبيًا.
هذه البيانات ضرورية للحفاظ على السجلات وإنشاء أوامر مختلفة. تتم إضافتها عندما يصبح الموظفون الجدد متاحين. يجب على المستخدم توخي الحذر عند إدخال المستندات
إذا تم تعيين موظف من قبل منظمة معينة ليس من بداية العام، ففي علامة التبويب البيانات الأولية، تتم الإشارة إلى البيانات من مكان العمل السابق وفقًا للشهادة المقدمة: إجمالي الدخل من بداية العام.
في علامة التبويب "أخرى"، أدخل بيانات وثيقة هوية الموظف: السلسلة والرقم، تفاصيل الجهة التي أصدرت الوثيقة، وتاريخ الإصدار.
يتم استخدام بيانات الموظف هذه عند إصدار المستندات الأولية،
على سبيل المثال، الإيصالات النقدية، وكذلك عند ملء المعلومات حول
الأفراد في الإقرارات الضريبية إذا كان الفرد
الشخص مفقود أو لم يتم تحديد رقم التعريف الضريبي (TIN).
يمكنك التحقق من المعلومات من خلال مقارنة البيانات من الأرشيف وبيانات الكمبيوتر، وإذا كانت هذه البيانات غير متطابقة، فسيكون من الضروري رفع المستند الأصلي.
2. محاسبة الأجور والاستقطاعات.
في علامة التبويب "استحقاق الراتب"، تقوم بإدخال بيانات حساب راتب الموظف وخصم ضريبة الدخل: الراتب الشهري، نسبة العلاوة الشمالية، حساب تخصيص تكاليف الرواتب. عند حساب ضريبة الدخل على أساس الدخل الإجمالي للفرد وفقا للتشريعات الحالية، يمكن لصاحب العمل (وكيل الضرائب) إجراء خصومات قياسية. تتضمن مجموعة تفاصيل "الحق في الاستقطاعات" نوع الخصم وعدد الأطفال ومبلغ الخصم لكل طفل (300 روبل أو 600 روبل)
تحتوي التفاصيل "رصيد ضريبة الدخل الشخصي في بداية العام الحالي" على مبلغ ضريبة الدخل الشخصي لموظف معين في بداية العام.
في علامة التبويب "الضرائب والخصومات"، أدخل البيانات اللازمة لحساب ضريبة الدخل الشخصي والاستقطاعات على الأموال من خارج الميزانية: رصيد ضريبة الدخل الشخصي في بداية العام الحالي، نوع الخصم لكل موظف، عدد الأبناء، طبيعة العمل (بموجب عقد عمل أو بموجب عقد مدني - طبيعة قانونية)، يشمل الاستحقاقات في القاعدة الضريبية للمساهمات في صندوق التأمين الاجتماعي من NS وPZ، سواء كان الموظف معاقًا.
3. فصل الموظفين.
في وثيقة "أمر الفصل"، في نموذج الإدخال، تحتاج إلى الإشارة إلى رقم وتاريخ الأمر وتاريخ الفصل واختيار الموظف الذي سيتم فصله.
عند نشر مستند، يتم إدخال تاريخ الفصل في سمة "تاريخ الفصل" للموظف المحدد في دليل "الموظفين".
الشكل 5. مخطط سياق عمل المستودع
يوضح الشكل 5 تفاعل النظام مع البيئة، موصوفًا بالمصطلحات الضرورية للتشغيل الطبيعي للمستودع:
يتضمن عمل قسم الموارد البشرية العمل مع موظفي الشركة. الموظف هو كائن لا تستطيع المؤسسة الاستغناء عنه والذي يعمل قسم الموارد البشرية من أجله في الواقع. يقوم الموظف ومعه المستندات المطلوبة بتعبئة النموذج والتواصل مع قسم الموارد البشرية للتواصل مع أخصائي الموارد البشرية.
التشريعات والتعليمات الحالية تحكم علاقات العمل.
عند العمل مع الموظفين، يتم تنفيذ الوظيفة الأكثر أهمية بواسطة أخصائي الموارد البشرية. تؤدي موارد المعلومات وظيفة مباشرة (توفير معلومات حول الموظف، وما إلى ذلك). من المستحيل حاليًا تخيل أي مؤسسة عاملة بدون موارد مادية (المعدات والمواد الاستهلاكية).
تشير معلومات الإدخال إلى جميع المعلومات الضرورية لحل مشكلة ما والموجودة على الوسائط المختلفة: المستندات الأساسية، ووسائط الآلة، وفي ذاكرة الكمبيوتر الشخصي.
تعتمد كفاءة وفعالية إدارة موارد العمل على التنظيم العقلاني لمعلومات مدخلات المؤسسة وطرق جمع وتسجيل ونقل وتخزين ومعالجة المعلومات وتكوينها واستلامها في الوقت المناسب.
المعلومات المدخلة للنظام الآلي التي تم تطويرها في مهمة الحساب هي:
لتعكس المعاملات المتعلقة بالتوظيف - الاستبيانات وعقود العمل التي يتم ملئها يدوياً (النموذج موجود في المرفق).
لتعكس العمل مع موظفي الشركة: طلب الإجازة، مذكرة توضيحية.
لتعكس المعاملات المتعلقة بالفصل: خطاب الاستقالة.
يتم إدخال جميع البيانات إلى جهاز الكمبيوتر باستخدام برنامج 1C خاص "الرواتب والموظفين". باستخدام هذه النماذج، يكون من السهل إدخال المعلومات، ويتيح لك النموذج ببساطة تحديد العنصر المطلوب من القائمة المقترحة، مما يسمح لك بالحفاظ على سلامة البيانات.
تسمح لك معلومات الإدخال هذه بإنشاء جدول "الموظفين" النهائي. بالإضافة إلى البيانات المدخلة، يحتوي النظام المصمم أيضًا على بيانات دائمة يتم تخزينها وإدخالها في أدلة النظام.
1.7 بنية IS
محاسبة المستودعات في 1C: الرواتب والموظفين لديها بنية خادم العميل. خادم العميل هو بنية حوسبة أو شبكة يتم فيها توزيع المهام أو حمل الشبكة بين موفري الخدمة، الذين يطلق عليهم الخوادم، وعملاء الخدمة، الذين يطلق عليهم العملاء. في كثير من الأحيان، يتواصل العملاء والخوادم عبر شبكة كمبيوتر ويمكن أن تكون إما أجهزة أو برامج مادية مختلفة. في شركة TS Anix LLC، الشخصية الرئيسية هي الخادم، والعملاء هم أجهزة الكمبيوتر الشخصية لموظفي القسم.
الشكل 6. هيكل قسم الموارد البشرية في TS Anix (مخطط النشر)
2. جزء التصميم
2.1 دعم المعلومات
تعرض قاعدة البيانات معلومات حول مجال موضوع معين (البرمجيات). البرمجيات جزء من العالم الحقيقي.
نموذج المعلومات (IM) الخاص بمجال الموضوع هو وصف لمجال الموضوع، تم إجراؤه دون التركيز على البرامج والأجهزة المستخدمة في المستقبل. يحتوي على معلومات أساسية حول مجال الموضوع. تسمى مرحلة إنشاء الرسائل الفورية بالتصميم المعلوماتي.
متطلبات نموذج المعلومات:
العرض المناسب (يجب أن تتمتع لغة تمثيل الرسائل الفورية بقدرات تعبيرية كافية)
الاتساق (لا ينبغي السماح بالتفسير الغامض للنموذج)
قابلة للتوسيع بسهولة (السماح بإدخال بيانات جديدة دون تغيير البيانات المحددة مسبقًا)
لغة مرنة (يجب أن تكون اللغة قابلة للتطبيق على كل من التصميم اليدوي والتصميم بمساعدة الكمبيوتر)
واضح لجميع المستخدمين
الهدف من نمذجة المعلومات هو إنشاء تمثيل دقيق وكامل للعالم الحقيقي، والذي يستخدم لاحقًا كمصدر للمعلومات لبناء قاعدة بيانات.
لحل المشاكل التي تم النظر فيها في مهمة الحساب هذه، تم تطوير نموذج معلوماتي معروض في الشكل.
الشكل 7. مخطط التحلل IDEF0. أنشطة المستودعات
تنقسم العملية الكاملة لنشاط المستودع إلى:
· التوظيف (تعيين الموظف وإرساله إلى مكان عمله)
في هذه المرحلة تتم معالجة المستندات المطلوبة واستمارة طلب الموظف. يتم إدخال البيانات في الأرشيف وبالتوازي في قاعدة بيانات على جهاز الكمبيوتر. يتم إحاطة الموظف، وبعد ذلك يتم إرساله إلى مكان العمل.
· فصل الموظف
تعني هذه المرحلة عدم عودة الموظف إلى العمل بسبب الفصل. يقوم الموظف المغادر بجمع وثائقه من قسم الموارد البشرية.
· مكان العمل (تنفيذ قدرات الموظفين). تخضع لمزيد من التحلل.
يعرض هذا النموذج اتصالات المعلومات وتدفقات المعلومات التي تسمح بحل مهام أتمتة محاسبة عمليات المستودعات والمبيعات.
2.2 البرمجيات
يتضمن النظام الفرعي "البرامج" مجموعة من برامج الكمبيوتر والأوصاف والتعليمات الخاصة باستخدامها على جهاز الكمبيوتر. تنقسم البرمجيات إلى مجمعين: عام (أنظمة التشغيل، وأغلفة التشغيل، والمترجمين، والمترجمين الفوريين، وبيئات البرمجيات لتطوير برامج التطبيقات، ونظام إدارة قواعد البيانات، وبرامج الشبكة، وما إلى ذلك) والخاص (مجموعة من برامج التطبيقات التي تم تطويرها لمهام محددة ضمن الأنظمة الفرعية الوظيفية، وحالات الاختبار).
الشكل 8 البرنامج 1C: التجارة والمستودعات
يعد برنامج 1C للتجارة والمستودعات حاليًا أحد أشهر برامج الموارد البشرية. يمكن أن يدعم أنظمة المحاسبة المختلفة، ومنهجيات المحاسبة المختلفة، ويمكن استخدامه في المؤسسات ذات أنواع مختلفة من الأنشطة.
في النظام، يتم تحديد (تكوين) الميزات الرئيسية للمحاسبة في تكوين النظام. وتشمل هذه الخصائص الأساسية لمخطط الحسابات، وأنواع المحاسبة التحليلية، وتكوين وهيكل الكتب المرجعية، والوثائق، والتقارير، وما إلى ذلك المستخدمة.
لكي يكون مكان العمل الآلي المُصمم فعالاً، من الضروري الالتزام بالمبادئ التالية لإنشاء النظام:
المنهجية
المرونة
الاستدامة
كفاءة
وفقًا لمبدأ المنهجية، يجب اعتبار أماكن العمل الآلية بمثابة أنظمة يتم تحديد هيكلها حسب الغرض الوظيفي منها.
مبدأ المرونة يعني قدرة النظام على التكيف مع إعادة الهيكلة المحتملة، وذلك بفضل نمطية بناء جميع الأنظمة الفرعية وتوحيد عناصرها.
مبدأ الاستدامة هو أن نظام العمل الآلي يجب أن يؤدي الوظائف الأساسية بغض النظر عن تأثير العوامل المزعجة الداخلية والخارجية عليه. وهذا يعني أنه يجب حل المشكلات في أجزائه الفردية بسهولة، ويجب استعادة وظائف النظام بسرعة.
ينبغي اعتبار فعالية أماكن العمل الآلية مؤشرًا أساسيًا لمستوى تنفيذ المبادئ المذكورة أعلاه، فيما يتعلق بتكاليف إنشاء النظام وتشغيله.
يمكن أن يعطي عمل مكان العمل الآلي التأثير المطلوب، بشرط أن يتم توزيع الوظائف والأحمال بشكل صحيح بين البشر وأدوات معالجة المعلومات الآلية، والتي يكون الكمبيوتر جوهرها.
2.3 الدعم التكنولوجي
2. يشمل تنفيذ العملية التكنولوجية العمل على محاسبة الزيادة في موارد العمل، ومحاسبة الأجور والخصومات، وفصل الموظفين، وإصدار الأوامر بناءً على الاستفسارات ذات الصلة لقواعد البيانات.
يحتوي برنامج حل هذه المشكلات لجميع الأعمال على مدخل واحد يتم تنفيذه بواسطة مكون التحكم. يبدأ العمل مع البرنامج بعرض نافذة المعلومات وتفعيل نظام القائمة.
ستتضمن العملية التكنولوجية لجمع المعلومات إدخال المعلومات من المستندات الأولية إلى قواعد البيانات، ومراقبة مدى قبول القيم، وضمان إدخال البيانات عن طريق الاختيار من القائمة.
خاتمة
في هذه المهمة الحسابية، قمت بفحص محطة عمل آلية لأخصائي موارد بشرية.
سيؤدي إنشاء مكان عمل آلي للموارد البشرية في الشركة إلى تقليل الوقت اللازم لمعالجة المعلومات؛ سيكون هناك انخفاض في تكاليف معالجة المعلومات؛ سيتم تقليل الوقت المستغرق في البحث عن المعلومات الضرورية؛ سيتم تحسين جودة مراقبة وتسجيل المعلومات المعالجة؛ ستزداد كفاءة ليس فقط مدير الموارد البشرية، ولكن أيضًا الإدارات الأخرى في الشركة.
قائمة الأدب المستخدم
1. بالدين ك.ف.، أوتكين ف.ب. نظم المعلومات في الاقتصاد: كتاب مدرسي - الطبعة الخامسة - م: شركة النشر والتجارة "داشكوف آند ك"، 2008 - 398 ص - ISBN 978-5-91131-6587
2. فيندروف أ.م. تصميم البرمجيات لنظم المعلومات الاقتصادية: كتاب مدرسي. – الطبعة الثانية، المنقحة. وإضافي – م: المالية والإحصاء، 2006. – 544 ص: مريض. – ردمك 5-279-02937-8
3. ماكلاكوف، إس. BPwin وERwin: أدوات الحالة لتطوير نظم المعلومات. - م: ديالوغ ميفي، 2006. - 256 ص، - ISBN 5-9444-1070-1
5. Ryazantseva N. A.، Ryazantsev D. N. R99T 1C: Enterprise. التجارة والمستودعات. أسرار العمل. - سانت بطرسبرغ: BHV-بطرسبرغ، 2003. - 368 ص: مريض. ردمك 5-94157-193-3
مقدمة 3
الفصل الأول. تجهيز أماكن عمل موظفي خدمة موظفي المؤسسات الحكومية 7
1.1. 7- تنظيم عمل موظفي خدمة الموظفين
1.2. تجهيز مكان عمل موظف خدمة شؤون الموظفين 11
1.3. معايير العمل لموظفي خدمات شؤون الموظفين 14
الفصل الثاني. دراسة تنظيم وتجهيز أماكن العمل لموظفي خدمة الموظفين في مؤسسة موسكو الحكومية الوحدوية "موسفودوكانال" 18
2.1. الخصائص الاجتماعية والاقتصادية للمؤسسة 18
2.2. تحليل أنشطة خدمة شؤون الموظفين 19
2.3. تجهيز أماكن العمل لموظفي قسم الموارد البشرية في MGUP Mosvodokanal 24
الاستنتاج 41
المراجع: 43
مقدمة
أهمية الموضوع.
حاليًا، يعتمد مستوى إدارة الموارد البشرية، وبالتالي فعالية الأنشطة التجارية لمنظمة من أي نوع من الملكية والشكل القانوني، وكذلك إدارتها الاجتماعية، إلى حد كبير على عمل خدمة شؤون الموظفين، التي تؤدي الوظائف التقليدية ، وخدمة إدارة شؤون الموظفين مع نطاق أوسع من المسؤوليات.
يتم تحديد فعالية إدارة شؤون الموظفين من خلال نتائج عمل ضباط شؤون الموظفين، والتي لها خصوصية معينة في المحتوى (التواصل مع الأشخاص أثناء المقابلات والمقابلات والتوظيف وتقييم الأعمال والصفات المهنية؛ وحل حالات الصراع، وما إلى ذلك) و الطبيعة (تنظيمية وتعليمية وإبداعية وتتطلب المعرفة في العديد من مجالات الاقتصاد وعلم الاجتماع والقانون وما إلى ذلك). والنتيجة النهائية للعمل هي اتخاذ قرارات لا يتم تقييمها كميًا، بل نوعيًا، اعتمادًا على تأثيرها على تحقيق أهداف التنمية الاقتصادية والاجتماعية للمنظمة.
في الوقت نفسه، فإن ممارسة استخدام عمل موظفي خدمات شؤون الموظفين من حيث المؤهلات والأرقام وما إلى ذلك، وكذلك تنظيمها وتنظيمها، لا تلبي متطلبات إدارة شؤون الموظفين الحديثة.
أدى التعقيد المتزايد للإنتاج الحديث وإعادة هيكلة الإدارة الاقتصادية إلى زيادة كبيرة في كمية المعلومات في مجال إدارة شؤون الموظفين. حجم الوثائق الرسمية يتزايد كل عام. إن إدخال معالجة المستندات الآلية في عدد من أقسام شؤون الموظفين في المؤسسات والجمعيات الكبيرة لم يقلل من عدد الموظفين، بل على العكس من ذلك، أدى إلى زيادة في عدد الموظفين المرتبطين بالعمل المكتبي. ولكن بما أن الزيادة البسيطة في عدد موظفي الإدارة لا تؤدي إلى تأثير إيجابي، فإن هناك حاجة إلى بذل جهود كبيرة لحل المشكلات التنظيمية لإدارة مكاتب خدمات شؤون الموظفين.
تعتمد فعالية عملية إدارة الموارد البشرية بأكملها على التنظيم الصحيح والأتمتة الأكثر اكتمالاً لعمليات معالجة المستندات. تشغل خدمات التوثيق معظم الوقت: المراجعة الأولية والمحاسبة والتخزين والتحكم في تنفيذ المستندات والأوامر المختلفة وما إلى ذلك.
يتضمن تنظيم العمل المكتبي لخدمات شؤون الموظفين حل عدد من المشكلات:
أولا، هيكل تنظيمي واضح لعمل إدارات شؤون الموظفين واختيار الشكل الأكثر عقلانية لتنظيم العمل مع الوثائق؛
ثانيا، التحديد الصحيح للوظائف بين فناني الأداء الفرديين والإدارات وفقا لمؤهلاتهم، وإدخال الأساليب الحديثة لحفظ السجلات. ويتم حل هذه المشكلة من خلال تطوير وتنفيذ اللوائح والمعايير والوصف الوظيفي. يجب إيلاء اهتمام خاص للصحيح
تطوير الأوصاف الوظيفية للمفتشين والمشرفين على خدمات شؤون الموظفين؛
ثالثا، التوحيد الصحيح للعمل لموظفي خدمات شؤون الموظفين. وهو مصمم لضمان عبء العمل الطبيعي للعمال خلال يوم العمل والأسبوع والشهر والسنة مع كثافة العمل العادية في كل مكان عمل، وكذلك المساعدة في تقييم عمل كل موظف؛
رابعا، التحسين المستمر لمؤهلات وثقافة عمل موظفي خدمات شؤون الموظفين. تنظيم هذه العملية هو المسؤولية المباشرة لمدير الموارد البشرية. يتم تنفيذه من خلال إنشاء دورات وندوات مباشرة في الإنتاج، مع أو بدون انقطاع عن العمل، وإرسال العمال إلى دورات تدريبية متقدمة في المعاهد والجامعات والمنظمات الأخرى، وكذلك من خلال تنظيم التدريب الداخلي، بما في ذلك في الشركات الأجنبية والمنظمات. ;
خامسا، التنظيم العقلاني لأماكن العمل وتوفير ظروف العمل الملائمة. يجب تنظيم مكان العمل لكل موظف في قسم الموارد البشرية بشكل صحيح بحيث يتم توجيه الجهود العقلية والجسدية للمتخصص نحو أداء المهام الوظيفية، وليس للتغلب على متاعب العمل.
تُفهم ظروف العمل المواتية على أنها مجموعة من العوامل الموجودة في بيئة العمل والتي لها تأثير إيجابي على صحة الإنسان وأدائه أثناء عملية العمل. هذه العوامل هي الظروف الصحية والصحية (الإضاءة المناسبة، أقصى قدر من الصمت، درجة الحرارة المثلى، الرطوبة)؛ مجموعة مناسبة من الأثاث والمعدات المكتبية لأماكن العمل (مكاتب، وخزائن مكتبية، وطاولات كونسول لأجهزة الكمبيوتر، وكراسي قابلة للرفع والدوران، ورفوف لتخزين خزائن الملفات، وخزائن ملفات سطح المكتب، ومجموعة من اللوازم المكتبية، والهواتف، ودباسات المستندات، والمراسلات الصواني، الخ.).
الغرض من هذه الدورة هو دراسة معدات أماكن العمل لموظفي خدمة الموظفين في مؤسسة الدولة MGUP Mosvodokanal.
كجزء من عمل الدورة، سيتم حل المهام التالية:
- تمت دراسة آليات تنظيم العمل لموظفي خدمة شؤون الموظفين؛
- تم النظر في متطلبات تجهيز أماكن عمل موظفي خدمة الموظفين؛
- تم إجراء تحليل لأنشطة خدمة الموظفين في مؤسسة موسكو الحكومية الوحدوية "موسفودوكانال"؛
- تم إجراء دراسة حول تجهيز أماكن العمل لموظفي مؤسسة موسكو الحكومية الوحدوية "موسفودوكانال".
الهدف من الدراسة هو مؤسسة موسكو الحكومية الوحدوية "موسفودوكانال".
موضوع الدراسة هو مبادئ تجهيز أماكن العمل لموظفي الموارد البشرية.
من الناحية الهيكلية، يتكون عمل الدورة من مقدمة وفصلين وخاتمة وقائمة المراجع.
الفصل الأول. تجهيز أماكن عمل موظفي خدمة موظفي المؤسسات الحكومية
1.1. تنظيم عمل موظفي خدمة الموظفين
لحل مشكلة تحسين تنظيم عمل موظفي خدمة الموظفين، يُنصح باستخدام الخبرة المحلية كتوصيات، أي التطورات النظرية والمنهجية في التنظيم العلمي للعمل.
تم اعتماد الاتجاهات الرئيسية للتنظيم العلمي للعمل (NOT) في مؤتمر عموم الاتحاد حول تنظيم العمل (26-29 يونيو 1967):
تطوير وتنفيذ الأشكال العقلانية لتقسيم وتعاون العمل؛
تحسين تنظيم وصيانة أماكن العمل؛
تصميم وتنفيذ الأساليب والتقنيات العقلانية لأداء عمليات العمل؛
خلق ظروف عمل مواتية؛
تطبيق الأشكال والأنظمة التقدمية للحوافز والأجور؛
تحسين معايير العمل، الخ.
بعد ذلك، تم استكمال مجالات العمل هذه المتعلقة بتنظيم عمل العمال من مختلف الفئات وتبريرها من خلال التطورات العلمية والنظرية ذات الصلة والأحكام المنهجية.
يتميز موظفو خدمة الموظفين بتقسيم التأهيل الوظيفي والتكنولوجي والمهني والتعاون في العمل.
يرتبط التقسيم الوظيفي والتعاون في العمل ارتباطًا وثيقًا بهيكل المؤسسة (المنظمة)، وإنشاء أقسام وخدمات تركز على أداء وظائف معينة لإدارة موارد العمل، على سبيل المثال، إنشاء خدمة إدارة شؤون الموظفين جنبًا إلى جنب مع الموارد البشرية قسم.
يجب أن ينعكس التحديد الواضح للمهام والوظائف وأشكال عمل الخدمات المختلفة في اللوائح الخاصة بهذه الوحدة الهيكلية للمؤسسة (المنظمة).
يعتمد التقسيم الوظيفي والتعاون بين موظفي خدمة شؤون الموظفين على المسؤوليات الوظيفية التي يحددها جدول التوظيف والهيكل التنظيمي لخدمة شؤون الموظفين. على سبيل المثال، في النسخة التقليدية، يتم تنفيذ أعمال تعيين وتسجيل الموظفين من قبل مفتش العمل؛ في ضبط الوقت - ضابط الوقت، في مكتب المرور - ضابط الخدمة.
أساس التقسيم التكنولوجي والتعاون في العمل هو تطوير تقنية واضحة للعمل (الوظائف) المنجزة.
عند تطوير التكنولوجيا للعمل الذي يؤديه الأفراد، يوصى باستخدام مفاهيم مثل "التشغيل" و"عنصر التشغيل" و"الإجراء".
العملية هي جزء ثابت المحتوى من عملية أداء أي عمل (وظيفة)، يقوم بها فنان واحد، وليس له هدف مستقل، ولكنه ضروري لتحقيق نتائج هذا العمل.
عنصر العملية هو إجراء يقوم به أحد المؤديين، ولا يمكن تقسيمه ويكون مفيدًا فقط بالاشتراك مع العناصر الأخرى للعملية.
الإجراء هو تسلسل محدد لتنفيذ مجموعة من العمليات لمعالجة هدف موثق، وينتهي بنتائج محددة في الشكل والمحتوى.
يتميز التقسيم التكنولوجي للعمل بإسناد العمليات الفردية أو مجمعها إلى فنان معين. على سبيل المثال، يقوم أحد الموظفين بإعداد المستندات عند التقدم للحصول على وظيفة، ويصدر أمرًا يتم على أساسه الإدخال في دفتر العمل، ويشكل ملفًا شخصيًا، ويقدم الموظف إلى لوائح العمل؛ والآخر يشارك في إعداد التقارير الإحصائية والشهادات المتعلقة بسجلات الموظفين، وتقارير عن عدد وتكوين المتخصصين بمستويات مختلفة من التعليم، وعن حركة الموظفين، وما إلى ذلك. أساس هذا القسم هو قائمة العمليات المعينة و الإجراءات التي تشير إلى حجمها، وبالتالي تكاليف وقت العمل لتنفيذها.
يتضمن تقسيم التأهيل المهني والتعاون العمالي توزيع المسؤوليات بين العمال، مع مراعاة الأنشطة التي يتم تنفيذها والمؤهلات المطلوبة لأداء العمل وإقامة العلاقات بين العمال في أنشطة عملهم.
يتم تنفيذ التقسيم المهني والمؤهل للعمل على أساس دليل مؤهلات مناصب المديرين والمتخصصين والموظفين الآخرين المعتمدين. قرار وزارة العمل الروسية بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37 "بشأن الموافقة على كتاب المؤهلات المرجعية لوظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين".
يتضمن دليل المؤهلات (QD) خصائص التأهيل لمناصب المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين الذين يؤدون وظائف إدارة شؤون الموظفين في المؤسسة (المنظمة). وتحتوي خصائص كل منصب على ثلاثة أقسام:
"مسؤوليات الوظيفة" - تسرد الوظائف التي يجب أن يؤديها الموظفون الذين يشغلون هذا المنصب كليًا أو جزئيًا؛
"يجب أن يعرف" - يحتوي على متطلبات الموظف الذي يشغل هذا المنصب فيما يتعلق بالمعرفة في التخصص والقوانين التشريعية واللوائح والتعليمات والوثائق المعيارية الأخرى، وكذلك الأساليب والوسائل المستخدمة في أداء واجبات الوظيفة؛
"متطلبات التأهيل" - يتم تحديد مستوى وملف التدريب الخاص للموظف اللازم لأداء الوظائف والمسؤوليات الأساسية، ومتطلبات الخبرة في العمل.
تعمل لجنة التنمية المستدامة، التي تنظم عمل العمال، على تعزيز تنظيم التقسيم الرشيد والتعاون في العمل من خلال تحديد مسؤوليات الوظيفة ومتطلبات مؤهلات العمال.
من أجل الفصل الواضح بين مهام ومسؤوليات العمل للمتخصصين وفناني الأداء وتنظيم عملهم فيما يتعلق بظروف مؤسسة معينة (منظمة)، يتم تطوير الأوصاف الوظيفية لجميع أنواع الوظائف المنصوص عليها في جدول التوظيف، باستثناء منصب المدير الذي تحدد حقوقه ومسؤولياته بموجب اللوائح ذات الصلة.
يتيح لك الوصف الوظيفي التخلص من الازدواجية وضمان الترابط في العمل وحسن التوقيت والتنفيذ الإلزامي للعمل المعين لفناني الأداء المحددين. عند تطوير الأوصاف الوظيفية، من الضروري مراعاة تفاصيل مؤسسة معينة (منظمة)، وتوافر معدات الحوسبة الحديثة للعمل مع وثائق موظفي المعلومات، وما إلى ذلك.
يجب أن يضمن اختيار خيارات تقسيم العمل والتعاون بين العاملين في خدمة شؤون الموظفين أقصى قدر من التوظيف بكثافة عمل مثالية ومتساوية، فضلاً عن إمكانية تبادل العمال في عملية أنشطة عملهم.
1.2. تجهيز مكان عمل موظف الموارد البشرية
من المهم لكل موظف في الموارد البشرية أن ينظم...
**************************************************************
مقدمة. 3
الفصل الأول. تجهيز أماكن عمل موظفي خدمة شؤون الموظفين بالجهات الحكومية. 7
1.1. تنظيم عمل العاملين في خدمة الأفراد.. 7
1.2. تجهيز مكان عمل موظف خدمة شؤون الموظفين.. 11
1.3. معايير العمل لموظفي خدمات شؤون الموظفين. 14
الفصل 2. دراسة تنظيم وتجهيز أماكن العمل لموظفي خدمة الموظفين في مؤسسة موسكو الحكومية الوحدوية "موسفودوكانال". 18
2.1. الخصائص الاجتماعية والاقتصادية للمؤسسة. 18
2.2. تحليل أنشطة خدمة شؤون الموظفين.. 19
2.3. تجهيز أماكن العمل لموظفي قسم الموارد البشرية في MGUP Mosvodokanal 24
خاتمة. 41
المراجع: 43
مقدمة
أهمية الموضوع.
حاليًا، يعتمد مستوى إدارة الموارد البشرية، وبالتالي فعالية الأنشطة التجارية لمنظمة من أي نوع من الملكية والشكل القانوني، وكذلك إدارتها الاجتماعية، إلى حد كبير على عمل خدمة شؤون الموظفين، التي تؤدي الوظائف التقليدية ، وخدمة إدارة شؤون الموظفين مع نطاق أوسع من المسؤوليات.
يتم تحديد فعالية إدارة شؤون الموظفين من خلال نتائج عمل ضباط شؤون الموظفين، والتي لها خصوصية معينة في المحتوى (التواصل مع الأشخاص أثناء المقابلات والمقابلات والتوظيف وتقييم الأعمال والصفات المهنية؛ وحل حالات الصراع، وما إلى ذلك) و الطبيعة (تنظيمية وتعليمية وإبداعية وتتطلب المعرفة في العديد من مجالات الاقتصاد وعلم الاجتماع والقانون وما إلى ذلك). والنتيجة النهائية للعمل هي اتخاذ قرارات لا يتم تقييمها كميًا، بل نوعيًا، اعتمادًا على تأثيرها على تحقيق أهداف التنمية الاقتصادية والاجتماعية للمنظمة.
في الوقت نفسه، فإن ممارسة استخدام عمل موظفي خدمات شؤون الموظفين من حيث المؤهلات والأرقام وما إلى ذلك، وكذلك تنظيمها وتنظيمها، لا تلبي متطلبات إدارة شؤون الموظفين الحديثة.
أدى التعقيد المتزايد للإنتاج الحديث وإعادة هيكلة الإدارة الاقتصادية إلى زيادة كبيرة في كمية المعلومات في مجال إدارة شؤون الموظفين. حجم الوثائق الرسمية يتزايد كل عام. إن إدخال معالجة المستندات الآلية في عدد من أقسام شؤون الموظفين في المؤسسات والجمعيات الكبيرة لم يقلل من عدد الموظفين، بل على العكس من ذلك، أدى إلى زيادة في عدد الموظفين المرتبطين بالعمل المكتبي. ولكن بما أن الزيادة البسيطة في عدد موظفي الإدارة لا تؤدي إلى تأثير إيجابي، فإن هناك حاجة إلى بذل جهود كبيرة لحل المشكلات التنظيمية لإدارة مكاتب خدمات شؤون الموظفين.
تعتمد فعالية عملية إدارة الموارد البشرية بأكملها على التنظيم الصحيح والأتمتة الأكثر اكتمالاً لعمليات معالجة المستندات. تشغل خدمات التوثيق معظم الوقت: المراجعة الأولية والمحاسبة والتخزين والتحكم في تنفيذ المستندات والأوامر المختلفة وما إلى ذلك.