Кроме бесед в режиме ВОПРОС – ОТВЕТ, организаторы презентации, т.е. PR-агентства, отделы и службы, используют и другие приемы поддержания интереса к своей работе. Вот некоторые из них.
ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ определяет ее успех или неудачу. Время должно быть оптимальным. Правило: именно сегодня приглашаем гостей, завтра – поздно, вчера – рано. Специалисты PR (вместе с социологами) умеют точно выбрать нужное время, учитывая такие обстоятельства, как конъюнктура рынка, деятельность конкурентов, сезонные явления производства, состояние общественного мнения и т.п.
ОРИГИНАЛЬНОСТЬ – в деталях плана, В МЫСЛЯХ, в самом ходе презентации (интерьер оформления зала, сувениры, культурная программа и т.п.).
В КОРОТКОЕ ВРЕМЯ СКАЗАТЬ МНОГОЕ – это правило ориентирует на динамичные, строго выверенные по минутам выступления, дополняемые информацией «на вынос», т.е. документами, пресс-релизами, памятками, раздаваемыми пресс-службой.
ЮМОР надежно растапливает ледок недоверия, возникающий при появлении оратора перед незнакомой аудиторией. Оратор, исполняющий устное PR-обращение, выбирая шутки и анекдоты должен при этом оценить их уместность, хороший вкус, избегая избитых острот и общеизвестных каламбуров. Плохие шутки убивают интерес и внимание.
НОВОСТЬ, НОВШЕСТВО, НОВИНКА, – вокруг этих понятий строится система аргументации. На эти слова делается акцент в речах и пресс-релизах. Новинки торговли, новшества производства и технологии, новость в явлениях общественно-политического свойства, – разве не эти стороны жизни постоянно интересуют нас? Новое качество жизни и отношений, заявленное в PR-обращении, связывает личные интересы потребителя с целями презентации, а его ожидания – с реалиями жизни.
ПЕРСОНАЛИЗАЦИЯ ВЫСТУПЛЕНИЙ НА ПРЕЗЕНТАЦИИ, в том числе и устного PR-обращения, требует сознательного ухода от стилистики и лексики официальной речи, от техницизмов и иностранных слов, от пассивных оборотов речи. Вместо этого следует чаще употреблять личные местоимения («Я представляю здесь...», «Мы предлагаем вам...» и т.п.). Уместны в этой связи ссылки на мнение, суждение, реплику людей, хорошо известных аудитории, являющихся авторитетами для них (популярный актер, знаменитый ученый, известный политик, прославленный спортсмен и т.п.). Приемы персонализации сближают PR-обращение с личными интересами слушателей; они, к тому же, неизменно внушают доверие к человеку («одному из нас», разделяющему общие увлечения и говорящему о себе и о людях – «МЫ»), мысли, суждения, идеи которого данной аудитории нравятся, привычны, соответствуют ее интересам, потребностям, ожиданиям.
В этом все дело. И все искусство оратора (и составителя текста!) в том и состоит, чтобы найти слова, вызвать эмоции, психологически совместимые с миром чувств публики.
РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ ОРАТОРА полностью соответствует требованиям психологической аргументации. Приветствие, обращение («господа!», «коллеги!», «друзья» и т.п.), формы выражения просьбы, благодарности, удовольствия и неудовольствия – эти и другие стороны эмоционального спектра общения (и человеческих отношений) должны быть обдуманы и приготовлены заранее, в расчете именно на данную аудиторию.
ЗНАЮ, ЧЕМ ВЫ ДЫШИТЕ, ЗНАЮ ВАШИ ПОТРЕБНОСТИ, ваши ожидания, ваш образ жизни и поведения - это впечатление оратор несет публике прежде всего, конечно, самим содержанием текста (речи), и также уверенной манерой общения, готовностью к любым вопросам, умелой нюансировкой фразы.
ГОВОРЮ С КАЖДЫМ И СО ВСЕМИ ОДНОВРЕМЕННО, – это непреложное правило телевизионного общения здесь весьма кстати. Зрительный контакт с залом дополняется доверительной интонацией (характерной для межличностного общения). И никаких конспектов, никаких текстов в руках оратора!
Презентация не может довольствоваться кругом лиц из целевой аудитории. Выход информации расширяет круг заинтересованной публики, готовит будущий спрос и будущих потребителей.
Контакты с прессой в связи с презентацией осуществляются также PR-агентством (ответственным за эту часть общего плана сотрудником). При этом обычно договариваются о публикации таких материалов, как:
ОБЪЯВЛЕНИЕ О ПРЕДСТОЯЩЕЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ (появляется как обычный рекламный материал малых форм);
РЕПОРТАЖ С ОТКРЫТИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ, рассказывающий о событии в стиле «новостной»журналистики;
ИНТЕРВЬЮ С КЕМ-ТО ИЗ ДЕЙСТВУЮЩИХ ЛИЦ ПРЕЗЕНТАЦИИ (официальным представителем, организатором PR-обслуживания и т.п.);
ПРЕСС-РЕЛИЗ, рассылаемый по редакциям и предлагаемый журналистам на самой презентации (используется прессой по собственному усмотрению, т.е. в удобное для газет время и в приемлемых для них объемах).
Аудиовизуальные материалы
Включение в сценарий презентации видеоматериалов (схемы, графики, таблицы, лозунги, и транспаранты, слайд-фильмы, ТВ-клипы, видеоролики и пр.) воздействует на аудиторию наилучшим образом, если это подключение целесообразно. При этом не нужно стремиться к использованию максимального набора видеосредств, – в каждой ситуации эффективны лишь некоторые из них. Да и расходная часть сметы обязательно внесет необходимые уточнения: стоит ли заказывать самые дорогие образцы компьютерной графики, видеороликов?
Нужно ли вообще средства аудиовизуальной поддержки для данной презентации? От ответа на этот вопрос зависят и последующие действия. Организаторы презентации должны в этом случае обратиться к прогнозам экспертов, опыту подобных мероприятий в недавнем прошлом, к собственной интуиции, наконец.
Дань моде или необходимость заказывать видеофильм, чтобы показать его на презентации? На этот вопрос также должны найти ответ сами организаторы презентации. Специалисты же утверждают, что слайд-фильм во многих отношениях не уступает по убедительности видеоматериалам.
ВСПОМОГАТЕЛЬНАЯ РОЛЬ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ, если об этом не забывают хозяева презентации, как раз и должна поставить их на свое место. Они ни в коем случае не должны подавлять, оттеснять на задний план значение основного события – устного PR-обращения. При этом печатные видеоматериалы (графики, таблицы и пр.) в момент обращения к ним оратора подключают рациональную сферу сознания, аналитические способности человека, его абстрактное мышление. Видеоролики, слайд-фильмы активизируют как рациональное, так и эмоциональное сознание.
УВЛЕЧЕННОСТЬ АУДИТОРИИ в зале во многом определяет выбор средств аудиовизуальной поддержки. Небольшие группы гостей презентации вполне могут быть удовлетворены таблицами, схемами, плакатами: они хорошо видны с близкого расстояния, прочитываются публикой без потерь информации. Для больших залов подходит слайд-проектор, позволяющий оптимально увеличить и «картинку», и подпись к ней. Для презентаций, рассчитанных на продолжительное время, подходят (помимо уже перечисленных средств) видеоролики.
ЛЮБИТЕЛЬСКИЕ СЛАЙД-ФИЛЬМЫ ЛУЧШЕ НЕ ВКЛЮЧАТЬ В ПРОГРАММУ ПРЕЗЕНТАЦИИ. Кажущаяся простота изготовления слайдов подвигает самих организаторов «по-быстрому» сделать цветные диапозитивы, смонтировать их в некую последовательность «красивых» кадров. Такие самодеятельные слайд-фильмы обычно плохо работают на главные идеи PR-обращения. Специалисты делают такие фильмы профессионально, в единстве с общей концепцией и презентации, и PR-обращения. У них ценнейшее качество: они осознают реальную обстановку в зрительных образах, видят мир через видоискатель; они, наконец, умеют думать «визуально»(!).
Видеопрезентация
Если презентация не ограничивается одноразовым мероприятием, а рассчитана на повторение в разных местах (городах), то возникает потребность в создании видеосюжета, отражающего основные моменты живого действия. С такими видеоматериалами перед разными аудиториями выступает кто-то из представителей фирмы (организации), открывая показ и отвечая затем на вопросы.
ВИДЕОСЮЖЕТ готовится независимо от первой «живой» презентации. Он включает выступление оратора с PR-обращением, блок интервью (со специалистом, рядовым (типичным) потребителем, «человеком с улицы», т.е. представителем потенциальной потребительской группы), часть материалов видеообеспечения, специально переснятого для этого сюжета, рекламные вставки.
АУДИОЭФФЕКТЫ создаются специально для данного видеоролика. Закадровый текст читает диктор-профессионал, музыкальное сопровождение, шумовое оформление – дело звукорежиссера и соответствующих консультантов.
Презентация помогает получить благоприятные условия во время доклада и привлечь внимание аудитории для достижения цели презентации. Для специалистов презентация - важнейший элемент информационной культуры и квалификации, необходимый в профессиональной деятельности.
Пять основных признаков эффективной презентации :
- 1. Увлекательность. Презентация должна с самого начала увлечь аудиторию и удерживать ее внимание до ее логического завершения.
- 2. Содержательность. Презентация должна содержать значительные сведения для лиц, которым она предназначена.
- 3. Запоминаемость. Презентация эффективна, когда она действует и после ее завершения, а аудитория продолжает размышлять о предмете ее содержания.
- 4. Активизация. Презентация эффективна, когда побуждает людей к действию в направлении, желательном для презентатора.
- 5. Сбалансированность. Презентация эффективна, когда в ней соблюдено равновесие всех ее элементов: эстетическая привлекательность, грамотная композиция, стиль, длительность, структурированность, понятность.
Цель презентации - убедить аудиторию своим сообщением. Убедить, чтобы она действовала в нужном докладчику направлении. Люди должны ответить на сообщение, которое принесла им презентация. Во мнениях, поведении и убеждениях людей должны произойти изменения.
Нужно искать "точку входа" в душу аудитории, то есть сделать акцент на точке зрения или действии, которое люди охотно воспримут. Убеждение должно проходить на благожелательном уровне и вызвать согласие с их стороны. Презентация не должна выполняться слишком напористо и назидательно, что может вызвать отторжение аудитории.
Обратим внимание на точки входа в контакт с аудиторией:
- 1. Понять, что нужно аудитории и показать, что она может это получить.
- 2. Указать аудитории новый путь достижения результатов.
- 3. Дать аудитории новую, полезную информацию.
- 4. Заинтересовать аудиторию, чтобы она одобрила предложения, содержащиеся в презентации.
- 5. Творчески заинтересовать аудиторию. Дать людям "сделать свои изобретения" внутри информационного поля презентации, что сделает их соучастниками. (Например, если вы делаете презентацию Coca-Cola.Салют народному творчеству, то можно предложить аудитории нарисовать их виденье бутылочки кока-колы.)
Важно осознать, что понятийное пространство у аудитории всегда отличается от понятийного пространства докладчика.
Для преодоления барьера непонимания и отсутствия мотивации у аудитории докладчику необходимо научиться: во-первых, говорить на одном языке понятий с аудиторией; во-вторых, выяснить интересы главного лица и показать ему, что эта презентация способна решить его проблемы. Такая задача решается только активным методом - нужно вступать в контакт с главным лицом и его экспертом и выяснять их личные предпочтения. Однако такой активный подход требует некоторой деликатности и тонкой политики в процессе диалога.
Другой важный прием налаживания делового контакта во время презентации с главным лицом - это сначала заинтересовать его. Например, обозначить проблему в начале презентации, а потом дать аудитории шанс самим решить эту проблему, поразмышлять о ней.
Контакт презентатора с аудиторией в значительной степени зависит от понятийного пространства и языка мышления аудитории, от ее национальных, культурных и социальных особенностей, от традиций, присущих населению данной местности, где проводится презентация.
Люди склонны считать, что каждая нация имеет свои особенности характера. Так, американцев связывают с деловитостью, немцев - с пунктуальностью, русских - с открытостью, бесхитростностью и мастерством. Об этом нужно помнить
Важными элементами и обстоятельствами деловых презентаций являются следующие пункты:
1. Планирование презентаций.
Это первичная часть процесса презентации, помогает определить роль и зоны ответственности презентатора. Планирование концентрируется на природе и нуждах аудитории.
2. Структура презентаций.
Эффективная презентация состоит из пяти компонентов
Начальная часть, Введение, Основная часть, Обзор, Заключение
Здесь важно решить, как наполнить презентацию смыслом. Эффективная презентация должна быть: убеждающей; содержать доказательства; содержать комбинации различных форм выражения, чтобы привлечь внимание аудитории; содержать эффективное заключение.
4. Стиль презентации - формы словесного выражения.
Осознать и выделить два стиля презентации - вербальный (как говорить) и невербальный (что показывать). Язык должен быть правильным, выразительным и продуманным (скорость, тон). Важно избавиться от выразительных форм, которые отвлекают внимание от самого презентатора и содержания сообщения (дискриминация, сленг, не делать акцент на своем "Я").
5. Мультимедийные и коммуникационные средства подачи информации.
Цель использования таких средств - дополнять процесс коммуникации, повысить живописность, красочность и оригинальность.
6. Способы установления контакта с аудиторией.
Искусный оратор говорит слушателям то, что им нужно и что они хотят услышать.
7. Искусство публичного выступления.
Невербальные сигналы на 60-90% определяют, каково будет воздействие оратора на аудиторию. Оратор посылает сигналы аудитории всем своим внешним видом: мимикой, жестами, движениями и тем, как он одет. Если презентация ведется эмоционально, энергично, то и аудитория будет внимательна и активна.
8. Как с легкостью выходить из затруднительных положений.
Для успешного ответа на комментарии из аудитории действуйте в четыре этапа: выслушайте, поймите, выскажите одобрение и ответьте. Отвечая на вопрос, нужно учитывать его тип. Не нужно терять самообладания.
11. Как подготовиться к выступлению.
Самыми очевидными качествами для оратора являются: умение, уверенность, компетенция, артистизм, которые достигаются постоянной практикой, работой над собой и профессиональным ростом. Особенно необходимы чувство юмора и самообладание.
Презентация помогает специалисту, автору, учителю, студенту, школьнику, получить благоприятные условия во время доклада и привлечь внимание аудитории для достижения цели презентации. Если для студентов и школьников это этап обучения и получения важных навыков делать доклады и сообщения, то для специалистов - важнейший элемент информационной культуры и квалификации, необходимый в профессиональной деятельности.
Пять основных признаков эффективной презентации:
1. Увлекательность. Презентация должна с самого начала увлечь аудиторию и удерживать ее внимание до ее логического завершения.
2. Содержательность. Презентация должна содержать значительные сведения для лиц, которым она предназначена.
3. Запоминаемость. Презентация эффективна, когда она действует и после ее завершения, а аудитория продолжает размышлять о предмете ее содержания.
4. Активизация. Презентация эффективна, когда побуждает людей к действию в направлении, желательном для презентатора.
5. Сбалансированность. Презентация эффективна, когда в ней соблюдено равновесие всех ее элементов: эстетическая привлекательность, грамотная композиция, стиль, длительность, структурированность, понятность.
Цель презентации - убедить аудиторию своим сообщением. Убедить, чтобы она действовала в нужном докладчику направлении. Люди должны ответить на сообщение, которое принесла им презентация. Во мнениях, поведении и убеждениях людей должны произойти изменения.
Нужно искать “точку входа” в душу аудитории, то есть сделать акцент на точке зрения или действии, которое люди охотно воспримут. Убеждение должно происходить на благоприятном и благожелательном уровне и вызвать согласие с их стороны. Презентация не должна выполняться слишком напористо и назидательно, что может вызвать отторжение аудитории.
Передний фронт технических средств и методик проведения эффективных презентаций сейчас сосредоточен на оптимизации контакта презентатора с аудиторией.
Речь идет о том, что многие технические и методические вопросы проведения презентаций в настоящее время достаточно хорошо проработаны. Поэтому, приняв их во внимание, нужно делать акцент на технике контакта.
Обратим внимание на точки входа в контакт с аудиторией:
1. Понять, что нужно аудитории и показать, что она может это получить.
2. Указать аудитории новый путь достижения результатов.
3. Дать аудитории новую, полезную информацию.
4. Заинтересовать аудиторию, чтобы она одобрила предложения, содержащиеся в презентации.
5. Творчески заинтересовать аудиторию. Дать людям “сделать свои изобретения” внутри информационного поля презентации, что сделает их соучастниками.
Решая задачу оптимизации контакта презентатора с аудиторией, полезно расставить акценты внимания. Если в процессе презентации решается задача убедить ответственное лицо (типичная производственная задача), то для этого нужно определить:
1) кто реально принимает решения, выполняя роль главного лица;
2) кто реально понимает глубину обсуждаемой темы, выполняя роль эксперта; насколько согласованы действия главного лица и эксперта. Такой расклад также является типичным, например, в процессе защиты диссертации, дипломной работы и т.п.
Важно осознать, что понятийное пространство у аудитории всегда отличается от понятийного пространства докладчика. Этот факт заставляет аудиторию перестраиваться на язык презентации, чтобы понять смысл презентации. Для того чтобы преодолеть этот смысловой барьер, у аудитории должна быть явная мотивация для этого.
Повысить мотивацию главного лица и эксперта можно при помощи механизма «потребности». Для понимания мотивации людей необходимо отталкиваться именно от понятия потребности. В наиболее простом смысле мотив - это отражение потребности, т.е. нужды, недостатка в чем-то, что человеку необходимо. В данном случае это - текущие интересы действующих лиц, их личные предпочтения и степень делового интереса.
Для преодоления барьера непонимания и отсутствия мотивации у аудитории докладчику необходимо научиться: во-первых, говорить на одном языке понятий с главным лицом и его экспертом; во-вторых, выяснить вектор интересов главного лица и показать ему, что именно предмет презентации способен решить его деловые проблемы. Такая задача решается только активным методом - нужно вступать в контакт с главным лицом и его экспертом и выяснять их личные предпочтения. Однако такой активный подход требует некоторой деликатности и тонкой политики в процессе диалога. Конечно, некоторую информацию о главном лице можно попытаться собрать заранее, но это не всегда возможно и не дает необходимой полноты информации.
Другой важный прием налаживания делового контакта во время презентации с главным лицом - это сначала заинтересовать его, подвести его в процессе презентации к определенной смысловой точки в виде некоторой несложной проблемы. И затем дать ему возможность при всей аудитории самому “решить” обозначенную проблему. После подобного взаимодействия докладчик и главное лицо становятся соучастниками презентации. При таком сценарии процесса презентации трудно представить себе более лояльного собеседника, чем соавтор идеи.
Естественно, такие приемы налаживания контакта с аудиторией лучше работают в узком кругу общения, а не в большой аудитории.
Контакт презентатора с аудиторией в значительной степени зависит от понятийного пространства и языка мышления аудитории, от ее национальных, культурных и социальных особенностей, от традиций, присущих населению данной местности, где проводится презентация. Это наиболее сильные факторы влияния на отношение аудитории к презентатору и его сообщению. Прежде всего, аудитория оценивает презентатора и его сообщение сквозь фильтр категорий и установок своего мышления и своих традиций.
Говоря об особенностях национального характера, мы интуитивно приписываем каждой нации некоторые характерные для нее качества. Люди склонны считать, что каждая нация имеет свои особенности характера. Так, американцев связывают с деловитостью, немцев - с пунктуальностью, французов - с остроумием и галантностью, русских - с открытостью, бесхитростностью и мастерством. Если финны в большинстве своем надежны, осторожны и наивны, но эта наивность какая-то мудрая, а их открытость иногда поражает, “хитрые” китайцы являются стратегами, пытаются действовать не силой, а умением, даже в хаосе находят смысл и “порядок”, извлекая из этого максимальную пользу. Но это далеко не все грани перечисленных национальных характеров. В глубине национальных характеров кроется очень большое разнообразие.
"Отец истории" Геродот писал, что если бы предоставить возможность всем народам на свете выбирать все самое лучшее из всевозможных обычаев и нравов, то каждый народ выбрал бы свои собственные обычаи и нравы. Х.Дюйкер и Н.Фрийд отмечают: "Все люди, принадлежащие к определенной нации, имеют сходство в определенных аспектах и в то же время отличаются чем-то в этих аспектах от людей, принадлежащих к другим нациям... Особенности, которыми они обладают, каким-то образом обусловливаются тем фактором, что они являются гражданами данного национального сообщества, и эти особенности могут быть описаны бытовым или литературным языком". В этом определении констатируется наличие феномена национального характера.
Национальный характер - это совокупность наиболее устойчивых для данной национальной общности особенностей восприятия и форм реакций на различные жизненные ситуации. Национальный характер проявляется в эмоциях, чувствах, настроениях национального темперамента. Национальному характеру присущи свои способы эмоциональности, скорости и интенсивности реакции на происходящие события. Он диктует формы, методы презентации своих интересов и способы борьбы за их реализацию.
Под национальным характером исследователи понимают поведенческую модель, типичную для данного народа и обусловленную единством общественного сознания, общностью системы коллективных представлений о мире, обществе, личности и нормах поведения каждого человека.
Опытные драйверы обязательно учитывают в своей деятельности особенности национального характера. Таким образом, перед проведением презентации нужно не полениться и составить хотя бы такую таблицу:
Факторы Особенности
1. Национальный характер Нужно составить спектр важнейших характеристик
2. Социальная сфера Определить социальный круг будущей аудитории
3. Местные особенности Узнать местные особенности, проявляемые в общении.
4. Исключительные данные Навести справки о конкретных лицах
Очень полезным будет ознакомиться с научными работами и публицистическими материалами по данным вопросам. Такая компетенция позволит создать объективное представление о свойствах и особенностях различных национальных характеров и учитывать это в своих коммуникациях.
Важными элементами и обстоятельствами деловых презентаций являются следующие пункты, которые в практике получили достаточное развитие:
1. Планирование презентаций.
2. Структура презентаций.
3. Содержание презентаций.
4. Стиль презентации - формы словесного выражения.
5. Мультимедийные и коммуникационные средства подачи информации.
6. Способы установления контакта с аудиторией.
7. Искусство публичного выступления.
8. Как с легкостью выходить из затруднительных положений.
9. Выбор места проведения презентации.
10. Письменные презентации.
11. Как подготовиться к выступлению.
Ниже дано краткое реферативное изложение этих пунктов.
1. Планирование презентаций.
Это первичная часть процесса презентации, помогает определить роль и зоны ответственности презентатора. Планирование концентрируется на природе и нуждах аудитории. При планировании принимается во внимание место и график проведения презентации. Можно использовать контрольный лист плана. Изобретение средств оценки результатов является составной частью планирования. Для успешной работы по плану необходимо выявить препятствия, мешающие эффективному проведению презентации.
2. Структура презентаций.
Структуризация сообщения является первым этапом в подготовке презентации. Для этого необходимо определить наиболее эффективный подход к предмету презентации в планируемой аудитории. Цели и корневая концепция являются фундаментом структуры эффективной презентации. Эффективная презентация состоит из пяти компонентов:
- Начальная часть
- Введение
- Основная часть
- Обзор
- Заключение
Для повышения эффекта запоминания, необходимо следовать “правилу трех” - любое крупное сообщение передает один ключевой пункт, иногда допускается два, еще реже - три ключевых пункта. В презентацию следует включать свежие идеи и наглядные схемы.
Здесь важно решить, как наполнить презентацию смыслом. Эффективная презентация должна быть: убеждающей; содержать доказательства, подтверждающие сообщение; оптимальный выбор основное направление изложения материала; содержать комбинации различных форм выражения, чтобы привлечь внимание аудитории; содержать эффективное заключительно сообщение.
4. Стиль презентации - формы словесного выражения.
Осознать и выделить два стиля презентации - вербальный (как говорить) и невербальный (что показывать). Язык должен быть ясным, правильным, выразительным и продуманным (скорость, тон). Для убеждения аудитории необходимо использовать словесные выражения, отражающие характерные особенности эффективной презентации (выразительность, эмоциональность, вызов ответной реакции, побуждение, подчеркнутость). Вербальный стиль общения нужно обогащать посредством использования литературных приемов (ассонанс - повтор похожих слов - “живите лучше, чтобы лучше жилось”, кустода - броская фраза, гипербола, параллелизм), фигур речи (образность, метафора, сравнение), занимательных историй и юмора. Важно избавиться от выразительных форм, которые отвлекают внимание от самого презентатора и содержания сообщения (дискриминация, дурной вкус, неуверенность, сленг, не делать акцент на своем “Я”, утвердительный стиль).
5. Мультимедийные и коммуникационные средства подачи информации.
Цель использования таких средств - дополнять процесс коммуникации, повысить живописность, красочность и оригинальность. Мультимедийные образы должны быть понятными, хорошо продуманными, а приводимая информация должна быть точной и краткой.
6. Способы установления контакта с аудиторией.
Огромную пользу презентации приводит учет потребностей аудитории и использование коммуникативных приемов. Это в значительной степени будет способствовать продуктивному общению, сделает презентацию гармоничной и поможет превратить недоверчивую аудиторию в дружелюбную. Искусный оратор говорит слушателям то, что им нужно и что они хотят услышать. Аудитория желает знать, чего ожидать, чтобы ей отдавали должное. Аудитория желает активно участвовать в презентации и знать, как то, что им говорят, касается их лично.
7. Искусство публичного выступления.
8. Как с легкостью выходить из затруднительных положений.
Наиболее всего ораторов беспокоят не вопросы из аудитории, а их отсутствие. Молчание говорит о том, что люди слушали выступление невнимательно, что выступление их не затронуло. Это означает, что у них уже сформировалось свое мнение без учета того, что говорил оратор. Для вопросов и комментариев можно отвести время до, в течение и после выступления. Для успешного ответа на комментарии из аудитории действуйте в четыре этапа: выслушайте, поймите, выскажите одобрение и ответьте. Отвечая на вопрос, нужно учитывать его тип. Не нужно терять самообладания, если возникают затруднения. Очень интересные приемы общения возникают, когда можно предсказывать наиболее эффектные вопросы.
9. Выбор места проведения презентации.
Обстановку для презентации создает оборудование помещения и расположение мест слушателей, в том числе внешние условия: освещение, температура, качество воздуха, шум. Удобство для публики: хорошо видят, слышат, сидят с удобством, могут сосредоточиться.
10. Письменные презентации.
Письменные материалы, имеющие отношение к деловым презентациям, можно разделить на три типа: письма-подтверждения, раздаточный материал, и предложения. Многие принципы и приемы, относящиеся к устным презентациям, в равной степени применимы и к письменным презентациям. Очень важное качество письменных материалов - их оформление и структура. Принципиальным для письменных документов являются: подходящий стиль, яркий язык, правильность грамматики, пунктуации и орфографии.
11. Как подготовиться к выступлению.
Самыми очевидными качествами для оратора являются: умение, уверенность, компетенция, артистизм, которые достигаются постоянной практикой, работой над собой и профессиональным ростом. Особенно необходимы чувство юмора и самообладание.
Литература:
1. Сухарев В.А., Сухарев М.В. Психология народов и наций. Донецк: Сталкер, 1997.
2. Лэни Арредондо. Искусство деловой презентации. Издательство Урал Л.Т.Д., 1998 (ISBN 5-8029-0022-9, 0-07-002840-0).
На этапе презентации товара мы сообщаем клиенту информацию о товаре, демонстрируем его и аргументируем выгоду от приобретения. Эффективная презентация значительно увеличивает вероятность совершения покупки и является ключевым моментом в общении с клиентом.
Правила презентации
1. Связка «Характеристика-Преимущество-Выгода»
Преимущество данного способа презентации состоит в том, что ваш клиент получает полное представление о свойствах продукта и о том, как он поможет решить именно его проблему.
Характеристика - объективное свойство предмета, его неотъемлемое качество, конструктивная особенность. Отвечает на вопрос «что это? Что есть в предмете?».
Преимущество - принцип действия характеристики. Отвечает на вопрос «Как это работает?».
Выгода - объяснение того, как предмет решает проблему клиента. Описывая выгоду, старайтесь использовать те слова и выражения, которые использовал клиент при описании своей потребности. Отвечает на вопрос клиента: «А мне это зачем?».
Пример ХПВ:
Крем «Beauty-K »содержит гиалуроновую кислоту (Х) , которая отлично удерживает влагу в коже (П) , а это значит, что ваша кожа будет выглядеть свежей и упругой (В) .
У этой мультиварки специальное двухслойное покрытие (Х) , которое является более прочным и устойчивым к царапинам (П) , а это значит, что она вам долго прослужит(В) .
2. Презентация не должна быть долгой
Если продавец рассказывает слишком долго, клиент утомляется и внимание его рассеивается. Разбивайте информацию на блоки, и в промежутках между ними задавайте клиенту дополнительные вопросы, давайте попробовать/потрогать товар. Таким образом, вы будете постоянно вовлекать клиента в разговор и поддерживать его интерес.
3. Говорите просто
Старайтесь заменять сложные термины на более простые слова, и избегать чрезмерного употребления профессионализмов в речи. Ваша основная задача - объяснить клиенту выгода товара, а не блеснуть знанием терминологии.
4. Дайте попробовать товар
Предлагайте примерить товар, потрогать,опробовать демо-версию, если это возможно. Личный позитивный опыт клиента - это один из самых мощных стимулов к покупке.
5. Вера в продукт
И наконец, ваше личное отношение к товару должно быть позитивным. Если продавец не лоялен к продукции, он не может ее уверенно презентовать и уж тем более не может качественно отработать возражения. И наоборот, если продавец уверен в преимуществах товара, это заметно по его интонации, жестам, мимике. А это также является фактором, влияющим на решение покупателя о покупке.
Полезно
Если вашим сотрудникам необходим тренинг на отработку навыков презентации товаров и услуг, то вы можете заказать наш фирменный На нем мы разбираем как классические техники презентации товаров, так и авторские. Изучаем этапы презентации товаров и самые частые ошибки продавцов.
Вступление
На сегодняшний день любому человеку, который стремится преуспеть в карьере, и для которого важен личностный рост, необходим навык публичных выступлений. Хотите вы рассказать новым сотрудникам о миссии и целях компании, выступив с отчетом, или провести презентацию своего проекта - сделать это нужно на самом высоком уровне.
Если презентация будет не только содержательной, но и прекрасно донесенной до слушателей, то в этом случае вы будете выглядеть профессионалом в своей сфере и увеличите кредит доверия со стороны вашей аудитории.
Поиск материалов
Оценка темы, цели и аудитории является основой и фоном следующего этапа докоммуникативной фазы - «кодирования», т.е. создания сообщения на данную тему, с заданной целью, для данной аудитории и в соответствии с конкретной обстановкой. Этот этап включает:
Основными источниками, из которых можно черпать новые идеи, интересные сведения, факты, примеры, иллюстрации для своей речи, являются:
Официальные документы;
Научная, научно-популярная литература;
Справочная литература: энциклопедии, энциклопедические словари, словари по различным отраслям знаний, лингвистические словари, статистические сборники, ежегодники по различным вопросам, таблицы, библиографические указатели;
Художественная литература;
Статьи из газет и журналов;
Передачи радио и телевидения;
Результаты социологических опросов;
Собственные знания и опыт;
Личные контакты, беседы, интервью;
Размышления и наблюдения.
Чтобы выступление получилось содержательным, лучше использовать не один источник, а несколько.
При подготовке к выступлению необходимо использовать и так называемый местный материал, т.е. имеющий отношение к слушателям. Такой материал оживляет выступление, привлекает к нему внимание слушателей, вызывает у них интерес к выступлению.
Чтение литературы по теме выступления, накопление карточек с интересными высказываниями, примерами, цитатами, статистическими данными - трудоемкий этап подготовки публичного выступления, который требует определенного времени, поэтому подготовку к выступлению необходимо начинать заранее.
Данный этап подготовки во многом определяет успех будущего выступления: оратор получает и расширяет свои знания, связанные с предметом речи, критически осмысливает материал, выясняет основные проблемы.
При планировании выступления необходимо определить метод - выбор ключевых слов и их подача.
Для информационной речи такими словами могут быть анализ, демонстрация, объяснение, суммирование, сравнение, описание, обсуждение, перечисление, показ.
Цель убеждающей речи может включать слова принять, сделать, вступить, поддержать, согласиться, внести вклад, помочь, защитить, предложить, разделить мнение, выступить за.
Возможны интонационные окраски выступлений:
Мажорная;
Беспечная или юмористическая;
Шутливая;
Сердитая или упрекающая;
Мрачная;
Торжественная;
Предостерегающая;
Просительная.
Отбор и систематизация материала
Сделать выступление захватывающим и наглядным можно благодаря не только своим специальным знаниям, но и личному опыту. Слушатели будут прислушиваться лишь в том случае, когда вы будете говорить не только как специалист, но и просто как человек. Ниже приведены основные источники материала, которые могут Вам понадобиться: указания на то, как получить специальную информацию интересным.
Cпециальная информация:
· Архив фирмы: что можно найти по этой темы в этом обществе, организации;
· Библиотеки, учебники, справочники;
· Газеты и специальные переодические издания;
· Видеодокументы (даже если вы найдете в них темы, слегка близкие к вашей, все равно они могут послужить неплохим толчком);
· Советы коллег;
· Различные альманахи, сборники цитат, пословиц(иногда там можно найти меткий афоризм или хороший анекдот, которые помогут вам разрядить обстановку).
Отбор материала
В Вашем распоряжении огромное количество материала. Что же дальше? Очень просто: вам просто нужно выбрать ту информацию, которая поможет достигнуть цели. Для этого просто спросите себя:* что именно
* я могу высказать в течение отведенного времени
* моей целевой аудитории
* для достижения намеченной мною цели?
Систематизация материала
Ниже вы узнаете об одном верном и легком способе, который поможет Вам отбирать и систематизировать необходимый материал. При этом необходимо работать с тезисом, который будет обосновываться в ходе выступления.
Вы выступаете перед руководителями рекламного отдела с докладом на тему Новые целевые группы для рекламы моющих средств. Свою цель Вы сформулировали следующим образом: Я хочу убедить своих слушателей в том, что в последнее время начало увеличиваться число продаж моющих средств среди мужчин в возрасте от 25 до 40 лет. При этом Вы собрали огромное количество материала: исследования на тему того, каким моющим средствам отдают предпочтение полноценные семьи и мужчины, ведущие домашнее хозяйство самостоятельно; исследования о часто проводимых стирок, о средствах массовой информации, которым мужчины отдают наибольшее предпочтение, и т.д. Вы систематизируете отобранный материал в соответствии со сформулированной Вами целью. При этом Вы не упускаете из виду предоставленное Вам время. Допустим, что у Вас есть 15 минут на то, чтобы привести все необходимые аргументы. Применительно к приведенному выше примеру это может выглядеть следующим образом.
1 Вы начинаете с заключительного утверждения:
Мужчины -- новая важная целевая группа для рекламы моющих средств.
2 Вы приступаете к доказательству:
Исследования показали, что в последнее время все больше и больше мужчин стирают самостоятельно, и они постоянно сталкиваются с необходимостью покупать моющие средства. Поэтому при написании рекламных текстов необходимо учитывать данный фактор.
3 Вы приводите следующие сведения:
Предпочтения при выборе моющих средств в семье: как уже было сказано, теперь за стирку отвечают не только матери семейств, но также и отцы. Например, было обнаружено, что почти каждый второй отец стирает сам около двух раз в неделю, закупает необходимые моющие средства и даже
знает несколько ведущих марок стирального порошка
4 Вы составляете прогнозы: объясняете, как можно развить сбыт моющих средств среди мужского населения.
5 Вы разрабатываете меры: называете средства массовой информации, пользующиеся наибольшей популярностью среди мужчин (некоторые телевизионные программы и каналы, мужские журналы и т.п.).
Решите, какие разделы включить в выступление и каково назначение каждого раздела. Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время. Сделайте их достаточно короткими, чтобы увеличить период устойчивого внимания аудитории.
Психологи определили закономерности изменения внимания слушателей. Уровень внимания аудитории существенно изменяется в течение сорокаминутного периода. Сначала он высокий, затем, впервые десять минут, медленно снижается, потом снижается быстрее, а через тридцать минут достигает самого низкого уровня. С тридцатой по сороковую минуты уровень внимания повышается. В последние пять минут он наиболее высокий, хотя и не достигает первоначального уровня. Имейте в виду, внимание аудитории не повысится, если она не будет знать, что выступление близко к завершению.
Факты, которые по замыслу выступающего аудитория должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступления. Особенно важны последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении. Их можно особо выделять длительной паузой после важного пункта.
Так как степень внимания после первых десяти минут снижается, то как раз с этого момента и до тех пор, пока она не начнет опять возрастать, особая роль отводится разнообразию структуры выступления и приемам, призванным разбудить интерес аудитории.
Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимости скорее отсеять ненужную информацию. А -- это то, что должно быть включено в выступление обязательно, В -- то, что желательно включить, С -- то, что хорошо сказать, если для этого останется время. Обдумайте пути варьирования структуры выступления. Убедитесь, что каждый раздел заканчивается важным сообщением или промежуточными
Использование фактологического материала.
Цифровые данные для облегчения восприятия лучше демонстрировать посредством таблиц и графиков, а не злоупотреблять их зачитыванием. Лучше всего, когда в устном выступлении количество цифрового материала ограничено, на него лучше ссылаться, а не приводить полностью, так как цифры скорее утомляют слушателей, нежели вызывают интерес. Информация, которая плохо воспринимается на слух -- даты, имена, новые термины, названия -- должна быть обязательно представлена на слайдах.
При графическом представлении информации должны использоваться адекватные средства визуализации, т.е. подбираться соответствующие содержанию типы графиков и диаграмм, иллюстрации, таблицы. Как правило, в ячейках таблицы содержится мелкий текст. Такой слайд может легко читаться непосредственно на вашем мониторе, но на большом экране текст будет читаться плохо.
Средства динамического представления информации (перемещение или разновременное появление фрагментов текста и графических объектов, другие анимационные эффекты и эффекты смены слайдов) должны служить для дозирования информации, привлечения внимания слушателей к той ее части, о которой идет речь в определенный момент выступления, и показа явлений в динамике.
Текст презентации не должен служить конспектом для докладчика -- для этого в программе MS PowerPoint существует специальный режим подготовки заметок к слайдам. Развернутые тексты на слайдах презентаций конспектов лекций вполне оправданны, но в презентациях, иллюстрирующих публичное выступление, текст должен быть свернут до ключевых слов и фраз. Полные развернутые предложения на слайдах таких презентаций используются только при необходимости цитирования. Списки на слайдах не должны включать более 5-7 элементов. Если элементов списка все-таки больше, их лучше расположить в две колонки. В таблицах не должно быть более 4 строк и 4 столбцов -- в противном случае данные в таблице будет просто невозможно увидеть. Ячейки с названиями строк и столбцов и наиболее значимые данные рекомендуется выделять цветом. Гистограммы не должны включать более 4 категорий, а организационные диаграммы -- более 5 элементов. Если требуются более объемные таблицы и диаграммы, лучше подготовить их для раздаточных материалов с помощью других программ.
Количество слайдов определяется регламентом выступления. Например, для 10-минутного выступления готовится не более 12 слайдов. Избыточное количество слайдов приводит не только к нарушению регламента, но и к утомлению слушателей и рассеиванию их внимания. В зарубежной практике чрезмерное количество слайдов в презентациях получило шутливое название «PowerPoint Poisoning» («отравление» PowerPoint).
Первый слайд презентации должен содержать название темы выступления, фамилию, имя и отчество докладчика, время и место выступления, контактную информацию. Для корпоративных презентаций в оформлении обязательно использование соответствующей символики.
Заключительный слайд презентации, содержащий текст «Спасибо за внимание» или «Конец», вряд ли приемлем для презентации, сопровождающей публичное выступление, поскольку завершение показа слайдов еще не является завершением выступления. Кроме того, такие слайды, так же как и слайд «Вопросы?», дублируют устное сообщение. Оптимальным вариантом представляется повторение первого слайда в конце презентации, поскольку это дает возможность еще раз напомнить слушателям тему выступления и имя докладчика и либо перейти к вопросам, либо завершить выступление. Контактную информацию, представленную на первом и заключительном слайдах, необходимо также указать в раздочных материалах. Для выступлений на иностранных языках необходимо также владение набором принятых в соответствующих культурах речевых клише, которые нужно изучать дополнительно.
Практика показывает, что в подготовке презентаций, иллюстрирующих публичные выступления, сложнее всего:
Трансформировать текст выступления для его представления в виде ключевых слов и фраз,
Выбрать адекватные средства визуализации информации,
Подобрать оптимальное цветовое решение,
Отказаться от чрезмерного использования анимационных эффектов.
Некоторые подсказки, которые помогут презентатору
1. Четко определите основную мысль, которую вы хотите донести до аудитории. Это поможет вам четко сформулировать цель своего публичного выступления, а слушателям будет легче вас понять, усвоить полученную информацию и сформировать свое отношение к предмету обсуждения. Планируя речь, определитесь с тем, о чем вы хотите проинформировать слушателей.
2. Определите логическую структуру выступления. Основываясь на главном тезисе доклада, подготовьте вступление, основную часть и заключение. Вступление и заключение могут составлять 20% всего доклада. Не стоит пренебрегать этими важными составляющими, иначе новая информация «свалится» на слушателей, как «снег на голову». Вступление можно начать с небольшой истории, вопроса, или интересного факта. В заключение публичного выступления можно подытожить и кратко повторить идеи, уже озвученные в основной части. Поместив главные пункты доклада в основную часть, воспользуйтесь данными ниже рекомендациями.
3. Подкрепляйте свои тезисы статистикой и фактами. Такой способ широко применяется в бизнес-презентациях и служит отличным доказательством слов докладчика. Чтобы аудитории было легче воспринять новую информацию, вместо «64,3%» лучше скажите «почти 2/3». Используя статистическую информацию, помните, что она должна быть достоверной.
4. Используйте визуальные средства. Если презентация содержит много статистических данных, их лучше разместить на слайдах. Диаграммы и графики хорошо привлекают внимание и запоминаются. Также на слайдах можно разместить основные пункты выступления, которые, на ваш взгляд, очень важны для запоминания аудиторией. Помещая данные на слайдах, сделайте их четкими, разборчивыми. Они должны быть видны всем присутствующим. Шрифт должен быть крупным и по цвету резко отличаться от фона.
Выводы
Во время подготовки к презентации очень важно уделить должное внимание подбору материалов, их обработке для последующего представления аудитории.
Информация, которую необходимо подавать, должна быть организованна логично и последовательно. Это необходимо в первую очередь, что бы удерживать внимание аудитории, заинтересовать ее, сделать презентацию понятной и доступной всем.
Только грамотно подобрав и упорядочив материал можно добиться от презентации максимального эффекта.
Список использованной литературы
1. Алешина И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник. - М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. - 480 с.
2. Горкина М. Б., Мамонтов А. А., Манн И. Б. PR на 100%. Как стать хорошим менеджером по PR - 3-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2005 - 240
3. Джей Э. Эффективная презентация. - М.: Баланс-Клуб, 2004. -280с.
4. Кодлер И.Успешная презентация. - М. , 2003
5. Рафел М. Как завоевать клиента /пер.с англ. Д.Раппопорте.- Минск: Питер, 2003 г. - 356с.
6. Лазарев Д. Лучше один раз увидеть!. - М., 2009
7. Хофф Р. Я вижу вас голым. Как подготовится к презентации и с блеском ее провести. - М., 2005. - 212 с.