Внешний документооборот компании стал настолько велик, что сотрудники не успевают обрабатывать? Задумались о том, как ускориться? Как вовремя. Уже многие вещи перешли в электронный формат. Разберем особенности электронного документооборота. Для кого это выгодно, прежде всего?
Сначала узнаем, что такое электронный документооборот. Это система обработки документов в электронном виде. Электронные документы подписываются специальной электронно-цифровой подписью. Они имеют юридическую силу, а значит иметь бумажный формат необязательно. Системой электронного документооборота пользуются как малые, так и крупные организации. Ежегодно объем рынка систем ЭДО увеличивается на 11-13% (по оценке TAdviser). Какие же достоинства и недостатки имеет электронный документооборот?
Плюсы электронного документооборота
1. Юридическая значимость.
Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.
2. Сокращаются затраты.
Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО “Транскрипт” от 3 рублей.
3. Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника.
Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10 дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.
Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.
4. Быстрый поиск и хранение документов.
Согласно исследованию Портала “Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки. Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.
5. Отслеживается статус каждого документа в реальном времени.
Ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.
5. Электронный документ в защите и сохранности.
Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.
6. Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном.
Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.
Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот.
Большинство из них связано с нежеланием менять привычный способ обмена документами с контрагентами в компании. То есть во многом это инерционность мышления бухгалтера или руководителя. Зачем менять то, что работает годами? Вспомним, недавние времена, когда у людей не было мобильного телефона и все чувствовали себя прекрасно. Сегодня мобильные есть у каждого.
1. Переходный период.
Если в компании нет электронной подписи, её предстоит оформить.
Не будем акцентировать внимание на обучении сотрудников работе в ЭДО, потому что большинство современных систем ЭДО имеют идентичный обычному почтовому сервису интерфейс. Важно будет прописать регламент взаимодействия между подразделениями. То есть электронный документооборот должен зафиксировать и заменить движение бумажных документов в “реале”.
2. Помощь в подключении к ЭДО
Если у контрагентов компании отсутствует ЭДО, будет необходимо помочь контрагентам в переходе на ЭДО. И здесь важно выбрать оператора ЭДО, который подставит плечо и окажет поддержку в переходе на ЭДО. Существует эффективный набор инструментов, который поможет относительно быстро и безболезненно перевести контрагентов на электронный документооборот.
Отметим, что эти действия будут носить временный характер; а цена перехода на ЭДО окупит себя уже через несколько месяцев.
Кому будет полезен электронный документооборот?
Рассмотрев особенности электронного документооборота, сделаем вывод, что он, прежде всего, необходим компаниям с значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.
Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей, упростив процесс внешнего документооборота.
Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Развитие информационных технологий не стоит на месте, а вместе с ними развиваются и бизнес-процессы, а что-то совсем сходит на нет. Так, постепенно различные компании, в том числе и государственные структуры, переходят от бумажного документооборота к электронному. Понятие “электронного документооборота”, основных форм систематизации и внедрения мы рассмотрим в данной статье. Оставайтесь с нами. Надеюсь, что представленная информация позволит значительно сократить временные, трудовые и финансовые затраты вашего бизнеса или, в случае если вы только планируете стать предпринимателем, предотвратить допуск ошибок в этом направлении.
1. Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?
Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.
Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.
Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.
Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.
Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).
Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.
Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.
Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.
Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:
- Производственный документооборот;
- Управленческий документооборот;
- Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
- Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
- Бухгалтерский документооборот;
- Складской документооборот;
- Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
- Технический и/или технологический документооборот и др.
Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам и так далее.
Какие же задачи выполняет ЭДО?
- обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
- осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
- оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
- производит протоколирование всех процессов;
- оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
- за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
- упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.
Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.
2. Что такое автоматизация электронного документооборота. Электронный документооборот: плюсы и минусы
Электронный документооборот представляет собой информационную систему, позволяющую более рационально и легко пользоваться данными компании. Она включает в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, дающую возможность оперативной связи, интернет, локальную сеть и так далее. В различных организациях такого рода комплекс может состоять из разных компонентов.
Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются:
- возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров;
- полный учет производственной или какой-либо другой документации;
- оперативное составление отчетов предприятия;
- оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать);
- унифицированные шаблоны для создания документов;
- наблюдение и контроль над персоналом;
- распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам;
- сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии);
- возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.
Что же касается минусов ЭДО (электронного документооборота), то их не так уж и много. Это достаточно дорогостоящее программное обеспечение и временные затраты, как на обучение сотрудников, так и на оцифровку уже имеющихся документов. Но если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, то проблем с внедрением электронного документооборота у вас не должно возникнуть, так как персонал будет уже на начальном этапе работать в данной системе.
3. Что нужно для перехода на электронный документооборот?
Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.
Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены.
Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.
Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.
Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев.
Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.
Во-первых , наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;
Во-вторых , все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ;
В-третьих , между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;
В-четвертых , необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании (подробнее про аутсорсинг можно почитать в ).
Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться .
Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.
4. Виды систем электронного документооборота
В данном пункте статьи мы рассмотрим системы электронного документооборота. Хочется отметить, что любая система может содержать элементы указанных ниже категорий, но в основном они имеют конкретную ориентацию в каждой области, которая связана с позиционированием продукта.
1. Электронные архивы
Электронные архивы (ЭА) — это системы электронного документооборота с досконально проработанными средствами хранения и поиска информации. Благодаря совершенной системе ЭА поиск можно выполнять не только по названию документа, но и по ключевым параметрам.
2. Системы ЭДО с развитыми средствами workflow (WF)
Достаточно сложная категория, в которой сами документы не имеют первостепенного значения. Здесь на первый план выходят работы, а к ним уже привязываются документы. Таким образом, они движутся по определенно заданному маршруту (жесткая маршрутизация). При помощи таких систем можно организовывать работы по определенным направлениям, для которых заранее известны и прописаны все алгоритмы.
3. Системы ЭДО, ориентированные на поддержку управления организацией и накопления базы знаний
Такого рода программы, как правило, являются гибридными и могут сочетать в себе элементы двух предыдущих. Причем базовым элементом может быть или документ или задание в зависимости от выбора. Для осуществления функции управления организации нужна как жесткая маршрутизация, так и свободная, когда маршрут документа прописывает руководитель (например: после регистрации входящего документа, руководитель “расписывает” его согласно смыслу и заданию), поэтому обе указанных технологии имеют место быть в той или иной ситуации. Такие системы активно используют государственные органы, крупные компании, в которых четко распределена иерархия и имеются определенные правила и процедуры. Сотрудники сами создают документы, подготавливают их, принимают решения и осуществляют контроль за их исполнением.
4. Системы ЭДО типа collaboration (коллаборация)
Такие системы ориентированы на совместную работу и являются новыми в области электронного документооборота. Они были созданы благодаря изменению рыночных условий и необходимостью быть четко ориентированными на определенные сферы без лишнего балласта. Они являются противоположностью указанных выше систем, ввиду отсутствия четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Их главной задачей является обеспечение совместной работы людей в организации, даже если они находятся в разных точках планеты, а также сохранять результаты проделанной работы. Как правило, они созданы по типу порталов, представляющих собой сервисы хранения и публикации.
5. Системы с развитыми дополнительными сервисами
Я думаю, что вы не раз слышали такое понятие как CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.
Прежде чем внедрять программы электронного документооборота на крупных предприятиях советую вам провести глубокий анализ представленных систем и выбрать оптимальную, с применимым только для вашей организации перечнем систем. Важно, чтобы СЭДО представляли возможность эффективного управления предприятием и прозрачностью всех его процессов, но в тоже время высоким уровнем конфиденциальности.
При выборе платформ советую вам особое внимание уделить организации архивов электронных документов, автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей вашего предприятия и вовлечение в уже действующую систему.
5. Проблемы внедрения систем электронного документооборота
Любая компания, стремящаяся к модернизации процессов и идущая в ногу со временем, так или иначе, сталкивается с проблемами внедрения новых систем. Это может коснуться и организацию, желающую внедрить системы электронного документооборота.
Давайте рассмотрим, с какими проблемами вы можете столкнуться:
Во-первых , как мы уже говорили, рассматривая плюсы и минусы ЭДО, это психологический барьер, но проблема не только в нем. Также препятствием может стать низкая образованность персонала предприятия, нежелание обучаться, боязнь прозрачности процессов. Одним словом — консерватизм.
Во-вторых , многие предприятия, к сожалению, еще не успели далеко уйти от советского типа управления, а именно фактор директора советского периода, когда он сам не желает работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
В-третьих , частые структурные изменения в организации и слабая формализация бизнес-процессов.
В-четвертых , так или иначе, придется взаимодействовать с внешним миром, который еще не перешел полностью на электронный документооборот, хотя и стремиться к этому.
6. Электронный документооборот в государственных закупках
В данном пункте статьи хочется отразить основные моменты нормативного регулирования электронного документооборота в госзакупках.
Согласно статье 5 Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”:
“В рамках отношений, указанных в части 1 статьи 1 настоящего Федерального закона, допускается обмен электронными документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок, между участниками контрактной системы в сфере закупок, в том числе подача заявок на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), окончательных предложений. При этом указанные заявки, окончательные предложения и документы должны быть подписаны усиленной электронной подписью и поданы с использованием ”.
Также в данной статье говорится и о том, что ключи усиленной электронной подписи и их сертификаты проверки можно получить только в специализированных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию в соответствие с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ.
Уполномоченные органы разрабатывают порядок взаимодействия указанных удостоверяющих центров с единой информационной системой и , также разрабатываются требования безопасности.
Таким образом, при наличии у поставщика (участника закупок) электронной подписи, препятствий для участия в государственных закупках нет.
Итак, в данной статье мы с вами рассмотрели основные принципы электронного документооборота. Из наиболее известных корпораций, предоставляющих услуги по продаже и установке программного обеспечения можно выделить такие, как фирма 1С, 1С-Рарус, ABBY и другие.
На этом сегодня все. Надеюсь, что данный материал был для вас полезен. Желаю вам удачи и до встречи в следующих выпусках.
Ожидаемые изменения в Гражданском кодексе РФ (см. п. 2 ст. 434 ГК РФ, в ред. проекта Федерального закона № 47538-6, по которому еще в апреле прошло первое чтение в Госдуме) повлияют не только на исчисление налогов, но и на использование электронного документооборота в максимально возможном объеме: подписание договора путем применения электронной почты будет признаваться наравне с обычными письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и пр. без электронной цифровой подписи.
Изменения Гражданского кодекса РФ пока еще находится в стадии рассмотрения, а налоговые органы уже готовы получать от налогоплательщиков электронные документы. Как бухгалтерское, так и налоговое законодательство не запрещает использование электронных первичных документов:
- действующий в настоящее время Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит ограничений на отражение операций по электронному документу;
- в новом законе по бухгалтерскому учету от 6.12.11 г. № 402-ФЗ, который вступает в силу со следующего года, содержится прямое указание на возможность отражения хозяйственных операций на основании бумажных и электронных документов.
В целом, конечно, радует то, что нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами, сформирована, пилотные проекты успешно проведены. А потому во многих особенно крупных предприятиях и организациях начинают всерьез задумываться о переходе на безбумажный документооборот.
Везде есть свои плюсы и минусы. Например, тот, кто использует программу «1С», может позволить себе уже сегодня отправить электронный документ нажатием одной кнопки при условии, что:
1) он работает с сертифицированным оператором, т.е. в обмене между ним и покупателем будет еще одна сторона - оператор. Но действий будет только два: прием и отправка оповещения о принятии документа;
2) пользуется программой «1С:Предприятие 8» (УПП, Бухкорп, Управление торговлей), в том числе:
- Бухгалтерия Предприятия 8 редакция 2.0, начиная с версии 2.0.35.5;
- Бухгалтерия Предприятия 8 КОРП, начиная с версии 2.0.35.5;
- Управление Производственным Предприятием 8 редакция 1.3, начиная с версии 1.3.25.1;
- Комплексная автоматизация 8 редакция 1.1, начиная с версии 1.1.21.1.
3) имеется любой сертификат электронной подписи, который признает Федеральная налоговая служба, т.е. используется для сдачи отчетности в электронном виде. Отметим, что с 1 июля 2012 г. уже действует электронная, а не электронная цифровая подпись. При этом неквалифицированная электронная и простая подписи могут применяться между сторонами по соглашению. В случае же обмена формализованной документацией, документами, содержащими печать (например, формы отчетности, направляемые в налоговые органы), может использоваться только квалифицированная электронная подпись (Федеральный закон от 6.04.11 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее - Закон № 63-ФЗ).
Напомним, что в настоящее время установлено три вида электронной подписи (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):
- простая электронная подпись - это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;
- неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например при оформлении договора аренды. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания. Неквалифицированная электронная подпись создается с помощью средств криптошифрования (ст. 12 Закона № 63-ФЗ);
- квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.
К тому же в электронном варианте документов количество подписей в два раза меньше. Так, если в счете-фактуре организации преду-смотрены подпись руководителя и главного бухгалтера, то в электронном счете только руководителя (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г. N ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»).
К минусам применения электронного документооборота можно отнести следующее:
- другие версии бухгалтерской программы «1С» для электронного документооборота пока невозможно использовать. К ним, в частности, относятся более ранние версии - 7 и 8;
- поставщик и покупатель должны иметь одного оператора (для пользователей «1С» пока Такском), так как другие операторы пока не готовы предоставить услуги по электронному обмену документами;
- «дистанционный» обмен будет возможен далеко не со всеми контрагентами, а это означает, что придется осуществлять двойной контроль за документами: отдельно - за бумажными, отдельно - за электронными документами.
Как правило, обмениваются не только документами по НДС (счетами-фактурами), но и документами налогового учета, рассматриваемыми в качестве первичных по налогу на доходы (накладными, актами, счетами, заказами и т.д.). При этом следует иметь в виду, что:
во-первых, операторы, через которые можно направлять такие документы, будут увеличивать свои доходы за счет комплекта документов, а не каждого в отдельности взятого документа. Ожидается, что стоимость отправки одного комплекта документов, за который, как и в случае с мобильными переговорами, будет платить инициатор (лицо, отправляющее документы), а входящие документы не будут тарифицироваться. Стоимость отправки комплекта документов (например, счет-фактура, акт/накладная, счет) по одной сделке 10 руб. При этом от 50 до 100 комплектов документов в зависимости от формы договора будут обрабатываться бесплатно, а до 31 октября 2012 г. - 1000 комплектов в месяц бесплатно для всех пользователей, имеющих договор с 1С: ИТС.
Услуги по обмену электронными документами оплачиваются по итогам расчетного периода (месяца) через партнера «1С».
Стоит отметить, что совсем не обязательно, чтобы все документы, входящие в комплект, необходимо отправлять одновременно: можно счет и счет-фактуру отправить сразу, а накладную или акт через несколько дней. Стоимость услуг от этого не изменится. Однако есть одно большое «но»: как будут отслеживаться документы, входящие в один комплект, если нумерация, кодировка у формализованных документов (счетов и актов) не совпадает? Пока комментариев по этому вопросу нет;
во-вторых, на некоторые первичные документы законодатель установил свои жесткие форматы, например на формат счета-фактуры (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г. № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»). На другие только рекомендуемые в целях предоставления налогоплательщикам возможности реализовать права на направление по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи первичных документов. Речь идет о рекомендуемых форматах накладной ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ Федеральной налоговой службы от 21.03.12 г. № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов»).
Таким образом, в списке рекомендуемых форматов на документы, которые налоговая служба может принимать в электронном виде, отсутствуют весьма распространенные формы акта приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ (КС-2), актов сверок взаимозачетов и т.п. К тому же многие организации используют переработанные формы документов. В результате такого подхода число приверженцев электронного документооборота будет минимальным, так как по форме КС-2 - весьма востребованный документ. Выход, конечно, найдется и для строительных организаций: в договоре можно указать, что промежуточные расчеты производятся по акту произвольной формы (в формате, утвержденном в качестве рекомендуемого ФНС России), а окончательный расчет - по форме КС-2. Последний будет представляться в бумажном виде до тех пор, пока не будет утвержден его электронный формат.
Ввиду того что документы удобнее передавать комплектом, чем отдельно по одному (например, счет-фактуру электронным путем, акт в бумажном виде), то уместно использовать рекомендуемые налоговыми органами формы.
Исключения, конечно же, будут. Так, например, товарно-транспортную накладную ни сегодня, ни завтра передать в электронном формате не получится, так как в ней должны присутствовать подписи трех сторон - заказчика, перевозчика и получателя товаров.
Наверняка, у многих возникнет желание на всякий случай сделать бумажные варианты - дубликаты электронных документов с подписями и печатями. Запасной вариант, конечно, не повредит, лишь бы одну и ту же сумму два раза не отразить в учете.
Рассмотрим вопрос о дате получения счета-фактуры, от которой зависит момент применения вычета по НДС у покупателя.
Относительно бумажного варианта основного документа по НДС - счета-фактуры - могут рассматриваться следующие даты:
- дата, проставленная на счете-фактуре. Если счета приходят по почте, наступил конец квартала и налогоплательщику выгодно отразить вычет в этом квартале, то конверт можно отправить в макулатуру, а счет-фактуру - в книгу полученных счетов-фактур и соответственно в книгу покупок. С другими документами работать проще, поскольку их не надо фиксировать в каких-либо контролируемых налоговыми инспекторами книгах и журналах;
- дата на почтовом штемпеле - этот вариант очень удобен, когда вычет по НДС может «испортить» картину налоговой декларации за отчетный период, так как налоговая служба часто оспаривает возможность «играть» датами счетов-фактур между налоговыми периодами;
- дата на расписке курьера - это и проще, и сложнее одновременно. С одной стороны, в пределах одного-двух дней можно договориться о фиксировании удобной для налогоплательщика даты, например в случае доставки в конце или за пределами рабочего дня. С другой стороны, дату расписки в одностороннем порядке, как и в случае с почтовой доставкой, уже не изменишь.
При бумажном документообороте по просьбе покупателя или поставщика заменить документы можно почти всегда «задним» числом. В случае выставления электронного счета-фактуры, проходящего через оператора, т.е. через третье лицо, такое просто невозможно. Конечно, можно счет-фактуру сформировать и даже отослать его по электронной почте клиенту, но оператор счет-фактуру от 27 июня не пропустит ни 5 июля, ни даже 28 июня.
Это надо иметь в виду тем организациям, которые оказывают так называемые длящиеся услуги или поставки, и выставляют один документ на несколько поставок сразу. К таким относятся услуги связи, интернета, отпуск хлебобулочных и молочных изделий. Даже при электронном способе выписки документов по отгрузке выставить их большому количеству контрагентов вряд ли удастся. Поэтому одному покупателю поступления за месяц «закроются» последней датой, другому - через 3-5 дней после окончания месяца, а вот предварительного закрытия (за 3-5 дней до окончания месяца), как это сейчас делается при бумажном документообороте, оператор не должен пропустить.
Другими словами, если в электронном счете-фактуре организация напишет, что счет выставляется за услуги, оказанные в июне текущего года, то счет-фактура должен быть датирован только 29 июня (или 30 июня, если этот день в организации был рабочим днем) или 2-3 июля 2012 г.
На практике могут возникать и такие ситуации:
- в конце квартала покупатель, скорее всего, не получит счет-фактуру в связи с выходными днями, а он ему очень нужен. Чтобы не терять хороших отношений, поставщик готов, конечно, сделать для него все. Тогда, несмотря на наличие соглашения об обмене документов электронным путем, поставщик имеет полное право выставить счет-фактуру в бумажном виде. В этом случае электронный дубликат уже не направляется;
- счет-фактура отправлен, но покупатель заметил неточность, и счет был возвращен поставщику на доработку. В книге продаж данный счет-фактура уже зарегистрирован в тот день, когда он был отправлен оператору.
Относительно книги покупок такие действия не предусмотрены. Другими словами, в случае получения повторного счета-фактуры у покупателя будет зарегистрирован только второй, последний экземпляр счета-фактуры.
Для контроля за текущими действиями (своих оператора/контрагента) в программе списка счетов-фактур будут задействованы две колонки, в которых отражается сводное состояние электронного документооборота по документам информационной базы: в первой колонке - состояние документооборота со стороны организации (все выполнено/ на подписи/ требуются действия/ ожидать), во второй - состояние со стороны контрагента и оператора электронного документооборота. Бухгалтер всегда увидит, что следует делать, или просто немного подождать.
В случае выставления электронных счетов-фактур книга покупок будет дублировать журнал учета полученных счетов-фактур, которые могут направляться одновременно в бумажной и электронной формах (порядковые номера заполняются автоматически). Применительно к книге продаж ситуация может быть другой. Так, в журнале выставленных счетов-фактур до отправки счета-фактуры оператору-покупателю и получения подтверждения от оператора или извещения от покупателя может не быть записей, а в книге продаж указана сумма в соответствии с бухгалтерской записью: Д-т 62, К-т 90, согласно которой и формируется счет-фактура на отгрузку.
В связи с этим в декларации по НДС кредитовые обороты по счету 68, субсчет «НДС», следует сопоставлять с книгой продаж, а дебетовые - с журналом учета полученных счетов-фактур;
3) первичные документы сформированы, отправлены, а загрузить показатели в свою программу покупатель не может: общая сумма поставки, сумма НДС есть, а ассортимент, представленный в документах, не считывается. Это возможно, так как у поставщика товар может быть назван картофелем, а у покупателя - картошкой. Что делать?
В этом случае следует синхронизировать представленные наименования для выбора аналогичной позиции в документации поставщика, что должно быть предусмотрено программой.
В заключение отметим, что переход к электронному документообороту - дань времени в целях гармонизации национальных законодательств в отношении электронных счетов-фактур. Так, Евросоюз занимался вопросами использования электронных счетов-фактур почти десять лет. Поэтому тем организациям, которые работают на мировых рынках, так или иначе придется приспособиться к новым условиям и, надеемся, только временным неудобствам.
Многим компаниям выгодно подключаться к электронному документообороту (ЭДО). Это позволяет им экономить не только деньги, но и время, которое сегодня является весьма дорогим ресурсом.. При внедрении ЭДО у себя в компании, выгода электронного документооборота очевидной становится в достаточно короткие сроки. По крайней мере, об этом говорят свидетельства руководителей компаний, внедривших ЭДО.
Несмотря на то, что услуга ЭДО еще достаточно новая, на сегодняшний день, в России уже существует около сотни операторов ЭДО. Их деятельности за последние годы привела к тому, что количество электронных документов, формируемых и отправляемых контрагентам, превысило 80 миллионов. При этом к компаниям-операторам ЭДО предъявляются повышенные требования. Это и наличие лицензии Федеральной службы безопасности, предоставляющей право по разработке информационных систем и оказанию услуг шифрования данных. Это и специальная лицензия по оказанию услуг связи и передачи данных. Это ещё целый ряд требований со стороны надзорных и контролирующих органов.
Многие контролирующие органы сейчас оперативно переходят с бумажного формата работы и взаимодействия с налогоплательщиками на электронный. Так ФНС перевела на электронный формат взаимодействия уже более 90% налогоплательщиков. Во-многом этому способствовал принятый электронный формат для счетов-фактур (утвержден Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93 @). Напомним, что подготовить в электронном варианте счета-фактуры, а также журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж можно в .
Со своей стороны многие компании готовы переходить на электронный обмен документами хотя бы потому, что тогда взаимодействие с контролирующим органами становится значительно проще и безопаснее.
При этом наличие оператора ЭДО в таком взаимодействии становится обязательным. Отправка электронных документов через обычную, электронную почту не приведёт к желаемому результату.
Каковы плюсы использования ЭДО?
Во-первых, это отказ от бумажных документов и как следствие значительная экономия, как времени, так и финансовых средств на содержание оргтехники и покупку расходных материалов.
Во-вторых, это значительно более высокая безопасность как обмена информацией между контагентами, так и её хранения. При этом замена бумажных документов на электронные позволяет создать архивную систему многоуровневого доступа к документам для всех сотрудников компании. Для работы с такими архивами можно использовать специализированные программы типа «Баланс-2: Файловый архив электронных документов ».
В-третьих электронный вид документов позволяет значительно повысить оперативность поиска необходимых для работы данных. Это преимущество особенно значимо для крупных компаний, в работе которых присутствуют большие объемы документации или имеющих большое количество контрагентов.
Принцип работы операторов ЭДО
Если вы хотите стать участником системы ЭДО, то предлагаем вам ознакомиться, а в дальнейшем использовать удобный и функциональны сервис - Электронная отчетность, доступный через Заполнить и отправить на изготовление электронной подписи, с помощью которой можно подтвердить подлинность и значимость подписываемых документов, а также идентифицировать должностное лицо, подписывающее электронные документы. Данная подпись позволит обмениваться электронными документами с Федеральной Налоговой службой (ФНС) и другими пользователями ЭДО.
Неоправданные опасения перехода на ЭДО.
Что же мешает налогоплательщикам выбрать электронный способ обмена документами? Одним из наиболее распространенных опасений является опасение, что электронный способ обмена документами даст возможность налоговым органам осуществлять контроль за организацией в постоянном режиме, используя для этого хранимые (локально или в облаке) электронные документы компании. Также многими высказываются опасения, что при переходе на ЭДО их обяжут проводить ежедневную проверку наличия новых писем от контролирующих органов.
Страхи, связанные с утечкой информации, с использованием её для контроля за компанией или в качестве доказательств - совершенно необоснованны. Конечно, порядок взаимодействия электронными документами с целью налогового контроля отличается от бумажного, но общий алгоритм истребования документов от налогоплательщика остаётся прежним.
Он предусматривает, что при необходимости проведения контрольных мероприятий налоговый орган направляет соответствующее требование по предоставлению электронных документов (также как и раньше для бумажных) непосредственно налогоплательщику. Этот алгоритм взаимодействия не предусматривает других схем. При попытке со стороны налоговиков получить доказательную базу в обход налогоплательщика, такие документы не будут приняты судебными органами к рассмотрению.
Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов.
Такая форма документов все больше применяется среди управленческого персонала различных организаций и других структур. Большое распространение приобрели , взаимодействие с Пенсионным фондом и налоговой инспекцией.
Также и среди различных организаций стал активно применяться
Электронный обмен бухгалтерскими документами был узаконен несколько лет назад.
С 2002 года Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» бумажные и электронные документы были приравнены по своей юридической силе, но в июле 2013 года этот нормативный акт недействителен.
Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены основные правила взаимодействия организаций с применением электронной подписи. Совместный приказ Министерства финансов и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвердил основные правила предоставления документов в налоговую инспекцию.
Оформление, учет и обмен счетами-фактурами в виде электронного документа между различными организациями происходит с учетом условий Министерства финансов, утвержденных приказом от 25 апреля 2011 г. N 50н.
Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.
Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ определил, в каком формате должны быть некоторые бухгалтерские учетные документы для обмена и предоставления в налоговые органы.
Для того чтобы организации совершали обмен учетной документацией ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ в необходимом формате Федеральная налоговая служба издала приказ от 21 марта 2012 № ММВ-7-6/172.
Первичные документы, оформленные в электронном виде, будут подтверждены только после того, как на них будет проставлена .
Весь обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью электронного документооборота, которые руководствуются приказом ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@.
Плюсы электронного документооборота
Все вносимые законодательством изменения во взаимодействие между контрагентами, несомненно, имеют ряд преимуществ.
Введение электронного документооборота приводит к сокращению времени для обмена документацией. Это происходит за счет экономии периода на оформление и доставку документов между организациями как с одной, так и с другой стороны.
Экономится время при учете проводимых операций в бухгалтерских регистрах, при контроле ошибок, сокращении этапов обработки документов и формировании отчетности.
Первичные бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная), оформленные на бумаге и подписанные руководителем, с которыми привыкли работать все организации, постепенно переведутся в электронный формат.
Весь документооборот между контрагентами происходит по следующей схеме:
- Организация-продавец создает в своей учетной системе документ. Используя криптографическое программное обеспечение, подписывает документ электронной подписью. Следующим шагом организация загружает оформленный документ в систему оператора и отправляет контрагенту, который принимает его через специальное программное обеспечение.
- Затем покупатель вводит полученный электронный документ в свою учетную программу, проверяет на соответствие сделки, если все оформлено без ошибок, то ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если вовремя проверки обнаружены неточности или ошибки, покупатель отправляет продавцу уведомление об отказе с указанием причин.
Организация-продавец отражает электронный документ в своем бухгалтерском учете, как выставленный после получения подтверждающего сигнала от оператора электронного документооборота о принятии файла и извещения покупателя о том, что документ получен.
Согласно нормативным актам, обмен учетными документами между контрагентами, производится как в бумажной, так и электронной форме.
Документы, оформленные в электронной форме и подписанные электронной подписью, имеют равную правовую силу, как и подписанные руководителем бумажные документы.
Документооборот между организациями производится через оператора, что позволяет сократить время на учет и обработку