Регламентировать любой производственный или бизнес-процесс - значит установить правила выполнения этого процесса на уровне внутреннего, корпоративного, законодательства. Сделать это можно при помощи локальных нормативных актов. Какие из них могут действовать в организации и понадобятся в первую очередь, рассмотрим в статье.
ПРИЗНАКИ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (ЛНА)
В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства. Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента. В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.
Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:
- Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).
- Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
- Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.
ЛНА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ: ВИДЫ И НАЗНАЧЕНИЕ
У всех организационно-правовых документов одна цель - регламентировать какой-либо процесс или явление. Поэтому иногда даже опытным секретарям и делопроизводителям трудно выбрать вид документа для каждого конкретного случая. Попробуем разобраться. Источник всех определений - «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» .
■ Положение - нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа и (или) устанавливающий порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида.
Положение устанавливает, какие структурные подразделения или органы есть в организации, определяет их функции, цели, задачи и ответственность. Положения появляются, когда формируются новые структурные подразделения. Например, вместо канцелярии создаются отдел делопроизводства и Архив.
■ Инструкция - правовой акт, который издается для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.
В отличие от положения, которое, прежде всего, отвечает на вопросы «кто?» и «что?», инструкция отвечает на вопрос «как?». В ней подробно и всесторонне описывается все, что касается выполнения того или иного процесса.
■ Регламент бизнес-процесса - нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа.
Но в случае с ЛНА чаще речь идет о несколько ином документе, особенно в коммерческих организациях. Тогда под регламентом бизнес-процесса понимается разновидность организационно-правового документа, в котором последовательно описываются все этапы процесса и порядок взаимодействия исполнителей на каждом этапе.
Регламент бизнес-процесса отличается от инструкции способом описания операций. В регламенте они описаны последовательно (от первой до последней), а в инструкции выстроены тематически.
■ Правила - нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования.
Основная задача правил - конкретизировать и подробно описать один из процессов, уже утвержденных в инструкции. Например, в инструкции по делопроизводству правилам ведения электронной переписки может быть посвящен только один абзац. А самостоятельные правила ведения электронной переписки - это зачастую объемный ЛНА, состоящий из нескольких разделов. В нем процесс создания, отправки, получения и обработки электронных писем описан подробнее.
Если инструкция издается для полноценного описания какой-то из сторон деятельности организации, то правила конкретизируют инструкцию. В них описан не просто каждый шаг, а каждый вдох и выдох исполнителя операции.
■ Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.
Приказ далеко не всегда является локальным нормативным актом, но вполне может выполнять эту функцию. Здесь будет уместно вспомнить о характерных чертах ЛНА, которые мы рассматривали выше. Если приказ устанавливает нормы (правила) выполнения процесса, назначает ответственных лиц, применяется неоднократно и обязателен для всех указанных в нем работников, то он может быть признан полноценным ЛНА.
Приказы не описывают порядок выполнения процесса, а фиксируют принятое решение. Например, назначить ответственных за делопроизводство в филиалах или утвердить разработанную систему индексации подразделений.
Таблица 1 поможет определить назначение разных ЛНА и выбрать наиболее подходящий вид документа для каждого случая.
Таблица 1
Виды и назначение ЛНА по делопроизводству
|
Вид ЛНА |
Назначение ЛНА |
Пример |
|
Положение |
Определяет статус структурного подразделения |
Положение о Службе документационного обеспечения управления |
|
Устанавливает порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида |
Положение о хранении документов |
|
|
Определяет статус коллегиального совещательного органа |
Положение об экспертной комиссии |
|
|
Инструкция |
Регулирует одну из сторон деятельности организации |
Инструкция по делопроизводству |
|
Регламент бизнес-процесса |
Последовательно описывает операции процесса и порядок взаимодействия участников операций |
Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения заданий по документам» |
|
Конкретизируют уже регламентированный процесс |
Правила отправки и получения почтовой корреспонденции |
|
|
Фиксирует решение, принятое по процессу |
Приказ «О назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях» |
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Инструкция по делопроизводству - центральный из локальных нормативных актов, посвященных ДОУ. Можно, хоть и не рекомендуется, обходиться без положения о службе ДОУ или без регламентов бизнес-процессов делопроизводства. Но если в организации делопроизводством занимаются хотя бы несколько человек, то соответствующая инструкция просто необходима. В противном случае каждый участник процессов делопроизводства (то есть каждый работник) будет работать с документами так, как сочтет нужным, опираясь только на свои собственные знания и опыт и считая их единственно верными. Для секретаря это катастрофа. Поэтому без инструкции по делопроизводству не обойтись.
Нормативная база
К сожалению, типовой инструкции по делопроизводству для негосударственных организаций нет и быть не может, потому как они слишком по-разному, хоть и в рамках единых правил, ведут ДОУ.
Общий порядок разработки инструкции по делопроизводству точно такой же, как на Схеме: подготовленный проект документа проходит процедуру согласования и утверждается генеральным директором или уполномоченным на это лицом.
Собственноручно писать инструкцию по делопроизводству с нуля не нужно. Все правила делопроизводства в России прошли проверку десятилетиями и менялись незначительно. Источников для написания инструкции множество. Основными могут стать:
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее - Методические рекомендации для ФОИВ);
- ГОСТ Р 7.0.8.-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (утверждена приказом ФТС России от 09.07.2014 № 1331; далее - Инструкция для ФТС). Она обязательна только для ФТС и подведомственных ей организаций, но другие организации могут использовать ее в качестве основы для собственной инструкции.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
ГОСТ Р 7.0.97-2016 начинает действовать с 1 июля 2017 года. А Методические рекомендации для ФОИВ и Инструкция для ФТС составлены на основе прежнего стандарта по оформлению документов - ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендаций к нему . С 01.07.2017 оба этих документа перестают быть актуальными в части, посвященной оформлению реквизитов. Поэтому составители инструкций по делопроизводству должны быть внимательными - новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 меняет не только правила оформления реквизитов, но и их состав.
Структура инструкции
Состав, порядок расположения и содержание разделов инструкции могут варьироваться. Все зависит от того, как выстроена система делопроизводства. Инструкции по делопроизводству в организациях, которые активно используют систему электронного документооборота (СЭД) и электронную цифровую подпись (ЭЦП), и в организациях, где процветает бумажный документооборот, будут очень разными.
Тем не менее, можно составить базовое универсальное содержание инструкции по делопроизводству, чтобы разработчикам этого ЛНА «на местах» было от чего оттолкнуться (Таблица 2).
Таблица 2
Базовая структура инструкции по делопроизводству
|
Номер раздела |
Раздел инструкции по делопроизводству |
Утверждаемые разделом формы / образцы документов |
|
Общие положения |
||
|
Термины и определения |
||
|
Требования к оформлению документов |
Бланки документов (общий бланк для документов, бланк письма, бланки отдельных видов документов, другие бланки). Форма журнала учета и выдачи бланков (если организация ведет учет бланков). Образцы оформления каждого из реквизитов (приводятся сразу в тексте при описании правил оформления реквизитов документов). |
|
|
Организация работы с документами |
||
|
Система электронного документооборота |
||
|
Особенности работы с электронными документами |
||
|
Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции |
Форма журнала регистрации входящих документов. Образец акта о недостаче документов. Образец акта о повреждении документов. Оттиск штампа о регистрации входящего документа. |
|
|
Организация исполнения документов и поручений |
Образец оформления резолюции. Форма справки-отчета об исполнении документов. |
|
|
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов |
Образец приказа. Образец распоряжения. Образец акта (например, о возврате неполного пакета документов) Образец доверенности (например, на получение почты). |
|
|
Порядок оформления и исполнения решений, принятых на совещаниях |
Образец краткого протокола совещания. Образец полного протокола совещания. |
|
|
Оформление и отправка исходящих документов |
Образец сопроводительного письма. Форма журнала регистрации исходящих документов. Форма журнала почтовых отправлений. Форма списка для отправки партионных почтовых отправлений. |
|
|
Порядок работы с обращениями граждан |
Форма заявки (обращения) гражданина. Форма журнала регистрации обращений граждан (если организация учитывает обращения граждан отдельно). |
|
|
Порядок передачи документов на хранение |
Форма сдаточной описи. |
|
|
Организация и учет документов в архиве |
Форма номенклатуры дел организации. Форма номенклатуры дел структурного подразделения. Форма описи дел постоянного хранения; Форма описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Форма описи дел по личному составу. Форма описи электронных дел и документов постоянного хранения. Форма описи электронных дел и документов временного (свыше 10 лет) хранения. |
|
|
Использование документов в архиве |
Образец акта о выдаче дел во временное пользование. |
|
|
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения |
Форма акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. |
Порядок хранения документов по инструкции
Порядок архивного хранения документов описывается в разделах инструкции на основе:
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкульта России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015);
- Основных Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
ЛНА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ: КАК ВЫБРАТЬ?
Для небольшой организации инструкции по делопроизводству будет вполне достаточно, тем более, если она описывает все процессы делопроизводства, от создания до уничтожения документа.
Регламенты по делопроизводству чаще всего «вырастают» в самостоятельные ЛНА из инструкции. Это происходит естественным путем - по мере развития организации. Если на определенном этапе появится необходимость регламентировать бизнес-процессы, тогда могут быть разработаны:
- регламент бизнес-процесса «Создание документа»;
- регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документа»;
- регламент бизнес-процесса «Архивное хранение документа»;
- другие регламенты, в зависимости от того, какие процессы делопроизводства руководство сочтет нужным описать и регламентировать.
Еще один вариант развития событий: в организации накопилось множество документов, и для них был создан архив. В этом случае необходимо сразу регламентировать процесс их хранения, иначе работников архива завалят документами. Решить проблему поможет инструкция по оформлению и передаче дел на архивное хранение.
Впрочем, если архив пока невелик и находится в стадии становления, это могут быть правила или даже приказ по основной деятельности. Выбор видов документов для регламентирования процессов делопроизводства, как мы уже выяснили, довольно велик.
Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. - Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждены Росархивом).
Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Этапы работы
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.
ГОСТы по делопроизводству 2019
Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
- Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
- Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
- Реквизит документа — элемент оформления документа.
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .
Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
Инструкция по делопроизводству относится к группе локальных нормативных актов, составляющих правовую основу деятельности компании. Она полностью отражает процесс работы с документами: от их создания до передачи в архив. Инструкция, разработанная с учетом потребностей компании, унифицирует делопроизводственные процессы и делает документооборот более эффективным. В этой статье рассмотрим основные вопросы разработки данного нормативного акта, его содержание и примерную структуру.
Из этой статьи вы узнаете:
- обязательна ли инструкция по делопроизводству в 2017 году для коммерческой компании?
- как разработать проект инструкции по делопроизводству?
- как выглядит структура типовой инструкции по делопроизводству?
- какие тематические разделы может включать инструкция по делопроизводству?
Инструкция по делопроизводству: обязательна или нет?
Инструкция по делопроизводству - это основной локальный нормативный акт компании, регламентирующий технологию работы со служебной документацией. Тем не менее, она не относится к числу обязательных документов предприятия. Исключением являются только государственные организации. Акт не имеет единой унифицированной формы, а его содержание не регламентируется законодательством.
Несмотря на это, требования Госстандарта обязывают все компании сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства. Это необходимо для того, чтобы любая организация могла “обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности” (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования). Кроме того, документирование информации, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации», является обязательным условием ее включения в информационные ресурсы.
Эффективная работа с информацией нуждается в нормативном регламенте. В первую очередь это касается технологических процессов делопроизводства. Документационное обеспечение управления является частью системы управления качеством. Для того чтобы повысить эффективность административных процессов, необходима рациональная система делопроизводства. Правила, приемы, процессы создания официальной документации, порядок документооборота, - все эти процессы целесообразно регламентировать и стандартизировать.
Инструкция по делопроизводству относится к разряду локальных нормативных актов. Ее назначение - регламентировать технологии работы с документами в пределах конкретной организации. Инструкцию разрабатывают с учетом специфики сферы деятельности компании, ее документально-информационных процессов. Если это условие выполнено, утверждение инструкции способствует оптимизации делопроизводства.
Правовой базой для разработки инструкции служат законодательные правовые акты в сфере информации, документации и архивного дела. При его создании можно руководствоваться правилами делопроизводства и методическими рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Как разработать инструкцию по делопроизводству?
Если решение о разработке инструкции по делопроизводству в 2017 году принято, необходимо определить, кому поручить это важное и ответственное задание. Как правило, ее подготовкой занимается служба документационного обеспечения. В процессе также могут участвовать архив и юридическая служба. Подобное распределение обязанностей характерно для крупных организаций. Если же в фирме нет службы ДОУ, разработку инструкции поручают ответственному за работу с документами сотруднику.
В целом, в процессе разработки инструкции можно выделить несколько этапов:
- сбор и анализ данных;
- разработка проекта инструкции;
- согласование и утверждение;
- внедрение.
Используя нормативные, методические, информационно-справочные документы компании, а также данные опросов линейных руководителей, необходимо решить, какие виды документов и делопроизводственных процессов будут затронуты в нормативном акте. Для этого целесообразно определить:
- компетенции руководителей в отношении принятия решений, издания и утверждения документов;
- виды документов, участвующих в делопроизводстве;
- используемые типовые бланки;
- документы, нуждающиеся в заверении печатью организации;
- регистрационные формы и виды регистрируемой документации;
- источники входящих документационных потоков;
- контроль над исполнением документов;
- хранение служебной документации и передача ее в архив;
- порядок работы с электронными документами.
Вышеперечисленные сведения служат базой для разработки проекта инструкции. После утверждения руководителем организации или издания соответствующего приказа, нормативный акт вводится в действие. Инструкцию по делопроизводству необходимо довести до сведения каждого сотрудника. Если речь идет о крупной компании, целесообразно провести обучение персонала, чтобы разъяснить ее содержание, рассказать о новых правилах работы.
Структура и содержание инструкции по делопроизводству
Нормативно-методические документы межотраслевого действия не регламентируют содержание и структуру инструкции по делопроизводству в 2017 году. При ее разработке можно руководствоваться примером, приведенным в Методических рекомендациях Института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД): «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации». Сведения о возможной структуре и положениях можно почерпнуть в обязательных для государственных организаций методических рекомендациях.
Как правило, инструкция по делопроизводству состоит из общих положений, тематических разделов и приложения.
Общие положения разъясняют цель и назначение нормативного акта, его нормативную базу, ответственность за соблюдение инструкции. Этот раздел содержит перечень регламентируемых процессов и документов, определяет вспомогательные нормативные акты, описывает основные принципы делопроизводства. В качестве отдельного раздела может быть приведена расшифровка базовых понятий.
Тематические разделы охватывают полную последовательность делопроизводственных процессов. Содержание инструкции по делопроизводству, как правило, состоит из трех основных частей:
Составление и оформление документов
Данный раздел содержит перечень видов документов, используемых в компании для документирования ее деятельности: административной, организационной и информационной. Определяются правила подготовки и оформления документации, порядок ее согласования и утверждения, регламентируется ее изготовление и размножение. Устанавливается порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.
Документооборот и исполнение документов
В этом тематическом разделе инструкции по делопроизводству содержатся положения, регламентирующие технологию документооборота. Чаще всего он состоит из следующих подразделов, отражающих стадии процесса:
- Документооборот (прием, обработка и распределение входящей корреспонденции; подготовка и отправка исходящих документов; порядок учета);
- Регистрация (правила индексации; порядок, формы и методы регистрации);
- Справочная работа (технология информационно-поисковой деятельности, описание справочного массива);
- Контроль исполнения (методы контроля исполнения, обязанности исполнителей, сроки исполнения служебных документов);
- Оперативное хранение (хранение документации в структурных подразделениях и службе ДОУ, оформление и систематизация дел, использование номенклатуры дел);
- Подготовка к архивному хранению (проведение экспертизы; подготовка к передаче в архив; описание, оформление и передача архивных дел).
Состав вышеперечисленных разделов инструкции по делопроизводству зависит от специфики деятельности компании, условий работы и принятой технологии делопроизводства. В него можно дополнительно включить подразделы, регламентирующие работу с обращениями граждан, использование документов с ограниченной сферой распространения, техническое обеспечение делопроизводства.
Приложения
В приложения к инструкции по делопроизводству включают справочно-иллюстративный материал, содержащий актуальную информацию о работе со всеми видами документации.
К нему относятся утвержденные бланки, перечень нерегистрируемых, утверждаемых и заверяемых документов, формы регистрационных журналов, форма номенклатуры дел. Кроме того, приложения могут включать схемы документальных потоков, примеры оформления и образцы заполнения, оттиски печатей и штампов.
Инструкция по делопроизводству - нормативный акт, отражающий весь процесс работы со служебной документацией. Она служит основой рационального документооборота, сокращает сроки обработки и поиска документов, устанавливает правила их хранения. В случае, когда инструкция составлена с учетом потребностей компании, она способна свести к минимуму типичные ошибки в работе. Кроме того, данный нормативный акт способствует унификации делопроизводственных процессов и, как следствие, повышает их результативность.
В сфере делопроизводства и документооборота в 2017 году произойдет ряд значимых изменений. В первую очередь, они затронут кадровое делопроизводство, а также коснутся некоторых государственных стандартов, регламентирующих оформление официальных документов.
Из статьи вы узнаете:
В 2017 году делопроизводство и документооборот (как его составляющая) остаются важнейшими аспектами деятельности любой организации. В рамках этих процессов создаются все официальные документы компании, и регулируется работа с ними. Делопроизводство включает две базовых составляющих: документирование (фиксирование информации) и документооборот (движение документации). Данная сфера деятельности ежегодно претерпевает значительные изменения, это одно из наиболее быстро меняющихся направлений.
Ни одна компания на территории Российской Федерации не может существовать в отрыве от действующего законодательства. Документооборот каждой организации должен отвечать его требованиям. Нормативной базой в данной области считаются законы, нормативно-правовые акты, которые регламентируют создание документов и их продвижение, регулируют функции делопроизводственных служб и их структуру. Изменения в эти акты вносятся регулярно. Они могут включать новые правила оформления официальной документации, устанавливать ее новые виды и упразднять старые, нормативно закреплять правила делопроизводства.
В 2017 году кардинальных изменений в сфере делопроизводства и документооборота не ожидается. К наиболее значимым событиям можно отнести:
- отмену ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
- внедрение упрощенного кадрового учета для микропредприятий;
- введение электронных больничных листов;
- закрепление платного характера независимой оценки квалификации сотрудников;
Кроме того, принят ряд поправок к Трудовому кодексу, которые косвенно влияют на документооборот организации в 2017 году.
Как и раньше, основным локальным нормативным актом, регламентирующим технологии работы с документацией в пределах одной компании, в 2017 году остается инструкция по делопроизводству . Ее разрабатывают с учетом потребностей организации и специфики ее документально-информационных процессов. Данный акт базируется на требованиях законодательства и является основой рационального документооборота.
Изменения в документообороте и делопроизводстве в 2017
Главным событием этого года до последнего времени можно было считать ожидаемое вступление в силу нового Госстандарта, регламентирующего работу с официальными документами. Новый гост по делопроизводству и документообороту с 01 июля 2017 года должен был вступить в силу, однако, Приказом Росстандарта дата была перенесена на июль 2018 г.
Речь идет о стандарте Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов."
Одним из основных отличий нового ГОСТа является то, что его действие будет распространяться гораздо шире. Так, например, он будет регламентировать оформление уставов, регламентов, правил, приказов, положений, постановлений, решений и распоряжений, договоров, актов, инструкций, писем и справок.
Новый стандарт устанавливает общие требования к созданию документов. Этому посвящена его одноименная глава. К примеру, в нем четко определены требования к используемым шрифтам и их размеру.
Кроме того, он позволяет абсолютно законно использовать оборотную сторону листа при создании официальных документов.
Некоторые изменения коснутся и обязательных реквизитов. В акте четко прописано место их расположения. Помимо этого, перечислены новые возможные реквизиты деловых бумаг и упразднены некоторые старые.
|
Новые реквизиты |
Упраздненные реквизиты |
|
наименование структурного подразделения (если оно инициирует создание документа) |
ОГРН (основной государственный регистрационный номер) |
|
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) |
|
|
гриф ограничения к доступу |
КПП (код причины постановки на налоговый учет) |
|
отметка об электронной подписи |
код организации по ОКПО |
Новая отметка об электронной подписи включает номер сертификата ключа, Ф.И.О. его владельца и срок действия сертификата. Появление этого реквизита может повлечь ряд изменений в документообороте уже в 2017 году: соответствующие штампы целесообразно заготовить заблаговременно.
Перемены затронули и изображение государственной символики. Государственный герб Российской Федерации и герб ее субъекта теперь объединены в один реквизит, который носит общее название “Герб”.
Читайте также:
Правила кадрового делопроизводства в 2017
Основные изменения в правилах делопроизводства 2017 затронут сферу кадрового учета. Это довольно существенные нововведения, касающиеся правил приема на работу, кадрового учета для микропредприятий, и правил оценки уровня квалификации персонала.
Упрощенный кадровый учет микропредприятий
Из документооборота микропредприятий, согласно Федеральному закону № 348-ФЗ, в 2017 году может полностью или частично исчезнуть такая процедура как утверждение локальных нормативных актов в кадровой сфере. Речь идет о документах, отражающих нормы трудового права: положениях об оплате труда, графиков сменности, правилах трудового распорядка и т.д. Все необходимые условия теперь можно и необходимо прописывать непосредственно в трудовом соглашении с сотрудником. При составлении договора нужно руководствоваться типовой формой, утвержденной 27.08.2016 года постановлением правительства №858.
Отметим, что к числу микропредприятий относятся юридические или физические лица, в коллективе которых числится не более 15 сотрудников с суммарным доходом за год не более 120 млн. руб.
Электронные больничные
Федеральный закон об электронных больничных №86-ФЗ вносит серьезные изменения в делопроизводство и документооборот в 2017 году. С 1 мая 2107 года каждый работник, которому открывают больничный, может выбрать его бумажную или электронную форму. Это правило действует для тех, кто получает пособие по болезни или беременности и родам. Нововведение должно облегчить работу бухгалтеров и кадровых работников, поддержать тенденцию внедрения электронного документооборота, а также упростить взаимодействие компаний с ФСС.
Платная оценка квалификации персонала
С января 2017 года вступили в действие нормы, регламентирующие независимую оценку квалификации работников. С текущего года такая оценка будет платной. Отметим, что нововведения не освобождают работодателя от обязанности предоставлять сотруднику законные гарантии по сохранению места работы и средней заработной платы, а также возмещению командировочных расходов. Все связанные с оценкой квалификации официальные документы все также участвуют в делопроизводство и документообороте организации в 2017 году.
В случае, когда экзамен, а также проезд к месту его проведения оплачивается сотрудником, он имеет право на налоговый вычет на сумму расходов по НДФЛ (не более 120 000 руб.). Для работодателя предусмотрена возможность отнести подобные затраты к расходам, связанным с производством и реализацией.
Подводя итог, можно отметить, что изменения в делопроизводстве и документообороте в 2017 году нельзя назвать радикальными. Введение в действие нового ГОСТа и ряда Федеральных законов повлияет на привычные процессы и, возможно, инициирует пересмотр инструкций по делопроизводству и графиков документооборота в 2017 году. Тем не менее, эти нововведения не внедряются мгновенно, и времени вполне хватит, чтобы ознакомится с ними и начать следовать новым правилам.
Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Дадим пошаговую инструкцию организации делопроизводства в компании.
Из статьи вы узнаете:
Материалы по теме:
Почему важно уделять внимание делопроизводству
Делопроизводство - это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенную бумагу становится трудно. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача - как правильно и удобно организовать документооборот.
С делопроизводством в официальных учреждениях проще - там этот процесс регламентируют специальные нормативные акты:
- Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
- Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
- Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
- Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как провести на определенных предприятиях. Например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода организациях.
В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решают собственники. Вернее, разработать делопроизводство с нуля поручают конкретным исполнителям - иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.
Как работать с документами: памятки по Примерной инструкции по делопроизводству
Скачать эту и еще 9 памяток в журнале
Как организовать делопроизводство: пошаговая инструкция
Делопроизводство в ооо с нуля пошаговые инструкции помогут определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ - инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.
Шаг 1. Определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними разный, поэтому стоит описать его в разных разделах.
Шаг 2. Написать инструкцию. Отдельно предусмотреть по локальным актам:
- как их принимают;
- как с ними знакомят работников;
- где и у кого хранят локальные акты.
По входящей документации необходимо расписать, кто и где регистрирует поступающую документацию, в какие сроки, как фиксирует передачу документа на исполнение, где хранить входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей - аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.
Инструкция по делопроизводству: порядок регистрации внутренних документов
Как оформлять документы по Примерной инструкции
Шаг 3. Указать в инструкции, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а какие следует составлять, руководствуясь утвержденным ГОСТ.
Как внедрить ГОСТ через инструкцию по делопроизводству
Шаг 4. Определить ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решить, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.
Раздел «Оперативное хранение документов» в Инструкции по делопроизводству
Скачать образец инструкции
Шаг 5. Определить, нужны ли дополнительные разделы инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.
Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством. Например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.
Учет и хранение печатей и штампов в компании: раздел Инструкции
Как организовать работу с печатями и штампами
Шаг 6. Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.Как организовать кадровое делопроизводство
Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство . Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяют перечень документов, которые будут составлять, изменять, копировать и распространять в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше -– то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указано в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.
Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании, например, утвержденной формы трудового договора, приказов, а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляют графики, то в какой срок и в каком порядке их предоставить на утверждение, если выдают средства защиты, то в каком порядке будут вести учет.
Инструкция по кадровому делопроизводству: образец
Скачать образец полностью
Следует учесть также, что для организации делопроизводства , в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разрабатывать и соблюдать инструкции.
Организационные формы делопроизводства
Есть три формы организации делопроизводства:
- централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная.
При централизованной форме, все технические операции по обработке документов сосредотачивают в одном структурном подразделении. Обычно это служба делопроизводства. Плюс такой формы делопроизводства в том, что можно создать единую базу по всем документам, которые поступают или создают в организации. Искать нужные бумаги быстрее. Такая форма делопроизводства подойдет для компаний с линейно-функциональной структурой.
При децентрализованной форме делопроизводства службы ДОУ создают в каждом структурном подразделении. Если компания территориально-распределенная, эта форма будет кстати.
При смешанной форме организации делопроизводства одни операции выполняют в службе ДОУ, другие - в структурные подразделениях. Первые обычно занимаются приемом, регистрацией, контролем документов, вторые - создают и оформляют бумаги, систематизируют их и формируют на хранение. Одну и ту же операцию при такой форме делопроизводства могут осуществлять как в службе ДОУ, так и в подразделениях - зависит от документа.
Маршруты документов помогут ускорить документооборот в компании
