Organizarea muncii de birou în autoritățile de stat și autoguvernarea locală. Rezumat: Organizarea muncii de birou în autoritățile de stat și autoguvernarea locală Sistem de documentare și documentare în autorități

Este ușor să trimiți munca ta bună la baza de cunoștințe. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Cod civil Federația Rusă, definind temeiul legal al activitatilor persoane juridiceși documentația acesteia. Reglementare normativă și metodologică a muncii de birou (sau documentare suport pentru management), neajunsuri ale legislației.

lucrare curs, adăugată 02.12.2014

Conceptul, principiile și funcțiile sistemului administrația localăîn Rusia. Acte de reglementare administrația locală ca subiect de aplicare a legii. Acte juridice de reglementare la nivel federal, entitățile constitutive ale Federației Ruse și sistemele guvernamentale locale.

lucrare de curs, adăugată 11.12.2008

Concept și dezvoltare temei legal administrația locală. Constituția Federației Ruse, legile federale, actele juridice ale autorităților puterea de statîn sistemul actelor juridice privind autoguvernarea locală. Principiile de bază ale autoguvernării locale a Federației Ruse.

rezumat, adăugat 06.02.2008

Conceptul și esența guvernării locale. Cadrul de reglementare administrația locală. Documente de bază care reglementează jurisdicția comunităților. Caracteristicile autoguvernării în zonele rurale. Organismele administraţiei publice locale ale aşezărilor rurale.

lucrare curs, adaugat 24.12.2011

Situația administrației locale în structura statuluiţări şi sistem politic societate, cadrul ei de reglementare. Baza legislativă administrația locală din municipiul „Orașul Yuzhno-Sahalinsk”. Modalități de rezolvare a problemei bugetului local.

lucrare de curs, adăugată 13.03.2009

Organizarea corectă a documentației suport pentru management în agențiile guvernamentale. Procesul de management în organele de afaceri interne (IAB). Elementele principale, conținutul, tipurile și sarcinile muncii de birou în departamentul de afaceri interne, reglementarea legală a acesteia.

lucrare de curs, adăugată 27.11.2011

Recunoașterea oficială și publică a administrației locale ca instituție a democrației. Subiecții administrației locale, probleme de importanță locală, puteri guvernamentale. Probleme asociate cu implementarea funcțiilor administrației publice locale.

INSTITUȚIE DE ÎNVĂȚĂMÂNT NEGUVERNAMENTALĂ

ÎNVĂŢĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR

INSTITUTUL DE ECONOMIE SI DREPT KUZBASS

FACULTATEA DE DREPT

DEPARTAMENTUL DE UMANITATE

Test

Disciplina: „Documentarea activităților de management”

pe tema „Organizarea muncii de birou în autoritățile de stat și administrația locală”

Completat de: elev din grupa 303

Panshina E.Yu.

Verificat:

Kemerovo, 2010

Introducere……………………………………………………………………………………………..….3

1. Fluxul documentelor ca bază pentru activitățile unei autorități…………...….5

2. Modelul rusesc de muncă de birou în autoritățile de stat și autoguvernarea locală…………………………………………………………………….…..7

3. Alegerea unei abordări pentru automatizarea documentelor……………10

4. Sisteme care organizează fluxul de documente electronice…….…..12

5. Fluxul documentar al documentelor oficiale…………………………..…..14

6. Automatizarea schimbului de documente între autoritățile guvernamentale…………18

7. Sisteme EDD pentru autorități la diferite niveluri……………...20

8. Soluție pentru administrația locală………………………………21

Concluzie…………………………………………………………………………23

Lista literaturii utilizate……………………………………………………..25

Introducere.

Necesitatea de a automatiza procesele și organizarea biroului managementul documentelor electronice este recunoscut astăzi de autoritățile de stat și de autoguvernarea locală în aproape toate entitățile constitutive ale Federației Ruse. Dar, odată cu înțelegerea acestei nevoi, apar și o serie de întrebări, fără a primi răspunsuri la care este imposibil să trecem la implementarea practică a proiectelor.

De unde ar trebui să începeți implementarea sistemului? Cum să împărțim întregul proiect în etape, astfel încât efectul implementării să fie evident după prima etapă și să crească cu fiecare etapă ulterioară? Care dintre cele disponibile mijloace tehnice modernizați mai întâi, dar ce poate aștepta? Ce resurse financiare ar trebui prevăzute în buget, defalcate pe an, în funcție de realitățile unei anumite regiuni?

De fapt, toate aceste întrebări se referă la construirea unui plan competent pentru implementarea proiectului cu câțiva ani înainte, ținând cont de finanțarea planificată, nevoile de producție, echipament tehnicşi modernizarea planificată a parcului tehnic.

munca inginerilor, proiectanților, directorilor de producție

o mulțime de timp este dedicat studierii, analizării și compilarii diverselor

documentare. Dificultăți deosebit de mari apar, de regulă, când

elaborarea documentelor de producție, care se datorează în primul rând lipsei de cunoștințe speciale de la compilatori. Eliminarea timpului neproductiv în procesele de elaborare și utilizare a documentelor necesită o combinație rezonabilă de formalizare și creativitate, iar aceasta, potrivit autorilor, necesită, pe de o parte,

familiarizarea compilatoarelor de documente cu cele mai multe legi generale percepția documentelor, pe de altă parte, iar aceasta este sarcina principală - formularea și sistematizarea reguli generaleși standarde pentru întocmirea documentelor de bază.

Scop munca de testare este studiul fundamente teoretice organizarea muncii de birou în autoritățile de stat și autoguvernarea locală.

În funcție de scopul testului, în lucrare sunt stabilite următoarele: sarcini:

Definiți conceptul de flux de documente;

Luați în considerare modelul rus de muncă de birou în autoritățile de stat și autoguvernarea locală;

Identificarea sistemelor EDD pentru organismele guvernamentale la diferite niveluri;

Luați în considerare automatizarea schimbului de documente între agențiile guvernamentale.

1. Fluxul documentelor ca bază pentru activitățile unei agenții guvernamentale.

Lucru de birou într-o agenție federală ramura executiva se desfășoară în conformitate cu Regulile pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477. În baza acestor reguli, organul executiv federal, în acord cu guvernul federal organ executiv în domeniul afacerilor arhivistice, emite instrucțiuni pentru munca de birou. Aceste Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.

Documentele se întocmesc pe formulare (coli standard de hârtie A4 sau A5) sau în formular documente electroniceși trebuie să aibă o compoziție stabilită a detaliilor, amplasarea și designul acestora. Exemple de formulare se aprobă prin ordin al conducătorului autorității executive.

Toate documentele sunt împărțite în intrare, ieșire și interne. Documentele primite sunt supuse procesării primare, înregistrării, examinare preliminară, sunt transferate conducerii pentru a fi luate în considerare și apoi merg la artiști. După executare, documentele sunt plasate în dosare.

Fiecare organism își formează propriul fond documentar. Nomenclatorul cazurilor organismului este convenit cu comisia de expertiză a federalului relevant arhiva statului. Cazurile de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt transferate în arhivă. Rezoluția stabilește procedura de lucru cu documentele electronice.

Termenul „flux de documente” este utilizat în prezent extrem de larg și se găsește în descrierea aproape a fiecărui sistem informațional. Automatizarea fluxului de documente este implementată de multe sisteme și fiecare dintre ele pretinde a fi o „abordare integrată a automatizării fluxului de documente”. În același timp, varietatea de sisteme este extrem de largă: de la sisteme de contabilitate de depozit la software de control al proceselor.

În această lucrare, termenii „flux de documente”, „muncă de birou” etc. sunt considerate exclusiv în contextul organizării muncii autorităţilor statului şi a autoguvernării locale. În consecință, termenii sunt interpretați exclusiv folosind reglementările naționale aplicate activității organismelor guvernamentale.

Conform definiției (GOST R 51141–98), fluxul de documente este „mișcarea documentelor într-o organizație din momentul creării sau primirii lor până la finalizarea executării sau expedierii”, adică întregul ciclu de viață al întregului set. a documentelor dintr-o organizaţie până când sunt transferate în arhivă sau spre distrugere.

Munca de birou, sau „suport de documentare pentru management”, conform aceleiași surse, înseamnă „o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale”. Adică, munca de birou este un set de mecanisme organizatorice pentru menținerea și controlul fluxului documentelor oficiale. Totuși, în " Instrucțiuni standard privind munca de birou în autoritățile executive federale" din 27 noiembrie 2000, funcțiile muncii de birou nu se mai limitează la reglementarea doar a fluxului de documente oficiale. Acest lucru ne permite să afirmăm că sistemele de automatizare de birou ar trebui să controleze nu numai circulația documentelor înregistrate (oficiale) documente, dar și proiecte de documente.

2. Modelul rus de muncă de birou în autoritățile de stat și autoguvernarea locală.

În Rusia, la scară națională, s-a dezvoltat o tehnologie unificată pentru lucrul cu documentele de management, așa-numitul sistem de stat de suport pentru documentație pentru management (GS DOU). munca de birou ruseasca nu are analogi în alte țări nici în ceea ce privește dezvoltarea detaliată a tehnologiei de lucru cu documente, nici în ceea ce privește scara distribuției. Și dacă în Occident dezvoltarea automatizării biroului stimulează dezvoltarea tehnologiilor de gestionare a documentelor, atunci în Rusia, de regulă, despre care vorbim privind automatizarea tehnologiei deja consacrate în mod tradițional a muncii de birou instituțional.

Care sunt caracteristicile" model rusesc„Munca de birou? Pot fi identificate trei avantaje cele mai izbitoare:

Controlul asupra documentului, începând din momentul primirii acestuia;

Centralizarea functiilor de control;

Standarde unificate de flux de documente.

Spre deosebire de metodele occidentale de lucru cu documentele, în practica rusă documentul este pus sub control în momentul primirii lui de către autoritate. Documentele interne sau de ieșire intră sub control imediat după „nașterea” lor – adică aprobarea. În același timp, se monitorizează conexiunea documentelor - în cazul în care un document a apărut ca urmare a implementării unei decizii luate cu privire la un alt document. Toate acestea fac posibilă urmărirea în mod fiabil a căii oricărui document primit de o autoritate de stat sau de o administrație locală - la urma urmei, nici un singur document înregistrat nu poate dispărea fără urmă.

Centralizarea maximă a controlului asupra fluxului de documente presupune ca un document să fie mai întâi raportat conducerii, iar abia apoi, după ce au dobândit rezoluții în conformitate cu ierarhia serviciilor, acesta coboară la executorii imediati.

O altă caracteristică importantă a „modelului rusesc” este prezența unor reguli uniforme și detaliate pentru lucrul cu documentele de management în organizații, indiferent de domeniul lor de activitate. Toate activitățile serviciilor de birou - expediții, birouri, grupuri de control - sunt reglementate în conformitate cu regulile de completare a jurnalelor de bord, a dosarelor și a formularelor de raportare.

Având în vedere existența unor astfel de reglementări detaliate privind fluxul de documente în organismele guvernamentale, implementarea fără adaptare este fundamentală tehnologie nouă cutare sau cutare software străin este nerealist. În acest caz, putem vorbi despre automatizarea muncii de birou tradiționale folosind modern tehnologia de informație.

Aplicație. Lista informațiilor obligatorii despre documentele utilizate în scopul înregistrării și căutării documentelor în sistemele electronice de gestionare a documentelor ale autorităților executive federale

Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 N 477
„Cu privire la aprobarea Regulilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale”

Cu modificări și completări de la:

„sistem electronic de gestionare a documentelor”- un sistem informatic automatizat care asigură realizarea documentelor electronice și a copiilor electronice ale documentelor, gestionarea acestora, stocarea și accesul la acestea, precum și înregistrarea documentelor;

„gestionare electronică a documentelor”- fluxul documentelor folosind un sistem informaţional.

Alte concepte utilizate în prezentele reguli corespund conceptelor definite în legislația Federației Ruse.

III. Crearea de documente în organul executiv federal

5. Documentele create de organul executiv federal sunt întocmite pe antet, pe coli standard de hârtie în format A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm) sau sub formă de documente electronice și trebuie să aibă un alcătuirea detaliilor, localizarea și înregistrarea acestora.

6. Formulare organism federal puterea executivă sunt dezvoltate pe baza opțiunilor unghiulare sau longitudinale pentru localizarea detaliilor. În versiunea de colț, detaliile formularului sunt situate în colțul din stânga sus al foii. În versiunea longitudinală, detaliile formularului sunt situate în mijlocul foii de-a lungul marginii superioare.

La crearea documentelor electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor, se folosesc șabloane de documente electronice.

7. Fiecare foaie de document, întocmită atât pe antet, cât și pe o foaie standard de hârtie, trebuie să aibă margini de cel puțin 20 mm în stânga, 10 mm în dreapta, 20 mm în partea de sus și 20 mm în partea de sus. fund.

9. Detaliile documentelor create în cursul activităților organului executiv federal sunt:

a) emblema de stat a Federației Ruse;

b) denumirea organului executiv federal;

c) denumirea unității structurale a organului executiv federal;

d) titlul postului;

e) date de referință despre organul executiv federal;

f) denumirea tipului de document;

g) data documentului;

h) numărul de înregistrare document;

j) locul întocmirii (publicării) documentului;

k) ștampila care restricționează accesul la document;

l) destinatar;

m) ștampila de aprobare a documentului;

o) instrucțiuni pentru executarea documentului (rezoluție);

n) titlul textului;

p) textul documentului;

c) marca de control;

r) notă despre cerere;

y) semnătură;

x) ștampila de aprobare a documentului;

h) imprimare;

x) marca pe certificare a copiei;

y) o notă despre interpret;

e) o notă privind executarea înscrisului și trimiterea acestuia la dosar;

y) o notă la primirea documentului;

10. Compoziția detaliilor documentului este determinată de tipul și scopul acestuia.

11. Aprobarea unui document de către organul executiv federal este eliberată cu o viză autorizată oficial organ executiv federal. Coordonarea unui document creat de organul executiv federal cu alte organisme și organizații guvernamentale este oficializată cu o ștampilă de aprobare (foaie), un protocol sau o scrisoare de aprobare.

IV. Cerințe pentru organizarea fluxului de documente în organul executiv federal

12. Următoarele fluxuri de documente se disting în fluxul de documente al organului executiv federal:

a) documentație de intrare (incoming);

b) documentația trimisă (ieșită);

c) documentaţie internă.

13. În organul executiv federal, livrarea și expedierea documentelor se realizează prin mijloace serviciul postal, comunicații curier și telecomunicații.

14. Documentele primite de organul executiv federal sunt supuse prelucrării inițiale, înregistrării, examinării prealabile, transferului către conducere pentru a fi luate în considerare în serviciul de management al biroului, sunt transferate executorilor și, după executare, sunt plasate în dosare.

15. Prelucrarea primară a documentelor primite include verificarea livrării corecte a documentelor și a disponibilității documentelor și anexelor la acestea, precum și distribuirea documentelor în cele care sunt înregistrate și cele care nu fac obiectul înregistrării.

16. Înregistrarea documentelor primite și create se efectuează în ziua primirii, creării (semnării sau aprobării) sau în următoarea zi lucrătoare, cu excepția cazului în care legislația Federației Ruse stabilește altfel.

18. Documentele înregistrate sunt transferate de către serviciul de gestionare a evidențelor pentru a fi luate în considerare șefului organului executiv federal sau, prin decizie a șefului corpului executiv federal, altor funcționari ai organului executiv federal.

Documentele sau copiile acestora cu instructiuni de executare (rezolutii) sunt transferate de catre serviciul de management al biroului executorilor.

19. Originalul documentului este trimis unității structurale a organului executiv federal responsabil de executarea documentului. Dacă sunt mai mulți executori, documentul original este transferat unității structurale care este executantul responsabil, iar unitățile rămase primesc o copie a documentului.

Atunci când oferă interpretului acces la copie electronică document în sistemul electronic de gestionare a documentelor, documentul original poate rămâne în serviciul de gestionare a înregistrărilor dacă acest lucru este stabilit prin instrucțiunile pentru gestionarea înregistrărilor din organul executiv federal.

20. Documentele, după ce sunt semnate de șeful organului executiv federal sau de o altă persoană autorizată, sunt transferate serviciului de management al biroului pentru înregistrare și expediere.

21. Serviciul de management al biroului verifică corectitudinea documentului, caracterul complet al documentului și corespondența numărului de copii ale documentului cu lista de corespondență. Documentele completate incorect sunt returnate contractantului.

22. Documentele trebuie trimise în ziua înregistrării lor sau în următoarea zi lucrătoare.

23. Transferul documentelor între diviziile structurale ale organului executiv federal se realizează prin serviciul de management al biroului.

24. În organul executiv federal, serviciul de management al biroului ține evidența documentelor primite, create și trimise. Datele privind numărul de documente sunt rezumate, analizate de serviciul de gestionare a evidențelor și prezentate șefului organului executiv federal în modul stabilit de acesta.

25. În scopul înregistrării și căutării documentelor în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal, informațiile obligatorii despre documente sunt utilizate în conformitate cu apendicele. În sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal poate fi utilizat Informații suplimentare despre documente.

V. Fond documentar al organului executiv federal

26. Organ executiv federal:

a) își formează propriul fond documentar din documente generate în cursul activităților sale;

b) elaborează și aprobă, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul afacerilor arhivistice, o listă a documentelor generate în procesul activităților sale, precum și în activitățile organizațiilor subordonate acestuia, indicând perioadele de păstrare;

Informații despre modificări:

Prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356, paragraful 26 a fost completat cu paragraful „c”

c) elaborează și aprobă un album de șabloane forme unificate documente create de organul executiv federal.

27. Formarea fondului documentar al organului executiv federal se realizează de către serviciul de gestionare a documentelor prin întocmirea unui nomenclator de cazuri, formarea și înregistrarea dosarelor, asigurarea siguranței acestora, înregistrarea și transferarea cazurilor în arhiva organului executiv federal.

28. Nomenclatorul afacerilor organului executiv federal:

a) întocmite de către serviciul de conducere a biroului pe baza nomenclatoarelor cazurilor diviziilor structurale;

b) aprobat după acordul său cu centrala comisie de experti a organului executiv federal de către șeful organului executiv federal cel târziu la sfârșitul anului în curs și va intra în vigoare la 1 ianuarie a anului următor;

c) o dată la 5 ani se convine cu comisia de verificare a experților a arhivei statului federal, căreia documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse generate în cursul activităților organului executiv federal sunt transferate pentru stocare permanentă. ;

d) în cazul modificării funcțiilor și structurii organului executiv federal, acesta este supus acordului cu comisia de expertiză a arhivei statului federal.

29. Numele secțiunilor din nomenclatorul de afaceri al organului executiv federal sunt numele diviziilor structurale ale corpului executiv federal.

30. Cazurile se formează în conformitate cu nomenclatorul dosarelor, precum și cu respectarea principiilor sistematizării documentelor și repartizării (grupării) acestora în cazuri de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani), inclusiv cazurile privind personal, și pentru depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).

31. Cazurile de la data formării lor până la transferarea în arhivele organului executiv federal sau pentru distrugere sunt stocate în diviziuni structurale după locul formării lor.

32. Cazurile sunt emise pentru utilizare temporară angajaților unităților structurale pentru o perioadă determinată de șeful organului executiv federal, iar după expirarea acesteia sunt supuse returnării.

Alţii agentii guvernamentaleși organizații, cazurile sunt emise pe baza cererilor lor scrise, cu permisiunea șefului organului executiv federal sau a adjunctului acestuia responsabil cu problemele documentelor.

33. Scoaterea documentelor din dosare depozitare permanentă permis in cazuri excepționaleși se efectuează cu permisiunea șefului organului executiv federal, lăsând la dosar o copie a documentului certificat în în modul prescris, și un act privind motivele eliberării originalului.

34. Cazurile cu perioadă de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt transferate în arhivele organului executiv federal nu mai devreme de 1 an și nu mai târziu de 3 ani de la finalizarea cazurilor de către serviciul de gestionare a evidențelor. Transferul dosarelor în arhivele organului executiv federal se realizează pe baza inventarelor de cazuri permanente și temporare (peste 10 ani) de depozitare și dosare de personal formate în diviziile structurale ale organului executiv federal. Cazurile cu o perioadă de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) nu sunt transferate în arhivele organului executiv federal și sunt supuse distrugerii în modul prescris la expirarea perioadei de stocare.

35. Baza întocmirii inventarelor de cutii de depozitare permanente și temporare (peste 10 ani) este nomenclatorul cazurilor.

36. Procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri și inventare de cazuri, formarea și înregistrarea cazurilor, precum și distrugerea cazurilor de depozitare temporară în organul executiv federal este stabilită de organul executiv federal în domeniul afacerilor arhivistice.

VI. Particularitățile lucrului cu documente electronice în organismul executiv federal

37. Documentele electronice sunt create, procesate și stocate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

38. Un document electronic trebuie eliberat conform reguli generale munca de birou și să aibă detaliile stabilite pentru un document similar pe pe hârtie, cu excepția obligatorie „Emblema de stat a Federației Ruse”.

Organul executiv federal folosește documente electronice (fără documentație prealabilă pe hârtie) și copii electronice ale documentelor.

39. Compoziția documentelor electronice create de organul executiv federal este stabilită prin lista documentelor, a căror creare, stocare și utilizare se realizează exclusiv sub formă de documente electronice la organizare. activitati interne organ executiv federal, dezvoltat pe baza recomandărilor Agenției Federale de Arhivă.

Lista documentelor, a căror creare, stocare și utilizare se efectuează exclusiv sub formă de documente electronice atunci când se organizează activitățile interne ale unui organ executiv federal, este aprobată de șeful acestui organism executiv federal în acord cu Arhiva Federală. Agenţie.

40. Documentele electronice trimise autorităților de stat și organismelor autonome locale sunt semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită a unui funcționar al organului executiv federal în conformitate cu Legea federală„Despre semnătura electronică”.

41. Sistemul de gestionare a documentelor electronice al organului executiv federal poate utiliza metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice care utilizează alte tipuri de semnături electronice în conformitate cu Legea federală „Cu privire la semnăturile electronice”.

42. Primirea și expedierea documentelor electronice se realizează de către serviciul de management al biroului.

43. După primirea documentelor electronice semnate cu semnătură electronică, serviciul de management al biroului verifică valabilitatea semnăturii electronice.

44. După includerea documentelor electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor, se generează date de înregistrare și contabilitate despre document, asigurându-se gestionarea documentelor, inclusiv căutarea acestuia, accesul la document, controlul, stocarea, utilizarea și alte date.

45. Documentele create de organul executiv federal și (sau) primite de organul executiv federal pe hârtie sunt înregistrate în sistemul electronic de gestionare a documentelor odată cu crearea unei copii electronice a unui astfel de document.

46. Înregistrarea și contabilizarea documentelor electronice se efectuează în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

47. Documentele electronice se formează în dosare electronice în conformitate cu nomenclatorul dosarelor.

Nomenclatorul cazurilor indică faptul că cazul se desfășoară în formular electronic, care se notează în titlul cauzei sau în rubrica „Notă”.

48. Documentele electronice după executarea sau trimiterea lor sunt supuse păstrării în conformitate cu procedura stabilită în sisteme informatice organ executiv federal în termenele prevăzute pentru documente similare pe hârtie.

49. După expirarea termenelor stabilite pentru păstrarea documentelor electronice, acestea sunt supuse distrugerii pe baza unui act aprobat de șeful organului executiv federal.

Sunt dezvăluite prevederile teoretice ale activității de birou de stat, sunt prezentate conceptele unui document, varietățile, funcțiile, regulile de proiectare ale acestuia, precum și caracteristicile întocmirii documentației organizatorice și administrative în organele guvernamentale de stat și municipale. Sunt luate în considerare principiile și regulile de organizare a unui serviciu de management al biroului, fluxul de documente într-un sistem tradițional și automatizat de management al biroului, tehnologia de lucru cu apelurile cetățenilor și pregătirea documentelor pentru transferul în depozitul de arhivă. Respectă ultima generație de standarde federale de stat pentru învățământul superior. Pentru studenții de licență, studenți de perfecționare, manageri și specialiști ai instituțiilor și organizațiilor de stat și municipale.

Din serie: Licență (KnoRus)

* * *

de compania de litri.

Reglementarea muncii de birou în agențiile guvernamentale

1.1. Concepte de bază în domeniul managementului de birou

În conformitate cu art. 10 din Constituția Federației Ruse, puterea de stat în Rusia este împărțită în legislativă, executivă și judiciară, în funcție de funcțiile îndeplinite. Principiul separării puterilor se aplică nu numai organizării puterii de stat la nivel federal, ci și sistemului autorităților de stat ale entităților constitutive ale Federației.

Organele de stat îndeplinesc una dintre funcțiile puterii de stat în consecință, sunt împărțite în legislativ, executiv și judiciar.

Organe ramura legislativa- Sunt instituții reprezentative și legislative formate prin alegeri. Sarcina lor principală este de a legifera, dar pe lângă aceasta, ei îndeplinesc și alte funcții, de exemplu, monitorizarea activităților puterii executive.

Autoritățile executive sunt, de regulă, organisme desemnate. Sarcina principală organele executive autorități - să respecte prevederile Constituției, legile federale și alte reglementări. Autoritățile executive funcționează pe baza unei combinații de unitate de comandă și colegialitate.

Justiția face justiție. Activitățile instanțelor de judecată au ca scop întărirea ordinii publice, prevenirea infracțiunilor și a altor infracțiuni și au sarcina de a proteja împotriva oricăror atacuri la fundațiile consacrate în Constituție. ordine constituțională, drepturile și libertățile omului și civil, alte instituții democratice. Instanțele sunt independente și se supun numai legii.

Guvernele locale guvernează proprietate municipală, formează, aprobă și execută bugetul local, stabilesc impozite și taxe locale, asigură securitate ordine publică, precum și rezolvarea altor probleme de importanță locală.

Autoritățile locale sunt persoane juridice și acționează independent în nume propriu. Din cele de mai sus rezultă că guvernanța municipală este activitatea aleșilor și a altor organe ale administrației publice locale în gestionarea proprietăților și instalațiilor municipale. economie municipală, formarea și execuția bugetului local, care vizează asigurarea mijloacelor de trai ale populației municipiului, soluționarea altor probleme de importanță locală, inclusiv probleme de organizare a muncii acestora, servicii municipale.

Autoguvernarea locală se realizează în municipii– urbană și aşezări rurale: într-un sat sau mai multe sate cu teritoriu comun(sector), orașe sau părți ale orașelor mari (zone urbane, cartiere).

Definiţie: serviciu municipal - activitate profesională cetăţeni, care se desfăşoară în mod continuu în posturi de serviciu municipal, ocupate prin încheiere contract de munca(contracta).

Funcția principală a oricărui guvern sau instituție municipală– luarea deciziilor de management. Toate decizii de management guvern si autorităţile municipale sunt adoptate pe baza unor informații care trebuie să fie de încredere, oportune și complete.

Definiţie: documentare – înregistrarea informațiilor pe un suport conform regulilor stabilite.

Procesul de înregistrare a informațiilor pe orice suport de stocare (hârtie, magnetic etc.) în scopul utilizării lor ulterioare se numește documentare. Documentare activitati de management- Aceasta este o funcție de masă îndeplinită de toate organele de stat și municipale.

Definiţie: document – informații înregistrate pe un suport cu detalii care permit identificarea acestuia.

La crearea documentelor se folosesc diverse metode de documentare în funcție de conținutul informațiilor: înregistrarea sunetului (document fono), fotografie (document foto), înregistrarea imaginilor și sunetelor (document audiovizual) etc.

Definiţie: mijloace de documentare – mijloace de organizare şi echipamente informatice, folosit pentru a înregistra informații pe un suport.

Momentan in autoritati administratia publica Documentele electronice sunt utilizate pe scară largă.

Definiţie: document electronic – un document ale cărui informații sunt prezentate în formă electronică.

Un document întocmit, emis sau aflat în circulație de către organele, instituțiile, organizațiile de stat sau municipale și care îndeplinește anumite cerințe este clasificat ca document oficial.

Definiţie: document creat de un legal sau un individ, executat și certificat în modul prescris, se numește document oficial.

Se numește un document oficial utilizat în activitățile curente ale agențiilor guvernamentale document oficial.

Atenţie! Dacă un document a fost creat de o persoană în afara sferei de aplicare a funcționarului său sau activități sociale, atunci este considerat un document de origine personală.

Documentele, atât oficiale, cât și oficiale, trebuie să aibă forță juridică sau semnificație juridică.

Definiţie: Semnificația juridică a unui document este proprietatea unui document de a acționa ca confirmare a activităților de afaceri sau a evenimentelor personale.

Definiţie: Forța juridică a unui document este proprietatea unui document oficial pentru a provoca consecințe juridice.

Trăsătură caracteristică documentele oficiale sunt prezența unei anumite forme, ordinea publicării, compilarea lor și prezența detaliilor necesare.

Definiţie: recuzită – un element de proiectare a documentului (de exemplu, semnătură, sigiliu, text).

Numeroasele tipuri și varietăți de documente, complexitatea compoziției acestora, prezența unor reguli speciale de acordare a forței legale a documentelor și alte probleme grave asociate documentației de gestiune impun identificarea unei ramuri speciale de activitate care să asigure documentarea și organizarea muncii cu oficialii. documente. Această ramură de activitate se numește muncă de birou.

Definiţie: munca de birou – activități care asigură documentarea, fluxul documentelor, stocarea promptă și utilizarea documentelor.

Definiţie: suport de documentare (management), DOU - activități care asigură în mod intenționat funcții de gestionare a documentelor.

Ține minte!

Următoarele abrevieri sunt folosite în munca de birou:

SUA – sistem unificat;

USORD – sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

GSDOU – sistem de stat de documentare suport pentru management;

OKUD – clasificator integral rus al documentației de management;

OKPO – clasificator întreg rus de întreprinderi și organizații;

GOST – standard de stat.

Documentele de management servesc anumitor functii de management: planificare, organizare, control etc.

Documentele legate de o funcție de management sunt de obicei numite sistem de documentare, de exemplu, un sistem de documentație organizatorică și administrativă, un sistem de documentație contabilă, un sistem de documentație de comerț exterior.

Definiţie: un sistem de documentare este un set de documente interconectate în funcție de originea, scopul, tipul, domeniul de activitate și cerințele uniforme pentru executarea lor.

Funcțiile de management din toate organizațiile sunt de același tip, prin urmare documentele pentru fiecare funcție ar trebui să fie aceleași ca tip și formă.

Definiţie: aducerea documentelor la o uniformitate optimă în compoziție și formă se numește unificare documente.

Acestea unifică nu numai documentele individuale, ci și sistemele de documentare în ansamblu.

Definiţie: un sistem de documentare unificat este un sistem de documentare creat conform reguli uniformeși cerințe, care conțin informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate.

Sistemul de documentare este format din diferite tipuri de documente. Clasificarea integrală a documentației de management (OKUD), aprobată pentru prima dată în 1978, a inclus tipuri și forme de documente care sunt obiecte de unificare în procesul de creare a sistemelor de documentare unificate.

Clasificatorul integral rus al documentației de management este parte integrantă sistem unificat clasificarea și codificarea informațiilor și acoperirilor tehnice, economice și sociale sisteme unificate documente aprobate pentru utilizare în economia naţională.

Clasificatorul integral rusesc al documentației de management are scopul de a rezolva următoarele probleme:

1) înregistrarea formularelor de documente;

2) eficientizarea fluxurilor informaţionale în economia naţională;

3) reducerea numărului de formulare utilizate;

4) excluderea din circulație a formelor neuniforme de documente;

5) asigurarea contabilității și sistematizării formelor unificate de documente pe baza înregistrării acestora;

6) controlul asupra compoziției formularelor de documente și eliminarea dublării informațiilor utilizate în domeniul managementului;

7) organizarea rațională a controlului asupra utilizării formelor unificate.

În prezent, OKUD include următoarele sisteme de documentare:

1) 0200000 Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

2) 0300000 Sistem unificat de documentație contabilă primară;

3) 0400000 Sistemul de documentare unificat al Băncii Rusiei;

4) 0500000 Sistem unificat de documentație contabilă, financiară, contabilă și de raportare pentru sectorul public de gestiune;

5) 0600000 Sistem unificat de raportare și documentare statistică;

6) 0700000 Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile pentru întreprinderi;

7) 0800000 Sistem unificat de documentare a muncii;

8) 0900000 Sistem de documentare unificat Fondul de pensii Federația Rusă;

9) 1.000.000 Sistem unificat de documentație de comerț exterior;

Obiectele clasificării OKUD sunt forme de documente unificate interdepartamentale și intersectoriale care sunt aprobate de departamentele și ministerele Federației Ruse. Clasificatorul conține coduri și nume ale formelor unificate de documente care sunt incluse în sistemele de documentare unificate.

Definiţie: formular unificat de document (UFD) – formular document anumit tip, care conține o porțiune constantă de text.

ÎN obligatoriu codurile Clasificatorului integral rusesc al documentației de management sunt introduse în formulare de documente unificate. Prin utilizarea Clasificatorului integral rusesc al documentației de management au fost rezolvate problemele desemnării fără ambiguitate a formelor unificate de documente și, pe această bază, înregistrarea și sistematizarea acestora, ceea ce a contribuit la eficientizarea întregului sistem de documentație de management, eliminarea a formelor duplicate de documente și optimizarea compoziției documentelor utilizate.

Cel mai răspândit sistem de documentare utilizat în organele guvernamentale de stat și municipale este Sistemul Unificat de Documentare Organizațională și Administrativă (USORD).

Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă este un complex organizat rațional de forme unificate de documente interconectate, recomandate pentru utilizare în activitățile organizațiilor de toate formele organizatorice și juridice (denumite în continuare organizații).

Scopul dezvoltării unui USORD este de a crea seturi interconectate de documente care asigură activitățile organizatorice și administrative ale organizațiilor. Utilizarea USORD în activitățile organizațiilor ajută la rezolvarea rapidă a problemelor de management, reducerea costurilor cu forța de muncă și materiale pentru lucrul cu documente, îmbunătățirea calității documentației organizaționale și administrative și reducerea volumului fluxului de documente.

Formularele unificate incluse în USORD stabilesc structura aproximativă a textului, compoziția minimă necesară a detaliilor documentelor organizatorice și administrative relevante și nu sunt mostre ale designului lor, cu excepția cazului în care legislația Federației Ruse prevede un alt design. .

Un album de forme unificate de documente organizaționale și administrative poate fi folosit ca o matrice de referință pentru dezvoltarea albumelor de forme unificate de documente în organizații și menținerea acestora într-o stare actualizată prin includerea în timp util a unor noi formulare, eliminarea formularelor unificate anulate, modificarea domeniului de aplicare de aplicare a formelor unificate de documente organizatorice si administrative etc.

Formele unificate în USORD sunt sistematizate în funcție de următoarele subsisteme:

✓ documentație privind crearea unei organizații;

✓ documentație privind reorganizarea organizației;

✓ documentația privind lichidarea organizației;

✓ documentație privind privatizarea organizațiilor de stat;

✓ documentație privind activitățile administrative ale organizației;

✓ documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților organizației;

✓ documentație privind reglementarea operațională și informațională a activităților organizației;

✓ documentație pentru angajare;

✓ documentație pentru înregistrarea modificărilor relaţiile de muncă;

✓ documentație privind concedierea;

✓ documentația privind acordarea concediului și retragerea din concediu;

✓ documentație pentru înregistrarea stimulentelor;

✓ documentație pentru înregistrare sancțiuni disciplinare;

✓ documentație pentru călătorii de afaceri.

Codificarea formei unificate a unui document reflectă următoarele caracteristici de clasificare: primul și al doilea caracter (clasa de formulare) – forma unificată a documentului aparține sistemului de documentare unificat corespunzător; al treilea și al patrulea caracter (subclasa de formulare) – generalitatea conținutului multor forme de documente și direcția de utilizare a acestora; al cincilea, al șaselea și al șaptelea caractere reprezintă numărul de înregistrare al formei unificate a documentului în cadrul subclasei; al optulea caracter este numărul cecului.

Structura desemnarea codului formular de document unificat pentru OKUD:

Un exemplu de desemnare de cod a unui formular de document unificat pentru OKUD: 09010046 Salarizare pentru contribuțiile de asigurare la Fondul de pensii

Unificarea documentelor este una dintre metodele de standardizare a acestora.

În standardele pentru documentatia de management se stabilesc compoziția elementelor individuale ale documentului (detalii), amplasarea acestora și regulile de proiectare.

Definiţie: standardizarea este activitatea de stabilire a regulilor și caracteristicilor în scopul utilizării lor voluntare repetate, având ca scop realizarea ordinii în producția și circulația produselor și creșterea competitivității produselor, lucrărilor sau serviciilor.

Rezultatul muncii de unificare și standardizare poate fi standarde pentru specii individuale documente și la sisteme de documentare unificate (de exemplu, GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor).

Cooperarea internațională pe probleme de standardizare în domeniul documentației se realizează în cadrul ISO - Organizație internațională privind standardizarea. Standardele ISO definesc:

✓ formate de hârtie pentru documente și metode de exprimare a dimensiunilor acestora (ISO 216:1975, ISO 353:1975);

✓ dimensiunile folderelor pentru depozitarea documentelor (ISO 623:1974);

✓ spațierea liniilor și pasul de scriere (ISO 4882:1979);

✓ formular șablon și grilă structurală pentru crearea formularelor și formularelor de documente (ISO 3535:1977);

✓ cerințe de bază pentru formularele de documente (ISO 8439:1990);

✓ principii de prezentare a documentelor comerciale (ISO 6422:1985);

✓ formatele plicurilor pentru trimiterea documentelor, procedura de scriere a adreselor pe trimiterile poștale (ISO 11180:1993);

✓ reguli de înscriere a datelor și orelor în documente (ISO 8601:2000);

✓ ordinea codurilor în documentele de vânzare (ISO 8440:1986).

În 2001, au fost adoptate primele standarde ale noii serii „Informații și documentații”. Managementul documentelor” (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), definind cerințele pentru sistemele de management al înregistrărilor. În 2007, a fost adoptat GOST ISO R 15489-1:2007 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și publicare”. Managementul documentelor. Cerințe generale”. Trebuie luat în considerare faptul că aplicarea unui standard internațional sau a unui standard al unei alte țări se realizează în Federația Rusă prin includerea integrală sau parțială a conținutului acestuia în documentul normativ intern privind standardizarea. Acest standard conține prevederi privind responsabilitățile, politicile, procedurile, sistemele și procesele asociate cu evidențele organizațiilor, linii directoare pentru gestionarea înregistrărilor în cadrul managementului calității și al proceselor de management. mediuîn conformitate cu standarde internaționale ISO 9001 și ISO 14001, linii directoare pentru proiectarea și implementarea sistemelor de management al documentelor.

Definiţie: document – informații identificabile înregistrate pe un suport tangibil, create, primite și stocate de o organizație sau persoană ca dovezi în momentul confirmării obligatii legale sau activități de afaceri.

Toate documentele care circulă în procesul de flux documentar al organelor de stat și municipale pot fi clasificate după diverse criterii.

1. După modul de documentare, documentele pot fi clasificate în documente scrise, text, scrise de mână, dactilografiate, electronice, grafice, documente foto, fono, film și documente pe suport informatic.

Document scris– un document text, a cărui informație este consemnată în orice tip de scrisoare.

Document text– un document care conține informații despre vorbire înregistrate de orice tip de scriere sau orice sistem de înregistrare a sunetului.

Document scris de mână– document scris, în timpul creării cărora se aplică manual semne de scris.

Document dactilografiat- un document scris, în timpul creării căruia se aplică mărci de scriere prin mijloace tehnice.

Document electronic– creat și citit folosind tehnologia computerizată.

Document bun– un document care conține informații exprimate printr-o imagine a unui obiect.

Document foto– un document vizual creat fotografic.

Fonodocument– un document care conține informații sonore înregistrate de orice sistem de înregistrare a sunetului.

Document de film– un document vizual sau audiovizual creat într-o manieră cinematografică.

Document pe suportul mașinii– un document creat folosind medii și metode de înregistrare care asigură prelucrarea informațiilor sale de către un computer electronic.

2. În raport cu obiectul de gestiune, documentele se clasifică:

✓ către incoming (primit de organizație);

✓ ieșire (trimise de la organizație);

✓ intern (creat în cadrul unei organizații date și care nu se extinde dincolo de granițele acesteia).

3. După numărul de probleme ridicate în document, acestea sunt clasificate:

✓ la cele simple;

✓ complex.

Documente simple conțin enunțul unei întrebări. Documentele complexe includ mai multe probleme, acestea pot viza mai mulți oficiali, divizii structurale și instituții.

4. În funcție de restricțiile de acces, documentele sunt clasificate:

✓ la secret;

✓ pentru uz oficial;

✓ neclasificat (simplu).

Documentele care conțin informații supuse protecției sunt clasificate. În funcție de importanță, astfel de informații sunt împărțite în informații de importanță specială și secrete (secrete de stat), secrete (secrete oficiale) și sunt desemnate în consecință prin rubricile „De importanță specială”, „Secret suprem” și „Secret”.

Documentele de uz oficial care conțin informații neclasificate pot fi folosite de angajații acestei instituții. Astfel de documente sunt marcate „Numai pentru uz oficial”.

5. După modul de prezentare a textului, documentele se clasifică:

✓ pentru cele individuale;

✓ șablon;

✓ tipic;

✓ aproximativă;

✓ unificate sub forma unui chestionar și a unui tabel.

Documentele individuale sunt specifice în conținut, având caracterul unui document unic.

În documentele stencil, informațiile sunt prezentate ca text cu spații destinate a fi umplute cu informații variabile în funcție de situație specifică. Exemple de texte stencil: formulare de certificate de la departamentul HR, certificate de călătorie.

Documentele standard sunt cele destinate să prezinte procese și fenomene omogene: standard proces, regulamente interne standard etc.

Cele aproximative sunt folosite pentru întocmirea și prelucrarea documentelor prin analogie (nomenclatura aproximativă a afacerilor unei organizații).

Un chestionar este o metodă de prezentare a unui text unificat, în care informațiile constante sunt situate în partea stângă a documentului, iar o variabilă este introdusă în document în timpul compilării acestuia în partea dreaptă a documentului.

Un tabel este un document în care informațiile constante sunt plasate în titlurile coloanelor și rândurilor, iar o variabilă este plasată la intersecția coloanelor și rândurilor corespunzătoare. Textul, prezentat sub forma unui tabel, are o mare capacitate de informare, vă permite să clasificați strict și să rezumați cu ușurință date similare. Tabelul de personal, programul de concediu și alte documente se întocmesc sub formă de tabel.

6. În funcție de perioadele de păstrare, documentele sunt împărțite:

✓ pentru documentele cu perioadă de păstrare permanentă;

✓ perioada de depozitare temporară (peste 10 ani);

✓ perioada de depozitare temporară (până la 10 ani).

De asemenea, trebuie să știți că documentele sunt împărțite în tipuri și soiuri. De exemplu, tipul de document este un act, tipul este un act de distrugere a documentelor, un act de radiere bunuri materiale etc.

Tipurile și soiurile de documente de gestiune pot fi găsite în Indexul tipurilor și soiurilor de documente din Lista standardului documente de arhivă, generate în activitățile organelor de stat, guvernelor și organizațiilor locale, indicând perioadele de păstrare.

1.2. Sistemul de stat de documentare suport pentru management

În munca de birou, se folosesc anumite reguli pentru pregătirea, executarea și organizarea muncii cu documente. Necesitatea de a-l aduce la nivel norma generala formele și metodele raționale de prelucrare a informațiilor oficiale, testate și dovedite în practică, au contribuit la crearea în Federația Rusă a unui sistem unificat de documentare a activităților de management și de organizare a muncii cu documente.

În decembrie 1959, Consiliul de Miniștri al URSS a adoptat o hotărâre specială cu privire la problema îmbunătățirii activităților aparatului administrativ, care, printre alte măsuri care vizau creșterea productivității muncii, prevedea dezvoltarea unui sistem unificat de management al birourilor de stat bazat pe asupra mecanizării sale.

În 1973, a fost dezvoltat Sistemul Unificat de Management al Înregistrărilor de Stat (USSD).

Sistemul a fost aprobat de Comitetul de Stat pentru Știință și Tehnologie al URSS și, prin urmare, nu era obligatoriu din punct de vedere legal pentru utilizare. Cu toate acestea, o serie de secțiuni ale sale s-au bazat pe standarde de stat publicate anterior pentru pregătirea documentației organizatorice și administrative. Astfel, cerințele de documentare a activităților de management cuprinse în Fișa Unificată de Stat au căpătat un caracter normativ.

La etapa de realizare a Fișei Unificate de Stat a fost elaborată o metodologie și operațiuni de lucru de birou legate de păstrarea documentelor în munca de birou, formarea dosarelor, examinarea valorii documentelor și pregătirea documentelor pentru depunerea la birou. arhivele au fost unificate.

În anii 1980, a fost pregătită cea de-a doua ediție a Bazei de date de stat unificate, numită Sistemul de stat unificat de suport pentru documentație pentru management (USDOU). Motivul apariției sale a fost dezvoltarea rapidă tehnologie informaticăși utilizarea lor pentru procesarea documentelor, care a provocat schimbări semnificative în tehnologiile tradiționale de procesare a documentelor. Astfel, Fișa de date unificate de stat este un document care elaborează, completează și clarifică cerințele Fișei de date unificate de stat în legătură cu modificările pe care munca de birou le-a suferit până la acel moment.

În 1991, a fost dezvoltat Sistemul de Stat de Suport al Documentației pentru Management (GSDMOU), care este și astăzi în vigoare.

Sistemul de stat de sprijinire a documentației pentru management stabilește cerințe uniforme pentru organizarea muncii cu documente (inclusiv cele create prin tehnologia informatică) în organele guvernamentale, instanțe, procurori, arbitraj, întreprinderi, instituții și organizatii publiceși este de natură consultativă.

Principalele obiective ale instituției de învățământ de stat includ:

✓imbunatatirea functionarii aparatului de management;

✓ eficientizarea fluxului documentelor și îmbunătățirea calității documentelor;

✓ reducerea numărului de documente;

✓ construirea sistemelor de regăsire a informațiilor;

✓ crearea condițiilor pentru utilizarea tehnologiilor moderne de colectare, stocare și prelucrare a informațiilor.

În baza prevederilor instituției de învățământ de la bugetul de stat, sunt create instrucțiuni pentru munca de birou, metode și recomandări cu privire la diferite aspecte ale muncii de birou.

Sistemul de documentare a managementului de stat cuprinde mai multe secțiuni.

Secțiunea „Documentarea activităților de management” determină componența documentelor de management, principalele direcții și procedura de unificare și standardizare a documentelor, înregistrarea detaliilor documentelor de management, inclusiv documentele care pot fi citite de mașină, precum și cerințe generale la redactarea textelor documentare. Această secțiune este în prezent depășit din cauza lansării de noi cerințe pentru regulile de întocmire și prelucrare a documentelor.

Alte secțiuni ale instituției de învățământ de la bugetul de stat, în ciuda faptului că necesită revizuire, prezintă un interes incontestabil atunci când se organizează munca de birou într-o anumită organizație.

Secțiunea „Organizarea lucrului cu documente” stabilește principiile și procedura de organizare a fluxului de documente al instituției, construirea unui sistem de regăsire a informațiilor pentru documentele instituției, monitorizarea execuției documentelor și pregătirea documentelor pentru transferul în arhiva departamentală pentru stocare.

În plus, Instituția de Învățământ de la Bugetul de Stat conține recomandări pentru crearea și utilizarea unui sistem de regăsire a informațiilor (IRS) pentru documentele întreprinderii într-o subsecțiune separată. Această parte discută regulile pentru crearea unui sistem informațional atât în sistemele tradiționale, cât și în cele automate. Compoziția IPS a fost determinată. Include înregistrarea, indexarea documentelor, stocarea operațională a acestora, matricele de informații și de recuperare (dulapuri de fișiere manuale, matrice pe medii informatice). Aceasta înseamnă că cerințele de contabilitate, sistematizare și stocare a documentelor se bazează pe utilizarea unui singur sistem informațional, ale cărui matrice de informații trebuie să fie compatibile. Pentru a obține o astfel de compatibilitate, se folosesc clasificatoare dezvoltate la întreprindere (de exemplu, o nomenclatură de cazuri, un clasificator de corespondenți, un clasificator de diviziuni structurale (domenii de activitate), un clasificator de tipuri de documente).

A treia secțiune a instituției de învățământ de la bugetul de stat discută probleme de mecanizare și automatizare a muncii de birou, caracteristici ale lucrului cu documente în timpul implementării sisteme automatizate management.

A patra secțiune prezintă conceptul de serviciu de management de birou, examinează principalele sarcini, funcții și drepturi ale acestuia. Instituția de Învățământ Bugetar de Stat prevede crearea mai multor servicii de birou standard în funcție de categoria de organizație sau întreprindere: managementul afacerilor; birou; departamentul general; secretarul managerului

Anexele la Instituția de Învățământ de la Bugetul de Stat conțin o prevedere aproximativă privind serviciul suport documentație de gestiune (serviciul DOU). Acesta recomandă opțiuni tipice pentru acesta structuri organizatoriceîn funcție de tipul de organizație și, de asemenea, să formuleze scopurile, obiectivele și funcțiile acesteia.

Anexele la Instituția de Învățământ de la Bugetul de Stat mai includ:

1) o listă aproximativă a documentelor supuse aprobării;

2) o listă aproximativă a documentelor pe care este aplicat sigiliul oficial;

3) reguli de completare a detaliilor formularelor de înregistrare și control (RKF);

4) forme de nomenclatoare de cazuri;

5) lista termeni tipici executarea documentelor;

6) forma husei carcasei pentru perioade de depozitare permanente si temporare (peste 10 ani).

În 1993, prevederile instituției de învățământ de la bugetul de stat au fost dezvoltate în continuare în Instrucțiunile standard pentru munca de birou în ministere și departamente ale Federației Ruse (2005), iar apoi în Regulile pentru munca de birou în organele executive federale (2009).

1.3. Acte legislative si normativ-metodologice in domeniul muncii de birou

Activitățile oricărei organizații se bazează pe regulile actelor legislative care necesită lucrul cu informații documentate.

Cadrul de reglementare munca de birou - acestea sunt legi, documente normative și metodologice care ajută la crearea tehnologiei pentru procesarea documentelor, stocarea lor și utilizarea lor în activitatea unei agenții guvernamentale.

Guvernul Federației Ruse și autoritățile executive federale sunt responsabile pentru organizarea suportului de documentare în autoritățile executive, dezvoltarea actelor juridice de reglementare relevante.

Ține minte!Îndrumarea metodologică generală în domeniul afacerilor de arhivă în Rusia este efectuată de Agenția Federală de Arhivă (Rosarkhiv), care raportează președintelui Federației Ruse. Prezentator organizare stiintificaîn acest domeniu - Institutul de Cercetare Științifică de Documentare și Studii de Arhivă din întreaga Rusie (VNIIDAD).

Baza normativă și metodologică pentru munca de birou poate fi împărțită în mai multe grupuri de documente. Primul include federal reglementărilor acțiune indirectă, într-o măsură sau alta care afectează organizarea și tehnologia documentării activităților de management și organizarea muncii cu documente. Printre acestea se numără Codul civil, Codul de abateri administrative, Codul Muncii(TC RF).

Pentru munca de birou, secțiunea din Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”, care stabilește regimul juridic documentarea informațiilor. Conform Legii, documentarea informațiilor este condiție prealabilă includerea acestuia în resursele informaţionale. Legea stabilește procedura de documentare a informațiilor și denumește organele guvernamentale care sunt obligate să asigure această procedură. Conform legii, această sarcină este atribuită organismelor guvernamentale responsabile cu organizarea muncii de birou, standardizarea documentelor și securitatea Federației Ruse.

Articolul 327 din Codul penal al Federației Ruse „Falsul, producerea sau vânzarea de documente contrafăcute, premii de stat, ștampile, sigilii, formulare” prevede pedepse pentru acest tip de activitate. Vă rugăm să rețineți că acest fals trebuie să aibă scopul de a conferi drepturi sau de a exonera răspunderea.

Un alt articol semnificativ pentru specialiștii care lucrează cu documente este art. 292 din Codul penal al Federației Ruse. Acest articol se referă la falsificarea oficială, care este definită ca „introducerea de către un funcționar, precum și un funcționar public sau angajat al unui organism administrativ local care nu este un funcționar, în documente oficiale cu informații false în mod conștient, precum și introducerea de corecții în aceste documente care denaturează conținutul lor real, dacă aceste acte au fost comise din interes egoist sau din alt interes personal.”

Articolul 24 Cod fiscal Federația Rusă prevede că agenţi fiscali sunt obligați să asigure siguranța documentelor necesare calculării, reținerii și virării impozitelor timp de patru ani, iar, conform părții 2 a art. 13.25 din Codul Federației Ruse privind contravențiile administrative, neîndeplinirea de către o societate cu răspundere limitată a obligației de a păstra documentele prevăzute de legislația privind societățile cu răspundere limitată și de reglementările adoptate în conformitate cu aceasta acte juridiceși a căror păstrare este obligatorie, precum și încălcarea procedurii stabilite și a termenelor de păstrare a acestor documente atrage după sine impunerea amendă administrativă pentru funcționari în valoare de 2,5 până la 5 mii de ruble; pentru persoane juridice – de la 200 mii la 300 mii ruble.

Al doilea grup de reglementări sunt acte juridice departamentale privind munca de birou care sunt de natură interdepartamentală. Acestea includ: Sistemul de stat de documentare suport pentru management (M., 1991); Reguli pentru munca de birou în autoritățile executive federale (2009); standardele de stat pentru documentare, de exemplu, GOST 6.30-2003 „Sistem de documentare unificat. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor”); Clasificatorii întregi ruși de informații tehnice, economice și sociale, precum și o serie de reglementări ale Ministerului Muncii al Rusiei, Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei, Rosarkhiv etc.

Al treilea grup de reglementări sunt diverse standard și instrucțiuni de exemplu privind munca de birou a administrațiilor entităților constitutive ale Federației Ruse și instrucțiunile unor organizații specifice, de exemplu, Instrucțiuni pentru munca de birou în administrația orașului

Smolensk (aprobat prin ordin al Administrației orașului Smolensk din 15 februarie 2013 nr. 82-r/adm).

Regulament guvernamental munca de birou este asigurată de Agenția Federală de Arhive, care oferă îndrumări organizatorice și metodologice intersectoriale și control asupra organizării documentelor în activitatea de birou a organismelor guvernamentale federale, coordonează dezvoltarea sistemului de birouri de stat și a sistemelor de documentare unificate.

Comitetul Federației Ruse pentru Standardizare, Metrologie și Certificare (Gosstandart) efectuează managementul de stat al standardizării în Federația Rusă, inclusiv lucrări privind unificarea și standardizarea documentelor și sistemelor de documentare, dezvoltarea, implementarea și întreținerea clasificatori întregi ruși informatii tehnice, economice si sociale.

În organismele guvernamentale de stat și municipale, diferite legi sunt utilizate pentru a reglementa munca de birou:

✓ Legea federală nr. 79-FZ din 27 iulie 2004 (modificată la 31 decembrie 2014) „Cu privire la stat serviciu public Federația Rusă”;

✓ Legea federală din 2 martie 2007 nr. 25-FZ (modificată la 30 martie 2015) „Cu privire la serviciu municipalîn Federația Rusă”;

✓ Legea federală din 27 iulie 2010 nr. 210-FZ „Cu privire la organizarea prestării serviciilor de stat și municipale”;

✓ Legea federală nr. 59-FZ din 2 mai 2006 „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse”;

✓ Legea federală din 27 mai 2003 nr. 58-FZ „Cu privire la sistem serviciu public Federația Rusă”;

✓ Legea federală din 2 octombrie 2007 nr. 229-FZ (modificată la 6 decembrie 2011) „Cu privire la procedurile de executare silita»;

✓ Legea federală „Cu privire la depunerea obligatorie a documentelor” din 29 decembrie 1994 nr. 77-FZ.

Statutele cu caracter normativ sunt emise sub formă de rezoluții ale Guvernului Federației Ruse și sunt obligatorii. Actele privind problemele operaționale și alte probleme de actualitate care nu au natură normativă sunt emise sub formă de ordine ale Guvernului Federației Ruse. Actele de reglementare ale autorităților executive federale sunt emise pe baza și în conformitate cu legile federale, instrucțiunile și ordinele Președintelui Federației Ruse, rezoluțiile și ordinele Guvernului Federației Ruse, precum și la inițiativa executivului federal. autoritățile de competența lor.

Înregistrarea de stat a actelor juridice normative este efectuată de Ministerul Justiției al Federației Ruse, care menține Registrul de stat acte juridice de reglementare ale autorităților executive federale. Autoritățile executive federale pot trimite spre executare actele juridice de reglementare sub rezerva înregistrare de stat, numai după înregistrarea și publicarea oficială a acestora.

Să luăm în considerare unele acte ale autorităților executive federale care afectează, în întregime sau parțial, problemele de documentare și afectează organizarea muncii de birou, reglementarea activității angajaților serviciilor de management de birou din autoritățile executive.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477 „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru munca de birou în organele executive federale”, astfel cum a fost modificat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356. Reguli, aprobat prin rezolutie Guvernele conțin detalii despre documentele de management, dar nu reflectă problemele tehnologiei de management de birou. Documentul este destinat serviciilor de gestionare a înregistrărilor ale autorităților executive federale, specialiști în domeniul suportului documentației pentru management, implicați în elaborarea documentelor de reglementare în domeniul managementului înregistrărilor în autoritățile executive federale.

Ordinul lui Rosarkhiv din 23 decembrie 2009 nr. 76 „Cu privire la aprobarea recomandărilor metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale”. Recomandări metodice sunt destinate serviciilor de lucru de birou ale autorităților executive federale, specialiști în domeniul documentării suport pentru management, implicați în elaborarea documentelor de reglementare în domeniul muncii de birou.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 decembrie 1995 nr. 1268 (modificat la 14 decembrie 2006) „Cu privire la eficientizarea producției, utilizării, depozitării și distrugerii sigiliilor și formelor cu reproducerea emblemei de stat a Rusiei Federaţie." Prin rezoluție s-a stabilit procedura de utilizare a sigiliilor și ștampilelor pe documente, formele, dimensiunile și detaliile acestora.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 august 1997 nr. 1009 „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru pregătirea actelor juridice normative ale organelor executive federale și înregistrarea lor de stat” stabilește componența actelor juridice normative ale organelor executive federale, procedura de pregatire si publicare a acestora.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 aprilie 2005 nr. 222 (modificat la 31 ianuarie 2012) „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru furnizarea serviciilor de comunicații telegrafice” determină procedura de înregistrare diverse tipuri telegramă.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 aprilie 2005 nr. 221 „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru furnizarea de servicii poștale”, în special, a stabilit regulile de scriere a adreselor pe trimiterile poștale.

Director de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați ( aprobat prin Rezolutie Ministerul Muncii al Rusiei din 21 august 1998 Nr. 37). Directorul este document normativ. Bazat pe caracteristici de calificare sunt în curs de dezvoltare fișele postului pentru anumiți angajați, iar înregistrările se fac și în cărți de muncă pe denumirea postului de angajat.

Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 26 martie 2002 nr. 23 „Cu privire la aprobarea standardelor de timp pentru lucrările privind suportul documentației pentru structurile de management ale autorităților executive federale”.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 4 septembrie 1995 nr. 870 „Cu privire la aprobarea Regulilor de clasificare a informațiilor care constituie secret de stat în diferite grade de secret”. Regulile au fost elaborate în conformitate cu Legea Federației Ruse din 21 iulie 1993 nr. 5485-1 „Cu privire la secret de stat» și sunt obligatorii pentru executare de către organele guvernamentale, ai căror conducători sunt învestiți cu autoritatea de a clasifica informațiile ca secrete de stat, atunci când elaborează o listă detaliată a informațiilor supuse clasificării, precum și de către alte organe guvernamentale, administrații locale, întreprinderi, instituții. și organizații atunci când întocmesc propuneri privind includerea în lista de informații a căror deținător sunt.

Decretul Guvernului RSFSR din 5 decembrie 1991 nr. 35 „Pe lista informațiilor care nu pot constitui secret comercial” (modificat la 3 octombrie 2002). Prezenta rezoluție nu se aplică informațiilor clasificate în conformitate cu tratate internationale La secret comercial, precum și informații despre activitățile întreprinderii, care, în conformitate cu legislatia actuala constituie secret de stat.

Rezoluția Consiliului de Administrație al Fondului de Pensii al Federației Ruse din 30 august 1996 nr. 123 „Cu privire la aprobarea listei de informații care constituie informații confidențiale”. De exemplu, în conformitate cu Lista de informații confidențiale include informații conținute în bazele de date ale plătitorilor de prime de asigurare.

Documentele care reglementează organizarea afacerilor arhivistice includ următoarele.

Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 31 martie 2015 nr. 526 „Cu privire la aprobarea regulilor de organizare a depozitării, achiziționării, înregistrării și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în guvern organisme, guverne locale și organizații” (denumite în continuare Reguli). Regulile sunt un document normativ și metodologic. Regulile se bazează pe curent cadrul legalîn domeniul informației, suport documentar pentru management și afaceri de arhivă, sintetizează experiența afacerilor arhivistice interne, ia în considerare realizările moderne în utilizarea mijloacelor tehnice și a tehnologiilor informaționale în lucrul cu documentele. Aceste Reguli se aplică arhivelor organizațiilor de stat și sunt, de asemenea, obligatorii pentru toate organizațiile nestatale în ceea ce privește asigurarea siguranței, descrierii, înregistrării și utilizării documentelor Fondului de Arhive al Federației Ruse clasificate drept proprietate de stat.

Regulile nu se aplică documentelor, lucru cu care este reglementat de Legea Federației Ruse din 21 iulie 1993 nr. 5485-1 „Cu privire la secretele de stat” și Decretul președintelui Federației Ruse din 30 noiembrie 1995. Nr. 1203 „La aprobarea listei informațiilor clasificate ca secrete de stat”. Organizații guvernamentale, neincluse în sursele de achiziție ale arhivelor statului, precum și organizatii neguvernamentale pot fi ghidați de prezentele Reguli atunci când organizează și asigură funcționarea arhivelor lor. Anexa la Regulament conține forme unificate de documente care asigură funcționarea arhivei: nomenclatorul dosarelor, inventarele, inventarele interne, un act de repartizare a documentelor în vederea distrugerii, un document care atestă dosarul, coperta dosarului etc. .

Reglementări de arhivă aproximative agentie guvernamentala, organizații, întreprinderi (aprobat prin ordinul Arhivei Statului din 18 august 1992 nr. 176) servește drept bază pentru elaborarea Regulamentului privind arhiva întreprinderilor atât de stat, cât și non-statale.

Reglementările aproximative privind comisia permanentă de experți a unei instituții, organizații, întreprinderi (aprobate prin ordinul Arhivei Federale din 19 ianuarie 1995 nr. 2) determină prevederile legaleși funcțiile comisiei de experți, procedura de lucru și relația cu Centrul de Comisionare Economică și Economică.

Reglementările aproximative ale Comisiei Centrale de Experti a Ministerului (departamentului) Federației Ruse (aprobate prin ordinul Arhivei Federale din 17 martie 1998 nr. 19) conțin drepturile și funcțiile aproximative ale Comisiei Centrale de Experți, procedura de aplicare a acesteia. numirea, componența, domeniul de activitate și poate fi folosit ca model pentru elaborarea Regulamentului privind organizațiile comisiei de experți.

Perioadele de păstrare a documentelor sunt stabilite în conformitate cu ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 „Cu privire la aprobarea Listei documentelor standard de arhivă de management generate în cursul activităților organelor de stat. , guvernele și organizațiile locale, indicând perioadele de depozitare.”

De asemenea, pentru a determina perioadele de păstrare a documentelor, puteți utiliza Lista documentelor standard de arhivă generate în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor, cu indicarea perioadelor de depozitare, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 31 iulie 2007. Nr. 1182 (modificat la 28 aprilie 2011).

În legătură cu dezvoltarea tehnologiei informației, au fost adoptate o serie de documente care afectează automatizarea muncii de birou și arhivare. Astfel, în 2013, Institutul de Cercetare de Documentare și Arhivare (VNIIDAD) a elaborat Recomandări pentru achiziționarea, înregistrarea și organizarea stocării documentelor electronice de arhivă în arhivele organizațiilor și Recomandări pentru achiziția, înregistrarea și organizarea stocării documente electronice de arhivă în arhivele de stat şi municipale . Aceste documente pot fi utilizate atunci când se organizează stocarea arhivă a documentelor electronice în organizații.

Președintele Federației Ruse a aprobat Strategia pentru Dezvoltarea Societății Informaționale în Federația Rusă la 02/07/2008 Nr. Pr-212.

Această Strategie este un document care stabilește scopul, principiile și direcțiile principale politici publiceîn domeniul utilizării și dezvoltării tehnologiilor informației și telecomunicațiilor, științei, educației și culturii pentru promovarea țării pe calea unei societăți informaționale.

Una dintre principalele direcții de implementare a Strategiei pentru Dezvoltarea Societății Informaționale în Federația Rusă este creșterea eficienței administrației publice și a autoguvernării locale, interacțiunea societatea civilăși afaceri cu autoritățile publice, calitatea și eficiența furnizării serviciilor publice, inclusiv prin crearea guvernării electronice. Formarea e-guvernării în Federația Rusă a devenit posibilă datorită difuzării pe scară largă a tehnologiilor informației și comunicațiilor în sfera socio-economică și în organismele guvernamentale.

În 2010, a fost lansat un standard care a fost utilizat în organizarea interacțiunii electronice între organizații: GOST R 53898-2010 „Sisteme electronice de gestionare a documentelor. Interacțiunea sistemelor de management al documentelor. Cerințe pentru un mesaj electronic.” Standardul stabilește formatul, compoziția și conținutul unui mesaj electronic care asigură interacțiunea informațională între sistemele de management al documentelor.

În 2010, prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 20 octombrie 2010 nr. 1815-r, a fost aprobat programul de stat al Federației Ruse „Societatea Informațională (2011–2020)”.

Scop program de stat„Societatea informațională (2011–2020)” se referă la obținerea de beneficii pentru cetățeni și organizații din utilizarea tehnologiilor informației și telecomunicațiilor prin asigurarea accesului egal la resursele informaționale, dezvoltarea conținutului digital, utilizarea tehnologiilor inovatoare, creșterea radicală a eficienței administrației publice, asigurând totodată securitate în societatea informaţională.

În 2010–2012, au fost adoptate o serie de reglementări care automatizează lucrul cu documente la nivel interdepartamental. Astfel, programul „Guvern electronic” este în prezent implementat cu succes. Crearea e-guvernării presupune construirea unui sistem de management public distribuit la nivel național, care implementează soluția unei game complete de sarcini legate de managementul documentelor și procesele de procesare a acestora.

Definiţie: Guvernarea electronică este un sistem electronic de gestionare a documentelor pentru administrația publică, bazat pe automatizarea întregului set de procese de management din întreaga țară și care servește scopului creșterii semnificative a eficienței administrației publice și reducerii costurilor comunicațiilor sociale pentru fiecare membru al societății. .

Până în 2018, în conformitate cu Decretul președintelui Federației Ruse din 7 mai 2012 nr. 601 „Cu privire la principalele direcții de îmbunătățire a sistemului administrației publice”, 70% din toate serviciile guvernamentale ar trebui furnizate electronic.

Definiţie: serviciul public este activitatea unei autorități executive care furnizează serviciu public, exprimată în comiterea de acțiuni și (sau) luarea deciziilor care conduc la apariția, schimbarea sau încetarea raporturilor juridice sau apariția informatii documentate(document) în legătură cu recursul unui cetățean sau al unei organizații pentru a-și exercita drepturile, interese legitime sau îndeplinirea atribuțiilor care le sunt atribuite prin acte normative de reglementare.

Astfel, în prezent, cadrul de reglementare pentru munca de birou se dezvoltă spre reglementarea gestiunii electronice a documentelor.

Întrebări de securitate

1. Care este diferența dintre conceptele „document” și „informații”» ?

2. Ce sisteme de documentare unificate funcționează pe teritoriul Federației Ruse?

3. Ce organism reglementează organizarea muncii de birou în autoritățile executive federale?

4. Ce reglementări reglementează organizarea muncii de birou în autoritățile executive federale?

5. Numiți principalele scopuri și obiective ale dezvoltării Sistemul de stat documentare suport pentru management.

Sarcini practice

1. Comparați conceptele de „muncă de birou”» și „gestionarea documentației”. Găsiți asemănări și diferențe.

2. Comparați principalele obiective ale creării și funcțiilor organismelor municipale și ale organelor executive federale.

* * *

Fragmentul introductiv dat al cărții Fundamentele muncii de birou în guvern și administrația municipală(L. A. Doronina, 2018) oferit de partenerul nostru de carte -

(în ed. Hotărârile Guvernului Federației Ruse din 07.09.2011 Nr. 751, din 26.04.2016 Nr. 356)

I. Dispoziţii generale

Aceste Reguli stabilesc ordine uniformă munca de birou în autoritățile executive federale.

Aceste Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.

Organul executiv federal, pe baza prezentelor Reguli, ținând cont de condițiile și specificul activităților sale, elaborează instrucțiuni pentru munca de birou, aprobate de șeful organului executiv federal de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivistice. treburile.

II. Termeni și definiții
()

În sensul prezentelor Reguli, se folosesc următorii termeni și definiții:

(în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„documentație” - înregistrarea informațiilor pe medii tangibile în modul prescris;

„Munca de birou” este o activitate care asigură crearea documentelor oficiale și organizarea muncii cu acestea în autoritățile executive federale;

"document" - document oficial creat de un organism de stat, organism guvernamental local, entitate juridică sau persoană fizică, întocmit în modul prescris și inclus în fluxul de documente al organului executiv federal;

„flux de documente” - deplasarea documentelor din momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea executării, plasarea în dosar și (sau) expediere;

„detalii document” - un element al unui document necesar pentru executarea și organizarea lucrului cu acesta;

(în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„document original” - prima sau singura copie a documentului;

„copie a unui document” este un document care reproduce complet informațiile documentului original și caracteristicile sale externe și nu are forță juridică;

„înregistrare document” - atribuirea unui număr de înregistrare unui document, introducerea informațiilor despre document în formularul de înregistrare și contabilitate;

(în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„nomenclatura cazurilor” - o listă sistematică de titluri de cazuri care indică perioadele de stocare ale acestora;

(în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„caz” - un set de documente sau document separat legate de o problemă sau domeniu de activitate a organului executiv federal;

„Serviciul de muncă de birou” - unitate structurală încredințată cu funcțiile de evidență, precum și persoanele responsabile cu evidența în alte divizii structurale;

(în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„copie electronică a unui document” - o copie a unui document creat în formă electronică;

(în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

paragraful nu mai este valabil. - ;

„sistem electronic de gestionare a documentelor” - un sistem informatic automatizat care asigură realizarea documentelor electronice și a copiilor electronice ale documentelor, gestionarea acestora, stocarea și accesul la acestea, precum și înregistrarea documentelor;

(în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„fluxul de documente electronice” este fluxul de documente care utilizează un sistem informațional.

()

Alte concepte utilizate în prezentele reguli corespund conceptelor definite în legislația Federației Ruse.

(paragraful introdus prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 09.07.2011 nr. 751)

III. Crearea de documente în organul executiv federal
Documentele create de organul executiv federal sunt întocmite pe antet, pe coli standard de hârtie în format A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm) sau sub formă de documente electronice și trebuie să aibă o compoziție stabilită de detalii, locația și designul acestora.

Formele organului executiv federal sunt dezvoltate pe baza aranjamentului unghiular sau longitudinal al detaliilor. În versiunea de colț, detaliile formularului sunt situate în colțul din stânga sus al foii. În versiunea longitudinală, detaliile formularului sunt situate în mijlocul foii de-a lungul marginii superioare.

La crearea documentelor electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor, se folosesc șabloane de documente electronice.

(în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Fiecare coală a unui document, întocmită atât pe antet, cât și pe o coală de hârtie standard, trebuie să aibă margini de cel puțin 20 mm în stânga, 10 mm în dreapta, 20 mm în sus și 20 mm în jos.

Exemplele de formulare și modelele de documente electronice sunt aprobate de șeful organismului executiv federal.

(paragraful 8 astfel cum a fost modificat Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Detaliile documentelor create în cursul activităților organului executiv federal sunt:

a) emblema de stat a Federației Ruse;

b) denumirea organului executiv federal;

c) denumirea unității structurale a organului executiv federal;

d) titlul postului;

e) date de referință despre organul executiv federal;

f) denumirea tipului de document;

g) data documentului;

h) numărul de înregistrare al documentului;

j) locul întocmirii (publicării) documentului;

k) ștampila care restricționează accesul la document;

l) destinatar;

m) ștampila de aprobare a documentului;

o) instrucțiuni pentru executarea documentului (rezoluție);

n) titlul textului;

p) textul documentului;

c) marca de control;

r) notă despre cerere;

y) semnătură;

t) marca de semnătură electronică;

x) ștampila de aprobare a documentului;

h) imprimare;

x) marca pe certificare a copiei;

y) o notă despre interpret;

e) o notă privind executarea înscrisului și trimiterea acestuia la dosar;

y) o notă la primirea documentului;

(paragraful 9 astfel cum a fost modificat Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Compoziția detaliilor documentului este determinată de tipul și scopul acestuia.

Aprobarea unui document de către organul executiv federal este eliberată de o viză a unui funcționar autorizat al organului executiv federal. Coordonarea unui document creat de organul executiv federal cu alte organisme și organizații guvernamentale este oficializată cu o ștampilă de aprobare (foaie), un protocol sau o scrisoare de aprobare.

IV. Cerințe pentru organizarea fluxului de documente în organul executiv federal
Următoarele fluxuri de documente se disting în fluxul de documente al organismului executiv federal:

a) documentație de intrare (incoming);

b) documentația trimisă (ieșită);

c) documentaţie internă.

În organul executiv federal, livrarea și expedierea documentelor se realizează prin intermediul serviciilor poștale, comunicații curier și telecomunicații.

Documentele primite de organul executiv federal sunt supuse procesării inițiale, înregistrării, revizuirii preliminare, transferului către conducere pentru a fi luate în considerare în serviciul de management al biroului, sunt transferate executorilor și, după executare, sunt plasate în dosare.

Prelucrarea inițială a documentelor primite include verificarea livrării corecte a documentelor și a disponibilității documentelor și anexelor la acestea, precum și distribuirea documentelor în cele care sunt înregistrate și cele care nu fac obiectul înregistrării.

Înregistrarea documentelor primite și create se efectuează în ziua primirii, creării (semnării sau aprobării) sau în următoarea zi lucrătoare, cu excepția cazului în care legislația Federației Ruse stabilește altfel.

(paragraful 16 astfel cum a fost modificat Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Putere pierdută. - Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356.

Documentele înregistrate sunt transferate de către serviciul de gestionare a înregistrărilor șefului organului executiv federal pentru a fi luate în considerare sau, prin decizie a șefului organului executiv federal, altor funcționari ai organului executiv federal.

Documentele sau copiile acestora cu instructiuni de executare (rezolutii) sunt transferate de catre serviciul de management al biroului executorilor.

(paragraful 18 astfel cum a fost modificat Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Documentul original este trimis unității structurale a organului executiv federal responsabil de executarea documentului. Dacă sunt mai mulți executori, documentul original este transferat unității structurale care este executantul responsabil, iar unitățile rămase primesc o copie a documentului.

În cazul în care executantului i se oferă acces la o copie electronică a documentului în sistemul electronic de gestionare a documentelor, documentul original poate rămâne în serviciul de gestionare a înregistrărilor, dacă acest lucru este stabilit prin instrucțiunile de gestionare a înregistrărilor din organul executiv federal.

(alineat introdus prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 Nr. 356)

Documentele, după ce sunt semnate de șeful organului executiv federal sau de o altă persoană autorizată, sunt transferate serviciului de management al biroului pentru înregistrare și expediere.

(paragraful 20 astfel cum a fost modificat Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Serviciul de management al biroului verifică corectitudinea documentului, caracterul complet al documentului și corespondența numărului de copii ale documentului cu lista de corespondență. Documentele completate incorect sunt returnate contractantului.

Documentele trebuie trimise în ziua înregistrării lor sau în următoarea zi lucrătoare.

Transferul documentelor între diviziile structurale ale organului executiv federal se realizează prin serviciul de management al biroului.

În organismul executiv federal, serviciul de management al biroului păstrează evidența documentelor primite, create și trimise. Datele privind numărul de documente sunt rezumate, analizate de serviciul de gestionare a evidențelor și prezentate șefului organului executiv federal în modul stabilit de acesta.

În scopul înregistrării și căutării documentelor în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal, se utilizează informații obligatorii despre documente conform anexei. Sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal poate utiliza informații suplimentare despre documente.

V. Fond documentar al organului executiv federal
Organ executiv federal:

a) își formează propriul fond documentar din documente generate în cursul activităților sale;

b) elaborează și aprobă, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul afacerilor arhivistice, o listă a documentelor generate în procesul activităților sale, precum și în activitățile organizațiilor subordonate acestuia, indicând perioadele de păstrare;

c) elaborează și aprobă un album de șabloane pentru forme unificate de documente create de organul executiv federal.

(pp. „c” a fost introdus prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Formarea fondului documentar al organului executiv federal se realizează de către serviciul de gestionare a înregistrărilor prin întocmirea unui nomenclator de cazuri, formarea și depunerea dosarelor, asigurând siguranța acestora, înregistrarea și transferarea cazurilor în arhivele organului executiv federal.

Nomenclatorul afacerilor organului executiv federal:

a) întocmite de către serviciul de conducere a biroului pe baza nomenclatoarelor cazurilor diviziilor structurale;

b) aprobat după aprobarea sa de către comisia centrală de experți a organului executiv federal de către șeful organului executiv federal cel târziu la sfârșitul anului în curs și a intrat în vigoare la 1 ianuarie a anului următor;

c) o dată la 5 ani se convine cu comisia de verificare a experților a arhivei statului federal, căreia documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse generate în cursul activităților organului executiv federal sunt transferate pentru stocare permanentă. ;

d) în cazul modificării funcțiilor și structurii organului executiv federal, acesta este supus acordului cu comisia de expertiză a arhivei statului federal.

Numele secțiunilor din nomenclatura de afaceri ale corpului executiv federal sunt numele diviziilor structurale ale corpului executiv federal.

Cazurile se formează în conformitate cu nomenclatorul cauzelor, precum și cu respectarea principiilor de sistematizare a documentelor și de repartizare (grupare) a acestora în cazuri de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani), inclusiv dosare de personal, și temporare ( până la 10 ani) inclusiv cazuri) depozitare.

Cazurile de la data formării lor și până la transferarea în arhivele organului executiv federal sau pentru distrugere sunt stocate în unitățile structurale de la locul formării lor.

Cazurile sunt eliberate pentru utilizare temporară angajaților unităților structurale pentru o perioadă determinată de șeful organului executiv federal, iar după expirarea acesteia sunt supuse returnării.

Cazurile sunt transmise altor organisme și organizații guvernamentale pe baza cererilor scrise ale acestora, cu permisiunea șefului organului executiv federal sau a adjunctului acestuia responsabil cu problemele documentelor.

Îndepărtarea documentelor din fișierele de stocare permanentă este permisă în cazuri excepționale și se efectuează cu permisiunea șefului organului executiv federal, lăsând în dosar o copie a documentului, certificată în modul prescris, și o expunere a motivelor. pentru eliberarea originalului.

Cazurile cu perioadă de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt transferate în arhivele organului executiv federal nu mai devreme de 1 an și nu mai târziu de 3 ani de la finalizarea cazurilor de către serviciul de gestionare a evidențelor. Transferul dosarelor în arhivele organului executiv federal se realizează pe baza inventarelor de cazuri permanente și temporare (peste 10 ani) de depozitare și dosare de personal formate în diviziile structurale ale organului executiv federal. Cazurile cu o perioadă de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) nu sunt transferate în arhivele organului executiv federal și sunt supuse distrugerii în modul prescris la expirarea perioadei de stocare.

(paragraful 34 astfel cum a fost modificat Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Baza întocmirii inventarelor de cutii de depozitare permanente și temporare (peste 10 ani) este nomenclatorul cazurilor.

Nota.
Pentru întrebări privind întocmirea unui nomenclator de dosare și inventare ale dosarelor, formarea și înregistrarea dosarelor, precum și distrugerea fișierelor de stocare temporară, a se vedea „Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor” (aprobat prin decizia de Consiliul de administrație al lui Rosarkhiv din 02/06/2002), Reguli pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobat Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477, Reguli pentru organizarea stocării, achiziției, înregistrării și utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în organele guvernamentale, administrațiile locale și organizațiile , aprobat. Prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526.

Procedura de întocmire a unui nomenclator al cazurilor și inventarelor cazurilor, formarea și înregistrarea cazurilor, precum și distrugerea cazurilor de depozitare temporară în organul executiv federal este determinată de organul executiv federal în domeniul afacerilor arhivistice.

VI. Particularitățile lucrului cu documente electronice în organismul executiv federal
(în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
Documentele electronice sunt create, procesate și stocate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

Un document electronic trebuie să fie întocmit în conformitate cu regulile generale de lucru de birou și să aibă detaliile stabilite pentru un document similar pe hârtie, cu excepția detaliului „Emblema de stat a Federației Ruse”.

Organul executiv federal folosește documente electronice (fără documentație prealabilă pe hârtie) și copii electronice ale documentelor.

Compoziția documentelor electronice create de organul executiv federal este stabilită printr-o listă de documente, a căror creare, stocare și utilizare se realizează exclusiv sub formă de documente electronice la organizarea activităților interne ale organului executiv federal, elaborată pe pe baza recomandărilor Agenţiei Federale de Arhivă.

Lista documentelor, a căror creare, stocare și utilizare se efectuează exclusiv sub formă de documente electronice atunci când se organizează activitățile interne ale unui organ executiv federal, este aprobată de șeful acestui organism executiv federal în acord cu Arhiva Federală. Agenţie.

Documentele electronice trimise autorităților de stat și autorităților locale sunt semnate de un calificat îmbunătățit semnătură electronică un funcționar al unui organism executiv federal în conformitate cu Legea federală „Cu privire la semnătura electronică”.

Sistemul de gestionare a documentelor electronice al organului executiv federal poate utiliza metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice care utilizează alte tipuri de semnături electronice, în conformitate cu Legea federală „Cu privire la semnăturile electronice”.

Primirea și expedierea documentelor electronice se realizează de către serviciul de management al biroului.

După primirea documentelor electronice semnate cu semnătură electronică, serviciul de gestionare a evidențelor verifică valabilitatea semnăturii electronice.

După includerea documentelor electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor, sunt generate date de înregistrare și contabilitate despre document, asigurându-se gestionarea documentelor, inclusiv căutarea acestuia, accesul la document, control, stocare, utilizare și alte date.

Documentele create de organul executiv federal și (sau) primite de organul executiv federal pe hârtie sunt înregistrate în sistemul electronic de gestionare a documentelor odată cu crearea unei copii electronice a unui astfel de document.

Înregistrarea și contabilizarea documentelor electronice se efectuează în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

Documentele electronice sunt formate în dosare electronice în conformitate cu nomenclatorul cauzelor.

Nomenclatorul cauzelor indică faptul că cazul se desfășoară în formă electronică, ceea ce este notat în titlul cauzei sau în coloana „Notă”.

Documentele electronice, după ce au fost executate sau trimise, sunt supuse stocării în modul prescris în sistemele informaționale ale organului executiv federal pentru perioadele prevăzute pentru documentele similare pe hârtie.

După expirarea termenelor stabilite pentru stocarea documentelor electronice, acestea sunt supuse distrugerii pe baza unui act aprobat de șeful organului executiv federal.

Aplicație
la Regulile muncii de birou
în organele federale
ramura executiva

Lista informațiilor obligatorii despre documente,
utilizate în scopuri contabile și de căutare a documentelor
în sistemele electronice de gestionare a documentelor
autorități executive federale

(în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Funcția, prenumele și parafa celui care semnează documentul

Numele tipului de document

Data documentului

Numărul de înregistrare a documentului

Data primirii documentului

Numărul de înregistrare al documentului primit

Informații despre documente aferente(numele tipului de document, data, numărul de înregistrare, tipul conexiunii)

Titlul textului ( rezumat document)

Indice de caz după nomenclatură de caz

Informații despre transmiterea documentelor

Numărul de foi ale documentului principal

Marca aplicației (număr de cereri, numărul total de foi de cerere)

Instrucțiuni pentru execuția documentului (executant, ordin, data executării)

Marca de control

Stampila de restricție de acces

Informații despre semnătura electronică

Verificarea semnăturii electronice

Divizia - executor responsabil al documentului

Organizarea muncii de birou în autoritățile de stat și autoguvernarea locală. Rezumat: Organizarea muncii de birou în autoritățile de stat și autoguvernarea locală Sistem de documentare și documentare în autorități

Este ușor să trimiți munca ta bună la baza de cunoștințe. Utilizați formularul de mai jos

Documente similare

Cu modificări și completări de la:

Informații despre modificări:

* * *

* * *

I. Dispoziţii generale

II. Termeni și definiții ()

III. Crearea de documente în organul executiv federal

IV. Cerințe pentru organizarea fluxului de documente în organul executiv federal

V. Fond documentar al organului executiv federal

VI. Particularitățile lucrului cu documente electronice în organismul executiv federal (în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Lista informațiilor obligatorii despre documente, utilizate în scopuri contabile și de căutare a documentelor în sistemele electronice de gestionare a documentelor autorități executive federale

II. Termeni și definiții
()

VI. Particularitățile lucrului cu documente electronice în organismul executiv federal
(în ed. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Lista informațiilor obligatorii despre documente,
utilizate în scopuri contabile și de căutare a documentelor
în sistemele electronice de gestionare a documentelor
autorități executive federale