Memora este întocmită de salariat pe numele conducătorului său imediat sau pe numele șefului altui departament. Vă permite într-un timp scurt:
- anunta managerul despre problema curenta;
- face propuneri pentru eliminarea acestuia sau convine asupra unui plan de acțiune cu un alt angajat;
- determină un manager să ia o decizie sau să emită un ordin.
Tipuri de note
Să ne uităm la principalele tipuri de scrisori de serviciu:- despre solicitarea de informații;
- despre încălcările comise de un angajat în timpul îndeplinirii atribuțiilor de serviciu;
- despre trimiterea într-o călătorie de afaceri sau de afaceri;
- privind bonusurile angajaților.
Nota poate conține orice întrebări referitoare la probleme de muncă.
Reguli de compilare
Principala regulă care trebuie respectată la redactare este concizia. Documentul ar trebui să indice în mod clar esența problemei, precum și modalitățile de a o rezolva. De regulă, textul nu trebuie să aibă mai mult de 6-7 rânduri. Formă unificată pentru hârtie nu, se folosește arbitrar.Exemplu de notă
În ciuda acestui fapt, atunci când scrieți, ar trebui să țineți cont de prevederile GOST R 7.0.97-2016, care necesită următoarele detalii:
- hârtia trebuie să conțină un antet. Indică cui i se adresează documentul (funcția și numele complet al salariatului în cazul dativ);
- apoi se indică numele documentului;
- se trec data întocmirii și numărul acesteia;
- o descriere a situației actuale datorită căreia se întocmește nota: „Vă aduc la cunoștință...”, atunci textul trebuie să conțină o cerere anume;
- Mai jos este postul și numele complet. compilator, semnătură cu transcriere.
Cum se trimite electronic
Multe întreprinderi au acceptat managementul documentelor electronice. Prin urmare, un memoriu, al cărui exemplu a fost scris mai sus, poate fi redactat în formular electronic. În acest caz, este trimis la adresa de e-mail corporativă a întreprinderii. Secretarul este responsabil pentru sortarea și transmiterea ulterioară a scrisorilor către destinatari.Această metodă de transfer economisește hârtie și timp angajat. În acest caz, documentul se întocmește în același mod ca și pe pe hârtie. Este indicat să stea pe el semnătură electronică expeditor. Pentru a vă asigura că documentul trimis a fost citit de către manager, atunci când trimiteți, trebuie să solicitați o „chitanță de citire prin e-mail” bifând caseta de pe formularul de trimitere.
Exemplu de document
Adesea, atunci când se rezolvă probleme de muncă, devine necesar să se transfere informatii importante către manager. Uneori, circumstanțele impun ca o explicație a situației, un avertisment împotriva greșelilor, să fie prezentate precis în în scris.În acest caz, este necesar nu numai să se prezinte corect faptele, ci și să se întocmească corect documentul. Compilarea acestuia cauzează adesea dificultăți, mai ales în absența experienței. Dar acest lucru nu este greu de făcut dacă ai exemple în fața ochilor tăi. Tocmai de aceea am pregatit mostre, dupa revizuire pe care le veti putea intocmi corect documentul.Un memoriu oficial privind bonusurile este baza pentru emiterea unui ordin de recompensare a unui angajat. Este întocmit de supervizorul imediat al salariatului adresat directorului organizației. Documentul indică meritele lucrătorului, cererea de stimulente, datele angajatului și ale compilatorului. După examinare și o decizie pozitivă, directorul emite un ordin privind bonusurile.
Exemplu de memoriu despre cum să ceri directorului un bonus pentru un angajat
Dacă în timpul muncii au apărut circumstanțe din cauza cărora angajatul nu și-a putut îndeplini pe deplin funcția de serviciu, se folosește o notă explicativă. Indică motivele.
Exemplu de notă explicativă
Un memoriu este folosit dacă un angajat trebuie să contacteze managerul cu o solicitare de a aloca fonduri pentru nevoile de muncă. În acest caz, documentul stabilește faptele legate de necesitatea de producție pentru achiziționarea de materiale.
Cum să scrieți corect o notă, exemplu
Perioada de valabilitate
Conform Listei de management tipic documente de arhivă, generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558, memoriile interne trebuie păstrate în arhivele întreprinderii timp de cel puțin cinci ani. Dacă este necesar, directorul organizației are dreptul de a prelungi perioada de stocare. Perioada de păstrare a documentelor emise electronic poate fi determinată de statutul societății.Informațiile interne sunt diseminate folosind informații speciale și documente de referință, dintre care un tip este un memoriu. Se adresează persoanelor care ocupă funcții superioare pentru a le aduce la cunoștință anumite fapte pentru a le încuraja să ia o anumită decizie.
Un memorandum ca document intern are anumite principii de redactare, in functie de scopul sau. Vom dezvălui exact cum ar trebui întocmite rapoarte în anumite situații de lucru.
Departamentul HR
Director General
Omega LLC
N.V. Groșcenko
RAPORT NR
Despre încălcare disciplina muncii(chiul)
Prin prezenta, aduc la cunoștința conducerii că alaltăieri, 4 noiembrie 2016, un angajat al departamentului de resurse umane, Tatyana Olegovna Valeryeva, a comis o încălcare gravă a disciplinei muncii. După pauza de masă, care s-a încheiat la ora 14:00, nu s-a mai întors la ea locul de muncași a lipsit până la sfârșitul zilei de lucru (de la 14:00 la 18:00). Documente justificative și explicații satisfăcătoare pentru absența sa T.O. Valerieva nu l-a furnizat în următoarele două zile.
În legătură cu o încălcare gravă a disciplinei muncii, propun declararea lui T.O. Valerieva este mustrată și înscrisă pe cardul personal.
Şef Resurse Umane (semnătură) R.V. Sukharevski
Raportați neîndeplinirea de către angajat al atribuțiilor sale oficiale
Acest document are scopul de a transmite conducerii informații că angajatul și-a îndeplinit necorespunzător sau nu și-a îndeplinit deloc atribuțiile profesionale. Documentul final conține o cerere de acțiune disciplinară. Fără un astfel de raport, orice sancțiuni împotriva salariatului pot fi considerate nefondate.
Exemplu de memoriu privind neconformitatea responsabilități de serviciu
FIȘIERE
Departamentul de metrologie
Director General
SRL „Rosmashinstroy”
Radkovsky K.L.
RAPORT NR 2
Neîndeplinirea atribuțiilor oficiale
Prin acest document vă aduc la cunoștință că inginerul departamentului de metrologie, Anton Petrovici Reisfader, a încălcat graficul de verificare a dispozitivelor de contorizare a energiei electrice (nu a monitorizat implementarea graficului aprobat), ceea ce a avut ca rezultat impunerea unei amenzi asupra organizare inspector guvernamental privind controlul dispozitivelor de contorizare.
În legătură cu încălcarea, propun să declar A.P. Ricefader este mustrat și va fi inclus pe cardul personal și nu i se va acorda niciun bonus pe baza rezultatelor muncii sale pentru luna următoare.
Metrolog șef (semnătură) P.K. Jeltkovski
Raportați despre comportamentul neadecvat al unui angajat
Acest tip de memoriu informează conducerea despre comportamentul ofensator inacceptabil la locul de muncă. Măsurile de executare propuse ar trebui să vizeze nu numai să ceară pedepsirea vinovatului, ci și prevenirea unor situații similare în viitor.
Exemplu de memoriu despre comportamentul inacceptabil al angajaților
FIȘIERE
Departamentul administrativ si economic
Director General
Prosperity LLC
Giatsintova A.V.
RAPORT NR
Despre comportamentul neadecvat al unui angajat
Aș dori să vă aduc la cunoștință că pe 24 august 2016, maistrul peisagistilor din teritoriu a fost V.I. A fost comis un comportament incorect față de șef adjunct al departamentului administrativ și economic, Antonina Pavlovna Finogenova. Zaikovski V.I. a făcut o remarcă insensibilă cu privire la aspect A.P. Finogenova, adăugând insultă cu expresii obscene. Trebuie menționat că aceasta nu este prima declarație grosolană a lui V.I. adresată angajaților departamentului, ceea ce perturbă mediul de lucru și provoacă situații conflictuale.
Vă rog să-l implicați pe V.I. la răspunderea disciplinară pentru comportament neadecvat la locul de muncă.
Șeful departamentului administrativ și economic (semnătură) Neklyuev M.L.
Un memoriu oficial este un document informativ și de referință, un instrument pentru corespondența de afaceri în cadrul unei organizații.
Se întocmește o notă pentru a evidenția orice probleme de afaceri privind munca unui departament sau a unui anumit angajat, a cărui decizie depinde de o altă unitate structurală a organizației sau angajatului.
Scrierea notificărilor, spre deosebire de notele, se realizează între diviziuni structurale sau angajați cu statut oficial echivalent care nu sunt subordonați direct.
Pentru bonusurile angajaților
Memorandumul privind sporurile sta la baza emiterii unui ordin de recompensare a unui salariat este intocmit de catre seful departamentului adresat conducerii superioare, stabileste motivele si temeiul bonusului, datele salariatului si compilatorului; . Pentru ca managerul să o ia în considerare, este necesar să înregistreze nota. După ce se ia decizia privind bonusurile, se emite un ordin.
Despre mariri de salariu
SRL „Companie”
ORDIN Nr.25\10982 din 25 noiembrie 2010
privind majorarea salariului lui Ivanov V.A.
Datorită performanței bune de vânzări a managerului Ivanov V.A. pe baza rezultatelor primului și al treilea trimestru al anului 2010
COMAND:
1. Instalați directorul departamentului de vânzări Viktor Aleksandrovich Ivanov salariul oficialîn valoare de 25.000 (douăzeci și cinci de mii) de ruble de la 1 decembrie 2010.
2. Contabil șef Vasilyeva A.V. Asigurați plata la timp a salariului specificat la paragraful 1 al prezentului ordin și a altor sume calculate pe baza acestuia.
3. Către șeful serviciului de personal G.I Fedorov:
3.1. Faceți modificări în tabelul de personal prin stabilirea salariului pentru funcția de director al departamentului de vânzări la 25.000 (douăzeci și cinci de mii) de ruble.
3.2. Încheiați cu Ivanov V.A. acord suplimentar la contractul de muncă din [data contract de munca] [Nr. al contractului de muncă] privind stabilirea unui salariu în valoare de 25.000 (douăzeci și cinci de mii) de ruble de la 1 decembrie 2010.
2.4. Familiarizați-l pe V.A. Ivanov cu acest ordin. pentru pictură.
Director general al SRL „Companie”
Jdanov V.V.
Am citit ordinul ____________________ Vasilieva A.V.
Comanda a fost revizuită de către ____________________ Fedorov G.I.
Ordinul a fost revizuit de ____________________ Ivanov V.A.
Baza pentru creșterea salariului poate servi și ca:
- nota de la seful departamentului de care apartine angajatul
- cresterea preturilor in tara si, in consecinta, necesitatea reindexarii salariilor in intreaga companie - cresterea salariilor angajatilor
— atribuirea de noi responsabilități de serviciu unui angajat.
Despre neîndeplinirea obligațiilor
RAPORT
04.10.2013 № 6Neîndeplinirea atribuțiilor oficiale
Aș dori să vă atrag atenția că șoferul de expediție Ivan Igorevich Sokolov nu a prezentat mașina care i-a fost atribuită (numărul de stat C 042 MK 83) pentru o inspecție tehnică programată, încălcând astfel prevederile Descrierea postului din 06.10.2010
În legătură cu încălcarea, îmi propun să-l mustrez pe I.I.
Un raport privind neîndeplinirea obligațiilor oficiale este întocmit pe o foaie de hârtie A4.
Despre nereguli în muncă
DEPARTAMENTUL INFORMATII Director General
TECHNOLOGY SRL "Beseda"
RAPORT
09.12.2014 № 10-23/158
Încălcarea disciplinei muncii
Va anunt ca ieri, 12.08.2014, timp de 2 ore de la 16-00 pana la sfarsitul zilei de lucru, un specialist de departament tehnologia de informație Fregatov Roman Viktorovich a lipsit de la locul de muncă.
Documente justificative care să ateste temeinicia motivului de absență, R.V. neprezentate.
În legătură cu încălcarea, ținând cont de caracterul repetat al acesteia, propun lui Fregatov R.V. mustrare.
Șef Departament E.S. Lyubimchikova
Pe baza mostrelor date de memorii, acum este ușor să vă creați propriile exemple.
Evgenia Polosa
Pentru achiziționarea de articole de papetărie
Nota „Pentru achiziționarea de articole de papetărie” stabilește faptele privind necesitatea de producție pentru achiziționarea unei anumite cantități de articole de papetărie și atașează o listă de rechizite de birou (nume, cantitate).
Despre alocarea fondurilor
Angajat __________________________/_____________/
DE ACORD
Șef departament __________________________/______________________________/
ATENŢIE
Responsabilitatea pentru contabilizarea și stocarea literaturii achiziționate special pentru departamente revine șefilor acestor departamente.
Decizia de a aloca fonduri pentru achiziționarea de literatură:
Supraveghetor
Universitatea corporativă ___________________________/___________ /
O cantitate de
Ruble ______________/_____________/“__”________200_g.
Mă angajez să furnizez produsul și încasări în numerar, precum și necheltuite numerarîn perioada de până la 25 „___________” 200_g. ___________________________/___________/
Vânzări și încasări în numerar, precum și fonduri necheltuite în valoare de
Ruble _______________/___________/“__”________200_g.
Mulți oameni tratează notele ca pe o formalitate care necesită timp și nervi. Există însă situații în care această formalitate poate proteja angajatul de pretențiile neloiale din partea conducerii. Solicitările documentate vă vor proteja de probleme în orice moment, ceea ce nu poate fi spus despre solicitările prezentate în oral, cărora nici măcar nu li se acordă întotdeauna importanță. Astfel, aceste documente confirmă faptul relației și sunt înregistrate ca documentație de ieșire.
Scrierea unei note
Ce este o notă?
Memorandumul este document important comunicarea internă, nici o singură instituție influentă nu se poate descurca fără el. Pentru funcționarea normală a organizației, un model de memorandum ar trebui să fie la îndemână pentru aproape toți angajații. Diferența sa față de memoriu este că are o orientare ierarhică, adică vine întotdeauna de la subordonați la conducerea superioară. Nota este un document informativ, care este redactat cu scopul de a informa cu promptitudine autoritatile unei autoritati superioare sau a unui alt departament structural despre evenimentele care afecteaza stabilitatea sistemului de management la intreprindere.
Raportul are forță juridică, deoarece scopul său nu este doar de a informa conducerea organizației, ci și de a-i încuraja să ia o anumită decizie asupra situației anunțate. Actul se intocmeste din initiativa personala a salariatului sau la cererea managerului. Notați codul conform clasificatorului documentatia de management— 0286041 conform OKUD. Documentul trebuie să descrie în mod clar problema care a apărut și, deoarece are forță juridică, trebuie să fie lipsit de erori de ortografie și juridice.
Definiția a memo
Documentul nu numai că prezintă incidentul în detaliu, dar scrie și o concluzie care prezintă opțiunile de rezolvare a situației. După aceasta, managerul este obligat să studieze documentul și să-și impună rezoluția. Ulterior, această rezoluție servește drept bază pentru aprobarea și implementarea diferitelor măsuri (impunerea de penalități, emiterea de stimulente etc.). Astfel, o notă este un element de feedback între un manager și un subordonat.
Scopurile memoriilor
Principalele obiective urmărite în formarea acestui document:
- Creșteți eficiența performanței personale. Când ceva deranjează un angajat și el sugerează modalități de a rezolva această problemă.
- Corectează situația. Când un angajat cunoaște anumite fapte care nu îl privesc personal, dar, în opinia sa, interferează cu stabilitatea și munca eficienta. Se întocmește un raport conducerii pentru ca situația să fie rezolvată cât mai curând posibil.
- Eliberați-vă de responsabilitate. Dacă un angajat a transmis unele informații superiorilor și dorește să se elibereze de responsabilitatea pentru corectarea incidentului. După aceasta, nu ar trebui să existe plângeri împotriva compilatorului.
- Protejați-vă atunci când drepturile sunt încălcate. Aici nota este o încercare de a rezolva în mod pașnic incidentul.
Unul dintre scopurile memoriului este să se elibereze de responsabilitate
Tipuri de memorii
Ele vin în două tipuri:
- Intern- scris la cererea angajatului sau a sefului acestuia in vederea cresterii eficientei firmei. Autorul semnează aici. Deoarece documentul este considerat intern, atunci înregistrarea se face pe hârtie A4.
- Extern- trimis la autoritatile superioare. Acest tip este semnat doar de șeful companiei și este imprimat pe antetul companiei.
În ambele cazuri, data este stabilită în ziua scrierii și semnării.
- Informații - De regulă, acestea sunt compilate în mod regulat; oferă informații detaliate despre metodele și caracteristicile lucrării. Ele pot fi, de asemenea, folosite pentru a transmite managementului idei pentru îmbunătățirea procesului de lucru.
- Raportare- raportează rezultatele ordinului executat într-o anumită perioadă. Aceștia sunt de obicei alcătuiți din angajați de cel mai jos nivel.
- Inițiativa - cele în care angajatul propune conducerii să ia o anumită decizie în legătură cu evenimente specifice - încălcări, timpi de nefuncţionare etc.
Notă internă
Adesea, printre rapoarte, trebuie să le scrieți superiorilor notițe „represive”, spunând angajații ca niște leneși și leneși. Ele ar trebui întocmite cu deosebită atenție, deoarece chiar și cel mai mic defect poate duce la probleme în viitor. Încălcarea disciplinei este motiv de sancțiuni financiare numai în acest scop, în document trebuie prezentate argumente convingătoare; Un document incorect formulat poate fi depus în instanță, plângându-se că conducerea încalcă cu răutate drepturile unui specialist. Prin urmare, este important să știți cum să scrieți corect o notă.
Structura documentului
Memorandumul include două sau trei secțiuni semantice:
- Real partea în care sunt menționate motivele incidentului care a determinat formarea acestuia, cu o descriere detaliată a circumstanțelor însoțitoare.
- Analitic - prezintă o analiză a situației cu potențialele consecințe ale incidentului și diverse opțiuni de eliminare a problemei.
- Rezumând partea în care vorbitorul își descrie opinia, oferă argumente convingătoare și recomandă luarea unor acțiuni specifice pentru a rezolva incidentul. Și atunci liderul însuși decide ce sancțiuni să ia. Întrucât autoritățile nu au timp pentru investigații, cel mai adesea sunt de acord cu propunerile autorului fără a aprofunda detalii.
Notă externă
Puteți compune un memorandum atât în format text, cât și în format tabelar. Secțiunea analitică din document poate lipsi în funcție de tipul problemei. În acest caz, documentul are doar partea de fapt și concluzia cu soluții la problemă. Folosind-o, puteți face nu numai propuneri pentru îmbunătățirea unora procesele de productie, dar și să-și exprime nemulțumirea față de măsurile luate. Înainte de a începe să scrieți un raport, trebuie să formulați clar problema sau punctul dvs. de vedere și abia apoi să începeți să îl prezentați pe hârtie.
În acest articol vom vorbi despre cum să scrieți corect o notă. Din ce în ce mai mult, în lista de cerințe pentru un candidat pentru un post, se poate găsi o teză despre abilitățile de comunicare ale unui specialist. Acest lucru nu înseamnă că angajatul este de așteptat să scrie povești lungi și incitante despre vacanțe sau bârfe despre vecini. În înțelegerea angajatorului, angajatul va avea nevoie de capacitatea de a comunica și de a formula clar sarcinile pentru o cooperare de succes cu echipa. O formă de astfel de interacțiune ar putea fi o notă.
Terminologie
Important! Vă rugăm să rețineți că:
- Fiecare caz este unic și individual.
- Un studiu amănunțit al problemei nu garantează întotdeauna un rezultat pozitiv. Depinde de mulți factori.
Pentru a obține cele mai detaliate sfaturi cu privire la problema dvs., trebuie doar să alegeți oricare dintre opțiunile oferite:
Într-o companie cu personal redus, angajații știu adesea despre existența notelor interne doar din auzite. Dacă întreaga echipă nu este nici măcar de câteva zeci de oameni, atunci informațiile despre toate evenimentele semnificative, atât cele care au avut loc, cât și cele pe cale să se întâmple, sunt difuzate oral. Deși un număr mic nu înseamnă că utilizarea comunicării scrise nu este eficientă.
Nota în sine este document intern, o formă de notificare către membrii echipei interesați despre fapte importante sau care conține unele informații care afectează activitatea ulterioară a unui alt departament. Și chiar și o mențiune despre acest tip de document, și cu atât mai mult un eșantion standard de memoriu, în legislatia muncii lipsește, necesitatea acesteia este uneori dictată de normele Codului Muncii al Federației Ruse.
Întocmirea unei astfel de lucrări ar fi recomandabilă dacă trebuie să informați un coleg în scris:
- despre prezența sau modificarea stării activelor materiale;
- despre modificarea programului de lucru al unui angajat individual sau al unei părți a unui departament;
- despre o opinie sau o propunere existentă de a face ajustări în procesul de lucru;
- despre o obiecție la acțiunile sau intențiile sale;
- despre schimbările în esența și compoziția informațiilor utilizate pentru muncă;
- despre orice alt fapt sau eveniment care, în opinia autorului documentului, poate afecta îndeplinirea atribuțiilor sale de serviciu.
Pentru ca o notă să fie percepută ca un document demn de atenție, nu este suficient să scrii doar câteva fraze pe o bucată de hârtie. Chiar dacă formularul nu este aprobat reglementărilor, ar trebui să utilizați întotdeauna standardul 6.30–2003 „USD. USORD. Cerințe de documentare.” Acest lucru este valabil și în timpul dezvoltării forme interneși securizarea acestora în sistemul de management al documentelor al companiei
Legislația nu conține conceptul de memoriu, ci acesta forma standard poate fi dezvoltat independent și pus în aplicare printr-un ordin separat, bazat pe GOST 6.30-2003.
Diferența dintre memo și memo
Deoarece practica pregătirii notelor oficiale nu afectează toate întreprinderile, nu toți specialiștii văd o diferență semnificativă între un memoriu oficial și un memoriu. Dar este, totuși, tangibilă și are semne foarte specifice:
| Tip document | Destinaţie | Conţinut |
| Notă de serviciu | Un membru al unei echipe cu care nu există interacțiune în forma „subordonat-superior”. Un coleg de rang egal în cadrul sau în afara departamentului | Cel mai adesea este de natură informativă sau de avertizare. Este întocmit cu scopul de a garanta familiarizarea cu datele și confirmarea ulterioară a propriei poziții în fața conducerii. |
| Raportare internă | Se adresează fie supervizorului imediat al autorului documentului, fie autorităților superioare | Poate fi de natură notificare pentru a avertiza asupra apariției unor consecințe negative sau ireparabile care interferează cu munca sau dăunează sănătății. Poate fi întocmit pentru a coordona nevoile companiei sau poate propune măsuri de reorganizare a proceselor. |
| Raportare externă | Către o organizație sau o structură aferentă cu care se desfășoară lucrări comune sau se implementează un proiect urgent | De obicei, scris în scopul de a notifica conducerea unei organizații partenere cu privire la încălcări, nerespectarea obligațiilor de către angajații săi sau oficiali. Mai rar cu oferte de a încuraja sau de a sărbători pe cineva. |
Printre majoritatea covârșitoare a lucrătorilor, există o opinie că acest proces de schimb de „hârtii” este o pierdere de timp și efort în compilarea acestora, deoarece apelarea și desenarea rapidă a unei imagini este mult mai rapidă și mai ușoară. Trenul lor de gândire se schimbă dramatic după primul contact cu situațiile de producție, când este necesar să se dovedească faptul de a transmite informații relevante tuturor părților interesate. Uneori nu numai soarta depinde de asta actiune disciplinara(posibil foarte severă, până la concediere inclusiv), dar și funcționarea în continuare cu succes a întregii întreprinderi.
Tipuri de memorii
Datorită formei sale destul de libere de prezentare, nota este folosită într-o gamă foarte largă de probleme și situații. Următoarele vor enumera cele mai frecvente situații, dar asta nu înseamnă asta această listă este exclusivă și nu poate fi completată cu alte clauze.
- Consultați un șablon tipic de notă aici -
- Iată o formă universală pentru o notă
De la angajat la angajat
Chiar dacă doi angajați sunt despărțiți unul de celălalt doar printr-un pasaj între birouri, acest lucru nu îi poate împiedica să comunice în scris. Și să consideri asta ca pe un conflict de muncă ar fi complet greșit. Interacțiunea prin schimbul de „scrisori” ajută la:
- evita eșecurile ca urmare a sarcinii grele de muncă și uitării;
- rezolva problema neîndeplinirii obligațiilor sau a transferului intempestiv al datelor necesare;
- dezamorsează relațiile tensionate și, de asemenea, transferă nota către angajat în categoria documentelor disciplinare și de organizare.
Conținutul acestor lucrări poate fi foarte diferit și conține atât cereri, cât și cereri. De exemplu, dacă un angajat vede că unul dintre membrii echipei neglijează funcțiile oficiale, atunci chiar înainte de a contacta managerul, puteți trimite un memoriu despre neîndeplinirea obligațiilor oficiale unui coleg care este frivol în munca sa. Acest lucru va fi mai corect și ne va permite să dovedim în viitor că golurile în muncă nu au fost rezultatul „responsabilității reciproce” și a reducerii problemei.
Un memoriu este un instrument de interacțiune între specialiști de același nivel structural este mai corect să folosiți o notă pentru a vă adresa managerului.
Pentru anulare
Rareori orice lucrare nu are legătură cu bunuri materiale sau consumabile utilizate pentru lucrul de succes. Aceasta implică deteriorarea sau pierderea acestora caracteristici de calitate, apoi trebuie să contactați serviciul de aprovizionare pentru a anula materialele vechi și a emite altele noi.
Dacă uzura sau defectarea obiectelor de muncă este rezultatul proceselor naturale asociate cu îmbătrânirea sau epuizarea resurselor, atunci puteți raporta acest lucru material persoana responsabila. Forma de notificare poate fi o notă pentru anulare cu o listă de articole care și-au pierdut utilitatea și motivul refuzului de a le folosi.
Este o altă chestiune dacă defalcarea formării lor a fost asociată cu evenimente non-standard sau nepăsare a angajaților responsabili, atunci acest lucru nu se poate face fără cunoștințele și decizia autorităților. În acest caz, este mai potrivit să scrieți nu o notă, ci un raport.
Pentru bonusuri
Comunicarea scrisă este asociată mai des cu evenimente neplăcute sau cu schimbul de date. Mai puțin frecvente sunt motivele mai plăcute pentru a scrie o notă - un mesaj despre un bonus.
Deoarece trăsătură distinctivă Deoarece o notă este considerată a fi trimisă unui angajat de rang egal, este mai corect să trimiteți o propunere de premiu, întocmită într-un mod similar, spre exemplu, serviciul de personal. Alternativ, puteți oferi documentul angajatului responsabil cu întocmirea unui proiect de ordin privind bonusurile sau prezentarea unei liste de candidați pentru a primi stimulente în numerar.
Puteți adresa această idee direct șefului companiei, dar atunci ar fi mai corect să vă prezentați argumentele sub forma unui memoriu. Verifică.
Într-o călătorie de afaceri
După desființarea în 2014 a necesității înregistrării obligatorii certificat de călătorie pentru fiecare călătorie de afaceri, a apărut întrebarea cum să înregistrați corect unele dintre nuanțe și să raportați rezultatele acesteia. Soluția a fost o notă pentru o călătorie de afaceri. În această formă, puteți informa managerul despre cum și când este planificat să îndeplinească sarcina companiei, precum și să expuneți rezultatele călătoriei într-o notă.
Acest document este utilizat în mod obișnuit:
- dacă călătoria până la destinație a fost efectuată cu transport personal sau de trecere;
- dacă trebuie să vă raportați la muncă într-o zi liberă sau ore suplimentare;
- dacă este imposibil să se determine cu exactitate durata efectivă a călătoriei de afaceri pe baza documentelor financiare anexate;
- dacă există circumstanțe care trebuie luate în considerare la calcularea diurnei și rambursarea cheltuielilor sau necesitatea cheltuielilor trebuie explicată fără documente primare.
Într-o oarecare măsură, nota a înlocuit sarcinile obligatorii anterior pentru călătoriile de afaceri și rapoartele privind implementarea acestora. Verifică.
Notă pentru director
Întrucât managerul, cel mai adesea, este cel mai înalt organ de conducere individual al întreprinderii, este destul de dificil să ne imaginăm o situație în care ar fi corect să trimitem un memoriu directorului. În conformitate cu principiile ierarhiei serviciilor, este mai bine să prezinte rapoarte în numele său.
Reticența de a intitula în acest mod documentul transmis autorităților este mai degrabă dictată de motive și emoții subiective. Cu toate acestea, merită să înțelegeți că o notă despre o încălcare a fișei postului pare ilogic.
O opțiune de a utiliza corect forma unei note adresate directorului este posibilă în corporații sau exploatații. Numai în structura lor pot exista mai mulți directori în același timp, egali ca poziție în organizație și nesubordonați unul altuia. În cadrul întreprinderilor cu un sistem de management simplu și un singur manager, este mai potrivit să se utilizeze rapoarte cu privire la toate problemele de producție care necesită atenția și aprobarea directorului.
O notă de serviciu, ca orice altă corespondență, este supusă înregistrării în jurnalele contabile speciale. Este mai bine să-l predați cu o semnătură pe al doilea exemplar sau în coloana jurnalului.
Întocmirea unui memoriu
Pentru a vă asigura că o persoană nu are îndoieli cu privire la cum să scrie corect o notă, puteți folosi instrucțiuni simple:
- Documentul este întocmit pe o coală de hârtie A4, cu numele complet și titlul complet al funcției destinatarului indicate în „antet”.
- Acolo este indicat și numele autorului notei, fără a uita să-i scrieți funcția și departamentul.
- Utilizați expresia „Notă de service” ca titlu.
- În continuare, ar trebui să expuneți esența problemei, a întrebării, a informațiilor sau a propunerii într-o formă scurtă, dar succintă, folosind un stil de scriere de afaceri.
- La sfârșit, trebuie să menționați data compilării, semnătura compilatorului și numele de familie.
- Pentru a eficientiza fluxul de documente, toate documentele de ieșire și de intrare sunt supuse înregistrării. Prin urmare, unui memoriu compilat corect trebuie să i se aloce un număr de serie.
Pentru acele companii care doresc să unifice forma notificării și să consolideze ordine generalăÎn funcție de modul în care este scrisă nota, va trebui să emiteți o comandă separată pentru întreprindere. Apoi exemplul de scriere aprobat va deveni obligatoriu pentru utilizare de către toți angajații organizației.
Spre deosebire de prejudiciul general împotriva folosirii notificărilor în comunicarea cu colegii, acest document nu poate avea decât un impact pozitiv asupra procesul munciiși să stabilească comunicarea internă. De aceea, fiecare angajat ar trebui să lase deoparte îndoielile și emoțiile și să ia de la sine înțeles că unele probleme pot fi rezolvate doar prin pregătirea de documente scrise.
avocat al baroului protectie juridica. Specializată în tratarea cazurilor legate de litigii de munca. Apărare în instanță, pregătirea cererilor și altele documente de reglementare către autoritățile de reglementare.