Crearea unei resurse de informații de orice fel începe cu a da informațiilor un formular document. Informațiile documentate, la rândul lor, pot să fie incluse în orice bază de informații.
Suport de reglementare
Conform prevederilor Legii federale nr. 149, informațiile documentate sunt înregistrate pe un mediu tangibil de informare. Anumite detalii sunt folosite pentru a identifica datele sau sursa acestora.
Cuvântul „document” are rădăcini latine. Tradus, înseamnă „dovadă”. În Dicționarul terminologic de teorie și practică din 1964, cuvântul „document” este definit ca un obiect material care conține informații într-o formă înregistrată.
Baza teoretică
Orice document conține 3 elemente: conținutul informațiilor, formele furnizării acesteia și mediul de informare documentată.
Studiul metodelor de înregistrare a datelor și a caracteristicilor purtătorilor acestora se realizează în cadrul unei discipline precum managementul documentelor. Acest direcție științifică explorează procesele de arhivare, munca de birou și fluxul de documente. Atenția principală este acordată reglementării formei documentelor tradiționale și securizării detaliilor acestora.
Caracteristici de înregistrare a informațiilor
Informațiile documentate sunt informații, conținute pe un mediu tangibil, ale cărui detalii pot fi folosite pentru identificarea informațiilor. În prezent, există multe modalități de a securiza informațiile. În mod convențional, ele sunt împărțite în mai multe clase.
Documentele pe hârtie sunt purtători de informații care sunt accesibile percepției fără utilizarea unor informații suplimentare mijloace tehnice. Această metodă de documentare este considerată cea mai comună.
Recent, însă, au devenit tot mai răspândite mass-media de la care informațiile pot fi obținute doar prin mijloace tehnice. Ar putea fi documente electronice, înregistrări video, audio (fișiere), informații codificate etc.
Identificare
O condiție prealabilă pentru lucrul cu date este prezența detaliilor prin care informatii documentate.
Determinarea sursei de date este necesară pentru a potrivi conținutul original al suportului media cu conținutul documentului primit de utilizator. Dacă este necesar, în procesul studierii informațiilor se stabilește faptul identității și coincidenței datelor.
Reglementare de reglementare
Regimul juridic al informațiilor documentate, procedura de înregistrare a informațiilor de către structurile executive federale este stabilită de Guvern. Reguli pentru fluxul de documente și munca de birou, aprobate de alte agenții și autorități guvernamentale autoguvernare teritorialăîn sfera competenţei lor, nu trebuie să contravină prevederilor reglementărilor guvernamentale.
Structură de stat care realizează reglementări normative și metodologice informaţia documentată este Agenție federală privind reglementarea tehnică și metrologie. Anterior, aceste funcții erau îndeplinite de Gosstandart. În timpul reformelor, a fost transformată în Agenție.
Problemele legate de standardizarea documentelor sunt reglementate de prevederile Legii federale nr. 184 „Cu privire la reglementarea tehnică”. Conducerea intersectorială în organizații intră în competența Agenției Federale de Arhivă. Gestionarea sectorială a suportului documentației se realizează de către ministerele de resort, ținând cont de recomandările Agenției de Arhive.
Specificul identificării
Există mai multe metode de stocare informatii documentate. Definiţie Opțiunea specifică depinde de specificul industriei în care sunt utilizate informațiile.
Datele pot fi prezentate în formular electronicși stocate în baze de date specializate. Într-o astfel de situație, identificarea are unele particularități. Acestea sunt că acuratețea informațiilor trebuie confirmată de proprietarul bazei de date sau de un funcționar autorizat.
Există și alte modalități de a confirma autenticitatea informatii documentate. Aceste informații pot fi, în special, certificate printr-o semnătură digitală. Document electronic confirmat semnătură electronică sau un analog al picturii scrise de mână, este recunoscut ca echivalent cu hârtie. Pot fi stabilite excepții în legile federale sau în alte reglementări.
Resurse informaționale
Sunt considerate obiecte ale relațiilor dintre persoane juridice, cetățeni și stat. Cel existent asigură protecția datelor.
Reglementarea reglementară este efectuată prevederile legale, asigurând:
- Reguli pentru documentarea informațiilor.
- Proprietatea documentelor și a matricelor acestora, inclusiv în sistemele informaționale.
- Categoria datelor în funcție de nivelul de acces la acestea.
- Procedura de asigurare a securitatii informatiilor.
Resursele de informații sunt create de agenții guvernamentale de orice nivel, entități de afaceri, asociații publice, instituții și persoane fizice. Fiecare subiect formează una sau alta resursă pentru propriile scopuri și utilizări informatii documentate. Acest pot exista scopuri de producție, manageriale, educaționale, științifice.
Resursele de informații diferă semnificativ între ele ca volum. Unele sunt reprezentate de mai multe cărți de referință, altele de mari colecții de bibliotecă. În plus, există o clasificare în funcție de metoda de organizare și ordinea de prezentare a datelor.
Resursele informaționale ale statului
Federația Rusă, regiunile și municipalitățile sunt proprietarii materialelor utilizate în astfel de resurse. informatii documentate. Aceste informațiile sunt acumulate, create și achiziționate în principal din fonduri bugetare.
Resursele informaționale de stat sunt gestionate de agențiile guvernamentale și structurile teritoriale de autoguvernare în cadrul competențelor care le sunt conferite.
Statul are dreptul de a folosi, de a răscumpăra informatii documentate. Acest oportunitatea se realizează în cazurile în care informațiile aparținând altor entități (persoane juridice sau cetățeni) se referă la secrete de stat, precum și în alte cazuri prevăzute de lege.
Depozitul legal ca tip de informație documentată
O copie obligatorie este o copie a unui document replicat care trebuie să fie transferată de producător către organizația corespunzătoare. În acest caz, un document este recunoscut ca un suport material care conține informații. Poate fi prezentat sub formă de text, fonogramă, ilustrație sau o combinație a acestora. O copie este un exemplu de document identic cu originalul.
Pentru acest soi informatii documentate regimul juridic consacrat în Legea federală nr. 77. Act de reglementare determină politica statului privind constituirea depozitelor legale ca bază de resurse pentru achiziționarea colecției bibliotecii naționale și dezvoltarea sistemului de bibliografie. Legea prevede regulile pentru asigurarea securității suporturilor de date și specificul utilizării lor publice.
Destinatari
Copiile din depozit legal sunt distribuite între entitățile juridice care au dreptul de a stoca, primi și furniza informații pentru utilizare gratuit sau contra cost. Destinatarii sunt:
- Camera de carte, Academia de Stat, Științifică, Tehnică și Națională a Rusiei, Filiala Siberiană a Academiei Ruse de Științe, Orientul Îndepărtat biblioteca stiintifica. Aceste instituții primesc publicații.
- Biblioteca Rusă pentru Nevăzători. Această instituție furnizează publicații pentru persoanele cu probleme de vedere.
- Institutul Federal de Proprietate Industrială. Această autoritate primește documente electronice de brevet.
- Biblioteca Parlamentară. Primește documente oficiale.
- Fundația Federală pentru Standarde de Stat, clasificator integral rusesc date tehnice și economice și reguli regionale/internaționale, recomandări și norme de standardizare ale țărilor străine.
Aceasta nu este întreaga listă de destinatari. Există, de asemenea, instituții speciale care primesc informații video, audio, programe de calculator etc. Au fost create centre științifice și tehnice în Federația Rusă pentru stocarea documentelor în formă electronică. Aceștia primesc informații în domenii care îndeplinesc specificațiile lor.
Toate aceste organizații publică în mod regulat informații despre copiile legale gratuite primite de ele. Instituţiile formează naţionalul colecția bibliotecii documente.
Livrarea materialelor, distribuția centralizată a acestora și notificarea consumatorilor se efectuează în termenele stabilite prin lege și reglementările organizațiilor relevante. Încălcarea reglementărilor stabilite de către creatorii de documente atrage răspunderea administrativă.
Este ușor să trimiți munca ta bună la baza de cunoștințe. Utilizați formularul de mai jos
Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.
Documente similare
Producerea de informații documentate, formarea și utilizarea resurselor informaționale. Caracteristicile depozitului legal al documentelor replicate. Politici publiceîn domeniul formării şi utilizării resurselor informaţionale.
test, adaugat 24.06.2011
Actuala Constituție a Federației Ruse. Legea federală despre informații tehnologia de informațieși protecția informațiilor. Legea federală privind semnătura digitală electronică. Legile Federației Ruse „Cu privire la drepturi de autorŞi drepturi conexe", "Despre mass-media".
prezentare, adaugat 19.05.2014
Concept și esență semnătură digitalăși condițiile de utilizare a acestuia în documentele electronice de către autorități puterea de stat, organizatii guvernamentale, persoane juridice și persoane fizice. Conceptul și funcțiile electronic banking.
test, adaugat 16.10.2010
Drepturile și libertățile consumatorilor în domeniul circulației informațiilor. Informația documentată ca obiect al raporturilor juridice informaționale. Legislația în materie de publicitate - informații care vizează atragerea atenției asupra unui produs sau serviciu și promovarea acestuia pe piață.
lucru curs, adăugat 05/02/2011
Statut juridic semnătura digitală electronică, caracteristicile și diferențele sale față de o semnătură scrisă de mână. Luarea în considerare a situației privind inadmisibilitatea reclamei la bere în lipsa unui semn de avertizare, precum și plasarea acesteia în apropierea instituțiilor de învățământ.
test, adaugat 01.06.2015
Conceptul de informatizare a dreptului și a acestuia reglementare legală. Problema creării unui spațiu informațional și legal în Rusia și protejării drepturilor la informare ale cetățenilor. Adoptarea legii semnăturii digitale electronice. Distribuirea actelor de procedură.
lucrare curs, adaugat 13.09.2013
Conceptul de document electronic, principalele sale caracteristici și tipuri. Caracteristici de colectare și prezentare a documentelor electronice. Specificul cercetării și evaluării documentelor electronice. Posibilitatea de a utiliza documente electronice ca probe.
teză, adăugată 28.04.2012
Pe baza informațiilor documentate primite de aceștia.
Registrul conține liste cu contribuabili, agenți fiscali și persoane fizice. Se furnizează informații documentate despre acestea autoritatile fiscale de la diferite autorități de înregistrare de stat, autorități de tutelă și tutelă, autorități notariale, alte organisme și instituții.
În funcție de modul în care sunt prezentate informațiile, acestea sunt împărțite în documentate și nedocumentate. Informațiile documentate includ toate documentele (inclusiv benzi perforate, benzi magnetice, carduri perforate, discuri magnetice) care indică desfășurarea tranzacțiilor comerciale. Informațiile documentate se bazează pe date operaționale, contabile, financiare și statistice. Acesta este furnizat în mod diferențial în funcție de nivelul de management și de tipul deciziilor luate, întrucât pentru fiecare nivel de management se stabilește în prealabil compoziția și cantitatea de informații necesare. În mod obișnuit, furnizarea de informații relevante personalului de conducere depinde de distribuția funcțiilor între executanți. În acest scop, pentru fiecare manager sunt elaborate fișe de post, care enumera funcțiile pe care acesta le îndeplinește. Pe baza fișelor de post se determină cantitatea de informații care este necesară pentru a desfășura anumite tipuri de activități și a lua anumite decizii de management.
Instrumente de documentare a informațiilor
Elementele de recuzită servesc la accelerarea transferului de informații documentate prin canalele de comunicare electronică și la reducerea numărului de posibile erori care apar în timpul transferului de date și a numelor greu de înțeles ale organizațiilor. Codul este un element de identificare electronică a unui document.
Codul organizației - autorul documentului (autorul documentului este persoana fizică sau juridică care a creat documentul) servește la accelerarea transferului de informații documentate prin canalele de comunicare electronică și la reducerea numărului de erori posibile care apar la transmiterea numelor lungi şi greu de înţeles ale organizaţiilor. Codul este un element de identificare electronică a unui document.
Scopul restricționării accesului la informațiile conținute într-un document este de a proteja informațiile de proprietate sau comerciale documentate, a căror manipulare neautorizată poate cauza daune proprietarului, posesorului, utilizatorului sau altei persoane. Cu toate acestea, accesul la astfel de informații poate fi limitat la proprietarul acesteia numai pentru legal. Informațiile documentate cu acces limitat în condițiile regimului său juridic în conformitate cu Legea federală privind informațiile, informatizarea și protecția informațiilor sunt împărțite în informații clasificate ca secret de stat și confidențiale.
INFORMAȚII DOCUMENTATE (DOCUMENT) - informații înregistrate pe un suport tangibil
INFORMAȚII ATRIBUITE CATEGORIEI DE ACCES LIMITAT - informații documentate la care se oferă doar accesul special autorizat.
Datele sunt informații documentate care circulă în timpul prelucrării lor pe calculatoare electronice (Legea Republicii Belarus privind informatizarea).
Informații documentate - informații documentate în în modul prescrisşi fixat pe un mediu material care asigură transmiterea acestuia în timp şi spaţiu (STB 982-94).
Cu toate acestea, fie că vorbim despre o chestie de hârtie cu text înregistrat pe el, fie despre suporturi electronice de informații textuale care pot fi reproduse vizual și material, avem în fața noastră, în sens larg, un document cu informații sub formă de text. . Această împrejurare a primit confirmare legislativă directă în Legea federală privind informarea, informarea și protecția informațiilor din 20 februarie 1995, în art. 2 din care scrie că informația (documentul) documentată este informație înregistrată pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia.
Legea își definește conceptele de bază după cum urmează - informații documentate și resurse informaționale
Documentarea informațiilor - o condiție prealabilă pentru includerea informațiilor în resursele informaționale - în conformitate cu prevederile legii, trebuie efectuată în modul stabilit de autoritățile guvernamentale responsabile cu organizarea muncii de birou, standardizarea documentelor, securitate Federația Rusă.
Subiecte reprezentând obligatoriu informațiile documentate către autoritățile guvernamentale și organizațiile nu își pierd drepturile asupra acestor documente și de a utiliza informațiile conținute în acestea.
Informațiile documentate, transmise obligatoriu autorităților și organizațiilor publice de către persoanele juridice, indiferent de forma lor organizatorică și juridică și formele de proprietate, precum și de către cetățeni, formează resurse informaționale care sunt deținute în comun de stat și de entitățile care prezintă aceste informații.
Cetățenii, organismele guvernamentale, administrațiile locale, organizațiile și asociațiile publice sunt obligate să prezinte informații documentate organismelor și organizațiilor responsabile cu formarea și utilizarea resurselor informaționale guvernamentale.
Deși confidențialitatea este sinonimă cu secretul, termenul este utilizat pe scară largă exclusiv pentru a se referi la resurse de informații restricționate care nu sunt clasificate ca secrete de stat. Confidențialitatea reflectă restricția pe care proprietarul informațiilor o impune accesului la acestea de către alte persoane, de ex. proprietarul stabilește regimul juridic al acestor informații în condițiile legii. În același timp, documentele constitutive, cartele structurilor de afaceri, documentația financiară, informațiile privind salariile personalului și alte informații documentate solicitate de autoritățile de aplicare a legii și agențiile guvernamentale fiscale nu pot fi clasificate drept documente confidențiale.
Fluxul documentelor ca obiect de protecție este un set ordonat (rețea) de canale pentru diseminarea obiectivă, autorizată a informațiilor (documentelor) documentate confidențiale în procesul de gestionare și activități de producție ale utilizatorilor (consumatorilor) acestor informații. Principala caracteristică a mișcării informațiilor este complexitatea tehnologică, adică combinația de sarcini care asigură funcții de management, de birou și poștale. Fluxul documentelor reflectă întregul ciclu de viață al unui document.
Fluxul documentelor securizate (fluxul documentelor) înseamnă mișcarea controlată a informațiilor confidențiale documentate prin puncte reglementate de recepție, procesare, revizuire, execuție, utilizare și stocare în condiții stricte de securitate organizatorică și tehnologică atât a purtătorului de informații, cât și a informațiilor în sine.
Specificat sistem tehnologic se aplică nu numai managementului (afacerilor), ci și documentelor de proiectare, tehnologice, științifice, tehnice și altele similare, publicațiilor, materialelor de reglementare stocate în biblioteci speciale, centre de informare, arhive departamentale, informații documentate înregistrate pe orice tip de suport de stocare.
Sistemul tradițional de lucru de birou se bazează pe metode manuale de lucru cu documente și este cel mai universal. Acesta asigură în mod fiabil și pe termen lung protecția informațiilor documentate atât în convențional cât și situatii extreme. În acest sens, etapele fluxului documentelor securizate în cele mai multe cazuri sunt implementate tehnologic folosind metode și mijloace mai degrabă tradiționale decât un sistem automatizat de procesare și stocare a documentelor confidențiale. Sistemul funcționează la fel de eficient atât cu documentele tradiționale (pe hârtie), cât și cu cele citite automat, prin fax și documente electronice. Complexitatea multor proceduri și operațiuni tehnice și formal-logice este de obicei redusă prin includerea tehnologiei organizaționale și informatice în procesul tehnologic.
Toate tipurile de suporturi pentru informațiile documentate confidențiale trebuie luate în considerare înainte de redactarea schițelor, opțiunilor și paginilor albe ale viitorului document. În acest caz, sunt respectate următoarele condiții de protecție a informațiilor:
A treia caracteristică specifică este că niciun proiect de document confidențial nu poate fi elaborat pe baza unui proiect și dobândește statutul de informații documentate legal fără sancțiunea (permisiunea scrisă) a unui funcționar autorizat al companiei.
PROCES DE BIROUL - activități care acoperă întocmirea documentelor și organizarea muncii cu acestea, un ansamblu de operațiuni de muncă de birou efectuate de personalul administrativ și de conducere în implementarea funcțiilor care le sunt atribuite. Operațiunile de birou-munca includ metode de prelucrare a informațiilor documentate: compilare, recepție, transmitere, înregistrare, aprobare, semnare, reproducere, executare, expediere, control, păstrare, distrugere a documentelor.
Informațiile documentate sunt una dintre forme
prezentarea informatiilor gratuite. Definiție juridică
informația documentată este consacrată în art. 2 Federal
Legea „Cu privire la informare, tehnologii informaționale și protecție
informaţii." În conformitate cu articolul specificat sub
informație documentată înseamnă înregistrat
pe un suport tangibil prin documentarea informațiilor
cu detalii care să permită identificarea unor astfel de informații sau
în cazurile stabilite de legislația Federației Ruse, materialul acesteia
purtător. Este dată o definiție mai detaliată a unui document
în art. 1 din Legea federală „Cu privire la depozitul obligatoriu
documente”, conform căruia un document este un suport material cu informații înregistrate pe el sub formă de text, înregistrare sonoră (fonogramă), imagine sau combinație a acestora, destinat transmiterii în timp și spațiu în scopul utilizării și stocării publice.” 11.
Trei caracteristici principale ale unui document reies din aceste definiții.
Prima dintre ele este prezența unui mediu de stocare a materialelor.
În principiu, orice obiect poate fi considerat ca atare
lumea materială, inclusiv lucruri și câmpuri fizice în care
anumite informații sunt reflectate. Aceiași
informațiile pot fi înregistrate pe diverse materiale
mass-media. Cel mai răspândit suport de hârtie,
documente în care sunt prezentate informații
în formă electronică digitală (documente electronice), înregistrări video și sonore.
A doua caracteristică a informațiilor documentate este
identificabilitatea informațiilor înregistrate pe suport. Acest
realizat prin adăugarea la partea de conținut
date informative, numite detalii, care permit
stabiliți sursa și destinația informațiilor, timpul
documentația sa și, în unele cazuri, asigură protecția unui anumit document (electronic semnătură digitală). Detaliile trebuie înregistrate pe același suport tangibil ca și informațiile de identificare.
A treia caracteristică a informațiilor documentate, care nu este reflectată în definițiile de mai sus, este posibilitatea de a schimba formele de consolidare a acesteia. Această caracteristică se manifestă prin faptul că informațiile fixate pe un suport material de un tip pot fi prezentate simultan și pe alte tipuri de medii fără amenințarea pierderii conținutului și detaliilor acestuia. În esență, aceasta este capacitatea de a copia informații.
Legislația actuală a informațiilor, și mai presus de toate
5.4. Mod/informații documentate Pagina 2 din 6
Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”, care este de bază pentru sfera relațiilor informaționale, definește regulile de bază, în principal, cadru pentru documentarea informațiilor.
Potrivit art. 11 din prezenta lege de către legislația Federației Ruse sau
cerinţele pot fi stabilite prin acordul părţilor
la documentarea informațiilor. În același timp, în organisme federale
ramura executiva se realizează documentarea informațiilor
în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse. Reguli
munca de birou și fluxul de documente stabilit de alții agentii guvernamentale, organe administrația localăîn limitele competenței lor, trebuie să respecte cerințele stabilite de Guvernul Federației Ruse în ceea ce privește munca de birou și fluxul de documente pentru autoritățile executive federale.
În prezent cerințe generale la funcționarea serviciilor
documentatie suport pentru management, documentare
activitati de managementși organizarea muncii cu documente
în organele executive federale - ministere,
servicii și agenții instalate Instrucțiuni standard
privind munca de birou în autoritățile executive federale,
aprobat prin ordin al Ministerului Culturii si Masei
Comunicări ale Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536. Mai mult, pe teren
documentația informațiilor este valabilă GOST R 6.30-
97" Sistem unificat documentare. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor” și GOST R 51141-98 „Munca de birou și arhivare. Termeni și definiții”.
Este imposibil să ne imaginăm activitățile oricărei organizații fără colectarea, prelucrarea, acumularea, stocarea, căutarea și distribuirea informațiilor. În același timp, informația capătă din ce în ce mai mult un caracter fix, documentar. Conform GOST R 51141-98 « document, informații documentate „sunt informații înregistrate pe un suport tangibil cu detalii care permit identificarea acesteia.”
Necesitatea înregistrării informațiilor a apărut în rândul oamenilor din cele mai vechi timpuri. Dacă luăm în considerare acest lucru în aspect istoric, apoi putem urmări modul în care metodele de înregistrare a informațiilor pe un suport material și, în consecință, mediile în sine s-au schimbat. Pentru înregistrarea și transmiterea informațiilor în timp și spațiu s-au folosit diverse metode - de la scriere la tipărire, de la litografie la înregistrare audio, fotocopiere, înregistrare pe film, microfilmare, holografie, laser și echipamente informatice. Acest lucru s-a întâmplat deoarece mediile de stocare s-au schimbat - la început a fost scoarță de mesteacăn, papirus, apoi hârtie, filme fotografice (hârtie foto), dischete magnetice, discuri laser etc.
Înregistrarea informațiilor pe diverse medii folosind regulile stabilite numit documentarea și este procesul de creare și prelucrare a documentelor.
Documentarea poate fi realizată în limbaj natural (manuscris, dactilografiat) sau în limbaje artificiale folosind medii adecvate (benzi magnetice, discuri, discuri laser, dischete etc.).
În multe cazuri, documentarea este obligatorie, cerută de legi și reglementări. Legea federală a Federației Ruse din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ „Cu privire la informațiile și protecția informațiilor” (modificată la 10 ianuarie 2003) stabilește că resursele de informații, i.e. documentele și rețelele de documente sunt obiecte ale relațiilor dintre persoane fizice, persoane juridice, stat și sunt protejate prin lege împreună cu alte resurse. Legea stabilește regimul juridic de creare, stocare și utilizare a resurselor informaționale, în special: procedura de documentare a informațiilor; proprietatea asupra documente individualeși matrice separate de documente, documente și matrice de documente în sisteme informatice; categorii de informații în funcție de nivelul de acces la acestea; comanda protectie juridica informaţii.
Această lege (articolul 5) mai stabilește că „documentarea informațiilor este condiție prealabilă includerea informațiilor în resursele informaționale. Documentarea informațiilor se realizează în modul stabilit de organismele guvernamentale responsabile cu organizarea muncii de birou, standardizarea documentelor și a matricelor acestora și securitatea Federației Ruse.”
Documentația, adică procesul de creare şi prelucrare a unui document poate fi realizat atât pe cale fizică cât şi persoane juridice, care va acționa ca autori ai documentului. În acest sens, se obișnuiește să se facă distincția între un document de origine personală și un document oficial.
Document de origine personală este un document creat de o persoană în afara sferei activităților sale oficiale sau a îndeplinirii îndatoririlor publice.
Document oficial este un document creat de o persoană juridică sau un individ, executat si certificat conform procedurii stabilite.
Un document oficial are proprietatea necesară activităților de management - forță juridică, ceea ce înseamnă că documentul poate servi drept dovadă autentică a informațiilor conținute în el. Forța juridică document oficialîși asumă caracterul obligatoriu pentru cei cărora li se adresează direct, sau pentru toți participanții la acțiunile de management (organisme guvernamentale, diviziuni structurale, organizatii publice, oficialiși cetățeni) care se ghidează după document și își bazează activitățile pe acesta.
Conform GOST R 51141-98 « forţa juridică a unui înscris este o proprietate a unui document oficial care i-a fost comunicat legislaţia în vigoare, competenţa organului care a emis-o şi în conformitate cu procedura stabilităînregistrare".
Documentele actioneaza ca un element indispensabil activitatilor de management, fiind atat un mijloc de munca, cat si rezultatul acestuia. Documentele ocupă un astfel de loc datorită multifuncționalității lor, adică. disponibilitatea diferitelor funcții.
Documentele pot îndeplini următoarele funcții, care pot fi împărțite în trei blocuri:
- · funcţii informative (informațional, social, politic și de comunicare);
- funcții care asigură procesul de management ( managerial, juridic, contabil);
- funcții de natură culturală și istorică ( cultural, funcţia unei surse istorice).
Funcția de informare se datorează faptului că informația se materializează într-un document și este inerentă tuturor documentelor fără excepție, indiferent de modalitatea de producere a acestora și de suportul de informare, întrucât necesitatea înregistrării informațiilor este motivul apariției oricărui document.
Deci, înregistrarea și transmiterea informațiilor în timp și spațiu, și, în consecință, păstrarea informațiilor înregistrate, posibilitatea utilizării (disponibilității) acesteia constituie conținutul principal al funcției informaționale.
Capacitatea de informare a unui document este determinată de indicatori precum completitudinea, optimitatea și relevanța informațiilor.
Cele mai importante informații pe care le conține documentul sunt cele sociale, adică informații despre procesele care au loc în societate. Acest lucru vă permite să evidențiați functie sociala document ca fiind functie independenta. Științe precum istoria, studiile surselor etc. se bazează pe studiul informațiilor sociale.
În principiu, fiecare document poate îndeplini o funcție socială, deoarece apare din cauza unei anumite nevoi sociale. Cu toate acestea, semnificația unui anumit document care îndeplinește o funcție socială poate fi diferită. Documente administrative(regulamentele guvernamentale, de exemplu) sunt mai importante decât un certificat de angajare eliberat unui cetățean.
Standardele de stat pentru pregătirea documentelor îndeplinesc, de asemenea, o funcție socială, deoarece se concentrează pe utilizarea anumitor mijloace de procesare a documentelor care indică un anumit nivel dezvoltare tehnică realizat de ţară (industrie). Documentele nu pot reflecta doar procesele care au loc în societate, ci pot influența și dezvoltarea socială.
Funcția socială a unui document se poate manifesta și în caracteristicile unei persoane în aspectele sale sociale, i.e. în reflectarea activității, locului, rolului unei anumite persoane într-o anumită structură socială.
Funcția politică documentul este strâns legat de functie sociala. Astfel, primele Decrete ale guvernului sovietic au îndeplinit nu numai o funcție socială, ci și una politică, deoarece au influențat atât procesele politice, cât și cele sociale. Documente, înregistrarea și stocarea informațiilor despre procesul politic, de ex. despre intern și politica externă stat, despre activități partide politice, opoziţia, liderii, îşi îndeplinesc funcţia politică.
Funcția de comunicare documentul constă în transmiterea informaţiei în timp şi spaţiu. Poate fi considerat și ca un caz de informare privată, întrucât conținutul său este organizarea și menținerea comunicării informaționale între indivizi din societate, între diferitele elemente ale structurii sociale. Cu ajutorul acestei funcții de document, se fac schimb de idei, informații și emoții, iar acest schimb poate fi unilateral, bilateral sau multilateral.
Schimb într-un singur sens poate apărea cu ajutorul documentelor orientate într-o singură direcție – de sus în jos (de la legiuitor la executor).
Schimb bidirecțional apare prin documente care sunt strâns legate între ele (documente contractuale, corespondență oficială etc.).
Schimb multilateral informarea apare prin documente menite să informeze întreaga societate (declarații, coduri, legi etc.).
În prezent, capacitățile de comunicare ale unui document au crescut brusc, deoarece viteza de transfer de informații și gama de utilizatori care folosesc Internetul, e-mailul (e-mail) etc. au crescut brusc rolul funcția de comunicare va crește doar, pe măsură ce volumul de informații crește în fiecare an, numărul de utilizatori, tehnologia documentației de management se schimbă.
ÎN functie manageriala documentul acționează ca mijloc al activităților de management. Această funcție este îndeplinită de documente create în scopuri de management și în procesul de implementare a acesteia, pentru a asigura procesul decizional. Documentele cu funcție de management sunt principala sursă de informații și joacă un rol important în suport informativ management. Cu ajutorul lor, sunt colectate date și informații primare despre starea reală a lucrurilor. Apoi aceste date sunt sistematizate și generalizate, care sunt implementate în diverse rezumate, certificate și rapoarte. Rezultă documente care conțin o analiză și evaluare a stării de fapt, opțiuni pentru posibile soluții. Documentele de management într-o formă specifică reflectă etapele, legăturile și ciclurile managementului și ele însele au un impact asupra sferei managementului.
ÎN functie juridica documentul acționează ca un regulator al diferitelor aspecte ale activităților unei societăți, statului, instituții, întreprinderi, organizații. Funcția juridică a actului se exprimă în fixarea, consolidarea și aplicarea normelor juridice și a raporturilor juridice.
Există două grupuri de documente intitulate functie juridica:
- · deținând-o inițial;
- · cei care îl cumpără pentru un timp.
Primul grup poate include documente de stabilire, securizare, modificare norme juridice si raporturile juridice sau cele care le inceteaza, precum si documentele care implica consecinte juridice. Asta e tot acte juridice organisme guvernamentale (legi, decrete, regulamente etc.); judiciar, procuror, notar și acte de arbitraj management emis de instituții, organizații, întreprinderi și care atrage anumite consecințe juridice (ordine, instrucțiuni, regulamente, carte, instrucțiuni, reguli etc.
Al doilea grup include documente care pot fi prezentate ca probe în instanță, organe de anchetă, procurori, notari, arbitraj și autorități guvernamentale. De exemplu, pe baza procesului-verbal al ședinței comisie de certificare se emite un ordin de aprobare a gradului de salariu conform Tabelului Tarifar Unificat (ETC) pentru angajat. Din anumite circumstanțe, un document poate constitui o dovadă, de ex. au temporar funcție juridică.
Funcția contabilă documentul caracterizează în primul rând latura cantitativă a informațiilor conținute în document. Cu ajutorul informațiilor contabile prezentate în termeni digitali formalizați, toate fenomenele sunt sistematizate și reflectate activitate economică statul, autoritățile și conducerea acestuia. Documentele care au o funcție contabilă au de obicei forme unificate, aprobat de agențiile guvernamentale, în care a fost elaborată în prealabil o anumită structură de prezentare a informațiilor.
Funcția culturală documentul se manifestă în cazul în care actul acționează ca mijloc de consolidare și transmitere a unei tradiții culturale, patrimoniu cultural. Documentele reflectă informații despre cunoștințe, tradiții, obiceiuri, ritualuri, abilități, standarde morale, mentalitate (mod de gândire), orientări valorice etc. În acest sens, un document poate fi definit ca un model cultural care înregistrează informații.
Funcția culturală a unui document este îndeplinită cel mai bine de un set de documente care caracterizează un anumit domeniu de activitate (tehnologie, știință, pictură etc.). Analizând un astfel de complex de documente, se pot urmări specificul creativității științifice și artistice, principiile morale și estetice la o anumită etapă, dezvoltarea și schimbarea tradițiilor, obiceiurilor, normelor de comportament etc.
Funcția sursei istorice, această funcție a documentului este studiată de științe precum studiile surselor și diplomația, care studiază documentul prin analiza formei și conținutului acestuia, originea, paternitatea, limba și materialul pe care este realizat documentul. Calitatea unui document pentru știința istorică va fi determinată de acuratețea, specificitatea, noutatea și completitudinea informațiilor, precum și de semnificația juridică, politică și culturală a documentului.
Documentul combină mai multe funcții care sunt interconectate, dar rolul fiecăruia dintre ele este diferit.
ÎN documentele de management Predomină funcția administrativă, dar, în același timp, aceste documente îndeplinesc și alte funcții: informațională, juridică, comunicativă și socială, ca sursă istorică. Rolul funcțiilor unui document se poate schimba în timp, atunci când informațiile conținute în acesta își pierd eficiența și relevanța și devin retrospective, iar eficacitatea, semnificația normativă și normativă se pierde. Este ca și cum unele funcții ar fi înlocuite cu altele.
Funcții purtătoare natura operațională, a căror durată este limitată (politică, comunicativă, managerială, juridică, contabilă), sunt înlocuite cu funcții cu caracter permanent (sursă informațională, culturală, socială, istorică).
Întrebări de securitate
- 1. Cum document normativ Sunt reglementați termenii de bază în domeniul muncii de birou?
- 2. Ce include conceptul de „document”?
- 3. Ce metode de documentare cunoașteți?
- 4. Cum diferă un document personal de un document oficial?
- 5. Ce determină forța juridică a unui document oficial?
- 6. Ce se înțelege prin multifuncționalitate a documentelor?
- 7. Denumiți principalele blocuri ale funcțiilor documentului. Ce caracterizează fiecare bloc de funcții?