Un memoriu este un document care se întocmește pentru a informa conducerea unei companii sau unitate structurală despre situația actuală, fapte care au avut loc etc. și te încurajează să iei o decizie. Conform clasificatorului documentatia de management raportul are codul 0286041 conform OKUD.
Memorandumul poate avea doar scop informativ. În acest caz, notele conțin informații despre progresul oricărei lucrări sau activități. Raportul raportează despre implementarea sarcinilor, planurilor, instrucțiunilor și lucrărilor. Acest lucru asigură conectarea obiectelor de control la nivel vertical - de jos în sus și sunt direcționate de la subordonat oficial unui oficial superior.
În funcție de destinatar memorii pot fi:
- Intern - trimis șefului unei unități sau organizații structurale;
- Extern - adresat autorităților superioare sau structurilor de conducere.
După cum sa menționat, un memoriu este un document adresat șefului unei organizații sau șefului unei unități structurale. Nota prezintă în detaliu orice problemă sau situație cu concluziile și propunerile compilatorului. La rândul său, conținutul memorandumului urmărește să încurajeze conducerea să ia o anumită decizie. Dacă rapoartele sunt de natură informativă cu privire la progresul lucrărilor în curs de desfășurare, atunci ele pot fi întocmite periodic.
Notele adresate șefului organizației sunt întocmite, la fel ca și alte documente interne și pot fi întocmite pe o coală standard de hârtie A4. Notele trimise autorităților superioare sunt documente externe și trebuie emise pe antetul organizației.
Conținutul memoriului constă din două sau trei părți semantice. Prima parte - partea declarativă - prezintă motivele, faptele și evenimentele care au servit drept motiv pentru redactarea sa. A doua parte - cea de analiză - conține o analiză a situației actuale și posibile opțiuni pentru rezolvarea acesteia. A treia parte - rezumatul - include concluzii și propuneri pentru acțiuni specifice care trebuie întreprinse pentru a rezolva situația actuală. Este posibil să nu existe o parte de analiză în memorandum, în acest caz, nota constă doar dintr-o descriere a situației, concluziile și propunerile redactorului memoriului;
În general, o notă constă din următoarele elemente:
Raportul conține următoarele detalii:
- Destinatar - numele complet al funcționarului căruia i se adresează nota;
- Data întocmirii și numărul de înregistrare a documentului;
- Locul întocmirii (adresa geografică sau denumirea unității structurale);
- Numele real al documentului este Memorandum;
- Subtitrarea textului documentului (de obicei începe cu cuvintele „Despre...”, „Cu privire la...”);
- Însuși textul memorandumului;
- Datele personale ale compilatorului (funcția, prenume, parafa);
- Semnătura autorului - compilator.
Toți angajatorii știu acest lucru, dar au și dificultăți în a-l completa și au întrebări despre unde să obțină un eșantion.
De ce se scrie o notă?
În practică, la implementare activitatea muncii Pot exista circumstanțe diferite. De asemenea, se întâmplă că trebuie să scrieți o notă, deoarece este necesar să raportați conducerii despre anumite circumstanțe care au apărut la locul de muncă.
Raportul trebuie să reflecte o formulare clară a problemei identificate, precum și să descrie succint ce a dus la aceasta și ce se poate întâmpla în viitor. Autorul trebuie să-și descrie propunerile pentru rezolvarea problemei apărute.
Deci, un memoriu scris în interiorul unei întreprinderi sau organizații este un document care conține informații despre o legătură directă cu situații neplăcute care au avut loc la această întreprindere.
Se întocmește o notă pe foaia 11 de format, pe un formular formalizat, dacă există. De asemenea, este necesar să se țină cont de faptul că adresa la care este trimisă această notă trebuie indicată clar.
Toate informațiile conținute în acesta trebuie să se refere la specificul activităților de producție. Informațiile trebuie să fie relevante pentru întrebarea pusă și prezentată pe scurt și concis. În același timp, nu este nevoie să scrieți lucruri inutile, deoarece conținutul va fi greu de perceput, iar esența problemei va fi greu de văzut.
- Este necesar să folosiți un stil informațional atunci când prezentați informații. Nu este nevoie să descrii vreun sentiment sau să folosești emoțiile pentru a explica ce s-a întâmplat.
- Toate faptele care sunt prezentate trebuie scrise la obiect, iar unele detalii trebuie descrise în detaliu.
- La elaborarea documentului ar trebui aplicate anumite linii directoare. În cazul în care se găsesc informații inexacte sau erori în lucrare, un astfel de document nu va fi acceptat spre examinare de către conducere.
- Trebuie amintit că o prezentare competentă a detaliilor principale determină punctul culminant al informațiilor documentului și, de asemenea, reprezintă o anumită valoare pentru manager.
Structura documentului:
- este necesar să descriem în detaliu toate faptele care au influențat evenimentele, această parte se numește partea constatatoare;
- descrieți ce consecințe sunt posibile în funcție de situația actuală, adică partea analitică;
- sugerează ce sfaturi sau recomandări ar putea veni de la persoana care a scris raportul;
- Înainte de a transmite o notă managerului, este recomandat să o verificați mai întâi.
Algoritm de compilare
Textul notei în sine constă din următoarele secțiuni:
- Starea problemei prezentate, care a fost motivul întocmirii documentului. De asemenea, ar trebui să indicați rezultatul analizei problemei detectate.
- Partea principală a documentului ar trebui să indice câteva concluzii și propuneri pentru rezolvarea problemei.
- Raportul ar trebui să se încheie cu o concluzie.
Lucrarea conține, de asemenea, următoarele informații:
- data întocmirii;
- semnătura persoanei care a întocmit nota;
- numele adresei;
- parafa și prenumele directorului unității;
- titlul documentului sau titlul referitor la text;
- textul descrie fapte, precum și numere și alte denumiri;
- persoana care a întocmit documentul trebuie să semneze.
Dacă se găsesc neconcordanțe sau într-un document pregătit, acesta poate fi considerat invalid, iar probabilitatea acestui eveniment crește. Dacă, dimpotrivă, totul este scris corect, atunci puteți conta pe o decizie pozitivă din partea conducerii cu privire la revizuirea documentului.
Exemplu de raport
Pentru a înțelege cum să scrieți corect un document, în special pentru un angajat fără experiență, puteți lua în considerare modul în care este scrisă o notă de exemplu. De exemplu, dacă se încalcă regulamentul, dacă se descoperă faptul de întârziere sau absenteism, se propune întocmirea lucrării astfel.
În colțul de sus, în dreapta, trebuie să indicați adresa, precum și expeditorul. De exemplu: „Directorului OJSC PMK Konovalov N.L. de la organizatorul de vânzări G.D. Menshikov.”
După aceea, ar trebui să scrieți numele documentului, „Raport” este scris în centru, iar apoi puțin mai jos, precum și în stânga, ar trebui să indicați data la care a fost compilat documentul.
Partea principală ar trebui să descrie problema. De exemplu: „Eu, organizatorul de vânzări G.D. Menshikov, vă aduc la cunoștință că economistul contractual Kochetkova D.T. nu a contactat locul de munca 24.01.2015, adică a lipsit de la 08.30 la 17.30. Această încălcare este considerată absentism pe baza legislatia muncii. Mai mult, nu s-au primit explicații de la angajată, iar aceasta a refuzat să scrie o notă explicativă. Consider de cuviință aplicarea unei pedepse disciplinare, și anume, concedierea din întreprindere.”
La sfârșitul raportului, trebuie să scrieți postul complet, precum și numele și parafa, să vă puneți semnătura și numărul (o semnătură fără dată este invalidă).
Care este diferența dintre rapoarte și memorii, urmăriți acest videoclip:
Formular pentru primirea unei întrebări, scrie-l pe al tău
La prima vedere, se pare că nu există o diferență semnificativă între notele oficiale, de memorandum și explicative, deoarece Aceste documente sunt similare ca scop - toate sunt de natură informativă. Cu toate acestea, aceasta diverse documente, care diferă în ceea ce privește conținutul, direcționarea și scopurile compilației. În plus, ele nu conțin instrucțiuni, dar oferă informații care să determine destinatarul să ia o decizie finală cu privire la problema luată în considerare.
Care sunt caracteristicile unui oficial, raport, note explicative? Cum să pregătiți corect fiecare document pe pe hârtie? Vom încerca să răspundem la aceste și la alte întrebări din punct de vedere practic.
RAPORT
Memorandum(cod 0286041 conform OKUD) este un document de informare și referință adresat managerului, șefului de departament și altor persoane autorizate. Prezintă în detaliu orice problemă legată de concluziile și propunerile compilatorului și are ca scop determinarea conducerii să ia o anumită decizie.
Nu există o definiție a „memorandumului” ca concept independent în legislație.
Memorandumul se întocmește atât pe instrucțiunile scrise sau orale ale managerului, cât și din inițiativa angajaților înșiși (de exemplu, în cazurile în care, pentru a rezolva orice problemă de producție sau economică, devine necesară prezentarea unor informații în în scris conducere superioară). Cu ajutorul unui astfel de document, puteți face o propunere de îmbunătățire a laturii tehnice a proceselor de producție, vă puteți exprima dezacordul față de o decizie luată de un manager superior și, de asemenea, vă puteți exprima punctul de vedere dacă apar neînțelegeri cu colegii. Prin urmare, la pregătirea unui memoriu, este important în primul rând ca autorul să-și formuleze clar poziția, apoi să ofere argumente convingătoare în favoarea acestuia.
Tipuri de memorii
- la cele de initiativa;
- informativ;
- raportare.
Iniţiativă se întocmește un memoriu cu scopul de a induce destinatarul să ia o anumită decizie, prin urmare textul memorandumului precizează faptele și conține propuneri, recomandări sau concluzii specifice.
Informaţii un raport este întocmit în mod regulat și conține informații despre detaliile, rezultatele sau metodele de realizare a lucrării.
Raportare raportul informează despre finalizarea lucrării, stadiul acesteia, implementarea instrucțiunilor, comenzilor etc.
Depinde de la destinatar rapoartele sunt împărțite în:
- la cele externe;
- intern.
Notă externă adresată conducătorului unei anumite instituții, întocmită pe antetul general al organizației, semnată de șef și conține de obicei următoarele detalii:
- numele organizației;
- data;
- index;
- locul de compilare;
- destinatar;
- titlul textului;
- text;
- semnătura managerului;
- numele interpretului, numărul de telefon.
Se depune un memoriu extern șefului organizației-mamă (Exemplul 1).
Exemplul 1
Notă externă
RAPORT
10.02.2014 № 12/05-14
La atragerea suplimentară
resurse de muncă
Dragă Andrei Vasilievici!
Din cauza lipsei de candidați în stadiul formării aparatului administrativ pentru filiala din Moscova, este necesară atragerea resurselor de muncă din surse suplimentare până la 14.04.2014. Interviurile cu noii candidați trebuie efectuate până la 21.04.2014.
Plata cheltuielilor pt servicii suplimentare se va realiza în conformitate cu clauza 4.5 din Contractul de Servicii Nr.04/56 din 14.02.2014.
Șef departament HR SemenovÎN. Semenov
În cazul nr. 03-13
Odintsova 02.10.2014
Notă internă trimis în afara instituției, de exemplu unei organizații superioare, întocmit pe o foaie standard de hârtie A4, dar indicând toate detaliile necesare localizate în conformitate cu GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru întocmirea documentelor” (Exemplul 2).
Detaliile obligatorii ale unui memorandum intern includ:
- denumirea unității structurale;
- denumirea tipului de document (RAPORT);
- data;
- înregistrare (număr de ieșire);
- titlul textului;
- text;
- marca despre prezența aplicației (dacă există);
- destinaţie;
- semnătura emitentului (indicând funcția, parafa, numele de familie).
Exemplul 2
Notă internă
RAPORT
07.04.2014 № 6
Despre absenteismul comis de un manager
departamentul de vânzări
Doresc să vă aduc la cunoștință că astăzi, 04.07.2014, directorul de vânzări Valentina Ivanovna Petrova a lipsit de la locul de muncă pe toată durata zilei de lucru de la 10:00 la 18:30.
Nu au fost furnizate informații sau documente care să confirme validitatea motivului absenței lui V.I.
În legătură cu încălcarea, propun demiterea lui V.I. pentru absenteism.
Șef departament vânzări Ignatiev O.A. Ignatiev
În cazul nr. 02-10
Sidorova 04.07.2014
Înregistrarea detaliilor raportului
La pregătirea unui memoriu, se utilizează atât aranjarea unghiulară (Exemplul 3) cât și longitudinală a detaliilor părții antet (Exemplul 4).
Exemplul 3
Amplasarea unghiulară a detaliilor în memoriu
Nume
unitate structurală Destinaţie
RAPORT
______________ № ________
Titlu
Exemplul 4
Dispunerea longitudinală a detaliilor în raport
Denumirea unității structurale
RAPORT
_____________ № _________
Titlu
Numele tipului de document scris cu majuscule (NOTA REPORT) si poate fi situat in centru sau de la marginea marginii din stanga.
DataŞi număr notele sunt scrise pe un singur rând. Data este scrisă cu cifre arabe ( 21.04.2014 ) sau metoda alfanumerica ( 21 aprilie 2014.).
Vă rugăm să rețineți
Data memorandumului extern este data avizării acestuia și transmiterii către destinatar, data memorandumului intern - data pregătirii și semnării.
Număr de înregistrare pe un memoriu intern se marchează fie la locul de întocmire, fie la locul de primire – în funcție de sistemul de înregistrare a documentelor care funcționează în organizație.
Dacă raportul trebuie revizuit de către părțile interesate, acesta este marcat aprobarea vizeiși după ce a luat o decizie - rezoluţie lider.
Adoptarea unei rezoluții este etapa finală a examinării raportului.
Vă rugăm să rețineți
Rezoluția managerului care a revizuit memoriul intern va sta la baza luării oricăror măsuri, emiterii documentelor sau organizarii de evenimente.
Titlu la text dezvăluie pe scurt conținutul documentului. Este formulat conform reguli generale scrierea anteturilor pentru documente: folosind o prepoziție o/oși un substantiv verbal în cazul prepozițional, de exemplu Despre absenteism Lazarenko O.O.
Text un memorandum este format din două sau trei părți semantice:
- in primul - afirmândpiese- precizează motivele, faptele sau evenimentele care au servit drept motiv pentru redactarea acestuia;
- in al doilea - partea de analiză- conține o analiză a situației actuale și oferă posibile soluții;
- in a treia - partea de rezumat- conține concluzii și propuneri pentru acțiuni specifice care, în opinia compilatorului, trebuie întreprinse.
Este posibil să lipsească a doua parte a raportului. În acest caz, textul memorandumului conține rațiunea, concluziile și propunerile compilatorului.
Dacă nota are un apendice, marca despreaplicarea se face înainte de semnare.
O notă care indică prezența aplicației denumite în textul notei este formatată după cum urmează:
Aplicare: pentru 3 l. în 1 exemplar.
Dacă nota are un apendice care nu este denumit în text, atunci indicați numele acestuia, numărul de foi și copii.
Anexă: Reglementări privind Departamentul de Împrumut Regional pentru 5 pagini. în 1 exemplar.
Notă internă semn compilatorul (dacă este prezentat șefului unității) și șefului unității (dacă este prezentat șefului organizației); notă externă semne seful organizatiei.
Vă rugăm să rețineți
Dacă memoriul este întocmit pe două sau mai multe pagini, atunci paginile a doua și următoarele trebuie numerotate. Numerele de serie sunt scrise în partea dreaptă a marginii de sus a paginii cu cifre arabe.
NOTĂ DE SERVICE
Notă de serviciu este un tip de raport. Acesta este un mesaj informativ scris, utilizat pe scară largă în practica structurilor moderne de management de diferite niveluri și forme organizatorice și juridice. Notele de birou oferă comunicare directă între obiectele de management la nivel orizontal.
Apropo
Un memoriu oficial este un document care nu are statut oficial. Nu este prevăzut în OKUD.
Notele sunt pregătite într-o mare varietate de situații. Scopurile tipice ale acestui document includ:
- cerere de informații;
- emiterea de instrucțiuni;
- însoțirea unui alt mesaj (nota de acoperire);
- anunţuri (anunţuri).
Textul memoriului conține informații despre motivele întocmirii sale sub forma unei propuneri, cereri, cereri. Acestea ar putea fi informații despre mișcările de personal, întâlniri, schimbări în cultura corporativă a companiei etc. Notele de service sunt întocmite pe o coală standard de hârtie A4.
Nota este semnată de un specialist sau de un șef de departament. Data memoriului este data la care a fost redactat și semnat.
Legislația nu prevede cerințe stricte pentru pregătirea și executarea memorii, prin urmare, ordinea înregistrării lor, ținând cont de specificul organizației, ar trebui stabilită în localul act normativ, de exemplu, în instrucțiunile pentru munca de birou. Formatul notei ar trebui să servească scopului simplificării și accelerării proceselor de comunicare internă.
Un exemplu de design al unei note este prezentat în Exemplul 5 .
Exemplul 5
Notă de serviciu
Sâmbătă, 19.04.2014, între orele 9:00 și 16:00, departamentul HR al Sever LLC va conduce munca de instalare pentru instalarea unui sistem de alarma.
Vă rog să permiteți accesul pentru a presta muncă pentru următorii angajați ai companiei Energoset:
1. Simakina I.P.
2. Ivanov P.N.
Șef operațiuni administrative Sviridov N.N. Sviridov
În cazul nr. 02-14
Ilyina 16.04.2014
NOTĂ EXPLICATIVE
Notă explicativă- Asta document intern, explicând motivele oricărei acțiuni, fapt, caz, incident, întocmit de un angajat al organizației și prezentat unui funcționar superior.
Potrivit primei părți a art. 193 Codul Muncii Federația Rusă Inainte de a aplica o sanctiune disciplinara, angajatorul trebuie sa ceara o explicatie scrisa de la angajat. Salariatul raportează motivele și împrejurările abaterii disciplinare în nota explicativă. Pe baza notei explicative, managerul ia decizia de a aplica salariatului o sanctiune disciplinara. În plus, acest document este unul dintre temeiurile pentru care angajatorul apreciază gravitatea infracțiunii săvârșite și împrejurările în care a fost săvârșită.
În OKUD OK 011-93, acest document este menționat o singură dată - o notă explicativă despre încălcarea disciplinei muncii (cod 0286091), care aparține clasei 0286000 „Documentația pentru înregistrarea sancțiunilor disciplinare”.
Tipuri de note explicative și caracteristicile acestora
- întocmit pentru a explica prevederile individuale ale lucrării efectuate (proiect, raport, dezvoltare);
- întocmit în cazul unor situații obișnuite, încălcări ale disciplinei, abateri etc.
Nota explicativă este scrisă de mână de către angajat într-un singur exemplar pe o coală de hârtie standard A4 și adresată persoanei care a solicitat-o. De asemenea, poate fi tastat pe computer folosind un formular de șablon acceptat de organizație. Forma notei explicative, precum și modul de executare (olograf sau pe calculator), nu sunt legal stabilite.
O notă explicativă poate fi întocmită de o unitate structurală sau de un anumit funcționar.
Notă ca dovadă
Angajatorul, solicitând o notă explicativă scrisă de mână de la angajat, se protejează astfel de abatere din partea salariatului când conflict de munca. Împiedică înlocuirea documentului original.
Dacă compania folosește formulare șablon, atunci la sfârșitul textului puteți nota:Explicația a fost compilată personal folosind un computer personal. Data. Semnătura.
Înregistrarea detaliilor individuale ale raportului
Pentru a unifica informațiile și documentele de referință, o notă explicativă trebuie întocmită și executată în conformitate cu cerințele GOST 6.30-2003.
Data nota explicativă este data întocmirii acesteia.
Text nota explicativă trebuie să conțină:
Descrierea faptelor care au servit drept motiv pentru redactarea acesteia;
Argumente care explică situația actuală.
Textul notei trebuie să fie convingător și să conțină dovezi de nerefuzat.
La înregistrare semnături pozitia este indicata, semnătura personală, inițiale și prenume.
Ca aplicatii Pot fi furnizate documente care justifică acțiunile autorului documentului și confirmă anumite circumstanțe.
Din punct de vedere al structurii textului, o notă explicativă diferă de un raport prin faptul că nu conține concluzii și propuneri (Exemplul 6).
Vă rugăm să rețineți
Dacă firma s-a dezvoltat și a aprobat forme standard notele explicative utilizate în situatii diferite, aceasta nu înseamnă că angajații trebuie să întocmească note conform formularelor aprobate. Poate fi valabil și un document neîntocmit conform formei.
Exemplul 6
Notă explicativă
Aplicați actiune disciplinara
sub forma unei mustrări către Alexandrova I.I.
Emiteți o comandă către departamentul de resurse umane.
Smolkin 17.04.2014
Directorului SRL „SV”
A.V. Smolkin
NOTĂ EXPLICATIVE
14.04.2014 № 14
Despre absența de la serviciu
Eu, Alexandrova Irina Igorevna, contabil, am lipsit de la locul de muncă pe 14 aprilie 2013 de la 9:00 la 15:30 din cauza unor circumstanțe personale.
Nu am documente justificative.
Contabil Alexandrova I.I. Alexandrova
ÎNREGISTRARERAPOARTE, NOTE OFICIALE, EXPLICATIVE
Una dintre funcțiile serviciului de gestionare a evidențelor organizației este de a asigura căutarea operațională informatiile necesare legate de promovarea documentelor transferate către contractant. Pentru a facilita găsirea acestor date, sunt utilizate diverse formulare de înregistrare.
Rapoartele, notele oficiale și explicative, prin scopul lor funcțional, sunt purtători de anumite informații. Întrucât problema menționată în notă necesită o decizie scrisă sub forma unei rezoluții a șefului organizației sau a altui funcționar autorizat, documentele trebuie înregistrate.
Să vă reamintim că există trei forme de înregistrare a documentelor: revistă, card și automatizat. O organizație are dreptul de a alege cea mai eficientă și adecvată formă de înregistrare.
▪ Formular de înregistrare a jurnalului - cel mai frecvent, dar nu întotdeauna convenabil, pentru că Toate documentele sunt înregistrate în el în ordine cronologică, iar atunci când caută un anumit document, un specialist trebuie să se uite prin toate foile jurnalului. Căutarea de informații este complicată și de faptul că un document de inițiativă poate fi înregistrat, de exemplu, într-un jurnal, iar răspunsul la acesta într-un altul. Nu există formulare de înregistrare obligatorii (reviste) prevăzute de lege. Forma recomandată a jurnalului de bord este prezentată în Exemplul 7.
Exemplul 7
Fragment din jurnalul de rapoarte și note explicative
|
Data documentului |
Număr de înregistrare |
Tipul documentului rezumat |
Cine a semnat documentul |
Executor testamentar |
Transferat la |
chitanță (semnătură, dată) |
Marcați la trimiterea documentului la dosar |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
La rechemarea casierului O.R Shvets din vacanță. |
Șef departament HR |
Inspector HR |
Departamentul HR |
Smirnova V.A. |
In dosarul Nr 03-14 Smirnova 04.07.2014 |
▪ Formular de înregistrare cardÎn comparație cu versiunea revistei, este mai convenabil și mai adaptat. Fișele de înregistrare și control ale documentelor create la căutarea în clasificator fac posibilă optimizarea procesului de căutare a documentelor și reducerea timpului procesului de înregistrare. Avantajul evident al înregistrării cardului este că mai mulți angajați se pot ocupa de înregistrare în același timp;
▪ Formular de înregistrare automată (electronic). implică utilizarea de special software. Informațiile despre document sunt introduse într-un card electronic de înregistrare și control stocat în baza de date. Concomitent cu înregistrarea, se poate imprima un card de înregistrare și control.
De obicei, rapoartele și notele explicative au un indice de înregistrare complex, care este formulat în același mod ca și indicele document de ieșire. Numărul de înregistrare este format din indexul cazurilor conform nomenclatorului dosarelor (inclusiv indicele unității structurale și numărul cauzei conform nomenclatorului cauzelor acestei unități) și numărul de ordine al documentului în cadrul anului calendaristic.
Vă rugăm să rețineți
Problemele de înregistrare și contabilitate a documentelor din organizație ar trebui să fie reflectate în instrucțiunile pentru munca de birou. Instrucțiunile ar trebui să includă:
1) lista documentelor neînregistrate.
2) o listă a grupurilor de documente înregistrate, iar pentru fiecare grupă trebuie să fie indicate următoarele:
Locul de înregistrare;
Ora și procedura de înregistrare;
Regula pentru crearea unui număr de înregistrare;
Forma în care se face înregistrarea;
Lista detaliilor care sunt introduse în formular, reguli de completare a acestora;
Reguli de înregistrare a mișcării documentelor după înregistrare;
Principiul de înregistrare (singur sau reînregistrare la transferul unui document către un alt departament);
3) procedura de reprimire a unui document către organizație (pentru documentele primite).
Perioade de stocare pentru rapoarte, note oficiale și explicative
Perioadele de depozitare sunt stabilite în Lista de management standard documente de arhivă, generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de păstrare, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558. În conformitate cu Lista specificată, perioadele de stocare pentru memorii pot fi de 1 an, 3 ani, 5 ani, 75 de ani , permanent. Note explicative trebuie păstrat permanent.
.La orice întreprindere va exista un angajat care nu-și respectă colegii, subordonații și uneori chiar superiorii săi. Spre deosebire de abaterile disciplinare şi execuție necorespunzătoareîndatoriri, uneori este dificil să pedepsești un angajat pentru comportament inadecvat, deoarece regulile privind comportamentul inadecvat practic nu se regăsesc în Codul Muncii al Federației Ruse (cu excepția personalului didactic).
Deoarece conceptul de comportament incorect, precum și pedeapsa pentru acesta, nu este prescris în bază acte legislative, pentru a putea califica comportamentul incorect al unui angajat, precum și pentru a aplica pedepse pentru aceasta, este necesar introduceți conceptele de mai sus în documentele de reglementare locale ale acestei organizații.
De exemplu, în contract colectiv sau în regulamentul intern reglementările muncii.
Următoarele acțiuni pot fi clasificate drept comportament incorect (prost):
- declarații jignitoare adresate colegilor sau clienților organizației;
- folosirea profanității în relație cu oamenii sau pur și simplu în vorbirea colocvială;
- comportament obsesiv și nepoliticos;
- gesturi obscene față de colegi și clienți ai organizației etc.
Acestea sunt doar câteva dintre principalele semne ale comportamentului inadecvat al angajaților.
Această listă poate fi continuată aproape la nesfârșit, totul depinde de politica corporativă a organizației și de sfera activităților acesteia.
Ce responsabilități ar trebui să aibă un director tehnic într-o companie? vezi linkul.
Pe lângă acțiunile de mai sus, acestea pot include și multe altele, inclusiv purtarea de haine revelatoare dacă compania are un cod vestimentar strict.
Includerea unei clauze privind comportamentul inadecvat într-unul dintre documentele de reglementare locale ale organizației, precum și familiarizarea angajatului cu acestea, este necesară pentru ca șeful organizației să aibă dreptul de a pedepsi angajatul care a comis această infracțiune.
Un exemplu de act de omisiune de a oferi o explicație pentru aplicarea unei sancțiuni. Cine scrie raportul despre comportamentul neadecvat?
Orice angajat care a fost prezent sau cel căruia i s-a îndreptat acest comportament are dreptul să întocmească un raport privind comportamentul neadecvat al unui angajat.
Calcularea pensiei alimentare din salarii nu este cea mai ușoară procedură. Pentru a calcula corect pensia pentru copii, uită-te.
Pe lângă memoriu, se poate întocmi și un act în prezența comisiei prin care se precizează că acest angajat s-au comportat inadecvat față de angajații sau partenerii de afaceri ai organizației.
Adesea, comportamentul inadecvat, în special declarațiile obscene adresate cuiva, însoțesc intoxicația cu alcool. Deci, în acest caz, un angajat poate fi pedepsit de două ori pentru o faptă aparent greșită.
Pentru apariția unui angajat în stare de ebrietate și pentru comportament nepotrivit. Dar numai cu condiția ca normele de comportament inadecvat și interzicerea lor să fie incluse în documentele de reglementare locale ale organizației.
În acest caz, se întocmește un memoriu sau act de către o comisie care consemnează faptul că salariatul este beat.
Exemplu de memoriu despre comportamentul prost al unui angajat
Procedura de întocmire a documentelor care să ateste că un salariat și-a permis un comportament prostesc nu este diferită de întocmirea tuturor celorlalte note și acte oficiale cu care începe o anchetă oficială.
Nu există o opinie clară în această privință în ceea ce privește ancheta internă. Dar dacă cauza este adusă în judecată, atunci este necesar să se indice și, în plus, este indicat să existe martori.
Ancheta oficială se desfășoară în procedura generala cu respectarea cerințelor legale.
Deoarece standardele de comportament sunt adesea prescrise în reglementările interne ale muncii, încălcarea acestora poate fi clasificată drept abateri disciplinare.
Responsabilitatea angajatului
Un angajat care se complace într-un comportament nepotrivit (prost) este de obicei supus unei pedepse disciplinare. De obicei, în funcție de gravitate, aceasta este o mustrare sau mustrare.
Care sunt investițiile profitabile în bilanțul material și în ce cazuri sunt luate în considerare? Există un răspuns la această întrebare.
Este imposibil să concediezi imediat pentru un comportament inadecvat, deoarece nu se aplică celor grave o singură dată.
Dar dacă angajatul a primit deja o sancțiune disciplinară impusă anterior de mai puțin de un an, atunci concedierea este destul de posibilă, chiar dacă sancțiunea anterioară a fost impusă pentru o complet diferită abatere.
Pe lângă pedeapsă, conform Codul Muncii, V în acest caz, pot fi aplicate şi norme Cod civil , în ceea ce privește jignirea personalității și a demnității, calomnie.
Atât cetăţenii terţi răniţi care au fost insultaţi, cât şi angajaţii direct ai acestei organizaţii pot merge în justiţie.
Există precedente atunci când un proces a fost intentat nu împotriva unui anumit angajat, ci împotriva organizației în ansamblu, dacă persoana care și-a permis să se comporte incorect (prost) deținea o funcție înaltă.
Cum se documentează primirea mărfurilor? Reguli de compilare și vezi linkul.
De asemenea, singura cale de ieșire pentru angajați este să meargă în justiție în cazurile în care șeful organizației și-a permis să se comporte grosolan și incorect.
În orice caz, în zilele noastre tot mai multe companii au început să acorde atenție acestei părți a comunicării angajaților ca o componentă importantă a imaginii de afaceri a întreprinderii.
Prin urmare, standardele de comunicare internă între angajați, precum și cu clienții organizației, sunt din ce în ce mai prescrise documente locale, ocupând tot mai mult spațiu acolo.
Deși și aici nu ar trebui să se lase dus de cap și să strângă lucrătorii într-un cadru strâns. Din moment ce în legislatia actuala pot exista restrictii. De asemenea, este potrivit să țineți cont de acest lucru atunci când creați un cod vestimentar pentru o organizație.
Veți învăța cum să scrieți un raport împotriva unui angajat pentru că l-a insultat din acest videoclip:
Mulți oameni au fost nevoiți să scrie un memoriu, dar nu toată lumea înțelege ce este, de ce este compilat, unde este depus și ce se poate realiza cu el. În această publicație vom înțelege.
După ce îl citești, vei fi ascultat de conducere. Și pentru asta nu va fi nevoie să strigi la înalte funcții.
Ce este un raport și de ce este scris?
Și deși se numește notă, în primul rând este document oficial. Acesta poate fi trimis la următoarele autorități:
- Către supervizorul imediat.
- Şeful departamentului aferent.
- La conducerea superioară.
- Șeful întreprinderii principale.
După cum se vede din listă, posibilitățile acestui document sunt foarte mari. Dintre obiective, se pot remarca câteva dintre obiectivele principale:
Se redactează un proces-verbal, atât la inițiativa angajatului, cât și la solicitarea autorităților. Depinde de motivele scrisului.
Pe baza obiectivelor urmărite de notă, acestea pot fi împărțite în trei categorii:
- Iniţiatic.
- Informativ.
- Raportare.
Primul tip urmărește să inițieze anumite actiuniși decizii de management. Prin urmare, conține sugestii pentru a ieși din situație sau pentru a se îmbunătăți procesul de productieși viața la întreprindere.
Al doilea tip raportează un incident sau explică circumstanțele acestuia. Rapoartele, de regulă, sunt scrise în mod regulat și conțin rezultatele și starea curentă a procesului descris.
În funcție de afilierea destinatarului, rapoartele sunt împărțite în interne (destinatarul este un angajat al aceleiași întreprinderi) și externe (destinatarul este un angajat al organizației conducătoare).
Reguli pentru redactarea unui raport
În formă, notele externe și interne sunt ușor diferite unele de altele. De exemplu, cel intern este scris de mână pe o coală A-4, iar cel extern este imprimat pe antet. Cel intern este semnat de angajatul compilator, iar cel extern este semnat de șeful organizației de trimitere.
În ceea ce privește conținutul, toate rapoartele au un design similar. Conține un titlu, text și semnătură. Antetul indică destinatarul și inițiatorul. Textul este alcătuit din două părți: prima descrie motivele și premisele apariției memoriului, a doua descrie concluziile și propunerile persoanei care compune nota.
Rezultatul depunerii unui memoriu este rezoluția managerului. Pe baza deciziei sale, se efectuează penalizări, stimulente și modernizarea procesului de producție, se atribuie responsabilități și se fac schimbări în viața echipei.
Mai jos se află forma standardși o probă de notă, a cărei versiune poate fi descărcată gratuit.