Un memoriu oficial este un document intern prin care comunicarea dintre angajați are loc în mod oficial în scris. Conținutul său se rezumă la instrucțiuni, îndeplinirea unor sarcini etc., adică probleme de muncă. În ciuda faptului că scrierea unei note nu este o chestiune dificilă și nu este reglementată de reguli foarte stricte, totuși, trebuie să le cunoașteți. În acest articol vom lua în considerare procedura de compilare a acestei documentații, tipuri etc.
Caracteristică
Natura notificării este informativă și de referință, ceea ce înseamnă că conține anumite notificări, mesaje, instrucțiuni etc. Problemele ridicate în acesta se referă la angajatul specific căruia îi este trimis. Cu alte cuvinte, o notă este un set de instrumente de comunicare în cadrul unei întreprinderi.
Notă: caracterul obligatoriu al memoriului nu a fost stabilit. Acest document suplimentar, deși ordinele și instrucțiunile pot fi întocmite pe baza acestuia.
Practica
Un memoriu este considerat un document folosit frecvent, dar, în același timp, nu este inclus în lista documentelor de management clasificate oficial. Folosit pe scară largă, devine o comunicare la nivel orizontal: adică este compilat de un angajat al unui departament pentru a transmite o cerere sau o propunere unui angajat al altuia.
Important: stările obiectelor de control între care se realizează comunicarea printr-o notă de service trebuie să fie echivalente. În caz contrar, documentul nu este considerat un memoriu oficial, ci un raport. 
Scopuri de utilizare
O notă pentru muncă poate fi folosită în diferite cazuri.
Iată câteva exemple:
- pentru bonusurile angajaților;
- a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri;
- mesaj către departamentul de logistică privind defecțiunea echipamentului;
- notificarea șefului de securitate de la șeful oricărui alt departament cu privire la necesitatea admiterii persoanelor neautorizate (nu angajaților) în clădirea companiei, cu indicarea motivelor;
- o cerere sub formă de memoriu transmisă departamentului de contabilitate pentru alocare resurse materiale pentru anumite nevoi etc.
Cazuri individuale de întocmire de memorii
Deși o notă este considerată hârtie internă, una dintre variantele sale este un document trimis comisie de certificare. Cu toate acestea, utilizarea notelor exclusiv pentru comunicarea de serviciu este încă mai frecventă. 
Cum se scrie o notă?
Regulile de bază pentru scrierea unei note sunt aceleași ca oricare alta. Acestea includ scrierea pe o coală A4, instrucțiuni de la cine și cui este trimis, certificare cu dată și semnătură. Dar cum se scrie memoriuîndeplinirea tuturor cerințelor?
- în centru (este permisă și locația din partea stângă a foii) ar trebui să scrieți numele corespunzător al documentului;
- Există două opțiuni pentru scrierea datei - ambele complet cu cifre arabe și indicarea lunii în cuvinte;
- în titlu puteți adăuga la titlul principal scurtă descriere continutul documentului;
- informațiile despre expeditor și destinatar trebuie să fie complete: prenume, prenume și patronim, numele complet al funcției și departamentului (diviziunii) căruia îi este atașată această funcție.
Răspunsul la întrebarea cum să scrieți o notă include nu numai detaliile și atributele acestui document, ci și care ar trebui să fie conținutul acestuia.
Lucrarea în cauză nu necesită o prezentare a esenței problemei într-o limbă foarte uscată și oficială - este permisă totuși o narațiune liberă, reflectând în mod specific motivul scrisului.
Conținutul este de obicei împărțit în două părți. Primul dintre acestea se numește preambul. Vorbește pe scurt despre ceea ce l-a determinat pe scriitor să scrie nota și să o trimită unui anumit angajat. 
A doua parte este considerată partea principală, de asemenea, este mai mare decât preambulul. Acest text include o declarație a cererii sau propunerii în sine. Puteți adăuga o analiză a situației, concluzii și rezultate.
Formă
Unele companii, când sunt întrebate cum să scrie o notă, pur și simplu oferă angajaților lor un formular special. Dar, trebuie remarcat, aceasta nu este o unificare obligatorie - GOST oferă doar prevederi consultative (privind fonturi, dimensiune și spațiere) fără un eșantion aprobat. Cu toate acestea, dacă acest lucru există într-o anumită companie, este mai bine să rămâneți la el.
Birou și memorii
Puțin mai sus în notă s-a afirmat cum diferă notele oficiale și notele. Dar mulți oameni încă tind să le confunde între ei.
Cele mai frecvente greșeli sunt:
- un memoriu privind un angajat de la angajat la șef (de fapt, un memoriu);
- pe majorări salariale;
- despre promovare.
Ultimele două implică circulație nu la nivel orizontal, ci pe verticală, ceea ce neagă definiția unui memoriu.
Important: împărțirea notificărilor în rapoarte și note explicative este a priori incorectă.
Înregistrare
Toate notele oficiale sunt înregistrate în registru. În funcție de modul în care este organizat fluxul de documente în fiecare companie specifică, acest lucru poate fi realizat fie de cel care a întocmit lucrarea, fie de cel care a primit-o. În orice caz, acest lucru se reduce la faptul că memoriului i se atribuie un număr unic, care ar trebui să fie indicat în textul său. 
Exemplu de memoriu
„Departamentul de vânzări, director de divizie tehnologia de informație V. A. Kutsaku
Notă de serviciu
№ 19-43/102
Din 13 aprilie 2015
Despre testarea stării PC-ului pentru performanța acestuia
Începând cu data de 04.10.2015, computerul personal al angajatului departamentului de vânzări Maksimenko R.D. se confruntă cu defecțiuni regulate, și anume: repornire fără a lansa această comandă de PC, probleme la pornire/oprire, precum și pâlpâirea ecranului. Ca urmare a celor descrise, cer ca specialiștii din departamentul dumneavoastră să efectueze diagnosticele necesare pentru a depista cauzele problemelor, precum și pentru a le elimina cu succes. Sugerez ca rezultatele testării să fie documentate în în scris, cu rezumate despre acțiuni ulterioare: repararea sau înlocuirea mașinii.
Să presupunem că se dovedește că computerul nu poate fi reparat. În acest caz, emitem o notă pentru a anula echipamentul.
Exemplu de notă pentru dezafectarea echipamentelor
„Departamentul de vânzări, directorul Departamentului de materiale și tehnică M. A. Oleynik
Notă de serviciu
№ 21-45/104
Din 16 aprilie 2015
Despre anularea unui computer inoperant
Începând cu 10 aprilie 2015, au apărut defecțiuni regulate la computerul personal al angajatului departamentului de vânzări R.D. Maksimenko. Ca urmare, diagnosticele efectuate de specialiști din departamentul de tehnologie a informației au arătat următoarele: PC-ul nu trebuie utilizat în continuare. În acest sens, vă rog să anulați echipamentul de mai sus din cauza nefuncționării.
Șeful departamentului L. A. Kudryavtsev"
În plus, veți avea nevoie de o altă notă - pentru a înlocui echipamentul scos din funcțiune. 
Notă privind înlocuirea echipamentului
„Departamentul de vânzări, directorul Departamentului de materiale și tehnică M. A. Oleynik
Notă de serviciu
№ 22-46/104
Din 17 aprilie 2015
Despre înlocuirea unui PC stricat
Computerul personal al specialistului departamentului, R.D. Maksimenko, a fost anulat și trebuie înlocuit din cauza nefuncționării acestuia (conform documentului nr. 20-44/103 din 15 aprilie 2015). Vă rugăm să furnizați un echipament nou care se potrivește cu parametrii echipamentului scos din funcțiune. Vă rog să mă anunțați în scris despre finalizare. La nota este atasat un raport al departamentului de tehnologie informatica privind diagnosticele efectuate si rezultatele acesteia.
Șeful departamentului L. A. Kudryavtsev"
În concluzie
De obicei, scrierea unei note nu cauzează probleme. Acest document intern este un mijloc de comunicare destul de comun între diferitele niveluri de conducere. Obstacolele condiționate pot fi cauzate doar de „confuzia” între memorii și notele oficiale (articolul indică modul în care acestea diferă).
În unele companii, pregătirea notificărilor oficiale are loc exclusiv conform șablonului introdus și aprobat (în acest caz, este mai bine să vă aprovizionați cu formulare speciale pentru ele), în altele, este mai mult decât gratuită.
Atunci când compuneți acest document, ar trebui să vă ghidați după aceleași reguli ca și pentru alte lucrări - font și spațiere conform GOST, data și semnătura pentru valabilitatea notei. 
În general, o notă este un instrument foarte convenabil, care nu este greu de stăpânit și, atunci când este utilizat corect, se observă munca coordonată și clară a unei echipe de organizații. Ajută la menținerea unei legături coezive între departamente și, de asemenea, întărește structura pe care o constituie.
Un memoriu oficial este un document informativ și de referință, un instrument pentru corespondența de afaceri în cadrul unei organizații.
Se întocmește o notă pentru a evidenția orice probleme de afaceri privind munca unui departament sau a unui anumit angajat, a cărui decizie depinde de o altă unitate structurală a organizației sau angajatului.
Scrierea memoriilor, spre deosebire de memorii, se realizează între unități structurale sau angajați cu statut oficial echivalent care nu sunt subordonați direct.
Pentru bonusurile angajaților
Memorandumul privind sporurile sta la baza emiterii unui ordin de recompensare a unui salariat este intocmit de catre seful departamentului adresat conducerii superioare, stabileste motivele si temeiul bonusului, datele salariatului si compilatorului; . Pentru ca managerul să o ia în considerare, este necesar să înregistreze nota. După ce se ia decizia privind bonusurile, se emite un ordin.
Despre mariri de salariu
SRL „Companie”
ORDIN Nr.25\10982 din 25 noiembrie 2010
privind majorarea salariului lui Ivanov V.A.
Datorită performanței bune de vânzări a managerului Ivanov V.A. pe baza rezultatelor primului și al treilea trimestru al anului 2010
COMAND:
1. Instalați directorul departamentului de vânzări Viktor Aleksandrovich Ivanov salariul oficialîn valoare de 25.000 (douăzeci și cinci de mii) de ruble de la 1 decembrie 2010.
2. Contabil șef Vasilyeva A.V. Asigurați plata la timp a salariului specificat la paragraful 1 al prezentului ordin și a altor sume calculate pe baza acestuia.
3. Sefului serviciul de personal Fedorov G.I.:
3.1. Faceți modificări în tabelul de personal prin stabilirea salariului pentru funcția de director al departamentului de vânzări la 25.000 (douăzeci și cinci de mii) de ruble.
3.2. Încheiați cu Ivanov V.A. acord suplimentar la contractul de muncă din [data contract de munca] [Nr. al contractului de muncă] privind stabilirea unui salariu în valoare de 25.000 (douăzeci și cinci de mii) de ruble de la 1 decembrie 2010.
2.4. Familiarizați-l pe V.A. Ivanov cu acest ordin. pentru pictură.
Director general al SRL „Companie”
Jdanov V.V.
Am citit ordinul ____________________ Vasilieva A.V.
Comanda a fost revizuită de către ____________________ Fedorov G.I.
Ordinul a fost revizuit de ____________________ Ivanov V.A.
Baza pentru creșterea salariului poate servi și ca:
- nota de la seful departamentului de care apartine angajatul
- cresterea preturilor in tara si, in consecinta, necesitatea reindexarii salariilor in intreaga companie - cresterea salariilor angajatilor
- atribuirea de noi responsabilități de serviciu angajat.
Despre neîndeplinirea obligațiilor
RAPORT
04.10.2013 № 6Neîndeplinirea atribuțiilor oficiale
Aș dori să vă atrag atenția că șoferul de expediție Ivan Igorevich Sokolov nu a prezentat mașina care i-a fost atribuită (numărul de stat C 042 MK 83) pentru o inspecție tehnică programată, încălcând astfel prevederile Descrierea postului din 06.10.2010
În legătură cu încălcarea, îmi propun să-l mustrez pe I.I.
Un raport privind neîndeplinirea obligațiilor oficiale este întocmit pe o foaie de hârtie A4.
Despre nereguli în muncă
DEPARTAMENTUL INFORMATII Director General
TECHNOLOGY SRL "Beseda"
RAPORT
09.12.2014 № 10-23/158
Încălcarea disciplinei muncii
Vă aduc la cunoștință că ieri, 8 decembrie 2014, timp de 2 ore de la 16-00 până la sfârșitul zilei de lucru, de la locul de muncă a lipsit un specialist de la departamentul de tehnologia informației, Roman Viktorovich Fregatov.
Documente justificative care să ateste temeinicia motivului de absență, R.V. neprezentate.
În legătură cu încălcarea, ținând cont de caracterul repetat al acesteia, propun lui Fregatov R.V. mustrare.
Șef Departament E.S. Lyubimchikova
Pe baza mostrelor date de memorii, acum este ușor să vă creați propriile exemple.
Evgenia Polosa
Pentru achiziționarea de articole de papetărie
Nota „Pentru achiziționarea de articole de papetărie” stabilește faptele privind necesitatea de producție pentru achiziționarea unei anumite cantități de articole de papetărie și atașează o listă de rechizite de birou (nume, cantitate).
Despre alocarea fondurilor
Angajat __________________________/_____________/
DE ACORD
Șef departament __________________________/______________________________/
ATENŢIE
Responsabilitatea pentru contabilizarea și stocarea literaturii achiziționate special pentru departamente revine șefilor acestor departamente.
Decizia de a aloca fonduri pentru achiziționarea de literatură:
Supraveghetor
Universitatea corporativă ___________________________/___________ /
O cantitate de
Ruble ______________/_____________/“__”________200_g.
Mă angajez să furnizez produsul și încasări în numerar, precum și necheltuite numerarîn perioada de până la 25 „___________” 200_g. ___________________________/___________/
Vânzări și încasări în numerar, precum și fonduri necheltuite în valoare de
Ruble _______________/___________/“__”________200_g.
O notă de serviciu (SZ) este un tip de memorandum.
Principala diferență este că SZ sunt trimise pe orizontală funcționarilor la același nivel de conducere.
Rapoartele sunt trimise managerilor superiori, pe verticală.
Nu există reguli obligatorii pentru crearea SZ sau modele în legislație. Clasificator documentatia de management conține referințe numai la rapoarte, note explicative și explicative. Norme și instrucțiuni pentru înregistrarea SZ într-un anumit persoană juridică pot fi reglementate la nivel local act normativ pe probleme de birou.
Întrucât SZ sunt documente scrise și trebuie luate în considerare (înregistrate) de către persoana care le-a trimis, acestea servesc drept dovadă a transmiterii oricărei informații, cerere, mesaj despre o problemă care nu poate fi rezolvată independent. Un fel de amânare a timpului și redistribuire a responsabilității.
Cum se completează corect: completarea SZ conform GOST
GOST care intră în vigoare conține reglementări mai detaliate și include noi secțiuni.
Cerințe de aspect
Există margini de-a lungul marginilor: dreapta - 10 mm, pe celelalte părți - 20 mm. În țara noastră, documentele sunt create în limba rusă.
Partea superioară („capac”). Destinatarul SZ este introdus în dreapta sus (nu mai mult de 4, în caz contrar este necesar să trimiteți un e-mail).
În partea stângă de mai jos se află numele lucrării, data și numărul de înregistrare, rezumat(titlu).
Data poate fi indicată fie în format numeric folosind cifre arabe (ZZ.LL.AAAA, AAAA.LL.ZZ), fie folosind cuvinte. Număr de înregistrare– o valoare numerică ordinală, eventual cu o adunare de litere.
IMPORTANT: Titlul ar trebui să reflecte esența principală a textului lucrării, să spună despre ce este vorba în lucrare.
Dacă o notă ocupă mai mult de o pagină tipărită, paginile ulterioare sunt numerotate.
Noul GOST oferă standarde suplimentare:
- el menţionează nu numai tradiţionale documente pe hârtie, dar și gestionarea electronică a documentelor cu respectarea acelorași reguli de înregistrare.
- Text. Cel mai bine este să folosiți fonturile Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Mărimea de la 12 la 14 în funcție de fontul ales. Distanța tradițională dintre linii este de 1-1,5; pentru litere în cuvinte – normal; între cuvintele individuale există un spațiu (o bucată). Textul SZ este aliniat la lățimea foii.
- Numerotarea paginilor este plasată în partea de sus a foii (antet).
- Imprimarea față-verso a documentelor este permisă, păstrând în același timp dimensiunile de margine necesare pe toate părțile.
- Inclinația paragrafului este de 1,25 cm.
REFERINŢĂ:întrucât SZ-ul este trimis în cadrul unei singure companii, nu este nevoie să-i puneți o ștampilă.
Un exemplu de document în fotografia de mai jos:
Când o notă nu respectă regulile?
După cum sa menționat mai sus, SZ nu este document oficial, prin urmare, nu sunt prevăzute consecințe specifice pentru trimiterea notițelor care nu sunt conforme cu formularul.
Scopul SZ este de a obține sau de a furniza anumite informații colegilor de muncă iar singura consecință negativă posibilă este lipsa de reacție la notă.
Legislația conține conditii generale pentru cereri, nerespectarea cărora nu vor fi luate în considerare. Se pare că pot fi aplicate prin analogie la SZ. În special, următoarele aplicații nu vor primi răspuns:
- neavând o indicație a persoanei care le-a compilat (anonim);
- Conțin declarații obscene, insulte, amenințări;
- Necitit;
- Dacă solicitări similare au primit anterior răspuns în mod repetat;
- Dacă răspunsul implică divulgarea unui secret protejat;
- Si altele.
Aceste norme sunt cuprinse în legea federală „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse”, în ciuda absenței reguli obligatorii pentru corespondența prin note oficiale, aceasta trebuie întocmită în conformitate cu normele de comunicare în afaceri, regulile limbii ruse și cerințele tradiționale pentru documentele de afaceri.
Normele legislative nu prevăd reguli pentru pregătirea acestei lucrări oficiale, deoarece nu este menționată în OKUD (clasificatorul integral rus al documentației de management).
Pregătirea sa este reglementată de cerințele standardului rus GOST R.30-2003, care oferă reguli clare de proiectare.
Forța juridică a memoriului este asigurată de indicarea clară și corectă a tuturor detaliilor. Este întocmit de șeful unui departament sau al unei alte unități structurale de producție (științifică) atunci când este necesar pentru atingerea unui anumit scop în interesul companiei.
Astfel de situații apar, de exemplu, atunci când este necesar să aplici pentru un loc de muncă angajat suplimentar, iar problema se rezolvă doar cu implicarea unui departament aferent sau a funcționarului acestuia.
Ce ar trebui să fie în documentul de angajare al unui angajat?
Spre deosebire de un memoriu, acest document asigură comunicarea de afaceri între obiectele de management pe un nivel orizontal. Nu se transmite conducătorului societății; destinatarul este șeful unei unități structurale echivalente adiacente a cărei competență este de a rezolva problema
Lucrările privind crearea unui document oficial ar trebui să includă următoarele etape:
Managerii medii și superiori moderni vorbesc fluent limbajul numerelor și nu sunt foarte conștienți de plângeri vagi despre supraîncărcare.
Un manager competent va evalua posibilul costuri suplimentare pentru a extinde personalul și a le compara cu beneficiile care vor fi primite în final.
Cum să pregătiți corect o hârtie?
Memorandumul de angajare al unui angajat trebuie să includă următoarele informații:
- numele persoanei căreia i se trimite lucrarea (în colțul din dreapta în partea de sus a paginii, în cazul dativ). ÎN în acest caz, destinatarul poate fi șeful departamentului de personal;
- indicarea detaliilor autorului în numele căruia este depusă nota;
- nume – titlu înaintea textului (în cazul prepozițional);
- direct conținut text;
- data scrierii;
- semnătura autorului (în colțul din stânga jos al paginii) indicând funcția și prenumele cu inițiale.
Partea de text stabilește motivele întocmirii documentului de afaceri, care stau la baza cererii.
În continuare, autorul trece la încheierea logică a notei - o cerere, o declarație de acțiuni posibile, o propunere de întocmire a unui contract de muncă cu un angajat suplimentar.
În acest caz, este necesar să se indice pentru ce post trebuie angajat angajatul. Pentru o companie mică, o adresă oficială poate fi o formalitate excesivă.
Dar dacă întreprinderea angajează mii de angajați și are diviziuni structurale, mijlocul de interacțiune între ei este tocmai Acest document poate fi trimis și prin e-mail.
Un „plus” semnificativ va fi luarea în considerare promptă și atingerea rapidă a obiectivului.
Întocmirea unei note în formular electronic cu nimic diferit de scrisul manual pe hârtie. Nu este nevoie să completați partea de adresă, destinatarul (destinatarul) va fi utilizatorul, pentru o persoană cutie poştală la care a fost trimisă contestația.
Același lucru este valabil și pentru semnătură - expeditorul poate fi identificat și prin adresa mesajului.
Exemplu concret
Șeful departamentului de resurse umane al CTNI LLC Bochkovskaya A.V.
de la contabilul șef Shulga L.V.
Notă de serviciu
despre necesitatea angajării unui nou angajat
În ultima lună, în departamentul de contabilitate al companiei s-a dezvoltat o situație previzibilă asociată cu extinderea producției - punerea în funcțiune a unui atelier de tipărire. Suprasolicitarea lucrătorilor cheie afectează calitatea contabilității și raportării. Unul dintre angajați este M.G. Sadovskaya. – lucrează cu jumătate de normă și nu petrece mai mult de 4 ore la locul de muncă. Din acest motiv, ea nu poate face față sarcinii crescute.
Vă rog să angajați un nou specialist la locul principal de muncă din departamentul de contabilitate și să întrerupeți relația de muncă cu lucrătorul cu normă parțială în conformitate cu articolul 288 din Codul Muncii al Rusiei. A fost avertizată despre necesitatea concedierii atunci când a fost angajată pentru un loc de muncă cu jumătate de normă.
Contabil șef Shulga L.V.
Acțiunile ulterioare - notificarea lui M.G Sadovskaya, pregătirea unui ordin de concediere și apoi acceptarea unei noi persoane în departamentul de contabilitate - sunt o consecință a notificării trimise.
Iniţiere decizii de management– scopul principal al informației și al documentației de referință, căruia îi aparține nota. Se întocmește, cel mai adesea, atunci când apar probleme de personal, pentru a rezolva probleme de aprovizionare economică, pentru a furniza informații altor departamente, la rezolvarea altor dificultăți organizatorice.
Pentru a rezolva diverse probleme de producție și organizare există corespondență oficială internă. În procesul de menținere a documentației, sunt compilate diverse memorii.
Acestea pot fi, de asemenea, rapoarte, comenzi etc. În cele mai multe cazuri, acestea documente interne sunt foarte apropiate ca natură a scrierii, doar în funcție de scopul final și motivul scrisului au o natură organizatorică și juridică diferită.
Dacă nota are un scop specific sau înregistrează cheltuirea resurselor financiare, atunci este obligatoriu atașat la total situatii financiare(bazat pe fapt concretînregistrează contabilitate și efectuează tranzacții de venituri și cheltuieli).
Note de birou de natură variată ajută la rezolvarea rapidă a diverselor probleme curente și reprezintă un document de sprijin al unor fapte specifice.
Notele de serviciu, în funcție de tipul și natura lor de redactare, trebuie păstrate pentru un anumit număr de ani (termenii pot fi de la 1 an, 3, 5 ani, sau pot fi stocate permanent).
Cerințe pentru pregătirea unei note
Conform cadrului legislativ (GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate” Sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare") nota trebuie să aibă:
- indicarea cui este îndreptat documentul ( oficial, unitate structurală sau o anumită organizație);
- numele destinatarului (în special căruia i se trimite documentul);
- titlul documentului (în acest caz, se indică „Notă oficială”);
- numărul de înregistrare a notei de serviciu;
- data scrierii;
- titlul textului (exemplu: „Cu privire la achiziționarea de articole de papetărie pentru departament”, „Cu privire la măsuri disciplinare” etc.);
- textul în sine;
- data și semnătura celui care a întocmit nota (trebuie indicată funcția);
Când scrieți o notă, trebuie să respectați următoarele reguli:
- indicarea corectă a tuturor detaliilor;
- respectați cu strictețe stilul oficial de scriere;
- întocmește documentul în ordinea corectă;
Cine poate scrie o notă
Nota poate fi întocmită atât de lucrătorii obișnuiți, cât și de conducerea organizației. Acesta este un document care reglementează conectarea obiectelor cu control orizontal.
Gestionarea electronică a documentelor
Principalele scopuri ale redactării memoriilor sunt rezolvarea problemelor organizaționale curente legate de managementul economic, baza materială și tehnică, suport informativ, actiune disciplinara etc.
Adesea, organizațiile de conducere folosesc sistemul managementul documentelor electronice pentru a înregistra diverse date și fapte: programatorii dezvoltă un program special, activitatea organizației este înregistrată folosind un login și o parolă (acestea sunt furnizate de departamentul de resurse umane) și, după ce a intrat într-o anumită secțiune a programului de flux de documente, angajatul selectează „ Notă internă” și completează câmpurile lipsă.
Ușurința de utilizare a gestionării electronice a documentelor a fost apreciată de multe companii deoarece:
- numărul documentului (cartea acestuia) este atribuit automat;
- toate documentele sunt stocate într-o arhivă electronică (în principal pe an);
- a căuta document specific este suficient să cunoști un set minim de informații;
- economii la hârtie și închiriere depozitare etc.;
Dar multe organizații încă folosesc suporturi de hârtie atunci când scriu note.
Departamentul de resurse umane are adesea exemple gata făcute de memorii pentru diverse scopuri, iar angajatul trebuie doar să contacteze ofițerul de resurse umane responsabil și să indice motivul pentru care își scrie nota.
Procedura de examinare a unei note
După scrierea unei note, aceasta este înregistrată de către angajații responsabili și apoi trimisă spre revizuire. persoane responsabile(care marcheaza faptul citirii si pun note corespunzatoare) si dupa toate acestea se transmite destinatarului. Destinatarul și-a pus deja rezoluția („De acord”, „Respins”, „Considerat”, „Finalizat”, etc. În funcție de scopul redactării notei și rezultatul final al acțiunii după solicitarea angajatului companiei).
Cerințe stricte de la cadrul legislativ nu scrierii de memorii, dar trebuie totuși să indicați toate punctele corect (conform cerințe generale fluxul documentelor).
Exemplu de scriere a unei note
Directorului Rostock LLC
Samelyuk Anatoly Petrovici
Manager de vânzări la Rostok LLC
Kuznețova Oksana Ivanovna
(puteți indica datele pașaportului, adresa de domiciliu sau de serviciu, numărul de personal al angajatului, care este atribuit la angajare)
din 25 decembrie 2014
Nr. 31 din 25 decembrie 2014 (numar de inregistrare)
Notă de serviciu
În legătură cu prelungirea călătoriei de afaceri la Moscova, conform documentului nr. 27 din 15 decembrie 2014: durata călătoriei de afaceri trebuia să fie de la 17 decembrie 2014 până la 20 decembrie 2014, dar durata reală a călătoria de afaceri: de la 17 decembrie 2014 până la 23 decembrie 2014 anul, în legătură cu soluționarea problemelor organizatorice relevante. Un raport despre munca depusă a fost furnizat șefului departamentului de vânzări al Rostock LLC, Nikolai Nikolaevich Kramar.
Biletele de plecare și sosire sunt incluse. Vă rog să alocați o sumă adecvată de indemnizații de călătorie - în valoare de 10 mii de ruble.
25.12.2014
Manager de vânzări la Rostok LLC
Kuznetsova O.I (și semnătura personală).
Dacă nota ocupă mai multe coli A4, atunci fiecare dintre ele este numerotată.
Indentări
Când redactați o notă pe hârtie, trebuie să respectați următoarele liniuțe:
- liniuță stângă (marja) - de la 2,5 la 3,5 cm (locul depunerii documentului);
- indentație dreaptă - de la 1,25 la 2,5 cm;
- indentarea superioară - cel puțin 2 cm;
- liniuță de jos - cel puțin 2 cm;
Dacă luăm în considerare principii generale redactarea unui memoriu, atunci acest document are caracter exclusiv auxiliar, informație specifică și inițiază astfel o anumită decizie de management.