Modul de combinare a sigiliului și a ștampilei este corect. Cum să semnezi corect o fotocopie, copia este corectă

, 38 din Legea federală din 24 iulie 2009 nr. 212-FZ „Cu privire la contribuțiile de asigurare...”, pentru emiterea unui angajat m Artă. 62 Codul Muncii al Federației Ruse, participant m clauza 2 art. 91 din Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni” (denumită în continuare Legea cu privire la SA); clauza 4 art. 50 din Legea federală din 02/08/98 nr. 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” (denumită în continuare Legea SRL), pentru ca organizația să participe la o competiție (licitație) clauza 2 art. 35, alin.2 al art. 41.3 din Legea federală nr. 94-FZ din 21 iulie 2005 „Cu privire la plasarea comenzilor pentru furnizarea de bunuri, efectuarea lucrărilor, prestarea de servicii pentru nevoile de stat și municipale” etc. În același timp, contabilul se confruntă adesea cu cerința de a certifica copii „în în modul prescris", "cu drept" sau pur și simplu "cu drept". Ce înseamnă?

Înțelegerea terminologiei

Nu există o definiție a acestor termeni în legislație. În esență, toate înseamnă un singur lucru: certificare pentru a confirma conformitatea copiei cu originalul, așa cum prevede legea sau alte document normativ. Dacă vorbim despre realizarea de copii pentru prezentare către părțile interesate, acestea pot fi certificate prin:

<или>notar;
<или>organizația în sine (însuși antreprenorul).

Atestăm copii

Contactați un notar

Când un act de reglementare indică necesitatea notarizării, nu există nicio opțiune - o copie care nu este certificată de un notar pur și simplu nu va fi acceptată de la dvs. De exemplu, astfel încât din veniturile reprezentanței ruse organizatie straina nu a reținut impozitul pe venit, trebuie să dea organizației care plătește venitul o copie legalizată a certificatului de înregistrare cu autoritatea fiscală e subp. 1 pct. 2 art. 310 Codul fiscal al Federației Ruse. Legalizarea copiilor este adesea necesară la pregătirea documentelor pentru obținerea licenței și subp. „b” clauza 7 din Regulamentul de autorizare a activităților de producere, depozitare și circulație a alcoolului etilic... aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 07/09/98 nr. 727; subp. „d” clauza 24 din Regulamentul de licitație (licitație, concurs) pentru prestarea serviciilor de comunicații, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 12 ianuarie 2006 nr. 8.

Dacă doriți, puteți avea o copie a oricărui document certificat de notar chiar dacă nu există o cerință în lege. De exemplu, dacă doriți să creșteți încrederea în copie și să eliminați cea mai mică îndoială cu privire la fiabilitatea acesteia. O astfel de asigurare va fi întotdeauna recunoscută ca fiind „adecvată”, dar, pe lângă costurile de timp, implică și costuri monetare. Prin urmare, nu este nevoie să contactați un notar decât dacă este absolut necesar.

Ne certificăm

Dacă actul normativ este pur și simplu despre certificare, atunci nu vi se poate solicita să mergeți la notar. Această concluzie rezultă din paragraful 2 al Decretului Prezidiului Sovietului Suprem al URSS din 04.08.83 nr. 9779-X „Cu privire la procedura de eliberare și certificare de către întreprinderi, instituții și organizații a copiilor documentelor referitoare la drepturile cetăţeni” (denumit în continuare Decretul nr. 9779-X). Este destul de veche, iar domeniul său de acțiune este limitat formal (după cum sugerează și numele). Prin urmare, mulți percep cerințele sale mai degrabă ca obiceiuri de afaceri. Cu toate acestea, acesta este un act normativ valabil în statut legea federală. Și majoritatea instanțelor o aplică copiilor documentelor, nu doar „privind drepturile cetățenilor” Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova din 21 septembrie 2010 Nr. KA-A40/10627-10; FAS PO din 26 mai 2010 Nr. A72-15314/2009; FAS CO din 27 iulie 2004 Nr. A68-AP-122/Ya-04; Primul AAS din 09/07/2009 Nr. A43-12945/2009.

Mai mult document modern in acest domeniu - Standard de stat RF GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru pregătirea documentelor”, adoptat prin Rezolutie Gosstandart al Rusiei din 03.03.2003 nr. 65-st (denumit în continuare GOST R 6.30-2003), dar are un caracter de recomandare clauza 1 GOST R 6.30-2003.

CONCLUZIE

Este mai bine să respectați cerințele Decretului nr. 9779-X și GOST R 6.30-2003 în același timp. Ele nu se contrazic deloc, ci se completează reciproc (vom confirma acest lucru în tabelul de mai jos).

În primul rând, puteți certifica în mod independent copii ale acelor documente întocmite în organizația dvs. ( documente contabile, comenzi, scrisori etc.) clauza 1 din Decretul nr.9779-X. Puteți certifica copii ale altor documente numai dacă păstrați originalul (cum ar fi, de exemplu, cărți de muncă muncitori).

Deci, pentru certificare, trebuie să puneți următoarele detalii pe copia documentului: Partea 4, Clauza 1 din Decretul nr. 9779-X; clauza 3.26 GOST R 6.30-2003; Hotărârea FAS VSO din 22 aprilie 2011 Nr. A10-2449/2010; FAS PO din 09.05.2006 Nr. A65-8702/2005-SG3-33.

№	Recuzită	Ce este furnizat	Note
1	Scrisoare de certificare	Decretul nr. 9779-X, GOST R 6.30-2003	De regulă, acestea sunt cuvintele „Corect” sau „Copiarea este corectă”
2	Poziția persoanei care a certificat copia	Decretul nr. 9779-X, GOST R 6.30-2003	Supraveghetor clauza 1 art. 91, alin. 3 al art. 103 Cod civil al Federației Ruse; clauza 1 art. 40 din Legea SRL; clauza 1 art. 69 din Legea cu privire la SA sau alt funcționar autorizat de acesta. Acesta poate fi orice muncitor Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova din 25 iulie 2011 Nr. KA-A40/7012-11; FAS DVO din 02.02.2011 Nr. Ф03-10026/2010 organizația de certificare, principalul lucru este să-i stabilească atribuirea unor astfel de responsabilități în ordine, în reglementările privind fluxul de documente Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Comisiei Electorale Centrale din 17 mai 2006 Nr. A14-22577/2005/995/24 sau într-o procură
3	Semnătura persoanei care a certificat copia	Decretul nr. 9779-X, GOST R 6.30-2003	-
4	Explicația semnăturii (inițiale, prenume)	GOST R 6.30-2003	Absența decodării semnăturii din cauza naturii consultative a GOST R 6.30-2003 este permisă Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova din 22 decembrie 2005 Nr. KA-A40/12539-05. Cu toate acestea, este mai bine să descifrați semnătura - aceasta a devenit de mult o regulă a practicii de afaceri
5	Sigiliu	Decretul nr. 9779-X, GOST R 6.30-2003	GOST R 6.30-2003 permite „o copie a unui document să fie certificată cu un sigiliu determinat la discreția organizației”, adică organizația are dreptul de a alege un sigiliu în astfel de scopuri (de exemplu, sigiliul principal sau sigiliul departamentului de personal)
6	O notă care indică faptul că documentul original se află în organizație	Decretul nr. 9779-X	Organizația poate certifica: <или>copii ale propriilor documente; <или>copii ale documentelor altor persoane, dar numai dacă originalul se află în această organizație și Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol UO din 24 martie 2010 Nr. Ф09-1820/10-С4; FAS VSO din 03/05/2007 Nr. A19-13975/06-F02-104/07 Așadar, puteți certifica o copie a scrisorii care ți-a fost trimisă instituție de învățământ, dar nu o copie a licenței sale
7	Data emiterii (certificarea)	Decretul nr. 9779-X, GOST R 6.30-2003	Data este o cerință obligatorie, deși instanțele sunt uneori blânde atunci când lipsește. Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova din 22 decembrie 2005 Nr. KA-A40/12539-05; FAS NWO din 28 septembrie 2011 Nr. A56-69287/2010; A șaptesprezecelea AAS din 16 iunie 2009 Nr. 17AP-4337/2009-AK Indicarea datei este importantă pentru fiabilitatea certificării - la urma urmei, în timp, documentul original poate fi schimbat

Să dăm un exemplu de certificare de copiere.

Copia este corecta
Originalul este în Retro LLC

Când certificați, acordați atenție calității originalului. Dacă un document are text neclar, ștersături, completări sau alte corecții nespecificate, avertizați destinatarul că este posibil ca copia acestuia să nu fie acceptată. clauza 3 din Decretul nr. 9779-X; Hotărârea A Douzecea AAS din 15 mai 2009 Nr. A62-47/2009.

Puteți certifica o copie a unui document cu mai multe pagini în două moduri:

<или>certificați separat fiecare filă a copiei;
<или>cusă toate foile, numerotează-le și certifică-le pe dosul ultimei foi în locul cusăturii. Apoi trebuie să indicați numărul de coli, de exemplu: „O copie a 6 coli este corectă”.

Antreprenorul asigură

Prevederile Decretului nr. 9779-X și GOST R 6.30-2003 se aplică întreprinzătorilor prin analogie. Cu toate acestea, antreprenorul poate să nu aibă un sigiliu. Acesta nu este un obstacol în calea certificării „corecte” - prin lege, un sigiliu nu este necesar pentru ei Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Orientului Îndepărtat din 12 septembrie 2008 Nr. F03-A51/08-2/3390; Scrisoare a Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 28 februarie 2006 nr. 28-10/15239.

Asiguram pentru autoritatile fiscale

Dacă Serviciul Fiscal Federal solicită copii ale documentelor de la dvs. pentru a efectua controale fiscale și Articolele 93, 93.1 din Codul fiscal al Federației Ruse, atunci aveți dreptul să le puneți un set limitat de detalii în Anexa nr. 5 la Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 31 mai 2007 Nr. MM-3-06/338@:

scrisoare de certificare;
semnătura directorului (adjunctului) și (sau) persoanei împuternicite;
sigiliul organizației.

Acestea sunt cererile însăși ale autorităților fiscale, pe care le-au confirmat prin ordin. Cazuri similare (atunci când actul normativ însuși descrie modul în care o copie trebuie certificată) sunt adesea s-a aprobat clauza 11 din Regulamentul privind licențierea tranzacțiilor economice străine cu bunuri, informații, lucrări, servicii, rezultate ale activității intelectuale (drepturi asupra acestora), pentru care s-a instituit controlul la export. Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 septembrie 2008 nr. 691. În astfel de situații, trebuie pur și simplu să urmați procedura sugerată.

Când nu este necesară asigurarea „corectă”.

Dacă în drept despre care vorbim doar despre o copie, atunci teoretic aveți dreptul să eliberați o fotocopie fără certificare (de exemplu, la confirmarea cotei de TVA zero Artă. 165 Codul fiscal al Federației Ruse). Dar practica judiciara uneori dezvoltă alte soluții. Da, Supreme instanța de arbitraj Federația Rusă a clarificat recent acest lucru societate pe actiuni este obligat să elibereze copii certificate ale documentelor dacă acționarul său a formulat o astfel de cerere clauza 9 din Scrisoarea de informare a Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 18 ianuarie 2011 nr. 144. Deși acest lucru nu rezultă deloc din textul de lege Artă. 91 din Legea cu privire la SA.

Certificarea copiilor nu necesită mult efort. Dar dacă trebuie să faci asta des, atunci comandă-ți o ștampilă cu un set complet de detalii - atunci cu siguranță nu vei uita nimic.

Cum să utilizați ștampilele „True” și „True Copy” pentru a certifica copiile documentelor la cererea angajatului, la ce puncte trebuie să acordați o atenție deosebită. Din articol vei afla:

modul de certificare corectă a documentelor la cererea angajatului folosind ștampila „Copie fidelă”;
Este necesar să se pună ștampila „Copie fidelă” pe copiile documentelor pentru un dosar personal;
ce detalii vor fi adăugate la certificarea documentelor ca „Copia este corectă”.

Cum se certifică în mod corespunzător documentele la solicitarea unui angajat folosind ștampila „Copy is True” Angajații pot solicita de la angajator copii ale oricăror documente care au legătură directă cu activitățile lor de muncă. Merită luat în considerare faptul că copiile emise trebuie să reproducă complet informațiile originale și caracteristicile externe.

Unde să scrieți „Copiarea este corectă” pe documente?

Conform cerințelor sale, marca trebuie să conțină cuvântul „Adevărat” sub semnătură, o indicație a funcției persoanei care certifică, semnătura, numele complet și data.

GOST R 7.0.97-2016 – în vigoare de la 07.01.2018 pentru a înlocui cele de mai sus. Se va aplica la orice acte localeîntreprinderi (acorduri, carte, reglementări, instrucțiuni, reglementări etc.), precum și pe documente electronice.

Inovație: pe marca de certificare a copiei, trebuie să indicați locul de depozitare a originalului dacă hârtia este trimisă unei organizații terțe și să o certificați cu un sigiliu.

GOST R 7.0.8.-2013 (în loc de GOST R 51141-98) - conține un bloc conceptual.
Fundamentele legislației Federația Rusă despre notari.
Vom vorbi în continuare despre ce fel de ordin predomină în acest domeniu și cât costă certificarea unei copii de la notar.
Decretul Prezidiului Forțelor Armate URSS din 08.04.83 Nr. 9779-X.

Cum se certifică corect o copie a unui document?

De exemplu, pentru ca impozitul pe venit al reprezentanței ruse a unei organizații străine să nu fie reținut, trebuie să elibereze organizației care plătește venitul o copie legalizată a certificatului de înregistrare la organul fiscal. 1 pct. 2 art. 310 Codul Fiscal al Federației Ruse. Legalizarea copiilor este adesea necesară la pregătirea documentelor pentru obținerea licenței, sub.

„b” clauza 7 din Regulamentul de autorizare a activităților de producție, depozitare și circulație alcool etilic... aprobat Decretul Guvernului Federației Ruse din 07/09/98 nr. 727; subp.
„g” clauza 24

Regulamentul de licitație (licitație, concurs) pentru prestarea serviciilor de comunicații, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 12 ianuarie 2006 nr. 8. Dacă doriți, puteți avea o copie a oricărui document certificat de un notar, chiar dacă nu există o cerință în lege.

De exemplu, dacă doriți să creșteți încrederea în copie și să eliminați cea mai mică îndoială cu privire la fiabilitatea acesteia.

Cum se certifică documentele: ștampile „corectă” și „copia este corectă”

Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor”, adoptată prin Rezoluția Standardului de stat al Rusiei din 03.03.2003 nr. 65-st (denumită în continuare GOST R 6.30-2003), dar are un caracter consultativ.
1

GOST R 6.30-2003. CONCLUZIE Este mai bine să respectați cerințele Decretului nr. 9779-X și GOST R 6.30-2003 în același timp. Ele nu se contrazic deloc, ci se completează reciproc (vom confirma acest lucru în tabelul de mai jos).

În primul rând, puteți certifica în mod independent copii ale acelor documente care au fost compilate în organizația dvs. (documente contabile, comenzi, scrisori etc.), etc. 1 din Decretul nr.9779-X. Puteți certifica copii ale altor documente numai dacă originalul este păstrat de dvs. (cum ar fi carnetele de muncă ale angajaților).

Deci, pentru certificare trebuie să puneți următoarele detalii pe copia documentului. 4 clauza 1 din Decretul nr. 9779-X; p.

Cum să certificați corect o copie a unui document

informații despre locația originalului;
inscripția „Corect” sau „Copia este corectă” (obligatoriu cu majuscule);
titlul funcției persoanei care certifică, semnătura și prenumele acestuia cu parafe;
data certificării;
sigiliul, dacă este prevăzut de formatul organizației.

4 Dacă un document este format din mai multe pagini, le puteți certifica pe fiecare separat conform exemplului de mai sus. Există o altă cale:

Numerotăm paginile în ordine;
Cosem toate foile împreună cu ață sau o capsă de fier și punem un autocolant de hârtie la locul de fixare;
Pe autocolant indicăm numărul de foi, punem semnătura certificatului, numele de familie și inițialele acestuia;
Dacă există un sigiliu, plasăm imprimeul astfel încât acea parte a acestuia să fie pe autocolant.

Când certificați un document, acordați atenție calității originalului.

Cum se certifică o copie a unui document

Fluxul documentelor, nr. 24
Recuperarea documentelor pierdute, nr. 20
Documente contabile: întocmește, completează, semnează, nr. 20
Este recomandabil să includeți o ștampilă de timp în semnătura electronică, nr. 15
Serviciul Fiscal Federal poate accepta documente electronice numai în formate aprobate, nr. 13
Corectarea sistemului de contabilitate primară, Nr. 10
Un document electronic nu este creat doar pe un computer, nr. 5
Emitem un ordin de atribuire a atribuțiilor de contabil șef către director, nr.4
Transferăm contabilitatea către un externalizator, nr. 3

Reguli de certificare a copiilor documentelor

Atenţie

În unele organizații, copiile documentelor, în special cărțile de muncă și certificatele, sunt adesea certificate de contabilul șef sau de specialistul în resurse umane. Subiectul „cum să certificați corect o copie a unui carnet de muncă” va fi discutat în secțiunea următoare.

Info

Dacă legea prevede obligatoriu legalizare, atunci, în consecință, numai această persoană. În acest caz, notarul doar certifică conformitatea copiei actului sau extrasului, dar nu are dreptul de a confirma legalitatea textului în sine, puterile semnatarilor etc.

Pașaport, carnet de muncă Aceste documente sunt unul dintre cele mai importante în viața oricărui cetățean, așa că vom lua în considerare regulile pentru certificarea lor separat. De exemplu, este posibil să aveți nevoie de o copie legalizată a pașaportului dvs. la biroul fiscal, în instanță, în serviciu de migrare, pentru o tranzacție etc.

Cum să certificați o copie a unui document „în mod corespunzător”

Dacă mergeți să puneți detaliile necesare la notar nu pe o singură foaie, ci pe mai multe, atunci trebuie mai întâi să fixați foile și, de asemenea, să le numerotați, să puneți sigiliul organizației și semnătura persoanei care a certificat hârtia in organizatie. Notarul nu poate certifica acte medicale, contracte, documente insemnate „Secret” si acte din care este interzisa copierea.
Cum se certifică documentele electronice? Pentru a certifica versiunea electronică a documentației va fi necesară o semnătură electronică. Puteți obține o cheie de semnătură electronică de la unul dintre centrele de certificare.

Fiți extrem de atenți când trimiteți un pachet de documente pentru a primi o cheie: datele furnizate trebuie să fie autentice și cât mai exacte posibil. Un cuvânt greșit și cheia nu vor fi valide. Documentați în formular electronic, certificat semnătură electronică, este echivalent cu o copie certificată pe hârtie.

Ajutor Cum se certifică documentele eșantion „Copia este corectă”

Nume unitate structurală ar trebui să fie plasate sub numele companiei în antete sau documente ale departamentelor: departamente, sucursale, reprezentanțe, organe colegiale (baza este clauza 5.6 din GOST R 7.0.97-2016). Conform standardului, se recomandă indicarea detaliilor cu majuscule.
De exemplu, „DIRECȚIA HR”.
Denumirea postului este plasată direct sub indicația organizației (teritoriu sau regiune, regiune) pe formularele funcționarilor, șefilor organismelor guvernamentale, municipalitate(baza este clauza 5.7 din GOST R 7.0.97-2016). De exemplu, „DIRECTOR”.

Semnăturile electronice vă permit să vizualizați documentul. Acest marcaj este făcut acolo unde semnătura originală (în directă) ar trebui să fie pe omoloagele de hârtie.

Unde să puneți copia ștampilei este eșantionul corect

Dar, în practică, copiile obișnuite nu au semnificație juridică, în special pentru acele documente care au fost prezentate de angajați din organizații terțe sau din alte instituții, de aceea se recomandă să fie certificate folosind ștampila „Copia este corectă” cu toate detaliile incluse. persoane responsabile care a pregătit lucrarea. Și numai după asigurare, depuneți-o în dosarul personal al angajatului.

Un document certificat corespunzător va indica data imediată a înregistrării și va ghida ofițerii de personal în ceea ce privește relevanța tuturor informațiilor, deoarece pot fi făcute ajustări la original. Pentru ca copia să aibă forță juridică, este necesar să se respecte regulile de proiectare relevante care sunt stabilite prin GOST R 6.30-2003, adoptate și puse în aplicare prin rezoluția Standardului de stat al Rusiei din 3 martie 2003 sub numărul 65-Art.

Unde să puneți copia ștampilei este eșantionul corect

Înregistrarea se efectuează pe un formular comun, datorită căruia procesul de reproducere a detaliilor principale este redus considerabil.

Vacanţă. Un alt element de reproducere a copiei, realizat de persoane autorizate și simplificarea procedurii de desfășurare a afacerilor în cadrul întreprinderilor de diferite tipuri și planuri.

Astfel, procedura de certificare a copiilor documentelor unei organizații este destul de simplă dacă înțelegeți acest proces mai detaliat.

Noi reguli și reglementări Procesul de lucru al serviciului de primire a personalului este adesea însoțit de necesitatea creării unei copii a unui document. Nu cu mult timp în urmă, în cadrul acestui fenomen au fost introduse modificări, în legătură cu care este important să studiem procesul în detaliu.

S-ar părea că copierea unui document și aplicarea ștampilei corespunzătoare pe el este atât de simplă. Ce ar putea fi dificil? Se pare că există reguli și pentru asta! Să ne dăm seama ce dificultăți te pot aștepta și să analizăm un eșantion despre cum să certificăm documentele „copia este corectă”.

De ce este necesar acest lucru?

Să ne imaginăm că plănuiești să iei un împrumut de la o bancă. În aproape orice caz, organizația vă va cere să furnizați o copie a documentului activitatea muncii pentru a vă asigura solvabilitatea.

Sau te-ai decis să devii antreprenor individual, atunci veți avea nevoie de o copie legalizată a pașaportului dumneavoastră.

Astfel, atât în primul cât și în al doilea caz veți avea nevoie de copii ale documentelor executate corespunzător. Există multe exemple de astfel de situații care pot fi citate. Singurul lucru pe care îl au în comun este că actele trebuie să fie certificate în conformitate cu regulile biroului.

O copie obișnuită a unui document este o simplă bucată de hârtie. Dacă este certificat în mod corespunzător, capătă imediat forță juridică.

Original și copie certificată: care este diferența?

Primul document este unic, adică există într-un singur exemplar. O copie este o repetare a originalului, așa cum se spune „unu la unu”, fără prezența unui sigiliu și semnătură „vii”. Pot fi oricât de multe dintre acestea din urmă doriți.

În acest caz, o copie fără marcă de identificare nu are forță juridică.

Documentul original trebuie păstrat întotdeauna cu grijă, deoarece uneori este dificil să îl restaurați, spre deosebire de copii.

Dacă se întâmplă ca originalul să fie pierdut, dar există o copie certificată, atunci este permisă repetarea aceleiași acțiuni de certificare cu acesta. Acest lucru nu se aplică cazurilor în care documentul original poate fi reprodus din nou, de exemplu, o comandă a fost pierdută la o întreprindere, în locul ei a fost tipărită una nouă cu aceleași detalii, semnătură și sigiliu.

Subiectul de interes pentru mulți, cât costă o copie a unui document, poate fi privit în moduri diferite. De exemplu, dacă aceasta este o repetare obișnuită a unui document fără dovezi ale fidelității acestuia față de original, atunci 1 pagină este în 2-4 ruble, iar dacă este necesară o inscripție de autentificare, de exemplu, de la un notar, atunci prețul, în consecință, crește de câteva ori.

Pe hârtie

Ștampila „Copia este corectă” lasă o amprentă dreptunghiulară cu inscripția corespunzătoare. În mod obișnuit, ștampilele conțin un fel de note scrise de mână, utilizarea lor poate accelera în mod semnificativ documentele, în special în organizațiile cu o cantitate mare de informații, de exemplu, în instanțe, poliție și alte autorități.

Dintre întreaga masă de sigilii, unele dintre cele mai comune sunt „copie”, „adevărat”, „copie este adevărată”. Ele pot fi obișnuite, cu dată și cu semnătură.

O organizație poate avea câte aceste ștampile dorește, numărul nu este limitat. În acest caz, amprenta acestui sigiliu fără semnătura unei persoane autorizate nu are forță.

În lege

In ceea ce priveste documente oficiale, problema certificării corecte a acestora este reglementată de norme legale.

Pe Internet, desigur, veți găsi întotdeauna o mostră despre cum să certificați documentele „copia este corectă”, totuși, va fi conformă cu cele mai recente inovații... Să aruncăm o privire mai atentă.

În prezent, regulile de certificare a copiilor sunt reglementate de o serie de standarde și alte acte juridice:

GOST R 6.30-2003. Conform cerințelor sale, marca trebuie să conțină cuvântul „Adevărat” sub semnătură, o indicație a funcției persoanei care certifică, semnătura, numele complet și data.
GOST R 7.0.97-2016 - în vigoare de la 07.01.2018 pentru a înlocui cele de mai sus. Se va aplica tuturor întreprinderilor (acorduri, carte, reglementări, instrucțiuni, reglementări etc.), precum și documentelor electronice.

Inovație: pe marca de certificare a copiei, trebuie să indicați locul de depozitare a originalului dacă hârtia este trimisă unei organizații terțe și să o certificați cu un sigiliu.

GOST R 7.0.8.-2013 (în loc de GOST R 51141-98) - conține un bloc conceptual.
Fundamentele legislației Federației Ruse privind notarii. Vom vorbi în continuare despre ce fel de ordin predomină în acest domeniu și cât costă certificarea unei copii de la notar.
Decretul Prezidiului Forțelor Armate URSS din 08.04.83 Nr. 9779-X. Stabilește regulile de eliberare și certificare a copiilor la cererea persoanelor fizice.
Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organisme federale puterea executivă.

Reguli de bază

Textul copiat trebuie să fie clar.
Nu ar trebui să existe corecții, ștersături sau completări.
Amprenta ștampilei trebuie certificată cu sigiliu și semnătură.
Indicați numele de familie și inițialele certificatului.
Ștampila ar trebui să se suprapună puțin semnăturii și textului.
Faceți o marcă de certificare pe fiecare pagină, dacă sunt multe, apoi urmați regulile pentru certificarea copiilor cu mai multe pagini (vezi mai jos).
Acesta trebuie să fie certificat de o persoană autorizată.
Punerea unui semn pe stocarea originalului - în cazul trimiterii către o organizație terță (în special către guvern, autorităţile municipale, MSU).

Sub rezerva regulilor de mai sus, copiile certificate vor fi valabile.

Să ne uităm la un exemplu despre cum să emiti corect o „copie este adevărată”, semnătură și sigiliu:

Copia este corectă (ștampilă de mână sau amprentă cu cuvinte)

Director General Semnătura A. A. Ivanov

Data

Cine are dreptul de a certifica

În virtutea prevederilor actelor juridice de reglementare menționate mai sus, copiile pot fi certificate de șefii organizației sau de alți funcționari autorizați.

Astfel de drepturi pot fi acordate unei persoane în Descrierea postului sau comanda speciala. La cap acest drept aparține a priori.

În unele organizații, copiile documentelor, în special cărțile de muncă și certificatele, sunt adesea certificate de contabilul șef sau de specialistul în resurse umane.

Subiectul „cum să certificați corect o copie a unui carnet de muncă” va fi discutat în secțiunea următoare.

Dacă legea prevede ceva obligatoriu, atunci, în consecință, numai această persoană are dreptul să facă acest lucru.

Mărturisește doar conformitatea unei copii a unui document sau extras, dar nu are dreptul de a confirma legalitatea textului în sine, competențele semnatarilor etc.

Pașaport, carte de muncă

Aceste documente sunt una dintre cele mai importante din viața oricărui cetățean, așa că vom lua în considerare regulile pentru certificarea lor separat.

De exemplu, este posibil să aveți nevoie de o copie legalizată a pașaportului dumneavoastră la biroul fiscal, la instanță, la serviciul de migrare, pentru o tranzacție etc.

De obicei se fac copii din pagini care indică identitatea, înregistrarea, starea civilă, iar în unele cazuri și pagini cu însemnări despre copii și pașapoarte eliberate anterior. Se poate face o copie pe o foaie de hârtie pe ambele fețe, fiecare pagină trebuie certificată, sau cusată și pe versoul ultimei foi se poate face o notă: „3 coli cusute și numerotate”, ștampilate, semnate, datate. Și din moment ce o copie a unui pașaport este de obicei făcută de un notar, el cunoaște toate aceste subtilități.

Specialiștii în resurse umane probabil știu cel mai bine acest lucru, deoarece se ocupă de asta aproape în fiecare zi.

Aşa, acest document puteți copia întreaga pagină sau faceți numai paginile necesare, de exemplu, prima foaie cu numele complet al proprietarului și un întindere de 4-5 pagini Se pune ștampila „copia este corectă” sau „corectă”. iar pe ultima pagină trebuie scris următoarele: „Lucrând până astăzi” . Copia este corecta. Îndreptați-vă bine. Data". Se aplică și ștampila angajatorului, dacă este disponibilă.

Daca sunt multe pagini...

Este clar că atunci când există o pagină, întrebările despre certificarea corectă nu apar de obicei. Ce se întâmplă dacă sunt multe în document? În același timp, este destul de dificil să găsești un exemplu clar de certificare a documentelor „copia este corectă” atunci când acestea au mai multe pagini. Există 2 opțiuni:

pe fiecare pagină trebuie să puneți o inscripție care să precizeze că întreaga copie este corectă;
coaseți documentul cu capse sau fire, numerotați-l, puneți o „copie” deasupra primei pagini, marcați pe spatele foii finale la punctul de îmbinare: „cusut, numerotat 50 de coli”, sigiliu, amprentă ștampilă, data , semnătura și transcrierea persoanei împuternicite. Această metodă este cea mai potrivită atunci când există într-adevăr o mulțime de pagini.

La notar

După cum sa menționat mai sus, un notar este o persoană special autorizată, una dintre activitățile căreia este de a certifica conformitatea copiilor cu originalele.

Probabil că mulți oameni sunt îngrijorați de prețul emisiunii, și anume cât costă să ai o copie certificată la notar.

Deci, în primul rând, costul depinde de tipul de document, regiune și alți factori.

De exemplu, certificarea unei copii a pașaportului variază de la 100 de ruble și mai mult, o copie a Cartei - de la 500 de ruble.

Daca legea nu te obliga sa il obtii de la notar, atunci aceasta procedura nu este obligatorie.

În general, procesul de certificare a documentelor „copia este corectă” este relativ scurt dacă nu este coadă la birou, dar este mai bine, desigur, să faceți o programare în avans. Principalul lucru este să vă amintiți să luați originalul cu dvs.!

Pentru tribunal

Dacă vorbim de instituția Themis, înseamnă că în majoritatea cazurilor disputa s-a mutat deja într-un alt plan când toate măsurile pentru o reglementare pașnică au fost epuizate. În consecință, instanța vă evaluează acum fiecare acțiune, iar documentele prezentate trebuie să fie perfecte.

La depunerea declarație de revendicare sau alt document, de obicei sunt atașate copii ale documentelor justificative suplimentare.

Deci, de exemplu, Codul de procedură civilă al Federației Ruse nu necesită certificarea obligatorie a copiilor atunci când se aplică la tribunalele districtuale, justiția globală, întrucât principalii participanți la dosare sunt cetățenii de rând. În acest caz, procesul de verificare a copiilor cu originale are loc direct în ședința de judecată, unde instanța își pune semnătura de certificare, sau la depunerea actelor, această acțiune se realizează de către secretar.

Referitor la proces de arbitraj, atunci Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse prevede în mod direct că toate copiile transmise trebuie să fie certificate corespunzător, în caz contrar instanța poate să nu le accepte. În același timp, principalul actori litigiile economice sunt persoane juridice și întreprinzători individuali, astfel încât problemele cu certificarea nu apar de obicei.

În orice caz, este mai bine să vă îngrijiți în prealabil de calitatea copiilor depuse la materialele cauzei judecătorești, deoarece în viitor este posibilă contestarea actelor adoptate, iar probele vor fi verificate din nou de către alte autorități.

Suntem convinși că aceste informații, precum și cele mai recente știri din legislație și exemplele prezentate despre cum să certificați documentele ca „copie fidelă”, vă vor ajuta și pe dvs. Dacă apar dificultăți, poți oricând să apelezi la profesioniști din domeniul tău.

Valabil din vara anului 2018 noua comanda aplicarea vizei „copia este corectă”. Cum să certificați corect o copie a unui document conform standardelor actualizate și să nu încălcați procedura legală? Vă spunem ce trebuie să știți despre copii și extrase, cine are dreptul să le avizeze și când aveți nevoie de un notar.

Unele documente sunt dezvoltate într-o singură copie, iar crearea unui al doilea original nu este posibilă. Acestea includ o carte de muncă, un acord între angajat și angajator (există 2 exemplare), un contract de cumpărare și vânzare și un ordin de angajare. Cu toate acestea, băncile au nevoie de date din aceste documente, serviciul fiscalși alte câteva instituții. De exemplu, pentru a emite un împrumut sau a solicita o ipotecă. Este imposibil să le furnizați originalul, așa că se eliberează o copie.

O copie certificată a unui document este o fotocopie pe hârtie a documentului vizată de semnătura managerului și de sigiliul organizației (dacă există). Scopul unei vize este de a garanta credibilitatea.

O copie este o versiune copiată a documentului original, cel mai adesea realizată pe o simplă mașină de copiat. Dar pentru a preveni frauda, instituțiile care primesc copii cer ca acestea să fie certificate în mod special. Să ne uităm la regulile prin care copiile documentelor sunt certificate într-o organizație și cum să scrieți totul corect prima dată.

Ștampila „True Copy” este necesară pentru a confirma autenticitatea copiei.

De ce poate fi necesară o copie certificată

Copii certificate în modul corect, cerut de cetățeni și antreprenori in multe situatii:

obținerea unui împrumut sau obținerea unei ipoteci;
înregistrare beneficii sociale sau asistență financiară;
încheierea de tranzacții imobiliare (în anumite situații);
primirea unei moșteniri;
înregistrarea unei licențe.

Procedura de certificare a copiilor documentelor

Procedura de certificare a copiilor documentelor este de fapt destul de simplă, deși este reglementată în același timp mai multe acte legislative , dintre care unul este în funcțiune din 1983:

Decretul Prezidiului Sovietului Suprem al URSS din 4 august 1983 nr. 9779-X;
Standardul de stat al Federației Ruse GOST R 6.30-200 din 3 martie 2003 nr. 65-st.

Legislația prevede 2 opțiuni principale de certificare:

simplu;
notarial.

Un notar este cel mai adesea cerut de întreprinderi, dar pentru angajați este suficient un lucru simplu - semnătura angajatorului. În telecomandă aşezări ruraleîn cazul în care nu există notar, această funcție este îndeplinită de șeful municipiului sau adjunctul său împuternicit. Acele acte care se întocmesc în cadrul companiei în sine sunt certificate independent: comenzi și contracte. Este legal să avizați documentele create de o altă instituție doar atunci când originalele sunt stocate în cadrul companiei. Această regulă se aplică cel mai adesea registrului de muncă.

Întocmirea documentelor

Să luăm în considerare reguli generale certificare a copiilor documentelor. Pentru a obține o copie legalizată, angajatul oral sau în scris contactează direct angajatorul sau departamentul de resurse umane. O cerere scrisă este pregătită în formă gratuită. De obicei, problema este rezolvată în termen de o zi lucrătoare, dar în unele cazuri durează 2-3 zile. Pentru certificare aveți nevoie de original și copia acestuia.

Dacă originalul este păstrat de către angajator, el însuși face o copie, îl certifică și îl dă salariatului. Nu este necesară semnătura cetățeanului.

Verificați calitatea originalului. Dacă unele dintre inscripții au fost șterse, există ștersături sau fragmente greu de citit, simpla fotocopiere nu va fi suficientă. Copia va fi de proastă calitate și nu va fi acceptată. Ce să faci într-o astfel de situație? Încercați să scanați originalul și apoi să imprimați scanarea. Calitatea va fi mai bună, iar pentru instituțiile primitoare nu contează exact cum se face copia.

Copia trebuie să fie de bună calitate, altfel nu va fi acceptată

Cine are dreptul de a certifica o copie?

Următoarele au dreptul de certificare internă:

manager/director;
șef adjunct;
sef departament HR;
o persoană autorizată, dacă acest drept este consemnat în documentele statutare ale organizației.

Dacă organizația are un sigiliu, semnătura trebuie să fie asigurată cu acesta. Ștampila este plasată astfel încât să nu se suprapună viza, poziția și numele de familie. O mostră a ștampilei „Copiarea este corectă” este prezentată în imaginile care însoțesc materialul. Dacă o persoană juridică operează fără sigiliu, actele sunt certificate doar prin semnătură. Instituția care acceptă copii trebuie să țină cont de această nuanță și nu are dreptul de a refuza acceptarea din lipsa unui sigiliu.

Inscripția de certificare

Autenticitatea copiei este confirmată de mențiunea „Corect”. Dacă o copie este în curs de pregătire pentru o altă organizație - de exemplu, pentru o bancă - conform noilor cerințe, este necesar să adăugați locația de stocare a originalului la această inscripție. Astfel, inscripțiile de pe copiile aceluiași document vor fi următoarele:

În interiorul companiei dumneavoastră: „Corect”, funcția și semnătura persoanei care semnează documentul.
Pentru o altă instituție: „Adevărat”, „Ordinul de angajare inițial/alt act este stocat în Tekhnika LLC, dosar nr. 03-1861 pentru anul 20...”, precum și funcția și semnătura compilatorului responsabil.

Uneori apare întrebarea: „copia este corectă” sau „este adevărată” - care este corectă? GOST actualizat sugerează să scrieți „Adevărat”, este mai bine să îl utilizați. Cu toate acestea, o formulare diferită nu va invalida copia. Un exemplu de certificare corectă a unui document este prezentat în imaginile care însoțesc materialul.

Autentificare notarial

Legalizarea unei copii este necesară numai atunci când acest lucru este menționat în mod expres în descrierea setului de lucrări. Antreprenorii și persoane juridice, de exemplu, la înregistrarea unui SRL. Dar, în unele cazuri, cetățenii obișnuiți sunt nevoiți să folosească astfel de servicii. De exemplu:

contracte de căsătorie;
acceptarea moștenirii;
traduceri de documente din limbi straine;
împuterniciri cu transfer de drepturi;
contracte de cumpărare și vânzare de bunuri imobiliare, dacă numărul proprietarilor este mai mare de unul.

Serviciile notariale sunt plătite; certificarea unei pagini va costa 1-2 mii de ruble. Pentru avizare, notarul va avea cu siguranță nevoie de original.

Pentru ca un notar să certifice un document, acesta trebuie să îndeplinească o serie de cerințe

În ce cazuri va refuza un notar?

Notarul poate refuza atestarea documentelor. Există destul de multe motive, cele mai frecvente includ:

Solicitantul furnizează documente cu suprafețe laminate. Specialistul nu le poate verifica autenticitatea și, prin urmare, refuză să le certifice.
Acte de origine straina, nelegalizate in conformitate cu Legislația rusă, scris într-o limbă străină.
Acționează pe mai multe foi, dar nu cusute sau numerotate (problema se poate rezolva foarte ușor: numărați și coaseți foile, lipiți pe ultima foaie o etichetă cu numărul de foi).
Originalul conține porțiuni deteriorate care sunt greu sau imposibil de citit. De asemenea, lucrările cu semne și corecții, a căror legalitate nu este confirmată de marca „Corectat pentru a fi crezut”, nu sunt certificate.
O parte din text este scrisă cu creion.

Dacă aveți îndoieli cu privire la starea documentului și capacitatea de a-l aproba în mod corespunzător, este mai bine să vă consultați inițial cu un specialist și să încercați să găsiți împreună o soluție la problemă. După verificare, notarul își pune sigiliul: o mostră a sigiliului este prezentată în imaginea de mai sus.

Caracteristici de certificare a extraselor din documente

În unele cazuri, nu este o copie care trebuie aprobată, ci doar un extras separat. De exemplu, din statutul, acordul sau rezoluția organizației. Cum se face corect? Nu există cerințe stricte pentru declarații, majoritatea sunt făcute în formă liberă și nici măcar nu necesită semnătura managerului. Pentru ca extrasul să fie considerat valid, sunt suficiente următoarele recomandări:

data si numărul de înregistrare document original;
dacă documentul are preambul, acesta este indicat în extras fără abrevieri sau modificări;
Doar acele puncte și linii care sunt relevante într-o situație dată sunt lăsate în text, punctele sunt indicate cu numere originale;
indicați funcția și numele persoanei care a semnat documentul principal.

Apoi extrasul este certificat cu ștampila „Corect” și semnătura compilatorului. Spre deosebire de copiile certificate, nu numai managerii pot aproba declarațiile. De exemplu, secretarul care a întocmit extrasul are dreptul să pună ștampila și semnătura sa.

Certificarea traducerilor

Agențiile de traduceri specializate au dreptul de a certifica documentele traduse. Acestea există în aproape fiecare regiune și funcționează cu majoritatea limbilor. Traducerea poate fi efectuată numai de traducători autorizați. Solicitantul însuși și notarul nu sunt autorizați să facă acest lucru. Majoritatea notarilor au dreptul de a lucra cu acte numai în limba rusă.

Vă rugăm să rețineți că uneori este necesară doar traducerea unui document, iar uneori o traducere și o declarație legalizată. Verificați întotdeauna la locul de prezentare ce opțiune au nevoie.

Concluzie

Noile reguli de certificare a documentelor nu au schimbat radical procedura de avizare a copiilor. În unele cazuri - atunci când o copie este prezentată unei alte organizații - trebuie să indicați locația de stocare a originalului (dacă acest lucru este posibil). Directorul, adjunctul acestuia si seful departamentului de personal au drept de atestare. Procedura este simplă și nu necesită pregătire preliminară serioasă.

Adesea, atunci când desfășurați afaceri într-o organizație, vi se cere să furnizați o copie certificată a unui document. Documentația certificată poate fi necesară oriunde: atunci când participați la o licitație, când furnizați documentație contractorilor, chiar și atunci când emiteți o copie a unui carnet de muncă unui angajat. Vom discuta despre cum să certificăm corect o copie a unui document în acest articol.

De ce aveți nevoie de o copie certificată a unui document?

Orice companie se confruntă cu necesitatea de a furniza o contraparte sau de a trimite o copie a documentației către fiscal sau alte autorități. Mai mult, unele autorități solicită o copie certificată într-un mod special.

În modern reglementărilor un termen precum „copie” nu poate fi găsit. Cu toate acestea, în GOST R 51141-98 această interpretare este înțeleasă ca un document care conține toate informațiile din original și le repetă în exterior.
Din păcate, spre deosebire de original, o xerocopie certificată sau fotocopie nu poate avea forța legală corespunzătoare. Pentru ca copia să devină un document aproape cu drepturi depline, trebuie să scrieți detaliile necesare pe ea.

O copie certificată poate fi necesară în următoarele cazuri:

să furnizeze documentație agențiilor guvernamentale;
pentru a furniza documentație angajatului (de exemplu, o carte de muncă);
pentru a furniza documentație contrapărților (de exemplu, un acord);
pentru a participa la licitație (de obicei se trimite un pachet de documentație comisiei de licitație).

Desigur, aceasta nu este o listă completă a momentelor în care este posibil să fie nevoie să puneți detalii pe documentație.

În funcție de caz, se face distincția între obișnuit și legalizare. Deci, pentru a emite unui angajat o copie a cărții de muncă, este destul de comun, totuși, atunci când participați la o licitație, este adesea necesară legalizarea documentației. Atunci când este certificată de un notar, organizația este obligată să plătească o taxă și, de asemenea, să aștepte ceva timp până când notarul finalizează această procedură. Dacă nu este cerut de lege sau de o anumită contraparte a organizației, atunci hârtia poate fi certificată direct de către companie punând pe ea detaliile necesare.

Cum să certificăm corect o copie a unui document într-o organizație?

Organizația are dreptul de a scrie în mod independent detaliile necesare numai pe acele documente care îi aparțin (contracte, scrisori etc.), precum și pe acele documente, ale cărei originale sunt stocate direct în organizație (de exemplu, munca registrele angajaților).

Pentru a nota detaliile unei organizații pe hârtie, trebuie să indicați:

O inscripție care confirmă că documentația conține detaliile adecvate. De regulă, o astfel de inscripție poate fi pusă manual, cu toate acestea, unele organizații au o ștampilă specială pentru astfel de cazuri.
Poziția persoanei. Detaliile sunt furnizate fie de regizor, fie contabil șef. De asemenea, posibilitatea de a certifica documente poate fi acordată directorului financiar. Cu toate acestea, obligațiile de certificare anumite tipuri actele pot fi transferate oricărui angajat: pentru a face acest lucru, trebuie doar să emiteți un ordin sau o procură corespunzătoare.
Semnătura oficialși decodificarea acestuia.
Sigiliul companiei.
Data certificării. Data este indicată astfel încât aplicarea detaliilor să fie sigură, deoarece originalul poate suferi modificări în timp.

Dacă puneți detalii pentru informații care se află nu pe o singură foaie, ci pe mai multe, atunci trebuie mai întâi să flashați documentația. Puteți coase documentația folosind un perforator și un fir sau folosind diverse mașini.

După ce documentația este cusută, trebuie să puneți jos numerotare continuă(de obicei numerele paginilor sunt plasate fie în centrul jos, fie în colțul din dreapta).

Firele de pe ultima pagină trebuie să fie asigurate cu un autocolant special, care indică faptul că documentul este cusut și numerotat. Când fixați firele, asigurați-vă că capetele lor ies cu privirea de sub autocolant. Autocolantul este atașat de hârtie cu lipici obișnuit.

După ce ați atașat autocolantul, urmați pașii pentru a introduce detaliile necesare certificării. De regulă, semnăturile și inscripțiile precum „Copia este corectă” sunt plasate lângă autocolant, dar sigiliul organizației trebuie să apară neapărat pe acesta.

Intocmirea actelor la notar

Pentru a nota detaliile pe hârtie într-o manieră notarială, trebuie să găsiți un birou notarial, dintre care acum există multe în orice oraș mare. Va trebui să luați cu dvs. hârtie, un pașaport și bani pentru a plăti taxa (taxa este diferită pentru fiecare tip de hârtie).

Nu vă vor pune detaliile pe hârtie imediat la notar. De regulă, în birourile notariale sunt cozi lungi, în plus, după ce predați hârtia angajatului de la birou, va trebui să așteptați un timp cât se efectuează toate acțiunile necesare de verificare și înregistrare a documentului.
Fiecare notar are un registru în care ține evidența tuturor documentelor certificate de el. La primire, vi se va cere să semnați registrul. O copie certificată de notar nu are termen de valabilitate.

Desigur, nu toate documentele pot fi legalizate. Astfel, corecțiile nu sunt permise, inclusiv corecțiile făcute cu creionul sau pixul. Textul, precum și alte părți constitutive, trebuie să fie clare și ușor de citit.

Notarul nu poate certifica acte medicale, contracte, documente insemnate „Secret” si acte din care este interzisa copierea.

Cum se certifică documentele electronice?

Pentru a certifica versiunea electronică a documentației va fi necesară o semnătură electronică. Puteți obține o cheie de semnătură electronică de la unul dintre centrele de certificare. Fiți extrem de atenți când trimiteți un pachet de documente pentru a primi o cheie: datele furnizate trebuie să fie autentice și cât mai exacte posibil. Un cuvânt greșit și cheia nu vor fi valide.

Un document în formă electronică, certificat printr-o semnătură electronică, este echivalent cu o copie legalizată pe hârtie. Asigura electronic Puteți utiliza orice documente contabile și juridice (de exemplu, contracte, facturi, facturi etc.).

Documentele legate de documentele de raportare strictă nu pot fi certificate electronic. De fapt documente pe hârtie– aceasta este o relicvă a trecutului. Astăzi există așa ceva ca managementul documentelor electronice, în care contrapărțile pot schimba doar versiuni electronice documentele necesare, eliminând complet schimbul de hârtie. Chiar dacă fiscul vă cere să furnizați facturi și rapoarte pentru raportare, le puteți oricând să le trimiteți versiunile lor electronice certificate prin semnătură digitală.

Chiar și un acord, datorită existenței unui astfel de instrument precum semnătura electronică, poate fi depus și semnat doar electronic. Desigur, înainte de a face schimb doar de versiuni electronice ale documentației, contrapărților li se cere să încheie un fel de acord cu privire la această caracteristică a comunicării lor de afaceri.

Certificarea documentatiei straine pentru trimiterea in tari straine

Toate documentatie ruseasca are iniţial forţă juridică doar pe teritoriul ţării noastre. Pentru a face documentația valabilă pe teritoriul altei țări, documentul trebuie legalizat.
În primul rând, va trebui să furnizați detalii pentru documentația copiată la un notar. Pentru a face acest lucru, trebuie să aduceți originalul, pașaportul și să plătiți o taxă la biroul notarial. Atunci când este certificată de un notar, lucrarea este tradusă în limba cerută.

Ulterior, documentul trebuie trimis Ministerului Justiției pentru a verifica autenticitatea detaliilor. Documentul trece apoi printr-un proces la Ministerul Afacerilor Externe, unde este ștampilat cu ștampila corespunzătoare. Abia acum hârtia este gata pentru a fi trimisă în altă țară. O opțiune mai simplă pentru legalizarea hârtiei este apostila.

O apostilă este o ștampilă care conține numele țării, datele funcționarului, numele organizației și alte detalii necesare pentru legalizare. Mai mult, fiecare apostilă are propriul număr, care va fi indicat și pe ștampilă. Cel mai adesea, apostila este plasată fie în engleză, fie în franceză. Apostila este plasată fie pe hârtie în sine, fie este atașată o coală separată cu ștampilă. O apostila poate fi plasata la Ministerul Justitiei.