Câte sisteme de documentare unificate există în Federația Rusă? Unificarea documentelor și a sistemelor de documentare unificate

3.7. Perioadele de păstrare a documentației de personal Perioadele de păstrare a documentației de personal sunt reglementate de Lista standardului documente de management, formată în activitățile organizațiilor, aprobată. Rosarkhiv la 6 octombrie 2000 (modificată la 27 octombrie 2003) (în continuare -

1.1. Acte legislative Federația Rusăîn domeniul informaţiei şi documentării Legislaţia Federaţiei Ruse reglementează principii generale organizarea suportului de documentare pentru conducerea organizaţiilor şi întreprinderilor Legea de bază care guvernează

9.3 Despre suport informativ documentație de reglementare Disponibilitatea informațiilor despre standardele naționale dezvoltate și adoptate, clasificatoarele tehnice și economice ruși, precum și aceste documente în sine pentru utilizatori, inclusiv pentru cei străini,

Se numește un set de documente interconectate în funcție de caracteristicile trecerii lor, scopul, tipul, domeniul de activitate și cerințele uniforme pentru înregistrare. sistem de documentare.

USD- sistem de documentare creat de reguli uniforme si cerinte, continand informatii necesare managementului intr-un anumit domeniu de activitate. Scopul creării unui DSD este de a determina și stabili compoziția rațională a formularelor de documente, precum și un set de indicatori tehnici, economici și sociali interrelaționați în acestea.

Principalele obiective ale creării unui USD sunt:

1) stabilirea cerințelor uniforme pentru procedura de elaborare, aprobare și înregistrare a formelor unificate de documente;

2) eficientizarea fluxurilor de informații din economia națională, asigurând interacțiunea sisteme automatizate prelucrarea datelor bazată pe o aplicație largă mijloace moderne tehnologia comunicațiilor, informatică și organizațională;

3) eliminarea formularelor de documente care fac posibilă colectarea, transmiterea și prelucrarea informațiilor care nu sunt cauzate de nevoile efective de management, reducând numărul documentelor.

Conform Clasificatorului integral rusesc al documentației de management OK 011-93 (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299), nouă sisteme de documentare unificate sunt în prezent în funcțiune:

I. sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

II. sistem unificat de documentație contabilă primară;

III. sistem unificat de documentație bancară;

IV. sistem unificat de documentație financiară, contabilă și de raportare instituţiile bugetareși organizații;

V. sistem unificat de raportare și documentare statistică;

VI. un sistem unificat de documentație contabilă și de raportare pentru întreprinderi;

VII. sistem unificat de documentație de muncă;

VIII. sistem de documentare unificat Fondul de pensii Federația Rusă;

IX. sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

(I-II) Prin mișcarea personalului, experții înțeleg:

· angajare;

· transfer la un alt loc de muncă;

· concediere;

· acordarea concediilor de odihna;

· călătorie de afaceri.

Documentația de personal include următoarele documente:

1) contract de muncă (contract);

2) ordin (instrucțiune) privind angajarea (formular nr. T-1, T-1a);

3) card personal (formular nr. T-2, T-2GS);

4) personal (formular nr. T-3);

5) carnetul de înregistrare a cercetătorului (formular nr. T-4);

6) comanda (instrucțiunea) privind transferul la un alt loc de muncă (formular nr. T-5, T-5a);

7) ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului (formular nr. T-6, T-6a);

8) orare de concediu (formular nr. T-7);

9) ordin (instrucțiune) privind încetarea contractului (contractului) de muncă (formular nr. T-8, T-8a);

10) ordonanță (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri (formular nr. T-9, T-9a);

11) certificat de călătorie(formular nr. T-10);

12) misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia (formular nr. T-10a);

13) fișa de pontaj pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru și calculul salariilor (formular nr. T-12);

14) fișa de pontaj pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru (formular nr. T-13);

15) declarațiile personale ale angajaților întreprinderii;

16) rapoarte și acte.

unificare - reducerea varietatii nejustificate a tipurilor de documente, aducându-le la uniformizarea formelor, structurii, structurilor limbajului, operațiunilor de întocmire, prelucrare, contabilizare și păstrare a acestora. Unificarea este stabilirea celui mai uniform set de detalii, format de hârtie și înregistrarea detaliilor pe hârtie.

În scopul reducerii numărului de documente utilizate în activitățile instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor, tipificați forma acestora, reduceți costurile cu forța de muncă, timpul și materialele pentru pregătirea și prelucrarea acestora, precum și pentru a realiza compatibilitatea informațională a bazelor de date automatizate în economia națională, se lucrează la unificarea documentelor și la crearea sistemelor unificate de documentare (UDS).

III. Sistem unificat de documentație bancară:

· documentație de plată pentru plăți fără numerar prin bănci;

· documentație pentru monitorizarea cheltuirii fondurilor pentru salarii și plăți de resurse sociale și de muncă;

· documentație privind operațiunile bancare legate de plăți internaționale;

· documentaţia de ieşire a băncilor;

· documentație privind operațiunile de depozitare ale băncilor;

· documentatii de plata pentru plati fara numerar prin banci - formulare de documente intrabancare;

· documentatii privind emiterea, numerarul si operatiunile bugetare ale bancilor - formulare de documente intrabancare;

· documentație de monitorizare a cheltuirii fondurilor pentru salarii și plata ajutoarelor sociale și de muncă - formulare de documente bancare interne;

· documentare privind circulatia banilor;

· documentatie privind operatiunile de credit bancar;

· documentatie contabila.

IV. Sistem unificat de documentație financiară, contabilă și de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare:

· documentatie financiara;

· raportarea documentației contabile a instituțiilor și organizațiilor bugetare.

V. Sistem unificat de raportare și documentare statistică:

· documentație privind statisticile conturilor naționale și bilanțele economice;

· documentare privind statisticile potențialului științific și tehnic și progresul inovator;

· documentație privind statistica muncii;

· documentare privind statistica resurselor materiale;

· documentație privind statisticile financiare;

· documentare privind statisticile sociale;

· documentare privind statistica industrială;

· documentație statistică agriculturăși achiziționarea de produse agricole;

· documentație statistică construcție capitală;

· documentare privind statisticile relaţiilor economice externe;

· documentare privind statisticile pieței de consum și infrastructurii acesteia;

· documentație privind statisticile transporturilor și comunicațiilor;

· documentare privind statisticile de monitorizare și înregistrare a modificărilor prețurilor și tarifelor.

Prelegerea din 24 noiembrie 2016

VI. Sistem unificat de contabilitate și documentație de raportare pentru întreprinderi:

· raportarea documentatiei contabile;

· registre contabile;

· documentaţie contabilă primară.

VII. Sistem unificat de documentare a muncii:

· documentație privind starea pieței muncii;

· documentare privind relaţiile de muncă;

· documentație privind pregătirea avansată a autorităților muncii;

· documentatie privind protectia muncii;

· documentație privind bugetele minime de consum;

· documentație privind contestațiile la autoritățile de muncă.

VIII. Sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse:

· documentație privind contabilitatea și distribuirea fondurilor;

· documentație privind activitățile de planificare economică;

· documentație privind activitățile de control și inspecție.

Informații conexe.

Sistemul de documentare este un set de documente interconectate în funcție de originea, scopul, tipul, domeniul de activitate și cerințele uniforme pentru executarea lor.

Funcțiile de management din toate organizațiile sunt de același tip, prin urmare documentele pentru fiecare funcție ar trebui să fie aceleași ca tip și formă. Aducerea documentelor la o uniformitate optimă în compoziție și formă se numește unificare a documentelor. O formă unificată a unui document este un ansamblu de detalii stabilite în conformitate cu sarcinile în curs de rezolvare într-un anumit domeniu de activitate și situate într-o anumită ordine pe un suport de stocare.

Ei vor unifica nu numai documente individuale, dar și sistemul de documentare în ansamblu.

Sisteme de documentare unificate

Un sistem unificat de documentare (UDS) este creat după reguli și cerințe uniforme și trebuie să conțină informațiile necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate.

De obicei este format din unul sau doi standardele de stat, un set de formulare unificate interconectate, integral rusești, care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri activități economice, mijloace de desfășurare a acestora, reglementare și documente metodologice asupra dezvoltării, gestionării și aplicării acestora. Dezvoltatori direcți forme specifice documentele și sistemele de documentare sunt ministere (departamente) care coordonează un anumit sector de activitate.

Lista sistemelor de documentare unificate

Toate documentele privind tipurile de activități reflectate în ele sunt împărțite în două grupuri mari. Primul este documentele cu privire la probleme generale și administrative, adică. pe probleme de conducere generală a unei întreprinderi (organizație) și a activităților sale de producție. Aceste documente pot fi întocmite de angajații tuturor departamentelor întreprinderii. Al doilea grup este documentele privind funcțiile de conducere. Astfel de documente sunt intocmite de angajati autoritatile financiare, departamentele de contabilitate, planificare, aprovizionare și vânzări și alte departamente funcționale.

Documentele sunt clasificate după nume: scrisori oficiale, ordine, protocoale, acte, memorii, contracte etc. Designul tuturor acestor documente este unificat, dar în conținut pot fi complet diferite:

după locul de întocmire: intern (documente întocmite de angajații unei întreprinderi date) și extern (documente provenind de la alte întreprinderi, organizații și persoane);

după formă: individual, când conținutul fiecărui document are propriile caracteristici (de exemplu, memorii), șablon, când o parte a documentului este tipărită și o parte este completată la compilare și standard, creat pentru un grup de întreprinderi similare. De regulă, toate documentele standard și ecranate sunt tipărite prin imprimare sau pe mașini de duplicat;

prin termene: urgent, care necesită executare într-un anumit termen, și neurgent, pentru care nu a fost stabilit un termen;

după origine: oficial, care afectează interesele întreprinderii, organizației și personale, care se referă la o anumită persoană și este înregistrat;

după tipul desenului: original, copii, extrase, duplicate;

prin înregistrarea: documente scrise, grafice, fotografice și de film etc.

Un original este o copie semnată și executată corespunzător a unui document întocmit pentru prima dată.

Copie - o reproducere repetată, absolut exactă a originalului (marcat „copie”), certificată în în modul prescris oficialul relevant. Pe copii documente oficiale, care necesită o identificare specială, în obligatoriu Semnătura și sigiliul managerului sunt aplicate.

Uneori, munca necesită nu o copie a unui document original, ci un extras din una sau alta secțiune a acestuia. La pregătirea unui extras, trebuie să indicați din ce document a fost făcut. Corectitudinea declarației este confirmată de semnături oficialiși sigiliu. Întreprinderilor și organizațiilor li se acordă dreptul, în cazul în care proprietarul pierde un document original, să îi elibereze un duplicat corespunzător (marcat „duplicat”), având același forță juridică cu originalul.

Sistemul de documentație administrativă este împărțit în trei grupe de documente după tipul de document.

• 1. Documentație organizatorică și administrativă (ORD) - regulamente, carte, instrucțiuni, ordine, decizii, protocoale, personal, regulamente etc., telegrame, mesaje telefonice, rapoarte, oficiale, explicative, note explicative, certificate, acte etc.
• 2. Documentație de referință și informare (ID) - scrisori, telegrame, mesaje telefonice, rapoarte, note oficiale, explicative, explicative, certificate, acte etc.
• 3. Documente pe personal(DLS) - comenzi, dosare personale, declarații, cărți de muncă, caracteristici, chestionare, CV-uri, contracte etc.

Termenul „unificare a documentelor” înseamnă înființarea uniformitatea compoziției și a formelor documente de management care consemnează același tip de funcții de conducere.

Sistemul de documentare unificat (UDS) - Acesta este un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informațiile necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate (GOST-98).

Unificarea se realizează în scopul:

· reducerea numărului nejustificat de documente utilizate în activitățile organizației;

· tipificarea formelor acestora (structură, construcții ale limbajului);

· reducerea costurilor (manopera, material, timp) pentru intocmirea si prelucrarea documentelor, contabilizarea si depozitarea acestora;

· realizarea compatibilității informaționale a diverselor sisteme de documentare.

Standardizare este procesul de stabilire și aplicare a regulilor de reglementare a activităților într-un anumit domeniu, cu participarea tuturor părților interesate. Standardizarea documentației este o formă de confirmare legală a rezultatelor unificării.

Scopul principal al unificării și standardizării este crearea unor astfel de sisteme de documentare, a căror utilizare este rentabilă, va îmbunătăți cultura generală de management și va duce la o creștere a timpului pentru elementele creative ale muncii manageriale.

Unificarea și standardizarea sunt principalele direcții de îmbunătățire a documentației, ducând la reducerea costurilor de creare a documentelor de management.

Obiecte unificarea și standardizarea activităților de management sunt:

a) termeni și definiții utilizate atunci când se lucrează cu informații de management (de exemplu, GOST „Munca de birou și arhivare. Termeni și definiții”);

b) structurile organizatorice ale instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor (de exemplu, clasificarea organismelor în întregime rusă) puterea de statși management - OKOGU);

c) clasificatori ai funcţiilor de conducere;

d) documentația de management (OKUD).

Sisteme de documentare unificate (UDS)
include:

Ú standardele de stat pentru documentare, stabilirea compoziției și conținutului lucrării pentru unificarea formelor documentelor în diverse scopuri funcționale;

Ú clasificatoare întregi ruși de informații tehnice, economice și sociale (OK TESI), care asigură procesarea automată integrată a datelor conținute în sisteme de documentare unificate;

Ú formulare de documente unificate (foaia de pontaj și albumul formularelor de documente).

Multe proceduri implementate în cadrul gestiunii înregistrărilor trebuie efectuate în conformitate cu cerințele uniforme stabilite de standardele de stat și internaționale. Standardizarea în domeniul documentației rezolvă problemele de compatibilitate tehnică și informațională a purtătorilor de informații și a tehnologiilor de prelucrare.

Momentan elementele de bază sistemul de stat Standardizarea RF stabilită legea federală din data de 27.12.2002 „Despre reglementare tehnică„și grupul de standarde ale sistemului „Standardizare în Federația Rusă” (GOST 2004-2005). Standardele sunt împărțite în internaționale - ISO, interstatale, naționale - GOST R, industrie - OST, standarde organizaționale - SO. Din 2005, un nou sistem de standarde a fost creat în conformitate cu legea federală „Cu privire la reglementarea tehnică”.

Multe standarde se referă la managementul documentelor. Printre acestea:

© GOST 6.10.5-87 „Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru crearea unui formular eșantion”;

© GOST R 51141-98 „Gestiunea și arhivarea biroului. Termeni și definiții”;

© GOST R 6.30-2003 „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor”;

© GOST R ISO 15489.1-2007 „SIBID. Managementul documentelor. Cerințe generale”, etc.

Obiectele sociale și economice și proprietățile lor sunt supuse clasificării și codificării, informații despre care sunt utilizate în activitățile organelor guvernamentale și de conducere și sunt conținute în sisteme de documentare unificate.

clasificatoare TESI- Asta documente de reglementare, care conține un set sistematic de nume de obiecte, prezentate ca grupuri de clasificare și coduri alocate acestora. Sunt create cu scopul de a prelucra informații în mod automat sisteme informatice. În prezent, au fost dezvoltate și sunt în uz 37 de clasificatoare întregi rusești și interstatale care continuă să funcționeze. Toate se machiază sistem unificat clasificarea și codificarea TESI (ESKK TESI).

În funcție de domenii de aplicare clasificatorii sunt împărțiți în clasificatori întregi rusești, industrie și întreprinderi (organizații). Din punct de vedere conţinut clasificatorii subdivizează:

· pornit clasificatoare de informații despre documentele de management, sarcini rezolvate în sisteme de control automatizate, tipuri de activități, indicatori economici și sociali:

– Clasificator integral rusesc standarde - OK,

– Clasificator rusesc al documentației de management – ​​OKUD,

– Clasificator de produse integral rusesc – OKP,

– Clasificatorul monedelor rusești – OKV,

– Clasificator rusesc al unităților de măsură – ​​OKEI etc.;

· clasificatoare de informaţii despre structuri organizatorice:

– clasificator rusesc al autorităților publice și managementului – ​​OKOGU,

– Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor – OKPO,

– Clasificatorul întreg rusesc al regiunilor economice – OKER;

· clasificatoare de informații despre populație și personal:

– Clasificatorul întreg rusesc al informațiilor despre populație – OKIN,

– Clasificator rusesc al specialităților după educație – OKSO,

– Clasificator integral rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al categoriilor tarifare – OKPDRTR etc.

Concomitent cu activitățile de creare a clasificatoarelor (din 1971), s-a realizat dezvoltarea unor sisteme unificate destinate utilizării în sistemele automate de control de diferite niveluri. Ca urmare a multor ani de muncă pentru îmbunătățirea documentației, peste 3,5 mii de forme de planificare, contabilitate, financiare, organizatorice, administrative și alte documente au fost unificate, compilate în Clasificarea integrală a documentației de management (OKUD). Fiecare dintre documentele primite desemnarea codului, determinat de apartenența la unul dintre USD și de locul documentului în cadrul acestui sistem. Nucleul fiecărui USD este alcătuit din formulare de document - adică, înregistrate pe locuri desemnate detalii permanente care conțin informații permanente.

Până în 1993 aveam peste 20 de sisteme de documentare unificate, iar din 1993, prin Decretul Standardului de Stat din 30 decembrie 1993, au fost aprobate opt USD:

1. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă – 8 grupe de documente (USORD).

2. Sistem unificat de documentație bancară – 14 grupe de documente.

3. Sistem unificat de contabilitate financiară și documentație de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare - 3 grupe.

4. Sistem unificat de raportare și documentare statistică – 13 grupe de documente.

5. Sistem unificat de documentație contabilă și de raportare pentru întreprinderi – 3 grupe de documente.

6. Sistem unificat de documentare a muncii – 6 grupe de documente.

7. Sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse - 3 grupuri de documente.

8. Sistem unificat de documentație de comerț exterior – 6 grupe de documente.

Toate sistemele unificate includ formulare de referință documente specifice, a căror compoziție și conținut se actualizează după caz, precum și materiale normative și metodologice privind completarea și aplicarea acestor documente. Responsabilitatea pentru utilizarea formularelor de documente incluse în sistemele de documentare unificate revine șefului organizației. Supravegherea statului conformitatea cu cerințele USDD în sectorul public este încredințată organismelor de standardizare și metrologie, iar în sectorul non-statal - să autoritatile locale puterea executivă.

Astfel, USD sunt forme de documente aduse la o uniformitate maximă posibilă, combinate în sisteme funcționale de management general de bază și destinate utilizării de către toate organizațiile, indiferent de nivelul de management și forma de proprietate, folosind atât cele tradiționale, cât și cele mixte, folosind tehnologie informatică, metode de prelucrare a informațiilor documentare.

Sistemele de documentare unificate sunt dezvoltate pe baza:

· uniformitatea formularelor documentelor;

· reglementarea conținutului documentelor incluse în fiecare sistem;

· excluderea datelor duplicate din documente;

· unitatea terminologiei utilizate şi simboluri;

· stabilirea reguli uniforme compilarea și executarea detaliilor documentelor comune tuturor sistemelor de documentare.

Alături de sistemele naționale de documentare, există sisteme de documentare unificate care reflectă specificul industriei (sănătate, educație, știință etc.) sau activitățile întreprinderii. Probleme legate de determinarea componenței acestei documentații, a conținutului ei de informații, organizare internă iar înregistrarea se efectuează de către departamente sau alte organizații care sunt desemnate oficial drept conducători în anumite sectoare de activitate. Formele de documente industriale au o natură de reglementare în cadrul unei anumite industrii sau departamente.

ÎN ultimii ani Standardele întreprinderilor, care se bazează pe cerințele internaționale stabilite în standardele ISO, au devenit larg răspândite.

Unificarea documentaţiei de management presupune unificarea compoziţiei şi a formelor documente utilizate pentru a documenta documentele de management.

Unificare compoziţie documentele este de a selectați și asigurați un set de documente , necesare si suficiente pentru rezolvarea problemelor de management. Ca urmare a unificării componenței documentelor, sunt excluse formularele care nu sunt cauzate de nevoile managementului. Rezultatele unificării componenței documentelor sunt consolidate în tabelul formularelor documentelor.

Tabelul formularelor de documente este o listă de formulare aprobate de documente necesare implementării funcțiilor și sarcinilor activităților de management, cu caracteristicile acestora statut juridic, etape de pregătire și trecere (Anexa 67) .

Formularul documentului este destinat pentru:

· optimizarea compoziției documentelor și clasificarea acestora;

· consolidarea normativă a procedurii de întocmire a documentelor de management în organizație;

· unificarea formularelor de documente;

· eficientizarea bazei documentare a organizației pentru utilizarea eficientă a tehnologiilor informatice.

În activitățile curente, tabelul de formulare de documente îndeplinește funcția de director care conține într-o formă ordonată toate formele de documente utilizate de organizație și permite o căutare rapidă formele necesare documente.

Tabelul formularelor de documente include:

a) formulare de documente aprobate prin reglementări ale autorităților supreme și conducerii, organelor de conducere sectoriale și coordonării intersectoriale;

b) formularele utilizate în organizație, incluse în OKUD;

V) forme interne documente aprobate reglementărilor această organizație.

Toate formele de documente selectate sunt clasificate în conformitate cu lista (clasificatorul) funcțiilor organizației și apoi introduse în coloanele corespunzătoare ale foii de pontaj. Secțiunile foii de pontaj pot fi numele diviziilor structurale ale organizației sau numele funcțiilor de management (atribut funcțional).

Unificare forme documente consta in selectarea si consolidarea documentelor in forme standardizate indicatori de informații și detalii , corespunzător scopului
revizuirea documentelor și stabilirea cerințelor uniforme pentru întocmirea acestora.

Rezultatele unificării formularelor de documente sunt consolidate într-un album de formulare de documente, care este utilizat în activitățile ministerelor, departamentelor și organizațiilor. Album de formulare de documente este o colecție de forme standard unificate de documente utilizate pentru a documenta activitățile unei organizații. Formular de document unificat – Acesta este un formular cu detalii necesare pentru un anumit tip de document cu un test unificat. Scopul dezvoltării unui album de formulare de document este de a reglementa forma și conținutul documentelor utilizate în organizație. Fiecare unitate structurală trebuie să aibă o Foaie de pontaj și un Album de formulare de documente, iar întreținerea acestora și controlul asupra utilizării acestora se realizează de către serviciul de suport documentație de management.

Sistemul de documentare este un set de documente interconectate în funcție de originea, scopul, tipul, domeniul de activitate și cerințele uniforme pentru executarea lor.

Direcția principală de îmbunătățire a documentelor este unificarea și standardizarea acestora.

În vederea reducerii numărului de documente utilizate în activitățile de management, pentru tipificarea formelor acestora, reducerea costurilor cu forța de muncă și materiale pentru întocmirea și execuția acestora, în vederea realizării uniformizării bazelor de informații, se lucrează la unificarea documentelor și la crearea acestora. sisteme de documentare unificate (UDS).

Crearea sistemelor de documentare unificate se bazează pe uniformitatea compoziției și formei documentelor de gestiune:

Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Sistem unificat de documentație bancară;

Un sistem unificat de documentație financiară, contabilă și de raportare pentru instituțiile și organizațiile bugetare;

Sistem unificat de raportare și documentare statistică;

Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile pentru întreprinderi;

Sistem unificat de documentare a muncii;

Sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse;

Sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

Forma de confirmare legală a unificării documentelor este standardizarea documentelor oficiale.

Standardizarea în domeniul managementului documentelor înseamnă stabilirea de formulare și cerințe la nivel național pentru documente care sunt obligatorii pentru utilizare de către toate organizațiile. Aplicarea standardelor îmbunătățește cultura activităților moderne de management.

Unificarea și standardizarea documentelor oficiale creează posibilitatea de a compila texte standard (model) pentru documentele care conțin informații identice și repetate.

12. Etape și metode de unificare a documentelor de gestiune. Principalele forme de prezentare a textelor unificate: text, stencil, tabel, chestionar

Prin text document oficial se referă la informațiile înregistrate de orice tip de scriere sau de orice sistem de înregistrare a sunetului, care conțin toate sau partea principală a informațiilor de vorbire.

Scopul principal al unificării textului este de a îmbunătăți documentația de management și de a accelera adoptarea optimului decizii de management, ceea ce înseamnă creșterea eficienței generale a întregului proces de management.

Unificarea textelor permite:

1. Rezolvarea problemelor de eficientizare a alcătuirii documentelor organizaționale care înregistrează îndeplinirea unor funcții similare.

2. Reduceți costul creării documentelor. În special, s-a constatat că timpul de compilare și editare a unui text unificat este redus de 3-5 ori. Astfel, productivitatea muncii și eficiența muncii în domeniul managementului sunt crescute și se previne posibilitatea lipsei unor informații necesare.

3. Economisiți timp și efort necesar pentru citirea și cunoașterea documentului, deoarece într-un text unificat creatorul documentului poate evidenția imediat informațiile cheie. Potrivit unor date, un text unificat este perceput aproape cu un ordin de mărime mai intens decât un text neunificat.

4. Șabloanele de text pentru documente unificate sunt ușor de utilizat în sistemele de birou automatizate pe computer.

Există o serie de cerințe preliminare necesare pentru unificarea textelor documentelor:

Ø în primul rând, acesta este un număr mare de producție similară
și operațiuni de management. Cert este că procesul de management constă

Ø din functii similare, a caror documentare este insotita de aparitia multor documente asemanatoare. La rândul său, acest gen documentele generează structuri de limbaj stabile, repetate. Ca urmare, numărul mijloacelor lingvistice din documentele de gestiune este limitat (două treimi din cuvintele și expresiile din acestea sunt repetate);

Ø vocabularul documentelor de gestiune depinde de legislatie si
acte de reglementare ale organelor guvernamentale și de conducere și este asociată cu necesitatea transferului unor formulări legale precise în documente;

Ø documentele oficiale, oficiale sunt pline de terminologie speciala;

Ø se caracterizeaza prin vocabular neutru;

Ø în fine, versurile grupuri separate documentele au aceeași structură.

Unificarea textelor constă în stabilirea unei forme unice de exprimare lingvistică care să transmită cel mai corect conținutul situațiilor sau acțiunilor de management care se repetă în mod regulat.

Metoda principală unificarea textelor documentelor oficiale este selectarea informaţiilor constante şi variabile. Informația constantă este informația care se repetă în toate documentele create în situații similare de management;

Informațiile permanente sunt înregistrate în formă unificată document, constituind o parte neschimbată, repetabilă a textului. Forma unificată a documentului trebuie să ofere spațiu liber pentru înregistrarea modificărilor și a informațiilor noi.

Pentru a putea separa informațiile constante de informațiile variabile, este necesar să existe cel puțin mai multe documente de același tip și același scop, create în situații similare de management.

Doar analiza documentelor specifice oferă o bază pentru împărțirea informațiilor în constante și variabile.

Metoda de unificare a testului are două variante - unificarea conținutului și unificarea formală.

Se disting următoarele tipuri de unificare și standardizare a textului documentelor oficiale:

1. standardizarea unităţilor de limbă, consolidarea lor legislativă în
GOST (termeni clericali, termeni de industrie, denumiri de obiecte, produse, abrevieri lexicale și grafice);

2. elaborarea de formulare unificate de prezentare a textelor documentelor (de exemplu, texte unificate cu informații permanente pe formularul documentului);

3. formalizarea mijloacelor lingvistice (adică limitarea utilizării elementelor limbajului natural prin utilizarea limbajului artificial
mijloace: coduri, simboluri, elemente grafice etc.). Acest lucru se datorează în primul rând utilizării tehnologiei informatice;

4. rubricare, i.e. împărțirea textului în componente separate și separarea grafică între ele. Cea mai simplă rubrică este un paragraf. În funcție de volumul, subiectul și scopul textului, rubricarea poate deveni mai complicată. În special, textele documentelor complexe sunt împărțite în secțiuni, paragrafe, paragrafe, subparagrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Numerele celor mai mari părți ale textului constau dintr-o cifră. Etapa a doua diviziune folosește două cifre, a treia - trei etc.
De exemplu:

2.2.2. etc.

Textul unificat al unui document poate fi prezentat într-o formă de document unificat, sub forma unui șablon, chestionar sau tabel. Factorul determinant în alegerea formei de prezentare a textului este natura informațiilor conținute în textul documentului.

Texte standard.

Activitati de management include multe situații tipice, repetate frecvent, atunci când le documentează în diferite organizații sunt create documente cu același conținut. Prin urmare, textele unificate ale documentelor – cele standard – au devenit larg răspândite în practică.

Textele standard sunt de obicei dezvoltate pentru documente cu mai multe pagini, inclusiv forme uniforme de exprimare lingvistică care au fost supuse unor teste pe termen lung în practică și, prin urmare, transmit cel mai bine conținutul. anumite actiuni sau situații, de exemplu, pentru reglementări, instrucțiuni, reguli, reglementări etc.

O mare parte din text este standard în documente precum Descrierea postului, prevedere privind unitate structurală organizații, reglementări interne ale muncii.

Părți standard de text pot fi chiar incluse în documente care sunt în esență individuale. De exemplu, un contract de muncă încheiat cu un angajat în momentul în care acesta începe să lucreze, pe lângă informațiile și condițiile individuale, conține o mulțime de informații standard care sunt introduse în alte contracte de munca, care vă permite să vă dezvoltați forme standard aceste documente.

Texte cu șablon

Textele stencil sunt create pentru documente de volum mic care sunt compilate de mai multe ori într-o perioadă de timp. an calendaristic sau periodic de la an la an. Se recomandă crearea de texte stencil pentru grupuri de documente cu acțiuni identice. În instituții, textele stencil ale documentelor sunt întocmite sub forma unei colecții.

Șablon- aceasta este o foaie standard de hârtie pe care sunt tipărite informații permanente și se lasă spațiu pentru informații variabile.

Text cu șablon– o formă de prezentare a textului care conține informații constante și spații destinate introducerii de informații variabile care caracterizează o situație specifică de management.

Șabloanele determină compoziția informațiilor din document, succesiunea acesteia și stabilesc formulări verbale stabile.

Textul stencil păstrează structura gramaticală a textului este un text coerent din punct de vedere gramatical construit după normele scrisului de afaceri.

Forma de prezentare a unui text unificat sub forma unui șablon este selectată atunci când conținutul principal al documentului este informații despre acțiunile de management. Sub forma unui șablon, texte unificate de ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, protocoale, acte, acorduri, contracte, acorduri, rapoarte și memorii, scrisori, certificate etc. Textul șablonului poate conține „indicații” sub formă de explicații pas cu rând despre natura informațiilor care ar trebui incluse în spații.

Conținutul documentelor este determinat de compoziția și semnificația indicatorilor și detaliilor care sunt incluse în el. Pe de o parte, indicatorii și detaliile pot fi diferiți, ceea ce nu exclude posibilitatea de prezentare cerințe generale. Pe de altă parte, un număr mare de indicatori și detalii chiar diverse documente se întâmplă să fie la fel. Documentele stencil reduc semnificativ timpul de întocmire a documentelor, deoarece atenția interpretului este limitată doar la introducerea unei informații specifice variabile, a cărei locație este predeterminată. De fapt, completează un document deja compilat, care elimină etapa de proiect.

Schematic, metodologia de dezvoltare a textelor stencil se rezumă la următoarele:

Ø identificarea sarcinilor tipice de management;

Ø colectarea informatiilor necesare si generate in procesul de rezolvare a problemelor de management;

Ø redactarea unui text document unificat care reflecta situatia tipica identificata;

Ø coordonarea proiectului cu specialisti care redacteaza documente sau lucreaza cu acestea (in acest caz, o atentie deosebita trebuie acordata folosirii termenilor profesionali);

Ø editarea finala a proiectului si a designului in conformitate cu cerintele GOST.

În programele de calculator concepute pentru tastarea și formatarea textelor (editore de text), formele standard (șabloane) ale documentelor sunt numite „șablon” și sunt traduse prin cuvântul „șablon” un exemplu de document tip șablon este orice formă de organizație;

Masă

Cea mai concisă și vizuală formă de prezentare a informațiilor într-un document este masă.

Tabelul, de regulă, include informații despre mai multe obiecte caracterizate prin diferite criterii.

Masă– o listă de informații, date numerice aduse într-un sistem specific și aranjate în coloane.

În tabel, informațiile permanente sunt prezentate prin numele caracteristicilor prin care este descris un anumit set de obiecte, înregistrate în coloana din stânga a tabelului - bara laterală. Informațiile variabile din tabel sunt înregistrate în celule formate prin listarea rândurilor și graficelor orizontale și verticale.

Formularul tabel este utilizat de obicei atunci când se prezintă informații digitale în documente de raportare, statistică, contabilitate, bancare, organizaționale, administrative și alte documente.

Tabelele sunt numerotate. Tabelele sunt numerotate după cum urmează: dacă există mai multe tabele în text, atunci acesta trebuie desemnat „Tabelul 1”.

Tabelele pot avea diferite grade de complexitate titlurile coloanelor din tabel pot conține mai multe niveluri numerice, adică pot include subtitluri.

Titlurile tabelelor trebuie să fie scurte și clare. Se recomandă separarea capetelor mesei de restul mesei cu o linie îndrăzneață. Titlurile de coloane și rânduri se scriu cu majuscule, subtitlurile, dacă nu au sens independent, cu literă mică. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță gramatical cu titlurile. Un punct nu este folosit ca semn de punctuație la crearea tabelelor. Excepție este cazul scrierii cuvintelor prescurtate.

Este posibil să mutați un tabel cu un număr mare de rânduri pe o altă pagină. Pentru a nu se transfera la noua pagina partea antet, care ocupă mult spațiu, coloanele tabelului sunt numerotate și numai linia cu numerele coloanelor este transferată pe fiecare pagină ulterioară. În acest caz, cuvintele „Continuarea tabelului...”, „Sfârșitul tabelului...” sunt scrise deasupra părții ulterioare. Nu este permisă introducerea coloanei „număr secvenţial” în tabel. Dacă este necesară numerotarea liniilor, numerele lor de serie sunt plasate înaintea titlurilor rândului, în bara laterală, iar după numărul care indică numărul rândului se pune un punct.

Valorile numerice ale indicatorilor dați în coloane sunt introduse la nivelul ultimei rânduri a denumirii indicatorilor. Descrierea verbală a indicatorilor, spre deosebire de cea digitală, ar trebui să înceapă la nivelul primei rânduri a numelui indicatorului. Dacă nu există date în coloanele corespunzătoare, trebuie introdusă o liniuță.

Cuvintele repetate din titlurile rândurilor pot fi înlocuite cu ghilimele dacă tabelul nu este separat prin linii orizontale. Numerele și simbolurile repetate din coloanele tabelului nu sunt înlocuite cu ghilimele.

Dacă există o cantitate mică de material digital care nu este practic de format într-un tabel, aceasta este dată sub formă de ieșire. În ieșire, spre deosebire de un tabel, coloanele ar trebui separate nu prin linii, ci prin spații. De exemplu:

„Când agățați fire de joasă tensiune la treceri și de-a lungul unui traseu plat fără treceri, aplicați următorii coeficienți la standarde:

costurile forţei de muncă şi salariile.......... …………………………………. 1,8

mașini și materiale .................................................................................. ……….. 2.0".

4. Chestionar

Chestionar– o formă de prezentare a textului în care caracteristicile unui obiect sunt date în funcție de anumite caracteristici. Conținutul documentului sub forma unui chestionar conține informații constante și variabile. Informația constantă este numele caracteristicilor, informația variabilă este caracteristicile acestora. Chestionarul conține de obicei următoarele opțiuni pentru prezentarea informațiilor:

Ø spatii de intrebari si raspunsuri pentru raspunsuri;

Ø intrebari si variante de raspuns din care sa alegi;

Ø spatii de raspuns pentru informatiile introduse suplimentar de respondent la discretia acestuia.

În textul chestionarului, informația constantă este exprimată printr-un substantiv în cazul nominativ sau o frază, un cuvânt de referință, care este un substantiv în cazul nominativ. Informația variabilă poate fi scrisă și sub formă de frază cu un substantiv în cazul nominativ, un verb (are, nu are etc.), un numeral (de obicei în formă digitală) sau cuvintele „da”, „nu”.

Formularul de chestionar pentru conținutul documentului este tipic în special pentru documentația personalului și pentru documentarea serviciilor de marketing care studiază, de exemplu, cererea consumatorilor pentru produsele fabricate de o anumită întreprindere.

Tabelele cu informații textuale sunt compilate direct în editorul de text MS Word. Dacă tabelele conțin valori digitale variabile și este necesară recalcularea datelor digitale, atunci se utilizează un program - foi de calcul MS Excel sau o bază de date MS Access. Datele din aceste aplicații sunt importate în MS Word menținând în același timp legăturile cu programul sursă corespunzător, ceea ce face posibilă actualizarea și editarea datelor inserate în document. Designul mesei este reglementat de GOST R-1.5-92.

13. Reguli pentru formatarea textului dactilografiat. Caracteristici de unificare a textelor documentelor ținând cont de utilizarea sistemelor automate

Pentru a plasa economic detaliile unul față de celălalt și componentele lor (liniile) între ele, se recomandă următoarele combinații de spațiere între linii, în funcție de formatul documentului:

* Textele documentelor pregătite pentru publicare prin tipărire sunt tipărite la două spații.

** Valorile intervalelor care sunt permise împreună cu cele principale sunt date între paranteze. Intervale enumerate primul, - este de preferat.

GOST R 6.30-2003 se bazează pe pregătirea documentelor folosind dispozitive de imprimare și tehnologie de calcul.

Pasul literelor (dimensiunea caracterului tipărit) și spația dintre linii sunt stabilite de GOST 6.10.5-87, în milimetri: 2,6 - pasul literelor; 4.25 - spațiere între linii.

Pentru a determina în mod clar începutul tipăririi unui anumit articol, sunt recomandate 8 poziții ale dispozitivului de imprimare, calculate după numărul de caractere tipărite (apăsări de taste), începând de la marginea stângă a formularului.

Din poziția 0 (marginea din stânga) se tipăresc un număr semnificativ de detalii ale literei: data document de ieșire; link la indexul documentului primit; titlul textului; text (dacă este format dintr-un paragraf); numele postului în detaliul „semnătură”; bara de observare; prenumele și numărul de telefon ale interpretului; o notă privind execuția documentului și trimiterea acestuia la dosar.

Din prima poziție (5 caractere din marginea stângă) se imprimă începutul paragrafelor din text; marca despre prezența aplicației.

Din poziția a 2-a (16 caractere din marginea stângă) se tipărește indexul documentului de ieșire; data în atributul „link la index și data documentului primit”.

Din poziția a 3-a a tabulatorului (24 de caractere de la marginea marginii din stânga), tipăriți transcrierea semnăturii executorului pe atributul „Notă privind executarea documentului și trimiterea la dosar”.

Din poziția a 4-a (32 de caractere din marginea stângă) sunt imprimate numărul paginii în documentele cu mai multe pagini, atributul „Destinatar”, identificatorul copie electronică document.

Din poziția a 5-a (48 de caractere de la marginea câmpului din stânga) tipăriți transcrierea semnăturii în atributul „semnătură”.

Din poziţia a 6-a (56 de caractere din marginea stângă) este tipărit cuvântul „copiere”.

Când compuneți o scrisoare utilizând un computer personal, este posibil ca dimensiunea caracterelor tipărite utilizate la mașini de scris să nu se potrivească. În acest sens, cinci prevederi standard din șapte ar trebui să fie considerate linii directoare atunci când se elaborează un document. Pozițiile zero și prima rămân obligatorii.

Când plasați detalii cu mai multe rânduri în zona alocată de formular, trebuie folosite linii de lungime completă. Începutul fiecărei linii noi trebuie să fie aliniat vertical.

Lungimea recomandată a liniei pentru detaliile pe mai multe rânduri (cu excepția textului) este de 28 de caractere tipărite. Prin excepție, dacă, în special, titlul textului (prop. 18, p. 32) de formă longitudinală depășește 150 de caractere, linia acestuia poate fi extinsă până la marginea marginii din dreapta sau mutată pe rândul următor.

GOST R 6.30-2003 nu specifică tipurile de fonturi care ar trebui utilizate la pregătirea textului documentelor folosind un computer personal. Principalele cerințe pentru fonturi sunt ca acestea să fie ușor de citit.

Reguli pentru scrierea materialului text

Textele documentelor pregătite pentru publicare prin metode tipografice sunt tipărite la două rânduri. O pagină dactilografiată este formată din 28-30 de rânduri.

Este permisă scrierea la un singur spațiu. În acest caz, există două spații între paragrafe. Când introduceți un singur spațiu, o pagină dactilografiată este formată din 53 până la 58 de rânduri.

Când tastați la un spațiu și jumătate, pagina dactilografiată constă din
38 de linii.

Linia de lucru a unei pagini standard dactilografiate constă din 64 de linii.

Prima linie a fiecărui paragraf este tipărită la cinci linii din marginea din stânga.

Numerotarea paginilor începe din a doua. Numărul paginii este plasat în mijlocul marginii superioare a foii. Există două spații de la marginea de sus a hârtiei până la numărul paginii și două spații de la numărul paginii până la text.

Numărul paginii este scris într-o singură cifră, fără caractere suplimentare.

Ø rupe un rând de text sau cuvânt din paragraful anterior;

Ø începeți un rând dintr-un nou paragraf pe pagina de sfârșit, este mai bine să începeți un nou paragraf pe altă pagină;

Ø începeți un cuvânt cu cratime la sfârșitul rândului, este mai bine să mutați acest cuvânt pe o pagină nouă;

Textul poate fi împărțit în părți componente: capitole, paragrafe, subparagrafe. Fiecare componentă trebuie să aibă un număr. Numerotarea se face cu cifre arabe. Numărul fiecărei componente trebuie să includă toate numerele corespunzătoare componente niveluri superioare de diviziune.