Notă despre întâlnire. Notă de serviciu: scop, formă, funcții

În timpul activității unei organizații, apar situații când șefii de departamente și alți angajați trebuie să transmită diverse informații conducerii. Acest lucru trebuie făcut în în scris. În acest scop, sunt folosite fie note oficiale, fie memorii.

Ce este

Un memoriu este un document în care un angajat al unei întreprinderi aduce unele informații în atenția conducerii. Aceasta este principala diferență față de un memoriu în care angajații cer ceva conducerii.

Cel mai adesea se găsesc în managementul înregistrărilor de personal, deoarece informațiile aduse în atenția conducerii privesc aproape întotdeauna angajații organizației. Sunt document primar, pe baza cărora ulterior se întocmesc alte documente și se desfășoară diverse evenimente (comenzi, anchete oficiale).

Cine le scrie și cui?

Rapoartele sunt întocmite de șefii de departamente și divizii. Ei sunt apoi trimiși la un ofițer superior. Ele pot fi scrise de un simplu angajat.

La pregătirea lor, trebuie respectate următoarele reguli:

• un angajat nu poate scrie un memoriu „pentru sine”, adică în documentul întocmit, persoana care l-a întocmit nu poate fi cea despre care se raportează managementul;
• poți scrie fie despre un angajat de rang inferior, fie despre un egal în ierarhia întreprinderii.
• scris întotdeauna conducerii superioare;
• chiar dacă în pagina de titlu se indică numele șefului întreprinderii, nota se transmite mai întâi conducerii imediate a angajatului care a scris-o.

Toate principiile de mai sus nu sunt reglementate de lege pe care le-au dezvoltat în practica de birou.

In ce cazuri se foloseste?

Un memoriu este scris în cazurile în care este necesar să se transmită informații către conducerea superioară:

• despre încălcarea disciplinei muncii de către angajați sau Descrierea postului;
• despre încălcări care au avut loc, decizii asupra cărora pot fi luate numai de către manager.

Cu alte cuvinte, este de natură informațională și presupune că cursul de acțiune ulterior este determinat de conducerea superioară.

Procedura de transfer

Dacă respectați toate regulile muncii de birou, atunci trebuie să urmați următoarea procedură pentru transmiterea unui memoriu:

1. Formatarea unei note.
2. Transferul acestuia către supervizorul imediat. Dacă nota este trimisă direct șefului organizației, atunci aceasta trebuie trecută prin secretar, care o înregistrează.
3. După ce managerul ia o decizie asupra documentului, el pune o rezoluție asupra acestuia și o transmite înapoi secretarei.
4. Secretarul îl trimite salariatului care trebuie să pună în aplicare rezoluțiile specificate.
5. După ce problema indicată în notă este rezolvată, acesta este trimis spre stocare.

Această procedură este respectată cu strictețe, de regulă, numai dacă întreprinderea este mare. În companiile mici, acest sistem este simplificat și rapoartele sunt trimise direct șefului organizației.

Reguli de proiectare

Rapoartele trebuie întocmite în conformitate cu regulile muncii de birou.

Pe un formular sau nu

Formă unificată Nu există nicio prevedere pentru întocmirea unor astfel de documente; acesta este întocmit fie pe antetul companiei, fie pe o simplă coală de hârtie.

Îl puteți compune manual sau îl puteți imprima pe computer.

În orice caz, dacă memoriul conține toate detaliile necesare, acesta va avea forță de înscris, indiferent de forma în care este întocmit.

Unele organizații își dezvoltă propriile formulare pentru pregătirea diverselor documente care nu au formulare standardizate. Inclusiv pentru memorii.

Antetul documentului

Este compilat în același mod ca și în alte documente, de exemplu declarații:

• antetul ar trebui să fie situat în colțul din dreapta sus al foii de hârtie sau formularului;
• în primele două rânduri se înscriu funcția, numele și parafa șefului întreprinderii;
• Apoi scrieți funcția, prenumele și parafa angajatului care a întocmit raportul.

Dacă compania a aprobat un formular pentru un memorandum, atunci, de regulă, acesta conține deja un șablon pentru antet.

Ordinea de scriere

1. Antetul documentului.
2. Denumirea documentului, în în acest caz,"Memorandum". Numele poate fi situat fie în stânga, fie în mijlocul liniei. Se scrie cu majuscule.
3. Sub nume este textul cu informații. Ar trebui să conțină o descriere cât mai detaliată a problemei.
4. Mai jos este data și semnătura persoanei care a întocmit documentul.

Exemplu de design

Directorului Luch LLC

I.I. Nikitenkov

de la contabilul-șef

UN. Rylenkova

Memorandum

Aș dori să vă atrag atenția că în timpul inventarierii depozitului a fost descoperită o lipsă de articole de inventar în valoare de 1.548,28 ruble.

Durata și locul de depozitare

După ce problemele prezentate în notă sunt rezolvate, acesta este trimis pentru stocare. Îl puteți depozita în următoarele locuri:

• depuneți-l într-o carte în care sunt colectate toate motivele pentru comenzi (cereri, memorii, certificate etc.);
• , care au fost întocmite pe baza acestui memoriu (investigație internă, ordin etc.).

Perioada de stocare a memorandumului va depinde de ce documente vor fi compilate ca urmare. În medie, această perioadă variază de la 3 la 5 ani. Prin urmare, folderul în care sunt stocate toate notele nu poate fi capsat, ci pur și simplu stocat într-un liant.

Mostre de memorii

Textul memorandumului este compilat sub orice formă, dar pentru cele mai frecvente cazuri puteți folosi mostre de probă.

Despre absența unui angajat de la locul de muncă

Aș dori să vă informez că sudorul A.A. Burenkov lipsește fără avertisment de la locul de muncă de la începutul zilei de lucru până în prezent (de la 8:00 la 12:30). Vă rog să dispuneți o anchetă oficială asupra acestui fapt.

Neîndeplinirea atribuțiilor oficiale

Aș dori să vă aduc la cunoștință că contabilul N.A. Pavlova a făcut o greșeală când a calculat salariile lucrătorilor din atelierul de producție. De asemenea, o încalcă în mod regulat responsabilități de serviciuși neglijează ordinele superiorului său imediat. Vă rugăm să luați măsuri.

Despre comportamentul neadecvat al unui angajat

Aș dori să vă aduc la cunoștință că managerul I.A. Yezersky, atunci când comunică cu clienții organizației, își permite să folosească limbaj obscen și insulte. Vă rugăm să luați măsuri.

Despre apariția unui angajat la locul de muncă în stare de ebrietate alcoolică

Aș dori să vă informez că electricianul A.V. Yudin este la locul lui de muncă cu semne de intoxicație cu alcool: mers instabil, vorbire incoerentă, miros caracteristic. Vă rog să dispuneți înlăturarea acestui angajat din atribuțiile de serviciu și să efectuați o anchetă internă asupra acestui fapt.

Concluzii

Un memorandum este un document prin care angajații informează șeful organizației despre situatii diferite, decizii de care depind de management.

Acest documentîntocmit în formă liberă, dar în același timp este întocmit în conformitate cu cerințele regulilor muncii de birou.

Video - care este diferența dintre rapoarte și memorii:

Vom răspunde în ce caz se întocmește o notă și cum să o redactăm corect document intern. Descărcați mostre gata făcute și utilizați-le în munca dvs.

Descărcați și utilizați mostre de documente gata făcute:

De ce scrii o notă?

Înainte de a scrie un memoriu, trebuie să înțelegeți clar în ce cazuri este întocmit acest tip de document și cum diferă ele de alte tipuri de note utilizate în fluxul de documente intern al unei întreprinderi.

Pentru interacțiunea în cadrul unei organizații, sunt utilizate mai multe tipuri de documente oficiale:

• rapoarte (personal);
• explicativ;
• explicativ;
• oficial

Nu numai că au nume diferite, ci și scopuri diferite.

Memorandum constituie în caz de încălcare de către un salariat a regimului de muncă stabilit, reguli interne reglementările muncii. Ea sta la baza impunerii unei sanctiuni disciplinare salariatului infractor.

Un sfat din revista Secretary's Handbook. Locația detaliilor din raport

Notă explicativă constituit dintr-un salariat care a săvârșit o încălcare a disciplinei, regulilor de protecție a muncii, condițiilor contract de munca etc. Fără acest document, angajatorul nu are dreptul de a decide să pedepsească salariatul.

Exemplu de notă explicativă

Descărcați eșantionul

Notă explicativăîntocmit ca anexă la pachetul de documente. Scopul său este de a explica ce documente sunt conținute în pachet și ce acțiuni sunt așteptate de la antreprenor după procesarea acestor documente.

Notă de serviciu- un eșantion de interacțiune operațională între conducerea și angajații unei divizii sau conducerea diferitelor divizii. Scopul documentului este de a informa despre problemele de producție care împiedică executie eficienta responsabilități de muncă. Exemplul de formular de memoriu vă permite, de asemenea, să includeți în partea de text propuneri de corectare a situației actuale, inclusiv propuneri de bonusuri pentru angajați. Prin urmare, o notă este adesea baza pentru acceptare decizii de management care vizează creșterea motivației, productivității și eficienței muncii.

Întocmirea unui memoriu

Deși nota face parte din fluxul de documente intern, execuția sa este supusă cerințelor stabilite. Se confirmă conformitatea cu cerințele standardului și completarea tuturor detaliilor necesare forță juridică acest document. Acest conditie necesara, deoarece deciziile de management sunt luate pe baza informațiilor cuprinse în memoriu.

Prin urmare, înainte de a scrie o notă, citiți cerințele GOST. Standardul stabilește o listă cu detaliile acestui tip de document care trebuie completate. Acestea includ:

• denumirea unității în care este înregistrat autorul notei;
• denumirea tipului de document intern –” Notă de serviciu»;
• data întocmirii;
• interior numărul de înregistrare document;
• funcția, departamentul, prenumele și parafa destinatarului;
• titlul textului;
• partea de text;
• semnătura, prenumele și inițialele compilatorului.

Un sfat din revista Secretary's Handbook. Cum se scrie o mostră de notă

Descărcați eșantionul

În unele cazuri, un exemplu de scriere a unei note poate conține vize de aprobare. De regulă, acest lucru este necesar dacă nota conține propuneri privind munca sau interacțiunea cu alte departamente. O viză de aprobare va fi necesară și în cazul în care memoriul este întocmit nu pe numele supervizorului imediat, ci pe numele unui superior superior. Acest lucru va confirma că supervizorul imediat este conștient de ceea ce se întâmplă și este de acord cu propunerile exprimate de angajat.

De regulă, un memoriu este întocmit în numele unui angajat, specialist, inclusiv al șefului de departament. Prin urmare, la prezentarea esenței, se folosește persoana întâi singular. Dacă sunt mai mulți autori, textul se scrie la persoana întâi plural. Poate fi scris pe o coală standard de hârtie A4 de mână sau pe calculator, dar în acest caz angajatul trebuie să pună o semnătură de mână.

Cum să scrieți corect un eșantion de notă

Dacă nu știți cum să scrieți o notă, un model de design poate fi descărcat din linkurile de la începutul articolului. Dar o atenție deosebită trebuie acordată părții de text a documentului. Este important să se determine în ce scop este compilat. De exemplu, o notă poate fi întocmită pentru a:

1. Subliniați dificultățile care au apărut în munca dvs., aduceți aceste informații conducerii și, astfel, eliberați-vă de responsabilitate.
2. Justificați nevoia stimulente financiare lucrătorii care au dat rezultate înalte în munca lor.
3. Solicitați informații de la un alt departament.
4. Informați funcționarul autorizat despre posibilitatea de raționalizare a muncii și de a face modificări la procesîn scopul îmbunătățirii productivității.
5. Justificați necesitatea achiziționării de instrumente sau echipamente suplimentare, caz în care nota poate fi un document contabil primar pe baza căruia vor fi suportate ulterior cheltuielile.

Legea nu stabilește modul în care este redactată un memoriu, dar o întreprindere poate dezvolta în mod independent șabloane cu care angajații vor întocmi și întocmi corect astfel de documente.

Principiul general al alcătuirii textului: o enunțare a problemei, indicând toate persoanele implicate și opțiunile propuse pentru rezolvarea acesteia. Esența problemei trebuie prezentată pe scurt și logic. Pentru a fi convingător, ar trebui să vă referiți la cifre, fapte și documente care pot confirma că compilatorul are dreptate.

Descărcați eșantionul

Volumul total al părții de text a notei nu trebuie să depășească 8-10 rânduri. Dacă este necesar, destinatarul poate solicita oricând informații suplimentare de la emitentul documentului.

Nu uitați să înregistrați nota într-un jurnal special pentru înregistrarea documentelor interne. Acest lucru va elimina situațiile conflictuale legate de pierdere și depunere tardivă informații către conducere.

Mulți angajați știu despre documentele interne ale organizației doar din auzite - memoriile sunt confundate cu documentele oficiale și compilate incorect. Acest lucru perturbă funcția principală a unor astfel de documente - comunicarea oficială în cadrul echipei, ceea ce duce la imposibilitatea muncii coordonate. De aceea devine problemă de actualitate redactarea unui memoriu, diferențele și asemănările acestuia cu alte lucrări, redactarea specificațiilor.

Terminologie

Un mijloc de comunicare între oficiali, diviziuni structurale. Uneori definit ca un document despre finalizarea unei sarcini/lucrări, deși poate avea o altă natură. Mostrele care vor fi discutate în acest articol reflectă exact conținutul posibil al memoriului.

Clasificator oficial documente de management nu conține informații despre o astfel de hârtie ca o notă. Nu este oferit un exemplu despre cum să-l scrieți, dar acest lucru nu schimbă faptul că un astfel de document este larg răspândit la locul de muncă din mai multe motive.

Motive pentru utilizare

O notă este cunoscută ca un document justificativ utilizat frecvent. Este responsabilitatea ei să asigure legătura dintre elemente sistem de lucru, adică angajați. De ce este un astfel de document atât de popular? Multe probleme de lucru pot și ar trebui rezolvate fără intervenția posturilor de conducere - aceasta dovedește independența și eficiența departamentelor în mod autonom și ca întreg sistem.

Particularități

Diferența față de nota menționată mai sus este că aceasta din urmă implică un apel la ranguri superioare, iar un memoriu, al cărui exemplu va fi discutat mai jos, formează o legătură la nivel orizontal. Acesta poate fi un apel către administratorul altui departament sau șeful unei alte secții. În oricare dintre cazuri, atâta timp cât persoanele menționate au funcții echivalente, putem vorbi despre un memoriu. Când apare inegalitatea, unele dintre exemplele prezentate aici pot fi ambigue în definiție, motivele pentru aceasta vor fi discutate mai târziu.

Subiectul memoriilor

De obicei, notele sunt scrise pe probleme de sprijin: informațional, economic, logistic sau organizațional. Adesea, o notă poate conține un fel de cerere sau sugestie. Fiecare dintre elemente structurale De obicei, unul dintre subiecte este prioritar și se corelează cu zona în care funcționează elementul în sine.

Înregistrare

Întocmirea unui memoriu se realizează în același mod ca și întocmirea unui raport. Prin urmare, doar conținutul se schimbă. Pregătirea notelor oficiale este reglementată de GOST. Acest lucru vă permite să mențineți uniformitatea în proiectarea tuturor documentelor de management.

Un exemplu despre cum să scrieți o notă:

Departamentul tehnic și informații ( în partea de sus a paginii, în partea stângă)

Șeful Serviciului de Securitate ( în vârf, cu partea dreaptă ) Lyubchenko R.L.

NOTĂ DE SERVICE

14.09.2015 № 11

Vineri 17.09.2015 va fi inlocuita materialul si baza tehnica. În acest sens, vă rog să oferiți acces următorilor angajați ai organizației PE „AMIR” pentru a efectua aceste lucrări:

1. Andenko Serghei Gennadievici.
2. Mișkov Lev Georgievici.

sef departament ( pe partea stângă) _pictură_ Antipov R. D. ( pe partea dreapta)

Designul unei note presupune un format tipic de foaie - A4.

Avantaje

În esență, un analog al unui mesaj vocal, o notă are o serie de avantaje față de comunicarea obișnuită:

• păstrarea în scris;
• documentație oficială;
• comoditate în cazul transferului de informații complexe;
• capacitatea de a transmite un mesaj către mai multe persoane simultan.

Consecințele logice ale acestui lucru sunt:

• capacitatea de a confirma/infirma o afirmație;
• declarație clară a sarcinii și implementarea ei precisă;
• executarea la timp;
• eficienta muncii.

Caracter

Scrierea unei note poate fi de următoarea natură:

• informațional (mesaj, anunț, instrucțiune etc.);
• proactiv (cerere);
• raportare.

Nota, al cărei exemplu a fost oferit mai sus, este de natură informațională, deoarece șeful unui departament îl anunță pe altul despre lucrările viitoare, în plus, oferă instrucțiuni simple despre ceea ce este obligat să facă.

Ultimele două puncte sunt adesea una lângă alta: nota de raportare este un răspuns la inițiativă (cerere).

Structura

Să ne uităm la cum să scriem corect o notă pe baza exemplului dat. Deci, acest document trebuie să conțină:

• detaliile destinatarului (în acest caz, acest rol a fost jucat de șeful securității);
• numele documentului (inscripția corespunzătoare a fost imediat înaintea textului);
• data documentului;
• text;
• detaliile și semnătura destinatarului (șeful departamentului de informare).

Textul, la rândul său, poate fi distribuit și în funcție de structură. Adevărat, este mult mai condiționat:

1. Prima parte definește baza și motivul scrisului. Nota, din care un eșantion a fost prezentat mai sus, explică cererea chiar în prima propoziție.
2. A doua parte reflectă esența: în exemplu vine după cuvintele „în legătură cu...”.
3. A treia parte este cea finală. Poate conține o declarație de fapt, o propunere sau o cerere.

Un memoriu intern, al cărui exemplu ne ajută să înțelegem regulile de înregistrare, combină partea a doua și a treia într-una singură. Diviziunea devine mai vizibilă în notele complexe. A treia parte apare neapărat în documentele de răspuns.

Stilizare

Deși este permis un format liber pentru această lucrare, precum și pentru toate celelalte lucrări de management, pentru a ști să scrieți corect o notă, trebuie să vă exprimați liber gândurile într-un stil de afaceri, deoarece acesta este ceea ce se folosește atunci când desenați. susține orice fel de documentație.

Specie

Notele de birou nu au o clasificare clară, dar, în același timp, pot fi împărțite aproximativ în tipuri.

De exemplu, există o notă:

• despre promovare;
• pentru cumpărare;
• despre anulare etc.

Fiecare tip are propria sa specificație de scriere. Pentru o mai bună înțelegere a modului de redactare a unei note, vor fi date și exemple.

Despre promovare

Un memoriu despre creșterea salariilor poate fi necesar pentru angajații care cred că primesc o remunerație monetară insuficientă pentru munca lor. Este logic ca în primul rând să apeleze la șeful lor - vor scrie o notă.

O notă de acest tip este scrisă de șeful departamentului angajatului, adresată șefului departamentului. Uneori și departamentul de HR face asta. Apoi inițial despre care vorbim despre comunicarea intre departamentul unui angajat care doreste sa primeasca un salariu mai mare si departamentul HR. Motivele creșterii salariilor (modificări ale volumului de muncă, calificări ale angajaților etc.) trebuie incluse în memoriu.

Un eșantion este prezentat mai jos.

Departamentul de contabilitate resurse materiale

Director general al întreprinderii private „Agro Darina” Aninnikov G.L.

NOTĂ DE SERVICE

09.04.2013 № 45

Sankt Petersburg

Despre majorarea salariilor Furmanets G.V.

Furmanets Galina Viktorovna lucrează în întreprinderea privată „Agro Darina” din 4 martie 2011 ca un specialist de top în departamentul de contabilitate a activelor materiale. Este un maestru calificat al meșteșugului ei, dând dovadă de productivitate ridicată, punctuală, amabilă și sârguincioasă. În timpul activității sale nu a primit o singură sancțiune disciplinară. În legătură cu cele de mai sus, vă rog să creșteți salariul Galinei Viktorovna Furmanets de la 23.000 de ruble la 25.000 de ruble.

Șeful departamentului contabilitate active materiale_semnătură_Galkin S. A.

O promovare nu înseamnă doar o creștere a salariului, ci poate însemna și o tranziție către o poziție superioară. Nota privind promovarea este scrisă și de șeful departamentului.

Aceasta este o notă importantă: același memoriu pentru director, adică o notă de la un subordonat șefului este considerată o notă.

• îmbunătățirea calificărilor sale;
• primind studii superioare(prima/secunda);
• vechime în muncă și experiență în muncă;
• pentru servicii deosebite.

Motivele trebuie precizate direct în memoriu. De exemplu, următorul.

Departamentul Logistica

Directorului general al PP „Netflix” Lyashenko S. Yu.

NOTĂ DE SERVICE

19.02.2001 № 15

Despre promovarea lui O. Belousova.

Yulia Olegovna Belousova lucrează la Netflix din 7 ianuarie 1999 ca administrator al departamentului de logistică. Este un specialist calificat în domeniul său. Angajatul este eficient și responsabil, caracterizat prin eficiență ridicată și rezistență în situații stresante. La 15 februarie 2001, a primit un master în „Contabilitate și Audit”. În legătură cu cele de mai sus, o recomand pe Yulia Olegovna Belousova pentru promovarea în funcția de senior administrator.

Șef departament logistică_semnătură_Elchaninov P.L.

Pentru cumpărare

Achiziționarea înseamnă repararea sau înlocuirea oricărui echipament. Un memoriu intern de achiziție este redactat de un departament care trebuie să își actualizeze baza materială și tehnică.

Nota, din care un eșantion este prezentat mai jos, a fost întocmit pentru achiziționarea unui computer.

Departamentul HR

Şefului departamentului IT al Epam LLC, D. M. Penkov.

NOTĂ DE SERVICE

12.11.2009 № 4

Despre repararea calculatorului (înlocuire)

Aș dori să vă informez că, începând cu 6 noiembrie 2009, angajata departamentului de resurse umane Tatyana Evgenievna Mashkina, administrator senior, a suferit blocări regulate pe computerul ei personal.

Din cauza motivului de mai sus, vă rog să reparați sau să înlocuiți acest PC cât mai repede posibil.

Șef departament HR _semnătură_ Chistenko V.T.

Vacanţă

Nota înseamnă aici concediu nu în sensul de a merge într-o odihnă binemeritată, ci de a chema un angajat înapoi din concediu, scris de șeful departamentului în care este înscris angajatul corespunzător. Indică motivul revocării. Documentul se depune la șeful companiei/organizației, acesta, la rândul său, trebuie să scrie un răspuns - consimțământ sau refuz.

Mai jos este un exemplu de astfel de notă împreună cu răspunsul.

Eu nu mă supăr

Departamentul HR pentru intocmirea documentelor necesare__Sergeev 21.03.2014

Director general al PE „Aukro” Sergeev V.P.

NOTĂ DE SERVICE

21.03.2014 № 1

Având în vedere boala contabilului senior al departamentului de contabilitate și audit, Tatyana Viktorovna Morozova, fac o propunere de a chema contabilul Pavel Sergeevna Matveychuk din vacanță din 22 martie 2014.

Șef Compartiment Contabilitate și Audit _semnătură_ Marinina R. A.

Trebuie remarcat faptul că, pe lângă scrierea și primirea unei rezoluții pentru memoriu, este, de asemenea, necesar să obțineți consimțământul angajatului însuși pentru a retrage din concediu. Acest lucru trebuie, de asemenea, să fie documentat oficial. Prin urmare, nota este doar prima etapă acest proces.

Despre bonusuri

O nota de bonus este scrisă atunci când șeful dorește să recompenseze un angajat pentru munca productivă. Din punctul de vedere al angajatului, procesul de bonusare este simplu, dar pentru șef, mai ales dacă organizația nu are o prevedere de bonus și preferă să se descurce fără ea, devine mult mai intensivă în muncă. Dar, în orice caz, una dintre etapele acestui proces va fi scrierea unei note.

În primul rând, trebuie să studiați specificațiile întreprinderii în acest sens - fiecare companie are propriile condiții de bonus. Acestea pot fi cazuri specificate când unui angajat nu i se poate acorda un bonus ( acţiune disciplinară, încălcări administrative etc.), surse de bonusuri și altele asemenea. După un studiu atent, puteți trece direct la scriere.

Memorandumul de sporuri trebuie să conțină neapărat motivele pentru care șeful de departament consideră că angajatul ar trebui recompensat. Dacă clauza de bonus are clauze clare care indică ce fel de stimulent este datorat pentru ce, procesul este mult simplificat. Șeful poate notifica directorul doar despre implementarea unor astfel de puncte. Atunci aceasta este o notificare. Într-un alt caz, șeful departamentului se oferă doar să recompenseze angajatul și determină el însuși mărimea bonusului - din nou, ținând cont de sistemul de stimulare material al organizației.

Este interesant că notele despre bonusuri sunt adesea clasificate ca rapoarte - deoarece sunt scrise în numele unui rang superior. O dilemă similară apare cu notele despre retragerea din vacanță, promovare etc.

Pentru anulare

Notele de service nu sunt necesare atunci când proprietatea este deteriorată sau baza materială și tehnică este depășită. Acest tip de document este strâns legat de notele de achiziție și este similar ca specificație: de exemplu, o notă similară este scrisă de șeful unui departament cu problema de mai sus către departamentul care lucrează cu bunuri deteriorate (ca în exemplul despre un computer). : contestaţia s-a adresat compartimentului de informare).

Mai jos este o mostră a unui astfel de memoriu.

Departamentul de informatii si tehnica

Către șeful departamentului de control și audit al Troyanda LLC, D. D. Sukhorukov.

NOTĂ DE SERVICE

22.01.2006 № 42

Despre scoaterea din funcțiune a calculatoarelor

Vă informez că în prezent calculatorul electronic deținut de departamentul de tehnologie a informației este depășit și nu este capabil să efectueze calcule cu o capacitate suficientă pentru funcționalitatea deplină a acestui departament.

În legătură cu motivul de mai sus, vă rog să anulați proprietatea de mai sus ca fiind învechită și să ne notificați necesitatea refacerii bazei materiale și tehnice.

Şeful departamentului de informare şi tehnică _semnătură_ Chashchenko V.T.

Împărțirea notificărilor după tip

Toate exemplele de mai sus pot fi împărțite în două tipuri:

• memoriu către angajat, director;
• memoriu către orice departament.

Dilema pe care o provoacă primul punct a fost deja menționată în acest articol. În ciuda faptului că există o mulțime de informații despre cum să scrieți o notă directorului, precum și exemple și mostre de scriere, în esență acest lucru nu este în întregime corect. Acest principiu poate funcționa doar în organizațiile corporative în care toate departamentele sunt egale și nu există un șef principal. Apoi, scrierea notițelor între departamente devine automat o funcție oficială, nu un raport. În toate celelalte cazuri, se recomandă insistent ca atunci când scrieți note despre rechemarea unui angajat din vacanță, despre bonusurile sale, concedierea, promovarea, să folosiți titlul documentului „Memorandum”. Alte cerințe de scriere rămân aceleași.

Toate celelalte mostre sunt clasificate ca memorii interne către departamente - despre anulări, achiziții etc. Ele oferă o idee mai corectă a esenței notelor interne: comunicarea între departamente echivalente care nu necesită intervenția managementului.

Depozitare

Notele de birou care se referă direct la angajații individuali sunt păstrate în dosarele lor personale. Toate celelalte sunt trimise la arhivele companiei.

Pot fi necesare memorii originale atunci când se verifică o organizație de către autoritățile superioare: acestea oferă informații detaliate despre activitati interne firme, interacțiunea elementelor structurale.

De asemenea, memorii ca documente oficiale, poate constitui probă sau infirmare în procedurile oricărei cauze.

Ca și alte documente justificative, memoriile pot fi considerate un fel de anexă la documentația externă a companiei.

Utilizarea frecventă a notificărilor servește ca criteriu de evaluare a stării generale a companiei și a angajaților săi pentru sociologi, marketeri și psihologi. organizarea muncitorilor rame.

Stilul pe jumătate de afaceri, pe jumătate liber de a scrie note reflectă în mod clar relațiile situaționale din cadrul echipei de lucru. Documentarea este deosebit de interesantă nu între departamente, ci între anumiți angajați ai departamentelor - este mai puțin obișnuită și, prin urmare, mai vizuală.

Nota este documentul intern al organizației, datorită căruia managementul este capabil să rezolve situațiile de lucru cât mai rapid și eficient. Scopul său principal este de a aduce în atenția echipei de management informații referitoare la o problemă sau o situație conflictuală apărută în producție sau în cadrul echipei.

Acest document poate reflecta, de asemenea, sugestiile angajaților privind creșterea eficienței muncii, creșterea productivității și alte aspecte legate de muncă.

Prin urmare, legislația federală în vigoare în Rusia nu definește un memoriu oficial ca un document obligatoriu nu exista formă unificată . Dar, în ciuda acestui fapt, multe subiecte activitate antreprenorială se fixeaza in local acte juridice normative, de exemplu, în politica contabila.

Organizaţiile comerciale şi antreprenori individuali elaborați în mod independent forma documentului, ținând cont de recomandările de bază ale specialiștilor.

Notele de service sunt purtate caracter de referință și informațional. Ele sunt utilizate la efectuarea corespondenței de afaceri în cadrul unei organizații ca document suplimentar.

Scopul memoriilor este de a evidenția probleme legate de activitățile de producție ale unui departament, atelier sau divizie, sau cu un anumit angajat.

Un astfel de document nu are o formă unificată, deci este compilat în mod arbitrar. În ciuda absenței cerințelor stricte de la Legislația federală referitor la înregistrare, nota trebuie să conțină toate detaliile și informațiile necesare:

1. În colțul din dreapta sus trebuie să scrieți numele și funcția managerului căruia i se adresează contestația.
2. În centru, puțin mai jos, este scris numele documentului: „NOTA OFICIALĂ”
3. Sunt indicate numărul său de înregistrare și data întocmirii.
4. Titlul trebuie să reflecte informații legate de subiectul notei (în cazul prepozițional).
5. Textul trebuie să conțină informații care să reflecte scopul întocmirii documentului: inițial este descrisă o situație, apoi este enunțată o cerere, comentariu sau sugestie.
6. În partea de jos a notei trebuie să indicați numele autorului, poziția și semnătura acestuia.

Este demn de remarcat faptul că o notă poate fi nu numai explicativă, ci și un raport. De exemplu, în primul caz, documentul asigură comunicarea între angajații organizației la nivel orizontal - șeful unitate structuralăîntocmeşte un memoriu adresat altui şef al unităţii structurale.

În al doilea caz, documentul se adresează conducerii superioare. Acesta examinează o problemă de lucru asupra căreia se fac anumite propuneri și concluzii specifice. Managerul își pune rezoluția pe nota și trebuie să o certifice cu semnătură și dată.

Dacă ne uităm la o întrebare de genul scopul redactării unei note, atunci nu se poate să nu menționăm aici relația sa directă cu contabilitate. Pe baza acestui document, contabilii au drept legal anulați unele cheltuieli drept cheltuieli pentru perioada de raportare. De exemplu, un angajat al unei organizații a plătit costurile de transport, publicitate, echipamente achiziționate și alte obiecte de inventar necesare desfășurării activităților comerciale.

În acest caz, notele de birou vor fi considerate documente contabile primare și ar trebui să fie prevăzute cu aceeași stocare.

Care este diferența dintre memorii și notele pot fi găsite în videoclip.

Cine poate scrie

Notele oficiale pot fi scrise de toți, fără excepție, angajații unei organizații care fac parte oficial din personalul acesteia. De regulă, necesitatea întocmirii acestui document apare atunci când un angajat se confruntă cu o problemă.

Dar, trebuie îndeplinită o condiție - nota conține informații despre problema care este de competența angajatului care o pregătește.

Prin astfel de documente se stabilește comunicarea între angajații de același nivel. Foarte des, șefii de divizii, departamente și ateliere trimit note conducerii lor directe, în care lucrează pentru subordonații lor.

În cazul în care angajații obișnuiți trimit note superiorilor lor, acestea sunt considerate rapoarte. Expeditorul trebuie sa inteleaga ca doar un document corect redactat ii va permite sa realizeze indeplinirea cererii exprimate in acesta. De aceea, toate informațiile ar trebui prezentate foarte pe scurt, dar succint.

Datorită faptului că memoriul este un document intern al organizației, forma sa trebuie aprobată de conducere și înregistrată în politica contabilă sau reglementările locale. Poate fi compilat atât pe hârtie, cât și în formular electronic.

Dar, în orice caz, în partea de jos a documentului ar trebui să existe semnătura „în direct” a autorului. În cele mai multe cazuri, astfel de note sunt întocmite într-un singur exemplar. Dar, dacă un angajat lucrează la o întreprindere mare, i se poate cere să întocmească un document în două sau chiar trei exemplare.

Acest document trebuie să indice indicatori cantitativi precisi:

• dimensiuni premium, salariile, plata concediului de odihnă și alte plăți în numerar;
• date, de exemplu, ziua exactă în care angajatul pleacă într-o călătorie de afaceri;
• articole de inventar (indicate lista completa toate obiectele menționate în contestație), etc.

De asemenea, va trebui să enumerați orice motiv pentru măsurile luate pentru rezolvarea situației. Sunt indicate informații despre fiecare persoană implicată în memoriu.

Trebuie să începeți să compuneți un document cu antet. Aici ar trebui să indicați numele complet al entității comerciale. ÎN obligatoriu Sunt indicate data și orașul în care este întocmit documentul.

Dacă documentul este întocmit de un angajat obișnuit, atunci va trebui să fie confirmați cu șeful departamentului unde lucrează. Abia după aceasta nota este transmisă la destinație. Este imperativ ca angajatul să se asigure că contestația sa oficială a fost înregistrată în registrul contabil corespunzător.

De regulă, fiecare entitate comercială trebuie să aibă un jurnal al documentației interne. În caz contrar, o notă compusă cu grijă se poate pierde cu ușurință printre fluxul dens de documente.

Pentru a evita orice erori la pregătirea unui document, indivizii ar trebui să folosească instrucțiunile:

1. Luați o bucată de hârtie, dimensiunea A4.
2. Un antet este creat în colțul de sus, în partea dreaptă. Primul rând indică numele complet al entității comerciale. Rândul următor conține numele, prenumele și patronimul angajatului căruia i se adresează contestația. Al treilea rând conține numele complet și funcția angajatului care întocmește nota.
3. Mai multe rânduri sunt sărite și titlul documentului este scris în centru. Linia de jos indică data întocmirii și numărul de înregistrare, care trebuie să corespundă înregistrării din registrul contabil. Este obligatoriu să se noteze orașul în care este înregistrată oficial entitatea comercială în care lucrează scriitorul de note.
4. Un titlu scurt al documentului este scris la fiecare rând, autorul trebuie să sublinieze problema care va fi discutată.
5. În a doua parte a notei, este necesar să descriem esența problemei care a apărut. Este extrem de important să se noteze persoanele responsabile legate de acesta, indicând numele și funcțiile lor complete.
6. Sunt propuse opțiuni pentru rezolvarea problemei.
7. În partea de jos a documentului este aplicată semnătura emitentului, indicând numele complet și funcția acestuia.

Când redactați o notă în formular electronic ar trebui să se acționeze instrucţiuni. Versiunea finală a documentului este transmisă prin e-mail destinatarului. Ar trebui să fie salvat în corespondența de ieșire, precum și pe o unitate flash, este, de asemenea, necesar să se asigure siguranța notificării că scrisoarea a fost citită.

Compoziție, formă, tipuri

Notele de birou sunt clasificate în funcție de sensul informațiilor conținute în ele:

• analitic;
• explicativ;
• rapoarte;
• explicativ.

Ele pot fi destinate atât pentru uz intern cât și extern. În al doilea caz, corespondența se realizează în acest fel cu companiile partenere atunci când apar probleme de lucru dificile. În ceea ce privește documentul intern, pe baza acestuia conducerea ia decizii responsabile, emite ordine și instrucțiuni.

În majoritatea cazurilor, o astfel de documentație este utilizată pentru comunicarea departamentală. Acesta reflectă cereri și sugestii, precum și informații importante privind sprijinul economic sau logistic al organizației.

Cu ajutorul lor se asigură comunicare la nivel orizontal. În cazul în care statutele persoanelor implicate sunt diferite, atunci documentul va fi considerat raport.

De exemplu, un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri. Șeful departamentului său scrie memoriu adresat șefului organizației. Pe baza acestui document se emite un ordin și certificat de călătorie, sunt emise numerar pentru cheltuieli.

Puteți lua în considerare și un alt exemplu. Compania a creat comisie de certificare. Șeful departamentului transmite membrilor săi un memoriu, care indică faptul că un anumit angajat nu corespunde funcției sale, de exemplu, primește în mod constant plângeri, produce multe produse defecte etc. În acest caz, membrii comisiei , pe baza documentului primit, poate lua o decizie privind recertificarea angajatului.

Șeful departamentului poate scrie memoriu adresat șefului organizației despre reducerea perioada de probă pentru un incepator, întrucât își descurcă perfect atribuțiile și are un nivel de calificare suficient pentru a-l înlocui definitiv post vacant. Un astfel de document poate servi ca bază pentru acordarea de bonusuri oricărui angajat pe baza indicatorilor de performanță. Se acceptă spre examinare de către reprezentanții legii ca probă atunci când situațiile controversate sunt soluționate în cadrul legal.

Mulți indivizi nu înțeleg diferența dintre o notă și un raport. Acest lucru se explică prin faptul că ambele documente au scopul de a notifica conducerea despre orice probleme de lucru care apar în organizație.

Ei trebuie să înțeleagă că raportul are scopul de a informa superiorii despre problemele apărute, iar raportul de service, pe lângă astfel de informații, conține și propuneri pentru rezolvarea problemelor apărute.

La întocmirea unei contestații adresate conducerii, este necesar să se țină seama de următoarele: nuanțe:

1. Documentul este întocmit în formă liberă.
2. Esența problemei trebuie descrisă clar.
3. Toate soluțiile trebuie indicate.
4. Documentul trebuie să fie înregistrat în registrul contabil corespunzător.
5. Pentru a preveni posibilitatea pierderii notei, o puteți face în două copii. Unul va fi predat conducerii prin intermediul secretarului, iar al doilea va ramane la angajat (formularul va contine semnatura, data acceptarii, numarul de inregistrare).

Dacă intenționați să faceți schimb de note între unitati separate organizație, atunci este necesar să se țină cont de astfel de momente:

În cazul în care nota este trimisă către o altă entitate comercială, emitentul trebuie să ia în considerare acest lucru nuanțe:

1. O notă poate servi uneori ca document extern. În acest fel, entitățile de afaceri cooperante fac schimb de informații.
2. În acest caz, nota este considerată ca dovadă documentară a unei cereri sau revendicari de la un partener de afaceri la altul.
3. Documentul este întocmit pe antetul organizației în formă liberă.
4. Nota poate fi însoțită de documente justificative care confirmă informațiile furnizate.
5. Este necesar să faceți două copii, una este transferată companiei partenere, iar a doua rămâne la cealaltă organizație. Pe cel de-al doilea exemplar, destinatarul trebuie să pună ștampila umedă, data și semnătura, precum și să indice și numărul de înregistrare.
6. Un astfel de document trebuie păstrat până când situația a fost complet rezolvată.
7. Dacă compania parteneră a dat un răspuns scris la cererea primită, aceasta ar trebui să fie înregistrată și stocată împreună cu nota.

Există o versiune electronică?

Legislația federală în vigoare în Rusia permite entităților comerciale pe cont propriu decide cum vor gestiona fluxul de documente. Astăzi, multe organizații comerciale și întreprinzători individuali utilizează forme electronice de documente.

Certificatele și memoriile compilate sunt transmise departamentelor prin Internet. Dar, dacă intenționați să informați conducerea superioară despre o situație extrem de importantă care se încadrează în „ secret comercial„, atunci angajatul trebuie să fie implicat în certificare semnătură digitală personală.

În cazul în care angajatul și-a exprimat gândurile pe hârtie, el poate scana formularul și îl poate trimite pe e-mailul organizației sale. Dacă folosește informații personale atunci când trimite cutie poştală, înregistrată pe numele său, atunci nu va fi nevoie să semneze documentul de serviciu.

Referitor la format document electronic, atunci nu este diferit de omologul său de hârtie. Expeditorul, pentru a evita neînțelegerile supărătoare, trebuie să țină cont următoarele nuanțe:

1. Când trimiteți un e-mail, trebuie să solicitați o notificare că destinatarul a citit mesajul. O astfel de notificare va acționa ca dovadă că, dacă este cazul situație dificilă persoana responsabilă a trimis nota în timp util.
2. Documentul este redactat cu font Times New Roman, a cărui dimensiune ar trebui să fie în intervalul 12-14.
3. Data trebuie introdusă în formatul: 01/01/2018 sau 01 ianuarie 2018.
4. Titlul documentului trebuie plasat în centrul foii.

Mai jos este o clasă de master despre convertirea notelor oficiale în formă electronică.

Semnificația documentului

Avantajul întocmirii acestui tip de document este că acționează ca dovada munca unui specialist specific care rezolvă problemele aflate sub responsabilitatea sa. De exemplu, dacă un astfel de angajat nu poate face față în mod independent situație specifică, atunci poate, printr-un memoriu, să implice alți specialiști în rezolvarea acesteia.

Astfel, el se eliberează automat de responsabilitatea pentru calitatea proastă sau rezolvarea prematură a problemei.

Un avantaj suplimentar al acestui tip de document este că este dovezi directe faptul că specialistul a evidențiat o problemă în aria sa de expertiză. Dacă un specialist nu poate rezolva singur problema și o prezintă sub forma unui memoriu pentru rezolvare de către alți specialiști, el se eliberează astfel de responsabilitatea pentru examinarea în timp util sau de proastă calitate a problemei.

Oricând situație controversată, în care autoritățile de management sau de reglementare vor încerca să găsească vinovații, nota va ajuta la înțelegerea cine este de vină.

Datorită faptului că notele nu sunt clasificate ca documente obligatorii, folosit pentru comunicarea internă a organizației, mulți ofițeri de personal foarte frivol și iresponsabil abordează problema depozitării lor.

Acestea ar trebui să fie amplasate în zone uscate și ventilate, astfel încât suporturile de stocare a hârtiei să nu fie afectate negativ de umiditate și alte medii agresive.

După transferul notelor oficiale în scopul propus, aceștia trebuie să fie trași la răspundere pentru siguranța lor. ofiţeri de cadre. Documente emise la data de suport de hârtie, sunt plasate în seifuri, deoarece pot conține informații confidențiale.

Accesul la acestea va fi acordat numai unui angajat responsabil, aprobat de autoritatea relevantă prin ordin. Toate lucrările sunt depuse într-un folder separat, dar dacă au fost trimise electronic, atunci o unitate flash este folosită pentru a le stoca.

În ceea ce privește perioadele de stocare, entitățile comerciale trebuie să țină cont de următoarele nuanțe:

1. Dacă în astfel de contestații angajații fac rapoarte importante, fac propuneri de raționalizare și reflectă altele informatii importante, atunci durata lor de valabilitate nu trebuie să fie mai mică de 5 ani.
2. În cazul în care notele interne nu conțin informații importante pentru activitatea unei entități comerciale, acestea pot fi stocate cel mult un an.
3. Dacă notele interne reflectă informații despre cooperarea companiei cu partenerul său străin, atunci perioada minimă de stocare a acestora nu trebuie să fie mai mică de 15 ani.

Este de remarcat faptul că șeful organizației poate, la discreția sa, să prelungească perioada de stocare a unei astfel de documente prin emiterea unui ordin corespunzător.

Ce tipuri de memorii există? Răspunsul la întrebare este în videoclip.

Un memoriu este un document intern al unei instituții, al cărui scop este să transmită informații importante conducerii și altor angajați și să îi încurajeze să ia anumite decizii. Acest lucru ajută la îmbunătățirea procesului de gestionare a resurselor organizației și a eficienței muncii sale.

În ce cazuri este întocmit și de către cine?

În orice organizație, apare o situație când angajații notifică conducerea despre problemele apărute, cer clarificări cu privire la circumstanțele apărute sau sugerează modalități de rezolvare a problemelor de muncă. În acest scop, ei folosesc un exemplu despre cum să scrie corect o notă. Sunt:

1. Rapoarte. Este scris dacă un angajat face vreo propunere sau caută ajutor pentru a elimina încălcările sau dezacordurile cu un alt angajat.
2. Explicativ. Cel mai adesea, în urma unui incident care are consecințe negative, este scris un text explicativ, care indică motivele încălcării.
3. Analitice sau informaționale. Acestea conțin o analiză a unei probleme de muncă sau a unui concept, concluzii și sugestii bazate pe informațiile obținute.

Motivul creării este inițiativa angajaților sau instrucțiuni orale sau scrise de la manager.

Cerințe pentru documente

În lista documentelor contabile primare utilizate agentii guvernamentale, definit de Anexa nr. 1 la Ordinul nr. 52n al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 30 martie 2015, nu există un formular unificat pentru întocmirea acestei lucrări. Este scris sub orice formă pe o coală goală de hârtie A4. Dacă este necesar, într-o organizație cu structură ramificată, este posibil să se dezvolte această formă.

Exemplul de formular de memoriu conține detalii care permit utilizatorilor să se orienteze rapid către esența documentului, sursa acestuia, relevanța datei și numărul de serie. Acest document nu este supus înregistrare obligatorie. Dar o organizație poate decide să le înregistreze, de exemplu, în scopuri de control.

Caracteristici și formulare importante

Conduita în afaceri, în special în rândul oficialilor guvernamentali, trebuie să fie etică. Nota „Aduceți-vă în atenție” nu îndeplinește standardele etice înalte cerute. Este mai ușor să scrieți despre o încălcare a reglementărilor muncii, să săriți peste sintagma „Vă aduc la cunoștință” din raport și să începeți imediat să prezentați faptele și esența incidentului. De exemplu: „Ieri, 13 septembrie 2019, o sesiune de curs a fost întreruptă din cauza...”.

Dacă instituția acceptă managementul documentelor electronice, o mostră despre cum să scrieți o notă în formă electronică nu are diferențe semnificative. Când trimiteți prin e-mail, solicitați o notificare că e-mailul a fost citit de destinatar.

Compilare pas cu pas

Regula pentru lucrul cu o notă constă în mai mulți pași:

1. Un angajat creează o notă de serviciu.
2. Îl coordonează cu supervizorul imediat și cu părțile interesate - cu specialiști care vor participa la execuția lucrărilor.
3. Apoi este transmis spre examinare destinatarului la divizia sau departamentul specificat.
4. Destinatarul se familiarizează cu conținutul și ia o rezoluție, dă instrucțiuni, dacă este necesar.
5. Documentul este trimis spre executare, iar autorul este informat despre rezultat.

În cazul în care directorul nu a scris un refuz, doar rezoluția sa pozitivă este baza pentru luarea oricăror măsuri sau efectuarea lucrărilor.

Să luăm în considerare o situație în care se află directorul adjunct emite o scrisoare de serviciu adresată conducătorului instituției. Să presupunem că trebuie să obțină permisiunea pentru ca angajații companiilor terțe să intre în incinta școlii înainte de a încheia un acord pentru furnizarea de echipamente. La citire, directorul va lua o hotărâre că este necesar să se întocmească o listă de persoane pentru acces, sau să dea ordin de pregătire a permiselor temporare. Iată un exemplu despre cum este scris un memoriu: „Vă rog să permiteți Sports Equipment LLC accesul în incinta școlii pe 2 septembrie 2020, la ora 14-00. Acest lucru este necesar pentru a semna un contract pentru furnizarea de echipament sportiv, care este necesar pentru pregătirea competiției.”

Un exemplu de scriere a unei note pentru o organizație bugetară

I.I. Ivanov

NOTĂ DE SERVICE

În legătură cu pregătirile pentru competițiile de sărituri în orașe vă rog să oferiți acces la secțiile de pregătire echipei școlare de sărituri formate din:

1. Allurova A.A., clasa 10-A.
2. Galopov G.G., clasa 9-B.
3. Rysyev R.R., clasa 10-B.

Profesor de călărie

P.P. Petrov

Exemplu de memoriu „Aduceți-vă în atenție”

bugetul de stat instituție de învățământ educație suplimentară copii, școala sportivă de specialitate pentru copii și tineret din rezervația olimpică „Allur”

Directorului Instituției de Învățământ de la Bugetul de Stat a Școlii Sportive pentru Copii și Tineret „ALLUR”

I.I. Ivanov

NOTĂ DE SERVICE

Aș dori să vă aduc la cunoștință că astăzi, 2 septembrie, a fost întreruptă o prelegere despre pericolele tutunului pentru cai. Sidorov S.S., responsabil pentru echipament tehnic, nu a instalat proiectorul la timp, ceea ce a făcut imposibilă demonstrarea prezentării și diapozitivelor care arată clar efectele nocive ale unei picături de nicotină asupra calului obișnuit.

Când a încercat să afle motivele pentru ceea ce s-a întâmplat, s-a dovedit că Sidorov S.S. era în camera de fumat, unde a vizionat videoclipuri despre cai și a uitat de o prelegere importantă.

Vă rugăm să aplicați la Sidorov S.S. pedeapsă sub formă de mustrare.

Profesor de călărie

P.P. Petrov

Cum și cât să depozitezi

Documentele din organizație, completate prin muncă de birou, sunt arhivate la termeni diferiți depozitare în funcție de tipul și tipul acestora. În 2020, lista tipurilor de documente care indică perioadele de păstrare din Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 rămâne relevantă modificat la 16.02.2016.

Explicațiile, memoriile și alte note oficiale sunt stocate împreună cu alte documente generate în cursul activităților organizatii guvernamentale, - corespondența, actele, cererile de eliberare a permiselor, cererile de pierdere a certificatelor etc. Perioada de păstrare a acestora în arhivă este de 5 ani.

Pune întrebări și vom completa articolul cu răspunsuri și explicații!