Gestionarea evidenței personalului: documentație administrativă. Instructiuni: intocmim comenzi pentru personal Comenzi pentru personal includ

După ce documente sunt clasificate ca documente personal

Documentele care reflectă relația de muncă a angajatului cu angajatorul sunt clasificate ca documente de personal. Soiurile lor sunt indicate în listă (Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558).

Documentele de personal includ:

Ordine privind personalul (primire, relocare, transferuri, combinații, concedieri).
Carduri personale.
Conturi personale.
Toate extrasele de plată.
Completabil foile de pontaj.
Contracte de munca incheiate.
Documente privind finalizarea formării și care confirmă primirea educației relevante (diplome, diplome, certificate etc.).
Documente privind certificarea și calificările stabilite (atestare, fișe de calificare, certificate eliberate, procese verbale de ședințe completate comisie de certificareși altele asemenea).
Documente care confirmă condiții dăunătoare de producție.
Liste cu toți angajații care au dreptul la primind o pensie preferenţială(de exemplu, cereri, certificate eliberate, chestionare).
Formulare pentru înregistrarea documentelor emise (de exemplu, jurnale, cărți), înregistrări care servesc ca bază pentru confirmare vechime în serviciu, educația primită sau beneficiile oferite.

Test interactiv din revista „Personnel Business”. Testați-vă cunoștințele și aflați dacă respectați toate regulile și cerințele pentru plasarea comenzilor.

Ce tipuri de documente de personal trebuie stocate?

Toate documentele organizației, care prin lege sunt clasificate ca de arhivă, trebuie să fie stocate (clauza 1, articolul 17 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ). De regulă, departamentul de personal este responsabil de depozitare. În societățile comerciale, o astfel de obligație este consacrată în legile privind SRL-urile și societățile pe acțiuni (articolul 50 din Legea din 8 februarie 1998 nr. 14-FZ, articolul 89 din Legea din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ). ).

Documentele de personal sunt generate pe toată perioada de activitate a organizației. Acestea sunt stocate împreună cu ordinele și reglementările care sunt obligatorii pentru toți angajații. Societăți pe acțiuni asigura siguranța în modul stabilit și prin Rezoluția Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare din Rusia din 16 iulie 2003 Nr. 03-33/ps. Societățile cu răspundere limitată precizează în statut informații detaliate despre modul în care vor fi păstrate astfel de documente (clauza 2 a articolului 12 din Legea nr. 14-FZ din 8 februarie 1998). Regulile pot fi consacrate în Regulamentul Arhivei, în baza articolului 8 partea 1 din Codul Muncii al Federației Ruse.

modul de stocare a documentelor în departamentul de resurse umane. În articol veți găsi termene limită, proceduri de stocare și responsabilitate pentru încălcări atunci când lucrați cu documentația de arhivă.

Cât timp se păstrează o listă de documente privind personalul

Perioadele de păstrare sunt specificate în articolul 22.1 din Legea din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ și în lista aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558. Începutul acestei perioade se consideră a fi data de 1 ianuarie a anului care urmează anului în care s-au finalizat actele și nu de la data creării acestora (clauza 2 din art. 21.1 din Legea din 22 octombrie 2004 nr. 125). -FZ).

Perioade de păstrare a documentelor privind personalul organizației

Document	Unde sunt depozitate?	Cât timp sunt păstrate?
Ordine de personal, declarații ale angajaților	În chestiuni personale
Dosare personale, contracte de munca, carduri personale ale angajatilor	În departamentul HR	50 de ani dacă au fost finalizate după 1 ianuarie 2003 75 de ani dacă au fost finalizați înainte de 1 ianuarie 2003
Dosarele personale ale managerilor		În mod constant
Masa de personal	În departamentul HR	În mod constant

Atenţie! Orice documente privind personalul, dacă au fost întocmite în perioada funcției publice, care nu este de stat serviciu public, sunt păstrate timp de 75 de ani, indiferent de data creării lor (articolul 22.1 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ).

Legea vă permite să depozitați documente de reglementare referitor la personal, nu în dosarele personale, ci separat. În acest caz, termenul de valabilitate al acestora este de 5 ani. Astfel de documente includ:

comenzi de furnizare concediul de odihnă anualși educațional;
comenzi pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri în Rusia;
rapoarte de călătorie de afaceri, misiuni oficiale;
comenzi de colectare.

Documentele legate de certificarea la locul de muncă trebuie păstrate timp de 45 de ani. Dacă dăunătoare sau factori periculoși, păstrează mostre de documente asupra personalului timp de 75 de ani.

Vă va spune un expert de la Sistema Personnel modul de pregătire adecvată a documentelor de personal pentru transferul în arhivele organizației. În articol veți găsi procedura pentru pregătirea, efectuarea unei examinări, documentarea rezultatelor activităților comisiei și transferul direct în arhivă.

Cum să stocați documentele asupra personalului unei organizații

Dotați spații speciale pentru depozitarea documentelor organizației. Seifurile sau dulapurile vor face. Toate recomandările sunt menționate în Reguli (ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526). Vă vor spune experții din revista „Afaceri cu personal”.

Organizațiile comerciale au dreptul de a nu respecta întreaga listă de cerințe pentru echiparea unei încăperi speciale pentru depozitarea documentelor (clauza 1.4 din Reguli, aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526) . Documentele de susținere a personalului trebuie păstrate astfel încât să se asigure siguranța acestora împotriva prafului și a expunerii la lumină. Aceasta este singura cerință pe care trebuie să o respecte companiile comerciale.

La depozitarea documentelor în formular electronic este necesar să se asigure un regim care să prevină pierderea, denaturarea și distrugerea informațiilor. Pe măsură ce mediile vechi devin învechite, este necesară reînregistrarea cu altele noi (clauza 2.32 din Regulament, aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526).

O organizație își poate crea propria arhivă. Documente cu termeni diferiți stocarea trebuie setată la numere diferite. Folosind codificare, va fi mai ușor să separați comenzile și alte documente cu perioade de stocare de 50, 75 de ani sau mai puțin.

Relația de muncă a angajatului cu angajatorul se reflectă în documentele care se referă la documentele de personal. Perioadele de păstrare sunt specificate în articolul 22.1 din Legea nr. 125-FZ și în lista Ministerului Culturii. Începutul acestei perioade se consideră a fi data de 1 ianuarie a anului următor celui în care s-au finalizat actele și nu de la data creării acestora. Dotați spații speciale pentru depozitarea documentelor organizației. Seifurile sau dulapurile sunt potrivite

Cerințe moderne pentru serviciul de personal (departament) Ponomareva Natalya G.

3.2. Procesarea comenzilor pentru personal

La 1 iulie 2003, a fost pus în aplicare noul standard de stat al Federației Ruse GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate „Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă”. Cerințe pentru pregătirea documentelor”, adoptată și pusă în aplicare prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 3 martie 2003 nr. 65-st.

Informații conținute în GOST R 6.30-2003 „Sisteme unificate de documentare, Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru întocmirea documentelor” este responsabilitatea avocaților, secretarilor executivi și a altor specialiști care lucrează cu documentația administrativă. La prima vedere se pare că acest lucru nu are nimic de-a face cu munca serviciul de personalîntreprinderilor. Dar consecințele executării incorecte sau inexacte a documentației de personal sunt natura juridica. Prin urmare, toate cerințele pentru pregătirea documentelor organizaționale se aplică pe deplin gestionării evidențelor personalului.

O comandă este cel mai comun tip de document administrativ.

Comanda– un act juridic emis într-o organizație, care funcționează pe baza principiului unității de comandă, în vederea rezolvării sarcinilor principale și operaționale cu care se confruntă această organizație.

Ordinele personalului documentează următoarele:

1) angajare;

2) transfer la un alt loc de muncă;

3) acordarea concediului;

4) concediere;

5) repartizarea gradelor, clasa;

6) stabilirea salariilor;

7) modificarea condițiilor de muncă;

8) detașarea salariaților;

9) aplicarea de sanctiuni disciplinare etc.

După structură comenzile pot fi simple sau complexe.

Simplu (individual) numit un ordin dacă este vorba despre o singură persoană. În rubricile textelor unor astfel de comenzi scrie: „La angajare”, „La promovare” și așa mai departe, deși în prezent decretul privind formularele prevede formulare privind angajarea, promovarea, rezilierea. relaţiile de muncă mai multi muncitori.

ÎN comenzi complexe la rezolvarea unei probleme de personal, titlul se formează în funcție de problema care se rezolvă. Un titlu scurt începe cu prepozițiile „Despre” sau „Despre”, de exemplu, „Despre o modificare a salariului”. La formularea titlului, trebuie să rețineți că acesta trebuie scris cu majuscule, fiecare rând nu trebuie să conțină mai mult de 28 de caractere tipărite, iar numărul de rânduri al titlului nu trebuie să depășească cinci.

Partea de declarație poate începe cu cuvintele „în scopul”, „în conformitate cu”, „în legătură cu”, „în baza”, „în temeiul”, de exemplu „În legătură cu o modificare a domeniului muncii prestate. ”

Partea administrativaîncepe cu cuvântul „COMAND”. Este tipărit cu majuscule pe un rând nou, fără paragraf, cu două puncte la sfârșit.

Partea administrativă este împărțită în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. În fiecare paragraf al ordinului pentru activitatea principală sunt formulate acțiuni care diferă prin natura executării. Este mai bine să începeți fiecare articol indicând un anumit executor, care poate fi un oficial sau o unitate structurală. Verbul care este folosit pentru a formula acțiunea prescrisă trebuie să aibă o formă nedeterminată: „a alcătui”, „a furniza”, „a schimba”, etc.

De obicei, primul paragraf al părții administrative a ordinului începe cu indicarea funcției, prenumelui și inițialele executorului, apoi se formulează acțiunile prescrise, după care se stabilește un termen. Este dat în fiecare paragraf al comenzii sau pe un rând separat.

Data comenzii este data semnării sau aprobării acesteia. Comenzile emise de două sau mai multe organizații trebuie să aibă aceeași dată (unică).

Data comenzii este scrisă cu cifre arabe în succesiunea: ziua lunii, luna, anul. Ziua și luna sunt scrise în două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an – cu patru cifre arabe.

Este permisă o metodă verbal-numerică de formatare a datei, de exemplu, 01 decembrie 2005, precum și formatarea datei în secvența: an, luna, ziua lunii, de exemplu: 2005.12.01.

Locul emiterii comenzii indicați dacă este dificil de determinat folosind detaliile „Numele organizației” și „Datele de referință despre organizație”. Locul publicării este indicat ținând cont de împărțirea administrativ-teritorială acceptată, cuprinde doar abrevieri general acceptate;

Data scadenței este alocat într-un singur paragraf generalizat dacă este același pentru toate acțiunile specificate în ordin. În acest caz, clauza privind termenele limită este numerotată. Unitatea structurală sau funcționarul responsabil cu monitorizarea executării ordinului trebuie să fie indicat într-un paragraf separat al ordinului. Desigur, este mai bine să specificați interpretul (veți avea pe cine să întrebați).

Managerul își poate rezerva controlul asupra executării ordinului în acest caz, textul ordinului spune: „Îmi rezerv controlul asupra executării ordinului”, sau acest alineat este omis, deoarece absența acestuia indică faptul că managerul va fi personal; controlează executarea comenzii.

Ordinul este semnat de șeful organizației sau de funcționarul care acționează în calitate de șef al organizației în timpul absenței acestuia. Mai mult, trebuie amintit că autoritatea de a conduce organizația trebuie consemnată într-un ordin, care se întocmește pentru un an sau pentru perioada de absență a managerului.

Este interzisă utilizarea prepoziției „Pentru”, inscripția scrisă de mână „Deputat”. sau o bară oblică înainte de titlul postului.

Semnătura este unul dintre cele mai importante detalii ale documentului. Strict vorbind, un document care nu este aplicat cu semnătura personală a oficialului responsabil nu este oficial.

Reglementările locale trebuie să definească atribuțiile funcționarilor în semnarea documentelor, adică cine poate semna un anumit document. Acest lucru este foarte important pentru că după ce angajatul tău se pensionează și angajații Fondul de pensii va examina semnăturile făcute sub mențiunile din carnetul de muncă, se va descoperi că informațiile despre concedierea salariatului au fost semnate de un funcționar neautorizat. Trebuie precizat că înscrierile în carnetul de muncă se fac numai de către un angajat al personalului și sunt semnate de persoana responsabilă în funcția de șef al departamentului de personal, iar dacă nu există departament de personal în organizație, de către primul manager , directorul organizației sau adjunctul acestuia. Această regulă nu este discutată.

Semnătura nu poate fi separată de text și tipărită pe o coală separată. Dacă nu se potrivește după text, ultimul paragraf sau mai multe rânduri sunt mutate împreună cu semnătura.

Detaliul „Semnătură” include: titlul funcției persoanei care a semnat documentul (indicând numele organizației, dacă documentul nu este întocmit pe antetul organizației), semnătura personală, transcrierea semnăturii (inițiale, nume de familie). Titlul postului se scrie din marginea stângă a documentului, iar transcrierea semnăturii este dată la nivelul ultimului rând al acestuia.

Atunci când un document este semnat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea subordonării, dar documentul este semnat de jos în sus, adică primii care semnează documentul sunt funcționarii care sunt juniori în funcție.

La certificarea conformității unei copii a unei comenzi cu originalul, sub cerința „Semnătură”, se aplică o inscripție de certificare: „Adevărat”; funcția persoanei care a certificat copia; semnătura personală; decriptarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării, de exemplu:

transcrierea semnăturii specialistului în resurse umane

Este permisă certificarea unei copii a comenzii cu un sigiliu determinat la discreția organizației.

Trebuie remarcat faptul că semnătura unui angajat al personalului este certificată numai de sigiliul departamentului de personal, semnătura managerilor organizației este certificată de sigiliul organizației.

Foarte des, ofițerii de personal întreabă dacă este posibil să se pună o semnătură de facsimil pe comenzi.

În conformitate cu art. 160 din Codul civil al Federației Ruse, utilizarea reproducerii prin fax a unei semnături folosind mijloace mecanice sau alte mijloace de copiere atunci când se efectuează tranzacții este permisă în cazuri și în modul prevazute de lege, altele acte juridice sau prin acordul părților. Având în vedere că acest ordin neinstalat legislatia actuala, utilizarea fax-urilor este permisă numai cu acordul comun al părților. În plus, faxurile nu au voie să fie utilizate în împuterniciri, documente de plată sau alte documente care au implicații financiare.

Cel mai corect ar fi să emiteți un ordin către organizație cu privire la utilizarea unei semnături fax în anumite cazuri.

În legătură cu automatizarea muncii ofițerilor de personal, este necesar să se ia în considerare situația dacă ordinul are copie electronică. În acest caz, se face un marcaj (subsol) în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului care conține „calea” documentului în baza de date: sunt indicate numele fișierului, data și alte caracteristici de căutare instalate în organizație. Aceste informații vă permit să găsiți rapid și ușor un document dacă este necesar.

Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 aprobată forme unificate documentatia contabila primara pentru contabilitatea si plata muncii. Sunt obligatorii pentru toate întreprinderile rusești. Formularele cuprinse în prima parte a rezoluției „Cu privire la contabilitatea personalului” sunt menținute de toate companiile, indiferent de forma lor de proprietate. Acestea sunt forme unificate de comenzi și instrucțiuni privind admiterea, transferul, încetarea (încetarea) contract de munca cu angajatul (concediere), cartea personală a angajatului, tabelul de personal, programul de concediu și alte documente. Nu toate formularele unificate sunt convenabile de completat, deoarece practic nu țin cont de specificul activităților organizației. Prin urmare, apar probleme cu umplerea.

Forme documente unificate adaptate pentru evidența în condiții de prelucrare mecanizată a datelor contabile, precum și pentru prelucrarea manuală. Trebuie remarcat faptul că trebuie exclusă menținerea documentației de personal (în în acest caz, comenzi) cu așa-numitele stilouri cu gel. Pasta unor astfel de pixuri se estompează după doi până la trei ani, iar restaurarea ulterioară a textului documentelor și semnăturilor funcționarilor și lucrătorilor care au citit documentele provoacă anumite dificultăți. Se recomandă păstrarea documentației personalului cu pixuri sau stilouri (pentru umplerea cu cerneală) folosind o culoare standard albastră sau violetă.

Fiecare dintre formulare este atribuită desemnarea codului conform Clasificatorului All-Union documentatia de management(OKUD).

În comenzi, ca și în alte documente, nu sunt permise șters și șters. Erorile sunt corectate prin tăierea textului incorect și scrierea textului corect deasupra textului tăiat.

Dacă este necesar, puteți intra în formularele unificate detalii suplimentare. În același timp, toate detaliile formularelor unificate aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică al Federației Ruse trebuie să rămână neschimbate. Ștergerea detaliilor individuale nu este permisă. Modificările efectuate trebuie să fie documentate în documentul administrativ corespunzător organizației.

Acum să ne uităm mai detaliat formulare de comandă unificate.

Cu forma ordin de angajare ne-am cunoscut deja mai devreme.

Ordin (instrucțiune) privind transferul unui angajat la un alt loc de muncă (Formular nr. T-5)(Anexa 9) și ordinul (instrucțiunea) privind transferul angajaților la un alt loc de muncă (Formularul nr. T-5a) sunt folosite pentru a oficializa și înregistra transferul salariaților(lor) la un alt loc de muncă din aceeași organizație sau în altă locație. împreună cu organizaţia.

Formularele de înregistrare se completează de către un angajat al serviciului de personal, ținând cont de acordul scris al salariatului, semnat de șeful organizației sau de o persoană împuternicită de acesta și anunțat angajatului(lor) împotriva semnării. În cazul în care nu a fost încheiat un contract de muncă cu salariatul (salariatul a fost angajat înainte de 6 octombrie 1992) și angajarea acestuia a fost formalizată prin ordin, la completarea formularului unificat nr. un alt loc de muncă” pe linia „Base” indică documente specifice, pe baza căreia salariatul va fi transferat la un alt loc de muncă (cerere, raport medical, memoriu etc.), iar detaliul „Modificarea contractului de muncă” nu este completat. Pe baza comenzii (instrucțiunii) de transfer la un alt loc de muncă, se fac note pe cardul personal al angajatului (formularul nr. T-2 sau nr. T-2GS (MS), contul personal (formularul nr. T-54 sau nr. T-54a), iar o înscriere corespunzătoare se face în carnetul de muncă.

Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului unui angajat (Formular nr. T-6)(Anexa 10) și ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului angajaților (Formularul nr. T-6a) sunt folosite pentru a formaliza și evidenția concediul acordat salariatului(ilor) în conformitate cu legea, contractul colectiv, reglementările locale ale organizare și contract de muncă.

Ordinele se întocmesc de către un angajat al serviciului de personal sau o persoană împuternicită de acesta, se semnează de către șeful organizației sau o persoană împuternicită de acesta și se anunță salariatului împotriva semnăturii. Pe baza ordinului (instrucțiunii) de acordare a concediului se notează pe cardul personal (Formular nr. T-2).

Ordin (instrucțiune) privind încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un angajat (concediere) (Formular nr. T-8)(Anexa 11) și ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu salariații (concedierea) (Formular nr. T-8a) sunt folosite pentru a oficializa și consemna încetarea (încetarea) contractului de muncă al angajat(i). Ordinele sunt întocmite de un angajat al serviciului de personal, semnate de șeful organizației sau de o persoană autorizată de acesta și anunțate angajatului(lor) împotriva semnăturii, în modul stabilit de legislația Federației Ruse.

La solicitarea salariatului, angajatorul este obligat sa ii puna la dispozitia acestuia o copie certificata corespunzator a ordinului (instructajului) specificat. În cazul în care un ordin (instrucțiune) de încetare a unui contract de muncă nu poate fi adus la cunoștința salariatului sau angajatul refuză să se familiarizeze cu acesta împotriva semnăturii, se face o înregistrare corespunzătoare pe ordin (instrucțiune).

În rândul (coloana) formularelor nr. T-8 și T-8a „Motive de încetare (încetare) a unui contract de muncă (concediere)” se face o înscriere în strictă conformitate cu formularea legislației în vigoare. Federația Rusă cu un link către articolul relevant. În rândul (coloana) „Document, număr și data” se face referire la documentul în baza căruia se întocmește comanda și se reziliază contractul de muncă, indicându-se data și numărul acestuia (decontul salariatului, raportul medical, nota, citarea la oficiul militar de înmatriculare și înrolare și alte documente).

La încetarea (încetarea) contractului de muncă al persoanei responsabile din punct de vedere financiar, la comandă (instrucțiune) este atașat un document care confirmă absența pretențiilor materiale împotriva angajatului.

La rezilierea unui contract de muncă la inițiativa angajatorului în cazurile determinate de legislația actuală a Federației Ruse, ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu angajatul (i) (concedierea) este atașată la în scris aviz motivat al organului sindical ales (dacă există) al acestei organizaţii.

În baza ordinului (instrucțiunii) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu salariatul(i) (concedierea), se face o înscriere în carnetul personal (formular nr. T-2), carnet de muncă.

Ordin (instrucțiune) privind stimulentele pentru angajați (formular nr. T-11)(Anexa 12) și ordinul (instrucțiunea) privind recompensarea angajaților (Formular nr. T-11a) sunt folosite pentru a oficializa și înregistra stimulentele pentru succesul la locul de muncă. Ele se întocmesc pe baza unei propuneri a conducătorului unității structurale a organizației în care lucrează salariatul, semnată de șeful organizației sau de o persoană împuternicită de acesta și anunțată salariatului(lor) împotriva semnării. . Pe baza comenzii (instrucțiunii), se face o înregistrare corespunzătoare în cardul personal al angajatului (Formular nr. T-2) și în carnetul de muncă al angajatului.

Când se înregistrează toate tipurile de stimulente, cu excepția recompenselor monetare (bonusuri), este permisă excluderea detaliilor „în valoare de ____________________ ruble” din formularul nr. T-11 „Ordin (instrucțiune) de recompensare a unui angajat”. ____________________ copeici.”

În concluzie, rămâne de remarcat faptul că comenzile (instrucțiunile) pentru angajarea unui(i) angajat(i) servesc drept bază pentru confirmarea vechimii în muncă, a locului de muncă, a funcției deținute și a altor fapte ale istoricului de muncă al angajatului. În conformitate cu paragraful „b” al art. 6 Liste de tipice documente de management, format ca urmare a activităților organizațiilor, indicând perioada de stocare a comenzilor pentru personal (inclusiv comenzi (instrucțiuni) la admitere), se stabilește o perioadă de stocare de 75 de ani. La lichidarea unei întreprinderi, acestea obligatoriu supuse arhivării. Copiile comenzilor depuse în dosarul personal al managerului se păstrează permanent la acesta, iar dosarele personale ale angajaților se păstrează timp de 75 de ani (art. 337 din Listă). Copiile comenzilor care nu sunt incluse în dosarele personale au o perioadă de stocare de cinci ani (articolul 343 din Listă). Pentru proiectele de ordine respinse care nu sunt avizate sau nesemnate de manager, se stabilește o perioadă de păstrare de un an (articolul 7 din Listă).

Aș dori să spun câteva cuvinte despre înregistrarea comenzilor pentru personal.

Comenzile în principal complexe sunt supuse înregistrării în jurnal, comenzi unificate sunt consemnate, de exemplu, în jurnalul despre angajarea și concedierea salariaților, în jurnalul ordinelor de acordare a concediilor de odihnă.

Vă oferim următorul formular pentru înregistrarea comenzilor.

Puteți păstra acest jurnal electronic, dar pe hârtie mai adevărat și mai convenabil.

Acest text este un fragment introductiv. Din cartea Corporate Identity of a Restaurant autor Gribova Natalya Anatolevna

Formatarea rezumatelor 1. Textul rezumatului este dactilografiat, distanța dintre rânduri este de un spațiu și jumătate, fontul este Times New Roman, dimensiunea fontului 14;2. Lucrarea se realizează pe coli A4. Foile sunt numerotate (cu excepția paginii de titlu) și fixate cu orice acceptabil

Din cartea Proiecte de investiții: de la modelare la implementare autor Volkov Alexey Sergheevici

4.3.5. Înregistrarea unei tranzacții Înregistrarea unei tranzacții (structurarea) constă din următorii pași:? pasul 1 – stabilirea și convenirea asupra structurii tranzacției (term-sheet);? pasul 2 – deținerea unui comitet de investiții – apărare proiect de investitii către investitor;? pasul 3 -

Din cartea ABC contabilitate autor Vinogradov Alexey Yurievich

10.5. Calcule pentru asigurări de proprietate și persoane Pe lângă asigurările sociale și obligatorii asigurare de sanatate, care sunt plătite de întreprindere din sumele salariilor acumulate, întreprinderea poate acționa și ca asigurător al proprietății sale

Din cartea 1C: Contabilitate 8.0. Tutorial practic autor Fadeeva Elena Anatolyevna

10.1. Înregistrarea comenzilor pentru angajare Pentru a menține procedura de contabilizare a costurilor cu forța de muncă și a contribuțiilor sociale, trebuie să completați mai întâi o serie de cărți de referință La pregătirea bazei de informații pentru muncă, am completat cartea de referință „. Persoanele fizice»,

Din cartea Buget personal. Bani sub control autor Makarov Serghei Vladimirovici

Partea 3 Bani sub control. De la bugetul familiei la bugetul personal

Din cartea Tax Criminals of the Putin Era. Cine sunt ei? autor Vitkina Iulia Vladimirovna

1.2. Înregistrarea tranzacțiilor Dacă terții intervin în relația dintre o companie și filiala acesteia, acest lucru este întotdeauna suspect și va fi verificat cu atenție, ceea ce reiese și din cazul Udmurtneft. Bunurile pe care le-a cumpărat (prin alte organizații) au fost vândute de RAO Norilsk Nickel.

autor Ponomareva Natalya G.

3.4. Înregistrarea vacanțelor În conformitate cu clauza 5 a art. 37 din Constituția Federației Ruse, toată lumea are dreptul la odihnă. Persoanei care lucrează în baza unui contract de muncă i se garantează concediul anual plătit stabilit de legea federală. Se ridică multe întrebări cu privire la înregistrarea concediului.

Din cartea Cerințe moderne pentru serviciul personalului (departament) autor Ponomareva Natalya G.

Comenzi pentru personal (eșantioane)

Din cartea Managementul calitatii. Atelier autor Rjevskaia Svetlana

6 Întocmirea unui raport de cercetare

Din cartea Serviciul de personal fără ofițer de personal autor Gusiatnikova Daria Efimovna

1.5. Jurnal de evidență a personalului (jurnal de evidență a angajaților, jurnal de contracte de muncă, jurnal de comenzi etc.) În vederea sistematizării informațiilor privind evidența personalului la o întreprindere, se recomandă ținerea de jurnal de evidență a personalului, printre care se numără:

Din cartea PROvocateur. Suntem autorul Smirnov Sergey

Capitolul 29. De ce clientul se străduiește pentru confortul personal O persoană se naște egoistă. Inca de la nastere, copilul simte grija celor din jur (nu luam in considerare cazuri de copii abandonati). Prin urmare, crescând, el rămâne egoist. Chiar și cele mai „minunate” acțiuni publice

de Thorne Kay

Întrebări de dezvoltare personală Care sunt obiectivele mele de viață? Planul meu de dezvoltare personală este adecvat? Ce exemplu de carieră este pozitiv pentru mine? Ce sfaturi suplimentare pot primi de la un manager și/sau un mentor despre dezvoltarea mea? Merită

Din cartea Training. Carte de bord antrenor de Thorne Kay

Notă de dezvoltare personală Dezvoltarea abilităților necesare formatorului În sala de formare Motivare, „încărcare cu energie” Facilitarea, comunicarea, influența personală

Din cartea Employer Mistakes, Complex Application Issues Codul Muncii RF autor Salnikov Lyudmila Viktorovna

15. Procedura de emitere a ordinelor pentru personal Orice acțiune a angajatorului în raport cu salariatul se realizează în baza unui ordin. Comenzile trebuie să fie în scris. Comenzile pentru personal se păstrează în organizație timp de 75 de ani

Din cartea Conversație esențială: Arta comunicării pentru cei care vor să-și ia calea de Scott Susan

Tratează asta ca pe o chestiune personală și o notă finală. Expresiile „Nu o lua personal” și „Nu o lua personal” sunt propoziții incorecte, confuze. Tratează asta ca pe o chestiune personală și ia-o la inimă,

Din cartea Ctrl Alt Delete. Reporniți-vă afacerea și cariera înainte de a fi prea târziu de Joel Mitch

Șase moduri de a face marketing digital și nou personal Cum poate un profesionist să facă o punte între canalele tradiționale de marketing și peisajul actual? Încercați șase moduri noi.1. Învăţa. Educația, de regulă, nu este ieftină. LA

Conducere și organizare procesul muncii de neconceput fără activități executive și administrative și, în consecință, documente administrative.

Documentația administrativă este un ansamblu de acte juridice cu ajutorul cărora angajatorul exercită competențe de conducere și organizare a muncii. Sunt fapte juridice, determinând apariţia unor raporturi administrative şi juridice specifice în sfera muncii.

Destinatarii acestor documente sunt unitati structurale specifice, functionari sau angajati. Documentele administrative se eliberează sub formă de ordine sau instrucțiuni. Compoziția documentelor administrative emise de un anumit angajator este determinată de acesta acte constitutive(cartă, acord constitutiv), reglementări locale.

În organizații dreptul de a publica acte administrative pot fi acordate managerilor acestora, precum și directorilor adjuncți, șefilor de divizii structurale și specialiștilor șefi ai organizației. Această autoritate trebuie să fie consacrată în documente organizatorice și juridice (Regulamente privind unitatea structurală, Descrierea postului, ordin privind repartizarea responsabilităţilor între conducerea organizaţiei).

Documentele administrative, conform „Listei documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de depozitare”, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000, sunt împărțite în trei grupuri independente.

Prima grupă este ordinele (instrucțiunile) pentru activitățile de bază. Acestea sunt emise în timpul reorganizării, lichidării unei organizații, aprobării și schimbării structurii și personalului, în scopul aprobării sau punerii în aplicare a unor documente (prevederi, instrucțiuni, reguli, reglementări etc.), dacă este necesar, reglementează producția, probleme financiare, probleme de documentare, logistică, științifică, tehnică, politică socială și multe altele.

A doua grupă - ordinele (instrucțiunile) pentru personal reglementează relațiile de muncă cu un anumit angajator. Acestea documentează procedurile de bază ale personalului - angajare, concediere, transfer, concediu, aplicarea de stimulente și sancțiuni disciplinare, deplasări de afaceri.

A treia grupă este ordinele (instrucțiunile) pe probleme administrative și economice. Ele sunt publicate atunci când rezolvă probleme organizaționale, economice și de zi cu zi.

Documentele incluse în prima și a treia grupă acoperă activitate economicăîn general, iar problemele de personal sunt abordate doar indirect. Al doilea grup, dimpotrivă, este format din documentele de personal direct legate de activitatea muncii muncitori. Multe dintre aceste documente au un formular unificat aprobat de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse.

Conform cerințe generale standard de stat- „Sistem unificat de documentare. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. GOST R 6.30-2003" (aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 3 martie 2003 nr. 65-st "Cu privire la adoptarea și implementarea standardului de stat al Federației Ruse" împreună cu "Sistemul unificat de documentație. Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă Cerințe pentru documentele de înregistrare (denumite în continuare GOST R 6.30-2003) sunt emise pe un formular de comandă. ).

Detaliile solicitate ale comenzii sunt: numele organizației, denumirea tipului de document, data și numărul de înregistrare document, locul întocmirii sau publicării, titlul textului, semnătura, vize de aprobare a documentelor (dacă sunt prevăzute de lege sau reglementările locale), marca de control.

Titlul ar trebui să răspundă la întrebările: despre ce, despre cine? De exemplu: Ordin privind crearea unei comisii de certificare.

În ordine, textul este prezentat la persoana I singular („Comand”, „Ofer”, „Întreb”).

Textul ordinului este format din două părți: declarativ (preambul) și administrativ.

Partea de constatare oferă motivele pentru acțiunile administrative (de exemplu, act juridic organizație superioară sau un document eliberat anterior de acest angajator, precum și fapte și evenimente care au servit drept motiv pentru emiterea comenzii).

Partea de afirmare se termină cu cuvântul I order, care este tipărit în spațiu.

Partea administrativă conform Instrucțiunilor standard pentru munca de birou în organisme federale ramura executiva, aprobat prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucțiuni standard privind munca de birou în autoritățile executive federale” ar trebui să conțină:

« o listă de acțiuni prescrise, indicând executantul fiecărei acțiuni și termenul limită de execuție. Partea administrativă poate fi împărțită în paragrafe și subparagrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Acțiunile de natură similară pot fi enumerate într-un singur paragraf. Unitățile structurale sau oficialii specifici sunt indicați ca executanți. Ultimul alineat al părții administrative poate conține informații despre unitatea sau funcționarul căruia i se încredințează controlul asupra executării ordinului».

Comenzile pentru personal sunt cele mai importante documente, întocmit în procesul de documentare a relaţiilor de muncă.

Ordinele privind personalul sunt obligatorii documentele de personal. Codul Muncii al Federației Ruse prevede în mod direct că angajarea este oficializată printr-un ordin (instrucțiune) al angajatorului (Articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse)), încetarea un contract de muncă este formalizat printr-un ordin (instrucțiune) al angajatorului (Articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse), emiterea unui ordin (instrucțiune) este obligatorie) privind aplicarea sancțiunilor disciplinare (Articolul 193 din Codul Muncii). Codul Federației Ruse).

De asemenea, oficializează comenzile pentru personal: transferul lucrătorilor, acordarea de concedii, călătorii de afaceri, modificarea condițiilor de salarizare, repartizarea gradelor, modificarea datelor biografice, stimulente, modificarea programului de lucru (de exemplu, comenzi de angajare a acestora pentru a lucra în weekend, pentru a oferi parte- lucru cu normă normală).

Particularitatea comenzilor pentru personal este unificarea lor simultană în două sisteme unificate documentație: documentație organizatorică și administrativă pusă în aplicare prin GOST R 6.30-2003 și documentație contabilă primară pentru contabilitatea și plata muncii, aprobat prin Rezolutie Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”. Caracterul sistemic dublu al acestui tip de documentație de personal indică semnificația specială a ordinelor de personal. Ordinele privind personalul servesc drept bază pentru efectuarea înscrierilor corespunzătoare în cărți de muncă, legitimații personale (formular nr. T-2) și alte documente de personal.

Prin urmare, angajatorii și angajații serviciului de personal trebuie să cunoască cerințele de emitere a comenzilor pentru personal cuprinse în ambele reglementări și să le poată folosi în practică.

Majoritatea comenzilor pentru personal au formulare unificate, care sunt aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia. ” Acestea sunt următoarele forme:

Nr. T-1 „Ordin (instrucțiune) privind angajarea unui angajat”, Nr. T-1a „Ordin (instrucțiune) privind angajarea angajaților”, Nr. T-5 „Ordin (instrucțiune) privind transferul unui angajat la un alt loc de muncă,” Nr. T-5a „Ordin (instrucțiune) privind transferarea salariaților la un alt loc de muncă”, Nr. T-6 „Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului unui angajat”, Nr. T-6a „Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului pentru angajați”, nr. T-8 „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu un angajat (concediere)”, nr. T-8a „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu angajați (concediere)”, Nr. T-9 „Ordin (instrucțiune) ) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri”, Nr. T-9a „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri”, Nr. T- 11 „Ordin (instrucțiune) privind încurajarea unui angajat”, Nr. T-11a „Ordin (instrucțiune) privind încurajarea angajaților „

Fiţi atenți!

Particularitatea proiectării acestor ordine (instrucțiuni) se datorează faptului că sunt documentele contabile primare pe baza cărora sunt menținute și sursa pentru raportare fiscală. Prin urmare, la pregătirea acestora, este necesar să se țină seama de cerințele „Regulamentelor privind menținerea contabilității și raportării în Federația Rusă”, aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 nr. 34n. „Cu privire la aprobarea reglementărilor privind menținerea contabilității și a raportării financiare în Federația Rusă”, precum și Legea federală din 21 noiembrie 1996 129-FZ „Cu privire la contabilitate”.

Conform articolului 9 partea 2 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 129-FZ „Cu privire la contabilitate”:

« Primar documente contabile sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în conformitate cu forma cuprinsă în albumele formelor unificate de documentație contabilă primară, iar documentele a căror formă nu este prevăzută în aceste albume trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

a) denumirea documentului;

b) data întocmirii documentului;

c) denumirea organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;

e) măsuri ale tranzacţiilor comerciale în termeni fizici şi monetari;

f) denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu executarea tranzacției comerciale și corectitudinea executării acesteia;

şi) semnături personale persoane specificate».

Formulare de documente contabile primare utilizate pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale pentru care nu există prevederi forme standard documentele contabile primare, precum și procedura de elaborare și execuție a acestora, pot fi elaborate de organizație în mod independent, dar ținând cont de cerințele de mai sus pentru detalii obligatorii și sunt consacrate în Regulamentul privind politica contabila organizatii.

În plus, vorbind despre procedura de aplicare a formelor unificate de documentație contabilă primară, este necesar să se țină seama de recomandările cuprinse în Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999 nr. 20 „Cu privire la aprobarea procedura de aplicare a formelor unificate de documentație contabilă primară”:

„În formele unificate ale documentației contabile primare (cu excepția formularelor pentru contabilitate tranzactii cu numerar), aprobat de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei, organizația, dacă este necesar, poate introduce detalii suplimentare. În același timp, toate detaliile formelor unificate ale documentației contabile primare aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică din Rusia rămân neschimbate (inclusiv codul, numărul formularului, numele documentului). Eliminarea detaliilor individuale din formularele unificate nu este permisă.”

Modificările efectuate trebuie să fie documentate în documentul organizatoric și administrativ corespunzător.

Formatele formularelor indicate în albumele de formulare unificate ale documentației contabile primare sunt recomandate și pot fi modificate în ceea ce privește extinderea și îngustarea coloanelor și liniilor, inclusiv linii suplimentare și foi libere pentru ușurința plasării și procesării informațiilor necesare.

Să luăm în considerare mai detaliat procedura de completare a formularelor unificate de comenzi (instrucțiuni) pentru personal.

Ordin (instrucțiune) privind angajarea unui angajat (formulare nr. T-1, nr. T-1a) se foloseste pentru inregistrarea si contabilizarea salariatilor angajati si se emite in baza unui contract de munca. Ordinul de angajare se anunta salariatului contra semnatura in termen de trei zile de la data inceperii efective a muncii. La solicitarea salariatului, angajatorul este obligat sa ii puna la dispozitia acestuia o copie certificata corespunzator a ordinului (instructajului) specificat.

Ordinul va indica: numele, prenumele, patronimul persoanei angajate, denumirea unității structurale, profesia (funcția), tariful, salariul, indemnizațiile, dacă salariatul este supus unui test de angajare, precum și condițiile de angajare și natura muncii de prestat (în ordinea transferului de la alt angajator, cu normă parțială, pentru înlocuirea unui salariat temporar absent, pentru a presta o anumită muncă etc.). În baza comenzii, se completează: un carnet de muncă, un card personal (nr. T-2) și se deschide contul personal al unui angajat în departamentul de contabilitate (formulare nr. T-54 sau nr. T-54a). ).

Ordin (instrucțiune) privind transferul unui angajat la un alt loc de muncă (formulare nr. T-5, nr. T-5a) sunt folosite pentru oficializarea și înregistrarea transferului unui salariat la un alt loc de muncă la același angajator sau în altă locație împreună cu angajatorul.

Conține numele, prenumele, patronimul salariatului, tipul de transfer, denumirea unității structurale și denumirea profesiei (funcției) - la locul de muncă anterior; motivul transferului (în deplină conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse); denumirea unitatii structurale, denumirea profesiei (functia), salariul (tarifa), bonus - la noul loc de munca); modificarea salariilor (dacă apare).

Ordinul (instrucțiunea) este vizat de șeful unității structurale a locului de muncă anterior și nou și se semnează de către angajator sau de o persoană împuternicită de acesta în acest sens. Ordinul (instrucțiunea) se anunță angajatului împotriva semnăturii. Pe baza comenzii se completeaza: carnet de munca, card personal (Nr. T-2), cont personal angajat (Nr. T-54).

Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului unui angajat (formulare nr. T-6, nr. T-6a) utilizat pentru înregistrarea concediilor anuale și a altor tipuri de concediu acordate angajaților în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, actualul acte legislativeși regulamente, contracte colective și programe de vacanță. În organizații, de obicei este completat în două exemplare: unul rămâne în departamentul de personal, celălalt este transferat la departamentul de contabilitate. Semnat de angajator sau de o persoană împuternicită de acesta și anunțat angajatului împotriva semnăturii.

Conține numele de familie, prenumele, patronimul salariatului, numele profesiei (funcția); denumirea unității structurale; tip de concediu (anual plătit, educațional, fără plată salariileși altele); perioada de muncă pentru care se acordă concediu anual plătit; durata concediului, datele de începere și de încheiere.

Ordinul stă la baza calculului salariilor datorate pentru concediu, conform formularului nr. T-60 „Notă-calcul privind acordarea concediului unui salariat Pe baza ordinului se fac notări și în cardul personal (nr. T-”. 2) și contul personal (nr. T-54 ).

Un ordin (instrucțiune) privind încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un angajat (concediere) (formulare nr. T-8, nr. T-8a) este utilizat pentru a oficializa și înregistra concedierea unui angajat. La solicitarea salariatului, angajatorul este obligat sa ii puna la dispozitia acestuia o copie certificata corespunzator a ordinului (instructajului) specificat.

În organizații, este de obicei completat în două exemplare: un exemplar rămâne în departamentul de personal, celălalt este transferat la departamentul de contabilitate. Semnat de angajator sau de o persoană împuternicită de acesta și anunțat angajatului împotriva semnăturii. În cazul în care un ordin (instrucțiune) de încetare a unui contract de muncă nu poate fi adus la cunoștința salariatului sau angajatul refuză să se familiarizeze cu acesta împotriva semnăturii, se face o înregistrare corespunzătoare pe ordin (instrucțiune).

Conține numele de familie, prenumele, patronimul angajatului, numele unității structurale, denumirea profesiei (funcția) și temeiul concedierii.

Pe baza comenzii, se face o înscriere în cardul personal (Nr. T-2), contul personal (Nr. T-54) și carnetul de muncă al angajatului și se face o decontare cu angajatul în formularul Nr. T-61 „Notă de soluționare la încetarea (încetarea) contractului de muncă cu salariatul (concedierea).

Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri (formulare nr. T-9, nr. T-9a) sunt folosite pentru a înregistra și a înregistra repartizarea unui angajat într-o călătorie de afaceri. Se completează pe baza unei misiuni oficiale, semnată de angajator sau de o persoană împuternicită de acesta în acest sens.

Conține numele, prenumele, patronimul angajatului trimis într-o călătorie de afaceri; denumirea postului (specialitate, profesie), denumirea unitatii structurale; destinația (țara, orașul, organizația), durata călătoriei, datele de începere și de sfârșit și scopul acesteia. Dacă este necesar, indicați sursele de plată a sumelor cheltuieli de călătorie, alte conditii pentru trimiterea intr-o calatorie de afaceri.

Ordin (instrucțiuni) privind stimulentele pentru angajați (formulare nr. T-11, nr. T-11a) utilizate pentru înregistrarea și contabilizarea stimulentelor pentru succesul în muncă. Întocmită pe baza depunerii șefului unității structurale în care lucrează salariatul sau angajatorul. Semnat de angajator sau de o persoana autorizata de acesta.

Ordinul indică motivul stimulentului, tipul stimulentului, forma stimulentului, iar în cazul acordării unui cadou valoros (prime), și valoarea acestuia. Angajatorul este obligat să familiarizeze salariatul cu acest ordin împotriva semnării. Dacă stimulentul angajatului nu prevede o remunerație monetară, atunci cerințele „în valoare de _________ ruble _____ copeici” pot fi excluse din formular.

Pe baza ordinului de recompensare a angajatului, se fac înscrieri în cardul personal (Nr. T-2) și carnetul de muncă al angajatului.

Ordinele pentru personalul care nu are o formă unificată, de exemplu, privind modificarea datelor biografice ale unui angajat, privind impunerea unei sancțiuni disciplinare (remarcă, mustrare), pot fi întocmite sub orice formă, ținând cont de detaliile obligatorii pentru acestea. documente.

Pentru a emite comenzi pentru personal, este necesară o justificare scrisă, care poate fi: o declarație personală a angajatului, un memoriu de la șeful departamentului (de exemplu, despre transferul unui angajat sau trimiterea acestuia într-o călătorie de afaceri), un act (de exemplu, înregistrarea unei încălcări disciplina muncii), o scrisoare oficială din partea unui alt angajator prin care se solicită transferul unui angajat, un certificat de căsătorie care reflectă schimbarea numelui de familie al angajatului și altele.

În organizații, de regulă, comenzile pentru personal sunt întocmite în comun de către departamentul de personal și unitățile structurale interesate. În cazurile stabilite de lege, ordinele trebuie aprobate de organul sindical (articolele 371, 82 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Cercul de angajați cărora li se acordă dreptul de a semna și a avizarea ordine pentru personal este determinat de angajator în localul relevant. act normativ. Doar persoana care a emis această comandă poate anula sau modifica o comandă privind personalul.

În general, procedura de elaborare și emitere a ordinelor (instrucțiunilor) pentru personal este consacrată în Reglementările (instrucțiunile) privind munca de birou sau alte reglementări locale.

În funcție de structură, se disting următoarele tipuri de comenzi pentru personal:

1. simplu - conține o secțiune administrativă, acțiune (acceptare, demitere, transfer și așa mai departe);

2. complex - conțin mai multe secțiuni administrative în ordine.

In functie de destinatar exista:

1. persoană fizică - conține informații despre un singur angajat;

2. rezumat - conțin informații despre mai mulți angajați.

Într-o ordine consolidată privind personalul, fiecare paragraf trebuie să se încheie cu o referire la baza scrisă a acestei acțiuni administrative. Vizele de familiarizare a lucrătorilor într-un ordin consolidat pentru personal pot fi localizate fie direct după textul fiecărui paragraf al ordinului, fie după semnătura angajatorului sau a unei persoane împuternicite de acesta să facă acest lucru.

La întocmirea comenzilor complexe și consolidate, trebuie luat în considerare faptul că nu este recomandabil să includeți într-un singur document informații cu perioade de stocare diferite. Se poate recomanda evidențierea comenzilor pentru acordarea de concedii și detașări de lucrători care au termen de valabilitate de 3 și 5 ani, spre deosebire de altele. ordine de personal, păstrat timp de 75 de ani. Ordinele privind stimulentele și sancțiunile disciplinare sunt de obicei emise pe bază individuală.

Formularea ordinului trebuie să corespundă celei actuale legislatia muncii. Astfel, la concediere, motivul concedierii trebuie indicat în strictă conformitate cu formularea Codului Muncii al Federației Ruse sau alte legea federalăși cu referire la articolul relevant, o parte a articolului, paragraful articolului din Codul Muncii al Federației Ruse sau altă lege federală. Pentru stimulente și sancțiuni disciplinare, ordinul trebuie să indice motivul și tipul de stimulent sau penalizare, în conformitate cu articolele 191, 192 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Numele de familie, prenumele, patronimul în ordinea personalului trebuie indicat în întregime, iar numele postului, specialității, profesiei - în conformitate cu tabelul de personal.

Comanda pentru personal dobândește forță juridică din momentul semnării acesteia.

Ordinele privind personalul, în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse, trebuie aduse la cunoștința angajatului împotriva semnării.

În plus, la cererea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat, în cel mult trei zile de la data depunerii prezentei cereri, să dea salariatului copii ale comenzilor: la angajare, la trecerea la alt loc de muncă, la concedierea de la muncă. și alte documente legate de muncă. Copiile documentelor legate de muncă trebuie să fie certificate corespunzător și furnizate angajatului în mod gratuit (articolul 62 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Toate comenzile pentru personal trebuie înregistrate și separat de comenzile pentru activitățile principale. Pentru a face acest lucru, utilizați unul dintre formularele de înregistrare: o carte de înregistrare (revista) sau carduri de înregistrare. Formularul de înregistrare indică: data și numărul comenzii, conținutul comenzii, persoana care a semnat comanda și numărul dosarului în care este depusă comanda pentru stocare operațională.

Procedura de înregistrare și numerotare a ordinelor de personal nu este reglementată de lege. În paragraful 4.1.4 al Ordinului Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucțiunile standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale”, se menționează doar că comenzile pentru activități de bază, comenzi pentru personalul, corespondența oficială și apelurile cetățenilor sunt numerotate separat.

Ținând cont de diferitele perioade de stocare a comenzilor pentru personal, se poate recomanda numerotarea acestora în conformitate cu următoarele reguli:

Diferența obligatorie între indicii de înregistrare a comenzilor pentru personal și indicii comenzilor pentru activități principale;

Utilizarea indexării alfanumerice a comenzilor pentru personal (de exemplu, 1-k, sau 1k, sau 1l/s și altele asemenea);

Cu un număr mare de angajați, atunci când sunt generate multe comenzi de personal, acestea pot fi împărțite în tipuri (de exemplu, Nr. 1у - despre concediere, Nr. 1/km - despre călătorii de afaceri, Nr. 1/о - despre vacanță, Nr. 1/п - despre promovare);

Pentru comenzile cu perioade de stocare diferite, trebuie utilizate diferite denumiri de litere.

Nu este recomandat să numerotați toate comenzile pentru personal la fel și să le înregistrați într-un singur fișier. Comenzile privind personalul sunt grupate în dosare în conformitate cu „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele lor de depozitare”, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000, cu perioade de stocare de 5 și 75 de ani:

Numărul articolului	Tip document	*Perioada de stocare a documentelor<>**	Nota

1. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT

Toate comenzile referitoare la personal se referă la gestionarea evidențelor personalului. Aceste documente administrative permit conducerii organizației să gestioneze rapid și în timp util subordonații.

FIȘIERE

Din ce motive sunt create ordinele de personal?

Aceste ordine se pot referi la orice acțiuni și circumstanțe legate de angajații întreprinderii. Ele sunt compilate din mai multe motive:

la angajarea și concedierea angajaților;
la impunerea sancțiunilor disciplinare;
pentru premii și stimulente;
când este transferat într-o altă poziție etc.

Perioada de valabilitate a documentului

Fiecare ordin de personal are o perioadă de valabilitate strict definită, care începe fie de la data emiterii oficiale a documentului, fie din ziua indicată în textul acestuia.

Sfârșitul unui ordin poate fi asociat cu unul dintre mai mulți factori principali: executarea acestuia, expirarea, anularea, precum și intrarea în vigoare a reglementărilor locale, secțiunilor de muncă sau contractele colective, norme de drept care modifică semnificativ condițiile unui anumit ordin al directorului societății.

Cine scrie comanda

De obicei, funcția de întocmire a ordinelor de personal revine unui specialist din departamentul de personal, consilier juridic sau secretar al organizației (în funcție de al cărui responsabilități de serviciu este inclus). În orice caz, aceasta ar trebui să fie o persoană care este bine familiarizată cu Trudov și Legislația civilă RF.

După întocmire, ordinul de personal trebuie să fie semnat de șeful întreprinderii, deoarece este întotdeauna format în numele acestuia.

Dacă în întreprindere există o celulă sindicală, reprezentantul acesteia trebuie, de asemenea, să se familiarizeze cu documentul înainte de eliberarea acestuia (pentru a evita încălcarea voluntară sau involuntară a drepturilor lucrătorilor).

Baza comenzii

Motivul și temeiul comenzii sunt o parte necesară a redactării acestui tip de documentație administrativă. Fără acestea, ordinul nu poate fi recunoscut ca document cu putere juridică.

Până la bază include orice documente (declarații personale ale angajaților, oficial și memorii de la șefii diviziilor structurale etc.), clauze din contractele de muncă și contractele colective, precum și normele legislației Federației Ruse.
Ca justificare pot fi date argumente care reprezintă o explicație obiectivă pentru crearea unei anumite comenzi (justificarea se scrie întotdeauna după cuvintele „În legătură cu...”).

Reguli pentru întocmirea unui document

Din 2013, forme unificate de personal primar și documente contabile anulate, astfel încât orice comenzi să poată fi acum întocmite sub orice formă sau conform unui model elaborat și aprobat de companie.

Unii reprezentanți ai întreprinderilor preferă să folosească comenzile de eșantion obligatorii anterior în mod vechi, ceea ce, în general, este de înțeles - sunt convenabile, includ toate informatiile necesareși nu trebuie să vă gândiți la forma și conținutul documentului.

În același timp, indiferent de metoda aleasă de formare a unei comenzi, este necesar ca ordinea în structura sa să corespundă anumitor parametri de documentare, iar în textul său - regulilor limbii ruse.

În plus, comanda trebuie să conțină o listă de informații obligatorii. Acestea includ:

titlul documentului;
numărul și data întocmirii acestuia;
numele organizației în care este publicat.

esența comenzii, cu indicarea angajaților specifici cărora le privește;
data de la care acest ordin intră în vigoare;
justificarea formării sale, adică descrie în cuvinte un motiv sau circumstanțe specifice;
baza (iată un link către un articol de lege sau către document intern– acționează sau).

În cele din urmă, ordinul, dacă este necesar, ar trebui să indice angajații responsabili pentru executarea sa (acesta poate fi orice angajat al întreprinderii sau directorul însuși).

Cum se completează un formular

Executarea ordinului de personal, precum și conținutul acestuia, este lăsată în întregime la latitudinea reprezentanților întreprinderilor și organizațiilor. Documentul poate fi scris pe o foaie goală de orice format convenabil sau pe antetul companiei, fie manual (dar numai cu un pix), fie pe computer.

După ce textul a fost formulat, ordinul trebuie să fie semnat de director sau de un angajat autorizat să acționeze în numele său (în acest caz, semnătura trebuie să fie doar „în direct” - utilizarea fax-ului, adică tipărită prin orice metodă, autografe este inacceptabilă).

De asemenea, persoanele responsabile de executarea acestuia și acei angajați ai organizației care sunt direct afectați de acesta trebuie să fie familiarizați cu ordinul împotriva semnării.

Astăzi nu este necesară certificarea formularului folosind diferite tipuri de clișee (adică sigilii și ștampile) - această normă trebuie respectată numai dacă este specificată în documentele de reglementare interne ale companiei.

Comanda se face întotdeauna într-un singur exemplar, dar dacă este necesar, puteți face copii suplimentare (care ar trebui și ele certificate într-un anumit mod).
Comanda generată trebuie înregistrată în registrul de documente intern.

Efectuarea de modificări la o comandă

Odată ce ordinul privind angajații întreprinderii este emis oficial, este imposibil să se efectueze modificări sau ajustări la acesta.

Dacă este necesar să modificați termenii unei comenzi curente, ar trebui mai întâi să o marcați și apoi să emiteți o nouă comandă.

În ce ordine sunt stocate comenzile pentru personal?

Aceste tipuri de comenzi trebuie întotdeauna păstrate cu strictețe într-o anumită ordine, intr-un loc separat, inchis persoanelor neautorizate, nu departe de treburile personale ale angajatilor. Comenzile pentru personal sunt, de asemenea, legate în dosare separate, în funcție de scopul și perioadele de stocare ale acestora, perioada de stocare fiind determinată fie de normele legale, fie de reglementările locale ale companiei (dar nu mai puțin de cinci ani).

Un ordin este un document intern al unei organizații, emis de șeful acesteia cu privire la probleme operaționale, organizaționale, de personal și alte aspecte ale activității interne a organizației. Conținutul ordinului de personal trebuie să respecte termenii contractului de muncă încheiat. Din ordinele șefului organizației privind personalul, informațiile sunt transferate în documentele contabile și carnetele de muncă ale angajaților. Ordinele de personal documentează procesul de mișcare a personalului în organizație. În acest scop, este recomandabil să se elaboreze instrucțiuni care să determine procedura de prelucrare a documentelor la angajarea, transferul, concedierea și înregistrarea angajaților unei întreprinderi, precum și procedura de emitere, înregistrare și distribuire a comenzilor către personal.

Ordinele personalului documentează următoarele:

Angajare, transfer la un alt loc de muncă, concediere;

Schimbarea condițiilor de muncă, atribuirea de note, note;

Stabilirea ratelor salariale;

Oferirea de concedii;

Detașarea angajaților;

Impunerea sancțiunilor disciplinare etc.

Pentru a emite un ordin pentru personal, este necesară o justificare scrisă: o declarație a angajatului, un memoriu, un act (de exemplu, privind încălcarea disciplinei muncii), o cerere de transfer al unui angajat dintr-o altă organizație etc. Declarația personală a unui angajat este de obicei scris de mână într-o formă liberă, care stabilește cererea de angajare, concediere, transfer într-un alt post vacant sau la o altă organizație etc. Cererea trebuie să indice destinatarul (funcția, prenumele, parafa șefului organizației), textul, semnătura personală, data. Cererea este atașată cu rezoluția managerului și o notă care indică faptul că documentul a fost trimis la dosar. Comenzile pentru personal sunt emise și menținute separat de comenzile pentru principalele activități ale organizației. Ordinele de personal încep cu cuvintele: ACCEPTĂ, NUMEȘTE, TRANSFERĂ, CONCEDE, TRIMITĂ, OFERĂ concediu etc. Structura comenzilor poate fi simplă sau complexă. Dacă ordinul se referă la o persoană, atunci se numește simplu (individual). Titlurile textelor unor astfel de ordine includ: „La angajare...”, „La transfer la alt loc de muncă...”, „La promovare...”, etc. Combinarea mai multor puncte administrative într-o comandă face comanda complexă. În comenzile complexe la rezolvarea unei probleme de personal (angajare sau concediere etc.), rubrica se formulează în funcție de problema care se rezolvă. În comenzile complexe care rezolvă mai multe probleme de personal (angajare, concediere etc.), titlul lipsește sau este dat într-o formă generalizată („La personal”). În aceste ordine, de regulă, există o anumită succesiune de aranjare a problemelor individuale: mai întâi - numirea în funcții, apoi - transferul în alte funcții, apoi - eliberarea din funcții. Dacă într-un paragraf sunt enumerate mai multe nume, acestea sunt enumerate în ordine alfabetică.

Comenzile pentru personal trebuie emise în strictă conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse:

La angajare trebuie să se indice cuantumul salarial stabilit și condițiile de angajare: temporar (de la... la...), cu perioadă de probă (durată) etc.;

În caz de concediere - motivul concedierii (articol specific din Codul Muncii al Federației Ruse);

La acordarea concediului - tipul acestuia, durata, data de începere și de sfârșit;

La transferul la un alt loc de muncă - tip de transfer (dacă este temporar - durată), post și departament nou, motivul transferului, modificarea salariului;

Cu încurajare sau acţiune disciplinară– motivul și tipul de stimulent sau penalizare;

Când călătoriți într-o călătorie de afaceri – data, durata și scopul călătoriei de afaceri, numele organizației călătoriei de afaceri.

Partea constatatoare din comenzile de personal poate lipsi. Partea administrativă a ordinului începe cu indicarea numelui (imprimat cu majuscule), prenumelui și patronimului (tipărit în întregime cu litere mici, trebuie să conțină formularea precisă a soluției unei anumite probleme de personal); Ordinul de personal trebuie să conțină o justificare pentru fiecare articol, care să indice documentele care au stat la baza emiterii acestuia. În ordinul privind personalul este necesară următoarea mențiune: „Am citit ordinul, semnătura, transcrierea semnăturii, data Ordinele privind personalul sunt vizate de persoana responsabilă de personal și de șefii acelor unități structurale ai căror angajați sunt”. preocupări de ordine. Ordinele cu privire la probleme de concediere, transfer, impunere de penalități sunt avizate (ACORD) de către un avocat (dacă sunt disponibile Ordinele privind personalul sunt semnate de către manager, iar în lipsa acestuia - de către directorul adjunct responsabil de aceste probleme). cu ordinul privind repartizarea responsabilităţilor între conducere. Se emit comenzi separate pentru promoții, bonusuri, vacanțe și călătorii de afaceri. Indexul de ordine pentru personal are un număr de ordine de înregistrare în cadrul anului calendaristic și un index de litere: „l/s” (personal); „k” (cadre). Este acceptabilă și alte indexări de litere, de exemplu, pentru comenzile de admitere, transfer, concediere - „l/s”, pentru comenzile de promovare - „p”, pentru comenzile de călătorii de afaceri - „k”. Comenzile pentru personal sunt înregistrate, trimise și compilate în dosare de către departamentul de personal. Motivele comenzilor sunt depuse în dosarele personale ale angajaților sau formează un dosar independent de atașamente la comenzile pentru personal. Datorită faptului că comenzile de acordare a concediilor, penalităților și călătoriilor de afaceri au perioade temporare de stocare, acestea trebuie generate separat de toate celelalte comenzi pentru personal. Conform clauzei 3.5.5 4, comenzile pentru activitățile principale și pentru personal se mențin separat și se formează în cazuri diferite. Această procedură se aplică și organizațiilor mici unde este creată o cantitate mică de documentație administrativă și managementul înregistrărilor de personal răspunde unul dintre angajați (secretar, contabil, economist etc.). Un ordin de anulare a unui ordin emis anterior (clauza, clauzele ordinului) privind personalul. În procesul activităților zilnice de gestionare a personalului, conducerea oricărei organizații are din când în când nevoia să anuleze comenzile emise anterior (clauze, clauze de ordine) referitoare la personal. Cele mai tipice situații care presupun anularea comenzilor emise anterior (clauze, clauze de ordine) sunt:

Modificări ale circumstanțelor legate de angajarea angajatului;

Modificări ale circumstanțelor legate de relocarea angajatului;

Modificări ale circumstanțelor legate de acordarea concediului unui angajat;

Schimbări de circumstanțe legate de concedierea unui angajat;

Modificări ale circumstanțelor legate de trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri.

Circumstanțele relevante trebuie înțelese ca acele circumstanțe, a căror apariție face ca un ordin emis anterior (oricare dintre clauzele sau clauzele sale) nul din punct de vedere juridic din cauza imposibilității executării sau din cauza dispariției temeiurilor pentru executarea unui astfel de ordin ( clauza, clauzele ordinului) dintr-un motiv sau altul, determinate de acțiunile angajatorului și (sau) angajatului, care nu sunt cauzate de acestea, adică decurgând independent de voința părților la raportul de muncă. Scopul funcțional al ordinului de anulare a unui ordin emis anterior (clauza, clauzele ordinului) privind personalul este documentarea faptului justificării (în primul rând în termeni legali) anularea deciziei de conducere corespunzătoare prin adoptarea uneia noi decizie de management(în acest caz - ordine de personal). Conținutul ordinului de anulare a unui ordin de personal emis anterior reflectă următoarele informații:

despre comanda (articolul, articolele comenzii) privind personalul supus anularii - data, numarul, numele acesteia (numarul sau numerele articolelor corespunzatoare ale comenzii);

pe baza anulării ordinului relevant - cu o scurtă declarație a împrejurărilor care au servit drept motiv pentru emiterea ordinului de anulare;

despre instrucțiuni oficiali(unități structurale) ale organizației despre acțiunile care trebuie efectuate în legătură cu anularea ordinului anterior privind personalul și emiterea unuia nou;

privind măsurile de asigurare a controlului asupra executării ordinului.

Pregătirea unui proiect de ordin pentru anularea unei comenzi emise anterior (articol, articole din comandă) cu privire la personal este efectuată de un angajat al departamentului de resurse umane, în conformitate cu cerințele GOST R 6.30-2003.

Un ordin de modificare a unui ordin emis anterior (clauza, clauzele ordinului) privind personalul. Necesitatea emiterii ordinelor pentru efectuarea oricăror modificări se datorează apariției unor modificări corespunzătoare în circumstanțele care au servit anterior drept motiv pentru emiterea comenzii, al cărui conținut este supus modificării. Acestea sunt circumstanțe a căror apariție face ca o comandă emisă anterior (oricare dintre clauzele sau clauzele sale) să fie inexacte din punct de vedere juridic și (sau) din punct de vedere faptic. Cele mai frecvente cazuri de apariție a unor astfel de circumstanțe din practica serviciilor de resurse umane sunt:

Modificări ale legislației, reglementărilor, acte locale organizații, inclusiv cele legate de modificarea structurii documentului, redenumirea acestuia etc.;

Modificări ale circumstanțelor personale (date cu caracter personal) ale angajaților organizației, în privința cărora au fost emise anterior ordine de personal relevante (puncte de ordine);

Modificări ale circumstanțelor de timp, loc etc., care sunt semnificative pentru îndeplinirea corespunzătoare de către angajații relevanți a muncii care le sunt atribuite (funcția de muncă).

Alte circumstanțe similare care necesită modificări ale conținutului ordinelor de personal emise anterior, dacă astfel de modificări sunt esențiale pentru executarea corectă a ordinului.

Astfel, scopul funcțional al ordinului de modificare a unui ordin emis anterior (clauza, clauzele ordinului) privind personalul este:

în documentarea faptului de a face modificări justificate (în primul rând din punct de vedere juridic) la decizia de conducere corespunzătoare prin adoptarea unei noi decizii de conducere (ordin de personal);

în anularea comenzii (articol, articole din comandă) privind personalul, al cărei conținut relevă orice discrepanță.

intrarea în vigoare a ordinului de personal relevant care conține modificări - data și numărul acestuia, numele.

dacă este necesar, o măsură care să asigure controlul asupra executării comenzii.