Mulți oameni tratează notele ca pe o formalitate care necesită timp și nervi. Există însă situații în care această formalitate poate proteja angajatul de pretențiile neloiale din partea conducerii. Solicitările documentate vă vor proteja de probleme în orice moment, ceea ce nu poate fi spus despre solicitările prezentate în oral, cărora nici măcar nu li se acordă întotdeauna importanță. Astfel, aceste documente confirmă faptul relației și sunt înregistrate ca documentație de ieșire.
Scrierea unei note
Ce este o notă?
Memorandumul este document important comunicarea internă, nici o singură instituție influentă nu se poate descurca fără el. Pentru funcționarea normală a organizației, un model de memorandum ar trebui să fie la îndemână pentru aproape toți angajații. Diferența sa față de memoriu este că are o orientare ierarhică, adică vine întotdeauna de la subordonați la conducerea superioară. Nota este un document informativ, care este redactat cu scopul de a informa cu promptitudine autoritatile unei autoritati superioare sau a unui alt departament structural despre evenimentele care afecteaza stabilitatea sistemului de management la intreprindere.
Raportul are forță juridică, deoarece scopul său nu este doar de a informa conducerea organizației, ci și de a-i încuraja să ia o anumită decizie asupra situației anunțate. Actul se intocmeste din initiativa personala a salariatului sau la cererea managerului. Notați codul conform clasificatorului documentatia de management— 0286041 conform OKUD. Documentul trebuie să descrie în mod clar problema care a apărut și, întrucât are forță juridică, trebuie să fie lipsit de erori de ortografie și juridice.
Definiția a memo
Documentul nu numai că prezintă incidentul în detaliu, dar scrie și o concluzie care prezintă opțiunile de rezolvare a situației. După aceasta, managerul este obligat să studieze documentul și să-și impună rezoluția. Ulterior, această rezoluție servește drept bază pentru aprobarea și implementarea diferitelor măsuri (impunerea de penalități, emiterea de stimulente etc.). Astfel, o notă este un element de feedback între un manager și un subordonat.
Scopurile memoriilor
Principalele obiective urmărite în formarea acestui document:
- Creșteți eficiența performanței personale. Când ceva deranjează un angajat și el sugerează modalități de a rezolva această problemă.
- Corectează situația. Când un angajat cunoaște anumite fapte care nu îl privesc personal, dar, în opinia sa, interferează cu stabilitatea și munca eficienta. Se întocmește un raport conducerii pentru ca situația să fie rezolvată cât mai curând posibil.
- Eliberați-vă de responsabilitate. Dacă un angajat a transmis unele informații superiorilor și dorește să se elibereze de responsabilitatea pentru corectarea incidentului. După aceasta, nu ar trebui să existe plângeri împotriva compilatorului.
- Protejați-vă atunci când drepturile sunt încălcate. Aici nota este o încercare de a rezolva în mod pașnic incidentul.
Unul dintre scopurile memoriului este să se elibereze de responsabilitate
Tipuri de memorii
Ele vin în două tipuri:
- Intern- scris la cererea angajatului sau a sefului acestuia in vederea cresterii eficientei firmei. Autorul semnează aici. Deoarece documentul este considerat intern, atunci înregistrarea se face pe hârtie A4.
- Extern- trimis la autoritatile superioare. Acest tip este semnat doar de șeful companiei și este imprimat pe antetul companiei.
În ambele cazuri, data este stabilită în ziua scrierii și semnării.
- Informații - De regulă, acestea sunt compilate în mod regulat; oferă informații detaliate despre metodele și caracteristicile lucrării. Ele pot fi, de asemenea, folosite pentru a transmite managementului idei pentru îmbunătățirea procesului de lucru.
- Raportare- raportează rezultatele ordinului executat într-o anumită perioadă. Aceștia sunt de obicei alcătuiți din angajați de cel mai jos nivel.
- Inițiativa - cele în care angajatul propune conducerii să ia o anumită decizie în legătură cu evenimente specifice - încălcări, timpi de nefuncţionare etc.
Notă internă
Adesea, printre rapoarte, trebuie să le scrieți superiorilor notițe „represive”, spunând angajații ca niște leneși și leneși. Ele ar trebui întocmite cu deosebită atenție, deoarece chiar și cel mai mic defect poate duce la probleme în viitor. Încălcarea disciplinei este motiv de sancțiuni financiare numai în acest scop, în document trebuie prezentate argumente convingătoare; Un document incorect formulat poate fi depus în instanță, plângându-se că conducerea încalcă cu răutate drepturile unui specialist. Prin urmare, este important să știți cum să scrieți corect o notă.
Structura documentului
Memorandumul include două sau trei secțiuni semantice:
- Real partea în care sunt menționate motivele incidentului care a determinat formarea acestuia, cu o declarație detaliată a circumstanțelor însoțitoare.
- Analitic - prezintă o analiză a situației cu potențialele consecințe ale incidentului și diverse opțiuni de eliminare a problemei.
- Rezumând partea în care vorbitorul își descrie opinia, oferă argumente convingătoare și recomandă luarea unor acțiuni specifice pentru a rezolva incidentul. Și atunci liderul însuși decide ce sancțiuni să ia. Întrucât autoritățile nu au timp pentru investigații, cel mai adesea sunt de acord cu propunerile autorului fără a aprofunda detalii.
Notă externă
Puteți compune un memorandum atât în format text, cât și în format tabelar. Secțiunea analitică din document poate lipsi în funcție de tipul problemei. În acest caz, documentul are doar partea de fapt și concluzia cu soluții la problemă. Folosind-o, puteți face nu numai propuneri pentru îmbunătățirea unora procesele de producție, dar și să-și exprime nemulțumirea față de măsurile luate. Înainte de a începe să scrieți un raport, trebuie să formulați clar problema sau punctul dvs. de vedere și abia apoi să începeți să îl puneți pe hârtie.
Un memoriu de informare este un document al cărui scop este de a încuraja o persoană superioară să ia o decizie. Autorul poate întocmi un memoriu fie la cererea sa, fie la îndrumarea unei persoane superioare. Să vedem cum să scriem corect o notă
Notele au mai multe diviziuni.
- După conținut rapoartele sunt împărțite în informative, de raportare și de inițiativă. Un raport informativ este un document care include informații despre detaliile și metodele de realizare a lucrării. Notele de acest tip sunt compilate periodic. Raportul de raportare informează șeful despre rezultatele muncii depuse și implementarea instrucțiunilor. Un memoriu de inițiativă încurajează un superior să ia o decizie. În ea, autorul își poate prezenta recomandările și sugestiile.
- Rapoartele sunt, de asemenea, împărțite în funcţie de destinatarul lor:
- notă internă- un document adresat directorului organizației;
- nota externă adresată unei persoane situate în afara întreprinderii.
Notele interne sunt scrise pe o foaie obișnuită de hârtie, memoriile externe sunt scrise pe o formă specială a organizației.
Redactarea unui memorandum
Deci, să luăm în considerare structura memoriului, indiferent de tipul acestuia. Orice memoriu este format din 3 părți.
Partea 1- cuprinde motivele redactării raportului, fapte și evenimente.
partea 2— analiza situației, opțiuni de rezolvare a problemei.
Partea 3— sunt propuse acțiunile cele mai potrivite în opinia autorului și se trag concluzii.
Dacă vrei să faci bani închiriind costume de costume, iată cum să o faci ușor și eficient.
Întocmirea unui memoriu intern
Pentru design corect raport intern, urmați pașii următori.
- În partea de sus, în colțul din stânga, scrieți numele departamentului de lucru din care provine informațiile.
- În colțul din dreapta sus, indicați destinatarul, funcția, numele de familie, inițialele acestuia.
- În centrul sau lângă marginea stângă a foii, scrieți titlul documentului cu majuscule.
- Pe rândul următor, introduceți data și indexul raportului. Scrieți data cu cifre arabe, de exemplu 31/07/13, ziua în care documentul a fost întocmit și semnat.
- Scrieți pe scurt esența notei.
- Urmează, direct, informația în sine care trebuie transmisă managerului.
- În concluzie, notează-ți funcția, numele și inițialele, semnătura (toate pe un singur rând).
Formular de memorandum extern
După cum sa menționat deja, un formular special este utilizat pentru întocmirea unui raport extern. Formularul de raportare include:
- numele organizației
- numele documentului
- numărul documentului și data întocmirii
- oraș de compoziție
- destinatar (funcție, inițiale, prenume)
- titlul textului (începe cu cuvintele „Despre...”, „Despre...”)
- textul raportului în sine
- funcția, prenume, parafa, semnătura compilatorului
Exemplu de notă
Să ne uităm la un exemplu de scriere a unei note pentru un angajat, folosind exemplul unui raport intern.
Raport privind absenteismul (eșantion)
Raportul de absenteism servește la informarea managerului despre absența angajatului de la locul de muncă. Conține un stimulent pentru a aduce absentul la acțiuni disciplinare.
În textul raportului privind absenteismul, ei indică mai întâi absența angajatului, apoi au înaintat o cerere de rezolvare a acestei probleme. Structura raportului rămâne aceeași.
Departamentul principal
Directorului SRL „Sladkoezhka”
RAPORT CĂTRE Krasnov I.F.
Aș dori să vă aduc la cunoștință că la 11 septembrie 2012, angajatul Belov Z.Yu. a lipsit de la serviciu dintr-un motiv nespecificat. Doresc sa va informez ca angajatul nu s-a prezentat la serviciu de 4 ori in ultimele doua luni.
Vă rog să aplicați la V.V Belov. măsuri disciplinare, deoarece absenteismul acestuia poate reduce semnificativ productivitatea întreprinderii noastre.
Informațiile interne sunt diseminate folosind informații speciale și documente de referință, dintre care un tip este un memorandum. Se adresează persoanelor care ocupă funcții superioare pentru a le aduce la cunoștință anumite fapte pentru a le încuraja să ia o anumită decizie.
Un memorandum ca document intern are anumite principii de redactare, in functie de scopul sau. Vom dezvălui exact cum ar trebui întocmite rapoarte în anumite situații de lucru.
Departamentul HR
Director General
Omega LLC
N.V. Groșcenko
RAPORT NR
Încălcarea disciplinei muncii (absentism)
Prin prezenta, aduc la cunoștința conducerii că alaltăieri, 4 noiembrie 2016, un angajat al departamentului de resurse umane, Tatyana Olegovna Valeryeva, a comis o încălcare gravă a disciplinei muncii. După pauza de masă, care s-a încheiat la ora 14:00, nu s-a mai întors la ea locul de muncași a lipsit până la sfârșitul zilei de lucru (de la 14:00 la 18:00). Documente justificative și explicații satisfăcătoare pentru absența sa T.O. Valerieva nu l-a furnizat în următoarele două zile.
În legătură cu o încălcare gravă a disciplinei muncii, propun declararea lui T.O. Valerieva este mustrată și înscrisă pe cardul personal.
Şef Resurse Umane (semnătură) R.V. Sukharevski
Raportați neîndeplinirea de către angajat al atribuțiilor sale oficiale
Acest document are scopul de a transmite conducerii informații că angajatul și-a îndeplinit necorespunzător sau nu și-a îndeplinit deloc atribuțiile profesionale. Documentul final conține o cerere de acțiune disciplinară. Fără un astfel de raport, orice sancțiuni împotriva salariatului pot fi considerate nefondate.
Exemplu de memoriu privind neconformitatea responsabilități de serviciu
FIȘIERE
Departamentul de metrologie
Director General
SRL „Rosmashinstroy”
Radkovsky K.L.
RAPORT NR 2
Neîndeplinirea atribuțiilor oficiale
Prin acest document vă aduc la cunoștință că inginerul departamentului de metrologie, Anton Petrovici Reisfader, a încălcat graficul de verificare a dispozitivelor de contorizare a energiei electrice (nu a monitorizat implementarea graficului aprobat), ceea ce a avut ca rezultat impunerea unei amenzi asupra organizare inspector guvernamental privind controlul dispozitivelor de contorizare.
În legătură cu încălcarea, propun să declar A.P. Ricefader este mustrat și va fi inclus pe cardul personal și nu i se va acorda niciun bonus pe baza rezultatelor muncii sale pentru luna următoare.
Metrolog șef (semnătură) P.K. Jeltkovski
Raportați despre comportamentul neadecvat al unui angajat
Acest tip de memoriu informează conducerea despre comportamentul ofensator inacceptabil la locul de muncă. Măsurile de executare propuse ar trebui să vizeze nu numai să ceară pedepsirea vinovatului, ci și prevenirea unor situații similare în viitor.
Exemplu de memoriu despre comportamentul inacceptabil al angajaților
FIȘIERE
Departamentul administrativ si economic
Director General
Prosperity LLC
Giatsintova A.V.
RAPORT NR 3
Despre comportamentul neadecvat al unui angajat
Aș dori să vă aduc la cunoștință că pe 24 august 2016, maistrul peisagistilor din teritoriu a fost V.I. A fost comis un comportament incorect față de șef adjunct al departamentului administrativ și economic, Antonina Pavlovna Finogenova. Zaikovski V.I. a făcut o remarcă insensibilă cu privire la aspect A.P. Finogenova, adăugând insultă cu expresii obscene. Trebuie menționat că aceasta nu este prima declarație grosolană a lui V.I. adresată angajaților departamentului, ceea ce perturbă mediul de lucru și provoacă situații conflictuale.
Vă rog să-l implicați pe V.I. la răspunderea disciplinară pentru comportament neadecvat la locul de muncă.
Șeful departamentului administrativ și economic (semnătură) Neklyuev M.L.
Nerespectarea regulilor de disciplină a muncii și a regulamentelor interne ale organizației amenință angajatul cu măsuri disciplinare, privarea de bonusuri și chiar concediere. Orice încălcare a unui angajat regulile stabilite trebuie documentate în conformitate cu reglementările legislatia actuala. Articolul va prezenta cititorului principalele documente care trebuie generate la înregistrarea unei încălcări, precum și caracteristicile cheie de design ale fiecăruia dintre ele.
Procedura de înregistrare a încălcărilor disciplinei muncii
Articolul 21 Codul Muncii RF stabilește atribuțiile de bază ale salariatului, neîndeplinire care atrage pedeapsa legală.
„Salariatul este obligat:
- îndeplinește cu conștiință sarcinile de serviciu care i-au fost atribuite contract de munca;
- respectă regulile interne reglementările muncii;
- respecta disciplina muncii;
- respectă standardele de muncă stabilite;
- respectă cerințele de protecție a muncii și de securitate a muncii;
- tratați cu grijă bunurile angajatorului (inclusiv bunurile terților deținute de angajator, dacă angajatorul este responsabil pentru siguranța acestei proprietăți) și a altor angajați;
- informați imediat angajatorul sau supervizorul imediat despre apariția unei situații care reprezintă o amenințare pentru viața și sănătatea oamenilor, siguranța proprietății angajatorului (inclusiv proprietatea terților aflați la angajator, dacă angajatorul este responsabil pentru siguranța acestei proprietăți).”
Legea prevede mai multe tipuri de pedepse pt abatere disciplinara. Dreptul de a alege pedeapsa aparține liderului. În același timp, acțiunile angajatorului nu trebuie să contravină legii.
Articolul 192 din Codul Muncii al Federației Ruse. Acțiune disciplinară
„Pentru săvârșirea unei abateri disciplinare, adică nerespectarea sau execuție necorespunzătoare angajat din vina ce i-a fost atribuită responsabilități de muncă, angajatorul are dreptul de a aplica următoarele sancțiuni disciplinare:
- comentariu;
- mustrare;
- concediere pentru motive adecvate.”
Raport pentru încălcarea disciplinei
Procedura de înregistrare a abaterii disciplinare este stabilită de Codul Muncii. În prima etapă, angajatorul trebuie să înregistreze faptul nerespectării regulilor, susținându-l cu documente. Dacă un angajat întârzie, dovada poate fi o foaie de pontaj sau memoriu. Un eșantion din acest document are o singură formă, în care, sub orice formă, faptul de încălcare a disciplinei de către un anumit angajat este indicat cu o declarație detaliată a esenței problemei.
Nota indica numele organizatiei, destinatarul, data si numarul documentului, precum si o propunere de penalizare. Hârtia este certificată semnătura personală compilator. Dacă există documente care confirmă încălcarea, acestea trebuie indicate în textul notei. De exemplu, o notă explicativă a vinovatului, copii ale scrisorii de însoțire sau alte documente interne ale întreprinderii.
Un exemplu de raport privind încălcarea disciplinei muncii
Notă de serviciu- unul dintre tipurile speciale de rapoarte. Dar dacă acesta din urmă este emis „ după vechime” - de la un subordonat la un manager, atunci memoriul are caracter informativ si poate fi adresat de angajator angajatilor sai. Forma acestui document nu este fixată prin lege, așa că va fi suficientă aprobarea regulilor de executare a acestuia la nivel de întreprindere - în regulamentele interne și regulile de muncă de birou.
Exemplu de memoriu privind încălcarea disciplinei muncii
Angajatorul are dreptul de a cere de la angajat nota explicativa, care ar trebui să conțină explicații cu privire la motivele care au determinat încălcarea. Dacă angajatul refuză să ofere o notă explicativă, managerul întocmește act relevant, care ulterior va deveni argument în examinarea cauzei de către comisia de disciplină.
Codul Muncii al Federației Ruse, articolul 193. Procedura de aplicare a sancțiunilor disciplinare
„Înainte de a impune măsuri disciplinare, angajatorul trebuie să ceară o explicație scrisă de la angajat. Dacă după două zile lucrătoare angajatul nu oferă explicația specificată, atunci se întocmește actul corespunzător.
Eșecul unui angajat de a oferi o explicație nu reprezintă un obstacol în calea aplicării măsurilor disciplinare.”
Exemplu de notă explicativă privind încălcarea disciplinei muncii
La încălcarea de către manager unitate structurală se intocmeste un act. El este document internîntreprindere și confirmă faptul nerespectării regulilor de către angajat. Pentru ca un document să fie obligatoriu din punct de vedere juridic, trebuie să fie compilate oficial cu participarea directă a altor angajați, confirmând faptul încălcării prin semnăturile acestora.
În plus, toate faptele care indică o abatere disciplinară trebuie să fie reflectate în raport. Documentul ar trebui să includă o explicație a vinovatului și să-l familiarizeze cu textul documentului. Dacă un angajat refuză să semneze, despre asta se face un marcaj corespunzător.
Exemplu de act privind încălcarea disciplinei muncii
După ce a primit toate documentele necesare angajatorul decide să aleagă o pedeapsă pentru angajat. În acest caz, trebuie avute în vedere toate împrejurările: gravitatea abaterii, numărul abaterilor disciplinare existente anterior, motivele și împrejurările în care a fost săvârșită, precum și toate consecințele acestor acțiuni.
Ordin privind încălcarea regulamentului intern al muncii nu are un model uniform si depinde de tipul de pedeapsa ales pentru angajat. Ar trebui să afișeze datele personale ale angajatului (numele complet), funcția acestuia, o descriere a infracțiunii pe care a comis-o, gravitatea acesteia și tipul de sancțiune disciplinară aleasă.
Exemplu de ordin de mustrare pentru încălcarea disciplinei muncii
Amenzi bănești, ca unul dintre tipurile de sancțiuni pentru încălcarea disciplinei muncii, Legislația rusă nu sunt furnizate.
Articolul 192 din Codul Muncii al Federației Ruse
„Nu este prevăzută aplicarea sancțiunilor disciplinare legi federale, statute și regulamente de disciplină.”
Prin urmare, ordinul privind amenzile pentru încălcarea disciplinei muncii considerată ilegală, chiar dacă astfel de sancțiuni sunt prevăzute de contractul colectiv intern.
Înregistrarea încălcărilor disciplinei muncii este un proces complex și în mai multe etape. Consultarea cu avocați profesioniști vă va ajuta să vă pregătiți corespunzător pentru această procedură. Avocați cu experiență cu mulți ani de experiență de lucru cu legislatia muncii va explica în detaliu drepturile și obligațiile fiecăreia dintre părțile implicate în proces.
Un memoriu este un document emis în numele managerului, contabilului șef sau oricărui alt angajat al organizației.
Memorandumul are putere juridică, întrucât este întocmit în scopul luării de măsuri sau a oricărei acțiuni asupra problemei evidențiate în acesta.
Memorandumul trebuie întocmit atât ortografic, cât și competent din punct de vedere juridic, trebuie să prezinte în detaliu problema existentă și, de preferință, prezența acțiunilor de soluționare a acesteia, care sunt propuse chiar de redactorul său.
Un memoriu adresat șefului unei organizații sau departament este un document intern și poate fi întocmit pe o simplă coală A4.
Dacă un document este trimis unei organizații superioare, acesta devine automat extern și este întocmit pe antetul companiei.
Reguli pentru redactarea unui raport
Scopul principal al memorandumului nu este doar de a familiariza conducerea superioară cu problema actuală sau eșecul lucrării în curs.
Și, de asemenea, să încurajeze conducerea să ia prompt măsuri pentru a rezolva situația actuală.
Procesul-verbal trebuie intocmit in formularul OKUD, intra sub codul 0286041.
Notele sunt împărțite în mai multe clasificări în funcție de componenta informațională sau de destinatar (în numele căruia a fost scris această nota).
1. Astfel, conform primei clasificări, va fi raportarea informațională, care va indica etapele, dificultățile și trăsăturile lucrării care se desfășoară.
Autorul acestui tip de raport trebuie să transmită superiorilor săi într-un limbaj accesibil și profesional în ce stadiu de dezvoltare se află un anumit proiect și ce se face pentru a asigura implementarea acestuia.
Astfel de rapoarte sunt pregătite în mod regulat până la final, până la finalizarea proiectului.
Notele de raportare conectează direct managementul organizației cu managerii de proiect
Acest lucru vă permite să aflați rapid în ce zone există o lipsă de fonduri, în care dintre ele există o ofertă excesivă și, în consecință, să luați măsuri pentru normalizarea activității proiectului.