Fluxul de documente este mișcarea documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii.

Trebuie remarcat faptul că în această definiție accentul este pus pe cuvintele „mișcarea documentelor”, adică drumul lor de la un departament sau de la un angajat la altul. În acest caz, ordinea deplasării documentelor (calea lor) este predeterminată de procesul de management acceptat într-o organizație dată. De exemplu, dacă șeful unei organizații cere ca toate documentele primite să fie mai întâi raportate lui și numai el va numi un executor, calea documentului va fi în mai multe etape de sus în jos. Dacă organizația are o împărțire clară a funcțiilor între diviziile structurale și angajați, majoritatea documentelor vor merge direct la departament la executanți, adică drumul va fi diferit, mult mai scurt. În același mod, deplasarea documentului în timpul aprobării și semnării depinde de procedura adoptată în instituție pentru repartizarea responsabilităților și delegarea de competențe către angajați. Astfel, fluxul de documente depinde de sistemul de management, este secundar în raport cu acesta, dar, în același timp, este fluxul de documente, reflectând sistemul de management, care îți permite să-l vezi clar.

În ciuda naturii secundare a ordinii de mișcare a documentelor în raport cu scopurile și obiectivele organizației, se recomandă normalizarea și reglementarea fluxului de documente. De exemplu, în secțiunea „3.1 Organizarea fluxului de documente” Sistemul de stat Se propune Suport de documentare pentru management (DSDM) pentru consolidarea procedurii de transmitere a documentelor în cadrul organizației în scheme tehnologice speciale, a căror dezvoltare este realizată de Suport de documentare pentru servicii de management (DSM). Astfel de diagrame ar trebui să reflecte toate etapele și punctele de trecere informatii documentare, termenii de prelucrare și executare a documentelor.

În lanțul tehnologic de prelucrare și deplasare a documentelor se disting următoarele etape:

џ primirea și prelucrarea inițială a documentelor primite de organizație;

џ examinare preliminarăși distribuirea documentelor;

џ înregistrarea documentelor;

џ control asupra execuției;

џ informare și lucrări de referință;

џ executarea documentelor, întocmirea, coordonarea, executarea acestora;

џ trimiterea sau trimiterea către un caz.

Fiecare dintre etapele de mai sus poate fi efectuată folosind atât tehnologia tradițională, cât și cea automată.

Datorită faptului că fluxul de documente reflectă sistemul de management, permițându-l să fie văzut în mod clar, analiza fluxului de documente este extrem de importantă pentru îmbunătățirea activității aparatului de management.

În același timp, atunci când se analizează fluxul de documente, un document separat, fluxul de documente, documentația poate fi considerată ca obiect de studiu proces. Cu toate acestea, obiectul fundamental al cercetării și îmbunătățirii poate fi numit flux de documente.

Fluxul documentelor este un flux de documente care circulă între punctele de prelucrare și creare a informațiilor (șefi de organizare și divizii structurale, specialiști) și puncte de prelucrare tehnică a documentelor: expediție, secretariat, birou, serviciu de copiere etc.

În fiecare organizație, se pot distinge următoarele fluxuri de documente:

џ fluxul de documentație de intrare, constând în documente care ajung la organizație;

џ fluxuri de documentație internă, constând în documente create în organizație și care nu sunt destinate să depășească limitele acesteia;

џ fluxul de documentație de ieșire, constând în documente destinate transmiterii către alte organizații.

Fluxul documentelor este caracterizat de următorii parametri principali:

• - continut sau functionalitate;
• - structura;
• - mod sau ciclicitate;
• - directie;
• - volum.

Structura fluxului de documente este descrisă prin caracteristici în conformitate cu care documentele pot fi clasificate și indexate și poate fi format un sistem aparat de referință științifică conform documentelor organizatiei. În mare măsură, structura fluxurilor de documente corespunde scopului funcțional și prevăzut al documentelor sale constitutive.

Modul sau natura ciclică a fluxului de document este determinată de modificările încărcăturii sale de informații în timp. Astfel de schimbări sunt de obicei asociate cu natura ciclică a activității de planificare și rezumare, scăderea sezonieră a activității de afaceri, politice și manageriale și ritmurile interne ale organizației.

Direcția fluxului de documente depinde de conținutul unei legături tehnologice specifice în prelucrarea documentelor: documente înregistrate și neînregistrate, documente pentru care controlul execuției este și nu este efectuat de către serviciul instituției de învățământ preșcolar etc. Direcția fluxului de documente este influențată și de metoda de evaluare și certificare a documentelor care compun acest flux: aprobare, aprobare, familiarizare și altele.

Volumul fluxului de documente se măsoară prin numărul fizic de documente (originale și copii), care poate fi precizat sau completat cu volumul de informații conținut în documente, exprimat în foi, semne, număr de ordine, executori etc.

Numărul de documente al tuturor fluxurilor, indiferent de modalitatea de creare, de primire (livrare), i.e. inclusiv fax, e-mail, livrare prin curier sau vizitator, va echivala cu volumul total al fluxului de documente al organizației.

Contabilitatea volumului fluxului de documente al întreprinderilor și organizațiilor

Volumul fluxului de documente este numărul de documente primite de organizație și create de aceasta într-o anumită perioadă

Cantitatea de flux de documente este necesară pentru:

• 1. calcularea eficacității utilizării automatizării și mecanizării muncii de birou;
• 2. calcularea numărului necesar de personal de birou;
• 3. definirea volumului de muncă Servicii DOW, inclusiv secretarul șefului și secretarul unității structurale.

În general, volumul fluxului de documente arată volumul de muncă al întregului aparat de management, deoarece toți angajații lui trebuie să se ocupe de documente.

Numărarea se realizează de obicei folosind formulare de înregistrare a documentelor de intrare, interne (de obicei după tip) și de ieșire. Trebuie avut în vedere faptul că în majoritatea organizațiilor, de regulă, se ia în considerare doar numărul de documente înregistrate primite, iar documentele care nu sunt supuse înregistrării sunt rareori numărate, deși numărul lor depășește semnificativ numărul documentelor înregistrate. Documente interne De asemenea, nu sunt întotdeauna înregistrați. De exemplu, rapoartele și note explicative, certificate etc. și de aceea numărul lor este greu de calculat cu exactitate.

În plus, circulația copiilor de documente, care în medie și organizații mari, nu au trecut încă la sisteme automatizate munca de birou, poate crește semnificativ numărul total de documente.

Cea mai simplă formă Certificatul privind volumul fluxului de documente arată astfel:

Revenind la analiza fluxurilor de documente, se poate observa că principalele obiective ale studierii fluxurilor de documente ale unei organizații sunt:

creşterea eficienţei activitati de management;

accelerarea circulației documentelor în organizație;

reducerea intensității muncii de prelucrare a documentelor.

Pentru a analiza și înregistra mișcarea documentelor, un mijloc destul de simplu și vizual este întocmirea de operograme grafice și hărți tehnologice de traseu, care reflectă treptat operațiunile efectuate cu documentele, executanții acestora și ordinea operațiunilor. Hărțile de traseu și tehnologice pot fi completate cu timp, precum și cu costuri financiare la fiecare etapă de transmitere a documentelor. Pe lângă operograme și hărți tehnologice de traseu pentru prezentare vizuală, studiu rapid al procedurii de compilare și prelucrare documente individuale, precum și instruirea personalului nou angajat pentru a face acest lucru cu costuri minime, se pot folosi și alte metode de reprezentare vizuală a mișcării informațiilor din document: lanțuri tehnologice, grafice, diagrame, înregistrări de documente etc. Dacă este necesar, pot fi utilizate și metode mai complexe de prelucrare a informațiilor colectate, de exemplu, construirea de modele de informații.

După primirea rezultatelor analizei structurii fluxului de documente, puteți optimiza fluxul de documente, raționalizându-l.

AGENȚIA FEDERALĂ PENTRU EDUCAȚIE
INSTITUȚIE DE ÎNVĂȚĂMÂNT DE STAT
ÎNVĂŢĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR
UNIVERSITATEA TEHNICĂ DE STAT DON

Facultatea de Științe Sociale și Umaniste

TEST

La disciplina „Organizarea și tehnologia suportului documentației pentru management”

Tema: „Volumul fluxului de documente al instituției. Contabilitatea numărului de documente din organizație. Etapele deplasării documentelor de ieșire într-o organizație”

Specialitatea: 032001 „Suport de documentare și documentare pentru management”

finalizat:
elev al grupei GZDU 3-1
Kalaktsuzova Kristina Sergheevna
cartea de evidenta numarul 073799

verificat:
Candidat la Științe Economice, conferențiar
Vatolina M.V.

Rostov-pe-Don
2009

Introducere 3

Volumul fluxului de documente al instituției. Contabilitatea numărului de documente din organizație.
4

Etapele deplasării documentelor de ieșire într-o organizație.

7

Reglementări privind serviciul suport documentație pentru conducerea CJSC Techcom.

10

Concluzia 18

Organizarea muncii cu documente presupune organizarea fluxului de documente al instituției, stocarea documentelor și utilizarea acestora în activitățile asociate instituției. Fluxul de documente al unei instituții este un ansamblu de proceduri interdependente care asigură circulația documentelor într-o instituție din momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea executării sau expedierii. În scopul organizării raționale a fluxului de documente, toate documentele sunt distribuite în funcție de fluxurile de documente, de exemplu, documentele înregistrate și neînregistrate; documente de intrare, de ieșire și interne; documente trimise și primite de la organizații superioare sau documente trimise sau primite de la organizațiile subordonate etc. Fluxul de documente este înțeles ca un set de documente care îndeplinesc un scop specific în procesul de flux de documente.
O caracteristică a fluxului de documente este volumul acestuia. Volumul fluxului de documente se referă la numărul de documente primite de o organizație și create de aceasta într-o anumită perioadă de timp, de obicei un an. Volumul fluxului de documente este un indicator important folosit ca criteriu atunci când se decid problemele de alegere a unei forme organizaționale de muncă de birou, organizarea unui sistem de regăsire a informațiilor pentru documentele instituționale, structura serviciului de birou, personalul acestuia și alte aspecte.

Volumul fluxului de documente al instituției. contabilizarea numărului de documente din organizație.

Volumul fluxului de documente este un indicator important folosit ca criteriu atunci când se decid problemele de alegere a unei forme organizaționale de muncă de birou, organizarea unui sistem de regăsire a informațiilor pentru documentele instituționale, structura serviciului de birou, personalul acestuia și alte aspecte. Una dintre cele mai importante funcții ale organizării muncii cu documente este funcția de contabilitate a documentelor.
Volumul fluxului de documente este principalul mijloc de determinare a nevoilor reale în tehnologia organizațională și informatică, alegerea celui mai eficient sistem de înregistrare a documentelor și construirea unui aparat de referință înregistrare pentru o perioadă de timp selectată
Serviciul de suport al documentației al organizațiilor, de regulă, înregistrează anual numărul de documente. Rezultatele contabile ar trebui să fie baza pentru determinarea nivelului de personal al serviciului în sine, planificare, achiziție mijloace tehnice prelucrarea documentelor. O analiză a fluxului de documente poate arăta intensitatea generală a muncii a angajaților, dinamica acestei tensiuni pe parcursul anului și alte statistici de interes.
Pentru ca această activitate să aibă un impact real, ar trebui folosită ca bază pentru planificarea diferitelor activități pentru a îmbunătăți suportul documentației și a prezice eficacitatea acestor activități. Această abordare predetermină o anumită complicație a parametrilor prin care este posibilă numărarea numărului de documente și face ca metodologia de calcul să depindă de obiectivele sale, dar în cele din urmă face posibilă însumarea în mod repetat a rezultatelor pentru fiecare dintre parametri.
Numărul documentelor copiate și circulația acestora servesc drept principale date inițiale în determinarea echipamentului tehnic și tehnologiei de operare optime a serviciului de copiere.
Volumele de lucrări dactilografiate efectuate, în comparație cu standardele de timp standard pentru lucrările de dactilografiere, fac posibilă determinarea numărului necesar de personal tehnic.
Indicatorii numărului de documente din diferite perioade de stocare fac posibilă prezicerea mai precisă a activității unei arhive departamentale, necesitatea și fezabilitatea efectuării lucrărilor la microfilmarea documentelor.
Volumul fluxului de documente este principalul mijloc de determinare a nevoilor reale în tehnologia organizațională și informatică, alegerea celui mai eficient sistem de înregistrare a documentelor și construirea unui aparat de referință.
Volumul fluxului de documente se referă la numărul de documente înregistrate la locul de înregistrare pentru o perioadă de timp selectată. Atât documentul propriu-zis (original), cât și fiecare dintre copiile acestuia (circulare de reproducere) sunt luate ca unitate de numărare. Pentru simplificarea calculului, se recomandă ca un document reprodus în 10 exemplare să fie socotit ca zece documente.
Calculul și analiza de înaltă calitate, cuprinzătoare și calificată a fluxului de documente în organizații ar trebui să fie efectuate o dată pe an de către un grup special desemnat de angajați, sub îndrumarea serviciului de documentare. Calculul și analiza fluxului de documente este obligatorie la întocmirea fișei de documente a unei organizații. În acest caz:

numărul de documente se numără la locurile de înregistrare a acestora folosind formulare de înregistrare;
documentele neînregistrate sunt numărate atunci când sunt vizualizate pagină cu pagină în locurile în care sunt stocate;
numărul de copii dactilografiate create este determinat de jurnalele de lucru dactilografiate din biroul mașinilor și de intervievarea angajaților din diviziuni structurale la descentralizarea lucrărilor de dactilografiere;
contorizarea circulației documentelor se poate efectua cu ajutorul jurnalelor de comenzi sau comenzilor de copiere și duplicare a lucrărilor;
dacă organizaţia foloseşte forme unificateși s-a întocmit o fișă de document, care include circulația formularelor, apoi în acest caz datele fișei se folosesc la calcularea cantității documente createși sunt completate de indicatori ai circulației totale a reproducerii lor.
Totodată, se clarifică corectitudinea identificării formularelor în foaia de circulație și consumul efectiv de hârtie pentru aceeași perioadă;

propunerile, declarațiile și reclamațiile cetățenilor sunt luate în considerare în mod independent;
De asemenea, în mod independent, conform fișelor de înregistrare și revistelor, ar trebui să se țină seama de documentele pe suport informatic, documentele pe microfilme ca originale, volumul aparatului științific și de referință al serviciului de suport al documentației.

Contabilitatea numărului de documente ale unei organizații în conformitate cu metodologia aleasă poate fi efectuată la un moment dat, periodic, dar cel puțin o dată pe an, sub îndrumarea și cu participarea serviciului de suport pentru documentare. indicatori și sunt furnizate conducerii organizației. În același timp, ar trebui să fie pregătite și propuneri pentru îmbunătățirea activității cu documente și a suportului tehnic al acestuia.

Etapele deplasării documentelor de ieșire într-o organizație.
Fluxul de documente de ieșire constă din documente create în cadrul unei anumite organizații și trimise în afara acesteia. Documentele de ieșire sunt create ca răspuns la cererile primite scrise sau orale sau ca documente de inițiativă care necesită sau nu un răspuns. Documentele de inițiativă depășesc întotdeauna semnificativ grupul de documente de răspuns. Motivele creării documentelor de ieșire sunt dictate de activitățile organizației și solicitările sale de informații. În fluxul documentelor de ieșire, există un grup de documente administrative (cu condiția ca organizația să aibă organizații subordonate) și documente informaționale (comunicare) - scrisori, rapoarte, recenzii, certificate, rapoarte, contracte, documente privind implementarea acestora.
Documentele trimise de organizație, inclusiv cele pe suport informatic, sunt supuse sortării, ambalării, procesării poștale și livrării la oficiul poștal.
Prelucrarea și expedierea sunt efectuate centralizat de către departamentul de expediere, secția de birou sau secretariat în conformitate cu Regulamentul Poștal în vigoare.
Serviciul de management al biroului verifică corectitudinea documentelor, prezența atașamentelor specificate în document, corespondența numărului de copii cu numărul de destinatari, datele semnării, înregistrării și expedierii.
Documentele neformulate sau completate incorect se restituie executorilor pentru revizuire la unitatile structurale.
Pentru corespondența recomandată, personalul de birou întocmește o listă de corespondență, pe care sunt trecute în expediție numele angajatului și data expedierii.
Documentele pe suport informatic sunt acceptate pentru expediere în ambalaje care îndeplinesc cerințele tehnice, cu condiția să existe o scrisoare de intenție întocmită și înregistrată în modul prescris.
Documentele depuse pentru expediere sunt procesate și trimise în aceeași zi sau nu mai târziu de prima jumătate a următoarei zile lucrătoare.
Deplasarea documentelor de ieșire include următoarele etape:
1. Întocmirea unui proiect de document de către antreprenor.
2. Coordonarea (vizualizarea) proiectului de document.
3. Finalizarea proiectului de document pe baza comentariilor.
4. Reavizul documentului.
5. Semnarea documentului de către manager.
6. Înregistrarea documentului (în serviciul de învățământ preșcolar sau în catedră, dacă documentul este semnat de șeful secției).
7. Transferul documentului la instituția de învățământ preșcolar (dacă documentul este semnat de șeful secției).
8. Trimiterea documentului corespondentului și transferarea unei copii la dosar.

Etapele procesării documentelor de ieșire:
1. Documentul de ieșire este pregătit de către antreprenorîn departament (se întocmește un proiect de document și se convine). Cel mai adesea, actul de ieșire este întocmit de către executor, iar secretarul verifică corectitudinea executării.
2. Document executat depus la semnătură manageruluiîntreprinderilor.
3. După ce managerul semnează documentul înregistrat secretară sau birou.
4. Document înregistrat trimis destinatarului. Trimiterea trebuie efectuată în ziua primirii documentului la birou.
5. Copiați copie secretar de documente depusă în cauză.

Reglementări privind serviciul suport documentație pentru conducerea CJSC „Techcom”

1.Dispoziții generale

1.1. Serviciul de suport pentru documentația de management este o unitate structurală independentă, subordonată direct directorului SA Techcom.

1.2 Serviciul de suport pentru documentația de management în activitățile sale este ghidat de legi și alte reglementări puterea de statși conducerea Federației Ruse și a entităților constitutive ale federației, documente administrative ale organelor superioare de conducere și CJSC Techcom, Instituția de învățământ bugetar de stat, reguli, instrucțiuni, recomandări metodologice elaborate de CJSC Techcom și alte standarde actuale privind problemele suportului documentației pentru gestionarea acestor reglementări. Activitățile angajaților de birou sunt reglementate prin fișe de post.

1.3. Serviciul de suport pentru documentația de gestiune este condus de șeful serviciului de suport pentru documentația de gestiune, care este numit și eliberat din funcție prin ordin al directorului Tekhkom CJSC.

1.4. În funcția de șef al serviciului suport documentație de conducere este numită o persoană cu studii profesionale superioare și experiență de lucru în instituții de învățământ preșcolar de cel puțin doi ani.

1.5. Structura serviciului de suport pentru documentația de management include:
a) divizii de contabilitate si inregistrare, control, imbunatatire a muncii cu
documentele și implementarea mijloacelor tehnice;
b) luarea în considerare a scrisorilor (reclamații);
c) secretariat;
d) expeditie;
e) birou de dactilografiere;
f) birou de copiere și tipărire;
g) arhivă.
1.6. Serviciul de documentare de gestiune
etc.............

Fiecare întreprindere are propriul flux de documente. Dacă este organizată corect, organizația se va dezvolta cu succes. Mai mult, acest lucru se aplică gestionării documentelor pe hârtie și electronice. Volumul fluxului de documente în întreprinderi este de obicei mare, astfel încât pentru a respecta toate standardele, această zonă Sunt desemnate persoane responsabile.

Definiţie

Ce este fluxul de documente, volumul fluxului de documente? Acest proces presupune intocmirea, agrearea, primirea, transmiterea si transmiterea documentatiei. De asemenea, este definită ca trecerea de la compilare la primire sau trecerea la arhiva documentelor.

Documentele în sine sunt:

1. Incoming - primit de la alte instituții.

2. Ieșiri - trimise în afara companiei.

3. Intern - creat și rămâne în cadrul companiei.

Aceste categorii stabilesc fluxuri de documente care au direcții diferite - orizontală și verticală. Primul înseamnă că lucrările și fișierele electronice se deplasează între departamentele de nivelul 1. Al doilea conectează unități la diferite niveluri.

Nuanțele fluxului de documente și volumul fluxului de documente la întreprinderi pot diferi. ÎN conditii moderne suport de hârtie au fost înlocuite fisiere electronice. Dar totuși, majoritatea companiilor operează pe un sistem mixt.

Forme

Principala regulă referitoare la organizarea fluxului de documente și a volumului fluxului de documente este considerată optimizarea. Este important să se reducă „opririle” intermediare pentru a asigura o mișcare eficientă a valorilor mobiliare.

Există 3 forme de organizare a fluxului de documente:

1. Centralizat. Hârtiile sunt într-un singur loc. De obicei, se folosește un secretariat sau un birou pentru aceasta. Aceste departamente îndeplinesc multe responsabilități legate de înregistrarea, procesarea și stocarea documentelor.

2. Descentralizat. Lucrările sunt concentrate în mai multe departamente unde se efectuează operațiunile necesare. Această formă acceptabil într-o companie în care nu este prezentă nicio divizie și care sunt situate la distanță îndepărtată.

3. Mixt. Are caracteristici ale speciilor trecute.

Forma este aleasă în funcție de dimensiunea și structura companiei. De exemplu, o firmă mică are nevoie de una centralizată, unde această muncă este efectuată de un asistent-secretar. În companiile mari cu formă mixtă se creează servicii speciale pentru a se ocupa de munca de birou. Descentralizarea este relevantă acolo unde există mai multe birouri pentru depozitarea documentelor.

Principii

Executarea necorespunzătoare a fluxului de documente este evidențiată de întârzieri și livrarea necorespunzătoare a documentelor. Acest lucru duce la perturbarea întreprinderii. Prin urmare, este important ca procesul de flux de documente să aibă următoarele principii:

1. Claritate. Înseamnă că hârtiile ar trebui să aibă o direcție clară, fără obstacole. Prin urmare, companiile trebuie să urmeze un anumit tipar de trafic.

2. Continuitate. Trebuie prevăzute condiții pentru o mișcare constantă a fluxului de documente.

3. Ritm. Fără stabilirea unor termene limită de procesare a documentelor, nu va exista o funcționare neîntreruptă a companiei. Reglementările permit reglementarea acestui domeniu.

4. Paralelism. Fără acest principiu nu va exista o muncă eficientă și coordonată. Același proces nu este efectuat de mai mulți participanți.

Deși principiile sunt independente, ele sunt interconectate între ele. Dacă chiar și unul dintre ele este încălcat, sistemul se defectează.

Etape

Procedura de flux de documente necesită respectarea tuturor etapelor sale. Trecerea lor asigură buna funcționare a oricărei organizații. Întreprinderea trebuie să aibă în vigoare diagrame de flux de documente. Etapele de procesare includ:

1. Întocmirea și verificarea documentației de către persoana responsabilă.

2. Coordonarea informațiilor.

3. Semnarea lucrărilor.

4. Înregistrare.

5. Finalizarea sarcinilor.

6. Design.

7. Distrugerea și trimiterea la arhivă.

Lucrările externe au 2 fluxuri: de ieșire și de intrare. Documentația de ieșire trece prin:

1. Compilare și verificare.

2. Acord și semnare.

3. Înregistrarea și realizarea de fotocopii.

4. Expediere.

Documentația primită are următoarea schemă de flux de lucru:

1. Admitere, admitere.

2. Revizuire, înregistrare.

4. Executarea.

5. Întocmirea raportului.

6. Mutarea în arhivă.

Organizare

Pentru organizarea corectă a fluxului de documente, au fost create reguli, a căror implementare va permite respectarea următoarelor principii:

1. Minimizarea numărului de servicii prin care trec hârtiile.

2. Reducerea numărului de retururi, adică este necesar să se respecte succesiunea procesării documentelor.

3. Mutarea și procesarea de către reguli uniforme.

Urmând aceste reguli, veți putea atinge obiectivul principal al muncii de birou - eficiența și eficacitatea. Dacă există dezordine în acest domeniu, munca întreprinderii nu va fi de înaltă calitate.

Contabilitate

Volumul fluxului de documente este exprimat prin numărul total de documente primite de întreprindere și create de aceasta într-o anumită perioadă. Acest termen implică numărul de lucrări originale și contestații pentru o anumită perioadă. Se iau în considerare și copiile documentelor produse prin mijloace tehnice.

Rezultatele calculului sunt prezentate într-un rezumat sau certificat. Organizația își dezvoltă formele. De exemplu, fiecare întreprindere poate avea propria frecvență de contorizare a fluxului de documente: pentru fiecare lună, săptămână, an, trimestru. Rezultatele de volum sunt utilizate pentru a stabili nivelul de personal și structura serviciului de birou. Acesta este modul în care este înregistrat fluxul de documente.

Execuţie

Când documentul a ajuns la întreprindere, trebuie pus marcajul corespunzător. I se atribuie un număr de serie și o dată. Ar putea fi o ștampilă. Apoi, lucrările care trebuie înregistrate sunt introduse într-un formular special, cum ar fi un jurnal.

Datorită sistemului de informații și referințe, puteți căuta documente pe baza diferiților indicatori. Deoarece termenul limită este înregistrat acolo, le puteți găsi după timpul de execuție. Pe baza acestor informații se realizează controlul asupra execuției valorilor mobiliare. Acest lucru este făcut persoane responsabile, iar în companiile mici - o secretară.

Responsabilitatea pentru rezolvarea problemelor specificate în documentație revine conducerii diviziilor structurale. Controlul timpului presupune:

1. Fixare la înregistrarea documentelor.

2. Verificarea documentelor.

3. Notificarea antreprenorilor despre expirarea termenelor de lucru.

4. Introducerea informațiilor.

5. Informarea persoanelor responsabile.

6. Introducerea datelor de performanță.

7. Inregistrarea certificatelor de control asupra executiei.

Lucrările care necesită răspuns și execuție sunt în mod necesar monitorizate. Din moment ce în documentatie administrativa deciziile cuprinse în acesta sunt considerate subiect de control fiecare punct trebuie controlat.

Depozitare

În cursul activităților oricărei întreprinderi se întocmesc documente care au semnificație științifică și practică. Multe dintre ele includ informații necesare pentru a rezolva o anumită problemă. Odată ce informația este folosită, lucrările își pierd sensul. Și unele pot rămâne importante mulți ani.

În funcție de valoarea informațiilor, lucrările sunt stocate:

1. Temporar - până la 10 ani.

2. Temporar - de la 10 ani.

3. În mod constant.

Al doilea și al treilea tip sunt stocate timp de 2 ani în unități. Apoi se duc la Termenul de valabilitate nu este determinat de forma: electronică sau hârtie. Arhivele obișnuite și electronice funcționează pe același principiu.

Gestionarea electronică a documentelor

Unele companii operează procesarea electronică a documentelor și schimbul între destinatari. Pentru a face acest lucru, pe server este creată o bază de date, unde se află toate informațiile. Accesul se face prin intermediul unui browser. Accesul prin Internet și rețeaua locală este permis.

Documentația este descărcată sau salvată în foldere specifice care sunt distribuite pe baza unei ierarhii. Persoanele învestite cu astfel de responsabilități au dreptul de a crea, modifica și șterge. În alte cazuri va fi actiuni ilegale. Arhiva electronică a fost creată pentru a stoca documentele electronice.

Organizarea muncii cu documentație este un domeniu serios în orice întreprindere. Este important ca acesta să funcționeze într-o manieră organizată și pe baza principiilor legale. Doar atunci se poate asigura buna functionare a companiei.

Volumul fluxului de documente este numărul de documente primite de o organizație și create de aceasta într-o anumită perioadă.6

Cantitatea de flux de documente este necesară pentru: calcularea eficienței utilizării automatizării și mecanizării muncii de birou; calcularea numărului necesar de personal de birou; determinarea volumului de muncă al serviciului instituției de învățământ preșcolar, inclusiv a secretarului șefului și a secretarului unității structurale.

În general, volumul fluxului de documente arată volumul de muncă al întregului aparat de management, deoarece toți angajații lui trebuie să se ocupe de documente.

Numărarea se realizează de obicei folosind formulare de înregistrare a documentelor de intrare, interne (de obicei după tip) și de ieșire. Trebuie avut în vedere faptul că în majoritatea organizațiilor, de regulă, se ia în considerare doar numărul de documente înregistrate primite, iar documentele care nu sunt supuse înregistrării sunt rareori numărate, deși numărul lor depășește semnificativ numărul documentelor înregistrate. De asemenea, documentele interne nu sunt întotdeauna înregistrate. De exemplu, rapoarte și note explicative, certificate etc. și de aceea numărul lor este greu de calculat cu exactitate

În plus, nu se ia în considerare deplasarea copiilor documentelor, ceea ce în organizațiile mijlocii și mari care nu au trecut încă la sisteme automate de management de birou poate crește semnificativ numărul total de documente.

Cea mai simplă formă a unui certificat privind volumul fluxului de documente arată astfel:9

Revenind la analiza fluxurilor de documente, se poate observa că principalele obiective ale studierii fluxurilor de documente ale organizației sunt: ​​creșterea eficienței activităților de management; accelerarea circulației documentelor în organizație; reducerea intensității muncii de prelucrare a documentelor.

Pentru a analiza și înregistra mișcarea documentelor, un mijloc destul de simplu și vizual este întocmirea de operograme grafice și hărți tehnologice de traseu, care reflectă treptat operațiunile efectuate cu documentele, executanții acestora și ordinea operațiunilor. Hărțile de traseu și tehnologice pot fi completate cu timp, precum și cu costuri financiare la fiecare etapă de transmitere a documentelor. Pe lângă operograme și hărțile tehnologice ale traseului, pot fi utilizate și alte metode de reprezentare vizuală a mișcării informațiilor din document pentru prezentarea vizuală, studierea rapidă a procedurii de întocmire și prelucrare a documentelor individuale, precum și instruirea personalului nou angajat la minimum. cost: lanțuri tehnologice, grafice, diagrame, înregistrări de documente etc. Dacă este necesar, pot fi utilizate și metode mai complexe de prelucrare a informațiilor colectate, de exemplu, construirea de modele de informații.

25. . Conceptul de „flux de documente” și dezvoltarea reglementării sale normative și metodologice. Raspunsul este 21!

Volumul fluxului de documente este exprimat prin numărul total de documente primite de o organizație și create în cadrul acesteia într-o anumită perioadă.5 Volumul fluxului de documente este înțeles ca numărul de copii originale ale documentelor de intrare, de ieșire, interne și ale cetățenilor. cereri pentru o anumită perioadă de timp.

Serviciul DOW poate seta orice frecvență pentru contorizarea fluxului de documente: săptămânal, lunar, trimestrial, anual.

Documentele de ieșire, de intrare, interne, propunerile și declarațiile cetățenilor sunt supuse unei contabilități separate.

Numărul de documente de intrare și de ieșire este contorizat în timpul procesării inițiale sau trimiterii documentelor prin intermediul formularelor de înregistrare (reviste). Documentele interne se inregistreaza la locul inregistrarii sau intocmirii lor.

Fiecare document este numărat o singură dată. Documentul în sine este luat ca unitate de numărare. Copiile documentelor realizate folosind diferite mijloace tehnice sunt considerate separat de documentele originale. Copiile (copiile) reproduse sunt numărate conform jurnalelor de lucru din biroul de dactilografiere și copiere.

Pentru ultimele decenii Evoluțiile normative și metodologice ale Serviciului de Arhive recomandă înregistrarea rezultatelor înregistrării documentelor (și a copiilor acestora) pentru anul sub formă de fracții simple, unde numărătorul indică numărul de documente, iar numitorul numărul de copii ale acestora, de exemplu : 34/106.

Rezultatele calculului sunt prezentate sub forma unui rezumat al datelor privind volumul fluxului de documente. Mai mult, pot fi efectuate atât analize cantitative, cât și calitative ale fluxului de documente. Rezultatele obținute prin calcularea volumului fluxului de documente sunt utilizate pentru a determina structura și nivelul de personal al serviciului instituției de învățământ preșcolar pentru a analiza volumul de muncă al unităților structurale și al executanților individuali.6 Cantitatea fluxului de documente este, de asemenea, necesară pentru a calcula eficacitatea utilizarea instrumentelor de mecanizare și automatizare de birou.

Organizarea muncii cu documente

Există trei forme principale de organizare a muncii cu documente: centralizată, descentralizată și mixtă.

Alegerea formei depinde de natura activității, funcții, structura organizatorica organizatii.

O formă centralizată de organizare a fluxului de documente este utilizată în instituțiile cu flux de documente redus; cu o formă descentralizată de lucru cu documente, toate operațiunile se efectuează în diviziile structurale ale instituției; o formă mixtă de lucru cu documentele este utilizată în marile asociații (instituții) cu o structură complexă și un volum mare de circulație a documentelor. Cu acest formular, o parte din operațiunile de lucru cu documentele (recepție, expediere, control, execuție) sunt efectuate de birou, iar restul operațiunilor (înregistrare, creare dosare, stocare curentă etc.) sunt efectuate de unități structurale. 7

În lanțul tehnologic de prelucrare și deplasare a documentelor se pot distinge următoarele etape:

Recepția și prelucrarea primară a documentelor;

Revizuirea preliminară și distribuirea documentelor; - inregistrarea documentelor - control asupra executiei * - lucrare de informare si referinta; - executarea documentelor si expedierea.8

Ordinea deplasării documentelor în organizație este stabilită în organigramele documentelor, care sunt elaborate de serviciul de suport pentru documentație și aprobate de conducerea organizației. (Anexa 2)

Organizarea muncii cu documente este crearea condițiilor optime pentru toate tipurile de lucru cu documente - de la momentul creării sau primirii unui document până la distrugerea sau transferul acestuia în arhivă.

Diagrama fluxului documentului

Organizarea corectă a fluxului de documente contribuie la trecerea promptă a documentelor în aparatul de management, volumul de lucru uniform al departamentelor și oficiali, are un impact pozitiv asupra procesului de management în ansamblu.