O listă tipică de documente care indică perioadele lor de stocare. Cum se lucrează cu liste de documente care indică perioadele de stocare? Lista documentelor de arhivă de management standard: ediția curentă

Toată documentația de intrare, de ieșire și internă a organizației pentru a asigura siguranța, contabilitatea și pentru a facilita căutarea documentelor ar trebui grupată în fișiere în conformitate cu nomenclatorul cazurilor. Responsabilitate pentru dezvoltarea nomenclaturii afacerile în instituțiile cu un volum mare de flux de documente sunt atribuite biroului, în organizațiile cu un flux mic de documente - secretarului.

Varietăți de nomenclatură a cazurilor

Nomenclatorul cazurilor sunt trei tipuri:

aproximativă şi

nomenclatura afacerilor unei anumite organizații (nomenclatura individuală a afacerilor).

Nomenclatură tipică cauze stabilește componența dosarelor deschise în activitatea de birou a organizațiilor similare și este un document normativ. Nomenclatura aproximativă cauze stabilește o componență aproximativă a dosarelor deschise în gestionarea evidenței organizațiilor cărora li se aplică, indicând indicii acestora, și are caracter de recomandare, de exemplu: „Nomenclatorul aproximativ al cazurilor instituțiilor de învățământ superior”.

Nomenclatorul afacerilor organizațieiîmpărțit în:

lista consolidată de cazuriŞi

nomenclatorul de afaceri al unitatii structurale.

diferă de nomenclatura consolidată a afacerilor organizației doar prin proiectarea acesteia, procedura de întocmire a acestor nomenclaturi este aceeași.

Cerințe pentru înregistrarea listei de afaceri a unei organizații

Comanda înregistrare, coordonareŞi aprobarea listei cauzelor, precum și principiile formării titlurilor de caz sunt prezentate în „Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor” (M., Rosarkhiv, VNIIDAD, 2003). Formularul de lista de cazuri are formă unificatăși trebuie respectate în orice organizație, indiferent de afilierea departamentală și de forma de proprietate.

Lista cazurilor este întocmită pe antetul general al organizației. Tipul documentului - NOMENCLATURA CAZURILOR - se scrie cu majuscule. Data listei de cazuri- data semnării acesteia, dar nu poate fi ulterioară datei de 1 ianuarie a anului la care se aplică. Index (№) nomenclatorul cazurilor- acesta este numărul său de înregistrare. Locul de compilare - locația organizației (Moscova, Orel etc.). Titlul textului (pentru ______ an) indică anul căruia se aplică acest lucru lista de cazuri(întreprinderile pregătesc acum liste de cazuri pentru anul următor, 2008).

Eșantion de proiectare a unei liste consolidate de afaceri ale unei organizații prezentat în Exemplul 1, și nomenclatorul de afaceri al unei unități structurale- în exemplul 2.

După cum vedem, lista afacerilor organizației:

avizat de șeful arhivei (responsabilul de arhivă),

semnat de șeful serviciului instituției de învățământ preșcolar al organizației (persoana responsabilă cu munca de birou în organizație, dacă organizația este mică),

trebuie să fie aprobat de șeful organizației,

dacă o organizație este sursa de achiziție a unei arhive de stat sau municipale, atunci nomenclatorul acesteia de dosare este convenit cu comisia de expertiză de verificare (EPC) a acestei instituții arhivistice și cu expertul central sau comisia de expertiză a organizației (dacă există unul). Dacă organizația nu este sursa de achiziție a arhivei de stat sau municipale, atunci nu trebuie să-și coordoneze nomenclatorul cu EPC-ul acestor instituții.

Nomenclatura afacerilor unei unități structurale face parte din lista consolidată de cazuri și, prin urmare, nu este aprobată de șeful organizației. Nomenclatura afacerilor unei unități structurale avizat de şeful arhivei organizaţiei (responsabilul de arhivă), convenit cu comisia de experţi a unităţii structurale (dacă există), semnat de şeful unităţii structurale.

Dacă nu există o diviziune structurală în organizaţie si toata documentatia se intocmeste de catre secretar, apoi asta lista de cazuri trebuie semnat de către inițiator și aprobat de șeful organizației.

Aprobat lista cazurilor este valabilă timp de 5 ani și este supus reformularii și reaprobării în cazul unei modificări a structurii sau funcțiilor instituției. Dacă nu au avut loc astfel de modificări, atunci la sfârșitul fiecărui an este retipărit, clarificat și pus în vigoare automat la 1 ianuarie a anului următor.

De practica generala baza de determinare structurile listei de cazuri este structura (personalul) organizației. Secțiunile, subsecțiunile și alte diviziuni ale nomenclatorului afacerilor sunt denumirile departamentelor (de exemplu: birou, contabilitate, departament de personal etc.).

Textul nomenclatorului cazul este compilat sub formă de tabel și constă din două părți:

parte principală și

Un set de grafice de tabel care reflectă informații despre un caz, se ridică la articol din nomenclatorul cauzelor. Articole din nomenclatorul cauzelor alcătuiți cinci coloane (vezi exemplele 1 și 2). Prima coloană a tabelului conține indexul cazurilor; titlul cauzei se înscrie în coloana a doua; a treia coloană este completată la sfârșit an calendaristic, când devine cunoscut numărul de volume sau părți din fiecare caz; a cincea coloană este completată pe baza „Listei documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare” (M., Rosarkhiv, 2002); în coloana „Note” se fac note despre transferul fișierelor în arhivă, despre distrugerea fișierelor cu expirat depozitare, despre cazuri transferabile, despre persoanele responsabile de formarea cazurilor etc.

Numele coloanelor din tabelul părții principale a nomenclatorului cazurilor prezentate în Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organismele federale ramura executiva(M., 2006), diferă de numele graficelor din tabel, prezentat în Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizaționale (M., Rosarkhiv, VNIIDAD, 2003). Fiți atenți la numele coloanei a treia din aceste două tabele. După cum puteți vedea, aceste discrepanțe sunt mai mult de natură editorială decât semantică. Dar organizația este obligată să respecte forma prescrisă a nomenclatorului afacerilor. Deci pe care ar trebui să-l alegi? În această situație, putem recomanda autorităților executive federale să folosească numele celei de-a treia coloane prescrisă de acestea Instrucțiuni standard, și alte organizații ar trebui să folosească numele acestei coloane, care apare într-un alt document de reglementare - în Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor.

Fragment de document

Completarea coloanelor articolului din nomenclatorul cazurilor

Numele secțiunii

Nomenclatorul cazurilor poate fi construit dupa:

structural,

industrial-industrial şi

diagrame funcționale.

ÎN nomenclator de cazuri, construit după o diagramă structurală, denumirile de secții și subsecții, de regulă, corespund structurii aprobate a organizației, adică. indicii diviziunilor structurale vor coincide cu secțiunile (subsecțiunile) din nomenclatorul cazurilor. Dacă nu există o diviziune structurală în organizație, atunci nomenclatorul cazurilor se construiește după schema de producție-industrială sau funcțională. Conține numele secțiunilor (subsecțiunilor) nomenclatorul cazurilor va coincide cu simbolurile funcţiilor de conducere.

Indicele unei unități structurale poate consta din mai multe numere separate prin semnul „/” dacă o unitate structurală include mai multe alte unități structurale. De exemplu, 02 este indicele Departamentului de Resurse Umane, a cărui structură include două departamente: departamentul de personal și departamentul de muncă și salariile, atunci indicii acestor departamente vor fi 02/1, respectiv 02/2. Indexarea funcțiilor de management sau a activităților de producție și industrie se poate face în mod similar.

Coloana 1. Index de caz

Indicii sunt alocați cazurilor în ordinea locației rubrici din nomenclatură.

Indexul cazurilor include simbol secțiunea/subsecțiunea (indexul unei unități structurale sau funcție de conducere) și numărul de ordine al cazului în sine. De exemplu, 03-01 ar putea însemna că 03 este departamentul financiar, 01 - numărul de ordine al cazului în nomenclatorul acestei unități structurale pe anul curent.

ÎN nomenclatorul cazurilor Se recomandă menținerea acelorași indici pentru cazurile omogene de diferite diviziuni structurale (domenii de activitate). Dacă reușiți să respectați această regulă, se va dovedi, de exemplu, că ordinele directorului pentru activități administrative și economice din diferite departamente vor urma indici similari: 02-04, 03-04, 04-04 etc.

Dacă în cursul anului apar noi domenii de activitate documentate în organizație, acestea sunt incluse suplimentar în nomenclator. În acest scop, în fiecare secțiune trebuie furnizați indici de rezervă ai cazurilor.

Coloana 2. Titlul cazului

Fiecărui caz trebuie să i se atribuie un titlu.

Titluri de caz sunt situate în nomenclatură într-o anumită succesiune. Este recomandat să puneți mai întâi titlul cazului cu nomenclatura propriu-zisă, ceea ce vă asigură că poate fi găsit rapid. Mai sunt apoi rubricile dosarelor, care includ documente de la autoritățile superioare. Următorul - documentația organizatorică titluri de caz. După ei - titluri de cazuri documentatie administrativa . Următorul grup - rubrici ale cazurilor documentaţiei de planificare(întâi planuri anuale, apoi trimestriale și lunare). Apoi - corespondența (întâi cu autoritățile superioare, apoi cu instituțiile terțe și subordonate). La final se pun denumirile dosarelor de referinta si ale jurnalelor de inregistrare, iar numerele acestora conform nomenclatorului sunt aplicate chiar si la arhivele si jurnalele.

La compilare titluri de cazuri utilizați caracteristicile documentelor introduse la dosar.

Semn nominal- indicarea în titlu a denumirii tipului de documente plasate în acest caz, de exemplu, „Comenzi pt personal», « Rapoarte și memorii privind activitățile de bază.”

Subiect-semn de întrebare- o indicație cu privire la problema (conținutul textului) au fost create documentele plasate în acest caz, de exemplu, „Corespondența cu organizațiile din subordine pe probleme financiare».

Semn corespondent- indicarea în titlul cauzelor privind corespondența corespondentului, de exemplu, „Corespondente cu băncile din Moscova pe probleme de acordare de împrumuturi”.

Semnul cronologic- o indicație (pentru cazuri de mutare) pentru ce perioadă de timp sunt grupate documentele, de exemplu, „Raportul anual al SA Korsak pentru 2007 . ».

Caracteristica geografică- folosit pentru a indica un grup de autori sau corespondenți uniți prin locație, de exemplu, „Corespondență cu directorii de fabrică Regiunea Moscova asupra principalelor probleme de activitate”.

Titlu trebuie formulat foarte pe scurt, dar astfel încât să conţină menționați cât mai multe caracteristici posibil, de exemplu, „Corespondența cu directorii școlilor din regiunea Moscova cu privire la problema distribuției tinerilor specialiști”. Acest titlu a folosit caracteristici subiect-întrebare, geografice și corespondente.

În unele titluri este necesar să se indice tipul de afacere care se deschide (înscris, corespondență).

Termenul „caz” este folosit la inițierea cauzelor personale și judiciare sau la fuziune diverse documente, interconectate prin succesiunea rezolvării unei probleme, de exemplu, „Cazul conferirii titlului academic de conferențiar. Ryabov Alexey Fedorovich.”

Termenul „corespondență” utilizat la gruparea documentelor care reprezintă corespondența dintre două sau mai multe organizații, de exemplu, „Corespondență cu agentii federale pe probleme de repartizare a tinerilor specialiști”.

ÎN titluri de caz care conțin documente cu privire la o problemă, dar care nu au legătură cu succesiunea documentelor, este utilizat ca tip de caz termenul „documente” iar la sfârșitul titlului între paranteze sunt indicate principalele tipuri de documente care ar trebui să fie în dosar, de exemplu, „Documente privind desfășurarea conferințelor (planuri, liste, rapoarte)”. Termenul „documente” este folosit și în rubricile cazurilor care conțin documente - anexe la orice document: „Documente pentru procesele-verbale ale ședințelor Consiliului de Administrație”.

Nu este permis să fie folosit în titlul cazului formularea incorectă („materiale diverse”, „corespondență generală”, etc.), precum și cuvinte introductive și fraze sintactice complexe.

Dacă în dosar sunt păstrate copii, atunci ar trebui să notați acest lucru, de exemplu, „Comenzi pentru activități de bază. Copii.” Nu se face referire la autenticitatea documentelor stocate în dosar. La urma urmei, în caz contrar, cuvântul „original” ar trebui inclus în numărul covârșitor de titluri de cazuri.

Unele titluri de cazuri cu modificări minore pot fi preluate din Listele existente de documente cu perioade de stocare. Acest lucru, în primul rând, vă va oferi titluri corecte gata făcute și, în al doilea rând, vă va facilita găsirea articolului și termen de valabilitate cazuri din această listă.

La compilarea titlurilor de caz, este necesar să se țină cont de faptul că documentele din cazuri sunt aranjate într-o anumită secvență. Utilizați următoarele principiile sistematizării lor:

întrebare-logică (scrisoare de cerere, scrisoare de răspuns etc.);

cronologic (documentele sunt aranjate în funcție de cronologia evenimentelor);

alfabetic (de exemplu, propunerile, declarațiile sau reclamațiile cetățenilor sunt ordonate alfabetic după numele de familie ale solicitanților);

numerotate (în ordine numere de înregistrare documente).

La sistematizarea fiecărei grupe de documente folosește principiul lor:

acte administrative grupate în cazuri după tip și cronologie cu aplicații aferente;

Protocoalele se află în dosar în ordine cronologică directă și după număr. Documentele pentru ședințe sunt grupate într-un dosar separat, precum și anexele la procesele-verbale, dacă au mai mult de 25 de pagini;

comenzi pentru personal grupate separat de comenzi pentru activități de bază. Atunci când se generează comenzi pentru personal, este necesar să se genereze comenzi separate pe diverse aspecte în conformitate cu perioadele de stocare. Cel puțin, este necesară separarea comenzilor de admitere, transfer și concediere, plasându-le într-un singur dosar cu o perioadă de păstrare de 75 de ani, iar restul - într-un alt caz cu o perioadă de păstrare de 5 ani. Poate fi mai convenabil pentru ofițerul de personal să formeze comenzi pentru fiecare problemă într-un dosar separat, totul depinde de volumul acestor documente;

planuri, rapoarte, estimări sunt grupate separat de proiectele acestor documente;

propuneri, declarații, scrisori și plângeri ale cetățenilor sunt formate în cazuri separate, separat - pe probleme de îmbunătățire a activității instituției și separat - pe probleme personale;

Toate documentele apărute în cursul rezolvării problemelor sunt plasate în dosare de corespondență. Nu puteți deschide un caz separat pentru solicitări și răspunsuri. Corespondența pe o problemă se formează împreună și se sistematizează în funcție de criterii logice de întrebare: mai întâi o cerere, apoi documente create în cursul rezolvării problemelor, apoi răspunsuri. În cadrul dosarului documentele sunt ordonate cronologic;

conturile personale și alte documente similare sunt grupate în dosare independente în cursul anului și sunt ordonate în ele alfabetic;

documente De propuneri de raționalizare și brevete ar trebui format într-un caz separat.

Coloana 3. Numărul de unități de stocare / fișiere (volume, părți)

Un caz este principala unitate contabilă utilizată în munca de birou. La sfarsitul anului este necesara introducerea numarului de cazuri create (sau a altor unitati de depozitare) in coloana nr. 3 din nomenclatorul cazurilor. O carcasă nu poate conține mai mult de 250 de coli, ceea ce corespunde unei grosimi de 3-4 cm Dacă există un volum mare de documente legate de un caz, acesta este împărțit în carcase (volume) independente. Înscrierea se face astfel: 1 sau 1, 2 (dacă cazul este format din mai multe volume).

Coloana 4. Durata de stocare a dosarului și numărul de articole conform listei

Această coloană este una dintre cele mai importante, deoarece pe baza acestor date, documentele vor fi ulterior selectate pentru stocarea și distrugerea ulterioară.

Documentele în conformitate cu valoarea lor istorică, economică, culturală și de altă natură sunt următoarele: termen de valabilitate:

depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv);

termen lung de valabilitate (peste 10 ani);

termen de valabilitate permanent.

Perioadele de păstrare a documentelor pe suporturi netradiționale corespund perioadelor de stocare a unor tipuri similare de documente pe suporturi tradiționale.

Coloana a patra a nomenclatorului dosarelor conține informații despre perioadele de păstrare a documentelor și se completează pe baza Listelor de documente cu perioade de păstrare. În prezent, pentru a determina perioada de stocare a documentelor, se folosesc:

„Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare”;

„Lista de tipice documente de arhivă, formată în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor, indicând perioadele de păstrare” (M., 2007);

„Lista documentelor standard de management generate în activitățile comitetelor de stat, ministerelor, departamentelor și altor instituții, organizații, întreprinderi, indicând perioadele de păstrare” (M., 1989) - pentru selectarea documentelor generate în anii 80 - prima jumătate a anilor 90 .;

„Lista documentelor care urmează să fie acceptate în arhivele de stat ale URSS” (M., 1973);

Există, de asemenea, liste departamentale și standard pentru stabilirea perioadelor de păstrare a documentelor.

Pentru a determina perioadele de păstrare a documentelor necesar:

găsiți în Listă un articol care să indice perioada de păstrare a fișierului prevăzut în nomenclatorul dumneavoastră;

transferați perioada de stocare găsită în coloana a patra a listei de cazuri;

se pune în coloana a patra numărul articolului prin care s-a determinat perioada.

Puteți vedea o mostră de completare a celei de-a patra coloane a listei de cazuri din exemplele 1 și 2.

Perioadele de păstrare a documentelor, date din „Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor care indică perioadele de păstrare”, se aplică tuturor organizațiilor, indiferent dacă documentele acestora sunt primite pentru păstrare în arhivele de stat sau municipale sau nu.

Dar pentru organizațiile care nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale, această listă prevede relaxări. Din paragrafele 2.4 și 2.4.2 din Instrucțiunile de utilizare rezultă că:

Limitele de timp trebuie aplicate de toate organizațiile.

O termen permanent depozitare ar trebui să fie utilizate numai de către sursele de achiziție ale arhivelor de stat și municipale (acest lucru se aplică acelor organizații de stat și municipale ale căror documente sunt primite de acestea pentru stocare în în modul prescris, precum și acele organizații neguvernamentale cu care arhivele au încheiat acorduri (contracte) relevante).
Organizațiile care nu sunt surse de achiziție ale arhivelor de stat și municipale stochează documentele pentru o perioadă de valabilitate permanentă, după cum urmează. Statul și organizatii municipale- 10 ani. Organizații neguvernamentale- cel puțin 10 ani, perioada de păstrare ulterioară este determinată de organizație în conformitate cu legislatia actualași/sau necesitate utilizare practică documente.
Cu toate acestea, această răsfăț plăcut are limitele ei. Există documente permanente care trebuie păstrate permanent în orice organizație. Articolele Listei, care indică astfel de documente „eterne”, sunt prezentate în clauza 2.4.2 din Instrucțiunile de utilizare a Listei: acesta este art. 5a, b, d, g, 6a, 10a, 13a, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35a, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72a, 74a, 84, 85, 99a, 104a, 108, 114a, 135a, 136, 166, 181, 187, 193a, 198a, 198a, 198a, 2, 2, 198a 6 , 253, 275, 311, 319, 320, 322a, 337a, 349, 350a, b, c, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.

Lista operează nu numai cu perioade specifice de păstrare a documentelor (1 an, 5 ani, 75 de ani etc.) sau cu mențiunea „permanent”, ci și cu conceptele de „până la trecerea nevoii”, precum și marca „EPC”.

Marcajul „până la trecerea nevoii” din Listă înseamnă că documentația are semnificație practică. Perioada de păstrare a acestuia este determinată de organizație însăși, dar nu poate fi mai mică de 1 an.

Marca „EPC” plasată în Lista de tipuri specifice de documente înseamnă că unele dintre astfel de documente pot avea semnificație științifică și istorică și, în modul prescris, trebuie să fie transferate la arhivele de stat sau municipale sau stocate într-o organizație. Îndepărtarea marcajului „EPC” atașat perioadei de stocare este permisă numai dacă sunt specificate tipurile de documente și perioadele de stocare ale acestora.

Reducerea perioadelor de păstrare prescrise de Listă de către o organizație este interzisă, dar creșterea acestora este considerată posibilă.

Coloana 5. Note

ÎN grafic « Note» marca pe toată perioada de valabilitate a articolului:

despre numerele de rezervă nestabilite (dacă există),

privind alocarea cazurilor pentru distrugere (după expirarea perioadei de depozitare),

despre transferul cazurilor către o altă organizație pentru continuare și altele.

Deci, dacă în cursul activităților companiei apar cazuri, a căror formare este prelungită pentru anul următor, atunci în coloana „ Nota" ei scriu "tranzitoriu". Când se formează cazuri pentru anul următor, acest caz trece la lista de cazuri sub același număr de serie.

Dacă există o listă pe care a fost determinată perioada de păstrare a cazului, în grafic « Note”, comentarii (de exemplu, „nu sunt transferate în depozitele de stat și municipale” sau „sub rezerva încheierii inspecției, (auditului)”, „după înlocuirea cu altele noi”, etc.), aceste comentarii sunt transferate către coloana nr.5 din nomenclatorul treburilor organizaţiei fără modificări.

Intrare finală pe lista de cazuri

La sfarsitul anului de mandat, la sfarsitul nomenclatorului cazurilor se completa intrarea finală asupra numărului de cutii deschise (unități de depozitare) separat pentru depozitare permanentă și temporară. Informațiile conținute în înregistrarea finală a articolului afacerile organizației, în obligatoriu sunt raportate instituției arhivistice (dacă documentele sunt depuse la un departament sau arhiva statului) sau la arhiva proprie a organizației (dacă documentele nu sunt depuse pentru depozitare de stat sau departamentală). În nomenclatorul dosarului este plasată o notă care indică funcția și semnătura angajatului arhivei care indică faptul că informația a fost transferată în arhivă.

Intrarea finalăîntocmit atât pentru lista de afaceri a organizației, cât și pentru lista de afaceri a unității structurale (forma este aceeași). Un eșantion al designului său este prezentat în Exemplul 3.

1 Principii de bază ale construcției nomenclatorul cazurilor Comisia Europeană ( organ executiv Uniunea Europeană cu un personal de peste 15 mii de angajați) sunt descrise în articolul de N.A. Khramtsovskaya la pagina 26 a revistei nr. 8` 2007

2 În cazul în care organizația este sursa de achiziție a arhivei de stat sau municipale, atunci lângă viza de coordonare a nomenclatorului dosarelor cu arhiva proprie (prezentă în Exemplul 1), o ștampilă de aprobare la comisia de expertiză (EPC) al instituţiei arhivistice de stat sau municipale trebuie adăugate.

3 Analiză mai amplă documente de reglementare iar circumstanțele de care o organizație are nevoie pentru a determina perioade specifice de stocare pentru documentele sale sunt descrise în detaliu în articolul lui O.G. Podolina „Cum se determină durata de valabilitate a unui document?” la pagina 49 a revistei Nr. 10` 2007

5 Dacă intrarea finală se face în nomenclatorul cazurilor divizie, atunci numele acesteia ar trebui să apară în titlu, de exemplu, „Înregistrare finală a categoriilor și a numărului de dosare deschise în 2008 în birou”.

decembrie și ianuarie pentru angajații responsabili de depozitare de arhivă documentele organizatiei, - luni in special munca activă cu o listă de cazuri. Nomenclatura este un document la scară largă și necesită o atenție specială. Când lucrați cu el, apar multe întrebări. În articol vom descrie procedura de abordare a nomenclatorului afacerilor organizației - de la elaborare până la aprobare pentru anul următor.

CARE ESTE NOMENCLATURA CAZURILOR SI DE CE ESTE NEVOIE?

Nomenclatorul dosarelor este o listă sistematică a documentelor generate în activitățile unei organizații, indicând perioadele lor de păstrare, iar după un an calendaristic - indicând cantitatea acestora. Lista cazurilor este document obligatoriu pentru autoritățile executive federale și agentii guvernamentale. În ceea ce privește organizațiile comerciale, acesta trebuie dezvoltat doar de organizații care sunt surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale). Pentru alții, nomenclatura nu este teoretic necesară.

Cu toate acestea, în practică, mai devreme sau mai târziu, orice organizație ajunge la nevoia de a o crea: atunci când este necesar să scapi de documentele acumulate de-a lungul anilor de muncă, stabilește perioade de depozitare (altfel cum să înțelegi ce poate fi distrus și ce nu poate fi distrus). ?). Iar lista de afaceri și documente ale organizației care indică perioadele de depozitare este nomenclatorul afacerilor. Toate acestea se aplică, desigur, acelor organizații care cresc și se dezvoltă, și nu marchează timp într-un singur loc ani de zile în așteptarea amenzilor de la autoritățile de control.

Când lucrați la nomenclatorul cazurilor, ar trebui să vă ghidați după două documente (primul este de natură normativă, al doilea este consultativ):

Reguli de organizare a pastrarii, achizitionarii, inregistrarii si folosirii documentelor din Fondul Arhivistic Federația Rusăși alte documente de arhivă din autorități puterea de stat, organe administrația localăși organizații (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526, denumit în continuare Regulile 2015);

Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobate prin decizia Consiliului din Rosarkhiv din 02/06/2002, denumite în continuare Reguli de bază).

PROCEDURA DE LUCRU CU NOMENCLATURA CAZURILOR

Regulile din 2015 împart toate organizațiile în două categorii: cele care sunt surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale) și cele care nu sunt. Cerințele pentru nomenclatura cazurilor primelor, după cum ați putea ghici, sunt mai stricte (Tabelul 1).

1 Clauza 4.18 din Regulamentul 2015.

Formularul pentru nomenclatorul cazurilor este dat în Anexa nr. 25 la Regulamentul 2015 Este același pentru toate organizațiile (Tabelul 2).

Vom prezenta algoritmul de lucru cu nomenclatura cazurilor pas cu pas într-o organigramă și vom analiza în detaliu fiecare dintre etapele:

COLECTEM INFORMAȚII DESPRE CAZURI ȘI DOCUMENTE

Când nomenclatorul cazurilor este alcătuit pentru prima dată, care se numește „de la zero”, acest lucru trebuie făcut cel mai adesea de către secretar sau departamentul de management al biroului. În ciuda faptului că, conform Regulilor din 2015 și recomandării Regulilor de bază, diviziile structurale ale organizației ar trebui să facă acest lucru, secretarul este cel care primește cel mai adesea o astfel de misiune. Poate că acest lucru este de înțeles din punctul de vedere al repartizării responsabilităților în echipă (deși incorect), dar secretarul tot nu poate face față fără ajutorul colegilor. Ei vor trebui să participe într-un fel sau altul. În această etapă, sarcina compilatorului nomenclatorului cazurilor este de a colecta informații despre cazurile și documentele care sunt generate în activitățile fiecărei unități structurale.

Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să-l trimiteți către departamente. chestionare s. Informațiile minime de care are nevoie compilatorul sunt următoarele:

Titluri de cazuri;

Tipul de suport pentru fiecare caz (hârtie sau electronic);

Perioadele de stocare a dosarelor (dacă departamentul știe prin ce document sunt stabilite).

Evident, secretarul sau funcționarul nu este

poate avea aceste informații în în întregime. Acest lucru este valabil mai ales pentru perioada de valabilitate, care poate fi conținută în documente de reglementare foarte specializate.

Chestionarul poate avea și o formă extinsă. Deci, nu ar strica să aflați dacă există copii scanate ale documentelor și cât de des angajații își accesează originalele. Acest lucru este necesar pentru a ști cât timp va rămâne documentul în departament după finalizarea lucrărilor de birou. Unele cazuri pot intra în escrow imediat după închidere, dar există altele care rămân la cerere de mulți ani.

Să dăm ca exemplu un fragment din forma extinsă a chestionarului (Exemplul 1).

2 Lista documentelor standard de arhivă de management generate în cursul activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, cu indicarea perioadelor de depozitare (aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25.08.2010 nr. 558; astfel cum a fost modificat la 16.02.2016, denumită în continuare Lista).

ATRIBUIM UN INDEX DIVIZIUNILOR

Indexul cazului constă de obicei din două părți, prima dintre acestea fiind indicele împărțirii după nomenclatură, a doua este numărul de serie al cazului din secțiunea nomenclaturii. De exemplu, 03-15 , Unde 03 este indicele de subdiviziune și 15 - numărul cazului (vezi Exemplele 2-5).

Dacă indexarea a fost făcută anterior:

Trebuie să decideți dacă continuați să utilizați acest sistem sau să îl anulați și să instalați noi indecși. Depinde de departamentele care le folosesc și cât de relevanți sunt acești indici.

Un compromis rezonabil ar fi actualizarea sistemului de indexare menținând în același timp numerele alocate departamentelor care utilizează indici.

Dacă sistemul de indexare anterior este destul de relevant, atunci nu are rost să-l schimbi. În acest caz, pe baza acesteia este creată o listă de cazuri.

Daca pana acum organizatia s-a descurcat fara indici diviziunile structurale, atunci diviziunile vor primi numere în procedura generala la următoarea etapă de lucru cu nomenclatorul cazurilor.

SISTEMIZĂM SECȚIUNI DE NOMENCLATURĂ ȘI TITLURI DE CAUZĂ

După cum am spus deja în definiție, nomenclatura cazurilor este sistematizat lista afacerilor organizației. Aceasta înseamnă că numele departamentelor și chestiunile conexe trebuie aranjate într-o anumită secvență.

Diviziunile sunt dispuse în ordinea determinată de structura personalului organizației sau în conformitate cu sistemul de indexare aprobat anterior pentru diviziile structurale. O secțiune a nomenclaturii de caz corespunde unei diviziuni (Tabelul 3).

Atunci când compilați indici pentru unitățile structurale, nu este necesar să folosiți cratime. Dacă este necesar, acestea pot conține o bară oblică și/sau denumiri de litere. Există două principii de bază: primul este dorința de simplitate (nu este nevoie să „terminăm” desemnările cu trei etaje dacă acest lucru poate fi evitat), al doilea este unicitatea (indicele fiecărei diviziuni trebuie să existe la singular) .

Cazurile din cadrul fiecărei secțiuni sunt aranjate în ordinea recomandată de Regulile de bază.

STABILIM DATE PENTRU PĂSTRAREA CAZURILOR

■ Conform listelor standard. Principalele documente care stabilesc perioadele de stocare a dosarelor sunt liste standard. O listă de documente de arhivă de management standard generate în procesul activităților organismelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de stocare - „numărul unu” dintre acestea.

Pentru întreprinderile producătoare, proiectare, construcție, precum și toate celelalte organizații care desfășoară activități științifice și tehnice, există o Listă de documente tip arhivă generate în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare (aprobată prin ordin al Ministerului Culturii din Rusia din 31 iulie 2007 nr. 1182 în ed. 28.04.2011).

Ambele liste au o structură convenabilă, atentă.

■ Conform listelor departamentale. Pe lângă listele standard, în Rusia există liste departamentale, adică legate de un anumit departament. Acesta este de exemplu:

Lista documentelor generate în derularea activităților Agenției Federale de Arhivă și a organizațiilor sale subordonate, indicând perioadele de păstrare (aprobată prin Ordinul Arhivelor Federale din 30 ianuarie 2013 nr. 12);

Lista documentelor generate în activitățile Federal serviciul fiscal, ea organele teritorialeși organizațiile subordonate, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordin al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 15 februarie 2012 nr. ММВ-7-10/88@; astfel cum a fost modificat la 17 iunie 2015).

Lista documentelor generate în activități Serviciul federal executarea pedepselor, organelor, instituțiilor și întreprinderilor sistemului penal, cu indicarea perioadelor de păstrare (aprobat prin ordin al Serviciului Federal Penitenciar al Rusiei din 21 iulie 2014 nr. 373) etc.

Organizațiile care operează în industria desemnată folosesc lista „lor” fără greș. Toți ceilalți pot folosi liste departamentale în scopuri de referință.

■ Conform reglementărilor industriei.În sfârșit, perioadele de păstrare a documentelor (de obicei foarte specializate) pot fi cuprinse în acte juridice de reglementare specifice industriei: legi, reguli, instrucțiuni.

De exemplu, Legea federală nr. 38-FZ din 13 martie 2006 „Cu privire la publicitate” (modificată la 8 martie 2015, astfel cum a fost modificată la 3 iulie 2016) conține un articol special numit „Perioade de stocare pentru materiale publicitare” (v 2). Și în departamentele implicate în aprovizionarea cu energie a întreprinderilor respectă Regulile inter-industriale pentru protecția muncii (reguli de siguranță) în timpul funcționării instalațiilor electrice (aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 01/05/2001 nr. 3, ordin al Ministerului Energiei al Rusiei din 27.12.2000 nr. 163, cu modificările 20.02.2003), care indică, de asemenea, perioadele de păstrare a unor documente.

Evident, secretarul sau grefierul nu este absolut obligat să afle despre existența acestor documente. De aceea, atunci când întocmești o listă de cazuri, este atât de important să interacționezi cu colegii din toate diviziile structurale ale organizației tale.

■ Conform protocoalelor CE.În cazul în care perioada de păstrare a documentului nu a putut fi găsită sau șeful unuia dintre departamente și-a exprimat dorința de a mări perioada de păstrare a dosarului față de ceea ce era menționat în listă, perioada este stabilită de comisia de experți a organizației (Exemplu 2). Dacă nu există comision – prin ordin al directorului general. În coloana 4 din nomenclatorul cauzelor, în locul unui articol pe listă, în acest caz se vor indica datele procesului-verbal al ședinței sau ordinului CE.

Reduceți durata de valabilitate menționată în liste sau reglementărilor x, inacceptabil. Dacă două reglementări stabilesc perioadă diferită stocare pentru același document, este mai bine să faceți o alegere în favoarea unei perioade mai lungi.

La sfârșitul acestei etape, compilatorul primește un formular de nomenclatură de caz completat.

SUNTEM DE ACORD PRIVIND PROIECTUL DE NOMENCLATURĂ A CAZURILOR

Proiectul listei de cazuri este convenit la o ședință a consiliului intern comisie de experti organizatii. Acordul este înregistrat în protocol, iar datele de înregistrare ale acestui protocol sunt introduse în detaliile corespunzătoare din nomenclatură:

Pe lângă aprobarea de către comisia de expertiză internă, forma nomenclatorului cauzelor prevede și înregistrarea avizului de către comisia de expertiză (EPC) a instituției arhivistice. Acest lucru este relevant doar pentru organizațiile care sunt surse de achiziție de arhive de stat (municipale). Toți ceilalți pot elimina acest detaliu din lista lor de cazuri.

Dacă nu există o comisie de experți în organizație, aprobarea se efectuează într-o manieră comună tuturor reglementărilor locale. Se întocmește o fișă standard de aprobare pentru lista cazurilor pe hârtie sau în EDMS.

APROBĂM NOMENCLATURA CAZURILOR

Lista cazurilor este aprobată de prima persoană a organizației - director general. Completează ștampila de aprobare pe prima filă a documentului pe toate exemplarele nomenclatorului care i-au fost înaintate spre aprobare.

TRANSFERĂM NOMENCLATURILE DE CAZ ÎN DIVIZIUNI STRUCTURALE

În ciuda faptului că, conform regulilor de arhivă, o nomenclatură consolidată este întocmită pe baza nomenclatoarelor de afaceri ale diviziunilor structurale, în practică, cel mai adesea se întâmplă contrariul: departamentul de management al biroului întocmește un nomenclator consolidat, apoi distribuie secţiunile aferente acestora între departamente. Oricum ar fi, fiecare departament ar trebui să aibă propria listă de cazuri (vezi Exemplul 3). Este semnat de șeful unității.

La sfârșitul fiecărei secțiuni, trebuie să lăsați câteva rânduri pentru ca, dacă este necesar, să puteți introduce acolo dosarele care vor fi deschise în cursul anului. De obicei, trei până la cinci rânduri sunt suficiente. La sfârșitul listei consolidate de cazuri, se recomandă să lăsați o pagină întreagă goală: brusc, în decurs de un an, o nouă divizie va apărea în organizație.

PRECIZĂM NOMENCLATURA CAZURILOR ȘI O APROBĂM PENTRU ANUL URMĂTOR

Lista cazurilor este valabilă timp de un an. Folosirea aceluiași de mulți ani este o mare greșeală. Chiar dacă componența afacerilor organizației nu s-a schimbat în acest timp (ceea ce este foarte puțin probabil), nu este posibil să se ia în considerare cazurile deschise în decurs de un an cu această abordare.

Așadar, în ultimele luni ale anului, de obicei în noiembrie-decembrie, lista cazurilor este revizuită, i se fac modificări și modificări, după care trece din nou prin procesul de aprobare și este aprobată de directorul general pentru următorul an.

Clarificarea nomenclaturii cazurilor presupune:

Înlăturarea din el a cazurilor care nu vor fi efectuate anul viitor;

Introducerea dosarelor deschise pe parcursul anului;

Clarificarea indicilor de subdiviziune dacă s-au făcut modificări structura organizatoricaîntreprinderilor.

O sursă de informații despre toate noi și cazuri închise sunt diviziuni structurale. Compilatorul nomenclaturii trebuie să se apropie de șeful sau de angajatul responsabil cu munca de birou al fiecărui departament, literalmente cu un creion în mâini, și să revizuiască împreună lista de cazuri. Desigur, colegii înșiși trebuie să facă notele corespunzătoare în nomenclatorul lor pe tot parcursul anului, dar în practică o astfel de conștientizare este rară.

■ Ștergem cazurile închise. Eliminarea cazurilor închise de pe listă înseamnă că aceste cazuri nu vor mai fi în proiectul ei pentru anul următor. În niciun caz nu trebuie să fie șterse din lista de afaceri pentru anul în curs.

■ Adăugăm în nomenclatură cazurile nou deschise. Dacă în cursul anului au fost deschise noi dosare în unitate, atunci acestea se înscriu manual în toate exemplarele nomenclatorului cauzelor în rândurile special lăsate pentru aceasta. Acestor fișiere li se atribuie imediat o perioadă de păstrare (vezi Exemplul 4).

■Urmărim indexarea cazurilor în nomenclator. La întocmirea unui proiect de nomenclatură pentru anul următor, fiecare caz este introdus în secțiunea „propria” în ordinea care a fost stabilită pentru aranjarea rubricilor de caz în cadrul secțiunii. Desigur, ar trebui să ne străduim să păstrăm indicele maxim al altor cazuri.

Dacă, din cauza cazurilor nou deschise, trebuie să modificați indexurile altor cazuri, ar trebui să vă amintiți despre așa-numitele cazuri de report. Acestea sunt cazuri care nu au fost finalizate în munca de birou în ultimul an și se vor muta în noul an. Cel mai bun exemplu- cauze în instanță care pot fi în curs de mai mulți ani. Ar trebui să ne străduim să păstrăm în primul rând indicii cazurilor în curs.

De exemplu, dacă cazul „Comenzi pentru activități de bază” (netransferabile) în 2016 avea un indice 01-08 , iar în 2017 din cauza apariției de noi cazuri se va schimba în 01-10 , nu este deloc înfricoșător. Dar dacă este cazul „Instrucțiuni pentru munca de birou” (tranzitorie) cu un index 01-06 va primi indicele 01-08 , atunci va trebui să faceți o notă despre aceasta atât în coloana „Notă” a noului nomenclator, cât și în realitate.

■ Clarificăm indici atunci când modificăm structura organizației. Compatorul nomenclaturii va avea cele mai multe probleme dacă au fost aduse modificări în structura organizatorică a organizației în cursul anului. Aceasta înseamnă că se va schimba și structura listei de cazuri pentru anul următor: noua divizie își va lua locul în ea conform logicii structurii organizaționale a organizației. Din această cauză, toți indicii ulterioare ai departamentelor și cazurile incluse în acestea se vor modifica.

După cum am spus mai sus, proiectul final al Nomenclatorului de afaceri pentru anul următor trece prin procedura standard de coordonare și aprobare. Astfel, în prima zi a noului an de lucru, organizația va funcționa deja conform noului nomenclator și, în același timp, va începe procesul de închidere a celui „vechi”.

ÎNCHIM GAMA DE CAZĂ

La sfarsitul fiecarui an calendaristic, in luna ianuarie, lista cazurilor pentru anul precedent este inchisa. Închiderea presupune:

Completarea coloanei 3 „Număr de cazuri”;

Numărarea numărului de cazuri pentru fiecare categorie;

Întocmirea evidenței finale.

Coloana 3 „Număr de cazuri” este completată manual în toate copiile listei de cazuri (Exemplul 5). Acesta indică numărul real de unități de depozitare pentru fiecare caz deschis în ultimul an. O unitate de stocare este, de regulă, un volum al fișierului, iar un volum nu conține mai mult de 250 de coli. Sursa acestor informații sunt din nou diviziunile structurale, fiecare în secțiunea sa. Acum trebuie să calculăm separat numărul de cutii de depozitare permanentă și de depozitare temporară (până la 10 ani și peste 10 ani).

3 Legea federală din 2 martie 2016 nr. 43-FZ „Cu privire la modificările aduse Legii federale „Cu privire la afaceri de arhivăîn Federația Rusă”.

În plus, pentru alcătuirea evidenței finale, este necesar să se evidențieze așa-numitele cazuri de report.

Organizațiile care sunt surse de achiziție ale arhivelor de stat (municipale) transferă informații din evidența finală către instituția arhivistică căreia îi sunt subordonate. O notă despre aceasta este făcută la sfârșitul intrării finale. Alte organizații pot elimina aceste linii inutile din înregistrarea lor finală (Exemplul 6).

MINISTERUL CULTURII AL FEDERATIEI RUSE

COMANDA

Document cu modificările efectuate:
prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 16 februarie 2016 nr. 403

(Portalul oficial de internet informatii juridice www.pravo.gov.ru, 17.03.2016, Nr. 0001201603170030).

1.2. Lista include documente de arhivă de management standard (denumite în continuare documente) generate în procesul activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor (denumite în continuare organizații) în implementarea de același tip (comune tuturor sau majorității) functii de management, indiferent de forma de proprietate, cu indicarea perioadelor de depozitare.

1.3. Lista constă din 12 secțiuni:

Secțiunea 1 include documente care reflectă funcții administrative, de management organizațional, funcții de control, precum și suport juridic gestionarea, organizarea suportului documentației pentru gestionarea și stocarea documentelor de către organizații;

Secțiunile 2-4 includ documente care acoperă în mod constant planificarea, stabilirea prețurilor, finanțarea, împrumuturile, contabilitatea și raportarea;

Secțiunea 5 conține documente privind organizarea și implementarea relațiilor economice, științifice, tehnice, culturale și de altă natură ale organizațiilor;

Secțiunea 6 include documente privind servicii de informare activitățile organizațiilor;

Secțiunea 7 cuprinde documente privind organizarea muncii, standardele muncii, tarife, salarizare, protecția muncii;

Secțiunea 8 conține documente privind lucrul cu personalul: angajarea, relocarea, concedierea angajaților, îmbunătățirea calificărilor acestora, efectuarea certificării, precum și recompensarea;

Secțiunea 9 conține documente privind suportul logistic pentru activități și organizarea depozitării bunurilor imobiliare și materiale;

Secțiunea 10 cuprinde documente privind serviciile administrative și economice ale organizațiilor: respectarea reglementărilor interne, exploatarea clădirilor de birouri, servicii de transport, comunicații interne, asigurarea securității organizațiilor;

Secțiunea 11 conține documente care reflectă probleme sociale, inclusiv asigurări sociale, probleme legate de locuințe, activități de agrement;

Secțiunea 12 conține documente care reflectă organizarea activităților sindicatelor primare și altele organizatii publice(asociații).

1.4. Lista are 4 coloane.

Coloana nr. 1 a Listei indică numerele de articole. Articolelor din Listă li se atribuie o singură numerotare continuă.

Coloana nr. 2 a Listei arată tipurile de documente. Lista nu conține nume specifice de documente din articole, dar oferă o denumire generală pentru fiecare tip de document. Când sunt combinate într-un articol diferite tipuri documente cu privire la o problemă care au aceeași perioadă de valabilitate, se folosește termenul „documente”, iar numele principalelor tipuri de documente incluse în articol sunt dezvăluite între paranteze.

În coloana nr. 3 a Listei sunt indicate perioadele de păstrare a documentelor pe suport hârtie și suport electronic, care se calculează de la 1 ianuarie a anului următor celui în care au fost finalizate.

Coloana nr. 4 a Listei conține note care comentează și clarifică perioadele de păstrare a documentelor.

1.5. Pentru ușurința utilizării Listei, a fost întocmit un index, care enumeră în ordine alfabetică tipurile de documente și problemele conținutului acestora, cu link-uri către numerele articolelor relevante ale Listei.

II. Lista documentelor de arhivă de management standard generate în procesul activităților organelor de stat, guvernelor și organizațiilor locale, indicând perioadele de stocare

Documentele standard de arhivă administrativă generate în cursul activităților organismelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de stocare (în continuare în text - Lista) au fost întocmite în conformitate cu Legea federală din 22 octombrie 2004 N 125-FZ " Despre afacerile de arhivă în Federația Rusă” (Colectia de legislație a Federației Ruse, 2004, N 43, Art. 4169; 2006, N 50, Art. 5280; 2008, N 20, Art. 2253), ținând cont de prevederile din alte legi federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse care reglementează compoziția și perioada de valabilitate specii individuale documente.

1.3. Lista constă din 12 secțiuni:

- Secțiunea 1 cuprinde documente care reflectă funcțiile administrative, organizatorice ale conducerii, funcțiile de control, precum și suportul juridic pentru management, organizarea suportului documentației pentru gestionarea și stocarea documentelor de către organizații;

- secțiunile 2-4 includ documente care dezvăluie în mod consecvent planificarea, stabilirea prețurilor, finanțarea, creditarea, contabilitatea și raportarea;

- secțiunea 5 conține documente privind organizarea și implementarea relațiilor economice, științifice, tehnice, culturale și de altă natură ale organizațiilor;

- Secțiunea 6 cuprinde documente privind serviciile de informare pentru activitățile organizațiilor;

- Sectiunea 7 cuprinde documente privind organizarea muncii, standardele muncii, tarife, salarizare, protectia muncii;

- Secțiunea 8 conține documente privind lucrul cu personalul: angajarea, relocarea, concedierea angajaților, îmbunătățirea calificărilor acestora, efectuarea certificării, precum și recompensarea;

- secțiunea 9 conține documente privind logistica activităților și organizarea depozitării bunurilor imobiliare și materiale;

- Secțiunea 10 cuprinde documente privind serviciile administrative și economice ale organizațiilor: respectarea reglementărilor interne, exploatarea clădirilor de birouri, servicii de transport, comunicații interne, asigurarea securității organizațiilor;

- secțiunea 11 conține documente care reflectă probleme sociale, inclusiv asigurări sociale, probleme legate de locuințe și activități de agrement;

- secțiunea 12 conține documente care reflectă organizarea activităților sindicatelor primare și a altor organizații (asociații) publice.

1.4. Lista are 4 coloane.

Coloana nr. 1 a Listei indică numerele de articole. Articolelor din Listă li se atribuie o singură numerotare continuă.

Coloana nr. 2 a Listei arată tipurile de documente. Lista nu conține nume specifice de documente din articole, dar oferă o denumire generală pentru fiecare tip de document. Atunci când se combină într-un articol diferite tipuri de documente pe o singură problemă care au aceeași perioadă de valabilitate, se folosește termenul „documente”, iar numele principalelor tipuri de documente incluse în articol sunt dezvăluite între paranteze.

În coloana nr. 3 a Listei sunt indicate perioadele de păstrare a documentelor pe suport de hârtie și suport electronic, care se calculează de la 1 ianuarie a anului următor celui de finalizare a documentelor acestora.

Coloana nr. 4 a Listei conține note care comentează și clarifică perioadele de păstrare a documentelor.

Legea federală din 22 octombrie 2004 N 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă” organizațiile sunt obligate să asigure siguranța documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor de personal, în perioadele de depozitare stabilite. legi federale, alte reglementări acte juridice al Federației Ruse, precum și listele de documente prevăzute în partea 3 a articolului 6 și părțile 1 și 1.1 ale articolului 23 din prezenta lege federală.

Listele specificate de documente includ:

1) liste de documente standard de arhivă care indică perioadele de păstrare a acestora și instrucțiuni de utilizare a acestor liste, aprobate de către autoritatea autorizată; organism federal putere executivă în domeniul afacerilor de arhivă și al muncii de birou (în prezent - Rosarkhiv, anterior - Ministerul Culturii al Rusiei):

- Lista documentelor standard de arhivă de gestiune generate în procesul de activitate a organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora, aprobată. Prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 N 558;

- Lista documentelor standard de arhivă generate în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobate. Prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 31 iulie 2007 N 1182.

În plus, pentru a determina perioadele de păstrare a documentelor de gestiune pentru anii 80 - prima jumătate a anilor 90 a secolului XX, precum și documentația specifică (industriei), se utilizează Lista. documente standard, aprobat Arhiva șef a URSS din 15.08.1988;

2) aprobat de organismele guvernamentale federale, altele agentii guvernamentale ale Federației Ruse liste de documente generate în procesul activităților lor, precum și în procesul activităților organizațiilor subordonate acestora, indicând perioadele de păstrare a acestora. Aceste liste de documente sunt aprobate de comun acord cu Rosarkhiv;

3) lista documentelor generate în procesul de activitate institutii de credit, indicând perioadele lor de depozitare și instrucțiunile de utilizare a acestuia, aprobate de organul executiv federal autorizat în domeniul afacerilor de arhivă și a lucrului de birou împreună cu Banca Rusiei.

Pentru societăţi pe acţiuni perioadele de păstrare a documentelor acestora se stabilesc prin Regulamentul privind procedura și perioadele de păstrare a documentelor societăților pe acțiuni, aprobat. Rezoluția Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare din Rusia din 16 iulie 2003 N 03-33/ps.

ÎN informații de referință Sunt date perioadele de păstrare pentru cele mai uzuale documente ale organizațiilor, stabilite prin Lista documentelor standard de arhivă de gestiune, aprobată. Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 N 558, precum și perioadele de depozitare pentru documentele neincluse în listele de mai sus și stabilite prin legile federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse.