خلاصه: سازماندهی کار اداری در مقامات ایالتی و دولت های محلی. قوانین کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال IV

مؤسسه آموزشی غیر دولتی

آموزش عالی حرفه ای

انستیتوی اقتصاد و حقوق کوزباس

دانشکده حقوق

کرسی رشته های بشردوستانه
تست

بر اساس رشته: "اسناد فعالیت های مدیریت"

با موضوع "ساماندهی امور اداری در ارگانها قدرت دولتیو خودگردانی محلی"
تکمیل شده توسط: دانش آموز گروه 303

Panshina E.Yu.

بررسی شد:
کمروو، 2010

مقدمه………………………………………………………………………..3

1. جریان اسناد به عنوان مبنای فعالیت های مرجع………………….۵

2. مدل روسی کار اداری در مقامات دولتی و خودگردانی محلی………………………………………………………………………..7

3. انتخاب رویکرد برای اتوماسیون گردش کار…………………………10

4. سازماندهی سیستم ها مدیریت اسناد الکترونیکی…………….…..12

5. گردش کار اسناد رسمی…………………………………..14

6. اتوماسیون مبادله اسناد بین مقامات………………18

7. سیستم های EDD برای مقامات سطوح مختلف………………………………………………………

8. تصمیم دولت محلی……………………………………………………………………………………………………………

نتیجه………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

فهرست ادبیات استفاده شده……………………………………………..25
مقدمه.

نیاز به خودکارسازی فرآیندهای اداری و سازماندهی مدیریت اسناد الکترونیکی امروزه توسط مقامات ایالتی و دولت های محلی تقریباً در همه موضوعات به رسمیت شناخته شده است. فدراسیون روسیه. اما در کنار درک چنین نیازی، سوالاتی بدون دریافت پاسخ مطرح می شود که نمی توان به اجرای عملی پروژه ها پرداخت.

پیاده سازی سیستم را از کجا باید شروع کرد؟ چگونه می توان کل پروژه را به مرحله تقسیم کرد تا اثر اجرا پس از مرحله اول آشکار شود و با هر مرحله بعدی رشد کند؟ کدام یک از موجود وسایل فنیابتدا ارتقا دهید، چه چیزی می تواند صبر کند؟ بر اساس واقعیت های یک منطقه خاص، چه منابع مالی باید در بودجه به تفکیک سال ها پیش بینی شود؟

در واقع همه این مسائل مربوط به ساخت یک طرح شایسته برای اجرای پروژه برای چندین سال آینده با در نظر گرفتن تامین مالی برنامه ریزی شده، نیازهای تولید، تجهیزات فنی و نوسازی برنامه ریزی شده پارک فنی است.

کار مهندسان، طراحان، مدیران تولید

زمان زیادی به مطالعه، تجزیه و تحلیل و تدوین انواع مختلف اختصاص داده شده است

مستندات. به ویژه مشکلات بزرگ، به عنوان یک قاعده، زمانی که

توسعه اسناد تولیدی که در درجه اول به دلیل عدم آگاهی خاص تدوین کنندگان است. حذف زمان غیرمولد صرف شده در فرآیندهای گردآوری و استفاده از اسناد، مستلزم ترکیب معقولی از رسمی سازی و خلاقیت است و این، به گفته نویسندگان، از یک سو مستلزم

آشنایی تدوین کنندگان اسناد با بیشترین قوانین عمومیدرک اسناد، از سوی دیگر، و این وظیفه اصلی است - تدوین و نظام مند کردن قوانین و هنجارهای عمومی برای تهیه اسناد اساسی.

هدف کنترل کارمطالعه است مبانی نظریسازماندهی کار اداری در مقامات ایالتی و خودگردانی محلی.

با توجه به هدف کنترل در کار موارد زیر می باشد وظایف:

مفهوم گردش کار را تعریف کنید.

مدل روسی کار اداری در مقامات دولتی و خودگردانی محلی را در نظر بگیرید.

شناسایی سیستم های EDD برای سطوح مختلف دولت؛

تبادل خودکار اسناد بین مقامات را در نظر بگیرید.
1. جریان اسناد به عنوان مبنای فعالیت های مرجع.

کار اداری در بدن فدرالقوه مجریه مطابق با قوانین کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال، مصوب 15 ژوئن 2009 دولت فدراسیون روسیه به شماره 477.1 بر اساس این قوانین، دستگاه اجرایی فدرال، در توافق با دستگاه اجرایی فدرال در زمینه بایگانی، دستورالعمل هایی را برای کارهای اداری صادر می کند. این قوانین برای سازماندهی کار با اسناد حاوی اسرار دولتی اعمال نمی شود.

اسناد بر روی فرم ها (ورق های استاندارد کاغذ A4 یا A5) یا به صورت اسناد الکترونیکی تنظیم می شوند و باید دارای ترکیبی از جزئیات، مکان و نحوه اجرای آنها باشند. نمونه فرم ها با دستور رئیس قوه مجریه تایید می شود.

کلیه اسناد به ورودی، خروجی و داخلی تقسیم می شوند. اسناد دریافتی تحت پردازش اولیه، ثبت نام، بررسی اولیه، برای بررسی به مدیریت منتقل می شوند و سپس به مجریان می رسند. پس از اجرا، اسناد در فایل ها قرار می گیرند.

هر ارگانی صندوق مستند خود را تشکیل می دهد. نامگذاری پرونده های بدن با کمیسیون کارشناسی و تأیید آرشیو ایالتی فدرال مربوطه هماهنگ می شود. موارد نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال) به آرشیو منتقل می شود. این فرمان روش رسیدگی را تعیین می کند اسناد الکترونیکی.

اصطلاح "جریان اسناد" در حال حاضر به طور گسترده ای مورد استفاده قرار می گیرد و تقریباً در توصیف هر موردی یافت می شود سیستم اطلاعات. اتوماسیون گردش کار توسط بسیاری از سیستم ها اجرا می شود و هر یک از آنها ادعا می کنند که "رویکردی یکپارچه برای اتوماسیون گردش کار" است. در عین حال، تنوع سیستم ها گسترده ترین است: از سیستم های حسابداری انبار تا نرم افزار برای کنترل فرآیندهای تکنولوژیکی.

در این مقاله اصطلاحات «جریان اسناد»، «کار اداری» و... منحصراً در چارچوب سازماندهی کار مقامات دولتی و خودگردانی محلی در نظر گرفته شده است. بر این اساس، اصطلاحات منحصراً با استفاده از مقررات ملی که در مورد کار ارگان‌های دولتی اعمال می‌شود، تفسیر می‌شوند.

طبق تعریف (GOST R 51141-98)، جریان اسناد عبارت است از "حرکت اسناد در یک سازمان از لحظه ایجاد یا دریافت آنها تا پایان اجرا یا ارسال"، یعنی چرخه عمر کامل کل. مجموعه ای از اسناد موجود در یک سازمان قبل از انتقال به بایگانی یا برای تخریب.

به گفته همین منبع، کار اداری یا «مدیریت اسنادی» به معنای «شاخه ای از فعالیت است که اسناد و مدارک و سازماندهی کار را فراهم می کند. اسناد رسمی". یعنی کار اداری مجموعه ای از سازوکارهای سازمانی برای حفظ و کنترل گردش کار اسناد رسمی است. با این حال، در " دستورالعمل مدلدر مورد کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال» مورخ 27 نوامبر 2000، وظایف اداری دیگر محدود به تنظیم جریان اسناد رسمی نیست. این امر به ما امکان می دهد ادعا کنیم که سیستم های اتوماسیون اداری نه تنها باید گردش اسناد ثبت شده (رسمی)، بلکه پیش نویس اسناد را نیز کنترل کنند.
2. مدل روسی کار اداری در مقامات دولتی و خودگردانی محلی.

در روسیه، در مقیاس سراسری، یک فناوری واحد برای کار با اسناد مدیریتی توسعه یافته است، به اصطلاح سیستم دولتیپشتیبانی مدیریت اسناد (GS DOW). کار اداری روسیه چه از نظر جزئیات کار با فناوری کار با اسناد و چه از نظر مقیاس توزیع مشابهی در سایر کشورها ندارد. و اگر در غرب توسعه اتوماسیون اداری توسعه فن آوری های مدیریت اسناد را تحریک می کند، در روسیه، به عنوان یک قاعده، ما داریم صحبت می کنیمدر اتوماسیون فن آوری سنتی ایجاد شده گردش کار اداری.

چه ویژگی هایی دارد مدل روسی" دفتر کار؟ سه مزیت قابل توجه وجود دارد: 2

کنترل روی سند، از لحظه دریافت آن؛

تمرکز توابع کنترلی;

هنجارهای یکسان گردش اسناد.

برخلاف روش های غربی کار با اسناد، در تمرین روسیسند در لحظه دریافت توسط مرجع تحت کنترل قرار می گیرد. اسناد داخلی یا خروجی بلافاصله پس از "تولد" - یعنی تایید - در حوزه کنترل قرار می گیرند. در عین حال ، رابطه اسناد ردیابی می شود - اگر یک سند در نتیجه اجرای تصمیمی که در مورد سند دیگری گرفته شده است ظاهر شود. همه اینها امکان ردیابی مسیر هر سند دریافت شده توسط یک مقام دولتی و خودگردان محلی را با ضمانت فراهم می کند - از این گذشته ، هیچ سند ثبت شده ای نمی تواند بدون ردیابی ناپدید شود.

حداکثر تمرکز کنترل بر روی گردش کار به این معنی است که سند ابتدا باید به مدیریت گزارش شود و تنها پس از آن، با کسب قطعنامه مطابق با سلسله مراتب خدمات، به مجریان مستقیم می رود.

یکی دیگر از ویژگی های مهم «مدل روسی» وجود قوانین یکسان و دقیق برای کار با اسناد مدیریتی در سازمان ها بدون توجه به حوزه فعالیت آنهاست. کلیه فعالیتهای خدمات دفتری - اکسپدیشن ها، دفاتر، گروه های کنترل - مطابق با قوانین پر کردن مجلات ثبت نام، کابینت های پرونده و فرم های گزارش تنظیم می شود.

در شرایط وجود چنین مقررات دقیق جریان اسناد در مقامات، معرفی بدون انطباق یک فناوری اساسی جدید از یک یا آن نرم افزار خارجی غیر واقعی است. در این مورد می توان در مورد اتوماسیون کارهای اداری سنتی با استفاده از فناوری های نوین اطلاعات صحبت کرد.

کاغذبازی سنتی شامل نگهداری بسیاری از مجلات و/یا کمدهای بایگانی است که اسناد کاغذی را ارائه می دهند. و این نگهداری از این کابینت های فایل است که هدف اصلی اتوماسیون اداری است. در عین حال، هیچ چیز مانع از گنجاندن امکان پیوند کارت با تصویر الکترونیکی خود سند (متن و حتی تصویر، صدا و ویدئو) در سیستم خودکار نمی شود. بنابراین، شرایط تکنولوژیکی برای انتقال به مدیریت اسناد الکترونیکی ایجاد می شود. انتقال به مدیریت اسناد الکترونیکی، به نوبه خود، پیش نیازهایی را برای تشکیل آرشیوهای الکترونیکی با مکانیسم های مؤثر برای کار مرجع و تحلیلی بر روی انواع اسناد ایجاد می کند. اشکال گوناگوننمایندگی.

از سوی دیگر، استفاده از یک شبکه کامپیوتری شرایطی را برای تمرکززدایی از عملکرد عملکردهای مختلف اداری و در عین حال حفظ کنترل متمرکز بر جریان اسناد ایجاد می کند. به عنوان مثال، می توان به ادارات و حتی کارمندان فردی اجازه داد تا اسناد را به طور مستقل ثبت کنند و در عین حال عبور آنها را به صورت متمرکز کنترل کنند. علاوه بر این، وجود شبکه ای که مقامات از راه دور منطقه ای را به هم متصل می کند، امکان کنترل متمرکز بر جریان اسناد را فراهم می کند، که اجرای آن در چارچوب فناوری صرفا کاغذی غیرممکن است.

مدل گردش کار روسی نه تنها با رویکردهای مدرن فرآیندهای مدیریت سازگاری کامل دارد، بلکه به طور قابل توجهی از مدل های گردش کار غربی بهتر است. از این گذشته، در مدل روسی، از دست دادن اسناد تنها می تواند به دلیل نقض مستقیم دستورالعمل های کار اداری رخ دهد.
3. انتخاب رویکرد برای اتوماسیون گردش کار.

نیاز به خودکارسازی گردش کار مقامات دولتی و خودگردانی محلی اکنون برای همه آشکار است.

کار اداری با استفاده از مجلات کاغذی و کمد پرونده به دلایل متعدد با الزامات بهبود کارایی کار کارکنان دولت ناسازگار است.

اطلاعات اسناد و روند اجرای آنها بر اساس سیستم پرونده کارت سازمان و آن توزیع می شود. تقسیمات ساختاری. بنابراین، کسب اطلاعات در مورد کار با اسناد در یک شرکت مستلزم جستجو و پردازش داده‌ها از کابینت‌های فایل ناهمگن و غیرمتمرکز است.

بایگانی اسناد معمولاً از مجریان جدا می شوند. آنها حاوی اطلاعات ناقص و غیر عملیاتی در مورد وضعیت اسناد هستند.

تکثیر و جابجایی تعداد زیادی اسناد کاغذی، نگهداری مجلات و کمدهای متعدد و کپی برداری از یکدیگر منجر به حجم های بزرگهزینه های نیروی کار غیرمولد

با این حال، رویکردهای اصلی و انقلابی به گردش کار مقامات دولتی و خودگردانی محلی بسیار خطرناک است. این می تواند نه تنها منجر به تاخیر در اجرا، بلکه مشکلات جدی در مدیریت شود.

مایکروسافت به همراه شرکای خود دو نرم افزار گام به گام و راه حل روش شناختی را در زمینه سازماندهی جریان اسناد مقامات دولتی و دولت های محلی ارائه می دهد:

کار اداری خودکار برای گردش کار کاغذ؛

مدیریت اسناد الکترونیکی و امور اداری.

چنین رویکرد مرحله‌ای این امکان را فراهم می‌آورد که به تدریج بازدهی کار مرجع را افزایش داده و امکان به هم ریختگی فعالیت‌های آن را از بین ببرد. کار اداری خودکار برای گردش کار کاغذ در کوتاه مدت رویکرد اصلی برای اتوماسیون گردش کار در مقامات دولتی و دولت های محلی است.

اسناد پردازش شده توسط مقامات، از جمله اسنادی که با استفاده از فناوری رایانه ارسال می شوند، به دو شکل هستند - به طور سنتی کاغذی و الکترونیکی. این همزیستی نتیجه امکانات مدرنتهیه اسناد مستلزم فرم الکترونیکی ذخیره سازی اسناد و چارچوب نظارتی و قوانین تعیین شده گردش - کاغذ است. همچنین مهمترین استدلال به نفع حفظ رسانه کاغذیاسناد یک راحتی بی نظیر برای کار با آنها است. قوانین و عادات بسیار کندتر از قابلیت های فناوری اطلاعات مدرن تغییر می کنند.

در مقامات دولتی و خودگردانی محلی، ظاهراً برای مدت طولانی هنگام پردازش اسناد در در قالب الکترونیکیتراکنش هایی که نیاز به ایجاد نسخه های کاغذی آنها دارند ذخیره می شوند. به عنوان یک قاعده، مدیران ترجیح می دهند با اسناد به صورت کاغذی کار کنند. ضمناً ضمن تبادل اسناد رسمی بین مراجع و انتقال آنها به آرشیو دولتیبه صورت کاغذی نیز وجود دارد.

مدیریت اسناد الکترونیکی و کار اداری (EDD) پاسخی فناورانه به الزامات مدرن شرایط سیاسی و اقتصادی کنونی برای کارایی است. مقامات روسیهقدرت ایالتی و حکومت محلی EDD همچنین توسط تجربه اجرای آن در ارگان های دولتی غربی و نمونه هایی از عملیات در ساختارهای تجاری بزرگ و مترقی روسیه پشتیبانی می شود.
4. سیستم هایی که مدیریت اسناد الکترونیکی را سازماندهی می کنند.

همانطور که در بالا ذکر شد، مدیریت اسناد الکترونیکی مجموعه ای از فناوری های جدید برای کار با اسناد است. فن آوری های کاربردی امکان سازماندهی تعامل "یکپارچه" سیستم های ارائه دهنده عملیات پردازش اسناد مختلف را فراهم می کند. اول از همه، این فناوری ها عبارتند از:

فناوری‌های تشخیص متن که اسناد ورودی کاغذی را به شکلی کاملاً الکترونیکی از ارائه تبدیل می‌کند.

آنالوگ الکترونیکی امضای دست نویس؛

وسایل انتقال داده؛

ابزارهای ذخیره سازی اطلاعات الکترونیکی

این فناوری‌ها به زیرسیستم‌هایی که عملکردهای مختلفی را انجام می‌دهند اجازه می‌دهند تا به صورت ارگانیک یکدیگر را تکمیل کنند. چنین تعاملی می تواند کارایی کارمندان دولت را هنگام کار با اسناد به طور چشمگیری افزایش دهد.

مدیریت اسناد الکترونیکی به شما این امکان را می دهد که یک فضای اطلاعاتی واحد را در مرجع ایجاد کنید و تمام سیستم های اسنادی را در گره اطلاعات یکپارچه کنید. ادغام بدون از دست دادن کیفیت کار با اسناد و با حفظ سنت ها انجام می شود کار اداری روسی. اساس چنین ادغامی، ذخیره سازی اسناد قابل اعتماد و سیستم های مدیریت اسناد است که با آن تعامل دارند. تمام اسناد پردازش شده در یک مخزن ذخیره می شوند که امکان جستجو و انتخاب بهینه اطلاعات را هنگام تهیه مواد فراهم می کند. در حال حاضر، در اکثر مقامات و خودگردانی های محلی، بسیاری از عملیات ها قبلاً با استفاده از فناوری رایانه انجام می شود. وظیفه سیستم اتوماسیون سازماندهی یک اثربخش است کار گروهیبر روی متون اسناد و مدارک و ارائه یک فضای اطلاعاتی غنی برای هر کارمند دولتی برای اطمینان از فعالیت آنها.
5. گردش کار اسناد رسمی.

هدف اصلی در توسعه فناوری‌های مدیریت اسناد الکترونیکی دستیابی به حداکثر تداوم قوانین و تکنیک‌های مدیریت اسناد کاغذی و کار دفتری با فایل مجله بود که امکان انتقال بدون دردسر از فناوری‌های سنتی به مدرن را ممکن می‌سازد.

سیستم مدیریت سوابق اسناد ذخیره شده در یک مخزن واحد از اسناد مرجع را پردازش می کند. این به شما امکان می دهد اسناد پردازش شده توسط مدیریت اسناد رسمی را در یک فضای اطلاعاتی واحد از مرجع قرار دهید.

فناوری مدیریت اسناد الکترونیکی توسط موارد زیر پشتیبانی می شود عملکردسیستم ها: 5

ثبت نام در حالت خودکار اسناد دریافتی ارسال شده از طریق پست الکترونیکی یا از طریق درگاه اینترنتی، از جمله مدارک مجهز به الکترونیک امضای دیجیتالی(EDS) و cryptoprotection.

اسکن و تشخیص اسناد کاغذی با استفاده از فناوری OCR داخلی.

پیوست کردن تصویر الکترونیکی سند به کارت ثبت نام (RC) در قالب یک فایل (فایل) با هر فرمتی.

تمایز حقوق دسترسی به فایل های پیوست شده یک تصویر الکترونیکی یک سند؛

ارائه دفتر مجازی شخصی به هر یک از مقامات - یکی از شرکت کنندگان در فرآیند اداری - که تضمین می کند که این مقام فقط به اسناد مربوط به صلاحیت خود دسترسی دارد.

حصول اطمینان از روند تایید (بازبینی) پیش نویس اسناد؛

جستجوی متن کامل و اسنادی اسناد الکترونیکی، از جمله جستجوی متن کامل از راه دور؛

ارسال از طریق پست الکترونیکی یا انتشار در پورتال اینترنتی مجوز اسناد خروجی الکترونیکی (با استفاده از هر ایمیلی که MAPI را پشتیبانی می کند)، محافظت شده توسط EDS و رمزگذاری شده با استفاده از وسایل تایید شده؛

تشکیل و اجرای پرونده ها، یعنی. گروه بندی اسناد اجرا شده به پرونده ها مطابق با نام پرونده ها و نظام مندسازی اسناد در پرونده.

ذخیره آرشیوی اسناد الکترونیکی، امور مرجع.

واحد اصلی حسابداری در سیستم، RC سند است که کامل بودن جزئیات آن امکان تولید گزارش های آماری و تحلیلی بر روی برش های اطلاعاتی مختلف، سهولت جستجو را فراهم می کند.

در همان زمان، مجموعه اصلی جزئیات RK را می توان با مجموعه دلخواه از جزئیات اضافی، تعیین شده برای هر گروه از اسناد، گسترش داد. با توجه به جزئیات اضافی جمهوری قزاقستان، امکان جستجو و انتخاب داده ها در هنگام تولید گزارش، همراه با جزئیات اصلی وجود دارد. پس از دریافت یک سند الکترونیکی ورودی، ثبت آن به صورت خودکار انجام می شود. برای سند دریافت شده در نتیجه تبادل بین دو سیستم EDD، بیشتر جزئیات RK به طور خودکار تولید می شود. تصویر الکترونیکی سند به AC پیوست شده است. در عین حال، هویت سند ارائه شده با EDS و محافظت رمزنگاری تأیید می شود. اگر یک سند ورودیبه صورت کاغذی می رسد، بسته OCR از محیط سیستم فراخوانی می شود و با دریافت تصویر الکترونیکی آن، با پیوست سند به AC به سیستم مدیریت دفتر بازگردانده می شود. کاربر سیستم که فایل سند را ضمیمه کرده است، حقوق دسترسی به فایل را در سطح محرمانه و همچنین محافظت (لغو حفاظت) از ویرایش را تعیین می کند.

در صورت نیاز به ترجمه حجم نسبتاً زیادی از اسناد کاغذی در نظر گرفته شده برای اجرا و ذخیره سازی به صورت الکترونیکی، پیشنهاد می شود از گزینه «ثبت جریان» استفاده شود. در این حالت، پس از وارد کردن اطلاعات ثبت در مورد سند در جمهوری قزاقستان، کاربر ایستگاه کاری خودکار (AWS) ثبت نام درون خطی، اولین برگه بارکد را چاپ می کند که مربوط به شماره سیستم داخلی اختصاص داده شده توسط سیستم به سند ثبت شده پس از آن، اسناد به ترتیب تصادفی از ایستگاه های کاری مختلف ثبت جریان به ایستگاه کاری اسکن مجهز به اسکنر پرسرعت می رسد. تصاویر الکترونیکی اسکن شده اسناد وارد پایگاه داده می شود و به لطف فناوری استخراج بارکد، به کارت های ثبت اسناد مربوطه پیوست می شود.

پس از ثبت، AC به همراه سند ضمیمه از طریق شبکه به مقام مسئول تصمیم گیری در مورد اجرای سند و سپس با توجه به جزئیات مصوبه برای مجریان سند ارسال می شود. در عین حال، هر مدیر یا مجری دارای حقوق خاصی است که امکان اطمینان از سازماندهی کار با اسناد و مدارک را تا حد امکان به کارهای سنتی در جدولی که در آن اسنادی که فقط در صلاحیت آنها هستند را تضمین می کند. این کارمندو یا منتظر شروع اجرا هستند (در پوشه Received)، یا توسط کارمند برای اجرا (در پوشه On execution) پذیرفته می شوند، یا با ذکر مهلت اجرا به زیردستان منتقل می شوند (در پوشه کنترل On) ).

در جریان کار با اسناد الکترونیکی، جستجوی ترکیبی متن کامل و اسنادی برای سند مورد نیاز از جمله از طریق دسترسی وب به پایگاه داده اسناد سیستم ارائه می شود.
فایل هایی با متون (تصاویر) خروجی و اسناد داخلیبا توجه به تکنولوژی استاندارد نیز به RK متصل می شوند. سند خروجی، همراه با الزامات RK، می تواند توسط یک EDS محافظت شود، رمزگذاری شده و به مخاطب منتقل شود.

بدین ترتیب، همراه با امکان ثبت اسناد دریافتی از طریق خطوط ارتباطی، مدیریت الکترونیکی اسناد شرکتی فراهم شده است. اسناد اجرا شده در کیس ها شکل می گیرند و به انبار بایگانی منتقل می شوند.
6. اتوماسیون تبادل اسناد بین مقامات.

در حال حاضر، در بسیاری از ارگان های دولتیقدرت در حال حاضر توسط ارثی استفاده شده است سیستم های خودکارمدیریت اسناد. آنها بر اساس نرم افزار و سخت افزار مختلف ساخته شده اند. برخی از آنها، که توسط شرکای مایکروسافت ارائه می شوند (از جمله سیستم Delo که در بالا توسط شرکت Electronic Office Systems توضیح داده شد)، بر اساس فناوری های مدرن پیاده سازی شده اند. همچنین تعداد قابل توجهی از سیستم های نسل های قبلی مبتنی بر MS DOS و سایر پلتفرم ها همچنان در حال فعالیت هستند. اتحاد سیستم ها در تمام ارگان های دولتی در آینده قابل پیش بینی هم برای ملاحظات سیاسی (حقوق رعایای فدراسیون و دولت های محلی) و هم برای ملاحظات عملی غیرممکن است. پیاده سازی و به ویژه جایگزینی سیستم عامل ها فرآیندی نسبتا طولانی، دشوار و پرهزینه است.

در این شرایط، راه حل طبیعی ایجاد چنین ابزاری برای تبادل اسناد بین بخشی است که می تواند به راحتی با فرمت های مختلف پیام های ورودی / خروجی سازگار شود و امکان اتصال سیستم های مختلف را فراهم کند.

تبادل اسناد الکترونیکی باید به درستی تامین شود. اسناد باید با امضای الکترونیکی ارائه شوند که نویسندگی و تغییر ناپذیر بودن محتوای سند را تضمین می کند و در برخی موارد بسته است. ابزار رمزنگاریاز دسترسی غیرمجاز

هر سازمان دارای سازمان های خبرنگاری زیادی است که اسناد با آنها رد و بدل می شود و همه ممکن است فرمت های پیام و حتی شبکه های متفاوتی داشته باشند. بارگذاری سیستم های سازمان های فردی با عملکرد پشتیبانی مداوم از اطلاعات خدماتی لازم برای سازماندهی مبادله، نامناسب است. منطقی است که مبادله اسناد را نه بر اساس اصل "هر کدام با هر یک"، بلکه بر اساس اصل "ستاره" - بر اساس مراکز تبادل اسناد (DPC) ایجاد کنیم.
مراکز داده می توانند مجموعه ای از عملکردهای زیر را انجام دهند: 6

تغییر و هماهنگی فرمت اسناد ورودی-خروجی.

پشتیبانی از پایگاه داده آدرس و محاسبه مسیرهای تحویل اسناد.

تحویل تضمینی اسناد؛

آرشیو اضافی اسناد؛

پشتیبانی و همگام سازی دایرکتوری ها

مراکز پیام‌رسانی همچنین می‌توانند نقش CA را بر عهده بگیرند که زیرساخت کلید خصوصی و عمومی، رویه‌های احراز هویت سازمان‌های شرکت‌کننده در تبادل را حفظ می‌کنند.

برای ادغام با مرکز داده، سیستم‌های شرکتی قدیمی، در صورت لزوم، می‌توانند با ماژول‌های رابط ویژه تکمیل شوند که فرآیندهای اولیه تبدیل فرمت و تبادل با مرکز داده را فراهم می‌کنند.

.
7. سیستم های EDD برای مقامات سطوح مختلف.

راه حلی برای شهرداری و سایر مراجع با حجم کم جریان اسناد این دسته می تواند به طور مشروط شامل ساختارهای مدیریتی شهرداری با مقدار کمی جریان اسنادی باشد که پایه فنی کافی برای اجرای یک سیستم EDD تمام عیار ندارند. برای آنها، می توان یک راه حل تک کاربره، مجهز به ابزار تبادل امن اسناد الکترونیکی با یک سازمان بالاتر - مستقیماً یا از طریق مرکز داده، توصیه کرد. استفاده کننده از چنین راه حلی معمولاً یک کارمند مسئول کارهای اداری سازمان است. در همان زمان، کار با اسناد کاغذی انجام می شود، اما سیستم ثبت اسناد ورودی / خروجی، ثبت تصمیمات در اسناد، اسنادی که در پرونده نوشته شده و بایگانی می شود را حفظ می کند. با تعداد زیاد کارمند، می توان سابقه جابجایی اصل های کاغذی را نیز نگه داشت. اسنادی که به صورت الکترونیکی از یک سازمان بالاتر دریافت می شود بلافاصله قبل از رسیدن اصل کاغذ ثبت، چاپ و اجرا می شود. سازمان مادر به طور خودکار اعلانی مبنی بر ثبت سند دریافت می کند. این راه حل اجازه می دهد: 7

تسریع در تبادل اسناد ورودی / خروجی با یک سازمان بالاتر.

تعداد اسناد "از دست رفته" را که محل نگهداری آنها مشخص نیست کاهش دهید.

8. راه حل برای دولت محلی.

این دسته به طور مشروط می تواند شامل ساختارهای مدیریتی شهرداری با میانگین حجم گردش اسناد از 3000 تا 10000 سند در سال، دفتر یا دبیرخانه به عنوان یک واحد ساختاری تفکیک شده و کار نه تنها با اسناد سازمان ها، بلکه با نامه ها و درخواست های شهروندان و شرکت ها چنین سازمان هایی معمولاً ناوگان کافی از رایانه های شخصی متصل به یک شبکه محلی دارند. برای آنها می توان یک راه حل چند کاربره با تعداد مشاغل از 5 تا 20، مجهز به وسایل تبادل امن اسناد الکترونیکی با سازمان های بالاتر و پایین تر (مستقیم یا از طریق مرکز داده)، ارتباط با یک پورتال برای اطلاع رسانی توصیه کرد. و دریافت اپلیکیشن از شهروندان و سازمان ها و امکان دسترسی از راه دور به اینترنت دسترسی به داده های سیستم EDD. سامانه باید ثبت اسناد ورودی/خروجی، حسابداری تصمیمات اسنادی، اسنادی که در پرونده ثبت شده و بایگانی می شوند را فراهم کند. سوابقی از جابجایی نسخه های اصلی کاغذ نیز باید نگهداری شود.

کاربران چنین راه حلی معمولاً نه تنها پرسنل اداری، بلکه تعدادی از کارمندان بخش های عملکردی هستند. از آنجایی که اکثر کارکنان چنین سازمان هایی دارای رایانه شخصی هستند، در چارچوب چنین راه حلی، می توان کار با بخشی از اسناد را به طور عمده یا منحصراً به صورت الکترونیکی سازماندهی کرد. صندوق ورودی اسناد کاغذیمی تواند دیجیتالی شود و تمام کارهای بعدی با آنها می تواند از قبل به صورت الکترونیکی انجام شود. فرآیند اجرای اسناد (تحمیل و اجرای مصوبات) نیز می تواند به صورت الکترونیکی سازماندهی شود.

اگر سازمان یک کانال دائمی در اینترنت در دسترس داشته باشد، دسترسی از راه دور به سیستم EDD را می توان از طریق یک رابط وب سازماندهی کرد که به شما امکان می دهد پیشرفت کار را کنترل کنید. مقاماتدور، و سازمان های بالاتر.

این راه حل اجازه می دهد: 8

تسریع در تبادل اسناد با سازمان های بالاتر و پایین تر؛

با انتقال بخشی از وظایف به بخش ها، بار پرسنل اداری را کاهش دهید.

افزایش اثربخشی کنترل بر اجرای اسناد؛

سازمان دادن سیستم موثرذخیره سازی اسناد مرتبط؛

زمان جستجو را کاهش دهید مدارک لازم;

کاهش تعداد اسناد "از دست رفته" که محل نگهداری آنها مشخص نیست.

تسریع کنید و بیشتر انجام دهید کار کارآمدکارکنان برای اجرای اسناد؛

کاهش هزینه های کار با درخواست های شهروندان و سازمان های ارسال شده به فرم الکترونیکی(از طریق پورتال)؛

اطمینان از کنترل بر اجرای اسناد مهم توسط سازمان های بالاتر.

برای توسعه و پشتیبانی از پورتال، و همچنین سازماندهی دسترسی به اینترنت از راه دور به داده های سیستم EDD، مجموعه ای از فناوری های اینترنتی از مایکروسافت (خدمات اطلاعات اینترنتی، فناوری ASP، Microsoft Index Server) و API ارائه شده توسط سیستم Delo-Enterprise برای انتشار اسناد را می توان به طور مستقیم از پایه استفاده کرد.
نتیجه.

یکی از ویژگی های کار اداری و جریان اسناد در مقامات دولتی یا دولت محلی، به عنوان یک سیستم پشتیبانی اسنادی برای مدیریت، بازتاب 100٪ از فرآیندهای مدیریت در فرم مستند. به همین دلیل، فرآیندهای کار اداری و گردش اسناد یک ویژگی مستقل پیدا می کنند و نیاز به سیستم مدیریت خاص خود دارند.

در حال حاضر روند معرفی فناوری و شبکه های کامپیوتری در نهادهای عمومیو در بسیاری از آنها سطح به دست آمده تا به امروز برای معرفی فن آوری های مدرن برای کار با اسناد کافی است. اما علاوه بر کامپیوتر و شبکه، این امر مستلزم مجموعه ای از راه حل های نرم افزاری مدرن است.

فدراسیون روسیه به طور کامل از اهمیت این حوزه آگاه است که در برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیکی" به طور کلی و در تعدادی از فعالیت های خاص آن منعکس شده است.

نتیجه نهایی فعالیت های مدیریتیدستگاه دولتی به بسیاری از پیوندهای میانی وابسته است، که یکی از آنها deloroiz-odstvo است که اجازه می دهد تا از کارایی و انعطاف پذیری در تصمیم گیری اطمینان حاصل شود. Case-work تمام مراحل کار را هماهنگ می کند - از طراحی تا اجرای عملی راه حل ها. فرآیند مدیریت شامل عملیات‌های مستند اصلی زیر است:

جمع آوری و پردازش اطلاعات مستند; آماده سازی تصمیم گیری؛

تصمیم گیری و مستندسازی؛ ارائه تصمیم به مجریان؛

اجرای تصمیم؛ کنترل اجرا؛ جمع آوری اطلاعات عملکرد؛

انتقال اطلاعات از طریق پیوندهای عمودی و افقی؛ ذخیره و بازیابی اطلاعات

دستگاه اداری وظایف خود را عمدتاً از طریق جهانی و مجاز انجام می دهد سازمانی و اداریاسناد ایجاد شده بدون توجه به ویژگی های فعالیت در همه بخش های اقتصاد ملی در گردش است تحت کنترل دولت. اگر در نظر بگیریم که بیش از 14 میلیون نفر در دستگاه های اداری مشغول به کار هستند و گردش اسناد در کشور سالانه تقریباً 60 میلیارد برگ است و همچنان رو به رشد است، بدون شک مقرراتاین فرآیند دارد پراهمیت. به عنوان یکی از ابزارهای تنظیم جریان اسناد، اسنادی است استانداردهای دولتی، طبقه بندی کننده های همه اتحادیه و سیستم های یکپارچهمستندات. این استانداردها و سایر استانداردها برای تثبیت جریان اسناد در کشور در کل چرخه فناوری، برای ایجاد یک فناوری بهینه برای مدیریت مدیریت اسناد هر یک به رسمیت شناخته شده اند.

واحد مدیریت

فهرست ادبیات مورد استفاده:

1. M. I. Basakov. دفتر کار. آموزشبرای دانش آموزان موسسات آموزشیوسط آموزش حرفه ای. [متن] / Basakov M.I. انتشارات: بازاریابی، 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. کار اداری در سیستم مدیریت دولتی. [متن] / V. V. Borodina. انتشارات: RAGS، 2008. - 376s.

3. Kirsanova M.V. کار اداری در مقامات دولتی و خودگردانی محلی: کتاب درسی. کمک هزینه [متن] / M. V. Kirsanova. -انتشارات: Infra-M:، 1383. - 256p.- (آموزش عالی)

4. کوزنتسوف I.N. مدیریت اسناد و امور اداری. [متن] / I. N. Kuznetsov. – م.: یورایت، 2008. – 576s.

5. Spivak V. A. مستندسازی فعالیت های مدیریت. [متن] / V.A. اسپیواک - انتشارات: پیتر، 2008. - 256 ص.

سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. الزامات کلیبه خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک - م.، 1991

مفاد نظری کار ادارات دولتی افشا می شود، مفاهیم سند، انواع آن، وظایف، قوانین ثبت نام و همچنین مشخصات تهیه اسناد سازمانی و اداری در دولت های ایالتی و شهری بیان شده است. اصول و ضوابط سازماندهی کارهای اداری، مدیریت اسناد در سیستم اداری سنتی و خودکار، فناوری های کار با درخواست های شهروندان، تهیه اسناد برای ذخیره سازی آرشیوی در نظر گرفته شده است. مطابق با آخرین نسل استانداردهای آموزشی ایالتی فدرال است. برای دانشجویان مقطع کارشناسی، دانشجویان نظام آموزشی پیشرفته، مدیران اجرایی و متخصصان موسسات و سازمان های دولتی و شهری.

یک سری:کارشناسی (KnoRus)

* * *

توسط شرکت لیتر

تنظیم امور اداری در ارگانهای دولتی

1.1. مفاهیم اولیه در زمینه کار اداری

مطابق با هنر. 10 قانون اساسی فدراسیون روسیه، قدرت دولتی در روسیه بسته به وظایف انجام شده به قانونگذاری، اجرایی و قضایی تقسیم می شود. اصل تفکیک قوا نه تنها در مورد سازماندهی قدرت ایالتی در سطح فدرال، بلکه در مورد سیستم مقامات ایالتی تابعان فدراسیون نیز اعمال می شود.

نهادهای دولتی یکی از وظایف قدرت دولتی را انجام می دهند، به ترتیب، آن را به قانونگذاری، مجریه و قوه قضاییه.

اندام ها قانونگذاراینها نهادهای نمایندگی و قانونگذاری هستند که از طریق انتخابات شکل گرفته اند. وظیفه اصلی آنها قانونگذاری است، اما علاوه بر آن وظایف دیگری را نیز انجام می دهند، مثلاً فعالیت های قوه مجریه را کنترل می کنند.

مقامات اجرایی معمولاً نهادهای منصوب هستند. وظیفه اصلی مقامات اجرایی پیروی از مقررات قانون اساسی، قوانین فدرال و سایر مقررات است. مقامات اجرایی بر اساس ترکیبی از وحدت فرماندهی با همگانی عمل می کنند.

قوه قضائیه عدالت را اجرا می کند. فعالیت دادگاه ها با هدف تقویت حاکمیت قانون و نظم، پیشگیری از جرایم و سایر جرایم است و وظیفه دارند از هرگونه تعرض به مبانی نظم قانون اساسی، حقوق و آزادی های انسان و شهروند و سایر دموکراتیک محافظت کنند. نهادهای مندرج در قانون اساسی دادگاه ها مستقل هستند و فقط تابع قانون هستند.

نهادهای خودگردان محلی مدیریت اموال شهرداری، تشکیل، تصویب و اجرای بودجه محلی، تعیین مالیات و عوارض محلی، و حفاظت نظم عمومیو سایر مسائل مهم محلی.

نهادهای خودگردان محلی اشخاص حقوقی هستند و مستقلاً از طرف خود عمل می کنند. از مطالب فوق چنین برمی‌آید که حکومت شهری فعالیت دولت‌های منتخب و سایر دولت‌های محلی در مدیریت اموال و اشیاء شهرداری است. اقتصاد شهرداریتشکیل و اجرای بودجه محلی با هدف اطمینان از فعالیت حیاتی جمعیت شهرداری، حل سایر مسائل با اهمیت محلی، از جمله سازماندهی کار آنها، خدمات شهری.

خودگردانی محلی در شهرداری ها - سکونتگاه های شهری و روستایی انجام می شود: در یک روستا یا چندین روستا با قلمرو مشترک(منطقه)، شهرها یا بخش هایی از شهرهای بزرگ (مناطق شهری، محله ها).

تعریف:خدمات شهری - فعالیت حرفه ایشهروندان، که به صورت دائمی در پست های خدمات شهری انجام می شود، با نتیجه گیری جایگزین می شود قرارداد استخدام(قرارداد).

وظیفه اصلی هر نهاد دولتی یا شهرداری اتخاذ تصمیمات مدیریتی است. همه تصمیمات مدیریتیمقامات ایالتی و شهری بر اساس اطلاعاتی اتخاذ می شوند که باید قابل اعتماد، به موقع و کامل باشند.

تعریف:اسناد - ثبت اطلاعات بر روی یک رسانه طبق قوانین تعیین شده.

فرآیند تثبیت اطلاعات بر روی هر حامل اطلاعات (کاغذ، مغناطیسی و غیره) به منظور استفاده بیشتر از آن، مستندسازی نامیده می شود. مستندسازی فعالیت های مدیریتی یک کارکرد گسترده است که توسط تمام ارگان های دولتی و شهرداری انجام می شود.

تعریف:سند - اطلاعات ثبت شده در یک حامل با جزئیاتی که امکان شناسایی آن را فراهم می کند.

هنگام ایجاد اسناد، بسته به محتوای اطلاعات از روش های مختلفی برای مستندسازی استفاده می شود: ضبط صدا (سند فونو)، عکس (سند عکس)، ضبط تصاویر و صداها (سند سمعی و بصری) و غیره.

تعریف:ابزار اسنادی - ابزارهای فناوری سازمانی و رایانه ای که برای ثبت اطلاعات در یک رسانه استفاده می شود.

در حال حاضر اسناد الکترونیکی به طور گسترده در مدیریت دولتی استفاده می شود.

تعریف:سند الکترونیکی - سندی که اطلاعات آن به صورت الکترونیکی ارائه می شود.

سندی که توسط ارگان‌ها، مؤسسات، سازمان‌های دولتی یا شهرداری‌ها تنظیم، صادر یا در گردش است و شرایط خاصی را دارا باشد، در رده سند رسمی قرار می‌گیرد.

تعریف:سند ایجاد شده توسط قانونی یا شخصیکه به ترتیب مقرر تنظیم و تصدیق شود، سند رسمی نامیده می شود.

سند رسمی مورد استفاده در فعالیت های جاری ارگان های دولتی نامیده می شود سند رسمی.

توجه!در صورتی که سند توسط شخصی خارج از حیطه رسمی یا فعالیت های اجتماعی، سپس سند منشأ شخصی محسوب می شود.

مدارک اعم از رسمی و رسمی باید داشته باشند نیروی قانونییا اهمیت حقوقی

تعریف:اهمیت حقوقی سند دارایی سند است که به عنوان تأیید فعالیت های تجاری یا رویدادهای شخصی عمل می کند.

تعریف:قوه قانونی سند دارایی سند رسمی است که موجب عواقب قانونی شود.

ویژگی مشخصهاسناد رسمی وجود یک فرم خاص، ترتیب انتشار آنها، تدوین، در دسترس بودن جزئیات لازم است.

تعریف: props - عنصری از طراحی سند (به عنوان مثال، امضا، مهر، متن).

انواع و اقسام متعدد اسناد، پیچیدگی ترکیب آنها، وجود قوانین ویژه برای اعطای نیروی قانونی به اسناد و سایر مشکلات جدی مرتبط با اسناد مدیریتی، ضروری است که شاخه خاصی از فعالیت را که مستندسازی و سازماندهی را ارائه می دهد، مشخص کنیم. با اسناد رسمی کار کنید این شاخه از فعالیت، کار اداری نامیده می شود.

تعریف:کار اداری - فعالیتی که اسناد، گردش کار، ذخیره سازی عملیاتی و استفاده از اسناد را فراهم می کند.

تعریف:پشتیبانی از اسناد (مدیریت)، DOW - فعالیتی که به طور هدفمند عملکردهای مدیریت اسناد را ارائه می دهد.

یاد آوردن!

از اختصارات زیر در تجارت استفاده می شود:

ایالات متحده - سیستم یکپارچه؛

USORD - یک سیستم یکپارچه از اسناد سازمانی و اداری؛

GSDOU - سیستم دولتی پشتیبانی مستند برای مدیریت؛

OKUD - طبقه بندی کننده تمام روسی اسناد مدیریت؛

OKPO - طبقه بندی کننده تمام روسی شرکت ها و سازمان ها؛

GOST - استاندارد دولتی.

اسناد مدیریتی وظایف مدیریتی خاصی را انجام می دهند: برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و غیره.

اسناد مربوط به یک عملکرد مدیریت معمولاً یک سیستم اسنادی نامیده می شود، به عنوان مثال، سیستم اسناد سازمانی و اداری، سیستم اسناد حسابداری، سیستم اسناد تجارت خارجی.

تعریف:سیستم اسناد و مدارک مجموعه ای از اسناد است که با توجه به علائم منشاء، هدف، نوع، دامنه فعالیت، الزامات یکسان برای اجرای آنها به هم مرتبط هستند.

وظایف مدیریت در همه سازمان ها از یک نوع است، بنابراین اسناد مربوط به هر کارکرد باید از نظر نوع و شکل یکسان باشد.

تعریف:رساندن اسناد به یکنواختی بهینه در ترکیب و فرم ها نامیده می شود اتحاداسناد.

نه تنها متحد شوید اسناد جداگانهبلکه سیستم اسناد به طور کلی.

تعریف:یک سیستم مستندسازی یکپارچه یک سیستم اسنادی است که بر اساس قوانین و الزامات یکسان ایجاد می شود و حاوی اطلاعات لازم برای مدیریت در یک حوزه خاص از فعالیت است.

سیستم اسناد از انواع مختلفی از اسناد تشکیل شده است. طبقه بندی کننده همه روسی اسناد مدیریت (OKUD) که برای اولین بار در سال 1978 تصویب شد، شامل انواع و اشکال اسنادی است که در فرآیند ایجاد سیستم های مستندسازی یکپارچه هدف وحدت هستند.

طبقه بندی کننده تمام روسی اسناد مدیریت است بخشی جدایی ناپذیریک سیستم یکپارچه طبقه بندی و کدگذاری اطلاعات فنی، اقتصادی و اجتماعی و سیستم های یکپارچه اسناد مجاز برای استفاده در اقتصاد ملی را پوشش می دهد.

طبقه بندی کننده تمام روسی اسناد مدیریت برای حل وظایف زیر طراحی شده است:

1) ثبت فرم اسناد؛

2) ساده سازی جریان اطلاعات در اقتصاد ملی.

3) کاهش تعداد فرم های استفاده شده؛

4) محرومیت از گردش اسناد غیر استاندارد.

5) اطمینان از حسابداری و سیستماتیک کردن اشکال یکپارچه اسناد بر اساس ثبت آنها.

6) کنترل بر ترکیب اشکال اسناد و از بین بردن تکراری بودن اطلاعات مورد استفاده در زمینه مدیریت.

7) سازماندهی منطقی کنترل بر استفاده از اشکال یکپارچه.

در حال حاضر، OKUD شامل سیستم های مستندسازی زیر است:

1) 0200000 سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری.

2) 0300000 سیستم یکپارچه اسناد حسابداری اولیه.

3) 0400000 سیستم اسناد واحد بانک روسیه؛

4) 0500000 سیستم واحد حسابداری، مالی، حسابداری و اسناد گزارشگری بخش دولتی مدیریت.

5) 0600000 سیستم یکپارچه گزارش و مستندات آماری.

6) 0700000 سیستم یکپارچه حسابداری و اسناد حسابداری گزارشگری شرکتها.

7) 0800000 سیستم اسناد کار واحد;

8) 0900000 سیستم اسناد واحد صندوق بازنشستگیفدراسیون روسیه؛

9) 1000000 سیستم یکپارچه اسناد تجارت خارجی.

اشیاء طبقه بندی OKUD - بین بخشی و بین بخشی فرم های یکپارچهاسناد تایید شده توسط ادارات و وزارتخانه های فدراسیون روسیه. طبقه‌بندی‌کننده شامل کدها و نام‌های فرم‌های یکپارچه اسناد است که در سیستم‌های اسناد یکپارچه گنجانده شده‌اند.

تعریف:فرم سند یکپارچه (UFD) - فرم سند یک نوع خاص A که شامل بخش ثابت متن است.

AT بدون شکستکدهای طبقه بندی کننده اسناد مدیریتی همه روسی در اشکال یکپارچه اسناد الصاق می شوند. با استفاده از طبقه بندی کننده همه روسی اسناد مدیریت، وظایف تعیین بدون ابهام اشکال یکپارچه اسناد و بر این اساس، حسابداری و سیستم سازی آنها حل شد، که به ساده سازی کل سیستم اسناد مدیریت، حذف فرم های تکراری کمک کرد. اسناد و بهینه سازی ترکیب اسناد مورد استفاده.

گسترده ترین سیستم اسنادی مورد استفاده در دولت های ایالتی و شهری، سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری (USORD) است.

سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری مجموعه ای منطقی سازمان یافته از اشکال یکپارچه به هم پیوسته اسناد است که برای استفاده در فعالیت های سازمان های همه اشکال سازمانی و قانونی (از این پس سازمان ها نامیده می شود) توصیه می شود.

هدف از توسعه USORD ایجاد مجموعه های به هم پیوسته اسنادی است که فعالیت های سازمانی و اداری سازمان ها را تضمین می کند. استفاده از USORD در فعالیت های سازمان ها به حل سریع وظایف مدیریتی، کاهش هزینه های نیروی کار و مواد برای کار با اسناد، بهبود کیفیت اسناد سازمانی و اداری و کاهش حجم گردش کار کمک می کند.

فرم های یکپارچه موجود در USORD ساختار تقریبی متن، حداقل ترکیب مورد نیاز از جزئیات سازمان مربوطه و اسناد اداریو نمونه ای از طراحی آنها نیستند، اگر طرح دیگری توسط قانون فدراسیون روسیه پیش بینی شده باشد.

آلبوم فرم های یکپارچه اسناد سازمانی و اداری می تواند به عنوان یک آرایه مرجع برای تهیه آلبوم فرم های یکپارچه اسناد در سازمان ها و به روز نگه داشتن آنها با درج به موقع فرم های جدید، پس گرفتن فرم های یکپارچه لغو شده، تغییر در دامنه مورد استفاده قرار گیرد. از اشکال یکپارچه اسناد سازمانی و اداری و غیره.

فرم های یکپارچه در USORD بر اساس زیر سیستم های زیر سیستماتیک می شوند:

✓ اسناد برای ایجاد یک سازمان؛

✓ اسناد مربوط به سازماندهی مجدد سازمان؛

✓ اسناد مربوط به انحلال سازمان؛

✓ اسناد خصوصی سازی سازمان های دولتی؛

✓ اسناد برای فعالیت مدیریتیسازمان های؛

✓ اسناد مربوط به مقررات سازمانی و نظارتی فعالیت های سازمان؛

✓ اسناد مربوط به مقررات عملیاتی و اطلاعاتی فعالیت های سازمان.

✓ اسناد استخدامی؛

✓ اسناد برای ثبت تغییرات روابط کارگری;

✓ اسناد اخراج از کار؛

✓ اسناد مربوط به اعطای تعطیلات و فراخوان از تعطیلات؛

✓ اسناد مربوط به ثبت مشوق ها؛

✓ مستندات ثبت مجازات های انضباطی.

✓ اسناد برای سفرهای کاری.

تعیین کد فرم یکپارچه سند نشان دهنده ویژگی های طبقه بندی زیر است: کاراکترهای اول و دوم (کلاس فرم ها) - فرم یکپارچه سند متعلق به سیستم اسناد یکپارچه مربوطه است. کاراکترهای سوم و چهارم (یک زیر کلاس از اشکال) - اشتراک محتوای بسیاری از اشکال اسناد و جهت استفاده از آنها. شخصیت های پنجم، ششم و هفتم - شماره ثبتیک فرم سند یکپارچه در یک زیر کلاس؛ کاراکتر هشتم شماره چک است.

ساختار تعیین کدفرم یکپارچه سند برای OKUD:

نمونه ای از تعیین کد برای فرم یکپارچه سند برای OKUD: 09010046 برگه تسویه حساب حق بیمه به صندوق بازنشستگی

یکسان سازی اسناد یکی از روش های استانداردسازی آنهاست.

در استانداردهای برای مستندات مدیریتترکیب عناصر فردی سند (نیازها)، مکان و قوانین طراحی آنها تعیین می شود.

تعریف:استانداردسازی فعالیتی است برای ایجاد قوانین و ویژگی ها به منظور استفاده مجدد داوطلبانه آنها با هدف دستیابی به نظم در تولید و گردش محصولات و افزایش رقابت پذیری محصولات، کارها یا خدمات.

نتیجه کار روی یکسان سازی و استانداردسازی می تواند هر دو استاندارد باشد انواع خاصیاسناد، و سیستم های اسناد یکپارچه (به عنوان مثال، GOST R 6.30-2003. سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات مربوط به کاغذبازی).

همکاری بین المللی در زمینه استانداردسازی در زمینه مستندسازی در چارچوب ISO انجام می شود - سازمان بین المللیبرای استانداردسازی استانداردهای ISO تعریف می کنند:

✓ قالب های کاغذی برای اسناد و روش های بیان اندازه آنها (ISO 216:1975، ISO 353:1975).

✓ اندازه پوشه ها برای ذخیره اسناد (ISO 623:1974)؛

✓ فاصله خطوط و فاصله حروف (ISO 4882:1979)؛

✓ کلید طرح و شبکه ساخت و ساز برای ایجاد جاهای خالی و اشکال اسناد (ISO 3535:1977).

✓ الزامات اساسی برای فرم های اسناد (ISO 8439:1990)؛

✓ اصول چیدمان اسناد فروش (ISO 6422:1985)؛

✓ قالب های پاکت برای ارسال اسناد، ترتیب نوشتن آدرس روی مرسولات پستی (ISO 11180:1993)؛

✓ قوانین برای قرار دادن تاریخ و زمان در اسناد (ISO 8601:2000)؛

✓ ترتیب کدها در اسناد فروش (ISO 8440:1986).

در سال 2001 اولین استانداردهای سری جدید «اطلاعات و اسناد. مدیریت اسناد (ISO 15489-1:2001، ISO 15489-2:2001)، که الزامات سیستم های اداری را تعریف می کند. در سال 2007، GOST ISO R 15489-1:2007 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات". مدیریت اسناد. الزامات کلی". باید در نظر داشت که استفاده از یک استاندارد بین المللی یا استاندارد یک کشور دیگر در فدراسیون روسیه با گنجاندن کامل یا جزئی محتوای آن در سند هنجاری داخلی استانداردسازی انجام می شود. این استاندارد حاوی مقرراتی در مورد مسئولیت ها، سیاست ها، رویه ها، سیستم ها و فرآیندهای مرتبط با اسناد سازمان ها، دستورالعمل هایی برای مدیریت اسناد در چارچوب مدیریت کیفیت و فرآیندهای مدیریت است. محیطمطابق با استانداردهای بین المللی ISO 9001 و ISO 14001، دستورالعمل های طراحی و پیاده سازی سیستم های مدیریت اسناد.

تعریف:سند - اطلاعات قابل شناسایی ثبت شده در یک رسانه ملموس که توسط یک سازمان یا فرد به عنوان مدرک در حین تأیید ایجاد، دریافت و ذخیره شده است. تعهدات قانونییا فعالیت های تجاری

کلیه اسناد در حال گردش در فرآیند گردش اسناد ارگانهای دولتی و شهرداری بر اساس معیارهای مختلف قابل طبقه بندی می باشند.

1. اسناد را با توجه به روش مستندسازی می توان به اسناد نوشتاری، متنی، دست نویس، تایپی، الکترونیکی، تصویری، عکس، صوتی، اسناد فیلم، اسناد روی رسانه ماشینی طبقه بندی کرد.

سند مکتوب- یک سند متنی که اطلاعات آن با هر نوع نامه ای ثبت می شود.

سند متنی- سندی حاوی اطلاعات گفتار ضبط شده توسط هر نوع نوشته یا هر سیستم ضبط صدا.

سند دست نویس– سند مکتوب، که در طول ایجاد آن کاراکترهای حرف با دست اعمال می شود.

سند تایپی- یک سند مکتوب که در هنگام ایجاد آن شخصیت های نامه با ابزار فنی اعمال می شود.

سند الکترونیکی- ایجاد و خواندن با کمک فن آوری کامپیوتر.

سند تصویری- یک سند حاوی اطلاعات بیان شده از طریق تصویر یک شی.

سند عکس- یک سند فیگوراتیو که با روش عکاسی ایجاد شده است.

سند بنیادی- یک سند حاوی اطلاعات صوتی ضبط شده توسط هر سیستم ضبط صدا.

سند فیلم- یک سند تصویری یا سمعی و بصری ایجاد شده به روش سینمایی.

سند ماشین- سندی که با استفاده از رسانه ها و روش های ضبط ایجاد شده است که پردازش اطلاعات آن توسط رایانه الکترونیکی را تضمین می کند.

2. در رابطه با شی کنترل، اسناد طبقه بندی می شوند:

✓ برای ورودی (ورودی به سازمان)؛

✓ خروجی (ارسال شده از سازمان)؛

✓ داخلی (در این سازمان ایجاد شده و فراتر از محدوده آن نیست).

3. با توجه به تعداد موارد مطرح شده در سند، آنها طبقه بندی می شوند:

✓ برای ساده؛

✓ مجتمع

اسناد سادهحاوی یک سوال اسناد پیچیده شامل چندین موضوع است، ممکن است به چندین مقام، بخش ساختاری، نهاد مربوط باشد.

4. با محدود کردن دسترسی، اسناد طبقه بندی می شوند:

✓ برای راز؛

✓ برای استفاده رسمی؛

✓ طبقه بندی نشده (ساده).

اسناد حاوی اطلاعات مشمول حفاظت طبقه بندی می شوند. بسته به اهمیت، این اطلاعات به اطلاعات با اهمیت ویژه و فوق سری (راز دولتی)، محرمانه (راز رسمی) تقسیم می شوند و به ترتیب با مهرهای "اهمیت ویژه"، "فوق سری" و "محرمانه" مشخص می شوند.

اسنادی که برای استفاده رسمی حاوی اطلاعات طبقه بندی نشده باشد ممکن است توسط کارکنان این موسسه استفاده شود. چنین اسنادی دارای علامت "فقط برای استفاده رسمی" هستند.

5. با توجه به نحوه ارائه متن، اسناد طبقه بندی می شوند:

✓ برای فردی؛

✓ شابلون؛

✓ معمولی؛

✓ نمونه؛

✓ یکپارچه در قالب پرسشنامه و جدول.

از نظر محتوایی، اسناد فردی خاص هستند و دارای ویژگی سند یک بار مصرف هستند.

در اسناد الگو، اطلاعات به صورت متن با فضاهای طراحی شده برای پر کردن آنها با اطلاعات متغیر بسته به موقعیت خاص ارائه می شود. نمونه هایی از متون الگو: فرم های گواهی بخش پرسنل، گواهی سفر.

اسناد معمولی آنهایی هستند که برای ارائه فرآیندها و پدیده های همگن طراحی شده اند: معمولی فرآیند تکنولوژیکی، مدل مقررات داخلی و غیره

نمونه هایی برای تهیه و اجرای اسناد به روش قیاس (نامگذاری تقریبی امور سازمان) استفاده می شود.

پرسشنامه روشی برای ارائه یک متن یکپارچه است که در آن اطلاعات ثابت در سمت چپ سند قرار می گیرد و متغیر در فرآیند تدوین آن در سمت راست سند وارد سند می شود.

جدول سندی است که در آن اطلاعات ثابت در عنوان ستون ها و سرفصل خطوط قرار می گیرد و متغیر در محل تلاقی ستون ها و خطوط مربوطه قرار می گیرد. متن ارائه شده در قالب یک جدول، دارای ظرفیت اطلاعاتی زیادی است، به شما امکان می دهد داده های مشابه را به شدت طبقه بندی کرده و به راحتی خلاصه کنید. جدول کارکنان، برنامه تعطیلات و سایر اسناد به صورت جدولی تهیه می شود.

6. با توجه به شرایط نگهداری، اسناد تقسیم می شوند:

✓ برای اسناد با دوره نگهداری دائمی؛

✓ دوره ذخیره سازی موقت (بیش از 10 سال)؛

✓ دوره ذخیره سازی موقت (تا 10 سال).

همچنین باید بدانید که اسناد به انواع و اقسام تقسیم می شوند. به عنوان مثال، نوع سند، عمل، تنوع، عمل به امحای اسناد، عمل به انصراف است. دارایی های مادیو غیره.

انواع و اقسام اسناد مدیریتی را می توان در فهرست انواع و اقسام اسناد در فهرست اسناد بایگانی معمولی تولید شده در فعالیت های ارگان های دولتی، دولت های محلی و سازمان ها یافت که نشان دهنده دوره های نگهداری است.

1.2. سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت

در کار اداری، قوانین خاصی برای تهیه، اجرا و سازماندهی کار با اسناد اعمال می شود. نیاز به ارتقاء سطح قانون کلیاشکال و روش های منطقی پردازش اطلاعات رسمی، آزمایش شده و توجیه شده در عمل، به ایجاد یک سیستم واحد در فدراسیون روسیه برای مستندسازی فعالیت های مدیریت و سازماندهی کار با اسناد کمک کرد.

در دسامبر 1959، شورای وزیران اتحاد جماهیر شوروی تصمیم ویژه ای را در مورد بهبود فعالیت های دستگاه اداری اتخاذ کرد که در کنار سایر اقدامات با هدف افزایش بهره وری نیروی کار، توسعه یک سیستم دولتی واحد کار اداری بر اساس آن را فراهم می کند. مکانیزاسیون

در سال 1973، سیستم مدیریت سوابق دولتی یکپارچه (EGSD) توسعه یافت.

این سیستم توسط کمیته دولتی علم و فناوری اتحاد جماهیر شوروی تایید شد، بنابراین به طور رسمی از نظر قانونی الزام آور نبود. با این وجود، تعدادی از بخش های آن بر اساس استانداردهای دولتی قبلا منتشر شده برای طراحی اسناد سازمانی و اداری بود. بنابراین، الزامات مستندسازی فعالیت های مدیریتی که در USSD گنجانده شده است، هنجاری شده است.

در مرحله ایجاد USSD، یک روش توسعه داده شد و عملیات اداری مربوط به ذخیره اسناد در کارهای اداری، تشکیل پرونده ها، بررسی ارزش اسناد و آماده سازی اسناد برای بایگانی متحد شد.

در دهه 1980 ویرایش دوم USSD تهیه شد که سیستم مدیریت اسناد دولتی واحد (EGSDOU) نام داشت. دلیل پیدایش آن توسعه سریع بود فناوری رایانهو استفاده از آنها برای پردازش اسناد که باعث تغییرات قابل توجهی در فناوری های سنتی پردازش اسناد شده است. بنابراین، USSDOU سندی است که الزامات USSD را در ارتباط با تغییراتی که کار اداری تا آن زمان متحمل شده است، توسعه، تکمیل و روشن می‌کند.

در سال 1991، سیستم مدیریت اسناد دولتی (GSDM) توسعه یافت که هنوز هم فعال است.

سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت الزامات یکسانی را برای سازماندهی کار با اسناد (از جمله موارد ایجاد شده توسط فناوری رایانه) در ارگان های دولتی، دادگاه ها، دادستان ها، داوری، شرکت ها، موسسات و سازمان های عمومیو مشورتی است.

اهداف اصلی GSDO عبارتند از:

✓ بهبود کار دستگاه مدیریت؛

✓ ساده کردن گردش کار و بهبود کیفیت اسناد.

✓ کاهش تعداد اسناد؛

✓ ساخت سیستم های بازیابی اطلاعات؛

✓ ایجاد شرایط برای استفاده از فناوری های مدرن برای جمع آوری، ذخیره و پردازش اطلاعات.

بر اساس مفاد GSDOU، دستورالعمل ها برای کار اداری، روش ها، توصیه هایی در مورد جنبه های مختلف کار اداری ایجاد می شود.

سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت شامل چندین بخش است.

بخش "اسناد فعالیت های مدیریت" ترکیب اسناد مدیریتی، دستورالعمل ها و روش های اصلی برای یکسان سازی و استانداردسازی اسناد، پردازش جزئیات اسناد مدیریتی، از جمله اسناد قابل خواندن توسط ماشین، و همچنین الزامات کلی برای تدوین متون اسناد را تعریف می کند. این بخشاکنون به دلیل انتشار الزامات جدید برای قوانین تنظیم و اجرای اسناد منسوخ شده است.

سایر بخش‌های GSDOU، علی‌رغم این واقعیت که نیاز به بازبینی دارند، هنگام راه‌اندازی کار اداری در یک سازمان خاص بدون شک مورد توجه هستند.

بخش "سازمان کار با اسناد" اصول و روش سازماندهی جریان اسناد یک موسسه، ایجاد یک سیستم بازیابی اطلاعات برای اسناد یک موسسه، نظارت بر اجرای اسناد و تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی دپارتمان برای ذخیره سازی را تعیین می کند. .

علاوه بر این، توصیه هایی در مورد ایجاد و استفاده از یک سیستم بازیابی اطلاعات (IPS) با توجه به اسناد سازمانی در یک زیربخش جداگانه برجسته شده است. در این بخش قوانین ایجاد IPS در شرایط سیستم های سنتی و خودکار بحث می شود. ترکیب IPS مشخص شده است. این شامل ثبت، نمایه سازی اسناد، ذخیره سازی عملیاتی آنها، آرایه های بازیابی اطلاعات (کابینت های بایگانی دستی، آرایه های روی رسانه های ماشینی) است. این بدان معنی است که الزامات حسابداری، سیستم سازی و ذخیره اسناد مبتنی بر استفاده از یک سیستم اطلاعاتی واحد است که آرایه های اطلاعاتی آن باید سازگار باشد. برای دستیابی به چنین سازگاری، طبقه بندی کننده های توسعه یافته در شرکت استفاده می شود (به عنوان مثال، نامگذاری موارد، طبقه بندی کننده گزارشگران، طبقه بندی کننده بخش های ساختاری (مناطق فعالیت)، طبقه بندی انواع اسناد).

بخش سوم GSDOU مسائل مکانیزاسیون و اتوماسیون کار اداری، ویژگی های کار با اسناد را در هنگام معرفی سیستم های کنترل خودکار در نظر می گیرد.

در بخش چهارم، مفهوم خدمات اداری آورده شده، وظایف، وظایف و حقوق اصلی آن در نظر گرفته شده است. GSDOU بسته به دسته سازمان یا شرکت ایجاد چندین سرویس اداری معمولی را فراهم می کند: مدیریت پرونده. دفتر؛ بخش مشترک؛ سر منشی

ضمائم GSDOU حاوی یک ماده تقریبی در مورد خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت (سرویس DOW) است. بسته به نوع سازمان، انواع معمولی از ساختارهای سازمانی خود را توصیه می کند و همچنین اهداف، اهداف و وظایف آن را تدوین می کند.

پیوست های GSDOU نیز شامل موارد زیر است:

1) فهرست تقریبی اسنادی که باید تایید شوند.

2) فهرست تقریبی اسنادی که مهر روی آنها چسبانده شده است.

3) قوانین برای پر کردن جزئیات فرم های ثبت نام و کنترل (RKF)؛

4) اشکال نامگذاری موارد؛

5) فهرست شرایط استاندارداجرای اسناد؛

6) فرم جلد پرونده دوره های نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال).

در سال 1993، مفاد GSDOU در دستورالعمل‌های استاندارد برای کارهای کاغذی در وزارتخانه‌ها و ادارات فدراسیون روسیه (2005)، و سپس در قوانین مربوط به کارهای کاغذی در مقامات اجرایی فدرال (2009) توسعه یافت.

1.3. اقدامات قانونی و نظارتی و روش شناختی در زمینه کار اداری

فعالیت هر سازمان بر اساس قوانین قوانین قانونی است که شامل کار با اطلاعات مستند است.

چارچوب حقوقیکار اداری - اینها قوانین، اسناد نظارتی و روش شناختی هستند که به ایجاد فناوری برای پردازش اسناد، ذخیره آنها و استفاده از آنها در کار یک نهاد دولتی کمک می کنند.

دولت فدراسیون روسیه، مقامات اجرایی فدرال مسئول سازماندهی پشتیبانی اسناد در مقامات اجرایی، توسعه مقررات مناسب هستند. اعمال حقوقی.

یاد آوردن!راهنمای روش‌شناختی عمومی در زمینه بایگانی در روسیه توسط آژانس بایگانی فدرال (Rosarchiv) که تابع رئیس جمهور فدراسیون روسیه است، انجام می‌شود. ارائه کننده سازمان علمیدر این زمینه، موسسه تحقیقات علمی تمام روسیه اسناد و آرشیو (VNIIDAD).

اساس هنجاری و روش شناختی کار اداری را می توان به چندین گروه از اسناد تقسیم کرد. اولین مورد شامل مقررات فدرال اقدامات غیرمستقیم است که تا حدی بر سازمان و فناوری مستندسازی فعالیت های مدیریت و سازماندهی کار با اسناد تأثیر می گذارد. از جمله آنها می توان نام برد قانون مدنی، کد از تخلفات اداری, قانون کار (قانون کار فدراسیون روسیه).

برای کارهای اداری، بخش قانون فدرال "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعاتو حفاظت از اطلاعات» که رژیم حقوقی مستندسازی اطلاعات را ایجاد می کند. طبق قانون، مستندسازی اطلاعات لازمه درج آن در منابع اطلاعاتی است. قانون روشی را برای مستندسازی اطلاعات تعیین می کند و مقامات ایالتی را که موظف به اطمینان از این رویه هستند نام می برد. طبق قانون، این وظیفه به مقامات دولتی مسئول سازماندهی کارهای اداری، استانداردسازی اسناد و امنیت فدراسیون روسیه واگذار می شود.

ماده 327 قانون جزایی فدراسیون روسیه "جعل، تولید یا فروش اسناد جعلی، جوایز دولتی، تمبر، مهر، سربرگ" مجازاتی را برای این نوع فعالیت پیش بینی می کند. لطفاً توجه داشته باشید که این جعلی باید هدفی داشته باشد - اعطای حقوق یا معافیت از مسئولیت.

مقاله قابل توجه دیگر برای متخصصانی که با اسناد کار می کنند هنر است. 292 قانون جزایی فدراسیون روسیه. این ماده مربوط به جعل رسمی است که به این صورت تعریف شده است: «معرفی اطلاعات عمداً نادرست توسط یک مقام رسمی و همچنین یک کارمند دولتی یا کارمند یک نهاد خودگردان محلی غیر رسمی به اسناد رسمی و همچنین اعمال اصلاحاتی در این اسناد که محتوای واقعی آنها را تحریف می کند، در صورتی که این اعمال به دلیل خودخواهانه یا سایر منافع شخصی انجام شده باشد.

ماده 24 قانون مالیات فدراسیون روسیه مقرر می دارد که مأموران مالیاتی موظفند از ایمنی اسناد لازم برای محاسبه ، کسر و انتقال مالیات به مدت چهار سال و طبق قسمت 2 هنر اطمینان حاصل کنند. 13.25 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه، عدم انجام تعهد توسط یک شرکت با مسئولیت محدود برای ذخیره اسنادی که توسط قانون شرکت های با مسئولیت محدود و مقررات اتخاذ شده مطابق با آن پیش بینی شده است و ذخیره سازی آنها اجباری و همچنین نقض نظم برقرار کردو شرایط نگهداری این گونه اسناد مشمول تحمیل خواهد بود جریمه اداریبرای مقامات به مبلغ 2.5 تا 5 هزار روبل؛ برای اشخاص حقوقی - از 200 هزار تا 300 هزار روبل.

گروه دوم اقدامات هنجاری، اقدامات حقوقی دپارتمان در مورد کارهای اداری است که دارای ویژگی بین بخشی است. اینها عبارتند از: سیستم دولتی پشتیبانی اسنادی برای مدیریت (M., 1991). قوانین کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال (2009)؛ استانداردهای دولتی برای اسناد، به عنوان مثال، GOST 6.30-2003 "سیستم اسناد واحد. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی")؛ طبقه بندی کننده های تمام روسی اطلاعات فنی، اقتصادی و اجتماعی، و همچنین تعدادی از مقررات وزارت کار روسیه، کمیته آمار دولتی روسیه، آرشیو فدرال و غیره.

گروه سوم قوانین هنجاری دستورالعمل های مختلف استاندارد و نمونه برای کار اداری ادارات نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه و دستورالعمل های سازمان های خاص است، به عنوان مثال، دستورالعمل های کار اداری در اداره شهر.

اسمولنسک (مصوب به دستور اداره شهر اسمولنسک مورخ 15 فوریه 2013 شماره 82-r / adm).

مقررات دولتیکار اداری توسط آژانس بایگانی فدرال ارائه می شود، که راهنمایی سازمانی و روش شناختی بین بخشی و کنترل سازماندهی اسناد در کار اداری ارگان های دولت فدرال را فراهم می کند، توسعه سیستم ایالتی کار اداری و سیستم های اسناد یکپارچه را هماهنگ می کند.

کمیته استانداردسازی، اندازه گیری و صدور گواهینامه فدراسیون روسیه (Gosstandart) مدیریت دولتی استانداردسازی را در فدراسیون روسیه انجام می دهد، از جمله کار بر روی یکسان سازی و استانداردسازی اسناد و سیستم های اسناد، توسعه، اجرا و نگهداری طبقه بندی کننده های تمام روسی. اطلاعات فنی، اقتصادی و اجتماعی

دولت فدراسیون روسیه، مقامات اجرایی فدرال مسئول سازماندهی پشتیبانی اسناد در مقامات اجرایی، تدوین اقدامات قانونی نظارتی مناسب هستند.

در ارگان های دولتی و شهری، قوانین مختلفی برای تنظیم کار اداری اعمال می شود:

✓ قانون فدرال شماره 79-FZ مورخ 27 ژوئیه 2004 (در 31 دسامبر 2014 اصلاح شده) "در مورد خدمات دولتی دولتی فدراسیون روسیه"؛

✓ قانون فدرال شماره 25-FZ مورخ 2 مارس 2007 (در 30 مارس 2015 اصلاح شده) "در مورد خدمات شهری در فدراسیون روسیه"؛

✓ قانون فدرال شماره 210-FZ مورخ 27 ژوئیه 2010 "در مورد سازماندهی ارائه خدمات دولتی و شهری"؛

✓ قانون فدرال شماره 59-FZ مورخ 02.05.2006 "در مورد رویه رسیدگی به درخواست تجدید نظر از شهروندان فدراسیون روسیه"؛

✓ قانون فدرال شماره 58-FZ مورخ 27 مه 2003 "در مورد خدمات عمومیفدراسیون روسیه"؛

✓ قانون فدرال شماره 229-FZ از 2 اکتبر 2007 (در 6 دسامبر 2011 اصلاح شده) "در مورد مراحل اجرایی»;

✓ قانون فدرال شماره 77-FZ مورخ 29 دسامبر 1994، "در مورد کپی اجباری اسناد".

آیین نامه های ماهیت هنجاری در قالب قطعنامه های دولت فدراسیون روسیه صادر شده و لازم الاجرا هستند. اقدامات مربوط به عملیات و سایر مسائل جاری که ماهیت نظارتی ندارند در قالب دستورات دولت فدراسیون روسیه صادر می شود. آئین نامهمقامات اجرایی فدرال بر اساس و در اجرای قوانین فدرال، دستورالعمل ها و دستورات رئیس جمهور فدراسیون روسیه، قطعنامه ها و دستورات دولت فدراسیون روسیه و همچنین به ابتکار مقامات اجرایی فدرال در چارچوب آنها صادر می شوند. صلاحیت.

ثبت دولتی قوانین قانونی هنجاری توسط وزارت دادگستری فدراسیون روسیه انجام می شود که ثبت نام دولتیقوانین قانونی هنجاری نهادهای اجرایی فدرال. مقامات اجرایی فدرال می توانند قوانین قانونی نظارتی را برای اجرا ارسال کنند ثبت نام ایالتی، فقط پس از ثبت و انتشار رسمی آنها.

اجازه دهید برخی از اقدامات مقامات اجرایی فدرال را در نظر بگیریم که به طور کامل یا جزئی بر مسائل مربوط به مدیریت اسناد تأثیر می گذارد و بر سازمان کار اداری ، تنظیم کار کارمندان خدمات اداری در مقامات اجرایی تأثیر می گذارد.

فرمان شماره 477 دولت فدراسیون روسیه مورخ 15 ژوئن 2009 "در مورد تصویب قوانین مربوط به کاغذبازی در نهادهای اجرایی فدرال"، اصلاح شده. احکام دولت فدراسیون روسیه از 26 آوریل 2016 N 356. قوانین، مصوبهدولت ها شامل ترکیب جزئیات اسناد مدیریتی هستند، اما مسائل مربوط به فناوری اداری را منعکس نمی کنند. این سند برای خدمات مدیریت سوابق مقامات اجرایی فدرال، متخصصان در زمینه پشتیبانی اسنادی برای مدیریت درگیر در توسعه اسناد نظارتی در زمینه کار اداری در مقامات اجرایی فدرال در نظر گرفته شده است.

دستور آرشیو فدرال 23 دسامبر 2009 شماره 76 "در مورد تصویب دستورالعمل هایی برای توسعه دستورالعمل های کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال." رهنمودهابرای خدمات مدیریت دفتر مقامات اجرایی فدرال، متخصصان در زمینه پشتیبانی اسنادی مدیریت درگیر در توسعه اسناد نظارتی در زمینه کار اداری در نظر گرفته شده است.

فرمان دولت فدراسیون روسیه 27 دسامبر 1995 شماره 1268 (در 14 دسامبر 2006 اصلاح شده) "در مورد ساده سازی ساخت، استفاده، ذخیره سازی و تخریب مهر و موم و فرم ها با بازتولید نشان دولتی روسیه فدراسیون." این فرمان روش استفاده از مهر و مهر بر روی اسناد، اشکال، اندازه و جزئیات آنها را تعیین می کند.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 13 اوت 1997 شماره 1009 "در مورد تصویب قوانین برای تهیه قوانین قانونی هنجاری مقامات اجرایی فدرال و ثبت ایالت آنها" ترکیب اقدامات قانونی نظارتی مقامات اجرایی فدرال را تعیین کرد. روش تهیه و انتشار آنها.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 15 آوریل 2005 شماره 222 (در 31 ژانویه 2012 اصلاح شده) "در مورد تصویب قوانین ارائه خدمات ارتباطی تلگراف" روند صدور را تعیین می کند. انواع مختلفتلگرام

فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 15 آوریل 2005 شماره 221 «در مورد تصویب قوانین ارائه خدمات سرویس پستی"، به ویژه، قوانین برای نوشتن آدرس بر روی مرسولات پستی تعیین شده است.

فهرست صلاحیت موقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارکنان ( مصوبهوزارت کار روسیه مورخ 21 اوت 1998 شماره 37). دایرکتوری است سند هنجاری. بر اساس ویژگی های صلاحیت، شرح شغلبرای کارمندان خاص، و همچنین سوابقی در دفترچه های کاری در مورد نام موقعیت کارمند انجام می شود.

فرمان شماره 23 وزارت کار روسیه مورخ 26 مارس 2002 "در مورد تصویب استانداردهای زمانی برای کار در مورد حمایت اسنادی از ساختارهای مدیریتی دستگاه های اجرایی فدرال".

فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 1995/04/1995 به شماره 870 "در مورد تصویب قوانین طبقه بندی اطلاعاتی که یک راز دولتی را به درجات مختلف رازداری تشکیل می دهند." قوانین مطابق با قانون فدراسیون روسیه مورخ 21 ژوئیه 1993 شماره 5485-1 «در مورد راز دولتیو برای مقامات دولتی که رؤسای آنها اختیار دارند اطلاعات را به عنوان اسرار دولتی طبقه بندی کنند، زمانی که فهرست دقیقی از اطلاعاتی را که باید طبقه بندی شوند، و همچنین سایر مقامات دولتی، دولت های محلی، شرکت ها، مؤسسات و سازمان ها هنگام تهیه پیشنهادات مربوطه، الزام آور هستند. گنجاندن در فهرست اطلاعاتی که صاحبان آنها هستند.

فرمان شماره 35 دولت RSFSR در تاریخ 05.12.1991 "در مورد لیست اطلاعاتی که نمی تواند یک راز تجاری باشد" (در تاریخ 03.10.2002 اصلاح شده است). این قطعنامه در مورد اطلاعات طبقه بندی شده به عنوان اسرار تجاری مطابق با معاهدات بین المللی و همچنین اطلاعات مربوط به فعالیت های یک شرکت که مطابق با قانون فعلییک راز دولتی است

فرمان هیئت صندوق بازنشستگی فدراسیون روسیه در 30 اوت 1996 شماره 123 "در مورد تایید لیست اطلاعاتی که اطلاعات محرمانه را تشکیل می دهد." به عنوان مثال، مطابق با فهرست، اطلاعات محرمانه شامل اطلاعات موجود در پایگاه های داده پرداخت کنندگان حق بیمه است.

اسناد تنظیم کننده سازمان بایگانی شامل موارد زیر است.

دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه در تاریخ 31 مارس 2015 شماره 526 "در مورد تصویب قوانین سازماندهی ذخیره سازی، کسب، حسابداری و استفاده از اسناد". صندوق بایگانیفدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در مقامات دولتی، دولت های محلی و سازمان ها» (از این پس به عنوان قوانین شناخته می شود). قوانین یک سند هنجاری و روش شناختی است. قوانین بر اساس فعلی است چارچوب حقوقیدر زمینه اطلاعات، مدیریت اسناد و بایگانی، تلفیق تجربه کسب و کار بایگانی داخلی، در نظر گرفتن دستاوردهای مدرن در استفاده از ابزار فنی و فناوری اطلاعات در کار با اسناد. این قوانین برای بایگانی سازمان های دولتی اعمال می شود و همچنین برای کلیه سازمان های غیر دولتی از نظر اطمینان از ایمنی، شرح، حسابداری و استفاده از اسناد صندوق بایگانی فدراسیون روسیه که به عنوان دارایی دولتی طبقه بندی شده اند، الزامی است.

این قوانین در مورد اسنادی که کار با آنها توسط قانون فدراسیون روسیه 21 ژوئیه 1993 شماره 5485-1 "در مورد اسرار دولتی" و فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه در 30 نوامبر 1995 تنظیم شده است اعمال نمی شود. شماره 1203 «در مورد تصویب فهرست اطلاعات طبقه بندی شده به عنوان اسرار دولتی». سازمان‌های دولتی که در ترکیب منابع کسب آرشیو دولتی گنجانده نشده‌اند، و همچنین سازمان‌های غیردولتی ممکن است هنگام سازماندهی و اطمینان از کار بایگانی خود، از این قوانین راهنمایی شوند. ضمیمه قوانین حاوی اشکال یکپارچه اسناد است که عملکرد بایگانی را تضمین می کند: نام پرونده ها ، موجودی ها ، موجودی داخلی ، اقدامی در مورد تخصیص اسناد برای تخریب ، برگه گواهی پرونده ، پوشش پرونده و غیره.

مقررات تقریبی در مورد بایگانی یک موسسه دولتی، سازمان، شرکت (مصوب به دستور آرشیو دولتی 18 اوت 1992 شماره 176) به عنوان مبنایی برای توسعه آیین نامه در مورد بایگانی دولتی و غیر دولتی عمل می کند. شرکت ها

مقررات تقریبی در دائمی کمیسیون کارشناسیموسسات، سازمان ها، شرکت ها (مصوب به دستور آرشیو فدرال 19 ژانویه 1995 شماره 2) تعریف می کند. مقررات قانونیو وظایف کمیسیون کارشناسی، روش کار و ارتباط با CEC & EPC.

مقررات تقریبی کمیسیون مرکزی کارشناسی وزارت (بخش) فدراسیون روسیه (مصوب به دستور آرشیو فدرال 17 مارس 1998 شماره 19) شامل حقوق و وظایف تقریبی کمیسیون مرکزی کارشناسی، روش انتصاب آن است. ترکیب، محدوده، می تواند به عنوان الگویی برای ایجاد آیین نامه در مورد سازمان های کمیسیون کارشناسی مورد استفاده قرار گیرد.

شرایط نگهداری اسناد مطابق با دستور وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه مورخ 25 اوت 2010 شماره 558 "در مورد تأیید فهرست اسناد آرشیوی استاندارد مدیریتی تولید شده در جریان فعالیت های دولتی تعیین می شود. ارگان‌ها، دولت‌های محلی و سازمان‌ها، که دوره‌های نگهداری را نشان می‌دهد.»

همچنین، برای تعیین دوره های نگهداری اسناد، می توانید از فهرست اسناد آرشیوی معمولی تولید شده در فعالیت های علمی، فنی و تولیدی سازمان ها، با اشاره به دوره های نگهداری، مورد تایید وزارت فرهنگ روسیه در تاریخ 31 ژوئیه استفاده کنید. 2007 شماره 1182 (اصلاح شده در 28 آوریل 2011).

در ارتباط با توسعه فناوری اطلاعات، تعدادی از اسناد به تصویب رسید که بر اتوماسیون کار اداری و بایگانی تأثیر می گذارد. بنابراین، در سال 2013، موسسه تحقیقات اسناد و بایگانی روسیه (VNIIDAD) توصیه هایی را برای کسب، حسابداری و سازماندهی ذخیره سازی اسناد بایگانی الکترونیکی در آرشیو سازمان ها و توصیه هایی برای کسب، حسابداری و سازماندهی ذخیره سازی ارائه کرد. اسناد آرشیوی الکترونیکی در آرشیو دولتی و شهرداری . از این اسناد می توان در سازماندهی نگهداری آرشیوی اسناد الکترونیکی در سازمان ها استفاده کرد.

رئیس جمهور فدراسیون روسیه استراتژی توسعه جامعه اطلاعاتی در فدراسیون روسیه را در 7 فوریه 2008 به شماره Pr-212 تصویب کرد.

این استراتژی سندی است که هدف، اصول و مسیرهای اصلی را مشخص می کند سیاست عمومیدر زمینه استفاده و توسعه فناوری اطلاعات و مخابرات، علم، آموزش و فرهنگ برای پیشبرد کشور در مسیر جامعه اطلاعاتی.

یکی از جهت‌گیری‌های اصلی اجرای استراتژی توسعه جامعه اطلاعاتی در فدراسیون روسیه، افزایش کارایی مدیریت دولتی و خودگردانی محلی، تعامل جامعه مدنی و تجارت با مقامات دولتی، کیفیت و کارایی ارائه خدمات عمومی، از جمله از طریق ایجاد دولت الکترونیک. تشکیل دولت الکترونیک در فدراسیون روسیه به دلیل استفاده گسترده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در حوزه اجتماعی-اقتصادی و مقامات دولتی امکان پذیر شد.

در سال 2010، استانداردی منتشر شد که در سازماندهی تعامل الکترونیکی بین سازمان ها استفاده می شود: GOST R 53898-2010 "سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی. تعامل سیستم های مدیریت اسناد الزامات ایمیل این استاندارد قالب، ترکیب و محتوای یک پیام الکترونیکی را ایجاد می کند که تعامل اطلاعاتی سیستم های مدیریت اسناد را فراهم می کند.

در سال 2010، به دستور دولت فدراسیون روسیه در 20 اکتبر 2010 شماره 1815-r، برنامه دولتی فدراسیون روسیه "جامعه اطلاعات (2011-2020)" تصویب شد.

هدف برنامه دولتی "جامعه اطلاعاتی (2011-2020)" کسب منافع برای شهروندان و سازمان ها از استفاده از فناوری های اطلاعاتی و مخابراتی از طریق تضمین دسترسی برابر به منابع اطلاعاتی، توسعه محتوای دیجیتال، استفاده از فناوری های نوآورانه، بهبود اساسی کارایی مدیریت دولتی در عین تضمین امنیت در جامعه اطلاعاتی.

در سال های 2010-2012، تعدادی از قوانین قانونی برای خودکارسازی کار با اسناد در سطح بین بخشی به تصویب رسید. بنابراین، برنامه "دولت الکترونیک" با موفقیت اجرا می شود. ایجاد دولت الکترونیکی مستلزم ساخت یک سیستم مدیریت عمومی توزیع شده در سراسر کشور است که حل طیف وسیعی از وظایف مربوط به مدیریت اسناد و فرآیندهای پردازش آنها را اجرا می کند.

تعریف:دولت الکترونیک یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مدیریت دولتی است که مبتنی بر اتوماسیون کل مجموعه فرآیندهای اداری در سراسر کشور است و هدف آن افزایش چشمگیر کارایی مدیریت دولتی و کاهش هزینه های ارتباطات اجتماعی برای هر یک از اعضای جامعه است.

تا سال 2018، مطابق با فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه در تاریخ 07.05.2012 شماره 601 "در مورد جهت گیری های اصلی برای بهبود سیستم مدیریت دولتی"، 70٪ از کلیه خدمات عمومی باید به صورت الکترونیکی ارائه شود.

تعریف:خدمات عمومی - فعالیت های مقام اجرایی که ارائه می کند خدمات عمومیبیان شده در انجام اقدامات و (یا) اتخاذ تصمیماتی که مستلزم ظهور، تغییر یا خاتمه روابط حقوقی یا ظهور اطلاعات مستند (سند) در ارتباط با درخواست تجدید نظر یک شهروند یا سازمان به منظور اعمال آنها باشد. حقوق، منافع مشروع یا انجام وظایف محول شده توسط قوانین قانونی نظارتی.

بنابراین، در حال حاضر، چارچوب نظارتی برای کارهای اداری به سمت تنظیم مدیریت اسناد الکترونیکی در حال توسعه است.

سوالات تستی

1. تفاوت بین "سند" و "اطلاعات" چیست؟» ?

2. چه سیستم های اسناد یکپارچه در قلمرو فدراسیون روسیه کار می کنند؟

3. کدام نهاد سازماندهی کار اداری را در مقامات اجرایی فدرال تنظیم می کند؟

4. چه اقدامات هنجاری سازماندهی کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال را تنظیم می کند؟

5. اهداف و اهداف اصلی توسعه سیستم دولتی حمایت اسنادی از مدیریت چیست؟

وظایف عملی

1. مفاهیم "کار اداری" را مقایسه کنید» و «مستندات مدیریتی». شباهت ها و تفاوت ها را بیابید.

2. اهداف اصلی ایجاد و عملکرد ارگان های شهرداری و دستگاه های اجرایی فدرال را با هم مقایسه کنید.

* * *

گزیده زیر از کتاب مبانی کار اداری در ایالت و دولت شهرداری(L. A. Doronina، 2018)ارائه شده توسط شریک کتاب ما -

مقدمه

1.1 مفهوم پشتیبانی اسناد برای مدیریت و مقامات شهرداری

1.2 ویژگی های پشتیبانی اسناد برای مدیریت در مقامات شهرداری

1.3 ویژگی های سازماندهی جریان اسناد دولت های محلی

فصل 2

2.1 پیشینه تاریخی ایجاد اداره منطقه بولخوفسکی

2.2 سازماندهی کار با اسناد اداره منطقه بولخوفسکی

2.3 طبقه بندی اسناد رسمی اداره منطقه بولخوفسکی

2.4 توسعه برای بهبود کار اداری
نتیجه
فهرست ادبیات استفاده شده
APPS

مقدمه
ارتباط: اسناد هر مرحله از زندگی ما را ثبت می کنند، از لحظه تولد، پذیرش در مدرسه، سپس به دوره متوسطه ویژه یا بالاتر. موسسه تحصیلی، برای کار. آنها ازدواج و طلاق، خروج یک فرد از زندگی را ثبت کردند. تهیه، اجرای اسناد و سازماندهی کار با آنها توسط قوانین قانونی و مقرراتی و روش شناختی تنظیم می شود که آگاهی و اجرای آنها برای همه افرادی که با اسناد سر و کار دارند الزامی است.
سازماندهی و نگهداری سوابق نیازمند دانش و مهارت های حرفه ای است. اسناد منعکس کننده و در نظر گرفتن فعالیت های موسسات. بنابراین نگهداری بسیاری از اسناد را قانون پیش بینی کرده است. هنگام بررسی کار یک موسسه، انجام ممیزی، اول از همه، اسنادی را که فعالیت های سازمان در آن ثبت شده است، بررسی می کنند. کار عملیاتی با اسناد بسیار مهم است: ثبت نام به موقع، ارائه به مدیریت برای بررسی، دریافت قطعنامه واضح، انتقال بدون تاخیر به پیمانکار، سازماندهی کنترل و انتخاب اطلاعات لازم. همه این مراحل ساده شرایط مدرنروابط بازار و رقابت می تواند در ایجاد روابط تجاری با سایر سازمان ها و موسسات تعیین کننده باشد. تقریباً تمام متخصصان حوزه مدیریت در تهیه و اجرای اسناد نقش دارند. بنابراین هر مدیری باید الزامات تنظیم و اجرای اسناد رسمی را بداند.
بنابراین امروزه بهبود مدیریت تولید و سیستم های اقتصادی، افزایش سطح سازماندهی و کارایی کارهای مدیریتی تا حد زیادی به نحوه سازماندهی منطقی کاغذبازی در دولت های محلی بستگی دارد.
هدف کار نهایی صلاحیت، کار اداری مقامات شهرداری اداره منطقه بولخوفسکی است.
موضوع مطالعه ویژگی های کار اداری در مقامات شهرداری به عنوان مثال اداره محلی منطقه بولخوفسکی است.
هدف مطالعه و تجزیه و تحلیل سازمان مدیریت اسناد در مقامات شهرداری اداره منطقه بولخوفسکی است.
هدف تعیین شده توسط ما وظایف زیر را تشکیل می دهد:
1. تحلیل مفاهیم «مدیریت اسنادی» و «مقامات شهرداری».
2. شناسایی ویژگی های پشتیبانی اسنادی برای مدیریت در مقامات شهرداری.
3. طبقه بندی اسناد دولت های محلی را در نظر بگیرید.
4. سازماندهی گردش کار دولت های محلی را شرح دهید.

سازماندهی کار اداری در مراجع شهرداری با الزامات و استانداردهای عمومی کار اداری مطابقت دارد. کار اداری، به طور کلی، و به طور خاص در دولت های محلی، ثابت نمی ماند، بلکه هر روز بهبود می یابد و استانداردها و روش های سازماندهی را تغییر می دهد.
در کار پایان نامه، چارچوب نظارتی و روش شناختی به شکل زیر ارائه شده است:
1. قوانین: "روشن اصول کلیسازمان های خودگردان محلی در فدراسیون روسیه"؛ قانون اساسی فدراسیون روسیه؛ "درباره حسابداری".
2. استانداردهای دولتی: GOST R51141-98 "کار اداری و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف"؛ OST 2479-2481 - نامه های تجاری OST 1780 - پیام های تلفنی OST 1781 - صورتجلسه جلسات OST 1782 - اطلاعیه های جلسات. سیستم یکپارچه نگهداری سوابق دولتی: مقررات اساسی. GOST R 6.30-2003 سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری: الزامات برای کارهای اداری. سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک.
3. دستورالعمل دولت، مقررات، قوانین: مقررات استاندارد در مورد نگهداری سوابق در مورد پیشنهادات، درخواست ها و شکایات شهروندان در ارگان های دولتی، شرکت ها، موسسات و سازمان ها. قوانین اساسی برای کار بایگانی سازمان ها؛ قوانین اساسی برای کار بایگانی دولتی اتحاد جماهیر شوروی؛ قوانین اساسی برای کار بایگانی دولتی فدراسیون روسیه؛ دستورالعمل های حسابداری در موسسات بودجه; دستورالعمل نمونه کار اداری در دولت های محلی قلمرو آلتای; منشور، دستورالعمل کار اداری و شرح وظایف اداره شورای روستای زودیلوفسکی ناحیه پروومایسکی منطقه آلتای.

نظام اصول، روش های علمی و مشخصه های مختلف مراحل فردیکار با اسناد ، علائم (گروه ها - هنگام ثبت اسناد ، دسته ها - هنگام اجرای آنها) اساس علمی سازمان مدرن پشتیبانی اسناد از مدیریت در مقامات شهرداری را تشکیل می دهد. مبنای علمیاین اثر به شکل زیر ارائه شده است:
مبنای روش شناختی مطالعه اصل تاریخ گرایی است که به ردیابی تغییرات کار با اسناد در گذشته، حال و آغاز آینده کمک می کند.
در روش تحقیق پایان نامه از رویکرد ساختاری-کارکردی استفاده شده است که امکان بررسی ساختار و عملکرد پشتیبان اسنادی مدیریت در مراجع شهرداری را فراهم می کند. روش تیپولوژیکی نیز روشی برای تحقیق داده ها در مورد کار پایان نامه است. در نتیجه گونه‌شناسی، گروه‌هایی از ویژگی‌های پایدار از نظر آماری تشکیل شده‌اند که الگویی برای سازماندهی کارهای اداری در زمینه دولت شهرداری.
مبنای تجربی مشاهده و تحلیل سازماندهی کار اداری در اداره منطقه بولخوفسکی است. یعنی پایگاه داده شامل اسناد صادر شده توسط اداره منطقه بولخوفسکی است: سازمانی (منشور، شرح وظایف، دستورالعمل های کار اداری). اداری (احکام، دستورات، تصمیمات)؛ اطلاعات و مرجع (گواهینامه ها، اعمال، نامه ها، تلگرام، پیام های تلفنی و فکس).
روش تحقیق: تحلیل تعمیم یافته، سنتز، روش مقایسه ای، مشاهده.
پژوهش:
1. تجزیه و تحلیل جامع سازمان پشتیبانی اسناد در مقامات شهرداری انجام شد. تعاریف مقامات شهرداری و پشتیبانی اسنادی مدیریت در نظر گرفته شده است و همچنین سیستم سازماندهی پشتیبانی اسناد مدیریت در مقامات شهرداری افشا شده است.
2. ماهیت و ویژگی های کار اداری در دولت های محلی آشکار می شود. طبقه بندی کار اداری و ویژگی های سازماندهی گردش کار در دولت های محلی شرح داده شده است.
3. داده های نظری و عملی به عنوان مثال از اداره منطقه Bolkhovsky مورد مطالعه قرار گرفت. ساختار مدیریت شورای روستا شرح داده شده است و ویژگی های سازمان پشتیبانی اسناد برای اداره منطقه بولخوفسکی مشخص می شود.
کار فارغ التحصیلمشتمل بر مقدمه، سه فصل، شش پاراگراف، نتیجه گیری، کتابشناسی و ضمائم است. کل حجم کار …………….. صفحات متن تایپ شده است.

فصل 1. اسناد برای مدیریت در مراجع شهرداری

1.1 مفهوم مقامات شهرداری و مدیریت اسناد
مقامات شهرداری نهادهایی هستند که مستقیماً توسط جمعیت انتخاب می شوند و (یا) توسط هیئت نماینده شهرداری تشکیل می شوند و دارای اختیارات خود برای حل مسائل محلی هستند.
مقامات شهری را می توان به عنوان خودگردانی محلی تعریف کرد.

ارگان های خودگردان محلی، ارگان های جوامع سرزمینی خودگردان هستند که در واقع شهرداری هستند. این نهادها مستقیماً توسط جمعیت یا نمایندگان جمعیت (هیئت نمایندگی) تشکیل می شوند و مسئولیت اعمال نادرست اختیارات خود را در درجه اول نسبت به ساکنان شهرداری بر عهده دارند. آنها جایگاه ویژه ای در نظام دموکراتیک اداره جامعه و دولت دارند و این امر در درجه اول با این واقعیت مشخص می شود که حضور ارگان های خودگردان چنین عدم تمرکز سیستم مدیریتی را تضمین می کند که این سیستم را مناسب ترین می کند. برای اطمینان از منافع مردم در محل، با در نظر گرفتن سنت های تاریخی و دیگر محلی. با کمک نهادهای خودگردان محلی، سازماندهی مقامات محلی انجام می شود. تصمیم مستقلشهروندان از مسائل زندگی محلی، انزوای سازمانی مدیریت امور محلی در سیستم حکومت جامعه و دولت.

دولت های محلی بخشی از آن نیستند ماشین آلات دولتیمدیریت. طبق قانون اساسی فدراسیون روسیه (ماده 12) ، آنها در سیستم مقامات دولتی گنجانده نشده اند ، بنابراین آنها نماینده شکل مستقلی از مردم هستند که قدرت خود را اعمال می کنند. در عین حال، نهادهای خودگردان محلی، غیر از مقامات دولتی، فعالیت هایی را انجام می دهند که ماهیت شاهانه دارند، زیرا یکی از اشکال تحقق قدرت مردم هستند. بنابراین تصمیمات اتخاذ شده توسط آنها در محدوده اختیارات خود در قلمرو خودگردانی محلی برای همه سازمان ها، مقامات، شهروندان، انجمن های عمومی لازم الاجرا است. واگذاری ارگانهای خودگردان محلی با اختیارات ایالتی جداگانه فقط توسط قانون فدرال و قوانین موضوعات فدراسیون انجام می شود. آنها همچنین شرایط، و همچنین روش کنترل دولتی بر اجرای برخی از دولت های محلی را تعیین می کنند قدرت های دولتی. در عین حال، اعمال خودگردانی محلی توسط مقامات دولتی و مقامات دولتی مجاز نیست. تصمیمات ارگان های خودگردان محلی می تواند توسط ارگان هایی که آنها را اتخاذ کرده اند لغو کند یا با تصمیم دادگاه بی اعتبار اعلام شود.

مطابق با هنر. 131 قانون اساسی فدراسیون روسیه، ساختار نهادهای خودگردان محلی توسط جمعیت به طور مستقل تعیین می شود. مردم می توانند ساختار نهادهای خودگردان محلی را در یک همه پرسی محلی تأیید کنند. تصمیم در مورد ساختار ارگان های خودگردان محلی می تواند توسط هیئت نمایندگی شهرداری اتخاذ و در اساسنامه شهرداری قید شود. قانون فدرال مورخ 28 اوت 1995 "در مورد اصول کلی سازمان خودگردانی محلی در فدراسیون روسیه" تنها یک نهاد اجباری خودگردان محلی را که باید در هر شهرداری وجود داشته باشد ارائه می کند: یک نهاد نماینده محلی. خودگردانی قانون فدرال 6 اکتبر 2003 "در مورد اصول کلی سازمان خودگردانی محلی در فدراسیون روسیه" به روشی جدید موضوع حضور ارگان های خودگردان محلی در ساختار را حل می کند. بدن های الزام آورتوجه به مقررات قانونی تشکیل و فعالیت های دولت های محلی بسیار بیشتر از قانون فدرال 1995 است.

ساختار ارگان های خودگردان محلی از نهاد نمایندگی شهرداری، رئیس شهرداری، مدیریت محلی, بدن کنترلتشکیل شهرداری، سایر ارگان های خودگردان محلی که توسط منشور تشکیل شهرداری پیش بینی شده است و دارای اختیارات خود برای حل و فصل مسائل مهم محلی هستند. نحوه تشکیل، اختیارات، مدت تصدی، پاسخگویی، پاسخگویی دولت های محلی و سایر مسائل تشکیلاتی و فعالیت این دستگاه ها را اساسنامه شهرداری تعیین می کند. مشارکت مقامات دولتی و مقامات آنها در تشکیل ارگان های خودگردان محلی، تعیین و عزل مقامات خودگردان تنها در موارد و به ترتیبی که قانون تعیین می کند مجاز است. تغییر در ساختار ارگانهای خودگردان تنها با اصلاح اساسنامه شهرداری انجام می شود. تصمیم هیأت نمایندگی تشکیلات شهرداری مبنی بر تغییر ساختار ارگانهای خودگردان محلی نباید زودتر از انقضای مدت تصدی هیئت نمایندگی تشکیلات شهرداری که تصمیم مذکور را اتخاذ کرده است لازم الاجرا شود. تأمین مالی هزینه های نگهداری ارگان های خودگردان محلی منحصراً با هزینه درآمدهای خود بودجه شهرداری های مربوطه انجام می شود.

کارکردهای خودگردانی محلی با ماهیت آن، مکان در سیستم دموکراسی، وظایف و اهدافی که فعالیت شهرداری به سمت آنها هدایت می شود تعیین می شود. کارکردهای خودگردانی محلی به عنوان جهات اصلی درک می شود فعالیت های شهرداری. کارکردهای خودگردانی محلی با ثبات و ثبات خاصی متمایز می شوند، زیرا آنها تأثیر ثابت و هدفمند جمعیت، نهادهای خودگردان محلی را بر روی آنها نشان می دهند. روابط شهرداریبه منظور رسیدگی موثرتر به مسائل با اهمیت محلی. آنها با هم، امکانات و اثربخشی سیستم خودگردانی محلی را نشان می دهند و هدف اجتماعی خودگردانی محلی (مناسب) و روند اجرای آن (موجود) را مشخص می کنند. با در نظر گرفتن نقش خودگردانی محلی در سازماندهی و اعمال قدرت مردم، وظایف حل شده در فرآیند فعالیت شهرداری و اختیارات خودگردانی محلی، کارکردهای اصلی زیر قابل تشخیص است:

1. حصول اطمینان از مشارکت مردم در حل مسائل مهم محلی.

2. مدیریت اموال شهرداری، منابع مالی دولت محلی.

3. تضمین توسعه یکپارچه قلمرو شهرداری.

4. حصول اطمینان از ارضای نیازهای مردم در خدمات اجتماعی-فرهنگی، خدمات عمومی و سایر خدمات حیاتی.

5. حفظ نظم عمومی;

6. نمایندگی و حمایت از منافع و حقوق خودگردان محلی تضمین شده توسط قانون اساسی فدراسیون روسیه و قوانین فدرال.

طبق قانون اساسی فدراسیون روسیه، خودگردانی محلی در فدراسیون روسیه به اشکال مختلف سازمانی انجام می شود (ماده 130). در مجموع، این اشکال یک سیستم خودگردانی محلی را در شهرداری های مربوطه تشکیل می دهند که از طریق آن حل مسائل با اهمیت محلی، زندگی محلی تضمین می شود. وحدت نظام خودگردانی محلی به این دلیل است که مبتنی بر آن است اصول دموکراتیکسازمان خودگردانی محلی در فدراسیون روسیه با در نظر گرفتن نقش و کارکردهای خودگردانی محلی در جامعه و ایالت و همچنین سنت های تاریخی و دیگر محلی ساخته شده است و توسط جمعیت شهرداری های مربوطه تعیین می شود. به طور مستقل وحدت این نظام در تحدید حدود موضوعات صلاحیت و اختیارات بین اشکال مختلف اجرای آن و همچنین در این واقعیت که همه اشکال سازمانی آن در پیوند، تعامل و وابستگی تنگاتنگ متقابل هستند، متجلی می شود. در درون این رابطه متقابل و وابستگی متقابل، برخی از اشکال از دیگران مشتق شده اند یا با روابط رهبری، مسئولیت پذیری و مسئولیت یا مسئولیت پذیری و مسئولیت پذیری مرتبط می شوند. قانون فدرال اشکال تعامل را تعیین می کند منطقه شهرداریبا سکونتگاه های شهری و روستایی که بخشی از ناحیه شهرداری هستند. اجازه می دهد تا یک نهاد نمایندگی از ناحیه شهرداری از نمایندگان ارگان های خودگردان محلی مربوطه شهرک ها تشکیل شود. قانون فدرال توسعه همکاری بین شهری را پیش بینی می کند. تشکل‌های شهرداری ممکن است انجمن‌های بین‌شهری تشکیل دهند، شرکت‌های اقتصادی و سایر سازمان‌های بین‌شهری تأسیس کنند. مفهوم "سیستم خودگردانی محلی" برای توصیف سازمان قدرت عمومی و اشکال فعالیت جمعیت، ارگان هایی که توسط آنها برای رسیدگی به مسائل با اهمیت محلی در شهرداری تشکیل شده است، استفاده می شود.

قانون چندین گروه از اشکال سازمانی را ایجاد می کند که از طریق آنها خودگردانی محلی در فدراسیون روسیه انجام می شود.

گروه اول شامل اشکال اجرای مستقیم خودگردانی محلی توسط جمعیت است.دموکراسی مستقیم در سیستم خودگردانی محلی از طریق اشکال مختلف بیان مستقیم اراده مردم یا گروه های فردی آن که در داخل مرزها زندگی می کنند انجام می شود. ولسوالی ها، شهرها، نواحی در شهرها، شهرک ها، سکونتگاه های روستایی که در آنها خودگردانی محلی اعمال می شود. نقش ویژه ای در اجرای آن ایفا می کند، که در درجه اول با این واقعیت تعیین می شود که از طریق اشکالی از دموکراسی مستقیم مانند انتخابات، جلسات عمومی و تعدادی دیگر، شکل گیری و عملکرد همه مهم ترین بخش های خود محلی سیستم دولتی - بدنه آن تضمین شده است. با این حساب می توان گفت که در عمل خودگردانی محلی، اشکال مستقیم و دموکراسی نمایندگیدر هم تنیده شده و مکمل یکدیگر هستند. علاوه بر این، نقش دموکراسی مستقیمدر اجرای خودگردانی محلی با این واقعیت مشخص می شود که برخی از اشکال آن (رفراندم های محلی، اجتماعات شهروندان و غیره) به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از آن در سیستم خودگردانی محلی گنجانده شده است.

گروه دوم متشکل از ارگان ها و مسئولان خودگردانی محلی است که کار اصلی روزانه اجرای خودگردانی محلی در قلمرو شهرداری های مربوطه به آنها سپرده شده است. نهادهای خودگردان محلی یکی از پایه های سیستم دموکراتیک مدیریت دولتی هستند که امکان دموکراتیک کردن دستگاه اداری و تصمیم گیری را فراهم می کند. مسائل محلیبا کارایی بسیار بیشتر در مقایسه با یک سیستم کنترل متمرکز؛ اطمینان حاصل شود که منافع جوامع کوچک در اجرای سیاست های دولتی در نظر گرفته می شود. منافع و حقوق یک فرد و منافع مناطق و دولت را به طور بهینه ترکیب کند.

گروه سوم شامل اشکال مشارکت مردم در خودگردانی محلی است که در آن جایگاه مرکزی توسط خودگردانی عمومی سرزمینی اشغال شده است. اشکال متعدد و متنوع مشارکت مردم در اجرای خودگردانی محلی به عنوان یک حمایت توده ای از خودگردانی محلی عمل می کند و پیوندهای آن را با مردم تقویت می کند. فعالیت آنها نشان دهنده یک ابتکار مدنی مستقیم جمعیت است که از منافع پایدار گروه های مختلف اجتماعی تغذیه می شود. آنها این علایق و سنت ها را به رفتار مدنی فعال، کار عملی تبدیل می کنند.

تنظیم حقوقیخودگردانی محلی در روسیه متعلق به موضوعات مربوط به صلاحیت موضوعات فدراسیون است. صلاحیت مشترک فدراسیون و نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه فقط شامل ایجاد اصول کلی برای سیستم خودگردانی محلی است. بر این اساس، فدراسیون حق دارد قوانینی در مورد اصول کلی خودگردانی محلی صادر کند و این کار را انجام می دهد. خودگردانی محلی به طور دقیق توسط قوانین نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه و منشورهای خود شهرداری ها تنظیم می شود. مقررات حقوقی به اصول محدود نمی شود. مبنای حقوقی خودگردانی محلی ترکیبی از قوانین مختلف قانونی و فردی است مقررات قانونیتنظیم مسائل مربوط به خودگردانی محلی مبانی حقوقی خودگردانی محلی در روسیه اول از همه شامل برخی از هنجارهای حقوقی بین المللی است که در قوانین بین المللی آمده است. معاهدات بین المللیتصویب شده توسط دولت ترکیب مبنای قانونی خودگردانی محلی در روسیه همچنین شامل مقررات مندرج در سایر اقدامات قانونی است. این قانون اساسی فدراسیون روسیه است (ماده 12، فصل 8 و غیره). قوانین اساسی (قانون اساسی، منشور) نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه؛ چارچوب قوانین فدرال(در مورد اصول کلی سازمان خودگردانی محلی، 1374)؛ قوانین فدرال صادر شده در توسعه قوانین چارچوب و چارچوب نظارتی احزاب جداگانه دولت محلیدر سطح فدرال (در مبانی مالی خودگردانی محلی، 1997، در مورد اصول اولیه خدمات شهری، 1998، و غیره)؛ احکام رئیس جمهور فدراسیون روسیه (به عنوان مثال، در مورد تصویب مفاد اصلی سیاست دولتی در زمینه توسعه خودگردانی محلی، 1999). احکام دولت فدراسیون روسیه (به عنوان مثال، در ثبت نام فدرالشهرداری ها، 1998)؛ احکام دادگاه قانون اساسیفدراسیون روسیه (به عنوان مثال، دادگاه خاطرنشان کرد که افراد فدراسیون حق ندارند با ایجاد نهادهای دولتی محلی موضوع فدراسیون، نهادهای خودگردان محلی را جایگزین کنند). قوانین نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون در مورد خودگردانی محلی (چنین قوانین یا قوانینی با نام مشابه در تمام نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه تصویب شده است). اساسنامه شهرداری ها؛ برخی دیگر از اعمال حقوقی یک شهرداری خاص. چارچوب قانونی خودگردانی محلی ممکن است شامل مقررات قوانین فدرال و اقدامات نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه باشد که عموماً به سایر حوزه های مقررات مربوط می شود، اما شامل هنجارهای خاصی است که بر مسائل مربوط به خودگردانی محلی تأثیر می گذارد (به عنوان مثال). ، قوانین آموزش و پرورش، کتابداری، رویه خصوصی سازی دولتی و اموال شهرداری، در مورد روده ها و دیگران). منشور شهرداری ها و منشور اروپایی خودگردانی محلی 1985 جایگاه ویژه ای در بین منابع حقوق شهرداری ها دارد. سند تاسیستشکیل شهرداری که ویژگی جامعی برای این تشکیلات دارد که اساس قوانین شهرداری است و با رویه خاص (پیچیده) برای پذیرش و تغییر مشخص می شود.

منشور قانون اصلی تنظیم کننده مسائل حکومت محلی در یک شهرداری واحد است. این یا توسط یک نهاد نمایندگی یا با یک همه پرسی محلی تصویب می شود. مطابق با قوانین نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون روسیه، منشور تشکیلات شهرداری باید منعکس کننده موارد زیر باشد: مرزها و ترکیب قلمرو؛ مسائل مهم محلی مربوط به حوزه قضایی شهرداری؛ رویه مشارکت جمعیت محلیدر پرداختن به این مسائل؛ ساختار و رویه تشکیل ارگانهای خودگردان محلی و مقامات آن؛ اسامی نهادها و مقامات منتخب؛ دوره مسئولیت آنها؛ انواع، روش تصویب و لازم الاجرا شدن قوانین قانونی نظارتی دولت های محلی؛ ضمانت‌های حقوق، زمینه‌ها و انواع مسئولیت‌های دستگاه‌ها و مقامات (لغو، اظهار عدم اعتماد، خاتمه زودهنگامقدرت ها و غیره) مسائل مربوط به خدمات شهری؛ روش تملک، استفاده و دفع اموال شهرداری؛ ویژگی های سازمان خودگردانی محلی در مناطق با جمعیت متراکم از گروه های قومی، قزاق ها، با در نظر گرفتن سنت های تاریخی و دیگر. منشور تشکیلات شهرداری منوط به ثبت نام دولتی است. علاوه بر منشورها، چارچوب قانونی یک شهرداری خاص شامل قوانین قانونی نظارتی است که توسط ارگان ها و مقامات خودگردان محلی تصویب می شود. اینها ممکن است شامل مقررات مربوط به کار نهادهای نمایندگی محلی، تصمیمات نهادهای نمایندگی خودگردانی محلی (مثلاً در مورد ایجاد مالیات و عوارض محلی)، مقررات مربوط به خودگردانی عمومی منطقه ای در شهرداری ها باشد. هنگام تنظیم اختیارات ارگان های شهرداری، از اصل تابعیت استفاده می شود. تشکل های دولتی(موضوعات فدراسیون روسیه)، از یک سو، و شهرداری ها، از سوی دیگر، به این معنی است: مسائلی که می توانند در سطح پایین حل شوند، نباید به سطح بالا منتقل شوند. مقامات شهرداریوظایفی منتقل می شود که انجمن های شهروندان نمی توانند از طریق استفاده از خودسازماندهی، سایر اشکال دموکراسی مستقیم، با آن ها کنار بیایند.

مفهوم اختیارات خودگردانی محلی قابلیت ها و مسئولیت های آن را در هر یک از حوزه های قضایی مشخص می کند. در مجموع، موضوعات صلاحیت و اختیارات، صلاحیت خودگردانی محلی را تشکیل می دهند.

رعایا، صاحبان اقتدار دولت های محلی، مقامات آنها و دسته خاصشهروندان رای دهنده هستند هر یک از این سه عنصر صلاحیت خاص خود را دارند (مثلاً یک نهاد نمایندگی - در حوزه بودجه، رئیس شهرداری - در حوزه مدیریت، شهروندان - تعیین ترکیب منتخبان یا فراخوان زودتر از موعد مقرر). اما وقتی با هم ترکیب می شوند با در نظر گرفتن موضوعات مربوط به صلاحیت، کیفیت جدیدی پدید می آید که مختص هیچ یک از عناصر جداگانه نیست، صلاحیت شهرداری است. فهرست حوزه های قضایی ارائه شده در بالا نشان می دهد که خودگردانی محلی دارای صلاحیت قابل توجهی در زمینه های مختلف است. موضوع صلاحیت و اختیار در یک رویداد خاص ادغام می شود و در این رویداد صلاحیت خودگردانی محلی و صلاحیت خاص تر ارگان (مثلاً رئیس اداره شهرداری) را تشکیل می دهد که وظیفه را انجام می دهد. مقررات عمومی در مورد موضوعات مربوط به صلاحیت شهرداری در اختیارات خود مشخص می شود و به همراه اولی صلاحیت شهرداری را تشکیل می دهد که در اختیارات ارگان ها و مقامات آن توسعه می یابد.

کار اداری شاخه ای از فعالیت است که مستندات و سازماندهی کار را با اسناد رسمی ارائه می دهد. در فرآیند فعالیت هر بنگاه، سازمان یا مؤسسه، تصمیمات مدیریتی در مورد موضوعات مختلف اتخاذ می شود. ضمناً اطلاعات لازم برای تصمیم گیری و خود تصمیمات را می توان در قالب اسناد ارائه کرد. بنابراین به کارهای اداری اسناد مدیریت نیز می گویند. کارایی مدیریت، سودآوری، کارایی، فرهنگ کاری کارکنان مدیریت به سازماندهی کار اداری بستگی دارد. توسعه فناوری های جدید اطلاعات در مدیریت، برنامه های اداری جدید بر اساس قوانین سنتی کار اداری انجام می شود. کار اداری شامل دو جزء جدایی ناپذیر است: اسناد و سازماندهی کار با اسناد.

کلیه عملیات با اسناد توسط چارچوب نظارتی و روش شناختی کار اداری تنظیم می شود. حکم می کند:
- قوانین مربوط به کاغذبازی؛
- قوانین کار با اسناد؛
- اطمینان از ایمنی اسناد؛
- روش انتقال اسناد برای ذخیره سازی آرشیوی؛
- کار خدمات اداری (توابع، ساختار)؛
- معرفی فناوری های جدید اطلاعاتی؛
- کار با اسنادی که دارای مهر محدودیت دسترسی هستند.
- جنبه های حقوقی مربوط به اسناد و سایر مسائل.

مسائل مربوط به پشتیبانی اسناد مدیریت توسط:
- قوانین فدراسیون روسیه؛
- استانداردهای دولتی و صنعتی؛
- طبقه بندی کننده های همه روسی؛
- دستورالعمل های دولتی و صنعتی برای کارهای اداری؛
- دستورالعمل برای کارهای اداری یک سازمان خاص.

مدیریت اسناد تعدادی از عملکردهای زیر را انجام می دهد.

تنظیم فرم ها و جزئیات اسناد. پس از تنظیم متن سند، باید به درستی قالب بندی شود تا دارای قدرت قانونی باشد. روش صدور اسناد رسمی توسط GOST R6.30-2003 الزامات برای اجرای اسناد تعیین می شود که قوانین صدور هر عنصر سند را تعیین می کند. سند شامل تعدادی از عناصر تشکیل دهنده آن است که به آنها جزئیات می گویند. از آنجایی که اصطلاح حرفه ای props ظاهر شده است، محتوای آن را فاش خواهیم کرد. در GOST 351141-98 برای اصطلاحات و تعاریف، لازمه یک سند "یک عنصر اجباری در اجرای یک سند رسمی" نامیده می شود. اسناد مختلفاز مجموعه متفاوتی از لوازم تشکیل شده است. تعداد جزئیات مشخص کننده اسناد با اهداف ایجاد سند، هدف آن، الزامات محتوا و شکل تعیین می شود این سند، روشی برای مستندسازی علاوه بر الزامات، یک سند را می توان با ویژگی هایی مانند اصالت و کپی، اصالت و جعلی بودن، وضعیت فیزیکی سند، فرمت کاغذ، روش ساخت سند نیز مشخص کرد. بسیاری از اسناد دارای تعداد محدودی از جزئیات هستند. عدم وجود یا نشان دادن نادرست هر گونه جزئیات در سند خدمات باعث بی اعتباری سند می شود. برای تعدادی از اسناد صادر شده توسط مقامات دولتی و اداره دولتی، ترکیب جزئیات اسناد در قانونگذاری و آئین نامه. اسنادی که فرم آنها ارائه نشده است باید حاوی جزئیات اجباری زیر باشد:
الف) نام سند؛
ب) تاریخ تنظیم سند؛
ج) نام سازمانی که سند از طرف آن تنظیم شده است.
د) محتوای معامله تجاری؛
ه) ابزار اندازه گیری معاملات اقتصادی به لحاظ فیزیکی و پولی.
و) اسامی سمتهای افراد مسئول معامله تجاری و صحت اجرای آن.
و) امضاهای شخصیافراد مشخص شده

به مجموعه جزئیاتی که سند را تشکیل می دهد، فرم سند می گویند. فرم مشخصه یک نوع خاص از سند، به عنوان مثال، یک دستور، یک عمل، فرم استاندارد نامیده می شود. یک فرم معمولی با تعداد معینی از جزئیات که در یک ترتیب دقیق مرتب شده اند مشخص می شود. هنگامی که در دهه 1920 کار بر روی یکسان سازی و استانداردسازی اسناد در کشور ما آغاز شد، اولین استانداردهای دولتی اسناد در رابطه با شکل و نحوه قرارگیری جزئیات تدوین شد. این استانداردها تا اوایل دهه 1940 قابل اجرا بودند. بار دیگر، کار روی استانداردسازی اسناد در دهه 1960 از سر گرفته شد. در سال 1965-1975. استانداردهایی ایجاد شده است که الزاماتی را برای سیستم های اسناد فردی مورد استفاده در زمینه مدیریت (تجارت خارجی، تجارت داخلی، سازمانی و اداری، اولیه، حسابداری) ایجاد می کند.

سازماندهی کار اداری در مقامات دولتی و خودگردانی محلی

مؤسسه آموزشی غیر دولتی

آموزش عالی حرفه ای

انستیتوی اقتصاد و حقوق کوزباس

دانشکده حقوق

تست

بر اساس رشته: "اسناد فعالیت های مدیریت"

با موضوع "سازمان کار اداری در مقامات دولتی و خودگردانی محلی"

تکمیل شده توسط: دانش آموز گروه 303

Panshina E. Yu.

بررسی شد:

کمروو، 2010

مقدمه……………………………………………………………………..…. 3

1. جریان اسناد به عنوان مبنای فعالیت های مرجع………………. 5

2. مدل روسی کار اداری در مقامات دولتی و خودگردانی محلی…………………………………………………………….. 7

3. انتخاب رویکرد برای اتوماسیون گردش کار…………………………10

4. سیستم های سازماندهی مدیریت اسناد الکترونیکی………………….. ۱۲

6. اتوماسیون مبادله اسناد بین مقامات………………18

7. سیستم های EDD برای مقامات سطوح مختلف……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… 20

8. تصمیم دولت محلی………………………………………………………………………………………

نتیجه………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

فهرست ادبیات استفاده شده…………………………………………………………………………………………………………………………………………….

مقدمه.

نیاز به خودکارسازی فرآیندهای اداری و سازماندهی مدیریت اسناد الکترونیکی امروزه توسط مقامات ایالتی و دولت های محلی تقریباً در تمام مناطق فدراسیون روسیه به رسمیت شناخته شده است. اما در کنار درک چنین نیازی، سوالاتی بدون دریافت پاسخ مطرح می شود که نمی توان به اجرای عملی پروژه ها پرداخت.

پیاده سازی سیستم را از کجا باید شروع کرد؟ چگونه می توان کل پروژه را به مرحله تقسیم کرد تا اثر اجرا پس از مرحله اول آشکار شود و با هر مرحله بعدی رشد کند؟ کدام یک از ابزارهای فنی موجود باید در وهله اول ارتقا یابد و کدام یک می تواند منتظر بماند؟ بر اساس واقعیت های یک منطقه خاص، چه منابع مالی باید در بودجه به تفکیک سال ها پیش بینی شود؟

نوسازی برنامه ریزی شده پارک فنی.

زمان زیادی به مطالعه، تجزیه و تحلیل و تدوین انواع مختلف اختصاص داده شده است

مستندات. به ویژه مشکلات بزرگ، به عنوان یک قاعده، زمانی که

توسعه اسناد تولید، که در درجه اول به دلیل عدم دانش خاص تدوین کنندگان است. حذف زمان غیرمولد صرف شده در فرآیندهای گردآوری و استفاده از اسناد، مستلزم ترکیب معقولی از رسمی سازی و خلاقیت است و این، به گفته نویسندگان، از یک سو مستلزم

از سوی دیگر، آشنایی تهیه کنندگان اسناد با کلی ترین قوانین درک اسناد، و این وظیفه اصلی است - تدوین و نظام مند کردن قواعد و هنجارهای عمومی برای تهیه اسناد اساسی.

هدفکار کنترلی مطالعه مبانی نظری سازماندهی کار اداری در مقامات دولتی و خودگردانی محلی است.

با توجه به هدف کنترل در کار موارد زیر می باشد وظایف:

مفهوم گردش کار را تعریف کنید.

مدل روسی کار اداری در مقامات دولتی و خودگردانی محلی را در نظر بگیرید.

شناسایی سیستم های EDD برای سطوح مختلف دولت؛

تبادل خودکار اسناد بین مقامات را در نظر بگیرید.

RF مورخ 15 ژوئن 2009 شماره 477. بر اساس این قوانین، دستگاه اجرایی فدرال، با توافق با دستگاه اجرایی فدرال در زمینه بایگانی، دستورالعملی را در مورد کار اداری صادر می کند. این قوانین برای سازماندهی کار با اسناد حاوی اسرار دولتی اعمال نمی شود.

اسناد بر روی فرم ها (ورق های استاندارد کاغذ A4 یا A5) یا به صورت اسناد الکترونیکی تنظیم می شوند و باید دارای ترکیبی از جزئیات، مکان و نحوه اجرای آنها باشند. نمونه فرم ها با دستور رئیس قوه مجریه تایید می شود.

کلیه اسناد به ورودی، خروجی و داخلی تقسیم می شوند. اسناد ورودی از طریق پردازش اولیه، ثبت نام، بررسی اولیه در دفتر دفتری، برای رسیدگی به مدیریت منتقل می شود و سپس به مجریان می رسد. پس از اجرا، اسناد در فایل ها قرار می گیرند.

هر ارگانی صندوق مستند خود را تشکیل می دهد. نامگذاری پرونده های بدن با کمیسیون کارشناسی و تأیید آرشیو ایالتی فدرال مربوطه هماهنگ می شود. موارد نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال) به آرشیو منتقل می شود. این قطعنامه روش کار با اسناد الکترونیکی را تعیین می کند.

اصطلاح "گردش کار" در حال حاضر به طور گسترده ای استفاده می شود و تقریباً در توصیف هر سیستم اطلاعاتی یافت می شود. اتوماسیون گردش کار توسط بسیاری از سیستم ها اجرا می شود و هر یک از آنها ادعا می کنند که "رویکردی یکپارچه برای اتوماسیون گردش کار" است. در عین حال، تنوع سیستم ها گسترده ترین است: از سیستم های حسابداری انبار تا نرم افزار برای کنترل فرآیندهای تکنولوژیکی.

«جریان اسناد»، «دفاتر کاری» و غیره منحصراً در چارچوب سازماندهی کار مقامات دولتی و خودگردانی محلی در نظر گرفته می شود. بر این اساس، اصطلاحات منحصراً با استفاده از مقررات ملی که در مورد کار ارگان‌های دولتی اعمال می‌شود، تفسیر می‌شوند.

طبق تعریف (GOST R 51141-98)، جریان اسناد عبارت است از "حرکت اسناد در یک سازمان از لحظه ایجاد یا دریافت تا اتمام اجرا یا ارسال"، یعنی چرخه عمر کامل کل. مجموعه ای از اسناد موجود در یک سازمان قبل از انتقال به بایگانی یا برای تخریب.

کار اداری یا «مدیریت اسنادی» به گفته همین منبع به معنای «شاخه ای از فعالیت است که مستندات و سازماندهی کار را با اسناد رسمی ارائه می کند». یعنی کار اداری مجموعه ای از سازوکارهای سازمانی برای حفظ و کنترل گردش کار اسناد رسمی است. با این حال، در "دستورالعمل های استاندارد در مورد کار اداری در ارگان های اجرایی فدرال" مورخ 27 نوامبر 2000، وظایف اداری دیگر محدود به تنظیم جریان اسناد رسمی نیست. این امر به ما امکان می دهد ادعا کنیم که سیستم های اتوماسیون اداری نه تنها باید گردش اسناد ثبت شده (رسمی)، بلکه پیش نویس اسناد را نیز کنترل کنند.

در روسیه، در مقیاس ملی، یک فناوری واحد برای کار با اسناد مدیریتی توسعه یافته است، به اصطلاح سیستم دولتی پشتیبانی مستند برای مدیریت (GS DOW). کار اداری روسیه چه از نظر جزئیات کار با فناوری کار با اسناد و چه از نظر مقیاس توزیع مشابهی در سایر کشورها ندارد. و اگر در غرب توسعه اتوماسیون اداری توسعه فن آوری های مدیریت اسناد را تحریک می کند، در روسیه، به عنوان یک قاعده، ما در مورد اتوماسیون فن آوری سنتی ایجاد شده گردش کار اداری صحبت می کنیم.

ویژگی های «مدل روسی» کار اداری چیست؟ سه مزیت قابل توجه وجود دارد:

کنترل روی سند، از لحظه دریافت آن؛

تمرکز توابع کنترل؛

هنجارهای یکسان گردش اسناد.

کنترل بلافاصله پس از "تولد" - یعنی تأیید. در عین حال ، رابطه اسناد ردیابی می شود - اگر یک سند در نتیجه اجرای تصمیمی که در مورد سند دیگری گرفته شده است ظاهر شود. همه اینها امکان ردیابی مسیر هر سند دریافت شده توسط یک مقام دولتی و خودگردان محلی را با ضمانت فراهم می کند - از این گذشته ، هیچ سند ثبت شده ای نمی تواند بدون ردیابی ناپدید شود.

حداکثر تمرکز کنترل بر روی گردش کار به این معنی است که سند ابتدا باید به مدیریت گزارش شود و تنها پس از آن، با کسب قطعنامه مطابق با سلسله مراتب خدمات، به مجریان مستقیم می رود.

یکی دیگر از ویژگی های مهم «مدل روسی» وجود قوانین یکپارچه و دقیق برای کار با اسناد مدیریتی در سازمان ها بدون توجه به حوزه فعالیت آنها است. کلیه فعالیتهای خدمات دفتری - اکسپدیشن ها، دفاتر، گروه های کنترل - مطابق با قوانین پر کردن مجلات ثبت نام، کابینت های پرونده و فرم های گزارش تنظیم می شود.

می تواند در مورد اتوماسیون کارهای اداری سنتی با استفاده از فناوری های اطلاعاتی مدرن صحبت کند.

دفتر کار. در عین حال، هیچ چیز مانع از گنجاندن امکان پیوند کارت با تصویر الکترونیکی خود سند (متن و حتی تصویر، صدا و ویدئو) در سیستم خودکار نمی شود. بنابراین، شرایط تکنولوژیکی برای انتقال به مدیریت اسناد الکترونیکی ایجاد می شود. انتقال به مدیریت اسناد الکترونیکی، به نوبه خود، پیش نیازهایی را برای تشکیل آرشیوهای الکترونیکی با مکانیسم های مؤثر برای کار مرجع و تحلیلی بر روی انواع اسناد در اشکال مختلف ارائه ایجاد می کند.

از سوی دیگر، استفاده از یک شبکه کامپیوتری شرایطی را برای تمرکززدایی از عملکرد عملکردهای مختلف اداری و در عین حال حفظ کنترل متمرکز بر جریان اسناد ایجاد می کند. به عنوان مثال، می توان به ادارات و حتی کارمندان فردی اجازه داد تا اسناد را به طور مستقل ثبت کنند و در عین حال عبور آنها را به صورت متمرکز کنترل کنند. علاوه بر این، وجود شبکه ای که مقامات از راه دور منطقه ای را به هم متصل می کند، امکان کنترل متمرکز بر جریان اسناد را فراهم می کند، که اجرای آن در چارچوب فناوری صرفا کاغذی غیرممکن است.

مدل ها، از دست دادن اسناد تنها می تواند به دلیل نقض مستقیم دستورالعمل های کار دفتر رخ دهد.

3. انتخاب رویکرد برای اتوماسیون گردش کار.

نیاز به خودکارسازی گردش کار مقامات دولتی و خودگردانی محلی اکنون برای همه آشکار است.

کار اداری با استفاده از مجلات کاغذی و کمد پرونده به دلایل متعدد با الزامات بهبود کارایی کار کارکنان دولت ناسازگار است.

و پردازش داده ها از کابینت فایل های ناهمگن و غیرمتمرکز.

بایگانی اسناد معمولاً از مجریان جدا می شوند. آنها حاوی اطلاعات ناقص و غیر عملیاتی در مورد وضعیت اسناد هستند.

مشکلات مدیریتی

مایکروسافت، همراه با شرکا، دو نرم افزار مرحله ای و راه حل های روش شناختی را در زمینه سازماندهی جریان اسناد برای مقامات دولتی و دولت های محلی ارائه می دهد:

مدیریت اسناد الکترونیکی و امور اداری.

در کوتاه مدت رویکرد اصلی برای اتوماسیون گردش کار در مقامات دولتی و خودگردانی محلی است.

اسناد پردازش شده توسط مقامات، از جمله اسنادی که با استفاده از فناوری رایانه ارسال می شوند، به دو شکل هستند - به طور سنتی کاغذی و الکترونیکی. چنین همزیستی نتیجه این واقعیت است که وسایل مدرن تهیه اسناد مستلزم شکل الکترونیکی ذخیره یک سند است، در حالی که چارچوب نظارتی و قوانین تعیین شده گردش کاغذ است. همچنین، مهم ترین استدلال به نفع صرفه جویی در اسناد کاغذی، راحتی بی نظیر کار با آنها است. قوانین و عادات بسیار کندتر از قابلیت های فناوری اطلاعات مدرن تغییر می کنند.

در مقامات دولتی و خودگردانی محلی، ظاهراً برای مدت طولانی، هنگام پردازش اسناد به صورت الکترونیکی، عملیاتی که نیاز به ایجاد نسخه های کاغذی آنها دارد ذخیره می شود. به عنوان یک قاعده، مدیران ترجیح می دهند با اسناد به صورت کاغذی کار کنند. علاوه بر این، در حالی که تبادل اسناد رسمی بین مقامات و انتقال آنها به بایگانی دولتی نیز به صورت کاغذی انجام می شود.

مدیریت اسناد الکترونیکی و کار اداری (EDD) یک پاسخ تکنولوژیکی به الزامات مدرن تحمیل شده توسط وضعیت سیاسی و اقتصادی فعلی بر اثربخشی مقامات دولتی روسیه و خودگردانی محلی است. EDD همچنین توسط تجربه اجرای آن در ارگان های دولتی غربی و نمونه هایی از عملیات در ساختارهای تجاری بزرگ و مترقی روسیه پشتیبانی می شود.

4. سیستم هایی که مدیریت اسناد الکترونیکی را سازماندهی می کنند.

همانطور که در بالا ذکر شد، مدیریت اسناد الکترونیکی مجموعه ای از فناوری های جدید برای کار با اسناد است. فن آوری های کاربردی امکان سازماندهی تعامل "یکپارچه" سیستم های ارائه دهنده عملیات پردازش اسناد مختلف را فراهم می کند. اول از همه، این فناوری ها عبارتند از:

آنالوگ الکترونیکی امضای دست نویس؛

وسایل انتقال داده؛

ابزارهای ذخیره سازی اطلاعات الکترونیکی

این فناوری‌ها به زیرسیستم‌هایی که عملکردهای مختلفی را انجام می‌دهند اجازه می‌دهند تا به صورت ارگانیک یکدیگر را تکمیل کنند. چنین تعاملی می تواند کارایی کارمندان دولت را هنگام کار با اسناد به طور چشمگیری افزایش دهد.

مدیریت اسناد الکترونیکی به شما این امکان را می دهد که یک فضای اطلاعاتی واحد را در مرجع ایجاد کنید و تمام سیستم های اسنادی را در گره اطلاعات یکپارچه کنید. ادغام بدون از دست دادن کیفیت کار با اسناد و با حفظ سنت های کار اداری روسیه انجام می شود. اساس چنین ادغامی، ذخیره سازی اسناد قابل اعتماد و سیستم های مدیریت اسناد است که با آن تعامل دارند. تمام اسناد پردازش شده در یک مخزن ذخیره می شوند که امکان جستجو و انتخاب بهینه اطلاعات را هنگام تهیه مواد فراهم می کند. در حال حاضر، در اکثر مقامات و خودگردانی های محلی، بسیاری از عملیات ها قبلاً با استفاده از فناوری رایانه انجام می شود. وظیفه سیستم خودکار سازماندهی کار جمعی مؤثر بر روی متون اسناد و فراهم کردن فضای اطلاعاتی غنی برای هر کارمند دولتی برای اطمینان از فعالیت آنها است.

5. گردش کار اسناد رسمی.

هدف اصلی در توسعه فناوری‌های مدیریت اسناد الکترونیکی دستیابی به حداکثر تداوم قوانین و تکنیک‌های مدیریت اسناد کاغذی و کار دفتری با فایل مجله بود که امکان انتقال بدون دردسر از فناوری‌های سنتی به مدرن را ممکن می‌سازد.

سیستم مدیریت سوابق اسناد ذخیره شده در یک مخزن واحد از اسناد مرجع را پردازش می کند. این به شما امکان می دهد اسناد پردازش شده توسط مدیریت اسناد رسمی را در یک فضای اطلاعاتی واحد از مرجع قرار دهید.

فناوری مدیریت اسناد الکترونیکی توسط عملکرد زیر پشتیبانی می شود:

اسکن و تشخیص اسناد کاغذی با استفاده از فناوری OCR داخلی.

پیوست کردن تصویر الکترونیکی سند به کارت ثبت نام (RC) در قالب یک فایل (فایل) با هر فرمتی.

ارائه دفتر مجازی شخصی به هر یک از مقامات - یکی از شرکت کنندگان در فرآیند اداری - که تضمین می کند که این مقام فقط به اسناد مربوط به صلاحیت خود دسترسی دارد.

حصول اطمینان از روند تایید (بازبینی) پیش نویس اسناد؛

با استفاده از وسایل تایید شده؛

تشکیل و اجرای پرونده ها، یعنی گروه بندی اسناد اجرا شده به پرونده ها مطابق با نام پرونده ها و نظام مندسازی اسناد داخل پرونده.

ذخیره آرشیوی اسناد الکترونیکی، امور مرجع.

واحد اصلی حسابداری در سیستم، RC سند است که کامل بودن جزئیات آن امکان تولید گزارش های آماری و تحلیلی بر روی برش های اطلاعاتی مختلف، سهولت جستجو را فراهم می کند.

در همان زمان، مجموعه اصلی جزئیات RK را می توان با مجموعه دلخواه از جزئیات اضافی، تعیین شده برای هر گروه از اسناد، گسترش داد. با توجه به جزئیات اضافی جمهوری قزاقستان، امکان جستجو و انتخاب داده ها در هنگام تولید گزارش، همراه با جزئیات اصلی وجود دارد. پس از دریافت یک سند الکترونیکی ورودی، ثبت آن به صورت خودکار انجام می شود. برای سند دریافت شده در نتیجه تبادل بین دو سیستم EDD، بیشتر جزئیات RK به طور خودکار تولید می شود. تصویر الکترونیکی سند به AC پیوست شده است. در عین حال، هویت سند ارائه شده با EDS و محافظت رمزنگاری تأیید می شود. در صورتی که سند دریافتی به صورت کاغذی برسد، سیستم با بسته تشخیص متن نوری تماس برقرار می کند و با دریافت تصویر الکترونیکی آن، با پیوست سند به AC به سیستم مدیریت دفتر بازگردانده می شود. کاربر سیستم که فایل سند را ضمیمه کرده است، حقوق دسترسی به فایل را در سطح محرمانه و همچنین محافظت (لغو حفاظت) از ویرایش را تعیین می کند.

در صورت نیاز به ترجمه حجم نسبتاً زیادی از اسناد کاغذی در نظر گرفته شده برای اجرا و ذخیره سازی به صورت الکترونیکی، پیشنهاد می شود از گزینه «ثبت جریان» استفاده شود. در این حالت، پس از وارد کردن اطلاعات ثبت در مورد سند در جمهوری قزاقستان، کاربر ایستگاه کاری خودکار (AWS) ثبت نام درون خطی، اولین برگه بارکد را چاپ می کند که مربوط به شماره سیستم داخلی اختصاص داده شده توسط سیستم به سند ثبت شده پس از آن، اسناد به ترتیب تصادفی از ایستگاه های کاری مختلف ثبت جریان به ایستگاه کاری اسکن مجهز به اسکنر پرسرعت می رسد. تصاویر الکترونیکی اسکن شده اسناد وارد پایگاه داده می شود و به لطف فناوری استخراج بارکد، به کارت های ثبت اسناد مربوطه پیوست می شود.

پس از ثبت، AC به همراه سند ضمیمه از طریق شبکه به مقام مسئول تصمیم گیری در مورد اجرای سند و سپس با توجه به جزئیات مصوبه برای مجریان سند ارسال می شود. در عین حال، هر مدیر یا مجری دارای حقوق خاصی است که امکان اطمینان از سازماندهی کار با اسناد و مدارک را تا حد امکان نزدیک به کارهای سنتی در جدولی فراهم می کند که در آن اسنادی که فقط در صلاحیت این کارمند است و یا منتظر شروع اجرا هستند (در پوشه Received) در پوشه ها مرتب می شوند یا توسط کارمند برای اجرا پذیرفته می شوند (در پوشه On execution) یا با ذکر مهلت اجرا به زیردستان منتقل می شوند (در پوشه On) پوشه کنترل).

در جریان کار با اسناد الکترونیکی، جستجوی ترکیبی متن کامل و اسنادی برای سند مورد نیاز از جمله از طریق دسترسی وب به پایگاه داده اسناد سیستم ارائه می شود.

فایل هایی با متون (تصاویر) اسناد خروجی و داخلی نیز با استفاده از فناوری استاندارد به AC پیوست می شوند. سند خروجی، همراه با الزامات جمهوری قزاقستان، می تواند توسط یک EDS محافظت شود، رمزگذاری شده و به مخاطب منتقل شود.

بدین ترتیب، همراه با امکان ثبت اسناد دریافتی از طریق خطوط ارتباطی، مدیریت الکترونیکی اسناد شرکتی فراهم شده است. اسناد اجرا شده در کیس ها شکل می گیرند و به انبار بایگانی منتقل می شوند.

6. اتوماسیون تبادل اسناد بین مقامات.

در حال حاضر، سیستم‌های مدیریت خودکار اسناد قدیمی در بسیاری از مقامات دولتی در حال استفاده هستند. آنها بر اساس نرم افزار و سخت افزار مختلف ساخته شده اند. برخی از آنها که توسط شرکای مایکروسافت (از جمله سیستم Delo شرکت Electronic Office Systems که در بالا توضیح داده شد) ارائه می شود، بر اساس فناوری های مدرن اجرا می شوند. همچنین تعداد قابل توجهی از سیستم های نسل های قبلی مبتنی بر MS DOS و سایر پلتفرم ها همچنان در حال فعالیت هستند. اتحاد سیستم ها در تمام ارگان های دولتی در آینده قابل پیش بینی هم برای ملاحظات سیاسی (حقوق رعایای فدراسیون و دولت های محلی) و هم برای ملاحظات عملی غیرممکن است. پیاده سازی و به ویژه جایگزینی سیستم عامل ها فرآیندی نسبتا طولانی، دشوار و پرهزینه است.

و امکان اتصال سیستم های مختلف را فراهم می کند.

تبادل اسناد الکترونیکی باید به درستی تامین شود. اسناد باید با امضای الکترونیکی ارائه شوند که نویسندگی و عدم تغییر محتوای سند را تضمین می کند و در برخی موارد - با ابزار رمزنگاری از دسترسی غیرمجاز بسته می شود.

هر سازمان دارای سازمان های خبرنگاری زیادی است که اسناد با آنها رد و بدل می شود و همه ممکن است فرمت های پیام و حتی شبکه های متفاوتی داشته باشند. بارگذاری سیستم های سازمان های فردی با عملکرد پشتیبانی مداوم از اطلاعات خدماتی لازم برای سازماندهی مبادله، نامناسب است. منطقی است که مبادله اسناد را نه بر اساس اصل "هر کدام با هر یک"، بلکه بر اساس اصل "ستاره" - بر اساس مراکز تبادل اسناد (DPC) ایجاد کنیم.

مراکز داده می توانند مجموعه ای از عملکردهای زیر را انجام دهند:

تغییر و هماهنگی فرمت اسناد ورودی-خروجی.

پشتیبانی از پایگاه داده آدرس و محاسبه مسیرهای تحویل اسناد.

تحویل تضمینی اسناد؛

پشتیبانی و همگام سازی دایرکتوری ها

برای ادغام با مرکز داده، سیستم‌های شرکتی قدیمی، در صورت لزوم، می‌توانند با ماژول‌های رابط ویژه تکمیل شوند که فرآیندهای اولیه تبدیل فرمت و تبادل با مرکز داده را فراهم می‌کنند.

7. سیستم های EDD برای مقامات سطوح مختلف.

راه حلی برای شهرداری و سایر مراجع با حجم کم جریان اسناد این دسته می تواند به طور مشروط شامل ساختارهای مدیریتی شهرداری با مقدار کمی جریان اسنادی باشد که پایه فنی کافی برای اجرای یک سیستم EDD تمام عیار ندارند. برای آنها، می توان یک راه حل تک کاربره، مجهز به ابزار تبادل امن اسناد الکترونیکی با یک سازمان بالاتر - مستقیماً یا از طریق مرکز داده، توصیه کرد. استفاده کننده از چنین راه حلی معمولاً یک کارمند مسئول کارهای اداری سازمان است. در همان زمان، کار با اسناد کاغذی انجام می شود، اما سیستم ثبت اسناد ورودی / خروجی، ثبت تصمیمات در اسناد، اسنادی که در پرونده نوشته شده و بایگانی می شود را حفظ می کند. با تعداد زیاد کارمند، می توان سابقه جابجایی اصل های کاغذی را نیز نگه داشت. اسنادی که به صورت الکترونیکی از یک سازمان بالاتر دریافت می شود بلافاصله قبل از رسیدن اصل کاغذ ثبت، چاپ و اجرا می شود. سازمان مادر به طور خودکار اعلانی مبنی بر ثبت سند دریافت می کند. این راه حل اجازه می دهد:

تسریع در تبادل اسناد ورودی / خروجی با یک سازمان بالاتر.

تعداد اسناد "از دست رفته" را که محل نگهداری آنها مشخص نیست کاهش دهید.

8. راه حل برای دولت محلی.

تقسیم و کار نه تنها با اسناد سازمان ها، بلکه با نامه ها و درخواست های شهروندان و شرکت ها. چنین سازمان هایی معمولاً ناوگان کافی از رایانه های شخصی متصل به یک شبکه محلی دارند. برای آنها می توان یک راه حل چند کاربره با تعداد مشاغل از 5 تا 20، مجهز به وسایل تبادل امن اسناد الکترونیکی با سازمان های بالاتر و پایین تر (مستقیم یا از طریق مرکز داده)، ارتباط با یک پورتال برای اطلاع رسانی توصیه کرد. و دریافت اپلیکیشن از شهروندان و سازمان ها و امکان دسترسی از راه دور به اینترنت دسترسی به داده های سیستم EDD. سامانه باید ثبت اسناد ورودی/خروجی، حسابداری تصمیمات اسنادی، اسنادی که در پرونده ثبت شده و بایگانی می شوند را فراهم کند. سوابقی از جابجایی نسخه های اصلی کاغذ نیز باید نگهداری شود.

کاربران چنین راه حلی معمولاً نه تنها پرسنل اداری، بلکه تعدادی از کارمندان بخش های عملکردی هستند. از آنجایی که اکثر کارکنان چنین سازمان هایی دارای رایانه شخصی هستند، در چارچوب چنین راه حلی، می توان کار با بخشی از اسناد را به طور عمده یا منحصراً به صورت الکترونیکی سازماندهی کرد. اسناد کاغذی ورودی را می توان دیجیتالی کرد و تمام کارهای بعدی با آنها را می توان از قبل به صورت الکترونیکی انجام داد. فرآیند اجرای اسناد (تحمیل و اجرای مصوبات) نیز می تواند به صورت الکترونیکی سازماندهی شود.

اگر سازمان یک کانال دائمی در اینترنت در دسترس داشته باشد، دسترسی از راه دور به سیستم EDD را می توان از طریق یک رابط وب سازماندهی کرد، که به شما امکان می دهد پیشرفت کار را هم برای مقاماتی که دور هستند و هم برای سازمان های بالاتر کنترل کنید.

این راه حل اجازه می دهد:

با انتقال بخشی از وظایف به بخش ها، بار پرسنل اداری را کاهش دهید.

افزایش اثربخشی کنترل بر اجرای اسناد؛

سازماندهی یک سیستم ذخیره سازی موثر برای اسناد مرتبط؛

کاهش زمان جستجوی اسناد لازم؛

کاهش تعداد اسناد "از دست رفته" که محل نگهداری آنها مشخص نیست.

تسریع و کارآمدتر کردن کار کارکنان در اجرای اسناد.

کاهش هزینه کار با درخواست های شهروندان و سازمان ها که به صورت الکترونیکی (از طریق پورتال) ارسال می شوند.

برای توسعه و پشتیبانی از پورتال، و همچنین سازماندهی دسترسی به اینترنت از راه دور به داده های سیستم EDD، مجموعه ای از فناوری های اینترنتی از مایکروسافت (خدمات اطلاعات اینترنتی، فناوری ASP، Microsoft Index Server) و API ارائه شده توسط سیستم Delo-Enterprise برای انتشار اسناد را می توان به طور مستقیم از پایه استفاده کرد.

نتیجه.

یکی از ویژگی های کار اداری و گردش کار در مقامات دولتی یا دولت محلی، به عنوان یک سیستم پشتیبانی اسنادی برای مدیریت، انعکاس 100٪ فرآیندهای مدیریتی به صورت مستند است. به همین دلیل، فرآیندهای کار اداری و گردش اسناد یک ویژگی مستقل پیدا می کنند و نیاز به سیستم مدیریت خاص خود دارند.

در حال حاضر، روند معرفی تجهیزات و شبکه های رایانه ای در مؤسسات عمومی به طور فعال در حال انجام است و در بسیاری از آنها سطح به دست آمده تا به امروز برای معرفی فناوری های مدرن برای کار با اسناد کافی است. اما علاوه بر کامپیوتر و شبکه، این امر مستلزم مجموعه ای از راه حل های نرم افزاری مدرن است.

فدراسیون روسیه به طور کامل از اهمیت این جهت آگاه است، که در برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیکی" به طور کلی و در تعدادی از فعالیت های خاص آن منعکس شده است.

نتیجه نهایی فعالیت‌های اداری دستگاه دولتی به حلقه‌های میانی زیادی بستگی دارد که یکی از آن‌ها تولید تجاری است که امکان کارایی و انعطاف‌پذیری در تصمیم‌گیری را فراهم می‌کند. Case-work تمام مراحل کار را هماهنگ می کند - از طراحی تا اجرای عملی راه حل ها. فرآیند مدیریت شامل عملیات‌های مستند اصلی زیر است:

تصمیم گیری و مستندسازی؛ ارائه تصمیم به مجریان؛

اجرای تصمیم؛ کنترل اجرا؛ جمع آوری اطلاعات عملکرد؛

انتقال اطلاعات از طریق پیوندهای عمودی و افقی؛ ذخیره و بازیابی اطلاعات

دستگاه اداری وظایف خود را عمدتاً از طریق اسناد سازمانی و اداری جهانی و مجاز ایجاد می کند که بدون توجه به ویژگی های فعالیت در همه بخش های اقتصاد ملی و مدیریت عمومی در گردش است. اگر در نظر بگیریم که بیش از 14 میلیون نفر در دستگاه های اداری مشغول به کار هستند و گردش اسناد سالانه در کشور تقریباً 60 میلیارد برگ است و همچنان رو به رشد است، تردیدی وجود ندارد که مقررات نظارتی مؤثر این فرآیند از پراهمیت. استانداردهای دولتی اسنادی، طبقه بندی کننده های اتحادیه و سیستم های اسناد یکپارچه به عنوان یکی از ابزارهای تنظیم جریان اسناد عمل می کنند. این استانداردها و سایر استانداردها برای تثبیت جریان اسناد در کشور در کل چرخه فناوری، برای ایجاد یک فناوری بهینه برای مدیریت مدیریت اسناد هر یک به رسمیت شناخته شده اند.

واحد مدیریت

فهرست ادبیات مورد استفاده:

2. Borodina VV کار اداری در سیستم مدیریت دولتی. [متن] / V. V. Borodina. انتشارات: RAGS، 2008. - 376s.

3. Kirsanova M. V. کار اداری در مقامات دولتی و دولت محلی: کتاب درسی. کمک هزینه [متن] / M. V. Kirsanova. - ناشر: Infra-M:, 2004. - 256 p. - (تحصیلات عالی)

4. Kuznetsov I. N. مدیریت اسناد و کار اداری. [متن] / I. N. Kuznetsov. – م.: یورایت، 2008. – 576s.

5. Spivak V. A. مستندسازی فعالیت های مدیریت. [متن] / V. A. Spivak. - انتشارات: پیتر، 2008. - 256s.

سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت. الزامات عمومی برای خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک. - م.، 1991

کار دفتر Borodina VV در سیستم مدیریت دولتی. [متن] / V. V. Borodina. انتشارات: RAGS، 2008. - 154С

Spivak V. A. مستندسازی فعالیت های مدیریت. [متن] / V. A. Spivak. - انتشارات: پیتر، 2008. - 98C.

کار دفتر Borodina VV در سیستم مدیریت دولتی. [متن] / V. V. Borodina. انتشارات: RAGS، 2008. -184С.

Spivak V. A. مستندسازی فعالیت های مدیریت. [متن] / V. A. Spivak. - انتشارات: پیتر، 2008. - 68C.

M. I. Basakov. دفتر کار. کتاب درسی برای دانش آموزان مؤسسات آموزشی دوره متوسطه حرفه ای. [متن] / Basakov M.I. Publishing House: Marketing, 2002. -95C.

Kirsanova M.V. کار اداری در مقامات دولتی و دولت محلی: کتاب درسی. کمک هزینه [متن] / M. V. Kirsanova. -انتشارات: Infra-M:، 2004. - 127С.

Kirsanova M.V. کار اداری در مقامات دولتی و دولت محلی: کتاب درسی. کمک هزینه [متن] / M. V. Kirsanova. - ناشر: Infra-M:، 2004. - 154C.

پاسخ: دفتر کار- گروه بندی اسناد به موارد/گروه هایی که با موضوع مشترک متحد شده اند. گروه بندی مطابق با طبقه بندی تایید شده اسناد انجام می شود. طبقه بندی اسناد باید در ابتدای سال به تایید مدیرکل برسد. هرگونه تغییر/افزودن باید تایید شود. پس از ثبت سند، اصل یا کپی مصدق آن در پرونده مربوطه قرار می گیرد. اگر نسخه ای در کیس قرار داده شود (در صورت نیاز به کار با اصل) ثبت می شود که چه کسی دارد این لحظهاصلی واقع شده است.

یک کسب و کار- مجموعه ای از اسناد مربوط به موضوع خاصی از فعالیت های شرکت و در پوشه ای جداگانه با عنوان مناسب قرار داده شده است.

به منظور تسهیل در جستجوی اسناد در پرونده ها و استفاده عملیاتی از آنها برای اهداف مدیریتی، فهرستی از سرفصل های پرونده تهیه می شود که به نام نامگذاری موارد. نام پرونده ها مطابق ضوابط کار اداری مصوب شرکت تنظیم می شود. در نتیجه ، اسناد ، همانطور که اجرا می شوند ، فقط در مواردی قرار می گیرند که از قبل توسط نامگذاری پیش بینی شده اند.

دو نوع نامگذاری موارد وجود دارد - نوع نامگذاریو نامگذاری خاص موارد.

نامگذاری نمونه مواردفهرستی از موارد معمولی برای یک شرکت خاص را ایجاد می کند، به عنوان مثال، نام گذاری معمولی یک سازمان تجاری باید شامل موارد مطابق با جریان اسناد (ورودی، خروجی)، مواردی که اسناد حسابداری، مدیریت سوابق پرسنل و غیره را ترکیب می کند، باشد.

نامگذاری خاص مواردفهرستی از عناوین موردی است که در نتیجه فعالیت های تجاری یک شرکت خاص به وجود می آیند، به عنوان مثال، می تواند موردی برای یک پروژه دنبال کننده یا برای یک مشتری شرکت باشد.

بهتر است یک نامگذاری از موارد به ترتیب زیر تهیه شود:

• · نام موارد زیرمجموعه های ساختاری تدوین می شود و در نامگذاری نه تنها نام موارد تعیین می شود، بلکه شرایط نگهداری آنها در بایگانی نیز تعیین می شود.
• یک بخش تخصصی از شرکت یک نامگذاری تلفیقی از موارد را تهیه می کند.

پس از تصویب نام تلفیقی پرونده ها در شرکت، این سند به کلیه شعب شرکت ارسال و برای اجرا الزامی می شود. انجام تجارت خارج از نامگذاری مجاز نیست.

تشکیل پرونده ها- این تخصیص اسناد به یک مورد خاص مطابق با نام پرونده ها و سیستم سازی اسناد در آن است. تشکیل پرونده باید به صورت متمرکز در محل ثبت اسناد (در دفتر یا نزد منشی) انجام شود و باید شرایط زیر را داشته باشد:

• 1. فقط اسناد (اصل یا کپی های تایید شده) که مطابق با الزامات استانداردها اجرا می شوند.
• 2. اسناد در فایل گنجانده نشده است:
• - با عنوان پرونده مطابقت ندارد.
• - به اشتباه اجرا شده است (برای تجدید نظر برگردانده شده است).
• - مشروط به بازگشت؛
• - پیش نویس؛
• - کپی های تایید نشده

اسناد به موارد دسته بندی می شوند یک سال مستندسازی. اسناد داخل پرونده به ترتیب خاصی تنظیم می شوند. اصول اولیه تنظیم اسناد به شرح زیر است:

سوال (در مورد مسائل مطرح شده در اسناد)؛

زمانی (با توجه به تاریخ اسناد؛ اسناد دوره های نگهداری دائم و موقت در موارد مختلف تشکیل می شود).

شماره گذاری (گروه اسناد همگن با شماره گذاری متوالی، به عنوان مثال: فاکتورها، رسیدها و غیره).

پرونده نباید شامل موارد بیشتری باشد 250 برگ. اگر اسناد بیشتری وجود داشته باشد، آنها در تشکیل می شوند چندین جلد از پرونده، که در آن روی جلد کیس شماره حجم را مشخص کنید.

آماده سازی اسناد اجرا شده برای ذخیره سازی آخرین مرحله از فرآیند کار اداری می باشد. انتخاب اسناد برای ذخیره سازی در بایگانی یا برای تخریب انجام می شود سالانه در پایان سال تجاری. انتخاب انجام می شود کمیسیون ویژه. هنگام انتخاب اسناد برای ذخیره سازی (تعیین دوره های ذخیره سازی) یا تخریب، کمیسیون باید بر اساس "فهرست اسناد مدیریت استاندارد تولید شده در فعالیت های سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی" که توسط رئیس بایگانی فدرال تایید شده است هدایت شود. 06.10.2000.

مدت نگهداری آرشیوی اسناد از ابتدای سال بعد از سال انقضای اعتبار آنها محاسبه می شود. به عنوان مثال، اگر سندی در اردیبهشت منقضی شده باشد، دوره نگهداری آن از اول ژانویه سال آینده محاسبه می شود. برای اسناد انتخاب شده توسط کمیسیون برای تخریب، قانونی تنظیم می شود که نام، شاخص ها و عناوین متن اسناد در حال نابودی را فهرست می کند. این قانون باید به امضای مدیر کل برسد. استفاده از اسناد انتخاب شده برای تخریب برای نیازهای اقتصادی ممنوع است. همچنین سوزاندن آنها ممنوع است. اسناد در ماشین آلات مخصوص خرد می شود و سپس مواد اولیه به کاغذهای باطله تحویل داده می شود.

قوانین فدرال شماره 149-FZ از 27 ژوئیه 2006 "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات"، شماره 63-FZ از 6 آوریل 2011 "در مورد امضای الکترونیک"، مورخ 27 ژوئیه 2010 شماره 210-FZ "در مورد سازماندهی ارائه خدمات دولتی و شهری"، فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 15 ژوئن 2009 شماره 477 "در مورد تصویب قوانین اداری کار در دستگاه های اجرایی فدرال، مورخ 8 سپتامبر 2010 شماره 697 "در مورد سیستم یکپارچه تعامل الکترونیکی بین بخشی"، فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 12 فوریه 2011 شماره 176-r "در مورد تصویب برنامه اقدام". برای انتقال نهادهای اجرایی فدرال به مدیریت اسناد بدون کاغذ هنگام سازماندهی فعالیت های داخلی".