Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.
Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?
Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.
Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:
- сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
- сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)
Соответственно весь документопоток подразделяется на:
- входящий
- внутренний
- исходящий
Входящая документация
Верный пример схемы документооборота в организации:
Организация внутреннего документопотока
В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.
Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:
- Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
- Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
- Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
- Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
- В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело
Исходящая документация
К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).
Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:
- Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
- Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
- В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе
Быстрый расчет объема документооборота
В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).
Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.
При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.
Итак, одной единицей учета является:
- оригинал документа
- копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
- документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)
Жалобы, и предложения считаются отдельно.
Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:
Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:
- a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
- b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
- c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов
Упрощение оборота документации
Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:
- Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
- Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
- Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.
«Подводные камни» электронного документооборота
Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.
Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:
- использовать современное ПО
- перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
- поэтапно систематизировать электронную информацию
При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.
Соблюдение правил движения документов
Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:
- составьте первичное положение и документов в организации
- пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
- отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
- за нарушение сроков сдачи документов
Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.
Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).
Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.
Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).
Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Читайте также:
Как правильно заверить копии документов в…
Жалоба на начальника вышестоящему руководству -…
Эффективные методы продажи по телефону - обзор…
Архивоведение и делопроизводство
Документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Характеристикой документооборота является его объем под которым понимается количество документов поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов а также вести их поиск. Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в...
Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета.
Документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
Входящие (поступающие) документы
Исходящие (отправляемые) документы;
Внутренние документы.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Одна из важнейших функций в организации работы с документами это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.
Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
документирование деятельности;
организация работы с официальными документами.
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
Прием и первичная обработка документов;
Предварительное рассмотрение и распределение документов;
Регистрация;
Контроль за исполнением;
Информационно-справочная работа;
Исполнение документов и отправка.
Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.
Учет объема документооборота организуется для установления:
загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;
потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.
При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.
А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать |
|||
| 5574. | Применение теоремы об изменении количества движения к исследованию движения механической энергии | 88 KB | |
| Применение теоремы об изменении количества движения к исследованию движения механической энергии. Механическая система состоит из трех тел 1, 2, 3 с массами соответственно. На тело 1 наложены две связи. Опора A препятствует перемещению тела по... | |||
| 5575. | Изучение свойств внимания | 44 KB | |
| Изучение свойств внимания. Цель работы: Измерить и дать качественную характеристику основным свойствам внимания: концентрации, устойчивости, объему, переключению. Материалы. Методики для исследования внимания: Теппинг-тест Корректурная проба (буквен... | |||
| 5576. | Расчет шарнирного узла механизма вантовой растяжки | 116 KB | |
| Расчет шарнирного узла механизма вантовой растяжки. Исходные данные: Максимальная нагрузка Fmax=200 103H коэффициент ассиметрии цикла RF=0.8 соотношение длины и диаметра поверхности кольца l/d=0.7 соотношение длины и ширины прямоугольного сечения... | |||
| 5577. | Изучение свойств, форм и операций мышления | 44 KB | |
| Изучение свойств, форм и операций мышления Цель работы:исследование: свойства мышления: лабильности (подвижности) форм мышления: структура и соотношение понятий операций мышления: сравнение, обобщение, абстрагирование. Матери... | |||
| 5578. | Исследование эффективности различных видов организационных структур | 177 KB | |
| Структура организации - это основной элемент любой организации, не только характеризующий её, но и представляющий собой сам механизм построения и функционирования организации. Правильный выбор организационной структуры - необходимый фактор... | |||
| 5579. | КРОВЬ КАК ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗМА И СРЕДСТВО ТРАНСПОРТА ВЕЩЕСТВ. ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКИЕ СВОЙСТВА КРОВИ | 177.94 KB | |
| Функциональная система крови (состав, функции, методы исследования). Физико-химический состав гомеостаз внутренней среды (состав и физико-химические показатели крови). Кровь как средство транспорта веществ. | |||
| 5580. | Подшипники качения | 113.5 KB | |
| Отличие подшипников качения от подшипников скольжения. В любом механизме или машине различают два типа подвижных опор: опоры с трением скольжения и опоры с трением качения. В первом случае происходит взаимное перемещение и взаимодействие рабочих пов... | |||
| 5581. | Изучение свойств памяти | 55 KB | |
| Изучение свойств памяти Цель работы:исследование динамики процессов запоминания выявление преобладающего вида образной памяти (зрительная, слуховая). Материалы:Методики для исследования памяти: Динамический тест памяти Таблицы с образам... | |||
| 5582. | Обоснование и расчет искусственного освещения помещения здания закусочной | 98 KB | |
| Обоснование и расчет искусственного освещения помещения здания закусочной Задание 1. Требования руководящих документов по вопросам производственной санитарии и гигиены труда 2. Анализ опасных и вредных факторов при строительстве и эксплуатации здани... | |||
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Социально-гуманитарный факультет
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»
- Тема:
«Объём документооборота учреждения.
Учёт количества документов в организации.
Этапы движения исходящих документов
в организации»
выполнила:
студентка
группы ГЗДУ 3-1
Калакцузова
Кристина Сергеевна
номер зачётной
книжки 073799
проверила:
кандидат
экономических наук, доцент
Ватолина
М.В.
Ростов-на-Дону
2009г.
Введение 3
- Объём документооборота
учреждения. Учёт количества документов
в организации.
4
Этапы движения исходящих документов в организации. 7
- Положение
о службе документационного обеспечения
управления ЗАО «Техком».
10
Список используемой литературы 19
Приложение 20
Введение
Организация
работы с документами предполагает
организацию документооборота
учреждения, хранение документов
и их использование влекущей
деятельности учреждения. Документооборот
учреждения - это совокупность взаимосвязанных
процедур, обеспечивающих движение
документов в учреждении с момента их
создания или поступления
и до завершения исполнения или отправки.
В целях рациональной
организации документооборота
все документы распределяются
по документопотокам, например,
регистрируемые и нерегистрируемые
документы; входящие, исходящие и внутренние
документы; документы, направляемые
в и поступающие из вышестоящих
организаций, или документы, направляемые
в или поступающие из подведомственных
организаций, и т.д. Под документопотоком
понимается совокупность документов,
выполняющих определенное целевое
назначение в процессе документооборота.
Характеристикой
документооборота является его
объем. Под объемом документооборота
понимается количество документов, поступивших
в организацию и созданных ею в течение
определенного периода времени,
как правило, года. Объем
документооборота - важный показатель,
используемый в качестве критерия
при решении вопросов выбора организационной
формы делопроизводства,
организации информационно-поисковой
системы по документам учреждения,
структуры службы делопроизводства,
ее штатного состава и
других вопросов.
Объём документооборота учреждения. учёт количества документов в организации.
Объем
документооборота - важный показатель,
используемый в качестве критерия при
решении вопросов выбора организационной
формы делопроизводства, организации
информационно-поисковой системы по документам
учреждения, структуры службы делопроизводства,
ее штатного состава и других вопросов.
Одна из важнейших функций организации
работы с документами -функция учета документов.
Объем
документооборота - основное средство
определения реальных потребностей
в организационной и вычислительной технике,
выбора наиболее эффективной системы
регистрации документов и построения
справочного аппарата.Под объемом документооборота
понимается количество документов, зафиксированных
в месте учета за выбранный отрезок времени
Службой
документационного обеспечения организаций,
как правило, ежегодно проводится учет
количества документов. Итоги учета должны
являться основанием для определения
штатной численности самой службы, планирования,
приобретения технических средств обработки
документов. Анализ документооборота
может показать общую напряженность труда
сотрудников, динамику этой напряженности
в течение года и другую интересующую
статистику.
Для того
чтобы эта работа приносила действительную
отдачу, ее следует положить в основу
планирования различных мероприятий по
совершенствованию документационного
обеспечения и прогнозирования эффективности
проведения этих мероприятий. Такой подход
предопределяет некоторое усложнение
параметров, по которым возможен учет
количества документов, и ставит методику
проведения подсчета в зависимость от
его целей, но дает, в конечном счете, возможность
многократного подведения итогов по каждому
из параметров.
Количество
размноженных документов и их тиражи
служат основными исходными данными
при определении оптимальной технической
оснащенности и технологии работы копировально-множительной
службы.
Объемы
выполняемых машинописных работ
при сопоставлении с типовыми
нормами времени на машинописные
работы позволяют определить необходимое
количество технического персонала.
Показатели
количества документов различных сроков
хранения позволяют более точно прогнозировать
работу ведомственного архива, необходимость
и целесообразность проведения работ
по микрофильмированию документов.
Объем
документооборота - основное средство
определения реальных потребностей в
организационной и вычислительной технике,
выбора наиболее эффективной системы
регистрации документов и построения
справочного аппарата.
Под объемом
документооборота понимается количество
документов, зафиксированных в месте учета
за выбранный отрезок времени. За единицу
подсчета принимается как сам документ
(оригинал), так и каждая его копия (тираж
размножения). Для упрощения подсчета
рекомендуется документ, размноженный
в 10 экземплярах, учитывать как десять
документов.
Качественный,
всесторонний, квалифицированный подсчет
и анализ документооборота в организациях
следует проводить один раз в год специально
выделенной группой сотрудников под руководством
службы документации. Подсчет и анализ
документооборота обязателен при составлении
табеля документов организации. При этом:
- подсчет количества
документов производится в местах их регистрации
по регистрационным формам;
нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;
количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;
подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;
если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;
самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;
Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. показателям и предоставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.
- Этапы
движения исходящих
документов в организации.
Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.
Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.
Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.
На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке
Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Движение исходящих документов включает следующие этапы :
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.
Этапы
обработки исходящих
документов:
1. Исходящий
документ готовится исполнителем
в
подразделении (составляется и согласовывается
проект документа). Чаще всего исходящий
документ исполнителем и оформляется,
а секретарь проверяет правильность оформления.
2. Оформленный
документ передается на подпись руководителю
предприятия.
3. После
подписания руководителем документ
регисрируется
секретарем или в канцелярии.
4. Зарегистрированный
документ отправляется адресату
.
Отправка должна быть произведена в день
поступления документа в канцелярию.
5. Копийный
экземпляр
документа секретарь подшивается
в дело.
Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком»
1.Общие положения
- 1.1. Служба
документационного обеспечения
управленияявляется самостоятельным
структурным подразделением, подчинённым
непосредственно директору ЗАО «Техком».
- 1.2 Служба
документационного обеспечения
управленияв своей деятельности руководствуется
законодательными и иными нормативно-правовыми
актами государственной власти и управления
РФ и субъектов федерации, распорядительными
документами вышестоящих органов управления
и ЗАО «Техком», ГСДОУ, правилами, инструкциями,
методическими рекомендациями, разработанными
в ЗАО «Техком» и другими действующими
нормативами по вопросам документационного
обеспечения управления настоящим положением.
Деятельность работников канцелярии регламентируется
должностными инструкциями.
- 1.3. Службу
документационного обеспечения
управлениявозглавляет заведующий
Службой документационного обеспечения
управления, назначаемый на должность
и освобождаемый от должности приказом
директора ЗАО «Техком».
- 1.4. На
должность заведующего службой
документационного обеспечения управления
назначается лицо, имеющее высшее
проффесиональное образование и стаж
работы в службах ДОУ не менее двух лет.
а) подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с
документами и внедрению технических средств;
б) рассмотрению писем (жалоб);
в) секретариат;
г) экспедиция;
д) машинописное бюро;
е) копировально-множительное бюро;
ж) архив.
1.6. Служба документационного обеспечения управления
и т.д.................
Организация работы с документами — организация документооборота, и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Из определения видно, что одной из составляющих организации работы с документами является документооборот.
Документооборот
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления называется документооборот .
Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким , маршрут — прямым , время прохождения — минимальным . Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.
Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:
- Сократить пути прохождения документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо тщательно продумать путь его прохождения.
- Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов документов.
- Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
- Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.
Выполнение названных условий позволяет достигнуть:
- прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;
- ритмичности , т.е. равномерного поступления и пропорциональной загруженности сотрудников организации.
Учет объема документооборота
Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией. Например:
В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота : еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.
Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.
Анализ документопотоков
В документообороте любой организации выделяют следующие документопотоки:
o входящие документы (полученные извне, от других учреждений);
o документы, созданные в учреждении.
Во время изучения документооборота каждую из групп рассматривают отдельно. Входящие документы анализируют по корреспондентами - авторами документов:
o документы учреждений высшего уровня (указы, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.д.), содержащие указания, разъяснения и сведения;
o документы подведомственных учреждений - первичная плановая, отчетно-учетная документация и разнообразные запросы;
o документы сторонних учреждений с информацией относительно решения определенных вопросов или принятия совместных действий;
o обращения (предложения, жалобы, заявления) граждан.
Анализ входящих документов за корреспондентами-авторами используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми ведется переписка (адреса, телефоны, фамилии, имена, отчества, должности руководящего состава).
Документы можно квалифицировать по видам:
o распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);
o информационно-аналитические (письма, акты, справки, докладные записки и т.п.);
o учетно-отчетные.
Кроме того, все входящие документы по содержанию можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на те, которые требуют ответа или выполнения, и присланные для сведения) и письма-ответы, т.е. документы, полученные в ответ на запрос учреждения.
в Зависимости от значимости автора и содержания входящие документы направляют руководителю учреждения, структурным подразделениям или конкретному исполнителю. Следовательно, весь поток входящих документов распределяют на несколько групп, каждая из которых имеет различные пути движения и нуждается в различной последовательности работы с ними.
Кому именно следует передавать тот или иной документ, определяет служба делопроизводства или секретарь на стадии предварительного рассмотрения.
Документы, созданные в учреждении, делятся на две группы:
o внутренние, созданные для нужд учреждения, функционируют лишь в ее пределах;
o выходные, которые после создания направляют в другие учреждения.
Внутренние документы, как правило, не рассылаются. Однако при условии территориальной разобщенности структурных подразделений или существования филиала учреждения, куда направляются и внутренние документы, например распорядительные, для внутренних документов также должно быть предусмотрено этап отправления.
Все документы, создаваемые в учреждении, подразделяются на инициативные (составленные для решения потребностей учреждения или разработаны на выполнение заданий вышестоящих органов) и подготовлены в ответ на полученные запросы.
Выходные документы, как и входные, можно проанализировать по видам и по корреспондентами-адресатами. Выходные документы также делятся на такие, которые требуют ответа, и присланные для сведения, с целью информирования.
Таким образом, документы учреждений можно изучать с документопотоками. И каждому потоку присущи определенные особенности прохождения и обработки.
Определение объема документооборота
Объем документооборота учреждения определяется с учетом всех документопотоков за определенный период времени - как правило, за год. При этом каждый документ учитывается один раз. Рекомендуется отдельно подсчитывать количество оригиналов документов и копий.
Входящие и исходящие документы учитываются на этапе приема и отправки корреспонденции (экспедиция, секретарь). Внутренние документы подсчитывают по месту их регистрации или подготовки. Все внутренние документы также подлежат регистрации (докладные записки, справки, заявления и т.п.). Учет таких документов может осуществляться не только службой делопроизводства, а и другими структурными подразделениями, например кадровой службой, бухгалтерией, отделом научно-технической информации и т.п.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-розмножувальному бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов. При этом применяется применяемая в организации система учета.
Подсчет ведется по регистрационным формам входных, внутренних (как правило, по видам) и выходных документов. С целью более точного определения объема документооборота следует учитывать и документы, которые не подлежат регистрации, поскольку их обработки также требует определенного времени. Это может быть сделано по реестрам входящей корреспонденции (см. приложение 45).
Учет документооборота позволяет:
o расчет штатной численности делопроизводственного персонала;
o выявление эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводственных процессов;
o определение степени загруженности делопроизводственного персонала, а также структурных подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Периодичность подсчета документооборота определяет служба делопроизводства. В крупных учреждениях документооборот учитывают ежемесячно, что дает возможность определить периоды наиболее интенсивной работы. Подсчет можно осуществлять также ежеквартально. В небольших учреждениях количество документов целесообразно подсчитывать за год. Итоговые данные учета документооборота оформляют такой справкой:
Форма справки об объеме документооборота вводят как шаблон в память компьютера и распечатывают с необходимой периодичностью.