Документооборот и поручения - вот два главных затыка работы любой компании. Обеспечить достойный контроль выполнения поручений сложно, но можно. То же касается и хранения документов - каждый на своем месте. Думаете, сказка? Совсем нет, и имя этой правдивой истории - ЛидерТаск.
Как организовать контроль поручений
Сначала определимся с главными вопросами организации контроля поручений:
- Как узнать, в какой стадии исполнение вашего поручения?
- Как предотвратить игнорирование поручений?
- Как проверить результат порученной задачи?
Все ответы можно найти в программе ЛидерТаск . Благодаря разработанной системе поручений, ни одна ваша задача не пропадет из поля зрения. Занесите всех сотрудников в программу и раздавайте письменные поручения любого масштаба - вплоть до глобального проекта .
Когда вы отправите свое поручение одному из подчиненных, его аватар напротив названия задачи станет полупрозрачным - это значит, что поручение уже доставлено, но еще не прочитано. Как только сотрудник откроет задачу от вас, его аватар в программе приобретет стандартный окрас. Таким образом, высказывания наподобие “Я не видел ” будут просто неуместны.
Пропустить вашу задачу у сотрудника также не выйдет - если, конечно, вы не назначите дедлайн решения задачи. Она появится в списке дел вашего подчиненного, а в навигаторе программы отобразится ваше имя с количеством порученных задач.
Если поручение не будет исполнено к сроку, то на следующий день оно появится в вашем списке дел, и вы сможете спросить у исполнителя, в чем причина задержки. Спросить вы также можете во встроенном чате, что появляется у каждой задачи после ее создания.
Таким образом, все ваши поручения будут обязательно выполнены, и ни одно из них не будет утеряно. ЛидерТаск поможет вам с организацией контроля исполнения поручений на все 100%. Подробнее о том, как узнать, прочитано ли поручение, вы можете посмотреть в видео ниже:
А что же насчет документов по поручению? Как обеспечить полный контроль исполнения документов и поручений?
Работа с документами в ЛидерТаске
Все файлы и документы по конкретной задаче хранятся внутри этой самой задачи. Это могут быть и файлы Microsoft Office, и фотоматериалы, и видеоролики и т.д.
Например, задача заключается в создании графики для нового сайта - прикрепите к поручению или проекту все нужные файлы. К ним будут иметь доступ только те сотрудники, которым вы сами позволите. Так что конфиденциальная информация никогда не попадет в руки посторонним лицам - это исключено!
Мало кто знает, но внутри ЛидерТаска вы также можете создавать свои документы - заметки с форматированием прямо внутри нужного поручения. Для этого в необходимой задаче отыщите соответствующую кнопку и в открывшемся окне создавайте документы любого содержания.
Как визуально выделить важные и срочные поручения и документы?
Разработчики ПО предусмотрели все самое нужное для визуальной работы с задачами - цвета, метки, подзадачи и многое другое. Например, если одно из ваших поручений носит безотлагательный характер, то создайте одноименную метку и прикрепите ее к нужной задаче. Сотрудник увидит ее в уведомлении и списке дел, и моментально начнет ее выполнение.
Легкий лайфхак от нас самих - внесите в Правила компании пункт о том, что поручения с соответствующими метками нужно выполнять в первую очередь, отложив все остальные дела на потом. И таким образом, вы сможете выстроить целую систему работы с поручениями внутри вашей организации.
Визуализируйте информацию, выделяйте все самое главное, а начните с загрузки программы для контроля поручений ЛидерТаск.
Ритм современной жизни диктует нам необходимость постоянно искать новые пути решения задач, вынуждает быть гибкими, подстраиваясь под бешеный темп. Вот почему все популярнее становится новая идеология организации труда, основанная на эффективном использовании современных онлайн-инструментов. Когда сотрудники все реже бывают на рабочих местах, находятся в командировках, на встречах с клиентами, могут время от времени пользоваться возможностью работы из дома, освоение таких инструментов становится необходимым. Полный или частичный переход на онлайн-методы работы предъявляет высокие требования к управленческой и информационной инфраструктуре компании. Необходима прозрачность времени и задач сотрудников, которые значительную часть времени проводят вне офиса.
Первый шаг в налаживании эффективной «удаленной» управленческой структуры – внедрение контроля поручений руководителя. Если мы не можем контролировать эффективность сотрудника по его физическому присутствию в офисе, мы должны научиться делать это по результатам исполнения поставленных задач.
Сразу оговоримся. В крупных и средних корпорациях под «контролем поручений» обычно подразумевают достаточно тяжеловесную систему документооборота, которая работает с приказами, решениями правления и т.п. Как правило, эта система позволяет контролировать только самые крупные, масштабные поручения первых лиц организации, полностью оставляя «за кадром» текущую работу, состоящую из множества небольших, но важных задач.
Здесь и далее мы говорим о контроле оперативных, повседневных задач и поручений, которых у любого топ-менеджера от нескольких десятков до нескольких сотен, и многие из них далеко не так масштабны, чтобы перегружать ими бюрократическую систему документооборота, а часть и в принципе туда не попадает – например, контроль необходимых повседневных действий поставщиков, журналистов, клиентов и других внешних контрагентов компании.
Случай из жизни. Автор на диагностической встрече с членом правления одной из крупнейших российских энергетических корпораций задает вопрос: «Как вы контролируете ваши поручения»? (мощная система документооборота в компании, естественно, имеется). «Видите на стенке листочки – распечатки из Word? Это протоколы заседаний правления. Желтым маркером выделено то, что касается моих департаментов, т.е. фактически поручения правления мне». «Хорошо, а как вы контролируете свои поручения, которые делаете на основе выделенных маркером строчек?» «Вот у меня пачка стикеров на столе. Правда, растет она быстрее, чем я ее контролирую, так что нижнюю часть пачки регулярно приходится отправлять в шредер…»
Через три недели топ-менеджеру была настроена система контроля оперативных поручений на Outlook (рис. 1), в любой момент дающая ему информацию по выбранному аспекту: проекты, заседания, подчиненные и т.п. Причем основную рутинную работу по внесению и обновлению поручений вел секретарь, а руководитель пользовался результатом.
Рисунок 1
Поручения генерального директора, выборка по отделам
Оцените эффективность. Случалось ли вам просыпаться в воскресенье на даче с мыслью «не забыл ли Петров отправить… согласовать… подписать»? Или, видя в коридоре Петрова, вспоминать, что он должен был что-то сделать вчера? Одна из серьезнейших причин стресса, выгорания на работе, синдрома хронической усталости – чрезмерная загруженность руководителя множеством вопросов, ощущение постоянной тревоги за то, что часть работы может быть выполнена не в срок или не выполнена вовсе. Устранение этого постоянного стресса, которое достигается благодаря контролю поручений, очень трудно измерить деньгами. Здоровье и удовольствие от каждого момента жизни – бесценны.
Принципы системы контроля
Принципы системы контроля поручений очень просты.
- Материализация всех поручений руководителя в едином хранилище. В большинстве случаев наиболее простым и удобным в использовании хранилищем является Outlook. Его преимущества – мировой стандарт «де факто»; знакомство с ним (хотя бы как с почтовой программой) абсолютного большинства текущих и будущих сотрудников организации; единство контроля поручений с электронной почтой, календарями и контактами; абсолютная взаимосвязанность с внешним миром (все чаще я вижу, как встречи и задачи через Outlook «ходят» между компаниями, а не только внутри фирмы). Иногда удобным хранилищем для поручений является SharePoint, о котором будет сказано ниже.
- «Тематические выборки» в различных управленческих ситуациях. Общаясь с подчиненным, руководитель может щелчком мышки получить выборку задач по подчиненному; проводя планерку по проекту – выборку задач по проекту; при телефонном разговоре (или скайп-сессии) с филиалом – по филиалу и т.д. В Outlook такая возможность обеспечивается настройкой так называемых «пользовательских представлений».
- Регулярный предупредительный контроль. О задаче необходимо напоминать подчиненным заранее, и неоднократно, чтобы гарантировать ее выполнение в нужный срок. Постепенно система контроля повысит исполнительскую дисциплину и снизит необходимость таких напоминаний. Руководителю также полезно заранее, по ходу выполнения задачи, понимать ее текущий статус, возможные проблемы и т.п.
Если у руководителя есть секретарь, значительный объем технической работы можно делегировать ему. Как именно поручения от руководителя попадают к секретарю (через Outlook, с помощью диктофона, бланка контроля поручений и т.п.) – отдельный вопрос, требующий уточнения при настройке контроля поручений.
Идет презентация для клиента – строительной компании, работающей в одном из сибирских городов России. Наш консультант просит: «Вспомните, пожалуйста, случай, когда отсутствие системы контроля поручений привело к потерям компании». Генеральный директор: «Легко! Месяц назад из-за того, что несколько задач внутри компании было исполнено не в срок, мы сдали парковку позже и были вынуждены давать клиентам скидки со стоимости парковочных мест. Общие потери – около 600 тыс. рублей, для нашей небольшой компании это очень серьезная сумма».
Еще один пример. В одной из телекоммуникационных компаний служба, отвечающая за эксплуатацию системы охлаждения центра обработки данных, забыла заказать запасные комплекты для кондиционеров, которые по технологии необходимо менять каждые три месяца. Один сотрудник забыл выполнить, другой забыл проконтролировать. В результате из-за отсутствия комплекта стоимостью несколько сотен долларов вышел из строя кондиционер ценой в десятки тысяч долларов. Хорошо, что центр обработки данных был изначально запроектирован с резервом и выход из строя одного кондиционера не повлиял на работоспособность всей системы. Иначе убытки пошли бы по нарастающей: из-за кондиционера вышли бы из строя серверы, остановилась бы работа запущенных на них программ и т.д. В общем, лошадь захромала, командир убит, битва проиграна «от того, что в кузнице не было гвоздя».
Упрощение отчетности и усиление мотивации
Очень полезной функцией бывает автоматическая генерация из Outlook формальной корпоративной отчетности – планов, отчетов о выполненных задачах, протоколов совещаний и т.п. К сожалению, это не штатная функция Outlook, а надстройка-макрос, разработанная в нашей компании. Ее установка включается в общий список работ при настройке контроля поручений.
Пример из практики клиентов. Одним из резервов эффективности, названным в ходе диагностики членами правления «Байкальского банка Сбербанка России», было долгое формирование протоколов после заседаний, которое могло занимать несколько дней (уточнение формулировок, сроков и т.д.), что замедляло выполнение задач.
В ходе настройки контроля поручений была принята и внесена в регламент следующая модель действий: поручения создаются в ходе совещания сразу в Outlook секретарем правления, причем окно Outlook выведено на большой экран, все видят формулировки, сроки, ответственных, могут внести свои уточнения. В конце заседания протокол принятого в банке официального формата (рис. 2) на бланке Word создается автоматически из Outlook, подписывается и приобретает «силу закона».
Рисунок 2
Пример экспорта поручений из Outlook в документ официального формата
Возможность создавать формальные документы из задач Outlook экономит десятки и сотни человеко-часов времени, при этом делая отчетность более актуальной и адекватной. Также это позволяет связать систему контроля поручений с KPI (ключевыми показателями эффективности) сотрудников и отделов, системой мотивации, системой планирования.
Для председателя Правления одного из российских банков была разработана система контроля поручений, позволявшая с помощью экспорта поручений в Excel и автоматизированного управленческого анализа (учитывающего «вес» поручения, просрочку в исполнении и т.п.) ежемесячно строить рейтинг эффективности сотрудников. Система оказалась настолько простой и прозрачной, что через некоторое время к этому рейтингу были привязаны элементы денежной мотивации – часть квартальной премии сотрудника стала зависеть от коэффициента исполнения поручений.
Календари сотрудников и учет времени
Любая «онлайновость» и «удаленность» в работе компании требует весьма трепетного отношения к учету времени и результатов. Если мы не можем физически видеть друг друга в течение рабочего дня, мы должны научиться точно ставить задачи и правильно оценивать трудозатраты.
Этот контроль очень важен, и вовсе не потому, что люди – злодеи, так и ищущие, как бы уклониться от работы. Все мы несовершенны, нам нужны «подпорки», помогающие заставить себя работать эффективно, преодолевать собственную лень.
Вопрос прозрачной и управляемой постановки задач решается с помощью контроля поручений, о котором мы уже говорили. Вопрос прозрачности и управляемости времени решается с помощью корпоративного стандарта планирования в календарях.
Принципы этого стандарта достаточно просты:
- Все руководители и сотрудники планируют свое время (встречи и крупные «бюджетируемые» задачи) исключительно в календарях Outlook, никакие «бумажки», стикеры и т.п. не допустимы; приглашение на встречу осуществляется только через Outlook, без телефонных звонков и электронных писем.
- Календари, за исключением встреч, помеченных галочкой «частная», доступны коллегам в соответствии с корпоративной политикой, регулирующей, кто и чьи календари может видеть, редактировать, назначать встречи в них напрямую и т.п.
- При ведении календарей используется единый стандарт внесения информации: цветовая разметка встреч, ключевые слова в названиях, использование вложений (повестка совещания, схема проезда на внешнюю встречу и т.д.).
Такая система дает существенный прирост управляемости для руководителей и удобства работы – для всех. Всегда видно, кто чем планирует заниматься и где находится. Собирая совещание, вы можете легко включить календари необходимых вам людей и выбрать наиболее удобное время (в Outlook даже есть функция, облегчающая поиск подходящего времени; рис. 3).
Рисунок 3
Коллективная работа с календарями
При этом речь не идет о тотальном контроле: в соответствии с принципами тайм-менеджмента, до 30–40% рабочего дня (эта цифра может варьироваться для разных должностей) остается для работы с неожиданно возникающими задачами.
При необходимости корпоративный стандарт планирования времени может подразумевать такие полезные опции:
- Связка планирования в календарях с мобильными устройствами – смартфонами, коммуникаторами и т.п. Находясь на выездной встрече, вы вносите эту встречу в смартфон – и через пару минут она уже в вашем серверном календаре, все сотрудники видят самую свежую и актуальную версию вашего расписания. И наоборот, если кто-то из офиса прислал вам приглашение на встречу, через минуту вы уже увидите ее в своем смартфоне.
- Связка планирования с отчетностью. Благодаря экспорту встреч календаря в Word или Excel можно формировать недельные или ежемесячные отчеты, отчеты по проекту буквально нажатием одной кнопки (рис. 4). Вся прелесть в том, что создание отчетов не требует «писанины», затрат времени и сил сотрудников. В ряде компаний, например, ежемесячные отчеты консультантов по проектам создаются за одну-две минуты, а это совершенно официальные документы, от которых зависит оплата труда.
Рисунок 4
Отчет по поручениям
Через год после завершения проекта, мы спросили руководителя, директора по развитию сибирской производственно-торговой компании: «Теперь, через год, когда акты сдачи-приемки и благодарственные письма давно подписаны, каков реальный «сухой остаток»?»
В этой компании при внедрении тайм-менеджмента акцент был сделан как раз на календарях. Ответ руководителя был таким: «Вы знаете, я вспоминаю времена, когда мы жили без мобильных телефонов. Нужно было сообразить, что Коля сейчас в гостях у Феди, а, поскольку у Феди нет городского телефона, нужно позвонить его соседу и попросить позвать к телефону Колю… Нашу жизнь без общих календарей, прозрачных и понятных, я вспоминаю, как жизнь без мобильного телефона. Все эти ежедневники, бумажки, бесконечные звонки, чтобы назначить встречу, еще больше звонков, чтобы перенести встречу, накладки и нестыковки в совещаниях… В общем, жизнь без корпоративного стандарта планирования – это как жизнь без мобильного телефона. Теоретически возможно, практически – крайне неудобно и неэффективно».
Оцените эффективность. Внедрение корпоративного стандарта планирования и бюджетирования времени помогает высвободить в графике каждого руководителя, в зависимости от должности, порядка трех–шести часов в неделю, уходящих на непроизводительные расходы при планировании и организации встреч, что эквивалентно примерно 10% фонда оплаты труда. При этом рост эффективности управления за счет прозрачности времени и трудозатрат составляет от 10 до 25%.
Управлять компанией тяжело: нужно искать подходы, выстраивать структуру поощрений и взысканий, системы контроля за сотрудниками. Но сложнее всего - здраво оценивать работу подчиненных, опираясь на их исполнительность в задачах. Проблема контроля поручений больше проблемой не является, мы за это ручаемся!
Как работает система контроля поручений ЛидерТаск?
Давайте разберемся пошагово; сразу скажу - система поручений будет работать именно так, как ВЫ этого хотите. Благодаря уникальной гибкости встроенных инструментов:
- Прямо в ЛидерТаске создайте поручение одному из своих сотрудников из левого меню или просто перетащив задачу на имя сотрудника.
- Назначьте срок исполнения и количество часов/минут на решение задачи.
- Вы точно будете знать, прочитал ли сотрудник ваше поручение: его аватар окрасится в нормальный цвет , избавившись от полупрозрачности (в случае непрочитанности ).
- По каждой задаче вы можете общаться с исполнителем в отдельно созданном чате , а в теле задания - хранить все файлы и документы.
- Сотрудник выставляет статус у задачи. То может быть “В работе ”, “На паузе ”, “Отклонено ” и т.д.
- Как только исполнитель выставит “В работе”, начнется отсчет времени во встроенной функции Хронометража . Таким образом, вы всегда будете в курсе, сколько времени сотрудник затратил на ту или иную задачу. И сможете выстраивать работу организации в зависимости от компетенций и скоростей ваших подчиненных.
- Когда работа над задачей будет завершена, сотрудник выставит соответствующий статус. Она мгновенно появится у заказчика в разделе “Готово к сдаче ”, и он сможет принять задачу или отправить ее на доработку.
Самое интересное, что ни одна задача не потеряется, если вы ее самостоятельно не удалите. Т.е. даже спустя год или 2 вы сможете найти ее среди завершенных задач.
Таким образом, организация контроля поручения - проще простого в ЛидерТаске. Ну а что же с точки зрения подчиненного?
Как не пропустить поручение от руководителя?
Безусловно, большая загруженность сотрудников может повлиять на их внимание и контроль поручений руководителя. Но ЛидерТаск не позволит этому произойти: благодаря синхронизации!
Как только менеджер отправит новую задачу, это отобразится на заблокированном экране исполнителя, будь то iPhone или девайс на базе Android . Даже на часах под управлением Android Wear и Apple Watch - для ценителей оных.
Будучи даже крайне загруженными людьми, мы все равно сохраняем привычку раз в час заглядывать в экран смартфона, так что пропустить поручение точно не выйдет. Посмотрите короткое видео о том, как контролировать ваши задачи в ЛидерТаске:
Как организовать контроль исполнения поручений с ЛидерТаском
Чтобы система заработала, нужно подумать об организации контроля исполнения поручений. У нас есть пара идей (из собственного опыта), как это реализовать:
- Внесите в правила компании требование выставлять статусы задачам.
- Туда же отправьте условие обязательной установки ЛидерТаска на смартфоны .
- На смартфонах ваших сотрудников должны быть разрешены уведомления от сервиса.
Вот так просто организовать контроль за поручениями в своей компании. Руководитель будет всегда знать, на какой стадии находится его задача, а исполнитель не пропустит поручение и не потеряет ни один файл. И все - благодаря ЛидерТаску!
"Управление персоналом", 2008, N 22
Персональная эффективность руководителя, эффективное использование его времени - это на 30% вопрос его личной организованности и на 70% - вопрос эффективного делегирования задач. В менеджменте вопросы делегирования разработаны достаточно серьезно - как мотивировать подчиненных на исполнение задач, как наделять их необходимыми полномочиями, как назначать реалистичные сроки исполнения и т.п.
Корпоративный тайм-менеджмент смотрит на проблему делегирования под своим углом. Как руководитель в своей личной работе справляется с огромным объемом разнородных задач и поручений, распределенных между подчиненными? Что позволяет ему не "потеряться" в этом хаосе, в нужный момент проконтролировать нужные поручения?
Если это топ-менеджер крупной корпорации - как правило, ему помогает формальная корпоративная система отслеживания задач, поручений, служебных записок, протоколов совещаний и т.д. Проблема в том, что такого рода бюрократические системы достаточно тяжеловесны, неповоротливы. При этом далеко не все задачи, поставленные руководителем, вообще целесообразно "прогонять" через эти бюрократические механизмы, стрелять из пушки по воробьям.
Руководителю нужна более простая система, охватывающая все аспекты его работы, в том числе неформальные взаимодействия с коллегами, не проходящие через бюрократические механизмы. При этом система должна быть максимально автоматизированной, "одним кликом мыши" давать ответы на вопросы: "Какие задачи связаны с этим человеком?", "С этим проектом?", "С этим периодом времени?" и т.д.
Грамотно организованная система контроля поручений позволяет разгрузить голову руководителя, избавиться от многочисленных разрозненных напоминаний на разных электронных и бумажных носителях, при этом имея полную уверенность, что каждое поручение будет выполнено в нужный срок.
Особенно эффективна система контроля поручений в связке с хорошо организованным секретариатом (заметим, что один секретарь, но снабженный правильными регламентами и системой работы, - это тоже секретариат). В такой ситуации основная нагрузка по "рутине контроля" поручений перекладывается на секретарей без потери качества контроля.
Принципы контроля поручений
Система контроля поручений строится на трех простых принципах, а именно:
1. Все поручения руководителя должны быть материализованы, внесены в единое хранилище.
2. Должны быть настроены представления системы, адекватные типичным управленческим запросам руководителя ("По людям", "По проектам", "По срокам" и т.п.).
3. Должен осуществляться регулярный мониторинг исполнения поручений в соответствии с их приоритетностью; руководитель должен получать отчеты о статусе поручений.
Идеальным техническим воплощением для такой системы является Microsoft Outlook, поскольку он содержит чрезвычайно гибкие механизмы настройки так называемых пользовательских представлений. Кроме стандартных представлений "По исполнителям", "По категориям", "По срокам", можно настроить любые другие представления задач - "По заводам", "По комитетам", "Только просроченные задачи, срок исполнения которых истек от 5 до 20 дней назад" и т.п. Один раз настроенное представление далее становится доступным "одним кликом мыши".
Иногда подобная система настраивается на базе Lotus Notes либо Excel, но ее функциональные возможности при этом, как правило, беднее.
Важно, что при наличии большого объема задач и поручений руководителю часто необходимо представлять себе модель тех или иных ситуаций, иметь представление обо всей информации, касающейся определенного аспекта задачи. А чем сложнее управляемая система, тем сложнее должна быть система управляющая, тем сложнее должна быть модель ситуации. И тем менее приспособлено для создания такой модели наше мышление, поскольку возможности нашей оперативной памяти достаточно ограничены. Outlook, таким образом, позволяет руководителю охватить гораздо большее количество задач и поручений, потратив на это гораздо меньше интеллектуальной энергии.
Как поручения попадают в систему контроля
Есть несколько способов, позволяющих комфортно для руководителя зафиксировать поручение.
1. Диктофон. Плюсы - простота использования, возможность зафиксировать поручение в любой обстановке (совещание, автомобиль, спортзал...). Естественно, следует быть осторожным с этической стороной использования диктофона, чтобы не возникло двусмысленных и опасных ситуаций.
При фиксации поручений на диктофон может пересылаться исполнителю непосредственно диктофонная запись. Но чаще само поручение дается руководителем устно (по телефону, при личной встрече), а на диктофон фиксируется лишь краткая информация, необходимая секретарю для внесения в Outlook: кому дано поручение, срок исполнения, краткое содержание поручения, его приоритетность.
2. Поручение устно озвучивается секретарю - это удобно в моменты нахождения в офисе при непосредственном контакте.
3. Пометка на полях рабочих документов в ходе переговоров. Этот способ очень удобен и лаконичен, для него в проекте настройки секретариата необходимо предусмотреть разработку соответствующего перечня пометок.
4. Пересылка e-mail с определенной пометкой "на контроль".
5. Запись руководителя в "бланке контроля поручений".
Такие бланки разрабатываются в ходе проекта настройки секретариата.
Как правило, применяются несколько способов одновременно. Главное, чтобы в регламенте контроля поручений они были адекватно отражены и существовало однозначное понимание процесса руководителем и секретарем.
Примечание. Валерий Ермаков, генеральный директор, "Мегафон-Поволжье"
Мне очень важно контролировать свое время и при этом управлять системой времени коллег, с которыми я постоянно взаимодействую (ближний круг управления). Организуя какие-то встречи, совещания или конференции, я должен заранее знать, какие планы у моих подчиненных, чтобы мы согласовывали наши совместные дела, чтобы процессы не перекрывали друг друга. И наоборот, когда мои сотрудники планируют свой день, они должны видеть мой календарь и соотноситься с тем, когда я свободен или занят. Это аксиома: если ты хочешь управлять своим временем эффективно, то можешь добиться этого только в том случае, если коллеги точно так же эффективно взаимодействуют с тобой. Теперь, когда компания использует Microsoft Exchange Server и ведение календарей в Outlook, я могу видеть, где находится и где будет находиться в течение ближайших трех месяцев мой коллега, и могу планировать встречу с ним. Соответственно, я показываю ему свой календарь на ближайшие три месяца, и он может планировать встречи со мной. Время - это такая категория, где нельзя управлять одному, все должны действовать совместно.
Для того чтобы система ТМ работала в рамках всей компании, нам нужно было в первую очередь настроить систему управления поручениями на Outlook в моем управлении делами. Что мы и сделали. Сегодня у меня есть четкая система поручений и контроля. Поручения даются мною устно, по электронной почте или на бумаге и все попадают в единый список, по которому отслеживаются сроки исполнения. Если что-то не исполняется вовремя, я получаю уведомления и на их основе секретариат запрашивает дополнительную информацию, почему случился сбой. Далее исполнитель отчитывается передо мной, и мы принимаем решение: либо переносим срок, либо предпринимаем что-то еще. Главное в том, что сегодня ни одно поручение не теряется, не забывается - потому что оно находится под контролем, а это, я считаю, очень важно.
Следующий шаг после налаживания системы контроля моих поручений - внедрение единых стандартов тайм-менеджмента в компании. Календари и задачи, хранимые на Exchange-сервере, синхронизируются с мобильными терминалами. Например, мне нужно назначить встречу. Я беру свой коммуникатор, смотрю числа, нахожу "окно" и называю время. Эта информация сразу поступает на Exchange-сервер, и мой секретарь теперь знает, что с 11 до 12 я буду занят. Если какая-то встреча назначается не мною, то секретарь планирует ее, выбирая мое свободное время, а я вижу это обновление в своем календаре и уже знаю, когда и с кем мне предстоит встретиться. Соответственно, я могу дать поручения своим подчиненным - подготовить материалы к этой встрече, чтобы я мог плодотворно пообщаться с собеседником. Таким образом, время не расходуется впустую. Все четко, все расписано, время каждого человека используется максимально эффективно. Я вижу календари всех своих подчиненных на три месяца вперед, и есть отдельная опция, показывающая, кто и когда бывает в командировках. Например, послезавтра я приеду в офис в Самаре - но уже сегодня я вижу, кто из моих подчиненных будет находиться на месте, и знаю, какие совещания я могу на этот период назначить. Не может случиться такого, что я назначу совещание и вдруг выяснится, что два-три человека в командировке. Соответственно, мой календарь тоже виден подчиненным, они знают, когда я уезжаю, когда буду в офисе, в какие временные интервалы со мной можно встретиться или связаться. И самое главное - вся информация хранится на сервере. Если раньше почта скапливалась в личных ноутбуках и могла быть случайно удалена, то теперь все лежит в одном месте, на Exchange-сервере. Это значит, что электронное письмо не потеряется - оно стало полноценным документом. Сегодня на эту новую модель планирования и управления временем перешли все топ-менеджеры.
Отслеживание поручений секретарем
Настроенной на Outlook системой контроля поручений руководитель может пользоваться лично либо, если у него есть секретарь - с помощью секретаря.
В работе с любым поручением можно выделить две составляющие: собственно управление (замотивировать, наделить полномочиями и т.п.) и "рутину контроля". Рутина контроля - это все действия из серии "дозвониться до исполнителя, выяснить статус процесса, если есть отклонения - установить их причину, напомнить о плановых сроках исполнения" и т.п. Проще говоря, в России мало поставить задачу и в заданный срок ожидать ее исполнения. Нужно совершить достаточно большое количество телодвижений, чтобы задача была выполнена.
Именно эти телодвижения, эта рутина контроля, идеально делегируются секретарю благодаря настроенной системе контроля поручений. Раз в день и раз в неделю секретарь открывает в Outlook соответствующие представления "Ежедневный контроль" и "Еженедельный контроль", которые автоматически обновляются, когда приближаются сроки исполнения новых задач. В соответствии с регламентом контроля поручений секретарь связывается с исполнителями, уточняет текущее состояние дел и вносит соответствующие пометки в систему. Руководителю представляется устный или письменный (автоматически формирующийся из Outlook) отчет. При необходимости руководитель отмечает те задачи, по которым необходим его контакт с исполнителем, и секретарь соединяет их в удобное для руководителя время.
Важно обратить внимание, что в системе контроля поручений секретарь не является передаточным звеном, фильтром между руководителем и исполнителем (это распространенная ошибка). Секретарь находится, так сказать, "рядом", а не "между" и позволяет руководителю не тратить силы на рутину контроля, сосредоточившись исключительно на содержательной стороне вопроса.
При этом удобство системы состоит еще в том, что с ней благодаря грамотно сделанным настройкам Outlook и четко прописанным регламентам может работать самый обычный секретарь уровня receptionist. Контроль поручений не требует дорогостоящего и сложного в поиске референта. Хотя если у руководителя есть именно референт (персональный ассистент), а не просто секретарь, то эффективность использования системы будет еще выше.
Примечание. Корпоративный опыт
В компании "РУСАЛ" (в настоящее время - "Российский алюминий") в аппаратах ряда высших руководителей были настроены системы контроля поручений на базе Outlook. Прежде, когда у руководителей возникали вопросы типа: "Что у нас по Саяно-горскому комбинату?", "Что у нас на август?", "Что у нас по кадровому комитету?", секретарям и референтам приходилось производить обширный информационный поиск по электронным сообщениям, протоколам совещаний, пометкам в Outlook и т.п. После настройки системы все поручения стали в едином формате попадать в единые базы Outlook. За счет того, что названия поручений и присваиваемые им категории были стандартизированы, появилась возможность производить выбор по темам. Ответы на вопросы руководителей теперь формируются автоматически. При этом некоторые вещи даже не требуют запроса руководителей: помощники знают, что, приглашая руководителя на кадровый комитет, в соответствии с регламентом контроля поручений они должны распечатать соответствующее представление из Outlook. В ходе комитета руководитель полностью владеет ситуацией, делает на распечатке свои пометки и затем отдает их секретарям для внесения изменений в систему. При этом полностью уйти от бумажных носителей невозможно, поэтому система интегрируется с ними.
Если после переговоров руководитель просит сохранить какой-либо документ со своими пометками (которые несут много эмоционально значимой информации), его помещают в хранилище. Это отмечается в соответствующей задаче Outlook. На следующие переговоры с тем же человеком (или по тому же проекту) на стол руководителю ляжет не только распечатка задач по данному проекту из Outlook, но и лист бумаги с его пометками с прошлых переговоров.
Секретариат руководителя высшего звена
Кроме помощи в контроле поручений, секретарь (или секретариат) руководителя может дать достаточно много для повышения комфортности, удобства и эффективности работы топ-менеджера. В стандартном варианте проекта "Настройка секретариата", осуществляемом компанией "Организация Времени", осуществляются следующие блоки работ: "Настройка бюджетирования и планирования времени руководителя", "Настройка режима прерываний и информационных сигналов", "Настройка работы с "бытовыми" функциями".
На базе Outlook разрабатываются эффективные представления для планирования и бюджетирования времени руководителя, позволяющие проводить количественный анализ. Руководитель высшего звена, как правило, "не принадлежит себе", на его время претендует большое количество людей. Такая система позволяет вернуть управление бюджетом времени в руки руководителя, распределять это время более эффективно. В том числе находить время на работы "важного, но не срочного" характера - чтение различных аналитических документов, разработку стратегически важных долгосрочных вопросов и т.п.
Режим прерываний и информационных сигналов - это проработка всего круга вопросов: "С кем, как и когда соединять или не соединять при входящем телефонном звонке?", "Какие документы заносить на подпись немедленно, какие - в определенное время?", "Какие ключевые слова может сказать руководитель секретарям, чтобы его отгородили от всего внешнего мира или его части?" и т.д.
Наконец, "бытовые" функции - это все, что касается питания, водителей, бронирования авиабилетов и т.п. Обычно представления о привычках и предпочтениях руководителя существуют в головах секретарей, и счастье, если секретарь толков, вменяем и не уходит в декретный отпуск. При настройке секретариата это знание перемещается в соответствующие регламенты, а также - в регулярные задачи Outlook. Если в пятницу утром на столе руководителя должна лежать газета "Ведомости - Пятница" отдельно от самой газеты "Ведомости", то это знание не должно быть в головах секретарей. Оно помещается в соответствующую еженедельную задачу Outlook. Таким образом, удобство работы руководителя становится не вопросом сознательности или толковости людей, оно становится вопросом работы правильно настроенной системы.