Bilimsel ve referans arşiv aygıtı. nasa sisteminin yapısı Ek referans ve arama araçları

7.1. Referans aparat sistemi

Bilimsel referans aparatı (RSA), çeşitli türlerdeki arşiv dizinlerinde, belgeleri ve belgesel bilgileri aramak için tasarlanmış veritabanlarında sunulan belge açıklamalarının (ikincil belge bilgileri) yapılandırılmış bir dizi öğesidir.

Kuruluşun arşiv belgelerine yönelik bilimsel referans aparatı sistemi (SNSA), birbiriyle ilişkili ve tamamlayıcı arşiv dizinleri, belgelerin ve belge bilgilerinin aranması için tek bir bilimsel ve metodolojik temelde oluşturulan belgelerin bileşimi ve içeriğine ilişkin veritabanlarından oluşan bir komplekstir. etkili kullanım için.

Kuruluşun SNSA arşivlerinin bileşimi, arşiv türüne, içinde saklanan belgelerin bileşimi ve içeriğine, aramanın doğası ve amaçlarına ve belgelerin kullanım yoğunluğuna göre belirlenir.

Kuruluşun arşiv SNSA'sının öğeleri, envanterler, kataloglar, bu dizinler olarak işlev gören veri tabanları ve ayrıca dizinler, belge incelemeleri, kuruluşun arşiv fonlarına yapılan tarihsel referanslardır.

Kuruluşun arşiv dizinleri, kullanım amaçlarına göre türlere ayrılır: envanter, katalog, dizin, inceleme.

Kuruluşun belgelerinin bileşimi ve içeriği ile ilgili arşiv dizinleri ve veritabanları, fon içi ve fonlar arası olabilir.

7.1.6. SNSA sistemi, kuruluşların ofis işlerinde ve arşivlerinde oluşturulan muhasebe ve referans aparatının sürekliliğini, devlet arşivlerinin SNSA'sı ile birleşimini uygular.

Kuruluşların SNSA arşivlerinin sürekliliği, kuruluş gereksinimlerinin ve ilkelerinin birliğine dayanmaktadır. Bu süreklilik, büro işlerinde ve vaka envanterlerinin, belgelerin, katalogların, veri tabanlarının, onlar için gerekli referans aparatlarıyla birlikte kuruluşların arşivlerinde zorunlu olarak derlenmesini gerektirir.

7.1.7. SNSA'yı oluştururken ve geliştirirken, arşiv dizinlerinin ve veritabanlarının uygun bileşimini, açıklama metodolojisini, dizinler için referans aparatının bileşimini ve içeriğini seçmeyi ve gerekli çalışma sırasını oluşturmayı içeren farklı bir yaklaşım kullanılır.

Çok taraflı, sektörler arası bilgilere sahip kuruluşların fon belgeleri ve özellikle değerli ve kişisel kaynaklı fonlar benzersiz belgeleröncelik tanımına tabidir; açıklamalar indekslenmeli Çeşitli türler; bireysel özellikler fon düzeyinde derlenir. En bilgilendirici fonlar için incelemeler, vakalar ve belgeler için dizinler oluşturulur.

Bir endüstri veya bir faaliyet alanı hakkında bilgi içeren kuruluşların fonları ve özel içeren kişisel kökenli fonlar için değerli belgeler, stoklar sadece bir indeks ile sağlanabilir; fon düzeyinde hem bireysel hem de grup özellikleri derlenebilir.

7.1.10. Bir konuda bilgi içeren veya yukarıdaki fonlara ek niteliğinde olan kuruluşların fon belgelerine endeksler derlenmez.

7.2. Vakaların açıklamaları, belgeler

7.2.1. Davaların, belgelerin envanteri - depolama birimlerinin, muhasebe birimlerinin bileşimini ve içeriğini açıklamak, fon içindeki sistematikleşmelerini ve muhasebelerini düzeltmek için tasarlanmış bir arşiv rehberi.

Envanter, tanımlayıcı girdilerden, bir son girdiden (Madde 3.7.4'e bakınız), bir sertifika sayfasından (Ek 9) ve envanter için bir referans aparatından oluşur. Envanterdeki açıklama nesnesi bir depolama birimi, bir muhasebe birimidir.

Envanterin açıklayıcı maddesi şunları içerir: depolama biriminin seri numarası, muhasebe birimi; kayıt tutma endeksi veya eski envanter numarası; depolama biriminin adı, muhasebe birimleri, belgelerin son tarihleri, depolama birimindeki sayfa sayısı; dil, orijinallik göstergesi, kopyalar, çoğaltma yöntemi, belgelerin korunma derecesi, dış özellikler. Açıklayıcı makale, bir açıklama ile desteklenebilir ayrı belgeler(belge grupları) depolama birimleri, muhasebe birimleri.

Envanterin referans aparatı şunları içerir: başlık sayfası; içerik (içindekiler), önsöz; kısaltmalar listesi; çeviri tabloları, şifreler (envanterin işlenmesi durumunda); işaretçiler.

Envanterin başlık sayfasında şunlar bulunur: kuruluşun arşivinin tam adı, fonun adı, fon numarası, envanter numarası, envanterin adı. envantere dahil edilen belgelerin son tarihleri.

Önsöz, tüm stok envanterleri için genel bir önsöz olarak derlenebilir; ayrıca ayrı bir açıklama. İlk envanterde fon stoklarının genel önsözü yer alır.

Fonun tüm envanterlerinde ortak olan önsöz, kurucunun tarihini, fonun tarihini; fon belgelerinin bileşiminin ve içeriğinin açıklanması (bu durumda, en tipik depolama birimleri grupları, içeriklerine göre türleri ve çeşitleri ile ayırt edilir); açıklamalara referans aparatının bileşimi.

Fonun her bir envanterine ayrı önsöz hazırlanırken, ilk envanterin önsözünde kurum-kurucu geçmişine ve fonun geçmişine ilişkin tüm genel bilgiler yer alır.

7.2.4. Envanter için indeksler (hem genel hem de özel) derlenebilir. Endeksin envantere referans verileri, depolama birimlerinin, muhasebe birimlerinin seri numaralarına verilir (bakınız madde 6.2).

7.3. Kataloglar ve departman dosya dolapları

7.3.1. Katalog, arşiv belgelerinin içeriği hakkındaki bilgilerin, bu katalog için benimsenen belge bilgileri sınıflandırma şemasına uygun olarak konulara (konular, endüstriler) göre gruplandırıldığı, fonlar arası bir arşiv referans kitabıdır.

Çeşitli dizinlerin toplanması, arşiv dizin sistemini oluşturur.

7.3.2. Katalogların hazırlanması, oluşturulması ve bakımı ile ilgili çalışmaların toplamına belge kataloglama denir.

Arşivlerde kataloglama şu şekilde yapılabilir: bağımsız görüşçalışma (tematik geliştirme) ve belgelerin tanımlanması ve tanımlanması (kataloglamadan geçme) ile ilgili diğer çalışma türleri sürecinde.

Kataloglama sırasında, aşağıdakilerden oluşan farklı bir yaklaşım kullanılır: arşiv fonlarının ve bunların yapısal parçalarının seçildiği sıranın belirlenmesi; davaların ve belgelerin seçimi ve bunlardan bilgi; Belgesel bilgileri tanımlamak için uygun tekniklerin uygulanması.

Kataloglama, aşağıdaki çalışma türlerini içerir: bir sınıflandırma şeması hazırlamak, belgeleri belirlemek ve seçmek, katalog kartlarında açıklama yapmak, bunların sistematikleştirilmesi, katalogların bakımı.

Sınıflandırma şemasının seçimi, arşiv belgelerinin bileşimi ve kullanım görevlerine göre belirlenir.

Belge bilgileri sınıflandırma şeması - belirli bir sırayla düzenlenmiş ve belgelerden bu bölümlere bilgi dağıtmak için tasarlanmış, kataloğun sınıflandırma bölümlerinin bir listesini içeren yazılı veya grafik bir belge.

7.3.5. Yapı şemasına bağlı olarak, kataloglar sistematik, tematik, konu ve çeşitlerine (nominal, coğrafi, nesne) ayrılır.

Kuruluşun arşivinde kural olarak sistematik ve nominal kataloglar derlenir.

7.3.6. Sistematik katalogdaki belgesel bilgiler, kuruluşun bilgi ve uygulama dallarına göre sınıflandırılır ve mantıksal bir sıraya göre düzenlenir.

Nominal katalogda belgesel bilgiler, belgelerde adı geçen veya yazarları olan kişilerin isimlerine göre alfabetik olarak sınıflandırılır. Daha fazla sistematikleştirme, kronolojik veya mantıksal sırayla gerçekleştirilir.

Kataloglama için seçilen fonlar ve belgeler katalog kartlarında açıklanır.

Katalogdaki açıklamanın amacı, bilgi içeren bir belge (bir belge grubu, bir belgenin parçası), bir depolama birimi (bir muhasebe birimi), bir envanter, bir set, bir fon (bir fon grubu) olabilir. belirli bir konuda (sorun).

7.3.9. Kataloğun tanımlayıcı makalesinin bileşimi şunları içerir: arşiv adı, dizin, başlık, alt başlık, etkinlik tarihi, etkinlik yeri, içerik, fon numarası, fon adı, envanter, dosya, sayfalar, belge dili, kart kataloğu için çoğaltma yöntemi - ayrıca derleyicinin soyadı ve açıklayıcı makalenin tarihi.

Kataloğun bölümleri veya kataloğun bölümleri ile diğer arşiv dizinleri arasında bağlantı kurmak için bir referans sistemi kullanılır.

7.3.10. Bir kataloğun bakımı, aşağıdakileri içeren, işleyişini sağlayan bir dizi çalışmadır: çalışmanın bilimsel ve metodolojik desteği; kart indeksleme; dizinlere ve başlıklara göre sistematik hale getirilmesi; kataloğa bir referans aparatı hazırlamak; katalog iyileştirme.

Bilimsel ve metodolojik destek, geliştirmeyi içerir. öğretim yardımcıları bireysel koleksiyonların (veya bunların bir grubunun) kataloglanması, katalogların sınıflandırılması için çalışma şemaları, bunların açıklanması ve eklenmesi.

İndeksleme, bir indeksin bir sınıflandırma şemasına göre seçilmesi veya derlenmesi ve ilgili katalog kartı bilgilerine atanmasıdır. Nominal dizinde kartlar indekslenmez, alfabetik olarak düzenlenir.

Katalog iyileştirmeleri, sınıflandırma şemasındaki iyileştirmeleri içerir; kataloğun içeriğinin ve tasarımının doğrulanması; tanımların doğrulanması (düzenleme, açıklamaları bir fon veya envanterdeki homojen bilgilerle birleştirmek, sistematizasyonlarını netleştirmek).

Katalog sisteminin yenilenme kaynaklarından biri, tematik ve konu temalı dosya dolapları, en bilgilendirici ve sık kullanılan fonların belgeleri için personel için dosya dolapları olabilir.

Kuruluşun arşivinde kural olarak çeşitler oluşturulur. konu dosya dolapları(nominal, coğrafi) veya kronolojik kart indeksleri, kuruluşun geçmişine dair kart indeksleri.

hakkında bilgi aramak için nominal bir kart dosyası (personel tarafından kart dosyası) oluşturulur. kıdem, maaş ve diğer sosyal veriler yasal nitelik. Kartlarda soyadı, adı, çalışanın soyadı, fon numaralarına bağlantılar, envanter, davalar, onun hakkında bilgi içeren sayfalar bulunur. Kartlar, soyadlarının alfabetik sırasına göre ve soyadlarının içinde - adların ve soyadının alfabetik sırasına göre sistemleştirilir.

Bir coğrafi kart dizininde, bilgiler coğrafi nesneler tarafından alfabetik olarak sistematik hale getirilir. Sınıflandırma, idari-bölgesel bölünmeye de dayanabilir. Daha fazla sistematikleştirme kronolojik sırayla gerçekleştirilir.

Kuruluşun geçmişine ilişkin bir kart dosyası, kural olarak, birkaç edinme kaynağına sahip bir arşivde oluşturulur. Belge transfer eden kuruluşların oluşturulması, dönüştürülmesi, tasfiyesi hakkında bilgiler içerir. bu arşiv, bağlantıları ile idari belgeler yaratılmalarının, dönüşümlerinin, tasfiyelerinin temeli olan.

Kronolojik kart dizini, olayların tarihleri, gerçekler veya belgelerin tarihleri hakkında kronolojik sıraya göre düzenlenmiş bilgileri içeren kartları içerir.

Önemli sayıda fonu saklayan arşivlerde, fon adlarının bulunduğu bir dosya derlenir. Fonun her adı (yeniden adlandırılması) için, numarasını ve son tarihlerini gösteren bir kart düzenlenir. Kartlar, kuruluş türlerinin alfabetik sırasına göre düzenlenmiştir.

Aynı türden birkaç dosya dolabı bir katalogda birleştirilebilir.

Kendi kendine var olan dosya dolapları, referanslarla katalog sistemine bağlanır.

7.4. işaretçiler

7.4.1. Dizin - arşiv belgelerinde belirtilen nesnelerin adlarının (adlarının) alfabetik, sistematik veya başka bir temelde derlenmiş, arama verilerini gösteren bir arşiv referans kitabı.

Bir kuruluşun arşivindeki dizinler, fonlar arası, fon içi, formda - elektronik, sayfa veya kart, başlıkların yapısında - sağır (konu kavramları ve arama verileri) ve açıklamalı (konu kavramlarına açıklamalar eşlik eder) olabilir. ), dizinler içindeki kavramların gruplandırılmasında - alfabetik, sistematik , kronolojik.

Dizinler, depolama birimlerinin başlıklarına (görüntülemeden) veya belgelere (depolama birimlerinin görüntülenmesiyle) derlenebilir.

Ana dizin türleri şunlardır: konu (çeşitleri tematik, nominal, coğrafi), kronolojik Dizin içindeki kavramların gruplandırılmasına göre alfabetik, sistematik ve kronolojik dizinler ayırt edilir.

7.4.2. Belgelere endeksler, bir envanterin belgeleri, fonun birkaç envanteri, tüm fon, birkaç fon için hazırlanabilir.

7.4.3. Herhangi bir dizinin tanımlayıcı girişi, bir konu kavramı (başlık) ve arama verisinden oluşur. Endeksin amacına bağlı olarak başlık şu şekilde olabilir: basit (alt başlıkları yoktur); karmaşık (bir kavramın alt başlığına veya tanımına sahiptir).

Bir envanterin depolama birimleri için dizin arama verileri, depolama birimlerinin seri numaralarını içerir; bir arşivin çeşitli fonlarının depolama birimlerine indeksin arama verileri, bu veriler envanter, fon sayısı ile desteklenir.

Konu dizini, temsil eden kavramları içerir. tarihsel gerçekler ve fenomenler. Başlıklar ve alt başlıklar aday durumda verilir.

Konu dizini, alfabetik sıraya göre düzenlenmiş kavramları içerir.

Genel konu indeksi heterojen kavramları içerir ve başlıkların yapısına göre sadece sağır olabilir.

Özel bir konu dizini, homojen kavramları (belge türleri, yazarların adları, kurumların adları, yapısal bölümleri, endüstri adları vb.) içerir ve sağır veya açıklamalı olabilir.

Ad dizini alfabetik olarak oluşturulmuştur ve soyadları, adları, soyadı (varyanslar, takma adlar, takma adlar, takma adlar), biyografik bilgileri içerir.

Coğrafi indeks, devletlerin adlarını, idari-bölgesel birimleri, denizleri, nehirleri ve diğer coğrafi kavramları içerir.

Genelleştirici kavramlar veya idari-bölgesel adlar açıklama yapılmadan dizine girilir.

Kronolojik dizin, tarihsel olayların, fenomenlerin ve gerçeklerin tarihlerini veya kronolojik sıraya göre düzenlenmiş belge tarihlerini içeren başlıklardan oluşur.

Dizin, aynı kavramlar arasında bir bağlantı kurulan bir genel ("bakınız") ve özel ("ayrıca bakınız") referanslar sistemi kullanır.

7.4.8. Arşiv dizinlerine yönelik dizinler aynı türde olabilir ve aynı yapıya sahip olabilir, ancak aramada veri bağlantıları dizinin sayfalarına veya bölümlerine (dizinler için) verilir.

7.5. İncelemeler

7.5.1. İnceleme, bireysel belge setlerinin bileşimi ve içeriği hakkında sistematik bilgiler içeren bir arşiv referans kitabıdır.

Kuruluş arşivindeki inceleme türleri, fon incelemesi ve tematik incelemedir.

Stoka genel bakış için açıklama nesnesi bir belgedir (bir belge grubu, bir belgenin bir parçası), bir depolama birimi, bir stokun muhasebe birimidir. Arşiv belgelerine tematik bir genel bakış için açıklamanın amacı, bir belge (bir belge grubu, bir belgenin parçası), bir depolama birimi, bir arşivin bir fonunun (bir fonun bir parçası, bir fon grubu) muhasebe birimidir. belirli bir konuda.

Fona genel bakış, bir fonun belgelerinin bileşimi ve içeriği hakkında sistematik bilgiler içerir.

Tematik bir inceleme, belirli bir konudaki bir veya bir grup arşiv fonunun belgelerinin bir bölümünün bileşimi ve içeriği hakkında sistematik bilgiler içerir.

İncelemeleri derlerken, bir fon ve / veya konu seçiminden oluşan farklı bir yaklaşım kullanılır, incelemenin ana bölümünde bilgileri gruplandırma ilkesi, belgeler hakkında bilgi sunmak için farklı yöntemler (bireysel veya grup ek açıklamalar), farklı belirli belge türlerini tanımlama, uygun kompozisyonu belirleme ve inceleme için referans aparatının tamlığının derecesini belirleme yöntemleri.

Genel bakış, bireysel depolama birimleri grupları, muhasebe birimleri, belgeler ve referans aparatları için bir dizi ek açıklama içerir.

Ek açıklama, bir grup depolama biriminin, muhasebe birimlerinin, belgelerin içeriğini belirler, ana belge türlerini, yazarlarını, kronolojik çerçevesini, özgünlüğünü, arama verilerini belirtir. Fon genel görünümünde, arama verileri envanter numaralarından, depolama birimlerinden, muhasebe birimlerinden, depolama biriminin sayfalarından oluşur; fonlar arası tematik incelemede, arama verileri fon numaralarıyla desteklenir. İncelemenin referans aparatı, başlık sayfası, içindekiler tablosu (içindekiler), önsöz, kısaltmalar listesi ve dizinleri içerir. Tematik bir incelemeye, incelemede yer alan bilgileri içeren bir fon listesi ve konuyla ilgili bir kaynakça eşlik etmelidir.

İncelemenin ön sözü, kurucunun tarihi ve fonun tarihi, incelemenin yapısı ve referans aparatının bileşimi hakkında bilgiler içerir.

7.5.6. Yapısal, sektörel (işlevsel), konu-tematik, coğrafi, kronolojik ve diğer özellikler bir inceleme oluşturmak için temel olarak kullanılabilir.

Kişisel menşe fonuna genel bir bakış için, fonun belgeleri için bir sistemleştirme şeması kullanılır.

7.6. Geçmiş referansı

7.6.1. Kuruluşun arşivinde, arşiv fonu için tarihsel bir referans derlenir - fonu oluşturanın geçmişi ve arşiv fonu hakkında bilgi içeren bir belge, kısa açıklama belgelerinin bileşimi ve içeriği ve arşivin bilimsel referans aparatının sistemi.

Tarihsel referans bölümlerden oluşur: kurucunun tarihi, fonun tarihi, fonun belgelerinin özellikleri.

7.6.2. İlk bölüm - kurucunun tarihi - aşağıdaki bilgiler de dahil olmak üzere tüm yeniden yapılanmaların kronolojik sıralamasında kuruluşun ortaya çıkması için tarihsel koşulların, önceki kuruluşun adının bir tanımını içerir:

Kuruluşun kuruluş, dönüşüm ve tasfiye tarihlerine atıfta bulunularak yasama işlemleri veya idari belgeler; halefi kuruluşun adı;
kuruluşun görevleri ve işlevleri ve bunların değişiklikleri;
kuruluşun faaliyetlerinin ölçeği, alt kuruluşlar sisteminin bileşimi;
devlet aygıtı, ekonomik, sosyo-politik, kültürel ve diğer yaşam sistemindeki örgütlenmenin yeri;
kuruluşun adındaki ve bağlılığındaki değişiklikler;
organizasyon yapısı ve değişiklikleri.

Birleşik arşiv fonu için, fon yaratıcılarının genel bir geçmişi derlenebilir.

Arşiv koleksiyonu ile ilgili olarak, oluşturulma tarihi, derleyici hakkında bilgiler ve koleksiyonun arşive girmeden önceki konumu (arşivde oluşturulmamışsa) belirtilir.

7.6.3. İkinci bölüm - fonun tarihi - aşağıdaki bilgileri içerir:

arşivdeki fon belgelerinin ilk alındığı tarih, bunların hacmi ve son tarihleri;
fonun bileşimi ve hacmindeki değişiklikler ve nedenleri (değer, zarar, belgelenmemiş sürelerin incelenmesi);
belgelerin güvenlik derecesi;
belgelerin oluşumu, tanımı ve sistematizasyonunun özellikleri, fonun kronolojik sınırlarının ötesine geçen belgelerin varlığı hakkında bilgi;
diğer fonların veya arşivlerin bir parçası olan fon yaratıcısının (personel dahil) belgelerinin mevcudiyeti ve bunların saklandığı yerler hakkında bilgi;
diğer kuruluşların veya kişilerin belgelerinin mevcudiyeti hakkında bilgi (stok dahil);
fona bilimsel referans aparatının bileşimi.

7.6.4. Fonun tarihi ile ilgili bölüm ayrıca açıklama, kaynakça, belgelerin kullanım koşullarına erişim koşulları hakkında bilgi gibi açıklama unsurlarını da içerir.

Ek açıklama, fonun yapısına ve belge türlerine göre belgelerin bileşiminin kısa bir genel tanımını, konularla ilgili belgelerin içeriğini, fon yaratıcısının faaliyetlerini yansıtan konuları, konuların kronolojisini gösteren ve coğrafi konumlarını belirten kısa bir genel açıklama içerir ( idari-bölgesel) sınırlar.

Üçüncü bölüm, genel olarak belgelerin bileşimi ve içeriği ve bireysel belge grupları açısından fonun genelleştirilmiş bir tanımını içerir; fonun kronolojik çerçevesinin ötesine geçen belgelerin mevcudiyeti hakkında, fon için bilimsel referans aparatı hakkında, bilgi taşıyıcı türleri hakkında bilgi.

Arşiv koleksiyonunun tarihsel bilgilerinin ikinci ve üçüncü bölümleri, kuruluşun arşiv fonunun tarihsel bilgilerinin karşılık gelen bölümlerine benzetilerek oluşturulmuştur.

Sertifika, yürütücü ve arşiv başkanı (arşivden sorumlu kişi) tarafından imzalanır.

Tarihsel referans dört nüsha olarak basılmıştır: fon belgelerinin ilk transferi sırasında üç nüsha devlet arşivine aktarılır; biri kuruluş arşivindeki fon dosyasında tutulur.

7.6.8. Fon yenilendiğinde veya yeniden yapılanma durumunda, kuruluşun yapısında ve işlevlerinde değişiklikler olduğunda tarihsel bilgiler tamamlanır. Tamamlanan her envanterle birlikte devlet arşivine tarihsel bir referans (bir parçası) sunulur.

7.7. Arşivin otomatik bilimsel referans aparatı

Arşivin otomatik bilimsel referans cihazı, arşiv belgelerinin ve bilgilerinin verimli bir şekilde aranması için tasarlanmış bir elektronik dizinler kompleksidir (belge tanımlarının veritabanı).

Otomatik bir NSA, bir kuruluşun mevcut ofis çalışmasında oluşturulan bir bilgi erişim sistemine ve her şeyden önce, elektronik referans dosyaları, vakaların isimlendirmeleri, sınıflandırıcılar (muhabirler, yapısal bölümler, belge türlerinin adları, vb.).

Elektronik kayıt ve kontrol kartının (RCC) ana alanları şunlardır: yazar (muhabir), belge türünün adı, tarih, belge dizini, başlık ( özet), karar, son tarih, yürütme işareti, arşiv kodu.

Bir belge hakkında bilgi araması, hem RKK'nın bir alanı tarafından hem de bir alan kombinasyonu ile gerçekleştirilebilir.

7.7.3. RKK alanı "isimlendirmeye göre vaka numarası", belge düzeyinde bilgi aramadan vaka düzeyinde aramaya geçerken bir bağlantı arama özelliğidir.

Otomatik modda elektronik bir dava isimlendirmesi varsa, belgeler davaya yazılır ve davadan belgeler çıkarılır.

Kullanıcı, vakaların isimlendirilmesi hakkında bilgi ararsa ve şuraya gitmesi gerekiyorsa: belirli belge, vakalara dahil edilen belgelerin listeleri otomatik olarak oluşturulabilir.

Vaka isimlendirmesinin ana arama detayları şunlardır: vaka indeksi, vaka başlığı (ciltler, kısımlar), vaka sayısı (ciltler, kısımlar), saklama süresi ve listedeki makale.

7.7.4. Vakaların elektronik isimlendirilmesi temelinde, vaka envanterlerinin oluşturulması otomatik bir modda gerçekleştirilir. Aynı zamanda, bilgi seçimi için "filtre", belgelerin saklanma koşullarıdır (kalıcı, geçici (10 yıldan fazla) depolama, personel tarafından).

Elektronik envanter, vaka düzeyinde bilgi açıklamasının ayrıntılarını içerir. Açıklamanın zorunlu ayrıntıları şunlardır: kaydın seri numarası (vaka numarası), vaka indeksi, vaka başlığı, orijinallik göstergesi (kopya numarası), belgelerin son tarihleri, vakadaki sayfa sayısı, belgelerin ek açıklaması.

Elektronik envanter seti, bir bütün olarak fon hakkında bilgi sağlar.

7.7.5. Elektronik RKK, otomatik bir katalog oluşturmanın temelidir.

Geleneksel NSA'da katalog türleri ve çeşitleri (sistematik, tematik, nominal, kurumların tarihi vb.) Bir referans sistemi ile birbirine bağlıysa, otomatik modda, bir açıklama içeren bir elektronik katalog oluşturulur. belge veya vaka düzeyi.

Katalog, konuyu, coğrafi adı, kişilikleri vb. yansıtan anahtar kelimelerle sağlanır. Katalogda sağlanan sınıflandırma şeması, bir veya daha fazla başlığa bir belge atamanıza izin verir. Sınıflandırma şemasına göre bilgi aramak, elektronik kataloğu sistematik olarak, kataloğu coğrafi adlara göre - coğrafi olarak vb.

Kuruluşta otomatik bir belge kayıt sisteminin olmaması durumunda, belge düzeyinde bir açıklama veritabanı oluşturulur! (Dijital katalog).

Elektronik katalogdaki açıklamaların ana detayları: indeks, başlık, alt başlık, olay tarihi, olay yeri, içerik, fon adı, fon numarası, envanter numarası, vaka numarası, sayfa numarası Detaylar: fon adı, fon numarası, envanter numarası, kasa numarası, sayfa numarası muhasebe özelliklerini içerir ve otomatik bir muhasebe sisteminden dönüştürülebilir.

7.7.6. Otomatik bilimsel referans aparatı, geleneksel NSA ile karşılaştırıldığında, arşiv belgelerinin operasyonel ve çok yönlü aranması için daha geniş fırsatlar sunar. NSA'nın işlevleri, bilgi arama prosedürleri, ekran görüntüleme için veya dosyalar ve çıktılar biçiminde arama sonuçlarının sunumu ve referans metinlerinin oluşturulması kullanılarak gerçekleştirilir.

Tanımlama nesnesini karakterize eden anahtar kelimeler, tanımlama işlemi sırasında veya tamamlandıktan sonra sisteme girilir. Anahtar kelimeler, kullanıcıya fon, envanter, dosya, belge düzeyinde bilgileri hızlı bir şekilde arama yeteneği verir.

Materyallerin tam metinlerini (arşiv belgeleri, dergi makaleleri, kitaplar, yasal düzenlemeler) içeren tam metin veritabanlarında bilgi aramak, her şeyden önce kullanıcıyı, özet (giriş) ve belgenin bölümlerinin başlıklarına atıfta bulunmayı içerir. gerekirse ilgili metne geçiş. Gerekirse, kullanıcıya belgenin tam metninin bir kopyasını alma fırsatı sunulur.

Tam metin belgelerle ilgili bilgi arama, eş anlamlılar sözlüğünün basılı sürümlerinden seçilen tanımlayıcılar veya sınıflandırma endeksleri ile belge metninden doğal dil sözcükleri ile gerçekleştirilebilir.

7.7.7. Kalıcı depolama için aktarılacak belgeler, otomatik bir NSA ile birlikte devlet arşivine aktarılır.

Otomatik NSA'nın veritabanlarının yapısında zorunlu ayrıntıların varlığı ve bu ayrıntılarla ilgili bilgilerin elektronik format kuruluş arşivinin veri tabanının ve eyalet veya belediye arşivinin otomatik NSA'sının uyumluluğunu sağlar.

Rostov Bölgesi Devlet Hazine Kurumu "Rostov Bölgesi Devlet Arşivi" GKU RO "GARO" 1 (bundan böyle - devlet arşivi olarak anılacaktır) fonlarında yer alan geriye dönük belgesel bilgiler, siyasi, ekonomik ve sosyo-kültürel amaçlar için etkin bir şekilde kullanılabilir. yalnızca özel olarak oluşturulmuş bir bilimsel ve yardım masası (NSA) sisteminin yardımıyla. Devlet arşivinin NSA sistemi, birbiriyle ilişkili muhasebe belgeleri, arşiv dizinleri, arşiv belgelerinin ve belgesel bilgilerinin güvenliğini ve aranmasını sağlamak için oluşturulan bilgi belgelerinin bir kompleksidir.

Devlet arşivinin NSA sisteminin bileşimi, içinde saklanan belgelerin bileşimi ve içeriği, aramanın niteliği ve görevleri, belgesel bilgilerin kullanımının yoğunluğu ile belirlenir. NSA sistemi şu seviyelerde bilgi içerir: fon - vaka - belge.

Tüm arşiv referans kitapları ve bilgi belgeleri, arşivler arası, fonlar arası ve fon içi (tür içi) olarak ayrılmıştır.

Rostov bölgesinin devlet arşivinin belgeleri için bilimsel ve referans aparatının gözden geçirilmesi, arşivin bilgi çalışmasında verimliliği artırmak, inisiyatif bilgilerini düzenleme olanaklarını genişletmek, kullanımının eksiksizliğini sağlamak için derlenmiştir. bir bütün olarak NSA sistemi ve her dizinin kullanımı ve Beyaz kağıt randevuyla.

İnceleme, bir bilgi alma işlevi gerçekleştiren NSA sisteminin unsurlarının bir tanımını verir: arşiv referans kitapları ve bilgi belgeleri; amaçları, kompozisyonu, yapısı, ikmal kaynakları açıklanır, diğer referans kitaplarıyla bağlantı gösterilir, referans kitaplarını kullanma prosedürü ana hatlarıyla belirtilir.

İncelemeye, arşiv dizinlerinin bir listesi ve konumlarını gösteren bilgi belgeleri eşlik eder. Hazırlanma ve oluşturma işlemleri gerçekleştirilirken, yeni el kitaplarının bir kopyası, Sürekli depolama ve SIF GARO'daki çalışmalarda kullanım, bilgi belgeleri (makaleler, dersler, raporlar, referanslar, bilgiler) - arşiv fonuna. Bunlarla ilgili bilgiler, Listenin çalışma kopyalarının ilgili bölümlerine (okuma odası, bilgi bölümü) girilir.

Bilgi belgesi bölge adını belirtmiyorsa, Rostov bölgesinin kastedildiği anlaşılmalıdır. Diğer bölgelerin adı (Krasnodar, Stavropol, Kuzey Kafkasya Toprakları vb.) belirtilmelidir.

Bilgi belgelerinde 2 tarih belirtilir: 1., olayın tarihini veya kronolojik bir dönemi, 2. - bilgi belgesinin derlendiği tarihi gösterir.

NSA'nın gözden geçirilmesi, arşiv kurumlarının çalışanları ve okuma odası kullanıcıları için tasarlanmıştır.

ARŞİV DİREKTÖRLERİ

Arşiv dizinleri, arşivde saklanan belgelerin aranmasını sağlar ve kapsamlı kullanım amacıyla bunların bileşimi ve içeriği hakkında bilgi verir. Devlet arşivinde fonlar arası ve fon içi arşiv dizinleri oluşturulur.

1. INTERFUN EL KİTAPLARI

1.1. "Rostov Bölgesi Devlet Arşivi" Kılavuzu (Rostizdat, 1961), Rostov bölgesinin devlet arşivinde ve şehirlerdeki şubelerinde depolanan fon kompleksi hakkında bilgi içerir. Novocherkassk, Taganrog ve Shakhty 2 referans kitaplarının her birinin yayınlandığı yıl itibariyle.

Kılavuz üç bölümden oluşmaktadır: devrim öncesi dönemin fonları, Don'daki karşı devrim döneminin fonları, Sovyet dönemi fonları.

Sovyet döneminin fon yaratıcılarının öncüllerinin faaliyetleri hakkında bilgi, bazı durumlarda Sovyet öncesi dönemin fonlarında bulunabilir.

Kılavuz, üretim-sanayi ilkesine göre oluşturulmuştur. Sanayi grupları içinde fonlar, kurum, kuruluş ve işletmelerin benzerliğine, departman bağlılığına göre ve fonu oluşturanın faaliyet ölçeğine göre gruplandırılır. Kişisel kökenli fonların özellikleri bağımsız bir bölümde vurgulanmıştır.

Kılavuzun ana bölümü, belgeleri siyasi, ekonomik ve sosyo-kültürel amaçlarla yaygın olarak kullanılabilecek fonların özelliklerini içermektedir. Hacmi önemsiz veya referans değeri olan fonlar, rehberin ekinde verilen rehberin ana bölümünde yer almayan fonlar listesinde yer almaktadır. Listedeki fonların düzenlenmesi ilkesi, kılavuzun ana bölümündekiyle aynıdır. Kılavuzun eki ayrıca, SIF fonlarının bileşimi hakkında bilgi, bölgenin idari-bölgesel bölünmesindeki 18. yüzyıldan 1960'a kadar olan değişiklikler hakkında bilgi içermektedir. ve Aşağı Don ve Kuzey Kafkasya topraklarındaki idari sınırlardaki değişikliklerin bir haritası.

Kılavuz ayrıca fonların açıklamalarında belirtilen bir isim dizini ile birlikte sunulmaktadır.

Kılavuzun ana bölümünün yapısı, Devlet Arşivleri ve şubelerinin bir bütün olarak fonlarının bileşimi hakkında net bir fikir verir, fon yaratıcılarının ilişkisini yansıtır. Kılavuzun yapım şeması, fon belgeleri hakkında ek bir bilgi kaynağıdır, her kuruluşun devlet aygıtı sistemindeki yerini anlamaya yardımcı olur.

Kılavuzda yer alan fonların özellikleri, fonun adı, fon hakkında referans veriler (sayı, vaka sayısı, son tarihler), kurucu hakkında kısa bir tarihsel not, fon belgelerinin şerhlerinden oluşmaktadır. Fon oluşturucunun adı değişmiş ise rehber kitaptaki fon adı fonu oluşturanın soyadına göre (belgelerin tutulduğu süre içinde) verilir. Önceki tüm yeniden adlandırmalar tarihsel referansta verilmiştir. Fon adı, referans verilerin gösterdiği belgeler kronolojik çerçevesinde, fonu oluşturanın tam ve parantez içinde resmi olarak kabul edilen kısaltılmış adını, bağlılığını, son varlık tarihlerini içerir. Belirli dönemler için belge olmaması referans verilere yansıtılmıştır (1937-1939, 1943-1956) Fonun önemli bir kısmı personel ile ilgili belgeler ise, fon hacmi belirtilirken özel bir çekince yapılır. Örneğin, 3152 dosya (1445 kişisel dosya dahil). Kişisel kökenli fonlarda, kurucunun doğumundan önce oluşturulan ve ölümünden sonra yatırılan belgeler vardır (onun hakkında, yıldönümleri hakkında, anıtın kurucuya açılması hakkında belgeler).

Sovyet dönemi fonlarının numaralarına "P" harfi eklenir.

Taganrog şubesinde tutulan fonlar, Shakhtinsk şubesinde - iki (xx), Novocherkassk şubesinde - üç (xxx) ile bir yıldız (x) ile işaretlenmiştir.

Fonla ilgili referans veriler, kılavuzu kullanan kişiler için gereklidir: fon numarası - fon ve fon belgelerine NSA'dan talepte bulunulurken; fonun hacmi, güvenlik derecesini yansıtır; uç tarihler, fon belgelerinin kapsadığı kronolojik dönemi gösterir. Tarihsel bilgilerde verilen belgelerin son tarihlerinin kurucunun varlığının son tarihleriyle karşılaştırılması, aynı zamanda fonun korunma derecesinin, selefinin belgelerinin fonundaki varlığının yargılanmasını da mümkün kılar. Kurucu.

Kılavuza, 1971 ve 1975'te yayınlanan iki ek. olarak Fonlarla ilgili kısa referans kitapları (1.2. ve 1.3.), kılavuzun yayınlanmasından sonra saklamaya kabul edilen fonlar ve kılavuzda yer alan fonlardan elde edilen ek gelirler hakkında genel bilgiler içerir. Kısa referans kitapları, fonların grup özelliklerini içeren önsöz, fotoğraflı belgelerin bileşimi hakkında bilgiler ve bilimsel bir referans kitaplığı içerir.

Dizinlerin yapısı, rehber kitabın Sovyet dönemi fonları bölümünün yapısına benzer. Fonların özellikleri, kuruluşun tam ve kısaltılmış adını içerir - fonu oluşturan kişi, bağlı kuruluşu, fon numarası, hacmi, belgeler için son tarihler ve tarihler uyuşmuyorsa fon yaratıcısının faaliyetleri için son tarihler.

Kılavuz ve ekleri çoğaltılır, devlet arşivinin Referans ve Bilgi Fonu'nda (CIF) ve okuma odasında bulunur.

Son döneme ait fon makbuzları dikkate alınarak kılavuzun elektronik versiyonu hazırlanmaktadır.

1.4. Arşiv fonları endeksi aynı zamanda fonlar arası bir rehberdir. Arşiv koleksiyonları dizininin temel amacı, gerekli koleksiyonlar için hızlı ve verimli bir arama sağlamaktır. Arşivde saklanan geçmişe dönük bilgilere olan talebin sürekli arttığı koşullarda, Kılavuz ve Fonlara İlişkin Kısa Kılavuzlar tüm arama gereksinimlerini karşılamamaktadır. Arşiv fonlarının endeksi, fonların bileşimi ve hacmindeki tüm değişiklikleri derhal yansıtır. Bu, yayınlanmış referans kitaplarına göre avantajıdır.

Fon endeksi, fon düzeyinde bilgi erişimi sağlar.

Bir dizin oluşturma şeması, bir rehber kitabınkine benzer. Endeks, devlet arşivinin tüm fonlarını içerir. Kart, fonun adını, kurucunun adını ve bağlılığını, varlık son tarihlerini, fonun hacmini, belgelerin son tarihlerini, fon numarasını verir. Emeklilik fonları hakkında bilgi içeren kartlar bağımsız bir bölümde tahsis edilir, yerleri belirtilir.

Arşiv fonlarının kart indeksi devlet arşivinde 3 nüsha olarak muhafaza edilmektedir. ve saklanır: belgelerin korunmasını ve devlet kaydını sağlamak için okuma odasında, bilgi bölümünde ve bölümde.

2. KATALOG SİSTEMİ.

Devlet arşivinin katalog sistemi, birbiriyle ilişkili ve birbirini tamamlayan farklı amaçlara ve yapıya sahip bir kataloglar topluluğudur ve bu nedenle belgesel bilgi için çok yönlü bir arama yapılmasına izin verir.

Devlet arşivinin katalog sistemi şunları içerir:

2.1 Kağıt bazında belgeler için kataloglar:

2.1.1 sistematik:

2.1.1.1 Sovyet öncesi dönem

2.1.1.2 Sovyet dönemi

2.1.1.3 Devlet kurumları tarihinde Sovyet öncesi dönem

2.2.1.4 adlandırılmış dizin

2.2 fotoğraflı belgeler için kataloglar:

2.2.1 Sistematik Sovyet dönemi

2.2.2 konu temalı Sovyet dönemi

2.2.3 Sovyet öncesi tematik dönem

2.2.4. adlı dizin.

Gerekli kondisyon etkili çalışma katalog sistemleri, aralarında bağlantılar kurmaktır - kural olarak, referans kartları ve çeşitli işaretçiler yardımıyla gerçekleştirilen sistem öğelerinin etkileşiminin organizasyonu. Sisteme dahil edilen tüm kataloglar öncelikle sistematik katalog ile ilişkilendirilir.

2.1.1.1.Kağıt tabanlı belgeler için sistematik katalog (Sovyet öncesi dönem) devlet arşivlerinin sistematik kataloglarındaki belgesel bilgilerin birleşik bir sınıflandırması için Şema temelinde oluşturulur. Rusya Federasyonu(XVIII - XX yüzyılın başlarında). M., 1978, 1983, (EKDİ).

2.1.1.2. Kağıt bazında belgeler için sistematik katalog (Sovyet dönemi) 1964'ten beri yaratılmıştır. Başlangıçta, SSCB Devlet Arşiv Fonu'nun (Sovyet dönemi) Belgesel Materyallerinin Birleşik Sınıflandırılması Planı temelinde oluşturuldu. M., 1962, müteakip değişiklikler ve eklemeler. 1980'den beri SSCB devlet arşivlerinin sistematik kataloglarında (Sovyet dönemi) Birleşik Belge Bilgi Planı Sınıflandırmasına (ECDI) aktarıldı. M., 1978 SEC, yalnızca katalogdaki kartların sistemleştirilmesinde bir rehber olarak hizmet etmekle kalmaz, aynı zamanda bilimsel bir referans aparatının işlevlerini de yerine getirir, kataloğun kullanımını kolaylaştırır, belirli bir içeriğe sahip belgelerin mevcudiyetini yönlendirir ve bunlara katkıda bulunur. daha hızlı bulma.

Sistematik katalog, arşivin tüm belgesel kompleksi hakkında farklı genelleme seviyelerinde bilgiler içerir (NSA arşiv sisteminin diğer kataloglarına ve dizinlerine referans kartı düzeyinde dahil). İçeriğin bu kadar karmaşık doğası ve yapının mantıksal yapısı nedeniyle, sistematik katalog, bilgi ve toplum faaliyetleri alanlarında bir bütün hakkında bilgi sağlayabilir, kayıtlı olaylar ve fenomenler arasındaki bağlantıları yeniden üretebilir. belgeler. Bütün bunlar arşiv katalog sistemindeki merkezi konumunu belirler.

Katalog, kategori 1 ve 2'nin tüm fonları hakkında eksiksiz bilgi içerir; 3. organ kategorisinin fonları ile Devlet gücü, kurum ve kuruluşlar, tarım, halk eğitimi ve diğer endüstriler.

Katalog ayrıca SIF GARO'nun basılı kaynaklarından (gazeteler, dergiler, koleksiyonlar, yasal düzenlemeler) bilgiler içerir. Bu tür kartların önemli bir kısmı B - "Devlet yapısı" ve I2 - "Sendikalar" bölümlerinde mevcuttur. Merkezi devlet arşivlerinin (TsGA Moskova ve TsGANKh) belgelerinden tanımlanan Don'un tarihi hakkında bilgi içeren kartlar, SEC'e göre sistematize edilmiş ayrı bir kutuda yoğunlaşmıştır.

Katalog, her biri alt bölümlere ve bölümlere (esas olarak sektöre göre) bölünmüş 5 bölümden oluşmaktadır. Bölümler mantıksal bir sırayla düzenlenmiştir ve kendi iç bölümlerine sahiptir: alt bölümler, konular, alt konular, sorular. Katalogda, belirli bir sınıflandırma düzeyinde, kartların sistemleştirilmesinin resmi bir işareti kullanılır: kronolojik, alfabetik veya coğrafi (sonuncusu kronolojiktir). Yapıyı ve bir dizi belirli kavramı birleştirmek için alfasayısal bir endeks sistemi kullanılır.

Katalog kullanımını kolaylaştırmak için departmanlar, alt bölümler ve sonraki bölümler ayırıcı kartlarla birbirinden ayrılmıştır. Her bölüm için bir kart kullanılır - belirli bir renk, boyut ve şekle sahip bir ayırıcı. Ayırıcılar, ilgili bölümün (departmanlar, alt bölümler, bölümler) indeksini ve adını gösterir. İçeriği SEC'de yansıtılmayan kartlar için ayırıcılarda sadece konu ve soru adı belirtilir (endekssiz).

Kataloğun her kutusu, içinde yer alan bölümlerin ilk ve son dizinlerini ve adlarını içerir.

Katalog bölümleri arasındaki ilişki bir referans sistemi ile gerçekleştirilir.

Ana dizinin ve adının altındaki ayırıcılar, aynı zamanda ilgili bilgileri de içeren referans dizini gösterir. bu konu. Ayırıcının arkasına, içeriği soru veya soruyu ve arama verilerini gösteren, bu bilgilerin bulunabileceği dizini gösteren bir referans kartı yerleştirilir.

Bilgi kataloğuna dahil edilme derecesi, kataloglamayı geçen devlet arşiv fonlarının kitap ve kayıt kartı ile belirlenebilir. Fon numaraları sırasına göre sistematize edilen kart endeksine göre, fonun tematik gelişiminin gerçeği belirlenir (kart üzerinde verilir: fon belgelerinin numarası, adı, son tarihleri; seri numarası ve kayıt sayfası defter). Kataloglamayı geçen fonların muhasebe defterine göre, aşağıdakiler belirlenir: kataloglamaya tabi tutulan vakaların sayısı, geliştirme metodolojisi (tek, belge bazında), derlenen kartların sayısı, tamamlanma derecesi. iş (kartlar kataloğa dökülür veya dökülmez). Fonun kataloglama belgesi fonun dosyasına konulur.

Katalog 300 binden fazla tematik kart içeriyor. Kataloğun yenilenme kaynağı, hedeflenen tematik geliştirme, fonların bilimsel ve teknik işlenmesi, tematik tanımlama ve belgelerle diğer çalışma türleri sırasında derlenen kartlardır.

2.1.2 Devlet kurumlarının tarihi hakkında katalog geliştirme sürecinde sistematik katalogdan seçilen kartlar temelinde oluşturulur. Belgeleri devlet arşivinde saklanan kurumların tarihçesi hakkında da bilgiler içeriyor. Bilgiler fon sayfalarından alınır. Katalog, kurum, kuruluş ve işletmelerin oluşturulması, tasfiyesi, yeniden düzenlenmesi, yeniden adlandırılması, yapıdaki değişiklikler ve tabi olma hakkında bilgileri yansıtır.

Katalog şeması EKDI'ye dayanmaktadır.

2.1.3 B nominal dizin Devrim öncesi ve Sovyet dönemlerinde devrimcilerin, önde gelen bilim adamlarının, yazarların, bestecilerin ve diğer birçok önemli şahsiyetin hayatı ve çalışmaları hakkında bilgi içeren kartlar içerir.

İkmal kaynakları, kurumların talebi üzerine ve tematik tanımlama sonucunda hazırlanan kartlardır. Ayrıca sistematik kataloğun (Sovyet dönemi) tematik kartlarının çoğaltılmasıyla da doldurulur. Alfabetik olarak inşa edilmiştir.

Kurumların tarihi ile ilgili bilgiler de kurumların talebi üzerine arşiv tarafından hazırlanan tarihi referanslarda yoğunlaşmaktadır. Kurum adları, arşiv dizinleri ve bilgi belgeleri listesinde yer alır. Referanslar GARO fonunda saklanır (R-137. Op. 1,5,7).

2.2 Fotoğraf belgeleri için kataloglar:

2.2.1 Sovyet döneminin sistematik - EKDI'ye göre inşa edilmiş, Sovyet döneminin konu-tematiği - coğrafi temelde, içeride - kurumlar üzerine,

2.2.2 tematik Sovyet dönemi- konulara göre

2.2.3 Sovyet döneminin konu teması– konuya göre, 2.2.4.. nominal- alfabetik prensibe göre oluşturulmuş sistematik kataloğun tematik kartlarının çoğaltılmasıyla oluşturulmuştur.

Fotoğrafik belgeler için katalogların bir özelliği, bir fotoğraf belgesinden kontrol baskısı olan bir görünüm kartı olan tematik bir kart biçimidir. Fotoğraf belgesinin arka tarafında, fotoğraf belgesinde tasvir edilen olaylar, nesneler, kişiler, olayın tarihi ve yeri, çekimin yazarı hakkında kısa bir açıklama şeklinde fotoğraf belgesinin bir açıklaması verilir.

3. FON İÇİ (TİP İÇİ) DİREKTÖRLERİ

3.1 Envanter endeksi ve fon belgeleri. Önemli bir kilometre taşı arşivlerde bilgi alma, gerekli envanterin aranmasıdır. Envanter endeksleri, vakaların bulanık sistematizasyonu ile birçok envanteri olan fonlar için derlenir. Örneğin, Azovo-Chernomorsky bölgesel arazi idaresi fonunun yaklaşık 14 bin dosya tutarındaki belgeleri 10 envantere göre dikkate alındı. Envanterler, belgelerin yapısal bir birime ait olduğu dikkate alınmadan, kronoloji ihlali ile sektörel ilkeye göre derlenir ve bu da belge aramayı zorlaştırır. Verimliliği artırmak amacıyla, fon stoklarının konsolide endeksi derlenmiştir. Endeks, kronolojik ve yapısal prensibe göre oluşturulmuştur. Endeksin yıllık bölümleri, alfabetik sıraya göre düzenlenmiş arazi idaresinin yapısal alt bölümlerinin adlarını içerir. 10 veya daha fazla envanterden kaydedilen diğer koleksiyonlar için benzer indeksler derlenmiştir.

Fonun envanter endeksi, yalnızca envantere (envanter bölümü) veya envanter ve dosyaya bağlantılar verir. Bununla birlikte, vaka numarasının belirtildiği durumda, indeksin kullanımı belirli bir envantere atıfta bulunmaktan muaf tutulmaz, sadece aramayı somutlaştırır ve görüntülemek için ilgilenilen vakaların başlıklarını özetlemenize izin verir.

Stoklara bir endeks yardımı ile gerekli bilgilerin aranması hızlandırılır, fonun tüm stoklarını çıkarmaya ve görüntülemeye gerek yoktur.

Belgelere yönelik dizinler, envanterleri ve katalogları önemli ölçüde tamamlar ve belgelerin içeriğini farklı bir açıdan ortaya çıkarır. Çok bilgili, yaygın olarak kullanılan fonların tematik gelişimi sırasında oluşturulurlar. Örneğin, Kuzey Kafkasya Bölgesel Ekonomik Konseyi (1920-1929) fonunun envanterleri kronolojik olarak oluşturulmuş ve davaların başlıkları içeriğini tam olarak ortaya koymayan belgelerine, konu içi tematik bir konu. Vaka ve paftalara atıfta bulunularak fon endeksi derlendi. Bir sektörel fon grubunun belgeleri için fonlar arası endeksler oluşturulur. Onların yardımıyla, bir dizi endüstri belgesine yansıyan bir konu üzerinde bir arama yapılır. Bu nedenle, kollektif çiftliklerin ve devlet çiftliklerinin tarihi ile ilgili talepleri yerine getirirken, 1920-1937 yılları arasında Don ve Kuzey Kafkasya tarım sisteminin kuruluş, kurum ve işletmelerinin endeksi 12 fonun belgelerine göre derlenebilir. Kullanılmış. Endeks, sistemin kurumlarının tarihi ve faaliyetleri hakkında tüm temel bilgileri içerir. Arama verileri, fon, envanter ve dosya sayılarını içerir. Sağlık ve halk eğitim fonları gruplarının belgeleri için de benzer fonlar arası endeksler derlenmiştir.

3.2 VAKA AÇIKLAMALARI

Vakaların envanteri, ana fon içi arşiv referans kitabıdır. Bilgi içerir ve vaka düzeyinde bilgi erişimi sağlar.

Dava envanteri - fonun bileşimini ve içeriğini ortaya çıkaran dava başlıklarının sistematik bir listesi.

Arşivde saklanan tüm belgeler açıklanmıştır (2730 fonluk belgeler için 4200'den fazla envanter). Her fondaki stok sayısı 1'den 40'a kadardır. Stokların kalitesi de farklıdır.

Devlet arşivi, envanterlerin işlenmesi ve iyileştirilmesi konusunda sistematik çalışmalar yürütüyor. İşin sırasını ve içeriği ifşa etme metodolojisini doğru bir şekilde belirlemek için, tüm fonlar, özelliklerine bağlı olarak bilgi değeri ve kullanım üç kategoriye ayrılmıştır. Şu anda, 1. ve 2. kategorideki tüm fonlar için Devlet Arşivleri, tüm modern gereksinimleri karşılayan, gerekli bilimsel ve referans aygıtlarla (önsöz, dizinler, çeviri tabloları, içindekiler vb.) donatılmış envanterlere sahiptir. Bununla birlikte, eski püskü kağıda el yazısıyla yazılmış, emekli vakalarla ilgili çok sayıda not içeren envanterlere sahip olan 3. kategoriden hala birkaç fon var. Arşiv, bu sayısız fon grubunun envanterlerini sistematik olarak iyileştiriyor.

Envanter revizyonu, belgelerin finansmanını netleştirmenin gerekli olduğu durumlarda, personel tarafından belgeleri bağımsız bir envantere ayırmanın gerekli olduğu durumlarda, envanterin içeriğini ortaya çıkarmayan çok sayıda “sağır” başlığı olduğunda gerçekleştirilir. belgeler, ek envanterler var.

Envanterlerin işlenmesi sürecinde tüm vakalar eksiksiz olarak gözden geçirilir, fonun tematik gelişimi gerçekleştirilir, yeni başlıklar derlenir, sistematizasyon belirlenir, vakalar yeniden kodlanır, vaka kodlarının bir çeviri tablosu derlenir. yeni envanterin sonuna yerleştirilir. Gerekirse bir dönüşüm tablosu yardımıyla çok fazla zaman harcamadan daha önce kullanılmış bir kasanın eski şifresini yenisine aktarabilirsiniz. Çoğu zaman, bu, envanterlerin revizyonundan önce ve eski şifrelerle derlenen kataloğun tematik kartlarını kullanırken yapılmalıdır. Şifreyi çevirme ihtiyacı, tematik kartın derlenme tarihi veya belgenin kullanım tarihi ile envanterin işlenme tarihi karşılaştırılarak belirlenir.

Envanterlerin iyileştirilmesi sürecinde, başlıklar rafine edilir ve düzenlenir, SSA'nın eksik unsurları derlenir (önsöz, konu-tematik, coğrafi ve diğer indeksler, içindekiler), bu da envanterlerin bilgi içeriğini önemli ölçüde artırır. Endeks türünün seçimi, fonu oluşturanın niteliği ve faaliyetleri, belgelerin bileşimi ve içeriği ile davaların sistemleştirilmesi ilkelerine göre belirlenir.

İşleme ve iyileştirme sürecinden geçen tüm fonlar aynı anda tematik geliştirmeye tabidir; bu, fon yaratıcısının faaliyetleri hakkında bilgi aramasının da kataloglar aracılığıyla gerçekleştirilmesi gerektiği anlamına gelir. Fonun tematik gelişimi gerçeği, envanterin önsözünün 2. bölümünde yansıtılmaktadır.

Merkezde bulunan Don tarihi ile ilgili belgelerin mikro fotokopilerinden devlet arşivleri, özel envanterlere göre dikkate alınan koleksiyonlar (KMF) oluşturuldu.

Fotoğrafik belgeler için özel arşiv referans kitabı, fotoğrafik belgelerin envanterleri ve envanterler için muhasebe defterleridir. Envanter, belgenin içeriğini ortaya çıkarır, olayın tarihini ve yerini, belgenin nereden ve ne zaman geldiğini, anketin yazarını gösterir. Fotoğraf albümlerinde yer alan pozitiflerin içeriği, iç betimlemeler yardımıyla ortaya çıkar. Devlet Arşivlerinin Film ve Fotoğraf Belgeleri ile Eserlerine İlişkin Temel Kurallar'ın yayımlanmasından sonra 80'li yılların başından itibaren envanterlere göre devlet arşivine fotoğraflı belgeler gelmektedir.

4. BİLGİ BELGELERİ

Bilgi belgeleri, NSA sisteminin ayrılmaz bir parçasıdır: incelemeler (tematik ve stok), dizinler, listeler, referanslar, listeler, raporlar, dersler, arşiv belgeleri kullanılarak yazılmış makaleler, tarihi referanslar, belge koleksiyonları vb. Referans gibi bilgi belgeleri kitaplar, fonlar arası ve fon içi olarak ikiye ayrılır.

4.1. YORUMLAR

İncelemeler, belirli bir konudaki belgelerin bileşimini ve içeriğini açıklama amacına bağlı olarak, içerik birliği veya fon sahipliği ile birbirine bağlı arşiv belgelerinin bireysel komplekslerinin bileşimi ve içeriği hakkında referans kitaplardır. birkaç fon bu konuyu yansıtan bilgiler içerir. Örneğin, inceleme " Tarım 19. yüzyılda Don. 30'dan fazla fonun belgelerine göre derlenmiş; 8 fonun belgelerine göre "Devrim öncesi Taganrog'un tarihi üzerine" gözden geçirin.

Devlet arşivi, Sovyet ve Sovyet öncesi dönemlere ait 60'tan fazla tematik ve stok incelemesini içerir. İncelemelerin yazarları, Devlet Arşivleri ve şubelerinden araştırmacılar, üniversitelerden bilim adamları ve Üniversite Tarih Fakültesi öğrencileridir. İncelemelerdeki belgelerin özelliklerine, diğer NSA türlerine (envanterlere) başvurmadan açıklanan belgeleri bulmayı mümkün kılan doğru arama verilerine sahip bağlantılar eşlik eder.

İncelemelerin ana kısmı GARO fonunda (R-137), bazı hisse incelemeleri fonların dosyalarında yer alıyor. "Sosyal Bilimler Arşivleri" koleksiyonunun iki sayısında, tarihi ve soy almanak "Donskoy Arşivi" nin beş sayısında 14 inceleme yayınlandı. İncelemelerin bazıları süreli yayınlarda yayınlandı: Tarihsel arşiv (AN SSCB), Zh. "Don", yerel bilgi notlarında vb.

İncelemeler, tarihçiler, yerel tarihçiler, propagandacılar, üniversitelerin tarihi bölümlerinin öğrencileri, arşiv kurumlarının araştırma görevlileri tarafından geniş çapta kullanılmak üzere tasarlanmıştır.

4.2. BELGE LİSTESİ

Tematik belge listeleri hem kurumların talebi üzerine hem de arşivin inisiyatifiyle derlenir. Listeler, bir veya birkaç fonun belgelerine göre derlenir. Bir veya daha fazla koleksiyona ait belgeler için derlenen listelerde, belgelerin başlıkları, koleksiyonlarına bakılmaksızın: kronolojik olarak, soru-konu veya isim özelliklerine göre, belgelerin önemine göre vb.

4.3. TARİHİ BİLGİ

Tarihsel referanslar tarihe ilişkin bilgilerdir. yerellik, kuruluş tarihlerini ve kuruluş tarihi hakkında bir sertifika olması durumunda tasfiye tarihlerini içeren kuruluşlar veya olaylar, meydana gelen olayların tarihleri, gelişme ve faaliyetler hakkında bilgi, tanınmış olaylara katılım. Tarihsel referanslar, referans metninde atıfta bulunulan arşiv belgeleri temelinde derlenir, referanslar hem kuruluşların hem de vatandaşların talebi üzerine ve devlet arşivinin inisiyatifiyle derlenir.

4.4. REFERANSLAR, MAKALELER, LİSTELER, DERSLER, İLETİŞİM

5. BELGE TOPLAMALARI VE DİĞER BASILI YAYINLAR

6. REFERANS VE BİLGİ FONU (CIF) GARO

CIF GARO, okuma odasında kullanıcılara şunları kaydeder ve yayınlar:

toplanan eserler V.I. Lenin, K. Marx, F. Engels, SBKP liderlerinin seçilmiş eserleri; SBKP kongrelerinin ve konferanslarının, SBKP ve Sovyetlerin kongrelerinin vb. transkriptleri;
yasaların tam koleksiyonu Rus imparatorluğu;
SSCB hükümetinin, RSFSR'nin yasalarının, kararnamelerinin, kararlarının ve emirlerinin toplanması; SSCB Yüksek Sovyeti RSFSR'den Vedomosti; Rusya ve Sovyet devleti tarihi üzerine yayınlar;
bilimsel ve tarihi süreli yayınlar;
ansiklopedik sözlükler;
SSCB, RSFSR, Rusya'nın Güneydoğusu, Kuzey Kafkasya ve Azak-Karadeniz Toprakları, Rostov Bölgesi'nin idari-bölgesel bölünmesine ilişkin referans kitaplar;
SSCB'nin merkezi devlet arşivleri, birlik ve özerk cumhuriyetler, devlet arşivleri, bölgeler ve bölgelerin fonları hakkında rehber kitaplar ve referans kitaplar;

2004 yılından bu yana, Shakhty kentindeki GARO şubesi, tüzel kişilik olarak Shakhty şehrinde Arşiv Belgelerini Saklama Merkezine dönüştürüldü.

İçindekiler

giriiş………………………………………………………… ……………….4
Bölüm 1 Bilimsel referans aparat sistemi…………………………………6
1.1 Arşiv belgeleri için bilimsel ve referans aygıt sistemi………………………………………………………………………….7
Bölüm 2 Arşiv belgeleri için bilimsel referans aparatı………………...12
2.1 İnceleme için bilimsel ve referans aparatı………………………….………….…...... ................... ........... ................ondört
2.2 Bilimsel referans aparat sisteminin geliştirilmesi…………………………... 14
Çözüm…………………………………………………… …………….…..16
bibliyografya…………………………………………………… ………17

giriiş
Arşivde saklanan tüm belgeler (çekirdek olmayanlar ve envantere dahil olmayanlar dahil) muhasebeye tabidir.
benim yaratma amacım dönem ödevi bilimsel referans aparatı sisteminin, gelişiminin bir açıklamasıdır.

Hedefe bağlı olarak, aşağıdaki görevler belirlendi:

Bilimsel referans aparatını düşünün

gelişimini inceleyin.

Belgeler aşağıdakiler için gereklidir:
1. varlıklarının güvenliğini ve izlenmesini sağlamak;
2. Kişisel bilgisayarların kullanımı da dahil olmak üzere, belgelerin operasyonel olarak aranması için sistemlerin oluşturulması;
3. Belgelerin en verimli kullanımı.
Kuruluşun arşivinde bir depo varsa, belgelerin merkezi muhasebesi yapılmalıdır. İki veya daha fazla havuz varsa - her bir havuz için.
Kuruluşların arşivlerindeki belgelerin muhasebeleştirilmesi, köklü ve kanıtlanmış bir sisteme, merkezileşme ve süreklilik ilkelerine dayanmaktadır. Bu, ofis işlerinde kuruluşların arşivlerinde ve daha sonra devlet arşivlerinde, tek tip muhasebe birimleri (vaka) ve tek tip muhasebe biçimleri (envanter vb.)
Kuruluşun arşivinde, “Bölüm arşivlerinin çalışma kuralları”, M., 1986 uyarınca kayıtlar tutulur. Her şeyden önce, fonlar (fon) ve depolama birimleri (vakalar) dikkate alınır. Arşivin muhasebe belgeleri, özel olarak tahsis edilmiş bir odada (veya doğrudan depoda) bir kasa veya metal bir dolapta saklanır.
"Temel kurallar" bir grup muhasebe belgesi sağlar. Ana Muhasebe belgeleri kuruluşun arşivi için gerekli:
1. belgelerin alınması ve elden çıkarılması için muhasebe defteri;
2. fon listesi;
3. fon sayfaları;
4. vakaların açıklamaları.
Kuruluşun arşiv belgelerine yönelik ana bilimsel referans aparatı (NSA) türleri, belgelerin bileşimi ve içeriği ile ilgili referans kitaplarıdır.
Kuruluşun arşiv belgelerinin bileşimi ve içeriği ile ilgili referans kitapları şunları içerir:
1. vaka envanteri;
2. vakaların isimlendirilmesi;
3. dosya dolapları;
4. tarihsel bilgiler.
Bilimsel referans aparatı, arşivin muhasebe belgeleriyle bağlantılıdır ve ayrıca belgelerin daha hızlı aranması ve verimli kullanılması için tasarlanmıştır. Vaka envanterleri, diğerlerinin geliştirilmesinin dayandığı ana dizin grubudur (ofis çalışması aşamasında derlenen kayıt ve kontrol dosyaları hariç).
Her türlü bilimsel referans aparatı, belgelerin arama verileriyle birbirine bağlanır. Bu veriler, vaka açıklamalarıyla sabitlenir. Bunlar, fonun numaralarını, envanteri, davayı, davanın sayfalarını içerir.

Bölüm 1
Bilimsel referans aparat sistemi, arşiv belgelerinin ve belgesel bilgilerin güvenliğini ve etkili bir şekilde aranmasını sağlamak için birbiriyle ilişkili ve tamamlayıcı muhasebe belgeleri, arşiv dizinleri, mekanize ve otomatik bilgi erişim sistemleri, tek bir metodolojik ve bilimsel ve metodolojik temelde oluşturulan bilgi belgelerinin bir kompleksidir. arşiv fonu kapsamında, kapsamlı kullanım amacıyla arşiv.

Tarihselcilik, kapsamlılık ve karmaşıklık ilkelerine dayanan NSA sistemi, sistematik bir yaklaşım ve belgeleri tek bir düzenleyici ve metodolojik temelde muhasebeleştirmek ve tanımlamak için gerekli alt sistemler de dahil olmak üzere bütünsel, karmaşık bir şekilde organize edilmiş bir nesne dikkate alınarak inşa edilmelidir.
Bilimsel referans aparatının sistemi, gerçekleştirdiği işlevlere göre bölünebilir:
1) muhasebe belgelerine ilişkin referans kitaplar;
2) belgelerin içeriğine ilişkin referans kitaplar.

Bu grupların her birinde, her bir arşiv için zorunlu olan ana dizinler ve gerektiğinde oluşturulan yardımcı dizinler tahsis edilir. Muhasebe ile ilgili ana referans kitapları arasında makbuz defteri, fon listesi, fon sayfaları, envanterler, envanter kayıtları, yardımcı olanlar arşivin kişisel hesabı, fonların hareketi için kartlar ve muhasebe defterleri vb. .

Ana içerik kılavuzları envanterleri, kılavuzları ve katalogları içerirken, yardımcı olanlar incelemeleri, dizinleri ve tematik listeleri içerir.

Böylece, NSA sisteminde her dizinin kendi amacı, özgünlüğü vardır, diğer dizinleri tamamlar ve SNSA'nın gerekli bir parçasıdır. Ancak, tüm SNSA kompleksinin her arşiv için her zaman zorunlu olmadığına dikkat edilmelidir. Dizinlerin sayısı ve bileşimi farklıdır. Arşivin, belgelerle her türlü çalışmayı rasyonel olarak gerçekleştirmeye izin verecek bir dizi bilgi sistemine sahip olması önemlidir.
1.1 Arşiv belgeleri için bilimsel ve referans aparat sistemi
Arşiv belgeleri için bilimsel ve referans aparat sistemi, arşiv belgelerinin ve arşiv bilgilerinin etkin bir şekilde kullanılması için tek bir metodolojik temelde oluşturulan arşiv belgelerinin bileşimi ve içeriği hakkında birbiriyle ilişkili ve tamamlayıcı arşiv referans kitaplarının bir kompleksidir.
Arşivin bilimsel referans aparatının sistemi şunları içerir:
1. Bir arşiv envanteri, arşiv fonu toplama vakalarının sistematik bir listesini içeren bir arşiv rehberidir. Arşiv envanteri, depolama birimlerini hesaba katmak ve içeriklerini açıklamak için tasarlanmıştır.
Envanter, ana, temel arşiv başvuru kitabıdır; araştırmacılar, arşive geldiklerinde önce onlara başvururlar.
Arşiv envanteri, arşiv dizinlerinin geri kalanını - dizinler, kataloglar, incelemeler, kılavuzlar - oluşturmak için temel görevi görür. Bu bağlamda, bir envanter oluştururken belirleyici faktör, niteliksel derlemesidir.
Kurumun çalışmaları sırasında, her biri için ayrı envanterler derlenen çeşitli belgeler oluşturulur:

Kalıcı saklama süresi durumları;

Geçici saklama durumları

Personel ile ilgili işler;

Yalnızca belirli bir kuruluşa özgü belgelerden oluşan davalar (soruşturma, mahkeme davaları, konulara ilişkin bilimsel raporlar vb.).

Arşiv envanterinin bileşimi:

açıklayıcı makaleler (davanın seri numarasını, yazı dizini, davanın başlığını, belgelerin son tarihlerini, davadaki sayfa sayısını içerir);

nihai kayıt (depodaki vaka sayısını gösteren muhasebe unsuru, envantere dahil edilen vaka sayısı ile her zaman örtüşmez);

tanık sayfası (envanterdeki sayfa sayısının muhasebeleştirilmesi için muhasebe elemanı);

açıklama için referans aparatı.

Envanter için referans aparatı şunları içerir:

içerik (içindekiler tablosu);

kısaltılmış kelimelerin listesi;

dönüşüm tablosu (işleme durumunda);

Arşiv envanteri için referans aparatı, belgelerle (başlık sayfası, içindekiler tablosu) ilk tanışma işlevini yerine getirir, gerekli bilgilerin (dizinler) bulunmasına yardımcı olur, envanterin anlamsal içeriğini (kısaltma listesi) ve arama verilerini netleştirir (şifrelerin çeviri tabloları).
Vakaların envanterleri kesinlikle yerleşik formlara göre derlenir. Arşiv envanterinin tüm detayları kendileri için belirlenen yerlerde bulunmaktadır.
Envanterin değeri, bir muhasebe belgesi ve içerik kılavuzu olan envanterin büyük bir bilgi yükü taşıması ile belirlenir.
Arşiv belgesel bilgilerinin araştırılmasının etkinliği, envanterin hazırlanmasının kalitesine bağlıdır.

2. Kataloglar. Bunlar:
- sistematik . Kütüphanede hangi ilim dallarında kitap bulunduğunu öğrenmek gerekirse ona başvurmaya gerek yoktur; belirli bir konu, konu, konu hakkında literatür seçmek gerekir; İçeriği biliniyorsa, kitabın yazarını ve tam başlığını belirlemeniz gerekir.
Kataloğun adı, basılı eserlerin tanımını içeren kartların, bireysel bilgi dallarının içeriğine göre belirli bir sisteme göre gruplandırıldığını gösterir. Farklı yazarların aynı konudaki kitapları bu şekilde bir araya getiriliyor.
Kataloğun ana bölümlerinin ve her bölüm içindeki alt bölümlerin yerleşim sırası, özel bir belgeye - sınıflandırma şemasına - kaydedilir. Kütüphanelerin var olduğu yüzyıllar boyunca, sınıflandırma şemalarının birçok farklı versiyonu oluşturulmuştur. Bunların en ilericileri her zaman farklı bilimler arasında doğru bağlantıları ve etkileşimleri kurmaya çalışan bilimlerin sınıflandırılmasına dayanmışlardır.
- öğretim yardımcıları.
3. Kart dosyası - kartlardaki belgelerin içeriği hakkında bilgi içeren bir dizin. Bilgi için organizasyonun ihtiyacına göre kartlar dosya dolaplarına yerleştirilir. Kuruluşların arşiv uygulamalarının gösterdiği gibi, en çok kullanılanı kurumsal ve idari belgelerin (temel faaliyetlere ilişkin emirler, protokoller, sözleşmeler, anlaşmalar, mektuplar vb.) içeriği hakkındaki bilgilerdir.
O olur:
- nominal;
- nominal savaşçı-madenciler;
- vatandaşlara konut sağlamak;
- metrik kitaplar.
4. Kılavuz - bir veya daha fazla arşivin belgeleri hakkında kısa bilgiler içeren bir arşiv kılavuzu. Rehberin türleri şunlardır: arşiv rehberi, arşiv(ler)in fonları rehberi, arşiv fonları hakkında kısa rehber, arşiv fonları için tematik rehber.
Arşiv rehberi - içinde saklanan belgelerin açıklamasını içeren sistematik bir arşiv listesi içeren arşiv fonları için bir tür rehber. Tüm arşiv kurumları, müzeler, kütüphaneler ve RF AF belgelerini kalıcı olarak saklayan diğer arşivler, Rusya Federasyonu'nun veya bölgelerinin bireysel konuları hakkında bilgi içerebilir. Arşiv kılavuzundaki açıklamanın amacı, RF AF belgelerinin arşivi veya yukarıdaki depolarından herhangi biridir.
Arşiv rehberinde arşivin özelliği şunlardan oluşur: arşivin adı (tam veya kısaltılmış), arşivin adresi (tam adres verisi), kağıt üzerindeki fon sayısı, kağıt üzerindeki fon hacmi, kağıt üzerindeki belgelerin son tarihleri, tarihi bilgiler, açıklamalar. Yayınlanmış referans kitapların bir listesini içerebilir. Arşivde film ve fotoğraf dokümanları ile bilimsel ve teknik dokümantasyon (NTD) varsa bunların sayısı ve bitiş tarihleri belirtilir.

5. İndeks - arşiv belgelerinde belirtilen nesnelerin adlarının (adlarının) alfabetik, sistematik veya başka bir temelde derlenmiş ve arama verilerini gösteren bir arşiv referans kitabı.
Bir kuruluşun arşivindeki dizinler, fonlar arası, fon içi, formda - elektronik, sayfa veya kart, başlıkların yapısında - sağır (konu kavramları ve arama verileri) ve açıklamalı (konu kavramlarına açıklamalar eşlik eder) olabilir. ), indeksler içindeki kavramları gruplamada - alfabetik, sistematik , kronolojik.
Dizinler, depolama birimlerinin başlıklarına (görüntülemeden) veya belgelere (depolama birimlerinin görüntülenmesiyle) derlenebilir.
Ana endeks türleri şunlardır: konu (çeşitleri - tematik, nominal, coğrafi), kronolojik. Dizin içindeki kavramların gruplandırılmasına göre alfabetik, sistematik ve kronolojik dizinler ayırt edilir.

6. Belgelere genel bakış - bireysel belge kümelerinin bileşimi ve içeriği hakkında sistematik bilgiler içeren bir arşiv dizini.
Kuruluş arşivindeki inceleme türleri, fon incelemesi ve tematik incelemedir.
Stoka genel bakış için açıklama nesnesi bir belgedir (bir belge grubu, bir belgenin bir parçası), bir depolama birimi, bir stokun muhasebe birimidir. Arşiv belgelerine tematik bir genel bakış için açıklamanın amacı, bir belge (bir belge grubu, bir belgenin parçası), bir depolama birimi, bir arşivin bir fonunun (bir fonun bir parçası, bir fon grubu) muhasebe birimidir. belirli bir konuda. İncelemeleri derlerken, bir fon ve / veya konu seçiminden oluşan farklı bir yaklaşım kullanılır, incelemenin ana bölümünde bilgileri gruplandırma ilkesi, belgeler hakkında bilgi sunmak için farklı yöntemler (bireysel veya grup ek açıklamalar), farklı belirli belge türlerini tanımlama yöntemleri, uygun kompozisyonu belirleme ve incelemeye referans aparatının eksiksizliğinin derecesi

7. Listeler, arşiv belgelerinin tanımına dayalı olarak oluşturulan arşiv dizinleridir, yani. birincil belgesel bilgilerin analitik ve sentetik işlenmesi yoluyla belgelerin ve fonların bileşimi, içeriği ve arama verileri hakkında ikincil bilgilerin oluşturulmasına dayanır. "Soru listeleri" el yazısı, daha sonra daktilo ile ciltlenmiş kitaplar şeklinde olup, kurum ve kuruluşların ofis çalışmalarında derlenip vaka ve envanterlerle birlikte arşive teslim edilmektedir. Kapaklarda şifreler var - içeriğini ifşa ettikleri fonların, envanterlerin, davaların sayısı. "Soru listesi", "sağır" başlıklı vakaların içeriğini ortaya çıkarır, envanterlerin bilgi içeriğini arttırır
Halihazırda Arşiv Fonu yazılım paketi (Delo seviyesi) ve arşivde oluşturulan veri tabanları ile çalışmalar devam etmektedir: Bilimsel Referans Kütüphanesi, Süreli Yayınlar, Fon İndeksi, Referans ve Bilgi Fonu. Arşiv belgelerine ilişkin tematik veri tabanları oluşturulmamıştır.

Bölüm 2 Arşiv belgeleri için bilimsel ve referans aparatı

Kart dizini, kartlardaki belgelerin içeriği hakkında bilgi içeren bir başvuru kitabıdır. Bilgi için organizasyonun ihtiyacına göre kartlar dosya dolaplarına yerleştirilir. Kuruluşların arşiv uygulamalarının gösterdiği gibi, en çok kullanılanı kurumsal ve idari belgelerin (temel faaliyetlere ilişkin emirler, protokoller, sözleşmeler, anlaşmalar, mektuplar vb.) içeriği hakkındaki bilgilerdir.
Dokümanların kullanım görevlerine bağlı olarak konu ve konu-tematik dosya dolapları oluşturulabilir.
Konu kartı endeksinde, kartlar kavramlara göre alfabetik olarak gruplandırılmıştır (örneğin, siparişler için - faaliyet alanlarının adlarına göre alfabetik olarak: şirketleşme, üretim, pazarlama, işgücü koruması; mektuplar için - muhabir kuruluşların adlarına göre alfabetik olarak vb. )
Personelin kıdem, ücretler ve sosyo-yasal nitelikteki diğer veriler hakkında bilgi araması için dosya dolapları oluşturulması tavsiye edilir.
Kartlar, kuruluş çalışanının soyadı, adı, soyadı ve kendisi hakkında bilgi içeren belgelerin arama verilerini (fon sayısı, envanter, dava ve sayfalar) içermelidir. Kartlar, ad ve soyadlarının alfabetik sırasına göre aynı soyadlar içinde alfabetik sıraya göre soyadlarına göre sistematize edilir.
Kuruluşların arşivlerinde belge ve dosyaları aramak için otomatik sistemler oluştururken ve kullanırken, bilgisayar programlarının geliştirilmesinde hem ofis çalışması aşamasında hem de arşivde belge ve dosyaların kaydedilmesi ve kaydedilmesi için geleneksel kurallar kullanılmalıdır.
Böyle bir süreklilik, arşivleme çalışmalarının yeni bir teknik düzeye geçişini kolaylaştıracaktır.
Tarihsel bilgiler, arşiv referans kitapları arasında özel bir yere sahiptir. Sertifika, kuruluşun arşivindeki fon belgelerinin ilk alınmasında düzenlenir. Daha sonra, 5-7 yıl sonra, tarihsel arka plana bir ek yapılması tavsiye edilir.
Tarihsel bilgiler arşiv başkanı tarafından derlenir ve imzalanır. Yılda az miktarda dosya oluşturulan kuruluşlarda, geçmişe dönük bir not, kalıcı saklama durumlarının envanterinin önsözüyle değiştirilebilir.
Tarihsel arka plan üç bölümden oluşur:
1. kurucunun tarihi;
2. fonun tarihi;
3. Fonun belgelerinin özellikleri.
İlk bölüm - kurucunun tarihi (kronolojik sırayla) aşağıdaki bilgileri içerir:
1. örgütün oluşturulması, dönüştürülmesi ve tasfiyesine ilişkin idari belgelerin tarihleri, sayıları ve başlıkları;
2. kuruluşun faaliyetleri için son tarihler;
3. Kuruluşun adındaki ve faaliyetlerindeki değişiklikler;
4. Kuruluşun görevleri ve işlevleri ve bunların değişiklikleri;
5. örgütün faaliyetlerinin ölçeği ve devlet aygıtı, sanayi sistemindeki yeri;
6. Kuruluşun yapısı ve değişiklikleri (tarihlerle birlikte).
Fonun tarihçesi olan ikinci bölüm aşağıdaki bilgileri içerir:
1. Fondaki dava sayısı ve fon davaları için son tarihler;
2. fon belgelerinin bileşimi ve her grup için son tarihler;
3. fonun kuruluş arşivine alınma zamanı;
4. belgelerin güvenlik derecesi;
5. fon belgelerinin bileşimi ve kapsamındaki değişiklikler;
6. Devlet depolaması için davaların devir tarihi ve yeri (devlet arşivinin adı; devlet arşivi tarafından atanan fon numarası, kabul ve devir işlemine referans) vakalar, tarihi ve numarası).
Üçüncü bölüm - fon belgelerinin özellikleri, fon için bilimsel ve referans aparat türlerinin bir listesini içerir.
Üçüncü bölümde, fonun belgelerinin bir açıklaması, şunları listeler:
1. ana belge türleri;
2. bu kuruluştaki belgelerin özelliklerini belirtin;
3. Belgelerin kullanımı hakkında genel bilgi vermek (sosyal ve yasal nitelikteki sertifikaların ana içeriği ve sayısı, yapısal bölümlere belgelerin seçimi ve verilmesi vb.)
Sertifika, kuruluşun genel antetli kağıdına 4 nüsha olarak basılır (3 nüsha devlet arşivine yöneliktir ve davaları alırken ve aktarırken envanterlerle birlikte aktarılır.
2.1 İnceleme için bilimsel referans aparatı
Belge incelemelerinin ikinci bölümünü düşünün - referans aparatı.
Arşiv fonu incelemesinin başlık sayfasında, arşiv adından sonra referans kitabının türü belirtilir - fonun incelemesi, fon numarası, belgelerin son tarihleri, yayın yılı veya incelemenin derlendiği yıl.
Tematik derlemenin başlık sayfasında kaynak kitap türü, derleme konusu başlığı, konuyla ilgili belgelerin son tarihleri ve derlemenin yayımlanma yılı belirtilir.
Arşiv fonunun gözden geçirilmesinin önsözü, envantere benzetilerek derlenmiştir.
Tematik incelemenin önsözünde, tarihi kısım konuyu karakterize eder, alaka düzeyini doğrular ve fon yaratıcısının geçmişi sadece bu konunun bakış açısından verilir.
Fon yaratıcısının ana gruplarının özellikleri, belgelerin içeriğindeki ilişkiyi ve dolayısıyla ilgili malzeme kategorilerinin konunun gelişimindeki önemini ve yerini gösterir. Tematik inceleme bir fon için derlenirse, tarihsel kısım fonun incelemesinin önsöz modeline göre hazırlanır.

Bilimsel referans aparat sisteminin geliştirilmesi

Toplumdaki demokratik değişimlerle bağlantılı olarak, ülkenin tarihi geçmişine artan ilgi, kayıp geleneklerin restorasyonu, arşiv belgelerinin arşivlerin okuma odalarında kullanılması konusu değişti. 1920-50'lerin kitlesel baskılarının tarihi, idari ve kolluk kuvvetlerinin faaliyetleri, Rus İmparatorluğu ve SSCB'deki dini mezheplerin tarihi, kilisenin zulmü üzerine yapılan çalışmalar önemli bir yer işgal etmeye başladı. Sovyet dönemi, bilim, eğitim, kültür ve sanat tarihi. Küçük vatanlarının tarihine önceki yıllara göre daha büyük bir ilgi vardı. Kentsel planlama süreci ve şehirlerin mimari görünümünün restorasyonu ile bağlantılı olarak, yerleşim yerlerinin planlama ve gelişme tarihi, tarihi ve mimari anıtlar, kilise ve manastır binaları hakkında belgeler talep edilmektedir.

Federal arşivlerin çoğu ve bölgesel seviyeler(%72). Envanterlerin iyileştirilmesi ve revizyonu, esas olarak devlet yetkilileri ve idaresi, yerel özyönetim, her düzeydeki parti organları, bireysel bakanlıklar ve bölümler, sektörel hükümetlerin fonları ve ayrıca açık depoya aktarılan belge setleri üzerinde gerçekleştirilir. genellikle gerçek kullanım görevlerine karşılık gelir. Toplamda, yıllar içinde, yaklaşık 27 bin envanter 6 milyon adet iyileştirildi. çıkıntı
Bilimsel referans aparatının geliştirilmesi ve iyileştirilmesi, aktif kullanım ile yakından ilgilidir. Bilişim Teknolojileri. Kullanımları, bilimsel referans aparatının durumunu iyileştirmeye izin vererek, onu esnek, doğru ve kullanımı kolay hale getirir. Bilimsel referans aparatının otomasyonunda, fon düzeyinde açıklamalar içeren ve neredeyse fonlar için rehber metinlerinin oluşturulmasını mümkün kılan yerleşik otomatikleştirilmiş merkezi devlet arşiv muhasebesi sistemi tarafından giderek daha önemli bir rol oynamaktadır. otomatik olarak. Son yıllarda, NSA'nın İnternetteki temsili giderek daha fazla gelişme kazanıyor..

Çözüm

RF AF belgelerinin devlet muhasebesi, muhasebe birimlerinde sayılarının belirlenmesinden ve bu sayının, kompozisyonun ve durumun muhasebe belgelerine yansıtılmasından oluşur. Arşivde saklanan tüm belgeler muhasebeye tabidir. Belge muhasebesi, organizasyonel düzen, tanımlama ve belgeler için hedeflenen arama, mevcudiyeti ve durumu üzerinde kontrol imkanı sağlar.
1992'den beri belgelerin muhasebesi, ilgili düzenleyici ve örgütsel ve idari belgelerle düzenlenmiştir. Bunlar, her şeyden önce, Muhafaza, Devlet Muhasebesi Dairesi ve Belgelerin Bilimsel Referans Aparatı Hakkında Yönetmeliktir.
Arşiv belgelerinin muhasebeleştirilmesi, güvenliklerine katkıda bulunur, belgelerin kullanılabilirliğini kontrol etmeye ve aranmalarını sağlamaya yardımcı olur. Bölüm arşivlerinde saklanan belgelerin muhasebeleştirilmesi, devlet arşivlerinin profillerine uygun olarak sistematik bir şekilde elde etmelerini sağlar ve devlet arşivinin çalışmasını planlamanın temelidir.
Arşivin bilimsel ve referans aygıtı, vaka envanterlerine ve kataloglara, belgesel materyallerin kart dizinlerine, tarihsel referanslara, stok incelemelerine ve tematik incelemelere dayanıyordu.
Bilimsel ve referans aparatı sektörünün ana çabaları, envanterlerin iyileştirilmesine yöneliktir: fon envanterlerine, başlık sayfalarına, içindekiler tablolarına, dizinlere önsözlerin oluşturulması.
Bilimsel referans aparatı, arşivin muhasebe belgeleriyle bağlantılıdır ve ayrıca belgelerin daha hızlı aranması ve verimli kullanılması için tasarlanmıştır.
Bilimsel referans aparatının geliştirilmesi ve iyileştirilmesi, bilgi teknolojisinin aktif kullanımı ile yakından ilgilidir. Kullanımları, bilimsel referans aparatının durumunu iyileştirmeye izin vererek, onu esnek, doğru ve kullanımı kolay hale getirir.
Tarihselcilik, kapsamlılık ve karmaşıklık ilkelerine dayanan bilimsel referans cihazı sistemi, sistematik yaklaşım ve belgeleri tek bir normatif üzerinde muhasebeleştirmek ve tanımlamak için gerekli alt sistemler de dahil olmak üzere bütünsel, karmaşık bir şekilde organize edilmiş bir nesne dikkate alınarak inşa edilmelidir. ve metodolojik destek.

bibliyografya
vb.................

Arşiv belgesel bilgilerini sınıflandırma sorunu temel bir sorundur. modern organizasyon arşiv bilgi alanı. Bu nedenle, arşiv belgesel bilgilerinin bir endüstri sınıflandırıcısı oluşturmak için şu anda çalışmalar devam etmektedir.

Arşiv belgeleri için bilimsel bir referans aygıtı oluşturma çalışması, kuruluşlara ve bireylere gerekli belgesel bilgileri sağlamayı amaçlayan bir tür bilimsel çalışmadır. Belge bilgileri, bir belgede bulunan bilgi, çeşitli verilerdir.

Uygulamada bilgi çalışması Nesnel gerçekliğin nesneleri ve insan zihinsel faaliyeti hakkında birincil bilgi kaynakları olan arşiv belgelerine, birincil belge bilgilerinin taşıyıcıları denir.

Belgelerle ilgili açıklamalar, özel şifreler ve kodlardan oluşan çeşitli mesajlara bilgi hakkında bilgi veya ikincil belge bilgileri denir.

İkincil belge bilgilerini içeren arşiv dizinleri ve birincil belge bilgilerini taşıyan belgelerin kendileri birlikte bir arşiv bilgi ortamı oluşturur.

Belgesel bilgileri açıklayan tüm arşiv dizinleri zorunlu ve isteğe bağlı olarak ayrılmıştır.

Tüm devlet arşivlerinde zorunlu dizinler bulunur. Bunlar, arşiv envanterlerini ve arşiv kataloglarını, belge incelemelerini ve diğer arşiv referans kitaplarını içerir.

Arşiv belgelerinin özellikleri dikkate alınarak ek dizinler oluşturulur ve ayrıca tarihsel olarak oluşturulur (kalıcı depolama için alınan kart dizinleri, kart dizinleri ve yayın için belirlenen belge listeleri). Ek dizinler dizinleri, incelemeleri, tematik listeleri, açıklamalı katalogları içerir.

NSA sistemini kurma ilkeleri. NSA sistemini kurmanın temel ilkeleri şunlardır:

1) farklı seviyelerde birincil geriye dönük belgesel bilgileri tanımlayan çeşitli dizinlerden gelen bilgilerin ilişkisi ve tamamlayıcılığı;
2) çeşitli dizin türlerinin benzersizliği ve çoğaltılmaması;
3) NSA departman, eyalet ve belediye arşivlerinin birbirini takip etmesi.

Aramayı daha verimli hale getirmek ve arşivcinin bilgileri çoğaltmak için işçilik maliyetlerinden kaçınmak için iki önemsiz ilkeye uyulmalıdır.

Fonun tanımı ve kataloglanması, karşılıklı ilişki ve bilgilerin tamamlayıcılığı ilkesine uygun olarak yapılıyorsa, araştırmacı, fonun envanterini öğrenmiş ve fonun konusuna ilişkin depolama birimi sayılarını buradan yazmıştır. ilgilenir, ardından daha derinlemesine bir arama için kataloğun ilgili bölümüne döner. Katalogda sadece depolama birimlerinin adlarını değil, aynı zamanda bu bilgilerin bulunabileceği depolama biriminin sayfalarını gösteren belge başlıklarını ve daha ayrıntılı bilgileri de bulur.

Üçüncü ilke, arama çalışmasının organizasyonu için çok önemlidir. Bu, departman, eyalet ve belediye arşivlerinde her tür dizinin oluşturulmasında tek tip gereksinimlerin ve tek tip yöntemlerin uygulandığı anlamına gelir. Bu nedenle, bir daire arşivinin kontrolü altındaki kurumların ofis işlerinde bile vaka envanterleri derlenmektedir. Bir departman arşivinin kalıcı olarak saklanması durumlarının envanterlerinin özet envanterleri (yıllık bölümler), devlet arşivinin EPC'si tarafından onaylanmalı ve dosyalar kalıcı depolamaya aktarılıncaya kadar devlet arşivinde kontrol kopyaları olarak saklanmalıdır. Aynı kontrol, departman dosya dolaplarının ve diğer dizinlerin bileşimi üzerinde de uygulanmalıdır. Açıklamanın tüm unsurları, envanter için referans aparatının tüm yardımcı unsurları, departman ve devlet arşivlerinin çalışması için temel kurallara kesinlikle uygun olmalıdır.

NSA sisteminin yapısı. Dikey ve yatay seviyelerde yapısal alt bölümün NSA sistemi. Sistemin yatay seviyesi, dizinlerin işlevsel farklılığına dayanmaktadır. İşleve göre, NSA sisteminin referans kitapları aşağıdakilere ayrılır:

1. muhasebe rehberlerine;
2. Belgelerin içeriğinin açıklanması için kılavuzlar (bilgi erişim sistemleri).

Sistemin dikey düzeyi, aşağıdaki arşiv belgeleri kümelerine ilişkin referans sınıflarının hiyerarşisine dayanır:

1. Bir bütün olarak RF AF;
2. arşiv ağları;
3. arşiv;
4. fon;
5. vaka veya ayrı belge.

Bu bölüme uygun olarak, arşiv belgeleri için en yaygın referans kitapları ve referans kompleksleri adlandırılabilir.

Federal Arşivin Merkezi Stok Kataloğu ve NTI otomatik sistemi daha önce temel alınarak geliştirildi.

2. Belirli bir bölgenin bir grup arşivi:

Rusya Federasyonu'nun veya bir belediyenin kurucu kuruluşunun stok kataloğu.

rehber kitap veya hızlı başvuru;

gelir defteri;

fon listesi;

fon sayfaları;

dizinler;

tematik incelemeler;

işaretçiler;

arşiv pasaportu;

fon sayfası;

fona genel bakış;

dizinler;

işaretçiler;

5. Ayrı vaka veya ayrı belge:

tematik kılavuzlar;

dizinler;

işaretçiler;

hisse senedi ve endeks incelemeleri;

davanın dahili açıklaması;

dipnot;

onay yazıt.

Pratik çalışmada, belge seviyelerine göre sınıflandırmalarının bir sonucu olarak tüm dizinler şu şekilde adlandırılmıştır:

arşivler arası (RF AF ve parçası düzeyinde); arşiv içi ve fonlar arası (fonlar veya parçaları düzeyinde);

fon içi (fon düzeyinde veya bir kısmı düzeyinde).

Belirtilen gruplar (arşiv içi, fonlar arası, fon içi dizinler) için Rusya'nın her federal arşivinin referans aparatının ayrıntılı bir listesi, 1994 yılında yayınlanan "Rusya Federal Arşivleri ve bilimsel referans aparatları" referans kitabında verilmiştir.

SNSA'nın gelişimi için beklentiler. Aşağıdaki ana problemlerin çözümüne dayalı olarak, NSA sisteminin daha da optimal gelişimi için beklentilerin geliştirilmesi.

1. Ulusal bilimsel ve teknik bilgi sisteminin (NTI) bir alt sistemi olarak NSA AF RF sisteminin bir bütün olarak optimizasyonu.
2. Belge organizasyonunun çeşitli seviyelerinde NSA AF RF sisteminin bireysel alt sistemlerinin ve unsurlarının optimizasyonu: arşiv - fon - dosya - belge - bunlar NSA sistemine "giriş" seviyeleridir; ve her arşivin NSA sisteminin optimizasyonu.
3. Devlet arşivlerinin ve kurum arşivlerinin NSA sürekliliğinin kapsamlı olarak sağlanması.
4. NSA arşiv sistemindeki etkileşimleri ve tamamlayıcılıkları dikkate alınarak, belirli dizin türlerinin oluşturulmasına yönelik metodolojinin daha da geliştirilmesi.

NSA sistemi, muhasebe yöntemlerinin birliği ve belgelerin tek bir düzenleyici ve metodolojik temelde tanımlanması temelinde oluşturulmalıdır, bu da onlar için aşağıdaki gereksinimleri belirler:

1) talepler ortaya çıktıkça ve arşive ulaştıkça toplumun tüm geriye dönük bilgi ihtiyaçlarını karşılamak;
3) evrensel olun, yani. bilgi güvenliği yönteminden bağımsız olarak RF AF'nin tüm belge setini (metin, KFFD, teknik vb.) kapsar;
4) her tür ve türdeki referans kitaplarını derlemek için birleşik bir metodolojiye sahip olmak;
5) ara bağlantı, dizinlerin tamamlayıcılığı bakımından farklılık gösterir;
6) bilim ve teknolojinin en son başarılarının uygulanması için daha fazla beklentiyi dikkate alarak geliştirmek, yani. otomatik giriş ve bilgi alma.

Bu gerekliliklere dayanarak, NSA sisteminin temeli "çifte birlik" olmalıdır: belgelerin sınıflandırılmasının bilimsel ve metodolojik temellerinin birliği ile elde edilen belgelerin organizasyonunun birliği ( tek sistem NSA, belgelerin organizasyonunu ve bunların depolama birimleri, fon, fon kompleksi, arşiv tarafından muhasebeleştirilmesini düzeltir);

Dizini derleme metodolojisinin birliği ile elde edilen belgelerin tanımının birliği.

Şu anda, her arşivde NSA'nın oluşturulması ve iyileştirilmesi farklıdır. Bu, arşivcilerin çeşitli bilgilendirici fon dizinlerinin oluşturulması ve iyileştirilmesi konusunda farklı yaklaşımlara sahip oldukları anlamına gelir.

Arşiv fonları bilgi içeriğine göre 3 kategoriye ayrılmaktadır. Arşiv fonu kategorisi, bu fonun materyallerinin farklı bir bilgi düzeyi olarak anlaşılmaktadır. Bu nedenle, içeriğinde önemli, çok yönlü ve araştırmacıların sıklıkla başvurduğu, belgenin içeriği hakkında derin ve ayrıntılı bilgilerle ayırt edilen büyük fonlar için karmaşık, yüksek kaliteli arşiv referans kitapları oluşturulur. Bu tür dizinler bir kategori I fonu tarafından oluşturulur.

II ve III kategorilerindeki fonlar için daha basitleştirilmiş bir NSA oluşturulur.

ders çalışması

Rusya Federasyonu arşiv fonunun belgeleri için bilimsel referans aparatının kavramı ve yapısı

giriiş

Bu araştırma çalışması, modern devlet arşivlerindeki bilimsel referans aygıtlarının incelenmesine ayrılmıştır.

Bu çalışmanın alaka düzeyi, bilimsel referans aparatının arşiv kurumları için öneminde ve derlemesinin doğruluğunda yatmaktadır, çünkü referans ve arama araçları (ATS) olmadan, düzenli bir belgesel bilgi deposundan arşiv, “ gerekli verileri bulmanın neredeyse imkansız olacağı bilgi dökümü ”.

Çalışmanın amacı arşivleme

Araştırma konusu - bilimsel referans aparatı

Bu çalışmanın amacı: belgeler için bilimsel referans aparatı sistemini incelemek arşiv fonu Rusya Federasyonu

Bu hedefe ulaşmak için aşağıdaki görevleri çözmek gerekir:

."Bilimsel referans aparatı" kavramını tanımlayın

.Bilimsel bir referans aparatı oluşturma ilkelerini incelemek

.Bilimsel referans aparatının yapısını incelemek

.Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun belgelerini saklayan arşivlerdeki bilimsel referans aparatını analiz etmek

1. Bilimsel referans aparatı: kavram, yapım ilkeleri, yapı

1.1 Bilimsel bir referans cihazı oluşturma kavramı ve ilkeleri

Belgeleri arşivlemek için referans sistemi ve arama araçları (bilimsel referans aparatı sistemi)Arşiv belgelerinin ve arşiv bilgilerinin etkin bir şekilde kullanılması için arama yapmak için tek bir metodolojik temelde oluşturulan arşiv belgelerinin bileşimi ve içeriği hakkında birbiriyle ilişkili ve tamamlayıcı bir arşiv referans kitapları setidir.

Arşiv dizinleri gelenekseldir, yani. üzerinde kağıt ortam, ve otomatik, yani. bilgisayarlar yardımıyla gerçekleştirilmiştir. Arşiv dizinlerinin temel amacı, gerekli belgesel bilgileri hızlı bir şekilde aramaktır.

Arşiv belgeleri için bilimsel bir referans aparatının oluşturulması - vatandaşlara belgesel bilgi sağlamaya yönelik faaliyetler, tüzel kişiler ve diğer bilgi tüketicileri.

Bilgiyle çalışırken, birincil kaynaklar ile ikincil belgesel bilgiler arasında ayrım yapmak gerekir.

Birincil belgesel bilgiler - nesnel fenomenler ve insanın zihinsel aktivitesi hakkında bilgi içeren arşiv belgeleri.

İkincil belgesel bilgiler, "bilgi hakkında bilgi", yani birincil kaynak hakkında açıklayıcı bilgiler içeren bilgilerdir.

Arşiv dizinleri ve birincil belgesel bilgiler, yani belgeler toplam olarak arşiv bilgi ortamını oluşturur.

Arşiv dizinleri zorunlu ve isteğe bağlı olarak ayrılmıştır. Zorunlu arşiv dizinleri her eyalet ve belediye arşivinde mevcuttur. Bunlara vaka öyküleri, kataloglar ve kılavuzlar dahildir. Gerektiğinde, belirli bir arşiv kurumunun özelliklerine göre belirlenen veya tarihsel olarak oluşturulan ek arşivler oluşturulur. Bunlar, belgeye genel bakışları, dizinleri, konu listelerini ve veritabanlarını içerir.

Her federal arşivin bilimsel referans aparatının sistemi, "Rusya Federal Arşivleri ve bilimsel referans aparatları" yayınında ayrıntılı olarak sunulmuştur. Bu referans kitabının benzersizliği, yerel arşivleme tarihinde ilk kez, her bir federal arşivin referans aygıtının ana unsurlarına ilişkin verilerin bir araya getirilmesi gerçeğinde yatmaktadır.

.2 Bilimsel referans aparatı sistemi oluşturma ilkeleri

Bir bilimsel referans aparatı sistemi oluşturmanın temel ilkeleri:

.Birincil belgesel bilgileri tanımlayan arşiv dizinlerinin karşılıklı ilişkisi ve tamamlayıcılığı

.Çeşitli arşiv dizinlerinde bilgilerin tekrarını önlemek

.Arşiv kurumlarının SSA'sı olan kuruluşların bilimsel referans aygıtı (RSA) sisteminin sürekliliği

Kuruluşların ve arşiv kurumlarının bilimsel referans aygıtının sürekliliği, yapım gereklilikleri ve ilkelerinin birliği ile sağlanır. Bu koşul, vaka envanterlerinin organizasyonlarının ofis işlerinde zorunlu olarak derlenmesini ve onlar için bilimsel bir referans aparatını gerektirir. Arşiv kurumlarının bilirkişi ve tasdik komisyonu tarafından onaylanan envanter formları, belgeler kurum tarafından kalıcı olarak saklanmak üzere aktarılıncaya kadar kontrol kopyaları olarak arşivde saklanır. Kalıcı depolama için belgelerin alınmasından sonra, envanterler arşivin bilimsel ve referans aparatının bir parçası haline gelir.

Kuruluşun arşivinin bilimsel ve referans aparatının çeşitli araçları, arşive bağımsız birimler olarak kabul edilir veya katalogların ilgili bölümlerine entegre edilir.

Araştırmanın verimliliği ve arşivcilerin bilgi tekrarı için işçilik maliyetlerinin azaltılması için ilk iki ilkeye uyum gereklidir.

Belgelerin ve kataloglarının tanımlarını oluştururken ara bağlantı ve tamamlayıcılık ilkesi gözlenirse, vaka envanterine aşina olan ve ondan gerekli sayıda depolama birimi yazan araştırmacı, ilgili bölümlere başvurabilir. Daha detaylı arama için katalog. Katalogda araştırmacı depolama birimlerinin adlarını, vaka başlıklarını ve daha detaylı bilgileri bulabilecektir.

Üçüncü ilke, aramanın organizasyonu için daha az önemli değildir. Bu, kuruluşlarda, devlet ve belediye arşivlerinde her türlü arşiv dizinlerini oluştururken, tek tip gereklilikler ve tek tip yöntemlerin sunulacağı anlamına gelir. Bu nedenle, kuruluştaki vaka envanterlerinin kaydının doğruluğu, kuruluşun arşivi tarafından kontrol edilir. Kalıcı depolama durumlarının belgelerinin envanterlerinin özet envanterleri (yıllık bölümler), devlet ve belediye arşivleri tarafından koordine edilir ve onaylanır. Bilimsel referans aparatının diğer araçları üzerinde kontrol uygulamak da önemlidir. Kurumun her arşiv rehberi, devletin çalışma kurallarına, belediye arşivlerine ve kuruluşların arşivlerine uygun olarak derlenmelidir.

2 Bilimsel referans aparatının yapısı

2.1 Vaka özetleri

Vakaların tanımı, belgeler- stok içi sistematizasyon ve muhasebeden sabitleme, depolama birimlerinin / muhasebe birimlerinin bileşimini ve içeriğini açıklamak için tasarlanmış bir arşiv dizini; depolama birimlerinin / muhasebe birimlerinin açıklayıcı maddelerinden, bir nihai kayıttan, bir sertifika belgesinden ve envanter için bir referans aparatından oluşur

Açıklama üç ana işlevi yerine getirir:

· Bilgilendirici (belgelerin bileşimini ve içeriğini açıklar)

· Muhasebe (belgeleri kaydeder)

· Sınıflandırma (belgeleri sınıflandırır)

Bilgi işlevi şu şekilde uygulanır: bir vaka envanteri derlerken ve belgenin türü ve içeriği hakkında bilgi sağlayan belge başlıklarını girerken. Düzgün yürütülen bir dava envanteri, fonun belgelerinin bileşimi hakkında bilgi edinmenizi sağlar.

Belgeleri numaralandırırken ve envanterdeki belge sayısını belirtirken muhasebe işlevi uygulanır. Bu, belgelerin güvenliğini sağlar, fon hacmindeki değişiklikleri izlemenize olanak tanır ve istenen belge için hızlı aramayı kolaylaştırır.

Sınıflandırma işlevi, fon içindeki işlerin en rasyonel şekilde düzenlenmesinden oluşur. Sınıflandırma kapsamında bu durum Fon yaratıcısının yapısına veya faaliyetlerinin ana konularına göre belgelerin gruplandırılmasını ifade eder.

Üç tür envanter vardır: dahili envanter, yapısal birimin envanteri (teslimat), fon işlerinin özet envanteri.

Dahili envanter, muhasebesi bu belgelerin özelliklerinden (özellikle değerli, kişisel, adli, soruşturma dosyaları vb.) kaynaklanan kalıcı ve geçici (10 yıldan fazla) depolama durumlarını kaydetmek için tasarlanmıştır. başlıkları içeriği hakkında bilgi içermeyen bu tür belgelerden oluşan davalar.

Yapısal bölüm envanterleri (teslimat) ve özet envanterler aynı metodolojiye göre derlenir. Aşağıdaki vaka türlerini tanımlamak için derlenirler:

· geçici depolama (örneğin, 5 yıl ve üzeri, 10 yıl ve üzeri, 10 yıldan fazla (kuruluşun takdirine bağlı olarak);

· personel tarafından.

Kalıcı saklama durumlarının bir envanterini derlemek için metodolojiyi düşünün.

Envanter iki bölümden oluşur: envanterin kendisi ve bunun için referans aparatı. Envanter, kural olarak organizasyonda derlenir. Ancak envanterin kalitesinin yetersiz olması durumunda aktarıldığı arşiv kurumunda yeniden derlenir.

Bir envanter hazırlamak aşağıdaki iş türlerini içerir:

· vakaların tanımı;

· arşiv fonu içindeki belge ve dosyaların düzenlenmesi (fonun dosyaları için bir sınıflandırma planının geliştirilmesi ve fon dosyalarının sınıflandırılması);

· belgelerin gerçek envanterini hazırlamak;

· referans aparatının derlenmesi ve envanterin kaydı.

· Vakaların envanteri, aşağıdaki unsurların bir kombinasyonu olan her bir depolama birimi hakkında açıklayıcı verilerden oluşur:

· seri numarası;

· kayıt tutma endeksi

· davanın başlığı ve bazı durumlarda belgenin açıklaması;

· davadaki belgeler için son tarihler;

· dosyadaki sayfa sayısı;

· notlar.

Açıklayıcı makalenin her bir öğesi, envanter sayfasındaki bir sütuna karşılık gelir:

Sütun 1 - "Sipariş numarası" - bir muhasebe işlevi gerçekleştirir, envanter sayfasındaki depolama birimlerinin sırasını sabitler. Son depolama biriminin sayısı, envanterdeki kasa sayısını gösterir. Vaka sayısındaki değişiklik, envanterin sonunda ("Nihai Kayıt"ta) yansıtılmalıdır.

Sütun 2 - "Belge numarası" - bu, belge hala geçerliyken fon yaratan kuruluşta kendisine atanan belgenin numarasıdır. Ek arama bilgisi olarak kullanılabilir.

Sütun 3 - “Dava Başlığı”, envanterin bilgi işlevini yansıtarak, her bir davanın belgelerinin bileşimini ve içeriğini ortaya çıkarır.

Bu sütunda keyfi kısaltmaların kullanımına izin verilmez, sadece kabul edilen ve ilgili belgelerde yer alan kısaltmaların kullanımına izin verilir. Bir kuruluş, işletme, kurumdan ilk bahsedildiğinde, Devlet kurumu vb. başlık tam olarak yazılır ve parantez içinde kısaltılır. Daha fazla bahsedildiğinde, başlık kısaltılır. Örneğin: JSC "Rusça demiryolları"(OJSC "Rus Demiryolları")".

Sütun 4 - "Son tarihler" - davanın başlangıç ve bitiş tarihleri. Ay genellikle kelimelerle yazılır. Tarih, gün, ay, yıl biçimindedir.

Sütun 5 - "Yaprak sayısı" - depolama biriminin hacmi.

Envanterin sonunda, aşağıdaki bilgileri gösteren son bir giriş yapılır: depolama birimlerinin sayısı, ilk ve son depolama biriminin numaraları, mevcut numaralandırma, harf numaraları, kullanımdan kaldırılan depolama birimleri ve bunların nedenleri. bertarafı belirtilmiştir.

Davanın sonuna bir onay mektubu eklenir. Envanterdeki ciltli ve numaralı sayfaların sayısını, harf numaralarını ve ayrıca eksik numaralar ve özelliklerle ilgili bilgileri gösterir. Fiziksel durumu açıklama sayfaları.

Envanter için bir referans aparatı derleme metodolojisi

Envanterin kendisi derlendikten sonra, onun için iki işlevi yerine getiren bir referans aparatı derlenir: envanter aramasını hızlandırmak ve envanteri sağlamak. Ek Bilgiler fon hakkında.

Envanter için referans aparatının bileşimi şunları içerir:

· baş sayfa;

Başlık sayfası - devlet arşivinin tam adını, tüm yeniden adlarının bir listesi (parantez içinde) ile birlikte fonun tam adını içerir, varsa fon numarası, envanter numarası ve envanter adı da belirtilir.

Örneğin: Ek 2'ye bakın.

Önsöz, fon oluşturan organizasyonun tarihini, fonun tarihini, envanterdeki belgelerin kompozisyonunun ve içeriğinin bir açıklamasını ve envanter için referans aparatının kompozisyonunu içerir.

Kısaltmalar listesi - envanterde alfabetik olarak sıralanır, kısaltılmış kelimeler ve kelimelerin tam adlarıyla birlikte kısaltmalar. Metinde sıkça geçen kelimelere yer açmak için kısaltmalar kullanılmıştır.

Özel açıklama gerektirmeyen (yani, vb., vb., vb.), kütle, zaman, uzay ölçülerinin adını belirten, sayılarla veya herhangi bir adla ilgili ve çifte yoruma neden olmayan genel kabul görmüş kısaltmalar (kg, min. , cm, m) ve ayrıca sendika komitesi gibi sözlü ve yazılı anlatımda yer alan kelimelerin kısaltmaları kısaltmalar listesinde yer almaz. Envanter derlenirken “r. - doğdu", "akıl. - öldü", "s. - protokol", "m. - materyaller ”ve benzeri, o zaman envanteri yeniden derlemek ve bu kelimeleri kısaltma listesine dahil etmemek gerekir.

Envanter dizini, envanterde bulunan kavramların bir listesini ve bunlar için gerekli açıklamaları içerir. Endeksler nominal, konu, coğrafi vb. olabilir. Ayrıca, dizin ayrı bir ek referans ve arama aracı olabilir.

Örneğin, Rus Devlet Tarih Arşivi vakalarının envanterlerinden birini düşünün.

F.13 Op. 3. 1798-1811, 53 madde Gelen ve giden evrakların günlükleri. Fon 13: Ticaret Bakanı Departmanı (bkz. Ek 3)

Bu envanter bir başlık sayfası ve bir çeviri tablosu ile başlar. Seri numarası, kayıt numarası, vaka başlığı, son tarihler, sayfa sayısı ve not dahil olmak üzere vakaların listesi aşağıdadır. Belgelendirme yazısı (onay belgesi) ayrı bir tanık kâğıdına düzenlenir ve envanterin sonunda dosyalanır.

Bu envanter doğru bir şekilde derlendi, ancak derlendiği yıl olan 1984'ten bu yana, sertifika sayfasının şekli değişti (Collegium'un kararıyla onaylanan Kuruluşların Arşivlerinin İşletilmesine İlişkin Temel Kuralların Ek 9'unda verilmiştir). 06 Şubat 2002 tarihli Federal Arşivler).

2.2 Arşivdeki dizin sistemi

Arşiv belgelerinin fon düzeyinde saklanması sistemi bir envanter ile sabitlenir, ancak bu, belgesel bilgi aramak için yeterli değildir. Arama sorguları genellikle bir nesne, soru, konu veya bir tür olay gibi kriterlere göre oluşturulur. Bu tür arama sorgularını karşılamak için, bilgilerin konuya (konular, endüstriler) göre gruplandırıldığı arşiv katalogları derlenir. Arşivin bilimsel referans aparatının bu aracı, araştırmacıların belgesel bilgi için çok yönlü bir arama yapmalarını sağlar.

Arşiv dizini- arşiv belgeleri hakkındaki bilgilerin seçilen sınıflandırma şemasına göre bulunduğu arşiv dizini

Cit. E.M.'ye göre Sondaj: “Yerli arşivlerdeki katalog sistemi 60'lı yılların başında şekillenmeye başladı. 20. yüzyıl Geçtiğimiz dönemde, devlet arşivleri, çeşitli katalog türlerini oluşturma ve sürdürme konusunda önemli deneyimler biriktirdi. Ancak, 70-80'lerde gerçekleştirilen "kitlesel" kataloglama. 20. yüzyıl yerli arşivlerde, geleneksel biçimde katalogların milyonlarca kart içerdiği, ancak kullanımlarının verimliliğinin düşük olduğu gerçeğine yol açtı. Bu, bir dizi faktörden kaynaklanmaktadır: ilk olarak, katalogda bilgi aramanın geleneksel biçimi; ikincisi, bunların “kamuya açık olmayan” doğası, yani. sadece arşiv personeli araştırmacıların isteklerini yerine getirdi. Bütün bunlar 90'lara yol açtı. 20. yüzyıl belgesel bilgilerin kataloglanmasının askıya alınması.

Katalog kataloğunun aksine:

)Kataloğun yapısı, arşivdeki belgelerin saklanma yapısına bağlı olmadığından ve belgelerin çeşitli kriterlere göre sınıflandırılmasını yansıttığından, arşiv fonlarının çoğunu kapsar, envanter ise bir arşiv fonunun belgeleri için derlenir veya bir parçası;

)Belgeden bir alıntı içerebileceğinden ve birden fazla vakadan bilgi içerebileceğinden, envanterden daha ayrıntılı bilgi sağlar.

)Bir muhasebe işlevi yerine getirmez ve vaka sayısını saymaz, asıl işlevi bilgi erişimi sağlamaktır.

)Her envanter, bu fonun materyalleri için kendi sistematizasyon şeması temelinde inşa edilirse, tüm arşiv fonlarının katalog kartları, temelleri tüm arşivler için ortak olan tek bir şemaya göre sıralanır.

Kuruluşların arşivlerinde katalog yerine dosya dolapları kullanılmaktadır.

Ofis işlerinde, bir veya daha fazla belgesel bilgiyi hızlı bir şekilde bulabilmek önemlidir. Bu amaçla, belgelerin tescil ve tescil dosya dolapları, mektup ve vatandaş beyanları dosya dolapları vb. örgütün arşivine gitmek zorunda kalacak.

arşiv kataloglarının hazırlanması, derlenmesi ve muhafaza edilmesi sürecine arşiv belgelerinin kataloglanması denir:

Arşiv belgelerinin kataloglanması- arşiv kataloglarının hazırlanması, derlenmesi ve sürdürülmesi süreci

Kataloglama aşağıdaki iş türlerini içerir:

· dizin türünü tanımlama;

· katalogdaki belgesel bilgiler için bir sınıflandırma şemasının geliştirilmesi;

· kataloglama için belgesel bilgilerin tanımlanması ve seçimi;

· katalog kartlarındaki belgesel bilgilerinin açıklaması;

· dizin kartlarının indekslenmesi;

· kartları düzenlemek ve bir katalog tutmak

Dizin türünü belirtme. Katalog türü, belgelerin içeriğine ve arşivdeki diğer katalogların varlığına bağlıdır.

Belirli bir eyalet veya belediye arşivinin kataloglarının bileşimi belirlenirken aşağıdakiler dikkate alınır: arşivin rütbesi ve profili; arşiv fonlarının yapısı, bileşimi ve içeriği; fonların gelişme derecesi; belgelerin kullanımının yoğunluğu ve amaçları; diğer türdeki arşiv dizinlerinin mevcudiyeti ve kalite düzeyi; arşivin malzeme ve teknik yetenekleri.

Yapıya göre, dizinler mantıksal ve alfabetik olarak ayrılır.

Mantıksal yapı, tümdengelim yöntemini, yani genelden özele bilgi aramayı içerir.

Mantıksal yapının katalogları sistematik, tematik ve çeşitlerine (kurumların tarihi ile ilgili katalog ve idari-bölgesel bölünme tarihi hakkında katalog) ve kronolojik olarak ayrılır ve alfabetik yapının katalogları konu ve bölümlere ayrılır. çeşitleri, nominal ve coğrafi.

Sistematik kataloglar, devlet ve belediye arşivlerinde yaygın olarak kullanılmaktadır.

Arşiv kataloglarının yapısı Ek 4'te sunulmuştur.

Belgesel bilgiler için bir sınıflandırma şemasının geliştirilmesi dizinlerde. Cit. E.M.'ye göre Burova "Arşivsellik: Teori ve Yöntemler": "Arşiv belgesel bilgilerinin sınıflandırılması sorununun bilimsel gelişimi, gelişimi ile yakından ilgilidir. genel teori sınıflandırma, 19. yüzyılın başlarına, arşivleme konu alanının katlanması, arşiv sistemi, arşivlerin bağımsız bir alana tahsisi sırasında atıfta bulunur. hükümet kontrollü arşiv bilimi - belge bilimi ve kaynak bilimi ile ilgili alanlarda sınıflandırma şemaları geliştirilmeye başladığında.

Teorik çalışmalar sonucunda, referans ve bilgi araçlarına yansıyan belgesel bilgilerin ana sınıflandırma türleri belirlendi: yapısal, konu-tematik, tipolojik, yapısal eleman(yapı), konu (tema) veya karakteristik (doğal bu nesne veya parçaları) tipik bir özelliktir. İlk iki sınıflandırma türü, hem geleneksel hem de otomatik olan NSA arşivlerinin özelliklerini belirler.

70-80'lerde sınıflandırma alanında yerli arşiv biliminin teorik başarıları. 1978, 1983'te Belgesel Bilgilerin Birleşik Sınıflandırması (SEC) için Planların ve daha sonra SSCB GAF belgelerine göre ASNTI'nin Rubrikatörleri ve Sözlüklerinin geliştirilmesinde uygulandı - Birleşik Sınıflandırıcı 2007 yılında Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun (ECDI) Belgesel Bilgileri.

ECDI AF RF'yi geliştirirken, Rusya Federasyonu'ndaki yaşamın hemen her alanında meydana gelen sistemik değişiklikler dikkate alındı: yeni bir siyasi ve devlet yapısı, değişen mülkiyet biçimleri ve belgelere yansıyan çok daha fazlası, kataloglarda yer alması gereken bilgiler. ECDI AF RF'nin yeni bir metodolojik düzeyde SEC'de (M., 1978; M., 1983) belirtilen kataloglama yaklaşımlarını geliştirdiğini belirtmek önemlidir.

Katalog kartlarındaki belge bilgilerinin açıklaması - belge hakkında ikincil bilgileri içeren bir arşiv kartının oluşturulması.

katalog kartı- kart kataloğunda bulunan ve arşiv kataloğunun görev ve konularına karşılık gelen bilgileri içeren bir kart

Katalog kartının yerleşik bir formu vardır ve aşağıdaki unsurları içerir:

· sınıflandırma (dizin, başlık, alt başlık, olayın tarihi ve yeri);

· bilgilendirici (belge içeriği);

· arama motorları (arşiv adı, fonun adı, fonun N, envanterin N, dosyanın N, sayfalar);

· harici (belge dili ve çoğaltma yöntemi);

· kontrol (derleyicinin konumu ve imzası, kartın hazırlanma tarihi).

Katalog kartı oluşturulurken ikincil belge bilgilerinin indekslenmesi özellikle önemlidir.

indeksleme- bir indeks sistemine dayalı bir indeksin (indekslerin) seçilmesi ve / veya derlenmesi ve / bunların belgelere, dosyalara, indeks kartlarına eklenmesi

dizin - sembol(harf, sayı) veya ILP, AIPS ve geleneksel IPS'de kullanılan bu tür karakterlerin bir kombinasyonu, belge sınıflandırma şemasının (belgesel bilgi) ilgili sınıflandırma bölümlerine atanır ve katalog kartlarına yapıştırılır (sınıflandırma indeksi)

Genel olarak, endeks sembol sınıflandırma sisteminde.

Kartların sistemleştirilmesi ve kataloğun bakımı. İndeksli kartlar kataloğa girmeden önce sistematize edilmelidir. Endeksler basamak sırasına göre sistematize edilir.

Örneğin: Ek 5'e bakın.

Aynı indekslere sahip kartlar, kartlarda belirtilen başlık ve alt başlıklara göre sistematize edilir. Kartların alt başlıklar düzeyindeki konumu, mantıksal bir ilkeye göre yapılır - en yüksekten en düşüğe, genelden özele.

hakim duruma göre yerli teori ve arşivleme pratiği metodolojisi, arşiv katalogları geleneksel olarak arşivleme için zorunlu olarak sınıflandırılır. (Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve devlet ve belediye, arşivler, müzeler ve kütüphaneler, kuruluşlardaki diğer arşiv belgelerinin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin kurallar Rus Akademisi Bilimler (bundan sonra - 2007 Kuralları) (s. 95).)

Şimdiye kadar, bu makale yalnızca bilimsel referans aparatının geleneksel araçlarını ele aldı. Bilimsel ve teknolojik ilerleme, BT'nin gelişimi, arşivlemeyi, özellikle bilimsel referans aygıtını etkilemiştir. Arşivlerdeki referans ve arama araçları yavaş yavaş çoğaltılmaya başlandı. elektronik formatta. Bu, gerekli arşiv belgelerini hızlı ve daha da önemlisi uzaktan bulmanızı sağlar.

Bu sistemi kullanarak bulmaya çalışalım. örneğin mühendislik tasarım büroları hakkında arşiv fonları. Arama çubuğuna ana sayfada gerekli sorguyu girdikten sonra "ara" düğmesine tıklayın. Arama sonuçları sayfası, bulunan fonlarla ilgili bilgileri ve her bir fonun belirli bir arşive ait olduğunu gösterir. Bu sistemle çalışma süreci Ek 7'de gösterilmektedir. Listedeki ilk arama sonucunu açtıktan sonra aşağıdaki verileri elde ederiz: fon numarası, fon adı, son tarihler, açıklama ve geçmiş arka plan (Ek 8)

Üzerinde şu an Sistem etkili olduğunu kanıtlıyor, sürekli olarak tamamlanıyor ve geliştiriliyor.

Bu çalışmada ayrıca ele alacağımız elektronik sistem Rus Devlet Tarih Arşivi'ndeki kataloglar. Özelliği, kataloğun nominal, coğrafi ve konuya bölünmesinde yatmaktadır.

Nominal katalogda (Ek 9) bilgiler, belgelerin yazarları olan kişilerin isimlerine göre sınıflandırılır. Rusya Devlet Tarih Arşivi'ndeki elektronik nominal kataloğun özelliği, indeks tarafından atıfta bulunulan belgenin biyografik materyaller içermemesi ve aramaya temel teşkil eden kişinin yalnızca belge metninde belirtilmesidir.

Coğrafi katalogda bilgiler, coğrafi ve topografik nesnelere göre alfabetik olarak sınıflandırılır (Ek 10).

Konu kataloğunda bilgiler belgenin konusuna göre başlığına göre sınıflandırılır (Ek 11).

Test modunda başlatılan Rus Devlet Tarih Arşivi'nin elektronik kataloğu, uygun bir arama aracı gibi görünüyor. Ancak, bu kataloğun yalnızca %2,5 hakkında bilgi sağladığını anlamalısınız. arşiv malzemeleri RGIA'da saklanır. Sunulan sistem, tam teşekküllü bir elektronik kataloğun oluşturulmasına yönelik ilk adımlardır.

2.3 Kılavuzlar

Kılavuz kitaplar zorunlu arşiv referans kitaplarıdır

Arşiv (Arşiv) Koleksiyonları Rehberi- sistematik bir şekilde özellikleri veya özellikleri içeren bir arşiv rehberi kısa bilgi arşiv fonları hakkında ve kompozisyonu ve içeriği hakkında bilgi sahibi olmayı amaçlayan

Kılavuz- amacı, kullanıcılara belirli bir arşivin fonlarının bileşimi hakkında bir fikir vermek olan basılı bir yayın.

Kılavuz türleri:

· stok rehberi;

· arşivin (arşivler) fonları hakkında kısa bir rehber;

· arşiv fonları için tematik rehber (arşivler).

Kılavuzlar ayrıca arşiv (arşiv içi) ve arşivler arası olarak alt bölümlere ayrılır.

stok rehberi- Arşiv fonları hakkında sistematik bir şekilde kısa bilgiler içeren ve arşivin içeriğini tanımaya yarayan basılı bir yayın.

Varlıkları arşivlemek için kısa rehber- arşiv fonlarının bir listesini içeren bir kılavuz. Buna karşılık, arşivlerle ilgili kısa referans kitapları açıklamalı ve açıklamasız olarak ayrılır. Açıklamalı olanlar, fonlar hakkında sistematik bir şekilde, kurucuların tüm isimlerini gösteren bilgileri içerir, ayrıca sağlanır. kısa bilgi Belgelerin içeriği hakkında. Arşiv koleksiyonlarına ilişkin açıklamasız kısa kılavuzlar, yalnızca koleksiyonların ve arkaplan bilgisi onlar tarafından.

Arşiv koleksiyonları için tematik rehber- belirli bir konuya karşılık gelen fonlar hakkında bilgi içeren bir kılavuz.

Yukarıdaki kılavuz türlerinin tümü, hem tek bir arşiv hem de bir arşiv grubu için oluşturulabilir.

Kılavuz kitap, asıl kılavuz kitaptan ve ona referans aparatından oluşur.

Rehberin kendisi veya aynı zamanda fonların özellikleri olarak da adlandırılan aşağıdaki zorunlu bilgileri içerir: fonun adı, bununla ilgili referans verileri, fon yaratan kuruluşun tarihi (kişisel kökenli bir fon için - temel kişi hakkında biyografik bilgiler), fon belgelerinin bileşimi ve içeriği hakkında bilgi. Ayrıca fonun bibliyografik listesini de içerebilir.

Vakfın adı, aşağıdakiler hakkında bilgi sağlayabilecek kılavuzun zorunlu bir unsurudur:

· fonun belirli bir tarihsel döneme ait olması;

· kurucunun adı ve resmi makamlar, kuruluşlar vb. sistemdeki yeri;

· fon oluşturucunun faaliyet ölçeği;

· nerede olduğu.

Fon ile ilgili referans veriler fon numarasıdır.

Tarihsel bilgiler, fon yaratıcısının faaliyetleri, kamu otoriteleri, kuruluşlar, işletmeler vb. sistemdeki yeri, faaliyetlerinin dönemi ve ölçeği hakkında fikir verir.

Kişisel kökenli fonlar için tarihsel bilgiler, kurucu hakkında biyografik veriler içerir: soyadı, adı, soyadı, yaşam süresi, doğum yeri, ölüm, kişisel yaşam, faaliyetler vb.

Belgelerin bileşiminin ve içeriğinin açıklaması - belgelerin bileşiminin ve içeriğinin kısa bir açıklaması.

Kılavuz için bilimsel ve referans aparatı aşağıdaki unsurları içerir: başlık sayfası, içerik (içindekiler), önsöz, kısaltmalar listesi, ekler, dizinler.

Başlık sayfası kılavuzun tasarımının bir parçasıdır (unutmayın Konuşuyoruz basılı baskı hakkında) ve arşivin adı, yargı yetkisi ve Rusya Federasyonu arşiv makamları sistemindeki yeri hakkında bilgi verir. Ayrıca yayın yeri ve zamanı hakkında bilgi verir.

önsöz sağlar Kısa hikaye bir rehber kitabının derlendiği belgelere arşiv.

Kısaltmalar, ekler ve dizinler listesi, durum envanterindekiyle aynı işlevleri taşır. Bunları derleme metodolojisi, envanterin bilimsel referans aparatı için bu unsurları derleme metodolojisine benzer.

Ekler, tasfiye edilen, diğer arşivlere ve ortak fonlara aktarılan verileri ve ayrıca arşivin bilimsel referans aparatının bileşimini içerebilir.

Bilgi teknolojisinin gelişmesiyle birlikte, arşiv kılavuzu ile basılı yayın arasındaki ayrılmaz bağlantı kaybolmaya başlıyor. Elektronik formda arşiv kılavuzları vardır. Örneğin, Rus Devlet Edebiyat ve Sanat Arşivi'nin (RGALI) web sitesinde, koleksiyonlar için bir elektronik kılavuz vardır ve şu bağlantıda mevcuttur: #"justify"> 2.4 Ek referans ve arama araçları

Arşivde ATP sisteminin ek dizinleri oluşturulabilir - incelemeler, dizinler, tematik kart dizinleri ve belge ve vakaların tematik listeleri, açıklamalı envanter kayıtları.

Belge İncelemeleri

Bir tür arşiv referans kitabı olarak inceleme, arşivin ek referans ve arama araçları grubuna aittir, ancak rehber kitap gibi, kullanıcıları fon belgelerinin bileşimi ve içeriği hakkında bilgilendirmek için yayınlanmak üzere tasarlanmıştır. veya farklı fonlar, ancak bir konuda:

Arşiv belgelerine genel bakış- arşiv belgelerinin bireysel komplekslerinin bileşimi ve içeriği hakkında sistematik bilgiler de dahil olmak üzere arşiv rehberinin türü, gerekli durumlar bu belgelerin kaynak analizi

İnceleme derlemenin uygunluğu, adadığı sorunun alaka düzeyi ve önemi, çalışmasının derecesi ve incelemeye dahil edilen belgelerin yeniliği ile belirlenir.

Aşağıdaki durumlarda incelemelerin derlenmesi ve yayınlanması (çoğaltılması) önerilir: fonun hacmi büyük olduğunda ve içerikte aynı türden birçok vaka içerdiğinde veya tersine, karmaşık, çok konulu içeriğe sahip birçok vaka olduğunda. örnek: protokoller, kendi aralarında alakasız birkaç soru üzerine yazışmalar. Bu durumda, çok konulu davaların içeriğinin mantıksal olarak bölünebildiği ve homojen gruplar halinde sınıflandırılabildiği arşiv fonlarının incelemelerinin yapılması tavsiye edilir. Ayrıca, sıkı bir sistem veya mantıksal bağlantı olmaksızın envanterlere girilen belgeler üzerinde veya belgeler farklı envanterlere dağıldığında da incelemeler yapılabilir. Belirtilen eksiklikler, envanterleri yeniden yazmak yerine incelemeleri derleyerek ortadan kaldırmak daha kolaydır.

Derleme hazırlama deneyimi, bunların hem bağımsız yayınlar şeklinde hem de süreli yayınlarda ve devam eden yayınlarda ayrı makaleler olarak yayınlanabileceğini göstermektedir, bu da kuruluşlardaki arşiv belgelerinin incelemelerinin hazırlanmasıyla ilgilidir.

Örneğin, Rusya Devlet Askeri Tarih Arşivi'nde (RGVIA), belgelerin incelemeleri stok ve tematik olarak ayrılmıştır:

Tematik belgelerin incelemeleri:

· sosyo-politik hareketin tarihi üzerine;

· tarihte yabancı ülkeler ve Rusya şehirleri;

· mimarlık tarihi ve şehir planlaması üzerine;

· havacılığın gelişimi üzerine;

· Rusya'nın diğer ülkelerle kültürel ve ekonomik bağları hakkında;

· Rus askeri-teorik düşüncesinin gelişimi hakkında;

· Rusya'nın önde gelen insanlarının hayatı ve çalışmaları hakkında;

· maden yatakları vb. hakkında

Stok belgelerinin incelemeleri:

· H.I.V. Askeri Saha Ofisi (F.26);

· İvangorod kalesi (F. 13133);

· Askeri Kolejin Gizli Mektubu (F. 20);

· Savaş Bakanı Kabinesi (F. 366);

· Karargahtaki Geçici Hükümet Askeri Komiserliği Ofisi (F. 2015);

· Voronov P.N., korgeneral, askeri tarihçi, "Rus Antik Çağı" dergisinin editörü, (F. 252), vb.

işaretçiler

Dizinler, arşivdeki bağımsız arşiv dizinleri veya diğer arşiv dizinlerinin referans aygıtının bir öğesi olabilir:

Dizin (arşivlenmiş)- arşiv belgelerindeki bilgileri içeren ve arama verilerini gösteren nesnelerin veya nesnelerin adlarının sistematik bir listesini içeren arşiv dizini

Referans aparatının bir unsuru olarak indeksi derleme metodolojisi, bir belge ve vaka envanteri örneği kullanılarak düşünülmüştür.

İşaretçiler genellikle rehber kitaplara dahil edilir. Ancak, bilgi teknolojisinin gelişmesiyle birlikte, dizinler Rus arşivlerinin web sitelerinde popüler bir arama aracı haline geliyor.

Örneğin, rusarchives.ru sitesinde Rusya arşivlerinde bir kurucu dizini var (Ek 12)

İstediğiniz fon oluşturucu bağlantısına tıkladığınızda, fon oluşturucu, referans verileri, bölüm ve dizin hakkında bilgi veren ve istenen fon oluşturucu hakkında bilgileri içeren arama sonuç penceresine gidersiniz (Ek 13)

Böylece, bu durumda, arşiv dizini, ayrılmaz bir şekilde arşiv dizini (rehber kitap) ile bağlantılıdır.

Ek bir arşiv referans kitabı olarak, tematik belge ve vaka listeleri derlenebilir:

Tematik belge listesi- belirli bir konudaki davaların veya belgelerin başlıklarının bir listesini içeren, tarihlerini ve arama verilerini gösteren bir tür arşiv bilgi belgesi

Çok çeşitli araştırmacıları, belge yayıncılarını, arşivcileri, gazetecileri ve diğer uzmanları bilgilendirmek için en alakalı, popüler ve az çalışılmış konularda belge listeleri derlenir.

Bilgi teknolojisinin gelişmesiyle birlikte, tematik listeler genellikle elektronik bir biçim alır ve ilgili arşivlerin web sitelerinde yayınlanır. Örneğin, Rusya Devlet Tarih Arşivi'nin (RGAI) tematik listeleri (Ek 14)

bazlar veri

Belge listesinin yanı sıra eyalet, belediye ve departman arşivleri aktif olarak veritabanları geliştiriyor ve bunları resmi web sitelerinde yayınlıyor, bu da belgesel bilgilerini uzaktan erişim modunda hızlı ve kapsamlı bir şekilde aramayı ve sunmayı mümkün kılıyor.

Bu çalışmanın bir parçası olarak, Rusya Federasyonu devlet arşivlerinin web sitelerinde barındırılan veritabanları, tekrar tekrar arşiv katalogları, indeksler ve tematik listeler şeklinde değerlendirildi. Ancak, veritabanları şu şekilde ayırt edilebilir: ayrı görünüm arşiv fonlarında çok yönlü bir arama yapmanızı sağlayan bir referans ve arama aracı.

Bir veritabanı ve bunun için bir arama sisteminin çarpıcı bir örneği, Rusya Devlet Edebiyat ve Sanat Arşivi'nin (RGALI) resmi web sitesinde barındırılan hizmettir.

Çözüm

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgeleri için bilimsel referans aparatı, büyük önemçok çeşitli belgesel bilgi tüketicileri için. Bunun içinde Araştırma çalışması arşivlerin bilimsel referans aparatının nasıl oluşturulduğuna ve nasıl çalıştığına baktık.

Kurs çalışmasının amacı, yani Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerine bilimsel referans aparatı sisteminin incelenmesi.

Hedefe ulaşma sürecinde aşağıdaki görevleri çözdük:

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve devlet ve belediye arşivleri, müzeler ve kütüphanelerdeki diğer arşiv belgelerinin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin Kurallarda verilen "bilimsel referans aygıtı" kavramını tanımladılar. , Rusya Bilimler Akademisi kuruluşları (- M., 2007 ).

Bilimsel bir referans aygıtı oluşturma ilkelerini ve bunların arşiv referans kitaplarının yapısı ve işleyişi üzerindeki etkilerini inceledik.

Tüm zorunlu ve ek referans ve arama araçlarını ve bunların derleme metodolojisini inceledik.

Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun belgelerini saklayan arşivlerdeki bilimsel referans aparatını analiz ettik. Bu sorunu çözerek, devlet arşivlerinin web sitelerinde ve Federal Arşiv Ajansı'nın web sitesinde yayınlanan elektronik bilimsel referans cihazlarını inceleme yoluna gittik.

Rusya'nın arşiv kurumlarında, bilimsel referans aygıtı çoğunlukla geleneksel biçimde sunulur. Yani, belgesel bilgi elde etmek için arşive gelmek ve zaten kağıt üzerinde sunulan referans ve arama araçlarının yardımıyla gerekli bilgileri bulmak gerekir.

Rusya'daki arşiv endüstrisi şu anda ister film ve fotoğraf belgelerinin dijitalleştirilmesi isterse tarama olsun, geleneksel medyadaki belgesel bilgilerin elektronik forma dönüştürülmesi, tercüme edilmesi ve çoğaltılması yolunu izliyor. kağıt belgeler. Bununla birlikte, arşiv kurumlarının mevcut bilgi düzeyi, arzulanan çok şey bırakmaktadır. Bu sorun en yüksek devlet düzeyinde çözülür. 2011 yılında, 15 Nisan 2014 tarih ve 313 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile, hükümet programı Hedeflerinden biri belgelerin kağıtsız depolanmasına geçiş olan Rusya Federasyonu "Bilgi Toplumu (2011-2020)". Ancak, arşiv belgelerinin ve arşiv dizinlerinin tamamen elektronik ortama dönüştürülmesi için, modern koşullarda çok hızlı bir şekilde eskiyen donanımlar da dahil olmak üzere gerekli kaynakların tahsis edilmesi ve ayrıca arşiv belgelerinin elektronik ortamda saklanması sorununun çözülmesi gerekir. ama bu araştırma için ayrı bir konudur.

Kaynaklar ve literatür

referans arama arşivi dizini

1.Federal Yasa " arşivleme Rusya Federasyonu'nda". 22 Ekim 2004 tarihli 125 Sayılı Federal Kanun

2.Rusya Federasyonu Arşiv Fonu belgelerinin ve devlet ve belediye arşivlerinde, müzelerde ve kütüphanelerde, Rusya Bilimler Akademisi kuruluşlarındaki diğer arşiv belgelerinin depolanması, edinilmesi, muhasebeleştirilmesi ve kullanılmasına ilişkin kurallar (- M., 2007) .

.GOST R 51141-98 “Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar".

4.Kuruluşların arşivlerinin çalışması için temel kurallar. M.: VNIIDAD, 2002

.Arşiv açıklamalarının derlenmesi: Yönergeler. - M., 2003.

.Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun belgesel bilgilerinin birleşik sınıflandırıcısı. - M., 2007.

.Arşivleme: ders kitabı / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasyev, E.M. sondaj; ed. Başkan Yardımcısı Kozlov. - M. 2007.