Информационно-аналитические документы содержат информацию, которая является основанием для принятия определенных решений, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы данной системы имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-правовых и распорядительных документов. Цель их создания - передача информации от одного адресата к другому или фиксация (анализ) каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов, эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, однако могут быть основанием для принятия распорядительного документа.
Особенностью этих документов является то, что они движутся по схеме: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю учреждения, от подведомственного учреждения в учреждения высшего уровня. Поэтому в общем документооборота учреждения они составляют восходящий поток документов. Большинство информационно-аналитических документов является основным средством реализации внутренних коммуникативных связей учреждения.
До видового состава информационно-аналитических документов относятся акты, докладные записки, объяснительные записки, справки, представления, заключения, отзывы, сводки, протоколы, все виды служебных писем, телеграммы, телефонограммы и т.д.
АКТ - это документ, составленный группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты документируют деятельность как постоянно действующих, так и специально созданных комиссий. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товаров, в случае порчи груза, нарушение правил транспортировки и т.п. В других случаях в акте отражают лишь факты, выявленные во время работы комиссии. Самым распространенным в делопроизводстве является акт приема-передачи дел (документов) (см. приложение 31).
Работу комиссии организуют таким образом. Сначала изучается суть вопроса, подлежащего отражению в акте, а потом - законодательные и нормативно-правовые акты, которыми оно регулируется. Только после этого комиссия начинает непосредственную работу. Главная задача комиссии установить фактическое состояние дел, следует объективно осветить в документе. Результатом работы комиссии является акт, в котором отражаются только факты, точно установлены лицами, подписывающими документ. При этом целесообразно предварительно вести черновые записи, чтобы зафиксировать количественные данные, а затем составить текст документа.
Реквизиты заглавной части акта
Независимо от вида акта этот документ оформляют по определенной схеме. Как правило, его составляют на общем бланке учреждения с воспроизведением таких обязательных реквизитов бланк:
o название учреждения;
o название структурного подразделения;
o название вида документа (АКТ);
o регистрационный индекс (номер);
o место составления.
Кроме того, при составлении акта обычно используют следующие реквизиты:
o заголовок к тексту;
o основание для издания акта;
o отметки о наличии приложений;
o подписи;
o гриф утверждения;
o указания количества экземпляров и их местонахождение. Жение? акта является дата события. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, например: 25.12.2008 или 25 декабря 2008г.
Регистрационный индекс акта состоит из порядкового номера документа, который (при необходимости) может дополняться номером по номенклатуре дел, например: № 15 или № 15/04-07.
Место составления должно соответствовать месту заактованої события.
Реквизиты содержательной части акта
Заголовок должен воспроизводить сжатое содержание текста или вопрос, с которого проводились проверка или обследование. Заголовок обычно составляют так, чтобы он грамматически сочетался с названием документа с помощью предлога "о" и отглагольного существительного и отвечал на вопрос "что?". Например:
Акт приемки-передачи дел
Акт о повреждении бланков трудовых книжек
Акт об аттестации рабочих мест Акт об уничтожении печатей и штампов
Иногда заголовок соотносится с названием вида документа в родительном падеже, например:
Акт ревизионной комиссии
Акт комиссии по проверке работы общежития Акт санитарно-эпидемиологической комиссии
Текст акта имеет сложную структуру и делится на несколько частей: вводную, констатирующую и итоговую.
вводной части следует сделать ссылку на документ, ставший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Это могут быть приказ, договор, поручение органу высшего уровня и т.д. Оформляется вводная часть так: через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца печатают слово "Основание" и ставят двоеточие, а далее в именительном падеже указывают название документа, его дату, номер, заголовок. Например:
Основание: приказ генерального директора ЗАО "Восток" от 20.01.2008 №14 "О проведении проверки наличия и состояния личных дел в отделе кадров".
С новой строки без отступа перечисляют состав комиссии, например: Составлен комиссией:
Председатель - должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии: 1. должность, фамилия, инициалы
2. должность фамилия, инициалы
3. должность фамилия, инициалы
Если к работе комиссии привлекали других должностных лиц, то это оформляется так:
Присутствуют: должность фамилия, инициалы должность фамилия, инициалы
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. К названиям должностей входят и названия учреждений.
констатирующей части акта подают сведения о периоде работы комиссии, ее цели, задачи, сущность установленных фактов, методы проведения проверки, ее результаты. Текст констатирующей части начинается с абзаца, при необходимости он может делиться на пункты или оформляться в виде таблицы, что дает возможность при незначительном объеме обеспечить высокую степень информативности.
итоговой части акта излагаются выводы или даются рекомендации. Итоговая часть оформляется с абзаца и также может делиться на пункты.
Итоговая часть текста акта не является обязательным. Акт может заканчиваться констатацией фактов.
В конце текста с новой строки без абзаца приводят данные о количестве экземпляров акта и их местонахождение адресатов, которым направлен акт, например:
Составлен в двух экземплярах:
1-й экз., направлено в службу экологического контроля; 2-й экз, подшиты к делу № 06-04.
Количество экземпляров акта определяется практической потребностью (если в нормативных документах не предусмотрено другого). Эта часть акта также не является обязательным.
В случае наличия приложений на них делают ссылки.
Текст акта завершают подписи. Акт подписывают председатель и все члены комиссии в той же последовательности, в которой представлены фамилии в вводной части, но без указания должностей, например:
Председатель подпись В. А. Боярчук
Члены комиссии: подпись Же. И. Антоненко
подпись С. П. Василенко
Если кто-либо из членов комиссии не согласен с содержанием акта, его особое мнение оформляется в виде приложения. При этом подпись следует дополнить оговоркой, что содержит ссылку на приложение.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждает руководитель учреждения высшего уровня, акт об изъятии для уничтожения дел (документов), не подлежащих хранению, - руководитель учреждения.
В отдельных актах (из материальных и финансовых вопросов) гриф утверждения заверяется печатью учреждения.
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых есть замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку, например.
Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка - обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
- · письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
- · письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
- · независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
- · содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднён или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча).
Составление и оформление справочно-информационных документов
Протокол
Протокол -- документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).
Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.
Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подписи.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, списочный состав участников заседания коллегиального органа (указывается в положении о коллегиальном органе), фамилии или общее количество присутствующих участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Постановляющая часть может делиться на пункты.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.
Докладная записка
Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование opганизации (для внутренней -- наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части -- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части -- выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:
ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства
10.03.97 N Петрову И.Л.
Об увеличении штатной
численности отдела
В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).
В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы. Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева
Предложение
Предложение -- документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).
Объяснительная записка
Объяснительная записка -- документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая -- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.
Заявление
Заявление -- документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях -- руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, текст, подпись.
Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Представление
Представление -- документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.
Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст, подпись.
Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.
Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.
Вопрос 30. Виды аналитических и информационных документов, направляемых Посольством в Центр.
Аналитические и информационные документы, отправляемые российским посольством и МИДом в Центр, являются основной составляющей проводимой ими информационно-аналитической работы.
1. «Обзор печати» («Обзор прессы», «Хроника событий»). Подготовку таких документов чаще всего поручают начинающим дипломатическим работникам. Их задача: грамотно обработать получаемую прессу, выбрать самые значимые сообщения, составить краткие аннотации по ним. В работе над «Обзором печати» сотрудник не даёт своей оценки описываемым событиям. Краткость формулировок и ёмкость текста считаются главным достоинством «Обзора печати».
2. «Информация» (2-3стр.). Это короткий, лаконичный документ, содержащий конкретную фактологическую информацию по какому-либо частному вопросу. Темой для неё может быть съезд влиятельной политической партии, изложение какого-либо важного закона и т.д. В «Информации» обычно не содержится элементов глубокого анализа и долгосрочного прогнозирования.
3. «Справка» (3-5стр.). В ней освещается широкоформатная тема, например, внешняя торговля страны пребывания за год, или полгода, вопросы состояния отношений страны пребывания с третьими странами, участие страны пребывания в работе международных организаций и т.д. Речь идет не об отдельном частном вопросе, а о проблеме широкого плана и её развитии на протяжении длительного отрезка времени. В большинстве случаев справки пишутся на такие темы, которые напрямую не затрагивают интересы России и не касаются двусторонних отношений. Они скорее служат для накопления страноведческого материала и банков данных для соответствующей аналитической работы в будущем.
4. «Информационное письмо» (имеет бо льшую важность, чем справка, хотя по размерам может не превышать её). Оно касается крупных внутриполитических или внешнеполитических проблем страны пребывания. Например, если в стране прошли парламентские выборы или выборы главы государства, то для освещения их хода и результатов вполне подойдёт форма информационного письма. В этом документе также уместны прогнозные оценки. Информационные письма попадают в поле зрения руководителей управлений и департаментов. К ним может быть проявлен интерес со стороны структур исполнительной власти и законодателей особенно, если со страной налажено стабильное сотрудничество по их линии.
5. «Политическое письмо». Автором чаще всего является глава дипломатического представительства, хотя он может поручить написать его текст одному из старших дипломатов или группе дипломатов. В политическом письме посольство может проинформировать МИД о какой-либо назревшей или внезапно возникшей крупной проблеме, которая непосредственно затрагивает интересы России, двусторонние отношения со страной пребывания. В политическом письме излагается не только суть происходящих событий, анализируются их причины, но и высказываются соображения относительно развития проблемы в будущем и формулируются рекомендации, какие шаги следует предпринять российским властям для защиты интересов граждан и государства.
6. «Годовой отчет министерства» (20-40стр.). Это главный информационный документ, в подготовке которого участвует весь дипломатический состав посольства. Такой отчет дает обстоятельную картину всего, что происходило в стране за год в политической, экономической, общественной жизни, содержит материал, характеризующий работу посольства за отчетный период. Грамотно составленный отчет является базой для внесения корректив во внешнеполитическую линию России в отношении данной страны.
7. Политический портрет и ситуация в стране. Составляются на видных государственных и общественных деятелей страны пребывания. Кроме биографической сведений на интересующее лицо в политической характеристике должны присутствовать мировоззренческие позиции, политические взгляды и ценностные ориентации фигуранта. Обращается внимание на роль, место и влияние конкретной личности в политической жизни страны, особенности его характера, сильные и уязвимые стороны его как политического или государственного деятеля.
8. Записи бесед . Излагается основное содержание разговора, выделяется квинтэссенция беседы, формулируются позиции собеседников, их аргументация, логика рассуждения. В конце записи указывается, по каким позициям достигнута договоренность, а по каким нет, какие обязательства взяли на себя стороны на будущее. Стиль записи беседы должен быть спокойный, деловой, без злоупотребления прилагательными и эпитетами.
9. Шифртелеграммы . При абсолютной гарантии секретности она обеспечивает доставку информации в кратчайшие сроки. К шифрпереписке допускаются только опытные дипломатические работники. Подписывает готовый текст глава дипломатического представительства. Текст составляется от руки в соответствующей рабочей тетради. В интересах безопасности и сохранения конфиденциальности такие телеграммы пишутся в специально отведенных для этого помещениях.
Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов событий действий или явлений. Акты бывают: акты приема, передачи; акты ревизии; акты обследования, инвентаризации; акты расследования аварий и несчастных случаев; акты ликвидации; акты о выделении к уничтожению документов и дел; коммерческие акты.
Все акты составляются коллегиально (не менее 2-х человек), подписывается всеми членами, при необходимости акты подтверждаются распорядительными документами или руководителем. Оформляются на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, не позднее 5 дней после события. Для оформления используется бланк документа. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом АКТ.
Текст состоит из 2 частей:
- 1) Во вводной части указывается основание для составления акта и кем составлен.
- 2) В основной части фиксируются результаты проведенного мероприятия. Содержание основной части можно делить на пункты, либо представить в виде таблицы. В конце текста указывается количество составленных экземпляров текста акта и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оформляется отметка.
Коммерческие акты - это акты, фиксирующие те или иные нарушения договорных обязательств. Составляются по трафаретной форме.
Особенности оформления: категорически запрещено исправлять, подчищать и замазывать данные в тексте акта.
Справка - это документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или для подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Выделают: справки по основной деятельности; внешние (составляются для предоставления в другие организации, оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем); и внутренние (оформляются на стандартном листе бумаги, с нанесением реквизитов общего бланка, адресуются руководителю организации и подписываются составителем).
Текст справки состоит из 2 частей:
- 1) Во вводной части указывается причина составления справки.
- 2) В основной излагаются конкретные сведения, представленные в виде связанного текста или таблицы.
Справка, составленная по личному составу организации оформляется на стандартном листе бумаги А5 с нанесением обязательных реквизитов (наименование организации, справочные данные об организации (адрес и телефон обязательно), вид документа СПРАВКА, дата и номер справки, заголовок, адресат, текст, подписывается руководителем и главным бухгалтером либо начальником службы персонала, обязательно заверяется печатью). Оформляется в двух экземплярах.
Сводка - это документ, содержащий обобщённые сведения по какому-либо вопросу. В сводке излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам, связанная одной темой. В сводке можно приводить сведения об источнике информации. Оформляется как справка, текст чаще бывает в табличной форме.
Заключение - это документ, содержащий выводы мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу. Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д. Оформляется на общем бланке, в заголовке указывается название документа и вопрос на который заключение подготовлено.
Текст состоит из 2 частей:
- 1) Излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса
- 2) Даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения. Подписывается составителем. При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо, подписываемое руководителем.
Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Оформляется аналогично заключению.
Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных с целью распространения на них определенных норм и правил. Оформляется на общем бланке организации, текст табличной формы, подписывается составителем, при необходимости утверждается руководителем.
Список - это документ, содержащий перечисление лиц предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Порядок составления и оформления аналогичен перечню.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, – инициируют управленческие решения , позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления : от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка – обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями .
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации , которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования :
· письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
· письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
· независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;