1. Система научно-справочного аппарата
1.1 Научно-справочный аппарат, его понятие и состав
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).
Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.
Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники – поиск документов по материалам конкретного фонда.
Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.
Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчётом, подлежат государственной регистрации.
При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определённой методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ в зависимости от категории фонда, категории его обособленной части, характера его документов, состояния и состава имеющегося научно-справочного аппарата к фонду.
К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели; материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания – подокументный; в путеводителе на них составляется индивидуальная характеристика.
К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи (предметный или его разновидность – географический или специальный предметный); основным способом описания при каталогизации будет поединичный; в путеводителе информация о них может быть включена в групповую характеристику.
К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат. Описи таких фондов могут не содержать указателей; при каталогизации может быть составлена одна отсылочная карточка на фонд, группу фондов; в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.
Преемственность учётно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним.
Утверждённые Центральной экспертно-проверочной комиссией – экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК – ЭПК) архивных учреждений описи дел постоянного хранения государственный архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на государственное хранение, после чего описи становятся частью системы научно-справочного аппарата государственного архива.
Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных архивов могут быть приняты в государственные архивы для использования в составе системы НСА.
Для определения путей совершенствования системы научно-справочного аппарата архива необходим анализ и учёт состояния всех имеющихся справочников, который, ведётся в картотеке (журнале) по учёту состояния НСА.
2. Элементы системы научно-справочного аппарата
2.1 Архивные описи дел, документов
Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. В государственных архивах описи составляются на поступившие неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей.
Государственный архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учёт документов, а рабочие – в соответствующих хранилищах, в читальном зале. Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда – по номерам описей.
Процесс составления описи складывается из:
· описания дел (каждой единицы хранения) на карточках;
· систематизации карточек в соответствии со схемой, их редактирования;
· оформления описи.
Описание дел включает составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.
Заголовок должен кратко в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. При составлении заголовков в зависимости от содержания дел осуществляется дифференцированный подход.
Основные требования к методике составления (уточнения) заголовка:
· факты и события, отражённые в документах, раскрываются с марксистско-ленинских позиций; не допускается перенесение из текста документов в заголовок дела классово чуждых формулировок, понятий, терминов;
· текст заголовка должен обобщённо и четко отражать смысловое содержание документов дела; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается;
· не допускается употребление в заголовке неконкретных, не вскрывающих содержание формулировок («разная переписка», «общая переписка», «бумаги к руководству» и т.д.);
· дореволюционные титулы, чины, звания, должности указываются словами, определяющими эти понятия (император, губернатор и т.п.), с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (величество, высочество, превосходительство и т.п.).
В заголовок дела входят следующие элементы:
· название вида дела (единицы хранения) или вида (разновидности) документов;
· название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы (автор);
· название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы или от которого получёны документы (адресат, корреспондент);
· вопрос или предмет, событие, факт, имя и т.п., к которому относится содержание документов дела;
· название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;
· даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события.
Вид единицы хранения (дело, переписка, материалы, журнал, книга и др.) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, циркуляры, приказы, отчёты, акты и т.п.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие «Дело».
Корреспондент указывается после обозначения вида дела (документов) в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица.
Если единица хранения представляет собой «переписку», в заголовке указываются только названия корреспондентов, а название учреждения-фондообразователя, как правило, не приводится.
Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и даётся после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.
Название местности вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий или местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов) документов.
Ретроспективная документальная информация, содержащаяся в фондах Государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» ГКУ РО «ГАРО» 1 (далее - госархив) может быть эффективно использована в политических, народнохозяйственных и социально-культурных целях только с помощью специально создаваемой системы научно-справочного аппарата (НСА). Система НСА госархива – это комплекс взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, информационных документов, создаваемых для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и документной информации.
Состав системы НСА госархива определен составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска, интенсивностью использования документной информации. Система НСА содержит информацию на уровнях: фонд - дело - документ.
Все архивные справочники и информационные документы делятся на межархивные, межфондовые и внутрифондовые (внутривидовые).
Обзор научно-справочного аппарата к документам госархива Ростовской области составлен в целях повышения оперативности в информационной работе архива, расширения возможностей организации инициативной информации, обеспечения полноты использования системы НСА в целом и использования каждого справочника и информационного документа по назначению.
В обзоре дана характеристика элементов системы НСА, выполняющих информационно-поисковую функцию: архивных справочников и информационных документов; раскрыто их назначение, состав, структура, источники пополнения, показана связь с другими справочниками, изложен порядок пользования справочниками.
К обзору приложен Перечень архивных справочников и информационных документов с указанием их местонахождения. По мере подготовки и создания один экземпляр новых справочников передается для постоянного хранения и использования в работе в СИФ ГАРО, информационных документов (статей, лекций, докладов, справок, информаций) – в фонд архива. Сведения о них вносятся в соответствующие разделы рабочих экземпляров Перечня (читальный зал, отдел информации).
В случае, если в информационном документе не указывается название области, следует понимать, что имеется ввиду Ростовская область. Название других регионов (Краснодарский, Ставропольский, Северо-Кавказский края и др. обязательно указываются).
В информационных документах указываются 2 даты: 1-я означает дату события или хронологический отрезок, 2-я – дату составления информационного документа.
Обзор НСА предназначен для сотрудников архивных учреждений и пользователей читального зала.
АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ
Архивные справочники обеспечивают поиск хранящихся в архиве документов и информируют об их составе и содержании в целях всестороннего использования. В госархиве создаются межфондовые и внутрифондовые архивные справочники.
1. МЕЖФОНДОВЫЕ СПРАВОЧНИКИ
1.1. Путеводитель «Государственный архив Ростовской области» (Ростиздат, 1961), содержит информацию о комплексе фондов, хранящихся в госархиве Ростовской области и его филиалах в гг. Новочеркасске, Таганроге и Шахтах 2 по состоянию на год издания каждого из справочников.
Путеводитель состоит из трех разделов: фонды дореволюционного периода, фонды периода контрреволюции на Дону, фонды советского периода.
Информацию о деятельности предшественников фондообразователей советского периода в ряде случаев можно найти в фондах досоветского периода.
Путеводитель построен по производственно-отраслевому принципу. В пределах отраслевых групп фонды сгруппированы по однотипности учреждений, организаций и предприятий, по признаку ведомственного подчинения, по масштабу деятельности фондообразователя. В самостоятельный раздел выделена характеристика фондов личного происхождения.
В основной части путеводителя даны характеристики фондов, документы которых могут быть широко использованы в политических, народнохозяйственных и социально-культурных целях. Фонды, незначительные по объему или имеющие справочное значение, включены в список фондов, не вошедших в основную часть путеводителя, который дан в приложении к путеводителю. Принцип расположения фондов в списке тот же, что и в основной части путеводителя. В приложении к путеводителю даны также справка о составе фондов СИФ, справка об изменениях административно-территориального деления края с XVIII века до 1960г. и карта изменений административных границ на территории Нижнего Дона и Северного Кавказа.
Путеводитель снабжен также указателем имен, упоминающихся в характеристиках фондов.
Построение основной части путеводителя дает четкое представление о составе фондов государственного архива и его филиалов как единого целого, отражает взаимосвязь фондообразователей. Схема построения путеводителя является дополнительным источником информации о документах фондов, помогает уяснить место каждой организации в системе государственного аппарата.
Характеристики фондов, данные в путеводителе, состоят из наименования фонда, справочных данных о нем (номер, количество дел, крайние даты), краткой исторической справки о фондообразователе, аннотации документов фонда. Если название фондообразователя изменялось, то название фонда в путеводителе дано по последнему названию фондообразователя (в пределах периода, за который хранятся документы). Все предыдущие переименования даны в исторической справке. Название фонда состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия фондообразователя, его подчиненности, крайних дат существования в пределах хронологических рамок документов, указанных справочных данных. Отсутствие документов за те или иные периоды находит отражение в справочных данных (1937-1939 гг., 1943-1956 гг.) Если значительную часть фонда составляют документы по личному составу, при указании объема фонда делается специальная оговорка. Например, 3152 дела (в т.ч. 1445 личных дел). В фондах личного происхождения встречаются документы, образовавшиеся до рождения фондообразователя и отложившиеся после его смерти (документы о нем, о юбилейных датах, об открытии памятника фондообразователю).
К номерам фондов советского периода добавляется буква «Р».
Фонды, хранящиеся в Таганрогском филиале, отмечены одной звездочкой (х), в Шахтинском – двумя (хх), в Новочеркасском – тремя (ххх).
Справочные данные о фонде необходимы лицам, пользующимся путеводителем: номер фонда – при затребовании НСА к фонду и документов фонда; объем фонда отражает степень его сохранности; крайние даты показывают хронологический период, охватываемый документами фонда. Сопоставление крайних дат документов с крайними датами существования фондообразователя, данными в исторической справке, также позволяет судить о степени сохранности фонда, о наличии в фонде документов предшественника фондообразователя.
Два дополнения к Путеводителю, изданные в 1971 и 1975 гг. в виде Кратких справочников по фондам (1.2. и 1.3.) , содержат обобщенную информацию о фондах, принятых на хранение после издания путеводителя, и о дополнительных поступлениях по фондам, вошедшим в путеводитель. Краткие справочники включают предисловия, содержащие групповые характеристики фондов, сведения о составе фотодокументов и научно-справочной библиотеки.
Структура справочников аналогична структуре раздела фондов советского периода путеводителя. Характеристики фондов включают полное и сокращенное название организации – фондообразователя, ее подчиненность, номер фонда, объем, крайние даты документов и крайние даты деятельности фондообразователя, если даты не совпадают.
Путеводитель и дополнения к нему тиражированы, имеются в Справочно-информационном фонде (СИФ) госархива и в читальном зале.
В настоящее время готовится электронная версия путеводителя с учетом фондовых поступлений за последний период.
1.4. Указатель фондов архива является также межфондовым справочником. Главная цель указателя фондов архива – обеспечение быстрого и эффективного поиска требуемых фондов. В условиях, когда постоянно растет спрос на хранящуюся в архиве ретроспективную информацию, Путеводитель и Краткие справочники по фондам не удовлетворяют всем требованиям поиска. В указателе фондов архива оперативно отражаются все изменения в составе и объеме фондов. В этом его преимущество перед издаваемыми справочниками.
Указатель фондов обеспечивает информационный поиск на уровне фонда.
Схема построения указателя аналогична схеме путеводителя. В указатель включены все фонды госархива. На карточке дано название фонда, переименования фондообразователя и его подчиненность, крайние даты существования, объем фонда, крайние даты документов, номер фонда. В самостоятельный раздел выделены карточки со сведениями о выбывших фондах, указано их местонахождение.
Карточный указатель фондов архива ведется в госархиве в 3 экз. и хранится: в читальном зале, в отделе информации и в отделе обеспечения сохранности и государственного учета документов.
2. СИСТЕМА КАТАЛОГОВ.
Система каталогов госархива представляет собой совокупность различных по целевому назначению и структуре каталогов, взаимно связанных и дополняющих друг друга, и потому позволяет осуществлять многоаспектный поиск документной информации.
В систему каталогов госархива входят:
2.1 каталоги к документам на бумажной основе:
2.1.1 систематический:
2.1.1.1 досоветский период
2.1.1.2 советский период
2.1.1.3 досоветский период по истории госучреждений
2.2.1.4 именной каталог
2.2 каталоги к фотодокументам:
2.2.1 систематический советского периода
2.2.2 предметно-тематический советского периода
2.2.3 тематический досоветского периода
2.2.4. именной каталог.
Необходимым условием эффективной работы системы каталогов является установление связей между ними – организация взаимодействия элементов системы, которая осуществляется, как правило, с помощью отсылочных карточек и различных указателей. Все каталоги, входящие в систему, прежде всего, связаны с систематическим каталогом.
2.1.1.1. Систематический каталог к документам на бумажной основе (досоветский период) создается на основе Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов Российской Федерации (XVIII – нач. ХХ вв.). М., 1978,1983, (ЕКДИ).
2.1.1.2. Систематический каталог к документам на бумажной основе (советский период) создается с 1964г. Первоначально он создавался на основе Схемы единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР (советский период). М., 1962, с последующими изменениями и дополнениями к ней. С 1980г. был переведен на Схему единой классификации документной информации (ЕКДИ) в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период). М., 1978г. СЕК служит не только руководством при систематизации карточек в каталоге, но и выполняет одновременно функции научно-справочного аппарата, облегчает пользование каталогом, ориентирует в наличии документов определенного содержания, способствует более быстрому их нахождению.
Систематический каталог содержит сведения на разных уровнях обобщения обо всем документальном комплексе архива (в том числе на уровне отсылочной карточки к другим каталогам и справочникам системы НСА архива). Благодаря такому комплексному характеру содержания и логической структуре построения, систематический каталог способен выдавать информацию в целом по отраслям знания и деятельности общества, воспроизводить связи между событиями и явлениями, зафиксированными в документах. Все это определяет его центральное положение в системе каталогов архива.
Каталог содержит полные сведения по всем фондам 1 и 2 категорий; по фондам 3 категории органов государственной власти, учреждений и организаций сельского хозяйства, народного образования и др. отраслей.
В каталоге сосредоточены также сведения из печатных источников СИФ ГАРО (газет, журналов, сборников, законодательных актов). Значительное количество таких карточек имеется в разделах Б – «Государственное устройство» и И2 – «Профессиональные союзы». Карточки, содержащие сведения по истории Дона, выявленные по документам центральных госархивов (ЦГА г. Москва и ЦГАНХ), сосредоточены в отдельном ящике, систематизированы в соответствии с СЕК.
Каталог состоит из 5 отделов, каждый из которых делится на подотделы и разделы (в основном по отраслевому признаку). Разделы располагаются в логической последовательности и имеют свое внутреннее деление: подразделы, темы, подтемы, вопросы. В каталоге на определенной ступени классификации применен формальный признак систематизации карточек: хронологический, алфавитный или географический (последним из которых является хронологический). Для закрепления структуры и ряда конкретных понятий применяется буквенно-цифровая система индексов.
С целью облегчения пользования каталогом, отделы, подотделы и последующие деления отделяются друг от друга карточками-разделителями. Для каждого деления употребляется карточка – разделитель определенного цвета, размера и формы. На разделителях указан индекс и название соответствующего деления (отделов, подотделов, разделов). На разделителях к карточкам, содержание понятий которых не нашло отражения в СЕК, указано только название темы и вопроса (без индекса).
На каждый ящик каталога внесен первый и последний индексы и наименования делений, включенные в него.
Взаимосвязь между делениями каталога осуществляется путем системы отсылок.
На разделителях ниже основного индекса и его наименования указан отсылочный индекс, где также сосредоточена информация по данному вопросу. За разделителем помещена отсылочная карточка, в содержании которой указан вопрос или вопрос и поисковые данные с указанием индекса, где может быть расположена подобная информация.
Степень полноты включения в каталог информации можно определить по книге и карточке учета фондов госархива, прошедших каталогизацию. По картотеке, систематизированной в порядке номеров фондов, определяется сам факт тематической разработки фонда (на карточке даны: номер, название, крайние даты документов фонда; порядковый номер и страница регистрации по книге учета). По книге учета фондов, прошедших каталогизацию, устанавливается: количество дел, подвергнутых каталогизации, методика разработки (поединично, подокументно), количество составленных карточек, степень завершенности работы (влиты карточки в каталог или нет). Справка о каталогизации фонда помещается в дело фонда.
Каталог насчитывает более 300 тысяч тематических карточек. Источником пополнения каталога являются карточки, составленные при целевой тематической разработке, научно-технической обработке фондов, тематическом выявлении и др. видах работ с документами.
2.1.2 Каталог по истории госучреждений создается, в основном, на базе карточек, выделяемых из систематического каталога в ходе его усовершенствования. В него включаются также сведения по истории учреждений, документы которых хранятся в госархиве. Сведения берутся из листов фондов. В каталоге отражаются сведения о создании, ликвидации, реорганизации, переименовании учреждений, организаций и предприятий, об изменениях в структуре и подчиненности.
В основу схемы каталога положена ЕКДИ.
2.1.3 В именной каталог включены карточки со сведениями о жизни и деятельности революционеров, крупных ученых, писателей, композиторов и многих других выдающихся деятелей за дореволюционный и советский периоды.
Источниками его пополнения являются карточки, составленные по запросам учреждений и в результате тематического выявления. Пополняется также за счет дублирования тематических карточек систематического каталога (советский период). Построен он по алфавитному признаку.
Сведения по истории учреждений сосредоточены также в исторических справках, подготовленных архивом по заявкам учреждений. Наименования учреждений внесены в Перечень архивных справочников и информационных документов. Справки хранятся в фонде ГАРО (Р-137. Оп. 1,5,7).
2.2 Каталоги на фотодокументы:
2.2.1 Систематический советского периода - построен по ЕКДИ, предметно-тематический советского периода – по географическому признаку, внутри – по учреждениям,
2.2.2 тематический советского периода – по темам,
2.2.3 предметно-тематический советского периода – по темам, 2.2.4.. именной - создается путем дублирования тематических карточек систематического каталога, построен по алфавитному принципу.
Особенностью каталогов на фотодокументы является форма тематической карточки – видовая карточка, представляющая собой контрольный отпечаток с фотодокумента. На оборотной стороне дается описание фотодокумента, в виде краткой аннотации о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе, дата и место события, автор съемки.
3. ВНУТРИФОНДОВЫЕ (ВНУТРИВИДОВЫЕ) СПРАВОЧНИКИ
3.1 Указатель описей и документов фондов . Важным этапом информационного поиска в архивах является поиск требуемой описи. К фондам, имеющим много описей с нечеткой систематизацией дел, составляются указатели описей. Например, документы фонда Азово-Черноморского краевого земельного управления в количестве около 14 тыс. дел учтены по 10 описям. Описи составлены по отраслевому принципу без учета принадлежности документов к структурному подразделению, с нарушением хронологии, что усложняет поиск документов. С целью повышения оперативности составлен сводный указатель описей фонда. Указатель построен по хронологическо-структурному принципу. В годовые разделы указателя вынесены наименования структурных подразделений земельного управления, расположенные в алфавитном порядке. Аналогичные указатели составлены и к другим фондам, учтенным по 10 и более описям.
Указатель описей фонда дает ссылки только на опись (раздел описи) или на опись и дело. Однако, в том случае, когда указан номер дела, пользование указателем не освобождает от обращения к конкретной описи, а лишь конкретизирует поиск, позволяя наметить для просмотра заголовки интересующих дел.
С помощью указателя к описям ускоряется поиск необходимой информации, отпадает необходимость в выдаче и просмотре всех описей фонда.
Указатели к документам существенно дополняют описи и каталоги, раскрывая содержание документов в ином аспекте. Они создаются при тематической разработке многоинформативных, широко используемых фондов. Например, к документам фонда Северо-Кавказского крайсовнархоза (1920-1929гг.), описи которого построены по хронологии, а заголовки дел недостаточно полно раскрывают содержание, составлен предметно-тематический внутрифондовый указатель, отсылающий к делам и листам. Межфондовые указатели создаются к документам одной отраслевой групы фондов. С их помощью осуществляется поиск по теме, отраженной в комплексе документов отрасли. Так при исполнении запросов по истории колхозов и совхозов может быть использован указатель организаций, учреждений и предприятий системы сельского хозяйства Дона и Северного Кавказа за 1920-1937гг., составленный по документам 12 фондов. Указатель содержит все основные сведения по истории и деятельности учреждений системы. В поисковые данные включены номера фондов, описей и дел. Аналогичные межфондовые указатели составлены к документам групп фондов здравоохранения и народного образования.
3.2 ОПИСИ ДЕЛ
Опись дел – основной внутрифондовый архивный справочник. Она содержит информацию и обеспечивает информационный поиск на уровне дела.
Опись дел – систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающих состав и содержание фонда.
Все документы, хранящиеся в архиве, описаны (более 4200 описей на документы 2730 фондов). Количество описей в каждом фонде от 1 до 40. Качество описей также различное.
В госархиве проводится планомерная работа по переработке и усовершенствованию описей. С целью правильного определения очередности работ и методики раскрытия содержания все фонды в зависимости от их информационной значимости и используемости разделены на три категории. В настоящее время в госархиве ко всем фондам 1 и 2 категорий имеются описи, отвечающие всем современным требованиям, снабжены необходимым научно-справочным аппаратом (предисловия, указатели, переводные таблицы, оглавления и др.). Однако, немало еще фондов 3 категории, имеющих рукописные, на ветхой бумаге, описи с большим количеством пометок о выбывших делах. Архив планомерно занимается усовершенствованием описей этой многочисленной группы фондов.
Переработка описей проводится в тех случаях, когда необходимо уточнить фондирование документов, выделить в самостоятельную опись документы по личному составу, когда в описи много «глухих» заголовков, не раскрывающих содержания документов, имеются дополнительные описи.
В процессе переработки описей просматриваются полностью все дела, проводится тематическая разработка фонда, составляются новые заголовки, уточняется систематизация, перешифровываются дела, составляется переводная таблица шифров дел, которая помещается в конце новой описи. С помощью переводной таблицы можно при необходимости без больших затрат времени перевести старый шифр ранее использованного дела на новый. Чаще всего приходится это делать при использовании тематических карточек каталога, составленных до переработки описей и имеющих старые шифры. Необходимость перевода шифра устанавливается путем сопоставления даты составления тематической карточки или использования документа с датой переработки описи.
В процессе усовершенствования описей уточняются и редактируются заголовки, составляются недостающие элементы НСА (предисловия, предметно-тематические, географические и др. указатели, оглавления), что значительно повышает информативность описей. Выбор типа указателя определяется характером и направлениями деятельности фондообразователя, составом и содержанием документов, принципами систематизации дел.
Все фонды, проходящие переработку и усовершенствование, подвергаются одновременно тематической разработке, а это значит, что поиск информации по вопросам деятельности фондообразователя следует проводить и по каталогам. Факт прохождения тематической разработки фонда отражен во 2-й части предисловия к описи.
Из микрофотокопий документов по истории Дона, выявленных в центральных государственных архивах, созданы коллекции (КМФ), которые учтены по специальным описям.
Внутривидовым архивным справочником к фотодокументам являются описи фотодокументов и книги учета к описям. В описи раскрывается содержание документа, указывается дата и место события, откуда и когда поступил документ, автор съемки. Содержание позитивов, включенных в фотоальбомы, раскрывается с помощью внутренних описей. Фотодокументы поступают в госархив по описям с начала 80-х годов после издания Основных правил работы госархивов с кинофотофонодокументами.
4. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Составной частью системы НСА являются информационные документы: обзоры (тематические и фондовые), указатели, перечни, справки, списки, доклады, лекции, статьи, написанные с использованием документов архива, исторические справки, сборники документов и др. Информационные документы, как и справочники, делятся на межфондовые и внутрифондовые.
4.1. ОБЗОРЫ
Обзоры – справочники о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, связанных между собой единством содержания или фондовой принадлежности, в зависимости от целей раскрытия состава и содержания документов по одной определенной теме, вне зависимости от того, в материалах одного или нескольких фондов находятся сведения, отражающие эту тему. Например, обзор «Сельское хозяйство дона в XIX в.» составлен по документам более 30 фондов; обзор «К истории дореволюционного Таганрога» - по документам 8 фондов.
В госархиве составлено более 60 тематических и фондовых обзоров документов советского и досоветского периодов. Составителями обзоров являются научные сотрудники госархива и филиалов, ученые вузов и студенты исторического факультета университета. Характеристики документов в обзорах сопровождаются ссылками с точными поисковыми данными, что дает возможность найти описываемы документы, не прибегая к помощи других видов НСА (описей).
Основная часть обзоров находится в фонде ГАРО (Р-137), некоторые фондовые обзоры включены в дела фондов. 14 обзоров изданы в двух выпусках сборника «Архивы-общественным наукам», в пяти выпусках историко-генеалогического альманаха «Донской архив». Часть обзоров опубликована в периодических изданиях: Исторический архив (АН СССР), альманах ж. «Дон», в краеведческих записках и др.
Обзоры предназначены для широкого использования историками краеведами, пропагандистами, студентами исторических факультетов вузов, научными сотрудниками архивных учреждений.
4.2. ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ
Тематические перечни документов составляются как по запросам учреждений, так и по инициативе архива. Перечни составляются по документам одного или нескольких фондов. В перечнях, составленных к документам одного или нескольких фондов, заголовки документов располагаются независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии, вопросно-предметному или номинальному признакам, по значимости документов и т.д.
4.3. ИСТОРИЧЕСКИЕ СПРАВКИ
Исторические справки представляют собой сведения по истории населенного пункта, организации или события, куда входят даты образования и даты ликвидации в случае справки по истории организации, даты происшедших событий, сведения о развитии и деятельности, участие в известных событиях. Исторические справки составляются на основании архивных документов, на которые в тексте справки делаются ссылки, справки составляются как по запросам организаций и граждан, так и по инициативе госархива.
4.4. СПРАВКИ, СТАТЬИ, СПИСКИ, ЛЕКЦИИ, СООБЩЕНИЯ
5. СБОРНИКИ ДОКУМЕНТОВ И ДРУГИЕ ПЕЧАТНЫЕ ИЗДАНИЯ
6. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД (СИФ) ГАРО
В СИФ ГАРО хранятся и выдаются пользователям в читальный зал:
- собрание сочинений В.И. Ленина, К. Маркса, Ф. Энгельса, избранные произведения деятелей КПСС; стенограммы съездов и конференций КПСС, съездов КПСС и Советов и др.;
- полное собрание законов Российской империи;
- собрание законов, указов, постановлений и распоряжений правительства СССР, РСФСР; Ведомости Верховного Совета СССР, РСФСР; издания по истории России и советского государства;
- научно-исторические периодические издания;
- энциклопедические словари;
- справочники по административно-территориальному делению СССР, РСФСР, Юго-востока России, Северо-Кавказского и Азово-Черноморского Краев, ростовской области;
- путеводители и справочники по фондам центральных государственных архивов СССР, союзных и автономных республик, госархивов, краев и областей;
С 2004 г. филиал ГАРО в г. Шахты преобразован в Центр хранения архивных документов в г. Шахты на правах юридического лица.
Размер: px
Начинать показ со страницы:
Транскрипт
1 Тема: Особенности формирования научно-справочного аппарата к архивным документам Вопросы: 1. Порядок описания архивных документов 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам Цель: усвоить особенности составления научно-справочного аппарата к архивным документам Задачи: Определить порядок описания архивных документов Усвоить правила оформления документов научно-справочного аппарата Выявить и запомнить виды архивных справочников и особенности их составления Уяснить основные правила составления и применения научносправочного аппарата 1. Порядок описания архивных документов Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) архивов, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, является одной из главных задач архивоведческой работы. Эффективность функционирования НСА к документам любого архива напрямую зависит от результатов описания этих документов. При этом описание документов понимается двояко: процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;
2 собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физикотехническом состоянии, условиях доступа и т.п. Описание документов архива проводится на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учета, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учета, документ. При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа. Основными принципами многоуровневого описания являются: соответствие информации уровню единицы описания; взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания; неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня. Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива. Полученная таким образом совокупность данных используется в том числе в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учетных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней. Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация. Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: - наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учета, документа);
3 - справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объема единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; - вид носителя информации. Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: - сведения о фондообразователе (история фондообразователя); - сведения по истории хранения документов до приема в архив и в архиве (история фонда). Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учета и документа сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку. Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: - условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); - авторские права, условия репродуцирования и использования; - язык документов; - физические характеристики, влияющие на возможность использования; - наличие фонда пользования; - НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; - подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности. В дополнительную информацию входят следующие элементы: - местонахождение оригиналов; - наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; - библиография.
4 Описание на уровне фонда включает следующие элементы: название фонда, справочные данные, информацию по истории образования и хранения фонда, аннотацию, библиографию, информацию об условиях доступа и использования. Справочные данные состоят из: поисковых данных (номера фонда); объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат документов по каждому виду документации; указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата. Информация по истории образования и хранения фонда (историческая справка к фонду) состоит из истории фондообразователя и истории фонда. История фондообразователя включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организациипредшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения.
5 История фондообразователя для фонда личного происхождения состоит из кратких биографических данных (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для семейного, родового фонда аналогичные сведения даются по степени родства о каждом из лиц последовательно. На фонд, состоящий из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, аналогичные сведения даются о каждом из них в алфавитном порядке фамилий. Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей. История фонда включает следующие сведения: дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды); степень сохранности документов; особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения; сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения); состав научно-справочного аппарата к фонду. Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.д. Для архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах построения,
6 а также местонахождении коллекции до поступления в архив, указывается ее составитель. Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ. Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе. Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает: o название фонда; o название структурной части фондообразователя; o заголовок; o справочные данные; o вид носителя информации; o информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или группы документов. Заголовок единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения включает: наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; организация, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов единицы хранения; название местности, с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;
7 даты событий. Допускаются такие элементы заголовка как «Автор не установлен», «без даты», «не ранее... г.». Заголовок киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала, или название события, отраженного в кино- или телесюжете, и дату производства или дату съемки. Заголовок фонодокумента включает название отраженного в фонодокументе события, место и дату события, название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др. Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов и/или исполнителей, обработки, переложения, текста, перевода произведения, язык документа. Заголовок фотодокумента включает аннотацию изображения или название фотоальбома, диафильма, фамилию автора, место и дату съемки. Заголовок машиночитаемого (электронного) документа включает вид представления информации (база данных, текстовый файл, оцифрованное изображение и др.) и ее краткое содержание, автора или составителя информации, дату документа. Заголовок единицы хранения может быть дополнен аннотацией отдельных документов или группы документов, наличие которых нельзя определить по заголовку. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, документы организаций предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие значение для исполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов.
8 Аннотация к заголовку единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения раскрывает содержание отдельных документов, группы документов единицы хранения. При аннотировании киновидеодокументов дается краткое содержание отдельных киновидеодокументов, отражающих наиболее значимые события или их отдельные моменты. Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: «второй слева» или «в центре группы». В аннотации фонодокумента излагается краткое содержание отдельного документа и указываются: тип голоса исполнителя вокального произведения; название музыкального инструмента, если произведение исполняется одним солистом; название музыкального коллектива, если произведение исполняется несколькими музыкантами; инициалы, фамилия и звание художественного руководителя, дирижера и др. Справочные данные включают: поисковые данные (номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи); крайние даты документов (дата создания документа); для аудиовизуальных документов записи (перезаписи); объем единицы описания: для документов на бумажной основе количество листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) количество единиц хранения в единице учета, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах);
9 для фотодокументов количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов количество фотоотпечатков. Вид носителя информации: для управленческой документации и документов личного происхождения бумага, калька, пергамен, ткань и т.д.; для фонодокументов граммофонной записи вид граммофонного оригинала, название металла, из которого изготовлен или которым покрыт оригинал (медь, никель и т.д.); для фонодокументов магнитной записи тип магнитной ленты; для видеодокументов тип видеопленки; для фото- и кинодокументов формат пленки, цветопередача, вид основы; для машиночитаемых (электронных) документов дискета, диск, лента и т.п. Описание на уровне документа включает: заголовок документа: наименование вида документа; автор; адресат/ корреспондент; вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документа; название местности, с которой связаны содержание, автор или корреспондент документа; даты изложенных в нем событий; справочные данные (в том числе поисковые данные номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи, номера листов; дата создания документа); вид носителя информации; информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может быть дополнен аннотацией, раскрывающей содержание документа, не отраженное в заголовке. 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам
10 Научно-справочный аппарат (НСА) структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Обязательными элементами СНСА являются описи, путеводитель по фондам архива, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементам СНСА являются указатели, обзоры документов. В системе НСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, НСА архивов организаций, муниципальных архивов и СНСА государственных архивов. Преемственность НСА архивов организаций, муниципальных и СНСА государственных архивов основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов с необходимым справочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивных учреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью СНСА архива. Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов архива организации могут быть приняты в архив для использования в составе системы НСА в качестве самостоятельных элементов или вливаться в соответствующие разделы каталогов.
11 При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с фондами в зависимости от их информационной значимости, характера их документов, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей. Документы фондов организаций, содержащих многостороннюю, межотраслевую информацию, и фондов личного происхождения, содержащих преимущественно особо ценные и уникальные документы, подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, описи могут иметь только титульный лист. На уровне фонда составляются групповые характеристики или сведения о них помещаются в список неаннотируемых фондов. При создании и совершенствовании НСА отдельные части фонда, имеющие самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости документов, могут иметь различный научно-справочный аппарат. Для объединенных фондов также применяется дифференцированный подход
12 к созданию НСА в зависимости от информативности частей, входящих в его состав. Для определения путей совершенствования СНСА архива ведется анализ и учет состояния всех имеющихся элементов СНСА как в традиционном виде (журнал по учету состояния НСА, картотека), так и в автоматизированном виде. При учете состояния СНСА указываются: номер фонда, номер описи, имеющиеся виды НСА. Архивные справочники Архивные справочники делятся на типы, определяемые их целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор. В свою очередь каждый из этих типов имеет виды и разновидности. Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми. Опись дел, документов (Приложение 11) архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. В архиве описи составляются на неописанные документы. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листазаверителя (Приложение 12) и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета. Путеводитель архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Межархивные путеводители
13 подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов. При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, информация о которых будет включена в справочник, отборе сведений, применении различной методики представления информации о фонде, группе фондов (индивидуальная, групповая характеристики или включение информации о фонде в список неаннотируемых фондов), выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. При подготовке межархивных справочников помимо этого осуществляется и выбор архивов, сведения о которых будут включены в данный путеводитель. Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата. Содержание характеристик зависит от объекта описания. Схема построения путеводителя определяется его целевым назначением (видом) с учетом состава фондов (профиля) архива и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем. В путеводителях и кратких справочниках по фондам (кроме тематических) может применяться схема, по которой информация о фондах архива (архивов) делится на три раздела: о фондах досоветского периода, во втором советского периода, в третьем постсоветского периода. Подразделы схемы строятся в исторической и логической последовательности. Путеводитель по фондам архива (архивов) вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия фонда, номера фонда, объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду. Перечень характеристик может быть
14 дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них. Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) выступает фонд. Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам). Характеристика документов фонда (фондов), части фонда (фондов) тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда, номера фонда, крайних дат документов фонда, номера описи (описей), содержащих документы по теме, указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата к фонду (фондам), аннотации документов и библиография по теме, Характеристика может быть дополнена сведениями по истории фондообразователя, а также об условиях доступа и использования. Краткий справочник по фондам архива (архивов) вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов. В краткий справочник могут входить сведения: обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях, рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.). Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из: названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации.
15 Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных. Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме дел по личному составу, а также об условиях доступа и использования; библиографией. Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и сведений о научносправочном аппарате к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловие. Путеводитель по архивам вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивов. Он может включать информацию об архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных фондов отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или другое хранилище документов Архивного фонда Российской Федерации. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из: названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), справочных данных по видам документации, исторической справки и аннотации. Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и использования документов, библиографией по архиву. Путеводитель должен иметь справочный аппарат, в который входят: титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю может составляться общая библиография.
16 Для многотомных изданий составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов. Каталог межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. При определении состава каталогов конкретного архива учитывается: его уровень и профиль, структура, состав и содержание, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материально-технические возможности архива. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный). Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета, опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). В архиве основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).
17 В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог создается в том случае, если группировка информации в нем отличается от группировки разделов систематического каталога. В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри по алфавиту их наименований. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а внутри по алфавиту наименований. В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Далее систематизация проводится в логической или хронологической последовательности. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или логической последовательности. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой классификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному
18 составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов. Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов. В архиве она может проводится как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел, документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, единицы хранения, единицы учета, листов, язык документа, способ воспроизведения; для карточного каталога также фамилия составителя и дата составления описательной статьи. Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичную отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных понятий. В отсылочных карточках графы «рубрика» и «подрубрика» заполняются в обычном порядке, а в графе «содержание» указывается: «см. также...», даются индексы названий соответствующих подразделов каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка. Ведение каталога комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и
19 рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работ по каталогизации и использованию каталогов. Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются. Индексирование выбор или составление того или иного индекса (индексов) по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В предметном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту. Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации). Указатель архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели. Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей алфавитными, систематическими, хронологическими.
20 Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения). Указатели к единицам хранения одного фонда или нескольких описей одного фонда составляются в том случае, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей и часто используется. Указатели к единицам хранения нескольких фондов или описей нескольких фондов одного архива составляют в том случае, если это фонды однородных по своим функциям и последовательно сменявших друг друга организаций, организаций одной отрасли. Такие же указатели могут быть межархивными. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов одного архива или нескольких архивов. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик); сложной (имеет одну подрубрику или определение понятия). Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают: порядковые номера единиц хранения, указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов. Поисковые данные указателя к единицам хранения фондов нескольких архивов дополняются названиями архивов. Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; указателя к документам нескольких архивов и названиями архивов. Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.
21 Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке. Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим. Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия учреждений и/или их структурных частей, названия отраслей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным. Именной указатель включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички), биографические справки. Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову (без инверсии). Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а частицы фон, ва, ле, де и др. приводятся после фамилии и инициалов. Именной указатель строится по алфавиту фамилий. Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и др. географических понятий. Современные названия географических понятий указываются сначала, а в скобках даются их старые названия, кроме того, старые названия вносятся в алфавитном порядке со ссылкой на новое название. Географические названия, представляющие собой сложные понятия, даются без инверсии, по первому слову. Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке. В указателе применяется система общих («см.») и частных («см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.
22 Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника. Обзор архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов) по определенной теме. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.
23 В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов с источниковедческим анализом документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения; в межархивном и межфондовом тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными названиями архивов, номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме. В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составе справочного аппарата; предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки. Структурная схема применяется в обзоре фонда организации с отчетливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Название структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов обзора. Отраслевая (функциональная) схема в обзоре фонда применяется, когда фондообразователь не имеет четко выраженной функциональной структуры или когда его структура часто менялась. В тематическом обзоре отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определенной системы
24 организаций, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики, науки, культуры и т.д. Построение обзора по предметно-тематической схеме предусматривает расположение сведений о документах по тематическим группам. Хронологическая схема применяется в случаях, когда необходимо охарактеризовать отдельные периоды в деятельности организаций, или отразить последовательность происходивших исторических событий. При построении межархивного тематического обзора информация в отдельных случаях может быть систематизирована по местам хранения документов, т.е. по алфавиту архивов. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда. Автоматизированный научно-справочный аппарат Автоматизированный НСА (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Автоматизированный НСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных баз данных. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения, единицы учета, документа, содержащиеся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие тексты документов, их цифровые копии. АНСА реализует все функции традиционной системы научносправочного аппарата архива и предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа). Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА. Для
25 заполнения БД НСА используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов. Обязательным элементом описания для всех трех основных уровней в БД АНСА являются ключевые слова термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения, единицы учета, документа). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания конкретного объекта или после его завершения. Ключевое слово может состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещается в специальный файл ключевых слов. Обязательными видами ключевых слов являются: «тематика» термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды деятельности и т.д., отраженные в документах объекта описания; «персоналии» термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня. Терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фамилии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и т.д.; «география» термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (названия стран, республик, краев, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и т.д.). В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов. Выходными формами автоматизированного НСА являются перечни фондов, единиц хранения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в АНСА архива, могут формироваться тексты справочников вместе с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.
26 Для каждого уровня описаний в БД АНСА создаются рубрикаторы (систематические, тематические) для поиска данных, автоматизированного формирования текстов справочников. Для уровня фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по фондам архива, является схема систематизации фондов в путеводителе. Для каждого уровня описания возможно использование нескольких рубрикаторов, что позволяет вести одновременную подготовку различного вида справочников, формировать перечни фондов (документов) по различной тематике, сохранять результаты рубрицирования. Для каждого уровня описания в базах данных НСА архива в обязательном порядке предусматривается набор процедур многоаспектного поиска информации по ключевым словам; по текстам аннотации, исторической справки; по текстам полных и сокращенных названий объекта описания, полных и сокращенных переименований фонда и/или фондообразователя; по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам документов, входящих в единицу описания); по любому сочетанию перечисленных реквизитов. Представление результатов поиска должно производиться в следующих формах: база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса; текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запросу. Справочный аппарат к базам данных по документам архива реализуется в виде базы данных (метабазы), содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В метабазе содержатся сведения по каждой автономной базе данных название БД, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на СУБД или язык программирования, использованных для создания базы данных.
27 Литература: 1. Федеральный закон от 22 октября ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации Малышева С.Ю. Основы архивоведения: Учебное пособие. Казань, Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. Образования. М., С
Тема: Использование архивных документов и составление к ним научно-справочного аппарата Вопросы: 1. Порядок описания архивных документов 2. Система научно-справочного аппарата к архивным документам 3.
Тема 6. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации 6.1. Состав и организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации 6.2. Организация документов в архиве 6.3. Организация
Государственное учреждение Государственный архив Тульской области АРХИВНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ И НАУЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ Начальник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства В.В. Зеленова
ГОСТ 7.23 6 ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ. СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ 3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ Термины, применяемые в стандарте, по ГОСТ 7.0-84 и ГОСТ 7.60-90. 4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 4.1 Информационные издания по степени аналитико-синтетической
«Развитие каталогизации документов личного происхождения в ЦГАЛИ СПб (методическая база, опыт, перспективы)» Т.Н. Зверева, зав. отделом научного описания личных фондов, информационно-поисковых систем и
Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Саратовский государственный социально-экономический
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Алтайский государственный институт культуры» Факультет информационных ресурсов и дизайна Кафедра музеологии и документоведения
Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,
ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 12 мая 2014 г. 241-п г. Тюмень О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФГБОУ ВПО «ВОЛОГОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ УТВЕРЖДАЮ 15 сентября 2011 ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ (АРХИВНОЙ) ПРАКТИКИ
Администрация Александровского муниципального района Пермского края АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ УТВЕРЖДАЮ Глава муниципального районаглава администрации Александровского муниципального района А. Б. Шицын НОМЕНКЛАТУРА
ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 2017 г. г. Тюмень О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области В соответствии
АДМИНИСТРАЦИЯ КОТЕЛЬНИКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 25.05.2017 г. 305 Об утверждении Порядка и схемы учета архивных документов в муниципальном архиве администрации
В ГБДОУ создаются и обрабатываются многочисленные виды управленческих документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетностатистических, организационно-распорядительных), отражающих жизнеспособность
Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области НИЖНЕТАГИЛЬСКИЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ ТЕХНИКУМ Выполнила: ФИО Специальность: Название Анализ системы
Стр 1 из 12 КОПИЯ Утверждено решением Правления АО «Медицинский университет Астана» 53 «13» декабря 2013 г. ПОЛОЖЕНИЕ ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ПОЛОЖЕНИЕ О СИСТЕМЕ КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК г.астана
ОБЛАСТНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ» ПАМЯТКА в помощь пользователю, впервые приступившему к работе с документами в читальном зале ОКУ «Госархив Курской области» Исполнители:
Индексы Вид работ и операций КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ Направление деятельности государственных архивов Этапы видов работ и операций Под общей редакцией кандидата
ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ ТРУДОВ СОТРУДНИКОВ ИНСТИТУТА ОРГАНИЧЕСКОГО СИНТЕЗА им. И. Я. ПОСТОВСКОГО УрО РАН ЗА 1991 2010 гг. Засыпкина Л.А. (ЦНБ УрО РАН) Одной из задач, осуществляемых
«Опыт каталогизации документов в «Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга» А.В. Тихоцкая, заведующая отделом информационно-поисковых систем ЦГИА СПб В настоящее время в архиве
Введено в действие: Выполнил: директор Научной библиотеки Т.П. Ткаченко Стр.1 из 6 Процессный подход ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ Экземпляр Проверил: первый проректор Л.А. Омельянович Утвердил: ректор
Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа ПАМЯТКА по отбору на постоянное хранение личных дел пользователей, работавших в Государственном архиве Ямало-Ненецкого автономного округа Салехард
ИНСТРУКЦИЯ по систематизации документов и заполнению 686 поля «Индексы других классификаций» в АБИС «OPAC-Global» СОДЕРЖАНИЕ 1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ... 2 2 НОРМАТИВНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ... 2 3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ ГОСТ 7.23-96 СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ
Подготовка путеводителей по фондам бывших партийных архивов и государственных архивов, хранящих документы coветского периода Методические рекомендации 1. Организация работы Для подготовки справочника определяется
От 04 апреля 2017 г. 105- Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27 июля 2006
Справочный аппарат библиотеки: каталоги и картотеки библиотечно библиографический урок Что такое каталог, для чего он нужен и как с его помощью вы можете найти всю интересующую вас информацию о книге,
Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Список изменяющих документов (в ред. Постановлений
Государственный архив Российской Федерации Электронные информационно- поисковые ресурсы архива В ГА РФ хранится более 6 миллионов дел дел высших органов государственной власти и органов государственного
УТВЕРЖДЕНО решением экспертно-проверочной комиссии при министерстве культуры Краснодарского края от 29 сентября 2017 года 9/3 МЕТОДИЧЕСКОЕ ПИСЬМО «Усовершенствование и переработка описей дел, документов»
ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Государственный стандарт Российской Федерации Делопроизводство и архивное дело Термины и определения Предисловие ГОСТ Р 51141-98
Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.9-95 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования" (введен в действие постановлением Комитета РФ по стандартизации,
Муниципальное казенное учреждение «Калининская межпоселенческая библиотека» Отдел комплектования и обработки литературы «Система каталогов и картотек в библиотеке» Методическая консультация ст. Калининская
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ КАБИНЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН (ТАТГЛАВАРХИВ) Отдел по взаимодействию с государственными и муниципальными архивами СОСТАВЛЕНИЕ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ К АРХИВНОМУ
Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ I. Общие положения 1. Настоящие Правила устанавливают
УТВЕРЖДАЮ Директор государственного казенного архивного учреждения «1 ошдарстщ&щли архив Ставро- Л.В. Маркова "ода ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ АРХИВІТ УтаЖ ДЕНИЕ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ АМУРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ 07.07.2017 717 г. Амурск «Об утверждении Положения об архиве администрации Амурского муниципального района Хабаровского края»
Инструкция по работе с ПК «НСА» 1. Запуск 1.1. Откройте программу НСА, для этого в папке с программой НСА (по умолчанию: C:\Program Files\iTex\NSA) найдите и запустите файл NSA.exe (Рисунок 1) Рисунок
На главную страницу Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 Основные правила работы архивов организаций Введение 1. Общие положения 1.1. Понятие архива организации 1.2. Виды архивов 1.3. Основные
М Е Ж Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ИЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СТРУКТУРА И ОФОРМЛЕНИЕ ГОСТ 7.23-96 Издание официальное МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ БИБЛИОТЕКИ СПБГЭТУ 1.Общие положения 1.1.Настоящее Положение определяет порядок организации, ведения, редактирования и администрирования электронного каталога СПбГЭТУ
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477 Правила делопроизводства в федеральных органах
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ Главная страница ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ МОСКВЫ (ЦАДЭНМ) МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ ЦАДЭНМ С ДОКУМЕНТАМИ НА ЭЛЕКТРОННЫХ
ГОСТ Р 51141-98 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОССТАНДАРТ РОССИИ Москва Предисловие 1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским
Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28 Дата введения 01.01.99 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОСТ
ГОСТ Р 51141-98 Группа Т00 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО Термины и определения Records management and organization of archives. Terms and definitions ОКС
РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ 04.02.2014 17-РГ г. Екатеринбург Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ РАБОЧАЯ ПАМЯТКА по организации передачи тематических негативных фотопленок на государственное хранение, их учет, описание и использование Составитель: В.Д. Тихоша,
Министерство образования и науки Российской Федерации Пл 14-2015 Тематический план комплектования фонда научной библиотеки УТВЕРЖДЕНО Ректор А.Д.Плутенко 25.12.2014 Пл 14-2015 Благовещенск, 2015 Составил
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления
Б3.ДВ.14.2. Архивоведение Фонд оценочных средств для проведения промежуточной аттестации обучающихся Общие сведения 1. Кафедра истории 2. Направление подготовки 44.03.05 Педагогическое образование (профили
87 ПРИЛОЖЕНИЯ (образцы форм) 88 Приложение 1 к пп. 2.11.5, 2.11.7.2. АКТ (дата) УТВЕРЖДАЮ Директор о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка документов подписи Фонд Название фонда В фонде обнаружены
Участвовать в проведении экспертизы ценности документов и отборе документов постоянного и временного хранения для передачи в архив; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию;
СОВЕТ МИНИСТРОВ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 декабря 2016 года 693 г. Луганск Об утверждении порядка государственного учета документов Архивного фонда Луганской Народной Республики
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) Records management and organization
1 Составление и оформление описей дел по личному составу организации Документы по личному составу, образующиеся в процессе деятельности организаций, являются документальным подтверждением трудового стажа
УТВЕРЖДЕН приказом ГУРХ «НАРХ» от 9.0.20 -п (с последующими изменениями) Прейскурант работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе Государственным казенным учреждением Республики Хакасия «Национальный
Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу Методические рекомендации по усовершенствованию и переработке описей дел Составитель: Ч.М. Гиниятуллина ведущий консультант сектора обеспечения
Комитет по делам архивов Оренбургской области Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области» (ГБУ «ГАОО») СОСТАВЛЕНИЕ АРХИВНЫХ ОПИСЕЙ Обзор архивоведческой литературы,
Информационно-поисковая система КГКУ «Государственный архив Алтайского края» в информационном обеспечении пользователей Информационно-поисковая система КГКУ «Государственный архив Алтайского края» (далее
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ Бюджетное профессиональное образовательное учреждение Удмуртской Республики «Ижевский индустриальный техникум имени Евгения Фёдоровича Драгунова»
Муниципальное казенное учреждение «Калининская межпоселенческая библиотека» Отдел комплектования и обработки литературы «Библиотечные фонды и каталоги» Выпуск 3 Библиотечные каталоги и картотеки Методическая
1. Общие положения. 1.1. Электронный каталог (ЭК) библиотеки представляет собой машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном режиме времени, и является составной частью справочно-поискового
Аннотация рабочей программы дисциплины Б1.Б14 Архивоведение Направление подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение, [Документоведение и документационное обеспечение управления] 1. Цели и задачи
Картотека - справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).
В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.
В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов - по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем - по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)
Целесообразным является создание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.
Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.
При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.
Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.
Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.
Историческую справку составляет и подписывает заведующий архивом. В организациях с небольшим объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно заменить предисловием к описи дел постоянного хранения.
Историческая справка состоит из трех разделов:
1. истории фондообразователя;
2. истории фонда;
3. характеристики документов фонда.
Первый раздел - история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения:
1. даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;
2. крайние даты деятельности организации;
3. изменения в названии и деятельности организации;
4. задачи и функции организации и их изменения;
5. масштаб деятельности организации и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;
6. структура организации и ее изменения (с указанием дат).
Второй раздел-история фонда, содержит следующие сведения:
1. Количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
2. состав документов фонда и крайние даты каждой группы;
3. время поступления фонда в архив организации;
4. степень сохранности документов;
5. изменения в составе и объеме документов фонда;
6. указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).
Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.
В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:
1. основные виды документов;
2. указывают на особенности документирования в данной организации;
3. дают общие сведения об использовании документов (основное содержание и количество справок социально-правового характера, подбора и выдачи документов в структурные подразделения, и т. п.
Справку печатают на общем бланке организации в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены для государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.
Система научно-справочного аппарата к архивным документам
Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
Курсовая работа
Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации
Введение
Данная исследовательская работа посвящена изучению научно-справочного аппарата в современных государственных архивах.
Актуальность данной работы заключается в значении научно-справочного аппарата для архивных учреждений и правильности его составления, ведь без справочно-поисковых средств (СПС) архив, из упорядоченного хранилища документной информации, превратится в «информационную свалку», в которой найти необходимые данные будет практически невозможно.
Объект исследования - архивное дело
Предмет исследования - научно-справочный аппарат
Цель данной работы: изучить систему научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
.Определить понятие «научно-справочный аппарат»
.Изучить принципы построения научно-справочного аппарата
.Изучить структуру научно-справочного аппарата
.Проанализировать научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации
1. Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура
1.1 Понятие и принципы построения научно справочного аппарата
Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива
- это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования
Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации. Создание научно-справочного аппарата к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации. При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию. Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека. Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике. Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду. Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных. Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.
.2 Принципы построения системы научно-справочного аппарата
Основные принципы построения системы научно-справочного аппарата: .Взаимосвязь и взаимодополняемость архивных справочников, описывающих первичную документную информацию
.Избежание дублирования информации в различных архивных справочниках
.Преемственность системы научно-справочного аппарата (НСА) организаций с НСА архивных учреждений
Преемственность научно-справочного аппарата организаций и архивных учреждений достигается единством требований и принципов построения. Это условие предполагает обязательность составления в делопроизводстве организаций описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивных учреждений формы описей хранятся в архиве как контрольные экземпляры до передачи организацией документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью научно-справочного аппарата архива. Различные средства научно-справочного аппарата архива организации принимаются в архив как самостоятельные единицы, либо интегрируются в соответствующие разделы каталогов. Соблюдение первых двух принципов необходимо для эффективности поиска и сокращения трудозатрат архивистов на дублирование информации. Если при создании описаний документов и их каталогов соблюдается принцип взаимосвязи и взаимодополняемости, то исследователь, ознакомившись с описью дел и выписав из нее необходимые номера единиц хранения, может обратиться к соответствующим разделам каталога для более детального поиска. В каталоге исследователь сможет найти названия единиц хранения, заголовки дел, и более детальную информацию. Третий принцип не менее важен для организации поиска. Он означает, что при создании всех типов архивных справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах будут предъявляться единые требования и единые методы. Так, правильность оформления описей дел в организации контролирует архив организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения согласовываются и утверждаются государственными и муниципальными архивами. Также важно осуществлять контроль и за другими средствами научно-справочного аппарата. Каждый архивный справочник организации должен быть составлен в соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.
2 Структура научно-справочного аппарата
2.1 Описи дел
Опись дел, документов
- архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи
Опись выполняет три основные функции: ·Информационная (раскрывает состав и содержание документов)
·Учетная (осуществляет учет документов)
·Классификационная (классифицирует документы)
Информационная функция реализуется следующим образом: при составлении описи дел и занесения в нее заголовков документов, которые дают информацию о виде и содержании документа. Правильно оформленная опись дел позволяет получить информацию о составе документов фонда. Учетная функция реализуется при нумерации документов и указании количества документов в описи. Это обеспечивает сохранность документов, позволяет отслеживать изменение объема фонда и способствует оперативному поиску нужного документа. Классификационная функция состоит в наиболее рациональном расположением дел внутри фонда. Под классификацией в данном случае понимается группировка документов в соответствии со структурой фондообразователя или основными вопросами его деятельности. Описи бывают трех видов: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда. Внутренняя опись предназначена для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для дел, состоящих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании. Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи составляются по одной методике. Они составляются для описания следующих видов дел: ·временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);
·по личному составу.
Рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения. Опись состоит из двух частей: собственно описи и научно-справочного аппарата к ней. Опись, как правило, составляется в организации. Но в случае неудовлетворительного качества описи она заново составляется в архивном учреждении, куда ее передали. Составление описи включает следующие виды работ: ·описание дел;
·организация документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);
·составление собственно описи документов;
·составление справочного аппарата и оформления описи.
·Опись дел состоит из описательных данных о каждой единицы хранения, которые представляют собой совокупность следующих элементов:
·порядковый номер;
·делопроизводственный индекс
·заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
·крайние даты документов в деле;
·количество листов в деле;
·примечания.
Каждому элементу описательной статьи соответствует графа в листе описи: Графа 1 - «Порядковый номер» - выполняет учетную функцию, закрепляет последовательность единиц хранения в листе описи. Номер последней единицы хранения указывает на количество дел в описи. Изменение количества дел должно отражаться в конце описи (в «Итоговой записи»). Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это номер документа, присвоенный ему в организации-фондообразователе, когда документ был еще действующий. Может использоваться в качестве дополнительного поискового сведения. Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела. В данной графе не допускается использование произвольных сокращений, только принятые закрепленные в соответствующих документах. При первом упоминании организации, предприятия, учреждения, государственного органа и так далее заголовок пишется полностью, а в скобках сокращенно. При дальнейшем упоминании заголовок пишется сокращенно. Например: ОАО «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД»)». Графа 4 - «Крайние даты» - даты начала и окончание дела. Месяц, как правило, пишется словами. Дата обозначается в формате число, месяц, год. Графа 5 - «Количество листов» - объем единицы хранения. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются следующие сведения: количество единиц хранения, номера первой и последней единицы хранения, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия. Заверительная надпись подшивается в конец дел. В ней указываются количество подшитых и пронумерованных листов в описи, литерные номера, а также информация о пропущенных номерах и об особенностях физического состояния листов описи. Методика составления справочного аппарата к описи
После составления собственно описи, к ней составляется справочный аппарат, выполняющий две функции: ускорение поиска по описи и предоставление дополнительной информации о фонде. Состав справочного аппарата к описи включает в себя: ·титульный лист;
Титульный лист - содержит полное название государственного архива, полное название фонда с перечислением всех его переименований (в скобках), если они были, также указывается номер фонда, номер описи и название описи. Например: см. приложение 2. Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи. Список сокращений - отсортированные в алфавитном порядке встречающиеся в описи, сокращенно написанные слова и аббревиатуры с полным наименованием слов. Сокращения используются в тексте в целях экономии места для часто встречающихся слов. Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы такие сокращения, как «р. - родился», «ум. - умер», «п. - протокол», «м. - материалы» и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений. Указатель к описи содержит список понятий, встречающихся в описи, и необходимых пояснений к ним. Указатели могут быть именными, предметными, географическими и так далее. Также указатель может быть отдельным дополнительным справочно-поисковым средством. Для примера рассмотрим одну из описей дел Российского государственного исторического архива. Ф. 13 Оп. 3. 1798-1811 гг., 53 eд.xр. Журналы входящих и исходящих бумаг. Фонд 13: Департамент министра коммерции (см. приложение 3) Данная опись начинается с титульного листа и переводной таблицы. Далее идет перечень дел, включающий порядковый номер, делопроизводственный номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов и примечание. Заверительная надпись (лист-заверитель) составляется на отдельном листе-заверителе и подшивается в конце описи. Данная опись составлена верно, однако с 1984, года ее составления, изменилась форма листа-заверителя (приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).
2.2 Система каталогов в архиве
Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации это недостаточно. Зачастую поисковые запросы формируются по таким критериям как предмет, вопрос, тема либо какое-то событие. Для удовлетворения поисковых запросов такого типа составляются архивные каталоги, в которых информация сгруппирована по предметам (темам, отраслям). Данное средство научно-справочного аппарата архива позволяет исследователям осуществлять многоаспектный поиск документной информации. Архивный каталог
- архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации
Цит. По Е.М. Буровой:
«Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. Однако «массовая» каталогизация, проводившаяся в 70-80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их «непубличным» характером, т.е. обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации».
В отличие от описи каталог: )Охватывает большинство фондов архива, так как структура каталога не зависит от структуры хранения документов в архиве, и отражает классификацию документов по различным признакам, опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;
)Предоставляет более подробную информацию, чем опись, так как может включать в себя отрывок документа, и содержать информацию не только одного дела.
)Не выполняет учетную функцию и не подсчитывает количество дел, его основная функция - обеспечение информационного поиска.
)Если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.
В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки. В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив организации. процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов: Каталогизация архивных документов
- процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов
Каталогизация включает в себя следующие виды работ: ·определение вида каталога;
·разработка схемы классификации документной информации в каталоге;
·выявление и отбор документной информации для каталогизации;
·описание документной информации на каталожных карточках;
·индексирование каталожных карточек;
·систематизация карточек и ведение каталога
Определение вида каталога. Вид каталога зависит от содержания документов и наличия в архиве других каталогов. Определяя состав каталогов конкретного государственного или муниципального архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива. По структуре каталоги разделяют на логические и алфавитные. Логическая структура предполагает метод дедукции, то есть поиск информации от общего к частному. Каталоги логической структуры подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический. В государственных и муниципальных архивах широкое распространение получили систематические каталоги. Структура архивных каталогов представлена в приложении 4. Разработка схемы классификации документной информации
в каталогах. Цит. по Е.М. Буровой «Архивоведение: теория и методика»: «Научная разработка проблемы классификации архивной документной информации, находящаяся в тесной связи с развитием общей теории классификации, относится к началу XIX в., ко времени складывания предметной области архивоведения, системы архивов, выделения архивного дела в самостоятельную область государственного управления, когда начали разрабатываться классификационные схемы в родственных с архивоведением областях - документоведении и источниковедении.
В результате теоретических исследований были определены основные виды классификации документной информации, отраженной в справочно-информационных средствах: структурная, предметно-тематическая, типологическая, в основе которых лежат структурный элемент (структура), предмет (тема) или характерный (присущий данному объекту или его части) типический признак. Первые два вида классификации определяют специфику НСА архивов как традиционного, так и действующего в автоматизированном режиме.
Теоретические достижения отечественного архивоведения в области классификации 70-80-х гг. были реализованы при разработке Схем единой классификации документной информации (СЕК) 1978, 1983 гг., а также Рубрикаторов и Тезаурусов АСНТИ по документам ГАФ СССР, позднее - Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ) 2007 г.
При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна войти в каталоги. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983)» Описание документной информации на каталожных карточках - создание архивной карточки, содержащей вторичную информацию о документе. Каталожная карточка
- карточка, включаемая в карточный каталог и содержащая сведения, соответствующие задачам и тематике архивного каталога
Каталожная карточка имеет установленную форму и включает в себя следующие элементы: ·классификационные (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события);
·информационные (содержание документов);
·поисковые (название архива, название фонда, N фонда, N описи, N дела, листы);
·внешние (язык документа и способ воспроизведения);
·контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).
Индексирование вторичной документной информации имеет особое значение при создании каталожной карточки. Индексирование
- выбор и / или составление индекса (индексов) на основе системы индексов и его / их проставление на документах, делах, каталожных карточках
Индекс
- условный знак (буква, цифра) или совокупность таких знаков, используемые в ИПЯ, АИПС, а в традиционных ИПС присеваемые соответствующим классификационным делениям схемы классификации документов (документной информации) и проставляемые на каталожных карточках (классификационный индекс)
В целом индекс представляет собой условное обозначение в системе классификации. Систематизация карточек и ведение каталога. Проиндексированные карточки необходимо систематизировать перед введением в каталог. Индексы систематизируются в порядке расположения цифр. Например: см. приложение 5. Карточки с одинаковыми индексами систематизируются по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу - от высшего к низшему, от общего к частному. По сложившейся в отечественной теории и методике архивоведения практике, архивные каталоги традиционно относят к категории обязательных для ведения в архиве. (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.) (с. 95).) До сих пор в данной работе рассматривались только традиционные средства научно-справочного аппарата. Научно-технический прогресс, развитие IT затронули архивное дело, в частности, научно-справочный аппарат. Справочно-поисковые средства в архивах постепенно начинают дублироваться в электронном виде. Это позволяет быстро и, что важно, удаленно, находить необходимые архивные документы. Попробуем найти с помощью данной системы. архивные фонды о, например, конструкторских бюро машиностроения. Введя на главной странице в строку поиска необходимый запрос, нажмем на кнопку «поиск». На странице результатов поиска отображается информация о найденных фондах и о принадлежности каждого фонда к определенному архиву. Процесс работы с данной системой отображен в приложении 7 Открыв первый по списку результат поиска, получаем следующие данные: номер фонда, название фонда, крайние даты, аннотация и историческая справка (приложение 8) На данный момент система показывает себя как эффективная, постоянно комплектуется и совершенствуется. В рамках данной работы также рассмотрим электронную систему каталогов в Российском государственном историческом архиве. Ее особенность заключается в разделении каталога на именной, георграфичекий и предметный. В именном каталоге (приложение 9) информация классифицируется по фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Особенность электронного именного каталога в Российскос государственном историческом архиве заключается в том, что документ, на который ссылается указатель, не содержит биографические материалы, а лицо, которое служило основой поиска, лишь упоминается в тексте документа. В георграфическом каталоге информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (приложение 10). В предметном каталоге информация классифицируется по теме документа, по его заголовку (приложение 11). Запущенный в тестовом режиме электронный каталог Российского государственного исторического архива представляется удобным поисковым средством. Однако нужно понимать, что в данном каталоге представлена информация лишь о 2,5% архивных материалов, хранящихся в РГИА. Представленная система - первые шаги к созданию полноценного электронного каталога.
2.3 Путеводители
Путеводители относятся к обязательным архивным справочникам Путеводитель по (архивным) фондам архива
- архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием
Путеводитель
- печатное издание, цель которого - дать пользователям представление о составе фондов конкретного архива.
Виды путеводителей: ·фондовый путеводитель;
·краткий справочник по фондам архива (архивов);
·тематический путеводитель по фондам архива (архивов).
Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные. Фондовый путеводитель
- печатное издание, содержащее краткую информацию о фондах архива в систематизированном порядке и служит для ознакомления с содержанием архива.
Краткий справочник по фондам архива
- путеводитель, содержащий список фондов архива. В свою очередь краткие справочники по фондам архивов подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Аннотированные содержат информацию о фондах в систематизированном порядке с указанием всех переименований фондообразователей, также предоставляется краткая информация о содержании документов. Неаннотированные краткие справочники по фондам архива содержат только список фондов и справочную информацию по ним.
Тематический путеводитель по фондам архива
- путеводитель, в котором содержится информация о фондах, соответствующих определенной тематике.
Все вышеперечисленные виды путеводителей могут создаваться как для отдельного архива, так и для группы архивов. Путеводитель состоит из собственно путеводителя и справочного аппарата к нему. Собственно путеводитель или, как его еще называют, характеристика фондов содержит следующие обязательные сведения: название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Также может содержаться библиографический список фонда. Название фонда - обязательный элемент путеводителя, который может дать информацию о: ·принадлежности фонда к определенной исторической эпохе;
·название фондообразователя и его месте в системе органов государственной власти, организации и т.д.;
·масштабах деятельности фондообразователя;
·его местонахождении.
Справочные данные о фонде составляет номер фонда. Историческая справка дает представление о деятельности фондообразователя, его месте в системе органов государственной власти, организации, предприятия и т.д., периоде и масштабе его деятельности. Историческая справка для фондов личного происхождения содержит биографические данные о фондообразователе: его фамилия, имя, отчество, период жизни, место рождения, смерти, личная жизнь, деятельность и т.д. Аннотация состава и содержания документов - краткое описание состава и содержания документов. Научно-справочный аппарат к путеводителю включает в себя следующие элементы: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели. Титульный лист является частью оформления путеводителя (не забываем, что речь идет о печатном издании) и дает информацию о названии архива, его подведомственности и месте в системе архивных органов Российской Федерации. Также указывает информация о месте и времени издания. В предисловии приводится краткая история архива, к документам которого составлен путеводитель. Список сокращений, приложения и указатели несут те же функции, что и в описи дел. Методика их составления аналогична методике составления этих элементов для научно-справочного аппарата описи. В приложения могут быть включены данные о ликвидированных, переданных в другие архивы и объединенных фондах, а также о составе научно-справочного аппарата архива. С развитием информационных технологий неразрывная связь между архивным путеводителем и печатным изданием начинает стираться. Появляются архивные путеводители в электронном виде. Например, на сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ) представлен электронный путеводитель по фондам, доступный по следующей ссылке: #"justify">2.4 Дополнительные справочно-поисковые средства
В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы СПС - обзоры, указатели, тематические картотеки и тематические перечни документов и дел, аннотированные реестры описей. Обзоры документов
Обзор как тип архивного справочника относится к группе дополнительных справочно-поисковых средств архива, но как и путеводитель предназначен для публикации с целью информирования пользователей о составе и содержании документов фонда или разных фондов, но по одной теме: Обзор архивных документов
- тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов
Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов. Составление и издание (тиражирование) обзоров рекомендуется проводить в следующих случаях: когда объем фонда велик и в нем имеется много дел, однотипных по своему содержанию, или, наоборот, много дел со сложным, многопредметным содержанием, например: протоколы, переписка по нескольким не связанным между собой вопросам. При таком положении целесообразно выпускать обзоры архивных фондов, где содержание многопредметных дел может быть логически расчленено и классифицировано по однородным группам. Также обзоры можно составлять на документы, внесенные в описи без строгой системы или логической связи, или когда документы распылены по разным описям. Отмеченные недостатки проще устранить с помощью составления обзоров, а не пересоставления описей. Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях. Например, в Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА) обзоры документов разделены на фондовые и тематические: Обзоры документов тематические:
·по истории общественно-политического движения;
·по истории зарубежных стран и городов России;
·по истории архитектуры и градостроительства;
·о развитии авиации;
·о культурных и экономических связях России с другими странами;
·о развитии русской военно-теоретической мысли;
·о жизни и деятельности выдающихся людей России;
·о месторождениях полезных ископаемых и др.
Обзоры документов фондовые:
·Военно-походной канцелярия е.и.в. (Ф. 26);
·Ивангородская крепость (Ф. 13133);
·Секретное повытье Военной коллегии (Ф. 20);
·Кабинет военного министра (Ф. 366);
·Управление военного комиссара Временного правительства при Ставке (Ф. 2015);
·Воронов П.Н., генерал-лейтенанта, военного историка, редактора журнала «Русская старина», (Ф. 252) и др.
Указатели
Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников: Указатель (архивный)
- архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных
Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел. Указатели чаще всего входят в состав путеводителей. Однако с развитием информационных технологий указатели становятся популярным средством поиска на сайтах российских архивов. Например, на сайте rusarchives.ru представлен указатель фондообразователей по архивам России (приложение 12) При переходе по ссылке к искомому фондообразователю осуществляется переход на окно результата поиска, в котором предоставлена информация о фондообразователе, его справочных данных, разделе и справочнике, в котором содержится информация об искомом фондообразователе (приложение 13) Таким образом, в данном случае архивный указатель неразрывно связан с архивным справочником (путеводителем). В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел: Тематический перечень документов
- вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных
Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов. С развитием информационных технологий тематические перечни часто принимают электронный вид, и размещаются на сайтах соответствующих архивов. Например, тематические перечни Российского государственного исторического архива (РГАИ) (приложение 14) Базы
данных
Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа. В рамках данной работы базы данных, размещаемые на сайтах государственных архивов Российской Федерации были не раз рассмотрены в виде архивных каталогов, указателей и тематических перечней. Тем не менее, базы данных можно выделить как отдельный вид справочно-поискового средства, позволяющий осуществлять многоаспектный поиск по архивным фондам. Ярким примером базы данных и системой поиска к нему является сервис, размещенный на официальном сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ).
Заключение
Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации имеет большое значение для широкого круга потребителей документной информации. В рамках данной исследовательской работы мы посмотрели, каким образом создается и функционирует научно-справочный аппарат архивов. Цель курсовой работы, а именно изучение системы научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, достигнута. В процессе достижения цели, мы решили следующие задачи: Определили понятие «научно-справочный аппарат», которое приведено в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007). Изучили принципы построения научно-справочного аппарата и их влияние на структуру и функционирование архивных справочников. Изучили все обязательные и дополнительные справочно-поисковые средства, а также методику их составления. Проанализировали научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации. Решая данную задачу, мы пошли по пути исследования электронного научно-справочного аппарата, размещенного на сайтах государственных архивов, а также на сайте Федерального архивного агентства. В архивных учреждениях России научно-справочный аппарат по большей части представлен в традиционном виде. То есть, для получения документной информации необходимо приехать в архив, и уже с помощью справочно-поисковых средств, представленных на бумажных носителях, найти нужную информацию. Архивная отрасль России в настоящее время идет по пути информатизации, перевода, дублирования документной информации на традиционных носителях в электронный вид, будь то оцифровка кино-фотодокументов, либо сканирование бумажных документов. Тем не менее, современный уровень информатизации архивных учреждений оставляет желать лучшего. Эта проблема решается на самом высшем государственном уровне. В 2011 году постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 №313 была утверждена государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)», одна из целей которой - переход на безбумажное хранением документов. Однако для полного перевода архивных документов и архивных справочников в электронный вид необходимо выделить необходимые ресурсы, в том числе технику, которая в современных условиях устаревает очень быстро, а также решить проблему хранения архивных документов в электронном виде, но это уже отдельная тема для исследования.
Источники и литература
справочный поисковый архив каталог 1.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». ФЗ №125 от 22.10.2004
2.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).
.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
4.Основные правила работы архивов организаций. М.: ВНИИДАД, 2002
.Составление архивных описей: Методические рекомендации. - М., 2003.
.Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. - М., 2007.
.Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. бурова; под ред. В.П. Козлова. - М. 2007.