Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами - вести архив.
Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ).
О сроках хранения документов бухгалтерского учета мы рассказывали в отдельной , а о хранении документов налогового учета и налоговой отчетности - в этом . Напомним, что по отдельным кадровым документам (например, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры) срок хранения доходит до 75 лет (Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель. Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника. Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации.
Составляем приказ об ответственном за архив
Приказ о назначении ответственного за архив организации составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности.
С приказом о назначении ответственного за архив учреждения (организации) необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.
Приведем для приказа о назначении ответственного за архив образец заполнения.
Организациям и ИП крайне важно обеспечить полное и надежное хранение документов в соответствии с установленными для них сроками хранения. Ведь за нарушение сроков хранения архивных документов организация, ИП и их должностные лица могут быть привлечены к ответственности.
Так, например, отсутствие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета или финансовой отчетности расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. Это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ ).
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ответственность предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ .
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета грозит также ответственностью по НК РФ. Штраф составляет 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода - 30 000 рублей (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ).
Соответственно, отсутствие документов в связи с нарушением сроков и порядка их хранения не позволит организации, к примеру, представить такие документы по требованию налогового органа. А это чревато привлечением к административной и налоговой ответственности в соответствии со
Приложение 2 к п. 1.3 Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (ОТДЕЛЕ) ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте). 1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно: - в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела; - на таможенном посту - начальнику поста. 1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу. 1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: - положением о структурном подразделении (отделе); - приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного органа; - типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; - должностной инструкцией. 1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ. 2. ПРАВА 2.1. Ответственный за делопроизводство имеет право: - требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов; - не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. 3. ОБЯЗАННОСТИ 3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов. 3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан: - принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией; - осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках; - составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов; - принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов; - передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки; - формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию; - передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом юридического лица); - ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год; - обеспечивать учет и хранение бланков документов; - давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1. Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.
Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.
ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного за архив.doc Скачать образец приказа о назначении ответственного за архив.doc
Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов). Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.
Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.
В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).
Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.
Особенности формирования приказа, общие моменты
Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример - с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.
Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.
- Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
- Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
- В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
- И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.
Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.
Образец приказа о назначении ответственного за архив
По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.
- В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
- Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
- После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
- Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).
>Документ об ответственности за оборудование
Обязанности ответственного за ведение делопроизводствА в подразделениях Университета
СМК РД 7.3.13-2012
Экз. № ______
Копия № _________
г. Санкт-Петербург
ПРЕДИСЛОВИЕ
1 РАЗРАБОТАНО Отделом документационного обеспечения управления и Управлением по качеству Университета
2 ВВЕДЕНО впервые
3 УТВЕРЖДЕНО Ректором Университета ____.____.2012
4 Периодичность проверки 3 года
1 Область применения. 4
3 Термины и определения. 5
4 Обозначения и сокращения. 6
5 Ответственность и полномочия. 6
6 Общие положения. 6
7 Функции ответственного за ведение делопроизводства. 7
9 Права ответственного за ведение делопроизводства. 8
10 Ответственность делопроизводителя. 9
Приложение А Уведомление о назначении ответственного за делопроизводство 10
Приложение Б Акт приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство. 11
Лист согласования. 12
Лист ознакомления. 13
Лист регистрации изменений. 14
Лист учета периодических проверок. 15
1 Область применения
Настоящее Положение устанавливает права, обязанности и ответственность работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Университета.
Положениесоставлено для упорядочения делопроизводства в структурных подразделениях Университета, осуществления надлежащего учета и контроля за движением и своевременным исполнением документов, поддержания постоянного взаимодействия структурных подразделений с отделом документационного обеспечения управления и архивным отделом по вопросам формирования документов в дела, их текущего хранения, подготовки к передаче на архивное хранение дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, уничтожения дел и документов с истекшими сроками хранения.
Настоящее Положение применяется всеми структурными подразделениями Университета и входит в состав документов системы менеджмента качества.
2 Нормативные ссылки
ISO 9000:2005 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.
ISO 9001:2008 Система менеджмента качества. Требования.
СМК ДП 4.2.01-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Управление документацией.
СМК ДП 4.2.03-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Общие требования к построению, изложению и оформлению документации системы менеджмента качества.
СМК ДП 4.2.04-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Нормоконтроль документации системы менеджмента качества.
СМК МИ 3.01.01-2011 Система менеджмента качества. Методическая инструкция. Термины и определения в области управления качеством высшего и профессионального образования .
ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Постановление Правительства РФ от 01.01.01 г. N 477 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Приказ Росархива № 76 от 01.01.01 г. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Федеральный закон от 01.01.01 г. “Об архивном деле в Российской Федерации”.
Инструкция по ведению делопроизводства в Университете.
3 Термины и определения
В настоящем Положении применяются термины и определения в соответствии с ISO 9000:2005, СМК МИ 3.01.01 и следующие определения:
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Университете;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления , юридическим или физическим лицом , оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Университета;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Университете, с указанием сроков их хранения;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Университета (структурного подразделения).
4 Обозначения и сокращения
В настоящем Положении применяются следующие сокращения:
6.2. Работник, ответственный за ведение делопроизводства, подчиняется своему непосредственному руководителю.
6.3. Работник ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом Университета, документами системы менеджмента качества, положением о структурном подразделении, распоряжениями непосредственного руководителя, положением о работе с персональными данными, инструкцией по ведению делопроизводства в Университете и другими локальными нормативными актами об организации архивного дела и делопроизводства в Университете, настоящим Положением.
6.4 Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должен знать:
Инструкцию по ведению делопроизводства в Университете;
Правила документирования;
Ознакамливать сотрудников структурного подразделения с нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.
9 Права ответственного за ведение делопроизводства
Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении Университета имеет право:
Запрашивать и получать информацию и документы, необходимые для надлежащего исполнения своих обязанностей;
Получать консультативную помощь по работе с документами от сотрудников отдела ДОУ и других подразделений Университета;
Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленные с нарушением установленных требований;
Вносить предложения по улучшению форм и методов работы с документами.
10 Ответственность делопроизводителя
Сотрудник несет ответственность за:
Невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими нормативными актами, регулирующими делопроизводство, и настоящим Положением;
Сохранность всей документации, находящейся в подразделении;
Своевременное информирование руководства подразделения о поступлении приказов и распоряжений.
11 Согласование, хранение, рассылка и изменения
11.1 Согласование настоящего Положения осуществляется с Первым проректором – Представителем руководства по качеству, начальником Службы управления персоналом, начальником отдела ДОУ, начальником УК, начальником Юридического управления, председателем Профсоюзного комитета и оформляется в Листе согласования.
11.2 Нормоконтроль настоящего Положения осуществляется в соответствии с СМК ДП 4.2.04.
11.3 Ответственность за хранение подлинника, тиражирование и рассылку учтенных рабочих экземпляров абонентам возлагается на УК.
11.4 Выдача учтенных рабочих экземпляров регистрируется согласно СМК ДП 4.2.01.
11.5 Изменения настоящего Положения должно производиться в соответствии с СМК ДП 4.2.01 и оформляться в Листе регистрации изменений.
Приложение А
(обязательное)
Уведомление о назначении ответственного за делопроизводство
Начальнику отдела ДОУ
Уведомление
__________________________________
(Наименование подразделения)
Фамилия, имя, отчество сотрудника ответственного за делопроизводство | Должность | № аудитории | Рабочий телефон, |
С возложенными обязанностями согласен:
Приложение Б
(обязательное)
Акт приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство
УТВЕРЖДАЮ ___________________________________________ (должность руководителя подразделения) _________________ _____________________ (подпись) (Ф. И.О.) ________________ |
||
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Петербургский государственный университет путей сообщения»(ФГБОУ ВПО ПГУПС)А К Т____________________ № _____________________ |
||
Приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство | ||
В соответствии с распоряжением __________________________ от ___________________
(должность руководителя)
Передал, а ______________________________________ принял
(Ф. И.О. передающего) (должность, Ф. И.О. принимающего)
в присутствии комиссии, образованной на основании данного распоряжения, в составе:
председателя комиссии _________________________________________________________
Ф. И. О., должность
членов комиссии:
1. ______________________________________________________________________
Ф. И. О., должность
2. ___________________________________________________________________________
Ф. И. О., должность
нижеперечисленные документы:
Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов |
|
Итого принято ________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Состояние документов:_________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Передал ___________ ________________________
Принял ___________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Председатель комиссии ___________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии ___________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. – отдел ДОУ;
Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.
Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.
При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.
Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.
Можно ли обойтись без ответственного
Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.
Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.
В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.