Глобальное внедрение сети интернет в экономические процессы не оставило без внимания и хозяйственную деятельность организаций. В результате была организована система Диадок электронный документооборот, позволяющий перевести работу с бумагами на новый уровень.
И так, что это такое? Diadoc это система электронного документооборота среди предприятий, а также между организацией отправителем и государственными структурами, такими как налоговая инспекция, суды и т.д.
Данная система позволяет осуществить электронный документ между участниками через интернет. При этом участниками системы являются:
- Компания отправитель, формирующая исходящий документ в системе.
- Компания-получатель, которой направляется соответствующий документ через систему Диадок.
- Оператор электронного документооборота (ЭДО) – фиксирует бумаги о осуществляет обмен между сторонами.
Процедура обмена очень проста: отправитель формирует документ в системе оператора, например, акт или счет-фактуру, далее по защищенному каналу он передается получателю.
Тот в свою очередь его может принять или отправить на корректировку. Отправитель может видеть статус документа, например, «получен», «принят» и так далее. В результате вы избавляетесь от бумажной волокиты.
Внимание! При необходимости документы подписываются обеими сторонами обмена при помощи электронной подписи . Ее также можно получить у оператора ЭДО.
Диадок электронный документооборот работает в соответствии с требованиями согласно федеральных законов. И часто документов передаются с его помощью в обязательном порядке.
Так, начиная с 01.01.2015 года ФНС установила, что сведения из книги покупок и продаж с этого момента передаются в налоговую исключительно в электронном виде посредством операторов ЭДО.
Внимание! Система позволяет автоматизировать деятельность при помощи готовых модулей, и решение для работы с распространенными системами ведения учета, такими как Docsvision, 1С, SAP и т.д.
Что можно передать через Диадок?
С помощью системы Диадок можно передать:
- Накладную Торг-12, акты, форматы которых подходят для передачи их и в контролирующие органы.
- Счета-фактуры, порядок обмена которыми, а также форма регулируется федеральными налоговыми органами и Минфином.
- Помимо этого, можно передавать неформализованные документы, например, платежные поручения, договора, акты выполненных работ и т.д.
Преимущества и недостатки работы с системой электронного документооборота
Сокращение времени на документооборот
Система Диадок электронный документооборот имеет довольно много преимуществ, относительно обмена бумажными документами:
- Документы не теряются из системы, нет необходимости их хранить в бумажном виде, что сокращает расходы на бумагу и содержание архивов.
- Документы отправляются и получаются непосредственно в учетной системе.
- Вы можете в онлайн режиме контролировать статус документов.
- 100% гарантия на доставку документов адресату, причем это занимает по времени не более 7 секунд. При этом в документах может вноситься корректива, а также они могут подписываться электронной подписью.
- Можно увеличить сумму входящего НДС в результате того, что отправленные документы будут гарантированно приняты.
- Соблюдены сроки сдачи документов в налоговую инспекцию.
ДИАДОК — это система обмена электронными юридически значимыми документами между компаниями и внутри компании / группы компаний.
Преимущества электронного документооборота
Электронные документы, подписанные КЭП, приравниваются к бумажным аналогам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным, а также позволяют экономить на непроизводственных издержках на бумагу, принтеры и почтовые пересылки. Представление документов по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) существенно облегчает подготовку и проверку документов.
Защищенный электронный документооборот осуществляется в Диадоке с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), которая подтверждает личность подписанта и защищает документ от дальнейших искажений информации.
В Диадоке уже зарегистрировано более 400 000 компаний, с которыми можно начать обмен электронными документами уже сейчас. При этом для обмена документами через Диадок компании не нужно заключать никаких дополнительных соглашений со своими контрагентами.
Диадок предоставляет полный набор возможностей, необходимых для полноценной работы с электронными документами в вашей организации. Всем клиентам доступна простая и функциональная веб-версия, пользователям 1С предлагается готовое коробочное решение, а для владельцев других учетных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) предусмотрена интеграция через API Диадока.
СПОСОБЫ РАБОТЫ
Электронные cчета-фактуры
С 23 мая 2012 года электронный cчет-фактура являетcя полноценной заменой бумажного оригинала и может быть представлен в налоговую в электронном виде по ТКС. Порядок обмена cчетами-фактурами опиcан в Приказе Минфина №50н .
Акты, накладные, договоры ...
Обмен электронными документами других типов не подвергается жесткой регламентации со стороны контролирующих органов и осуществляется между российскими компаниями с 2002 года.
Что дают электронные документы?
Снижение налоговых рисков;
Автоматический контроль и гарантированная доставка документов в Диадоке снижают риcк доначисления НДС из-за неправильного оформления или отcутcтвия необходимых документов;
Повышение эффективноcти работы бухгалтерии;
Документы в Диадоке не требуют ручной обработки, а поиск — временных затрат. Диадок предоcтавляет моментальный доcтуп к любому документу;
Сокращение непроизводственных издержек;
Электронные документы не занимают места. Затраты на печать, пересылку, ручную обработку и бумажный архив уйдут в прошлое;
Уcкорение расчетов по cделкам;
Доcтавка оригиналов документов в Диадоке занимает не больше минуты. Вам больше не придетcя ждать несколько дней, чтобы принять документы к учету.
ВОЗМОЖНОСТИ ДИАДОКА
Создание и отправка документов ;
Все отправляемые документы подписываются ЭЦП. Документ можно сформировать прямо в Диадоке, или загрузить с вашего компьютера или учетной системы ;
Получение документов ;
Уведомления на электронную почту не оставят новые документы незамеченными, а массовые действия ускорят их обработку ;
Хранение и поиск документов ;
Хранить документы в Диадоке безопаснее, чем на личном компьютере, а удобные фильтры помогают находить нужные документы за пару секунд ;
Представление документов в контролирующие органы ;
Диадок упростит прохождение любой налоговой проверки и поможет компании сократить количество встречных проверок ;
Найти и проверить контрагента в Диадоке очень просто. Вы сможете сразу же начать обмениваться с ним электронными документами ;
Согласование и многопользовательский режим ;
Диадок спроектирован для комфортной работы организаций с большим количеством пользователей
Диадок — это эффективная среда электронного оборота документов. В ней можно составлять, получать и подписывать разные документы в электронной форме. Все они идентичны по своей юридической силой с бумажными документами с подписью.
- Все документы, созданные с помощью электронной системы Контур Диадок, имеют полноценную юридическую силу и способны заменить их бумажные аналоги;
- С помощью Диадока существенно сокращаются расходы на бумагу и оргтехнику;
- Диадок помогает ускорить оплату услуг;
- Пользователи могут хранить свои данные на серверах - это освобождает память устройств;
- Подписать документ можно практически в один клик;
- Существует опция использования Диадока в роуминге;
- Использовать Диадок - это прогрессивно и современно.
Как начать работать в Диадоке
Чтобы начать работу в сервисе Диадок, нужно иметь сертификат квалифицированной цифровой подписи. Если его нет, то войти в Контур Диадок можно, но клиент не будет иметь возможности подписывать документы. По адресу https://diadoc.kontur.ru/easyregistration/ можно зарегистрироваться в службе. Здесь существует много вариантов входа.
Вход в личный кабинет Контур Диадок по сертификату
Это отличный вариант, если уже выработан сертификат электронной подписи. Для компании автоматически создается адрес электронной почты. Другие данные берутся из сертификата. По умолчанию для каждого клиента присваивается универсальный тариф. Его всегда есть возможность поменять на выгодный.
Отправка заявки на сертификат
По этому пункту нужно переходить в случае, если сертификата электронной подписи нет. Чтобы воспользоваться сертификатом, надо заполнить заявление. В нее нужно ввести такую информацию:
- личные данные;
- номер телефона
- э-мейл;
- название организации;
- ИНН и код причины постановки на налоговый учет;
- регион проживания;
- город;
- комментарий (в случае необходимости).
После введения всей информации нужно нажать «Отправить заявку».
Работа без сертификата
Без сертификата работа в Контур Диадоке возможна, но клиент не сможет подписывать электронные документы.
Без электронной подписи можно присоединиться к компании. Поэтому пользователю надо ввести только индивидуальный налоговый номер.
Тестовый режим
В Контур Диадоке можно создать тестовый электронный ящик. Он нужен, чтобы полностью оценить все возможности электронного оборота документов. Для этого вводят:
- адрес почты;
- пароль;
- личные данные.
После совершения всех описанных действий нужно подтвердить адрес почты.
Вход в систему Контур Диадок
Когда пользователь зарегистрировался, он может ввойти в Контур Диадок. Для этого нажимают на ссылку «Войти в сервис». Клиент войдет в сервис, выбрав Диадок.
Вход по паролю
Войти по паролю очень просто - для этого надо ввести мейл и пароль (они задаются во время регистрации). Чтобы упростить введение данных, следует отметить галочкой пункт «Оставаться в системе». Затем вход в Диадок осуществляется автоматически.
Вход по сертификату
Чтобы войти в систему по сертификату, нужно инсталлировать программу Контур Плагин. Рекомендуется установить расширения для используемого браузера.
Восстановление пароля
Бывает, что клиент утратил свой пароль. При этом войти в Контур невозможно. Нужно перейти по ссылке «Забыли пароль». При этом откроется форма для восстановления пароля. Здесь вводят э-мейл.
Затем на него придет инструкция по сбросу старого пароля и присвоению нового.
Основные преимущества Диадока
Преимущества Диадока такие:
- возможность подключения к другим операторам;
- удобный интерфейс программы;
- полное соответствие с системой 1С;
- решение проблем для крупных компаний;
- полная интеграция с самописными системами;
- работа с документами в личном кабинете;
- возможность отслеживания статусов документов;
- быстрый поиск.
старший менеджер отдела корпоративных разработок компании ООО «ММК-Информсервис»
Проведенный пилотный проект показал, насколько более прозрачным и быстрым стал обмен документами. С переходом на ЭДО наши сотрудники все меньше документов обрабатывают на бумаге и все больше в электронном виде. Их подписание происходит оперативно, а когда необходима корректировка, мы узнаем об этом сразу. Мы увидели, что и клиенты перестали испытывать неудобства, связанные с получением и дальнейшим учетом бумажных документов. .
Егор Фомин
специалист по документообороту Финансового департамента «БМВ Русланд Трейдинг»
Специалисты Диадока сопровождали проект на каждом этапе, предлагали идеи, всегда быстро реагировали на возникающие вопросы. Нам было приятно работать с этой профессиональной командой. Сейчас доставка документов дилерам занимает вместо недели всего 30 минут. Разница в удобстве и эффективности до и после ЭДО — просто колоссальная. Примечательно, что такой эффект достигнут даже без интеграции с нашей учетной системой. .
Наталья Кузнецова
руководитель отдела бухгалтерского учета ООО «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус»
Мы преследовали цель сделать документооборот компании максимально эффективным, надежным и быстрым, но при этом менее трудоемким и затратным. Можно с уверенностью сказать, что эта цель была достигнута. Это было непросто, потому что потребовалось пересмотреть и перестроить внутренние бизнес-процессы компании. Но мы считаем, что результат того стоит. В данный момент идет активное подключение к обмену электронными документами поставщиков. .
Зоя Янина
главный бухгалтер Kia Motors RUS
За один день мы доставили адресатам документы, которые в бумажном виде шли бы до них в течение недели, при этом мы сэкономили не меньше пачки бумаги. Также теперь мы можем отследить момент, когда дилер получил документы, и когда они были подписаны. Наконец-то мы избавились от ошибок в VIN номерах,за счет настроенного автоматического контроля их совпадения, чего сильно не хватало при бумажном документообороте. .
Виктор Вернов
генеральный директор Лайф Факторинг
Непростой задачей для вендора стало обеспечение оповещения системы Лайф.doc о смене статуса документа. Специалисты СКБ Контур в короткие сроки доработали коннектор, который автоматически отслеживает состояние переданных документов. Кроме того, клиенты уже оценили удобный переход из системы интернет-факторинга в Лайф.doc и обратно, без повторной аутентификации. .
Евгения Богачева
руководитель группы по расчетам с поставщиками АЛД Автомотив
Документооборот в АЛД Автомотив должен решить целый ряд нетривиальных задач, это повысит эффективность работы компании в целом. Мы реализуем внутренний документооборот силами одного сервиса, внешний — другого. Диадок отлично подошел для внешнего обмена электронными документами, нам было очень легко установить его интеграционный модуль и настроить отправку исходящих документов. Теперь дело за реализацией следующих двух важных задач: подключения к ЭДО как можно большего числа наших клиентов и организации внутреннего электронного документооборота. .
Инна Смирнова
директор по развитию корпоративного бизнеса «МегаФон» на Урале
Сейчас корпоративные клиенты МегаФона могут не только выбрать удобные и экономичные тарифные планы, и воспользоваться самым быстрым мобильным интернетом, но и благодаря сервису Диадок бесплатно и максимально оперативно получать закрывающие документы без очередей и потери времени. Работа с электронными документами значительно экономит время наших клиентов и сотрудников. Более того, мы значительно снизили расходы на доставку документов курьерскими и почтовыми службами. .
Владислав Сюркаев
директор департамента по работе с корпоративным сегментом «Ростелекома» на Урале
Многие организации на Урале и в Пермском крае уже используют системы электронного документооборота при отправке отчетности в налоговую службу, а также для получения документов за электроэнергию, услуги ЖКХ и связи, для переписки с госорганами. Преимущество системы ЭДО — в ее удобстве: документы можно просмотреть в любое время в любом месте, где есть интернет, и с любого устройства: с компьютера, смартфона или планшета. .
Валерий Беленький
заместитель директора макрорегионального филиала
Очевидными преимуществами электронного документооборота являются: сокращение затрат на обмен документами и увеличение скорости этого процесса, благодаря которой существенно возрастает производительность труда и эффективность работы в целом. Также очень важные плюсы ЭДО — это прозрачность, наглядность и доступность в любой момент всей истории документооборота с конкретным клиентом. .
Ирина Кардакова
руководитель проектов ОАО «Уфанет»
Уфанет — оператор связи, который стремится постоянно расширять перечень своих услуг, ориентируясь как на требования отдельных абонентов, так и на тенденции рынка в целом. Мы убедились на собственном опыте, что ЭДО — отличное решение, позволяющее снизить наши затраты и затраты партнеров и перейти на современный удобный уровень ведения бизнеса. Сегодня уже многие из наших абонентов имеют сформировавшееся положительное мнение как об ЭДО в целом, так и о системе Контур.Диадок в частности. .
Наталья Соколова
заместитель директора по информационным технологиям ОАО «Екатеринбургэнергосбыт»
С помощью команды Диадока были успешно реализованы наши дополнительные требования к системе. Например, разработан функционал, позволяющий в наших системах узнавать статус документа по имени файла. Также был разработан специальный коллектор документов, позволяющий отправлять файлы из разных систем, объединяя их по имени. .
Людмила Сакова
заместитель генерального директора ОАО «Петербургская сбытовая компания»
Переход на электронный документооборот дал положительный финансовый эффект в виде экономии на приобретении бумаги, печати и доставке документов. Когда половина наших потребителей перейдет на ЭДО, мы рассчитываем на ежегодную экономию более чем 5,5 миллионов. Не менее важным для компании стал и, скажем так, организационный результат: автоматизация подготовки и отправки документов заметно увеличивает производительность труда сотрудников. Эта работа стала занимать меньше сил, освободилось время для выполнения других обязанностей. .
Александр Баутин
руководитель проекта по внедрению электронного документооборота клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»
В настоящее время мы видим повышение производительности отделов; исключение расходов на распечатку и подписание документов в тех бизнес-процессах, которые переведены на ЭДО. Клиенты оперативно получают документы, а мы со своей стороны имеем возможность это проконтролировать. Наконец, электронная база это не бумажный архив. Она позволяет просто и быстро находить нужные документы для ответов на запросы контролирующих органов. .
Нонна Тюрина
бухгалтер аптечной сети «Фармленд»
Наша сеть включает 30 юридических лиц. Специально для нас была разработана схема, которая каждому из них позволяет обмениваться электронными документами через Диадок с помощью одного сертификата на основании доверенности. Совместно с СКБ Контур мы планируем подключить к ЭДО всех своих поставщиков. .
Сергей Тарасов
начальник IT-отдела филиала АО НПК «Катрен»
Нам остается только отслеживать документы, не подписанные покупателем, и напоминать ему об этом, что экономит до 80% времени сотрудников. По мере распространения ЭДО мы ждем еще сокращения затрат на обслуживание печатной техники, запчастях, возможном сокращении персонала работающих с бумажными документами. Особый плюс для нас — это то, что внедрение ЭДО не потребовало перестройки наших рабочих процессов. Все они остались привычными и удобными для наших сотрудников, поэтому не вызвали негатива, как бывает с нововведениями. .
Нина Головчанская
бухгалтер «В КОНТАКТЕ»
Переход на ЭДО через систему Контур.Диадок в разы ускорил взаимодействие с контрагентами, а значит — и эффективность работы, избавил от необходимости пересылать, систематизировать и хранить первичную документацию на бумаге. Основываясь на своем положительном опыте, мы рекомендовали всем своим партнерам подключиться к этой системе, чтобы у них была возможность не только принимать, но и отправлять документы в электронном виде.
Диадок электронный документооборот представляет собой систему, которая позволяет работать с документацией в дистанционном режиме и решать важные рабочие моменты, не выходя из офиса. Каждый отправленный документ имеет юридическую силу, потому что заверен электронной подписью. Если бумага подписана КЭП, то ее значимость приравнивается к бумажному варианту. В этой системе зарегистрировано более миллиона организаций, которые легко могут взаимодействовать между собой.
Контур Диадок электронный документооборот позволяет решать важные вопросы компаний без дополнительных манипуляций. Система ДО позволяет формирование, отправку, получение и подписание бумажных аналогов документации, сила которой не снижается из-за электронного формата. Можно легко взаимодействовать не только с предприятиями, которые пользуются Контур.Диадоком, но также обмениваться данными с предприятиями, которые работают в другой программе, и государственными учреждениями. Например, отправлять отчеты для ФНС.
Стартовая страница
На данный момент система насчитывает более 1 500 000 компаний, которые активно пользуются сервисом. Даже имея на руках бумажный вариант документа, не составит труда перевести его в электронную версию и провести отправку адресату. Отпадает надобность в распечатке массы бумаг и ее подписании у руководителя. Сокращаются не только затраты на канцелярию и эксплуатирование оргтехники, но также оптимизируется и мобилизируется весь рабочий процесс.
На заметку! Существует множество аналогов Контур.Диадок, но этот сервис признан лучшим, и им пользуются даже налоговые органы.
Есть мобильная версия Функциональные возможности
Пользоваться веб-версией можно при наличии сертификата, не требуется установка дополнительного программного обеспечения. Ниже указаны основные преимущества работы через эту систему и возможности, которые открывает электронный документооборот:
- Возможно создание, отправка и получение электронной документации.
- Отличное взаимодействие с 1С. Не нужно производить ручной ввод данных, происходит самостоятельное формирование необходимых бланков и интеграция с бухгалтерской программой.
- Удобное интегрирование с другими информационными системами: SAP, Oracle, MS Dynamics, API.
- Достаточно создать учетную запись и пользоваться расширенным функционалом.
- Документы этой версии принимаются не только всеми крупными компаниями на территории РФ, но также российскими государственными учреждениями.
- Не требуется дублирование документации.
- Можно вносить коррективы в электронную версию бумаги и согласовывать изменения в дистанционном режиме.
- Получение отчетов с 1С.
- Легко контролировать процесс отправки и получения. Система всегда покажет статус документации и на каком этапе находится его рассмотрение.
- С помощью фильтров можно легко найти нужную бумагу.
- Осуществлять вход можно не только через стационарный компьютер, но также через мобильное устройство или планшет.
- Имеется личное хранилище данных.
- Есть возможность проводить согласование документации между отделами, не выходя из своего кабинета.
- Можно настроить маршрутизацию каждой бумаги.
- Интеграция с другими, аналогичными программами.
Важно! Есть возможность прослеживать действия других контрагентов. Если кто-то из других организаций искал документ, система сообщит об этом.
Вход в личный кабинет Принцип работы в системе
Чтобы произвести вход в личный кабинет, не требуется рутинной регистрации и согласования получения доступа. Для создания пароля потребуется только адрес электронной почты. Достаточно иметь КЭП – электронную подпись предприятия для заверения важных бумаг. Неважно, кем был выдан сертификат. Можно использовать подпись, которой бухгалтер подписывает отчеты для налоговых органов. Войти можно двумя способами: при вводе логина и пароля или с помощью КЭП. Ниже прописана подробная инструкция по работе в Контур.Диадок:
- Нажать на клавишу «Войти».
- Выбрать вариант входа.
- Если компания крупная, то система потребует выбрать подразделение, после чего откроется основная страница сервиса.
- Пользователь попадает на главную страницу, где находится строка поиска и основные вкладки для работы. В поисковой строчке достаточно ввести название предприятия или документа, который необходимо найти.
- В блоке «Настройки» находится информация о тарифном плане, реквизиты компании и возможность построить сервис под себя.
Раздел «документы» Подробнее стоит остановиться на меню. Основная вкладка – это «Документы». Основные действия будут проходить в этом разделе. Там будет храниться вся документация: отправленная, полученная и та, которая находится в работе. В любой момент можно найти нужную бумагу и проследить историю документа. Также стоит обратить внимание на вкладку «Контрагенты». В этой папке будут храниться названия всех компаний, с которыми происходит электронный документооборот. Чтобы начать работу, нужно произвести рассылку приглашений предприятиям, с которыми происходит или запланировано сотрудничество, а также принять уже имеющиеся предложения.
Во вкладке «Сообщения» будет храниться переписка с каждым контрагентом. Можно просмотреть всю историю, а при входе в программу сервис будет сообщать о новых письмах. Система позволяет просматривать всех контрагентов, которые есть в контактах. Карточка клиента содержит полную информацию об организации: начиная от реквизитов и ФИО руководителя и заканчивая историей документооборота между фирмами.
На заметку! Если компания еще не имеет КЭП, то электронную подпись получить несложно. Подобная процедура обойдется в районе 2000 рублей*.
Стартовая страница Тарифы на использование Контур.Диадок
Тарифная сетка обширна. Ниже будут расписаны тарифы и их стоимость. Цена – это годовое обслуживание. Соискателю достаточно выбрать лимит, который ему потребуется в течение года. Можно подобрать самый оптимальный вариант для любой организации:
- Стандартный пакет стоит 4200 рублей* и позволяет отправлять до 600 бумаг в месяц.
- За 7800 рублей можно отправлять до 1200 документов.
- За 18600 руб. – 3000.
- За 36000 руб. – 6000.
- За 68400 руб. – 12000.
На заметку! За входящую документацию плата не взимается. Существует также расширенный тарифный план, если организация планирует отправку более 12000 экземпляров документации. Этот тариф рассчитывается индивидуально.
Контур.Диадок – это сервис нового поколения. Он позволяет значительно оптимизировать рабочий процесс предприятия, особенно при наличии большого количества отделов и высокого документооборота. В случае системных ошибок или затруднений пользователи могут обратиться в службу технической поддержки. Для этого достаточно позвонить по бесплатному номеру 8 800 500 10 18, заказать обратную связь или отправить письмо в техподдержку через сайт. Операторы работают круглосуточно.
* Все указанные в статье цены актуальны на август 2019 года.