La signature des documents est l'un des types d'établissement de la paternité et un moyen de protection des informations dans la gestion électronique des documents.
À monde moderne De plus en plus, cette méthode de travail avec des documents est utilisée, car, par rapport à la méthode habituelle Signature SED a plusieurs avantages :
- Rapidité d'utilisation et haut degré de fiabilité.
- Difficulté de contrefaçon.
- Vous permet d'effectuer un flux de travail sans "paperasserie" inutile.
- Un document peut être certifié par plusieurs signatures numériques à la fois, ce qui accélère et simplifie également son traitement.
Pour travailler, il faut, en règle générale, remplir trois conditions essentielles :
- Obtenez un EDS dans Trésorerie fédérale ou un autre centre de distribution autorisé.
- Installer une licence supplémentaire Logiciel.
- Installez ou copiez le certificat de signature racine dans le registre de l'ordinateur à partir duquel la documentation sera certifiée.
Mode opératoire
En règle générale, l'installation d'un personnel spécialisé et à coup sûr logiciels sous licence, tels que CryptoPro ou KUB.
CryptoPro est un programme qui vous permet de signer le plus documents divers ou même leurs packages entiers en quelques secondes.
Il permet non seulement de configurer une signature numérique, mais également de gérer les certificats de signature, de les copier dans le registre, de les installer pour qu'ils fonctionnent dans le système et de supprimer les conteneurs inutiles ou expirés.
Pour installer le logiciel CryptoPro, vous devez télécharger ce produit logiciel sur le site officiel du fabricant, ainsi que l'achat d'une licence - annuelle ou perpétuelle. Ce n'est qu'après avoir installé le produit que vous pourrez commencer à utiliser votre signature électronique.
Procédure standard pour signer des fichiers et des lettres
En règle générale, quand Mise en place d'EDS il n'y a aucun problème avec la signature de documents de différents formats. Cependant, il est important de comprendre que pour chaque type, il existe des différences dans le processus de conception. Examinons plus en détail la certification des principales variantes de fichiers.
Documents doc, docx
Dans la plupart des nouveaux produits logiciels Word a déjà intégré la fonction de travail avec EDS. Il vous suffit d'aller dans l'onglet "Signatures" et de sélectionner l'élément "Signer EDS". Vous pouvez également effectuer cette opération en cliquant sur le bouton droit de la souris dans le champ du document, sélectionnez la section "Signatures" puis "Ajouter EDS".
Si une version antérieure du produit est installée (Word 2003), vous pouvez certifier le fichier fini de la manière suivante. En faisant un clic droit sur l'icône du document, ouvrez le menu déroulant, dans lequel sélectionnez "Propriétés". Dans la fenêtre qui apparaît, allez dans l'onglet "Sécurité", dans lequel cliquez sur le bouton "Signatures électroniques". Dans le menu qui apparaît, sélectionnez « Ajouter », puis dans la boîte de dialogue, sélectionnez certificat souhaité et cliquez sur le bouton "OK" ou "Signer".
Formulaire HTML
Le plus souvent, une signature dans de tels formulaires est requise lorsque vous travaillez sur le site. services publics, par exemple, dans le réseau d'information unifié ou sur le portail fonds de pension etc.
Pour signer, vous devez accéder à la ressource via Internet Explorer et trouver le bouton "Signer et envoyer" ou "Signer les fichiers joints" dans le formulaire du site. Sélectionnez ensuite le certificat requis dans la boîte de dialogue qui s'affiche et cliquez sur "Signer".
Base de données
Une signature numérique dans la base de données est également requise assez souvent, par exemple, lorsque vous travaillez avec des projets fiscaux ou de paie. En règle générale, le programme de création de telles bases de données contient déjà un bouton actif "Joindre EDS" ou "Signer un document". Il vous suffit de cliquer dessus dans le panneau d'accès rapide, de sélectionner le certificat approprié dans le référentiel et de certifier le document ou le package de documentation requis.
Il en va de même pour les fichiers joints. Vous pouvez soit cliquer sur le bouton de signature, soit utiliser le menu déroulant avec le bouton droit de la souris.
documents xml
Les documents de ce format sont signés lorsque vous travaillez avec des bases de données, par exemple, dans des rapports statistiques ou lors de l'accumulation les salaires dans les établissements. La certification peut être effectuée soit à l'aide d'un bouton spécial déjà intégré au programme, soit directement à l'aide d'un logiciel supplémentaire dans un fichier déjà téléchargé.
Pour signer un fichier déjà téléchargé et enregistré, vous devez installer un logiciel supplémentaire, par exemple, CryptoPro AWP ou XMLdsig, et signer le document à l'aide du menu des données d'application.
Format PDF
Vous pouvez utiliser les options suivantes pour signer ce format. CryptoPro PDF est un plugin spécialement développé par CryptoPro, adapté à Adobe Reader 7.0 et supérieur.
C'est à l'aide de ce plugin gratuit ou d'un autre programme similaire que vous pouvez non seulement certifier des documents en pdf, mais aussi vérifier les signatures d'autres fichiers.
Vous pouvez voir une instruction visuelle de la procédure dans la vidéo suivante :
Types de signatures électroniques
Les EDS sont divisés en trois types selon leur type :
- Standard- la signature permet de confirmer la paternité d'une personne particulière qui a signé le document. Cependant, il ne vous permet pas de suivre les modifications apportées au document après la certification.
- Non qualifié renforcé, qui peut être émis par des centres autorisés non accrédités, confirme la paternité d'une personne en particulier, vous permet de suivre toutes les modifications apportées au document même après la procédure. Par valeur légale remplace entièrement la signature manuelle par le sceau de l'organisation.
- Qualifié renforcé– une signature numérique électronique spécialisée, qui dispose d'un certificat de son centre émetteur dans le dossier racine. Vous permet de signer des documents importants avec une garantie de sécurité à 100 %. Non seulement donne la paternité et vous permet de vérifier les modifications après la procédure de certification, mais réduit également le risque de contrefaçon à zéro.
Quelle est la fiabilité de la méthode ?
La certification des documents à l'aide d'EDS est une méthode assez fiable qui vous permet d'éliminer à presque 100% le fait de falsifier votre signature. Mais cela n'est possible que sous réserve de certaines conditions de protection contre les fraudeurs et des règles de conservation des EDS personnels.
Mesures de sécurité nécessaires :
- Ne laissez pas la signature sans surveillance, même pour une courte période de temps.
- Ne confiez pas votre EDS personnel à des tiers.
- Lorsqu'il n'est pas utilisé, il est préférable de le ranger dans un coffre-fort avec une serrure sécurisée, dont l'accès est limité.
- Ne l'installez pas sur l'ordinateur d'un inconnu.
- Ne laissez personne copier votre signature en tout ou même en partie.
- Soyez prudent lorsque vous certifiez des documents - étudiez-les très attentivement.
- Surveillez attentivement la sécurité de l'ordinateur sur lequel la signature est installée et essayez de sécuriser la machine autant que possible, en particulier lorsque vous travaillez sur le réseau - utilisez uniquement des produits sous licence, installez une protection antivirus fiable, n'installez pas d'applications inconnues sources et n'ouvrez pas les fichiers d'inconnus.
N'oubliez pas que vous seul pouvez fournir un niveau de sécurité décent lorsque vous travaillez avec EDS.
Lors de la consultation de la documentation CryptoPro dans Adobe Reader ou Adobe Acrobat, un message étrange apparaît en haut. Ce que c'est?
Une partie de notre documentation en Format PDF signé avec une signature électronique améliorée. Si vous n'avez pas modifié les paramètres d'Adobe Reader ou d'Adobe Acrobat, lorsque vous ouvrez un document signé, toutes les signatures numériques électroniques qu'il contient sont vérifiées. À ce cas Il s'agit d'une vérification de la signature numérique électronique avancée de CryptoPro. Le résultat d'une telle vérification est affiché dans le message qui s'affiche.
Adobe Reader ou Adobe Acrobat signale que l'état de la signature est INCONNU. Comment puis-je vérifier la signature ?
Une signature électronique améliorée est utilisée pour signer la documentation CryptoPro. La méthode de vérification ES intégrée à Adobe Acrobat ne peut pas vérifier ces signatures. Pour vérifier l'ES amélioré dans la documentation CryptoPro, vous devez utiliser le produit CryptoPro PDF, qui est un plug-in pour Adobe Reader (versions 8, 9, X, XI ou DC) ou Adobe Acrobat (versions 8, 9, X, XI ou DC de toutes les versions ).
Pour que CryptoPro PDF fonctionne, l'outil doit également être installé. protection cryptographique informations CryptoPro Versions CSP 3.6 ou supérieur.
Pour vérifier la signature dans Programme Adobe Reader n'est pas obligé d'acheter et d'installer des licences pour CryptoPro PDF et CSP CryptoPro.
Pour vérifier l'ES amélioré dans la documentation CryptoPro, vous devez :
- Installez CryptoPro CSP ;
- Installez CryptoPro PDF ;
- Installer .
Par défaut, lorsqu'un document est ouvert, tous les ES disponibles dans celui-ci sont cochés.
Pour vérifier manuellement une signature sur un document :
La signature sélectionnée sera vérifiée et une fenêtre avec le résultat de la vérification de la signature apparaîtra.
Dois-je acheter une licence pour CryptoPro PDF et CryptoPro CSP afin de vérifier les signatures dans la documentation CryptoPro ?
Pour vérifier la signature dans Adobe Reader, il n'est PAS OBLIGATOIRE d'acheter et d'installer des licences pour les produits CryptoPro PDF et CryptoPro CSP.
Que signifie le statut de signature ?
Une signature peut avoir l'un des statuts suivants :
| La désignation | Statut | La description |
|---|---|---|
| VALIDE | ||
| VALIDE | Les données signées n'ont pas été modifiées depuis la signature. Cependant, le document lui-même a été modifié. |
|
| ANNULER | Les données du document signé ont été modifiées ou corrompues après la signature. | |
| NON DÉTERMINÉ | Les données signées n'ont pas été modifiées depuis la signature. Cependant, le certificat du signataire est considéré comme non approuvé. |
|
| NON DÉTERMINÉ | Les données signées n'ont pas été modifiées depuis leur signature, mais des modifications ont été apportées au document lui-même. Et le certificat du signataire est défini comme non approuvé. |
|
| NON DÉTERMINÉ | Des erreurs se sont produites lors de la vérification de la signature. |
Que signifie "Certificat non approuvé" ?
Un certificat est considéré comme fiable si les conditions suivantes sont remplies simultanément :
- Le certificat a l'ES correct de l'autorité de certification qui a émis le certificat.
- Le certificat est valable pour la date du jour en termes de validité.
- Le certificat de l'autorité de certification qui a émis le certificat est installé dans le magasin de certificats racine de confiance (ROOT) de Windows.
- Le certificat ne figure pas dans la liste des certificats révoqués qui est à jour à la date actuelle.
Si au moins une de ces conditions n'est pas remplie, le certificat est considéré comme non approuvé.
Comment puis-je voir des informations détaillées sur une signature ?
La fenêtre d'informations sur la signature peut être appelée comme suit :
J'ai différents types de signature dans Adobe Acrobat. Qu'est-ce qu'une signature de certification ? Quelles sont les signatures ?
Adobe sépare les signatures EDS (appelées signatures numériques dans la documentation d'Adobe) et les signatures manuscrites dans ses produits.
Une signature manuscrite est une marque dessinée à la main sur une page, semblable à un dessin de forme libre créé avec l'outil Crayon. La signature manuscrite n'a rien à voir avec l'ES et n'est pas affichée sur le panneau "Signatures".
Les signatures électroniques sont divisées en signature pour approbation et certifiant. Les deux types de signatures vous permettent d'approuver le contenu d'un fichier PDF. Mais une signature de certification offre un niveau supérieur de contrôle des documents. Il peut être utilisé pour spécifier les types de modifications autorisées pour qu'un document reste certifié.
Faisons comme si service publique vous devez créer un formulaire avec des champs de signature. Lorsque le formulaire est rempli, le service certifie le document, permettant aux utilisateurs de modifier uniquement les champs du formulaire et de signer le document. Les utilisateurs peuvent remplir le formulaire et signer le document avec une signature pour approbation. Cependant, lorsque des pages sont supprimées et que des commentaires sont ajoutés, le document perd son état certifié existant.
Une description des différents types de signatures dans les produits Adobe est donnée dans le tableau :
|
Type de signature |
Afficher dans le document | La description | |
|---|---|---|---|
|
La signature apparaît sous la forme d'un champ de signature dans le document et dans le panneau Signatures. |
Peut être utilisé pour plusieurssignature de documentsPDF par plusieurs personnes. |
||
|
Un document peut être certifié avec ou sans signature visible. Dans le premier cas, la signature apparaîtra sous forme de champ de signature dans le document et dans le panneau Signatures. Dans le second cas, la signature ne sera affichée que dans le panneau "Signatures". |
|
||
| signature manuscrite |
Dessiner dans un document. |
Cela n'a rien à voir avec l'EP. |
En quoi et pourquoi la fonctionnalité de CryptoPro PDF est-elle différente pour Adobe Reader et Adobe Acrobat ?
Puis-je créer une signature dans Adobe Reader ?
Les différences dans les possibilités de travailler avec une signature électronique dans Adobe Reader et Adobe Acrobat sont dues aux particularités du fonctionnement de ces programmes (c'est la politique de leur fabricant - Adobe) et ne sont en aucun cas liées au fonctionnement de CryptoPro Module PDF.
| Capacités | Adobe Acrobat (standard, professionnel) | Adobe Acrobat Reader |
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Oui | Pas |
|
Oui |
Oui, dans les versions 11.0.07 et supérieures, DC. Dans les versions 8, 9, X, XI (jusqu'à la version 11.0.07) - lors de la fourniture d'un accès étendu au document. |
|
Oui |
Oui |
|
Oui | Pas |
Les documents PDF accessibles comprennent des formulaires PDF destinés à être remplis par les utilisateurs dans Adobe Reader ou des fichiers PDF ayant fait l'objet d'une opération d'accessibilité. L'opération d'extension d'accès ou de création d'un formulaire PDF peut être effectuée sur un document PDF arbitraire, tandis que le document PDF lui-même peut être créé de n'importe quelle manière disponible.
Cette opération est disponible dans les éditions Adobe Acrobat Professional et Pro. Notez que dans l'édition standard d'Adobe Acrobat, l'opération d'extension d'accès est tronquée et ne permettra pas aux utilisateurs d'Adobe Reader de créer ou d'ajouter une signature.
Pour plus d'informations sur la création d'une signature, visitez le site Web d'Adobe : pour Adobe Acrobat et pour Adobe Reader.
Je n'ai pas Adobe Acrobat. Comment puis-je essayer de créer une signature avec CryptoPro PDF dans Adobe Reader ?
Pour créer une signature électronique dans Adobe Reader, vous avez besoin d'un document PDF avec accès étendu.
A des fins de test, un tel document est disponible.
Comment signer un document EDSMot? - cette question se pose souvent chez les utilisateurs qui sont confrontés pour la première fois à la nécessité d'apposer une signature électronique. Comment installer correctement un EDS sur un ordinateur et signer des documents avec celui-ci sera décrit dans cet article.
Comment installer EDS sur un ordinateur ?
Avant d'examiner la question de savoir comment signer un document Word avec un EDS, vous devez comprendre comment l'installer sur un ordinateur Certificat EDS. La première chose nécessaire pour Installations EDS sur un ordinateur est la présence de programme installé"CryptoPro". En passant par le menu "Démarrer" jusqu'au panneau de configuration, un double-clic avec le bouton gauche de la souris sur l'icône correspondante ouvre "CryptoPro".
Ensuite, une fenêtre apparaîtra: dans celle-ci, vous devez sélectionner l'onglet "Service", dans lequel se trouve un élément "Afficher les certificats dans le conteneur". En cliquant sur cet élément avec le pointeur de la souris, vous pouvez ouvrir une fenêtre contenant la chaîne de nom du conteneur de clés et le bouton "Parcourir". Après avoir cliqué sur ce bouton, la fenêtre "CryptoPro CSP" apparaîtra. Il doit contenir une liste de conteneurs d'utilisateurs, dans laquelle vous devez sélectionner celui dont vous avez besoin, cliquer sur "OK" et revenir à la fenêtre précédente, qui contient déjà le nom du conteneur.
Maintenant, sans rien changer ici, cliquez sur "Suivant". Une fenêtre apparaîtra contenant des informations sur l'utilisateur, numéro de série etc. Vous devez cliquer sur le bouton "Propriétés" et dans la nouvelle fenêtre appelée "Certificat", cliquez sur le bouton pour installer le certificat. Cette action amènera l'utilisateur à la fenêtre "Assistant d'importation de certificat" contenant les informations nécessaires à lire. Après l'avoir examiné, cliquez sur le bouton "Suivant".
Une nouvelle fenêtre offrira un choix de stockage. Cochez la case à côté de "Placer tous les certificats dans le magasin suivant". Une fenêtre de stockage apparaîtra: dans celle-ci, vous devez sélectionner "Personnel" et cliquer sur "OK". Le certificat de signature numérique a déjà été installé, pour terminer la procédure, vous devez cliquer sur le bouton "Terminer". Désormais, il est devenu possible de signer des documents avec une signature électronique.
Vous ne connaissez pas vos droits ?
Comment signer un document Word avec un EDS ?
Nous allons maintenant vous expliquer en détail comment signer un document EDS dans les versions Word 2003, 2007, 2010. Ainsi, CryptoPro et le certificat EDS sont installés, le document texte est créé, formaté et édité, l'affaire reste signée. Dans différentes versions de ce programme, les étapes de signature d'un document électronique seront différentes :
- Pour Word 2003 :
Dans la barre d'outils, cliquez successivement sur : "Outils" - "Options" - "Sécurité". Ensuite, sélectionnez : "Signatures numériques" - "Ajouter". Dans la liste qui apparaît, sélectionnez l'utilisateur dont l'EDS est nécessaire, puis cliquez sur "OK". Après ces étapes, une icône apparaîtra dans le coin inférieur droit du document, indiquant que le document est signé. - Pour Word 2007 :
Appuyez sur le bouton Office situé dans le coin supérieur gauche, puis - "Préparer" - "Ajouter une signature numérique", après quoi il reste à sélectionner le certificat de signature requis et à confirmer le choix. - Pour Word 2010 :
Menu "Fichier" - "Détails" - "Ajouter une signature numérique", après quoi vous devez sélectionner le certificat de signature requis et confirmer le choix.
Comment signer un fichier PDF avec un EDS ?
Ainsi, nous avons appris à signer un document Word avec un EDS, mais il devient souvent nécessaire de mettre une signature sur les fichiers avec l'extension pdf (Adobe Acrobat). À ces fins, le produit CryptoPro PDF a été spécialement créé, ce qui est nécessaire pour créer et vérifier les signatures dans les fichiers pdf. L'installation de ce programme ne causera pas de difficultés, l'essentiel est de suivre les instructions de l'installateur.
Après être entré dans le programme (par exemple, Acrobat), vous devez configurer la possibilité d'apposer une signature. Pour ce faire, ouvrez une fenêtre de programme vide, entrez dans le menu "Edition", sélectionnez "Paramètres" et "Catégories". Ensuite, nous trouvons la section "Signatures" et allons dans "Création et conception", où vous devez cliquer sur le bouton "Détails".
Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez sélectionner la méthode de signature du document (c'est-à-dire CryptoRro PDF et le format "signature par défaut"). Vous devez également cocher les cases dans les champs qui reflètent les informations sur la signature et ses propriétés. Cette fenêtre comporte, entre autres, une ligne sur l'autorisation d'afficher les avertissements de document et une ligne interdisant la signature - ici, il convient de noter "Jamais".
Vient ensuite la section "Design": sélectionnez "Créer" et dans la fenêtre qui apparaît, entrez le titre de la signature - son futur affichage dans la liste. Pour ajouter signature personnelle vous devez définir le commutateur sur "Importer des graphiques" et cliquer sur "Fichier", puis sélectionner la signature graphique enregistrée qui sera ajoutée au certificat.
Maintenant, pour ajouter une signature au document créé, dans la barre d'outils, vous devez cliquer sur "Signature", puis sur l'élément "J'ai besoin de signer" et sélectionner "Placer une signature". Après cela, une fenêtre de certificats apparaîtra, dans laquelle vous devrez sélectionner celui requis et cliquer sur "OK".
Excel pour Office 365 Word pour Office 365 PowerPoint pour Office 365 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2007 Word 2007 PowerPoint 2007 Excel Starter 2010 Word Starter Less 2010
Cet article fournit des informations sur ce qu'est une signature numérique (ou ID numérique), à quoi elle sert et comment vous pouvez utiliser les signatures numériques dans les applications Microsoft Office telles que Word, Excel et PowerPoint.
Dans cet article
Qu'est-ce qu'une signature numérique ?
Une signature numérique est un sceau électronique crypté qui authentifie les données numériques telles que les messages électroniques, les macros ou les documents électroniques. La signature confirme que l'information a été fournie par le créateur qui l'a signée et n'a pas été modifiée.
Certificat de signature et autorité de certification
Certificat de signature. Pour créer une signature numérique, vous avez besoin d'un certificat de signature pour vérifier votre identité. Lors de l'envoi d'une macro ou d'un document signé signature numérique, le certificat et la clé publique sont également envoyés. Les certificats sont délivrés par une autorité de certification et, de même permis de conduire, peut être retiré. En règle générale, un certificat est valide pendant un an, après quoi le signataire doit renouveler son certificat existant ou en obtenir un nouveau pour vérifier son identité.
Autorité de certification. Une autorité de certification est similaire à un bureau de notaire. Il libère certificats numériques, les valide avec des signatures et assure le suivi des certificats expirés ou révoqués.
Que garantit une signature numérique ?
Authenticité. Une signature numérique confirme l'identité du signataire.
Intégrité. Une signature numérique confirme que le contenu d'un document n'a pas été altéré ou falsifié après avoir été certifié.
Non-répudiation. Une signature numérique confirme l'origine du contenu certifié. Le signataire ne peut pas nier son association avec le contenu signé.
Notarisation. Les signatures dans des fichiers Word, Excel ou PowerPoint avec horodatage par un serveur d'horodatage sécurisé sont, dans certaines circonstances, équivalentes à une notarisation.
Pour valider toutes ces options, le créateur du document doit certifier son contenu par une signature numérique répondant aux exigences suivantes.
La signature numérique doit être valide.
Le certificat associé à la signature numérique doit être valide (non expiré).
La personne ou l'organisation qui a signé numériquement (l'éditeur) est approuvée.
Important: Indépendamment de la date de réception du certificat de signature et de son statut de révocation, les documents signés avec un horodatage valide sont considérés comme contenant des signatures valides.
Le certificat associé à la signature numérique est délivré à l'éditeur par une autorité de certification compétente.
Lignes de signature dans les documents Word et Excel
La ligne de signature ressemble à un espace réservé de signature typique qui pourrait apparaître dans un document imprimé. Cependant, cela fonctionne différemment. Lors de l'insertion d'une ligne de signature dans dossier de bureau L'auteur peut inclure des informations sur le signataire prévu et des instructions au signataire. Lorsque copie numérique fichier est envoyé à l'abonné prévu, cet utilisateur voit une ligne de signature et une notification indiquant que sa signature est demandée. Le signataire peut :
saisir une signature ;
sélectionner une image de signature manuscrite ;
Saisissez votre signature à l'aide de la fonction d'écriture manuscrite sur le PC à écran tactile.
En plus de la signature visible, une signature numérique est ajoutée au document pour confirmer l'identité du signataire.
Important: un document signé avec une signature numérique devient en lecture seule.
Créer une ligne de signature dans un document Word ou Excel
Conseils: Répétez ces étapes pour ajouter d'autres lignes de signature.
Noter: Si le document n'est toujours pas signé, une barre de message apparaîtra Signatures. Pour terminer le processus de signature, cliquez sur le bouton Afficher les signatures.
Signer une ligne de signature dans un document Word ou Excel
La signature d'une ligne de signature ajoute à la fois une signature visible et une signature numérique.
X pour ajouter une signature imprimable.
Cliquez sur le bouton Choisis une image pour sélectionner une image de votre signature manuscrite. Dans la boîte de dialogue Sélection d'une signature graphique trouvez le fichier contenant l'image de la signature, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Choisir.
Remarques:
Si vous utilisez la version chinoise (traditionnelle ou simplifiée), coréenne ou japonaise de l'application, le Cachet dans la ligne de signature.
De plus, vous pouvez signer la ligne de signature en double-cliquant sur la ligne de signature. Entrez votre nom à côté de point de croix. D'ailleurs, dans zone de signature Au chapitre " signatures demandées" Cliquez sur La Flècheà côté de la signature. Sélectionnez une commande dans le menu Pancarte.
Cliquez avec le bouton droit sur une ligne de signature dans un fichier.
Noter: Si le fichier s'ouvre en mode protégé, cliquez sur Modifier quand même(si le fichier provient d'une source fiable).
Sélectionnez une commande dans le menu Pancarte.
Entrez votre nom dans le champ à côté de l'icône X, en utilisant les fonctionnalités graphiques pour ajouter une version manuscrite de la signature (uniquement pour les utilisateurs de tablette).
Cliquez sur le bouton Pancarte.
Un bouton apparaîtra au bas du document ou de la feuille. Signatures.
La figure ci-dessous montre le bouton Signatures.
Supprimer les signatures numériques d'un document Word ou Excel
Ouvrez un document ou une feuille avec une signature visible que vous souhaitez supprimer.
Cliquez avec le bouton droit sur la ligne de signature.
Cliquez sur le bouton Supprimer la signature.
Cliquez sur le bouton Oui.
Noter: Pour supprimer une signature, vous pouvez également cliquer sur la flèche à côté de la signature dans zone de signature. Cliquez sur le bouton Supprimer la signature.
Signatures numériques invisibles dans un document Word, Excel ou PowerPoint
Une signature numérique invisible (par exemple, une chaîne de signature numérique visible) certifie l'authenticité, l'intégrité et la provenance d'un document. Ces signatures peuvent être ajoutées aux documents Word, aux classeurs Excel et aux présentations PowerPoint.
Au bas des documents signés, il y aura un bouton Signatures. De plus, pour les documents signés, les informations de signature sont affichées sous Intelligence, qui s'affiche après l'ouverture de l'onglet Dossier.
Ajouter des signatures numériques invisibles à un document Word, Excel ou PowerPoint
Pour authentifier le contenu d'un document, vous pouvez y ajouter une signature numérique invisible. Au bas des documents signés, il y aura un bouton Signatures.
Ouvrir un onglet Dossier.
Sélectionnez un élément Intelligence.
Cliquez sur le bouton Protection des documents, Protection du livre ou Protection de présentation.
Cliquez sur le bouton Ajouter une signature numérique.
Lisez le message Word, Excel ou PowerPoint et cliquez sur D'ACCORD.
Dans la boîte de dialogue Signature dans le champ Le but de la signature du document indiquer le but de la signature du document.
Cliquez sur un élément Signature.
Une fois qu'une signature numérique a été ajoutée au fichier, un bouton apparaît. Signatures, et le fichier lui-même devient en lecture seule.
Supprimer les signatures numériques invisibles d'un document Word, Excel ou PowerPoint
Ouvrez le document, le livre ou la présentation avec la signature invisible que vous souhaitez supprimer.
Ouvrir un onglet Dossier.
Cliquez sur un élément Intelligence.
Cliquez sur un élément Afficher les signatures.
Vous reviendrez à la vue du document, du livre ou de la présentation et le panneau apparaîtra. Signatures.
Cliquez sur La Flècheà côté de la signature.
Cliquez sur le bouton Supprimer la signature.
Cliquez sur le bouton Oui.
Noter: Cette page est traduite automatiquement, elle peut donc contenir des inexactitudes et des erreurs grammaticales. Il est important pour nous que cet article vous soit utile. Les informations ont-elles été utiles ? Par commodité aussi (en anglais).
Les documents électroniques, comme les documents papier, doivent être approuvés. Les documents non signés n'auront pas force de loi, par conséquent, ils ne peuvent être utilisés dans aucune transaction. Vous devez savoir comment signer correctement un document EDS, les participants au processus métier pourront alors bénéficier d'un certain nombre d'avantages.
Malgré le fait que la signature numérique soit très pratique, tout le monde ne peut pas y faire face. La raison en est les différents formats de documents que vous devez gérer. Lorsque vous signez des lettres avec un EDS, vous devez le plus souvent traiter des fichiers appartenant au système Microsoft Office.
Qu'est-ce qu'EDS et comment l'utiliser
Une signature numérique doit être comprise comme un objet avec lequel vous pouvez facilement déterminer l'auteur et comprendre qui a exactement généré le document. De plus, en utilisant la signature numérique, vous pouvez déterminer l'intégrité du fichier et son authenticité. Dans le même temps, les créateurs de fichiers doivent savoir comment signer correctement les documents EDS afin d'éviter les erreurs.
Tout dépendra du type signature numérique utilisé. En utilisant des moyens modernes protection des informations, il sera possible non seulement de confirmer la paternité, mais également de clarifier les modifications apportées à vos documents après leur publication finale.
On signe virtuellement : l'ordre de travail
Pour signer un document avec une signature numérique électronique, vous devrez d'abord générer les informations générales qui y seront indiquées, puis y ajouter une ligne de signature et un EDS. L'algorithme de signature d'un fichier peut varier considérablement. Cela dépend généralement de la façon dont le logiciel est utilisé dans le travail. Le plus souvent nous parlons sur les documents qui sont traités dans l'édition Microsoft Office 2007. Pour ajouter une signature à ces fichiers, procédez comme suit :
- placez le curseur là où il est nécessaire de signer le document à l'aide d'une signature numérique électronique ;
- dans le menu, recherchez l'onglet "Insérer", sélectionnez "Texte", puis recherchez "Ligne de signature", puis dans les éléments déroulants, recherchez "Ligne de signature MSOffice" ;
- ensuite, vous devez configurer une signature dans la boîte de dialogue qui apparaîtra immédiatement lorsque vous sélectionnerez la ligne ci-dessus (vous devrez spécifier des informations sur la personne qui signe le document);
- si le document doit être signé par plusieurs personnes à la fois, formez une ligne pour chaque signature en respectant les points ci-dessus.
Si vous ne devez signer qu'une ligne, et non l'ensemble du fichier, vous devrez sélectionner cette ligne, dans laquelle une signature numérique électronique est saisie. Pour signer un document avec un EDS, vous devez ouvrir la boîte de dialogue "Signature", puis effectuer l'une des actions suivantes :
- sélectionnez une image numérisée de la signature que vous apposez quotidiennement sur les documents papier ;
- entrez votre propre nom près de l'icône X - vous verrez alors une version imprimée de la signature numérique ;
- si vous utilisez une tablette, vous pouvez apposer une signature manuscrite ;
- si vous disposez d'un logiciel spécial, il vous suffira de cliquer sur le bouton "Signer".
Il est tout à fait possible de signer un EDS avec un scan d'un document, l'essentiel est que votre signature soit bien visible. Il est également permis de générer une signature invisible qui ne sera pas affichée dans le contenu du document. Vous pouvez le voir si vous cliquez sur la ligne "Signature", qui se trouve dans la barre d'état (elle se trouve en bas de l'écran).
Pourquoi la signature numérique
Un document signé avec un EDS a le même Force juridique identique au papier ordinaire. L'utilisation de tels documents permet d'économiser énormément de temps qui doit généralement être consacré au courrier lorsque vous essayez d'envoyer tous les rapports nécessaires. De plus, vous pouvez économiser de l'argent dépensé pour l'impression de documents.
Tous les algorithmes de signature de documents sont très similaires. Ils ont été créés sur le même principe avec quelques modifications. Pour signer un document qui appartient au HTML dans son format, vous devrez former un champ de type masqué à l'aide du formulaire approprié. Il sera beaucoup plus facile pour les utilisateurs d'EDS de travailler dans un navigateur Web. Le plus important est de remplir correctement formulaire nécessaire, puis appuyez sur Signer et envoyer. Le mail sera alors envoyé automatiquement.
S'il est nécessaire d'endosser un fichier au format XML, la signature d'un document EDS peut être effectuée selon l'algorithme utilisé pour le format MSOffice. Si nous parlons de travailler avec le format XMLdsig, vous devrez utiliser programmes supplémentaires et MSInfopath, qui est inclus avec chaque suite Office.
La crypto protection EDS est une garantie de la sécurité de vos rapports
Pour utiliser la signature numérique pour signer des documents, vous devez acquérir un logiciel spécial. Le logiciel doit effectuer des opérations de cryptage avec lesquelles vous pouvez contrôler les certificats numériques délivrés dans les centres. Ainsi, il est possible de faciliter considérablement la procédure d'approbation des documents.
Il est nécessaire de choisir le programme le plus optimal, à l'aide duquel il est possible d'effectuer des crypto-opérations sur le territoire de l'ex-CEI. En plus de protéger les données et de les chiffrer, ces logiciels offrent de nombreuses possibilités à leurs propriétaires qui souhaitent signer des documents à l'aide d'une signature numérique électronique.
Les avantages d'un tel logiciel sont les suivants :
- Avec l'aide d'EDS, vous pouvez endosser des paquets entiers de documents, ainsi que des archives.
- Il est permis d'utiliser un EDS simple et un EDS amélioré.
- Le propriétaire de la signature a le droit d'en former une version primaire et une version supplémentaire, et dans certains cas, une version de certification est également utilisée.
- Si vous avez l'intention de travailler avec des fichiers MSOffice, vous pouvez également utiliser une signature électronique invisible. Si vous devez ajouter plusieurs signatures à la fois, vous pouvez utiliser deux options en même temps. Si une seule personne signe le fichier, une signature invisible est appliquée.
- Un logiciel spécial permettra à son propriétaire d'ajouter des commentaires avec la signature, ainsi que de corriger la date d'approbation du fichier.
- Les limites de documents signés ne peuvent être définies qu'en raison d'un manque de mémoire sur l'ordinateur uniquement.
- Le traitement simultané de plusieurs documents est autorisé.
Si vous savez apposer une signature numérique sur un document, mais que le fichier diffère de ceux utilisés précédemment (par exemple, leur format est PDF), vous devrez choisir un autre programme optimal. Il est important qu'il puisse être utilisé pour approuver des fichiers créés dans AdobeReader et AdobeAcrobat. Assurez-vous que le programme prend en charge toutes les versions.
Il est très important de choisir la stratégie la plus optimale pour signer la documentation existante créée au format électronique. Si vous le souhaitez, vous pouvez consulter des experts - ils vous aideront à choisir une stratégie pratique, mais préparez-vous au fait que ce travail doit être rémunéré.
EDS en entreprise
Le but de la signature d'un document EDS est son approbation officielle. Dossier électronique, signé avec une signature électronique, n'est pas différent d'un papier, juridiquement il a une valeur similaire. Avant que la signature numérique puisse être utilisée dans le travail direct, il sera nécessaire de générer des données pour la clé et le certificat.
Ils seront utilisés pour vérifier l'authenticité de l'EDS. La clé privée aidera à créer une signature électronique. Lors de la création de clés et de certificats, les experts utilisent des structures cryptographiques disponibles dans le système d'exploitation de tous les ordinateurs modernes. L'autorité de certification garantit l'utilisation correcte de tous les certificats existants.
Vous devrez signer un accord spécial avec un centre de certification, tandis que l'accord doit être officiellement certifié par un notaire. Certaines organisations ouvrent leurs propres centres, mais dans ce cas, l'EDS des salariés de l'entreprise ne sera pas valable en dehors de celle-ci. C'est pourquoi il est nécessaire de recourir aux services d'organismes certificateurs externes.
Lorsque le certificat EDS vient d'être formé, chaque employé de l'entreprise reçoit Clé privée. La procédure de génération de clés peut être effectuée à l'aide d'algorithmes complètement différents, l'essentiel ici est de s'assurer qu'ils sont tous à jour afin qu'il n'y ait pas de difficultés à l'avenir.
Étapes finales
Une fois que toutes les clés et tous les certificats ont été créés, vous devrez installer des fournisseurs de chiffrement. Habituellement, ils sont installés dans les systèmes d'exploitation, vous devrez donc vérifier leur présence dans les ordinateurs avant l'installation. La conception finale des clés ne peut être possible qu'après l'installation finale des fournisseurs de cryptographie.
Ensuite, vous devez installer un logiciel qui peut fonctionner avec les signatures électroniques. En particulier, nous parlons de Microsoft Office, avec lequel vous pouvez déjà créer des documents signés. Chaque ordinateur de l'organisation doit avoir ce logiciel installé. Il est souhaitable que le logiciel soit universel et que vous puissiez utiliser une variété de types de signatures.
Vous savez maintenant comment signer un document avec une signature numérique électronique et vous pouvez l'utiliser pour travailler avec vos partenaires. N'oubliez pas que chaque EDS a sa propre période de validité et qu'elle doit être renouvelée chaque année. Vous devez constamment surveiller votre EDS. Dans le cas où vous signez des documents avec une signature invalide, vous pouvez rencontrer d'énormes difficultés. Pour renouveler la signature, vous devrez contacter les centres de certification, où il vous sera demandé de fournir les mêmes papiers que lors de la délivrance d'un EDS.