Сколько унифицированных систем документации существует в рф. Унификация документов и унифицированные системы документации

3.7. Сроки хранения кадровой документации Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (Далее –

1.1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.Основным законом, регулирующим

9.3 Об информационном обеспечении нормативной документации Доступность информации о разрабатываемых и принятых национальных стандартах, общероссийских технико–экономических классификаторах, а также самих этих документов для пользователей, в том числе зарубежных,

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

УСД - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются:

1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;

2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;

3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

I. унифицированная система организационно-распорядительной документации;

II. унифицированная система первичной учетной документации;

III. унифицированная система банковской документации;

IV. унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

V. унифицированная система отчетно-статистической документации;

VI. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

VII. унифицированная система документации по труду;

VIII. унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

IX. унифицированная система внешнеторговой документации.

(I-II) Под движением кадров специалисты понимают:

· прием на работу;

· перевод на другую работу;

· увольнение;

· предоставление отпусков;

· командирование.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

1) трудовой договор (контракт);

2) приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1, Т-1а);

3) личная карточка (форма № Т-2, Т-2ГС);

4) штатное расписание (форма № Т-3);

5) учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

6) приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5, Т-5а);

7) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6, Т-6а);

8) графики отпусков (форма № Т-7);

9) приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8, Т-8а);

10) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9, Т-9а);

11) командировочное удостоверение (форма №Т-10);

12) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);

13) табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

14) табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);

15) личные заявления работников предприятия;

16) докладные записки и акты.

Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

III. Унифицированная система банковской документации:

· платежная документация по безналичным расчетам через банки;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

· документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

· выходная документация банков;

· документация по депозитарным операциям банков;

· платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;

· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;

· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот - внутрибанковские формы документов;

· документация по денежному обращению;

· документация по кредитным операциям банков;

· бухгалтерская документация.

IV. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

· финансовая документация;

· отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

V. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

· документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

· документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

· документация по статистике труда;

· документация по статистике материальных ресурсов;

· документация по статистике финансов;

· документация по социальной статистике;

· документация по статистике промышленности;

· документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

· документация по статистике капитального строительства;

· документация по статистике внешнеэкономических связей;

· документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

· документация по статистике транспорта и связи;

· документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Лекция от 24.11.2016

VI. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

· отчетная бухгалтерская документация;

· регистры бухгалтерского учета;

· первичная учетная документация.

VII. Унифицированная система документации по труду:

· документация по состоянию рынка труда;

· документация по трудовым отношениям;

· документация по повышению квалификации работников органов по труду;

· документация по охране труда;

· документация по минимальным потребительским бюджетам;

· документация по обращениям в органы по труду.

VIII.Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

· документация по учету и распределению средств;

· документация по планово-экономической деятельности;

· документация по контрольно-проверочной деятельности.

Похожая информация.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Унифицированные системы документации

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Перечень унифицированных систем документации

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

• 1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) - положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п., телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.
• 2. Справочно-информационная документация (СИД) - письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.
• 3. Документы по личному составу (ДЛС) - приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Термин «унификация документов» означает установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих однотипные управленческие функции.

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ-98).

Унификация проводится с целью:

· сокращения неоправданного количества документов, применяемых в деятельности организации;

· типизации их форм (структуры, языковых конструкций);

· снижения затрат (трудовых, материальных, временных) на подготовку и обработку документов, их учета и хранения;

· достижения информационной совместимости различных систем документации.

Стандартизация – это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в определенной области при участии всех заинтересованных сторон. Стандартизация документации – это форма юридического закрепления результатов унификации.

Основная цель унификации и стандартизации – создание таких систем документации, применение которых экономически эффективно, повысит общую культуру управления, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда.

Унификация и стандартизация – это основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на создание управленческих документов.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

а) термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией (например, ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»);

б) организационные структуры учреждений, организаций, предприятий (например, общероссийский классификатор органов государственной власти и управления - ОКОГУ);

в) классификаторы управленческих функций;

г) управленческая документация (ОКУД).

Унифицированные системы документации (УСД)
включают в себя:

Ú государственные стандарты на документацию, устанавливающие состав и содержание работы по унификации форм документов различного функционального назначения;

Ú общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации;

Ú унифицированные формы документов (табель и альбом форм документов).

Многие процедуры, реализуемые в рамках управления документами, должны осуществляться в соответствии с единообразными требованиями, устанавливаемые государственными и международными стандартами. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

В настоящее время основы государственной системы стандартизации РФ установлены федеральным законом от 27.12.2002 «О техническом регулировании» и группой стандартов системы «Стандартизация в Российской Федерации» (ГОСТы 2004-2005 гг.). Стандарты подразделяются на международные – ИСО, межгосударственные, национальные – ГОСТ Р, отраслевые – ОСТы, стандарты организаций – СО. С 2005 г. создается новая система стандартов в соответствии с федеральным законом «О техническом регулировании».

Отношение к управлению документами имеют многие стандарты. Среди них:

© ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

© ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

© ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

© ГОСТ Р ИСО 15489.1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» и др.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных системах документации.

Классификаторы ТЭСИ – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки и присвоенные им коды. Они создаются с целью обработки информации в автоматизированных информационных системах. В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать межгосударственных классификаторов. Все составляют единую систему классификации и кодирования ТЭСИ (ЕСКК ТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий (организаций). С точки зрения содержания классификаторы подразделяют:

· на классификаторы информации об управленческих документах, задачах,решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

– Общероссийский классификатор стандартов – ОКС,

– Общероссийский классификатор управленческой документации – ОКУД,

– Общероссийский классификатор продукции – ОКП,

– Общероссийский классификатор валют – ОКВ,

– Общероссийский классификатор единиц измерения – ОКЕИ и т. д.;

· классификаторы информации об организационных структурах:

– Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления – ОКОГУ,

– Общероссийский классификатор предприятий и организаций – ОКПО,

– Общероссийский классификатор экономических районов – ОКЭР;

· классификаторы информации о населении и кадрах:

– Общероссийский классификатор информации о населении – ОКИН,

– Общероссийский классификатор специальностей по образованию – ОКСО,

– Общероссийский классификатор профессий рабочих, долж­ностей служащих и тарифных разрядов – ОКПДРТР и др.

Одновременно с деятельностью по созданию классификаторов (с 1971 г.) осуществлялась разработка унифицированных систем, предназначенных для использования в автоматизированных системах управления разных уровней. В итоге многолетней работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3,5 тысячи форм плановых, учетных, финансовых, организационных, распорядительных и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом документа внутри этой системы. Ядро каждой УСД составляют формы документов – т. е. зафиксированные на установленных местах постоянные реквизиты, содержащие постоянную информацию.

До 1993 г. у нас существовало свыше 20 унифицированных систем документации, а с 1993 г. постановлением Госстандарта от 30.12.93 утверждены восемь УСД:

1. Унифицированная система организационно-распоряди­тель­ной документации – 8 групп документов (УСОРД).

2. Унифицированная система банковской документации – 14 групп документов.

3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций – 3 группы.

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации – 13 групп документов.

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий – 3 группы документов.

6. Унифицированная система документации по труду – 6 групп документов.

7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ – 3 группы документов.

8. Унифицированная система внешнеторговой документации – 6 групп документов.

Все унифицированные системы включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых обновляется по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Ответственность за применение форм документов, вошедших в унифицированные системы документации, несет руководитель организации. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти.

Таким образом, УСД – это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы документации разработаны на основе:

· единообразия форм документов;

· регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

· исключения из документов дублирующих данных;

· единства применяемой терминологии и условных обозначений;

· установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации.

Наряду с общегосударственными системами документации существуют унифицированные системы документации, отражающие специфику отрасли (здравоохранение, образование, наука и др.) или деятельности предприятия. Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства или другие организации, которые официально определены головными в конкретных отраслях деятельности. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках конкретной отрасли или ведомства.

В последние годы широкое распространение получили стандарты предприятий, которые базируются на международных требованиях, зафиксированных в стандартах ИСО.

Унификация управленческой документации предполагает унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческих документов.

Унификация состава документов заключается в том, чтобы отобрать и закрепить комплекс документов , необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы, не вызванные потребностью управления. Результатыунификации состава документов получают свое закрепление в табеле форм документов .

Табель форм документов –это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения (приложение 67) .

Табель форм документов предназначен для:

· оптимизации состава документов и их классификации;

· нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;

· унификации форм документов;

· упорядочения документальной базы организации для эффективного использования компьютерных технологий.

В текущей деятельности табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде все формы документов, используемых организацией, и позволяет оперативно осуществить поиск необходимых форм документов.

В табель форм документов включаются:

а) формы документов, утвержденные нормативно-правовыми актами высших органов власти и управления, органов отраслевого управления и межотраслевой координации;

б) применяемые в организации формы, включенные в ОКУД;

в) внутренние формы документов, утвержденные нормативными актами данной организации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего вносятся в соответствующие графы табеля. Разделами табеля могут бытьнаименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций (функциональный признак).

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов , соответствующих назначе-
нию документов, и установлении единых требований к их составлению.

Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов, который применяется в деятельности министерств, ведомств и организаций. Альбом форм документов – это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Унифицированная форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа с унифицированным тестом. Цель разработки альбома форм документов – регламентация формы и содержания документов, используемых в организации. Каждое структурное подразделение должно иметь Табель и Альбом форм документов, а их ведение и контроль за применением осуществляет служба документационного обеспечения управления.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по при­знакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требова­ниям к их оформлению.

Основным направлением совершенствования документов является их унифика­ция и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, в целях типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия инфор­мационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию уни­фицированных систем документации (УСД).

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообра­зие состава и формы управленческих документов:

Унифицированная система организационно-распорядительной докумен­тации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих иден­тичную и повторяющуюся информацию.

12. Этапы и методы унификации управленческих документов. Основные формы представления унифицированных текстов: текстовый, трафаретный, таблица, анкета

Текстом официального документа называется информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации.

Главная цель унификации текстов заключается в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит в повышении в целом эффективности всего процесса управления.

Унификация текстов позволяет:

1. Решать задачи упорядочения состава документов организации, фиксирующих выполнение однотипных функций.

2. Уменьшать затраты на создание документов. В частности, установлено, что время на составление и редактирование унифицированного текста сокращается в 3-5 раз. Таким образом, повышается производительность труда, оперативность работ в сфере управления, предупреждается возможность пропуска необходимых частей информации.

3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом, поскольку в унифицированном тексте создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию. По некоторым данным, унифицированный текст воспринимается почти на порядок интенсивнее, чем неунифицированный.

4. Унифицированные шаблоны текстов документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства.

Существует ряд предпосылок, необходимых для унификации текстов документов:

Ø прежде всего, это большое количество однотипных производственных
и управленческих операций. Дело в том, что процесс управления состоит

Ø из однотипных функций, документирование которых сопровождается появлением множества однотипных документов. В свою очередь, подобного рода документы порождают устойчивые, повторяющиеся языковые конструкции. В результате число языковых средств управленческих документов ограничено (две трети слов и выражений в них повторяются);

Ø лексика управленческих документов зависит от законодательных и
нормативных актов органов власти и управления и связана с необходимостью переноса в документы точных юридических формулировок;

Ø официальные, служебные документы насыщены специальной терми­нологией;

Ø для них характерна нейтральность лексики;

Ø наконец, тексты отдельных групп документов имеют однотипную структуру.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Основным методом унификации текстов служебных документов является выделение постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной информацией является информация, позволяющая отличать повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменой, новой информации.

Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях.

Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Метод унификации тестов имеет две разновидности – унификацию содержания и формальную унификацию.

Выделяются следующие виды унификации и стандартизации текста служебных документов:

1. стандартизация языковых единиц, законодательное закрепление их в
ГОСТах (делопроизводственные термины, отраслевые термины, наименования объектов, изделий, лексические и графические сокращения);

2. разработка единых форм представления текстов документов (например, унифицированные тексты с постоянной информацией на бланке документа);

3. формализация языковых средств (т.е. ограничение использования эле­ментов естественного языка за счёт употребления искусственных языковых
средств: кодов, условных обозначений, графических элементов и др.). Связано это прежде всего с использованием компьютерных технологий;

4. рубрикация, т.е. членение текста на отдельные составные части и графическое отделение их друг от друга. Простейшей рубрикой является абзац. В зависимости от объёма, тематики, назначения текста рубрикация мо­жет усложняться. В частности, тексты сложных документов делятся на раз­делы, параграфы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими циф­рами. Номера самых крупных частей текста состоят из одной цифры. На второй ступени деления используются две цифры, на третьей - три и т.д.
Например:

2.2.2. и т.д.

Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа, в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

Типовые тексты.

Управленческая деятельность включает немало типовых, часто повторяющихся ситуаций, при документировании которых в разных организациях создаются документы с одинаковым содержанием. Поэтому широкое распространение в практике получили унифицированные тексты документов – типовые.

Типовые тексты обычно разрабатываются для многостраничных документов, включающих единые формы языкового выражения, прошедшие длительную апробацию на практике и поэтому наиболее точно передающие содержание определенных действий или ситуаций, например, для положений, инструкций, правил, регламентов и т.п.

Большая часть текста является типовой в таких документах, как должностная инструкция, положение о структурном подразделении организации, правила внутреннего трудового распорядка.

Типовые части текста могут включаться даже в такие документы, которые по существу, являются индивидуальными. Например, в трудовом договоре, заключаемом с работником при поступлении его на работу, помимо индивидуальных сведений и условий содержится немало типовой информации, которая вносится в другие трудовые договоры, что позволяет разрабатывать типовые формы этих документов.

Трафаретные тексты

Трафаретные тексты создаются для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически из года в год. Трафаретные тексты рекомендуется создавать для групп документов с идентичными действиями. В учреждениях трафаретные тексты документов оформляются в виде сборника.

Трафарет – это стандартный лист бумаги, на который полиграфическим способом нанесена постоянная информация и оставлено место для переменной информации.

Текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи.

Форма представления унифицированного текста в виде трафарета вбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

Содержание документов определяется составом и значением показателей и реквизитов, которые в него входят. С одной стороны, показатели и реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. С другой стороны, большое количество показателей и реквизитов даже у различных документов бывает одинаковыми. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документов, так как внимание исполнителя ограничено лишь введением переменной конкретной части информации, место которой заранее определено. Фактически он заполняет уже составленный документ, что исключает стадию черновика.

Схематически методика разработки трафаретных текстов сводится к следующему:

Ø выявление типовых управленческих задач;

Ø сбор информации, необходимой и формируемой в процессе решения управленческих задач;

Ø составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;

Ø согласование проекта со специалистами, составляющими документы или работающими с ними (при этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов);

Ø окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТов.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются «template» и переводятся словом «шаблон», примером трафаретного документа является любой бланк организации.

Таблица

Наиболее краткой и наглядной формой изложения информации в документе является таблица.

В таблицу, как правило, включаются сведения о нескольких объектах, характеризуемых по разным признакам.

Таблица – перечень сведений, числовых данных приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.

В таблице постоянная информация представлена наименованием признаков, по которым описывается некоторое множество объектов, записанных в крайней левой графе таблицы – боковине. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые перечислением горизонтальных и вертикальных строк и граф.

Форма таблицы, как правило, применяется при изложении цифровой информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных и др. документах.

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится следующим образом: если таблица в тексте не одна, то она должна быть обозначена «Таблица 1».

Таблицы могут быть разной степени сложности, заголовки граф таблицы могут содержать несколько уровней счисления, то есть включать подзаголовки.

Заголовки таблицы должны быть краткими, четкими. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. Чтобы не переносить на новую страницу заголовочную часть, занимающую много места, графы таблицы нумеруют и на каждую последующую страницу переносится только строка с номерами граф. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…». Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставят перед заголовками строк, в боковине, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в от­личие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменять­ся кавычками. Повторяющиеся цифры и обозначения в гра­фах таблицы кавычками не заменяются.

При наличии небольшого по объему цифрового ма­териала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от табли­цы, колонки должны быть разделены не линиями, а от­точиями. Например:

«При подвеске низковольтных проводов на переходах и по ровной трассе без переходов применять к нормам коэффици­енты:

затраты труда и заработная плата.......... …………………………………. 1,8

машины и материалы.................................... ………………………………….. 2,0».

4. Анкета

Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Содержательная часть документа в виде анкеты имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная информация - наименование признаков, переменная – их характеристики. Анкета обычно содержит следующие варианты изложения информации:

Ø вопросы и ответные места для ответов;

Ø вопросы и варианты ответов для выбора;

Ø ответные места для информации, вносимой анкетируемым дополнительно по его усмотрению.

В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом, которым является существительное в именительном падеже. Переменная информация может записываться также словосочетанием с существительным в именительном падеже, глаголом (имеет, не имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да», «нет».

Анкетная форма содержательной части документа особенно характерна для кадровой документации и для документации маркетинговых служб, изучающих, например, потребительский спрос на продукцию, выпускаемую данным предприятием.

Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа - электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные. Оформление таблицы регламентирует ГОСТ Р-1.5-92.

13. Правила оформления машинописного текста. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их состав­ных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания меж­строчных интервалов в зависимости от формата документа:

* Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

** В скобках приведены значения интервалов, которые допускаются наряду с основными. Интервалы, указанные первыми, - предпочтительнее.

ГОСТ Р 6.30-2003 базируется на подготовке документов с помощью пе­чатающих устройств и средств вычислительной техники.

Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал установ­лены ГОСТ 6.10.5-87, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма; 4,25 - межстроч­ный интервал.

Для четкого определения начал печатания того или иного реквизита ре­комендуются 8 положений печатающего устройства, исчисляемых количе­ством печатных знаков (ударов клавиши), начиная от левого поля формуля­ра.

От 0-го положения (граница левого поля) печатают значительное число реквизитов письма: дату исходящего документа; ссылку на индекс входя­щего документа; заголовок к тексту; текст (если он состоит из одного абза­ца); наименование должности в реквизите «подпись»; гриф визирования; фамилию исполнителя и номер его телефона; отметку об исполнении доку­мента и направлении его в дело.

От 1-го положения (5 знаков от границы левого поля) печатают начало абзацев в тексте; отметку о наличии приложения.

От 2-го положения (16 знаков от границы левого поля) печатают индекс исходящего документа; дату в реквизите «ссылка на индекс и дату входяще­го документа».

От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печата­ют расшифровку подписи исполнителя о реквизите «Отметка об исполне­нии документа и направлении его в дело».

От 4-го положения (32 знака от границы левого поля) печатают номер страницы в многостраничных документах, реквизит «Адресат», идентифи­катор электронной копии документа.

От 5-го положения (48 знаков от границы левого поля) печатают рас­шифровку подписи в реквизите «подпись».

От 6-го положения (56 знаков от границы левого поля) печатают слово «копия».

При составлении письма с использованием персонального компьютера могут не совпадать с размерами печатных знаков, ис­пользовавшихся в пишущих машинках. В связи с этим пять стандартных положений из семи следует считать ориентирами при оформлении доку­мента. Нулевое и первое положение остаются обязательными.

При размещении многострочных реквизитов в пределах выделенной формуляром площади следует использовать строки полной длины. Начало каждой новой строки при этом должно быть выровнено по вертикали.

Рекомендуемая длина строки многострочных реквизитов (кроме текста) -28 печатных знаков. В виде исключения, если, в частности, заголовок к тек­сту (реквизит 18, с. 32) продольного бланка превышает 150 знаков, его стро­ку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на сле­дующую строку.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документов при помощи персонально­го компьютера. Основные требования к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми.

Правила письма текстового материала

Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способам, печатают через два межстрочных интервала. Машинописная страница состоит из 28-30строк.

Допускается письмо через один интервал. В этом случае между абзацами делается два интервала. При печатании через один интервал машинописная страница состоит из 53 - 58 строк.

При печатании через полтора интервала машинописная страница состоит из
38 строк.

Рабочая строка стандартной машинописной страницы состоит из 64 ударов.

Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять ударов от границы левого поля.

Нумерация страниц начинается со второй. Номер страницы проставляют посередине верхнего поля листа. От верхнего среза бумаги до номера страницы два интервала, от номера страницы до текста - тоже два интервала.

Номер страницы ставится только одной цифрой без каких-либо дополнительных знаков.

Ø отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца;

Ø начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице;

Ø начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.

Текст может делиться на составные части: главы, пункты, подпункты. Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.