تنظيم الرقابة على تنفيذ المستندات (الأوامر). إنشاء نظام فعال لمراقبة تنفيذ التعليمات. كيفية التحكم بفعالية في تنفيذ التعليمات

تدفق المستندات والتعليمات - هذان هما المقابسان الرئيسيان في عمل أي شركة. إن ضمان التحكم اللائق في تنفيذ التعليمات أمر صعب ، لكنه ممكن. الأمر نفسه ينطبق على تخزين الوثائق - كل في مكانه. هل تعتقد أنها قصة خرافية؟ لا على الإطلاق ، واسم هذه القصة الحقيقية هو LeaderTask.

كيفية تنظيم مراقبة الطلبات

أولاً ، دعنا نحدد القضايا الرئيسية لتنظيم مراقبة الطلبات:

1. كيف تعرف في أي مرحلة تنفيذ طلبك؟
2. كيف تمنع تجاهل الأوامر؟
3. كيف تتحقق من نتيجة المهمة المعينة؟

يمكن العثور على جميع الإجابات في برنامج LeaderTask. بفضل نظام الأوامر المطور ، لن تختفي أي من مهامك عن الأنظار. سجل جميع الموظفين في البرنامج وأصدر تعليمات مكتوبة من أي نطاق - حتى مشروع عالمي.

عندما ترسل طلبك إلى أحد المرؤوسين ، ستصبح صورته الرمزية المقابلة لاسم المهمة شفافة - وهذا يعني أن الأمر قد تم تسليمه بالفعل ، ولكن لم تتم قراءته بعد. بمجرد أن يفتح الموظف مهمة منك ، ستتخذ صورته الرمزية في البرنامج لونًا قياسيًا. وبالتالي ، فإن عبارات مثل " لم ارى سيكون ببساطة غير مناسب.

لن يتمكن الموظف أيضًا من تخطي مهمتك - ما لم تحدد ، بالطبع ، موعدًا نهائيًا لحل المهمة. سيظهر في قائمة مهام المرؤوس ، وسيعرض متصفح البرنامج اسمك مع عدد المهام المعينة.

إذا لم تكتمل المهمة بحلول الموعد النهائي ، فستظهر في اليوم التالي في قائمة المهام الخاصة بك ، ويمكنك أن تسأل المؤدي عن سبب التأخير. يمكنك أيضًا أن تسأل في الدردشة المضمنة التي تظهر لكل مهمة بعد إنشائها.

وبالتالي ، سيتم تنفيذ جميع طلباتك دون إخفاق ، ولن يفقد أي منها. سيساعدك LeaderTask في تنظيم التحكم في تنفيذ التعليمات بنسبة 100٪. لمزيد من المعلومات حول كيفية معرفة ما إذا تمت قراءة الطلب ، يمكنك مشاهدته في الفيديو أدناه:

وماذا عن المستندات بالنيابة؟ كيف نضمن السيطرة الكاملة على تنفيذ المستندات والتعليمات؟

العمل مع المستندات في LeaderTask

يتم تخزين جميع الملفات والمستندات الخاصة بمهمة معينة داخل هذه المهمة بالذات. يمكن أن تكون هذه ملفات Microsoft Office والصور ومقاطع الفيديو وما إلى ذلك.

على سبيل المثال ، تتمثل المهمة في إنشاء رسومات لموقع جديد - إرفاق جميع الملفات الضرورية بالمهمة أو المشروع. فقط هؤلاء الموظفين الذين تسمح لهم بالوصول إليهم. لهذا السبب معلومات سريةلن يقع أبدًا في أيدي أشخاص غير مصرح لهم - وهذا مستبعد!

قلة من الناس يعرفون ، ولكن داخل LeaderTask يمكنك أيضًا إنشاء مستنداتك الخاصة - ملاحظات مع تنسيق داخل المهمة المطلوبة. للقيام بذلك ، ابحث عن الزر المناسب في المهمة المطلوبة وأنشئ مستندات لأي محتوى في النافذة التي تفتح.

كيف تبرز بشكل مرئي المهام والمستندات المهمة والعاجلة؟

مطوري البرامجقدمت كل ما تحتاجه للعمل المرئي مع المهام - الألوان والتسميات والمهام الفرعية وغير ذلك الكثير. على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى مهامك عاجلة ، فقم بإنشاء علامة تحمل الاسم نفسه وأرفقها بالمهمة المطلوبة. سيراه الموظف في الإشعار وقائمة المهام ، ويبدأ تنفيذه على الفور.

سهولة اختراق الحياة من أنفسنا- إضافة بند إلى "قواعد الشركة" يفيد بضرورة استكمال الطلبات ذات الملصقات المناسبة أولاً ، مع تأجيل جميع الحالات الأخرى إلى وقت لاحق. وبهذه الطريقة ، ستكون قادرًا على بناء نظام كامل للعمل مع المهام داخل مؤسستك.

تصور المعلومات ، وتمييز أهم الأشياء ، وابدأ بتنزيل LeaderTask ، وهو برنامج لإدارة الطلبات.

إيقاع حياة عصريةتملي الحاجة إلى البحث باستمرار عن طرق جديدة لحل المشكلات ، وتجبرنا على التحلي بالمرونة والتكيف مع الوتيرة المحمومة. هذا هو السبب في أن أيديولوجية جديدة لتنظيم العمل تعتمد على الاستخدام الفعال للأدوات الحديثة عبر الإنترنت أصبحت أكثر شيوعًا. عندما يقل احتمال تواجد الموظفين في مكان العمل ، أو في رحلات عمل ، أو في اجتماعات مع العملاء ، ويمكنهم استغلال الفرصة للعمل من المنزل من وقت لآخر ، يصبح إتقان هذه الأدوات ضروريًا. يضع الانتقال الكامل أو الجزئي إلى أساليب العمل عبر الإنترنت متطلبات عالية على الإداريين و البنية التحتية للمعلوماتشركات. هناك حاجة إلى الشفافية فيما يتعلق بوقت ومهام الموظفين الذين يقضون جزءًا كبيرًا من وقتهم بعيدًا عن المكتب.

تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء هيكل إدارة فعال "عن بُعد" في إدخال التحكم في تعليمات الرأس. إذا لم نتمكن من التحكم في فعالية الموظف من خلال وجوده المادي في المكتب ، فيجب أن نتعلم القيام بذلك من خلال نتائج أداء المهام الموكلة إليه.

لنتحدث على الفور. في الشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم ، يعني "التحكم في الطلبات" عادةً نظام سير عمل ثقيل إلى حد ما يعمل مع الطلبات وقرارات مجلس الإدارة وما إلى ذلك. كقاعدة عامة ، يسمح لك هذا النظام بالتحكم فقط في أكبر وأوامر الأشخاص الأوائل في المنظمة ، تاركًا وراء الكواليس العمل الحالي ، والذي يتكون من العديد من المهام الصغيرة ولكنها مهمة.

فيما يلي ، نتحدث عن التحكم في المهام والتعيينات التشغيلية اليومية ، التي يمتلكها أي مدير كبير من عدة عشرات إلى عدة مئات ، والعديد منها بعيد كل البعد عن أن يكون واسع النطاق بحيث يثقل كاهل نظام إدارة الوثائق البيروقراطي بها. ، وبعضها ، من حيث المبدأ ، ليس موجودًا. على سبيل المثال ، التحكم في الأنشطة اليومية الضرورية للموردين والصحفيين والعملاء والأطراف الخارجية الأخرى للشركة.

حالة من حياة المرء. يسأل المؤلف في اجتماع تشخيصي مع أحد أعضاء مجلس إدارة إحدى أكبر شركات الطاقة الروسية السؤال: "كيف تتحكم في طلباتك"؟ (يتوفر نظام إدارة مستندات قوي في الشركة بالطبع). "هل ترى منشورات على الحائط - مطبوعات من Word؟ هذه هي محاضر اجتماعات مجلس الإدارة. تُبرز العلامة الصفراء ما يهم أقسامي ، أي في الواقع ، تعليمات المجلس إلي. "حسنًا ، كيف يمكنك التحكم في مهامك التي تقوم بها بناءً على الخطوط المميزة بعلامة؟" "لدي هنا مجموعة من الملصقات على المنضدة. صحيح أنه ينمو أسرع مما أتحكم فيه ، لذلك يجب إرسال الجزء السفلي من العبوة بانتظام إلى آلة التقطيع ... "

بعد ثلاثة أسابيع ، تم تعيين المدير الأعلى بنظام لرصد المهام التشغيلية في Outlook (الشكل 1) ، والذي يمنحه في أي وقت معلومات عن الجانب المحدد: المشاريع والاجتماعات والمرؤوسين ، إلخ. علاوة على ذلك ، تم تنفيذ العمل الروتيني الرئيسي في إدخال التعليمات وتحديثها من قبل السكرتير ، واستخدم الرئيس النتيجة.

الصورة 1

أوامر الرئيس التنفيذي ، والاختيار من قبل الإدارة

تقييم الفعالية.هل سبق لك أن استيقظت يوم الأحد في البلد بفكرة "هل نسي بتروف إرسال ... موافق ... توقيع"؟ أو ، عند رؤية بيتروف في الممر ، تذكر أنه كان عليه أن يفعل شيئًا أمس؟ من أخطر أسباب الإجهاد والإرهاق في العمل ومتلازمة التعب المزمن هو عبء العمل المفرط على المدير مع العديد من المشكلات ، والشعور بالقلق المستمر من أن جزءًا من العمل قد لا يتم في الوقت المحدد أو لا يتم إجراؤه على الإطلاق. من الصعب للغاية قياس القضاء على هذا الضغط المستمر ، والذي يتحقق من خلال التحكم في الأوامر ، من حيث المال. الصحة والمتعة من كل لحظة من الحياة لا تقدر بثمن.

مبادئ نظام التحكم

مبادئ نظام مراقبة الطلبات بسيطة للغاية.

• تجسيد جميع أوامر الرأس في مستودع واحد.في معظم الحالات ، يعد Outlook هو التخزين الأسهل والأكثر ملاءمة للاستخدام. مزاياها هي المعيار العالمي "بحكم الواقع". الإلمام بها (على الأقل كبرنامج بريد) للغالبية العظمى من الموظفين الحاليين والمستقبليين في المنظمة ؛ تحكم موحد في التعليمات بالبريد الإلكتروني والتقويمات وجهات الاتصال ؛ الترابط المطلق مع العالم الخارجي (بشكل متزايد ، أرى كيف أن الاجتماعات والمهام من خلال Outlook "تنتقل" بين الشركات ، وليس داخل الشركة فقط). في بعض الأحيان يكون SharePoint مستودع مفيد للمهمات ، والذي سيتم مناقشته أدناه.
• "التحديدات الموضوعية" في حالات الإدارة المختلفة.من خلال التواصل مع المرؤوس ، يمكن للمدير الحصول على مجموعة مختارة من المهام للمرؤوس بنقرة على الماوس ؛ عقد اجتماع تخطيطي للمشروع - اختيار مهام المشروع ؛ أثناء محادثة هاتفية (أو جلسة Skype) مع فرع - حسب الفرع ، إلخ. في Outlook ، يتم توفير هذا الاحتمال عن طريق تعيين ما يسمى "طرق العرض المخصصة".
• مراقبة وقائية منتظمة.يجب تذكير المهمة للمرؤوسين مسبقًا ، وبشكل متكرر ، لضمان إكمالها في الوقت المناسب. تدريجياً ، سيزيد نظام التحكم من انضباط الأداء ويقلل من الحاجة إلى مثل هذه التذكيرات. من المفيد أيضًا للمدير أن يفهم مقدمًا ، أثناء تنفيذ المهمة ، حالتها الحالية ، المشاكل المحتملةإلخ.

إذا كان المدير لديه سكرتير ، مبلغ كبير عمل تقنييمكن تفويضه إليه. إن كيفية وصول الطلبات من المدير إلى السكرتير (عبر Outlook ، باستخدام مسجل صوت ، ونموذج التحكم في الطلب ، وما إلى ذلك) هي مشكلة منفصلة تحتاج إلى توضيح عند إعداد التحكم في الطلب.

العرض التقديمي للعميل قيد التقدم شركة بناءالعمل في إحدى مدن سيبيريا في روسيا. يسأل مستشارنا: "يرجى تذكر الحالة التي أدى فيها عدم وجود نظام مراقبة الطلب إلى خسائر للشركة". الرئيس التنفيذي: سهل! منذ شهر ، وبسبب عدم اكتمال العديد من المهام داخل الشركة في الوقت المحدد ، قمنا بتأجير الموقف متأخرًا واضطررنا إلى منح العملاء خصومات على تكلفة أماكن وقوف السيارات. يبلغ إجمالي الخسائر حوالي 600 ألف روبل ، وهذا مبلغ خطير للغاية بالنسبة لشركتنا الصغيرة ".

مثال آخر. في شركة اتصالات ، نسي نظام تبريد مركز البيانات طلب مجموعات تكييف هواء بديلة ، والتي يلزم استبدالها تقنيًا كل ثلاثة أشهر. نسي أحد الموظفين القيام بذلك ، ونسي آخر التحقق منه. نتيجة لذلك ، بسبب عدم وجود عدة عدة مئات من الدولارات ، فشل جهاز تكييف الهواء الذي تكلف عشرات الآلاف من الدولارات. من الجيد أن مركز البيانات قد تم تصميمه في الأصل باحتياطي وأن فشل أحد أجهزة تكييف الهواء لم يؤثر على أداء النظام بأكمله. وإلا لكانت الخسائر تتصاعد: بسبب مكيف الهواء ، ستفشل الخوادم ، ويتوقف عمل البرامج التي تعمل عليها ، إلخ. بشكل عام ، أصبح الحصان أعرجًا ، وقتل القائد ، وخسرت المعركة "لأنه لم يكن هناك مسمار في الصياغة".

تبسيط التقارير وزيادة الدافع

ميزة مفيدة للغاية هي الإنشاء التلقائي للتقارير الرسمية للشركات من Outlook - الخطط والتقارير حول المهام المكتملة ومحاضر الاجتماعات وما إلى ذلك. لسوء الحظ ، هذه ليست ميزة أصلية في Outlook ، ولكنها وظيفة إضافية ماكرو طورتها شركتنا. يتم تضمين إعداده في القائمة العامة للوظائف عند إعداد التحكم في الطلب.

مثال من ممارسة العملاء. كان أحد احتياطيات الكفاءة ، الذي تم تسميته أثناء التشخيص من قبل أعضاء مجلس إدارة بنك بايكال في سبيربنك في روسيا ، هو التشكيل الطويل لدقائق بعد الاجتماعات ، والتي قد تستغرق عدة أيام (توضيح الصياغة ، والمواعيد النهائية ، وما إلى ذلك) ، والتي تباطأ في تنفيذ المهام.

في سياق إعداد التحكم في التعليمات ، تم اعتماد نموذج الإجراءات التالي وإدراجه في اللوائح: يتم إنشاء التعليمات أثناء الاجتماع مباشرة في Outlook بواسطة سكرتير المجلس ، ويتم عرض نافذة Outlook على الشاشة الكبيرة ، يمكن للجميع رؤية الصياغة والمواعيد النهائية والمسؤولين ويمكنهم تقديم التوضيحات الخاصة بهم. في نهاية الاجتماع ، بروتوكول الشكل الرسمي المعتمد من قبل البنك (الشكل 2) على ورقة ذات رأسية كلمةيتم إنشاؤه تلقائيًا من Outlook ، ويتم توقيعه ولديه "قوة القانون".

الشكل 2

مثال على تصدير التعليمات من Outlook إلى مستند بتنسيق رسمي

توفر القدرة على إنشاء مستندات رسمية من مهام Outlook عشرات ومئات من ساعات العمل ، مع جعل إعداد التقارير أكثر صلة وملاءمة. كما يسمح لك بربط نظام مراقبة الطلبات بمؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) للموظفين والأقسام ، ونظام التحفيز ، ونظام التخطيط.

بالنسبة لرئيس مجلس إدارة أحد البنوك الروسية ، تم تطوير نظام مراقبة الطلبات ، مما مكن من بناء تقييم أداء الموظف على أساس شهري باستخدام تصدير الطلبات إلى Excel والتحليل الآلي للإدارة (مع مراعاة "وزن" الأمر ، والتأخير في التنفيذ ، وما إلى ذلك). اتضح أن النظام بسيط للغاية وشفاف لدرجة أنه بعد مرور بعض الوقت تم ربط عناصر الدافع النقدي بهذا التصنيف - بدأ جزء من المكافأة الفصلية للموظف في الاعتماد على معامل تنفيذ التعليمات.

تقويمات الموظفين وتتبع الوقت

أي "اتصال بالإنترنت" و "بُعد" في عمل الشركة يتطلب موقفًا موقرًا للغاية تجاه محاسبة الوقت والنتائج. إذا لم نتمكن من رؤية بعضنا البعض جسديًا خلال يوم العمل ، فيجب أن نتعلم كيفية تحديد المهام بدقة وتقدير تكاليف العمالة بشكل صحيح.

هذا التحكم مهم للغاية ، وليس على الإطلاق لأن الناس أشرار ويبحثون عن طرق لتجنب العمل. نحن جميعًا غير كاملين ، نحتاج إلى "أدوات" تساعدنا على العمل بفعالية ، للتغلب على كسلنا.

يتم حل مسألة تحديد المهام بطريقة شفافة وقابلة للإدارة بمساعدة مراقبة النظام ، والتي ناقشناها بالفعل. يتم حل مسألة الشفافية وإمكانية إدارة الوقت بمساعدة معيار الشركة للجدولة في التقويمات.

مبادئ هذا المعيار بسيطة للغاية:

• يخطط جميع المديرين والموظفين لوقتهم (الاجتماعات والمهام الكبيرة "المدرجة في الميزانية") حصريًا في تقويمات Outlook ، بدون "أوراق" أو ملصقات ، إلخ. غير مسموح؛ يتم تنفيذ الدعوة إلى الاجتماع فقط من خلال Outlook ، بدون مكالمات هاتفية ورسائل بريد إلكتروني.
• التقويمات ، باستثناء المواعيد التي تم تمييزها بخانة اختيار "خاصة" ، متاحة للزملاء وفقًا لسياسة الشركة التي تحكم من يمكنه رؤية المواعيد وتحريرها وجدولتها فيها مباشرةً ، وما إلى ذلك.
• عند صيانة التقويمات ، يتم استخدام معيار واحد لإدخال المعلومات: الترميز اللوني للاجتماعات ، والكلمات الرئيسية في العناوين ، واستخدام المرفقات (جدول أعمال الاجتماع ، والتوجيهات إلى اجتماع خارجي ، وما إلى ذلك).

يعطي مثل هذا النظام زيادة كبيرة في قابلية الإدارة للمديرين وسهولة العمل - للجميع. يمكنك دائمًا معرفة من يخطط لفعل ماذا وأين هم. عند عقد اجتماع ، يمكنك بسهولة تشغيل تقاويم الأشخاص الذين تحتاجهم وتحديد أكثرهم وقت مناسب(يحتوي Outlook حتى على ميزة تجعل من السهل العثور على الوقت المناسب ؛ الشكل 3).

الشكل 3

العمل الجماعي مع التقويمات

في الوقت نفسه ، لا نتحدث عن السيطرة الكاملة: وفقًا لمبادئ إدارة الوقت ، يبقى ما يصل إلى 30-40٪ من يوم العمل (قد يختلف هذا الرقم باختلاف الوظائف) للعمل مع مهام غير متوقعة.

إذا لزم الأمر ، قد يتضمن معيار تخطيط وقت الشركة مثل هذه الخيارات المفيدة:

• ربط الجدولة في التقويمات بأجهزة الجوال- الهواتف الذكية وأجهزة الاتصال وما إلى ذلك. كونك في اجتماع خارج الموقع ، فأنت تدخل هذا الاجتماع على هاتفك الذكي - وفي غضون دقيقتين يكون موجودًا بالفعل في تقويم الخادم الخاص بك ، يرى جميع الموظفين أحدث إصدار من جدولك الزمني وحديثه. على العكس من ذلك ، إذا أرسل إليك شخص ما من المكتب دعوة لحضور اجتماع ، فسوف تراها بالفعل على هاتفك الذكي خلال دقيقة.
• ربط التخطيط وإعداد التقارير.بفضل تصدير مواعيد التقويم إلى Word أو Excel ، يمكنك إنشاء تقارير أسبوعية أو شهرية وتقارير المشروع ، حرفياً بنقرة زر (الشكل 4). الجميل في الأمر أن إنشاء التقارير لا يتطلب "الخربشة" ، وإنفاق الوقت والجهد من قبل الموظفين. في عدد من الشركات ، على سبيل المثال ، يتم إنشاء تقارير شهرية لمستشاري المشروع في دقيقة أو دقيقتين ، وهي كاملة مستندات رسميةالتي تعتمد عليها الأجور.

الشكل 4

تقرير الطلب

بعد عام من اكتمال المشروع ، سألنا رئيس ومدير التطوير في شركة الإنتاج والتجارة السيبيرية: "الآن ، بعد مرور عام ، عندما تم توقيع شهادات القبول وخطابات الشكر منذ فترة طويلة ، ما هو الشيء الحقيقي" الجاف بقايا"؟"

في هذه الشركة ، عند تقديم إدارة الوقت ، تم التركيز على التقويمات. كان رد المدير: "كما تعلم ، أتذكر الأوقات التي كنا نعيش فيها بدون هواتف محمولة. كان من الضروري أن ندرك أن Kolya تزور Fedya الآن ، وبما أن Fedya ليس لديه هاتف أرضي ، فأنت بحاجة إلى الاتصال بجاره واطلب منه الاتصال Kolya على الهاتف ... أتذكر حياتنا بدون تقويمات مشتركة وشفافة و مفهوم ، مثل الحياة بدون هاتف محمول. كل تلك المذكرات ، والأعمال الورقية ، والمكالمات التي لا تنتهي لتحديد موعد ، والمزيد من المكالمات لإعادة جدولة الموعد ، والتداخلات والتناقضات في الاجتماعات ... بشكل عام ، الحياة بدون معيار مؤسسي للتخطيط مثل الحياة بدون هاتف محمول. ممكن نظريًا ، عمليًا - غير مريح وغير فعال للغاية ".

تقييم الفعالية.يساعد إدخال معيار مؤسسي للتخطيط وميزنة الوقت في تحرير جدول كل مدير ، اعتمادًا على المنصب ، حوالي ثلاث إلى ست ساعات في الأسبوع ، والتي يتم إنفاقها على نفقات غير منتجة عند التخطيط وتنظيم الاجتماعات ، وهو ما يعادل حوالي 10٪ من الرواتب. في الوقت نفسه ، تتراوح الزيادة في كفاءة الإدارة بسبب شفافية الوقت وتكاليف العمالة من 10 إلى 25٪.

لإدارة شركةصعب: تحتاج إلى البحث عن الأساليب ، وبناء هيكل للمكافآت والعقوبات ، وأنظمة التحكم للموظفين. لكن أصعب شيء هو إجراء تقييم معقول لعمل المرؤوسين ، بناءً على اجتهادهم في المهام. لم تعد مشكلة مراقبة الطلب مشكلة ، نحن نضمن ذلك!

كيف يعمل نظام التحكم في أمر LeaderTask؟

لنأخذ الأمر خطوة بخطوة ؛ سأقول على الفور أن نظام الطلب سيعمل بالطريقة التي تريدها بالضبط. شكرا ل مرونة فريدةالأدوات المدمجة:

1. مباشرة في LeaderTask إنشاء طلبإلى أحد موظفيك من القائمة اليمنى أو ببساطة عن طريق سحب المهمة إلى اسم الموظف.
2. عين تاريخ الاستحقاق وعدد الساعات / الدقائقلحل المشكلة.
3. ستعرف على وجه اليقين ما إذا كان الموظف قد قرأ طلبك: سيتم تلوين صورته الرمزية باللون الطبيعي، التخلص من الشفافية(متى غير مقروء).
4. لكل مهمة ، يمكنك التواصل مع المؤدي في ملف دردشة، وفي نص الوظيفة - لتخزين جميع الملفات والمستندات.

1. يحدد الموظف حالة المهمة. قد يكون ذلك " في العمل”, “في وقفة”, “مرفوض" إلخ.
2. بمجرد أن يضع المؤدي "قيد التقدم" ، فإن ملف العد التنازليفي وظيفة مدمجة توقيت. وبالتالي ، ستكون دائمًا على دراية بمقدار الوقت الذي يقضيه الموظف في مهمة معينة. وستكون قادرًا على بناء عمل المنظمة اعتمادًا على كفاءات وسرعات مرؤوسيك.
3. عند اكتمال العمل في المهمة ، سيقوم الموظف بتعيين الحالة المناسبة. سيظهر على الفور مع العميل في قسم " مستعد لتوصيل"، وسيكون قادرًا على قبول المهمة أو إرسالها للمراجعة.

الشيء الأكثر إثارة للاهتمام هو أنه لن تضيع مهمة واحدة إذا لم تحذفها بنفسك. أولئك. حتى بعد عام أو عامين ، يمكنك العثور عليه من بين المهام المكتملة.

وبالتالي ، فإن تنظيم مراقبة النظام سهل مثل قصف الكمثرى في LeaderTask. لكن ماذا عن وجهة نظر المرؤوس؟

كيف لا تفوت مهمة من الرأس؟

بالطبع ، يمكن أن يؤثر عبء العمل الثقيل على الموظفين على انتباههم وسيطرتهم على تعليمات الرأس. لكن LeaderTask لن يسمح بحدوث ذلك: بفضل المزامنة!

بمجرد أن يرسل المدير مهمة جديدة ، سيتم عرض ذلك على شاشة القفل الخاصة بالمنفذ ، سواء كان الأمر كذلك ايفونأو على أساس الجهاز ذكري المظهر. حتى على مدار الساعة قيد التشغيل Android Wearو ساعة آبل- لخبراءها.

حتى كوننا أشخاصًا مشغولين للغاية ، ما زلنا معتادًا على النظر إلى شاشة الهاتف الذكي مرة واحدة في الساعة ، لذلك لن نفوت المهمة بالتأكيد. شاهد مقطع فيديو قصيرًا حول كيفية التحكم في مهامك في LeaderTask:

كيفية تنظيم التحكم في تنفيذ الأوامر باستخدام LeaderTask

لكي يعمل النظام ، تحتاج إلى التفكير في تنظيم التحكم في تنفيذ التعليمات. لدينا فكرتان (من تجربتنا الخاصة) حول كيفية تنفيذ ذلك:

1. ادخل في قواعد الشركةشرط تعيين حالات المهام.
2. يرسل شرط الفريضة تثبيت LeaderTask على الهواتف الذكية.
3. يجب السماح باستخدام الهواتف الذكية لموظفيك إشعاراتمن الخدمة.

من السهل جدًا تنظيم التحكم في الطلبات في شركتك. سيعرف المدير دائمًا في أي مرحلة تكون مهمته ، ولن يفوت المؤدي المهمة ولن يفقد ملفًا واحدًا. وكل الشكر لـ LeaderTask!

"إدارة شؤون الموظفين" ، 2008 ، العدد 22

الفعالية الشخصية للقائد ، الاستخدام الفعال لوقته هي 30٪ مسألة تنظيم شخصي و 70٪ هي مسألة تفويض فعال للمهام. في الإدارة ، تم تطوير قضايا التفويض على محمل الجد - كيفية تحفيز المرؤوسين على إكمال المهام ، وكيفية منحهم السلطة اللازمة ، وكيفية تحديد مواعيد نهائية واقعية ، وما إلى ذلك.

تنظر إدارة وقت الشركات إلى مشكلة التفويض من زاويتها الخاصة. كيف يتعامل القائد في عمله الشخصي مع قدر هائل من المهام والتعيينات غير المتجانسة الموزعة بين المرؤوسين؟ ما الذي يسمح له بعدم "الضياع" في هذه الفوضى ، للتحكم في الأوامر اللازمة في الوقت المناسب؟

إذا كان هذا هو المدير الأعلى لشركة كبيرة ، كقاعدة عامة ، نظام مؤسسي رسمي لتتبع المهام والتعيينات ، المذكراتومحاضر الاجتماعات وما إلى ذلك. المشكلة هي أن هذا النوع من النظام البيروقراطي ثقيل وخرقاء. في الوقت نفسه ، ليس من الملائم عمومًا "القيادة" عبر هذه الآليات البيروقراطية ، بعيدًا عن جميع المهام التي حددها القائد ، لإطلاق النار على العصافير من مدفع.

يحتاج المدير إلى نظام أبسط يغطي جميع جوانب عمله ، بما في ذلك التفاعلات غير الرسمية مع الزملاء التي لا تمر بآليات بيروقراطية. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون النظام آليًا قدر الإمكان ، مع إعطاء إجابات للأسئلة "ما المهام المرتبطة بهذا الشخص؟" ، "مع هذا المشروع؟" ، "مع هذه الفترة الزمنية؟" بنقرة واحدة على الفأر؟ إلخ.

بكفاءة نظام منظميتيح لك التحكم في المهام تفريغ رأس المدير ، والتخلص من العديد من التذكيرات المتناثرة على مختلف الوسائط الإلكترونية والورقية ، مع الثقة الكاملة في أن كل مهمة ستنتهي في الوقت المحدد.

نظام مراقبة التعليمات فعال بشكل خاص بالاقتران مع أمانة منظمة تنظيماً جيداً (لاحظ أن سكرتيرًا واحدًا ، ولكنه مجهز باللوائح ونظام العمل الصحيح ، هو أيضًا أمانة). في مثل هذه الحالة ، يتم نقل العبء الرئيسي على "روتين التحكم" للتعليمات إلى السكرتارية دون فقدان جودة التحكم.

مبادئ التحكم في التعليمات

يعتمد نظام مراقبة الطلبات على ثلاثة مبادئ بسيطة وهي:

1. يجب أن تتحقق جميع أوامر الرأس ، وأن يتم إدخالها في مستودع واحد.

2. يجب إعداد طرق عرض النظام الملائمة للطلبات الإدارية النموذجية للمدير ("حسب الأشخاص" ، "حسب المشروعات" ، "بالشروط" ، إلخ.).

3. المراقبة المنتظمة لتنفيذ التعليمات يجب أن تتم وفقاً لأولوياتها. يجب أن يتلقى المدير تقارير عن حالة التعيينات.

التجسيد التقني المثالي لمثل هذا النظام هو Microsoft Outlook ، لأنه يحتوي على آليات مرنة للغاية لإعداد ما يسمى طرق العرض المخصصة. بالإضافة إلى طرق العرض القياسية "حسب المؤدين" ، "حسب الفئات" ، "حسب تواريخ الاستحقاق" ، يمكنك تكوين أي طرق عرض أخرى للمهام - "حسب المصانع" ، "حسب اللجان" ، "المهام المتأخرة فقط ، تاريخ استحقاق التي انتهت صلاحيتها قبل 5 إلى 20 يومًا "وما إلى ذلك. بمجرد التهيئة ، يصبح العرض متاحًا "بنقرة واحدة على الماوس".

في بعض الأحيان يتم تكوين مثل هذا النظام على أساس Lotus Notes أو Excel ، ولكنه وظائفوكقاعدة عامة ، أفقر.

من المهم أنه في ظل وجود عدد كبير من المهام والمهام ، يحتاج المدير غالبًا إلى تخيل نموذج لمواقف معينة ، للحصول على فكرة عن جميع المعلومات المتعلقة بجانب معين من المهمة. وكلما كان النظام الخاضع للرقابة أكثر تعقيدًا ، كلما كان نظام التحكم أكثر تعقيدًا ، يجب أن يكون نموذج الموقف أكثر تعقيدًا. والأقل تكيفًا لإنشاء مثل هذا النموذج هو تفكيرنا ، نظرًا لأن قدرات ذاكرة الوصول العشوائي لدينا محدودة للغاية. لذلك ، يسمح برنامج Outlook للمدير بتغطية عدد أكبر بكثير من المهام والتعيينات ، مما يؤدي إلى إنفاق طاقة فكرية أقل بكثير عليها.

كيف تدخل الأوامر في نظام التحكم

هناك عدة طرق تسمح للمدير بإصلاح المهمة بشكل مريح.

1. الدكتافون. الإيجابيات - سهولة الاستخدام والقدرة على تسجيل طلب في أي بيئة (اجتماع ، سيارة ، صالة ألعاب رياضية ...). بطبيعة الحال ، يجب أن يكون المرء حذرًا مع الجانب الأخلاقي لاستخدام مسجل الصوت حتى لا تكون هناك مواقف غامضة وخطيرة.

عند إصلاح التعليمات على جهاز الإملاء ، يمكن إرسال تسجيل الإملاء مباشرة إلى المؤدي. ولكن في كثير من الأحيان يتم إعطاء التعليمات نفسها من قبل القائد شفهيًا (عبر الهاتف ، شخصيًا) ، وفقط معلومات قصيرة، ضروري للسكرتير للدخول في Outlook: لمن أعطيت التعليمات ، تاريخ الاستحقاق ، ملخصالأوامر ، أولويتها.

2. يتم إعلان الأمر شفهيًا إلى السكرتير - وهذا مناسب عندما تكون في المكتب مع اتصال مباشر.

3. التأشير على هوامش وثائق العمل أثناء المفاوضات. هذه الطريقة مريحة وموجزة للغاية ، ومن الضروري توفير قائمة مناسبة من الملاحظات في مشروع التكييف الخاص بالأمانة.

4. إعادة توجيه البريد الإلكتروني بعلامة معينة "للتحكم".

5. سجل الرئيس في "نموذج مراقبة الطلب".

ويجري تطوير هذه الأشكال أثناء مشروع التكييف الذي تقوم به الأمانة.

كقاعدة عامة ، يتم تطبيق عدة طرق في وقت واحد. الشيء الرئيسي هو أنها تنعكس بشكل كافٍ في لوائح مراقبة الطلب وهناك فهم لا لبس فيه للعملية من قبل الرئيس والسكرتير.

ملحوظة. فاليري إرماكوف ، المدير التنفيذي، "منطقة ميغافون - فولغا"

من المهم جدًا بالنسبة لي أن أتحكم في وقتي وأن أدير في نفس الوقت نظام الوقت للزملاء الذين أتفاعل معهم باستمرار (الدائرة الداخلية للإدارة). عند تنظيم نوع من الاجتماعات أو الاجتماعات أو المؤتمرات ، يجب أن أعرف مسبقًا الخطط التي يمتلكها مرؤوسي ، حتى ننسق شؤوننا المشتركة حتى لا تتداخل العمليات مع بعضها البعض. على العكس من ذلك ، عندما يخطط الموظفون ليومهم ، يجب أن يروا التقويم الخاص بي ويرتبطوا بوقت الفراغ أو الانشغال. إنها بديهية: إذا كنت تريد إدارة وقتك بفاعلية ، فلا يمكنك فعل ذلك إلا إذا تفاعل زملاؤك معك بنفس الفعالية. الآن بعد أن استخدمت الشركة Microsoft Exchange Server والتقويم في Outlook ، يمكنني معرفة مكان زميلي وسوف يكون خلال الأشهر الثلاثة المقبلة ، ويمكنني تحديد موعد اجتماع معه. وفقًا لذلك ، أطلعه على تقويمي للأشهر الثلاثة القادمة ، ويمكنه تحديد موعد للاجتماعات معي. الوقت فئة لا يستطيع المرء إدارتها بمفرده ، يجب على الجميع العمل معًا.

لكي يعمل نظام TM عبر الشركة ، احتجنا أولاً إلى إعداد نظام إدارة المهام على Outlook في إدارة حالتي. وهو ما فعلناه. اليوم لدي نظام واضح للتعليمات والتحكم. يتم تقديم التعليمات من قبلي شفهياً أو عبر البريد الإلكتروني أو على الورق ، وكلها تقع في قائمة واحدة ، والتي بموجبها يتم تتبع المواعيد النهائية للتنفيذ. إذا لم يكتمل شيء ما في الوقت المحدد ، أتلقى إخطارات وبناءً عليها ، تطلب الأمانة معلومات إضافيةلماذا وقع الحادث. بعد ذلك ، يقوم المؤدي بإبلاغني ، ونتخذ قرارًا: إما أن نؤجل الموعد النهائي ، أو نفعل شيئًا آخر. الشيء الرئيسي هو أنه لم يتم فقدان أو نسيان أمر واحد اليوم - لأنه تحت السيطرة ، وهذا ، في اعتقادي ، مهم للغاية.

الخطوة التالية بعد إنشاء نظام لمراقبة أوامري هي إدخال معايير موحدة لإدارة الوقت في الشركة. تتم مزامنة التقويمات والمهام المخزنة على خادم Exchange مع المحطات الطرفية المتنقلة. على سبيل المثال ، أحتاج إلى تحديد موعد. آخذ جهاز الاتصال الخاص بي ، وألقي نظرة على الأرقام ، وأبحث عن "النافذة" وأتصل بالوقت. يتم إرسال هذه المعلومات على الفور إلى خادم Exchange ، ويعرف سكرتيرتي الآن أنني سأكون مشغولاً من 11 إلى 12. إذا لم يتم تعيين بعض الاجتماعات من قبلي ، فإن السكرتير يخطط له ، ويختار وقت فراغي ، وأرى هذا التحديث في التقويم الخاص بي وأعرف بالفعل متى يجب أن ألتقي ومع من. وفقًا لذلك ، يمكنني إعطاء التعليمات لمرؤوسي - لإعداد المواد لهذا الاجتماع حتى أتمكن من التواصل بشكل مثمر مع المحاور. وبالتالي ، لا يضيع الوقت. كل شيء واضح ، كل شيء تمت جدولته ، يتم استخدام وقت كل شخص بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. أرى تقاويم جميع مرؤوسي لمدة ثلاثة أشهر مقدمًا ، وهناك خيار منفصل يوضح من ومتى يكون في رحلات عمل. على سبيل المثال ، بعد غد سأصل إلى المكتب في سامارا - لكنني اليوم أرى أيًا من مرؤوسي سيكون هناك ، وأعرف الاجتماعات التي يمكنني جدولتها لهذه الفترة. لا يمكن أن يحدث أن أحدد موعدًا للاجتماع وفجأة اتضح أن شخصين أو ثلاثة في رحلة عمل. وفقًا لذلك ، يكون التقويم الخاص بي مرئيًا أيضًا للمرؤوسين ، فهم يعرفون متى أغادر ، ومتى سأكون في المكتب ، وفي أي فترات زمنية يمكنهم مقابلتي أو الاتصال بي. والأهم من ذلك - يتم تخزين جميع المعلومات على الخادم. إذا تراكمت رسائل بريدية سابقة في أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية ويمكن حذفها عن طريق الخطأ ، أصبح كل شيء الآن في مكان واحد ، على خادم Exchange. هذا يعني انه البريد الإلكترونيلن تضيع - لقد أصبحت وثيقة كاملة. اليوم ، تحول جميع كبار المديرين إلى هذا النموذج الجديد للتخطيط وإدارة الوقت.

أمين المتابعة

يمكن للمدير استخدام نظام التحكم في المهام الذي تم تكوينه في Outlook شخصيًا أو بمساعدة سكرتير إذا كان لديه سكرتير.

عند العمل مع أي مهمة ، يمكن التمييز بين عنصرين: الإدارة الفعلية (للتحفيز والتمكين وما إلى ذلك) و "روتين التحكم". روتين التحكم هو جميع الإجراءات من السلسلة "انتقل إلى المقاول ، واكتشف حالة العملية ، إذا كانت هناك انحرافات - حدد سببها ، تذكر المواعيد النهائية المخطط لها" ، إلخ. ببساطة ، لا يكفي في روسيا تحديد مهمة وتوقع إنجازها في إطار زمني معين. تحتاج إلى القيام بعدد كبير بما فيه الكفاية من حركات الجسم حتى تكتمل المهمة.

إن حركات الجسم هذه ، روتين التحكم هذا ، هي التي يتم تفويضها بشكل مثالي إلى السكرتير بفضل نظام التحكم في الطلبات المخصص. مرة واحدة في اليوم ومرة ​​في الأسبوع ، يفتح السكرتير طرق العرض "الفحص اليومي" و "الاختيار الأسبوعي" المقابلة في Outlook ، والتي يتم تحديثها تلقائيًا عندما يحين موعد المهام الجديدة. وفقًا للوائح مراقبة الطلبات ، يتصل السكرتير بالمنفذين ، ويوضح الوضع الحالي ويدخل الملاحظات المناسبة في النظام. يتم تقديم تقرير شفهي أو مكتوب إلى المدير (يتم إنشاؤه تلقائيًا من Outlook). إذا لزم الأمر ، يقوم الرئيس بتدوين تلك المهام التي من أجلها يكون اتصاله بفنان الأداء ضروريًا ، ويقوم السكرتير بربطها في وقت مناسب للرأس.

من المهم أن نلاحظ أنه في نظام التحكم في الطلبات ، فإن السكرتير ليس رابط إرسال ، وهو مرشح بين المدير والمنفذ (هذا خطأ شائع). السكرتير ، إذا جاز التعبير ، "بجانب" وليس "بين" ويسمح للقائد بعدم إهدار طاقته على روتين التحكم ، مع التركيز حصريًا على جانب المحتوى من القضية.

في الوقت نفسه ، تكمن راحة النظام أيضًا في حقيقة أنه بفضل إعدادات Outlook جيدة الإعداد واللوائح المحددة بوضوح ، يمكن للسكرتير العادي على مستوى موظف الاستقبال العمل معه. لا تتطلب مراقبة الطلب مرجعًا مكلفًا ويصعب العثور عليه. على الرغم من أنه إذا كان المدير لديه شخص مرجعي (مساعد شخصي) ، وليس سكرتيرًا فقط ، فإن كفاءة استخدام النظام ستكون أعلى.

ملحوظة. خبرة الشركة

في RUSAL (المعروفة حاليًا باسم Russian Aluminium) ، تم إنشاء عدد من مكاتب كبار المديرين التنفيذيين باستخدام أنظمة التحكم في الطلبات المستندة إلى Outlook. في السابق ، عندما كان لدى المديرين أسئلة مثل: "ماذا لدينا لمصنع سايانوجورسك؟" ، "ماذا لدينا لشهر أغسطس؟" ، "ماذا لدينا للجنة شؤون الموظفين؟" البحث عن المعلومات حول الرسائل الإلكترونية ومحاضر الاجتماعات والملاحظات في Outlook وما إلى ذلك. بعد إعداد النظام ، بدأت جميع التعليمات تندرج في نفس التنسيق بتنسيق القواعد المشتركةالآفاق. نظرًا لحقيقة أن أسماء المهام والفئات المخصصة لها تم توحيدها ، فقد أصبح من الممكن الاختيار حسب الموضوع. يتم الآن إنشاء إجابات لأسئلة المديرين تلقائيًا. في الوقت نفسه ، لا تتطلب بعض الأشياء حتى طلبًا من المديرين: يعرف المساعدون أنه ، بدعوة مدير إلى لجنة شؤون الموظفين ، وفقًا لتعليمات مراقبة المهام ، يجب عليهم طباعة العرض المقابل من Outlook. أثناء اللجنة ، يتحكم القائد بشكل كامل في الموقف ، ويقوم بتدوين الملاحظات على النسخة المطبوعة ثم يعطيها للأمناء لإجراء تغييرات على النظام. في نفس الوقت تجنب تماما وسائط ورقيةمستحيل ، لذلك يتكامل النظام معهم.

إذا طلب القائد ، بعد المفاوضات ، حفظ أي مستند مع ملاحظاته (التي تحتوي على الكثير من المعلومات المهمة عاطفياً) ، يتم تخزينها. تمت الإشارة إلى ذلك في مهمة Outlook المقابلة. بالنسبة للمفاوضات التالية مع نفس الشخص (أو في نفس المشروع) ، لن يكون لدى المدير نسخة مطبوعة من المهام لهذا المشروع فقط من Outlook ، ولكن أيضًا ورقة مع ملاحظاته من المفاوضات السابقة.

الأمانة التنفيذية

بالإضافة إلى المساعدة في التحكم في المهام ، يمكن لسكرتير (أو سكرتارية) الرئيس أن يعطي الكثير لزيادة الراحة والراحة والكفاءة للمدير الأعلى. في النسخة القياسية من مشروع "إنشاء الأمانة" الذي تنفذه شركة "تنظيم الوقت" ، يتم تنفيذ مجموعات العمل التالية: "إعداد الميزانية والتخطيط لوقت المدير" ، "إعداد الانقطاع" وضع وإشارات المعلومات "،" إعداد العمل مع الوظائف "اليومية".

استنادًا إلى التوقعات ، يتم تطوير طرق عرض فعالة للتخطيط والميزنة لوقت المدير ، مما يسمح بالتحليل الكمي. مدير كبير ، كقاعدة عامة ، "لا ينتمي لنفسه" ، يتقدم عدد كبير من الأشخاص للحصول على وقته. يتيح لك هذا النظام إعادة إدارة ميزانية الوقت إلى يد المدير ، لتوزيع هذا الوقت بشكل أكثر كفاءة. بما في ذلك إيجاد وقت للعمل ذي طبيعة "مهمة ، ولكن ليست ملحة" - قراءة متنوعة وثائق تحليلية، وتطوير القضايا المهمة من الناحية الاستراتيجية طويلة الأجل ، وما إلى ذلك.

طريقة الانقطاعات وإشارات المعلومات هي دراسة مجموعة كاملة من الأسئلة: "مع من وكيف ومتى يتم الاتصال أو عدم الاتصال بمكالمة هاتفية واردة؟" ، "ما المستندات التي يجب التوقيع عليها على الفور ، والتي - في وقت معين الوقت؟ "،" ما هي الكلمات الرئيسية التي يمكن للقائد أن يخبر السكرتارية بأن يتم تسييجها من العالم الخارجي بأكمله أو جزء منه؟ إلخ.

أخيرًا ، الوظائف "المنزلية" هي كل ما يتعلق بالطعام والسائقين وحجز تذاكر الطيران وما إلى ذلك. عادة ما توجد أفكار حول عادات وتفضيلات القائد في أذهان الأمناء ، والسعادة ، إذا كان السكرتير عاقلًا ، عاقلًا ولا يدخل في إجازة الأمومة. عند إنشاء الأمانة ، يتم نقل هذه المعرفة إلى اللوائح ذات الصلة ، وكذلك إلى مهام Outlook العادية. إذا كان ينبغي أن تستلقي صحيفة "فيدوموستي - بياتنيتسا" صباح يوم الجمعة على مكتب الرأس بشكل منفصل عن صحيفة "فيدوموستي" نفسها ، فلا ينبغي أن تكون هذه المعرفة في أذهان الأمناء. يتم وضعه في مهمة Outlook الأسبوعية المقابلة. وبالتالي ، فإن راحة عمل القائد لا تصبح مسألة وعي أو ذكاء للناس ، بل تصبح مسألة تشغيل نظام مهيأ بشكل صحيح.