وثائق مرجعية تحليلية. الوثائق المرجعية والتحليلية - إجراءات تجميع وتصميم المعلومات التحليلية المرجعية والوثائق المرجعية

تحتوي المعلومات والوثائق التحليلية على معلومات تشكل الأساس لاتخاذ قرارات معينة ، أي الشروع في قرارات الإدارة، تسمح لك باختيار طريقة أو أخرى للتأثير الإداري. وثائق هذا النظام ذات طبيعة مساعدة فيما يتعلق بالوثائق التنظيمية والقانونية والإدارية. الغرض من إنشائها هو نقل المعلومات من مرسل إلى آخر أو تثبيت (تحليل) بعض المعلومات. على عكس المستندات الإدارية ، لا تحتوي هذه المستندات على تعليمات ، ولا تلزم بتنفيذ التعليمات ، ومع ذلك ، يمكن أن تكون أساسًا لاعتماد وثيقة إدارية.

خصوصية هذه الوثائق هي أنها تنتقل حسب المخطط: من الموظف إلى رئيس الوحدة ، من رئيس الوحدة إلى رئيس المؤسسة ، من المؤسسة التابعة إلى المؤسسات ذات المستوى الأعلى. لذلك ، في تدفق المستندات العام للمؤسسة ، فإنها تشكل تدفقًا تصاعديًا للوثائق. معظم المعلومات والوثائق التحليلية هي الوسيلة الرئيسية لتنفيذ روابط الاتصال الداخلية للمؤسسة.

يتضمن التكوين المحدد للمعلومات والوثائق التحليلية الأفعال ، والمذكرات ، والمذكرات التفسيرية ، والشهادات ، والعروض التقديمية ، والاستنتاجات ، والمراجعات ، والملخصات ، والبروتوكولات ، وجميع أنواع الرسائل الرسمية ، والبرقيات ، والرسائل الهاتفية ، إلخ.

فعل- هذه وثيقة أعدتها مجموعة من الأشخاص (بشكل أساسي لجنة) ، تؤكد الوقائع أو الأحداث التي أنشأوها. توثق الأعمال أنشطة اللجان الدائمة والتي تم إنشاؤها خصيصًا. في بعض الحالات ، يتم وضع القانون من قبل مسؤول واحد - عند تدقيق الأنشطة المالية والاقتصادية ، والتحقق من توفر السلع ، في حالة تلف البضائع ، ومخالفة قواعد النقل ، وما إلى ذلك. في حالات أخرى ، لا يعكس القانون سوى الحقائق التي تم الكشف عنها أثناء عمل اللجنة. الأكثر شيوعًا في العمل المكتبي هو إجراء قبول ونقل القضايا (المستندات) (انظر الملحق 31).

يتم تنظيم عمل اللجنة على هذا النحو. أولاً ، يتم دراسة جوهر الموضوع الذي سينعكس في الفعل ، ثم - التشريعي و أنظمةالتي يتم تنظيمها. فقط بعد ذلك تبدأ اللجنة العمل المباشر. وتتمثل المهمة الرئيسية للجنة في تحديد الوضع الفعلي للأمور ، والتي ينبغي تغطيتها بموضوعية في الوثيقة. نتيجة عمل اللجنة هو عمل يعكس فقط الحقائق ، التي تم تحديدها بدقة من قبل الأشخاص الذين وقعوا على الوثيقة. في الوقت نفسه ، يُنصح بالاحتفاظ بمسودة الملاحظات مسبقًا من أجل إصلاح البيانات الكمية ، ثم إعداد نص المستند.

تفاصيل جزء العنوان من الفعل

بغض النظر عن نوع الفعل ، يتم وضع هذه الوثيقة وفقًا لمخطط معين. كيفكقاعدة عامة ، يتم وضعه على الورق العام للمؤسسة مع نسخ مثل هذه التفاصيل الإلزامية للنموذج:

س اسم المؤسسة.

س العنوان الوحدة الهيكلية;

س اسم نوع الوثيقة (ACT) ؛

o فهرس التسجيل (رقم) ؛

o مكان التجميع.

بالإضافة إلى ذلك ، عند وضع قانون ما ، عادة ما يتم استخدام التفاصيل التالية:

س عنوان النص ؛

o أساس إصدار القانون ؛

o علامات على وجود الطلبات ؛

س التوقيعات.

o ختم الموافقة ؛

o بيان عدد النسخ وموقعها. زيني؟الفعل هو تاريخ الحدث. التاريخ منسق رقميًا أو من كلمة إلى رقمي ، على سبيل المثال: 25.12.2008 أو 25 ديسمبر 2008

فهرس التسجيليتكون الفعل من رقم تسلسلي للمستند ، والذي (إذا لزم الأمر) يمكن استكماله برقم وفقًا لتسمية الحالات ، على سبيل المثال: № 15 أو № 15/04-07.

مكان التجميعيجب أن يتطابق مع موقع الحدث الذي تم تشغيله.

تفاصيل مضمون الفعل

رأسيجب إعادة إنتاج المحتوى المكثف للنص أو السؤال الذي تم إجراء الاختبار أو المسح من خلاله. يتكون العنوان عادة بطريقة يتم دمجها نحويًا مع عنوان المستند باستخدام حرف الجر "o" والاسم اللفظي والإجابة على السؤال "ماذا؟". فمثلا:

فعل قبول ونقل القضايا

فعل الإضرار بأشكال كتب العمل

قانون اعتماد أماكن العمل قانون إتلاف الأختام والطوابع

أحيانًا يتوافق العنوان مع اسم نوع المستند في الحالة الأصلية ، على سبيل المثال:

قانون لجنة المراجعة

قانون لجنة فحص عمل قانون النزل التابع للجنة الصحية والوبائية

نصيحتوي القانون على هيكل معقد وينقسم إلى عدة أجزاء: تمهيدي وتأكيدي ونهائي.

جزء تمهيدييجب الإشارة إلى الوثيقة التي أصبحت أساس المراجعة (عمل اللجنة). قد يكون هذا أمرًا ، أو اتفاقًا ، أو تعليمات إلى هيئة أعلى مستوى ، وما إلى ذلك. يتم وضع الجزء التمهيدي على النحو التالي: بعد 2-3 فواصل زمنية بعد العنوان ، تُطبع كلمة "Base" من الفقرة ويتم وضع نقطتين ، ثم في الحالة الاسمية تشير إلى اسم المستند وتاريخه ، الرقم والعنوان. فمثلا:

السبب: الأمر المدير التنفيذي CJSC "Vostok" بتاريخ 20.01.2008 رقم 14 "بشأن التحقق من توافر وحالة الملفات الشخصية في قسم شؤون الموظفين".

من سطر جديد ، بدون مسافة بادئة ، اذكر تكوين العمولة ، على سبيل المثال: جمعتها اللجنة:

الرئيس - المنصب ، اللقب ، الأحرف الأولى

أعضاء الهيئة: 1. المنصب ، اللقب ، الأحرف الأولى

2. موقف اللقب ، بالاحرف الاولى

3. المكانة واللقب ، بالاحرف الاولى

إذا شارك مسؤولون آخرون في عمل اللجنة ، فيتم إضفاء الطابع الرسمي على ذلك على النحو التالي:

الحالي: اسم الموضع ، اسم موضع الأحرف الأولى ، الأحرف الأولى

أسماء أعضاء اللجنة والحاضرين مرتبة أبجديًا. تشمل المسميات الوظيفية أسماء المؤسسات.

التحقق من الجزءقانون يوفر معلومات حول فترة عمل اللجنة ، وأهدافها ، وأهدافها ، وجوهرها الحقائق الثابتة، طرق إجراء التحقق، نتائجه. يبدأ نص الجزء المذكور بفقرة ، إذا لزم الأمر ، يمكن تقسيمها إلى فقرات أو ترتيبها في شكل جدول ، مما يجعل من الممكن توفير درجة عالية من محتوى المعلومات بحجم صغير.

الجزء الأخيرينص القانون على استنتاجات أو يقدم توصيات. الجزء الأخير مأخوذ من فقرة ويمكن أيضًا تقسيمه إلى فقرات.

الجزء الأخير من نص القانون اختياري. قد ينتهي الفعل ببيان الحقائق.

في نهاية النص ، من سطر جديد بدون فقرة ، قم بتوفير بيانات عن عدد نسخ الفعل وموقعهم من المرسل إليهم الذين تم إرسال الفعل إليهم ، على سبيل المثال:

مجمعة في نسختين:

تم إرسال النسخة الأولى للخدمة تحكم بيئي؛ النسخة الثانية ، محفوظة بملف رقم 06-04.

يتم تحديد عدد نسخ القانون حسب الحاجة العملية (إذا الوثائق المعياريةلم ينص على خلاف ذلك). هذا الجزء من القانون اختياري أيضًا.

إذا كانت هناك تطبيقات ، يتم عمل روابط لها.

اكتمل نص القانون التوقيعات.يتم توقيع القانون من قبل الرئيس وجميع أعضاء اللجنة بنفس التسلسل الذي يتم فيه عرض الأسماء في الجزء التمهيدي ، ولكن دون الإشارة إلى المواقف ، على سبيل المثال:

توقيع الرئيس ف. أ. Boyarchuk

أعضاء اللجنة: وقع Zhe. أنا أنتونينكو

التوقيع S. P. Vasilenko

إذا لم يوافق أي من أعضاء اللجنة على محتوى القانون ، يتم وضع رأيه المخالف في شكل ملحق. في هذه الحالة ، يجب أن يُستكمل التوقيع بشرط يحتوي على رابط للتطبيق.

بعض أنواع الأعمال تتطلب الموافقة. على سبيل المثال ، تتم الموافقة على إجراء بشأن تصفية مؤسسة من قبل رئيس مؤسسة ذات مستوى أعلى ، ويتم اعتماد قانون بشأن مصادرة حالات (مستندات) غير خاضعة للتخزين من قبل رئيس المؤسسة.

في الأفعال الفردية(من المواد و امور مالية) ختم الموافقة مصدق بختم المؤسسة.

يجب أن يكون جميع الأشخاص المذكورين في القانون ، وخاصة أولئك الذين لديهم تعليقات على عملهم ، على دراية بمحتوياته مقابل الاستلام ، على سبيل المثال.

الغرض من المراجع وتكوينها والمعلومات والتوثيق المرجعي والتحليلي

تعتمد عملية اتخاذ قرارات إدارية مستنيرة على جمع ومعالجة المعلومات الموضوعية والموثوقة. ترد المعلومات حول الوضع الفعلي في نظام الإدارة في مصادر مختلفة ، لكن المكان الأكثر أهمية بينها هو المرجع والمعلومات والمراجع والوثائق التحليلية: الأفعال والشهادات والمذكرات والمراسلات ، إلخ.

تؤدي هذه الوثائق دورًا خدميًا فيما يتعلق بالوثائق التنظيمية والقانونية والإدارية. لا تحتوي وثائق هذه المجموعة على تعليمات ، ولا تلزم بالتصرف بطريقة محددة بدقة ، مثل المستندات الإدارية، لكنهم يقدمون معلومات تشجعهم على اتخاذ قرارات معينة ، وبعبارة أخرى ، يشرعون في اتخاذ قرارات إدارية ، ويسمحون لك باختيار طريقة أو طريقة أخرى للعمل.

خصوصية هذه الوثائق هي أنها ، كقاعدة عامة ، هي وثائق تنتقل من الأسفل إلى الأعلى عبر نظام الإدارة: من الموظف إلى رئيس الوحدة الهيكلية ، من رئيس الوحدة إلى نائب رئيس المنظمة أو رئيس المنظمة ، من المنظمة التابعة إلى المنظمة الأعلى. تُستخدم أنواع معينة من الوثائق المرجعية والمعلومات ، على سبيل المثال ، المراسلات ، لتنفيذ روابط المعلومات بين المنظمات المتساوية والمسؤولين الذين ليسوا في علاقة تبعية.

لا يوجد تصنيف متسق لهذه الوثائق. إلى حدٍّ كافٍ بشكل مشروط ، يمكن تقسيم المجموعة الكاملة من هذه الوثائق إلى مرجع ومعلومات ووثائق مرجعية وتحليلية.

تحتل المراسلات مكانًا خاصًا في نظام المراجع وتوثيق المعلومات - اسم معمم لوثائق ذات محتوى مختلف ، والتي تعمل كأداة لتبادل المعلومات التشغيلية بين المنظمات.

تحتل المراسلات التجارية مكانة مهمة في مجموعة المؤسسات الوثائقية. كونها حلقة وصل بين المنظمات ، تحتل المراسلات حوالي 80٪ من الوثائق الواردة والصادرة.

يتم تحديد أنواع المراسلات التجارية وأسمائها (خطاب ، برقية ، رسالة فاكس (فاكس) ، رسالة هاتفية) من خلال طرق نقل المعلومات ، والتي تنقسم إلى نوعين رئيسيين: خدمه بريديهوالاتصالات الإلكترونية.

تتميز المراسلات بتنوع واسع في الأنواع: من الرسائل المعيارية والبرقيات وكالات الحكومةلنداءات المواطنين والتطبيقات القياسية. يمكن أن يكون محتوى المراسلات طلبات وإخطارات واتفاقيات ومطالبات وتذكيرات ومطالب وتوضيحات وتأكيدات وطلبات وتوصيات وضمانات ، إلخ.

يجب أن تتوافق المراسلات مع المتطلبات التالية:

يتم وضع الرسائل على نماذج خاصة - أوراق ذات رأسية وموقعة من قبل رئيس المنظمة أو نوابه في إطار الاختصاص الممنوح لهم ؛
يجب أن تكون الرسائل مؤلفة بكفاءة ودقة وبدون لطخات وتصحيحات جسيمة ؛
· بصرف النظر عن المحتوى ، يجب تقديم الخطاب بلغة عمل رسمية هادئة ومنضبطة ، ولديه حجج كافية ودقة واكتمال ووضوح للخصائص وإيجاز واتساق العرض ؛
تحتوي على معلومات موضوعية حول الأحداث والحقائق المذكورة ، في الحالات الضروريةلديها مواد توضيحية وتكميلية.

يجب استخدام تبادل المعلومات من خلال المراسلات فقط عندما يكون من الصعب أو المستحيل تبادل الآراء بطريقة أخرى (المحادثات الهاتفية ، الاجتماعات الشخصية).

إعداد وتنفيذ الوثائق المرجعية والمعلوماتية

بروتوكول

المحاضر - وثيقة تحتوي على سجل لمناقشة القضايا واتخاذ القرار في الاجتماعات والدورات والاجتماعات والمؤتمرات واجتماعات العمل.

يعكس البروتوكول أنشطة صنع القرار المشترك من قبل هيئة جماعية أو مجموعة من الموظفين. من محضر الاجتماع الذي تم إنشاؤه في نشاطات الادارةالمنظمات ، فمن الضروري التمييز بين بروتوكولات التحقيق ، بعضها الهيئات الإداريةوالسلطات الأمنية نظام عام، (على سبيل المثال ، بروتوكول لمفتش صحي ، بروتوكول لحادث مروري ، إلخ) ، وكذلك بروتوكولات من النوع التعاقدي - بروتوكولات الخلافات ، بروتوكولات لتسوية الخلافات ، بروتوكولات الاتفاق على الأسعار ، إلخ.

اجتماعات الهيئات الجامعية الدائمة والمؤقتة (كليات الهيئات الجمهورية قوة تنفيذية، واجتماعات التجمعات العمالية ، واجتماعات المساهمين ، واجتماعات مجالس الإدارة ، وما إلى ذلك).

يتم إعداد المحاضر على أساس مسودات محاضر الاجتماعات ، ونصوص الاجتماع أو التسجيلات الصوتية ، وكذلك المواد المعدة للاجتماع (نصوص التقارير ، والخطب ، والمراجع ، ومشاريع القرارات ، وجدول الأعمال ، وقوائم المدعوين ، إلخ. ). إذا تم نسخ الاجتماع ، بعد الاجتماع ، يتم تدوين المحضر وتحريره وإرفاقه بالمحضر (في هذه الحالة ، يجوز الاحتفاظ بنموذج قصير من المحضر). إذا تم تسجيل مسار الاجتماع على شريط ، بعد إعداد المحضر وتنفيذه ، يتم تخزين التسجيل الصوتي وفقًا لقواعد العمل الأساسية محفوظات الدولةمع وثائق الأفلام والصور (M. ، 1980).

تقع مسؤولية إعداد المحضر على عاتق سكرتير (السكرتير التنفيذي) للهيئة الجماعية أو سكرتير الرئيس. السكرتير مسؤول عن صحة الإدخالات في المحضر.

هناك نوعان من البروتوكولات: كاملة وقصيرة. يحتوي البروتوكول الكامل على سجل لجميع الخطب في الاجتماع ، وهو سجل قصير - فقط أسماء الذين تحدثوا وملاحظة موجزة حول موضوع الخطاب. يتخذ رئيس الهيئة الجماعية أو رئيس المنظمة القرار بشأن شكل المحضر الذي يجب الاحتفاظ به في الاجتماع.

يتم وضع البروتوكول على الورق العام للمنظمة الذي يشير إلى اسم نوع المستند - "PROTOCOL" أو على شكل خاص من البروتوكول. التفاصيل الإلزامية للبروتوكول هي: اسم المنظمة ، واسم نوع المستند ، وتاريخ ورقم البروتوكول ، والمكان الذي تم فيه إعداد المستند ، وعنوان النص ، والنص ، والتوقيعات .

يشير عنوان البروتوكول إلى اسم الهيئة الجماعية أو الاجتماع ، ويتوافق العنوان نحويًا مع اسم نوع المستند ، على سبيل المثال: بروتوكول اجتماع عامالمساهمين. محضر اجتماع مجلس الإدارة.

يتكون نص البروتوكول من جزأين: تمهيدي وأساسي. تم وضع الجزء التمهيدي بشكل متماثل بالكامل وفي أشكال قصيرةبروتوكول. يشير إلى: أسماء رئيس وسكرتير الاجتماع ، وقائمة المشاركين في اجتماع الهيئة الجماعية (المشار إليها في لائحة الهيئة الجماعية) ، وأسماء أو إجمالي عدد المشاركين في الاجتماع والأشخاص المدعوين الحاضرين (إذا كان هناك العديد من المشاركين ، يتم وضع علامة بجانب عددهم - "قائمة المشاركين المرفقة") ، جدول الأعمال.

يتم تسجيل أسماء الحاضرين في الدقائق ، إذا لم يكن هناك أكثر من 15 ، حسب الترتيب الأبجدي ، مع الإشارة إلى مكان العمل والوظيفة ، إذا كان هناك أكثر ، يتم وضع قائمة منفصلة. في محاضر الجلسات الدائمة واللجان ، لم يتم توضيح مواقف الحاضرين.

الجزء التمهيدي ينتهي بجدول الأعمال. يتم ترتيب البنود المدرجة في جدول الأعمال وفقًا لدرجة تعقيدها وأهميتها وترتيب المناقشة. تتم صياغة الأسئلة في الحالة الاسمية بدون حروف الجر "حول" ، "حول". إلى جانب السؤال ، يشار إلى اسم المتحدث مع الإشارة إلى موقعه.

تم بناء الجزء الرئيسي من نص البروتوكول لكل قضية على جدول الأعمال وفقًا للمخطط: تم الاستماع ... تحدث ... تقرر (تقرر)

في قسم "الاستماع" في البروتوكولات القصيرة ، يتم إعطاء اسم المتحدث (المتحدث) وموضوع خطابه. في الشكل الكامل للبروتوكول معطى: اللقب والأحرف الأولى من المتحدث ، محتوى تقريره (الرسالة ، المعلومات ، التقرير). إذا تم تقديم نص التقرير من قبل المتحدث في جاري الكتابةبعد الإشارة إلى موضوع الخطاب بين قوسين يسمح بتدوين ملاحظة: (مرفق نص التقرير).

في قسم "الخطابات" في الدقائق القصيرة ، فقط أسماء الأشخاص الذين تحدثوا في المناقشة والمناقشات حول القضية و قرار، خطاباتهم ، بما في ذلك الأسئلة إلى المتحدث ، يتم تسجيلها أيضًا في البروتوكولات الكاملة. إذا لزم الأمر ، بعد اسم المتحدث ، يشار إلى موقعه.

في قسم "تقرر (تقرر)" يتم تسجيل القرار. تمت صياغة القرار بإيجاز ودقة ودقة حتى لا يكون هناك تفسير مزدوج. إلى جانب القرار ، يشار إلى عدد الأصوات "لصالح" و "ضد" و "الممتنعين" ، وكذلك قائمة الأشخاص الذين لم يشاركوا في التصويت.

يمكن تقسيم المنطوق إلى فقرات.

يجوز للمشارك في اجتماع أو اجتماع تقديم رأي مخالف بشأن القرار ؛ هو مذكور في ورقة منفصلة ومرفق بالبروتوكول. يتم تسجيل محتوى الرأي المخالف في المحضر بعد تسجيل القرار ذي الصلة.

يوقع على محضر الاجتماع رئيس مجلس الإدارة وأمين السر (السكرتارية المسؤولة). خاصه مناسبات مهمةيجب على المتحدث أن يصادق على البروتوكول ، وتثبت التأشيرة على الهامش الأيسر من المستند ، على مستوى تسجيل الخطاب.

تاريخ البروتوكولهو تاريخ الحدث المسجل. إذا استمرت عدة أيام ، فمن خلال الشرطة تشير إلى تواريخ بداية ونهاية الاجتماع والاجتماع والمؤتمر.

مذكرة

مذكرة - وثيقة موجهة إلى رئيس منظمة معينة أو أعلى ، تحتوي على عرض تفصيلي لأي قضية مع استنتاجات ومقترحات المترجم.

عادة ، تُعلم المذكرة الإدارة بالأحداث التي وقعت ، والحقائق ، والظواهر ، والوضع الحالي ، كقاعدة عامة ، التي تتطلب اتخاذ قرار. يمكن أن تكون المذكرة خارجية أو داخلية. يتم تقديم مذكرة خارجية إلى رئيس منظمة أعلى ، داخلية - إلى رئيس وحدة أو منظمة. يتم إنشاء المذكرات الداخلية بمبادرة من الموظف أو بناءً على تعليمات من مشرفه المباشر وتهدف إلى تحسين كفاءة المنظمة.

يتم وضع المذكرات الخارجية على ورق عام للمنظمة ، داخلي - على ورقة قياسية. التفاصيل الإلزامية للمذكرة هي: اسم المنظمة (للداخلية - اسم الوحدة الهيكلية) ، واسم نوع الوثيقة ، والتاريخ والرقم ، ومكان التجميع (لمذكرة خارجية) ، وعنوان النص المرسل اليه نص التوقيع.

يتكون نص المذكرة من جزأين أو ثلاثة أجزاء دلالية. يعرض الجزء الأول الوقائع والأحداث والأسباب التي أدت إلى كتابته. في الجزء الثاني - تحليل للوضع الحالي ، سيناريوهات محتملة لتطور الأحداث أو مخرج من الوضع الحالي ، في الجزء الثالث - استنتاجات ومقترحات لإجراءات محددة يرى المترجم أن المدير يجب أن تأخذ فيما يتعلق بالحقائق المقدمة. قد يكون الجزء الثاني ، التحليلي ، غائبًا ، وفي هذه الحالة يتكون نص المذكرة فقط من الجزأين التمهيدي والنهائي.

يتم التوقيع على المذكرة الداخلية من قبل المترجم إذا تم تقديمها إلى رئيس الوحدة ، ومن قبل رئيس الوحدة إذا تم تقديمها إلى رئيس المنظمة. يتم التوقيع على مذكرة خارجية من قبل رئيس المنظمة.

تاريخ المذكرة هو تاريخ جمعها وتوقيعها. نموذج مذكرة:

مدير عام قسم المشاريع الجديدة

مذكرة الوكالة

10.03.97 إن بيتروف أ.

على زيادة الموظفين

عدد رؤساء القسم

حاليًا ، من أجل العمل الناجح لوكالتنا ، من الضروري زيادة قاعدة بيانات العملاء المحتملين. من أكثر الطرق واقعية لتوسيعها هو التحليل المستمر للأموال وسائل الإعلام الجماهيرية، على وجه الخصوص الصحافة (تم الحصول على معلومات حول أكبر عملاء الوكالة من المجلة التحليلية "Expert").

نظرًا لحقيقة أن القسم في تكوينه الحالي (5 موظفين) ليس لديه الفرصة لتنظيم دراسة تفصيلية للمنشورات التحليلية ، فأنا أعتبر أنه من المناسب إدخال وظيفتين من المديرين في موظفي القسم لدراسة وتحليل اضغط من أجل تحديد العملاء المحتملين ، وكذلك إعداد المعلومات التشغيلية حول الموقع في سوق وسائل الإعلام في شكل تقارير أسبوعية. أقترح اختيار موظفين لهذه المناصب من بين طلاب 4-5 سنوات في كلية الصحافة بجامعة موسكو الحكومية أو كلية الإعلان. توقيع رئيس القسم I.A. تشيرنيشيفا

جملة او حكم على

اقتراح - وثيقة هي نوع من المذكرة التي تحتوي على قائمة بمقترحات محددة حول قضية معينة. يتم تقديم المقترحات بنفس طريقة المذكرات ، ولكن كقاعدة عامة ، بناءً على تعليمات الإدارة. لا يحتوي نص الاقتراح على جزء تحليلي ، بل جزء تمهيدي (مبرر) ونهائي (قائمة المقترحات).

ملاحظة توضيحية

ملاحظة توضيحية - وثيقة تشرح أسباب أي إجراء ، حقيقة ، واقعة ، قام بتجميعها موظف في المنظمة وتقديمها إلى مسؤول أعلى الرسمية.

يتم وضع مذكرة توضيحية على ورقة قياسية وموجهة إلى مسؤول معين. التفاصيل الإلزامية ملاحظة توضيحيةهي: اسم الوحدة الهيكلية ، التاريخ ، الرقم ، عنوان النص ، المرسل إليه ، التوقيع.

يتكون نص الملاحظة التفسيرية من جزأين: الجزء الأول يحتوي على الحقائق التي أدت إلى كتابته ، والثاني يحتوي على الأسباب التي تفسر الوضع الحالي.

المذكرة التفسيرية موقعة من قبل المترجم. تاريخ المذكرة التفسيرية هو تاريخ التوقيع عليها من قبل المترجم.

بيان - تصريح

بيان - مستند موجه إلى مسؤول ويحتوي على طلب الموظف.

يقوم موظفو المنظمة ، كقاعدة عامة ، بإعداد بيانات حول شؤون الموظفين: حول التوظيف ، والفصل ، ومنح الإجازة ، وما إلى ذلك.

الطلب موجه إلى رئيس المنظمة أو نائبه (في المنظمات الكبيرة- رئيس وحدة هيكلية مستقلة). يتم تقديم الطلب على ورقة قياسية. التفاصيل الإلزامية للتطبيق هي: اسم الوحدة ، اسم الوثيقة ، التاريخ ، رقم الوثيقة ، المرسل إليه ، النص ، التوقيع.

يبدأ نص البيان ببيان الجوهر المباشر للقضية ("أطلب منك الترجمة" ، "أطلب منك تقديم" ... إلخ) ، ثم يتم تحديد تفاصيل القضية المثارة .

قد يحتوي التطبيق على مرفقات (على سبيل المثال ، نسخ أصلية أو نسخ من المستندات التعليمية ، واستبيان ، وسيرة ذاتية ، وما إلى ذلك) مرفقة بطلب الوظيفة.

أداء

التقديم - وثيقة تحتوي على اقتراح لتعيين أو نقل أو ترقية موظف في المؤسسة.

يتم وضع التقديمات على ورقة قياسية. التفاصيل الإلزامية للتقديم هي: اسم الوحدة ، واسم نوع المستند ، والتاريخ ، والرقم ، والمرسل إليه ، والمسمى الوظيفي ، والنص ، والتوقيع.

يحتوي نص التقديم على المعلومات التالية: اسم العائلة ، الاسم الأول ، اسم الأب ؛ تاريخ الولادة؛ التعليم؛ الموقف المتخذ؛ التقسيم الهيكلي خبرة العمل (عام ؛ في هذه الوحدة ؛ في هذا الموقف) ؛ تقييم الأداء؛ التطوير المهني؛ تقييم الأعمال والصفات الأخلاقية ؛ المشاركة في خدمة المجتمع؛ دوافع التعيين أو النقل أو الترقية ؛ المنصب والوحدة الهيكلية التي يُقترح تعيين أو نقل الموظف إليها.

يتم التوقيع على الطلب من قبل رئيس الدائرة وموجه إلى رئيس المنظمة.

السؤال 30. أنواع الوثائق التحليلية والإعلامية التي ترسلها السفارة إلى المركز.

تحليلي و وثائق المعلوماتالتي ترسلها السفارة الروسية ووزارة الخارجية إلى المركز هي المكون الرئيسي للمعلومات والعمل التحليلي.

1. "استعراض الصحافة" ("استعراض الصحافة" ، "وقائع الأحداث").غالبًا ما يُعهد بإعداد مثل هذه الوثائق للعاملين الدبلوماسيين المبتدئين. مهمتهم هي معالجة الصحافة المستلمة بكفاءة ، واختيار الرسائل الأكثر أهمية ، وعمل تعليقات توضيحية موجزة عليها. في العمل على "المراجعة الصحفية" ، لا يقدم الموظف تقييمه للأحداث الموصوفة. يعتبر قصر الصياغة وسعة النص الميزة الرئيسية للمجلة الصحفية.

2. "معلومة"(2-3 صفحات). هذه وثيقة قصيرة وموجزة تحتوي على معلومات واقعية محددة حول قضية معينة. يمكن أن يكون موضوعها مؤتمرًا لحزب سياسي مؤثر ، أو بيانًا لبعض القوانين المهمة ، إلخ. لا تحتوي "المعلومات" عادة على عناصر التحليل العميق والتنبؤ طويل المدى.

3. "المرجعي"(3-5 صفحات). يغطي موضوعًا واسع النطاق ، على سبيل المثال ، التجارة الخارجية للبلد المضيف لمدة عام أو نصف عام ، وقضايا حالة علاقات البلد المضيف مع دول ثالثة ، ومشاركة الدولة المضيفة في عمل المنظمات الدولية ، إلخ. لا يتعلق الأمر بقضية معينة منفصلة ، بل يتعلق بمشكلة خطة واسعة وتطويرها على مدى فترة طويلة من الزمن. في معظم الحالات ، تتم كتابة المراجع حول مواضيع لا تؤثر بشكل مباشر على مصالح روسيا ولا تتعلق بالعلاقات الثنائية. بدلاً من ذلك ، فهي تعمل على تجميع المواد الخاصة بالبلد وبنوك البيانات للعمل التحليلي ذي الصلة في المستقبل.

4. "بريد المعلومات"(لديه ب حولأهمية أكبر من الشهادة ، على الرغم من أنه لا يجوز أن يتجاوزها في الحجم). يتعلق الأمر بالمشاكل السياسية الداخلية الرئيسية أو مشاكل السياسة الخارجية للبلد المضيف. على سبيل المثال ، إذا تم إجراء انتخابات برلمانية أو انتخابات رئيس الدولة في الدولة ، فإن شكل خطاب المعلومات مناسب تمامًا لتغطية تقدمها ونتائجها. التقديرات الاستشرافية مناسبة أيضًا في هذه الوثيقة. خطابات المعلوماتتقع في مجال نظر رؤساء الأقسام والإدارات. قد تكون ذات فائدة من جانب السلطات التنفيذية والمشرعين ، خاصة إذا تم إقامة تعاون مستقر مع الدولة من خلال خطوطهم.

5. "الكتابة السياسية".غالبًا ما يكون المؤلف هو رئيس البعثة الدبلوماسية ، على الرغم من أنه قد يكلف أحد كبار الدبلوماسيين أو مجموعة من الدبلوماسيين بكتابة النص. في خطاب سياسي ، يمكن للسفارة إبلاغ وزارة الخارجية بأي مشكلة كبيرة طارئة أو مفاجئة تؤثر بشكل مباشر على مصالح روسيا والعلاقات الثنائية مع الدولة المضيفة. في خطاب سياسي ، لا يتم ذكر جوهر الأحداث الجارية فحسب ، بل يتم تحليل أسبابها ، ولكن أيضًا يتم التعبير عن الاعتبارات المتعلقة بتطور المشكلة في المستقبل ويتم تقديم التوصيات بشأن الخطوات التي يجب اتخاذها. السلطات الروسيةلحماية مصالح المواطنين والدولة.

6. "التقرير السنوي للوزارة"(20-40pp.) . هذه هي وثيقة المعلومات الرئيسية ، التي يشارك في إعدادها جميع الموظفين الدبلوماسيين في السفارة. يعطي مثل هذا التقرير صورة مفصلة لكل ما حدث في البلاد خلال العام في الحياة السياسية والاقتصادية والعامة ، ويحتوي على مواد تميز عمل السفارة خلال الفترة المشمولة بالتقرير. يعد التقرير المكتوب جيدًا الأساس لإجراء تعديلات على السياسة الخارجية لروسيا تجاه هذا البلد.

7. الصورة السياسية والوضع في البلاد.تم تجميعها لشخصيات الدولة والشخصيات العامة البارزة في البلد المضيف. بالإضافة إلى معلومات السيرة الذاتية للشخص المعني ، يجب أن تحتوي الخصائص السياسية على مواقف أيديولوجية ، اراء سياسيةوالتوجهات القيمية للشخص المعني. يتم توجيه الانتباه إلى دور ومكانة وتأثير فرد معين في الحياة السياسية للبلد ، وخصائص شخصيته ، ونقاط قوته وضعفه كرجل دولة أو سياسي.

8. سجلات المحادثة. تم تحديد المحتوى الرئيسي للمحادثة ، وتم إبراز جوهر المحادثة ، وصياغة مواقف المحاورين ، وحججهم ، ومنطق التفكير. في نهاية السجل ، يُشار إلى المواقف التي تم التوصل إلى اتفاق بشأنها ، وما هي المواقف التي لم يتم التوصل إليها ، وما هي الالتزامات التي تعهد بها الطرفان في المستقبل. يجب أن يكون أسلوب تسجيل المحادثة هادئًا ، مثل العمل ، دون إساءة استخدام الصفات والصفات.

9. Ciphertelegrams. مع ضمان السرية المطلق ، فإنه يضمن تسليم المعلومات في أقصر وقت ممكن. يُسمح فقط للعمال الدبلوماسيين ذوي الخبرة بتشفير المراسلات. يوقع رئيس البعثة الدبلوماسية على النص النهائي. يتم وضع النص يدويًا في المصنف المناسب. حفاظًا على الأمن والسرية ، تتم كتابة هذه البرقيات في غرف مخصصة لذلك.

الفعل هو وثيقة تم إعدادها لتأكيد الحقائق الثابتة للأحداث أو الإجراءات أو الظواهر. الأفعال هي: أفعال القبول ، النقل ؛ تقارير التدقيق؛ أعمال التفتيش والمخزون. أعمال التحقيق في الحوادث والحوادث ؛ أعمال التصفية إجراءات التخصيص لتدمير المستندات والملفات ؛ الأعمال التجارية.

يتم وضع جميع الأعمال بشكل جماعي (شخصان على الأقل) ، موقعة من قبل جميع الأعضاء ، إذا لزم الأمر ، يتم تأكيد الأعمال من خلال الوثائق الإدارية أو من قبل الرئيس. تصدر على أساس مسودات السجلات التي تحتوي على معلومات واقعية ، في موعد لا يتجاوز 5 أيام بعد الحدث. للتسجيل ، يتم استخدام نموذج الوثيقة. يجب أن يكون العنوان متسقًا نحويًا مع كلمة ACT.

يتكون النص من جزأين:

1) تشير المقدمة إلى أساس تأليف الفعل ومن صاغه.
2) في الجزء الرئيسي ، يتم تسجيل نتائج الحدث. يمكن تقسيم محتوى الجزء الرئيسي إلى فقرات ، أو تقديمه في شكل جدول. في نهاية النص ، يشار إلى عدد النسخ المجمعة من نص القانون والمرسل إليه من كل نسخة. إذا كان هناك طلب ، يتم عمل علامة.

الأعمال التجارية هي أعمال تحدد بعض الانتهاكات. الالتزامات التعاقدية. مجمعة في شكل استنسل.

ميزات التصميم: يُمنع منعًا باتًا تصحيح وتنظيف وتلميع البيانات الموجودة في نص القانون.

الشهادة هي وثيقة تم إعدادها لوصف حقائق الأنشطة الرئيسية للمنظمة أو لتأكيد المعلومات ذات الطبيعة السيرة الذاتية أو الرسمية.

تخصيص: معلومات عن النشاط الرئيسي ؛ خارجي (تم إعداده لتقديمه إلى منظمات أخرى ، ومُوضع على الترويسة العامة للمنظمة وموقعًا من الرئيس) ؛ وداخلي (يتم وضعه على ورقة قياسية ، مع تفاصيل النموذج العام ، موجهة إلى رئيس المنظمة وموقعة من قبل المترجم).

يتكون نص المساعدة من جزأين:

1) في الجزء التمهيدي ، يُذكر سبب تحصيل الشهادة.
2) الخطوط العريضة الرئيسية لمعلومات محددة مقدمة في شكل نص مرتبط أو جدول.

تم تجميع المساعدة بواسطة شؤون الموظفينيتم وضع المنظمة على ورقة قياسية من ورق A5 مع تفاصيل إلزامية (اسم المنظمة ، بيانات مرجعية حول المنظمة (العنوان ورقم الهاتف مطلوبان) ، نوع المستند المرجع ، تاريخ ورقم الشهادة ، العنوان ، المرسل إليه ، النص ، موقعة من قبل رئيس وكبير المحاسبين أو رئيس دائرة شؤون الموظفين ، يجب أن تكون مختومة). صدر من نسختين.

الملخص هو مستند يحتوي على معلومات عامة حول قضية ما. يعرض الملخص المعلومات التي تم الحصول عليها من مصادر مختلفة وفقًا لمعايير محددة مسبقًا تتعلق بموضوع واحد. في الملخص ، يمكنك تقديم معلومات حول مصدر المعلومات. يتم إصداره كمرجع ، وغالبًا ما يكون النص في شكل جدول.

الاستنتاج هو وثيقة تحتوي على استنتاجات رأي اللجنة أو الخبراء الأفراد بشأن وثيقة محددةأو سؤال محدد. أُعدت لمشاريع المقترحات والقرارات ، عمل علميإلخ. يتم وضعه على نموذج مشترك ، ويشار إلى عنوان المستند والسؤال الذي تم إعداد الاستنتاج من أجله في العنوان.

يتكون النص من جزأين:

1) ذكر جوهر القضية وتحليلها وتقييم عام للوثيقة أو القضية
2) يتم إعطاء تعليقات محددة على الوثيقة أو القضية ، والاستنتاجات والمقترحات معروضة. موقعة من قبل المترجم. عند إرسال الاستنتاج إلى المنظمات الأخرى ، يتم وضع خطاب تغطية موقع من الرئيس.

المراجعة هي وثيقة تحتوي على رأي منظمة أو متخصص في أي عمل مقدم للنظر فيه. يتم إجراؤه بنفس طريقة الاستنتاج.

القائمة عبارة عن مستند يحتوي على قائمة منهجية للأشياء أو الأشخاص أو الأشياء أو الأعمال ، تم تجميعها من أجل تطبيق قواعد وأنظمة معينة عليها. يتم وضعه على ترويسة المنظمة العامة ، نص النموذج الجدولي ، موقعة من قبل المترجم ، إذا لزم الأمر ، وافق عليه الرئيس.

القائمة هي وثيقة تحتوي على تعداد للأشخاص والأشياء والأشياء الموجودة في ترتيب معين. جمعت لأغراض التسجيل أو المعلومات. ترتيب التجميع والتنفيذ مشابه للقائمة.

تؤدي هذه الوثائق دورًا خدميًا فيما يتعلق بالوثائق التنظيمية والقانونية والإدارية. وثائق هذه المجموعةلا تحتوي على تعليمات ، لا تلزم بالتصرف بطريقة محددة بدقة ، مثل المستندات الإدارية ، ولكن توفير المعلومات التي تشجع على اتخاذ القراربعبارات أخرى، - الشروع في قرارات الإدارة، تسمح لك باختيار طريقة أو طريقة أخرى للعمل.

خصوصية هذه الوثائق هي أنه ، كقاعدة عامة ، هذه هي المستندات التي تنتقل من أسفل إلى أعلى من خلال نظام الإدارة: من الموظف إلى رئيس الوحدة الهيكلية ، من رئيس الوحدة إلى نائب رئيس المنظمة أو رئيس المنظمة ، من المنظمة التابعة إلى المنظمة الأعلى. تُستخدم أنواع معينة من الوثائق المرجعية والمعلومات ، على سبيل المثال ، المراسلات ، لتنفيذ روابط المعلومات بين المنظمات المتساوية والمسؤولين الذين ليسوا في علاقة تبعية.

لا يوجد تصنيف متسق لهذه الوثائق. إلى حد كافٍ بشكل مشروط ، يمكن تقسيم المجموعة الكاملة من هذه المستندات إلى المراجع والمعلومات والوثائق المرجعية والتحليلية.

يحتل مكانة خاصة في نظام التوثيق المرجعي والمعلومات مراسلة- اسم معمم للوثائق يختلف في محتواها ، يعمل بصفته أداة لتبادل المعلومات التشغيلية بين المنظمات.

أنواع المراسلات التجارية وأسمائها(خطاب ، برقية ، رسالة فاكس (فاكس) ، رسالة هاتفية) التي تحددها طرق نقل المعلوماتوالتي تنقسم إلى نوعين رئيسيين: الاتصالات البريدية والاتصالات الإلكترونية.

تتميز المراسلات بمجموعة متنوعة من الأنواع: من رسائل وبرقيات هيئات الدولة التي لها طابع معياري إلى نداءات المواطنين والتطبيقات القياسية. يمكن أن يكون محتوى المراسلات طلبات وإخطارات واتفاقيات ومطالبات وتذكيرات ومطالب وتوضيحات وتأكيدات وطلبات وتوصيات وضمانات ، إلخ.

يجب أن تتوافق المراسلات مع المتطلبات التالية:

يتم وضع الرسائل على نماذج خاصة - أوراق ذات رأسية وموقعة من قبل رئيس المنظمة أو نوابه في إطار الاختصاص الممنوح لهم ؛

يجب أن تكون الرسائل مؤلفة بكفاءة ودقة وبدون لطخات وتصحيحات جسيمة ؛

· بصرف النظر عن المحتوى ، يجب تقديم الخطاب بلغة عمل رسمية هادئة ومنضبطة ، ولديه حجج كافية ودقة واكتمال ووضوح للخصائص وإيجاز واتساق العرض ؛