Пожалуй, ни один аспект управления качеством не вызывает столько ненависти и раздражения у сотрудников и руководителей подразделений как управление документацией.
Причины такой неприязни вполне понятны - бумаг много, за ними надо следить, тратить кучу времени на написание, контроль использования и они (бумаги) являются целью в любой проверке работы подразделения и/или сотрудника.
Почему же, несмотря на раздражение своих коллег, специалисты по качеству так яростно борются за эти самые ненавистные бумажки?
Для понимания важности документации начнем с определения - что такое документация?
Да простят меня многомудрые знатоки за простое объяснение:
«документация - это описание того, как мы делаем нашу работу».
Зачем нужна документация?
Документация нужна самим работникам для правильной координации своей работы. Документация - это управленческий инструмент , она нужна руководителям , если они лично не контролируют выполнение работы подчиненными .
Когда нужна документация?
Документация нужна, когда мы хотим координировать нашу работу.
Правило большого пальца - опросите несколько сотрудников, как они делают определенную работу. Если объяснения отличаются - нужно писать инструкцию или регламент, точно описывающий выполнение этой работы.
В каком объеме нужна документация?
Чем проще, тем лучше, при условии, что мы выполняем главную цель создания документа - объяснить читающему, как выполняется работа. То есть цель любого документа - точно и недвусмысленно описать деятельность. Однако простые тексты легче воспринимаются и запоминаются, поэтому любая документация это компромисс между простотой усвоения и достаточным количеством информации для описания работы.
Управление документацией похоже на уход за вещами. У некоторых одежда валяется кучками на полу, у некоторых аккуратно сложена в шкафу на определенных полках. Неряха теряет в личной жизни свое время, а в бизнесе - деньги и время фирмы.
Отсутствие необходимой документации или неправильное её использование приводят к ошибкам и потерям в работе организации.
Существуют различные типы и виды документации, я попробую в простой форме рассказать о них.
Виды документации
Стандарты организации (предприятия) - обычно это большие документы, описывающие важные виды деятельности, крупные процессы. Они являются основой документации системы качества. В идеале, вся собранная в них информация должна полностью описать, как работает организация.
Примеры таких стандартов - стандарт по претензионной работе, стандарт «производство», стандарт по управлению поставками, стандарт по складской деятельности и т.п.
Обратите внимание, что управление качеством сфокусировано на процессах, а не на подразделениях, поэтому стандарт обычно описывает процесс, в котором могут взаимодействовать несколько подразделений.
Регламенты - документы, описывающие конкретный процесс. Обычно они меньшего размера, чем стандарты, и узко сфокусированы на процессе. Исторически сложилось так, что регламент был привязан к производству, поэтому они и называются часто «технологическими регламентами», «банковскими регламентами» и т.п.
Часто происходит путаница и однотипные документы в одних организациях именуются стандартами, в других регламентами. Я не вижу особого смысла в установлении четких критериев, как называть тот или иной документ. Поэтому, для простоты, большой документ (больше процессов) называю стандартом, документ поменьше размером и по своей природе привязанный к производству - регламентом.
Инструкции - обычно это документ меньшего размера, чем стандарт / регламент. Инструкция описывает конкретную операцию (маленький процесс).
Существуют несколько типов инструкций
- должностные , описывающие ответственность, обязанности и права сотрудника
- по эксплуатации оборудования , описывающие как использовать единицу оборудования (прибор)
- рабочие/технологические , описывающие как выполнять конкретную операцию
Почти все предыдущие формы документов описывают процессы. Существуют другие виды документов организации, которые не фокусируются на процессах.
Положения о подразделениях - документы, похожие на должностные инструкции, но описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений. Задача такого документа - четко разъяснить читающему, какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какими правами подразделение обладает и как взаимодействует с другими подразделениями.
Записи (журналы, отчеты, протоколы, рабочие тетради) - носители информации, документы, в которых хранится информация об различных операциях в организации.
Основное отличие записей от стандартов, инструкций и регламентов - записи описывают конкретные результаты деятельности, в то время как инструкции, регламенты, стандарты описывают, как должна выполняться деятельность.
Внешняя документация - часто организация использует в своей деятельности внешнюю документацию, которая разрабатывается и создается вне организации (справочники, журналы, техническая литература и т.п.). Несмотря на внешнее происхождение, такая документация тоже требует учета, контроля адекватности, правильного использования и хранения.
Все описанные выше документы представляют собой элементы системы документации.
Как и любая другая система, система документации требует инструкцию по применению. Такой документ обычно называется руководство по качеству. В нем коротко описываются основные процессы документации и документы, в которых содержится более подробное описание системы процессов в организации.
Распространенные элементы документа системы качества (из чего состоит документ?)
Название документа, номер редакции и его номер в системе учета документации. Отметка оригинал или копия, номер копии.
Зачем нужно? - Каждый документ должен быть идентифицирован (отличен) от других. Название документа и его нумерация решают эту проблему.
Предисловие / введение - коротко, кем разработан, когда введен в действие, новый документ или замена старого.
Зачем нужно? - Знать, кто разработал, какой другой документ / старая версия была до нынешней версии.
Зачем нужно? - как и в любой книге, мы иногда хотим быстро найти конкретный раздел.
2. Утверждение - подпись ответственного лица, который утвердил документ, дата утверждения.
Зачем нужно? - Кто-то имеет право / обязанность проверить документ и разрешить его к использованию. Этот человек отвечает за все аспекты, связанные с использованием документа
3. Область применения - коротко излагается, что описывает документ и какие подразделения / сотрудников затрагивает.
5. Определения - если мы используем в документе внутренний термин или профессиональное выражение, например «квалификационные испытания, нужно объяснить его в разделе «определения».
6. Обозначения и сокращения - многократно употребляемое в тексте документа и загадочное сокращение КФИ должно быть расшифровано в соответствующем разделе «обозначения и сокращения». В данном случае речь идет снова об квалификационных испытаниях.
7. Общие положения / Введение - здесь коротко описывается структура документа и процессы, которые он описывает.
8. Тело документа - поэтапное описание деятельности, ради которого и создавался документ, поделенное на
- разделы
- страницы
- абзацы
9. Контроль изменений - здесь описывается кто, как и когда может вносить изменения в документ
Зачем нужно? - избежать путаницы. Вы всегда сможете проверить новая ли у Вас версия на руках или старая. Узнать, кто внес изменение и выяснить у него почему. Найти старую версию и проверить, как осуществлялась работа в интересующий Вас период.
10. Хранение документа - здесь описывается как, кто, в каких копиях и сколько времени хранит документ.
Зачем нужно? - Сам по себе документ является бумагой.
Значение он получает только в момент разработки и его использования. Очень важно установить четкий порядок сколько, как и где хранится документ. В этом разделе мы определяем кто и как будет читать документ (тот, кто хранит документ либо читает его сам, либо обеспечивает доступ других сотрудников).
11. Подписи разработчиков документа и подписи согласовывающих сотрудников / руководителей.
Зачем нужно? - Подписи являются доказательством согласования документа. Подписавший дает согласие на данную версию документа и на все действия, которые документ описывает.
12. Приложения - схемы операций, таблицы с данными и т.п.
Зачем нужно? - Визуальное восприятие информации намного нагляднее текста, поэтому я всегда рекомендую чертить простые схемы вместо длиннющих объяснений.
Схемы и таблицы в качестве приложения удобнее менять - не нужно менять и согласовывать заново весь документ, а только приложение.
Их также удобно извлекать - проще распечатать и повесить на стену в офисе приложение из стандарта, на котором есть номер и отметка о том, что это приложение, чем какую - то неизвестную таблицу, распечатанную неизвестно откуда.
13. Лист регистрации изменений - здесь мы отмечаем внесенные изменения и дату их внесения.
Зачем нужно? - Здесь регистрируется тот самый контроль изменений, о котором я говорил в пункте 11.
Несколько важных разъяснений по поводу элементов документа:
Не все изложенные выше элементы документа являются необходимыми в каждом документе. Но чем сложнее документ, тем выше потребность в вышеизложенных элементах.
Некоторые элементы являются обязательными. В любом документе, как минимум, должны присутствовать название документа, утверждение документа, тело документа и согласование.
Выполнение остальных требований может выполняться путем контроля и регистрации в сторонних документах (например, требования к хранению бланков могут описываться в отдельном стандарте по управлению записями).
Этапы жизни документа
Жизнь документа в организации похожа на жизнь живого организма. Он рождается, живет и умирает, уходя в архив и/или утилизацию.
Создание документа (разработка)
Так как документ определяет процесс выполнения работы, то разрабатывать документы могут сотрудники, наделенные правом / обязанностью разработки документации. Обычно документ разрабатывает человек, хорошо знакомый с процессом, который будет описан в документе.
В некоторых компаниях документацию разрабатывают специально назначенные люди. Тем не менее, я бы рекомендовал делить работу по разработке так - тот, кто знает процесс, отвечает за содержание документа, специалист по документации отвечает за форму документа.
Перегибы в делении работы по разработке недопустимы. Неправильно оформленный документ приведет к ошибкам в использовании документа. Неправильно описанный процесс приведет к ошибкам в описываемой в документе работе.
Согласование документа
Очень часто документ затрагивает работу разных сотрудников и подразделений. Отсюда и возникает необходимость согласовать описываемую в документе деятельность с этими людьми. Часто документ вызывает споры и возражения, поэтому необходимо координировать внесение изменений в процессе согласования, проведение встреч и обсуждений. Другими словами, необходимо наличие ответственного за согласование документа, который бегает от начальника к начальнику, сглаживает споры, предлагает компромиссы, улаживает путаницу и т.п.
Утверждение документа
Итак, позади споры и согласования, документ готов. Но в каждой компании, исповедующей принцип единоначалия, за утверждение каждого документа определенного ранга отвечает один руководитель. Поэтому кто-то должен взять на себя ответственность и разрешить документ к использованию.
Регистрация документа в общем перечне документации
Это вовсе не простая формальность! Я уже говорил о том, что документ это координация работы. То есть каждый новый документ является частью целой системы координации работы в организации.
Например - новая инструкция должна быть упомянута в соответствующем стандарте по управлению оборудованием. Она должна быть упомянута в руководстве по качеству в общем перечне инструкций предприятия. Необходимо определить сроки её хранения и ответственных по её использованию. Вся эта важная деятельность начинается с регистрации нового документа в системе.
Распространение документа в организации
Обычно документы создаются для координации работы разных сотрудников и подразделений.
Поэтому необходимо
- определить, кто будет пользоваться документом
- кто будет отвечать за его хранение (есть разница, например, инструкцией пользуются рабочие, за хранение отвечает мастер)
- заменить старую редакцию документа (старую версию, в случае замены)
- удалить устаревшие документы
- распространить копии нового документа установленным сотрудникам (оригинал должен храниться в центре документации с другими оригиналами)
Инструктаж / обучение
Любой документ создается чтобы его читали. Удивительно, но эта банальная мысль отсутствует в деятельности многих организаций. Там документы просто создаются и ложатся на полку, оправдывая насмешливое определение ИСО 9001 - «фабрика бумаги». В других организациях все заканчивается полумерами - «на, почитай на досуге», и документ ложится на пыльную полку после минутного пролистывания.
Только в немногих организациях существует процедура проверки знаний после ознакомления с новым документом - «прочитай и расскажи содержание», которая и гарантирует реальное ознакомление с новым документом.
Внесение изменений
С течением времени меняется организация, меняется работа, меняются и документы.
Очень важно контролировать правильное внесение изменений в документ. Нельзя забывать, что любое изменение может затрагивать работу не только инициатора изменения, но и других сотрудников.
Поэтому важно
- согласовать изменение со всеми заинтересованными сотрудниками
- утвердить изменение у ответственного руководителя после согласования
- заменить устаревшие оригинал и копии на новую редакцию документа (самая распространенная ошибка в управлении документацией)
Периодическая актуализация
Несмотря на жесткий контроль внесения (и не внесения) изменений, - они накапливаются. И время от времени мы должны регулярно (скажем, раз в год) проверять соответствие того, что написано - тому, что в реальности происходит.
В случае обнаружения отличий есть два выхода - делай, как написано или поменяй документ.
Сдача в архив (извлечение из использования)
Приходит момент, когда документ прекращает находиться в использовании и удаляется в архив или в утилизацию.
Несмотря на то, что процесс описания работы в документе уже устарел, плоды этой работы могут существовать, поэтому обычно документы хранятся некоторое время в архиве. Важно не забыть удалить все устаревшие копии, иначе это может привести к путанице и ошибкам.
Среднестатистический руководитель отдела в любой организации имеет дело с большим количеством документов. От него требуется соблюдение правил управления документацией. В большинстве организаций эти правила описываются в пространных документах толщиной в десятки страниц. Трудно ожидать от занятых начальников зазубривания этих правил наизусть.
Опыт работы с большим количеством сотрудников в разных организациях показал мне, что намного эффективнее использовать памятки по контролю документации.
Пример такой памятки:
ПАМЯТКА по управлению документацией в подразделении
- Составь и утверди перечень документации (Руководство по качеству, Стандарты и регламенты предприятия, положения и инструкции, внешняя документация), используемой в твоем подразделении. Храни его в подразделении.
- Запроси от службы качества срок хранения для каждого документа (если не получил ответа - храни 3 года).
Документы должны иметь печать «учтенный экземпляр». Если твой документ не имеет такой печати, обратись в службу качества.
- Определи, кто будет пользоваться документом, где он будет храниться? Помни, что все документы должны находиться в доступности для предназначенных сотрудников и сотрудники должны знать, где хранятся документы.
- При получении нового или актуализированного документа от службы качества - проверь его. Если возникли какие либо вопросы - обратись немедленно в службу качества. Если принял документ без замечаний - исполняй его. Уничтожь все старые экземпляры.
- Нельзя менять что-либо в документе самостоятельно. Если что-то не устраивает, организуй изменение через службу качества.
- Проведи инструктаж сотрудников. Они должны знать, что написано в документе. Проверь, что они знают содержание документа.
- Любая выдержка из документа (схема, таблица, рисунок, колонка данных) - документ многократного использования должен быть утвержден подписью соответствующего руководителя или на нем должна быть запись о том, что это выписка из соответствующего документа с указанием номера и наименования документа и подписи лица, сделавшего эту выписку.
- Если документацию хранишь в папках, то папка должна быть подписана. Если в папке хранятся разнородные документы, то в папке должен быть реестр документации.
- В Приложениях к Памятке приведены следующие формы:
Приложение А «Форма Перечня документации, используемой в подразделении» с примерами заполнения.
Если используешь в своей работе или работе отдела внешнюю документацию (ГОСТы, справочники, журналы, учебники и т.п.) - обращайся с ними так же, как и с обычной документацией. Также обеспечь наличие печати, занесения в перечень, регулярно актуализируй. - Ежегодно актуализируй (проверяй годность) всей документации в подразделении. Сверь всю документацию с хранящейся в службе качества. Проверь соответствие перечня и документов.
- При принятии в подразделение нового сотрудника обеспечь его ознакомление с всей необходимой ему документацией под роспись.
- Если обнаружишь противоречие или расхождение в различных документах - обращайся в службу качества. Если надо действовать немедленно - принимай к исполнению документ с высшей иерархией.
- руководство по качеству
- Стандарты и Регламенты
- положения и инструкции
- записи
- Успешный американский бизнесмен М. Смолл, исходя из собственного опыта, сформулировал пять правил достижения предпринимательской цели (идеи). Возможно, они помогут и вам:
- Примите решение: «Я могу делать деньги». В наше время а нашей стране человек может стать богатым.
- Для того чтобы зарабатывать деньги, вы должны думать об этом постоянно - во время еды, прогулки и даже ночью, когда спите.
- Существует много областей деятельности, в которых вы можете добиться успеха. Ищите, и вы найдете их.
- Вы будете ошибаться. Но не падайте духом. Учитесь на своих и чужих ошибках. Начинайте с того момента, где вы споткнулись. Идите вперед!
- Когда вы остановитесь на какой-либо идее, постоянно продумывайте ее, развивайте и не оставляйте до тех пор, пока не достигнете цели.
- К приведенным советам стоит добавить и еще один: не забывайте о правовых нормах регулирования предпринимательской деятельности, следите за изменениями в законодательстве. Это действительно немаловажно для успешного развития вашего бизнеса: ошибка в правовых вопросах предпринимательской деятельности может вам обойтись слишком дорого.
Документы
Статья 14.1. Осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации или без специального разрешения (лицензии)
-
1. Осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя или без государственной регистрации в качестве юридического лица - влечет наложение административного штрафа в размере от пяти до двадцати минимальных размеров оплаты труда. <...>
Статья 171. Незаконное предпринимательство
-
1. Осуществление предпринимательской деятельности без регистрации или с нарушением правил регистрации, а равно представление в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, документов, содержащих заведомо ложные сведения, либо осуществление предпринимательской деятельности без специального разрешения (лицензии) в случаях, когда такое разрешение (лицензия) обязательно, или с нарушением лицензионных требований и условий, если это деяние причинило крупный ущерб гражданам, организациям или государству либо сопряжено с извлечением дохода в крупном размере*, - наказывается штрафом в размере от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда... либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов... либо лишением свободы на срок до трех лет.
* Доходом в крупном размере признается доход, сумма которого превышает двести минимальных размеров оплаты труда.
Вопросы и задания к документу
- Охарактеризуйте представленные документы.
- Почему за одно и то же правонарушение (осуществление предпринимательской деятельности без регистрации) наступают различные правовые последствия?
- Приведите пример, который соответствовал бы статье 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
- Приведите пример, который соответствовал бы статье 171 Уголовного кодекса РФ.
Вопросы для самопроверки
- Дайте определение предпринимательских правоотношений. Какие законы регулируют предпринимательские правоотношения?
- Что мешает развитию производственного предпринимательства?
- Какие принципы лежат в основе предпринимательского права? Прокомментируйте их.
- Что подразумевается под обоснованием предпринимательской идеи? Попробуйте привести конкретный пример.
- Чем отличается Устав от Учредительного договора?
- Что такое лицензия? Какова цель лицензирования?
- Что влечет за собой осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации?
Задания
- Заполните сравнительную таблицу организационно-правовых форм предпринимательской деятельности.
- Подумайте, какое свое дело вы смогли бы открыть. Опираясь на материал параграфа, выберите организационно-правовую форму для осуществления предпринимательской деятельности. Обоснуйте свой выбор.
- Составьте памятку «Для начинающего предпринимателя». Укажите, какие документы необходимо собрать, где пройти регистрацию для того, чтобы открыть свое дело.
- Николай Р. и Петр С. решили заняться предпринимательством - создать свое охранное агентство. Молодые люди заключили Учредительный договор между гражданами Николаем Р. и Петром С. о создании товарищества на вере, в регистрации которого... им было отказано. Чего не учли будущие предприниматели?
- Современный американский экономист П. Друкер написал: «То, что фирма думает о своей продукции, не самое главное, особенно для будущего бизнеса или для его успеха. Что потребитель думает о своей покупке, в чем видит ее ценность - вот что имеет решающее значение, определяет сущность бизнеса, его направленность и шансы на успех». Прокомментируйте высказывание ученого.
Мысли мудрых
«Предприниматель - это человек, использующий любую возможность с максимальной выгодой».
П. Друкер, современный американский ученый
1. Охарактеризуйте функции документа: информационная, коммуникативная, историческая, управленческая, правовая, учетная, функция документа как исторического источника.
Функция
–
это целевое назначение документа,
присущее ему. Не существует документов,
несущих только одну определнную функцию.
Документ, выступая в качестве непременного
элемента управленческой деятельности,
является одновременно и средством труда,
и его результатом. Такое место документы
занимают благодаря своей полифункциональности,
т.е. наличию различных функций.
Функции
документов можно условно разделить
на три блока:
- информационные
функции (информационная, социальная,
политическая, коммуникативная);
функции, обеспечивающие процес управления (управленческая, правовая, учетная);
функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
Выполняя информационную функцию, документы обладают опрделенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.
Важной функцией документа является социальная , т.е. фиксация информации о процессах, происходящих в обществе (социальной информации). На изучении данной функции документа базируются следующие науки: история, социология, источниковедение. Социально значимым является практически любой документ, т.к. он возникает в силу той или иной общественной потребности. Следует, однако, заметить, что значение документов, выполняющих социальную функцию, может быть различным. Так, распорядительные документы имеют большее значение, чем справка с работы, выданная гражданину. Госстандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, т.к. ориентированы на использование определннх средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достгнутого страной (отраслью). Поэтому документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развите.
Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Надо сказать, что социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, относящимися к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.
Социальная функция может проявляться и в характеристике личности в ее социальных аспектах (отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной соцструктуре).
Социальная информация может содержаться в готовом виде или в форме, позволяющей извлечь ее только в результате анализа.
С данной функцией тесно связана фальсификация документов. Даже в том случа, когда документ является фальсифицированным, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. В данном случае выясняется только какой общественной потребностью была вызвана эта фальсификация. Это позволяет по-новому взглянуть на характер общества, данного учреждения, группу людей и даже отдельного человека.
Политическая функция. Данная функция тесно связана с социальной. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют политическую функцию.
Коммуникативня функция – функция передачи информации во времени и пространстве. Благодаря этой функции поддерживаются связи между индивидуумом и обществом, различными элементами общественных структур. Здесь можно выделить несколько направлений движения документов:
- одностороннее,
когда документы ориентированы в одном
направлении: сверху вниз, т.е. от законодателя
к лю. К данному типу движения относятся
такие документы как законы, указы, декреты,
постановления. Одностороннее движение
может быть направлено и снизу вверх, т.е.
от исполнителя.
дхстороннее происходит с помощью документов, тесносвязанных между собой (договора, служебная переписка.
многостороннее, когда обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы).
Управленческая функция. В данной функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса реализации решения. Документы, обладающие данной функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления, т.е. выполняют функцию организации информации. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Данная функция выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
Документы, наделенные данной функцией, можно разделить на две группы:
- документы,
изначально обладающие ею;
документы, приобретающие ее на время.
Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления.
Неправовая доукментация используется как основание для принятия правовых актов. Так, плановая документация может быть осноанием для принятия распорядительного документа, которым она утверждается.
На основе документов, наделнных правовой функцией, возникают определнные правоотношения – административные, трудовые.
Учетная функция . С помощью данной функции документа характеризуется количественная сторона информации, содержащейся в документе. Учетная информация, представленная в формализованном цифровом выражении, систематизирует и отражает все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Для документов, выполняющих учетную функцию, разработана определенная структура представления информации. Такие документы имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами.
Существуют следующие виды учета:
- статистический;
бухгалтерский;
оперативный.
Следует заметить, что учет необходим нетолькодля выражения количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины.
Учетные документы можно раздеить на две группы:
- первичные;
сводные.
Культурную функцию документа наиболее эффективно выполняют крупные комплексы документов, характеризующие определнную область деятельности (технику, науку, живопись).
Одной из важнейших функций, выполняемых документами, является функция документа как исторического источника . Документ становится историческим источником с момента возникновения, а не тогда, когда он передается на хранение в архив. Данную функцию документа изучают такой наукой как: источниковедение. Именно она исследует документ через анализ его формы, содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.
Т.о., документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрацивается. Происходит вытеснение одних функций другими.
Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета) вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).
2. Дайте характеристику классификации документов: по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию, месту составления, подлинности, количеству отраженных вопросов, по срочности, степени гласности, назначению, юридической силе, срокам хранения.
1.
Класссификация документов
– это
распределение документов на классы, разделы
по наиболее общим признакам сходства
и различия.
По
способу фиксации
информации (технике
воспроизведения)
документы делятся
на:
письменные
(на бумажном носителе), графические, кино-,
фото-, фонодокументы, машиночитаемые
документы, электронные документы. Сюда
же можно отнести технотронные документы
(документы, созданные с помощью технических
средств) и виртуальные документы.
По
содержанию
документы подразделяются
на организационно- распорядительные,
расчетно-финансовые, снабженческие, сбытовые,
по личному составу и др.
По
наименованию вида документа
различают
большое количество документов. Это приказы,
протоколы, акты, письма, справки и т.д.
По
видам
документы бывают типовые, примерные,
индивидуальные и трафаретные.
Типовые
документы разрабатываются вышестоящими
органами для подведомственных организаций
с однородными функциями и
носят обязательный характер. Примерные
документы также разрабатываются
вышестоящими органами для организаций
своей системы, но носят рекомендательный,
примерный характер. Индивидуальные документы
разрабатываются конкретными организациями
для внутреннего пользования. В трафаретных
документах постоянная часть текста отпечатана
при изготовлении (на компьютере или в
типографии), а для переменного текста
оставлено место.
По
степени сложности
различают простые
документы, содержащие один вопрос, и сложные,
содержащие несколько вопросов. Рекомендуется
составлять простые документы, т.к. их
легче разграничивать, формировать в дела,
обрабатывать.
По
месту составления документы
классифицируют
на внутренние и внешние. Внутренние –
документы, создающиеся в учреждении в
процессе документирования для решения
своих вопросов и не выходящие за пределы
учреждения. Внешние – входящая и исходящая
корреспонденция.
По
срокам исполнения
документы подразделяют
на срочные и несрочные.
По
происхождению
документы бывают служебные
и официально-личные. При этом в свою очередь
служебные документы делятся на общие
и специальные (плановые, учетные, денежно-расчетная
документация).
По
степени гластности
выделяют обычные,
секретные документы и документы с грифом
«Для служебного пользования» (ДСП).
По
юридической силе
различают подлинные
и подложные документы. Подлинными считают
документы, выданные в установленном порядке
с соблюдением всех правил. Подлинный
– это документ, сведения о месте и времени
создания которого, содержащиеся в нем
самом соответствуют действительности.
Подложными документы считаются документы,
оформление или содержание которых не
соответствует истине. Подлинные документы
подразделяются в свою очередь на действительные
и недействительные. Недействительным
документ становится в том случае, если
он утратил юридическую силу по каким-либо
причинам, например, истечение срока действия.
По
стадиям создания (способам
удостоверения)
документы подразделяют
на подлинники (оригинал) и копии.
Оригинал
– это самобытный, оригинальный, первоначальный
документ., т.е это документ впервые созданный
каким либо индивидуальным или коллективным
автором. Оригинал может иметь несколько
редакций, вариантов. Оригиналы могут
быть в виде чернового, белового документа,
машнописного экземпляра. Оригиналы, созданные
в нескольких эекземплярах называют
умноженными
. Иногда в качестве синонима
к слову «оригинал» используют «подлинник»,
хотя «подлинник» имеет несколько другое
значение, чем «оригинал». Подлинником
считается первый или качественный эекземпляр
официального документа. Подлинник
– это оригинал, заверенный по установленной
форме. Другими словами имеет реквизит
«подпись». Чтобы оригинал стал подлинником
он должен быть оформлен на бланке, иметь
подпись, печать.
Копия
– это множество. Различают следующие
виды копий:
Выписка
– это копия части документа (выписка
из приказов, протоколов).
Отпуск
службеного письма
– копия отсылаемого
документа, т.е. письма. Оформляется она
под копирку на чистом листе бумаги и остается
в организации. При этом он получает юридическую
силу.
Кратные
копии
– копии с копии. Двукратные
копии
– это когда создают 2 документа:
для передачи и собственно документ. Эти
документы не одно и тоже по своей характеристике.
Появление
нововой техники воспроизведения
(размножения) привела к появлению
автоматических (факсимильных)
копий.
Данные копии получают одновременно с
подлинником. С данной копией тесно связанно
понятие «факсимиле». Факсимиле
– автоматически полученная подпись.
Это значит, когда воспроизводится весь
документ, включая и подпись. Такие копии
еще называют факсимильными
подлинниками
. Здесь подпись признается
на правах подлинника и ни в каком заверении
не нуждается. Примером факсимильной копии
является факс.
Существуют
также такие виды копий как
фотокопии и световые копии. Их отличительная
черта – точное воспроизведение
подлинника.
По
способу заверения копии подразделятются
на:
официально
заверенные;
простые
заверенные;
нотариально
заверенные;
незаверенные.
Официально
завернная копия
–
когда соответствие полиннику
подтверждается другим должностным лицом
и сопровождается формальностями (ставится
печать и подпись должностного лица).
Простая
заверенные копия
– когда соответствие подлиннику подвтерждается
без соблюдения установленных формальностей
(без печати).
Нотариально
заверенная копия
- когда соответствие
подлиннику подтвеждено официальным лицом,
нотариусом.
Незаверенная
копия
– это такие копии, которые
не имеют подтверждения о своем соответствии
подлиннику.
По
юридической силе копии делятся
на:
дубликаты;
дипломатические
копии.
Дубликат
– это копия, которая имеет юридческую
силу подлинника. Это не второй экземпляр
подлинника, он может имет отклонения
от него.
Дипломатическая
копия
– копия, воспроизводящая документ
со всеми особенностями (старое правописание,
ошибки, пунктуацию).
По
срокам хранения
документы подразделяют
на три основные группы:
постоянного
срока хранения;
временного
скрока хранения свыше 10 лет;
временного
скрока хранения до 10 лет.
По
форме
документы делятся на:
определенной
формы;
произвольной
формы.
По
определенной форме оформляются
официальные документы, а по произвольной
форме документы личного происхождения.
Формы документы бывают объемными,
площадными (чертежи, плакаты), линейными
(фильм, свиток), карточными и кодексовыми.
По
носителям
документы подразделяют
на бумажные и документы на специальных
носителях.
По
приемам записи
документы бывают:
простыми, стенографическими и шифрованными.
По
видам деятельности
документы делятся
на огранизационные, распорядительные
и информационно-справочные.
По
степени обязательности
различают
директвные и информативные. Директивные
документы – это документы которые издаются
органами власти и выполняют управленческую
функцию. К информативным документам относятся
документы текущего характера.
3. Дайте понятие «бланк», виды бланков, их назначение, состав реквизитов.
Бланк
документа
– стандартный лист бумаги
с воспроизведенными на нем реквизитами,
содержащими постоянную информацию, и
местом, отведенным для переменной. Использование
бланков снижает затраты на изготовление
документа, уменьшает количество ошибок
при его составлении и оформлении, позволяет
добиться унификации форм документов.
Кроме того, использование бланков облегчает
восприятие документа, улучшает его внешний
вид. Правильно оформленный бланк является
визтной карточкой организации.
Требования
к разработке, использованию
и хранению бланков
документов сформулированы
в следующих нормативных
актах:
СТБ
6.38-2004 «Унифицированные формы документации.
Система организационно- распорядительной
доукментации. Требования к оформлению
документов»;
«Инструкции
по делопроизводству в государственных
органах и организациях Республики
Беларусь»;
Указ
Президента Республики Беларусь от 28.06.2000
№ 357 «Об упорядочении изготовления и
использования бланков документов с изображением
Государственного герба республики Беларусь»;
Постановление
Совета Министров республики Беларусь
от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении положения
о порядке изготовления и использования
бланков документов с изображением Государственного
герба республики Беларусьи внесении
изменений в постановление Кабинета Министров
Респубилки Беларусь от 7.08.1995 № 424».
Общие
требования к бланкам сформулированы
в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает
единые правила подготовки ОРД, а также
бланков, применяемых при их оформлении.
Бланки
документов изготавливаются на формате
А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление
последних рекомендуется в целях
экономии бумаги. Они используются
при подготовке небольших по объему документов,
например, сопроводительных писем.
Бланк
должен иметь поля: левое – 30 мм,
правое – 8-10 мм, верхнее и нижнее
– 20 мм, при этом нанесение полей
или их ограничительных отметок
на бланк необязательно.
СТБ
6.38-2004 установлены следующие виды бланков
ОРД: бланк для
писем
и общий
бланк
. Первый бланк используется исключительно
для оформления писем независимо от их
вида. Поэтому нет необходимости указывать
на нем название вида документа. На бланке
для писем
вместо реквизита «Название
вида документа» располагают реквизиты
«почтовый адрес отправителя» и «коммерческие
и коммуникационные данные», а вместо
реквизита «место составления или издания
документа» располагают реквизит «ссылка
на дату и номер входящего документа».
На общих бланках оформляются распорядительные
документы организации (распоряжения,
приказы, постановления), а так же организационные
(положения, инструкции) и справочно-информационные
(акты, протоколы, справки, докладные записки
и т.д.). Допускается изготовление на основе
общего бланка специальных бланков для
конкретного вида документа, например,
бланк для приказов, бланк для протоколов.
Согласно Примерной инструкции по делопроизводству
изготовление специальных бланков по
видам докуметов считается целесообразным,
если таких документов в организации создается
более 200 в год.
При
изготовлении бланка
для писем используются
реквизиты:
почтовый адрес отправителя;
коммуникационные и коммерческие данные;
ограничительные отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».
На общем бланке указывают:
- Государственный
герб Республики Беларусь
эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;
код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);
наименование вышестоящей организации;
полное и сокращенное наименование организации;
наименование структурного подразделения;
место составления или издания документа;
ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».
Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память компьютера и автоматически выводиться при распечатке документа. Однако каким бы способом бланк не изготавливался он должен быть отпечатан на белой бумаге.
Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе констукционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004, и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены:
- формат бланка;
размеры полей;
площади каждого реквизита.
К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта, размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемы типографским способом.
При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литертурной, обыкновенной и газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом размером от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.
При изготовлении бланков типографским способом или с помощью ПК реквизиты всегда оформляются центованным способом.
СТБ 6.38-2004 опредедляет общие требовния, предъявляемые к оформлению бланков документов. В целях упорядочения изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ был издан Указ Президента от 28.06.2000 № 357 (далее Указ Президента).
Указом Президента право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента РБ от 7.06.1995 № 213, воспроизведение Государственного герба на бланка документов является обязательным для этих организаций. При этом изображение Государственного Герба РБ должно помещаться государственными органами и другими государственными организациями как на бланках для писем, так и на общих бланках, а также на бланках конкретного вида документа.
Указом Президента утверждены образцы гербовых бланков:
- для всех видов ОРД на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов;
- для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.
Все гербовые бланки в соответствии с утвержденным образцами оформляются на белорусском и русском языках.
Угловой вариант при этом не допустим. Указ Президента требует обеспечить неукоснительное соблюдение актов законодательства РБ, регламентирующих порядок составления и оформления ОРД.
Указ Президента запрещает руководителям и другим должностным лицам государственных органов и иных государственных организаций изготовление и использование должностных бланков с изображением Государственного герба РБ, т.к. СТБ 6.38-2004 не предусмотрен такой реквизит как «Указание должности лица, издающего документ».
Право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов иных организаций, кроме названных выше, а также должностных бланках документов руководителей, других должностных лиц государственных органов и иных организаций может быть предоставдено Президентом РБ или в установленном им порядке. В настоящее время порядок не установлен.
Организациям государственной формы собственности, не использующие в качестве реквизита бланка изображение Государственного герба при изготовлении бланка документов руководствуются требованиями 6.38-2004. При этом бланки для писем должны изготавливаться обязательно на двух языках (соответствующее решение было принято Конституционным судом РБ в апреле 2000 г). Общие бланки и специальные бланки для конкретных видов документов допускается изготавливать на одном из государственных языков. Реквизиты всех видов бланков можно располагать как угловым, так и продольным способом. Однако следует помнить, что СТБ 6.38-2004 рекомендует располагать реквизиты бланка, оформленного на двух языках продольным способом.
Во исполнение Указа Президента постановлением Совета Министров от 31.07.2000 № 1172 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ .
В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РБ должны изготавливать исключительно типографским способом . Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.
Гербовые бланки подлежат обязетельному учету . С этой целью на бланках проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на левом нижнем поле лицевой стороны или на оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядовых номеров на обороте, т.к. это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).
Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется раздельно по видам в учетно- регистрационной форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:
наименование гербового бланка (общий, бланка для писем, бланк для конкретного вида документа);
дата поступления, дата, индекс сопроводительного документа, организация-поставщик бланков (указывается дата и номер письма полиграфического предприятия, изготовивлего бланки, его наименование);
количество поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа (организации), инициалы, фамилия должностного лица-получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.
Лицо, персонально ответстсвенное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов назначается приказом (распоряжением) руководителя. Оно выдает гербовые бланки непосредственно структурным подразделениям (исполнителям).
Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих ланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируется:
наименование вида выданных бланков (общий, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);
получатель бланков (наименование структурного подразделения или исполнителя);
должность, фамилия или инициалы получившего бланки;
количество экземпляров;
дата получения;
расписка в получении;
номера и серии полученных бланков;
отметка об уничтожении.
В организации с небольшим объемом документооборота допускается вести одну регистрационную форму на получение и выдачу гербовых бланков.
Регистрируя исходящие документы, подготовленные на гербовых бланках, в соответствующей регистрационной форме целесообразно ввести графу «Серия и номер бланка».
Уничтожаются бланки с изображением Государственного герба РБ по акту с отметкой в журнале (карточке) .
Для этого приказом руководителя назначается комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения бланков, о чем делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи.
Если документ, оформленный на гербовом бланке, предназначен для рассылки, он может тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью. Указатель рассылки хранится в деле вместе с подлинником документа или копией рассылаемого письма.
Бланки документов с изображением Государственного герба РБ должны храниться в организациях и надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
4. Раскройте понятие «реквизит документа». Охарактеризуйте постоянные и переменные реквизиты, обязательные и дополнительные реквизиты, взаимозаменяемые реквизиты.
Реквизит
– это обязательный информационный элемент
официального документа. Различные документы
состоят из разного набора реквизитов.
Число реквизитов, составляющих документы,
определяется их видом, назначением и
др. факторами. Состав реквизитов отдельных
видов документов, выдаваемых органами
госвласти и госуправления (например,
паспорта, трудовой книжки, диплома, свидельства
о рождении), установлен в законодательных
и нормативных актах.
Как
уже ранее говорилось, набор реквизитов
официального письменного документа,
расположенных в определенной последовательности
называется формуляром
документа
. Формуляром-образцом установлено
32 реквизита. Данный состав ревизитов
закреплен в СТБ 6.38-2004.
1
– Государственный Герб РБ;
2
– эмблема организации или
товарный знак;
3
– код орг-ции по ОКОГУ или
ОКЮЛП;
4
– код док-та по ОКУД;
5
– наим. вышестоящей орг-ции;
6
– наим. орг-ции;
7
– наим. структ. подразделения;
8
– почтовый адрес отправителя;
9
– коммуникационные (телеграфный
адрес, номера тел., факса, телетайпа,
телекса, е-майл) и коммерческие
данные (№ счета, наим. банка);
10
– название вида документа;
11
– дата;
12
– регистрационный индекс;
13
– ссыла на регистрационный
индекс и дату входящего док- та;
14
– место составления или издания
док-та;
15
– гриф ограничения доступа
к док-ту;
16
– адресат;
17
– гриф утверждения;
18
– резолюция;
19
– заголовок к тексту;
20
– отметка о контроле;
21
– текст;
22
– отметка о наличии приложения;
23
– подпись;
24
– гриф приложения;
25
- гриф согласования;
26
– визы;
27
– печать;
28
– фамилия исполнителя и №
его тел.;
29
– отметка о заверении копии;
30
– отметка об исполнении документа
и направлении его в дело;
31
– отметка о поступлении (регистрационный
штамп входящих документов);
32
– отметка о переносе данных
на машинный носитель;
Реквизиты
характеризуют документ. Целевое
назначение реквизитов неоднозначно.
Некоторые реквизиты несут информацию
о документе, являясь его обязательными
атрибутами (подпись, дата, номер). Некоторые
реквизиты характеризуют явления, описанные
в документе.
Реквизиты,
характеризующие сам документ, место,
которое занимает документ в пространстве
и времени. Так реквизиты наименование
организации, адресат, резолюция, гриф
утверждения, коммуникационные и коммерческие
данные, почтовый адрес указывают на положение
документа в пространстве, его географическое
положение, иерархическое положение, указывают
путь, который документ уже прошел или
который ему предстои пройти.
Положение
документа во времени характеризуется
такими реквизитами как дата. Он показывает
в какой момент создан документ. Датой
сопровождаются и другие реквизиты, т.е.
они датируются: гриф утверждения, согласования,
визы, отметка об исполнеии направлении
в дело, резолюция, отметка о поступлении.
Дата является одним из основных реквизитов,
поскольку она придает документу юридическую
силу.
Целевое
назначение документа характеризуется
такими реквизитами как, вид документа,
заголовок к тексту, резолюция, текст,
коды по ОКУД и ОКОГУ и ОКЮЛП.
Реквизиты
отметка о заверении копии, подпись, гриф
утверждения, печать удостоверяют подлинность
документа.
Реквизиты
могут сообщать о документа и
некоторые сведения о документе.
Отметка о наличии приложения
свидетельствует о том, что данный
документ или не обладает всей необходимой
полнотой информации и должен быть изучен
вместе с другими прилагаемыми к нему
документами.
Наличие
реквизита «текст» свидетельствует
о том, что речь идет о совершенно
конкретном документе, который является
средством передачи и сохранения
информации.
Реквизиты,
используемые при оформлении ОРД, бывают
постоянными, переменными и взаимоисключающими
(взаимозаменяющими).
К
постоянным
можно отнести такие реквизиты,
которые постоянно присутствуют на документе
в неизменном значении и которые, следовательно,
можно заранее нанести на бланк организации.
Это такие реквизиты, как:
Государственный
Герб РБ (если организация имеет право
изображать герб на своем бланке), эмблема
организации или товарный знак (если есть),
наим.
орг-ции,
коммуникационные
(телеграфный адрес, номера тел., факса,
телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие
данные (№ счета, наим. банка),
код
орг-ции по ОКОГУ и ОКЮЛП,
код
док-та по ОКУД.
При
изменении данных реквизитов изготавливаются
новые бланки.
Т.о.
можно сказать, что постоянные реквизиты
– это реквизиты, наносимые при
изготовлении унифицированной формы
документа или бланка.
К
переменным
отноястся реквизиты,
которые зависят от конкретных обстоятельств.
Например, реквизит «дата» зависит от
того, когда создается документ, реквизит
«текст» - от того, о чем будет сказано
в документе, т.е. содержания вопроса, освещаемого
в документе. Другими словами, переменные
реквизиты – это реквизиты, наносимые
при составлени документа.
Т.о.,
значение переменных реквизитов всегда
будет разным, в зависимости от
обстоятельств подготовки и вида
документа, но неизменным остаются место
их расположения на документе и правила
их оформления.
Взаимоисключающие
(взаимозаменяемые)
реквизиты – это реквизиты, для которых
отводится одна и та же площадь на формуляр-образце.
Они не встречаются в одном и том же документе.
К таким реквизитма отоносятся:
почтовый
адрес отправителя и название вида
документа;
адресат
и гриф утверждения;
ссылка
на дату и № входящего документа
и место состваления или издания
документа.
Реквизиты
также можно разделить на обязательные
и дополнительные.
Обязательные
реквизиты обеспечивают юридическую силу
документа и они присутствуют всегда на
любом виде ОРД. К ним относятся:
наим.
орг-ции;
дата;
индекс
доку-та;
заголовок
к тексту;
текст;
подпись;
печать.
Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, отметка о поступлении, резолюция, фамилия исполнителя и № его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.
5. Охарактеризуйте порядок составления и оформления распорядительных документов, принимаемых на основе коллегиальности и совместных распорядительных документов.
распорядительные
документы.
постановления,
приказы,
решения,
указания,
распоряжения.
Правовой акт
В
определенных управленческих ситуациях
возникает необходимость издания совместного
распорядительного документа двух или
нескольких организаций. Если эти организации
имеют право издавать одинаковый вид распорядитлеьного
документа, то совместный документ издается
в форме этого вида. Если организации издают
различные виды распорядительых документов,
то совместный распорядительный документ
издается в виде совместного решения.
изучение
существа вопроса;
Первая
стадия разработки проекта распорядительного
документа – это определение
круга вопросов, которые предстоит
в нем отобразить. Это требует сбора необходимой
информации по существу рассматирваемого
вопроса. Только после этого можно приступать
к составлению проекта распорядительного
документа.
Проекты
распорядительных документов, принимаемых
коллегиальными органами, обсуждаются
и принимаются на заседаниях. В
ходе обсуждения в них можно вносить
дополнения и изменения. Доработанные
проекты документов выносятся на утверждение
на следующее заседание.
Оформляется
распорядительный документ на общем
бланке формата А4. Такой вид распорядительного
документа, как решение, разрешено
изготавливать не на бланке.
-
наименование организации;
-
название вида документа;
-
дата;
-
индекс документа;
-
место составления или издания
документа;
-
заголовок;
-
текст;
-
визы;
-
подпись.
Заголовок
распорядительного документа начинается
с предлога «О» («Об») и формулируется
при помощи отглагольного существительного
(«О назанчении..», «Об увольнении…
«О введении…», «О предоставлении…»)
или существительный, указывающих на то,
из-за чего он издается («О мерах…», «об
итогах…»).
Текст
распорядительного документа чаще
всего состоит из двух взаимозависимых
частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая
часть
является введением в существо
вопроса и в ней указывается причина издания
ждокумента, могут быть перечислены какие-либо
факты или дана оценка. Начинается данная
часть текста со слов: «В целях…», «Во
исполнение…».
Зачастую
в констатирующей части приводится
пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается данный
распорядительный документ. В этом слуае
указывается вид акта, автор, дата и номер
документа и полное название. Если нет
необходимости давать разъяснения, то
констатирующая часть может отсутствовать.
Основную
нагрузку несет распорядительная
часть
, которая всегда излагается в
повелительной форме. Начинается распорядительная
часть текста с распорядительного слова,
которое печатается прописными буквами
от нулевого положения табулятора на отдельной
строке, чтобы оно выделялось из общего
текста. За распорядительным словом печатается
двоеточие. Текст распорядительного документа
излагается от первого лица ед. ч. (документ,
принятый единоначально) или от третьего
лица ед. ч. (документ издаваемый коллегиальным
органом).
После
распорядительного слова с новой
строки, от 1-го положения табулятора
офомляется текст постановляющей части.
Формулировки данной части текста должны
быть четкими и ясными. Не допускаются
формулировки, имеющие различные толкования.
Не следует использовать неконкретные
выражения («улучшить», «повысить», «усилить»
и.п.).
Как
правило, распорядтельная часть
текста делится на пункты. Каждый пункт
нумеруется арабскими цифрами, печатается
от первого пололжения табулятора и
строится по схеме:
исполнитель
(должность,
ф.и.о., структурное подразделение в дат.падеже)
– действие
– срок
исполнения
.
1.
Начальнику отдела кадров ОДО
«Прамень» Иванову И.И. составить
график отпусков сотрудников.
Срок
исполнения – 01.02.2007.
Срок
исполнения должен быть реальным, соответствовать
объему предполагаемых работ. При этом
следует учитывать время доведения информации
до конкретных исполнителей.
Распорядительный
документ может иметь общийдля всех
исполнителей (если их несколько) срок.
Однако обычно срок исполнения устанавливается
для каждого задания в отдельности.
В
конце текста распорядитлеьного
документа может помещаться перечень
документов, утративших силу или изменяемых
в связи с изданием данного
акта. При этом следует применять
устойчивый оборот: «Считать утратившим
силу... от... № ... ».
Последним
пунктом в распорядительных документах
обычно указывается лицо, на которое
возлагается контроль за их исполнением.
Если данное лицо не указывается, то считается,
что контроль за исполнением документа
осуществляется самим руководителем:
5.
Контроль за исполнением приказа
возложить на... .
Распорялительные
документы могут иметь приложения,
указания на которые даются в тексте,
однако реквизит «Отметка о наличии
приложения» не оформляется.
Не
следует включать в распорядительный
документ пункт: «Приказ довести до сведения...».
Подразделения и должностные лица, до
сведения которых доводится документ,
перечисляются в списке рассылки, прилагаемом
к проекту документа.
Это
пололжение не действует при необходимости
ознакомления с содержанием документа
всех работников организации. В этом случае
пункт: «Приказ довести до сведения всех
работников» является обязательным.
Постановление
– это правовой акт, принимаемый коллегиально
органами государственной власти и управления.
В РБ постановления издаются Советом министров,
палатами Национального собрания РБ, министрествами,
ведомствами, президиумами судов другими
органами коллегиального управления (комитетами,
комиссиями).
Постановления
оформляются в соответствии с СТБ
6.38-2004, юридическими основаниями для их
издания могут быть законы РБ и др. нормативно-правовые
акты или необходимость осуществления
собственной исполниетльной или распорядительной
деятельности, а также необходимость правового
регилирования работы собственного аппарат
управления (в том случае, если постановления
издаются оп инициативе организации).
В
состав реквизитов распоряжения входят:
-
реквизиты общего бланка (название
вида документа ПАСТАНОВА и
ПОСТАНОВЛЕНИЕ).
-
заголовок к тексту;
-
текст;
-
подпись;
-
визы;
-
дата;
-
индекс.
Текст
постановления состоит из двух частей:
констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть иногда может
отсутствовать.
Распорядительная
часть начинается распорядительным
словом ПОСТАНОВЛЯЕТ: перед которым указывается
наименование коллегиального органа.
Распорядительная
часть строится по пунктам, в каждом
из которых указано поручение, назван
исполнитель, указаны сроки. Постановлением
могут утверждаться другие документы,
как правило, организационные. Отметка
о наличии таких приложений должна приводиться
в тексте, в том пункте, в котором утверждается
документ, сразу же после пункта.
1.
Утвердить Положение о порядке
аттестации педагогических и
руководящих работников государственных
образовательноый учреждений (Приложение
1).
Если
утверждается один дкоумент, то текст
пункта выглядит так:
1.
Утвердить прилагаемое Положение
о...
На
самом прилагаемом документе
делается отметка
Приложение 1
к Постановлению
Совета министров
от 00.00.0000 № 00
Подписывается
постановление органа законодательной
и исполнительной власти руководителем
коллегиального органа. Постановления
коллегии министерства, руководящего
органа общественной организации имют,
как правило, две подписи –
руковдителя коллегиального органа
и ответственного секретаря.
Постановления
Совета министров вступают в силу
только после их регистрации и
официального опубликования.
Дата
постановления будет является дата
заседания коллегиального органа.
Номером
является порядковый номер с начала делопроизводственного
года.
Решение
– правовой акт, принимаемый коллегиально
исполнительными и распорядительными
органами, а также коллегиальными органами,
имеющими совещательные функции. Решения
могут издаваться министерствами, ведомствами,
учеными советами, общественными организациями.
Оформляется
на общем бланке формата А4.
В
состав реквизитов решения входят:
-
реквизиты общего бланка (название
вида документа РАШЭННЕ и РЕШЕНИЕ).
-
заголовок к тексту;
-
текст;
-
подпись;
-
визы;
-
дата;
-
индекс.
Текст
решения состоит из двух частей:
констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть иногда может
отсутствовать.
Распорядительная
часть начинается распорядительным
словом РЕШИЛ: (РЕШИЛИ:, РЕШИЛА:), перед
которым указывается наименование
коллегиального органа.
При
необходимости решение визируется
руководителем подразделения, готовившего
проект решения, юрисконстультом, должностными
лицами, ответственными за его исполнение.
Решение
подписывается руководителем коллегиального
органа и ответственным секретарем.
Номером
решения будет порядковый номер
с начала делпроизводственного года,
а датой – дата заседания коллегиального
органа.
Совместные
акты органов государственной власти
и управления принимаются в виде
постановлений. Совместные акты местных
Советов депутатов, исполнительных и распорядительных
органов принимаются в виде решений. Совместные
распорядительные документы иных организаций,
издающих (принимающих) одинаковые виды
документов (приказы, постановления и
др.) издаются (принимаются) в соответствующем
виде. Совместные распорядительные документы
организаций, издающих различные виды
документов, принимаются в виде решения,
которое имеет правовую силу распорядительного
документа для каждой организации, принявшей
этот документ.
Решениями
также оформляются совеместные распорядительные
документы, принимаемые двумя и более
организациями, издающими различные виды
распорядительных документов.
Оформляются
совместные решения на чистом листе
бумаги. В заголовочной части указываются
наименования всех организаций, издающих
данный документ.
Номер
решения порядковый с начала делопроизводственного
года, номера организаций отделяются
косой чертой: 35/98/40.
Датой
совместного документа будет
дата заседания.
Текст
совместного решения излагается
от первого лица мн. числа.
Подписи
располагаются на одном уровне, ниже
текста под названием организации.
6. Охарактеризуйте порядок составления и оформления распорядительных документов, принимаемых на основе единоначалия (приказов, распоряжений и указаний).
Важнейшую
роль в управлении предприятиями и
организациями играют распорядительные
документы.
Они обращены к нижестоящим
подчиненным должностным лицам или организациям.
Главным назначением распорядительных
документов является регулирование деятельности,
с помощью которой осуществляется реализация
функций м задач, поставленных перед организацией,
независимо от характера и содержания
деятельности организации, ее организационно-правовой
формы и других факторов.
Совершенствование
организационной структуры учреждения,
содержания, способов и средств осуществления
основной деятельности, обеспечение организации
всеми видами ресурсов происходит при
помощи распорядительных документов.
Именно с пмщью их разрешаются все возникающие
проблемы и ситуации.
Распорядительные
документы содержат юридически властные
предписания субъектов исполнительной
власти, адресатами которых являются конкретные
организации, структурные подразделения,
должностные лица или работники.
К
распорядительным документам относятся:
постановления,
приказы,
решения,
указания,
распоряжения.
Все
данные документы являются правовыми
актами. Правовой акт
– документ, содержащий
подзаконное официальное решение, принятое
органом исполнительной власти или должностным
лицом в односторонне-властном порядке
и с соблюдением установленной процедуры
по тому или иному вопросу, отнесенному
к его компетенции, облеченное в предусмотренную
законом форму и порождающее юридические
последствия.
С
точки зрения принятия решений распорядительные
документы делятся на две группы.
В
условиях коллегиальности совместно
обсуждаются наиболее важные и сложные
вопросы деятельности организации,
отрасли и т.д. Решение, выраженное
затем в форме распорядитлеьного
документа, также принимается совметсно.
На основе коллегиальности действуют
Совет министров Республиуи Беларусь,
госкомиссии и госкомитеты, коллегии министреств,
ведомств, высшие органы управления АО.
В органах управления, действующих на
основе коллегиальности, их руководители
имют право прнимать единоличные решения
только по достаточно узкому кругу вопросов
и издавать в пределах своей компеетнции
другие виды распорядительных документов.
Например, Совет министров РБ издает постановления,
а премьер-министр – распоряжение.
В
условиях единоначалия право принятия
решений по любому вопросу управления
принадлежит руководителю организации,
что увеличивает опеаритвность управления
и персональную ответственность за принятые
решения. В условиях единоначалия действуют
министерства, органыи испольнительной
власти организаций, учреждений, предприятий,
фирм.
В
определенных управленческих ситуациях
возникает необходимость издания
совместного распорядительного
документа двух или нескольких организаций.
Если эти организации имеют право
издавать одинаковый вид распорядитлеьного
документа, то совместный документ издается
в форме этого вида. Если организации издают
различные виды распорядительых документов,
то совместный распорядительный документ
издается в виде совместного решения.
Все
распорядительные документы должны
строго соответствовать законодательству.
Подоготовка
всех видов распорядительных документов
производится по схожим правилам. Выделяются
следующие этапы данного процесса:
изучение
существа вопроса;
подготовка
проекта документа, его согласование
и подписание. Для распорядительных
документов, издаваемых еколлегиальными
органами добавляется тсадия обсуждения
и принятия этих документов на заседании
коллегиального органа.
Процедуру
составления и оформления распоярдительных
документов в организации желательно
описать в инструкции по делопроизводству.
Подготовку
проуектов распорядительных документов
можно поручить струкутрному подразделению
или должностному лицу. Главное условие
– компетентность тех, кто готови
проект.
Основанием
для разработки распорядительного
документа может быть издание
нормативного акта органами власти или
управления, поручение вышестоящего органа
или потребности самой организации.
Первая
стадия разработки проекта распорядительного
документа – это определение
круга вопросов, которые предстоит
в нем отобразить. Это требует
сбора необходимой информации по существу
рассматирваемого вопроса. Только после
этого можно приступать к составлению
проекта распорядительного документа.
Сначала
следует сформулировать основные положения
документа, а заетм уже уточнить
его вспомогательные части, согласовывая
их с руководителем и другими компетентными
лицами.
Завершающим
этапом работы с проектами оаспорядительных
документов является их согласование
и подписание. Согласовывается проект
документа с о всеми заинтересованными
учреждениями, структурными подразделениями,
должностными лицами, которых данный распорядительный
документ касается. Согласование производится
путем проставления реквизита «Виза»
или «Гриф согласования». Визируется должностным
лицом, составлявшим проект документа,
указанными в проекте исполнителями, должностным
лицом, ответственным за исполнение распорядительного
документа в целом, юрисконсультом. Распорядительные
документы, исполнение которых требует
финансового обеспечения, обязательно
согласовывается с с финансовыми органами
или службами.
Виза
юрисконсульта свидетельствует
о соответствии документа законодательным
и нормативным актам.
Согласование
проводит структурное подразделение
или лицо, готовившее проект распорядительного
документа. Реквизиты «Виза» и «Гриф
согласование» проставляются, как правило,
на первом экземпляре проекта. В случае
несогласия с проектом пишется мотивированное
зключение.
Проекты
распорядительных документов, принимаемых
коллегиальными органами, обсуждаются
и принимаются на заседаниях. В
ходе обсуждения в них можно вносить дополнения
и изменения. Доработанные проекты документов
выносятся на утверждение на следующее
заседание.
Полностью
подготовленные проекты документов
представляются на подпись. Приказы
и распоряжения подписывает руководитель
или его заместитель. Постановденимя
и решения имеют две подписи – председателя
и секретаря (управляющего делами) коллегиального
органа. Подписывается первый экземпляр
документа, изготовленный на бланке. Распорядительные
документы вступают в силу с момента их
подписания или доведения до сведения
исполнителя. В ряде случаев срок вступления
в силу и срок действия документа указывается
в нем самом.
Оформляется
распорядительный документ на общем
бланке формата А4. Такой вид распорядительного
документа, как решение, разрешено изготавливать
не на бланке.
В
состав обязательных реквизитов распорядительного
документа входят:
-
Государственный герб (эмблема или
товарный знак);
-
наименование вышестоящей организации;
-
наименование организации;
-
название вида документа;
-
дата;
-
индекс документа;
и т.д.................
В систему распорядительных документов входят не только приказы. Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания. Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.
Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы, причем какое-либо перемещение по этой иерархии совершенно исключено (рис. 1).
Определимся с целевым назначением каждого из этих документов. Источник всех определений - «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» (ВНИИДАД, М., 2014).
■ Постановление
Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.
Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.
Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).
■ Решение
Второй вариант нас не интересует, так как к общему делопроизводству организации не относится.
Исполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).
.PNG)
■ Приказ
Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).
Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».
Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:
Передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);
При передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.
Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.
Различают следующие виды приказов:
По основной деятельности;
По административно-хозяйственной деятельности (АХД);
По личному составу.
Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.
Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике - Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:
Соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;
Эксплуатации зданий и помещений;
Транспортного обслуживания, внутренней связи;
Обеспечения безопасности организации.
Приводить пример приказа мы не будем: в каждой организации их достаточное количество.
■ Распоряжение
Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее - Методические рекомендации для ФОИВ; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).
Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).
■ Указание
Указание - документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.
Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).
КОЛЛЕГИАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ
Коллегиальные органы в организации - это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.
Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.
В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.
Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы.
■ Коллегиальные органы управления , как следует из названия, управляют организацией на высшем уровне: собрание акционеров, собрание учредителей общества и т.п.
Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.
Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.
■ Исполнительные коллегиальные органы осуществляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, в который входят все топ-менеджеры.
В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.
■ Совещательные коллегиальные органы действуют при руководителе организации. Это всевозможные комиссии и коллегии. Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции.
Яркий пример из области делопроизводства - экспертная комиссия, постоянно действующая в организации. В правилах по архивному делу о ней прямо говорится, что это «совещательный орган при руководителе организации» (пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы - постановления и решения.
Например, хорошо знакомые секретарям и делопроизводителям Основные правила работы архивов организаций одобрены решением от 06.02.2002 совещательного органа - Коллегии Росархива. В акционерных обществах действуют советы или собрания акционеров.
ПОРЯДОК РАБОТЫ С РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Порядок работы с распорядительным документом зависит от того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия.
Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение, должны его обсудить на заседании.
■ Порядок работы над постановлением и решением включает:
1. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.
2. Оформление протокола заседания коллегиального органа.
3. Издание распорядительного документа.
Как видим, непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь - обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ.
■ Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием
В условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его.
Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации.
Все вышеизложенное - какие распорядительные документы кем издаются - можно представить в виде блок-схемы (рис. 2).
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
■ Реквизиты распорядительных документов , как и всей организационно-распорядительной документации, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Как можно увидеть в примерах 1-4, обязательными реквизитами распорядительных документов являются:
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Регистрационный номер документа;
Дата документа;
Место издания документа;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Отметка об исполнителе - для приказов, распоряжений и указаний.
Факультативными (необязательными) реквизитами можно считать:
Эмблему организации (логотип) (размещается, если в организации принято брендировать все документы, включая внутренние);
Отметку о приложении (если оно имеется);
Визы согласования (если они необходимы).
Никаких отступлений от правил оформления реквизитов, изложенных в ГОСТ Р 6.30-2003 и методических рекомендациях5 к нему, распорядительные документы не требуют.
■ Общие правила оформления текстов распорядительных документов можно почерпнуть в Методических рекомендациях для ФОИВ и многих ведомственных инструкциях по делопроизводству.
Общие правила оформления текстов распорядительных документов представлены в таблице.
Особенности оформления реквизитов распорядительных документов, в том числе текста, в коммерческих организациях должны быть описаны в их локальной инструкции по делопроизводству. Именно в ней регламентируются шрифты и межстрочные интервалы, порядок набора слов «постановляю» или «приказываю» (вразрядку или прописными буквами) и их расположение (по центру строки или от левого края текстового поля).
Методические рекомендации для ФОИВ не являются для негосударственных организаций нормативным документом. Это, впрочем, не запрещает взять их за основу для составления собственной инструкции: вся нужная информация содержится в Приложениях 14 и 15 к этому документу.
ХРАНЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Хранение распорядительных документов осуществляется на общих основаниях. Они формируются в дела согласно видам и подвидам: при этом не просто хранятся по отдельности постановления, приказы и указания, но приказы по личному составу в обязательном порядке хранятся отдельно от приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности.
Сроки хранения устанавливаются по Перечню 2010 (раздел 1 «Организация системы управления»):
Постановления: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);
Решения: постоянно (п. «б»-«д» ст. 18);
Приказы по основной деятельности: постоянно (п. «а» ст. 19);
Приказы по административно-хозяйственным вопросам: 5 лет (п. «в» ст. 19);
Распоряжения: аналогично приказам;
Указания: Перечень 2010 не содержит такого документа, следовательно, срок хранения для указаний устанавливается экспертной комиссией организации.
Не будем забывать: срок хранения «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее 10 лет.
Что касается постановлений, решений, а также приказов и распоряжений по основной деятельности таких организаций, то при их ликвидации перечисленные документы могут быть приняты на хранение в госархив, если пройдут экспертизу ценности и будут признаны достойными этого. Распорядительные документы в номенклатуре дел организации выглядят следующим образом (Пример 5).
Принцип многообразия форм собственности, их юридического равенства и равенства их защиты закреплен в статье 8 Конституции РФ: «В Российской Федерации признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности». Не могут устанавливаться приоритеты, предпочтения в защите той или иной формы собственности. Многообразие форм собственности получило развитие в различных организационных формах предпринимательской деятельности.
ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ФОРМЫ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
Участников предпринимательского правоотношения называют субъектами предпринимательского права. Кто может быть субъектом предпринимательского права? В какой форме лучше открыть свое дело? Предпринимательская деятельность граждан может быть оформлена либо как индивидуальное предпринимательство, либо как фермерское хозяйство. Организационно-правовые формы, в которых могут существовать коммерческие организации, весьма разнообразны: это хозяйственные товарищества (полные товарищества и товарищества на вере), хозяйственные общества (общества с ограниченной ответственностью, общества с дополнительной ответственностью, акционерные общества), производственные кооперативы. Государство может участвовать в предпринимательской деятельности через государственные и муниципальные унитарные предприятия, акционерные общества. Остановимся на наиболее распространенных формах предпринимательства.
Понятие «индивидуальный предприниматель
, зарегистрированный без образования юридического лица» (ИПБОЮЛ) сегодня применяется достаточно широко. Статья 23 Гражданского кодекса РФ определяет, что гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации. Индивидуальный предприниматель обладает широким спектром прав: может зарегистрировать свой товарный знак или знак обслуживания, действовать под фирменным наименованием. Как и любая коммерческая организация, он вправе использовать наемный труд в соответствии с действующим законодательством. Официальный статус индивидуального предпринимателя означает его признание государством и создание благоприятных условий для его предпринимательской деятельности (невмешательство, правовая защита), но вместе с тем предусматривает предъявление к нему определенных требований (отчетность, налогообложение). К предпринимателю могут быть предъявлены и квалификационные требования, например, если он занимается частной охранной деятельностью, преподаванием и т. д. В этой форме предпринимательской деятельности есть существенные плюсы: человек сам себе хозяин (на то оно и индивидуальное предпринимательство), государственная регистрация проходит в наиболее простом варианте, не требуется значительного стартового капитала .
Однако велики и риски: индивидуальный предприниматель несет полную имущественную ответственность - отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Возможно, именно поэтому предпринимательской деятельностью довольно часто пытаются заниматься без официальной регистрации - например, производить «кустарные» вещи, торговать, не имея на это разрешения, - но такая деятельность незаконна!
Формой организации юридических лиц являютсятоварищества
. Капитал в организации разделен на доли (вклады) учредителей; учредителями товариществ могут быть только индивидуальные предприниматели (не просто граждане!) и коммерческие организации; минимальное число участников - 2. Гражданский кодекс РФ различает две формы товариществ: полное товарищество и товарищество на вере.
В полном товариществе участники не только отвечают за долги товарищества своим имуществом, но и отвечают солидарно, друг за друга: «один за всех и все за одного». Минимальный размер капитала, необходимого для образования полного товарищества, не устанавливается, что легко объяснить: ответственности, которую несут его участники, вполне достаточно. Участник, выбывший из товарищества, отвечает по обязательствам товарищества еще в течение двух лет.
В товариществе на вере, помимо участников, отвечающих по обязательствам товарищества всем своим имуществом, есть несколько участников-вкладчиков, которые несут риск убытков только в пределах внесенных ими вкладов и не принимают участия в осуществлении товариществом предпринимательской деятельности. Вкладчик товарищества на вере имеет право на получение части прибыли, причитающейся на его долю. Вкладчик (в отличие от участника) вправе в любое время выйти из товарищества и получить свой вклад.
Попробуем найти в товариществах (какими бы по форме они ни были) сильные и слабые стороны. Начнем с организационных сложностей: гражданину, чтобы со-здать товарищество, необходимо сначала пройти регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя. Товарищество требует максимального доверия между партнерами (само название не случайно). Велика и ответственность: приходится отвечать не только за себя, но и за «товарища», причем, возможно, своим имуществом. Однако форма товарищества вызывает больше доверия, нежели другие формы предпринимательства, как у клиентов, так и у кредиторов.
Учредителями общества с ограниченной ответственностью (ООО)
могут быть как граждане, так и юридические лица (минимальное число участников - 1, максимальное - 50). Уставной капитал ООО состоит из стоимости долей участников и определяет минимальный размер имущества создаваемой организации. Он должен быть не менее 100 минимальных размеров оплаты труда. Капитал делится на доли среди участников ООО в соответствии с учредительными документами (долей будет столько, сколько участников образует ООО, при этом их доли могут быть неравны). Вкладом в уставной капитал могут быть деньги, ценные бумаги, материальные ценности. Если один из участников ООО выразил желание выйти из общества, то оно обязано произвести с ним расчеты, т. е. выплатить стоимость его доли. Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью ООО, только в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Именно эта форма предпринимательства встречается наиболее часто - прельщает многое: широкие возможности при определении участников будущего ООО; относительно простая процедура выхода из общества; определенная «безответственность» - максимальный риск соответствует размеру вклада предпринимателя. Правда, не стоит забывать, что для создания ООО требуется уставной капитал , минимальный размер которого оговорен.
Акционерное общество
- еще одна форма коммерческой организации. Уставной капитал общества разделен на определенное число акций, которые удостоверяют обязательства акционерного общества перед его акционерами. Учредителями, как и в случае с ООО, могут быть и граждане, и юридические лица. Акционерное общество может быть открытым (ОАО), тогда можно проводить открытую подписку на выпускаемые акции, свободно продавать акции. В закрытом акционерном обществе (ЗАО) акции, как правило, распределяются только среди участников, подписка на выпускаемые акции и свободная их продажа не ведется. Уставной капитал открытого акционерного общества должен составлять не менее 1000 минимальных размеров оплаты труда, закрытого акционерного общества - не менее 100. Акционер может выйти из общества, продав свои акции. Участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по обязательствам общества, а несут риск убытков только в пределах стоимости принадлежащих им акций. Плюсы и минусы акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью весьма схожи.
Совершенно особый статус имеют государственные и муниципальные унитарные предприятия
- это коммерческие организации, не наделенные правом собственности на имущество, закрепленное за ними. Имущество унитарного предприятия является неделимым (отсюда и название «унитарное»). Руководитель такого предприятия является его единоличным исполнительным органом. Порядок назначения на должность и снятия с должности руководителя унитарного предприятия (директора, генерального директора) и другие вопросы определяются Уставом предприятия. Недвижимое имущество унитарного предприятия не может быть продано, сдано в аренду ит. д., так как является собственностью не предприятия, а государственной или муниципальной собственностью.
Существуют и другие организационно-правовые формы предпринимательской деятельности. Вы решили стать предпринимателем - с чего же начать?
КАК ОТКРЫТЬ СВОЕ ДЕЛО
Непростое решение создать собственное дело потребует от предпринимателя серьезных усилий. Попробуем выделить те этапы, через которые любой из предпринимателей будет двигаться к реализации своих идей. Кстати, об идеях: решающим этапом создания собственного дела будет самый первый - обоснование предпринимательских идей, поскольку именно на данном этапе выявляется экономический интерес и мотивы будущей предпринимательской деятельности. При этом желание заработать должно базироваться на простом рыночном принципе: найти потребность и удовлетворить ее. Например, вряд ли кого-нибудь заинтересует ваше желание заняться производством бумажных самолетиков - скорее всего, они не будут востребованы. Нужно придумать что-то более оригинальное: так, например, наряду с предприятиями быстрого питания иностранного образца в России достаточно быстро появились всевозможные пирожковые и блинные.
Вы решили, чем будете заниматься. Что делать дальше? Для тех, кто решил создать коммерческую организацию, необходимо определить состав учредителей и выбрать организационно-правовую форму будущей организации
. Учредителями фирмы могут быть как физические, так и юридические лица. Конечно, хорошо, если учредителями становятся единомышленники и энтузиасты своего дела - тогда вероятность успеха возрастает. Вы уже знаете, что существуют правила, предусматривающие состав и количество учредителей. Например, хозяйственное общество может хбыть создано одним лицом; число акционеров закрытого общества не может превышать 50 человек, а число акционеров открытого акционерного общества не ограничено. Есть и другие ограничения: государственные служащие не могут быть учредителями. С некоторыми возможными организационно-правовыми формами вы уже знакомы. Учредители вправе выбрать любую из них.
Немаловажным делом является разработка наименования коммерческой организации
. Согласно статье 54 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо должно иметь свое наименование, в котором обязательно оказывается его организационноправовая форма. Например, ООО «Вера». Фирменное наименование может быть представлено именем или фамилией, может отражать характер деятельности, может быть произвольным - фантазия здесь почти безгранична. Чтобы названия не повторялись, существует порядок обязательной предварительной проверки на неповторяемость, оригинальность наименования организации . Особый порядок установлен для применения в названиях коммерческих организаций слов «Россия», «Российская Федерация» - для этого вам потребуется дополнительное разрешение. Как вы думаете, почему это сделано?
Следующий этап -оформление учредительных документов
. Если сомневаетесь, лучше посоветоваться со специалистами. Что же касается учредительных документов, то для кооперативов, унитарных предприятий, акционерных обществ таким документом является Устав. Для товариществ потребуется оформить Учредительный договор. Для обществ с ограниченной и дополнительной ответственностью необходимо оформление и Устава, и Учредительного договора. Уточним, что это за документы.
Устав (свод норм и правил)
включает такие разделы, как общие положения, цели и предмет деятельности, характеризует материально-техническую базу и средства предприятия, органы управления и контроля, описывает производственную, финансово-хозяйственную деятельность предприятия, предусматривает условия реорганизации и прекращения деятельности создаваемой организации.
Учредительный договор
(соглашение двух и более сторон) закрепляет юридический статус создаваемого предприятия, фиксирует уставной капитал и порядок его формирования, устанавливает порядок распределения доходов, обязанности сторон. Являясь многосторонним документом, договор подписывается физическими и юридическими лицами, заключившими его. Примерные образцы необходимых учредительных документов выбранной вами организационно-правовой формы предпринимательства можно найти в юридических справочных изданиях.
Заключительным этапом создания своего дела станет государственная регистрация
. Абсолютно все юридические лица подлежат государственной регистрации в уполномоченном государственном органе - Федеральной налоговой службе. Данные обо всех созданных юридических лицах поступают в государственный реестр, кстати, в этот же реестр вносятся и данные о реорганизации или ликвидации фирмы. Для регистрации создаваемой организации необходимо предоставить следующие документы:
Заявление о государственной регистрации по утвержденной форме. В нем среди прочей информации подтверждается, что представленные учредительные документы соответствуют установленным законодательством Российской Федерации требованиям и указанные сведения в них достоверны. Подпись заявителя должна быть нотариально удостоверена;
- решение о создании юридического лица. Это может быть протокол собрания учредителей, учредительный договор или иной документ в соответствии с законодательством РФ;
- учредительные документы юридического лица (подлинники или нотариально заверенные копии);
- документ об уплате государственной пошлины.
Индивидуальные предприниматели проходят регистрацию в налоговых службах по месту жительства. Для этого предприниматель лично подает заявление о государственной регистрации в установленной форме; копию основного документа, подтверждающего его личность (паспорт); документ об уплате государственной пошлины.
Процесс государственной регистрации не должен занимать более 5 рабочих дней со дня представления документов. На основании решения о государственной регистрации данные о вновь созданном юридическом лице или об индивидуальном предпринимателе вносятся в соответ-ствующие государственные реестры; после чего заявителю выдается подтверждающий этот факт документ - Свидетельство о регистрации. Могут ли вам отказать в регистрации? Ответ находим в статье 51 Гражданского кодекса РФ, где указано, что отказ в регистрации может быть обоснован только нарушением установленного законом порядка образования коммерческой организации или несоответствием учредительных документов закону. Отказать же из-за того, что ваша деятельность «никому не нужна», вам не могут.
Того, что государственная регистрация пройдена, оказывается еще недостаточно. Необходимо изготовить печать, эскиз которой также регистрируется и вносится в соответствующий реестр. Государство ведет учет действующих юридических лиц: все организации обязательно регистрируются в органах статистики, где юридическому лицу присваиваются соответствующие коды. Только после этого можно открыть расчетный счет в банке. Данные в Госкомстат России обязаны предоставлять и индивидуальные предприниматели. Налоговый кодекс РФ требует от всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей своевременной выплаты налогов . Для этого необходимо встать на учет в налоговые службы, о чем вы получите соответствующее Свидетельство о постановке на учет. Также необходимо встать на учет в государственные внебюджетные социальные фонды: пенсионный, занятости населения, государственного социального страхования, медицинского страхования. Именно через эти фонды будут начисляться пенсии, оплачиваться больничные листы.
Для отдельных видов предпринимательства требуется особый государственный контроль, тогда вам необходим еще один документ - лицензия - специальное разрешение на осуществление определенного вида деятельности при обязательном соблюдении требований и условий. По Закону РФ «О лицензировании отдельных видов деятельности» лицензированию подлежат образовательная, биржевая, страховая и иные виды деятельности.
И вот собраны документы о государственной регистрации, получена, если это необходимо, лицензия - значит, можно начинать спокойно работать. Сложно? Хлопотно? Да! Однако, если вдуматься, столь серьезный контроль за предпринимательской деятельностью со стороны государства должен оберечь потребителей от всякого рода некачественной продукции, недобросовестных услуг и мошенничества. Возможно, действующее законодательство несовершенно. Количество бумаг, необходимых для организации своего дела, кажется просто огромным. И сегодня это одно из препятствий для дальнейшего развития предпринимательства в России. Но давайте вспомним: относительно недавно понятие «бизнес » звучало как что-то непристойное, а предпринимательского права не было вообще. Так что все меняется, и очень быстро.
В голову может прийти коварная мысль: как бы обойтись без государственной регистрации?
Обратимся к действующему законодательству: осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации является правонарушением и влечет за собой административную или уголовную ответственность. Правильное же правовое оформление вашей деятельности, знание тонкостей правового регулирования этой сферы не только позволит вам получить соответствующий статус в обществе, но и приведет к повышению эффективности предпринимательской деятельности.
ПРАКТИЧЕСКИЕ ВЫВОДЫ
1 Успешный американский бизнесмен М. Смолл, исходя из собственног о опыта, сформулировал пять правил достижения предпринимательской цели (идеи) . Возможно, он и помогут и вам:
- Примите решение: «Я мог у делать деньги» . В наше время в наше й стране человек может стать богатым.
- Для того чтобы зарабатывать деньги, вы должны думать об этом постоянно - во время еды, прогулк и и даже ночью, когда спите.
- Существует много областей деятельности, в которых вы можете добиться успеха. Ищите, и вы найдете их.
- Вы будете ошибаться. Но не падайте духом. Учитесь на своих и чужих ошибках. Начинайте с того момента, где вы споткнулись. Идите вперед!
- Когда вы остановитесь на какой-либ о идее, постоянно продумывайте ее, развивайте и не оставляйте до тех пор, пока не достигнете цели.
2 К приведенны м советам стоит добавить и еще один: не забывайте о правовых нормах регулирования предпринимательско й деятельности, следите за изменениям и в законодательстве. Это действительн о немаловажно для успешного развития вашего бизнеса: ошибка в правовых вопросах предпринимательской деятельности может вам обойтись слишком дорого.
Документы
Из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (от 30 декабря 2001 г.).
Статья 14.1.
Осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации или без специального разрешения ()
1. Осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя или без государственной регистрации в качестве юридического лица - влечет наложение fдминистративного штрафа в размере от пяти до двадцати минимальных размеров оплаты труда. <...>
Статья 171.
Незаконное предпринимательство 1. Осуществление предпринимательской деятельности без регистрации или с нарушением правил регистрации, а равно представление в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, документов, содержащих заведомо ложные сведения, либо осуществление предпринимательской деятельности без специального разрешения (лицензии) в случаях, когда такое разрешение (лицензия) обязательно, или с нарушением лицензионных требований и условий, если это деяние причинило крупный ущерб гражданам, организациям или государству либо сопряжено с извлечением дохода в крупном размере*, - наказывается штрафом в размере от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда... либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов... либо лишением свободы на срок до трех лет.
* Доходом в крупном размере признается доход, сумма которого превышает двести минимальных размеров оплаты труда.
Вопросы и задания к документу
1. Охарактеризуйте представленные документы.
2. Почему за одно и то же правонарушение (осуществление предпринимательской деятельности без регистрации) наступают различные правовые последствия?
3. Приведите пример, который соответствовал бы статье 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
4. Приведите пример, который соответствовал бы статье 171 Уголовного кодекса РФ.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ
1 . Дайте определение предпринимательских правоотношений. Какие законы регулируют предпринимательские правоотношения?
2 . Что мешает развитию производственного предпринимательства?
3. Какие принципы лежат в основе предпринимательского права? Прокомментируйте их.
4 . Что подразумевается под обоснованием предпринимательской идеи? Попробуйте привести конкретный пример.
5 . Чем отличается Устав от Учредительного договора?
6 . Что такое лицензия? Какова цель лицензирования?
7 . Что влечет за собой осуществление предпринимательской деятельности без государственной регистрации?
ЗАДАНИЯ
1 . Заполните сравнительную таблиц у организационно-правовых форм предпринимательской деятельности.