Работа с архивными документами. Должностная инструкция архивариуса Порядок работы с архивными материалами

ПРАВИЛА ИСЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЫ ШКОЛЬНИКОВ С ДОКУМЕНТАМИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

Я.В. Леонтьев , доцент кафедры политической истории МГУ им.М.В. Ломоносова

Как правило, в каждом областном (краевом, республиканском) центре существует не один, а два архива:
1. государственный архив,
2. центр документов новейшей истории (бывший партийный архив).
В районных центрах находятся городские архивы или филиалы областных. Хранящиеся в архивах документы рассредоточены по фондам.

Архивные фонды в государственных архивах
Архивные фонды в государственных архивах, в основном, делятся на три основных категории: фонды местных государственных учреждений, фонды общественных организаций (в том числе политических партий) и личные фонды. Последняя категория фондов – это семейные или персональные архивы частных лиц, принятые на государственное хранение. В этой группе материалов вам могут встретиться личные фонды дворянских фамилий, почетных граждан вашего края – ветеранов войны и труда, деятелей науки и культуры. Часто попадаются в архивах фонды писателей, журналистов, краеведов, историков, а также тематические коллекции документов. Помимо государственных учреждений, в региональных архивах хранятся фонды предприятий и колхозов, иногда – фонды церковных епархий, учебных заведений, органов печати.

Московские и петербургские архивы
В Москве и Петербурге, помимо перечисленных архивов, находятся еще центральные государственные архивы, крупнейшим из которых является Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), расположенный по адресу: Большая Пироговская улица, д.17. По соседству с ним, по этому же адресу находится и другой «гигант» – Российский государственный архив экономики. Военные архивы рассредоточены по разным местам: в Москве существуют два военно-исторических архива, один из которых хранит документы до конца I мировой войны, а другой – до начала Великой Отечественной войны. В подмосковном Подольске располагается Центральный архив Министерства обороны, хранящий документы, начиная с 1941 г., а центральный военно-морской архив находится в Петербурге. В Москве сосредоточен еще ряд центральных архивов, в том числе Центральный архив ФСБ и два крупнейших бывших архива КПСС. В Российском государственном архиве социально-политической истории (РГАСПИ, бывший Центральный партийный архив) хранятся документы до 1953 г., а в Российском государственном архиве новейшей истории (РГАНИ, бывший текущий архив ЦК КПСС) – партийные документы после смерти Сталина. В составе фондов РГАСПИ сейчас находятся и все материалы Центрального архива комсомола.

Доступ к архивным документам и порядок работы с ними
Согласно действующему законодательству «Об Архивном фонде РФ и архивах», «документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам» (статья 20 Закона № 5341-1 от 07.07. 1993 г). Заметим, что никакие ограничения к доступу в архивные учреждения по возрасту в законе не оговорены.
Если школьник пойдет в архив самостоятельно, без родителей и наставников, то ему, прежде всего, понадобится письмо-отношение, адресованное в дирекцию данного архива. В этом письме, завизированном печатью школы или училища и подписью директора, должна содержаться просьба о допуске школьника для работы с архивными документами. В нем также должны быть оговорены тема исследования, приблизительные хронологические рамки и цель работы.
Получив разрешение от дирекции архива на работу с документами, школьник должен сначала изучить путеводитель по архиву и выписать номера заинтересовавших архивных фондов и затем заказать в читальном зале описи (как называют списки-перечни документов) этих фондов. Ознакомившись с ними и выписав номера интересующих единиц хранения, можно приступать к заказу конкретных дел. При работе с архивными делами или единицами хранения исследователь должен делать записи в листе использования, в котором указывается тема исследование и номера листов, из которых взята информация. В архиве исследователю могут понадобиться увеличительное стекло, карта изучаемой местности, словари или справочная литература. Ими пользоваться в архиве не возбраняется. Естественно, исследователь может обращаться за справками и к научным библиотекам, которые имеются во многих архивах. Часто в них хранятся подшивки старых газет. Не исключено, что именно в них можно обнаружить какие-то «ключи» для дальнейшего поиска.
По закону пользователь архива имеет право беспрепятственно получать любые документы, не содержащие сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), но, если такие сведения в интересующих исследователя документах имеются, то со времени их создания должно пройти не менее 75 лет. Если же речь идет о документах, касающихся родных, то следует захватить с собой в архив копии с метрических документов о рождении родителей, дедушек и бабушек, и тогда установленный законом срок давности не будет распространяться на документы родственников. В любом случае на все документы первой четверти ХХ века и, разумеется, на более ранние, ограничения распространяться не должны. Такой порядок работы с документами присущ всем государственным архивам, а также Центрам хранения документов новейшей истории, тоже относящихся к системе Федеральной архивной службы.

Ведомственные архивы
Помимо государственных архивов, у нас в стране существуют еще ведомственные архивы по всем отраслям жизнедеятельности государства (экономика, наука, силовые структуры и т.д.). Федеральный закон устанавливает 30-летний срок секретности документов, содержащих государственную или иную тайну. Однако ведомства (к примеру, ФСБ, МВД, Министерство иностранных дел или Министерство обороны) имеют право продлевать этот срок давности. Это приводит к тому, что задерживается передача ведомственных документов в государственные хранилища. Вот почему многие материалы, например, по Великой Отечественной войне до сих пор засекречены.
Не просто обстоит дело и с архивами Федеральной службы безопасности. Некоторые региональные управления ФСБ в течение последних лет передали часть своих документов (архивно-следственные дела) в государственные архивы, и они стали более или менее доступны историкам. В Москве они поступили в ГАРФ, а в других городах (Воронеж, Тверь и т.д.) – в центры документов новейшей истории.

Поиск информации
Если нужно выяснить судьбу какого-то репрессированного человека, наставник или сам учащийся должен, прежде всего, послать в местное Управление ФСБ официальный запрос по поводу судьбы интересующего лица и выяснить, где хранится его следственное дело. Дальнейшие действия зависят от того, поступил ли фонд архивно-следственных дел в вашем областном (краевом, республиканском) центре в архивный центр документов новейшей истории, тогда нужно обратиться туда. Если еще не поступил, то родители или наставник могут обратиться с запросом в службу регистрации и архивных фондов местного Управления ФСБ. Чтобы получить непосредственный доступ к архивно-следственному делу человека, не являющегося вашим родственником, понадобится доверенность его прямых или близких боковых родственников (детей, внуков, племянников), заверенная нотариусом, либо личное присутствие кого-то из них при ознакомлении с делом. По закону без доверенности разрешается снимать ксерокопии с некоторых следственных документов: с ордеров на арест, анкет, протоколов допросов, обвинительных заключений, заявлений подследственных и осужденных.
В случае же, если вас интересует судьба человека, арестованного в другой области или увезенного куда-либо для следствия после ареста, вы можете послать письменный запрос в Управление регистрации и архивных фондов ФСБ по адресу: 101000, г. Москва, УРАФ ФСБ РФ, или же в службу регистрации и архивных фондов конкретного областного Управления ФСБ. Например, вы знаете, что священник вашего села в Курской области был сослан в Томскую область, а впоследствии до односельчан дошли сведения о его новом аресте и расстреле в 1937 г. Значит, вы должны вести поиск не только в Курске, но и обратиться с запросом в Управление ФСБ по Томску и Томской области.

Открытые фонды
Впрочем, в областных государственных архивах существуют и открытые фонды, отражающие историю репрессий в ранний период Советской власти. Если вы занимаетесь изучением истории какого-либо крестьянского восстания времен Гражданской войны, то вам надо поработать, во-первых, с фондом местного (уездного, волостного) исполкома, и, во-вторых, с фондом губернского революционного трибунала. В составе фондов революционных трибуналов находятся как следственные дела, так и материалы судебных процессов.
Множество материалов, отражающих все сферы жизни, вы отыщете в фондах губернских исполкомов и губкомов партии. Сюда попадали даже секретные сводки ВЧК-ОГПУ о политическом и экономическом состоянии губернии, отношении населения к тем или иным социальным явлениям, политическим дискуссиям, экономическим трудностям. Огромный интерес представляют письма рядовых людей «во власть», которые могут хранится повсюду – от отдела социального обеспечения (собеса) и редакции газеты до горкома партии. В архивах небольших городов, безусловно, имеются интересные документы, порой изученные гораздо хуже, чем материалы центральных и областных архивов, где регулярно работают «взрослые» историки и студенты. Например, в фонде городского совета в районном архиве встречаются списки «лишенцев», документы о закрытии церквей.
Сведения генеалогического характера (о рождении, крещении, венчании, прописке, смерти) нужно искать в метрических книгах церковных приходов, домовых книгах, фондах ЗАГСов, которые есть и в районных, и в областных архивах. Если вы разыскиваете материалы о людях, состоявших в коммунистической партии, то на так называемых «номенклатурных» работников, то есть тех, кто занимал определенные посты, должны существовать личные дела. В зависимости от уровня, они хранятся в центрах документов новейшей истории. В отношении партийных руководителей, директоров заводов и крупных учреждений, военного командного состава могут существовать разные дела – как в областном центре, так и в РГАСПИ в Москве.
Запросы о героях исследований в центральные архивы можно посылать напрямую, а в архив Министерства обороны лучше всего – через военкомат. Не отчаивайтесь, если искомые вами материалы обнаружатся не вдруг и не сразу. Порой историки ведут свои поиски по многу лет. Но если даже не удастся найти ничего нового о вашем герое, работа в архиве поможет учащемуся глубже «погрузиться» в изучаемую эпоху и познать явные и тайные механизмы решений, которые принимала власть.

ПРАВИЛА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЕ ШКОЛЬНИКА

А.Г. Козлова, зав. архивом Международного общества «Мемориал»

Исследовательская работа не литературное эссе, а историческое исследование, поэтому исторические источники – важнейшая ее часть. Все исторические источники, письменные или устные, архивные документы или магнитофонные записи были откуда-то получены, поэтому совершенно необходимо указать их адрес. Например, если в архивах работал не сам школьник, а его наставник, в этом нет ничего плохого, надо лишь в сноске указать, что это документы из такого-то архива и они были предоставлены школьнику тем-то и тем-то. Если документы взяты вами из семейного архива, это тоже следует указать. Если учащийся ссылается на сделанное им интервью или прямо его цитирует, надо указать дату и место его проведения. Если используется чужая запись, тем более это следует пояснить. На какие бы документы или воспоминания ни ссылался автор работы, необходимо указывать, опубликованные это источники или нет.
Всякий чужой текст, приводимый в работе, должен быть выделен кавычками или особым шрифтом, если работа выполняется на компьютере, и обязательно снабжен сноской, в которой следует указать имя автора, название книги или статьи, год издания и страницу. Кстати, это очень важно и в цитировании сделанных учащимся записей устных рассказов, чтобы понять, где идет его собственный текст, а где рассказ его собеседника.
Если используются документы из частных и семейных архивов, необходимо получить разрешение владельцев на использование предоставленных документов. То же самое необходимо делать в отношении интервью. Собеседник должен разрешить школьнику использовать запись беседы.
Опыт «Мемориала» показывает, что с каждым годом все больше становится исследовательских работ, в которых приложением служат аудио- и видеокассеты. На этих кассетах, как правило, записаны интервью с героями работ или (на видео) сюжеты, посвященные зданиям, улицам, церквям и памятникам, о которых идет рассказ. Конечно, создание настоящего видеофильма по исторической теме – дело очень непростое, требующее специальной подготовки и специального умения. Такая работа может быть выполнена лишь целым коллективом участников. Однако и сама исследовательская работа может быть выполнена как видеофильм, где текст (или подробный сценарий) может, наоборот, являться только приложением. Но в любом случае текстовая основа видеофильма обязательно должна быть представлена.
Любую работу очень украшают приложенные к ней фотографии и документы. Однако с попавшими в руки автора работы оригиналами надо обращаться чрезвычайно бережно. Прилагать их к конкурсной работе надо лишь в том случае, если вы хотите, чтобы эти оригиналы оказались потом в том месте, где будет храниться работа. Но тогда это надо специально оговорить и обязательно оставить себе копии.
Кроме того, все приложения не могут существовать сами по себе, они должны быть непременно тесно увязаны с текстом исследования.
Важно, чтобы все документы были тщательно прокомментированы и подвергнуты критическому анализу. Это, собственно, и есть главный критерий оценки работы, хотя оценивается и сам исторический материал, и умение участника конкурса излагать свои мысли.
Мы призываем педагогов и школьников стать собирателями того, что хранит в себе народная память. Ведь мы присутствуем при исчезновении целого исторического и социального уклада и все сталкиваемся со «стихией забвения».
«Забывается все – от государственной идеологии и образа жизни до облика улиц и кухонной утвари. Неосведомленность новых поколений о прошлой жизни грозит обернуться полным взаимонепониманием» (С. Гандлевский).
Одна из целей исследовательской работы учащихся – сохранение связи между поколениями.

В статье будет рассмотрен один из важнейших локальных нормативных актов по хранению документов – инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации. Эта инструкция в равной степени необходима как сотрудникам структурных подразделений, так и работникам службы ДОУ. Первым – потому, что является пошаговым руководством по обработке документов при подготовке их к хранению, а вторым – потому, что возлагает указанные обязанности на подразделения организации и дает право требовать от них передачи в архив корректно скомпонованных и оформленных дел. Образец инструкции приводится в статье.

Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно, исходя из собственных традиций и потребностей в хранении документов. В качестве основы для разработки инструкции используются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002, далее в статье – «Основные правила»).

Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации. Все структурные подразделения должны получить копию инструкции.

Пример инструкции по подготовке и передаче документов в архив

Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации. После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов.

по подготовке и передаче документов в архив

• Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее – Основные правила).
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558).
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
• Номенклатурой дел Общества.
• Положением об экспертной комиссии Общества (утв. генеральным директором 30.10.2014).
• Инструкцией по делопроизводству Общества (утв. приказом от 17.01.2014 № 12).

1. Состав документов подлежащих передаче в архив
   1. Архив Общества комплектуется делами временного, постоянного хранения, а также делами по личному составу.
   2. В архив Общества передаются дела временного хранения со сроками хранения от 5 лет. Дела со сроками хранения до 5 лет хранятся в структурных подразделениях Общества и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке (см. раздел 4 настоящей Инструкции).

1. Экспертиза ценности документов
   1. Экспертиза ценности документов (далее ЭЦ) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
   2. ЭЦ проводится в Обществе ежегодно.
   3. ЭЦ проводится на основании номенклатуры дел Общества.
   4. При проведении ЭЦ осуществляется:
      1. отбор документов для передачи в архив Общества;
      2. отбор и выделение из дел документов, не подлежащих архивному хранению (черновики, копии, документы не подлежащие передаче в архив в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции);
      3. выделение к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли.
   5. По результатам ЭЦ составляются:
      1. для документов, по которым принято решение о передаче в архив – сдаточные описи дел (приложение 1);
      2. для документов, срок хранения которых истек и которые признаны не имеющими научно-исторической ценности и утратившими практическое значение – акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2);
      3. для утерянных документов – акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 3).

1. Уничтожение документов
   1. Уничтожение документов – это процесс ликвидации документов без возможности восстановления.
   2. Акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2), утверждаются генеральным директором Общества.
   3. Уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации.
   4. Электронные документы могут уничтожаться как путем физического уничтожения носителей, так и путем переформатирования или перезаписи носителей. При необходимости к процедуре уничтожения электронных документов привлекаются специалисты отдела информационных технологий Общества.

1. Комплектование и оформление дел и документов для передачи в архив
   1. Комплектование архивного дела включает в себя следующие операции:
      1. сортировку документации с целью выделения из дел документов, срок хранения которых истек, дубликатов, копий и т.д.;
      2. проверку правильности систематизации документов внутри дел;
      3. проверку комплектности дел;
      4. проверку корректности оформления документов, содержащихся в деле (наличие всех необходимых реквизитов, подписей, виз).
   2. Если в деле содержится переписка, документы группируются по хронологии или по принципу «запрос-ответ». Если в деле содержится переписка по нескольким крупным вопросам, документы группируются по каждому из них отдельно, а группы отделяются друг от друга разделителями.
   3. Приложения подшиваются непосредственно после основных документов. Приложения-предметы (компакт-диски, флеш-карты и т.п.), или приложения, которые могут быть повреждены (фотографии, схемы), вкладываются в конверт, который подшивается после основного документа.
   4. Документы в деле располагаются таким образом, чтобы документы за январь находились в начале дела (тома), а документы за декабрь – в конце.
   5. В деле должно содержаться не более 250 листов. Если объем дела больше, оно подразделяется на тома.
   6. Если объем дела небольшой, допускается комплектовать его вместе с другими делами при условии, что у всех дел комплекта одинаковые сроки хранения. При сшивании подобных дел между ними вкладываются разделители, на которых указывается индекс и заголовок каждого из дел.
   7. Электронные документы хранятся на внешних носителях информации.
   8. Наименование файла электронного документа должно полностью соответствовать заголовку дела по номенклатуре.
   9. На один носитель информации помещаются файлы электронных документов, имеющих одинаковый срок хранения.
   10. Носитель информации с файлами электронных документов подшивается в конверт. На конверте указывается индекс и заголовок каждого из дел.

1. Оформление дела для передачи на архивное хранение
   1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела со сроками хранения 10 лет и более.
   2. Полное оформление дел предусматривает:
      1. Подшивку или переплет дела.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

1. Нумерацию листов в деле.

Нумерация листов внутри дела производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом арабскими цифрами. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. При наличии конверта с непрошитым приложением (схема, фотография) нумеруется только конверт независимо от количества листов приложения. Не нумеруются дела, содержащие документы одного вида, имеющие собственную валовую нумерацию (например, приказы). Внутренняя опись имеет отдельную нумерацию. Не нумеруются лист заверительной надписи и разделители внутри дела.

1. Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 4).

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание.

1. Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела (приложение 5).

В конце дела подшивается лист заверительной надписи. В листе-заверителе указывается количество листов дел и внутренней описи (при ее наличии), оговаривается состояние документации в деле. Заверительная надпись датируется и подписывается руководителем структурного подразделения, сдающего дело.

1. Оформление реквизитов обложки дела (наименование структурного подразделения, индекс и заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов).

Заголовок архивного дела должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации, содержащейся в деле. Для дел, скомплектованных по тематическому принципу, целесообразно составлять развернутый заголовок (с перечислением вопросов, которым посвящена документация дела). Ограничение доступа к информации дела также отражается в заголовке. Заголовок оформляется на бланке и наклеивается на обложку файла.

Реквизиты заголовка:

• наименование компании;
• наименование структурного подразделения (управление, отдел);
• индекс дела по номенклатуре;
• номер дела (тома), если необходимо;
• заголовок дела
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• крайние даты дела (тома);
• количество листов архивного дела (тома);
• срок хранения дела (тома).
  1. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

1. Порядок передачи дел в архив
   1. Передача дел на архивное хранение производится по сдаточной описи (приложение 1).
   2. При заполнении описи в нее с обложки каждого дела переносятся следующие данные:

7.2.1. заголовок дела без сокращений;

7.2.3. крайние даты дела;

7.2.4. количество листов дела.

1. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том заносится в опись под своим порядковым номером.
2. Сдаточная опись на дела, подготовленные структурным подразделением для сдачи в архив, составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем структурного подразделения. Оба экземпляра описи вместе с подготовленными для сдачи на архивное хранение делами передаются в архив.
3. При приеме дел работник архива Общества сверяет передаваемые дела со сдаточной описью и делает запись о приеме, после чего один экземпляр сдаточной описи передается в структурное подразделение.

Приложение 1 Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир» (ООО «Альтаир») __________________________________________________________________________ (наименование подразделения) СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ дел за ________________ год «___»___________ 201__ г. №____ № п/п Индекс дела по номенклатуре Заголовок дела по номенклатуре Крайние даты Срок хранения Количество листов Примечание Дела в количестве ______________________________________ед. хр. на хранение сдал: (цифрами и прописью) «___» ______________ 20___ г. Дела в количестве __________________________________________ед. хр. на хранение (цифрами и прописью) «___» ______________ 20___ г. СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от «____» _________20_____г. № _____________ «___» ______________ 20___ г.

Приложение 2 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014) УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Альтаир» Н.С. Рыбаков «___» ______________ 20__ г. о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению «___»___________ 201__ г. №____ На основании номенклатуры дел ООО «Альтаир» отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившее практическое значение следующие документы ________________________________________ООО «Альтаир»: (наименование структурного подразделения) № п/п Заголовок дела Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи Кол-во ед. хр. Срок хранения и номера статей по перечню Примечание Итого: _____________________________________ед. хр. за_____________________годы (цифрами и прописью) «___» ______________ 20___ г. СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации от «___» ______________ 20___ г. № ____________ Документы в количестве: _____________________________________________________ (цифрами и прописью) уничтожены путем _________________________________________, о чем составлен акт от «___» ______________ 20___ г. № ____________ (прилагается). «___» ______________ 20___ г.

Приложение 4 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014) ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела _______________________________________________________________ (наименование дела) ____________________________________________________________________________ (наименование подразделения) за ________________ год № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов ед. хр. Примечание Итого: ___________________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ____________________________ документов «___» ______________ 20___ г. «___» ______________ 20___ г.

«___» ______________ 20___ г.

«___» ______________ 20___ г.

Приведенная инструкция является универсальной и может быть трансформирована любой организацией под ее собственные нужды.

Положения инструкции, отступающие от норм, предписываемых Основными правилами

Пункт 2.2. инструкции содержит информацию о том, что в архив попадают дела со сроками хранения от пяти лет. Согласно Основным правилам, в архив следует сдавать документы со сроками хранения от 10 лет и более, а дела с меньшими сроками хранения оставлять в структурных подразделениях. Однако в настоящее время отделы коммерческих организаций стремятся сдать в архив как можно больше документов, при этом редко учитывая сроки их хранения.

Если размеры помещения архива позволяют принимать все документы, которые хотели бы сдать структурные подразделения компании, а в архиве работает достаточно людей, которые смогут обработать принятые документы и своевременно организовывать их экспертизу и уничтожение, то никаких проблем нет. Так, в нашем примере установлено, что архив организации принимает дела со сроками хранения от 5 лет.

Пункты 4,4., 5,7. – 5.10. инструкции содержат информацию о хранении и уничтожении электронных документов . В последние годы все чаще возникают вопросы о том, как хранить электронные документы и копии документов в электронном виде.

Отметим, что электронный документ и электронная копия документа – не одно и то же. Электронный документ – «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Самый простой пример электронного документа – журнал регистрации, который ведется в Excel или Access. После завершения он не распечатывается, а так и хранится в электронном виде.

ст. 2, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Не смотря на то, что Основные правила предписывают помещать в дела оригинальные экземпляры документов, в последнее время заметна тенденция дополнительно хранить их электронные копии. Иными словами, законченные делопроизводством документы сканируются для передачи в архив. Полученным в результате сканирования файлам присваиваются индивидуальные сроки хранения, которые значительно превышают сроки хранения их бумажных оригиналов. Как правило, сканированные копии хранятся постоянно. Если говорить о преимуществах хранения электронных копий документов, то они очевидны: внешние электронные носители занимают минимум места и при этом могут содержать терабайты информации.

Организация вправе решить для себя, с каких документов перед передачей в архив будут сняты электронные копии. Разумеется, сканирование документов должно производиться до того, как они будут сшиты в тома. Сканировать документы могут как специалисты самого подразделения, так и сотрудники службы ДОУ.

Носители электронной информации хранятся в конвертах, подписанных по аналогии с бумажными томами. Целесообразно помещать на один электронный носитель документы с одинаковыми сроками хранения.

Внимательный читатель, хорошо знакомый с федеральными нормативно-правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, заметит некоторые отступления от традиций архивного хранения и форм документов, установленных Основными правилами. Этому есть несколько причин.

Во-первых, большинство негосударственных организаций не являются источниками комплектования государственных архивов, и в плане хранения документов «варятся в собственному соку», соприкасаясь с госархивами, например, только при передаче документов по личному составу при ликвидации организации. Поэтому из форм документов могут быть исключены такие реквизиты, как: отметка об утверждении описей дел по личному составу ЭПК в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 2 Инструкции).

Во-вторых, те же негосударственные компании зачастую не могут позволить себе хранить дела в подразделениях в течение 10 лет и более. Некоторые отделы компании передают в архив входящие документы сразу после того, как они снимаются с контроля просто потому, что в канцелярии или в приемной нет места для их хранения. Все эти поступающие в архив документы нужно принимать и организовывать, и здесь отступления от Основных правил неизбежны.

В заключении статьи, хочется сказать о том, что Основные правила остаются фундаментальным документом для формирования корпоративных традиций в плане хранения информации. И если вы отступаете о них, то делать это нужно с умом. Можно передать в архив организации дела, потому что их негде хранить, но ни в коем случае нельзя изменять сроки хранения документов и вводить тому подобные глобальные коррективы.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Они сформулированы в соответствии с существующей регламентирующей сферу обработки, обобщения и хранения информации. Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. При их составлении учитывались современные достижения в использовании технических средств и передовых информационных технологий. Рассмотрим далее основы архивного делопроизводства.

Сфера распространения

По архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

1. Источников.
2. Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

1. Подразделения предприятия.
2. Физлица.
3. Подведомственные структуры.

Состав материалов

Инструкция по архивному делопроизводству устанавливает, что комплектование осуществляется делами временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Обобщаются также сведения по личному составу. Дела, срок хранения которых менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они содержатся в соответствующих подразделениях предприятия. По окончании срока хранения такие дела подлежат уничтожению. Сведения индивидуального характера передаются по заявлению владельца. Впоследствии они направляются в госархив для постоянного содержания. Передаче также подлежат материалы предприятий-предшественников и ликвидированных подчиненных структур.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Уполномоченные служащие, осуществляющие работу с информационными материалами предприятия, составляют систематизированный перечень дел. Он именуется номенклатурой. При ее формировании указываются материалов. Инструкция по архивному делопроизводству предписывает уполномоченному подразделению осуществлять контроль и содействие службе обеспечения в составлении номенклатуры. Систематизированный перечень выступает в качестве базы для формирования описей информационных материалов постоянного и временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура также является главным учетным документом. Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

1. Типовой.
2. Примерной.
3. Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях. Типовая номенклатура считается нормативным документом. Примерная систематизация определяет приблизительный состав информационных материалов для предприятий, на которые распространяется ее действие, с указанием индексов. Она обладает рекомендательным характером. Указанные виды систематизации используются при формировании индивидуальной номенклатуры и переносятся в нее без изменений.

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке. Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел

Формированием именуется группировка выполненных актов в соответствии с номенклатурой. Архивное делопроизводство организации включает в себя систематизацию информационных материалов в соответствии с наименованием папок. Не допускается группировка дублетных и черновых экземпляров. Исключение составляют особо ценные носители. Запрещено помещать в папки бумаги, подлежащие возврату.

Ведение архивного делопроизводства осуществляется при централизованной работе с материалами службой информационного обеспечения, а при децентрализованной - как структурными подразделениями, так и указанным выше отделом. Группировка выполняется под непосредственным руководством лиц, ответственных за сохранность носителей данных. При необходимости могут привлекаться служащие госархива.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с необходимо соблюдать следующие требования:

1. Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
2. В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
3. В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:

• личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
• материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
• бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
• театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
• истории болезней и проч.

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

1. Положения, уставы, утвержденные распорядительными актами, выступают в качестве приложений к ним. Они группируются вместе. Если положения, инструкции, уставы были утверждены как самостоятельные акты, их систематизируют в отдельные дела.
2. Поручения вышестоящих структур и постановления по их выполнению группируются по направлениям работы предприятия.
3. Приказы, относящиеся к личному составу, систематизируются согласно срокам хранения. При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.
4. Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения - в другую.
5. Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
6. Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
7. Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки. Их располагают в алфавитном порядке.
8. Жалобы, предложения, заявления граждан, касающиеся деятельности предприятия, документация по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от обращений физлиц по личным вопросам.
9. Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода. При этом указывается индекс дела прошлого года.

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Архивное делопроизводство предусматривает ряд предписаний для структурных подразделений, работающих с бумажными актами. Оформление носителей может быть частичным или полным. Это зависит от сроков хранения. Полное оформление осуществляется в отношении документов временного (более 10 лет), постоянного содержания, а также актов по личному составу. Оно подразумевает:

1. Переплет/подшивку папки.
2. Нумерацию листов.
3. Составление страницы-заверителя.
4. Формирование внутренней описи в случае необходимости.
5. Внесение уточнений в реквизиты Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Нюансы

Архивное делопроизводство - вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

1. Количество листов с нумерацией.
2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем. Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты. Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле "Примечания". В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.

Инструкция по организации и ведению архива в испытательной лаборатории (далее – Инструкция) разработана в целях установления единого порядка оформления для сдачи в архив и подготовки к уничтожению документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории.

Инструкция определяет порядок подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории, методику отбора дел (нарядов, журналов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению.

1. Общие положения по ведению архива в испытательной лаборатории

В Настоящей инструкции реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.
Настоящая Инструкция по разработана в соответствии с «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263,

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 6 октября 2000 г., Номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности испытательных лабораторий

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело в лаборатории. Термины и определения

1.2. Оформление для сдачи в архив и подготовку к уничтожению документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории (далее – документы), осуществляет сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива.

Секретарь испытательной лаборатории или замещающее его должностное лицо исполняет обязанности по ведению архива в части полномочий (Входящие,исходящие регистрационные документы) не переданных сотруднику лаборатории.
Установленные в инструкции термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы – курсивом.

Термины, установленные инструкцией м стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и и инструкций по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

• 3 Термины и определения

4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов.
31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.
33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.
34 фонодокумент : Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36 реквизит документа: Элемент оформления документа.
37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

• 3.2 Делопроизводство в лаборатории
• 3.2.1 Документирование в лаборатории

44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47 вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48 бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49 унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50 табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51 альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52 оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
53 согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54 лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55 виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56 гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57 подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58 подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59 электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60 утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

2. Экспертиза ценности документов лаборатории, определение сроков их хранения

2.1. Экспертиза ценности документов (протоколов испытаний, материалов, нарядов, журналов, карточек) проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными правовыми и методическими документами в области архивного дела.

2.2. При проведении экспертизы ценности документов определяются сроки их хранения, при этом осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; выделяются к уничтожению документы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел.

2.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

2.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются:

Опись документов постоянного хранения;

Опись документов долговременного хранения;

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

2.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается комиссия

2.6. Комиссия создается и функционирует в соответствии с, утвержденным приказом Генерального директора.

2.7. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Типовой номенклатурой.

2.8. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Типовой номенклатурой, устанавливаются комиссией с учетом Перечня документов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного приказом, исходя из научной и практической ценности документов.

2.9. Порядок исчисления сроков хранения протоколов испытаний, материалов, нарядов, журналов устанавливается Типовой номенклатурой.

• 3. О формление и сдача в архив документов лаборатории. Формирование описей лаборатории

3.1. Общие положения

3.1.1. Решение о передаче в архив документов принимает начальник лаборатории на основании требований для сдачи в архив, установленных Инструкцией по делопроизводству. Начальник лаборатории проверяет все производство по делу (материалу), обращение к исполнению и выполнению.

3.1.2. Акты испытаний,протоколы испытаний,материалы, наряды и журналы подлежат оформлению и сдаче в архив не позднее одного месяца после наступления события, являющегося основанием для их списания в архив.

3.1.3. Работник сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, тщательно просматривает все документы лаборатории(материалу, наряду, журналу), подлежащему сдаче в архив, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения (постановления).

3.1.4. На титульном листе документов лаборатории(материала, наряда, журнала) указываются реквизиты в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству, а также проставляется штамп с отметками о сроке хранения и дате передачи его в архив, заверенными подписью начальника лаборатории.

3.1.5. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, проверяет их наличие и заполнение в них всех предусмотренных реквизитов.

3.1.6. Документы передаются в архив по сдаточным описям (приложение 1), которые ведутся в электронной форме в течение календарного года, записи в них вносятся по мере сдачи документов в архив. Сдаточные описи считаются законченными после внесения в них всех документов, подлежащих сдаче в архив в течение календарного года.

3.1.7. При отсутствии должности архивариуса документы передаются следующим образом:

Акты испытаний,протоколы испытаний, документы о качестве, журналы, карточки, подлежащие постоянному хранению, – по описям документов постоянного хранения;

Акты испытаний,протоколы испытаний подлежащие хранению свыше 10 лет, – по описям документов долговременного хранения;

Акты испытаний,протоколы испытаний материалы, документы о качестве, журналы, карточки, подлежащие хранению 10 лет и менее – по сдаточным описям (приложение 1), формируемым с учетом требований, предусмотренных п. 3.1.6 настоящей Инструкции.

3.1.8. Документы передаются в архив испытательной лаборатории на основании акта приема-передачи (приложение 2). К акту прилагаются сдаточные описи (в соответствующей их части) в электронной форме и бумажной (два экземпляра, заверенные на каждом листе описи подписями принимающего и передающего, – по одному для каждого из них).

3.1.9. При отсутствии должности архивариуса акт приема-передачи (приложение 2) оформляется по окончании календарного года, но не позднее марта следующего года. В этом случае к акту прикладываются указанные в п. 3.1.7 настоящей Инструкции описи (их соответствующие разделы) в электронной форме и бумажной (в одном экземпляре).

3.2. Оформление документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению

3.2.1. Дело (папка) должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов превышает 250, документы формируются в тома. Содержание каждого тома папки уточняется в подзаголовке тома.

3.2.2. Дело (папка) подшиваются в твердую обложку на 4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций. Не допускается подшивка в папку нескольких экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновиков документов. Все металлические скрепки и скобки из папки удаляются.

3.2.3. Листы дела (папки) пронумеровываются. Нумерация листов дела, папки, журнала осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству. В случае существенного изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый, если он имеется в деле (папке), сохраняется в нем.

3.2.4. В деле (наряде) составляется внутренняя опись (приложение 3). Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно.

3.2.5. В конце дела (наряда) подшивается отдельный лист-заверитель по форме, установленной Инструкцией. Лист-заверитель не нумеруется. Если дело (наряд) прошито без листа-заверителя, то он наклеивается на внутреннюю сторону задней обложки дела (наряда). В листе-заверителе оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда), в т.ч. номера листов с наклеенными фотографиями, документами, номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (наряда) (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

3.2.6. В журналах пронумеровываются страницы, на оборотной стороне последнего чистого листа составляется заверительная надпись по форме, установленной Инструкцией.

3.2.7. Лист-заверитель для карточек составляется на отдельном чистом листе формата карточки по форме, установленной для нарядов, и хранится вместе с карточками.

• 3.3. Составление описей документов постоянного и долговременного хранения

3.3.1. Акты испытаний,протоколы испытаний, документы о качестве, журналы, карточки (картотеки) постоянного хранения включаются в опись документов постоянного хранения (приложение 4), дела временного (свыше 10 лет) хранения – в опись документов долговременного хранения (приложение 5).

3.3.2. Основой для составления описей документов постоянного и долговременного хранения является номенклатура дел. Индивидуальная номенклатура дел и документов испытательной лаборатории формируется на основе Типовой номенклатуры и разработанной Управлением примерной номенклатуры дел на судебном участке. Порядок и требования к формированию индивидуальной номенклатуры устанавливаются Типовой номенклатурой.

3.3.3. Каждая опись документов лаборатории постоянного и долговременного хранения состоит из годовых разделов. В годовой раздел описи вносятся документы, оконченные (сформированные) в соответствующем году. При её составлении соблюдаются следующие требования:

Годовые разделы описи лаборатории ведутся единой, валовой нумерацией. Номера по порядку в годовом разделе описи продолжают нумерацию годового раздела описи предшествующего года. Опись заканчивается, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. Каждой законченной описи присваивается номер;

Каждый документ (дело, наряд, журнал) вносится под самостоятельным порядковым номером. Если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Картотека на тома не разбивается и вносится под одним порядковым номером с указанием количества карточек;

Заголовок документа (дела, наряда, журнала, картотеки) переносится в опись без сокращений и должен соответствовать его наименованию по номенклатуре дел. Если в опись вносятся дела (документы о качестве), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается общий заголовок, номер тома, его подзаголовок. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “То же”, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Графа описи «примечание» используется для отметок об особенностях состояния документов, передаче дел другим организациям со ссылкой на необходимый документ и т.п.

3.3.4. После внесения (документа о качестве, журнала) в опись на его обложке рядом с пометкой о сроке хранения проставляются номер описи и номер дела (папки, журнала) по описи.

3.3.5. Годовые разделы описей лаборатории рассматриваются и согласовываются Генеральным директором, о чем ставится отметка с указанием номера протокола комиссии и даты её заседания.

3.3.6. Согласованные годовые разделы описей утверждаются начальником лаборатории по окончании календарного года, но не позднее марта следующего года, и направляются на рассмотрение и утверждение Генеральным директром (описи После их утверждения годовые разделы описей – возвращаются в лабораторию и хранятся в отдельной папке.

3.3.7. Внесение в годовой раздел описи изменений после утверждения его центральной экспертной комиссией допускается только по согласованию с ней. При этом заголовки дополнительно обнаруженных дел могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами. В этом случае в итоговой записи годового раздела указываются основания внесенных изменений.

3.3.8. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются, хранятся в папках с клапанами и завязками.

3.3.9. К законченной описи составляется лист-заверитель (приложение 6), вместе с которым она подшивается в твердую обложку.

4. Выделение и подготовка документов к уничтожению в лаборатории

4.1. Находящиеся в архиве документы лаборатории, по которым истек срок хранения, выделяются к уничтожению.

4.2. Из выделенных к уничтожению протоколов испытаний,актов испытаний и материалов изымаются подлинники итоговых актов (заключений,решений, распоряжений, которыми дело рассмотрено по существу, а также последующих определений и постановлений вышестоящих судов). Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо изымать подлинники определений (постановлений) о прекращении производства по делу, об оставлении без рассмотрения.

4.3. На подлинниках судебных актов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются в порядке номеров дел в документы о качестве в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией к нарядам постоянного хранения.

4.4. Из протоколов испытаний (материалов, нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов, в которую вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (материала, наряда), из которого он изъят, год рассмотрения дела (материала), номер и дата акта об уничтожении дела (материала, наряда). Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

4.5. В учетно-статистических карточках по делам дел, выделенным к уничтожению, делается отметка об уничтожении с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания комиссии.

4.6. Выделенные к уничтожению документы оформляются актом (приложение 7), при составлении которого должны соблюдаться следующие правила:

Документы располагаются в акте по годам их рассмотрения;

Акты могут отдельно составляться на организации,объекты испытаний (в т.ч. на документы о качестве, журналы, карточки.

4.7. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и согласовываются комиссией, о чем в актах ставится отметка с указанием номера протокола комиссии и даты её заседания.

4.8. Согласованные акты после утверждения их начальником лаборатории в двух экземплярах направляются на рассмотрение и утверждение Генеральному директору. После их утверждения акты по одному экземпляру, вторые –возвращаются в лабораторию и хранятся в отдельной папке

4.9. Выделенные к уничтожению документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

5. Уничтожение документов в лаборатории

5.1. Уничтожение подготовленных документов производится только после согласования центральной экспертной комиссией соответствующих годовых разделов описи документов постоянного хранения и актов о выделении документов к уничтожению.

5.2. Документы, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. Сдача на утилизацию оформляется приемно-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество переданных на утилизацию документов по фондам (судебные дела (в т.ч. уголовные, гражданские, об административных правонарушениях), материалы, документы о качестве, журналы, карточки). Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника лаборатории, ответственного за ведение архива.

5.3. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию, документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества документов по фондам.

5.4. В соответствующих актах о выделении документов к уничтожению ставятся отметки о дате их уничтожения, заверенные подписью работника сотрудник лаборатории, ответственного за ведение архива.

5.5. Запрещается использование выделенных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.

6. Организация хранения, учета и использования документов архива лаборатории

6.1. Поступившие в архив документы (дела, материалы, документы о качестве, журналы, карточки) хранятся по фондам в хронологическом порядке на стеллажах и в шкафах.

6.2. Документы постоянного хранения размещают в коробках, временного хранения – в коробках или связках. (документы о качестве) систематизируются в зависимости от их объема по 10-50 в коробке (связке). На каждой коробке (связке) указываются начальные и конечные регистрационные номера документов о качестве помещенных в них.

6.3. Карточки хранятся в коробках в порядке их номеров по годам. Учетно-статистические карточки хранятся отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях.

6.4. Стеллажи, шкафы, полки в помещении архива нумеруются сверху вниз, слева направо. На каждом стеллаже (шкафу) устанавливается указатель, в котором обозначается наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

6.5. Все документы, хранящиеся в архиве лаборатории, должны быть учтены и описаны.

6.6. Основными учетными документами в архиве испытательной лаборатории являются:

Паспорт архива;

Номенклатура документов;

Описи документов постоянного и долговременного хранения;

Сдаточные описи;

Журнал выдачи дел (документов);

Акты приема-передачи документов на хранение в архив;

Акты о выемке к уничтожению документов;

Акты проверки наличия и состояния документов.

6.7. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

6.8. Сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, с разрешения (по указанию) начальника лаборатории:

Выдает документы архива работникам

Направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения;

Выдает выписки из архивных документов.

6.9. Порядок ознакомления и выдачи, материалов, документов, их копий, выписок из архива предусмотрен Инструкцией.

6.10. О выдаче (документа о качестве, журнала, материала) из архива производится отметка в журнале (приложение 8), в который по окончании календарного года вносится итоговая запись о количестве выданных из архива (, журналов, материалов). а выдаются на срок не более одного месяца, за исключением случаев выдачи (, журналов) по запросам. Состояние возвращаемых в архив должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документ. Письменныезапросы и сопроводительные письма о направлении хранятся в отдельной папке. Документы (заявления), послужившие основанием для допуска к ознакомлению с документом, находящимся в архиве, подшиваются к заявке

6.11. Сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива лаборатории, по окончании календарного года (по состоянию на 31 декабря), но не позднее марта следующего года, оформляет паспорт архива (приложение 9).

7. Проверка наличия документов в архиве лаборатории

7.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве лаборатории комиссией, назначаемой Генеральным директором, производится проверка наличия и состояния документов.

7.2. В ходе проверки архива лаборатории осуществляется:

Установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

Выявление и устранение недостатков в учете документов;

Выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

Выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.

7.3. Проверка проводится не реже одного раза в шесть лет при большом объеме документов.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве испытательной лаборатории:

После перемещения в другое помещение;

После чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища посторонних лиц;

При смене сотрудника лаборатории, ответственного за ведение архива.

7.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

Сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

Вносить в опись неучтенные а;

Изымать и изолировать а, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Неучтенные документы помещаются вслед за учтенными для последующей обработки и описания.

7.5. Если при проверке обнаружено отсутствие документов, то на основании распоряжения начальника лаборатории организуется их розыск.

Изучить все учтенные документы по выдаче () из хранилища;

Организовать розыск не обнаруженных при проверке документов в лаборатории, в деятельности которого они образовались, предварительно изучив их сдаточные описи;

Проверить находящиеся рядом документы;

Изучить акты о изъятии документов к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов в архиве.

7.7. Обнаруженные в итоге розыска документы размещаются на соответствующие места.

7.8. Необнаруженные документы списываются с учета актом (приложение 10).

7.9. При обнаружении неисправимых повреждений документов составляется акт (приложение 11).

7.10. После утверждения актов об отсутствии документов или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные документы исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов

7.11. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце после заверительной надписи ставится запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

7.12. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архива и представления соответствующих сведений о ах постоянного хранения в центральную экспертную комиссию для внесения изменений в контрольные экземпляры описей постоянного и долговременного хранения.

8. Оборудование помещения архива испытательной лаборатории

8.1. Для обеспечения сохранности () и других документов, создания необходимых условий для работы архива испытательной лаборатории отводится специально оборудованное помещение.

8.2. Архив должен размешаться в отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.

8.3. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах штор, жалюзи, окраски стекол.

8.5. В помещении архива категорически запрещается курение, а также пребывание в мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов.

8.6. Помещение архива оборудуется пожарной и охранной сигнализацией, обеспечивается выходом к лестничным клеткам (лифтам) в случае эвакуации.

8.7. Пожарная безопасность в помещении архива обеспечивается средствами пожаротушения.

8.8. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами, скрытой или вмонтированной в металлические трубы электропроводкой, полугерметичной осветительной арматурой, герметичными или установленными в металлическихраспреительных шкафах (коробках) штепсельными розетками, предметами для перемещения документов внутри архива и для выемки, размещенных на верхних полках.

8.10. В помещении архива принимаются меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Не реже одного раза в год проводятся санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений. При проведении уборок вода не должна попадать на документы..html

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами - начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух .

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон .

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы , применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция . Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;

поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;

производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища ( пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009)) зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.

В архивохранилище запрещается применение огня , нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел , в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов .

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел .

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

организация работы архива;

ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) - стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника - представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев - для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

М. В. Гришина, специалист отдела кадров, менеджер по персоналу ООО «Стелмон»