عند كتابة رسائل إلى الزملاء والعملاء والشركاء ، غالبًا ما يُطرح السؤال حول كيفية صياغة هذا الفكر أو ذاك بأسلوب العمل. كيف نقول إننا لا نحب شيئًا - أو بالعكس ، نحبه؟ كيف يمكنني الإبلاغ عن مشكلة أو فرصة؟ كيف تدعو المرسل إليه للقاء أو الاتصال؟ كيف أذكر العقوبات المحتملة؟
في هذه الحالة قمنا بتجميع قاموس صغير للمعاملات التجارية. استخدمه ، وسيكون أسلوبك رسميًا تمامًا ، وستتنوع الصياغة.
|
نبدأ بهدفنا |
نبدأ بمصلحة المرسل إليه |
|||
|
"ماذا جاء" |
بوضوح |
"مبسطة" |
مشكلة |
إمكانية |
|
أكتب إليكم مع طلب ... أعلمك…. أوجه انتباهكم إلى أن ... أطلب (منكم) تخصيص الأموال ... أطلب (منك) النظر في تخصيص الأموال (الإذن بتخصيص الأموال ، (تعليمات تخصيص الأموال) ... فيما يتعلق بظهور ظروف جديدة تؤثر على تنفيذ المشروع ، أود أن أتفق معك على التغييرات في الجدول (تقديري) .... الرجاء المساعدة ... أطلب مساعدتكم في ... أذكر (أذكر) بـ ... أطلب القضاء على التراكم (الديون) |
أشعر بالحاجة للمناقشة معك ... أريد (أريد) أن أتفق معك .... ندعوكم لمناقشة الخطط المستقبلية والاتفاق عليها ... أطلب (منكم) النظر في إمكانية المساعدة في تنفيذ المشروع ... أقدم (لك) معلومات (معلومات) حول ... أبلغ (لكم) عن ... اسمحوا لي أن أبلغكم ... أنا أتصل بك بخصوص ... |
ألفت انتباهك إلى وضع صعبمع … اضطر للإعلان ... نعلمك ... نبلغك بموجب هذا بـ ... مخول للإبلاغ ... أعتبر أنه من الضروري لفت انتباهك إلى (لفت انتباهك إلى ...) ... ننتقل اليكم بصدد الصعوبات ... نقدم المساعدة في حل المشكلة ... مع العلم باهتمامك بالمشكلة ... نحن جاهزون لتقديم حل ... كما تعلم (يوجد وصف للمشكلة) ... واسترشادًا بمصالح الشركة ، أود أن ألفت انتباهكم إلى…. |
أتواصل معك لتقديم عرض ... أطلب منك النظر في اقتراح يسمح ... نقدم لك فرصة فريدة لزيادة مبيعاتك ... يسعدنا (نتشرف) أن نقدم (لكم) ... يسعدنا أن نعلن عن إمكانية ... نود أن نلفت انتباهكم ... نعلمك بالوضع الإيجابي للغاية مع ... وندعوك للاستفادة من هذا الموقف من أجل ... |
|
|
إجراءات محددة |
أقترح الموافقة على 12 أكتوبر 2013 كموعد مخطط لاستكمال البناء وإجراء التعديلات اللازمة على قائمة الأنشطة ... الرجاء تكليف قسم المالية بالشركة بتخصيص ... وتسديد جميع الفواتير المستلمة سابقاً لـ ... أقترح تكليف قسم ABC بإعداد مقترحات المنظمة ... أطلب (نطلب) موافقتك على .... (مساعدتك في ... تعليماتك ....) بشكل مقنع (بقوة ، كاستثناء) أسأل ... نطلب منك اتخاذ تدابير (نشطة وحاسمة وفعالة) من أجل…. نطالب من ... العمل الفوري ... أطلب منكم القضاء على التراكم (الديون) ... الرجاء ارسال ممثلك ... |
|||
| استنتاج |
أؤكد لك (نؤكد) لك فعالية هذا الاقتراح ونحسب (نحسب ...) في انتظار قرارك ... نحن في انتظار قرارك من أجل إعداد المستندات على وجه السرعة ... نأمل في سرعة النظر (الرضا الكامل) لطلبنا (المطالبة) ... نتمنى أن تحل المشكلة ولن نحتاج لتطبيق العقوبات ... نتمنى ان تقنعكم الحجج اعلاه ... ونحن ننتظر (نتوقع) ... نحن نعتمد على اهتمامك (اللامبالاة ، موقف نشطفي السؤال الاستعداد لإزالة النواقص ...) وننتظر اقتراحاتكم ... نحن على ثقة من أن مشاركتك ستحسن الوضع بشكل كبير مع ... وتحقق ... شكرا لتعاونكم ونتطلع إلى مزيد من التعاون المثمر ... ج ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… سنكون سعداء برؤيتك بين عملائنا ... |
|||
صياغة إضافية
|
تحيات |
وداعا ، الصيغة النهائية للأدب |
|
عزيزي إيفان بتروفيتش! عزيزي السيد الوزير! أصدقائي الأعزاء! الزملاء الأعزاء (الشركاء)! عزيزي…! |
باحترام (عميق ، غير متغير ، متطرف) (تقديس) ... مع الامتنان والاحترام ... أتمنى لكم التوفيق (كل التوفيق)…. نتطلع إلى تعاون مثمر ... |
|
العبارة الافتتاحية - للرد على الطلبات |
|
|
شكرا لك على اهتمامك بـ (الذي أظهرته في ....) رداً على الطلب الذي تلقيناه بخصوص… أبلغنا…. نؤكد استلام طلبك من ... (إلى ...) ونبلغ .... وفقًا لطلبك (التعليمات) ، نقوم بإبلاغ (تقديم استنتاج) ... استمرارا لمراسلاتنا حول ... نرسل لك عرضا ... |
|
|
اِمتِنان |
|
|
مع خالص الشكر (نيابة عن ... نيابة عن ...) شكرا ... نود أن نعرب عن امتناننا ... مع خالص الامتنان (شكرا) نبلغكم ... شكرا ... نود أن نشكر ... |
|
قم بتنزيل "قاموسنا" واستخدم الصيغ الجاهزة!
|
ذكر العقوبات |
|
|
سيتعين علينا: التقدم إلى السلطات القضائية (محكمة) بدء الإجراءات القانونية ترفض المزيد من التعاون مراجعة خطط (شروط) التعاون إثارة موضوع العقوبات (إنهاء التعاون والبحث عن مورد جديد) إثارة مسألة استصواب المزيد من التعاون اللجوء إلى العقوبات التعاقدية نعلن عزمنا على السعي (الطلب) ... يعلنون عدم الموافقة على الحقائق ... أكثر أنواع خطابات الأعمال شيوعًا هي خطابات الطلب وخطابات الاستفسار. يتم إعداد خطابات الطلب لغرض الشروع إجراءات معينةالمرسل إليه مطلوب من قبل كاتب الرسالة. خطابات الاستفسار - للحصول على أي معلومات ذات طبيعة أو وثائق رسمية. في أي حالات يتم صنعهم؟ كيف تحدد بشكل صحيح جوهر الطلب أو الطلب؟ كيف ولماذا تكتب خطاب طلبيتم تجميع خطابات الطلب من أجل الشروع في إجراءات معينة من المرسل إليه والتي تكون ضرورية لمؤلف الرسالة. في نشاطات الادارةيؤدي عدد كبير من المواقف إلى ظهور مثل هذه الرسائل. قد يكون هذا موقفًا بسيطًا نسبيًا حيث لا يلزم تقديم معلومات معقدة من حيث الأحداث أو تقديم أي حجج أو إقناع المرسل إليه. في مثل هذه الحالات ، من الأفضل أن تبدأ خطاب طلب مباشرة ببيان الطلب نفسه ، على سبيل المثال: ومع ذلك ، ليست كل المواقف في أنشطة الإدارة بهذه البساطة. تتطلب معظم الحالات إثباتًا أو ، بعبارة أخرى ، توضيحًا ، فيما يتعلق بماذا ولماذا ولأي غرض يتم تجميع الرسالة عند صياغة خطابات الطلب. كقاعدة عامة ، يكون التبرير ضروريًا للتأثير على المرسل إليه ، لإقناعه بالتصرف بطريقة محددة للغاية ، كما يرغب مؤلف الرسالة أو يحتاج إليها. إذا كان خطاب الطلب يحتوي على مبرر ، فغالبًا ما يسبق بيان الطلب ، على سبيل المثال (تُظهر العلامة // الحد الفاصل بين أجزاء نص الرسالة): تنزيل رسائل طلب عينة:اللغة الروسية هي إحدى اللغات التي تتمتع بترتيب كلمات مجاني نسبيًا. في أي من النصوص أعلاه ، يمكننا تبديل أجزاء من الجملة دون الإضرار بالمعنى ، على سبيل المثال: العبارات التي تم ذكر الفكرة الرئيسية للحرف فيها أولاً ، ثم تم تقديم المناقشة ، لها تلوين أسلوبي خاص: يُنظر إليها دائمًا على أنها أكثر تعبيرًا من العبارات المبنية على مبدأ "التبرير - الاستنتاج". ومع ذلك ، فإن أي نوع من التعبير يكون غريبًا عن أسلوب العمل ، فهو دائمًا ما يفضل وسائل لغة محايدة من الناحية الأسلوبية ، وبالتالي فإن العبارات هي الأصح في تقديم التفسير أولاً ، وتقديم التبرير ، ثم تحديد جوهر الأمر. عند كتابة خطاب طلب ، حاول التأكد من أن الأساس المنطقي والجزء الأخير (الطلب) هما جملة واحدة نحويًا. حتى في الحالات التي يشير فيها التبرير أنظمة، حقائق ، أحداث ، لا تفصل التبرير في جملة منفصلة، بخلاف ذلك ، لتوضيح الطلب ، سيتعين عليك استخدام أدوار من النوع: "فيما يتعلق بما ورد أعلاه ، نسأل ..." ، "بالنظر إلى ما سبق ، نسأل ..." ، "فيما يتعلق بما اسأل ... "، إلخ. هذه التراكيب لا تحمل معلومات وتجعل النص أكثر تعقيدًا سواء من حيث البنية أو من حيث الإدراك. يمكن صياغة خطابات الطلب في المواقف الإدارية الأكثر تعقيدًا. من الناحية التخطيطية ، يمكن تمثيل هذا الموقف على النحو التالي: سيكون من السهل فهم الخطاب المكتوب في مثل هذه الحالة إذا تم تقديم المحتوى في تسلسل يعكس منطق تطور الموقف نفسه. في هذه الحالة ، يمكن تمييز ثلاثة أجزاء في هيكل الرسالة: المقدمة (وصف الأحداث ، الحقائق التي تؤثر بشكل مباشر أو قد تؤثر على حالة الإدارة) ، التبرير (شرح أسباب ضرورة الاتصال بالمرسل إليه مع طلب) ، الاستنتاج (الطلب) ، على سبيل المثال (الأجزاء التواصلية الدلالية من الرسالة مفصولة بعلامة //):
بغض النظر عن بنية النص ، تتم صياغة الطلب في الرسالة باستخدام الفعل "يسأل". في الرسائل الموضوعة على ترويسة المنظمات ، يتم استخدامه صيغة فعل الجمع من الشخص الأول: نطلب منك تقديم معلومات حول ... ، نطلب منك تقديم معلومات حول ... ، نطلب منك ... ، نطلب منك إجراء ... ، إلخ. رسائل على الورق ذي الرأسية المسؤولين، تستخدم صيغة الفعل المفرد للشخص الأول: أطلب منك النظر في موضوع ... ، أطلب منك تقديم معلومات حول ... ، إلخ. قد يحتوي خطاب واحد على عدة طلبات (يفضل أن يكون في قضية واحدة). في هذه الحالة ، يتم صياغة الطلب الرئيسي أولاً ، ثم البقية ، بينما يتم استخدام المنعطفات اللغوية التالية: كما نطلب منك (النظر ، تقديم ، إجراء ...) ، وفي نفس الوقت نطلب منك ... وآخرين. فمثلا: بسبب الاستهلاك الضئيل للغاز من قبل مصنع الغلايات رقم 4 (أقل من 3.5 مليون متر مكعب في السنة) ، نطلب منك استبعاد هذه المؤسسة من مجموعة مستهلكي الغاز بوقود احتياطي إلزامي (زيت الوقود) لموسم التدفئة 2005 - 2006. وفي الوقت نفسه ، نطلب برنامج "Mosgorkhleboprodukt" بالاشتراك مع JSC "Mosenergo" للنظر في إمكانية الانضمام إلى المصنع رقم 4 في موسم التدفئة 2006-2007 نحو نظام تدفئة المنطقة. كيف ولماذا تكتب رسالة استفسارخطاب الطلب هو في الواقع نوع من خطاب الطلب. كقاعدة عامة ، يتم تقديم الطلبات من أجل الحصول على أي معلومات ذات طبيعة أو وثائق رسمية. في النشاط التجاري ، الاستفسار هو استئناف من المشتري إلى البائع (المستورد إلى المصدر) مع طلب تقديم معلومات مفصلة حول منتج (خدمة) أو إرسال عرض لتوريد البضائع (توفير خدمات معينة). بشكل عام ، تتبع خطابات الطلب نفس القواعد مثل خطابات الطلب ، على سبيل المثال: في الأنشطة التجارية ، يشير نص الطلب ، كقاعدة عامة ، إلى: اسم البضاعة (الخدمات) ؛ الشروط التي يرغب كاتب الرسالة في تلقيها بموجبها ؛ الكمية و / أو الجودة ؛ شروط تسليم البضائع أو الخدمات ؛ السعر ومعلومات أخرى. يستخدم الطلب التجاري العبارات التالية: نطلب منك إبلاغنا بإمكانية التوريد ... يرجى تقديم عرض للتوريد ... يرجى تقديم معلومات مفصلة حول ... إلخ. فمثلا: يرجى العلم بإمكانية توريد مكيفات AS-200 بكمية 150 قطعة. خلال فبراير - مارس 2005 ، وكذلك إبلاغ شروط الدفع وشروط التسليم. تنزيل رسائل طلب عينة:رد المنظمة المراسلة على خطاب طلب أو طلب هو خطاب رد ، والذي قد يكون اتفاقًا أو رفضًا. في الأنشطة التجارية ، يتم إصدار الرد على الطلب كخطاب تجاري يؤكد استلام الطلب ، ويوفر معلومات حول المنتج الذي يهم المشتري. قد يكون الرد على الطلب أيضًا عرضًا تجاريًا (عرض). يتم إعداد خطابات الطلب وخطابات الاستفسار وفقًا لـ GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحدالتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. عند تجميع الطلبات والطلبات ومعالجتها ، يتم استخدام التفاصيل التالية:
خطاب الاستفسار هو نوع خطاب عمل. يتم إرسال الطلب للشركاء والمقاولين الهيئات الحكومية... في بعض الأحيان يمكنك الاستغناء عنها (على سبيل المثال ، أن تطلب شفهيًا من أحد رواد الأعمال تقديم بعض المعلومات) ، ولكن بشكل عام ، يجب ألا تهمل مثل هذه الرسائل. على الأقل من أجل اتباع النظام المعمول به. ما الذي يمكن طلبه؟
باختصار ، إذا كنت لا تعرف شيئًا ما أو لا تفهم تمامًا ، إذا كنت بحاجة إلى مستندات أو قوائم أسعار ، فأرسل خطاب طلب. هيكل الرسالةتتم كتابة هذه الرسائل بنفس طريقة كتابة الرسائل التجارية الأخرى:
منذ رسالة الطلب وثيقة رسميةيجب أن تكون مكتوبة على ورق الشركة. يمكن تنزيل نموذج لخطاب الطلب هنا. كيفية كتابة؟من الأفضل أن يبدأ الطلب بشرح موجز لأسباب الطلب. مجرد طلب المعلومات دون إبداء الأسباب (وحتى في شكل إنذار ، كما يفعل البعض) هو شكل سيء. اكتب حرفيا عبارة تمهيدية واحدة ، على سبيل المثال:
إذا لزم الأمر ، يمكنك الرجوع إلى القوانين التشريعية. على سبيل المثال ، إذا كان القانون يتطلب منك التعرف على أي أوراق قبل الدخول في اتفاقية ، فيمكنك كتابة خطاب: "وفقًا للمادة قانون اتحاديبتاريخ 24 يوليو 2012 برقم 397-FZ ... ". يمكنك المتابعة إلى النقطة دون تفسيرات أولية فقط في الحالات التي يكون فيها سبب الطلب واضحًا (على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب رسالة تطلب عرض أسعار وفقًا للنموذج). ولكن إذا كان سبب الاتصال غير قياسي ، فيجب عليك وصف الموقف وتوضيح دوافعك بالتفصيل حتى لا يكون لدى المستلم أي أسئلة. في جزء المحتوى ، من الضروري صياغة مطلب محدد واحد (إن أمكن - بإيجاز). من غير المرغوب فيه طلب توضيحات حول عدة مواضيع في نفس الرسالة. ومع ذلك ، هذا اختياري - إذا قمت بتكوين خطاب لكل عدد صغير (من 5-10 قطع في المجموع) ، فإن هذا لن يؤدي إلا إلى الإفراط في الشكليات. كما أن المرسل إليه لن يكون سعيدًا جدًا بتعرضه لمثل هذا القصف "الورقي". يبدأ المحتوى بالتركيبات التمهيدية القياسية:
يتطلب خطاب الاستفسار دائمًا خطاب رد. إذا كان السؤال عاجلاً وعاجلًا ، اذكر بلباقة أنك ترغب في الحصول على إجابة في أسرع وقت ممكن. لهذا الغرض ، يمكن استخدام العبارات التالية:
في معظم الحالات ، تكون رسالة الطلب قصيرة جدًا. ليست هناك حاجة لنشر أفكارك على طول الشجرة والتعبير عن أفكارك حول الموضوع وخارجه. فيما يلي أمثلة على الاستعلامات الأكثر شيوعًا. نموذج خطاب طلب توفير المستندات“عزيزي فلاديمير الكسندروفيتش! لإبرام اتفاقية بين شركة Artemis LLC و Schwarzenspiegel JSC ، يرجى تقديم قائمة المستندات التالية:
يرجى إرسال المستندات الأصلية (عن طريق البريد الروسي أو خدمة البريد السريع) ونسخها (عن طريق البريد الإلكتروني إلى [البريد الإلكتروني محمي])». نموذج رسالة طلب المعلومات“عزيزي بيوتر فلاديميروفيتش! أرجو إبلاغي بإمكانية توريد محركات سفن E-100 (رمز الكتالوج SRK-1738-8476) بمبلغ 10 وحدات بحلول 10 ديسمبر 2015 ، وإعلامي بشروط التسليم والدفع. شكرًا مقدمًا على الاستجابة السريعة! " نموذج رسالة يطلب التوضيح“عزيزي الكسندر بتروفيتش! من أجل منع ممكن موضوع مثير للجدلأطلب منكم أن تصفوا بأكبر قدر ممكن من التفصيل إجراءات توصيل قرود الريسوس من إقليم شمال فيتنام. اي نوع مركباتتستخدم في كل مرحلة ، هل هناك خطر على حياة الأفراد وصحتهم ، ما هي المدة القصوى التي يجب أن أتوقعها؟ نتطلع إلى ردكم ". اكتب خطابًا وفقًا للأمثلة المقدمة ولا تنسَ المجاملة وأخلاقيات العمل. يجب ألا يحتوي الطلب على عبارات تهديد وإنذارات ووعد بتقديم شكوى إلى الجهات الرسمية إذا لم يتم الرد. حدد طلبك بشكل صحيح قدر الإمكان ، حتى إذا كان المستلم لا يريد تنفيذه بشكل واضح. وإذا لم تأت الإجابة أبدًا (أو إذا تم إرسال رفض رسمي لك لتقديم البيانات) ، فسيتعين عليك اللجوء إلى تدابير أكثر جدية - على سبيل المثال ، كتابة خطاب تحذير. |
