أدى التقدم العلمي والتكنولوجي وظهور العديد من أشكال الملكية إلى توسع العلاقات التجارية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية. لقد أثرت العمليات المكثفة بشكل حاد في المجتمع على نمو حجم تدفقات المعلومات اللازمة للتشغيل الكامل للروابط الإدارية.
لماذا نحتاج لتوحيد الوثائق؟
بغض النظر عن المجال والمنطقة: سواء كان نشاطًا حكوميًا أو صناعة أو تعليمًا أو رعاية صحية - فقد تلاشى التوحيد اليدوي وتوحيد المستندات تدريجيًا في الخلفية. منذ بداية القرن الماضي ، انتقلت معالجة البيانات من حيث تنظيمها تدريجياً من اليدوية إلى الآلية ، ثم إلى الآلية.
وهكذا ، تم ترشيد إدارة الوثائق. ولد مفهوم "توحيد وتوحيد الوثائق" في هذه المرحلة. ومع ذلك ، في جميع مراحل تحسين سير العمل ومعالجة البيانات ، نشأت نفس المشكلة. من المستحيل إحداث فوضى في الأتمتة ، لأن هذه العملية يجب أن يسبقها توحيد وتوحيد الوثائق ككل. بمعنى آخر ، فقط من خلال تنظيم الأوراق ، يمكنك البدء في معالجتها واستخدامها.
أهداف وغايات التوحيد
تتمثل النقاط الأساسية في سياق تعظيم الاستفادة من الإدارة الرسمية والاقتصادية وأي أنشطة أخرى في توحيد وتوحيد الوثائق. يمكن تفسير هذا المفهوم بإيجاز على أنه جلب سير العمل إلى شكل موحد موحد ، وهو نظام موحد.
هذه العملية لها تأثير كبير على الإعداد المباشر لأي وثائق. وتوحيد المستندات كالتالي:
- التصنيف الموحد للنماذج.
- إنشاء نفس المتطلبات لتصميم البيانات الناشئة عن اعتماد نفس النوع من قرارات الإدارة.
- تخفيض كبير في التكلفة طبيعة مختلفةلإعداد وتقديم المواد.
- قابلية التشغيل البيني للعديد من قواعد البيانات الموحدة ، بغض النظر عن الصناعة والنشاط.
وظائف سير العمل الموحد
يجب أن يكون مفهوما أن أي نشاط لإدارة وإدارة منظمة أو مؤسسة أو بلد ، في النهاية ، هو نظام ، يصبح كل عنصر فيه وظيفة أو أخرى. من بينها ، عامة (أو نموذجية) - تلك التي تتميز بأنشطة أي مؤسسة: تنظيمية ، إدارية ، تنفيذية ، تخطيطية ، محاسبة ، إلخ. وفي الوقت نفسه ، فإن أنشطة المنظمات الفردية لها وظائف خاصة. على سبيل المثال ، الأهداف والغايات على أساس التنفيذ الأنشطة التعليمية، هي خصائص فقط لموضوعات هذا المجال.
ما هو نظام الوثائق
التوحيد والتوحيد وثائق الإدارةهو نظام من المواد يتكون على أساس علاقتها وفقًا لما يلي:
- علامات الحدوث
- غاية؛
- الصناعات.
- يكتب؛
- متطلبات التجميع.
ما هي الوثائق في النظام الموحد
يمكن أن تكون وثائق النظام وظيفية عامة وخاصة بالصناعة. بالنسبة للنوع الأول ، لا ينبغي أن يكون هناك أسئلة هنا. تتضمن أنظمة الفروع تدفق المستندات ، مما يعكس تفاصيل المؤسسة أو المنظمة. على سبيل المثال ، سيحتوي توحيد وتوحيد المستندات الجمركية على مواد تنظم إجراءات فحص والسماح للسلع المصدرة والمستوردة على حدود الدولة.
يعتمد مدى ترابط المواد وكيف ترتبط وثائق كلا النظامين - الوظيفي والقطاعي - ببعضهما البعض على العديد من العوامل. على وجه الخصوص ، يتم تحديد أهميتها مسبقًا من خلال طبيعة أنشطة المنظمة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن توحيد وتوحيد وثائق الإدارة لا يعني دائمًا إنشاء أحكام تنظيمية أو تنفيذية أو النشاط الإداري. وفي الوقت نفسه ، توثيق الخطة التنظيمية والإدارية ، والتي تحتوي على النقاط الأساسية للتنظيم والإدارة والتفاعل وتنظيم العمل وكالات الحكومة، المؤسسات والأقسام والمسؤولون على أساس الهياكل القطاعية والوظيفية.
المراحل الرئيسية للتوحيد والتوحيد
مشاكل التقييس والتوحيد مستندات التجارة الخارجيةغالبًا ما تنشأ بسبب التخصيص المبكر لمجموعة من الوثائق التنظيمية والإدارية ، والتي تعمل كدعم قانوني لمثل هذه الأنظمة.
القيام بتوحيد سير العمل في الوقت المناسب مؤسسة تجاريةيدل:
- ضمن اطار الزي الرسمي نماذج وثائقيةتم إنشاء التسمية المقابلة.
- يعتمد النموذج العام لبناء نظام المستندات على استخدام نموذج مأخوذ كنموذج.
- يتم إيلاء اهتمام خاص لقواعد البناء النحوي للوثائق.
قبل ذلك ، تم التوحيد والتوحيد مع مراعاة جميع متطلبات المواد في جميع مراحل الإنشاء والتعبئة والمعالجة والادخار. تم أخذ كل من القدرات النفسية والفسيولوجية للشخص ومعايير الأجهزة التقنية الآلية في الاعتبار.
ميزات إنشاء المعايير
وتجدر الإشارة إلى أن نتيجة عملية التوحيد كانت تقليص النماذج الأكثر استخدامًا إلى نموذج واحد الشكل القانوني. المعايير الموضوعة للخدمات والمنتجات والعمل لها تفسيرها الخاص على المستوى التشريعي الاتحادي. يتم تعريف مفهوم "توحيد وتوحيد الوثائق" في هذه الحالة أنشطة الدولةبشأن تحديد القواعد والخصائص للاستخدام المتكرر على أساس طوعي.
مهمة إنشاء المعايير هي التنظيم في منطقة الإنتاجوتحسين الصفات التنافسية للمنتجات أو الخدمات أو الأعمال. كما أن توحيد وتوحيد وثائق التجارة الخارجية يهدف إلى تحقيق التوافق المعلوماتي والفني.
المشاكل المتعلقة بتوحيد وثائق التجارة الخارجية
بالإضافة إلى ذلك ، فإن مصطلح "قياسي" لا يعني فقط وثيقة ذات محتوى معياري. يحدد القانون بوضوح آلية تطبيقه الطوعي وغير القسري. تم استبدال معايير الدولة بسرعة بمعايير وطنية. بعد إدخال التغييرات الأساسية ، بقيت مشاكل توحيد وتوحيد وثائق التجارة الخارجية كما هي.
من الأمور الحرجة بشكل خاص حتى يومنا هذا مسألة معايير الدولة التي تحكم عملية تجميع الوثائق المصاحبة للمنتجات المصدرة. وفق النظام الموحد المعتمد بالقانون الاتحادي "أون اللائحة الفنية"بتاريخ 07/01/2003 ، الأحكام الواردة فيه لا تتوافق تمامًا مع المتطلبات الموحدة للحفاظ على الوثائق ، ومع ذلك ، لا يزال يتم تطبيقها على نطاق واسع اليوم.
دور Gosstandart في عملية التوحيد والتوحيد القياسي
توحيد وتوحيد الوثائق هو مسار معيار الدولة لروسيا. أي المصنفات الروسيةفي المجال التقني والاقتصادي والاجتماعي تكتسب القوة القانونية فور تسجيل الدولة. السيطرة على تنفيذ جميع المتطلبات الواردة في الأفعال الفردية، ينفذ معيار الدولة لروسيا والهيئات الأخرى المصرح لها من قبل الدولة ضمن الاختصاص المعين.
تتمثل الاتجاهات الرئيسية لتوحيد وتوحيد المستندات في إنشاء نماذج ونماذج ونماذج موحدة. قد تكون هذه هي المعايير المطلوبة في إعداد الوثائق ، لمعايير أنواع معينةالبضائع وأنظمة التوثيق الموحدة. هذا الأخير هو نظام من المواد تم إنشاؤه وفقًا لما تم إنشاؤه القواعد العامةوطلبات. يحتوي نظام التوثيق الموحد ، كقاعدة عامة ، على المعلومات اللازمة لتنفيذ الوظائف الإدارية في مجال معين من النفوذ.
الأنظمة الرئيسية الموحدة والموحدة في روسيا
حتى الآن ، من بين الأنظمة الموحدة تبرز:
- الهيكل المتعلق بالتوثيق ذي الطبيعة التنظيمية والإدارية ؛
- نظام يتحكم في تدفق المستندات في مؤسسة مصرفية ؛
- التوحيد والتوحيد مستندات المحاسبة، فضلا عن إعداد التقارير والمحاسبة والتوثيق المالي في مؤسسات القطاع العام ؛
- نطاق الوثائق الإحصائية ؛
- نظام توثيق ينظم قضايا العمل ؛
- وثائق موحدة للتجارة الخارجية.
وفقًا لذلك ، يكون كل من الأنظمة المذكورة أعلاه مصحوبًا بمعيار الولاية الخاص به ، والذي تم تطويره بواسطة الإدارات المركزية التي تنسق العمل في مجال نشاط معين. على سبيل المثال ، وزارة المالية في روسيا مسؤولة عن إنشاء نماذج للمحاسبة والتوثيق المصرفي.
بدوره ، يحدد Rosarkhiv قوالب التوثيق التنظيمي والإداري. توافق السلطات نفسها على أن توحيدها وتوحيدها يعني إنشاء نماذج لاستخدامها في صناعة معينة.
تفاصيل وأشكال الوثائق في عملية التوحيد
يعتبر شرط المستند عنصرًا إلزاميًا ، وبدونه يستحيل إكمال الإجراء إضفاء الطابع الرسمي، تسجيل المواد. تتضمن التفاصيل توقيعًا وختمًا وختمًا وتاريخًا ونصًا وما إلى ذلك. بطبيعة الحال ، لكل نوع وثيقة رسميةيتقدم مجموعة منفصلةتفاصيل. في الوقت نفسه ، يتم تنفيذ التوحيد في كل نظام من خلال إنشاء نموذج نموذجي من المستندات لأحد الأنظمة. على أساسها ، يتم تطوير أنسب التفاصيل لجميع الوثائق المدرجة في قاعدة بيانات معينة.
النموذج ، كما ذكرنا سابقًا ، هو نموذج نموذج للمستند. يأخذ هذا النموذج الخاص بتجميع مستند في نطاق التطبيق المحدد في الاعتبار تنسيقه ، وهوامشه ومسافاته البادئة ، وميزات إنشاء شبكة هيكلية والتفاصيل الرئيسية.
يساهم توحيد وتوحيد مستندات التوجيه التنظيمي والإداري في الاستخدام المبسط للنماذج في أنشطة أي منظمة أو مؤسسة أو مؤسسة صناعية أو صناعية.
تنطبق معايير GOST ، التي تنظم استخدام توحيد وتوحيد الوثائق التنظيمية والإدارية ، على:
- قرارات ؛
- الأوامر والتوجيهات
- حلول؛
- البروتوكولات.
- الأفعال.
- حروف.
تسجل الرسائل حلولاً للقضايا ذات الطبيعة الإدارية والتنظيمية ، بما في ذلك. إدارة وتنسيق وتوفير الأنشطة:
- سلطات الدولة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي (تشمل قائمة الموضوعات مناطق الحكم الذاتيوالجمهوريات التي تحدد تشريعاتها اللغة الوطنية إلى جانب اللغة الروسية باعتبارها اللغة الرئيسية) ؛
- المؤسسات والجمعيات ، بغض النظر عن شكل الملكية والأنشطة التنظيمية والقانونية.
لا تحدد GOST تكوين التفاصيل فحسب ، بل تحدد أيضًا متطلبات تصميمها ، فضلاً عن تصنيع النماذج وحسابها واستخدامها وحفظها مع شعار الدولة للاتحاد الروسي وشعار النبالة للمواضيع الموجودة. تطبيق GOST هو تمثيل تخطيطي للتفاصيل.
توثيق هو إنشاء المستندات.
توثيق نشاطات الادارة(DOE) يمثل نظام عمليات يهدف إلى حل المهام التالية:
1) إنشاء الوثائق وتحديد شكلها ومحتواها ؛
2) خدمة موظفي إدارة المؤسسة بالمعلومات الموثقة.
عمل مكتبي - هذا نوع خاص من نشاط الإدارة يهدف إلى تنظيم وتنفيذ دعم التوثيق للإدارة.
لاستعادة النظام في العمل مع المستندات ، نولي أهمية كبيرة لتنظيمها وتوحيدها.
نظام التوثيق - مجموعة من الوثائق المترابطة المستخدمة في مجال نشاط معين. يشكل تشكيل الأنظمة وتوحيدها الرسمي أساس التنظيم.
يتم تحديد تكوين وثائق الإدارة من خلال اختصاص ووظائف المنظمة ، وإجراءات حل المشكلات ، وحجم وطبيعة العلاقات مع المنظمات الأخرى ويتم إصلاحها في بطاقة التقرير. يتم ضمان وحدة قواعد توثيق إجراءات الإدارة على جميع مستويات الإدارة من خلال استخدام نظام إدارة وثائق الدولة (GS DOW) وأنظمة التوثيق الموحدة (UDS).
GS DOW هي مجموعة من المبادئ والقواعد التي تحدد متطلبات موحدة لتوثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل مع الوثائق في الهيئات الحكومية والشركات والمؤسسات والمنظمات العامة.
الهدف الرئيسي من التطوير هو تبسيط سير العمل وتقليل العدد وتحسين جودة المستندات وتهيئة الظروف للاستخدام الفعال للتقدم التدريجي الوسائل التقنيةوتقنيات جمع ومعالجة وتحليل المعلومات وتحسين عمل جهاز الإدارة ،
من المتصور أنه في المستقبل ، في تطوير GS DOW ، يمكن تطوير الوثائق التنظيمية والمنهجية لتحسين العمل المكتبي (DOW):
بين القطاعات - Rosarkhiv و Gosstandart ؛
قطاعي - الوزارات والإدارات ؛
الإقليمية - من قبل الحكومات والإدارات التابعة للكيانات المكونة للاتحاد الروسي.
وبالتالي ، في الوقت الحالي ، يتم تنظيم أسس وزارة الطاقة من قبل GS DOW والتطورات التنظيمية والمنهجية المحلية التي تم إنشاؤها على أساسها - التعليمات المعيارية للعمل المكتبي في وزارات وإدارات الاتحاد الروسي ، التي وافق عليها رئيس الدولة خدمة أرشيفية بأمر من الحكومة ومسجلة لدى وزارة العدل (1993).).
لأنه في جهاز الدولةيستمر تشكيلها في القرن التاسع عشر. أسلوب الإدارة القيادي الإداري ، بناءً على المسؤولية الشخصية للمديرين ، ثم يعود نظام العمل مع المستندات أساسًا إلى عمل المكتب التنفيذي. وبطبيعة الحال ، تم تبسيط إجراءات العمل مع المستندات تقنيًا قدر الإمكان وتكييفها مع الحقائق الجديدة لنظام الإدارة.
بشكل عام ، انخفض مستوى وعمق تنظيم قواعد العمل. الوضع التنظيمييعتبر GS DOW أقل بكثير من الأفعال المعيارية في القرنين الثامن عشر والتاسع عشر ، على التوالي ، فإن GS DOW نفسه ليس قانونًا في المحتوى ، ولكنه توصيات منهجية. فقط الأقسام المتعلقة بتنفيذ المستندات وتخزينها هي ذات طبيعة تنظيمية ، ولكنها مكررة في معايير وقواعد خدمة أرشفة الدولة.
على الرغم من أن المؤسسات ظلت في الأساس بنفس الهيكل الإداري ، إلا أن تغيير أسماء هذه الهياكل فقط - الإدارات إلى أقسام ، والجداول إلى الأقسام ، فقد تغيرت وظائف المديرين والخدمات الكتابية في التعامل مع الوثائق بشكل كبير.
في القرن العشرين تم ترك المكاتب بالكامل فقط مع وظائف معالجة جميع المراسلات الواردة والصادرة. لم يعد التسجيل ومراقبة التنفيذ وتخزين المستندات من اختصاص هذه الوحدة وحدها ، خاصة وأن المكتب نفسه لا ينفذ أيًا من المستندات ، حتى الأكثر إلحاحًا وسرية. بدلاً من ذلك ، وللمرة الأولى ، جرت محاولة لتوحيد دور ليس فقط مركز منهجي ، ولكن أيضًا مدير معلومات مسؤول عن الحالة العامة للعمل مع المستندات في جميع إدارات المنظمة ، في الفروع والهياكل الإدارية التابعة ، للمكتب في GS DOW.
توحيد الوثائق - إنشاء مجموعة واحدة من أنواعها وأنواعها لحالات إدارة مماثلة ، وتطوير أشكال موحدة للوثائق وقواعد موحدة لإعدادها وتصميمها وإنشاء نصوص الاستنسل.
يتم توحيد المستندات من أجل تقليل عدد المستندات المستخدمة ، وتوحيد أشكالها ، وتحسين الجودة ، وتقليل تعقيد معالجتها ، وتحقيق توافق المعلومات لأنظمة التوثيق المختلفة لنفس الاسم ووظائف الإدارة ذات الصلة.
النظام الموحد لإدارة الوثائق (UDS) - نظام تم إنشاؤه وفقًا لقواعد ومتطلبات موحدة ، يحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين.
يشمل عمل التوحيد:
تطوير DDD ، الذي يتم تنفيذه من قبل الوزارات والإدارات المسؤولة عن أنظمة التوثيق ذات الصلة ؛
إدخال DDD بين القطاعات (بين الإدارات) في إطار DDD الجمهوري والفرعي ؛
الحفاظ على DDD ومصنف الصناعة للوثائق الفنية والاقتصادية (OKTEI) من أجل الحفاظ على موثوقية المعلومات وتطويرها ؛
تطوير مجمعات من النماذج الموحدة الخاصة بالصناعة من المستندات التي تعكس تفاصيل الصناعة ولا يتم تضمينها في DUR ، بالإضافة إلى تسجيل الدولة;
تطوير المصنفات القطاعية للمعلومات الفنية والاقتصادية التي تعكس خصوصيات الصناعة.
في الثمانينيات في بلدنا ، تم تطوير واعتماد 16 نظام توثيق موحد ذات أهمية وطنية ، و 27 معيارًا حكوميًا لـ DDD و 26 مصنفًا وطنيًا للمعلومات التقنية والاقتصادية.
توحيد الوثيقة - هذا شكل من أشكال التوحيد القانوني للتوحيد المنفذ ومستوى إكراهه.
4. تجميع المستندات وفقًا لسمات معينة من التجانس
يتم تجميع المعلومات الوثائقية المتداولة في المؤسسة وفقًا لعلامات التجانس الفردية.
1. من أجل التسجيل تنقسم المستندات إلى:
المستندات العامة (الفردية)- تصدر حسب تقدير الموظفين مع مراعاة القواعد المعمول بهاوالمتطلبات (البيانات والرسائل الرسمية والبروتوكولات والأوامر وما إلى ذلك) ؛
قياسي (شاشة)- تصدر في تسلسل معين وفقًا لقواعد ملزمة تمامًا (التوكيل الرسمي ، شهادة السفر ، إلخ) ؛
عادي- يتم التنفيذ بدقة ليس فقط في الشكل ، ولكن أيضًا في المحتوى (العقود القياسية).
2. حسب المحتوى يمكن أن تكون المستندات:
بسيط- تحتوي على معلومات حول قضية واحدة ، حقيقة ، حدث ، ظاهرة ؛
مركب- تعكس العديد من القضايا ، وتؤثر على العديد من فناني الأداء ، والأقسام (اللوائح ، والميثاق ، وما إلى ذلك).
3. حسب اتجاه الحركة تنقسم المستندات إلى:
واردة- يأتون إلى هذا المشروع من منظمات أو مؤسسات أو مؤسسات أخرى ، من أشخاص ليسوا موظفين في هذه المؤسسة ؛
منفتح- مرسلة من المؤسسة ؛
داخلي- يتم تصنيعها واستخدامها في المؤسسة.
4. أصل تميز:
مستندات المكتب (الرسمية)- تؤثر على مصالح المؤسسة أو المنظمة ؛
مستندات شخصية(البيانات ، الخطابات ، الشكاوى ، إلخ) - تتعلق بشخص معين ، اسمية .
5. حسب درجة الدعاية المستندات هي:
غير مصنف.
سرية وسرية ؛
للاستخدام الإداري.
بالنسبة لوثائق المجموعتين الأخيرتين ، توجد قواعد خاصة للاستخدام والتخزين .
6. بحلول الموعد النهائي تنقسم المستندات إلى:
العاجلة- تم تحديد موعد نهائي للأداء أو الإجراء (على سبيل المثال ، أمر يأمر الشخص بالقيام به إجراءات معينةبتاريخ محدد). يجب أن تتضمن أيضًا المستندات المميزة بعلامة "عاجلة" والبرقيات والرسائل الهاتفية والمستندات ذات فترة صلاحية معينة (على سبيل المثال ، التوكيلات وشهادات السفر وما إلى ذلك). يمكن تحديد الموعد النهائي لتنفيذ المستندات مسبقًا بقرار من الرئيس ، واللوائح الحالية.
غير عاجل- يجب إجراؤها بترتيب الأولوية العامة في أقصر وقت ممكن.
7. بالاسم: الرسائل الرسمية والأوامر والبروتوكولات والأفعال والمذكرات والعقود وما إلى ذلك. تصميم هذه المستندات موحد ، لكن محتواها يمكن أن يكون مختلفًا تمامًا.
8. حسب مرحلة التعليم تنقسم المستندات إلى ما يلي:
أصلي (أصلي)- هذه هي النسخة الأولى أو الوحيدة من المستند الرسمي ؛
ينسخ- هذا مستند يعيد إنتاج معلومات مستند آخر وجميع ميزاته الخارجية أو جزء منها ؛
مكرر- هذه نسخة طبق الأصل من وثيقة رسمية لها القوة القانونية للأصل ؛
مقتطف من وثيقة رسمية- نسخة من الوثيقة الرسمية مستنسخة من جزئها ومصدقة حسب الأصول ؛
عطلة- نسخة كاملة من المستندات المرسلة ، محفوظة في ملف المؤسسة المرسلة ، مصدقة من العلامة "صحيحة" وتوقيع الشخص المسؤول عن الأوراق.
9. عن طريق التثبيت : مستندات مكتوبة ، ورسومية ، وصور أفلام ، وما إلى ذلك.
المحاضرة 3.
"النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية"
1. تصنيف ORD
2. الوثائق الإدارية
3. مراحل إعداد الوثائق الإدارية
4. الوثائق التنظيمية
1. تصنيف ORD
يشتمل نظام ORD الموحد على حوالي 30 نوعًا من المستندات ، والتي يمكن تقسيمها على النحو التالي:
1. التنظيمية- اللوائح والمواثيق والتعليمات والقواعد والهيكل والتوظيف والتوظيف.
2. إداري- القرارات والقرارات والأوامر والتعليمات والأوامر.
3. المراجع والمعلومات- الأعمال والتقارير والمذكرات التفسيرية والاستنتاجات والرسائل والعروض التقديمية والبروتوكولات والشهادات والرسائل الهاتفية والبرقيات وما إلى ذلك.
4. المستندات الموجودة على شؤون الموظفين - البيانات والأوامر على الموظفين والخصائص والشهادات والبطاقات الشخصية.
كجزء من ORD ، يتم أيضًا أخذ المقترحات والبيانات وشكاوى المواطنين في الاعتبار.
متطلبات وتسجيل ORD يحتوي على GOST R 6.30-2003 " الأنظمة الموحدةتوثيق. نظام ORD. متطلبات التوثيق.
2. المستندات الإدارية
الدقة - قانون قانوني اعتمدته أعلى وبعض الهيئات المركزية للإدارة الجماعية من أجل حل أهم وأهم المهام الأساسية التي تواجه هذه الهيئات ووضع معايير ثابتة لقواعد السلوك (على سبيل المثال ، مرسوم حكومة الاتحاد الروسي " حول المتطلبات التنظيمية للدولة لحماية العمال في الاتحاد الروسي ". القرار هو أيضًا الجزء الأخير من بروتوكول اجتماع الهيئة الجماعية. هذه القرارات مدرجة في البروتوكول أو مرفقة به ، إذا لزم الأمر ، يمكن وضعها كمقتطفات من البروتوكول.
المحلول - عمل قانوني معتمد من قبل السلطات المحلية سلطة الدولةوالإدارة العامة ، التي تضع نتائج أنشطة الهيئات الجماعية - مجالس الوزارات والإدارات ، والمجالس العلمية وغيرها ، إلخ. على سبيل المثال ، قرار الجمعية التشريعية لمنطقة روستوف "بشأن انتخابات الهيئات التمثيلية للحكومة الذاتية المحلية".
ترتيب - وثيقة تصدر بتوجيه من رئيس الهيئة الجماعية أو بشكل مستقل ضمن الحقوق الممنوحة له في القضايا التنفيذية التي لا تتطلب مناقشة جماعية. والأمر ملزم للمواطنين والمنظمات التي يخاطبها. الطلبات مقسمة إلى:
1) أوامر عام طويل المفعول;
2 أوامر لمرة واحدة (لمرة واحدة)المتعلقة بمسألة محددة ضيقة.
ترتيب - قانون صادر عن رؤساء هيئة إدارة عامة (تقسيمها الهيكلي) ، يعمل على أساس وحدة القيادة من أجل حل المهام الرئيسية والتشغيلية التي تواجه هذه الهيئة. في بعض الحالات ، قد تهم مجموعة واسعة من المنظمات والمسؤولين ، بغض النظر عن التبعية.
بحكم طبيعته القانونية ، قد يكون الأمر بمثابة عمل تنظيمي للإدارة يحتوي على قواعد القانون التي تحكم مناطق معينة. العلاقات العامة، وعملية تطبيق قواعد القانون.
تصدر في الحالات الآتية:
بشأن قضايا إنشاء أو تصفية أو إعادة تنظيم المؤسسات أو أجزائها الهيكلية ؛
الموافقة على اللوائح والتعليمات والقواعد ؛
في جميع قضايا الحياة الداخلية للمؤسسة أو المنظمة أو المشروع ؛
بشأن قضايا الموظفين الخاصة بالتوظيف ، والتنقل ، وفصل الموظفين.
الطلب إلزامي لجميع الموظفين في منظمة أو صناعة معينة.
3. مراحل إعداد الوثائق الإدارية
1. دراسة جوهر القضية.
1.1 تحديد مجموعة القضايا التي يجب أن تنعكس فيها.
1.2 جمع المعلومات اللازمة حول مزايا السؤال المطروح (لهذا الغرض ، يتم استخدام المعلومات والوثائق المرجعية - التقارير والشهادات والمذكرات و ملاحظات توضيحية، أعمال ، مراسلات رسمية).
2. إعداد مسودة الوثيقة- تقوم بها وحدة هيكلية واحدة أو أكثر أو مسؤول فردي.
3. الموافقة على الوثيقة.
4. توقيع الوثيقة.
يتكون نص الوثيقة الإدارية من جزأين:
التحقق- مقدمة لجوهر القضية قيد النظر (يمكن سرد الحقائق والأحداث وتقديم تقييم ؛ في بعض الأحيان يتم إعادة سرد فعل هيئة أعلى - نوع الفعل ، مؤلفه ، الاسم الكامل (العنوان ، الرقم والتاريخ). هذا الجزء اختياري في بعض الحالات ؛
إداري- مذكور في صيغة الأمر (يقرر ، يقرر ، يأمر ، يقترح ، إلخ)
في القرارات والمقررات ، قبل الكلمات "يقرر" و "يقرر" ، يُشار إلى اسم الهيئة الجامعية.
قد تحتوي الوثائق التنظيمية على تطبيقات ، ترد إشارات إليها في الفقرات ذات الصلة من النص. لا يتم إصدار "الطلب" المطلوب بعد نص المستند الإداري بشكل مستقل.
قبل التوقيع ، يخضع المشروع للاتفاق مع المؤسسات المعنية أو الانقسامات الهيكلية أو المسؤولينالتي تهمها. يتم التنسيق عن طريق رؤية أو لصق ختم الموافقة.
تتم مناقشة واعتماد مشاريع الوثائق الإدارية التي تعتمدها الهيئات الجماعية - القرارات والمقررات - في الاجتماعات. في سياق المناقشة ، يمكن إجراء تعديلات وإضافات. يتم تقديم مسودات المستندات المعدة بالكامل للتوقيع. الأوامر والتعليمات توقع من قبل الرئيس أو نوابه. القرارات والقرارات لها توقيعان - رئيس وأمين (العضو المنتدب) الهيئة الجماعية.
4. وثائق تنظيمية
الميثاق - هذا هو عمل قانونيالذي يضفي الطابع الرسمي على تشكيل المنظمات والمؤسسات ويحدد هيكلها ووظائفها ووضعها القانوني. يخضع الميثاق بعد الموافقة عليه للتسجيل الإلزامي لدى السلطات ؛ بعد التسجيل ، يمكن للمؤسسة المنشأة حديثًا أن تبدأ أنشطتها (على سبيل المثال ، الميثاق البيطري ، ميثاق الانضباط).
ينقسم نص الميثاق هيكليًا إلى أقسام:
أحكام عامة (يتم تحديد مهام وأهداف المنظمة التي يتم إنشاؤها) ؛
تنظيم الأنشطة (أشكال الإدارة وحقوق والتزامات المسؤولين) ؛
أنشطة إعداد التقارير والمراجعة ؛
ترتيب التصفية والمسؤولية عن شؤون المنظمة.
موقع - قانون قانوني يحدد إجراءات التكوين والهيكل والوظائف والكفاءة والواجبات وتنظيم عمل نظام هيئات الدولة (على سبيل المثال ، الأحكام العامة لوزارات الاتحاد الروسي) ، هيئة واحدة (على سبيل المثال ، اللوائح الخاصة بشرطة المرور) ، وهي وحدة هيكلية.
يتم تطوير الأحكام الفردية والمعيارية:
فرد - حول جميع الإدارات ، وحول ورش العمل ، وكذلك حول الوحدات الهندسية والفنية أو الإدارية المستقلة الأخرى المدرجة في المخطط المعتمد للهيكل التنظيمي لإدارة المؤسسة ؛
عادي - حول المحلات التجارية الرئيسية ، حول التقسيمات الإنشائية.
يجب تخصيص مجموعة منفصلة للأحكام التي تحكم مجمل العلاقات التنظيمية والعمل والعلاقات الأخرى بشأن قضية محددة (على سبيل المثال ، اللوائح الخاصة بالاكتشافات والاختراعات ومقترحات الترشيد).
تتم الموافقة على الأحكام بالطريقة المقررة. تاريخ دخول اللائحة حيز التنفيذ هو تاريخ الموافقة عليها ، ما لم يذكر تاريخ آخر في النص.
تعليمات - وثيقة تنظيمية وإدارية طويلة الأمد تحدد القواعد المنظمة للجوانب التنظيمية والعلمية والتقنية والتكنولوجية والمالية وغيرها من الجوانب الخاصة لأنشطة الشركات وأقسامها وموظفيها. على سبيل المثال ، "الوصف الوظيفي لمفتش التحكم".
يمكن تقسيم جميع التعليمات إلى مجموعتين رئيسيتين:
التعليمات التي تنظم إجراءات تنفيذ أي عملية يشارك فيها العديد من فناني الأداء (الأقسام أو المسؤولين) ؛
توصيفات وظيفية تنظم أنشطة مسؤول واحد مشارك في تنفيذ عملية واحدة أو أكثر.
تبدأ التعليمات بالقسم " جزء مشترك"، حيث يتم صياغة الهدف لتحقيق ما يتم تطوير هذه التعليمات ، ويشار إلى ما كان بمثابة الأساس لإنشائه.
يجب أن يتبع الجزء العام أقسام (واحد أو أكثر) حيث يتم ذكر المحتوى الرئيسي في تسلسل منطقي ، أي يصف ترتيب تنفيذ العملية المنظمة. في نفس الوقت ، لكل مرحلة (عملية) يشار إليها:
ما يجب القيام به (أي محتوى العمل) ؛
من يجب أن يؤدي هذا العمل (الإدارة أو المسؤول) ؛
مدة العمل
ما هو المستند المستخدم في هذه الحالة (مع الإشارة إلى عدد النسخ).
إذا لزم الأمر ، في نهاية التعليمات ، يمكن تسليط الضوء على قسم يحدد حقوق ومسؤوليات فناني الأداء المشاركين في أداء العمل.
نص التعليمات إرشادي بطبيعته مع صياغة واضحة مثل "should" ، "should" ، "should" ، وما إلى ذلك ؛ مذكور في شخص ثالث أو في شكل غير شخصي.
تاريخ دخول التعليمات حيز التنفيذ هو تاريخ الموافقة عليها ، ما لم يذكر تاريخ آخر في النص.
بروتوكول - وثيقة تنظيمية وإدارية تحدد مسار مناقشة القضايا واتخاذ القرار في الاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات والاجتماعات وغيرها من أشكال عمل الهيئات الجماعية.
يتكون نص البروتوكول من جزأين: استهلاليو أساسي.
استهلالييحتوي جزء من البروتوكول على معلومات ثابتة ومتغيرة. مستمر- كلمات "رئيس" ، "سكرتير" ، "كانت حاضرة". عامل- الأحرف الأولى وألقاب رئيس مجلس الإدارة والسكرتير والحاضرين.
أسماء أعضاء الهيئات الجماعية والمدعوين مرتبة حسب الترتيب الأبجدي.
ينتهي الجزء التمهيدي من البروتوكول بجدول الأعمال. يجب ترتيب الأسئلة بطريقة تجعل الأسئلة الأكثر أهمية وصعوبة تأتي أولاً.
تم بناء الجزء الرئيسي من المحضر وفقًا للمخطط: "الاستماع - الكلام - تم الحل (تقرر)" - بشكل منفصل لكل قضية على جدول الأعمال.
يمكن للبروتوكول تحديد قرار الموافقة على أي وثيقة. في هذه الحالة ، يجب أن يحتوي البروتوكول على مرجع لتاريخ ورقم المستند ، ويجب إرفاق المستند نفسه بالبروتوكول.
تاريخ المحضر هو تاريخ الاجتماع وليس تاريخ التنفيذ أو توقيع المحضر.
يتم ترقيم البروتوكولات بالأرقام التسلسلية خلال السنة التقويمية.
البروتوكولات هي:
نموذج قصير- فقط قائمة الحاضرين والمسائل قيد النظر والقرارات المتخذة ؛
شكل مختصر- بعد قائمة الحاضرين أو المدعوين ، يُشار إلى الرقم التسلسلي للمسألة المدرجة في جدول الأعمال ويُطبع عنوان التقرير. يتم وضع خط تحت بند جدول الأعمال ويتم طباعة الأسماء الكاملة للمتحدثين والمتحدثين أسفل السطر بترتيب عرضهم. ينتهي عنوان كل تقرير بقرار أو قرار بروتوكول.
المحاضرة 4.
وثائق عن الموظفين
1. توثيق الموظفين
2. تكوين وتسلسل الوثائق في الملف الشخصي
3. التوكيلات والإيصالات
4. دفاتر التوظيف
1. توثيق الموظفين
المستندات التي تم إنشاؤها أثناء تسجيل القبول ، والفصل ، ونقل الموظفين ، وتوفير الإجازة ، والحوافز ، تشكل مجموعة وثائق الموظفين.
تشمل هذه الوثائق:
أوامر الأفراد
صياغات؛
مميزات؛
كتب العمل
بطاقات شخصية
جميع المستندات الموجودة في الملف الشخصي.
يتم الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بالموظفين من لحظة دخول العمال إلى المؤسسة. تم تمييزها كمجموعة مستقلة ، ويرجع ذلك إلى أهميتها الاستثنائية وعدد من ميزات التوثيق.
تم تطويره وتطبيقه حاليًا النظام الفرعي أشكال موحدةوثائق عن التوظيف في الهيئات الحكومية. هذا النظام الفرعي هو جزء لا يتجزأ من النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية ويوصى باستخدامه على جميع مستويات الإدارة.
يشتمل النظام الفرعي على أشكال موحدة من المستندات التي تضمن تنفيذ مهام القبول ، والنقل ، والفصل ، والترقية ، ومنح الإجازات ، وتسجيل العقوبات التأديبية ، بالإضافة إلى تعليمات استخدام النماذج الموحدة للوثائق.
في المؤسسات التي لا يوجد بها قسم شؤون الموظفين ، يتم تنفيذ جميع العمليات المتعلقة باستقبال الموظفين وحركتهم وتنسيبهم وفصلهم من قبل الرئيس.
عند التقدم لوظيفة ، يقدم المواطنون خطابًا مكتوبًا بيان ، والتي يذكرون فيها طلبًا للقبول في المؤسسة ، مع الإشارة إلى المهنة والمؤهلات والتخصص والوظيفة. حاليًا ، أساس التوظيف هو أيضًا عقد .
يتم إعداد طلب التوظيف بأي شكل بخط اليد على ورق A4.
يحتوي التطبيق على التفاصيل التالية:
توقيع مقدم الطلب؛
تاريخ إعداد.
المرسل إليه (الذي يتم توجيه الطلب إليه) ؛
مقدم الطلب (يشار إلى الاسم الكامل) ؛
مكان إقامة مقدم الطلب ؛
اسم نوع الوثيقة(بيان)؛
ليس من المعتاد كتابة حرف الجر "من" (من) في التطبيق ، وكذلك استخدام الكلمات القديمة والبيروقراطية مثل "مقنع جدًا" ، "من فضلك لا ترفض" ، "شكرًا مقدمًا" ، إلخ.
طلب العمل بعد النظر فيه ، وكذلك الإلمام بالوثائق الضرورية الأخرى ، هو أساسللنشر طلب عمل . إذا تم اتخاذ قرار سلبي ، يتم إبلاغ مقدم الطلب بذلك شفويا أو كتابيا (على العنوان المشار إليه في الطلب).
أوامر الموظفين تضفي الطابع الرسمي على التوظيف ، وإعادة الندب ، والفصل ، والإجازة ، والإعلان عن الحوافز ، وتطبيق تدابير التأثير على منتهكي الانضباط ، وما إلى ذلك. في الشركات الكبيرة ، يتم تنظيم هذه العلاقات القانونية نفسها أحيانًا عن طريق القبول ، والفصل ، والتحويل ، والإجازات. هناك أيضًا شكل مختلط ، عندما يتم إضفاء الطابع الرسمي على قبول ونقل وفصل موظفي الإدارة والموظفين الهندسيين والفنيين بأوامر ، ويتم إضفاء الطابع الرسمي على عمال المهن الجماعية بواسطة مذكرات.
يتم وضع أوامر الموظفين على أشكال عامة. في عنوان نص هذا الأمر ، تمت كتابة الكلمات: حول التوظيف ؛ عند النقل إلى وظيفة أخرى ؛ حول الفصل ، وما إلى ذلك. في أوامر الأفراد ، قد يكون الجزء المؤكد غائبًا. الجزء الإداري مقسم إلى فقرات.
يبدأ كل عنصر من عناصر الأمر الخاص بالأفراد بفعل يشير إلى إجراء: ASSIGN ، و TRANSFER ، و PROVIDE ، وما إلى ذلك.
يجب أن يحتوي الطلب على الأفراد على أساس لكل عنصر ، مما يشير إلى المستندات التي كانت بمثابة أساس لإصدار الأمر.
الوثيقة الرئيسية للمحاسبة للموظفين في المؤسسة هي بطاقة شخصية العمال والموظفون (يتم تعبئتهم بعد صدور أمر توظيف مواطن معين). شكل البطاقة قياسي (نموذج T2) ، يجب توثيق جميع الإدخالات في البطاقة. على أساس جواز السفر ، اللقب ، الاسم ، اسم العائلة ، سنة وشهر الميلاد ، الجنسية ، الرقم ، سلسلة وصلاحية جواز السفر ، من قبل من ومتى تم إصداره ، يتم الإشارة إلى عنوان المنزل. تتم الإشارة إلى البيانات المتعلقة بخبرة العمل العامة والمستمرة ، وكذلك عن تحركات الموظفين ، على أساس الإدخالات في دفتر العمل.
املأ البطاقات الشخصية يدويًا أو مكتوبة على الآلة الكاتبة. يتم ملء الأعمدة التي يمكن إجراء تغييرات متكررة فيها بقلم رصاص.
على طول حواف البطاقة الشخصية توجد منطقة لترميز المعلومات الواردة فيها عن الموظف ، مما يجعل من الممكن البحث بسرعة عن البطاقة المطلوبة باستخدام الوسائل التقنية المناسبة.
تاريخ تعبئة البطاقة وتوقيع الشخص المراد إدخالها إلزامي. عندما يتم فصل موظف ، يتم إدخال تاريخ ورقم الأمر وأسباب الفصل في البطاقة. يجب ملء هذه المعلومات بعناية خاصة ، لأنها غالبًا ما تكون بمثابة أساس لتأكيد خبرة العمل.
عقد عمل - هذه اتفاقية تحدد اتفاقية مكتوبة بين منظمة وفرد بشأن إقامة علاقات عمل وتنظيم هذه العلاقات.
يُحرر عقد العمل من نسختين ، لكل منهما نفس القوة القانونية. يتم الاحتفاظ بنسخة واحدة من العقد في المنظمة ، والثانية - مع الموظف.
تفاصيل عقد العمل:
اسم نوع الوثيقة ؛
رقم تسجيل الوثيقة ؛
مكان التجميع
يجب أن يحدد نص العقد بالتفصيل شروط العمل والأجور وحقوق والتزامات الموظف وشروط الراحة والتأمينات الاجتماعية وتاريخ بدء العمل وانتهائه. قد يحتوي العقد على شروط أخرى (على سبيل المثال ، فترة تجريبية).
عقد عمل موقع من قبل رئيس المنظمة والموظف يحفظ في الملف الشخصي للموظف.
السيرة الذاتية - وثيقة يعدها المؤلف بشكل مستقل. لا تحتوي السيرة الذاتية على نموذج قياسي ويتم تجميعها بشكل تعسفي. ومع ذلك ، يجب تضمين المكونات والتفاصيل الفردية في السيرة الذاتية. يكتبون سيرة ذاتية يدويًا على ورقة A4 أو على نموذج خاص عند التقدم لوظيفة أو دراسة. شكل العرض سردي (بضمير المتكلم). يتم تقديم جميع المعلومات بترتيب زمني وبطريقة يمكن للمرء من خلالها الحصول على فكرة عن مسار الحياة والمؤهلات التجارية والأنشطة الاجتماعية والسياسية لشخص معين.
تتضمن السير الذاتية عادة ما يلي:
تاريخ وشهر وسنة الميلاد ومكان الميلاد ؛
معلومات عن الوالدين (الاسم ، مكان العمل) ؛
التعليم والتخصص في التعليم ؛
نوع النشاط العمالي
آخر مكان للعمل والمنصب ؛
الجوائز والترقيات ؛
المشاركة في الحياة العامة ؛
الحالة الاجتماعية وتكوين الأسرة ؛
عنوان المنزل ورقم الهاتف ؛
12 توقيع شخصي.
حاليًا ، عند التقدم لوظيفة ، يتم وضع سيرة ذاتية ، وهي السمة المميزة للموظف. يمكن أن يكون الملخص قصيرًا أو كاملًا ، ولكن من الضروري أن تتم صياغة كل شيء بشكل واضح وواضح. على عكس السيرة الذاتية ، التي توفر معلومات ذات طبيعة سيرة ذاتية بترتيب زمني ، في السيرة الذاتية ، يمكن لمؤلفها أن يشير إلى رغباته: ما هو المنصب الذي يتقدم إليه ، ومجال النشاط الذي يرغب في إدراك نفسه فيه ، وما إلى ذلك.
يشير نص السيرة الذاتية إلى البيانات الشخصية (تاريخ الميلاد ، الحالة الاجتماعية ، تكوين الأسرة). العنصر التالي هو التعليم. من الضروري الإشارة إلى المؤسسة التعليمية التي تم تلقي التعليم فيها ، وشروط الدراسة فيها ، واسم التخصص الذي تم تلقيه. إذا كان المتقدم قد أكمل عدة المؤسسات التعليميةتم سردها بالترتيب الزمني. يجب أيضًا تسمية الدورات التدريبية المكتملة وشروط الدراسة وتخصص جديد. علاوة على ذلك ، في السيرة الذاتية ، تتم الإشارة إلى خبرة العمل (عادةً بترتيب زمني عكسي): متى وفي أي مؤسسة عمل ، شغل المنصب ومسؤوليات الوظيفة. في السيرة الذاتية ، يمكنك الإشارة إلى المهارات التي يمتلكها مقدم الطلب (معرفة الكمبيوتر ، واللغات الأجنبية ، ورخصة القيادة ، وما إلى ذلك).
2. تكوين وتسلسل الوثائق في الملف الشخصي
لكل موظف في مؤسسة أو مؤسسة أو مؤسسة في قسم شؤون الموظفين ، الأعمال الخاصة .
الأعمال الخاصةهي مجموعة من المستندات التي تحتوي على معلومات حول نشاط عمل الموظف. تعد الملفات الشخصية مصدرًا مهمًا لدراسة أنشطة المؤسسات والمنظمات والمؤسسات.
يجب أن تتضمن مستندات الملف الشخصي المستندات التالية حسب ترتيب الإدراج:
1) جرد داخلي للوثائق المتوفرة في الملف الشخصي ؛
2) طلب الوظيفة أو الإحالة أو التمثيل ؛
3) استبيان أو صحيفة شخصية لسجلات الموظفين ؛
4) السيرة الذاتية.
5) نسخ من وثائق التعليم ؛
6) مقتطفات من الأوامر (عند القبول ، التحويل ، الفصل) ؛
7) إضافة إلى الصحيفة الشخصية في سجلات الموظفين ؛
8) إضافة إلى الملف الشخصي الخاص بمحاسبة الحوافز.
9) الشهادات والمستندات الأخرى المتعلقة بهذا الشخص.
يتم تجميع الشهادات من مكان الإقامة والشهادات الطبية وغيرها من الوثائق ذات الطبيعة الثانوية بشكل منفصل عن الملفات الشخصية. أيضًا ، مقتطفات من أوامر فرض العقوبات ، والحوافز ، لتغيير اللقب بسبب حقيقة أن هذه الإدخالات تتم بالإضافة إلى سجل الموظفين الشخصي بالإضافة إلى السجل الشخصي للحوافز لا يتم وضعها في الشخصية ملف.
الأوراق الشخصية لسجلات الموظفين ، الموضوعة في الملف الشخصي للموظف ، هي قائمة بالأسئلة حول بيانات السيرة الذاتية للموظف ، والتعليم ، والحالة الاجتماعية ، والإقامة في الخارج ، وما إلى ذلك.
في "ملحق للصحيفة الشخصية الخاصة بسجلات الموظفين" يتم إدخال المعلومات في خدمة موظفي المنظمة: في القسم الأول - معلومات عن الحركات والفصل (مع الأسباب) ؛ في الثاني - بيانات عن التغييرات في التعليم ، والحالة الاجتماعية ، وتدريب الموظفين ، والجوائز ، وغيرها من المعلومات.
عند تكوين الملفات الشخصية ، يُسمح للمؤسسة بعمل نسخ من المستندات اللازمة. يمكنك فقط عمل نسخة من الأصل. مكاتب التوثيق لديها نماذج لعمل نسخ من الوثائق المتعلقة بالحقوق والمصالح الشخصية للمواطنين.
3. التوكيلات والإيصالات
تتضمن المستندات الخاصة بالموظفين مثل هذه المستندات ذات الطابع الشخصي مثل تفويض و الإيصال .
تفويض- وثيقة تصدرها منظمة أو مؤسسة للمسؤولين لاستلامهم أصناف المخزون من الموردين.
يتم إصدار التوكيلات على نماذج الاستنسل ، مقسمة إلى الرسمية و شخصي .
المتطلبات الرسمية تفويض:
فترة صلاحية التوكيل ؛
المنصب ، الاسم الكامل للشخص المؤتمن على استلام الأشياء الثمينة ؛
سلسلة ورقم وتاريخ إصدار جواز سفر مستلم التوكيل الرسمي ، واسم المنظمة التي سيتم استلام عناصر المخزون فيها ، والمستند الذي يمثل الأساس ؛
قائمة وكمية عناصر المخزون ؛
عينات من توقيع مستلم التوكيل ؛
توقيعات رئيس المنظمة وكبير المحاسبين ؛
ختم المنظمة.
اسم نوع الوثيقة ؛
مكتمل اسم الشركةمن أصدر التوكيل وعنوانه ؛
تاريخ إصدار التوكيل ؛
يتم إصدار التوكيل الرسمي من قبل قسم المحاسبة في نسخة واحدة مقابل إيصال للأشخاص المكلفين باستلام الأشياء الثمينة.
المتطلبات شخصي تفويض:
اسم نوع الوثيقة ؛
الاسم الكامل لمن أصدر التوكيل ؛
اسم الشخص الذي صدر التوكيل له ؛
اسم المنظمة التي يجب أن تتم فيها العمليات بموجب التوكيل الرسمي ؛
توقيع الشخص الذي أصدر التوكيل ؛
تاريخ إصدار التوكيل ؛
موقف وتوقيع الشخص الذي يشهد على توقيع المدير ؛
تاريخ التصديق على التوقيع ؛
للصلاحية القانونية للوثيقة ، يجب تحديد فترة صلاحية التوكيل الرسمي. خلاف ذلك ، تظل هذه الوثيقة صالحة لمدة عام واحد من تاريخ الإصدار.
عند استلام الأموال أو القيم المادية بالوكالة ، يجب عليك تقديم جواز سفر أو مستند يحل محله.
إيصال- وثيقة مكتوبة تؤكد أي إجراء تم اتخاذه ، وغالبًا ما يكون استلام أموال أو قيم مادية من مؤسسة أو شخص عادي. يتم تحرير الإيصال بأي شكل ، ولكن يجب أن يتضمن المعلومات الأساسية التالية:
عنوان الوثيقة ؛
المنصب ، الاسم الكامل للشخص الذي أعطى الإيصال ؛
مبلغ المال أو اسم الأصول المادية ؛
يشار إلى المبلغ المستلم في الإيصال بالأرقام ، وبين قوسين - بالكلمات (الكلمات). هذا المستند لا يُسمح مطلقًا بأي تصحيحات أو محو . يتم شطب جميع المسافات الخالية بين النص والتوقيع. قم بإعداد إيصال في نسخة واحدة وقم بتخزينه مع المستندات النقدية والقيمة.
4. كتب التوظيف
تاريخ التوظيف- هذه هي الوثيقة الأساسية التي تؤكد النشاط العمالي للعمال والموظفين. يعمل على إنشاء خبرة عامة ومستمرة وخاصة. يخضع إجراء ملء هذه الوثيقة لقانون العمل ولوائح أخرى.
إذا لم يكن لدى المواطن خبرة في العمل قبل الانضمام إلى هذه المنظمة ، إذن تاريخ التوظيفبدأ لأول مرة (في موعد لا يتجاوز البداية الأسبوعية لعمله) ؛ إذا عمل ، فإنه ملزم بتوفير كتاب عمل للإدارة. بدأ كتاب التوظيف مرة واحدة فقط . يحظر القانون نقل دفاتر العمل ليستخدمها أشخاص آخرون ، كما يحظر وجود عدة كتب عمل. هذه جرائم جنائية.
يصدر دفتر العمل للموظف عند الفصل مقابل إيصال. في حالة ضياع دفتر المصنف تصدر نسخته في آخر مكان عمل.
العمل بدون دفتر عمل غير مسموح به.
في حال قرر الموظف أولاً في مسألة التحويل إلى وظيفة أخرى ، وكذلك عند التقدم لوظيفة بدوام جزئي ، يتم إصدار مستخرج مصدق من دفتر العمل الخاص به (مصدق بتوقيعات رئيس ، رئيس قسم شؤون الموظفين والختم الرسمي للمؤسسة).
يجب إجراء جميع الإدخالات في دفتر العمل بما يتفق بدقة مع صياغة أوامر الموظفين ، على أساس إجراء الإدخالات. في كتاب العمل ، لا ينبغي السماح بالبقع والمحو والتصحيحات الأخرى . ومع ذلك ، إذا كانت هناك حاجة لتصحيح الإدخال ، فسيتم التفاوض بشأن هذه التصحيحات على وجه التحديد والتصديق عليها بالتوقيع والختم.
يتضمن كتاب العمل:
معلومات عن الموظف (الاسم ، تاريخ الميلاد ، التعليم ، المهنة ، التخصص) ؛
معلومات عن العمل (التوظيف ، التحويل إلى وظيفة أخرى ، الفصل).
يتم أيضًا إدخال معلومات حول الجوائز والحوافز وما إلى ذلك في كتاب العمل. لا تسجل العقوبات في كتب العمل .
مع كل إدخال يتم إجراؤه في دفتر العمل ، في التعيين ، والنقل ، والفصل ، تلتزم الإدارة بتعريف مالك هذا الكتاب.
في حالة ملء دفتر العمل (خاصة قسم "معلومات حول العمل") ، يتم إصدار ملحق يستمر فيه حفظ السجلات. على الكتاب نفسه ، تم عمل النقش "صدر سلسلة ملحقة ______ رقم _______".
عند الفصل ، يجب أن يتم التصديق على جميع الإدخالات التي تم إجراؤها في دفتر العمل من خلال توقيع رئيس المؤسسة أو الشخص المرخص له بشكل خاص والختم.
يتم التصديق على آخر سجل للمنظمة من خلال توقيع الرئيس أو المسؤول المعين والختم.
المحاضرة 5
"مراسلات رسمية"
1 المقدمة
2. قواعد إصدار الخطابات الرسمية
3. بعض أنواع الحروف
4. أنواع خطابات الخدمة
1. مقدمة
الخطاب الرسمي هو أحد أهم قنوات الاتصال للمؤسسة أو المؤسسة أو المؤسسة مع العالم الخارجي. عن طريق خطاب ، يتم إجراء مفاوضات ما قبل التعاقد ، وتوضيح العلاقات بين الشركات ، وذكر المطالبات. تصاحب الحروف القيم المادية في الطريق ، وما إلى ذلك.
رغم التواجد الأشكال الحديثةالاتصالات: الهاتف والبرق والفاكس واتصال المودم وما إلى ذلك - حجم المراسلات حتى في مؤسسة صغيرة كبير جدًا. ومع ذلك ، فإن مجموعة المواقف الإدارية التي تؤدي إلى خطابات عمل بعيدة كل البعد عن كونها غير محدودة وتفسح المجال لتصنيف واضح نسبيًا. عدد كبير من الرسائل ، مع نفس النوع من المواقف الإدارية التي تتطلب تجميعها ، يسبب حاجة ملحة للتوحيد خطاب عمل.
اليوم ، في العديد من البلدان ، عملية توحيد خطابات الأعمال جارية بنشاط. لذلك ، في إنجلترا ، تم تطوير أسلوب مقنن للاتصال الرسمي ، يُعرف باسم الرمز البريدي ، والذي يعني حرفياً "رمز البرق". لكن الاتجاه نحو توحيد العمل المكتبي في الولايات المتحدة قوي بشكل خاص ، ويرجع ذلك إلى الأتمتة الواسعة لعمليات المعلومات في الإدارة.
يؤثر التوحيد على جميع مستويات اللغة وجوانبها: مفرداتها ، وصرفها ، وصياغتها ، ورسوماتها ، وعلامات الترقيم ، والأسلوب. على وجه الخصوص ، نظرًا لأن الرسائل التجارية لا تعكس بشكل أساسي المصالح الفردية ، ولكن المصالح الجماعية - مصالح الوكالات الحكومية والشركات والشركات وما إلى ذلك ، في جميع دول العالم تقريبًا ، غالبًا ما يتم إعداد الرسائل نيابة عن كيان جماعي. وبعبارة أخرى ، فإن الأسلوب الموحد للعرض في المراسلات التجارية في مجال الصناعة والتجارة له قاعدته الاجتماعية الخاصة ، وهي الطبيعة الجماعية للعلاقات الصناعية. أساسها التقني هو الحوسبة.
رسالة- الاسم المعمم لمختلف الوثائق المخصصة فيما يتعلق بطريقة خاصة لنقل النص (مرسلة عن طريق البريد).
تحت توحيدبالمعنى النظري الواسع ، فهم عادة ما يفهمون التخفيض الأمثل في عدد العناصر في الأشياء التي تشكل أي معقد أو نظام.
الهدف الأساسيتوحيد وتوحيد وثائق الإدارة - إنشاء نظام للوثائق يمكن أن يعطي تأثيرًا اقتصاديًا.
وبالتالي فإن توحيد الأرصفة سيكون حلاً لمشاكل تحسين محتواها وأشكالها. يتم تحديد محتوى المستند المستخدم في الإدارة من خلال تكوين وقيمة التفاصيل التي يتضمنها. قد تكون التفاصيل مختلفة ، لكن هذا لا يستبعد إمكانية تقديم المتطلبات العامة لها. بالإضافة إلى ذلك ، فإن العديد من التفاصيل المضمنة في مجموعة كبيرة من المستندات هي نفسها. في هذا الطريق، أشياءيجب أن يكون توحيد وتوحيد المستند في شكله وتكوين التفاصيل المضمنة فيه.
يجب أن تكون الأهداف الرئيسية لتحسين محتوى الوثيقة:
في حالة التوحيد - اختيار التفاصيل المقابلة للغرض من الوثيقة وطرق معالجتها ؛
في التوحيد - إنشاء متطلبات موحدة للتفاصيل الواردة في الوثائق.
توحيد وتوحيد الوثائق وثيقة الصلة. غالبًا ما يعتبر التوحيد إحدى طرق التوحيد. إن القوة القانونية للمعايير ، والإدراج في معايير متطلبات التوحيد الإلزامي للوثائق ، والدمج في معايير أفضل الحلول والتركيبات فقط يجعل التوحيد القياسي طريقة فعالةترشيد العمل بالوثائق.
توحيد الوثائقيتمثل في إنشاء توحيد تكوين وأشكال مستندات الإدارة التي تحدد تنفيذ نفس النوع من وظائف ومهام الإدارة.
توحيد الوثيقة- شكل من أشكال التوحيد القانوني للتوحيد المنفذ ومستوى إجباره. تم تحديد الفئات التالية من المعايير: معايير الدولة (GOST) ؛ معايير الصناعة (OST) ؛ المعايير الجمهورية (PCT).
يتم توحيد الوثائق بغرضتقليل عدد المستندات المستخدمة ، وتصنيف أشكالها ، وتحسين الجودة ، وتقليل تعقيد معالجتها ، وتحقيق توافق المعلومات لأنظمة التوثيق المختلفة لوظائف الإدارة المتشابهة وذات الصلة ، واستخدام أكثر كفاءة لتكنولوجيا الكمبيوتر.
يشمل عمل التوحيد:
تطوير DDD ، الذي يتم تنفيذه من قبل الوزارات والإدارات المسؤولة عن أنظمة التوثيق ذات الصلة ؛
إدخال DDD بين القطاعات (بين الإدارات) في DDD الجمهوري والفرعي:
تنفيذ OK TESI المطور ؛
صيانة DDD و OK TESI من أجل الحفاظ على موثوقية المعلومات وتطويرها ؛
تطوير مجمعات من النماذج الموحدة الخاصة بالصناعة للوثائق التي تعكس تفاصيل الصناعة ولا يتم تضمينها في DUR ، بالإضافة إلى تسجيلها الحكومي ؛
تطوير المصنفات القطاعية للمعلومات الفنية والاقتصادية التي تعكس خصوصيات الصناعة.
يجب اعتبار توحيد وتوحيد وثائق الإدارة كأحد عوامل زيادة إنتاجية العمل الإداري. توحيد الوثائق- هذا هو اختيار الهياكل العقلانية لبناءها ، مما يجعل المستندات موحدة على أساس إنشاء عدد منطقي من أشكالها وتصنيف بنائها.
التوحيد هو خاصية لمستند موجود تاريخياً في شكلين: 1) اتجاه تطوري طبيعي ، 2) نشاط واع يتطور إلى توحيد.
توحيد وتوحيد الوثائق له تاريخ طويل إلى حد ما. بالفعل خلال فترة التشغيل ، يتم تحديد عينات قياسية من المستندات. في النظام الأساسي لدوقية ليتوانيا الكبرى ، كانت هناك قواعد تحدد قواعد معالجة المستندات ، وفي المقام الأول التصديق على المستندات.
في الإمبراطورية الروسيةوصل تنظيم العمل المكتبي إلى أعلى مستوى. تم إنشاء نماذج من المجلات المختلفة ، وتمت صياغة متطلبات تجميع وكتابة وتنفيذ عدد من الوثائق. ومع ذلك ، على المستوى العلمي الجاد ، بدأ العمل على توحيد وتوحيد وثائق الإدارة في الاتحاد السوفياتي. بالفعل في النصف الأول من العشرينات. يبدأ أنشطة عمليةبشأن توحيد وتوحيد وثائق الإدارة.
في العشرينات. يتم فرز تنسيقات الورق. يتم تطوير أشكال وأشكال الوثائق. يتم إيلاء الاهتمام الرئيسي للرسائل باعتبارها النوع الأكثر ضخامة من المستندات. في منتصف العشرينات. في عدد من الأقسام ، يتم تطوير أشكال موحدة من الرسائل داخل النظام بأكمله لقسم معين. تجري محاولات لإنشاء نماذج مستقرة لأنواع أخرى من المستندات الأكثر شيوعًا في ممارسة الإدارة (البروتوكولات والإشعارات وشهادات السفر).
في 1929-1930. تمت الموافقة على أول معايير الاتحاد لعدد من أشكال الوثائق: OST 2479 - خطابات العمل ، OST 1780 - رسالة هاتفية ، OST 1781 - محضر الاجتماع ، OST 1782 - إشعار الاجتماع ، OST 1783 - صحيفة الحضور ، OST 3000 - شهادة سفروبعضها كان يعمل حتى عام 1941 وألغي بسبب تغير الظروف.
إنه أيضًا اتجاه التوحيد ، الذي تم تطويره في هذه السنوات - تطوير الإستنسل لنصوص المستندات ومحاولة إنشاء هيكل لأنواع فردية من المستندات. في الأقسام ، قامت هيئات الترشيد بتمييز الحروف وتطوير هيكل الخطط والأنواع الفردية للبروتوكولات.
مقدمة
· نظام موحد للوثائق المالية والمحاسبية والمحاسبية لمؤسسات ومنظمات الميزانية.
· نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي.
· نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير والوثائق المحاسبية للمؤسسات.
· نظام موحد لتوثيق العمالة.
نظام التوثيق الموحد صندوق التقاعد الاتحاد الروسي;
القانون الجنائي للاتحاد الروسي ( القانون الاتحاديبتاريخ 06/13/96) (المعدل في 03/20/2002) -يحدد المسؤولية الجنائية عن سوء السلوكمع الوثائق والمعلومات ؛
أساسيات التشريع الروسي في صندوق أرشيفيةالاتحاد الروسي والمحفوظات من 06/07/93 -تحديد إجراءات تكوين وتخزين ومحاسبة واستخدام الوثائق الأرشيفية
المصنفات الروسية:
مصنف عموم روسيا وثائق الإدارة(OKUD) -يحتوي على رموز النماذج الموحدة للوثائق المستخدمة في أنشطة السلطات والإدارة ، والتي يجب أن تكون ملحقة بالوثائق.
تعليمات الدولة للعمل المكتبي:
تعليمات قياسية حول العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية -يحتوي على المتطلبات العامةلتوثيق أنشطة الإدارة والتكنولوجيا للعمل مع الوثائق ، ومتطلبات إعداد القوانين والقواعد التشريعية لمعالجة الوثائق الفردية ؛
قائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمة ، مع الإشارة إلى فترات التخزين - تحدد فترات تخزين المستندات
على أساس المعايير القياسية ، يتم تطوير تعليمات العمل المكتبي الخاصة بالصناعة وتعليمات المؤسسة.
تحتوي التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي لمؤسسة معينة على أقسام:
إجراءات تجميع وإصدار الوثائق الرسمية ؛
إجراءات استلام وتسجيل ومراجعة المستندات الواردة ؛
السيطرة على تنفيذ الوثائق ؛
ترتيب العمل مع المستندات الصادرة ؛
إجراءات العمل مع الوثائق الداخلية ؛
وضع تصنيف للحالات ؛
قواعد تشكيل القضايا ؛
إجراءات ضمان سلامة الوثائق ؛
إجراءات إعداد ونقل المستندات لتخزين الأرشيف.
2. تكوين وثائق الإدارة.
يتم تحديد تكوين وثائق الإدارة من خلال اختصاص ووظائف المنظمة ، وإجراءات حل المشكلات ، وحجم وطبيعة العلاقات مع المنظمات الأخرى. ولكن بغض النظر عن تفاصيل المنظمة (المؤسسة) ، من بين مجموعة متنوعة من المستندات ، يمكن تمييز المجموعات الرئيسية التالية من المستندات:
04 - كود المنظمة ،
17 - القرار ،
18- عنوان النص ،
19 - علامة التحكم ،
20 - نص الوثيقة ،
21- علامة على وجود التطبيق ،
22- التوقيع ،
23 - ختم الموافقة على الوثيقة ،
24- تأشيرات الموافقة على الوثائق ،
25 - طباعة ،
26- علامة على تصديق نسخة ،
27- علامة على المؤدي ،
28- علامة على تنفيذ المستند وإرساله إلى القضية ،
29- علامة على استلام الوثيقة من قبل المنظمة ،
30 - المعرف نسخة إلكترونيةوثيقة
الوثيقة لها قوة قانونية في ظل وجود تفاصيل إلزامية لهذا النوع من الوثائق. في عملية إعداد المستند ومعالجته ، يمكن استكمال تكوين التفاصيل بتفاصيل أخرى ، إذا تطلب ذلك الغرض من المستند ، ومعالجته ، وما إلى ذلك.
4.2 تسجيل تفاصيل المستندات
1. شعار دولة الاتحاد الروسي.يتم وضعها على نماذج المستندات وفقًا للوائح الخاصة بشعار دولة الاتحاد الروسي.
2. شعار موضوع الاتحاد الروسي.يتم وضعها على نماذج المستندات وفقًا لـ الأفعال القانونيةرعايا الاتحاد الروسي.
3 - شعار المنظمة -صورة مشروطة أو رمزية مسجلة وفقًا للإجراءات المنصوص عليها في القانون. يمكن استخدامه كرمز للمنظمة علامة تجارية، رسم ، اختصار ، صورة أبجدية رقمية مجمعة ، إلخ. صورة الشعار لا تحل محل اسم المنظمة. يتم وضع شعار المنظمة على ترويسة المنظمات وفقًا للميثاق وبغض النظر عن وضعها التنظيمي والقانوني ، وشكل الملكية ، وخط العمل. لا يتم نسخ الشارة على الورق ذي الرأسية إذا كان شعار الدولة الخاص بالاتحاد الروسي أو شعار النبالة الخاص بكيان مكوِّن للاتحاد الروسي مُوضعًا عليه.
مع الترتيب الزاوي للتفاصيل ، يقع الشعار في الزاوية اليسرى العليا أمام السمة "اسم المؤسسة" ، وبالترتيب الطولي - فوق نفس الخاصية في منتصف الجزء العلوي من الورقة.
4. رمز المنظمة وفقًا للمصنف الروسي للمؤسسات والمنظمات (OKPO).يتم تعيين كود OKPO للمنظمة عند تسجيلها.
5. الدولة الرئيسية رقم التسجيل(OGRN) كيان قانوني محررة طبقاً للمستندات الصادرة عن مصلحة الضرائب.
6. رقم تعريفرمز دافع الضرائب / سبب التسجيل (TIN / KPP)محررة طبقاً للوثائق الصادرة عن السلطات الضريبية.
7. رمز المستند وفقًا للمصنف الروسي لوثائق الإدارة (OKUD).تستخدم في معالجة المستندات آليًا. يتم لصق المطلوب أثناء تنفيذ نوع معين من المستندات.
8. اسم المنظمة(كلاهما كامل ومختصر) ، وهو مؤلف المستند ، يجب أن يتوافق مع الاسم المحدد في المستندات المكونة له. يتم وضع الاسم المختصر (بين قوسين) أسفل الاسم الكامل أو بعده. يجب أن يحتوي اسم المنظمة على مؤشرات لشكلها التنظيمي والقانوني (JSC - شركة مساهمة مفتوحة ، CJSC - شركة مساهمة مقفلة ، 000 - شركة ذات مسؤولية محدودة ، إلخ).
فمثلا:
هيئة الأوراق المالية "Centrenergostroy"
(JSC "TSES")
إذا لم يتم وضع المستند على ورق ذي رأسية ، فإن "اسم المنظمة" المطلوب هو جزء لا يتجزأ من اسم الوظيفة في "التوقيع" المطلوب ، الذي يشهد على أصل المستند.
فمثلا:
المدير التنفيذي
OOO"Nizhegorodspetsgidrostroy"
فوق اسم المنظمة يشير إلى الاختصار ، وفي حالة عدم وجوده - الاسم الكامل للمؤسسة الأم (إن وجدت).
تُطبع أسماء المنظمات التابعة لموضوعات الاتحاد الروسي ، والتي ، إلى جانب لغة الدولة في الاتحاد الروسي (الروسية) ، لغة الدولة لموضوعات الاتحاد الروسي ، تُطبع بلغتين.
يتم وضع اسم المنظمة بلغة الدولة لموضوع الاتحاد الروسي أو بلغة أخرى ، إذا كان منصوصًا عليه في الميثاق ، أسفل أو على يمين الاسم بلغة الدولة في الاتحاد الروسي.
9. بيانات مرجعية عن المنظمةتشمل: العنوان البريدي ، وأرقام الهاتف والفاكس ، وعنوان البريد الإلكتروني ، التفاصيل المصرفيةورقم الترخيص وتاريخ الإصدار ومعلومات أخرى حسب تقدير المنظمة.
10. اسم نوع الوثيقة ،يتم إعدادها أو نشرها من قبل المنظمة ، وينظمها الميثاق ويجب أن تتوافق مع أنواع المستندات المقدمة من قبل USORD و OKUD (الفئة 0200000). هذه واحدة من أهم التفاصيل ويتم لصقها على جميع المستندات ، باستثناء الحروف ، أي أنها مذكورة فقط في نموذج عام. اسم نوع الوثيقة هو فكرة عامةبناءً على الغرض من المستند ، يحدد تكوين تفاصيله ، وهيكل النص ، ودرجة الالتزام بالوفاء بمتطلباته.
فمثلا: ACT ، ORDER.
يعتبر كتابة هذا الشرط غير صحيح على أنه "طلب المدير" أو "طلب المصنع".
في حالة إنشاء مستند بشكل مشترك من قبل عدة مؤسسات ، يتم وضعه على أوراق قياسية (وليس على ورق ذي رأسية). ينص عنوان هذه الوثيقة على ما يلي:
الاسم الكامل للمنظمات التي يتم إعداد الوثيقة نيابة عنها ،
اسم نوع المستند
مكان تجميعها أو نشرها.
توجد التواقيع في مثل هذه المستندات على نفس المستوى. يتم تضمين أسماء المنظمات في ألقاب الأشخاص الذين وقعوا على الوثائق.
يجب أن تكون جميع نسخ المستندات التي تم إنشاؤها بشكل مشترك ، بما في ذلك المرفقات الخاصة بها ، أصولًا ، أي تحتوي على توقيعات المسؤولين ، بما في ذلك:
المسميات الوظيفية ،
التوقيعات الشخصية
فك رموز التوقيعات الشخصية (الأحرف الأولى من اسمها ولقب الموقّع).
11. وثيقة التاريخ- من أهم تفاصيل الوثيقة ضمان قوتها القانونية.
تاريخ الوثيقة هو:
تاريخ توقيعه (للأوامر والرسائل والمراجع) ؛
تاريخ الموافقة عليها (لخطط الإبلاغ ، القواعد ، التعليمات ، إلخ) ؛
تاريخ الحدث المسجل فيه (للأعمال)
تاريخ الاجتماع أو القرار (لمحضر).
التاريخ جزء لا يتجزأ من ميزة البحث في المستند. تصدر بالأرقام العربية بالتسلسل التالي: يوم من الشهر ، شهر ، سنة. إذا كان الرقم واحدًا ، فيجب أن يسبقه صفر.
اسم الوحدة الهيكلية (في الحالة الاسمية) ،
بيان موقف المتلقي (في حالة الجرعات) ،
الأحرف الأولى واللقب (في حالة الجرعات) ،
العنوان البريدي (حسب اللوائح البريدية) ..
يختلف تكوين "المرسل إليه" المطلوب تبعًا للمرسل إليه ونوع المستند الذي يتم إرساله.
تتم طباعة كل عنصر من عناصر المرسل إليه بأحرف صغيرة (باستثناء الأحرف الكبيرة) على سطر جديد من موضع علامة تبويب واحدة ، نقطة في النهاية الأجزاء المكونةلم يتم تعيين الدعائم. يُسمح بتوسيط كل سطر من السمة "العنوان" بالنسبة إلى السطر الأطول. يتم تثبيت "أركان" العلامات التقييدية "المرسل إليه" على أوراق المنظمة.
هناك العديد من خيارات العنونة.
1. عند توجيه مستند إلى منظمة أو وحدتها الهيكلية دون الإشارة إلى مسؤول ، يتم كتابة أسمائهم في الحالة الاسمية. فمثلا:
وزارة التربية والتعليم في الاتحاد الروسي
إدارة مرحلة ما قبل المدرسة
2. عند إرسال مستند إلى مسؤول ، يشار إلى اسم المنظمة في الحالة الاسمية ، والوظيفة واللقب - في الأصل. فمثلا:
وزارة التربية والتعليم
الاتحاد الروسي
إدارة مرحلة ما قبل المدرسة
رائد متخصص
3. عند توجيه مستند إلى رئيس أو نائب رئيس المنظمة ، يتم تضمين اسمه في اسم منصب المرسل إليه. الوثيقة موجهة إلى الرأس في الحالات التي يكون فيها حل المشكلة يعتمد عليه بشكل مباشر. ليس من المعتاد الإشارة إلى لقب المرسل إليه بدون الأحرف الأولى . فمثلا:
إلى الرئيس التنفيذي
4. عند توجيه وثيقة إلى عدة منظمات متجانسة أو إلى عدة أقسام هيكلية لمنظمة واحدة ، يجب أن يتم استدعاؤها بشكل عام. غالبًا ما تكون هذه المستندات موجهة إلى المنظمات التابعة.
فمثلا:
5. عند توجيه مستند إلى شخص يحمل درجات وألقاب أكاديمية ، ذكر المعلومات المتعلقة بها قبل اسم المرسل إليه والأحرف الأولى منه. "
فمثلا:
عميد VGIPI
دكتور في العلوم التربوية ، أستاذ
6. عند إرسال مستند إلى وكالة حكومية ، وكذلك إلى مستلمين دائمين ، لا يتم الإشارة إلى العنوان البريدي.
7. يشار إلى العنوان البريدي الكامل عند إرسال المستند إلى المراسلين لمرة واحدة (وهذا يسهل عمل البعثة الاستكشافية للمؤسسة في معالجة وإرسال المراسلات). يتم كتابة اسم المنظمة أولاً ، ثم العنوان.
فمثلا:
هيئة تحرير مجلة "كتيب ضابط شؤون الموظفين" Bolshaya Ordynka St.، 8، Moscow 136104
8. عند معالجة وثيقة للفردتشير إلى الاسم الأخير ، والأحرف الأولى من اسم المستلم ، ثم العنوان البريدي ، على سبيل المثال:
شارع. عيد الميلاد،
9. تمت الإشارة إلى عدة عناوين في الوثيقة لإبلاغ كل مستلم عن المؤسسات والأشخاص الذين لهم هذا المستند. في هذه الحالة ، يجب ألا يحتوي المستند على أكثر من 4 عناوين. عندما يتم إرسال مستند إلى أكثر من 4 عناوين ، يتم تجميع قائمة بريدية ويشار إلى مرسل واحد فقط في كل مستند. يتم فصل العناوين بمسافة سطرين.
10. ل المستندات الداخلية(بيان ، مذكرة ، إلخ) يشار فقط إلى اسم الوحدة الهيكلية أو الرئيس الذي يتم تقديم المستند إليه. في هذه الحالة ، يتم تضمين اسم المنظمة في عنوان الوظيفة.
فمثلا:رئيس القسم التربوي في VGIPA
11. عند إرسال المستندات إلى المراسلين الأجانب ، يتم توجيهها إلى منظمة أو شخص معين (عادة بدون الإشارة إلى الوظيفة). في هذه الحالة ، يشار إلى الأحرف الأولى واللقب أولاً ، ثم اسم المنظمة ، ثم عنوانها في التسلسل التالي: الرقم صندوق بريد، رقم المنزل ، اسم الشارع ، اسم المدينة والبلد ، الرمز البريدي.
فمثلا:
100 ساوث ستريت لندن ، KW CR24TW
16. ختم الموافقة على الوثيقة.إنه موجود في الزاوية اليمنى العليا من المستند. تعد الموافقة على المستندات طريقة خاصة للتصديق على أنواع معينة من المستندات. وهو يصرح بمحتواها ويشهد على امتداد الوثيقة إلى دائرة معينة من المؤسسات والمسؤولين والمواطنين. فقط بعد الموافقة على هذه الوثائق تكتسب القوة القانونية. تخضع اللوائح والمواثيق والأحكام وما إلى ذلك للموافقة ، مرفق قائمة تقريبية بالوثائق الخاضعة للموافقة.
في مثل هذه المستندات مثل الهيكل والموظفين والموظفين ، يتم أيضًا اعتماد ختم الموافقة بختم.
تتم الموافقة بعد توقيع المستند ولديها خياران للتصميم ؛
1. اعتماد الوثيقة من قبل الرئيس.
2. إصدار مستند إداري (أمر ، قرار).
كلا الطريقتين لها نفس القوة القانونية. يُنصح باستخدام الخيار الثاني عند الحاجة إلى توضيحات ، وإرشادات إضافية ، وتحديد موعد نهائي لوضع الوثيقة المعتمدة موضع التنفيذ ، وما إلى ذلك.
إذا تم إصدار الوثيقة المعتمدة بالتزامن مع الوثيقة الإدارية ، فيتم وضعها كمرفق لهذه الوثيقة الإدارية.
مع أي طريقة للموافقة ، يتم لصق ختم الموافقة على المستند المعتمد ، والذي يحتوي وفقًا لذلك على خيارين:
في الحالة الأولى ، تتكون من كلمة أوافق ، وهي إشارة إلى منصب الرئيس ، واسم المؤسسة ، توقيع شخصي، والأحرف الأولى ، واسم العائلة وتاريخ الموافقة.
فمثلا:يوافق
المدير التنفيذي
الغزل والنسيج"
في الحالة الثانية ، تتم كتابة كلمة موافق عليه ، واسم مستند الموافقة في علبة الأدوات ، وتواريخها ، وأرقامها.
فمثلا:
وافق
بأمر من رئيس الجامعة VGIPU
تتم كتابة الكلمات "موافق" و "موافق" بأحرف كبيرة بدون علامات اقتباس ونقطتين.
لا يجوز إجراء الإضافات والتصحيحات على المستند المعتمد إلا بإذن من الشخص الذي وافق عليها.
17. القرار- هذا نقش إداري على الوثيقة المستلمة ، قام به المسؤول المختص بخط اليد ويتضمن الأسماء والأحرف الأولى لفناني الأداء ومحتوى الطلب والموعد النهائي للتنفيذ والتوقيع والتاريخ. يخضع القرار لنفس المتطلبات مثل أي مستند إداري: الوضوح ، الخصوصية ، الإيجاز.
فمثلا:
يرجى إعداد مشروع
العقود اعتبارًا من 05.12.2004
تاريخ التوقيع
إذا تمت الإشارة إلى عدة ألقاب في القرار ، فإن الشخص الذي يأتي لقبه أولاً هو المسؤول عن التنفيذ.
بالنسبة للمستندات التي لا تتطلب تعليمات إضافية ، فقط f. وعن. المؤدي ، توقيع مؤلف القرار والتاريخ.
لقراءة أفضل للقرار ، يُسمح بفصل خط المؤدي والإجراءات المحددة عن توقيع الرئيس.
من غير المناسب تطبيق قرارات مثل "أطلب منك الامتثال" ، وما إلى ذلك ، لأنها لا تحمل معلومات جديدة.
يقع القرار في الجزء العلوي من المستند بين التفاصيل "المرسل إليه" و "النص" على الورقة الأولى من المستند. إذا لم تكن هناك مساحة كافية للدقة ، يمكنك وضعها في أي منطقة خالية من المستند ، باستثناء الهوامش. من غير المقبول وضع قرار على النص والمرسل إليه وتفاصيل مهمة أخرى.
في بعض الحالات ، عندما يكون من غير المناسب وضع قرار على مستند ، يُسمح بوضع قرار على ورقة منفصلة. ولكنمن غير المرغوب فيه القيام بذلك ، لأنه قد يتم استبدال الورقة أو فقدها. القرار هو الأساس لوضع الوثيقة تحت السيطرة وتحديد الموعد النهائي للتنفيذ.
18 .التوجه إلى النص -هذا هو ملخصوثيقة. يجب أن يكون العنوان قصيرًا ودقيقًا قدر الإمكان. يؤدي وجود رأس الصفحة إلى التخلص من الحاجة إلى قراءة المستند بالكامل عند تسجيله. تمت صياغته بواسطة مترجم الوثيقة ، وطبع بأحرف صغيرة بطريقة مسطحة.
يجب ألا يزيد العنوان عن 5 أسطر. في المستندات المعقدة ذات الحجم الكبير ، تتكون العناوين الفرعية. يوصى بتجنب التفاف الكلمات. يتم تثبيت "أركان" على ترويسة المنظمة للحصول على "العنوان" المطلوب. يُسمح بعدم الإشارة إلى العنوان في المستندات بتنسيق A5. يُسمح باختصارات الكلمات والعبارات التي تتوافق مع قواعد التهجئة وعلامات الترقيم في العنوان.
يجب أن يكون العنوان متسقًا مع اسم نوع المستند. يمكن أن تجيب على أسئلة حول ماذا؟ او عن من؟
فمثلا:
الأمر المتعلق بإنشاء لجنة المصادقة ؛
يجب دمج عناوين نصوص البروتوكولات والتعليمات والأفعال والقواعد وما إلى ذلك في حالة مع اسم نوع المستند (يجيب على سؤال ماذا (من)؟). فمثلا:
قانون التفتيش الصحي
القواعد الداخلية جدول العمل
الوصف الوظيفي للسكرتير المساعد
محضر اجتماع العمالية الجماعية
19. علامة السيطرة.يتم أخذ المستندات التي تتطلب التنفيذ والاستجابة تحت السيطرة. قد يتم تحديد الموعد النهائي لتنفيذ المستندات في قرار الرئيس. إذا لم يتم تحديد المصطلح ، فسيتم تحديده وفقًا للشروط القياسية لتنفيذ المستندات أو كما هو موضح في نص المستند.
يشار إلى علامة التحكم بالحرف "K" مع كلمة أو ختم "التحكم". يتم تطبيقه في الركن الأيمن العلوي من الورقة الأولى من المستند بقلم ذو رأس لباد أحمر أو ختم خاص.
20. نص الوثيقة.تم إعداد نص الوثيقة باللغة الروسية أو اللغة الوطنية وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي والكيانات المكونة للاتحاد الروسي بشأن لغات الدولة. تتم كتابة نصوص المستندات باللغة الروسية فقط عند إرسالها:
إلى سلطات الدولة الاتحادية ، وسلطات الدولة في الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ؛
للمؤسسات والمنظمات وجمعياتها التي لا تخضع للولاية القضائية لهذا الكيان التأسيسي للاتحاد الروسي أو الواقعة على أراضي الكيانات الأخرى المكونة للاتحاد الروسي.
يمكن عمل نصوص المستندات في شكل استبيان أو جدول أو نص مرتبط أو كمجموعة من هذه الهياكل.
عند تجميع النص في شكل استبيان ، يتم استخدام الأفعال "تملك" ، "كانت" ، "كانت". ومثال على ذلك النموذج القياسي"ورقة شخصية لسجلات الموظفين": "ما هي اللغات الأجنبية التي تتحدثها."
يجب أن تحتوي أعمدة الجدول وصفوفه على عناوين يتم التعبير عنها بواسطة اسم في الحالة الاسمية. يجب أن تكون العناوين الفرعية للأعمدة والخطوط متسقة مع العناوين. إذا تمت طباعة الجدول على أكثر من صفحة واحدة ، فيجب ترقيم أعمدة الجدول ، ويتم طباعة أرقام هذه الأعمدة فقط على الصفحات التالية.
يتكون النص المرتبط عادة من جزأين. في الجزء الأول ، الأسباب والأسباب والأهداف لتجميع الوثيقة موضحة في الجزء الثاني - القرارات والاستنتاجات والطلبات والاقتراحات والتوصيات. قد يحتوي النص على الجزء الثاني فقط (على سبيل المثال ، خطابات ، بيانات - طلب بدون تفسير ؛ أوامر - جزء إداري بدون بيان ؛ شهادات ، مذكرات - تقييم للحقائق والاستنتاجات).
في نص المستند الذي تم إعداده على أساس وثائق المنظمات الأخرى أو المستندات المنشورة مسبقًا ، يشار إلى تفاصيلها: اسم المستند ، واسم المنظمة - مؤلف المستند ، وتاريخ المستند ، و رقم تسجيل المستند ، عنوان النص.
إذا كان النص يحتوي على العديد من القرارات والاستنتاجات وما إلى ذلك ، فيجب تقسيمه إلى أقسام وأقسام فرعية وفقرات مرقمة بالأرقام العربية.
في الوثائق الإدارية (الترتيب ، الترتيب ، إلخ) للمنظمات التي تعمل وفقًا لمبادئ وحدة القيادة ، وكذلك المستندات الموجهة إلى قيادة المنظمة ، يجب أن يكون النص بصيغة المتكلم المفرد ("أنا أطلب" ، " عرض "،" من فضلك ").
في الوثائق الإدارية للهيئات الجماعية ، يتم ذكر النص بضمير الغائب المفرد ("يقرر" ، "يقرر") ،
في الوثائق الإدارية المشتركة ، يرد النص بصيغة الجمع بضمير المتكلم ("نحن نطلب" ، "قررنا").
يرد نص البروتوكول بصيغة الجمع بضمير الغائب ("استمع" ، "تكلم" ، "قرر").
في الوثائق التي تحدد حقوق والتزامات المنظمات ، وأقسامها الهيكلية (اللوائح والتعليمات) ، وكذلك التي تحتوي على وصف أو تقييم للحقائق والاستنتاجات (فعل ، شهادة) ، استخدم شكل عرض النص من الشخص الثالث المفرد وصيغة الجمع ("القسم يؤدي وظائف" ، "تشمل الإدارة" ، "أنشأت اللجنة").
يتم استخدام أشكال العرض التالية في الحروف:
أول شخص بصيغة الجمع ("الرجاء التوجيه")
من الشخص الأول المفرد ("أعتبرها ضرورية" ، "أطلب منك إبرازها") ،
من الشخص الثالث المفرد ("الإدارة لا تعترض" ، "ترى لجنة البيئة أن ذلك ممكن").
21. وضع علامة على وجود التطبيق.اعتمادًا على الغرض من مرفقات الوثيقة ومحتواها ، يمكن تقسيمها بشكل مشروط ؛ إلى 3 أنواع:
1. تطبيقات ل المستندات الإداريةتمت الموافقة عليها أو وضعها موضع التنفيذ من قبلهم (ملاحق الإجراءات القانونية).
2. الطلبات التي توضح أو تكمل الوثيقة الأساسية.
3. الطلبات المرسلة عن طريق خطابات الغلاف وكونها وثيقة مستقلة.
يتم وضع السمة "Application" بين السمتين "text" و "signature" من الخط الأحمر. بغض النظر عن عدد الطلبات ، يتم كتابة كلمة "Application" بصيغة المفرد ، متبوعة بنقطتين:
هناك عدة أنواع من تصميم التطبيق.
1. إذا كان المستند يحتوي على تطبيقات مسماة في النص ، فسيتم الإشارة إلى عدد الأوراق والنسخ فقط.
فمثلا:
الاستعمال: 5 لترات. في 3 نسخ.
2. إذا كان المستند يحتوي على تطبيق غير مذكور في النص ، فيجب عندئذٍ إدراج اسمه مشيرًا إلى عدد الأوراق في كل طلب وعدد نسخها. إذا كانت هناك تطبيقات متعددة ، يتم ترقيمها.
فمثلا:
الملحق: 1. عقد / 25 لمدة 5 أوراق. في نسختين.
2. شهادة قبول ورقة واحدة. في 3 نسخ.
مع وجود عدد كبير من التطبيقات ، يتم وضع قائمة جرد منفصلة لهم ، ويشير المستند نفسه إلى:
الملحق: جرد في 5 أوراق.
3. إذا تم إرفاق مستند به مرفق بالمستند ، فسيتم وضع العلامة الموجودة على المرفق بالشكل التالي:
المرفقات: تعليمات حفظ السجلات في JSC "ZMZ" وملحقاتها ، 3 أوراق فقط.
4. إذا كانت الطلبات ملزمة ، فلن يتم تحديد عدد الأوراق.
فمثلا:
الملحق: لوائح العمل الداخلية VGIPA 5 نسخ.
إذا تم إرسال المستند إلى عدة عناوين ، ولم يتم إرسال المرفق إلى الجميع ، فإن العلامة تشير إلى الرقم التسلسلي للعنوان الذي تم إرسال المرفق إليه.
فمثلا:
الاستخدام: 2 لتر. في نسخة واحدة. فقط إلى العنوان الثالث.
إذا كان تطبيق المستند في نسخة واحدة ، فيمكن حذف عدد النسخ.
إذا كان هناك العديد من التطبيقات.
فمثلا:
طلب
لقرار الإدارة
منطقة نيجني نوفغورود
بتاريخ 01.01.2001 رقم 31
يُسمح بطباعة التعبير "رقم الملحق" بأحرف كبيرة ، بالإضافة إلى توسيط هذا التعبير واسم المستند وتاريخه ورقم التسجيل بالنسبة إلى السطر الأطول ، فمثلا:
الملحق رقم 2
بأمر من وزارة العدل الروسية
.22- التوقيع -شرط إلزامي لأي وثيقة رسمية. يُفهم التوقيع على أنه سلطة مسؤولي المؤسسات والمنظمات والشركات لتوقيع الوثائق الصادرة عنهم.
يعد توقيع المستندات ، بالإضافة إلى الموافقة والختم ، إحدى طرق التصديق على المستندات. المصادقة على الوثائق هي شكل من أشكال التعبير عن المسؤولية عن محتواها وشرعيتها.
المسؤولين لديهم الحق في التوقيع مستندات المكتبضمن اختصاصهم ، والذي يتم تحديده عادةً في اللوائح الخاصة بالمنظمة والوحدات الهيكلية ، وكذلك في توصيف الوظائف.
يشمل تكوين "التوقيع" المطلوب ما يلي:
اسم منصب الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند (مختصر ، دون تحديد المنظمة ، إذا تم إصدار المستند على ورق ذي رأسية وكامل إذا لم يتم إصدار المستند على ورق ذي رأسية) ،
توقيع شخصي،
فك التوقيع (الأحرف الأولى واللقب - بدون مسافات بينهما). إذا كان عنوان الوظيفة يتكون من عدة كلمات ، يتم طباعته في عدة أسطر ويتم وضع التوقيع مع النص على مستوى الأخير
سلاسل المسمى الوظيفي.
فمثلا:
توقيع الرئيس التنفيذي
المدير التنفيذي
في المؤسسات العلمية والتعليمية ، يمكن الإشارة إلى الألقاب والدرجات الأكاديمية في التوقيع.
عميد VGIPU
توقيع الأستاذ
يُسمح بتوسيط اسم منصب الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند في "التوقيع" المطلوب بالنسبة إلى السطر الأطول. فمثلا:
المدير التنفيذي
يمكن توقيع المستندات من قبل عدة أشخاص. في هذه الحالة ، يتم "التوقيع" المطلوب على النحو التالي.
1. يجب أن تحتوي المستندات المتعلقة باستلام وإصدار الأموال واستلام أصناف المخزون وخطابات الضمان على توقيعين: الأول والثاني. حق التوقيع الأول يعود إلى الرئيس أو نوابه ، وحق التوقيع الثاني - لرئيس المحاسبين أو الشخص المخول بذلك. عندما يتم التوقيع على وثيقة من قبل العديد من المسؤولين ، يتم وضع توقيعاتهم واحدة تحت الأخرى في تسلسل يتوافق مع المنصب.
فمثلا:
التوقيع الشخصي للرئيس التنفيذي
التوقيع الشخصي لرئيس المحاسبين
2. الوثائق المعتمدة من قبل الهيئات الجماعية (محاضر الجلسات ، الجلسات ، الخ) يجب أن تلصق بتوقيعين - الرئيس والسكرتير ، بينما لا يتم الإشارة إلى المناصب.
فمثلا:
رئيس (توقيع) د. ل. فيكروف
سكرتير (توقيع)
3. إذا تم التوقيع على الوثيقة من قبل عدة أشخاص متساوين في المناصب ، فإن توقيعاتهم توضع على نفس المستوى. على سبيل المثال ، يتم توقيع العقود من قبل جميع الأطراف المتعاقدة.
فمثلا:"
نائب المدير نائب المدير
مهام(لتصميم المرافق ، الهياكل التقنية ، بناء رأس المال؛ لإجراء البحوث والتصميم والعمل التكنولوجي ؛ التقنية ، وما إلى ذلك) ؛
تعليمات(القواعد) - (مسؤول ؛ بشأن الدعم الوثائقي للإدارة ؛ احتياطات السلامة ؛ لوائح العمل الداخلية ، إلخ) ؛
أنظمة(تكاليف المواد الخام ، المواد ، الكهرباء ، التصميم التكنولوجي ، عدد الموظفين ، إلخ) ؛
التقارير(حول أنشطة الإنتاج ، ورحلات العمل ، والعمل البحثي ، وما إلى ذلك) ؛
القوائم(وظائف الموظفين الذين لديهم ساعات عمل غير منتظمة ؛
المؤسسات المؤهلة للحصول على مزايا معينة ؛ الوثائق القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة الوزارات والإدارات والمنظمات الأخرى ، مع الإشارة إلى فترات تخزين المستندات ، وما إلى ذلك) ؛
الخطط(الإنتاج ؛ البناء والتركيب ، التصميم والمسح ، العمل البحثي ؛ إدخال التكنولوجيا الجديدة ؛ للإصلاح ؛
عمل الكلية والمجلس العلمي والتقني والمجلس الأكاديمي ، إلخ) ؛
أنظمة(عن الوزارة ؛ الوحدة الهيكلية؛ المكافآت ، وما إلى ذلك) ؛
البرامج(تنفيذ الأعمال والمناسبات ، ورحلات العمل ، وما إلى ذلك) ؛
أسعار إنتاج المصنفات ؛
التقديرات(تكاليف صيانة الجهاز الإداري والمباني والمباني والهياكل واستخدام الأموال من صندوق المؤسسة ؛ لإعداد وتطوير إنتاج منتجات جديدة ؛ لبناء رأس المال) ؛
المعايير(الدولة ، الفرع ، الجمهوري ، الشروط الفنية) ؛
الهيكل والتوظيف ؛
معدلات الرسوم الجمركية؛
قائمة تقريبية بالوثائق التي تم وضع ختم المنظمة عليها
أعمال(قبول مرافق التشييد المكتملة ، والمعدات ، والعمل المنجز ، والشطب ، والامتحانات ، وما إلى ذلك) ؛
التوكيلات(لاستلام عناصر المخزون ، وإجراء الأعمال التجارية في التحكيم ، وما إلى ذلك) ؛
المعاهدات(حول مسؤولية، والتسليم ، والعقود ، والتعاون العلمي والتقني ، وتأجير المباني ، وأداء العمل ، وما إلى ذلك) ؛
مهام(لتصميم المرافق ، الهياكل الفنية ، البناء الرأسمالي ؛ المواصفات الفنية ، إلخ) ؛
التطبيقات(للمعدات والاختراعات وما إلى ذلك) ؛
عيناتبصمات أختام وتوقيعات الموظفين المخولين أداء العمليات المالية والتجارية ؛
الطلب #٪ s(الميزانية ، البنوك ، المعاشات التقاعدية ، المدفوعات (الموحدة ، للبنك ، لتلقي وتحويل العملات الأجنبية ، للاستيراد ، إلخ) ؛
اللوائح الخاصة بالوزارات(الأقسام) ؛
البروتوكولات(تنسيق خطط التوريد ؛ تعيين مقيمين من الأشخاص ، إلخ) ؛
السجلات(الشيكات ؛ أوامر الميزانية المقدمة إلى البنك) ؛
تقديرالنفقات (لصيانة الجهاز الإداري ؛ لإعداد وتطوير إنتاج منتجات جديدة ؛ لتقدير التكاليف في العقد ؛ لبناء رأس المال ، إلخ) ؛
مراجع(الحد ؛ عند دفع مبالغ التأمين ؛ استخدام الميزانية
مخصصات الرواتب حول الراتب المستحق والمستحق ، وما إلى ذلك) ؛
تحديد(المنتجات ، المنتجات ، إلخ) ؛
الجداول الزمنية والتغييرات عليها.
الملحق 2
قائمة الأسئلة للتحضير للنتائج في عمل مكتب الانضباط
1. توحيد وتوحيد وثائق الإدارة. معيار الدولةعلى التوثيق التنظيمي والإداري.
2. تفاصيل المستند. تفاصيل ثابتة ومتغيرة.
3. تفاصيل عنوان المستند.
4. تفاصيل محتوى الوثيقة.
5. تفاصيل جزء إضفاء الطابع الرسمي من الوثيقة.
6. العلامات الكتابية المساعدة على الوثيقة.
7. التفاصيل المطلوبة لكل نوع من وثائق الإدارة ، تصميمها.
8. تاريخ الوثيقة. تاريخ الخطاب الرسمي ، البروتوكول ، الأمر ، العمل.
9. تسجيل "البيانات المرجعية عن المنظمة" المطلوبة
10. تسجيل "العنوان" المطلوب عند معالجة المستند
رئيس المنظمة.
لمنظمة دون تحديد شخص معين ؛
مسؤول محدد
لشخص عادي
12. جعل الموافقة على الوثيقة
13. تسجيل اتفاق الوثيقة.
14. جعل التوقيع في خطابات الضمان، أوامر ، بروتوكولات ، أفعال ، عقود ،
15. تصديق نسخة من الوثيقة.
16. شكل الوثيقة. أنواع استمارات الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات النموذج.
17. الاختلافات بين الورق ذي الرأسية والنموذج العام. تفاصيل ثابتة ومتغيرة للوثيقة.
18. تنسيقات الورق في صناعة النماذج ، أحجام الهامش للنماذج. ترقيم الصفحات في مستندات متعددة الصفحات.
19. تعيين وتصميم عنوان الرسالة والنظام والبروتوكول والتعليمات.
20. طرق ترتيب تفاصيل النموذج. موقع تفاصيل نموذج خطاب العمل.
21. التوثيق الإداري. أنواع الأوامر. تنفيذ الأوامر للنشاط الرئيسي.
22. الخطابات الرسمية وأنواع الخطابات الرسمية. قواعد التصميم.
23. بروتوكول. قواعد التسجيل وأنواع البروتوكولات.
24. مقتطف من النظام ، البروتوكول. إعطاء خلاصة قوة قانونيةأصلي.
25. قواعد تنفيذ الفعل.
26. مساعدة. الإبلاغ والمذكرات التفسيرية.
27. عمل البرقيات والرسائل الهاتفية.
28. وثائق الموظفين. ميزات هذه الوثائق.
29. ديكور أوامر الأفراد. أعط أمثلة.
30. تسجيل الطلب ، السيرة الذاتية ، الخصائص ، الملخص.
31. تاريخ التوظيف. قواعد تسجيل كتب العمل.
32. الملفات الشخصية والبطاقات الشخصية من T-2.
33. تدفق ثيقة. تيارات الوثائق الرئيسية.
34. سلسلة العمل التكنولوجية مع الوثائق الصادرة.
35. سلسلة العمل التكنولوجية مع الوثائق الواردة.
36. تسجيل المستندات ومراقبة تنفيذ المستندات.
37. تسمية شؤون المنظمة. تشكيل القضايا.
38. تجهيز الوثائق للأرشفة.
توحيد الوثائق
"... توحيد المستندات - اختيار الهياكل العقلانية لبناء أنظمة المستندات ، وجعل المستندات موحدة بناءً على إنشاء عدد منطقي من النماذج وكتابة بنائها. أهداف التوحيد في النماذج هي المؤشرات ، وتفاصيل المؤشرات ، والأشكال ، موقع المعلومات في مجال المستند ... "
مصدر:
"لائحة النظام الموحد لتصنيف وترميز المعلومات التقنية والاقتصادية (ESKK TEI) لبنك روسيا"
(تمت الموافقة عليه من قبل البنك المركزي للاتحاد الروسي في 19 يوليو 2000 N 116-P)
المصطلحات الرسمية. Akademik.ru. 2012.
تعرف على ما هو "توحيد المستندات" في القواميس الأخرى:
توحيد الوثائق- وفقًا لـ GSDOU ، - إنشاء التوحيد في تكوين وأشكال وثائق الإدارة التي تحدد تنفيذ نفس النوع من وظائف ومهام الإدارة. يتم توحيد المستندات من أجل تقليل عدد المستندات المستخدمة ، ... ...
التوحيد (في الهندسة)- التوحيد في التكنولوجيا والحد منها أنواع مختلفةمنتجات ووسائل إنتاجها إلى الحد الأدنى المعقول من الأحجام القياسية والعلامات التجارية والأشكال والخصائص وما إلى ذلك. الهدف الرئيسي لـ U. √ هو القضاء على التنوع غير المبرر للمنتجات لنفس الغرض و ... ...
توحيد المستندات المحاسبية- إنشاء نماذج موحدة للوثائق المحاسبية المعدة لتسجيل المعاملات التجارية المتجانسة في مختلف المؤسسات والمنظمات. موضوعات المحاسبة ... دليل المترجم الفني
توحيد- (lat. uni one and facere do) إنشاء التوحيد ، وتقديم نموذج واحد (مستندات ، قطع غيار ، قطع غيار ، معدات ، خدمات ، إلخ). Raizberg BA ، Lozovsky L.Sh. ، Starodubtseva EB القاموس الاقتصادي الحديث. الطبعة الثانية ... القاموس الاقتصادي
توحيد- ملاحظات 1 عادة ما يرتبط التوحيد بتقليل التنوع. 2 في ممارسة التوحيد في الاتحاد الروسي ، يُفهم التوحيد على أنه تحقيق التوحيد تحديدالمنتجات والتوثيق وأدوات الاتصال ... ... قاموس - كتاب مرجعي للمصطلحات المعيارية والتقنية
توحيد- أنا التوحيد (من Uni ... و lat. facio - أنا أفعل) لتحقيق التوحيد ، إلى شكل أو نظام واحد. ثانياً - توحيد التكنولوجيا ، وصول أنواع مختلفة من المنتجات ووسائل إنتاجها إلى الحد الأدنى المعقول من الأحجام القياسية ، ... ... الموسوعة السوفيتية العظمى
توحيد نصوص المستندات الإدارية- بحسب DR 191–98 " القواعد الارشادية VNIIDAD "توحيد نصوص وثائق الإدارة" - إنشاء شكل واحد للتعبير اللغوي الذي ينقل بدقة أكبر محتوى مواقف الإدارة المتكررة بانتظام أو ... العمل المكتبي والأرشفة من حيث المصطلحات والتعريفات
توحيد هيكل النص- وفقًا لـ DR 191-98 "التوصيات المنهجية لـ VNIIDAD" توحيد نصوص وثائق الإدارة "، - اختيار تسلسل ترتيب المكونات الدلالية للنص الذي يناسب الغرض من الوثيقة ... العمل المكتبي والأرشفة من حيث المصطلحات والتعريفات
توحيد المستندات المحاسبية- إنشاء نماذج موحدة للوثائق المحاسبية المعدة لتسجيل المعاملات التجارية المتجانسة في مختلف المؤسسات والمنظمات ... قاموس محاسبة كبير