Le travail d'information de référence avec des documents consiste en. Organisation des travaux d'information et de référence sur les documents de l'organisme

Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. et al.Paperwork (Organisation et technologie du support documentaire pour la gestion): Manuel pour les universités
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Zotov V.B., Makasheva Z.M. Système de gouvernement municipal (Document)
Mishin V.M. Étude des systèmes de contrôle (Document)
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11. Travaux d'information et de référence sur les documents

L'un des principaux objectifs de l'enregistrement est de créer une base de données des documents de l'institution. Sur sa base, le service administratif est obligé de répondre en quelques minutes à deux types de questions :

Qui, où, à quelle étape du travail se trouve un document ;

Dans quels documents pouvez-vous trouver des informations sur une question spécifique.

Pour répondre à ces questions, le système de recherche documentaire doit couvrir l'ensemble des documents de l'institution.

La possession de l'ensemble des ressources d'information et de documentation est la tâche la plus importante du service de gestion de bureau. Et tout d'abord, pour effectuer cette tâche particulière, toutes les données sur les documents sont enregistrées dans les formulaires d'inscription.

Le travail d'information et de référence, ainsi que le système d'enregistrement lui-même, peuvent être effectués à la fois sous la forme traditionnelle à l'aide de fichiers de référence et en mode automatisé.

Le dossier de référence est constitué de fiches d'inscription. Une longue boîte ou plusieurs boîtes sont nécessaires pour un classeur, car les fiches, contrairement à un fichier de contrôle temporel, s'accumuleront tout au long de l'année.

Les séparateurs dans le fichier de référence sont généralement les noms divisions structurelles(le cas échéant) ou activités dans l'établissement. A l'intérieur de ces sections, il est plus pratique de placer les fiches par ordre alphabétique des correspondants ou des questions d'activité (marchandises, produits, etc.). Séparément, un dossier est tenu pour les recours des citoyens (propositions, déclarations, plaintes). Il est construit par ordre alphabétique des noms des auteurs des recours. Il est également souhaitable de disposer d'un fichier séparé pour les documents législatifs et réglementaires, qui est formé selon le principe thématique. Souvent, des classeurs séparés sont conservés pour les documents achevés et non exécutés.

Le nombre de fichiers n'est pas limité. Ils peuvent être construits en fonction de n'importe quel indicateur inscrit dans la carte d'enregistrement. Avec une forme mixte d'organisation du travail de bureau, les classeurs peuvent être maintenus au bureau et dans les départements. Dans le travail opérationnel, il y a des classeurs pour l'année en cours et les années passées. Terme général cartes de stockage - trois ans. Dans le classeur des textes législatifs et réglementaires documents administratifs les cartes restent jusqu'à ce que les documents soient remplacés par de nouveaux.

En général, avant la mise en œuvre la technologie informatique dans le domaine de la gestion, le travail d'information et de référence sur les documents de l'organisation était un domaine de travail faible des services de bureau.

Les possibilités des services d'information et de référence ont été considérablement élargies avec l'introduction d'un système d'enregistrement automatisé.

Systèmes modernes les outils de gestion de base de données vous permettent de référencer n'importe quelle combinaison de données incluses dans la fiche d'enregistrement d'un document.

L'aide peut être émise :

Par document spécifique: où est; étape de préparation; résultat d'exécution ; stockage.

Par thème (contenu) : document spécifique ; groupe de documents.

Par région : pays ; zones ; ville;

Pour rechercher un document ou un groupe de documents, les détails suivants peuvent être spécifiés :

entrant sortant, documents internes(la recherche peut être effectuée à la fois séparément pour chaque catégorie et pour les trois groupes de documents);

Type de document (lettre, commande, contrat, etc.);

Portée chronologique approximative de la recherche (par date de réception ou pour interne - signature du document, de et à) ;

La région dans laquelle la recherche est effectuée (pays, région) ;

Organisation (correspondant / destinataire) ;

Lors de la recherche d'informations sur un document spécifique, le numéro du document peut être directement spécifié.

La recherche de documents peut être effectuée sur des documents non exécutés, des documents exécutés (ayant une date d'exécution et une marque de placement au dossier), sur l'ensemble de la base de données opérationnelle (documents de l'exercice en cours), et, le cas échéant, sur le base de données d'archives (documents des années précédentes).

Lors de la délivrance d'informations sur un document spécifique, le formulaire d'inscription est affiché à l'écran et, si nécessaire, imprimé. Lors de la recherche d'un groupe de documents, les résultats de la recherche sont affichés et imprimés sous forme de tableau.

Le résultat de la recherche d'un document non exécuté est une information sur l'entrepreneur dans lequel se trouve le document ce moment. Si le document a déjà été exécuté, alors l'écran affiche des informations dans quel cas ce document se trouve.

Étendre considérablement les possibilités de recherche dans les bases de données en texte intégral sur les documents de l'institution. Cette forme de travail avec copies électroniques documents sont devenus de plus en plus populaires ces dernières années. Dans ce cas, un fichier contenant le texte du document lui-même est automatiquement joint à la carte d'enregistrement du document (entrant - reçu par e-mail, fax ou saisi par numérisation et reconnaissance ultérieure document papier, sortant ou interne - préparé avec un éditeur de texte, un tableur, etc.).

Ces systèmes de texte intégral vous permettent de rechercher non seulement par les détails saisis dans la fiche du document, mais également par le contenu du document, c'est-à-dire. rechercher des documents dans le texte desquels se trouvent certains mots ou expressions. Par exemple, si nous voulons trouver des documents liés à l'achat de papier auprès de la société Voskhod, nous recherchons les mots «papier» et «Voskhod».

Les technologies informatiques ont permis de réduire plusieurs fois le temps de recherche des informations nécessaires sur les documents et les documents eux-mêmes, ce qui a considérablement affecté la qualité des documents reçus. décisions de gestion et le texte des documents créés.

question test

1. Quelle est l'importance du travail d'information et de référence dans l'organisation du support documentaire des activités de gestion ?

2. Comment le travail d'information et de référence est-il lié à l'enregistrement des documents ?

3. Sous quelles formes peut-on organiser le travail d'information et de référence dans une institution ?

4. Nommez les types de demandes de documents les plus courants.

5. Comment un fichier d'informations et de références est-il construit sous la forme traditionnelle, ses séparateurs ?

6. Quel est l'intérêt d'effectuer un travail d'information et de référence en mode automatisé ?

7. Quelles données sur un document peuvent être référencées en mode automatisé ?

12. Contrôle de l'exécution des actes

12.1. Signification et types de contrôle

Le contrôle de l'exécution des tâches est l'une des fonctions de gestion. Le but du contrôle est d'assurer une exécution rapide et de haute qualité des instructions et la résolution des problèmes. Il est possible de distinguer le contrôle sur le fond de la résolution du problème et le contrôle sur le calendrier de la tâche.

contrôle substantiel- il s'agit d'une évaluation de la résolution correcte, réussie et complète du problème. Contrôle au fond de l'exécution de la mission, la résolution du problème est effectuée par le chef (d'une institution ou d'un service) ou une personne spécialement autorisée. La responsabilité de la résolution correcte et rapide des problèmes reflétés dans les documents incombe aux chefs des unités structurelles et aux employés chargés de l'exécution du document. L'entrepreneur, en règle générale, est indiqué dans la résolution du chef sur le document ou est déterminé conformément à la répartition des responsabilités dans l'organisation (entreprise). Si plusieurs exécuteurs testamentaires sont indiqués dans la résolution du chef, la personne nommée en premier dans la résolution est responsable de l'exécution du document et organise en conséquence son exécution.

Maîtrise des délais d'exécution des actes le service du support documentaire de la gestion est responsable, et dans une petite entreprise - le secrétariat. À Système d'état Le support documentaire de la direction précise que « Le contrôle de l'exécution comprend la mise sous contrôle, la vérification de la remise dans les délais du document au maître d'ouvrage, la vérification préalable et la régulation de l'avancement de l'exécution, la comptabilisation et la synthèse des résultats du suivi de l'exécution des documents, l'information du gestionnaire . L'organisation du contrôle de l'exécution doit garantir l'exécution rapide et de haute qualité des documents. ”*

* État système documentaire de gestion. Dispositions de base. Exigences générales aux documents et aux services d'aide à la documentation. - M., 1991, p. 47-48.
La technologie de surveillance du calendrier d'exécution des documents peut être divisée selon les procédures suivantes :

Fixation de tous documents, instructions, consignes, affectations de la direction mises sous contrôle (effectuées lors du processus d'inscription) ;

Vérifier la livraison en temps voulu du document à l'entrepreneur ;

Correction des données sur les documents contrôlés lors de la modification des délais d'exécution, du transfert d'un document d'entrepreneur à entrepreneur, de division à division (remplissage de la section "Avancement de l'exécution") ;

Rappel aux exécuteurs testamentaires et aux chefs de départements de la présence de documents et d'instructions non exécutés ;

Informer les responsables (divisions et organisations) de l'état et de l'avancement de l'exécution des documents ;

Saisie des données sur l'exécution des documents ;

Analyse de la situation et du niveau de discipline exécutive dans l'organisation dans son ensemble, par divisions structurelles, spécialistes, types de documents et autres aspects.

Compte tenu du fait que la discipline de performance dans notre pays n'est pas encore au bon niveau, tous les documents nécessitant une décision managériale ou la réalisation de toute action, la préparation d'une réponse ou autre document, doivent être mis sous contrôle. Pour les documents administratifs, par exemple les arrêtés, l'objet du contrôle sont les décisions qui y sont contenues. Ainsi, chaque élément, chaque tâche ou instruction contenue dans le document administratif est mis sous contrôle.

Les délais d'exécution des documents peuvent être déterminés par la loi, par exemple pour l'exécution des recours des citoyens.

Dans les documents reçus d'organisations supérieures et contenant une sorte de mission, la date limite est généralement indiquée. Dans les actes administratifs et les décisions des instances collégiales, le délai est indiqué pour chaque point. Sur les documents examinés par le chef, le délai pour leur exécution est contenu dans la résolution. Pour résoudre les problèmes récurrents au sein de l'institution, des délais standard pour l'exécution de ces documents doivent être établis et reflétés dans les instructions.

L'annexe au "Système de gestion de la documentation de l'État" fournit une liste des délais typiques pour l'exécution des documents qui doivent être utilisés lors de la compilation des instructions pour le travail de bureau d'une institution particulière.

Pour les documents contenant une tâche complexe, vous pouvez définir long termes performance (plusieurs mois, six mois, un an). Dans ce cas, il est nécessaire de diviser la commande en étapes et de contrôler l'exécution de la tâche par étapes.

En termes de contrôle, le contrôle courant, le contrôle préventif et le contrôle final peuvent être distingués.

Les principaux types de contrôle sont le contrôle courant et préventif.

En dessous de courant contrôle comprendre la préparation quotidienne des informations sur les documents, dont le délai expire aujourd'hui. Le contrôle actuel est effectué en vérifiant quotidiennement l'avancement du document et en rappelant à l'exécutant l'expiration du délai et la nécessité de terminer le travail sur le document. Responsable du suivi de l'exécution (dans une petite entreprise - la secrétaire) quotidiennement, en règle générale, au début de la journée de travail, identifie et compile une liste de documents dont le délai expire aujourd'hui.

Le contrôle du courant aide à planifier le travail de la journée. Il montre immédiatement ce qui doit être fait aujourd'hui (résolution d'un problème lors d'une réunion, signature d'un document, envoi d'un fax, etc.). Par conséquent, le contrôle du moment de l'exécution des documents est une fonction qui est nécessairement prévue dans Description de l'emploi secrétaire principal. Chaque jour, en identifiant les documents qui arrivent à expiration, le secrétaire découvre la possibilité d'une résolution rapide du problème et, en cas de non-respect des délais, il en informe le responsable.

Durant de précaution contrôle, des résumés sont compilés et les exécuteurs sont avertis sur les documents dont le délai d'exécution expire dans 2-3 jours. L'employé a encore le temps de résoudre le problème.

La forme de contrôle est très importante. Seule l'orientation du contrôle vers l'aide aux salariés dans l'organisation de leur travail, et non vers le repérage des manquements, la volonté d'aider, de rappeler, et non de condamner, peut assurer la plus grande efficacité du service de contrôle.

Un contrôle systématique de l'exécution, habilement et correctement effectué par un employé qui rappelle avec tact que le document est nécessaire à temps, que la prospérité de l'entreprise dépend de la résolution rapide du problème, etc., souligne la nécessité pour cet employé et son travail. De plus, le fichier des échéances aide à planifier la journée de travail du gestionnaire, puisqu'il reflète toutes les activités et tâches pour une date donnée.

Si, à la réception du document, ou lors de l'exécution du document par le contractant, il s'avère qu'il est impossible de l'exécuter dans les délais, cela est signalé au chef de l'unité (le chef dont la résolution est sur le document ou qui a confié la tâche à l'entrepreneur), qui a le droit de reporter l'exécution du document. Si le responsable prolonge le délai, le secrétaire, conformément à ses instructions, inscrit la carte d'enregistrement nouveau mandat exécution.

La question du report de l'exécution du document doit être soulevée au plus tard un jour avant l'expiration de la date clé. Le report de la date d'échéance n'est pas autorisé et, en règle générale, est en principe impossible dans les systèmes automatisés.

Pour les documents avec une longue période d'exécution (plusieurs mois), par exemple les contrats, les étapes intermédiaires d'exécution peuvent être contrôlées en saisissant des informations sur l'avancement de l'exécution dans le champ "Avancement de l'exécution" de la fiche d'enregistrement du document.

Souvent, la solution du problème nécessite un travail cohérent sur le document par plusieurs intervenants ou une coordination du document avec plusieurs départements. Par exemple, un projet de contrat doit être coordonné avec le service juridique, le service comptabilité, etc. Dans ces cas, la durée du document à chaque interprète doit être contrôlée. Lors du transfert d'un document, le fait du transfert doit être enregistré. Habituellement, l'enregistrement est effectué par le secrétaire de l'unité transférant le document. Le mouvement du document et les dates de son transfert sont reflétés dans la section de la carte d'enregistrement «Mouvement du document».

Lorsque des documents apparaissent avec expiré exécution, leur liste est imprimée le jour même et communiquée au chef.

Si le droit de. l'enregistrement des documents peut être fourni à un large éventail d'employés, puis les modifications de la carte d'enregistrement ne sont généralement effectuées que par un seul employé responsable, secrétaire adjoint ou chef de bureau.

Retirer un document du contrôle n'est effectuée qu'après l'exécution complète du document: la mise en œuvre de la résolution du chef, la préparation d'un document de réponse, la réception d'une réponse à document sortant et autre confirmation documentée du fait de l'exécution. Le résultat de l'exécution du document doit être enregistré dans la carte d'enregistrement. Par exemple : une invitation a été envoyée, un contrat a été signé, une lettre a été envoyée avec une spécification de produit, etc.

La carte d'enregistrement contient également des informations sur la date d'exécution du document et indique le numéro de l'affaire selon la nomenclature dans laquelle le document exécuté est classé.

À final le contrôle comprend un travail analytique pour résumer la discipline de performance et les résultats du travail des employés d'une unité ou d'une organisation dans son ensemble. Le contrôle final est effectué par des employés (service) chargés de surveiller l'exécution, ou par le secrétaire de l'entreprise à une fréquence déterminée (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle). En fait, il s'agit d'une généralisation analytique du flux de travail, discipline exécutive dans l'organisation (entreprise) et ses divisions structurelles, donne une idée du travail de l'organisation dans son ensemble. Les résultats du contrôle ultérieur sont reflétés dans les résumés quantitatifs et listés finaux de l'état d'exécution des tâches, c'est-à-dire les documents contrôlés. Le contrôle final en combinaison obligatoire avec le contrôle préventif est un moyen d'assurer la solution des problèmes de production et commerciaux et, en même temps, un facteur stimulant pour améliorer la discipline des employés.

La forme de contrôle est la compilation périodique de rapports de synthèse sur les documents de l'organisation (entreprise). Cela permet à la direction de savoir ce que fait tel ou tel employé (service) et comment les choses se passent dans un domaine d'activité particulier (résolution d'un problème particulier).

Formulaire de rapport de contrôle

Un tel tableau est la base du contrôle final.

Qui, où, à quelle étape du travail se trouve un document ;

Dans quels documents pouvez-vous trouver des informations sur une question spécifique.

Pour répondre à ces questions, le système de recherche documentaire doit couvrir l'ensemble des documents de l'institution.

Les séparateurs dans le fichier de référence sont généralement les noms des divisions structurelles (le cas échéant) ou des domaines d'activité de l'établissement. A l'intérieur de ces sections, il est plus pratique de placer les fiches par ordre alphabétique des correspondants ou des questions d'activité (marchandises, produits, etc.). Séparément, un dossier est tenu pour les recours des citoyens (propositions, déclarations, plaintes). Il est construit par ordre alphabétique des noms des auteurs des recours. Il est également souhaitable de disposer d'un fichier séparé pour les documents législatifs et réglementaires, qui est formé selon le principe thématique. Souvent, des classeurs séparés sont conservés pour les documents achevés et non exécutés.

Le nombre de fichiers n'est pas limité. Ils peuvent être construits en fonction de n'importe quel indicateur inscrit dans la carte d'enregistrement. Avec une forme mixte d'organisation du travail de bureau, les classeurs peuvent être maintenus au bureau et dans les départements. Dans le travail opérationnel, il y a des classeurs pour l'année en cours et les années passées. La durée totale de conservation des cartes est de trois ans. Dans le fichier sur fiches des documents législatifs, réglementaires et administratifs, les fiches subsistent jusqu'à ce que les documents soient remplacés par de nouveaux.

En général, avant l'introduction de la technologie informatique dans le domaine de la gestion, le travail d'information et de référence sur les documents de l'organisation était un domaine de travail faible des services de bureau.

Les possibilités des services d'information et de référence ont été considérablement élargies avec l'introduction d'un système d'enregistrement automatisé.

Les systèmes de gestion de base de données modernes vous permettent de rechercher n'importe quelle combinaison de données incluses dans la carte d'enregistrement d'un document.

L'aide peut être émise :

Selon un document précis : où se situe ; étape de préparation; résultat d'exécution ; stockage.

Par thème (contenu) : document spécifique ; groupe de documents.

Par région : pays ; zones ; ville;

Pour rechercher un document ou un groupe de documents, les détails suivants peuvent être spécifiés :

Documents internes entrants, sortants (la recherche peut être effectuée à la fois séparément pour chaque catégorie et pour les trois groupes de documents);

Type de document (lettre, commande, contrat, etc.);

Portée chronologique approximative de la recherche (par date de réception ou pour interne - signature du document, de et à) ;

La région dans laquelle la recherche est effectuée (pays, région) ;

Organisation (correspondant / destinataire) ;

Lors de la recherche d'informations sur un document spécifique, le numéro du document peut être directement spécifié.

Le résultat de la recherche d'un document non exécuté est une information sur l'exécuteur qui détient le document en ce moment. Si le document a déjà été exécuté, alors l'écran affiche des informations dans quel cas ce document se trouve.

Étendre considérablement les possibilités de recherche dans les bases de données en texte intégral sur les documents de l'institution. Cette forme de travail avec des copies électroniques de documents s'est récemment généralisée. Dans ce cas, un fichier contenant le texte du document lui-même est automatiquement joint à la carte d'enregistrement du document (entrant - reçu par e-mail, fax ou saisi par numérisation et reconnaissance ultérieure d'un document papier, sortant ou interne - préparé à l'aide d'un éditeur de texte, d'un tableur, etc.).

Les technologies informatiques ont permis de réduire plusieurs fois le temps de recherche des informations nécessaires sur les documents et les documents eux-mêmes, ce qui a considérablement affecté la qualité des décisions de gestion prises et le texte des documents créés.

L'un des principaux objectifs de l'enregistrement est de créer une base de données des documents de l'organisation. Le service de gestion documentaire (ou secrétariat dans une petite organisation) sur la base de cette base de données est amené à répondre à deux types de questions :

Qui, où, à quelle étape du travail se trouve un document ;

Dans quels documents pouvez-vous trouver des informations sur une question particulière.

La possession de l'ensemble des ressources d'information et de documentation est la tâche principale du service DOW. Et, tout d'abord, pour effectuer cette tâche particulière, toutes les données sur les documents sont enregistrées dans les formulaires d'inscription. Le travail d'information et de référence, ainsi que le système d'enregistrement lui-même, peuvent être effectués à la fois sous la forme traditionnelle (principalement à l'aide d'un classeur) et de manière automatisée.

Le dossier de référence est constitué à partir des fiches d'inscription. Les séparateurs dans le fichier de référence sont les noms des divisions structurelles ou des activités de l'organisation. A l'intérieur de ces rubriques, il est plus commode de placer les fiches par ordre alphabétique des correspondants ou sujets d'activité (marchandises, produits, etc.). Lors de l'enregistrement du document, deux fiches sont établies : l'une est placée dans le fichier de contrôle horaire, l'autre dans le fichier de référence. Après l'exécution du document, la carte du terme fiche d'index, plus complète et comportant toutes les marques sur la résolution du problème soulevé dans le document, est transférée dans le classeur de référence, et une carte similaire du fichier de référence cabinet est détruit ou utilisé lors de la création d'un classeur de référence supplémentaire pour rechercher des documents par un autre attribut de recherche.

Parlant de l'information et du travail de référence sur les documents de l'organisation, il convient de noter que l'un des principaux avantages de l'utilisation de systèmes automatisés pour la gestion des documents, par rapport aux technologies traditionnelles, est de réduire le temps passé à rechercher des documents et à compiler des résumés et des rapports, ainsi que l'amélioration de l'efficacité de la recherche et de la qualité des résumés et des rapports.

À l'aide du système de gestion automatisée des documents, vous pouvez rechercher rapidement un ou plusieurs documents à la fois par la valeur et la combinaison de tous les détails de la carte d'enregistrement et de contrôle, et par les textes des documents (fichiers) eux-mêmes.

L'utilisation d'un système automatisé d'aide à la documentation pour la gestion porte l'information et le travail de référence à un nouveau niveau. L'accès au système depuis les lieux de travail de tous les employés travaillant avec des documents, et pas seulement les services de gestion de documents, ainsi que la possibilité de rechercher rapidement tous les documents, à la fois le travail de bureau actuel et les années passées, peuvent améliorer considérablement la qualité du document préparation, élimine la recompilation de documents similaires ou la préparation de documents contradictoires par différents employés ou départements et, en fin de compte, conduit à une augmentation significative de l'efficacité de l'appareil administratif dans son ensemble.

Le service DOE de l'organisation doit être prêt à répondre rapidement à toute question sur les informations contenues dans les documents, sur ce qui se passe (s'est passé) avec le document dans l'organisation.

Afin d'assurer une recherche rapide d'informations, la délivrance de certificats sur des documents, divers types de systèmes d'information et de référence sont créés dans les organisations. La base de la construction de tout système d'information et de référence est la comptabilité et l'enregistrement des documents. Le travail d'information et de référence est organisé, en règle générale, sous la même forme que l'inscription. Si l'enregistrement des documents a été effectué à l'aide du RSC et du dossier d'enregistrement, le travail d'information et de référence est organisé à l'aide de fichiers de référence. Le nombre de fichiers de référence, les signes utilisés dans leur constitution, dépendent de nombreux facteurs: le volume de circulation des documents, l'objet des activités de l'organisation et, par conséquent, la nature des certificats entrants, la présence d'un réseau d'organisations subordonnées ou permanentes correspondants, le système de travail de bureau adopté, etc. Le plus souvent, des fichiers de référence sont utilisés dans les organisations, construits selon les critères suivants :

· selon le correspondant - les titres sont les noms des correspondants réguliers ;
· par zone géographique - les rubriques sont les noms de région, de ville, de gisement, etc. ;
· sujet (thématique, production-industrie) - les titres sont les noms des fonctions de gestion et des domaines (problèmes) de l'activité de cette organisation;
· de construction - les titres sont les noms des divisions structurelles de l'organisation ;
· au nominal - les en-têtes sont les noms des types de documents ;
· alphabétiquement - les titres sont des lettres de l'alphabet russe.

Les correspondants et les signes géographiques de construction d'un fichier de référence sont utilisés si l'organisation dispose d'un important réseau subordonné d'organisations subordonnées ou si elle est en correspondance avec un nombre important de correspondants permanents.

L'attribut sujet-question (thématique, sectorielle) est également utilisé dans la construction des classeurs thématiques de codification (bases de données sur règlements). Pour chaque question individuelle contenue dans le texte de l'acte normatif, une fiche thématique est donc établie pour un acte normatif Plusieurs fiches thématiques ont été compilées. Le fichier de codification thématique n'est pas tenu au service de l'établissement d'enseignement préscolaire, mais en service légale organisations. Il est en cours et toutes les modifications apportées à l'acte normatif sur ce problème sont saisis dans la base de données (inscrits au dos de la carte). Les anciens dossiers ne sont pas détruits. Les fiches sont dans le dossier de codification jusqu'à ce que l'acte normatif soit remplacé par un nouveau.

La fonction structurelle de constitution d'un dossier de référence est utilisée lorsqu'il n'y a pas (ou pas d'élaboration) de dossier thématique. Dans une certaine mesure, le fichier de référence, construit sur une base structurelle, duplique dossier thématique, seulement sans le degré de détail inhérent au classeur thématique.

Le signe nominal de construction d'un fichier de référence est utilisé pour créer un tableau d'information et de référence pour les documents qui ont été enregistrés dans le même type. Il s'agit, en règle générale, de documents internes de l'organisation elle-même et de documents administratifs d'autres organisations.

Le signe alphabétique de la construction d'un fichier de référence est largement utilisé dans l'organisation du travail de bureau sur les recours des citoyens. La lettre de l'alphabet russe, étant une rubrique d'un tel fichier, représente la première lettre du nom de famille de l'auteur de la plainte (déclaration, proposition).

Les fichiers de référence peuvent être divisés en deux parties identiques. Les en-têtes seront les mêmes dans les première et deuxième parties, mais dans la première partie, le RRC sera défini pour les documents non exécutés, et dans la deuxième partie - RRC pour les documents exécutés, qui, après l'exécution du document, sont supprimés de la première partie et réarrangé dans la seconde partie. Il accélère également l'émission de documents d'aide. Dans chaque rubrique, les RSC sont, en règle générale, classés par ordre chronologique. De plus, pour plus de commodité, l'ordre chronologique inverse est utilisé dans le travail, c'est-à-dire lorsque vous ouvrez une rubrique, la première sera toujours le RKK du dernier document reçu.

Le nombre de dossiers de référence, leur placement au service de l'établissement d'enseignement préscolaire et des divisions structurelles dépendent du système de travail de bureau utilisé dans l'organisation, de la nature des certificats et d'autres facteurs. Cependant, la technologie de travail avec des classeurs selon le système traditionnel en mode manuel est standard.

Après avoir rempli le RKK (en 5 exemplaires), ils sont répartis comme suit :

Les 1er et 2e exemplaires du RKK accompagnés du document sont envoyés au contractant, puis le 1er exemplaire avec la signature du contractant à réception est renvoyé à l'unité de comptabilité et d'enregistrement services préscolaires et est installé dans le fichier d'inscription dont les en-têtes sont les noms des mois de l'année. À l'intérieur du RKK sont placés en fonction des dates de réception et des numéros de série. Cet index sur fiche est parfois appelé chronologique, c'est le principal (assurance), et toutes les notes sur le mouvement du document sont entrées dans cette copie du RKK.
Le 2e exemplaire du RKK reste dans l'unité structurelle et est installé dans le classeur de l'unité structurelle de l'organisation.
Le 3ème exemplaire du RKK est transmis au service de contrôle (si le document fait l'objet d'un contrôle d'exécution) et est installé dans le fichier fiche de contrôle et d'échéance en fonction de l'échéance.
Les 4e et 5e exemplaires du RKK sont installés dans les fichiers de référence de l'unité de service de comptabilité et d'enregistrement de l'établissement d'enseignement préscolaire, qui sont construits selon les critères sélectionnés.

Tous les classeurs sont stockés sur le lieu de leur formation après la fin de l'exercice pendant encore 1 à 2 ans. Durée d'archivage des RSC selon la Liste documents standards, formé dans les activités des comités d'État, ministères, départements et autres institutions, organisations, entreprises, indiquant les périodes de stockage - 3 ans, après quoi certains d'entre eux peuvent être détruits, et certains (RKK pour les documents administratifs) peuvent être transférés à une archive départementale pour le réapprovisionnement de l'appareil scientifique de référence.

Si l'enregistrement dans l'organisation est effectué de manière automatisée, les possibilités d'information et de travail de référence sont considérablement élargies et la vitesse de sa mise en œuvre augmente. Un réseau automatisé de recherche d'informations est maintenu conformément à la procédure en vigueur dans les lieux d'enregistrement des documents Logiciel, une forme unique du RKK, dans laquelle la composition des indicateurs saisis dans l'IRS est normativement fixée. Le GSDOU prévoit également des règles de remplissage de ces indicateurs pour assurer leur interprétation sans ambiguïté.

Les systèmes de gestion de base de données modernes vous permettent d'émettre rapidement des certificats sur l'un des indicateurs RCM ou sur une combinaison d'entre eux. La recherche d'informations peut être effectuée à la fois selon les documents de l'exercice en cours et selon la base de données d'archives constituée d'après les documents des années précédentes. Les informations de référence peuvent être affichées à l'écran, peuvent être imprimées sous la forme de RSC. Si la recherche est effectuée par un groupe de documents, l'impression peut se faire sous forme de tableau.

question test

1. Dans quel but un système d'information et de référence est-il créé dans l'organisation ?
2. Comment l'IPS est-il construit si l'enregistrement du document se fait par le pouvoir du RSC ?
3. Quelles enseignes peuvent être utilisées pour les classeurs ?
4. Quelles sont les rubriques des fichiers de référence ?
5. Quelle est la technologie de travail avec des classeurs selon le système traditionnel en mode manuel ?
6. Comment le travail de référence est-il organisé en mode automatisé à l'aide d'un PC ?

25 ..

6.6 OUVRAGES D'INFORMATION ET DE RÉFÉRENCE

L'un des principaux objectifs de l'enregistrement est de créer une base de données des documents de l'institution. Le service d'archivage et la secrétaire adjointe (dans une petite entreprise) sur la base de cette banque de données sont amenés à répondre en quelques minutes à deux types de questions :
- qui, où, à quelle étape du travail se trouve un document et
- dans quels documents vous pouvez trouver des informations sur une question spécifique.
La possession de l'ensemble des ressources informationnelles et documentaires est la tâche principale du service du travail de bureau. Et tout d'abord, pour effectuer cette tâche particulière, toutes les données sur les documents sont enregistrées dans les formulaires d'inscription.
Le travail d'information et de référence, ainsi que le système d'enregistrement lui-même, peuvent être effectués à la fois sous la forme traditionnelle à l'aide de fichiers de référence et en mode automatisé.
Le dossier de référence est constitué à partir des fiches d'inscription. Une longue boîte ou plusieurs boîtes sont nécessaires pour un classeur, car les fiches, contrairement à un fichier de contrôle temporel, s'accumuleront tout au long de l'année.
Les séparateurs dans le fichier de référence seront les noms des divisions structurelles (le cas échéant) ou des domaines d'activité de l'établissement. A l'intérieur de ces rubriques, il est plus commode de placer les fiches par ordre alphabétique des correspondants ou sujets d'activité (marchandises, produits, etc.). Séparément, un dossier est tenu pour les recours des citoyens (propositions, déclarations, plaintes). Il est également bon de disposer d'un fichier séparé pour les documents législatifs et réglementaires, qui est construit selon le principe thématique.
Au moment de l'inscription, comme déjà mentionné ci-dessus, deux cartes doivent être établies : l'une est placée dans le fichier de contrôle horaire, l'autre dans le fichier de référence. Cela doit être fait car une demande de document peut être reçue alors qu'elle est encore en cours et il ne sera pas possible de vérifier rapidement le fichier terminologique. Une telle demande dans les 3 minutes prescrites ne peut être effectuée qu'à l'aide d'un dossier de référence. Par conséquent, pendant que le document est en cours d'exécution, il existe deux cartes pour celui-ci - dans les classeurs de terme et de référence.
Après l'exécution du document, la fiche du terme fiche, comme plus complète et ayant toutes les marques sur la résolution du problème soulevé dans le document, est transférée à la fiche de référence, et une fiche similaire du fichier de référence l'armoire est retirée et détruite ou utilisée pour créer un index de fiches de référence supplémentaire pour rechercher des documents par un autre attribut de recherche (par exemple, si l'index de fiches principal est construit sur une base thématique, des fiches supplémentaires peuvent être classées par ordre alphabétique par correspondants).
Dans le travail opérationnel, il y a des classeurs pour l'année en cours et l'année précédente. La durée totale de conservation des cartes est de 3 ans. Dans le fichier sur fiches des documents législatifs, réglementaires et administratifs, les fiches subsistent jusqu'à ce que les documents soient remplacés par de nouveaux.
Les possibilités des services d'information et de référence ont été considérablement élargies avec l'introduction d'un système d'enregistrement automatisé.
Les systèmes de gestion de base de données modernes vous permettent de rechercher n'importe quelle combinaison de données incluses dans la carte d'enregistrement d'un document.
L'aide peut être émise :
- Selon un document précis : où se trouve-t-il ? étape de préparation; résultat d'exécution ; stockage.
- Par thème (contenu) : document spécifique ; groupe de documents.
- Par correspondant/auteur : document spécifique ; tous les documents de l'auteur; tous les documents de l'auteur sur une question particulière ; tous les documents de l'auteur pour la période spécifiée.
- Par région : pays ; zones ; ville. Pour rechercher un document ou un groupe de documents, les détails suivants peuvent être spécifiés :
- documents internes entrants, sortants (la recherche peut être effectuée à la fois séparément pour chaque catégorie et pour les trois groupes de documents);
- type de document (lettre, commande, contrat, etc.) ;
- portée chronologique approximative de la recherche (par date de réception ou pour interne - signature du document, de et à) ;
- la région dans laquelle la recherche est effectuée (pays, région) ;
- organisation (correspondant/destinataire) ;
- contenu (sujet).
Lors de la recherche d'informations sur un document spécifique, le numéro du document peut être directement spécifié.
La recherche de documents peut être effectuée sur des documents non exécutés, des documents exécutés (ayant une date d'exécution et une marque de placement au dossier), sur l'ensemble de la base de données opérationnelle (documents de l'exercice en cours), et, le cas échéant, sur le base de données d'archives (documents des années précédentes).
Lors de la délivrance d'informations sur un document spécifique, le formulaire d'inscription est affiché à l'écran et, si nécessaire, imprimé. Lors de la recherche d'un groupe de documents, les résultats de la recherche sont affichés et imprimés sous forme de tableau.
Dans le cas de la recherche d'un document non exécuté, le résultat de la recherche est une information sur l'entrepreneur auquel se trouve actuellement le document. Si le document a déjà été exécuté, les informations sur le cas dans lequel se trouve le document s'affichent à l'écran.*
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* Kuznetsov S.L. Contrôle d'exécution automatisé - condition importante succès du bureau. - "Secrétariat d'affaires", 1997, n° 1, p. 80. Pour plus de détails, voir le livre : Kuznetsov S.L. Informatisation du travail de bureau. - M. : CJSC Business School « Intel-sintez », 1997.

6.7 ENVOI DE DOCUMENTS

Le traitement et l'envoi des documents sortants, ainsi que la réception et le traitement des documents entrants, sont effectués de manière centralisée soit par le secrétariat, soit dans l'expédition (transitaire).
Après avoir reçu le document à envoyer, vérifiez tout d'abord l'exactitude de son exécution:
- la présence d'une signature ;
- la présence d'une date (si elle ne figure pas sur le document envoyé, elle est apposée) ;
- la présence d'un titre ;
- adressage correct ;
- si le document est destiné à un correspondant ponctuel, la présence d'une adresse ;
- la présence de toutes les pages du document et de toutes les applications spécifiées.
Ces éléments de conception sont requis lors de l'envoi d'un document à la fois par la poste et par télécopieur. Si le document est mal rédigé ou n'est pas présenté dans un jeu complet, il est retourné au contractant pour révision.
Lors de l'envoi d'un document par courrier, celui-ci est converti. Les documents envoyés à une adresse sont réunis dans une seule enveloppe. Les enveloppes sont adressées et marquées. Les enveloppes des correspondants réguliers sont préparées à l'avance. Tout traitement de documents destinés au traitement postal est effectué dans le strict respect des exigences de la Réglementation postale.
Cependant, dans dernières années Avec le développement du transfert de documents via les canaux de communication téléphoniques (fax, e-mail), le volume de correspondances envoyées par les envois postaux traditionnels ne cesse de diminuer.
L'envoi de documents par e-mail réduit considérablement le temps de transfert des informations et augmente la fiabilité de la livraison.
Dans le même temps, il ne faut pas oublier que la transmission de documents par courrier électronique pose le problème de la vérification de l'authenticité de la signature (autorisation de document), c'est-à-dire l'utilisation d'un programme spécial de "signature électronique" et la conclusion d'un accord d'autorisation spéciale avec chaque correspondant.