Tous les documents entrants, sortants et internes de l'organisation pour assurer la sécurité, la comptabilité et faciliter la recherche de documents doivent être regroupés dans des cas conformément à nomenclature des cas. Responsabilité pour développement de la nomenclature les affaires dans les institutions avec un grand volume de circulation de documents sont confiées au bureau, dans les organisations avec une petite circulation de documents - au secrétaire.
Variétés de la nomenclature des cas
Nomenclature des cas il existe trois types :
-
exemplaire et
nomenclature des cas d'une organisation particulière (nomenclature individuelle des cas).
Nomenclature des types des cas établit la composition des cas initiés dans le travail de bureau du même type d'organisations, et est un document réglementaire. Nomenclature approximative des cas établit une composition approximative des cas initiés dans le travail de bureau des organisations auxquelles il s'applique, en indiquant leurs indices, et a un caractère consultatif, par exemple: "Une nomenclature approximative des cas des établissements d'enseignement supérieur".
Nomenclature des affaires de l'organisation divisé par:
nomenclature sommaire des cas et
nomenclature des affaires de l'unité structurelle.
ne diffère de la nomenclature consolidée des affaires de l'organisation que par sa conception, la procédure d'élaboration de ces nomenclatures est la même.
Exigences pour la conception de la nomenclature des affaires de l'organisation
Ordre motif, harmonisation et approbation de la nomenclature des cas, ainsi que les principes de formation des rubriques des cas sont présentés dans les "Règles de base pour le travail des archives des organisations" (M., Rosarkhiv, VNIIDAD, 2003). Le formulaire de nomenclature des cas a forme unifiée et doivent être observés dans toute organisation, indépendamment de l'affiliation ministérielle et de la forme de propriété.
La nomenclature des affaires est établie sur le papier à en-tête général de l'organisme. Le type de document - NOMENCLATURE DES CAS - est écrit en majuscules (majuscules). Date de la nomenclature du fichier- la date de sa signature, mais elle ne peut être postérieure au 1er janvier de l'année à laquelle elle s'applique. Indice (№) nomenclature des cas est son numéro d'enregistrement. Lieu de compilation - emplacement de l'organisation (Moscou, Orel, etc.). L'en-tête du texte (pour ______ année) indique l'année à laquelle cette nomenclature des cas(Maintenant, les entreprises compilent la nomenclature des cas pour l'année prochaine, 2008).
Modèle de conception de la nomenclature consolidée des affaires de l'organisation présenté dans l'exemple 1, et nomenclature des cas de l'unité structurale- dans l'exemple 2.
Comme on le voit nomenclature des affaires de l'organisation:
visée par le responsable de l'archive (le responsable de l'archive),
signé par le chef du service DOW de l'organisation (la personne responsable du travail de bureau dans l'organisation, si l'organisation est petite),
doit être approuvé par le responsable de l'organisation,
si l'organisme est une source d'acquisition des archives étatiques ou municipales, alors sa nomenclature des cas est coordonnée avec la commission d'examen d'experts (EPC) de cette institution d'archives et avec l'expert central ou la commission d'experts de l'organisme (le cas échéant). Si l'organisme n'est pas une source d'acquisition des archives étatiques ou municipales, il n'a pas besoin de coordonner sa nomenclature avec les EIC de ces institutions.
Nomenclature des caisses de l'unité structurale fait partie de la nomenclature consolidée des cas, il n'est donc pas approuvé par le responsable de l'organisation. Nomenclature des caisses de l'unité structurale approuvé par le responsable des archives de l'organisation (la personne responsable des archives), convenu avec la commission d'experts de l'unité structurelle (le cas échéant), signé par le responsable de l'unité structurelle.
S'il n'y a pas de division structurelle dans l'organisation et toute la documentation est générée par le secrétaire, alors tel nomenclature des cas doit être signé par le compilateur et approuvé par le responsable de l'organisation.
Approuvé la nomenclature des cas est en vigueur dans un délai de 5 ans et peut faire l'objet d'un nouveau tirage et d'une nouvelle approbation en cas de modification de la structure ou des fonctions de l'établissement. Si de tels changements ne se sont pas produits, à la fin de chaque année, il est réimprimé, mis à jour et automatiquement mis en vigueur à partir du 1er janvier de l'année suivante.
Par pratique générale base pour déterminer structures de nomenclature de cas est la structure (personnel) de l'organisation. Les sections, sous-sections et autres divisions de la nomenclature des cas sont les noms des départements (par exemple: bureau, comptabilité, service du personnel, etc.).
Texte de la nomenclature Le cas est compilé sous forme de tableau et se compose de deux parties :
corps principal et
L'ensemble des colonnes du tableau, reflétant informations sur un cas, est article de nomenclature. Articles de la nomenclature des affaires composent cinq colonnes (voir exemples 1 et 2). Dans la première colonne du tableau, l'indice du cas est apposé ; le titre de l'affaire est écrit dans la deuxième colonne ; la troisième colonne est remplie à la fin année civile lorsque le nombre de volumes ou parties de chaque caisse est connu ; la cinquième colonne est remplie sur la base de la "Liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations, indiquant les périodes de stockage" (M., Rosarkhiv, 2002); dans la colonne "Notes" des marques sont faites sur le transfert des cas aux archives, sur la destruction des cas avec expiré stockage, sur les cas qui passent, sur les personnes responsables de la formation des cas, etc.
Noms des colonnes du tableau de la partie principale de la nomenclature des cas présentés dans les Instructions types pour le travail de bureau dans les organes fédéraux pouvoir exécutif(M., 2006), diffèrent des noms de colonne de la table, présenté dans les règles de base pour le travail des archives des organisations (M., Rosarkhiv, VNIIDAD, 2003). Faites attention aux noms de la troisième colonne de ces deux tableaux. Comme vous pouvez le voir, ces écarts sont éditoriaux plutôt que sémantiques. Mais l'organisation est tenue de respecter la forme prescrite de la nomenclature des cas. Alors lequel choisir ? Dans cette situation, nous pouvons recommander aux autorités exécutives fédérales d'utiliser le nom de la troisième colonne qui leur est prescrit par leur instruction standard, et pour les autres organisations - pour reprendre le nom de cette colonne, qui apparaît dans un autre document réglementaire - dans les Règles de base pour le fonctionnement des archives des organisations.
Fragment de document
Fragment de document
Remplir les colonnes de l'article de la nomenclature des cas
Nom de la section
Nomenclature des cas peut être construit avec :
de construction,
industriel et
schémas fonctionnels.
À nomenclature des cas construits selon le schéma bloc, les noms des sections et sous-sections correspondent généralement à la structure approuvée de l'organisation, c'est-à-dire les index des subdivisions structurelles coïncideront avec les sections (sous-sections) de la nomenclature des cas. S'il n'y a pas de division structurelle dans l'organisation, la nomenclature des cas est construite selon l'industrie de production ou le schéma fonctionnel. Il contient les noms des sections (sous-sections) nomenclature des cas coïncidera avec les conventions des fonctions managériales.
L'indice d'une unité structurelle peut être composé de plusieurs chiffres séparés par le signe "/", si une unité structurelle comprend plusieurs autres unités structurelles. Par exemple, 02 est l'indice du service des ressources humaines dont la structure comprend deux services : le service du personnel et le service du travail, et les salaires, alors les index de ces départements seront respectivement 02/1 et 02/2. De même, une indexation des fonctions d'encadrement ou des activités de production et d'industrie peut être effectuée.
Colonne 1. Index des cas
Les index sont attribués aux cas dans l'ordre d'occurrence rubriques de la nomenclature.
L'index des cas comprend symbole section / sous-section (index de l'unité structurelle ou de la fonction de gestion) et le numéro de série du dossier lui-même. Par exemple, 03-01 peut signifier que 03 est le service financier, 01 est le numéro d'ordre du dossier dans la nomenclature de cette unité structurelle pour cette année.
À nomenclature des cas il est recommandé de conserver les mêmes index pour des cas similaires de divisions structurelles (lignes d'activité) différentes. Si vous réussissez à suivre cette règle, il s'avérera, par exemple, que les ordres du directeur des questions administratives et économiques d'activité dans différentes divisions suivront des indices similaires : 02-04, 03-04, 04-04, etc. .
Si, au cours de l'année, de nouveaux domaines de travail documentés apparaissent dans l'organisation, ils sont également inclus dans la nomenclature. A cet effet, des index de réserve des affaires devraient être fournis dans chaque section.
Colonne 2. Intitulé de l'affaire
Chaque cas doit se voir attribuer un titre.
Titres de cas sont situés en nomenclature dans une certaine séquence. Il est recommandé de mettre l'en-tête de l'affaire avec la nomenclature elle-même en premier, ce qui garantit la rapidité de sa recherche. Viennent ensuite les intitulés des affaires, qui comprennent des documents émanant d'autorités supérieures. Plus loin - titres de cas de la documentation organisationnelle. Après eux - titres de cas documents administratifs . Groupe suivant - en-têtes de caisses de documents d'urbanisme(plans annuels d'abord, puis trimestriels et mensuels). Ensuite - correspondance (d'abord avec les autorités supérieures, puis avec des institutions tierces et subordonnées). A la fin, les noms des fichiers de référence et des journaux d'enregistrement sont placés, et leurs numéros selon la nomenclature sont appliqués aux boîtes de classement et aux journaux eux-mêmes.
Lors de la compilation titres de cas utiliser les signes des documents placés dans le boîtier.
Signe nominal- une indication dans le titre du nom du type de documents placés dans ce cas, par exemple, "Ordonnances pour personnel», « Rapports et notes de bureau pour l'activité principale.
Sujet-point d'interrogation- une indication sur quelle question (le contenu du texte) les documents placés dans ce cas ont été créés, par exemple, "Correspondance avec les organisations subordonnées sur les questions financières».
Signe correspondant- une mention dans l'en-tête des affaires par correspondance du correspondant, par exemple « Correspondance avec les banques de Moscou sur les questions de prêt.
Signe chronologique- une indication (pour les cas transitoires) pour laquelle les documents sont regroupés, par exemple, le rapport annuel de JSC Korsak pour 2007 . ».
Caractéristique géographique- utilisé pour indiquer un groupe d'auteurs ou de correspondants réunis par lieu, par exemple, "Correspondance avec les directeurs d'usine la région de Moscou sur les principaux enjeux de l'activité.
entête doit être formulé très brièvement, mais pour qu'il contienne mentionner autant de fonctionnalités que possible par exemple, "Correspondance avec des directeurs d'écoles de la région de Moscou sur la répartition des jeunes professionnels". Dans cette rubrique, des signes sujet-question, géographiques et correspondants ont été utilisés.
Dans certaines titres il est nécessaire d'indiquer le type d'entreprise en cours d'ouverture (affaire, correspondance).
Le terme "affaire" est utilisé lors de l'établissement d'affaires personnelles et judiciaires ou lors de la combinaison documents divers, interconnectés par la séquence de résolution d'un problème, par exemple, «Le cas de l'attribution du titre académique de professeur associé. Riabov Alexeï Fedorovitch.
Le terme "correspondance" utilisé lors du regroupement de documents qui sont la correspondance de deux organisations ou plus, par exemple, « Correspondance avec agences fédérales sur la répartition des jeunes professionnels.
À titres de cas, contenant des documents sur une question, mais non liés par la séquence du travail de bureau, comme le type d'affaire, le terme "documents" et à la fin de l'en-tête, entre parenthèses, sont indiqués les principaux types de documents devant figurer dans le dossier, par exemple, « Documents relatifs à la tenue de conférences (plans, listes, rapports) ». Le terme "documents" est également utilisé dans les intitulés des dossiers contenant des documents - annexes à tout document : "Documents aux procès-verbaux des réunions du Conseil d'Administration".
Il n'est pas permis d'utiliser cas de titre des formulations incorrectes (« matériaux différents », « correspondance générale », etc.), ainsi que des mots d'introduction et des tournures syntaxiques complexes.
Si le fichier contient des copies, alors vous devriez faire une note à ce sujet, par exemple, "Commandes pour l'activité principale. Copies". Il n'est pas fait référence à l'authenticité des documents conservés dans le dossier. En effet, sinon le mot "original" devrait être inclus dans le nombre écrasant de rubriques d'affaires.
Quelques titres de cas avec des modifications mineures peuvent être tirées des listes de documents existantes avec des périodes de conservation. Cela, d'une part, vous donnera des titres corrects prêts à l'emploi, et d'autre part, cela facilitera la recherche d'un article et durée de conservation cas sur cette liste.
Lors de la compilation des titres des affaires, il faut tenir compte du fait que les documents sont disposés dans un certain ordre à l'intérieur des affaires. Utilisez le suivant principes de leur systématisation :
question-logique (lettre-demande, lettre-réponse, etc.);
chronologique (les documents sont classés selon la chronologie des événements) ;
alphabétique (par exemple, les propositions, déclarations ou plaintes des citoyens sont classées par ordre alphabétique des noms des demandeurs) ;
numérotation (dans l'ordre numéros d'enregistrement documents).
À systématisation de chaque groupe de documents utiliser leur principe :
documents administratifs regroupés en cas par type et chronologie avec les applications connexes ;
les protocoles sont rangés dans le boîtier par ordre chronologique direct et par numéros. Les documents des réunions sont regroupés dans un dossier séparé, ainsi que les annexes aux procès-verbaux, s'ils contiennent plus de 25 pages ;
ordres du personnel regroupés séparément de commandes pour le cœur de métier. Lors de la formation de commandes pour le personnel, il est nécessaire de former séparément des commandes sur diverses questions en fonction des périodes de stockage. Au minimum, vous devez séparer les ordonnances d'embauche, de transfert et de licenciement, en les plaçant dans un dossier d'une durée de conservation de 75 ans, et le reste dans un autre dossier d'une durée de conservation de 5 ans. Il peut être plus pratique pour un officier du personnel de former des commandes pour chaque problème dans un dossier séparé, tout dépend du volume de ces documents;
plans, rapports, devis sont regroupés séparément des projets de ces documents ;
propositions, déclarations, lettres et plaintes des citoyens sont formés dans des cas séparés, et séparément - sur des questions d'amélioration du travail de l'institution et séparément - sur des questions personnelles;
tous les documents survenus au cours de la résolution des problèmes sont placés dans les dossiers de correspondance. Vous ne pouvez pas démarrer un cas séparément pour les demandes et les réponses. La correspondance sur un problème est formée ensemble et systématisée selon une base logique de questions : d'abord, une demande, puis des documents créés au cours de la résolution de problèmes, puis des réponses. A l'intérieur du dossier, les documents sont classés par ordre chronologique ;
les comptes personnels et autres documents similaires sont regroupés dans des dossiers séparés au cours d'une année et y sont classés par ordre alphabétique;
les documents sur innovations et brevets doit être déposée dans un dossier séparé.
Colonne 3. Nombre d'unités de stockage / fichiers (volumes, pièces)
La caisse est la principale unité de compte utilisée dans le travail de bureau. En fin d'année, il faut inscrire le nombre de caisses formées (ou autres unités de stockage) dans la colonne n°3 de la nomenclature des caisses. Un cas ne peut contenir plus de 250 feuilles, ce qui correspond à une épaisseur de 3 à 4 cm.Avec une grande quantité de documents liés à un cas, il est divisé en cas indépendants (volumes). L'entrée est inscrite comme suit : 1 ou 1, 2 (si la caisse comporte plusieurs volumes).
Colonne 4. La durée de conservation de l'affaire et le nombre d'articles sur la liste
Cette colonne est l'une des plus importantes, car sur la base de ces données, les documents seront sélectionnés pour être stockés et détruits ultérieurement.
Les documents en fonction de leur valeur historique, économique, culturelle et autre sont les suivants durée de conservation:
stockage temporaire (jusqu'à 10 ans inclus);
période de stockage à long terme (plus de 10 ans);
période de stockage permanent.
Délais de conservation des documents sur support non traditionnel correspondent aux durées de conservation de types de documents similaires sur support traditionnel.
La quatrième colonne de la nomenclature des affaires contient des informations sur les durées de conservation des documents et est remplie sur la base des listes de documents avec durées de conservation. Actuellement, pour déterminer la durée de conservation des documents, ils utilisent :
"Liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations avec indication des périodes de stockage" ;
"Liste des documents d'archives typiques générés dans les activités scientifiques, techniques et de production des organisations, indiquant les périodes de stockage" (M., 2007);
"Liste des documents de gestion standard générés dans les activités des comités d'État, ministères, départements et autres institutions, organisations, entreprises, indiquant les périodes de stockage" (M., 1989) - pour la sélection des documents formés dans les années 80 - le premier la moitié des années 90.;
"La liste des documents à accepter dans les archives d'État de l'URSS" (M., 1973);
il existe également des listes départementales et types pour déterminer les conditions de conservation des documents.
Pour déterminer délais de conservation des documents nécessaire:
trouver un article dans la Liste, qui indique la durée de conservation de l'étui prévue dans votre nomenclature ;
transférer la période de stockage trouvée dans la quatrième colonne de la nomenclature des cas ;
inscrire dans la quatrième colonne le numéro de l'article d'après lequel le terme a été déterminé.
Vous pouvez voir un exemple de remplissage de la quatrième colonne de la nomenclature des cas dans les exemples 1 et 2.
Délais de conservation des documents, données dans la "Liste des documents de gestion standard générés dans les activités des organisations avec indication des durées de conservation", s'appliquer à toutes les organisations, que leurs documents soient déposés ou non dans les archives nationales, municipales.
Mais pour les organisations qui ne sont pas des sources d'acquisition d'archives étatiques et municipales, cette liste fournit concessions. Des paragraphes 2.4 et 2.4.2 des Lignes directrices pour son utilisation, il ressort que :
Les délais devraient s'appliquer à toutes les organisations.
MAIS durée indéterminée stockage ne doivent être utilisés que par des sources d'acquisition d'archives d'État et municipales (ceci s'applique aux organisations d'État et municipales dont les documents leur sont envoyés pour stockage dans en temps voulu, ainsi que les organisations non gouvernementales avec lesquelles les archives ont conclu des accords (contrats) pertinents).
Les organisations qui ne sont pas des sources d'acquisition d'État, les archives municipales stockent les documents d'une période de conservation permanente comme suit. État et organisations municipales- 10 années. Organisations non-gouvernementales- au moins 10 ans, une période de stockage supplémentaire est déterminée par l'organisation conformément à Législation actuelle et/ou le besoin utilisation pratique documents.
Cependant, cette agréable indulgence a ses limites. Il existe des documents d'une période de conservation permanente qui doivent être stockés en permanence dans toute organisation. Les articles de la Liste, qui désignent de tels documents « éternels », sont présentés au paragraphe 2.4.2 des Lignes directrices pour l'application de la Liste : il s'agit de l'Art. 5a, b, e, g, 6a, 10a, 13a, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35a, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72a, 74a, 84, 85, 99a, 104a, 108, 114a, 135a, 136, 166, 181, 187, 193a, 198a, 199a, 208, 218, 222a, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322a, 337a, 349, 350a, b, c, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.
La liste fonctionne non seulement avec des périodes spécifiques de conservation des documents (1 an, 5 ans, 75 ans, etc.) ou la formulation « en permanence », mais aussi avec les notions de « jusqu'à ce que nécessaire », ainsi que le « EPK » marque.
La marque "jusqu'à ce que nécessaire" dans la liste signifie que la documentation est d'une importance pratique. La période de stockage est déterminée par l'organisation elle-même, mais ne peut être inférieure à 1 an.
La marque "EPK" apposée sur la Liste pour des types spécifiques de documents signifie que certains de ces documents peuvent avoir une importance scientifique et historique et, de la manière prescrite, doivent être transférés aux archives nationales ou municipales ou stockés dans une organisation. La suppression de la marque « EPK » sur les durées de conservation n'est autorisée que si les types de documents et leurs durées de conservation sont précisés.
La réduction par l'organisation des durées de stockage prescrites par la Liste est interdite, mais leur augmentation est considérée comme possible.
Colonne 5. Remarques
À colonne « Remarques» mettre des marques pendant toute la durée de validité de la nomenclature :
sur les numéros de réserve non définis (le cas échéant),
sur l'attribution des fichiers à détruire (après l'expiration de la période de stockage),
sur le transfert de cas à une autre organisation pour continuation, et autres.
Donc, si au cours des activités de l'entreprise il y a des cas dont la formation est prolongée pour l'année prochaine, alors dans la colonne " Noter» écrivez « transitoire ». Lors de la formation des cas pour l'année suivante, ce cas va à nomenclature des cas sous le même numéro de série.
S'il y a dans la liste, selon laquelle la période de stockage de l'affaire a été déterminée, en colonne « Remarques", commentaires (par exemple, "ils ne sont pas transférés au stockage national et municipal" ou "sous réserve de l'achèvement de l'audit, (audit)", "après remplacement par de nouveaux", etc.), ces commentaires sont transférés à la colonne N° 5 de la nomenclature des affaires de l'organisation sans modifications.
Inscription définitive à la nomenclature des cas
En fin d'exercice, à la fin de la nomenclature des affaires, le compte rendu sommaire sur le nombre de cas classés (unités de stockage) séparément pour le stockage permanent et temporaire. Les informations contenues dans fiche récapitulative de l'article affaires de l'organisation, à coup sûr sont signalés à l'institution d'archives (si les documents sont remis au service archives d'état) ou aux propres archives de l'organisation (si les documents ne sont pas remis pour le stockage de l'État ou du département). Le fait que les informations aient été transférées aux archives est marqué dans la nomenclature des cas indiquant le poste et la signature de l'employé des archives.
Enregistrement final est établi à la fois pour la nomenclature des affaires de l'organisation et pour la nomenclature des affaires de l'unité structurelle (la forme est la même). Un exemple de sa conception est donné dans l'exemple 3.
1 Principes de base de la construction nomenclature des cas Commission européenne ( organe exécutif Union européenne avec un appareil comptant plus de 15 000 employés) sont décrites dans l'article de N.A. Khramtsovskaya à la page 26 du magazine n ° 8` 2007
2 Si l'organisation est une source d'acquisition des archives nationales ou municipales, alors à côté du visa de coordination de la nomenclature des cas avec ses propres archives (présent dans l'exemple 1), un cachet d'approbation auprès de la commission d'examen d'experts (EPC) de l'institution d'archives nationale ou municipale doit être ajoutée.
3 Analyse d'une gamme plus large documents normatifs et les circonstances dont une organisation a besoin pour déterminer les périodes spécifiques de conservation de ses documents sont décrites en détail dans l'article d'O.G. Podolina "Comment déterminer la durée de conservation d'un document?" à la page 49 du magazine n° 10` 2007
5 Si l'inscription finale est faite en nomenclature des cas département, alors son nom doit apparaître dans le titre, par exemple, "Dossier final sur les catégories et le nombre de dossiers ouverts en 2008 dans le bureau."
Décembre et janvier pour les employés chargés de l'archivage des documents de l'organisation sont surtout des mois travail actif avec la nomenclature. La nomenclature est un document à grande échelle qui demande une attention particulière. En travaillant avec elle, de nombreuses questions se posent. Dans l'article, nous décrirons la procédure de nomenclature des affaires de l'organisation - de la rédaction à l'approbation pour l'année prochaine.
QU'EST-CE QUE LA NOMENCLATURE DES CAS ET A QUOI SERT-ELLE ?
La nomenclature des cas est une liste systématisée de documents générés dans les activités de l'organisation, indiquant les conditions de leur stockage, et après l'expiration de l'année civile - indiquant leur nombre. La nomenclature des cas est document contraignant pour les autorités exécutives fédérales et institutions publiques. Quant aux organisations commerciales, elles ne doivent être développées que par des organisations - sources d'acquisition d'archives d'État (municipales). Pour d'autres, la nomenclature est théoriquement facultative.
Cependant, dans la pratique, toute organisation en vient tôt ou tard à la nécessité de le créer: lorsque vous devez vous débarrasser des documents accumulés au fil des années de travail, définissez les conditions de leur stockage (sinon, comment comprendre ce qui peut être détruit et quoi pas ?). Et la liste des cas et des documents de l'organisation indiquant les périodes de stockage - c'est la nomenclature des cas. Tout cela s'applique, bien sûr, aux organisations qui grandissent et se développent, plutôt que de faire du surplace pendant des années au même endroit, en attendant les amendes des organismes d'inspection.
Lorsque l'on travaille sur la nomenclature des cas, il convient de s'appuyer sur deux documents (le premier est de nature normative, le second est consultatif) :
Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents Fonds d'archives Fédération Russe et autres documents d'archives dans les corps le pouvoir de l'État, organes gouvernement local et organisations (approuvées par arrêté du Ministère de la culture de la Russie du 31 mars 2015 n° 526, ci-après dénommées Règles 2015) ;
Règles de base pour le travail des archives des organisations (approuvées par la décision du Collège des Archives fédérales du 6 février 2002, ci-après dénommées les Règles de base).
COMMENT TRAVAILLER AVEC LA NOMENCLATURE DES CAS
Les règles de 2015 divisent toutes les organisations en deux catégories : celles qui sont des sources d'acquisition d'archives d'État (municipales) et celles qui ne le sont pas. Les exigences pour la nomenclature des cas de la première, comme vous pouvez le deviner, sont plus strictes (tableau 1).
1 Clause 4.18 du Règlement de 2015.
La forme de la nomenclature des affaires est donnée à l'annexe n° 25 du Règlement 2015. Elle est la même pour toutes les organisations (tableau 2).
Nous allons présenter l'algorithme pour travailler avec la nomenclature des cas étape par étape dans un organigramme et examiner en détail chacune des étapes :
COLLECTE D'INFORMATIONS SUR LES CAS ET LES DOCUMENTS
Lorsque la nomenclature des affaires est établie pour la première fois, ce que l'on appelle « from scratch », cela est le plus souvent fait par le secrétariat ou le service d'archivage. Malgré le fait que, selon les règles de 2015 et sur la recommandation des règles de base, les divisions structurelles de l'organisation sont tenues de le faire, c'est le secrétaire qui reçoit le plus souvent une telle mission. Cela est peut-être compréhensible du point de vue de la répartition des responsabilités dans l'équipe (quoique de manière incorrecte), mais sans l'aide de collègues, la secrétaire ne pourra toujours pas faire face. D'une manière ou d'une autre, ils devront participer. A ce stade, la tâche du compilateur de la nomenclature des cas est de collecter des informations sur les cas et les documents formés dans les activités de chaque unité structurelle.
La façon la plus simple de le faire est de l'envoyer aux départements des questionnaires s. Les informations minimales dont le compilateur a besoin sont les suivantes :
Titres de cas ;
Type de support pour chaque cas (papier ou électronique) ;
Modalités de conservation des dossiers (si le département sait par quel document ils sont établis).
Il est évident que le secrétaire ou le greffier n'est pas
peut avoir cette information dans en entier. Cela est particulièrement vrai pour les périodes de stockage, qui peuvent être contenues dans des documents réglementaires très spécialisés.
Le questionnaire peut également avoir une forme étendue. Il n'est donc pas inutile de savoir s'il existe des copies numérisées de documents et à quelle fréquence les employés se réfèrent à leurs originaux. Cela est nécessaire pour savoir combien de temps le document restera dans le département une fois le travail de bureau terminé. Certaines affaires peuvent être déposées immédiatement après la clôture, mais il y en a d'autres qui sont demandées depuis de nombreuses années.
Donnons à titre d'exemple un fragment de la forme étendue du questionnaire (Exemple 1).
2 Une liste des documents d'archives de gestion typiques générés au cours des activités des organismes publics, des gouvernements locaux et des organisations, indiquant les périodes de stockage (approuvé par arrêté du ministère de la Culture de la Russie du 25.08.2010 n ° 558; tel que modifié le 16.02.2016 ; ci-après - la Liste).
NOUS ATTRIBUONS UN INDEX AUX SUBDIVISIONS
L'index de cas se compose généralement de deux parties, dont la première est l'index de la subdivision de la nomenclature, la seconde est le numéro de série du cas dans la section de la nomenclature. Par exemple, 03-15 , où 03 est l'indice de subdivision, et 15 - numéro de dossier (voir Exemples 2-5).
Si l'indexation a été effectuée auparavant :
Vous devez décider de continuer à utiliser ce système ou de l'annuler et d'installer de nouveaux index. Cela dépend des ministères qui les utilisent et de la mise à jour de ces index.
Un compromis raisonnable serait de mettre à jour le système d'indexation, tout en conservant les numéros attribués aux subdivisions à l'aide des index.
Si l'ancien système d'indexation est tout à fait pertinent, alors il ne sert à rien de le changer. Dans ce cas, la nomenclature des cas est créée sur sa base.
Si jusqu'à présent l'organisation a réussi sans index divisions structurelles, alors les divisions recevront des numéros dans ordre généralà l'étape suivante du travail avec la nomenclature des cas.
NOUS SYSTÉMATISONS DES SECTIONS DE LA NOMENCLATURE ET DES EN-TÊTES D'AFFAIRES
Comme nous l'avons dit dans la définition, la nomenclature des cas est systématisé liste de tâches de l'organisation. Cela signifie que les noms des départements et des cas connexes doivent être disposés dans un certain ordre.
Les subdivisions sont alignées dans l'ordre déterminé par la structure des effectifs de l'organisation, ou conformément au système d'indexation des subdivisions structurelles préalablement approuvé. Une section de la nomenclature des cas correspond à une unité (tableau 3).
Lors de la compilation d'index pour les divisions structurelles, il n'est pas nécessaire d'utiliser des traits d'union. Si nécessaire, ils peuvent contenir une barre oblique et/ou des lettres. Il y a deux grands principes : le premier est la volonté de simplicité (pas besoin de « liquider » les désignations à trois étages si cela peut être évité), le second est l'unicité (l'indice de chaque division doit exister au singulier).
Les cas de chaque section sont classés dans l'ordre recommandé par les règles de base.
NOUS ÉTABLISSONS LES CONDITIONS DE STOCKAGE DES CAISSES
■ selon les listes standard. Les principaux documents qui établissent les conditions de conservation des dossiers sont des listes types. La liste des documents d'archives de gestion standard générés au cours des activités des organismes de l'État, des gouvernements locaux et des organisations, indiquant les périodes de stockage, est « numéro un » parmi eux.
Pour entreprises manufacturières, conception, construction, ainsi que toutes les autres organisations menant des activités scientifiques et techniques, il existe une liste des documents d'archives typiques générés dans les activités scientifiques, techniques et de production des organisations, indiquant les périodes de stockage (approuvées par arrêté du ministère de Culture de la Russie du 31 juillet 2007 n° 1182 ; dans l'édition du 28.04.2011).
Les deux listes ont une structure pratique et réfléchie.
■ Selon les listes départementales. En plus des listes standard, il existe des listes départementales en Russie, c'est-à-dire celles liées à un département particulier. C'est par exemple :
La liste des documents générés dans le cadre des activités de l'Agence fédérale des archives et de ses organismes subordonnés, indiquant les périodes de conservation (approuvée par arrêté des Archives fédérales du 30 janvier 2013 n° 12) ;
La liste des documents générés dans les activités du Fédéral services fiscaux, son organismes territoriaux et organisations subordonnées, indiquant les périodes de stockage (approuvées par arrêté du Service fédéral des impôts de Russie du 15 février 2012 n ° ММВ-7-10/ [courriel protégé]; en rouge. du 17.06.2015).
Liste des documents générés dans l'activité Service fédéral exécution des peines, organes, institutions et entreprises du système pénitentiaire, indiquant les périodes de stockage (approuvé par arrêté du Service pénitentiaire fédéral de Russie du 21 juillet 2014 n ° 373), etc.
Les organisations opérant dans l'industrie désignée utilisent "leur" liste sans faute. Tout le monde peut utiliser les listes départementales à des fins de référence.
■ Selon les réglementations de l'industrie. Enfin, les modalités de conservation des documents (généralement hautement spécialisés) peuvent être contenues dans des actes juridiques réglementaires spécifiques à l'industrie : lois, règles, instructions.
Ainsi, par exemple, la loi fédérale du 13 mars 2006 n° 38-FZ « sur la publicité » (telle que modifiée le 8 mars 2015, telle que modifiée le 3 juillet 2016) contient un article spécial intitulé « Périodes de conservation de matériel publicitaire » (art. 2). Et dans les départements impliqués dans l'approvisionnement énergétique des entreprises, ils respectent les règles intersectorielles de protection du travail (règles de sécurité) lors de l'exploitation des installations électriques (approuvées par le décret du ministère du Travail de Russie du 05.01. ), qui indiquent également les délais de conservation d'un certain nombre de documents.
Il est évident que le secrétaire ou greffier n'est absolument pas obligé de connaître l'existence de ces documents. C'est pourquoi il est si important lors de la compilation de la nomenclature des cas d'interagir avec des collègues de toutes les divisions structurelles de votre organisation.
■ Selon les protocoles CE. Si la durée de conservation du document n'a pas pu être trouvée, ou si le responsable d'un des services a exprimé le souhait d'augmenter la durée de conservation du dossier par rapport à celle indiquée dans la liste, la durée est fixée par la commission d'experts de l'organisme (Exemple 2). S'il n'y a pas de commission - par ordre du directeur général. Dans la colonne 4 de la nomenclature des affaires, au lieu d'un article sur la liste, dans ce cas, les données du procès-verbal de la réunion ou de l'ordre du CE seront indiquées.
Réduire la durée de conservation indiquée dans les listes ou acte normatif x n'est pas autorisé. Si deux règlements établissent terme différent stockage pour un même document, le choix est mieux fait en faveur d'une durée plus longue.
A l'issue de cette étape, le compilateur reçoit un formulaire de nomenclature des cas complété.
NOUS SOMMES D'ACCORD SUR LE PROJET DE NOMENCLATURE DES CAS
Le projet de nomenclature des affaires est arrêté lors d'une réunion du comité interne commission d'experts organisations. L'accord est consigné dans le protocole, et les données d'enregistrement de ce protocole sont inscrites dans la rubrique correspondante de la nomenclature :
Outre l'approbation par la commission d'expertise interne, la forme de la nomenclature des cas prévoit également l'exécution de l'approbation par la commission d'expertise (CPE) de l'institution d'archives. Ceci n'est pertinent que pour les organisations qui sont des sources d'acquisition d'archives d'État (municipales). Tous les autres peuvent supprimer cet attribut de leur nomenclature de cas.
S'il n'y a pas de commission d'experts dans l'organisation, la coordination s'effectue de la manière commune à toutes les réglementations locales. A la nomenclature des cas, une fiche type d'agrément est établie sur papier ou dans le GED.
NOUS APPROUVONS LA NOMENCLATURE DES CAS
La nomenclature des cas est approuvée par la première personne de l'organisation - PDG. Il appose le cachet d'approbation sur le premier feuillet du document sur tous les exemplaires de la nomenclature qui lui sont soumis pour approbation.
NOUS TRANSFÉRONS LA NOMENCLATURE DES CAS AUX UNITÉS STRUCTURELLES
Malgré le fait que, selon les règles d'archivage, la nomenclature consolidée est établie sur la base des nomenclatures des cas de divisions structurelles, dans la pratique, le plus souvent tout se passe à l'envers : le service archivistique établit une nomenclature consolidée , après quoi il répartit les sections qui s'y rapportent entre les départements. Quoi qu'il en soit, chaque division devrait avoir sa nomenclature de cas (voir exemple 3). Il est signé par le chef de département.
À la fin de chaque section, vous devez laisser quelques lignes afin d'inscrire les cas qui seront ouverts au cours de l'année, si nécessaire. Généralement, trois à cinq lignes suffisent. A la fin de la nomenclature sommaire des cas, il est recommandé de laisser une page entière vierge : du coup une nouvelle division apparaît dans l'organisation en un an.
NOUS AFFINONS LA NOMENCLATURE DES CAS ET L'APPROUVONS POUR L'ANNÉE PROCHAINE
La nomenclature des cas est valable un an. Utiliser le même pendant de nombreuses années est une grosse erreur. Même si la structure des affaires de l'organisation n'a pas changé pendant cette période (ce qui est très peu probable), il n'est pas possible de prendre en compte les dossiers ouverts dans l'année avec cette approche.
Par conséquent, au cours des derniers mois de l'année, généralement en novembre-décembre, la nomenclature des cas est révisée, des modifications et des modifications y sont apportées, après quoi elle passe à nouveau par le processus d'approbation et est approuvée par le PDG pour l'année suivante. .
La clarification de la nomenclature des cas implique :
En en retirant les cas qui ne seront pas menés l'année prochaine ;
Saisie des affaires ouvertes au cours de l'année ;
Clarification des index de subdivision, si des modifications ont été apportées structure organisationnelle entreprises.
Une source d'information sur toutes les nouveautés et dossiers clos sommes unités structurelles. Le compilateur de la nomenclature doit approcher le chef ou l'employé responsable du travail de bureau dans chacun des départements, littéralement avec un crayon à la main, et parcourir avec lui la liste des cas. Bien sûr, les collègues eux-mêmes au cours de l'année doivent faire des marques appropriées dans leur nomenclature, mais en pratique une telle prise de conscience est rare.
■ Supprimer les affaires fermées. La suppression des affaires clôturées de la nomenclature signifie que ces affaires ne seront plus dans son projet pour l'année prochaine. Ils ne doivent en aucun cas être supprimés de la nomenclature des cas de l'année en cours.
■ Nous ajoutons de nouveaux cas à la nomenclature. Si au cours de l'année de nouvelles caisses ont été ouvertes dans l'unité, elles sont inscrites à la main dans tous les exemplaires de la nomenclature des caisses dans les lignes spécialement réservées à cet effet. Dans ces cas, une période de conservation est immédiatement attribuée (voir exemple 4).
■Nous suivons l'indexation des cas dans la nomenclature. Lors de l'élaboration de la nomenclature pour l'année suivante, chaque cas est inscrit dans « sa propre » section déjà dans l'ordre qui a été établi pour l'arrangement des rubriques de cas au sein de la section. Bien sûr, en même temps, il faut s'efforcer de maintenir les indices maximaux des autres cas.
Si, en raison de cas nouvellement établis, vous devez modifier les indices d'autres cas, vous devez vous souvenir des cas dits glissants. Il s'agit de cas qui n'ont pas été complétés dans le travail de bureau au cours de la dernière année et qui passeront au nouveau. Le meilleur exemple est celui des affaires judiciaires, qui peuvent être reportées sur plusieurs années. Les indices des affaires transitoires devraient être recherchés pour être préservés en premier lieu.
Par exemple, si le cas "Commandes pour les activités principales" (pas de mouvement) en 2016 avait un index 01-08 , et en 2017, en raison de l'émergence de nouveaux cas, il passera à 01-10 , ça ne fait pas peur du tout. Mais si le cas "Instruction sur le travail de bureau" (transférable) avec un index 01-06 obtiendra l'indice 01-08 , alors cela devra être noté dans la colonne "Note" de la nouvelle nomenclature, et en fait.
■ Nous affinons les index lors de la modification de la structure de l'organisation. Le compilateur de la nomenclature aura le plus de mal si des changements ont été apportés à la structure organisationnelle de l'organisation au cours de l'année. Cela signifie que la structure de la nomenclature des cas pour l'année prochaine changera également : la nouvelle unité y prendra sa place selon la logique de la structure organisationnelle de l'organisation. Pour cette raison, tous les index suivants des départements et les cas qui y sont inclus changeront.
Comme nous l'avons dit plus haut, le projet final de nomenclature des cas pour l'année prochaine passe par une procédure standard d'approbation et d'approbation. Ainsi, le premier jour de la nouvelle année de travail, l'organisation fonctionnera déjà selon la nouvelle nomenclature et entamera en même temps le processus de fermeture de "l'ancienne".
CLÔTURE DE LA NOMENCLATURE DES CAS
A la fin de chaque année civile, en janvier, la nomenclature des cas de l'année écoulée est close. La clôture implique :
Remplir la colonne 3 "Nombre de cas" ;
Compter le nombre de cas pour chaque catégorie ;
Compilation d'une note finale.
La colonne 3 "Nombre de cas" est remplie à la main dans tous les exemplaires de la nomenclature des cas (Exemple 5). Cela indique le nombre réel d'unités de stockage de chaque dossier déposé au cours de l'année écoulée. L'unité de stockage est, en règle générale, un volume de l'étui et un volume ne contient pas plus de 250 feuilles. La source de cette information est à nouveau les divisions structurelles, chacune dans sa propre section. Maintenant, nous devons calculer le nombre de cas séparément stockage permanent, les cas de stockage temporaire (jusqu'à 10 ans et plus de 10 ans).
3 Loi fédérale n° 43-FZ du 2 mars 2016 « portant modification de la loi fédérale « sur archivage En Fédération de Russie"".
De plus, pour constituer le dossier final, il est nécessaire de mettre en évidence les cas dits roulants.
Les organisations qui sont des sources d'acquisition d'archives d'État (municipales) transfèrent les informations du dossier final à l'institution d'archives à laquelle elles sont subordonnées. Ceci est noté à la fin de l'entrée finale. D'autres organisations peuvent supprimer ces lignes inutiles de leur dossier final (exemple 6).
MINISTÈRE DE LA CULTURE DE LA FÉDÉRATION DE RUSSIE
ORDRE
Document tel que modifié par :
par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 16 février 2016 n ° 403
(Portail Internet officiel information légale www.pravo.gov.ru, 17 mars 2016, n° 0001201603170030).
1.2. La liste comprend des documents d'archives de gestion standard (ci-après dénommés documents) formés au cours des activités des organismes de l'État, des gouvernements locaux et des organisations (ci-après dénommés organisations) dans la mise en œuvre du même type (commun à tous ou à la plupart) fonctions de gestion, quelle que soit la forme de détention, avec indication des durées de conservation.
1.3. La liste se compose de 12 sections :
La section 1 comprend des documents reflétant les fonctions administratives et organisationnelles de la direction, les fonctions de contrôle, ainsi que support légal gestion, organisation de la documentation support pour la gestion et le stockage des documents par les organisations;
Les sections 2 à 4 comprennent des documents qui divulguent séquentiellement la planification, la tarification, le financement, les prêts, la comptabilité et les rapports ;
La section 5 contient des documents sur l'organisation et la mise en œuvre des relations économiques, scientifiques, techniques, culturelles et autres des organisations ;
La section 6 comprend des documents sur Service d'information activités des organisations;
La section 7 comprend des documents sur l'organisation du travail, le rationnement du travail, la tarification, la rémunération, la protection du travail ;
La section 8 contient des documents sur le travail avec le personnel : admission, transfert, licenciement des employés, formation avancée, certification et récompenses ;
La section 9 contient des documents sur la logistique des activités et l'organisation du stockage des biens et des valeurs matérielles ;
La section 10 comprend des documents sur les services administratifs et économiques des organisations: respect du règlement intérieur, exploitation des immeubles de bureaux, services de transport, communications internes, assurer la sécurité des organisations;
La section 11 contient des documents reflétant des questions sociales et domestiques, y compris l'assurance sociale, le logement et les questions domestiques, les activités de loisirs ;
La section 12 contient des documents reflétant l'organisation des activités des syndicats primaires et d'autres organismes publics(les associations).
1.4. La liste comporte 4 colonnes.
La colonne n° 1 de la liste contient les numéros d'articles. Les articles de la Liste se voient attribuer une seule numérotation continue.
La colonne n° 2 de la liste indique les types de documents. La liste ne contient pas de noms spécifiques de documents dans les articles, mais donne un nom généralisé pour chaque type de document. Lors de la combinaison dans un article de différents types de documents sur un même numéro qui ont la même durée de conservation, le terme "documents" est utilisé et les noms des principaux types de documents inclus dans l'article sont divulgués entre parenthèses.
La colonne n° 3 de la Liste indique les durées de conservation des documents sur support papier et électronique, dont le calcul est effectué à partir du 1er janvier de l'année suivant l'année d'achèvement de leurs travaux de bureau.
La colonne n° 4 de la liste contient des notes commentant et clarifiant les conditions de conservation des documents.
1.5. Pour faciliter l'utilisation de la Liste, un index y a été compilé, dans lequel les types de documents et les questions de leur contenu sont classés par ordre alphabétique avec des liens vers les numéros des articles correspondants de la Liste.
II. Liste des documents d'archives de gestion types générés au cours des activités des organismes de l'État, des collectivités locales et des organisations, indiquant les périodes de conservation
Les documents d'archives de gestion typiques générés au cours des activités des organes de l'État, des gouvernements locaux et des organisations, indiquant les périodes de stockage (ci-après dénommées la liste) ont été préparés conformément à la loi fédérale du 22 octobre 2004 N 125-FZ "Sur l'archivage dans de la Fédération de Russie" (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2004, n° 43, art. 4169 ; 2006, n° 50, art. 5280 ; 2008, n° 20, art. 2253), sous réserve des dispositions d'autres lois fédérales et d'autres actes juridiques réglementaires de la Fédération de Russie réglementant la composition et la durée de conservation certains types documents.
1.2. La liste comprend des documents d'archives de gestion standard (ci-après - documents) formés dans le cadre des activités des organes de l'État, des gouvernements locaux et des organisations (ci-après - organisations) dans la mise en œuvre du même type (commun à toutes ou à la plupart) des fonctions de gestion, indépendamment de la forme de propriété, avec indication des durées de conservation.
1.3. La liste se compose de 12 sections :
- la section 1 comprend des documents reflétant les fonctions administratives, organisationnelles de gestion, les fonctions de contrôle, ainsi que le support juridique de la gestion, l'organisation du support documentaire pour la gestion et le stockage des documents par les organisations ;
- les sections 2 à 4 comprennent des documents qui divulguent séquentiellement la planification, la tarification, le financement, les prêts, la comptabilité et les rapports ;
- la section 5 contient des documents sur l'organisation et la mise en œuvre des relations économiques, scientifiques, techniques, culturelles et autres des organisations ;
- La section 6 comprend des documents sur les services d'information pour les activités des organisations ;
- la section 7 comprend des documents sur l'organisation du travail, le rationnement du travail, la tarification, la rémunération, la protection du travail ;
- la section 8 contient des documents sur le travail avec le personnel : admission, transfert, licenciement des employés, formation avancée, certification et récompenses ;
- la rubrique 9 contient les documents relatifs à la logistique des activités et à l'organisation du stockage des biens et des biens matériels ;
- la section 10 comprend des documents sur les services administratifs et économiques des organisations : respect du règlement intérieur, exploitation des immeubles de bureaux, services de transport, communications internes, assurer la sécurité des organisations ;
- la section 11 contient des documents reflétant des questions sociales et domestiques, y compris l'assurance sociale, le logement et les questions domestiques, les activités de loisirs ;
- la section 12 contient des documents reflétant l'organisation des activités du syndicat primaire et d'autres organisations publiques (associations).
1.4. La liste comporte 4 colonnes.
La colonne N 1 de la liste contient les numéros d'articles. Les articles de la Liste se voient attribuer une seule numérotation continue.
La colonne N 2 de la Liste indique les types de documents. La liste ne contient pas de noms spécifiques de documents dans les articles, mais donne un nom généralisé pour chaque type de document. Lors de la combinaison dans un article de différents types de documents sur un même numéro qui ont la même durée de conservation, le terme "documents" est utilisé et les noms des principaux types de documents inclus dans l'article sont divulgués entre parenthèses.
La colonne N 3 de la Liste indique les durées de conservation des documents sur support papier et électronique dont le calcul est effectué à partir du 1er janvier de l'année suivant l'année de la fin de leur activité de bureau.
La colonne n° 4 de la liste contient des notes commentant et clarifiant les conditions de conservation des documents.
1.5. Pour faciliter l'utilisation de la Liste, un index y a été compilé, dans lequel les types de documents et les questions de leur contenu sont classés par ordre alphabétique avec des liens vers les numéros des articles correspondants de la Liste.
Loi fédérale n° 125-FZ du 22 octobre 2004 "Sur les archives de la Fédération de Russie" les organisations sont tenues d'assurer la sécurité des documents d'archives, y compris les documents sur le personnel, dans les délais de conservation établis Lois fédérales, autres réglementations actes juridiques Fédération de Russie, ainsi que les listes de documents prévues par la partie 3 de l'article 6 et les parties 1 et 1.1 de l'article 23 de la présente loi fédérale.
Ces listes de documents comprennent :
1) des listes de documents d'archives types indiquant les périodes de leur conservation et des instructions pour l'utilisation de ces listes, approuvées par l'autorité compétente organisme fédéral autorité exécutive dans le domaine de l'archivage et du travail de bureau (actuellement - Rosarkhiv, anciennement - le ministère de la Culture de Russie):
- Une liste de documents d'archives de gestion typiques générés au cours des activités des organismes de l'État, des gouvernements locaux et des organisations, indiquant les conditions de leur conservation, approuvées. Arrêté du ministère de la culture de Russie du 25 août 2010 N 558 ;
- Une liste de documents d'archives typiques générés dans les activités scientifiques, techniques et de production des organisations, indiquant les périodes de stockage, approuvées. Arrêté du ministère de la Culture de Russie du 31 juillet 2007 N 1182.
De plus, la Liste des documents standards, approuvé Les archives principales de l'URSS du 15.08.1988 ;
2) approuvé par les organismes du gouvernement fédéral, d'autres organismes gouvernementaux de la Fédération de Russie, des listes de documents générés au cours de leurs activités, ainsi qu'au cours des activités d'organisations qui leur sont subordonnées, indiquant les périodes de leur stockage. Ces listes de documents sont approuvées en accord avec les Archives fédérales ;
3) une liste des documents générés au cours des activités organismes de crédit, indiquant les conditions de leur stockage et les instructions d'utilisation, approuvées par l'organe exécutif fédéral autorisé dans le domaine de l'archivage et de la tenue de registres en collaboration avec la Banque de Russie.
Pour sociétés par actions les conditions de conservation de leurs documents sont déterminées par le Règlement sur la procédure et les conditions de conservation des documents des sociétés par actions, approuvé. Décret de la Commission fédérale des valeurs mobilières de Russie du 16.07.2003 N 03-33/ps.
À Informations d'arrière-plan les conditions de stockage des documents les plus courants des organisations, établies par la Liste des documents d'archives de gestion typiques, approuvées. Arrêté du ministère de la Culture de la Russie du 25 août 2010 N 558, ainsi que les périodes de conservation des documents qui ne sont pas inclus dans les listes ci-dessus et établis par les lois fédérales et autres actes juridiques réglementaires de la Fédération de Russie.