Un schéma de flux de travail clair, simple et, surtout, efficace dans une organisation (exemples ci-dessous) est le fondement de toute entreprise. Mais, comme le montre la pratique, tous les employés ne comprennent pas la nécessité remplissage correct et la circulation en temps opportun des documents.
Comment simplifier le workflow et forcer les subordonnés ?
Avant de déterminer si vous devez simplifier le flux de travail dans une organisation particulière, vous devez comprendre quel type de mouvement de documents est utilisé dans l'entreprise et où le travail échoue.
Ainsi, le flux de documents s'effectue entre deux groupes de personnes :
- employés produisant des informations (chef,)
- employés traitant les données entrantes (secrétaire, logisticien)
En conséquence, l'ensemble du flux de documents est divisé en :
- entrant
- intérieur
- sortant
Documentation entrante
Un véritable exemple de schéma de workflow dans une organisation :
Organisation du flux documentaire interne
Dans ce cas nous parlons sur la circulation des documents entre services créés au sein d'une même entreprise. Il peut s'agir d'ordres, d'actes.
À quoi ressemble un flux de documents bien organisé dans ce cas :
- Le contractant établit un document et le soumet pour approbation
- Le responsable supérieur, après avoir signé le document, le transmet au chef de l'organisation
- Le responsable décide d'approuver le document et le transmet au greffier
- Le greffier, après avoir enregistré le document, le transfère à nouveau à l'exécuteur testamentaire
- À son tour, l'exécuteur, après avoir exécuté la décision, envoie liste des performances au greffier qui le classe au dossier
Documentation sortante
Le flux documentaire sortant comprend les informations de gestion envoyées à l'extérieur de l'organisation (réponses aux courriers entrants, ).
Un exemple de travail bien pensé d'un schéma de workflow dans une organisation :
- L'entrepreneur prépare le document et le soumet au superviseur immédiat pour approbation
- Le chef de service envoie le document convenu au chef d'entreprise
- À son tour, le gestionnaire transmet le document approuvé au greffier, qui l'enregistre et le transmet au service d'expédition
Calcul rapide du volume de workflow
Tout d'abord, il convient de noter que les règles de calcul et d'analyse du volume de travail sont énoncées dans les "Règles de travail de bureau", qui ont été approuvées par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15/06/2009 n° 477 (modifié le 09/07/2011).
Deuxièmement, vous devez comprendre qu'un tel calcul ne peut être effectué qu'une fois par mois, donc une fois tous les 3 mois, une fois tous les six mois et une fois par an. Dans chaque organisation particulière, le chef avec l'aide d'un ordre interne résout ce problème.
Dans le même temps, dans tous les cas, les formulaires de comptabilité et d'enregistrement remplis par les commis sur le terrain sont pris comme base de calcul.
Ainsi, une unité de compte est :
- document original
- une copie du document, mais seulement s'il n'y a pas d'original et une copie au singulier. Tous les autres exemplaires sont comptés séparément
- documents joints à la lettre de motivation (comptés tous ensemble)
Les plaintes et les suggestions sont examinées séparément.
Ainsi, pour calculer rapidement le volume de workflow, utilisez la formule suivante :
Flux de travail total = a / a1 + b / b1 + c / c1, où :
- a est le nombre de documents reçus, a1 est le nombre de copies des documents reçus
- b – nombre de documents envoyés, b1 – nombre de copies des documents envoyés
- c – nombre de documents internes, c1 – nombre de copies de documents internes
Simplification de la circulation des documents
Si le problème de simplification du flux de travail est aigu, choisissez l'une des options suivantes :
- Transfert du flux de documents papier vers l'électronique. Un des plus moyens efficaces simplifier l'échange d'informations de gestion est le passage à gestion électronique des documents. Les informations stockées dans une base de données informatique unique parviennent plus rapidement aux artistes interprètes, il est plus facile de les prendre en compte, de les retrouver et de les imprimer sur papier.
- Centralisation du flux de documents. Pour exclure l'exécution de documents en double, il est nécessaire d'envoyer l'intégralité du flux de documentation aux commis du siège social. Cependant, s'il existe des succursales distantes, les documents sortants doivent être enregistrés localement.
- Entrainement d'employé. Bien sûr, pas un seul schéma de flux de travail bien conçu dans une organisation ne commencera à fonctionner si les commis ou autres employés impliqués dans le mouvement des documents ne comprennent pas ce qu'ils font. Le changement constant de personnel ne profitera pas non plus à la cause, il vaut donc mieux dépenser de l'argent pour former d'anciens employés que d'attirer constamment de nouvelles personnes.
"Pièges" de la gestion électronique des documents
Traduction de documents papier en formulaire électronique- pas tant un caprice du dirigeant qu'une nécessité qui se rencontre aujourd'hui.
Cependant, pour que le flux de documents dans l'organisation démarre avec succès le mouvement virtuel, il est nécessaire :
- utiliser des logiciels modernes
- Traduire archives papier sous forme électronique. Cela peut être fait de manière autonome en déléguant la tâche à d'anciens employés, ou avec l'aide d'organismes spéciaux.
- systématiser l'information électronique étape par étape
Dans le même temps, un refus total de conserver des documents papier doit être effectué au moment où la gestion électronique des documents est prête à fonctionner.
Respect des règles de circulation des documents
D'accord, il est plutôt désagréable de voir comment le schéma de flux de travail le plus simplifié créé sur un exemple de travail dans une organisation cesse à nouveau de fonctionner pour une raison inconnue. Pour éviter que cela se produise :
- rédiger le poste principal et les documents de l'organisation
- notez les exigences spécifiques pour remplir chaque document
- suivre séparément le travail de chaque division ou département afin de remarquer à temps lequel est en retard
- pour violation des délais de remise des documents
Une digression importante: si l'entreprise respecte tous les articles du Code du travail de la Fédération de Russie, il ne sera pas possible de percevoir des amendes auprès des employés.
Cependant, il existe une solution alternative : à la première violation de la disposition sur la circulation des documents, l'employé est soumis à des mesures disciplinaires(réprimander). À violation répétée– sanctions financières sous forme de réduction ou d'annulation des versements de primes (trimestriel, annuel).
Un tel système habituera rapidement les employés aux nouvelles règles et le responsable se débarrassera des problèmes inutiles.
Ainsi, le flux de travail est un cycle complet de mouvement de documents à partir du moment où ils sont émis () jusqu'au moment où l'exécution (envoi) est terminée.
Le schéma de flux de travail correct dans l'organisation garantit un traitement rapide décisions de gestion et travail efficace tous les départements et l'entreprise dans son ensemble.
Écrivez votre question dans le formulaire ci-dessous
Lire aussi :
Comment certifier des copies de documents dans ...
Plainte contre le patron à la haute direction -…
Techniques de vente par téléphone efficaces - Un aperçu…
Archivage et tenue de dossiers
Le flux de documents d'une organisation est le mouvement des documents dans une organisation à partir du moment où ils sont créés ou reçus jusqu'à l'achèvement de l'exécution ou de l'envoi. Une caractéristique du flux de travail est son volume, qui fait référence au nombre de documents reçus par l'organisation et créés par elle pendant une certaine période. De plus, l'enregistrement vous permet de contrôler l'exécution des documents et de les rechercher. Parallèlement à l'organisation du flux de travail, le concept d'organisation du travail avec des documents comprend le stockage des documents et leur utilisation dans ...
Circulation des documents : concept, fonctions, composants. Le volume de la circulation des documents, les méthodes de sa comptabilité.
Le flux de documents d'une organisation est le mouvement des documents dans une organisation à partir du moment où ils sont créés ou reçus jusqu'à l'achèvement de l'exécution ou de l'envoi.
Toute la documentation de l'institution est divisée en trois flux de documents :
Documents entrants (entrants)
Documents sortants (envoyés);
Documents internes.
Une caractéristique du flux de travail est son volume, qui fait référence au nombre de documents reçus par l'organisation et créés par elle pendant une certaine période. Cet indicateur est important, il doit être utilisé comme critère lors du choix de la forme organisationnelle du travail de bureau (traditionnel, automatisé), et également influencer la structure du service de travail de bureau et ses effectifs.
L'une des fonctions les plus importantes dans l'organisation du travail avec les documents est leur comptabilité, qui est assurée par l'enregistrement. Enregistrement d'un document enregistrant les informations d'identification d'un document sous la forme prescrite, fixant le fait de sa création, de son envoi ou de sa réception. De plus, l'enregistrement vous permet de contrôler l'exécution des documents, ainsi que de les rechercher.
Outre l'organisation du flux de travail, le concept d '«organisation du travail avec des documents» comprend le stockage des documents et leur utilisation dans les activités courantes de l'institution. Dans le cadre du système de classement en ce cas désigne un ensemble de moyens, de méthodes et de techniques de comptabilisation et de systématisation des documents en vue de leur recherche et de leur utilisation dans les activités courantes.
En résumant ce qui précède, nous pouvons distinguer deux composantes du travail de bureau (ou DOW) :
documentation des activités;
organisation du travail avec des documents officiels.
Ces composants sont interconnectés et pour créer système efficace Le travail de bureau dans l'organisation nécessite les deux et fonctionne en tandem.
Dans la chaîne technologique de traitement et de circulation des documents, on distingue les étapes suivantes :
Réception et traitement primaire des documents ;
Examen préliminaire et distribution de documents;
Inscription;
Contrôle d'exécution ;
Ouvrage d'information et de référence;
Réalisation des documents et envoi.
Le volume de flux de travail est compris comme le nombre total de documents entrants, sortants et internes pendant une certaine période de temps.
La comptabilisation du volume de flux de documents est organisée pour établir :
chargement de l'organisme (institution), de ses divisions et service de support documentaire de gestion ;
besoins de l'organisation (institution) ordinateurs organisationnels et électroniques.
Lors de la détermination du volume du flux de documents, tous les documents doivent être pris en compte une seule fois. Les documents entrants, sortants et internes sont comptés séparément. Séparément, les copies dactylographiées et les copies réalisées par reproduction opérationnelle sont prises en compte. Le volume total de flux de travail est exprimé en fraction, le numérateur est le nombre de documents de base, le dénominateur est le nombre de copies.
Ainsi que d'autres travaux qui pourraient vous intéresser |
|||
| 5574. | Application du théorème de changement de quantité de mouvement à l'étude du mouvement de l'énergie mécanique | 88 Ko | |
| Application du théorème de changement de quantité de mouvement à l'étude du mouvement de l'énergie mécanique. Le système mécanique se compose de trois corps 1, 2, 3 avec des masses, respectivement. Deux liaisons sont imposées au corps 1. Le support A empêche le corps de bouger... | |||
| 5575. | Étudier les propriétés de l'attention | 44 Ko | |
| L'étude des propriétés de l'attention. But du travail : Mesurer et donner caractéristique qualitative les principales propriétés de l'attention : concentration, stabilité, volume, commutation. Matériaux. Méthodes d'étude de l'attention: Test de tapotement Test correctif (lettre ... | |||
| 5576. | Calcul de l'assemblage de la charnière du mécanisme d'étirement à haubans | 116 Ko | |
| Calcul de l'assemblage articulé du mécanisme d'étirement à haubans. Données initiales : Charge maximale Fmax=200 103H Coefficient d'asymétrie cyclique RF=0,8 Rapport longueur et diamètre de la surface de l'anneau l/d=0,7 Rapport longueur et largeur de la section rectangulaire... | |||
| 5577. | L'étude des propriétés, des formes et des opérations de la pensée | 44 Ko | |
| Etude des propriétés, formes et opérations de la pensée Objet du travail : recherche : propriétés de la pensée : labilité (mobilité) des formes de la pensée : structure et corrélation des concepts des opérations de la pensée : comparaison, généralisation, abstraction. Les mères... | |||
| 5578. | Étude de l'efficacité de divers types de structures organisationnelles | 177 Ko | |
| La structure de l'organisation est l'élément principal de toute organisation, non seulement la caractérisant, mais représentant également le mécanisme même de construction et de fonctionnement de l'organisation. Bon choix structure organisationnelle est un facteur nécessaire... | |||
| 5579. | LE SANG COMME MILIEU INTERNE DE L'ORGANISME ET MOYEN DE TRANSPORT DE SUBSTANCES. PROPRIÉTÉS PHYSICO-CHIMIQUES DU SANG | 177.94KB | |
| Système sanguin fonctionnel (composition, fonctions, méthodes de recherche). Composition physique et chimique de l'homéostasie environnement interne(composition et paramètres physico-chimiques du sang). Le sang comme moyen de transport de substances. | |||
| 5580. | Roulements | 113,5 Ko | |
| La différence entre les roulements et les paliers lisses. Dans tout mécanisme ou machine, on distingue deux types de roulements mobiles : les roulements à frottement glissant et les roulements à frottement roulant. Dans le premier cas, il y a un mouvement mutuel et une interaction des travailleurs ... | |||
| 5581. | Explorer les propriétés de la mémoire | 55 Ko | |
| Etudier les propriétés de la mémoire Objectif du travail : étudier la dynamique des processus de mémorisation, identifier le type prédominant de mémoire figurative (visuelle, auditive). Matériels : Méthodes pour l'étude de la mémoire : Test de mémoire dynamique Tableaux avec images ... | |||
| 5582. | Justification et calcul de l'éclairage artificiel des locaux du bâtiment restaurant | 98 Ko | |
| Justification et calcul éclairage artificiel locaux du restaurant Tâche 1. Exigences des lignes directrices sur l'assainissement industriel et la santé au travail 2. Analyse des risques et facteurs nocifs pendant la construction et l'exploitation du bâtiment ... | |||
AGENCE FÉDÉRALE POUR L'ÉDUCATION
ÉTABLISSEMENT ÉDUCATIF D'ÉTAT
ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL SUPERIEUR
UNIVERSITÉ TECHNIQUE D'ÉTAT DON
Faculté des sciences sociales et humaines
TEST
Dans la discipline "Organisation et technologie de la documentation d'appui à la gestion"
- Thème : « Le volume de flux documentaire de l'institution. Comptabilisation du nombre de documents dans l'organisation. Étapes du mouvement des documents sortants dans l'organisation "
effectué :
élève du groupe GZDU 3-1
Kalaktsuzova Kristina Sergeevna
numéro de registre 073799
vérifié:
Candidat en sciences économiques, professeur agrégé
Vatolina M.V.
Rostov-sur-le-Don
2009
Présentation 3
- Le volume de flux de documents de l'institution. Comptabilisation du nombre de documents dans l'organisation. quatre
Étapes du mouvement des documents sortants dans l'organisation. sept
- Règlement sur le service de support documentaire pour la gestion de ZAO Tekhkom. Dix
Liste de la littérature utilisée 19
Annexe 20
Introduction
L'organisation du travail avec des documents implique l'organisation du flux de documents de l'institution, le stockage des documents et leur utilisation dans les activités de l'institution. Le flux de documents d'une institution est un ensemble de procédures interdépendantes qui assurent le mouvement des documents dans une institution à partir du moment où ils sont créés ou reçus jusqu'à la fin de l'exécution ou de l'envoi. Afin d'organiser rationnellement le flux de travail, tous les documents sont répartis entre les flux de documents, par exemple, les documents enregistrés et non enregistrés ; documents entrants, sortants et internes ; documents envoyés et reçus d'organisations supérieures, ou documents envoyés ou reçus d'organisations subordonnées, etc. Un flux de documents est un ensemble de documents qui remplissent un objectif spécifique dans le processus de flux de documents.
Une caractéristique du flux de documents est son volume. Le volume de flux de travail fait référence au nombre de documents reçus par l'organisation et créés par elle pendant une certaine période de temps, généralement un an. Le volume de travail est un indicateur important utilisé comme critère pour décider du choix d'une forme d'organisation du travail de bureau, de l'organisation d'un système de recherche d'informations pour les documents d'une institution, de la structure du service du travail de bureau, de son personnel et d'autres problèmes.
Le volume de flux de documents de l'institution. comptabilisation du nombre de documents dans l'organisation.
Le volume de travail est un indicateur important utilisé comme critère pour décider du choix d'une forme d'organisation du travail de bureau, de l'organisation d'un système de recherche d'informations pour les documents d'une institution, de la structure du service du travail de bureau, de son personnel et d'autres problèmes. L'une des fonctions les plus importantes de l'organisation du travail avec des documents est la fonction de comptabilité des documents.
Le volume de flux de travail est le principal moyen de déterminer les besoins réels en technologie organisationnelle et informatique, de choisir le système le plus efficace pour enregistrer les documents et de construire un appareil de référence.Le volume de flux de travail s'entend comme le nombre de documents enregistrés au lieu d'enregistrement. pendant une période de temps choisie
En règle générale, le service d'assistance à la documentation des organisations enregistre chaque année le nombre de documents. Les résultats de la comptabilité devraient servir de base pour déterminer les effectifs du service lui-même, planifier, acquérir moyens techniques traitement des documents. Une analyse du flux de travail peut montrer l'intensité globale du travail des employés, la dynamique de cette tension au cours de l'année et d'autres statistiques intéressantes.
Pour que ce travail apporte des résultats concrets, il doit servir de base à la planification de diverses mesures visant à améliorer le support documentaire et à prévoir l'efficacité de ces activités. Cette approche prédétermine une certaine complication des paramètres par lesquels il est possible de prendre en compte le nombre de documents, et rend la méthode de comptage dépendante de ses buts, mais donne finalement la possibilité de faire des sommations multiples pour chacun des paramètres.
Le nombre de copies de documents et leurs tirages constituent les principales données initiales pour déterminer l'équipement technique et la technologie optimaux du service de copie.
Le volume de travail dactylographié effectué, comparé aux normes de temps typiques pour le travail dactylographié, permet de déterminer le nombre de personnel technique requis.
Les indicateurs du nombre de documents de différentes périodes de stockage permettent de prédire plus précisément le travail d'une archive départementale, la nécessité et l'opportunité de microfilmer des documents.
Le volume de flux de travail est le principal moyen de déterminer les besoins réels en technologie organisationnelle et informatique, de choisir le système le plus efficace pour enregistrer les documents et de construire un appareil de référence.
Le volume de flux de documents s'entend comme le nombre de documents enregistrés au lieu d'enregistrement pour la période de temps sélectionnée. L'unité de calcul est prise comme le document lui-même (original), et chacune de ses copies (reproduction de circulation). Pour simplifier le calcul, il est recommandé qu'un document dupliqué en 10 exemplaires compte pour dix documents.
Un calcul et une analyse de haute qualité, complets et qualifiés du flux de documents dans les organisations doivent être effectués une fois par an par un groupe d'employés spécialement dédié sous la direction du service de documentation. Le calcul et l'analyse du flux de travail sont requis lors de la compilation de la feuille de temps de l'organisation. Où:
- le nombre de documents est compté aux lieux de leur enregistrement selon les formulaires d'enregistrement ;
les documents non enregistrés sont comptés lors de la visualisation feuille par feuille dans les lieux de leur stockage;
le nombre d'exemplaires dactylographiés créés est déterminé par les journaux d'enregistrement des travaux dactylographiés au bureau des machines et par des entretiens avec les employés des divisions structurelles lors de la décentralisation des travaux dactylographiés ;
le comptage de la circulation des documents peut être effectué en fonction des journaux d'enregistrement des commandes ou des commandes de travaux de copie et de duplication;
si l'organisation applique formes unifiées et une feuille de temps a été établie, qui comprend la circulation des formulaires, alors dans ce cas, les données de la feuille de temps sont utilisées pour calculer le nombre documents créés et complétés par des indicateurs de la circulation totale de leur reproduction. Dans le même temps, l'exactitude de l'établissement de la circulation des formulaires dans le bulletin et la consommation réelle de papier pour la même période sont précisées;
les propositions, déclarations et plaintes des citoyens sont prises en compte de manière indépendante ;
La comptabilisation du nombre de documents de l'organisation conformément à la méthodologie choisie peut être effectuée à la fois, périodiquement, mais au moins une fois par an sous la direction et avec la participation du service d'assistance à la documentation. indicateurs et fournis à la direction de l'organisation. Dans le même temps, des propositions doivent également être préparées pour améliorer le travail avec des documents et son support technique.
- Étapes du mouvement des documents sortants dans l'organisation.
Les documents envoyés par l'organisme, y compris sur support machine, sont triés, conditionnés, postés et livrés en bureau de poste.
Le traitement et l'expédition sont effectués de manière centralisée par le transitaire, le service administratif ou le secrétariat conformément à la réglementation postale en vigueur.
L'expédition accepte les documents d'expédition entièrement signés, signés, enregistrés, avec une marque sur la catégorie de départ.
Le service de gestion des archives vérifie l'exactitude des documents, la présence des demandes spécifiées dans le document, la correspondance du nombre d'exemplaires au nombre de destinataires, les dates de signature, d'enregistrement et d'envoi.
Les documents non formés ou mal exécutés sont renvoyés aux exécuteurs pour révision des divisions structurelles.
Pour la correspondance recommandée, les employés de bureau dressent un état des lieux de la distribution, sur lequel le nom de l'employé et la date d'envoi sont apposés sur l'expédition.
Les documents sur support machine sont acceptés pour expédition dans un emballage répondant aux exigences techniques, s'il existe une lettre d'accompagnement rédigée et enregistrée de la manière prescrite
Les documents remis pour expédition sont traités et envoyés le jour même ou au plus tard dans la première quinzaine du jour ouvrable suivant.
Le mouvement des documents sortants comprend les étapes suivantes:
1. Préparation par l'exécuteur du projet de document.
2. Coordination (approbation) du projet de document.
3. Finalisation du projet de document sur la base des commentaires.
4. Nouvelle approbation du document.
5. Signature du document par la tête.
6. Enregistrement du document (au service de l'établissement d'enseignement préscolaire ou dans l'unité, si le document est signé par le responsable de l'unité).
7. Transfert du document au service de l'établissement d'enseignement préscolaire (si le document est signé par le chef d'unité).
8. Envoi du document au correspondant et transfert de la copie au dossier.
Etapes de traitement des documents sortants :
1. Le document de sortie est préparé par le contractant dans le département (un projet de document est rédigé et approuvé). Le plus souvent, le document sortant est établi par l'exécuteur testamentaire et le secrétaire vérifie l'exactitude de l'exécution.
2. Document complété envoyé au gestionnaire pour signature. entreprises.
3. Après signature par le responsable du document enregistrement secrétaire ou bureau.
4. Document enregistré envoyé au destinataire. L'envoi doit être effectué le jour de la réception du document au bureau.
5. copier copier secrétaire aux documents cousu dans l'étui.
Règlement sur le service de support documentaire de la direction de CJSC Tekhkom
1. Dispositions générales
- 1.1. Le service d'appui à la documentation de gestion est une unité structurelle indépendante relevant directement du directeur de CJSC Tekhkom.
- 1.2 Le service d'appui documentaire de la direction dans ses activités est guidé par des actes législatifs et autres actes réglementaires le pouvoir de l'État et l'administration de la Fédération de Russie et des entités constitutives de la fédération, documents administratifs des autorités supérieures et CJSC Tekhkom, GSDOU, règles, instructions, recommandations méthodologiques élaborées par CJSC Tekhcom et autres normes applicables sur les questions de support documentaire pour la gestion des ce règlement. Les activités des employés de bureau sont régies par des descriptions de poste.
- 1.3. Le Service d'appui documentaire à la gestion est dirigé par le chef du Service d'appui documentaire à la gestion, qui est nommé au poste et démis de ses fonctions par ordre du directeur de ZAO Tekhkom.
- 1.4. Une personne ayant une formation professionnelle supérieure et une expérience de travail dans services préscolaires au moins deux ans.
a) divisions pour la comptabilité et l'enregistrement, le contrôle, l'amélioration du travail avec
documents et mise en œuvre des moyens techniques ;
b) examen des courriers (réclamations);
c) secrétariat ;
d) expédition ;
e) bureau de dactylographie ;
f) bureau de copie et de reproduction ;
g) archiver.
1.6. Service de documentation de gestion
etc.................
Organisation du travail avec des documents– organisation du flux de travail et utilisation des documents dans les activités courantes de l'institution.
Il ressort de la définition que l'un des composants de l'organisation du travail avec des documents est le flux de travail.
Flux de documents
Le mouvement des documents dans une organisation à partir du moment où ils sont créés ou reçus jusqu'à ce qu'ils soient complétés ou envoyés est appelé flux de documents.
L'organisation du mouvement des documents est une partie importante du processus de travail de bureau. La documentation doit être organisée de manière à ce que chemin mouvement de chaque document était le plus court, l'itinéraire est direct, temps de transit - minimal. La règle principale de l'organisation du flux de travail est le mouvement rapide des documents le long du chemin le plus court avec un minimum de temps et de travail.
L'organisation du flux de documents doit viser à :
- Raccourcissez les chemins d'accès aux documents. Seule la nécessité commerciale devrait influencer son mouvement. Pour ce faire, vous devez examiner attentivement le chemin de son passage.
- Établir une uniformité maximale dans la séquence de passage et de traitement de types spécifiques de documents. Cette condition peut être remplie en développant des schémas pour le passage de types spécifiques de documents.
- Exclure le mouvement de retour des documents (en particulier avec l'approbation externe et interne, la livraison et l'enregistrement).
- Utiliser activement l'équipement de bureau et les dernières technologies de l'information lors de la soumission de documents.
Le respect de ces conditions vous permet d'obtenir :
- flux direct sens des flux de documents, c'est-à-dire exclusion des actions en double dans la préparation et le traitement des documents ;
- rythme, c'est à dire. revenu uniforme et charge de travail proportionnelle des employés de l'organisation.
Prise en compte du volume de flux de travail
Volume de flux de documents est exprimé par le nombre total de documents reçus par l'organisation et créés par elle pendant une certaine période.
Le volume de flux de travail est compris comme le nombre de copies originales des documents entrants, sortants et internes et des appels des citoyens pendant une certaine période. Lors du calcul du volume de circulation de documents, les copies de documents réalisées à l'aide de divers moyens techniques sont également prises en compte. Mais ils sont considérés séparément des documents originaux. Les résultats du calcul sont établis sous la forme d'un résumé, certificat de données sur le volume de flux de travail. Leurs formulaires sont développés par l'organisation. Par exemple:
Une organisation peut définir n'importe quel fréquence de comptage des flux de documents: hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel. Une analyse quantitative et qualitative du flux de documents peut être effectuée.
Les résultats obtenus lors du calcul du volume de travail sont utilisés pour déterminer la structure et les effectifs du service de bureau pour analyser la charge de travail divisions structurelles et les interprètes individuels.
Analyse des flux de documents
Dans le flux de documents de toute organisation, les flux de documents suivants sont distingués :
o documents entrants (obtenus de l'extérieur, d'autres institutions) ;
o Documents créés dans l'établissement.
Lors de l'étude du workflow, chacun des groupes est considéré séparément. Documents entrants analysés par des correspondants - auteurs de documents :
o les documents des institutions de niveau supérieur (décrets, résolutions, décisions, ordonnances, ordonnances, lettres, etc.) contenant des instructions, des explications et des informations ;
o documents des institutions subordonnées - documentation primaire de planification, de rapport et de comptabilité et demandes diverses ;
o Documents d'institutions tierces contenant des informations concernant la résolution de certains problèmes ou l'adoption d'actions communes ;
o les appels (suggestions, plaintes, déclarations) des citoyens.
L'analyse des documents entrants des auteurs-correspondants permet de constituer une base de données des correspondants permanents avec lesquels s'effectue la correspondance (adresses, téléphones, noms, prénoms, patronymes, fonctions de direction).
Les documents peuvent être classés par type :
o administratif (décrets, décisions, arrêtés, instructions) ;
o information et analytique (lettres, actes, certificats, notes, etc.) ;
o comptabilité et reporting.
De plus, tous les documents entrants peuvent être divisés par contenu en initiative (qui, à son tour, est divisée en ceux qui nécessitent une réponse ou une mise en œuvre, et ceux envoyés pour information) et des lettres de réponse, c'est-à-dire documents reçus en réponse à la demande de l'établissement.
Selon l'importance de l'auteur et du contenu, les documents entrants sont envoyés au chef d'établissement, aux divisions structurelles ou à un contractant spécifique. Par conséquent, l'ensemble du flux de documents entrants est divisé en plusieurs groupes, chacun ayant des chemins différents et nécessitant une séquence de travail différente avec eux.
À qui exactement tel ou tel document doit être transféré est déterminé par le service administratif ou le secrétaire au stade de l'examen préliminaire.
Documents créés dans l'établissement, sont divisés en deux groupes :
o les institutions internes créées pour les besoins ne fonctionnent que dans ses limites ;
o Des week-ends qui, une fois créés, sont envoyés à d'autres institutions.
Documents internes, généralement pas envoyé. Toutefois, sous réserve de la désunion territoriale des divisions structurelles ou de l'existence d'une antenne de l'établissement où ils sont envoyés et documents internes, par exemple, administratif, pour les documents internes, l'étape de départ doit également être fournie.
Tous les documents créés dans l'institution sont divisés en documents d'initiative (rédigés pour répondre aux besoins de l'institution ou développés pour remplir les tâches des autorités supérieures) et préparés en réponse aux demandes reçues.
documents de sortie, comme ceux d'entrée, il peut être analysé par types et par correspondants-destinataires. Les documents de sortie sont également divisés en ceux qui nécessitent une réponse et ceux envoyés pour information, afin d'informer.
De cette manière, les documents des institutions peuvent être examinés avec des flux de documents. Et chaque flux a certaines caractéristiques de passage et de traitement.
Détermination du volume de workflow
Le volume de flux de documents d'une institution est déterminé en tenant compte de tous les flux de documents pendant une certaine période - en règle générale, pendant un an. Chaque document est compté une fois. Il est recommandé de compter séparément le nombre de documents originaux et de copies.
Les documents entrants et sortants sont pris en compte au stade de la réception et de l'envoi des courriers (réexpédition, secrétariat). Les documents internes sont comptés au lieu de leur enregistrement ou de leur préparation. Tous les documents internes sont également soumis à enregistrement (rapports, certificats, déclarations, etc.). La comptabilité de ces documents peut être effectuée non seulement par le service administratif, mais également par d'autres divisions structurelles, par exemple par le service du personnel, la comptabilité, le département de l'information scientifique et technique, etc.
Les copies reproduites sont comptées séparément au bureau de copie et de reproduction, au bureau de dactylographie, au service de préparation automatisée des documents. Dans ce cas, le système comptable utilisé dans l'organisation est appliqué.
Le calcul est effectué en fonction des formulaires d'enregistrement des documents d'entrée, internes (en règle générale, par type) et de sortie. Afin de déterminer plus précisément le volume de flux de documents, les documents non soumis à enregistrement doivent également être pris en compte, car leur traitement nécessite également un certain temps. Cela peut être fait en utilisant les registres de correspondance entrante (voir annexe 45).
La gestion documentaire vous permet de :
o calcul du nombre régulier de personnel de bureau;
o identifier l'efficacité de l'utilisation de la mécanisation et de l'automatisation des processus bureautiques ;
o déterminer le degré de charge de travail du personnel de bureau, ainsi que les divisions structurelles et les interprètes individuels travaillant avec des documents.
La fréquence de comptage du flux de travail est déterminée par le service administratif. Dans les grands établissements, le workflow est pris en compte sur une base mensuelle, ce qui permet de déterminer les périodes de travail les plus intenses. Le calcul peut également être effectué trimestriellement. Dans les petits établissements, il est conseillé de compter le nombre de documents par an. Les données finales de la comptabilité des flux de documents sont établies avec le certificat suivant :
Le formulaire de référence sur le volume de flux de travail est entré comme modèle dans la mémoire de l'ordinateur et imprimé à la fréquence requise.