Obligations des contribuables (payeurs de redevances)
1. Les contribuables sont obligés :
8) dans un délai de quatre ans, assurer la sécurité des données comptables et des autres documents nécessaires au calcul et au paiement des impôts, ainsi que des documents confirmant les revenus perçus (pour les organisations - également les dépenses encourues) et les impôts payés (retenus);
. Contrôle fiscal terrainSi les inspecteurs ont fonctionnaires des motifs suffisants de croire que les documents constatant la commission d'infractions peuvent être détruits, cachés, altérés ou remplacés, ces documents sont saisis dans les formes prescrites par l'article 94 du présent code, selon un acte dressé par ces agents. La loi sur la saisie des documents doit justifier la nécessité de la saisie et fournir une liste des documents à saisir. Le contribuable a le droit, lors de la saisie de documents, de faire des commentaires qui doivent figurer dans l'acte à sa demande. Les documents saisis doivent être numérotés, lacés et apposés du sceau ou de la signature du contribuable ( agent des impôts, payeur de la redevance). En cas de refus du contribuable (agent des impôts, payeur de la redevance) d'apposer un cachet ou une signature sur les documents saisis, une mention spéciale est faite à ce sujet. Une copie de l'acte de saisie des documents est transmise au contribuable (mandataire des impôts, payeur de la redevance).
. Saisie de documents et d'objets1. La saisie des documents et objets est effectuée sur la base d'une décision motivée de l'agent de l'administration fiscale procédant au contrôle fiscal sur place.
La décision spécifiée est soumise à l'approbation du chef (son adjoint) de l'autorité fiscale qui a pris la décision de procéder à un contrôle fiscal.
2. Il est interdit de saisir des documents et des objets la nuit.
3. La saisie de documents et d'objets est effectuée en présence de témoins et de personnes dont les documents et les objets sont saisis. À cas nécessaires un spécialiste est invité à participer à la réalisation de la fouille.
Avant le début de la saisie, un agent de l'administration fiscale présente une résolution sur la saisie et explique aux personnes présentes leurs droits et obligations.
4. Un fonctionnaire d'une administration fiscale propose à la personne auprès de laquelle la saisie de documents et d'objets est opérée de les remettre volontairement, et en cas de refus, la saisie est opérée par la force.
Si la personne auprès de laquelle la saisie est effectuée refuse d'ouvrir les locaux ou autres lieux où peuvent se trouver les documents et objets susceptibles d'être saisis, le fonctionnaire de l'administration fiscale a le droit de le faire de manière indépendante, en évitant de causer des dommages inutiles aux serrures , portes et autres objets.
5. Les documents et pièces qui n'ont pas de rapport avec l'objet d'un contrôle fiscal ne sont pas susceptibles de saisie.
6. Il est établi un protocole sur la saisie, la saisie des documents et objets conformément aux prescriptions prévues à l'article 99 du présent code et au présent article.
7. Les documents et objets saisis sont répertoriés et décrits dans le procès-verbal de saisie ou dans les descriptions qui y sont annexées avec l'indication exacte du nom, de la quantité et signes individuels articles et, si possible, la valeur des articles.
8. Dans les cas où il n'y a pas suffisamment de copies des documents de la personne contrôlée pour effectuer des mesures de contrôle fiscal et que l'administration fiscale a des motifs suffisants de croire que les documents originaux peuvent être détruits, cachés, corrigés ou remplacés, un agent du l'administration fiscale a le droit de saisir les documents originaux de la manière prescrite par cet article.
Lors de la saisie de ces documents, des copies en sont faites, qui sont certifiées par un agent de l'administration fiscale et remises à la personne à qui ils sont saisis. S'il est impossible de faire ou de transférer les copies faites simultanément avec le retrait des documents autorité fiscale les transfère à la personne saisie des documents, dans les cinq jours suivant la saisie.
9. Tous les documents et objets saisis sont présentés aux témoins et autres personnes participant à la saisie et, si nécessaire, sont emballés sur le lieu de la saisie.
Les documents saisis doivent être numérotés, lacés et apposés du sceau ou de la signature du contribuable (mandataire des impôts, redevable). En cas de refus du contribuable (mandataire des impôts, payeur de la redevance) d'apposer un cachet ou une signature sur les documents saisis, une mention spéciale est portée à ce sujet dans le procès-verbal de saisie.
10. Un exemplaire du procès-verbal de saisie des documents et objets est remis contre récépissé ou adressé à la personne de qui ces documents et objets ont été saisis.
Chaque jour, les archives de données de toute organisation augmentent. Certains documents ont une valeur informative perpétuelle, tandis que d'autres perdent rapidement leur valeur pratique.
Combien de temps et quels documents doivent être conservés, quelle méthode d'élimination est prévue pour certains types de documents ? Ces questions et d'autres sont clairement prises en compte et expliquées par la législation existante. La sélection des documents soumis au stockage de l'État, ou l'établissement des conditions de leur conservation, est basée sur les données d'une expertise des documents.
Délais généraux de conservation des documents
Pour différents types de documentation, certaines durées de conservation ont été développées :
- temporaire - jusqu'à 10 ans;
- à long terme - plus de 10 ans;
- constant.
Les caisses de périodiques à conservation à long terme et permanente, une fois achevées, sont transférées au stockage d'unités spéciales (pendant 2 ans à des fins de référence). Rendez-vous ensuite dans la rubrique des documents d'archives.
La durée de conservation des données ne dépend pas du support de stockage (électronique, papier). La valeur d'un document est affectée par les informations qu'il contient.
Un examen spécial est nommé, qui détermine la nécessité d'une utilisation ultérieure de l'affaire. Désignez les documents qui peuvent être utilisés dans l'intérêt (ou contre) l'État, la société, la science, les individus, etc.
Les principaux objectifs de l'examen de la valeur des documents
Dans le travail de bureau d'une organisation ou d'une entreprise, dans archives d'état ne pas se passer d'une expertise spécialisée dans l'évaluation des documents.
Le but principal de l'examen:
- Déterminer ou modifier la période de stockage ultérieur d'un document.
- La sélection des documents à détruire qui n'ont pas de valeur ou le contenu pratique des informations qu'ils contiennent a perdu de sa pertinence.
- Détermination de la durée de conservation des documents qui n'ont pas de valeur scientifique ou historique, mais qui ont une signification pratique.
- Évaluation de la documentation qui a :
- politique;
- économique;
- scientifique;
- valeur culturelle et autre
Les questions de stockage, d'achèvement, de comptabilité et de cession ultérieure des documents sont régies par la loi sur les archives.
Dans le processus activités d'experts a été compilé et liste approuvéeà partir de 12 sections documents standards(avec une indication claire de la période de leur stockage), qui sont apparus à la suite des activités fonctionnelles des structures étatiques, des institutions, des entreprises, etc.
Sections I et IV
De la liste établie, les sections I et IV présentent un vif intérêt. La tenue des dossiers et leur stockage dans les deux domaines sont étroitement liés. Après tout, de conception correcte et la conservation des dossiers du personnel, d'autres frais comptables en dépendent.
Comptabilité des documents du personnel (I)
Les originaux et les copies des documents du personnel de l'organisation sont soumis à la conservation.
Période de conservation des dossiers :
- 1 an:
- des journaux reflétant la comptabilisation du temps de travail (tableaux, feuilles de temps) ;
- données des personnes non embauchées ;
- horaires des vacances.
- 3 années:
- pouvoirs des documents confirmant activité de travail et l'ancienneté du salarié ;
- dossiers de discipline du travail;
- 5 années:
- lois, règlements, rapports de sécurité;
- extraits sur l'amélioration des conditions de travail et la protection du travail;
- documents confirmant la familiarisation, la formation, la certification des employés sur la sécurité et son respect;
- données de voyage ;
- 75 ans :
- caractéristiques et cartes personnelles des employés ;
- les contrats de travail des salariés ;
- 50 ans (sur demande du propriétaire) :
- documents personnels, originaux (certificats, diplômes, cahiers de travail, certificats, etc.);
- En permanence:
- conventions collectives;
- affaires personnelles des dirigeants.
Documents comptables(IV)
Des conditions et des périodes de stockage distinctes sont appliquées aux documents comptables de la structure étatique.
La documentation primaire, les données des registres comptables, les bilans, les rapports après traitement doivent être stockés dans une pièce spéciale (armoire fermée) jusqu'à leur transfert aux archives de l'organisation. Les formulaires de déclaration stricte sont stockés dans des coffres-forts ou des armoires métalliques. La responsabilité de la sécurité des dossiers incombe à une personne habilitée par le chef comptable.
En cas de perte, détérioration, transfert non autorisé documents comptables le chef d'entreprise doit avertir les forces de l'ordre.
Le retrait (en particulier la destruction) de la documentation a lieu conformément aux exigences établies par la législation en vigueur.
Périodes de stockage communes :
- documents primaires, formulaires - au moins 3 ans;
- documents de trésorerie soumis à surveillance financière (informations sur les transactions financières) - 5 ans;
- règlement et paie - 75 ans (s'il n'y a pas de compte personnel).
Il n'est pas permis de retirer des fichiers à la fin de la période de stockage, sans vérification services fiscaux pour la période indiquée.
La décision de détruire ou de transférer les dossiers à la section des archives est prise par une commission spéciale.
Les données détaillées relatives à chaque élément de la liste des documents standard peuvent être examinées en détail dans le tableau généré et approuvé.
| Type de document | Durée de conservation | Noter |
| Commandes, commandes ; documents (certificats, résumés, informations, rapports, etc.) à eux : | ||
| par cœur de métier | en permanence | envoyé pour information - jusqu'à ce que le besoin passe |
| par le personnel | 75 ans | EPC. Sur l'octroi de congés réguliers et d'études, de devoirs, de pénalités, de voyages d'affaires nationaux de courte durée - 5 ans |
| sur les questions administratives et économiques | 5 années | |
| Balances et rapports comptables ; documents (annexes au bilan, notes explicatives, formulaires spécialisés) leur étant destinés : | ||
| annuel consolidé | en permanence | |
| annuel | en permanence | |
| trimestriel | 5 années | |
| période | 1 an | en l'absence de trimestriel - constamment |
| transmission, séparation, bilans de liquidation; demandes, notes explicatives pour eux |
en permanence | |
| documents analytiques (tableaux, notes, rapports) au rapport annuel bilans et rapports |
En permanence | |
| lettre d'approbation et clarification des bilans et des rapports |
5 années | |
| documents (protocoles, actes, conclusions) sur l'examen et approbation des bilans et rapports |
en permanence | trimestriel - 5 ans |
| messages (preuves) sur enregistrement fiscal corps |
5 ans après la radiation | |
| rapports de transferts monétaires des sommes pour l'État et assurance non étatique (retraite, médical, sociale, emploi) |
en permanence | |
| Déclarations fiscales : | ||
| annuel | en permanence | |
| trimestriel | 5 années | en l'absence d'annuel - constamment |
| période | 1 an | à défaut de trimestriel - 5 ans |
| documents (calculs, certificats, tableaux, informations) sur les charges à payer et les montants d'impôts transférés en budget à tous les niveaux. Correspondance sur les désaccords problèmes fiscaux, perception des droits d'accise et autres taxes |
5 années | CBE |
| documents (calculs, informations, déclarations, décisions, listes, déclarations, correspondance) concernant dispense de paiement impôts, prestations, prêts, reports ou refus de celui-ci pour les taxes, accises et autres frais |
5 années | CBE |
| documents de déclaration d'impôt recettes aux budgets de divers des fonds communs et extrabudgétaires, des dettes sur eux |
5 années | |
| Rapports d'exécution des devis : | ||
| annuel consolidé | En permanence | |
| annuel | En permanence | |
| trimestriel | 5 années | en l'absence d'annuel - constamment |
| Autres documents sur la conduite de la production et des activités économiques | ||
| synthétique, analytique, comptes matériels de la comptabilité comptabilité |
5 années | |
| documents (plans, rapports, protocoles, actes, certificats, mémorandums, correspondance) sur réalisation d'audits documentaires financière et économique Activités, travaux de contrôle et d'audit, y compris la vérification de la caisse enregistreuse, l'exactitude des impôts et les autres |
5 années | en cas de litiges, de désaccords, d'enquêtes et de cas judiciaires, ils sont conservés jusqu'à ce qu'une décision finale soit prise |
| livres comptables (grand livre, journaux de commandes tableaux de développement, etc.) |
5 années | |
| documents et demandes primaires à eux, fixant le fait transaction d'affaires et fourni la base de pièces comptables (caisse, documents bancaires, talons chéquiers bancaires, commandes, feuilles de temps, avis bancaires et les exigences de transfert, agit sur réception, livraison, cession de biens et matériaux, reçus, racines à eux, factures, lettres de voiture et rapports préalables, etc.). Documents sur l'acceptation de complété travaux (actes, certificats) |
5 années | sous réserve de la réalisation de l'audit (vérification). En cas de litiges, de désaccords, d'enquêtes et de cas judiciaires, ils sont conservés jusqu'à ce qu'une décision finale soit prise. |
| documents (actes, renseignements, correspondance) sur les règlements mutuels et transferts entre organisations |
5 années | |
| correspondance à propos financière et économique activités (sur la comptabilisation des fonds, sur pénalités, amendes, acceptation, livraison, rétractation actifs matériels, etc.) |
||
| émission et retour de correspondance prêts |
5 années | |
| documents (certificats, actes, obligations, correspondance) sur comptes à recevoir et à payer dettes, déficits, détournement de fonds, vol |
5 années | |
| lettres de garantie | 5 années | |
| documents (protocoles, actes, calculs, conclusions) sur la réévaluation immobilisations, détermination amortissement des immobilisations, évaluation la valeur des biens de l'organisation |
en permanence | |
| documents (demandes, instructions, graphiques, actes) contre paiement, échange, acceptation et transfert de factures |
en permanence | |
| contrats, accords (crédit, métier, opérationnel) contrats immobiliers assurance, avec auditeurs (cabinets d'audit) |
5 ans après l'expiration du contrat (accord). CBE | |
| accords de responsabilité | 5 ans après le licenciement du responsable financier | |
| documents (comptes rendus de réunions commission d'inventaire, déclarations) sur l'inventaire immobilisations, biens immobiliers, bâtiments et constructions, articles d'inventaire |
5 années | sous réserve de la réalisation de l'audit (vérification). En cas de litiges, de désaccords, d'enquêtes et de cas judiciaires, ils sont conservés jusqu'à ce qu'une décision finale soit prise. |
| documents (factures, certificats, correspondance, etc.) sur les finances charitable Activités |
5 années | CBE |
| Comptabilité du personnel, salaires, etc. | ||
| comptes personnels des employés | 75 ans | CBE |
| réglementation sur les primes des employés | 5 années | EPC. Ces documents sont conservés pendant cinq ans après avoir été remplacés par de nouveaux. |
| documents (règlement consolidé relevés (de règlement et de paiement) (tabulagrammes) pour publication salaires, avantages sociaux, frais, aide financière et autres paiements ; procuration pour recevoir de l'argent et articles d'inventaire, y compris annulé procuration) |
5 années | La durée de conservation est de 5 ans, sous réserve de la réalisation de l'audit (vérification). En cas de litiges, de désaccords, d'enquêtes et de cas judiciaires, ils restent jusqu'à ce qu'une décision finale soit prise. À En l'absence de comptes personnels, ces documents (hors procurations) sont conservés pendant 75 ans |
| correspondance de paie frais; informations, informations sur le total revenu des employés pour l'année et paiement impôts; informations sur la comptabilisation des fonds, limites les salaires et le contrôle de leur distribution, sur les règlements pour dépassements de budget et arriérés les salaires, les retenues sur salaires, sur fonds la sécurité sociale, o congés payés et jours fériés allocations; documents (copies de rapports, déclarations, listes d'employés, références, extraits de protocoles, conclusions) sur le versement des prestations, indemnité de congé de maladie |
5 années | |
| documents (déclarations, décisions, certificats, correspondance) concernant le paiement vacances d'études |
jusqu'à la fin du besoin, mais pas moins de 5 ans | |
| Livres, magazines, cartes comptables : | ||
| papiers précieux | en permanence | |
| immobilisations (bâtiments, structures) | 5 ans après la liquidation des immobilisations, sous réserve de la réalisation de l'audit (audit) | |
| recettes et dépenses en espèces documents (factures, paiement ordres) |
||
| propriété économique; auxiliaire, contrôle (transport, fret, poids et etc.) |
5 ans sous réserve de réalisation de l'audit (audit) | |
| salaires déposés frais |
5 ans sous réserve de réalisation de l'audit (audit) | |
| vente de biens, travaux, services, taxables et non taxables taxe sur la valeur ajoutée |
||
| déposants les montants; procurations |
5 ans à compter de la date de la dernière inscription, sous réserve de la réalisation de la vérification (révision) | |
Les subtilités de la comptabilité et du stockage des documents primaires des activités financières et économiques de l'entreprise: la période de stockage des documents -TTN - lire l'article.
Question: Quelle est la durée de conservation des lettres de voiture lors du transport de marchandises dans une personne morale, telle qu'une société à responsabilité limitée ? 2. Le TTN est-il obligatoire si des lettres de voiture sont déjà émises ?3. À quoi peut-on se référer si le tribunal dans une affaire civile exige des données TTN, mais qu'il n'est pas souhaitable de les fournir, par exemple. Que peut-on indiquer, perte ou autre chose, pour que ce soit convaincant et plausible.
Réponse: 1) il est plus sûr de stocker le TTN pendant au moins cinq ans.
Répondu par Alexander Sorokin,
Chef adjoint du département de contrôle opérationnel du Service fédéral des impôts de Russie
« Le CCP ne doit être utilisé que dans les cas où le vendeur fournit à l'acheteur, y compris ses employés, un plan de report ou de versement pour le paiement de leurs biens, travaux, services. Ce sont ces cas, selon le Service fédéral des impôts, qui concernent la fourniture et le remboursement d'un prêt pour payer des biens, des travaux et des services. Si une organisation accorde un prêt en espèces, reçoit le remboursement d'un tel prêt ou reçoit et rembourse elle-même un prêt, n'utilisez pas la caisse. Quand exactement vous devez faire un chèque, consultez les recommandations.
L'article 23 du Code fiscal de la Fédération de Russie stipule que l'organisation doit conserver les documents nécessaires aux fins du calcul des impôts (y compris les documents comptables) pendant quatre ans (paragraphe 8, clause 1, article 23 du Code fiscal de la Fédération de Russie ). Cette exigence s'applique à toutes les pièces comptables et fiscales nécessaires au calcul et au paiement des impôts.
La partie 1 de l'article 29 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ stipule que documents comptables, doivent être conservés pendant la durée fixée par les règles d'archivage. Mais pas moins de cinq ans.
Ainsi, afin de ne pas être sanctionné pour avoir enfreint les règles établies par la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ, conservez les factures pendant au moins cinq ans.
2) La lettre de voiture et la lettre de voiture ne sont pas des documents interchangeables. Seulement si vous avez un connaissement, alors le TTN n'est pas nécessaire. Pour confirmer le fait de conclure un contrat de transport de marchandises en voiture connaissement suffisant. Cela découle de l'article 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ, paragraphe 4 du PBU 1/2008, partie 1 de l'article 8 de la loi du 8 novembre 2007 n° 259-FZ, paragraphe 2 de l'article 785 Code civil RF, article 6 du Règlement, approuvé par résolution Gouvernement de la Fédération de Russie du 15 avril 2011 n ° 272. Une conclusion similaire est reflétée dans la lettre du ministère des Finances de la Russie du 28 janvier 2013 n ° 03-03-06 / 1/36.
Si la livraison des marchandises est effectuée organisation des transports(par la route), un TTN est délivré sous la forme n ° 1-T. En cas de transport par ses propres véhicules, le vendeur émet également une lettre de voiture. Ce document peut servir de base pour refléter les marchandises reçues dans la comptabilité de l'acheteur.
De plus, le TTN (formulaire n ° 1-T) est un document destiné à comptabiliser le mouvement des marchandises et des matériaux et les paiements pour leur transport par route. Par conséquent, si l'acheteur agit simultanément en tant que client pour le transport de marchandises, il doit avoir une lettre de voiture (formulaire n ° 1-T) (lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 18 août 2009 n ° ShS-20- 3 / 1195).
3) Dans les cas où la loi ou le contrat oblige une partie à fournir des informations à l'autre partie, le défaut de fournir des informations sera considéré, entre autres :
- fournir des informations en retard
- fournir des informations incomplètes
- fournir des informations incorrectes.
Défaut de fournir des informations (informations) ou un dépôt tardif dans organisme gouvernemental(à un fonctionnaire)
implique un avertissement ou une imposition amende administrative sur les fonctionnaires - de trois cents à cinq cents roubles; sur le entités juridiques- de trois mille à cinq mille roubles (art.
19.7 du Code des infractions administratives)
La justification de cette position est donnée ci-dessous dans les documents du système Glavbukh
Comment conserver les documents comptables
Durée de conservation
Situation: Combien de temps l'organisation est-elle tenue de conserver les documents comptables (fiscaux)
Conservez les documents pendant la période établie par la loi, mais pas moins de cinq ans.
Les périodes de conservation des documents primaires sont établies dans le Code fiscal de la Fédération de Russie, loi du 6 décembre 2011 n ° 402-FZ, ainsi que dans la liste approuvée.
Des précisions similaires figurent dans la lettre du ministère des Finances de Russie du 22 juillet 2013 n ° 03-02-07 / 2 / 28610 (portée à l'attention des inspections fiscales par lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 15 août , 2013 n°AC-4-3/14759).
Ainsi, afin de ne pas être puni pour avoir enfreint les règles établies par la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ, conservez les déclarations de revenus, calculs, registres et autres documents pendant au moins cinq ans. Plus long - uniquement ceux pour lesquels la législation établit une période plus longue.*
Emballés dans des sacs scellés, copies des formulaires utilisés de déclaration stricte (talons) confirmant le montant des espèces acceptées Argent garder au moins cinq ans. Passé ce délai et si au moins un mois s'est écoulé depuis le dernier état des lieux, les copies des formulaires utilisés peuvent être détruites sur la base d'un acte de radiation. Ces règles sont établies au paragraphe 19 du Règlement, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 6 mai 2008 n° 359.
Considérez le début de la période de conservation des documents comme le 1er janvier de l'année suivant celle au cours de laquelle ils ont été compilés (acceptés pour la comptabilité) (paragraphe 4, clause 1.4 de la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août , 2010 n° 558). Par exemple, si le document a été rédigé en 2014, la période de conservation commence à être calculée à partir du 1er janvier 2015. Il y a deux exceptions à cette règle.
Le premier concerne les registres nécessaires pour déduire la TVA. En particulier, le livre des achats et le livre des ventes, ainsi que les journaux de comptabilisation des factures émises et reçues. Le début de leur période de stockage est déterminé à partir de la date de la dernière entrée en eux. Cela découle du paragraphe 24 de la section II de l'annexe 4, du paragraphe 22 de la section II de l'annexe 5 et du paragraphe 13 de la section II de l'annexe 3 du décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 26 décembre 2011 n° 1137.
Et la deuxième exception concerne les documents confirmant le coût initial d'un bien amortissable. Considérez la période de stockage pour eux à partir du moment où ils ont cessé d'accumuler des amortissements (lettre du ministère des Finances de la Russie du 26 avril 2011 n ° 03-03-06 / 1/270).
Situation: Lorsque, lors du transport de marchandises, il est nécessaire d'établir une lettre de voiture sous la forme n ° 1-T
Pour rendre compte du mouvement des marchandises et des matériaux et des paiements pour leur transport par route, une lettre de voiture est établie.* Par exemple, dans le formulaire n ° 1-T (section 2 des instructions approuvées).
La lettre de voiture est établie par l'expéditeur pour chaque destinataire et pour chaque trajet en voiture. Dans ce cas, assurez-vous de remplir tous les détails.
Dans quel ordre poster les marchandises
Si la cargaison est livrée par une entreprise de transport (transport routier), une lettre de voiture est émise sous la forme n ° 1-T (section 2 des instructions approuvées par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n °. 78, clause 2 de l'article 785 du Code civil de la Fédération de Russie). En cas de transport par ses propres véhicules, le vendeur émet également une lettre de voiture. Ce document peut servir de base pour refléter les marchandises reçues dans la comptabilité de l'acheteur (clause 2.1.3 recommandations méthodologiques, approuvé par la lettre du Comité de la Fédération de Russie sur le commerce du 10 juillet 1996 n ° 1-794 / 32-5, instructions approuvées par le décret du Comité d'État des statistiques de la Russie du 28 novembre 1997 n ° 78, p., Des lignes directrices, approuvé par arrêté du ministère des Finances de Russie du 28 décembre 2001 n ° 119n).
En outre, la lettre de voiture (formulaire n ° 1-T) est un document destiné à enregistrer le mouvement des articles en stock et les paiements pour leur transport par route (section 2 des instructions approuvées par le décret du Comité d'État des statistiques de la Russie daté de novembre 28, 1997 n° 78,). Par conséquent, si l'acheteur agit simultanément en tant que client pour le transport de marchandises, il doit disposer d'une lettre de voiture (formulaire n ° 1-T) (
Les délais de conservation des factures ont-ils changé depuis le 1er octobre 2017 ? Comment organiser le stockage factures électroniques? Est-il nécessaire de conserver des copies ? Où conserver les documents ? Essayons de comprendre.
Stockage des factures : les bases
Chaque organisation et chaque entrepreneur est tenu de conserver des documents comptables. Ceci est requis par l'article 29 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ. Le responsable de l'organisation doit assurer le stockage des documents dans l'organisation. MAIS entrepreneur individuel en est responsable de manière indépendante (article 7 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ).
Factures, incl. électronique, doit être conservé pendant au moins quatre ans après la fin du trimestre au cours duquel le document a été utilisé pour la dernière fois pour le calcul de l'impôt et la compilation déclaration d'impôt(clause 8, clause 1, article 23 du Code fiscal de la Fédération de Russie, clause 1.13 de la Procédure d'émission et de réception des factures sous forme électronique).
Changements depuis le 1er octobre 2017
Ce document met en vigueur :
- formulaire de facture ;
- forme de livre de vente;
- formulaire d'achat de livre ;
- la forme du journal comptable des factures reçues et émises.
Cependant, en plus de cela, des modifications ont également été apportées aux règles concernant le stockage des factures. Parlons d'eux plus en détail.
Stocker les factures dans l'ordre chronologique
Délais de conservation des factures
A partir du 1er octobre 2017, les factures devront encore être conservées pendant 4 ans. Pendant cette période, il est nécessaire d'organiser le stockage :
- au donneur d'ordre - copies des factures que l'intermédiaire lui a remises. L'intermédiaire les reçoit des vendeurs lors de l'achat de biens (travaux, services) pour le committent (mandant) ;
- au client travaux de construction(à l'investisseur) - copies des factures que le promoteur (le client agissant en tant que promoteur) lui a remis. Il les reçoit à son tour des vendeurs lors de l'achat de biens (travaux, services) pour l'acheteur (investisseur);
- au client des services d'expédition - des copies des factures qui lui ont été remises par l'expéditeur. Il reçoit ces factures des vendeurs lors de l'achat de biens (travaux, services) pour le client.
Il est nécessaire de stocker tous les types de factures : primaires, correctives et corrigées. Les copies des factures au format papier reçues des intermédiaires doivent être certifiées par leurs signatures (expéditeurs, donneurs d'ordre, promoteurs ou transitaires).
Les clarifications des termes n'affectaient pas seulement les factures
Aussi, le décret gouvernemental n° 981 du 19 août 2017 précise qu'à partir du 1er octobre 2017, certains autres documents « comptables » relatifs à diverses opérations doivent être conservés pendant 4 ans. Nous donnons la durée de conservation dans le tableau.
| Opération | Que stocker |
| Importation depuis les pays de l'UEE | Demandes d'importation de marchandises et de paiement des impôts indirects, leurs copies certifiées conformes, copies des ordres de paiement et autres documents relatifs au paiement de la TVA. |
| Importation d'autres pays | Les déclarations en douane, leurs copies certifiées conformes et autres documents relatifs au paiement de la TVA à la douane. |
| Frais de déplacement pour le loyer et les déplacements | formulaires de déclaration stricts (leurs copies) avec une ligne distincte pour le montant de la TVA. |
| pour la TVA, qui est restituée par un actionnaire, un participant ou un actionnaire | Documents par lesquels les parties établissent le transfert de propriété, de biens incorporels, droits de propriété(clause 3, article 170 du Code fiscal de la Fédération de Russie) - sous forme de copies notariées. |
| pour la TVA, qui est rétablie lorsque le coût diminue (paragraphe 4, clause 3, article 170 du Code fiscal de la Fédération de Russie | calcul de l'état comptable (article 171.1 du Code fiscal de la Fédération de Russie. |
| - pour la TVA, qui est restituée lors de l'achat ou de la construction d'immobilisations | calcul de l'état comptable (article 171.1 du Code fiscal de la Fédération de Russie). |
De plus, pendant 4 ans, vous devez stocker des documents primaires et autres avec des données récapitulatives (consolidées) sur les transactions de chaque mois ou trimestre, qui sont enregistrées dans le livre des ventes.
Chaque organisation est tenue de se conformer à la loi fédérale 125-FZ du 22 octobre 2004, selon laquelle il est nécessaire d'assurer le stockage correct de la documentation primaire pendant la période spécifiée. La durée pour groupes individuels les documents peuvent être réglementés par différents Lois fédérales, ainsi que d'autres actes juridiques de la Fédération de Russie, des listes et des règlements. Nous dirons dans l'article quelle est la durée de conservation des factures et autres documents dans l'entreprise conformément à la loi.
Lors de la détermination de la période de conservation, il faut être guidé par la loi comptable, selon laquelle la documentation comptable primaire doit être conservée cinq ans après l'année au cours de laquelle elle a été établie. Juridique et actes législatifs peut définir des périodes de conservation plus longues. Si pour le même document dans différents actes juridiques différentes périodes de temps sont définies, alors vous devez vous concentrer sur une période plus longue.
Délai de conservation des factures
Pour les factures papier et électroniques, la durée de conservation minimale est de 4 ans. Cette période est comptée à partir du trimestre qui suit la période de la dernière utilisation du document à des fins fiscales - pour le calcul et la déclaration de l'impôt. Ainsi, pour le vendeur qui forme le s/f, les modalités suivantes sont pertinentes :
- Avance s / f - 4 ans à compter de la fin du trimestre au cours duquel le s / f est inscrit dans le livre d'achat, et la déduction fiscale pour ce s / f est indiquée dans la déclaration de TVA;
- Expédition s / f - 4 ans à compter de la fin du trimestre au cours duquel le s / f est enregistré dans le livre des ventes et la TVA qui y est due est indiquée dans la déclaration.
Pour l'acheteur recevant le s/f, les conditions suivantes s'appliquent :
- Avance s / f - 4 ans à compter de la fin du trimestre au cours duquel le s / f est inscrit dans le livre des ventes, et le rétablissement de la taxe acceptée pour déduction anticipée est indiqué dans la déclaration;
- Expédition s / f - 4 ans à compter de la fin du trimestre au cours duquel le s / f est enregistré dans le carnet d'achat, et la déduction fiscale correspondante est indiquée dans la déclaration.
Si l'acheteur n'a pas envoyé la taxe sur le prépaiement transféré pour déduction, l'avance s / f ne peut pas être stockée.
Durée de conservation des factures
Ces documents sont généralement compilés à l'aide de formulaire modèle TORG-12. Lire aussi l'article : → "". La facture est une justification documentaire pour radier les valeurs réalisables par le vendeur et les accepter pour la comptabilisation par l'acheteur. C'est-à-dire que le document est la comptabilité principale.
Dans le même temps, il remplit également une fonction fiscale - la TVA sur les biens et matériaux achetés ne peut être remboursée qu'après l'acceptation des valeurs pour la comptabilité, et la lettre de voiture sert de confirmation de cette action. Par conséquent, aux fins de la comptabilité fiscale, TN doit être conservé pendant au moins 4 ans, c'est-à-dire autant que les factures elles-mêmes. A des fins comptables, la durée de conservation est de 5 ans.
Étant donné que le même document a différentes périodes de stockage pour différents besoins, le plus grand est sélectionné. Les lettres de voiture doivent être conservées pendant 5 ans, la période est comptée après la fin de l'année au cours de laquelle le TN a été utilisé pour la déclaration.
Détermination de la durée de conservation des lettres de voiture et des factures dans des situations non standard
Si le droit à déduction est utilisé ultérieurement
Le droit à déduction fiscale est valable pendant trois ans après la fin de la période de facturation. Si l'entreprise décide d'exercer son droit plus tard, alors les périodes de conservation sont décalées, puisque la période de conservation de quatre ans du s/f commence à être comptée à partir de la fin de la période pendant laquelle la TVA récupérable est incluse dans la déclaration.
Par exemple, si une entreprise a reçu des marchandises au T2. 2016, et la TVA sur eux a été acceptée pour déduction au cours du IIe trimestre. 2017, puis le début de la période de conservation des c/f et des factures à des fins fiscales est décalé d'un an.
Si le c/f est reçu plus tard que la marchandise avec la facture
Si un valeurs des marchandises avec une facture d'accompagnement reçue dans une période, et la facture pour eux plus tard dans une autre période, alors la période de conservation est décalée. De plus, non seulement la période de stockage du s / f est décalée, mais également la facture servant de base pour confirmer l'acceptation des valeurs pour la comptabilité.
Si les matériaux sont reçus sur la facture, mais non payés
À ce cas il y a une dette qui peut être annulée après trois ans en raison de l'expiration du terme délai de prescription. Dans ce cas, la facture doit être stockée pour 4 litres. à compter de la fin du délai de prescription, pour un total de 7 ans.
Si un acte annuel de réconciliation avec la dette qui y est prescrite est établi avec la contrepartie, qui est signé par les deux parties, le délai de prescription de trois ans recommence à compter à partir du moment où cet acte est signé. En conséquence, la durée de conservation de la facture et de la facture confirmant cette dette est décalée.
Si l'acte de réconciliation est signé annuellement, alors le délai de prescription changera constamment, dans le même temps, le délai de fin de la nécessité de conserver les documents sera reporté chaque année. Dans ce cas, la période de stockage peut augmenter indéfiniment et le stockage de la facture doit être assuré à la fois par l'acheteur et le vendeur.
Exemple de détermination de la durée de conservation des lettres de voiture et des factures
Dans le quartier III. 2016 L'entreprise a reçu une lettre de voiture et une facture du vendeur. Selon la facture, la société a reçu des valeurs de marchandises qui, au cours de la même période, ont été livrées au reçu. Sur la base du s/f, la taxe ajoutée sur ces valeurs du même trimestre a été envoyée en déduction, et le s/f lui-même a été inscrit au moyen d'une écriture d'inscription dans le livre d'achat.
Mise en œuvre de ceux reçus au trimestre III. objets de valeur produits dans le prochain IVq., leur valeur dans le IVq. inclus dans les charges fiscales.
| Document | Période de stockage | Le nombre à partir duquel la période est calculée | Dernier jour de la période de stockage |
| Facture d'achat | 01.10.2016 | 30.09.2020 | |
| Une feuille de route, lorsqu'elle est utilisée comme document de base pour accepter des objets de valeur pour la comptabilité et confirmer la présence du droit à déduction fiscale | 4a. à compter de la fin du trimestre au cours duquel la taxe est déductible | 01.10.2016 | 30.09.2020 |
| Une lettre de voiture, lorsqu'elle est utilisée comme document de base pour confirmer la valeur des objets de valeur à inclure dans les dépenses fiscales | 4a. à compter de la fin de l'année au cours de laquelle ce coût est inclus dans les charges fiscales | 01.01.2017 | 31.12.2020 |
| Une lettre de voiture utilisée comme document principal à des fins comptables | 5l. à partir de la fin de l'année au cours de laquelle les valeurs reçues sont mises sur le revenu | 01.01.2017 | 31.12.2021 |
Ainsi, si le terme est uniquement déterminé par la facture, la période la plus longue doit être sélectionnée pour la lettre de voiture. À cet exemple le dernier jour de la période de stockage s/f est le 30/09/2020, pour la facture - le 31/12/2021.
Durée de conservation des certificats de travaux effectués
Les actes sont rédigés en plus des contrats de droit civil, par exemple, à la suite. Conformément à la loi, l'entrepreneur rend compte au client des actions réalisées. C'est-à-dire que l'acte agit comme le document principal, sur la base duquel l'œuvre est transférée et acceptée.
Pour la documentation comptable primaire, une durée de conservation de 5 ans est établie. Ainsi, les actes de travaux accomplis doivent être conservés pendant cinq ans à compter de la date d'accomplissement de la durée de validité du contrat ou de la convention, en sus de laquelle cet acte est dressé.
Durée de conservation des livres d'achat et de vente
Vous devez tenir des livres de ventes et d'achats pour 4 litres. depuis la dernière entrée. Cette période correspond à celle prescrite aux paragraphes 8.p1 de l'article 23 du Code fiscal de la Fédération de Russie. Dans le même temps, la période spécifiée correspond à la fois aux livres papier et électroniques.
La procédure de stockage des documents dans l'entreprise
Registres et documentation primaire peut être stocké à la fois sur papier et format électronique. L'ordre de stockage est déterminé par le Règlement approuvé par la Lettre du Ministère des Finances 105 du 29/07/1983. Tout d'abord, l'espace de stockage doit répondre à certaines exigences :
- Être inaccessible à un large éventail de personnes ;
- Avoir des paramètres adaptés à l'état de l'air ambiant ;
- Posséder un haut degré de sécurité, de protection contre les incendies.
La salle de stockage doit être spécialement préparée. Une option idéale serait un coffre-fort ou une armoire en métal ignifuge avec une serrure sécurisée.
Rendez-vous obligatoire responsable qui est chargé d'assurer la sûreté et la sécurité des documents d'archives confiés pendant toute la durée de conservation. Après délais les documents peuvent être détruits.
Dans le même temps, une commission est constituée pour évaluer la documentation à l'expiration de ses périodes de stockage. Les papiers à détruire sont transférés via acte de cessionà une entreprise spécialisée dans la transformation de cette matière première. La destruction des documents dont la période de conservation a expiré est soumise à une documentation obligatoire.