Travail de bureau dans l'État et le gouvernement municipal. Organisation du travail de bureau efficace

ÉTABLISSEMENT D'ENSEIGNEMENT NON ÉTAT

ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL SUPERIEUR

INSTITUT D'ÉCONOMIE ET DE DROIT KUZBAS

FACULTÉ DE DROIT

CHAIRE DES DISCIPLINES HUMANITAIRES

Test

Par discipline : "Documentation des activités de gestion"

sur le thème "Organisation du travail de bureau dans les pouvoirs publics et gouvernement local»

Réalisé par : élève du groupe 303

Panshina E.Yu.

Vérifié:

Kemerovo, 2010

Présentation……………………………………………………………………..….3

1. Flux de documents comme base des activités de l'autorité…………...….5

2. Le modèle russe du travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale…………………………………………………….…..7

3. Choix de l'approche d'automatisation du flux de travail………………………10

4. Systèmes organisant la gestion électronique des documents…………….…..12

5. Flux de travail des documents officiels…………………………..…..14

6. Automatisation des échanges de documents entre administrations………...…18

7. Systèmes EDD pour les autorités de différents niveaux………………………...20

8. Décision pour le gouvernement local…………………………....21

Conclusion…………………………………………………………………...…23

Liste de la littérature utilisée…………………………………………..25

Introduction.

La nécessité d'automatiser les processus et l'organisation du bureau gestion électronique des documents est reconnue aujourd'hui par les autorités de l'État et l'autonomie locale dans presque tous les sujets de la Fédération de Russie. Mais parallèlement à la compréhension d'un tel besoin, un certain nombre de questions se posent, sans recevoir de réponses auxquelles il est impossible de procéder à la mise en œuvre pratique des projets.

Par où commencer la mise en œuvre du système ? Comment diviser l'ensemble du projet en étapes pour que l'effet de la mise en œuvre soit évident après la première étape et grandisse à chaque étape suivante ? Lequel des disponibles moyens techniques mettre à jour d'abord, qu'est-ce qui peut attendre ? Quelles ressources financières devraient être prévues dans le budget, ventilées par années, en fonction des réalités d'une région particulière ?

En fait, toutes ces questions portent sur la construction d'un plan de réalisation de projet compétent pour plusieurs années à venir, prenant en compte les financements prévus, les besoins de production, Equipement technique et le projet de modernisation du parc technique.

travail d'ingénieurs, de designers, de responsables de production

beaucoup de temps est consacré à l'étude, l'analyse et la compilation de divers

Documentation. Des difficultés particulièrement grandes surviennent, en règle générale, lorsque

développement des documents de production, ce qui est principalement dû au manque de connaissances particulières chez les compilateurs. L'élimination du temps improductif passé dans les processus de constitution et d'exploitation des documents nécessite une combinaison raisonnable de formalisation et de créativité, ce qui, selon les auteurs, nécessite, d'une part,

familiarisation des rédacteurs de documents avec les lois générales perception des documents, d'autre part, et c'est la tâche principale - la formulation et la systématisation règles générales et des normes pour la préparation des documents de base.

objectif travail de contrôle est l'étude fondements théoriques organisation du travail de bureau dans les autorités de l'État et les collectivités locales.

Selon le but du contrôle dans le travail, les éléments suivants Tâches:

Définir le concept de flux de travail ;

Considérons le modèle russe de travail de bureau dans les autorités publiques et l'autonomie locale ;

Identifier les systèmes EDD pour les différents niveaux de gouvernement ;

Envisager d'automatiser l'échange de documents entre les autorités.

1. Flux de documents comme base des activités de l'autorité.

Travail de bureau dans une agence fédérale pouvoir exécutif est effectué conformément au Règlement du travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux, approuvé par résolution Gouvernement de la Fédération de Russie du 15 juin 2009 n ° 477. Sur la base de ces règles, l'organe exécutif fédéral, en accord avec l'organe exécutif fédéral dans le domaine de l'archivage, émet une instruction sur le travail de bureau. Ces règles ne s'appliquent pas à l'organisation du travail avec des documents contenant des secrets d'État.

Les documents sont établis sur des formulaires (feuilles standard de papier A4 ou A5) ou sous forme de documents électroniques et doivent avoir une composition fixe de détails, leur emplacement et leur exécution. Les modèles de formulaires sont approuvés par arrêté du chef de l'autorité exécutive.

Tous les documents sont divisés en entrants, sortants et internes. Les documents entrants subissent un traitement primaire, un enregistrement, examen préliminaire, sont transférés à la direction pour examen, puis parviennent aux artistes interprètes ou exécutants. Après exécution, les documents sont placés dans des fichiers.

Chaque organisme constitue son propre fonds documentaire. La nomenclature des dossiers de l'organisme est coordonnée avec la commission d'expertise et de vérification des archives fédérales compétentes. Les cas de stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans) sont transférés aux archives. Le décret fixe la procédure de traitement des documents électroniques.

Le terme « flux de documents » est actuellement très largement utilisé et se retrouve dans la description de presque tous les Système d'Information. L'automatisation du flux de travail est mise en œuvre par de nombreux systèmes, et chacun d'eux prétend être "une approche intégrée de l'automatisation du flux de travail". Dans le même temps, la variété des systèmes est la plus large: des systèmes de comptabilité d'entrepôt aux logiciels de contrôle des processus technologiques.

Dans cet article, les termes "flux de documents", "travail de bureau", etc. considéré exclusivement dans le cadre de l'organisation du travail des pouvoirs publics et de l'autonomie locale. En conséquence, les termes sont interprétés exclusivement avec l'utilisation des réglementations nationales telles qu'elles s'appliquent au travail des organismes gouvernementaux.

Selon la définition (GOST R 51141-98), le flux de documents est "le mouvement des documents dans une organisation à partir du moment où ils sont créés ou reçus jusqu'à l'achèvement de l'exécution ou de l'envoi", c'est-à-dire le cycle de vie complet de l'ensemble ensemble de documents dans une organisation avant qu'ils ne soient transférés aux archives ou détruits.

Le travail de bureau, ou "support documentaire à la gestion", selon la même source, désigne "une branche d'activité qui assure la documentation et l'organisation du travail avec documents officiels". Autrement dit, le travail de bureau est un ensemble de mécanismes organisationnels permettant de maintenir et de contrôler le flux de travail des documents officiels. Cependant, dans " Modèle d'instructions sur la paperasserie dans les organes exécutifs fédéraux" du 27 novembre 2000, les fonctions du travail de bureau ne se limitent plus à réglementer uniquement le flux de documents officiels. Cela nous permet d'affirmer que les systèmes bureautiques devraient contrôler non seulement la circulation des documents enregistrés (officiels) documents, mais aussi des projets de documents.

2. Le modèle russe du travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale.

En Russie, à l'échelle nationale, une technologie unifiée de travail avec les documents de gestion s'est développée, la soi-disant système d'état soutien à la gestion de la documentation (GS DOW). Le travail de bureau russe n'a pas d'analogues dans d'autres pays, ni en termes de détail de l'élaboration de la technologie de travail avec des documents, ni en termes d'échelle de distribution. Et si en Occident le développement de la bureautique stimule le développement des technologies de gestion de documents, alors en Russie, en règle générale, nous parlons sur l'automatisation de la technologie traditionnellement établie du flux de travail de bureau.

Quelles sont les caractéristiques de Modèle russe" travail de bureau ? Il y a trois avantages les plus frappants :

Contrôle du document, à partir du moment de sa réception ;

Centralisation des fonctions de contrôle ;

Normes uniformes de circulation des documents.

Contrairement aux méthodes occidentales de travail avec des documents, dans Pratique du russe Le document est mis sous contrôle au moment de sa réception par l'autorité. Les documents internes ou sortants tombent dans le champ du contrôle immédiatement après la "naissance" - c'est-à-dire l'approbation. Dans le même temps, la relation entre les documents est suivie - si un document est apparu à la suite de la mise en œuvre d'une décision prise sur un autre document. Tout cela permet de suivre le parcours de tout document reçu par une autorité de l'État et une administration locale avec une garantie - après tout, aucun document enregistré ne peut disparaître sans laisser de trace.

La centralisation maximale du contrôle du flux de travail implique que le document doit d'abord être signalé à la direction, puis seulement, acquérant des résolutions conformément à la hiérarchie des services, il descend jusqu'aux exécuteurs directs.

Une autre caractéristique importante du «modèle russe» est la présence de règles unifiées et détaillées pour travailler avec des documents de gestion dans les organisations, quel que soit leur domaine d'activité. Toutes les activités des services de bureau - expéditions, bureaux, groupes de contrôle - sont réglementées jusqu'aux règles de remplissage des journaux d'enregistrement, des classeurs et des formulaires de déclaration.

Dans le contexte de l'existence dans les autorités d'une réglementation aussi détaillée du flux de travail, la mise en œuvre sans adaptation est fondamentalement nouvelle technologie tel ou tel logiciel étranger est irréaliste. Dans ce cas, on peut parler d'automatisation du travail de bureau traditionnel à l'aide de technologies de l'information.

INTRODUCTION

1.1 Le concept de gestion documentaire et autorités municipales les autorités

1.2Caractéristiques du support documentaire pour la gestion dans les autorités municipales

1.3Caractéristiques de l'organisation des flux documentaires des collectivités locales

CHAPITRE 2

2.1 Contexte historique de la création de l'administration du district de Bolkhovsky

2.2Organisation du travail avec des documents de l'administration du district de Bolkhovsky

2.3 Classification des documents officiels de l'administration du district de Bolkhovsky

2.4 Développement pour améliorer le travail de bureau
CONCLUSION
LISTE DE LA LITTÉRATURE UTILISÉE
APPLICATIONS

INTRODUCTION
Pertinence : Les documents enregistrent chaque étape de notre vie, depuis la naissance, l'admission à l'école, puis dans un établissement d'enseignement secondaire ou supérieur spécialisé, jusqu'au travail. Ils ont enregistré le mariage et le divorce, le départ d'une personne de la vie. La préparation, l'exécution des documents et l'organisation du travail avec eux sont régies par des actes législatifs, réglementaires et méthodologiques, dont la connaissance et la mise en œuvre sont obligatoires pour toute personne traitant des documents.
L'organisation et la tenue de registres nécessitent des connaissances et des compétences professionnelles. Les documents reflètent et tiennent compte des activités des établissements. Par conséquent, la conservation de nombreux documents est prescrite par la loi. Lors de la vérification du travail d'une institution, lors d'un audit, ils vérifient tout d'abord les documents dans lesquels les activités de l'organisation sont enregistrées. Le travail opérationnel avec les documents est très important : enregistrer à temps, soumettre à la direction pour examen, obtenir une résolution claire, transférer sans délai à l'entrepreneur, organiser le contrôle et sélectionner les informations nécessaires. Toutes ces étapes simples conditions modernes les relations de marché et la concurrence peuvent devenir décisives lors de l'établissement de relations commerciales avec d'autres organisations et institutions. Presque tous les spécialistes dans le domaine de la gestion sont impliqués dans la préparation et l'exécution des documents. Par conséquent, chaque responsable doit connaître les exigences relatives à la préparation et à l'exécution des documents officiels.
Ainsi, aujourd'hui, l'amélioration de la gestion des systèmes productifs et économiques, l'augmentation du niveau d'organisation et d'efficacité du travail managérial dépendent largement de la rationalité de l'organisation de la paperasserie dans les collectivités locales.
L'objet du travail final de qualification est le travail de bureau des autorités municipales de l'administration du district de Bolkhovsky.
Le sujet de l'étude est les caractéristiques du travail de bureau dans les autorités municipales sur l'exemple de l'administration locale du district de Bolkhovsky.
L'objectif est d'étudier et d'analyser l'organisation de la gestion documentaire dans les autorités municipales de l'administration du district de Bolkhovsky.
L'objectif fixé par nous forme les tâches suivantes :
1. Analyser les concepts de "gestion documentaire" et "autorités municipales".
2. Identifier les caractéristiques du support documentaire pour la gestion dans les autorités municipales.
3. Considérez la classification des documents des gouvernements locaux.
4. Décrivez l'organisation du flux de travail des gouvernements locaux.

L'organisation du travail de bureau dans les autorités municipales est conforme aux exigences et normes générales du travail de bureau. Le travail de bureau, en général, et en particulier dans les collectivités locales, ne s'arrête pas, mais s'améliore chaque jour, changeant les normes et les méthodes d'organisation.
Dans le travail de thèse, le cadre réglementaire et méthodologique est présenté sous la forme :
1. Lois : "Sur principes généraux les organisations d'autonomie locale de la Fédération de Russie » ; la Constitution de la Fédération de Russie; "À propos de la comptabilité".
2. Normes d'État: GOST R51141-98 «Travail de bureau et archivage. Termes et définitions"; OST 2479-2481 - Lettres commerciales OST 1780 - messages téléphoniques OST 1781 - procès-verbaux de réunions OST 1782 - convocations de réunions ; Système d'archivage unifié de l'État : dispositions de base ; GOST R 6.30-2003 système unifié documentation organisationnelle et administrative : Exigences pour l'exécution des documents ; Système étatique d'appui documentaire à la gestion. Dispositions de base. Exigences générales aux documents et aux services d'aide à la documentation.
3. Consignes d'état, règlements, règles: Règlement standard sur la tenue de registres sur les propositions, les demandes et les plaintes des citoyens dans les organismes publics, les entreprises, les institutions et les organisations.; Règles de base pour le travail des archives des organisations; Règles de base pour le travail des archives d'État de l'URSS; Règles de base pour le travail des archives d'État de la Fédération de Russie ; Instructions sur la comptabilité dans les institutions budgétaires ; Exemple d'instructions travail de bureau dans le gouvernement local du territoire de l'Altaï; Charte, instructions pour le travail de bureau et les descriptions d'emploi Administration du conseil du village de Zudilovsky du district de Pervomaisky du territoire de l'Altaï.

Le système de principes, les méthodes scientifiques et diverses caractéristiques caractérisant les différentes étapes du travail avec les documents (groupes - lors de l'enregistrement des documents, catégories - lors de leur exécution) constituent la base scientifique de l'organisation moderne du support documentaire à la gestion dans les autorités municipales. La base scientifique de ce travail se présente sous la forme :
La base méthodologique de l'étude est le principe de l'historicisme, qui aide à retracer les changements dans le travail avec des documents du passé, du présent et des débuts du futur.
Dans la méthodologie de recherche de la thèse, une approche structuralo-fonctionnelle a été utilisée, ce qui a permis d'étudier la structure et le fonctionnement du support documentaire à la gestion dans les autorités municipales. La méthode typologique est aussi une méthode de recherche de données sur le travail de thèse. En raison de la typologie, des groupes de caractéristiques statistiquement stables ont été formés qui créent un modèle pour l'organisation du travail de bureau dans le domaine de l'administration municipale.
La base empirique est l'observation et l'analyse de l'organisation du travail de bureau dans l'administration du district de Bolkhovsky. C'est-à-dire que la base de données comprend des documents émis par l'administration du district de Bolkhovsky: organisationnels (charte, descriptions de poste, instructions pour le travail de bureau); administratif (décrets, arrêtés, décisions) ; informations et références (certificats, actes, lettres, télégrammes, messages téléphoniques et fax).
Méthodes de recherche : Analyse généralisée, synthèse, méthode comparative, observation.
Rechercher:
1. Une analyse complète de l'organisation du soutien documentaire dans les autorités municipales a été réalisée. Les définitions des autorités municipales et du support documentaire de la gestion sont examinées, ainsi que le système d'organisation du support documentaire de la gestion dans les autorités municipales est divulgué.
2. La nature et les caractéristiques du travail de bureau dans les gouvernements locaux sont révélées. La classification du travail de bureau et les caractéristiques de l'organisation du flux de travail dans les administrations locales sont décrites.
3. Les données théoriques et pratiques ont été étudiées sur l'exemple de l'administration du district de Bolkhovsky. La structure de l'administration du conseil de village est décrite et les caractéristiques de l'organisation du support documentaire pour l'administration du district de Bolkhovsky sont caractérisées.
Travail de fin d'études comprend une introduction, trois chapitres, six paragraphes, une conclusion, une bibliographie et des annexes. Le volume total de travail est de ………….. pages de texte dactylographié.

CHAPITRE 1. DOCUMENTATION POUR LA GESTION DANS LES AUTORITÉS MUNICIPALES

1.1 Le concept d'autorité municipale et la gestion de la documentation
Les autorités municipales sont des organes élus directement par la population et (ou) formés par l'organe représentatif de la municipalité, dotés de leurs propres pouvoirs pour résoudre les problèmes d'importance locale.
Les autorités municipales peuvent être définies comme l'autonomie locale.

Les collectivités locales sont des organes de collectivités territoriales autonomes, qui sont en fait des municipalités. Ces organes sont formés directement par la population ou des représentants de la population (organe représentatif) et sont responsables du mauvais exercice de leurs pouvoirs, principalement envers les habitants de la commune. Ils occupent une place particulière dans le système démocratique de gouvernement de la société et de l'État, et il est déterminé, tout d'abord, par le fait que la présence d'organes autonomes assure une telle décentralisation du système de gestion, ce qui rend ce système le plus approprié pour assurer les intérêts de la population sur le terrain, en tenant compte des traditions historiques et autres traditions locales. Avec l'aide des collectivités locales, l'organisation des collectivités locales est réalisée, solution indépendante citoyens des enjeux de la vie locale, isolement organisationnel de la gestion des affaires locales dans le système de gouvernance de la société et de l'État.

Les gouvernements locaux ne sont pas partie intégrante mécanisme étatique la gestion. Selon la Constitution de la Fédération de Russie (article 12), ils ne sont pas inclus dans le système des autorités de l'État, ils représentent donc une forme indépendante du peuple exerçant son pouvoir. En même temps, n'étant pas des autorités publiques, les organes de l'autonomie locale exercent des activités à caractère impérieux, puisqu'ils sont l'une des formes de réalisation du pouvoir du peuple. Par conséquent, les décisions prises par eux dans le cadre de leurs compétences sont contraignantes sur le territoire de l'autonomie locale pour toutes les organisations, fonctionnaires, citoyens, associations publiques. L'attribution aux organes de l'autonomie locale de compétences étatiques distinctes n'est régie que par la loi fédérale et les lois des sujets de la Fédération. Elles déterminent également les conditions ainsi que la procédure de contrôle de l'État sur la mise en œuvre par les collectivités locales de certaines compétences de l'État. Dans le même temps, l'exercice de l'autonomie locale par les autorités et les fonctionnaires de l'État n'est pas autorisé. Les décisions des organes de l'autonomie locale peuvent être annulées par les organes qui les ont adoptées ou déclarées invalides par une décision de justice.

Conformément à l'art. 131 de la Constitution de la Fédération de Russie, la structure des organes de l'autonomie locale est déterminée par la population de manière indépendante. La population peut approuver la structure des organes de l'autonomie locale lors d'un référendum local. La décision sur la structure des organes de l'autonomie locale peut être prise par l'organe représentatif de la commune et inscrite dans la charte de la commune. La loi fédérale du 28 août 1995 "Sur les principes généraux de l'organisation de l'autonomie locale dans la Fédération de Russie" prévoyait un seul organe d'autonomie locale obligatoire, qui devrait être dans chaque municipalité : organe représentatif gouvernement local. La loi fédérale du 6 octobre 2003 "sur les principes généraux de l'organisation de l'autonomie locale dans la Fédération de Russie" résout d'une manière nouvelle la question de la présence des organes de l'autonomie locale dans la structure organes de liaison, accordant beaucoup plus d'attention à la réglementation juridique de la formation et des activités des gouvernements locaux que la loi fédérale de 1995.

La structure des organes de l'autonomie locale est composée de l'organe représentatif de la commune, du chef de la commune, administration locale, organe de contrôle formation municipale, autres organes de l'autonomie locale prévus par la charte de la formation municipale et disposant de leurs propres compétences pour résoudre les problèmes d'importance locale. La procédure de formation, les pouvoirs, la durée du mandat, la responsabilité, la responsabilité des gouvernements locaux, ainsi que d'autres questions d'organisation et d'activités de ces organes sont déterminées par la charte de la municipalité. La participation des autorités publiques et de leurs fonctionnaires à la formation des organes de l'autonomie locale, la nomination et la révocation des fonctionnaires de l'autonomie locale ne sont autorisées que dans les cas et selon les modalités prescrits par la loi. Un changement dans la structure des organes de l'autonomie locale n'est effectué qu'en modifiant la charte de la municipalité. La décision de l'organe représentatif de la formation communale de modifier la structure des organes de l'autonomie locale entre en vigueur au plus tôt à l'expiration du mandat de l'organe représentatif de la formation communale qui a pris ladite décision. Le financement des dépenses d'entretien des organes de l'autonomie locale s'effectue exclusivement aux dépens des recettes propres des budgets des municipalités respectives.

Les fonctions de l'autonomie locale sont déterminées par sa nature, sa place dans le système démocratique, les tâches et les objectifs vers lesquels l'activité municipale est dirigée. Les fonctions de l'autonomie locale sont comprises comme les directions principales activités municipales. Les fonctions de l'autonomie locale se distinguent par une certaine stabilité et stabilité, car elles manifestent un impact constant et déterminé de la population, des organes de l'autonomie locale sur relations municipales afin de répondre le plus efficacement possible aux problèmes d'importance locale. Ensemble, ils montrent les possibilités et l'efficacité du système d'autonomie locale, caractérisant la finalité sociale de l'autonomie locale (propre) et le processus de sa mise en œuvre (existant). Compte tenu du rôle de l'autonomie locale dans l'organisation et l'exercice du pouvoir populaire, des tâches résolues dans le processus de l'activité municipale et des pouvoirs de l'autonomie locale, les principales fonctions suivantes peuvent être distinguées :

1. assurer la participation de la population à la résolution des problèmes d'importance locale ;

2. gestion propriété municipale, les moyens financiers de l'autonomie locale ;

3. assurer le développement intégré du territoire de la municipalité;

4. assurer la satisfaction des besoins de la population en services socioculturels, d'utilité publique et autres services vitaux ;

5. sécurité ordre publique;

6. représentation et protection des intérêts et des droits de l'autonomie locale garantis par la Constitution de la Fédération de Russie et les lois fédérales.

Selon la Constitution de la Fédération de Russie, l'autonomie locale dans la Fédération de Russie est exercée sous diverses formes organisationnelles (article 130). Ensemble, ces formes forment un système d'autonomie locale au sein des municipalités respectives, à travers lequel la solution des problèmes d'importance locale, la vie locale est assurée. L'unité du système d'autonomie locale tient au fait qu'il repose sur principes démocratiques organisation de l'autonomie locale dans la Fédération de Russie, est construit en tenant compte du rôle et des fonctions de l'autonomie locale dans la société et l'État, ainsi que des traditions historiques et autres locales, et est déterminé par la population des municipalités respectives indépendamment. L'unité de ce système se manifeste dans la délimitation des sujets de juridiction et des pouvoirs entre les différentes formes de sa mise en œuvre, ainsi que dans le fait que toutes ses formes d'organisation sont en étroite interconnexion, interaction et interdépendance. Dans cette interrelation et cette interdépendance, certaines formes sont dérivées d'autres ou liées par des relations de leadership, d'imputabilité et de responsabilité ou d'imputabilité et d'imputabilité. La loi fédérale fixe les formes d'interaction arrondissement municipal avec les agglomérations urbaines et rurales faisant partie du district municipal ; permet la formation d'un organe représentatif du district municipal composé de représentants des organes d'autonomie locale concernés des établissements. La loi fédérale prévoit le développement de la coopération intercommunale. Les formations municipales peuvent former des associations intercommunales, établir des sociétés économiques et d'autres organisations intercommunales. Le concept de "système d'autonomie locale" est utilisé pour caractériser l'organisation du pouvoir public et les formes d'activité de la population, les organes formés par eux pour traiter les problèmes d'importance locale dans la municipalité.

La loi établit plusieurs groupes de formes organisationnelles par lesquelles s'exerce l'autonomie locale dans la Fédération de Russie.

Le premier groupe comprend les formes de mise en œuvre directe de l'autonomie locale par la population. La démocratie directe dans le système d'autonomie locale est réalisée à travers diverses formes d'expression directe de la volonté de la population ou de ses groupes individuels vivant à l'intérieur des frontières. des districts, des villes, des districts dans les villes, des villes, des établissements ruraux dans lesquels s'exerce l'autonomie locale . Elle joue un rôle particulier dans sa mise en œuvre, qui est déterminée principalement par le fait que, par des formes de démocratie directe telles que les élections, les réunions publiques et un certain nombre d'autres, la formation et le fonctionnement de toutes les parties les plus importantes de l'autonomie locale système de gouvernement - ses organes sont assurés. Dans cette optique, on peut dire que dans la pratique de l'autonomie locale, les formes d'autonomie directe et démocratie représentative entrelacés, se complétant. De plus, le rôle la démocratie directe dans la mise en œuvre de l'autonomie locale est déterminée par le fait que certaines de ses formes (référendums locaux, rassemblements de citoyens et autres) sont incluses dans le système d'autonomie locale en tant que partie intégrante de celui-ci.

Le deuxième groupe est composé d'organes et de fonctionnaires de l'autonomie locale, qui sont chargés de l'essentiel du travail quotidien de mise en œuvre de l'autonomie locale sur le territoire des municipalités respectives. Les organes de l'autonomie locale sont l'un des fondements du système démocratique d'administration publique, qui permet de démocratiser l'appareil administratif et de décider Problèmes locaux avec une efficacité bien supérieure par rapport à un système de contrôle centralisé ; veiller à ce que les intérêts des petites collectivités soient pris en compte dans la conduite de la politique de l'État ; combiner de manière optimale les intérêts et les droits d'une personne et les intérêts des régions et de l'État dans son ensemble.

Le troisième groupe comprend les formes de participation de la population à l'autonomie locale, dans lesquelles la place centrale est occupée par l'autonomie publique territoriale. De nombreuses et diverses formes de participation de la population à la mise en œuvre de l'autonomie locale servent de soutien de masse à l'autonomie locale, renforcent ses liens avec la population. Leur activité manifeste une initiative civique directe de la population, alimentée par les intérêts stables de divers groupes sociaux. Ils transforment ces intérêts et traditions en comportement civique actif, en travail pratique.

Réglementation légale l'autonomie locale en Russie appartient aux sujets de la juridiction des sujets de la Fédération. La compétence conjointe de la Fédération et des entités constitutives de la Fédération de Russie comprend uniquement l'établissement de principes généraux pour le système d'autonomie locale. Conformément à cela, la Fédération a le droit d'édicter des lois sur les principes généraux de l'autonomie locale et le fait. L'autonomie locale est régie en détail par les lois des entités constitutives de la Fédération de Russie et les chartes des municipalités elles-mêmes. La réglementation juridique ne se limite pas aux principes. La base juridique de l'autonomie locale est une combinaison de divers actes juridiques réglementaires et dispositions légales régler les questions d'autonomie locale. Partie base légale l'autonomie locale en Russie comprend, tout d'abord, certaines normes juridiques internationales contenues dans les actes la loi internationale.Ce sont des principes et des normes de droit international universellement reconnus, ainsi que traités internationaux ratifié par l'Etat. La composition de la base juridique de l'autonomie locale en Russie comprend également les dispositions contenues dans d'autres actes juridiques. C'est la Constitution de la Fédération de Russie (article 12, chapitre 8, etc.); lois fondamentales (constitutions, chartes) des entités constitutives de la Fédération de Russie; lois-cadres fédérales (sur les principes généraux de l'organisation de l'autonomie locale, 1995) ; lois fédérales émises dans le cadre de l'élaboration de lois-cadres et du cadre réglementaire des parties individuelles gouvernement local au niveau fédéral (sur les fondements financiers de l'autonomie locale, 1997, sur les bases service municipal, 1998 et autres); décrets du Président de la Fédération de Russie (par exemple, sur l'approbation des principales dispositions de la politique de l'État dans le domaine du développement de l'autonomie locale, 1999) ; Décrets du gouvernement de la Fédération de Russie (par exemple, sur registre fédéral municipalités, 1998); décrets Cour constitutionnelle la Fédération de Russie (la Cour a souligné, par exemple, que les sujets de la Fédération n'ont pas le droit de remplacer les organes de l'autonomie locale en créant des organes de l'administration locale du sujet de la Fédération) ; les lois des entités constitutives de la Fédération sur l'autonomie locale (de telles lois ou des lois portant un nom similaire ont été adoptées dans toutes les entités constitutives de la Fédération de Russie); statuts des municipalités; certains autres actes juridiques d'une municipalité particulière. Le cadre juridique de l'autonomie locale peut inclure les dispositions des actes juridiques fédéraux et des actes des entités constitutives de la Fédération de Russie, qui se rapportent généralement à d'autres domaines de réglementation, mais comprennent certaines normes affectant les questions d'autonomie locale (par exemple , des lois sur l'éducation, sur la bibliothéconomie, sur la procédure de privatisation de l'État et propriété municipale, sur les intestins et autres). Une place particulière parmi les sources du droit communal est occupée par les chartes des communes et la Charte européenne de l'autonomie locale de 1985. La charte est acte fondateur formation municipale, qui a un caractère global pour cette formation, qui est la base de l'élaboration des règles municipales et se caractérise par une procédure spéciale (compliquée) d'adoption et de changement.

La charte est le principal acte réglementant les questions de gouvernement local au sein d'une même municipalité. Il est adopté soit par un organe représentatif, soit par référendum local. Conformément aux lois des entités constitutives de la Fédération de Russie, la charte d'une formation municipale doit refléter : les limites et la composition du territoire ; questions d'importance locale liées à la compétence de la municipalité; la procédure de participation de la population locale à la résolution de ces problèmes ; la structure et la procédure de formation des organes de l'autonomie locale et de ses fonctionnaires ; les noms des organes élus et des fonctionnaires ; leur mandat ; types, procédure d'adoption et d'entrée en vigueur des actes juridiques réglementaires des collectivités locales ; garanties des droits, fondements et types de responsabilité des organes et agents (révocation, censure, résiliation anticipée pouvoirs, etc...) questions de service municipal; la procédure de possession, d'utilisation et d'aliénation des biens municipaux; caractéristiques de l'organisation de l'autonomie locale dans les zones à forte population de groupes ethniques, les cosaques, en tenant compte des traditions historiques et autres. Les chartes des communes sont soumises à enregistrement d'état. Outre les chartes, le cadre juridique d'une municipalité particulière comprend des actes juridiques réglementaires adoptés par les organes et les responsables de l'autonomie locale. Celles-ci peuvent inclure des réglementations pour le travail des organes représentatifs locaux, des décisions des organes représentatifs de l'autonomie locale (par exemple, sur l'établissement des taxes et redevances locales), des dispositions sur l'autonomie publique territoriale au sein des municipalités. Lors de la réglementation des pouvoirs des organes municipaux, le principe de subsidiarité est utilisé. Appliqué à la délimitation de la compétence de l'État (RF) et formations étatiques(sujets de la Fédération de Russie), d'une part, et les municipalités, d'autre part, cela signifie : les problèmes qui peuvent être résolus au niveau inférieur ne doivent pas être transférés au niveau supérieur ; les organes municipaux se voient confier des tâches que les associations de citoyens ne peuvent pas assumer par le recours à l'auto-organisation et à d'autres formes de démocratie directe.

Le concept des pouvoirs de l'autonomie locale caractérise ses capacités et ses responsabilités dans chacun des domaines de compétence. Dans leur totalité, les sujets de juridiction et les compétences relèvent de la compétence de l'autonomie locale.

Les sujets, détenteurs de l'autorité sont les collectivités locales, leurs fonctionnaires et certaine catégorie les citoyens sont des électeurs. Chacun de ces trois éléments a sa propre compétence (par exemple, un organe représentatif - dans le domaine du budget, le chef d'une commune - dans le domaine de la gestion, les citoyens - déterminant la composition des élus ou les révoquant par anticipation) , mais lorsqu'ils sont combinés, compte tenu des sujets de juridiction, naît une qualité nouvelle, qui n'est propre à aucun des éléments pris isolément, la compétence de la municipalité. La liste des juridictions ci-dessus indique que l'autonomie locale dispose de compétences importantes dans divers domaines. Le sujet de la juridiction et de l'autorité se fond dans un événement spécifique, constituant dans cet événement la compétence de l'autonomie locale et la compétence plus spécifique de l'organe (par exemple, le chef de l'administration de la commune) qui exécute la tâche. Dispositions générales sur les sujets de compétence de la municipalité reçoivent leur concrétisation dans les pouvoirs, constituant, avec les premiers, la compétence de la municipalité, qui se développe dans les pouvoirs de ses organes et fonctionnaires.

Le travail de bureau est une branche d'activité qui assure la documentation et l'organisation du travail avec des documents officiels. Dans le cadre de l'activité de toute entreprise, organisation ou institution, décisions de gestion sur diverses questions. Dans le même temps, les informations nécessaires à la prise de décision et les décisions elles-mêmes peuvent être présentées sous forme de documents. Par conséquent, le travail de bureau est également appelé documentation de gestion. L'efficacité de la gestion, la rentabilité, l'efficacité, la culture de travail des employés de la direction dépendent de l'organisation du travail de bureau. Le développement des nouvelles technologies de l'information dans la gestion, les nouveaux programmes bureautiques s'effectuent sur la base des règles traditionnelles de travail de bureau. Le travail de bureau se compose de deux éléments inextricablement liés : la documentation et l'organisation du travail avec des documents.

Toutes les opérations avec des documents sont régies par le cadre réglementaire et méthodologique du travail de bureau. Il régit :
- règles pour la paperasserie;
- règles pour travailler avec des documents;
- assurer la sécurité des documents ;
- la procédure de transfert des documents pour archivage ;
- travail du service de travail de bureau (fonctions, structure) ;
- introduction des nouvelles technologies de l'information ;
- travailler avec des documents portant un cachet de restriction d'accès ;
- aspects juridiques liés aux documents et autres questions.

Les questions de documentation à l'appui de la gestion sont réglementées par :
- les lois de la Fédération de Russie ;
- normes nationales et industrielles ;
- classificateurs entièrement russes;
- instructions de l'État et de l'industrie pour le travail de bureau ;
- instructions pour le travail de bureau d'une organisation particulière.

La gestion de la documentation remplit un certain nombre des fonctions suivantes.

Etablissement des formulaires et détails des documents. Après avoir rédigé le texte du document, il doit être correctement formaté pour qu'il ait force de loi. La procédure de délivrance des documents officiels est déterminée par GOST R6.30-2003 Exigences pour l'exécution des documents, qui définit les règles de délivrance de chaque élément du document. Le document se compose d'un certain nombre de ses éléments constitutifs, appelés détails. Depuis l'apparition du terme professionnel d'accessoires, nous allons vous dévoiler son contenu. Dans GOST 351141-98 pour les termes et définitions, la condition requise d'un document est appelée «un élément obligatoire dans l'exécution d'un document officiel». Documents divers consistent en un ensemble différent d'accessoires. Le nombre de détails caractérisant les documents est déterminé par les objectifs de création du document, son objectif, les exigences de contenu et de forme ce document, une manière de documenter. En plus des conditions requises, un document peut également être caractérisé par des caractéristiques telles que l'originalité et la copie, l'authenticité et la contrefaçon, l'état physique du document, le format du papier, la méthode de fabrication du document. De nombreux documents contiennent un nombre strictement limité de détails. L'absence ou l'indication erronée d'une exigence dans document officiel rend le document invalide. Pour un certain nombre de documents délivrés par les autorités publiques et contrôlé par le gouvernement, la composition des détails des documents est établie dans des actes législatifs et réglementaires. Les documents dont la forme n'est pas fournie doivent contenir les mentions obligatoires suivantes :
a) le nom du document ;
b) la date de préparation du document ;
c) le nom de l'organisation pour le compte de laquelle le document est rédigé ;
d) le contenu de la transaction commerciale ;
e) instruments de mesure des transactions économiques en termes physiques et monétaires ;
f) les noms des postes des personnes responsables de la transaction commerciale et l'exactitude de son exécution ;
et) signatures personnelles les personnes indiquées.

L'ensemble des détails qui composent le document s'appelle le formulaire du document. Une forme caractéristique d'un type particulier de document, par exemple une ordonnance, un acte, est appelée forme standard.Une forme typique est caractérisée par un certain nombre de détails disposés dans un ordre strict. Lorsque les travaux d'unification et de normalisation des documents ont commencé dans notre pays dans les années 1920, le premier normes d'état sur les documents relatifs à leur forme et à l'emplacement des détails. Ces normes étaient en vigueur jusqu'au début des années 1940. Une fois de plus, les travaux sur la normalisation des documents ont repris dans les années 1960. En 1965-1975. des normes ont été élaborées qui établissent des exigences pour les systèmes de documentation individuels utilisés dans le domaine de la gestion (commerce extérieur, commerce intérieur, organisationnel et administratif, primaire, comptabilité).

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ÉTABLISSEMENT D'ENSEIGNEMENT NON ÉTAT

ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL SUPERIEUR

INSTITUT D'ÉCONOMIE ET DE DROIT KUZBAS

FACULTÉ DE DROIT

CHAIRE DES DISCIPLINES HUMANITAIRES

Test

Par discipline : "Documentation des activités de gestion"

sur le thème "Organisation du travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale"

Réalisé par : élève du groupe 303

Panshina E.Yu.

Kemerovo 2010

Introduction

Conclusion

Introduction

La nécessité d'automatiser les processus de bureau et d'organiser la gestion électronique des documents est aujourd'hui reconnue par les autorités de l'État et les gouvernements locaux dans presque toutes les régions de la Fédération de Russie. Mais parallèlement à la compréhension d'un tel besoin, un certain nombre de questions se posent, sans recevoir de réponses auxquelles il est impossible de procéder à la mise en œuvre pratique des projets.

Par où commencer la mise en œuvre du système ? Comment diviser l'ensemble du projet en étapes pour que l'effet de la mise en œuvre soit évident après la première étape et grandisse à chaque étape suivante ? Parmi les moyens techniques disponibles, lesquels doivent être mis à niveau en premier lieu et lesquels peuvent attendre ? Quelles ressources financières devraient être prévues dans le budget, ventilées par années, en fonction des réalités d'une région particulière ?

En fait, toutes ces questions concernent la construction d'un plan compétent pour la mise en œuvre du projet pour plusieurs années à venir, en tenant compte du financement prévu, des besoins de production, des équipements techniques et de la modernisation prévue du parc technique.

Le travail des ingénieurs, designers, responsables de production passe beaucoup de temps à étudier, analyser et compiler diverses documentations. En règle générale, des difficultés particulièrement importantes surviennent lors de l'élaboration des documents de production, principalement en raison du manque de connaissances particulières des compilateurs. L'élimination des dépenses de temps improductif dans les processus de compilation et d'utilisation des documents nécessite une combinaison raisonnable de formalisation et de créativité, et cela, selon les auteurs, nécessite, d'une part, une familiarisation des compilateurs de documents avec les lois les plus générales de la perception des documents, d'autre part, et c'est la tâche principale, la formulation et la systématisation des règles et normes générales pour la préparation des documents de base.

Le travail de contrôle a pour objet d'étudier les fondements théoriques de l'organisation du travail de bureau dans les collectivités publiques et les collectivités locales.

Selon l'objectif des travaux de contrôle, les tâches suivantes ont été définies :

Définir le concept de flux de travail ;

Considérons le modèle russe de travail de bureau dans les autorités publiques et l'autonomie locale ;

Identifier les systèmes EDD pour les différents niveaux de gouvernement ;

Envisager d'automatiser l'échange de documents entre les autorités.

1. Le flux de documents comme base des activités de l'autorité

Le travail de bureau au sein de l'organe exécutif fédéral est effectué conformément aux règles relatives au travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux, approuvées par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 juin 2009 n ° 477. Borodina V.V. Travail de bureau dans le système de l'administration publique. [Texte] / V. V. Borodina. Maison d'édition : RAGS, 2008. - 154C Sur la base du présent règlement, l'exécutif fédéral, en accord avec l'exécutif fédéral en matière d'archivage, édicte une instruction sur le travail de bureau. Ces règles ne s'appliquent pas à l'organisation du travail avec des documents contenant des secrets d'État.

Tous les documents sont divisés en entrants, sortants et internes. Les documents entrants passent par le traitement primaire, l'enregistrement, l'examen préliminaire dans le service de bureau, sont transférés à la direction pour examen, puis parviennent aux artistes interprètes ou exécutants. Après exécution, les documents sont placés dans des fichiers.

Chaque organisme constitue son propre fonds documentaire. La nomenclature des dossiers de l'organisme est coordonnée avec la commission d'expertise et de vérification des archives fédérales compétentes. Les cas de stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans) sont transférés aux archives. La résolution établit la procédure de travail avec des documents électroniques.

Le terme "workflow" est actuellement extrêmement utilisé et se retrouve dans la description de presque tous les systèmes d'information. L'automatisation du flux de travail est mise en œuvre par de nombreux systèmes, et chacun d'eux prétend être "une approche intégrée de l'automatisation du flux de travail". Dans le même temps, la variété des systèmes est la plus large: des systèmes de comptabilité d'entrepôt aux logiciels de contrôle des processus technologiques.

Le travail de bureau, ou "gestion documentaire", selon la même source, désigne "une branche d'activité qui assure la documentation et l'organisation du travail avec des documents officiels". Autrement dit, le travail de bureau est un ensemble de mécanismes organisationnels permettant de maintenir et de contrôler le flux de travail des documents officiels. Cependant, dans les "Instructions standard pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux" datées du 27 novembre 2000, les fonctions de travail de bureau ne se limitent plus à réglementer uniquement le flux de documents officiels. Cela nous permet d'affirmer que les systèmes bureautiques doivent contrôler non seulement la circulation des documents enregistrés (officiels), mais également les projets de documents.

2. Le modèle russe du travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale

En Russie, à l'échelle nationale, une technologie unifiée de travail avec les documents de gestion s'est développée, le soi-disant système d'État de soutien documentaire à la gestion (GS DOW). Le travail de bureau russe n'a pas d'analogues dans d'autres pays, ni en termes de détail de l'élaboration de la technologie de travail avec des documents, ni en termes d'échelle de distribution. Et si en Occident le développement de la bureautique stimule le développement des technologies de gestion de documents, alors en Russie, en règle générale, nous parlons de l'automatisation de la technologie traditionnellement établie du flux de travail de bureau.

Quelles sont les caractéristiques du "modèle russe" du travail de bureau ? Il y a trois avantages les plus frappants : Spivak V.A. Documentation activités de gestion. [Texte] / V.A. Spivak - Maison d'édition : Piter, 2008. - 98C.

Contrôle du document, à partir du moment de sa réception ;

Centralisation des fonctions de contrôle ;

Normes uniformes de circulation des documents.

Contrairement aux méthodes occidentales de travail avec des documents, dans la pratique russe, un document est mis sous contrôle au moment où il est reçu par l'autorité. Les documents internes ou sortants tombent dans le champ du contrôle immédiatement après la "naissance" - c'est-à-dire l'approbation. Dans le même temps, la relation entre les documents est suivie - si un document est apparu à la suite de la mise en œuvre d'une décision prise sur un autre document. Tout cela permet de suivre le parcours de tout document reçu par une autorité de l'État et une administration locale avec une garantie - après tout, aucun document enregistré ne peut disparaître sans laisser de trace.

Dans les conditions d'existence d'une réglementation aussi détaillée des flux de documents dans les autorités, l'introduction sans adaptation d'une technologie fondamentalement nouvelle de l'un ou l'autre logiciel étranger est irréaliste. Dans ce cas, on peut parler d'automatisation du travail de bureau traditionnel à l'aide des technologies de l'information modernes.

La paperasserie traditionnelle implique la maintenance de nombreux journaux et / ou classeurs qui servent des documents papier. Et c'est l'entretien de ces classeurs qui est l'objet premier de la bureautique. Parallèlement, rien n'empêche d'inclure dans le système automatisé la possibilité de lier la carte à l'image électronique du document lui-même (texte et même image, son et vidéo). Ainsi, les conditions technologiques sont créées pour le passage à la gestion électronique des documents. La transition vers la gestion électronique des documents, à son tour, crée les conditions préalables à la formation d'archives électroniques avec des mécanismes efficaces de travail de référence et d'analyse sur une variété de documents sous diverses formes de présentation.

D'autre part, l'utilisation d'un réseau informatique crée les conditions d'une décentralisation de l'exécution de diverses fonctions bureautiques tout en maintenant un contrôle centralisé sur le flux de documents. Il est possible, par exemple, de permettre aux départements et même aux employés individuels d'enregistrer indépendamment des documents et en même temps de contrôler de manière centralisée leur passage. De plus, la présence d'un réseau reliant des collectivités territorialement éloignées permet un contrôle centralisé des flux documentaires, impossible à mettre en œuvre dans le cadre d'une technologie purement papier.

Le modèle de flux de travail russe n'est pas seulement entièrement compatible avec approches modernes aux processus de gestion, mais surpasse également de manière significative les modèles occidentaux de gestion de documents. Après tout, dans le modèle russe, la perte de documents ne peut se produire qu'en raison d'une violation directe des instructions de travail de bureau.

3. Choisir une approche de l'automatisation du flux de travail

La nécessité d'automatiser le flux de travail des pouvoirs publics et de l'autonomie locale est désormais une évidence pour tout le monde.

Le travail de bureau utilisant des journaux papier et des classeurs est incompatible avec les exigences d'amélioration de l'efficacité du travail des fonctionnaires pour plusieurs raisons.

Les informations sur les documents et l'état d'avancement de leur exécution sont distribuées selon le système de fichiers de l'organisation et ses divisions structurelles. Par conséquent, obtenir des informations sur le travail avec des documents dans une entreprise nécessite de rechercher et de traiter des données provenant d'armoires de fichiers hétérogènes et décentralisées.

Les classeurs de documents sont généralement séparés des artistes interprètes ou exécutants. Ils contiennent des informations incomplètes et non opérationnelles sur l'état des documents.

La reproduction et le déplacement d'un grand nombre de documents papier, le maintien en nombre et la duplication les uns des autres de magazines et de classeurs entraînent grands volumes coûts de main-d'œuvre improductifs.

Cependant, les approches cardinales et révolutionnaires du flux de travail des autorités de l'État et de l'autonomie locale sont très dangereuses. Cela peut entraîner non seulement un retard dans la mise en œuvre, mais aussi de graves problèmes de gestion.

Microsoft, en collaboration avec des partenaires, propose des solutions logicielles et méthodologiques en deux phases dans le domaine de l'organisation du flux de travail des autorités de l'État et des gouvernements locaux : Borodina V.V. Travail de bureau dans le système de l'administration publique. [Texte] / V.V. Borodine. Maison d'édition : RAGS, 2008. -184C.

Travail de bureau automatisé pour le flux de travail papier ;

Gestion électronique des documents et travail de bureau.

Une telle approche progressive permettra d'augmenter progressivement l'efficacité du travail de l'autorité, en éliminant la possibilité de désorganisation de ses activités. Le travail de bureau automatisé pour le flux de travail papier est à court terme la principale approche de l'automatisation du flux de travail dans les autorités publiques et les collectivités locales.

Les documents traités par l'autorité, y compris ceux transmis à l'aide de la technologie informatique, ont deux formes - traditionnellement papier et électronique. Cette symbiose est le résultat de installations modernes la préparation des documents implique une forme électronique de stockage des documents, et socle normatif et règles de circulation établies - papier. Aussi l'argument le plus important en faveur de la préservation support papier documents est une commodité inégalée de travailler avec eux. Les règles et les habitudes changent beaucoup plus lentement que les capacités des technologies de l'information modernes.

Dans les pouvoirs publics et les collectivités locales, apparemment, pendant longtemps lors du traitement des documents en au format électronique les transactions qui nécessitent la création de leurs copies papier seront enregistrées. En règle générale, les managers préfèrent travailler avec des documents sous forme papier. En outre, tandis que l'échange de documents officiels entre les autorités et leur transfert aux archives de l'État se fait également sous forme papier.

La gestion électronique des documents et le travail de bureau (EDD) est une réponse technologique aux exigences modernes de la situation politique et économique actuelle en matière d'efficacité Autorités russes pouvoir de l'État et gouvernement local. EDD s'appuie également sur l'expérience de sa mise en œuvre dans les instances gouvernementales occidentales, et sur des exemples de fonctionnement dans de grandes structures commerciales russes progressistes.

4. Les systèmes qui organisent la gestion électronique des documents

Comme mentionné ci-dessus, la gestion électronique des documents est un ensemble de nouvelles technologies permettant de travailler avec des documents. Les technologies appliquées permettent d'organiser une interaction "transparente" des systèmes assurant diverses opérations de traitement de documents. Tout d'abord, ces technologies incluent: Spivak V.A. Documentation des activités de gestion. [Texte] / V.A. Spivak - Maison d'édition : Piter, 2008. - 68C.

Technologies de reconnaissance de texte qui transforment les documents papier entrants en une forme de présentation entièrement électronique ;

Analogue électronique d'une signature manuscrite ;

Moyens de transmission de données ;

Moyens de stockage d'informations électroniques.

Ces technologies permettent aux sous-systèmes remplissant diverses fonctions de se compléter organiquement. Une telle interaction peut augmenter considérablement l'efficacité des fonctionnaires lorsqu'ils travaillent avec des documents.

La gestion électronique des documents vous permet de créer un espace d'information unique dans l'administration, intégrant tous les systèmes documentaires dans le nœud d'information. L'intégration est réalisée sans perte de qualité de travail avec les documents, tout en préservant les traditions Travail de bureau russe. La base d'une telle intégration est un stockage de documents fiable et des systèmes de flux de travail qui interagissent avec lui. Tous les documents traités sont stockés dans un référentiel unique, ce qui permet une recherche et une sélection optimales des informations lors de la préparation des documents. À l'heure actuelle, dans la plupart des collectivités et des collectivités locales, de nombreuses opérations sont déjà effectuées à l'aide de l'informatique. La tâche d'un système automatisé est d'organiser une travail en équipe sur les textes des documents et offrent à chaque fonctionnaire un espace d'information riche pour assurer ses activités.

5. Flux de travail des documents officiels

L'objectif principal dans le développement des technologies de gestion électronique des documents était d'atteindre la continuité maximale des règles et techniques de gestion des documents papier et du travail de bureau des fichiers journaux, ce qui permet d'assurer une transition sans douleur des technologies traditionnelles aux technologies modernes.

Le système de gestion des archives traite les documents stockés dans un référentiel unique de documents de l'autorité. Cela vous permet d'inclure les documents traités par la gestion des documents officiels dans un espace d'information unique de l'autorité.

La technologie de gestion électronique des documents est prise en charge par les éléments suivants Fonctionnalité systèmes : M.I. Basakov. Bureau de travail. Didacticiel pour les étudiants les établissements d'enseignement milieu enseignement professionnel. [Texte] / Basakov M.I. Maison d'édition : Marketing, 2002. -95C.

Enregistrement en mode automatisé des documents entrants transmis par courrier électronique ou via le portail Internet, y compris ceux équipés de signature numérique(EDS) et cryptoprotection ;

numérisation et reconnaissance de documents papier à l'aide de la technologie OCR intégrée ;

Joindre à la carte grise (RC) une image électronique du document sous forme de fichier(s) de tout format ;

différenciation des droits d'accès aux fichiers joints d'une image électronique d'un document ;

Fournir à chaque fonctionnaire - participant au processus clérical - son bureau virtuel personnel, qui garantit que le fonctionnaire n'a accès qu'aux documents liés à sa compétence ;

Assurer le processus d'approbation (visite) des projets de documents ;

recherche en texte intégral et attributive de documents électroniques, y compris la recherche en texte intégral à distance ;

Envoi par courrier électronique ou publication sur le portail Internet de l'autorité de documents électroniques sortants (à l'aide de tout courrier électronique prenant en charge MAPI), protégés par EDS et cryptés à l'aide de moyens certifiés ;

Formation et exécution des affaires, c'est-à-dire regroupement des documents exécutés en dossiers conformément à la nomenclature des dossiers et systématisation des documents au sein du dossier;

Archivage des documents électroniques, affaires de l'autorité.

L'unité principale de comptabilité dans le système est le RC du document, dont l'exhaustivité des détails offre la possibilité de générer des rapports statistiques et analytiques sur diverses tranches d'informations, une facilité de recherche.

Dans le même temps, l'ensemble principal de détails du RK peut être étendu avec un ensemble arbitraire de détails supplémentaires, déterminés pour chaque groupe de documents. Selon les détails supplémentaires de la République du Kazakhstan, il est possible, en plus des détails principaux, de rechercher et de sélectionner des données lors de la génération de rapports. A réception d'un document entrant électronique, son enregistrement s'effectue automatiquement. Pour le document reçu à la suite de l'échange entre les deux systèmes EDD, la plupart des détails du RK sont générés automatiquement. L'image électronique du document est jointe à l'AC. Dans le même temps, l'identité du document fourni avec l'EDS et la cryptoprotection est vérifiée. Si un document entrant arrive sous forme papier, le paquet OCR est appelé depuis l'environnement système, et à réception de son image électronique, il est renvoyé au système de gestion de bureau avec attachement simultané du document au RC. L'utilisateur du système, qui a joint le fichier du document, définit les droits d'accès au fichier au niveau secret, ainsi que la protection (annulation de la protection) contre l'édition.

S'il est nécessaire de traduire un volume relativement important de documents papier destinés à l'exécution et au stockage sous forme électronique, il est proposé d'utiliser l'option "Enregistrement de flux". Dans ce cas, après avoir saisi les données d'enregistrement du document en République du Kazakhstan, l'utilisateur du poste de travail automatisé (AWS) d'enregistrement en ligne imprime sur la première feuille du code à barres, qui correspond au numéro de système interne attribué par le système au document enregistré. Après cela, les documents dans un ordre aléatoire provenant de divers postes de travail d'enregistrement de flux arrivent au poste de numérisation équipé d'un scanner à grande vitesse. Les images électroniques numérisées des documents entrent dans la base de données et, grâce à la technologie d'extraction de codes-barres, sont jointes aux cartes d'enregistrement correspondantes des documents.

Après enregistrement, l'AC avec le document joint est envoyé sur le réseau au fonctionnaire chargé de prendre une décision sur l'exécution du document, puis aux exécuteurs du document conformément aux détails de la résolution. Parallèlement, chaque régisseur ou interprète est doté de certains droits qui permettent d'assurer l'organisation du travail avec des documents les plus proches possible du travail traditionnel à une table sur laquelle des documents qui sont de la seule compétence cet employé et qui sont soit en attente de début d'exécution (dans le dossier Reçu), soit acceptés par l'employé pour exécution (dans le dossier Sur exécution), soit transférés aux subordonnés avec indication du délai d'exécution (dans le dossier Sur contrôle ).

Au cours du travail avec des documents électroniques, une recherche combinée en texte intégral et attributive du document requis est fournie, y compris via un accès Web à la base de données de documents du système.

Fichiers avec des textes (images) de messages sortants et documents internes selon la technologie standard sont également attachés au RK. Document sortant, accompagné des prérequis du RK, peut être protégé par un EDS, crypté et transmis au destinataire.

Ainsi, en conjonction avec la possibilité d'enregistrer des documents reçus via des lignes de communication, une gestion électronique de documents d'entreprise est fournie. Les documents exécutés sont formés dans des caisses et transférés dans des archives.

6. Automatisation des échanges de documents entre autorités

Actuellement, de nombreuses autorités publiques utilisent déjà l'héritage systèmes automatisés gestion de documents. Ils sont construits sur différentes bases logicielles et matérielles. Certains d'entre eux, fournis par des partenaires Microsoft (dont le système Delo de la société Electronic Office Systems décrit ci-dessus), sont mis en œuvre sur la base de technologies modernes. En outre, un nombre important de systèmes des générations précédentes basés sur MS DOS et d'autres plates-formes sont toujours en service. L'unification des systèmes dans tous les organes de l'État dans un avenir prévisible est impossible à la fois pour des considérations politiques (droits des sujets de la Fédération et des gouvernements locaux) et pratiques. La mise en place, et surtout le remplacement des systèmes d'exploitation, est un processus assez long, difficile et coûteux.

Dans cette situation, la solution naturelle est de développer un tel outil d'échange de documents interservices, qui pourrait être facilement adapté à divers formats de messages entrants/sortants et permettrait la connexion de divers systèmes.

L'échange de documents électroniques doit être correctement sécurisé. Les documents doivent être fournis signature électronique, garantissant la paternité et l'invariance du contenu du document, et dans certains cas - fermé moyens cryptographiques d'un accès non autorisé.

Chaque organisation a de nombreuses organisations correspondantes avec lesquelles des documents sont échangés, et toutes peuvent avoir des formats de message différents et même des réseaux. Il est inapproprié de charger les systèmes des organisations individuelles de la fonction de support constant des informations de service nécessaires à l'organisation de l'échange. Il est logique de construire l'échange de documents non pas sur le principe du "chacun avec chacun", mais sur la base du principe "en étoile" - sur la base des Centres d'échange de documents (DPC).

Les centres de données peuvent exécuter l'ensemble de fonctions suivant : . Kirsanova M.V. Travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale: manuel. allocation [Texte] / M. V. Kirsanova. - Editeur : Infra-M :, 2004. - 127 p.

Transformation et coordination des formats des documents entrants-sortants ;

Prise en charge des bases de données d'adresses et calcul des itinéraires de livraison des documents ;

Livraison garantie des documents ;

Archivage supplémentaire des documents ;

Support et synchronisation des répertoires.

Les centres de messagerie peuvent également assumer le rôle d'autorités de certification qui maintiennent l'infrastructure à clé privée et publique, les procédures d'authentification pour les organisations participant à l'échange.

Pour l'intégration avec le centre de données, les systèmes d'entreprise hérités, si nécessaire, peuvent être complétés par des modules d'interface spéciaux qui fournissent des procédures préliminaires de conversion de format et d'échange avec le centre de données.

7. Systèmes EDD pour les autorités de différents niveaux

Une solution pour les autorités municipales et autres avec une petite quantité de flux de travail. Cette catégorie peut inclure conditionnellement des structures de gestion municipales avec un faible flux de documents, qui ne disposent pas d'une base technique suffisante pour la mise en œuvre d'un système EDD à part entière. Pour eux, une solution mono-utilisateur peut être recommandée, équipée des moyens d'échange sécurisé de documents électroniques avec une organisation supérieure - directement ou via le centre de données. L'utilisateur d'une telle solution est généralement un employé responsable du travail de bureau de l'organisation. Dans le même temps, le travail est effectué avec des documents papier, mais le système conserve l'enregistrement des documents entrants / sortants, la comptabilisation des résolutions sur les documents, les documents radiés de l'affaire et situés sur stockage d'archives. Avec un grand nombre d'employés, un enregistrement du mouvement des originaux papier peut également être conservé. Les documents reçus sous forme électronique d'une organisation supérieure sont immédiatement enregistrés, imprimés et commencent à être exécutés avant l'arrivée des originaux papier. L'organisation mère reçoit automatiquement une notification indiquant que le document a été enregistré. Cette solution permet : . Kirsanova M.V. Travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale: manuel. allocation [Texte] / M. V. Kirsanova. - Editeur : Infra-M :, 2004. - 154C.

Accélérer l'échange de documents entrants/sortants avec une organisation supérieure ;

Réduire le nombre de documents "perdus" dont on ne sait pas où ils se trouvent.

8. Solution pour le gouvernement local

Cette catégorie peut inclure conditionnellement des structures de gestion municipale avec un volume moyen de circulation de documents de 3 000 à 10 000 documents par an, le bureau ou le secrétariat en tant qu'unité structurellement séparée et travaillant non seulement avec des documents d'organisations, mais aussi avec des lettres et des appels de citoyens et entreprises. Ces organisations disposent généralement d'un parc suffisant d'ordinateurs personnels connectés à un réseau local. Pour eux, une solution multi-utilisateurs peut être recommandée avec un nombre d'emplois de 5 à 20, équipée de moyens d'échange sécurisé de documents électroniques avec des organisations supérieures et inférieures (directement ou via un centre de données), une communication avec un portail d'information et la réception des candidatures des citoyens et des organisations et la possibilité d'accéder à distance à Internet aux données du système EDD. Le système doit permettre l'enregistrement des documents entrants / sortants, la comptabilisation des résolutions sur les documents, les documents radiés de l'affaire et archivés. Un registre du mouvement des originaux papier doit également être conservé.

Les utilisateurs d'une telle solution ne sont généralement pas seulement le personnel de bureau, mais également un certain nombre d'employés de départements fonctionnels. Étant donné que la majorité des employés de ces organisations disposent d'ordinateurs personnels, dans le cadre d'une telle solution, le travail avec une partie des documents peut être organisé principalement ou exclusivement sous forme électronique. boîte de réception document papier peuvent être numérisés, et tout travail ultérieur avec eux peut déjà être effectué par voie électronique. Le processus d'exécution des documents (imposition et exécution des résolutions) peut également être organisé sous forme électronique.

Si l'organisation dispose d'un canal disponible en permanence sur Internet, l'accès à distance au système EDD peut être organisé via une interface Web, ce qui permet de contrôler l'avancement des travaux tant pour les fonctionnaires absents que pour les organisations supérieures.

Cette solution permet : Kuznetsov I.N. Gestion documentaire et travail de bureau. [Texte] / I. N. Kuznetsov. - M. : Yurayt, 2008. -84C.

Accélérer l'échange de documents avec les organisations supérieures et inférieures ;

Réduire la charge du personnel de bureau en transférant une partie des fonctions aux départements ;

Accroître l'efficacité du contrôle de l'exécution des documents ;

Organiser système efficace stockage des documents connexes ;

Réduire le temps de recherche des documents nécessaires ;

Réduire le nombre de documents "perdus" dont on ne sait pas où ils se trouvent ;

Accélérer et rendre plus efficace le travail des employés dans l'exécution des documents ;

Réduire les coûts de travail avec les appels des citoyens et des organisations soumis à formulaire électronique(via le portail);

Assurer le contrôle de l'exécution Documents importants des organisations supérieures.

Développer et soutenir le portail, ainsi qu'organiser l'accès Internet à distance aux données du système EDD, un ensemble de technologies Internet de Microsoft (Internet Information Services, technologie ASP, Microsoft Index Server) et l'API fournie par le système Delo-Enterprise pour la publication les documents peuvent être utilisés directement à partir de la base.

automatisation de la puissance du flux de travail

Conclusion

Une caractéristique du travail de bureau et de la circulation des documents dans les administrations publiques ou les collectivités territoriales, en tant que système d'aide documentaire à la gestion, est le reflet à 100 % des processus de gestion dans formulaire documentaire. De ce fait, les processus de travail de bureau et de circulation des documents acquièrent un caractère autonome et nécessitent leur propre système de gestion.

Le processus de mise en œuvre est actuellement en cours la technologie informatique et des réseaux dans les institutions publiques, et dans nombre d'entre eux, le niveau atteint à ce jour est suffisant pour l'introduction de technologies modernes de traitement des documents. Mais en plus des ordinateurs et des réseaux, cela nécessite un ensemble de solutions logicielles modernes.

La Fédération de Russie est pleinement consciente de l'importance de cette orientation, qui se reflète dans le programme cible fédéral "Russie électronique" en général et dans un certain nombre de ses activités spécifiques.

Le résultat final des activités de gestion appareil d'état dépend de nombreux maillons intermédiaires, dont le processus métier, qui permet une efficacité et une flexibilité dans la prise de décision. Case-work coordonne toutes les étapes du travail - de la conception à la mise en œuvre pratique des solutions. Le processus de gestion comprend les principales opérations typiques documentées suivantes :

Collecte et traitement d'informations documentaires; préparation de décision;

prise de décision et documentation; porter les décisions aux exécuteurs testamentaires ;

Exécution de la décision ; contrôle d'exécution; collecte d'informations sur les performances ;

Transfert d'informations via des liens verticaux et horizontaux ; stockage et récupération d'informations.

L'appareil administratif exerce ses fonctions principalement par le biais d'organisations et d'organisations universelles et autorisées. documents administratifs créées circulant quelles que soient les spécificités des activités dans tous les secteurs de l'économie et de l'administration publique. Si l'on tient compte du fait que plus de 14 millions de personnes sont employées dans l'appareil administratif et que la circulation annuelle des documents dans le pays est d'environ 60 milliards de feuilles et continue de croître, alors il ne fait aucun doute que le nombre effectif régulation ce processus a grande importance. Les normes documentaires d'État, les classificateurs de toute l'Union et les systèmes de documentation unifiés constituent l'un des moyens de régulation des flux de documents. Ces normes et d'autres sont reconnues pour stabiliser le flux de documents dans le pays tout au long du cycle technologique, afin de créer une technologie optimale pour gérer la gestion des documents de chaque unité administrative.

Liste de la littérature utilisée

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3. Kirsanova M.V. Travail de bureau dans les pouvoirs publics et l'autonomie locale: manuel. allocation [Texte] / M.V. Kirsanov. - Editeur : Infra-M :, 2004. - 256p.- (Enseignement supérieur)

4. Kuznetsov I.N. Gestion documentaire et travail de bureau. [Texte] / I.N. Kouznetsov. - M. : Yurait, 2008. - 576s.

5. Spivak V.A. Documentation des activités de gestion. [Texte] / V.A. Spivak - Maison d'édition : Piter, 2008. - 256s.

6. Système étatique de support documentaire de gestion. Exigences générales pour les documents et les services de soutien à la documentation. - M., 1991

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Conseil d'experts de l'UMO dans le système de l'enseignement supérieur et professionnel en tant que cahier de texte pour la direction du programme de premier cycle "État et gouvernement municipal»

Introduction

Les documents sont apparus avec l'avènement de l'écriture. Cependant, le travail de bureau en tant que système de certaines règles pour travailler avec des documents n'a commencé sa formation qu'à l'époque du règne de Pierre Ier. Au cours de cette période, inscription obligatoire documents, la technologie de contrôle de l'exécution des documents, la procédure de transfert des documents du travail de bureau en cours vers les archives est réglementée.

Le travail de bureau exécutif (ministériel) est né à la suite de réformes administratives Alexandre Ier dans début XIX dans. Travail de bureau par supérieur organismes gouvernementaux Cette période s'est déroulée dans le respect des lois dites "d'institution". En 1811, «l'établissement général des ministères» a été adopté, qui réglementait le travail avec des documents dans les ministères. Au cours de la période soviétique, de 1917 à 1991, le travail de bureau dans les administrations des États et des municipalités a continué de s'améliorer, un certain nombre de règlements ont été adoptés et documents méthodologiques, fixant l'unité de construction du système étatique de support documentaire à la gestion, des travaux ont été menés pour unifier les formes et les systèmes de documentation, réglementer la procédure de circulation des documents du niveau inférieur de gestion au plus haut.

Actuellement, l'objet du travail de bureau dans l'administration étatique et municipale sont les documents qui surviennent dans le processus d'exercice de leurs fonctions par les autorités étatiques et municipales, et l'organisation du travail avec ces documents.

Le sujet du travail de bureau est les questions de création, de classification, de procédure d'enregistrement, de contrôle, d'examen de la valeur, de stockage et d'utilisation des documents basés sur les technologies de l'information modernes.

Dans les organes de l'administration d'État et municipale, l'organisation, l'entretien et l'amélioration du travail de bureau, ainsi que le contrôle du respect de la procédure établie pour le travail avec les documents, sont effectués par l'unité structurelle, qui est chargée des fonctions de documentation l'appui à la gestion, soit par une personne nommée par arrêté du chef de l'organe de l'administration de l'Etat et de la commune chargé du travail de bureau (ci-après dénommé le bureau d'affaires).

Lors de la détermination du contenu du manuel, les exigences de la norme éducative de l'État ont été prises en compte l'enseignement supérieur dans la discipline "Fondamentaux du travail de bureau" pour les bacheliers du profil de formation "Gestion étatique et municipale", traditions école nationale l'enseignement du travail de bureau, compte tenu de l'évolution naturelle de l'organisation de la gestion.

Dans le premier chapitre donné bref examen notions de base dans le domaine du travail de bureau et de la gestion de la documentation. Les concepts du document, ses variétés, les moyens de documentation sont décrits, une grande attention est accordée à l'examen de la mise en place du système d'État de soutien documentaire à la gestion dans la Fédération de Russie, ainsi qu'à la consolidation réglementaire de la documentation des activités de gestion et de l'organisation travail de bureau dans les gouvernements étatiques et municipaux.

Dans le deuxième chapitre, les exigences modernes pour la préparation et l'exécution des documents dans les organes gouvernementaux des États et des municipalités sont examinées. Les questions d'enregistrement des formulaires de documents, les détails qui donnent force de loi aux documents, la composition des détails obligatoires et supplémentaires des documents de gestion sont couverts.

Le troisième chapitre traite des exigences relatives à la rédaction des textes des documents de gestion, des caractéristiques de la conception des documents organisationnels des administrations nationales et municipales, des types et des règles de rédaction des textes des documents administratifs et de référence, de la documentation des activités des organes collégiaux.

Le quatrième chapitre traite de l'organisation du travail de bureau dans l'État et le gouvernement municipal, sa structure, les tâches principales, les fonctions des parties structurelles. Les dispositions relatives à l'établissement d'une mesure du travail sur la base de son rationnement sont décrites, les significations et les types de normes du travail pour le personnel de bureau, les méthodes de rationnement du travail et les conditions de travail des employés de bureau sont divulgués.

Le cinquième chapitre énonce les dispositions relatives à l'organisation de la circulation des documents dans les gouvernements des États et des municipalités, les formes et les méthodes d'enregistrement des documents, l'organisation d'un système de recherche d'informations, y compris l'utilisation de la gestion électronique des documents, décrit les principales orientations pour le développement de l'interaction interministérielle des administrations fédérales autorités exécutives dans le processus d'organisation de la circulation des documents.

Le sixième chapitre traite de l'organisation du travail de bureau sur les recours des citoyens, les types de recours, la technologie d'enregistrement, les méthodes et les formes de contrôle de l'exécution des recours, l'organisation de l'accueil personnel des citoyens.

Le septième chapitre aborde les enjeux du stockage courant des documents.

À la fin du manuel, des applications sont présentées qui révèlent et clarifient le contenu du texte principal, ainsi que utilisées dans le processus d'exécution par les étudiants de tâches pratiques. Tâches pratiques et question test présenté à la fin de chaque chapitre.

La valeur de la discipline "Fondamentaux du travail de bureau" est déterminée par les exigences que la norme d'enseignement supérieur de l'État impose aux cadres hautement qualifiés. Les activités de ces spécialistes visent à fournir Gestion efficace organisation, en prenant des décisions de gestion rapides et opportunes. Le domaine d'activité professionnelle d'un manager est d'assurer une gestion efficace de l'organisation, l'organisation des systèmes de gestion, l'amélioration de la gestion conformément aux tendances du développement socio-économique.

Le manuel est destiné aux étudiants du supérieur les établissements d'enseignement- Des programmes de licence et de master étudiant dans les domaines de "Gestion", "Gestion des organisations", "Science du document et science de l'archivistique", ainsi que pour les étudiants du système de formation avancée pour cadres et spécialistes du service d'appui à la documentation de l'État et municipal Gouvernements.

Chapitre 1
Réglementation du travail de bureau dans les organes de l'État

1.1. Concepts de base dans le domaine du travail de bureau

Conformément à l'art. 10 de la Constitution de la Fédération de Russie, le pouvoir de l'État en Russie est divisé en législatif, exécutif et judiciaire, en fonction des fonctions exercées. Le principe de la séparation des pouvoirs s'applique non seulement à l'organisation du pouvoir de l'État au niveau fédéral, mais aussi au système des autorités de l'État des sujets de la Fédération.

Les organes de l'État exercent l'une des fonctions du pouvoir de l'État, respectivement, il est divisé en législatif, exécutif et judiciaire.

Organes corps législatif Ce sont des institutions représentatives et législatives formées par des élections. Leur tâche principale est de légiférer, mais en plus ils remplissent d'autres fonctions, par exemple, ils contrôlent les activités du pouvoir exécutif.

Les autorités exécutives sont, en règle générale, des organes nommés. La tâche principale des autorités exécutives est de se conformer aux dispositions de la Constitution, des lois fédérales et d'autres règlements. Les autorités exécutives fonctionnent sur la base d'une combinaison d'unité de commandement et de collégialité.

Le pouvoir judiciaire administre la justice. Les activités des tribunaux visent à renforcer l'ordre public, à prévenir les crimes et autres délits et ont pour mission de protéger contre toute atteinte aux fondements consacrés par la Constitution. ordre constitutionnel, droits et libertés de l'homme et du citoyen, autres institutions démocratiques. Les tribunaux sont indépendants et ne sont soumis qu'à la loi.

Les organes de l'autonomie locale gèrent les biens municipaux, forment, approuvent et exécutent le budget local, établissent les taxes et redevances locales, maintiennent l'ordre public et résolvent également d'autres problèmes d'importance locale.

Les organes de l'autonomie locale sont des personnes morales et agissent de manière indépendante en leur propre nom. Il découle de ce qui précède que l'administration municipale est l'activité des élus et autres gouvernements locaux dans la gestion des biens municipaux, objet économie municipale, la formation et l'exécution du budget local, visant à assurer l'activité vitale de la population de la municipalité, à résoudre d'autres problèmes d'importance locale, notamment l'organisation de leur travail, le service municipal.

L'autonomie locale s'exerce dans municipalités- urbain et établissements ruraux: dans un village ou plusieurs villages avec territoire commun(district), villes ou parties de grandes villes (agglomérations, quartiers).

Définition: services municipaux - activité professionnelle citoyens, qui s'exerce de manière permanente dans les postes du service municipal, remplacé par la conclusion Contrat de travail(Contrat).

La fonction principale de tout État ou institution municipale- prendre des décisions managériales. Toutes les décisions de gestion des organes de l'État et des municipalités sont prises sur la base d'informations qui doivent être fiables, actualisées et complètes.

Définition: documentation - enregistrement d'informations sur un support de stockage règles établies.

Le processus de fixation d'informations sur tout support d'informations (papier, magnétique, etc.) en vue de leur utilisation ultérieure est appelé documentation. La documentation des activités de gestion est une fonction massive exécutée par tous les organes étatiques et municipaux.

Définition: document - information enregistrée sur un support avec des détails permettant de l'identifier.

Lors de la création de documents, différentes méthodes de documentation sont utilisées en fonction du contenu de l'information : enregistrement sonore (document phono), photographie (document photo), enregistrement d'images et de sons (document audiovisuel), etc.

Définition: moyens de documentation - moyens de technologie organisationnelle et informatique utilisés pour enregistrer des informations sur un support.

Actuellement, les documents électroniques sont largement utilisés dans l'administration publique.

Définition: document électronique - un document dont les informations sont présentées sous forme électronique.

Un document établi, délivré ou en circulation par des organismes, institutions, organisations étatiques ou municipaux et répondant à certaines exigences, appartient à la catégorie des documents officiels.

Définition: un document créé par un avocat ou individuel, établi et certifié en en temps voulu, est appelé un document officiel.

Un document officiel utilisé dans les activités courantes des organes de l'État est appelé document officiel.

Attention! Si le document est créé par une personne ne relevant pas de ses fonctions officielles ou activités sociales, alors il est considéré comme un document d'origine personnelle.

Les documents, à la fois officiels et officiels, doivent avoir Force juridique ou une signification juridique.

Définition: la signification juridique d'un document est la propriété d'un document d'agir comme une confirmation d'activités commerciales ou d'événements personnels.

Définition: force juridique du document - la propriété d'un document officiel à appeler conséquences juridiques.

caractéristique documents officiels est la présence d'un certain formulaire, l'ordre de leur publication, compilation, la disponibilité des détails nécessaires.

Définition: accessoires - un élément de conception de document (par exemple, signature, sceau, texte).

Les nombreux types et variétés de documents, la complexité de leur composition, la présence de règles spéciales pour donner force juridique aux documents et d'autres problèmes graves liés à la documentation de gestion rendent nécessaire de distinguer une branche d'activité spéciale qui fournit la documentation et l'organisation de travailler avec des documents officiels. Cette branche d'activité s'appelle le travail de bureau.

Définition: travail de bureau - une activité qui fournit la documentation, le flux de travail, le stockage opérationnel et l'utilisation des documents.

Définition: support de documentation (gestion), DOW - activités qui fournissent à dessein des fonctions de gestion de documents.

Rappelles toi!

Les abréviations suivantes sont utilisées dans les affaires :

États-Unis - système unifié ;

USORD - un système unifié de documentation organisationnelle et administrative;

GSDOU - le système étatique d'appui documentaire à la gestion ;

OKUD - classificateur panrusse de la documentation de gestion;

OKPO - classificateur panrusse d'entreprises et d'organisations;

GOST - norme d'état.

Les documents de gestion servent certaines fonctions de gestion : planification, organisation, contrôle, etc.

Les documents liés à une fonction de gestion sont généralement appelés un système de documentation, par exemple, un système de documentation organisationnelle et administrative, un système de documentation comptable, un système de documentation du commerce extérieur.

Définition: un système de documentation est un ensemble de documents interconnectés selon les signes d'origine, le but, le type, le domaine d'activité, les exigences uniformes pour leur exécution.

Les fonctions de gestion dans toutes les organisations sont du même type, par conséquent, les documents pour chaque fonction doivent être les mêmes en type et en forme.

Définition: amener les documents à une uniformité optimale dans la composition et les formes s'appelle unification documents.

Unifier non seulement documents séparés mais aussi le système documentaire en général.

Définition: Un système documentaire unifié est un système documentaire créé par règles communes et les exigences, contenant les informations nécessaires à la gestion dans un domaine d'activité particulier.

Le système de documentation est différentes sortes documents. Le classificateur panrusse de la documentation de gestion (OKUD), approuvé pour la première fois en 1978, comprenait les types et les formes de documents qui font l'objet d'unification dans le processus de création de systèmes de documentation unifiés.

Le classificateur panrusse de la documentation de gestion fait partie intégrante système unifié classification et codage des informations techniques, économiques et sociales et couvre les systèmes unifiés de documents autorisés à être utilisés dans l'économie nationale.

Le classificateur panrusse de la documentation de gestion est conçu pour résoudre les tâches suivantes :

1) enregistrement des formulaires de documents;

2) rationaliser les flux d'information dans l'économie nationale ;

3) réduction du nombre de formulaires utilisés ;

4) exclusion de la circulation des formes non normalisées de documents ;

5) assurer la comptabilisation et la systématisation des formes unifiées de documents sur la base de leur enregistrement ;

6) le contrôle de la composition des formulaires des documents et l'élimination de la duplication des informations utilisées dans le domaine de la gestion ;

7) organisation rationnelle du contrôle de l'utilisation des formulaires unifiés.

Actuellement, OKUD comprend les systèmes de documentation suivants :

1) 0200000 Système unifié de documentation organisationnelle et administrative ;

2) 0300000 Système unifié de documentation comptable primaire ;

3) 0400000 Système de documentation unifié de la Banque de Russie ;

4) 0500000 Système unifié de documentation comptable, financière, comptable et de reporting du secteur public de gestion ;

5) 0600000 Système unifié de reporting et de documentation statistique ;

6) 0700000 Système unifié de comptabilité et de reporting de la documentation comptable des entreprises ;

7) 0800000 Système unifié de documentation du travail ;

8) 0900000 Système de documentation unifié fonds de pension Fédération Russe;

9) 1000000 Système unifié de documentation du commerce extérieur ;

Les objets de classification OKUD sont des formes de documents unifiées interdépartementales et intersectorielles qui sont approuvées par les départements et ministères de la Fédération de Russie. Le classificateur contient des désignations de code et des noms de formes unifiées de documents qui sont inclus dans les systèmes de documentation unifiés.

Définition: formulaire de document unifié (UFD) - formulaire de document un certain genre A qui contient la partie constante du texte.

À à coup sûr les codes du classificateur panrusse de la documentation de gestion sont apposés sous des formes unifiées de documents. Avec l'utilisation du classificateur panrusse de la documentation de gestion, les tâches de désignation sans ambiguïté des formes unifiées de documents ont été résolues et, sur cette base, leur comptabilité et leur systématisation, ce qui a contribué à rationaliser l'ensemble du système de documentation de gestion, en éliminant les formulaires en double des documents et optimiser la composition des documents utilisés.

Le système de documentation le plus massif utilisé dans les gouvernements des États et des municipalités est le système unifié de documentation organisationnelle et administrative (USORD).

Le système unifié de documentation organisationnelle et administrative est un complexe organisé de manière rationnelle de formes unifiées de documents interconnectées recommandées pour une utilisation dans les activités des organisations de toutes les formes organisationnelles et juridiques (ci-après dénommées organisations).

Le but du développement de l'USORD est de créer des ensembles de documents interconnectés qui assurent les activités organisationnelles et administratives des organisations. L'utilisation d'USORD dans les activités des organisations contribue à la résolution rapide des tâches de gestion, à la réduction des coûts de main-d'œuvre et de matériel pour travailler avec des documents, à l'amélioration de la qualité de la documentation organisationnelle et administrative et à la réduction du volume de travail.

Les formulaires unifiés inclus dans l'USORD établissent la structure approximative du texte, la composition minimale requise des détails des documents organisationnels et administratifs pertinents et ne sont pas des exemples de leur conception, si une autre conception est prévue par la législation de la Fédération de Russie.

L'album des formulaires unifiés de documents organisationnels et administratifs peut être utilisé comme tableau de référence pour développer des albums de formulaires unifiés de documents dans les organisations et les tenir à jour en incluant en temps opportun de nouveaux formulaires, en retirant les formulaires unifiés annulés, en modifiant la portée de formes unifiées de documents organisationnels et administratifs, etc. .

Les formulaires unifiés dans USORD sont systématisés selon les sous-systèmes suivants :

✓ Documentation pour la création d'une organisation ;

✓ documentation sur la réorganisation de l'organisation ;

✓ documentation sur la liquidation de l'organisation ;

✓ documentation de privatisation organisations gouvernementales;

✓ documents pour activité managériale organisations;

✓ documentation sur la réglementation organisationnelle et réglementaire des activités de l'organisation;

✓ documentation sur la réglementation opérationnelle et informationnelle des activités de l'organisation;

✓ documents d'emploi ;

✓ documentation pour l'enregistrement des modifications les relations de travail;

✓ documentation sur le licenciement du travail;

✓ documentation sur l'octroi des congés et le rappel des congés ;

✓ documentation sur l'enregistrement des incitations ;

✓ documents de conception des mesures disciplinaires;

✓ Documentation pour les voyages d'affaires.

Dans du code forme unifiée le document reflète les caractéristiques de classification suivantes : les premier et deuxième caractères (classe de formulaires) - la forme unifiée du document appartient au système de documentation unifié correspondant ; les troisième et quatrième caractères (une sous-classe de formulaires) - le caractère commun du contenu de nombreuses formes de documents et le sens de leur utilisation; cinquième, sixième et septième caractères - numéro d'enregistrement un formulaire de document unifié au sein d'une sous-classe ; le huitième caractère est le numéro du chèque.

Structure désignation de code forme unifiée du document pour OKUD :

Un exemple de désignation de code pour une forme unifiée d'un document pour OKUD: 09010046 Feuille de règlement des primes d'assurance à la Caisse de pension

L'unification des documents est l'une des méthodes de leur standardisation.

Dans les normes de documents de gestion la composition des éléments individuels du document (exigences), leur emplacement et les règles de conception sont établis.

Définition: la normalisation est l'activité consistant à établir des règles et des caractéristiques en vue de leur réutilisation volontaire, visant à assurer l'ordre dans la production et la circulation des produits et à accroître la compétitivité des produits, travaux ou services.

Le résultat des travaux d'unification et de normalisation peut être à la fois des normes pour certains types documents et systèmes de documentation unifiés (par exemple, GOST R 6.30-2003. Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives aux documents).

La coopération internationale en matière de normalisation dans le domaine de la documentation est menée dans le cadre de l'ISO - organisation internationale pour la normalisation. Les normes ISO définissent :

✓ formats de papier pour les documents et méthodes d'expression de leurs tailles (ISO 216:1975, ISO 353:1975) ;

✓ tailles des dossiers pour le stockage des documents (ISO 623:1974) ;

✓ interligne et espacement des lettres (ISO 4882:1979) ;

✓ Clé de mise en page et grille de construction pour la création de blancs et de formulaires de documents (ISO 3535:1977) ;

✓ exigences de base pour les formulaires de documents (ISO 8439:1990) ;

✓ principes de mise en page des documents de vente (ISO 6422:1985) ;

✓ formats d'enveloppes pour l'envoi de documents, l'ordre d'écriture de l'adresse sur les envois postaux (ISO 11180:1993) ;

✓ règles d'insertion des dates et heures dans les documents (ISO 8601:2000) ;

✓ ordre des codes dans les documents de vente (ISO 8440:1986).

En 2001, les premières normes de la nouvelle série « Information et documentation. Gestion des documents (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), qui définissent les exigences pour les systèmes de travail de bureau. En 2007, GOST ISO R 15489-1:2007 "Système de normes pour l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Gestion de documents. Exigences générales". Il convient de tenir compte du fait que l'application d'une norme internationale ou d'une norme d'un autre pays est effectuée dans la Fédération de Russie en incluant totalement ou partiellement son contenu dans le document normatif national sur la normalisation. Cette norme contient des dispositions sur les responsabilités, les politiques, les procédures, les systèmes et les processus associés aux documents des organisations, des lignes directrices pour la gestion des documents dans le cadre de la gestion de la qualité et des processus de gestion. environnement conformément aux normes internationales ISO 9001 et ISO 14001, des lignes directrices sur la conception et la mise en œuvre de systèmes de gestion de documents.

Définition: document - information identifiable enregistrée sur un support tangible créé, reçu et stocké par une organisation ou un individu comme preuve lors de la confirmation obligations légales ou des activités commerciales.

Tous les documents circulant dans le processus de circulation des documents des organes étatiques et municipaux peuvent être classés selon divers critères.

1. Selon la méthode de documentation, les documents peuvent être classés en documents écrits, textuels, manuscrits, dactylographiés, électroniques, illustrés, photo, audio, filmés, documents sur support machine.

document écrit- un document texte dont les informations sont enregistrées par n'importe quel type de lettre.

Document texte- un document contenant des informations vocales enregistrées par tout type d'écriture ou tout système d'enregistrement sonore.

document manuscrit– document écrit, lors de la création duquel les caractères de la lettre sont appliqués à la main.

document dactylographié- un document écrit, lors de la création duquel les caractères de la lettre sont appliqués par des moyens techniques.

Document électronique– créé et lisible à l'aide de la technologie informatique.

document pictural- un document contenant des informations exprimées à travers l'image d'un objet.

Photodocument- un document figuratif créé par un procédé photographique.

Fonodocument- un document contenant des informations sonores enregistrées par tout système d'enregistrement sonore.

Documents cinématographiques- un document pictural ou audiovisuel créé de manière cinématographique.

Document machine- un document créé à l'aide de supports et de méthodes d'enregistrement assurant le traitement de ses informations par un ordinateur électronique.

2. Par rapport à l'objet de contrôle, les documents sont classés :

✓ pour entrant (entrant à l'organisation);

✓ sortant (envoyé par l'organisation) ;

✓ interne (créé dans cette organisation et non au-delà de ses limites).

3. Selon le nombre de questions soulevées dans le document, elles sont classées :

✓ pour simple ;

✓ complexe.

Les documents simples contiennent un énoncé d'un problème. Les documents complexes comprennent plusieurs enjeux, ils peuvent concerner plusieurs fonctionnaires, divisions structurelles, institutions.

4. En restreignant l'accès, les documents sont classés :

✓ pour secrets ;

✓ à usage officiel ;

✓ non classé (simple).

Les documents contenant des informations soumises à protection sont classifiés. Selon l'importance, ces informations sont divisées en informations d'importance particulière et top secret ( secret d'état), secret (secret officiel) et sont désignés respectivement par les cachets "Special Importance", "Top Secret" et "Secret".

Les documents à usage officiel contenant des informations non classifiées peuvent être utilisés par les employés de cette institution. Ces documents portent la mention "Pour usage officiel uniquement".

5. Selon la manière dont le texte est présenté, les documents sont classés :

✓ pour particulier ;

✓ pochoir;

✓ typique ;

✓ exemplaire ;

✓ unifié sous la forme d'un questionnaire et d'un tableau.

En termes de contenu, les documents individuels sont spécifiques, ayant le caractère d'un document unique.

Dans les modèles de documents, les informations sont présentées sous forme de texte avec des espaces destinés à les remplir d'informations variables en fonction de la situation spécifique. Exemples de modèles de textes : formulaires d'attestations du service du personnel, attestations de déplacement.

Les documents types sont ceux conçus pour présenter des processus et des phénomènes homogènes : processus technologique, modèle de règlement intérieur, etc.

Des exemples sont utilisés pour la préparation et l'exécution de documents par analogie (une nomenclature approximative des affaires de l'organisation).

Le questionnaire est une méthode de présentation d'un texte unifié, dans laquelle des informations constantes sont situées sur le côté gauche du document, et la variable est entrée dans le document au cours de sa compilation sur le côté droit du document.

Un tableau est un document dans lequel des informations constantes sont placées dans les en-têtes des colonnes et les en-têtes des lignes, et la variable est placée à l'intersection des colonnes et des lignes correspondantes. Le texte, présenté sous forme de tableau, a une grande capacité d'information, vous permet de classer strictement et de résumer facilement des données similaires. Le tableau des effectifs, le calendrier des vacances et d'autres documents sont établis sous forme de tableau.

6. Selon les conditions de stockage, les documents sont divisés :

✓ pour les documents à durée de conservation permanente ;

✓ période de stockage temporaire (plus de 10 ans) ;

GOST ISO R 15489-1:2007 "Système de normes pour l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Gestion de documents. Exigences générales".

Arrêté du Ministère de la culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n ° 558 «Sur l'approbation de la liste des gestions typiques documents d'archives formé dans le cadre des activités des organes de l'État, des gouvernements locaux et des organisations, indiquant les périodes de stockage.

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