Положение об организации делопроизводства. Делопроизводство в дошкольных образовательных учреждениях коллективный договор и приложения к нему

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Знание и применение законодательно-правовых и нормативно-методических актов общегосударственного и регионального масштаба, в которых отражены требования к документированию и работе с документами является одним из важнейших условий работы документационного обеспечения управления в МБДОУ ДСКВ «Солнышко».

В соответствии со ст. 13 Закона РФ «Об образовании» и ст. 8 Трудового кодекса РФ в дошкольном учреждении создаются локальные нормативно-методические документы по организации работы с документами, кадрами, которые составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления дошкольного учреждения «Солнышко».

ГЛАВА 3. ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МБДОУ ДСКВ «СОЛНЫШКО» Г. ПОКАЧИ

кадры документация деловой работник

Ответственным за ведение делопроизводства в МБДОУ «Солнышко» является делопроизводитель, который относится к категории вспомогательного персонала, назначается и освобождается от должности и подчиняется заведующему МБДОУ.

В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

Уставом МБДОУ ДСКВ «Солнышко» Устав МБДОУ ДСКВ «Солнышко», утвержден постановлением администрации города Покачи от24.08.2009 № 597.;

Правилами внутреннего трудового распорядка;

приказами и распоряжениями заведующего МБДОУ ДСКВ «Солнышко».

Делопроизводитель дошкольного образовательного учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового распорядка.

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан: принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать руководителю дошкольного учреждения документы; осуществлять документационного обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения; организовывать подготовку необходимых документов для руководства; отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения; осуществлять контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения; следить за сроками исполнения обращений граждан; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов; подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку; обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» Федеральный Закон Российской Федерации «Об образовании» от 10 июля 1992 года № 3266-1. (с последн. изм. от 17.07.2009 № 148-ФЗ). получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы - управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Управление документацией - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

В управленческой деятельности МБДОУ «Солнышко» можно выделить следующие виды документов:

организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);

распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);

информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);

документы по личному составу;

предложения, заявления, жалобы граждан;

финансово-бухгалтерские документы;

технико-технологические документы;

контрольно-ревизионные документы.

На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:

внутренняя опись документов дела;

заявление о приеме на работу;

выписка из приказа о приеме на работу;

листок по учету кадров;

копии документов об образовании;

выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;

аттестационный лист (копия).

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности (на данный момент - заведующим детским садом), расшифровки подписи и даты составления описи.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» -- в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию -- документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий МБДОУ «Солнышко» издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории - даты принятия решения аттестационной комиссией.

Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, трудовая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся отдельно от личных дел.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.

Информационно-справочная документация содержит информацию о фактическом положении дел в учреждении и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению.

Его непосредственным руководителем. В результате проведенного анализа обозначенной группы документов выявлены значительные нарушения в их оформлении со стороны сотрудников отдела кадров. Например, в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу в графе «Основание» указано личное заявление работника, что противоречит Трудовому Кодексу РФ, где сказано, что основанием для издания данного вида документа может быть только заключенный между этим работником и работодателем трудовой договор.

Исследовав порядок оформления личных дел сотрудников Детского сада выявлено, что сотрудники отдела кадров формируют в личные дела не копии приказов о приеме на работу, переводе или увольнении, а их оригиналы. В соответствии с правилами ведения кадрового делопроизводства все оригиналы приказов по личному составу должны подшиваться в соответствующее дело.

Наличие таких нарушений недопустимо, т.к. большинство трудовых конфликтов возникает из-за неграмотного составления кадровых документов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в споре с работником даже при хорошем знании трудового законодательства и правильном его применении. Но руководство МБДОУ не придает особого значения существенным нарушениям в оформлении кадровой документации, результатом этого является отсутствие полноценной нормативно-методической основы, регламентирующей работу с кадровыми документами.

С целью повышения качества составления кадровых документов в МБДОУ «Солнышко» и организации деятельности отдела кадров в целом, предлагается разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству, к которой должны прилагаться: Табель форм документов отдела кадров, Альбом форм документов, График документооборота отдела кадров.

Разработка Инструкции по кадровому делопроизводству в МБДОУ «Солнышко» необходима для решения комплекса практических задач. Во-первых, в инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри учреждения. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать ошибок в оформлении документации по личному составу. Во-вторых, при разработке Инструкции учитывается специфика организации, которая определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников, но и особенностями ведения кадрового делопроизводства.

Табель форм документов отдела кадров и Альбом форм документов должны содержать образцы оформления обязательных кадровых документов, предусмотренных действующим трудовым законодательством. Наличие Табеля и Альбома позволит быстро и правильно документировать работу с кадрами.

Составление Графика документооборота отдела кадров позволит определить круг должностных лиц, в обязанности которых входит согласование, подписание и утверждение кадровой документации, а также выявить периодичность создания кадровых документов, порядок их обработки (регистрация, передача на исполнение, ознакомление работников).

Таким образом, разработка и использование этих документов в деятельности отдела кадров Детского сада «Солнышко» позволит регламентировать правила, приемы и процессы создания кадровых документов, определить порядок работы с ними, что в конечном итоге приведет к исключению ошибок в оформлении кадровой документации и повысит культуру управления в целом.

Для того чтобы повысить качество оформления кадровых документов в отделе кадров также необходимо регулярно проводить мероприятия, направленные на повышение квалификации сотрудников отдела кадров (семинары, курсы повышения квалификации, тренинги, курсы дополнительного образования). Эксперты в области кадрового делопроизводства помогут проанализировать сложные случаи заполнения унифицированных и неунифицированных форм кадровых документов с учетом последних изменений в трудовом законодательстве.

Таким образом, применение разработанных документов и выполнение всех обозначенных рекомендаций позволит совершенствовать всю систему кадрового делопроизводства, что в свою очередь повысит качество составления и оформления кадровых документов, сократит трудовые затраты на работу с ними и систематизирует кадровый документооборот. От грамотной и четкой работы отдела кадров, соответствия его действий федеральной и локальной нормативно-правовой основе зависит авторитет в целом.

Обосновывается вывод о том, что постоянное увеличение объема и разнообразие состава информации, циркулирующей и используемой в сфере дошкольного образования, свидетельствует о взаимосвязи и взаимовлиянии документационного и информационного обеспечения управления образованием. Информационная составляющая является неотъемлемой частью эффективного документационного обеспечения управления образованием.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Деятельность любой кадровой службы, в том числе и отдела кадров, связана с созданием большого массива кадровых документов, к оформлению которых предъявляются особые требования. Кадровая документация играет социально значимую роль в жизни каждого человека, поэтому их составление, оформление и ведение требуют особой тщательности и аккуратности. Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов. Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое). О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.

Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В деятельности отдела кадров Детского сада «Солнышко» создается большое количество кадровых документов, регулирующие трудовые отношения между работниками и его непосредственным руководителем. В результате проведенного анализа обозначенной группы документов выявлены значительные нарушения в их оформлении со стороны сотрудников отдела кадров. Например, в приказе о приеме работника на работу в графе «Основание» указано личное заявление работника, что противоречит Трудовому Кодексу РФ, где сказано, что основанием для издания данного вида документа может быть только заключенный между этим работником и работодателем трудовой договор. Сотрудники отдела кадров Детского сада формируют в личные дела не копии приказов о приеме на работу, переводе или увольнении, а их оригиналы. В соответствии с правилами ведения кадрового делопроизводства все оригиналы приказов по личному составу должны подшиваться в соответствующее дело. Наличие таких нарушений недопустимо, т.к. большинство трудовых конфликтов возникает из-за неграмотного составления кадровых документов. С целью повышения качества составления кадровых документов в МБДОУ «Солнышко» и организации деятельности отдела кадров в целом, предлагается разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству, к которой должны прилагаться: Табель форм документов отдела кадров, Альбом форм документов, График документооборота отдела кадров.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативные правовые акты

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ)// Российская газета, № 7, 21.01.2009.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.12.2007) // Собрание законодательства РФ. 2002. № 1. Ч. 1. Ст. 3.

3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (с последующими изменениями и доп.)// Российская газета. - 2001. - №30. - ст.1231.

4. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»// Собрание законодательства РФ. 2006. - №500.

5. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // Собрание законодательства РФ. - 2006. - №31 (1ч).

6. Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» (ред. от 13.05.2008)// Собрание законодательства. 2008. №112.

7. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»// Собрание законодательства. 2004. - № 105.

8. Федеральный закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (ред. от 01.12.2007г.) // Собрание законодательства. 2004. - № 105.

9. Федеральный Закон РФ от 10.01.2002 г.№1-ФЗ «Об электронной цифровой печати» (ред. 08.11.2007г) // Собрание законодательства РФ. 2007. - №350.

10. Федеральный Закон Российской Федерации «Об образовании» от 10 июля 1992 года № 3266-1. (с последн. изм. от 17.07.2009 № 148-ФЗ).

11. Постановление. О трудовых книжках (ред. от 06.02.2004) (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей от 16.04.2003 N 225// Собрании законодательства РФ - 23.02.2004. - №30.

12. Постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и письмо Минюста России» от 27.04.01 № 07/4328-ЮД.

13. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27 октября 2000 г. № 68. - М., 2002.

1. Должностная инструкция инспектора по кадрам, утвержденная заведующим МБДОУ ДСКВ «Солнышко» от 01.03.2007. № 46.

2. Должностная инструкция секретаря-машинистки, утвержденная приказом заведующего МБДОУ ДСКВ «Солнышко», от 01 марта 2007 г. № 58.

3. Устав МБДОУ ДСКВ «Солнышко», утвержден постановлением администрации города Покачи от 24.08.2009 № 597.

Учебная и специальная литература

1. Алексеева, Е.В., Афанасьева, П.П., Бурова, Е.М., Осичкина, Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело. 2000. № 4. С. 81-85; Их же. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 90-101.

2. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации / Алексеева, Е.В., Афанасьева, П.П., Бурова, Е.М., Осичкина, Г.А. // Секретарское дело. 2002. № 1. С. 86-93.

3. Андреева, В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 144 с.

4. Артамонова, И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации /И.Л. Артамонова // Секретарское дело. - 1997. - № 3. - С. 23-26.

5. Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Справочник кадровика/ В.И. Андреева. 2003. - №5.

6. Бадьина, А.В. Электронный документооборот фирмы / А.В. Бадьина // Делопроизводство. - 1999. - №1. С. 34-39.

7. Базовые локальные акты дошкольного образовательного учреждения: Сборник документов и материалов / Авт.-сост.: Т.А.Данилина, В.Я. Зедгенидзе, М.Б. Зуйков, Т.С. Ладога. - М.:АРКТИ, 2005. - 240с.

8. Бардаев, Э.А. Документоведение: учебник для студ. высш. учеб. заведений / Э.А.Бардаев, В.Б. Кравченко. - М., 2008. - 230 с.

9. Басакина, Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. 2000. № 3. С. 87-90.

10. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие/ А.Н.Белов, А.А. Белов. - М.,2005. - 624с.

11. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л М. Лысенко. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2005. - 272 с.

12. Белоусова, Л.Г. Делопроизводство в образовательных учреждениях: Практическое пособие / Л.Г. Белоусова - Х. - М., 2006. - 118с.

13. Бобылева, М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2001. - № 1. - С. 36-41.

15. Волобуева, Л.М. Структура управления дошкольным образовательным учреждением // Управление Дошкольным Образовательным Учреждением. Научно-практический журнал. - 2004. -№ 1. - С. 8-15.

16. Вялова, Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск/ Л.М. Вялова. - Справочник кадровика. 2005. - №6.

17. Данилина, Т.А. «Базовые локальные акты ДОУ: сборник документов и

материалов» / Т.А. Данилина, В.Я. Зедгенидзе, М.В. Зуйков. - М.:АРКТИ, 2004. - 239 с.

18. Данилина, Т.А. Делопроизводство в детском саду// Справочник руководителя дошкольного учреждения. - 2005. - № 8. - С.4-13; Кошелева, Г.В., Расходчикова, И.А. Документоведение деятельности заведующего дошкольного учреждения// Делопроизводство. - 2004. - № 4. С. 45-57.

19. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- 3-еизд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.,2008 - 267с.

20. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов/ А.В. Непогода, П.А.Семченко. - М.,2008 - 480с.

21. Делопроизводство в образовательном учреждении. Кн.1: Справочник. - 4-е изд., доп. - М. : ИФ Образование в документах, 2003 . - 200 с.

22. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

23. Дошкольное образование России в документах и материалах: Сборник действующих нормативно-правовых документов и программно-методических материалов / Редактор-составитель Т.И. Оверчук - М.: Гном и Д, 2001. - 472с.

24. Демин, Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. - СПб.: Питер, 2003.

25. Еремченко, В.А. О проблеме электронных документов / В.А. Еремченко // Секретарское дело. - 2001. - № 3. - С. 23-26.

26. Ефимова, О.А. Современные технологии работы с документами:

автоматизация делопроизводства / О.А. Ефимова // Секретарское дело. - 1998. - № 3. - С. 24-29.

28. Казуто, А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 1998. № 1. С. 35-39.

29. Кузнецов, С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело. - 1997. - № 1. -С.31-37. Кузнецова, Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. - 1999. - № 4. - С.3-5.

30. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова - М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез»», 2002. - 270с.

31. Комышев, А.Л. Основы документационного обеспечения: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров / А.Л. Комышев - М., 2000. - 350с.

32. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные

технологии в делопроизводстве /С.Л. Кузнецов. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел - Синтез», 2000 - 232 с.

33. Кузнецов, С.Л. Применение современных технологий в работе с документами /С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. -1996. - №3. - С. 23-29.

34. Кузнецов, С.Л. Новые программы для современного офиса / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. -1999. - №3. - С. 27-31.

35. Кузнецов, С.Л. Правовая основа внедрения и использования электронно-цифровой подписи в делопроизводстве / С. Л. Кузнецов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2007. № 5. С. 34-41.

36. Кузнецова, Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. 2000. № 1. С. 5-6.

37. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности / Н.П. Крюкова - М.: ИНФРА-М, 2008. - 258с.

38. Кукарина, Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2003. № 1. С. 43-52.

39. Килякова, Д.А. Как организовать работу службы персонала?/ Д.А. Килякова. - Справочник кадровика. 2004. - №8.

40. Кошелева, Е.А. Организация хранения архивных документов. / Е.А. Кошелева. - Справочник кадровика. 2005. - №2.

41. Курапова, Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб / Е.Р. Курапова. - Справочник кадровика. 2006. - №11.

42. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие/Н.С. Ларьков. - М.,2006. - 427с.

43. Максимович, Г.Ю. Как создать информационную документальную систему / Г.Ю. Максимович, В.П. Берестова // Секретарское дело. -2000. - №1. - С. 42-47.

44. Максимович, Г.Ю. Компьютерные сети передачи данных - современное средство коммуникации / Г.Ю. Максимович, В.П. Берестова // Секретарское дело. -1997. - №2. - С. 31-35.

45. Маневцева, Л.М., Бабак, С.А. Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении: Учебное пособие / Л.М. Маневцева, С.А. Бабак - М.,2002. -240с.

46. Маскин, В.В. «Нормативно-правовое обеспечение образовательных учреждений в условиях модернизации: Сборник документов и материалов / В.В. Маскин - М., 2004. - 108с.

47. Митченко, О.Ю. Форматы электронных документов, применяемых в управленческой деятельности / О.Ю. Митченко, О.И. Рысков // Секретарское дело. - 2004. - № 10. - С. 28-32.

48. Мосягина, О.В. Современные требования к формированию и оформлению дел / О.М. Мосягина, Е.М. Емышева // Секретарское дело. - 1996. - №4. - С. 32-36.

49. Митрофанова, В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению / В.В. Митрофанова. - Справочник кадровика. - 2004. - №3.

50. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. - 2007. - №2.

51. Семеникин, В.В. Кадровый документооборот/ В.В. Семеникин, - М.: Эксмо. 2010. - 384 с.

52. Честнова, Н.Ю. Настольная книга заведующего детского сада / Н.Ю. Честнова - Р-н-Д., 2003. - 640с.

Периодическая литература

1. Кадровик/ Журнал. - Кадровое делопроизводство, 2009, - № 7.

2. Педченко, Л. Предисловие / Л. Педченко. - Справочник кадровика. 2005. - №1.

3. Щур-Труханович, Л. В. Составление графика отпусков на 2009 и последующие годы/ Л.В. Щур-Труханович. - Специальный выпуск журнала «Кадры предприятия». - Изд-во: Финпресс, 2009.

4. Яновская, Ю.М. Перспективы развития службы персонала / Ю.М. Яновская. - Справочник по управлению персоналом. 2004. - №8.

Приложение 1

Графическая схема структуры аппарата управления МБДОУ ДСКВ «Солнышко»

Размещено на http://www.allbest.ru/

Приложение 2

Схема службы МБДОУ ДСКВ «Солнышко»

	Участники
Первый уровень	Заведующий МБДОУ ДСКВ «Солнышко»	Осуществляет руководство и контроль за деятельностью всех структур
Второй уровень	Заместитель заведующего по УВР, Заместитель заведующего по АХР, Старшая медсестра	Осуществляет руководство учебно - воспитательным процессом учреждения Отвечает за сохранность здания дошкольного учреждения и имущества, организует материально - техническое снабжение педагогического процесса, обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на участке, противопожарную безопасность и организацию труда обслуживающего персонала. Контролирует санитарное состояние помещений и участка дошкольного учреждения, выполнение требований СанПиНа, качество доставляемых продуктов, организацию питания и качество приготовления пищи, обеспечивает медицинское обслуживание детей, проводит санитарно - просветительскую работу среди работников учреждения и родителей, принимает участие в организации физкультурно - оздоровительной работы с детьми.
Третий уровень	Воспитатели, Педагоги дополнительного образования, Обслуживающий персонал	Осуществление учебно-воспитательного процесса в соответствии с общеобразовательной программой ДОУ.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Раскрытие сущности системы управления персоналом, определение направлений работы с персоналом организации. Методы оценки эффективности управления работниками организации. Исследование системы управления персоналом в дошкольном образовательном учреждении.

дипломная работа , добавлен 21.02.2014

Специфика педагогической деятельности в дошкольном образовательном учреждении. Нормативно-правовые документы, определяющие процедуру аттестации педагогических и руководящих работников дошкольного учреждения. Механизмы и методы проведения аттестации.

дипломная работа , добавлен 23.01.2016

Определение понятия и сущности кадровой работы, её цели в органах муниципального управления. Изучение системы законодательного регулирования кадровой политики в муниципальной службе. Разработка комплекса мероприятий по совершенствованию кадровой работы.

дипломная работа , добавлен 25.03.2018

Характеристика ОАО "Санаторий-профилакторий "Энергетик"". Нормативные акты, внутренняя структура, организация деятельности структурных подразделений общества. Законодательство, регулирующее деятельность отдела кадров. Ведение кадровой документации.

отчет по практике , добавлен 11.10.2008

Подходы к определению и классификация конфликтов. Основные характеристики управленческой деятельности в образовательном учреждении. Анализ конфликтных ситуаций в условиях работы "МКОУ Нижнечирской СОШ" и разработка рекомендации по их предотвращению.

курсовая работа , добавлен 01.03.2016

Задачи кадрового учета, система документации; внедрение информационных технологий в делопроизводство. Процесс автоматизации работы кадровой службы, выбор программного обеспечения для работы с документами по личному составу; ведение кадровых баз данных.

курсовая работа , добавлен 01.03.2012

Понятие и основные направления деятельности кадровой службы, ее функции и полномочия. Организация работы современной кадровой службы в ООО ПКФ "Антек". Взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями предприятия. Работа с документацией отдела.

курсовая работа , добавлен 04.01.2011

Организационная структура и система управления ООО "Модерн" и место в ней отдела кадров. Классификация и информационная характеристика кадровой документации. Разработка должностной инструкции. Организационное проектирование кадровой деятельности.

дипломная работа , добавлен 11.03.2009

Организация контроля за деятельностью подчиненных. Особенности управления персоналом. Характеристика детского сада "Буратино". Недостатки и особенности организации контроля в дошкольном образовательном учреждении. Значение "человеческого фактора".

курсовая работа , добавлен 21.10.2014

Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.
Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. (Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления организацией)

Документы классифицируются по таким признакам, как содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д.
По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.
По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.
По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

Документы

Уставы
Положения
Инструкции
Правила
Приказы
Распоряжения
Указания
Решения

ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:

установлению ответственности за документационное обеспечение;
видовому составу управленческих документов;
оформлению документов;
организации документооборота;
построению информационно-поисковых систем;
организации пользования документами;
правилам хранения документов.

Нормативные документы

Локальные нормативные акты обязательного характера (для всех организаций)

штатное расписание (форма Т3);
графики работы;
графики отпусков (форма Т7);
должностные инструкции;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение об оплате труда;
положение о премировании, надбавках и материальном стимулировании;
положение о персональных данных работников;
обязательства лиц, допущенных к сведениям о персональных данных работников, об их неразглашении;
коллективный договор и приложения к нему;
положение о структурном подразделении (консультативный пункт);

Локальные нормативные акты обязательного характера для ДОУ

положение об аттестации педагогических кадров;
журнал учета подачи заявлений педагогических работников на присвоение квалификационной категории;
график проведения аттестации;
протоколы заседаний аттестационной комиссии;
журнал учета выдачи аттестационных листов;
тарификационные списки педагогических работников;
поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с педагогической деятельностью;
положение о структурном подразделении (лекотека, консультативный пункт и др.);
положение о психологомедикопедагогическом консилиуме и др.

положение о должностном контроле;
положение о методическом объединении педагогических работников;
положение о родительском комитете;
положение о расходовании внебюджетных средств (при их наличии);
перечень профессий и должностей работников, при поступлении на которые работник должен пройти медицинский осмотр;
перечень гарантий и льгот работникам, совмещающим работу с обучением.

Документы по организации кадрового делопроизводства

инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
правила ведения и хранения трудовых книжек*, оформления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работников;
журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации приказов;
книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
книга учета личного состава;
журнал учета личных дел;
приказ о распределении обязанностей по кадровым вопросам;
личное дело.

Состав личного дела:

Приказы по личному составу (унифицированные формы)
Приказы по личному составу (произвольной формы)
Уведомления (по личному составу произвольной формы)
Документы по расследованию и учету несчастных случаев на производстве

Организационные документы (комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия)

Распорядительные документы

Приказ (правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов. ПРИКАЗЫВАЮ)
Выписка из приказа (копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).
Распоряжение (правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д. ОБЯЗЫВАЮ)
Указание (распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д. "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ").
Постановление (документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти)

Информационно - справочные документы:

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. (Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления организацией)

Документы классифицируются по таким признакам, как содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение. По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д. По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д. По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами. По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц. По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к: установлению ответственности за документационное обеспечение; установлению ответственности за документационное обеспечение; видовому составу управленческих документов; видовому составу управленческих документов; оформлению документов; оформлению документов; организации документооборота; организации документооборота; построению информационно-поисковых систем; построению информационно-поисковых систем; организации пользования документами; организации пользования документами; правилам хранения документов. правилам хранения документов.

Нормативные документы Трудовой кодекс РФ от ФЗ (с изм. и доп.) Закон РФ от 1 "Об образовании" (с изм. и доп.) Постановление Госкомстата РФ от "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" Постановление Минтруда России от "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях" ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» - М., Стандартинформ,

Локальные нормативные акты обязательного характера (для всех организаций) штатное расписание (форма Т3); графики работы; графики отпусков (форма Т7); должностные инструкции; правила внутреннего трудового распорядка; положение об оплате труда; положение о премировании, надбавках и материальном стимулировании; положение о персональных данных работников; обязательства лиц, допущенных к сведениям о персональных данных работников, об их неразглашении; коллективный договор и приложения к нему; тарификационные списки педагогических работников; тарификационные списки педагогических работников; поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с педагогической деятельностью; положение о структурном подразделении (консультативный пункт);

Локальные нормативные акты обязательного характера для ДОУ положение об аттестации педагогических кадров; журнал учета подачи заявлений педагогических работников на присвоение квалификационной категории; график проведения аттестации; протоколы заседаний аттестационной комиссии; журнал учета выдачи аттестационных листов; тарификационные списки педагогических работников; поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с педагогической деятельностью; положение о структурном подразделении (лекотека, консультативный пункт и др.); положение о психологомедикопедагогическом консилиуме и др.

Локальные нормативные акты рекомендательного характера для ДОУ положение о должностном контроле; положение о Совете ДОУ; положение о Педагогическом совете; положение о методическом объединении педагогических работников; положение об Управляющем совете; положение о родительском комитете; положение о попечительском совете (при его наличии); положение о расходовании внебюджетных средств (при их наличии); перечень профессий и должностей работников, при поступлении на которые работник должен пройти медицинский осмотр; перечень гарантий и льгот работникам, совмещающим работу с обучением.

Документы по организации кадрового делопроизводства инструкция по ведению кадрового делопроизводства; правила ведения и хранения трудовых книжек*, оформления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работников; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации приказов; книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним; книга учета личного состава; журнал учета личных дел; приказ о распределении обязанностей по кадровым вопросам; личное дело.

Состав личного дела: трудовой договор; заявление о приеме на работу (необязательно); приказ о приеме работника на работу; личная карточка (форма Т2); личный листок по учету кадров (необязательно); автобиография; копия документов об образовании; договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); копия паспорта; копия военного билета (для военнообязанных); копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; копия документов о повышении квалификации; копии аттестационных листов; выписки (копии) приказов: о перемещении на другие должности; подработках; об отпусках; о поощрении; о привлечении к дисциплинарной ответственности

Организационные документы Организационные документы (комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия) Устав Устав (свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.) Должностная инструкция Должностная инструкция (организационный документ длительного или постоянного срока действия) Положение (правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы в целом) Штатное расписание (документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.) Положение Штатное расписание Структура и штатная численность (организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.) Структура и штатная численность

Распорядительные документы Распорядительные документы ПриказПриказ (правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов. ПРИКАЗЫВАЮ) Приказ Выписка из приказа Выписка из приказа (копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть). Выписка из приказа (копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть). Выписка из приказа РаспоряжениеРаспоряжение (правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д. ОБЯЗЫВАЮ) Распоряжение УказаниеУказание (распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д. "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ"). Указание Постановление Постановление (документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти) Постановление (документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти) Постановление

Информационно - справочные документы: Информационно - справочные документы это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Информационно - справочные документы это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. акт, акт, протокол, протокол, докладная записка, докладная записка, объяснительная записка, объяснительная записка, справка, справка, письма, письма, телеграмма. телеграмма.

Разделы: Работа с дошкольниками

Работа с документами - это одна из составных частей процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях на современном этапе требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом, с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников в них, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях. Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98, в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Существует система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Но, к сожалению, до сих пор нет конкретных стандартов оформления локальных актов для дошкольных учреждений. Поэтому необходимо разработать требования, определяющие общие принципы управления документацией в ДОУ.

Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации "Об образовании", Письмо Министерства образования Российской Федерации "О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ", Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.

Дошкольное учреждение является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банковских учреждениях, имеет в оперативном управлении имущество, находящееся в муниципальной собственности и обособленное имущество на правах собственности, приобретенное за счет внебюджетных средств, круглую печать, штамп, бланки со своим наименованием и другие реквизиты. Оно приобретает права юридического лица в части ведения уставной финансово-хозяйственной деятельности, направленной на обеспечение образовательного процесса, с момента государственной регистрации в установленном законом порядке.

Осуществление образовательной деятельности разрешено с момента выдачи учреждению лицензии на образовательную деятельность.

Учреждение подотчетно:

комитету по управлению и распоряжению муниципальной собственностью - по вопросам целевого использования и сохранности муниципального имущества;
муниципальному образованию - по вопросам деятельности учреждения;
иным органам власти по вопросам, относящимся к их компетенции в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Руководитель Учреждения в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях местного самоуправления и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде.

Управление осуществляется на принципах единоначалия и самоуправления. Общее руководство Учреждением осуществляет Совет педагогов, в состав которого входят все педагоги на основании Положения о Совете педагогов (приложение 1).

Совет педагогов как высший орган руководства всем воспитательно-образовательным процессом решает конкретные задачи Учреждения. Для более эффективной работы по вопросам воспитания и образования воспитанников действует Положение о контрольной деятельности (приложение 2) и другие Положения, регламентирующие деятельность педагогов.

Совет педагогов решает вопросы своей деятельности на заседаниях, которые проводятся не реже одного раза в три месяца, все вопросы отражаются в протоколах.

Заведующий ДОУ несет всю полноту ответственности за правильность документирования и оформление соответствующих документов.

С появлением управленческих технологий многократно возрастает роль делопроизводителя в ДОУ. Раскроем более полно деятельность делопроизводителя.

Делопроизводитель действует в соответствии с должностной инструкцией, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия, предъявляемые к работнику, занимающему эту должность.

Делопроизводитель - это служащий, ведущий канцелярские дела, делопроизводство. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;
Уставом Учреждения;
Правилами внутреннего трудового распорядка;
приказами и распоряжениями заведующего Учреждением.

Делопроизводитель Учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового распорядка. На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства данного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение.

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:

принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать руководителю дошкольного учреждения документы;
осуществлять документационное обеспечение кадровой деятельности Учреждения;
организовывать подготовку необходимых документов для руководства; отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности Учреждения;
осуществлять контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения;
следить за сроками исполнения обращений граждан; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов;
подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку;
обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Таким образом, делопроизводитель отвечает за организацию делопроизводства в Учреждении. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения.

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ "Об образовании" получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые заведующим решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы - управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

В управленческой деятельности учреждения можно выделить следующие виды документов:

организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
распорядительные документы (приказы по личному составу и основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
документы по личному составу (личные дела);
предложения, заявления, жалобы граждан;
финансово-бухгалтерские документы;
технико-технологические документы;
контрольно-ревизионные документы.

Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на группы:

Организующие деятельность Учреждения (организационно-правовые документы) - договор между Учреждением и Учредителем (приложение 5), устав (приложение 6), свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции.

Документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2, Личное дело; процедуру аттестации - заявление, аттестационный лист, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий; воинский учет - личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата.

Технико-технологическая документация - документы, организующие хозяйственную деятельность учреждения.

Документы, организующие медицинскую деятельность.

Документы, организующие педагогическую деятельность Учреждения и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности), распоряжения руководителя.

Информационно-справочные документы - письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках.

Документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.

Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ДОУ.

Устав - является основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности Учреждения, вытекающие из Закона РФ "Об образовании", полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности детского сада.

общие положения;
цели и предмет деятельности;
организация образовательного процесса;
участники образовательного процесса;
управление учреждением;
финансовая и хозяйственная деятельность;
регламентация деятельности;
реорганизация и ликвидация.

В уставе прописывается особенность функционирования Учреждения, права и обязанности участников образовательного процесса.

Договор между Учредителем и Учреждением - определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ "Об образовании", в котором записано: "Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации".

Договор между Учреждением и родителями (законными представителями) - включает в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.

Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим Учреждением, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем Управления образования, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы.

Правила внутреннего трудового распорядка - нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил.

Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ДОУ, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.

Структура этого документа следующая:

общие положения;
порядок приема, перевода и увольнения работников;
основные обязанности работников;
рабочее время и его использование;
поощрения за успехи в работе;
взыскания за нарушения трудовой дисциплины;
внутриобъектный режим;
организация работы.

Согласно Уставу Учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим. При приеме на работу заведующий Учреждением обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.

Инструкция - самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается заведующим детским садом.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией).

Все сотрудники Учреждения должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой - у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.

При приеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ "Об образовании", Трудовой кодекс РФ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:

общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность;
взаимоотношения, связи по должности.

Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.

Рассмотрим еще одну сторону делопроизводства в ДОУ - распорядительную. Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего.

Приказ - это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов. Все приказы фиксируются в книге приказов.

При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:

достоверность и объективность описываемой ситуации;
полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
краткость и лаконичность;
соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;
следование нормам официально-делового стиля речи.

Любой приказ, независимо от его содержания, включает следующие реквизиты:

наименование данного учреждения (организации, предприятия);
наименование вида документа (приказ);
дата издания;
регистрационный номер;
место издания;
заголовок;
текст;
подпись;
визы.

Книга приказов - один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.

В Учреждении все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: "В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ страниц", которая подписана заведующим Учреждением.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны соответствовать статьям и пунктам Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:

действующее законодательство;
подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;
локальные акты образовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);
акты проверок.

Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.

Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.

В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.

Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола "Приказываю", а начинаются сразу с распорядительного действия: "Принять", "Назначить", "Перевести", "Уволить" и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия. Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.

Приказ может быть подписан руководителем Учреждения или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

За подписью помещается: "С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О. работника".

Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.

Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.

Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Остановимся на кадровой документации.

внутренняя опись документов дела;
заявление о приеме на работу;

выписка из приказа о приеме на работу;
листок по учету кадров;
копии документов об образовании;
выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;
аттестационный лист (копия).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности (на данный момент - заведующим Учреждением), расшифровки подписи и даты составления описи.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе "Образование" применяются следующие формулировки: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

Делопроизводитель, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и делает соответствующую запись в трудовой книжке.

Процесс делопроизводства несет в себе и планирующую функцию. В ДОУ в обязательном порядке планируется:

перспективное планирование воспитательно-образовательного процесса;
осуществляется оперативное планирование;
воспитатели и специалисты имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей, которые скоординированы по содержанию.

Годовой план утверждается заведующим и принимается на педагогическом совете. В годовом плане обычно отражаются:

расстановка кадров на учебный год;
анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;
формы работы по этим задачам;
методические разработки педагогов по выбранным направлениям;
анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;
участие в окружных и городских мероприятиях;
качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;
данные обследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развития ребенка;
запланированные годовые задачи и мероприятия.

В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для Учреждения, отражаются его особенности и приоритетные направления работы. Решения педагогических советов должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений - контролироваться и доводиться до сведения педагогического коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных советов полностью сохраняются.

Таким образом, основным нормативными документами деятельности Учреждения являются локальные акты: устав, приказы заведующего, договора, Положения и др. документы, не противоречащие законодательству РФ.

Обязательно в ДОУ должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:

используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;
определяет сроки хранения документов;
используется для построения информационно-поисковой системы;
имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.

Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.

При формировании дел следует придерживаться определенных правил:

в дело подшиваются только исполненные документы;
каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);
в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);
документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;
документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;
толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).

Хранение документов в Учреждении на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ - один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используют жесткие и лазерные диски.

Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.

Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).

Хранение дел осуществляется по следующим правилам:

дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;
дела располагаются последовательно (в соответствии с номенклатурой);
для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;
внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.

Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях.

Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).

Завершающий этап работы с документами - обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:

проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего, а при необходимости - с участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель ДОУ.

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

1. Организация деятельности дошкольного учреждения предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

2. Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.

Поэтому для успешной организации документирования управленческой деятельности дошкольного учреждения важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления.

ВЫСШЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

Л. М. МАНЕВЦОВА, С. А. БАБАК

ОРГАНИЗАЦИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

2 е издание, исправленное

Ð å ö å í ç å í ò û:

кандидат педагогических наук С.А.Езопова, кандидат педагогических наук Н.Н.Скресанова

Маневцова Л.М.

M23 Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении: Учеб. пособие для студ. высш. пед. учеб. заведений / Л.М.Маневцова, С.А.Бабак. - 2-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 240 с.

ISBN 5-7695-1806-5

В пособии раскрываются вопросы делопроизводства в современном дошкольном образовательном учреждении. Охарактеризованы историче- ский аспект проблемы, номенклатура документации, принципы и средства механизации документальных процессов. Представлены образцы документации в соответствии с номенклатурой дел ДОУ.

Для студентов высших педагогических учебных заведений, а также практических работников системы дошкольного образования.

ÓÄÊ 35.077.1(075.8) ÁÁÊ 65.050.2ÿ73

3. Нормативные документы по обеспечению делопроизводства в дошкольном образовательном

	учреждении................................................................................
	Номенклатура документов дошкольного образовательного
	учреждения................................................................................
	Подготовка к составлению служебных документов...............
	Основные документы управления. Особенности
	подготовки и оформления отдельных документов.................
	Организация документооборота...............................................
	Организация хранения документов.........................................

9. Использование персонального компьютера в делопроизводстве. Программное обеспечение

делопроизводства.......................................................................
10.Средства составления текстовых документов. Средства
копирования и размножения документов. Средства
передачи информации..............................................................
Краткий терминологический словарь..........................................

Приложения....................................................................................
1. Организационные документы...........................................................
Устав Государственного образовательного учреждения
для детей дошкольного и младшего школьного возраста
начальная школа-детский сад ¹ 672 Красногвардейского
административного района (новая редакция) .........................
Свидетельство о государственной регистрации............................
Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе............
Лицензия на образовательную деятельность.................................
Договор о взаимоотношениях образовательного учреждения
с учредителями............................................................................
Договор о регулировании взаимоотношений между ГОУ
«Начальная школа-детский сад ¹ 672» и родителями
воспитанников детского сада....................................................

2. Документы по учебно-воспитательной работе................................
Концепция создания инновационного образовательного
учреждения..................................................................................
Программа развития 2001-2004 гг. ..............................................
План работы на 2002/03 учебный год..........................................
Должностная инструкция на воспитателя высшей

План работы совета учреждения на 2002/03 учебный год.........
Перечень платных образовательных услуг на 2002/03 уч. год.......
3. Документы по финансово-хозяйственной деятельности.............
Положение о расходовании внебюджетных средств...................
Положение о выплате персональных надбавок и доплат...........
Положение о порядке установления доплат...............................
Положение о материальном поощрении работников................
Отчет о расходовании спонсорской помощи..............................
Приказ об утверждении Положения о комиссии по
рассмотрению установления доплат, надбавок и о
материальном поощрении работников...................................
Приказ об утверждении состава комиссии
по рассмотрению установления доплат, надбавок и
материального поощрения работников..................................
Смета расходования внебюджетных средств, полученных
по изостудии..............................................................................
Типовой договор о полной индивидуальной материальной
ответственности..............................................................................
Договор аренды..............................................................................
Книга складского учета материалов (форма М-17) ....................
Инвентаризационная опись (форма ¹ 401)................................
Договор на оказание дополнительных платных
образовательных услуг с родителями
учащихся/воспитанников.........................................................
4. Документы по питанию...................................................................
План работы совета по организации питания............................
Примерное десятидневное меню..................................................
Выполнение натуральных норм за десятидневку........................
Карточка-раскладка (Форма ¹ 1-85) ..........................................
5. Медицинская документация...........................................................
Медицинская карта ГОУ...............................................................
Медицинские журналы..................................................................
Журнал контроля санитарного состояния ГОУ..........................
Журнал переписи детей, посещающих дошкольное
учреждение................................................................................
Журнал дегельминтизации............................................................
Журнал учета движения детей по группам здоровья.................
Журнал профилактики прививок.................................................
Журнал бракеража сырых продуктов...........................................
Журнал регистрации медицинских осмотров сотрудников,
работающих с готовыми продуктами......................................
Журнал бракеража готовой пищи................................................

Журнал учета инфекционных заболеваний.................................
Журнал учета детей, направленных в туберкулезный
диспансер...................................................................................
Тетрадь оценки питания................................................................
6. Документы по кадрам......................................................................
Заявление о приеме на работу......................................................
Приказ о назначении на должность.............................................
Трудовой договор (контракт) ........................................................
Заявление в городскую аттестационную комиссию...................
Аттестационный лист.....................................................................
Приказ о присвоении квалификационной категории................
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
ê íèì ..........................................................................................
Акт списания испорченных бланков трудовых книжек.............
7. Документы по охране труда............................................................
Приказ об охране труда.................................................................
Соглашение по охране труда.........................................................
Журнал регистрации вводного инструктажа
по охране труда.........................................................................
Журнал инструктажа учащихся по охране труда при
проведении внеклассных и внешкольных мероприятий......
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве........
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте................
Журнал регистрации несчастных случаев с учащимися
(воспитанниками) .....................................................................
Акт о несчастном случае (форма Н-2) .........................................
Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1) ............
8. Другие документы............................................................................
Акт сдачи-приемки дел..................................................................
Опись...............................................................................................
Справка............................................................................................
Справка-подтверждение................................................................
Письмо............................................................................................

ПРЕДИСЛОВИЕ

Современное дошкольное образовательное учреждение становится все более сложной системой. Руководителю приходится работать в постоянно меняющихся условиях: экономических, социальных, правовых и т.д., что, в свою очередь, предъявляет все возрастающие требования к уровню его квалификации.

Система подготовки заведующих дошкольными образовательными учреждениями в России берет свое начало в 60-х годах XIX века. До 90-х годов XX века основной путь подготовки руководителей детских садов заключался в постепенном и поступательном продвижении в процессе работы от должности воспитателя до должности заведующей. На основании «Устава детского сада» (1944) заведующим мог стать специалист, имеющий среднее педагоги- ческое образование, специальную дополнительную подготовку и стаж работы не менее 2 лет.

Развитие общественного дошкольного воспитания и усложнение деятельности заведующих изменило требования к их профессиональной подготовке. В нормативных документах 1970-х годов указывается, что эту должность может занять только человек, имеющий высшее педагогическое образование, окончивший специальные медицинские курсы и стаж работы которого составляет не менее 3-5 лет («Квалификационные характеристики должностей руководящих работников детских дошкольных учреждений» 1977 г.). В тарифно-квалификационных характеристиках (требованиях) по должностям работников учреждений образования РФ 1995 г. эти требования в основном сохранены.

Раньше основной формой подготовки заведующих являлись курсы повышения квалификации после окончания специальных учебных заведений. Такая подготовка имела ряд преимуществ: она обеспечивала глубокое понимание ребенка, владение системой психолого-педагогических знаний, освоение педагогических умений. Однако при такой подготовке обнаруживались и многие недостатки: отсутствие знаний в области теории управления, слабое владение основными функциями руководства образовательным учреждением, в том числе организацией делопроизводства.

К 1990-м годам назрела необходимость обновления содержания подготовки студентов педагогических вузов к управленческой деятельности в ДОУ.

Большую роль в решении проблемы подготовки высококвалифицированных руководителей системы образования сыграл Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования России по специальности «менеджер образования» (2000 г.). В соответствии с ним в число учебных дисциплин в учебные планы были введены предметы, способствующие целенаправленному освоению знаний, необходимых будущим менеджерам дошкольного образования, в том числе «Организация делопроизводства в дошкольном учреждении».

Управленческий труд в дошкольном образовательном учреждении связан с ведением большого числа документов разной направленности и назначения. В настоящее время управленческая деятельность образовательных учреждений еще невозможна без большого числа бумажной документации, необходимой для принятия правильных управленческих решений. Четко организованное делопроизводство позволяет руководителю и вышестоящим организациям вовремя получать информацию о состоянии дел в учреждении и своевременно на это реагировать.

Отсутствие четкой организации работы с документами, напротив, не позволяет руководителю принимать юридически и организационно грамотные решения, из-за чего в конечном итоге такое учреждение не сможет стать конкурентоспособным на рынке образовательных услуг. Поскольку в учреждении отсутствуют специальные службы, работающие с документами, вся ответственность за правильное ведение делопроизводства лежит на руководителе.

Данное учебное пособие, во-первых, содержит номенклатуру дел в образовательном учреждении, и во-вторых, показывает организацию и процесс делопроизводства, оформления документов, их движение, контроль за их исполнением.

В Приложении даны образцы документов конкретного образовательного учреждения - школы-детского сада ¹ 672 г. СанктПетербурга (директор С.А.Бабак). Документы составлены с уче- том нормативных документов и отражают основные направления деятельности любого образовательного учреждения: работу с кадрами, организационно-педагогическую, финансово-хозяйствен- ную (в том числе осуществляемую самостоятельно) и др. и потому будут полезны как студентам, так и практическим работникам образования.

Пособие разработано с учетом требований государственного образовательного стандарта к подготовке специалиста по специальности 031100 - «Педагогика и методика дошкольного образования», с получением квалификации «организатор-методист дошкольного образования».

1. ПРЕДМЕТ УЧЕБНОГО КУРСА «ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ»

Управление - одна из ролей менеджера, связанная с ответственностью за разработку и реализацию программ функционирования и развития учреждения (организации), достижением поставленных перед ним целей.

Управление дошкольным образовательным учреждением в настоящее время неизбежно сопряжено с подготовкой многих видов документов, без которых невозможно своевременно и грамотно принимать управленческие решения, а следовательно, невозможно обеспечить качественное функционирование и развитие учреждения.

Предметом учебной дисциплины «Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении» является документационное обеспечение управления. Поскольку в штатах дошкольных образовательных учреждений отсутствует специальная профессиональная служба по работе с документами, делопроизводство - составление и организацию работы с документами - осуществляет руководитель учреждения.

Â документах фиксируется и учитывается деятельность учреждения, поэтому качество его функционирования проверяется прежде всего по документам.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Совокупность документов, оформленных по единым правилам, соответствующих государственным стандартам, принято называть документацией.

Документирование управленческой деятельности - это процесс создания, записи (фиксации) и оформления информации на различных носителях по установленным правилам.

Â специальной литературе по делопроизводству используется еще и термин документационное обеспечение управления. Это - процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой в управлении тем или иным учреждением (организацией).

Источниками данного курса являются: история делопроизводства в нашей стране и за рубежом, нормативные документы, современная практика делопроизводства, обеспечивающая документирование, а также современные научные исследования в области делопроизводства.

Необходимость отражать деятельность людей в различных документах появилась еще в глубокой древности. Способы фиксации информации и носители информации изучаются документоведением.

Делопроизводство в нашей стране регламентируется нормативными документами, позволяющими с позиций науки подойти к разработке комплекса правил, нормативов, рекомендаций, определяющих организацию данных процессов в учреждениях и организациях. Одним из важнейших нормативных документов, разработанных в нашей стране, стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), опубликованная в 1973 г. В связи с массовым внедрением в управление аппаратов вычислительной техники данный документ был усовершенствован. Новая редакция этого документа была утверждена Главархивом СССР в 1988 г. Он назван Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Повышение качества подготовки управленческих документов было связано с появлением государственных стандартов в делопроизводстве (ГОСТ). Первые ГОСТы на организационно-распо- рядительную деятельность были изданы в 1972 г. (ГОСТ 6.38-72) и впоследствии перерабатывались и совершенствовались в 90-е годы (ГОСТ 6.38 -90, ГОСТ Р 6.30 -97).

Основные требования к оформлению организационно-распо- рядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов» (М.: Издательство стандартов, 1997).

В процессе документационного обеспечения управления используются государственные и ведомственные нормативные акты, отражающие специфику деятельности учреждений (организаций).

Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон РФ «Об образовании», «Типовое положение об общеобразовательном учреждении», «Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ» ¹ 212/19-12 от 30.03.94 г., Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.

При подготовке документов, связанных с деятельностью персонала, все без исключения организации и учреждения, незави-

симо от формы собственности опираются на Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).

Практические пособия по делопроизводству разработаны для специалистов, непосредственно отвечающих за организацию работы с документами, и основаны на действующих в Российской Федерации законодательных актах и нормативно-методических документах. Материалы пособий представляют интерес и для менеджеров образования.

В последние годы особенно интенсивно ведутся научные исследования в области делопроизводства.

Основные задачи учебного курса «Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении»:

освоение системы знаний по основным вопросам, связанным с документационным обеспечением управления дошкольным образовательным учреждением;

приобретение навыков грамотной работы с документами.

Вопросы и задания

1. Что является предметом учебного курса «Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении»?

2. Выделите ключевые понятия данного раздела и дайте их определе-

3. Каковы основные задачи данного учебного курса?

4. Какие положения Закона РФ «Об образовании» и «Типового положения о дошкольном образовательном учреждении» можно использовать в делопроизводстве ДОУ?

2. СТАНОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Делопроизводство имеет длительную историю. Документы вна- чале возникали как свидетельства происходивших событий, а затем - как способ закрепления имущественных отношений между людьми. Рождение документов связано с возникновением письменности.

Письменные источники, обнаруженные в Египте (литературные памятники, надписи на гробницах, храмах, царские надписи, документы царских хозяйств), позволяют судить о том, что фиксация событий жизни и общественных отношений стала производиться довольно давно. Сохранились обломки древнеегипетской летописи, высеченной на камне примерно в третьем тысячелетии до нашей эры. В летописи перечислялись египетские цари. Первые документы Шумера представляют собой законы о коммерческих сделках, переписку и др. Они также отно-

Положение об организации делопроизводства. Делопроизводство в дошкольных образовательных учреждениях коллективный договор и приложения к нему

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Подобные документы

Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.

По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

Документы

Уставы

Положения

Инструкции

Правила

Приказы

Распоряжения

Указания

Решения

ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:

установлению ответственности за документационное обеспечение;

видовому составу управленческих документов;

оформлению документов;

организации документооборота;

построению информационно-поисковых систем;

организации пользования документами;

правилам хранения документов.

Нормативные документы

Локальные нормативные акты обязательного характера (для всех организаций)

штатное расписание (форма Т­3);

графики работы;

графики отпусков (форма Т­7);

должностные инструкции;

правила внутреннего трудового распорядка;

положение об оплате труда;

положение о премировании, надбавках и материальном стимулировании;

положение о персональных данных работников;

обязательства лиц, допущенных к сведениям о персональных данных работников, об их неразглашении;

коллективный договор и приложения к нему;

положение о структурном подразделении (консультативный пункт);

Локальные нормативные акты обязательного характера для ДОУ

положение об аттестации педагогических кадров;

журнал учета подачи заявлений педагогических работников на присвоение квалификационной категории;

график проведения аттестации;

протоколы заседаний аттестационной комиссии;

журнал учета выдачи аттестационных листов;

тарификационные списки педагогических работников;

поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с педагогической деятельностью;

положение о структурном подразделении (лекотека, консультативный пункт и др.);

положение о психолого­медико­педагогическом консилиуме и др.

положение о должностном контроле;

положение о методическом объединении педагогических работников;

положение о родительском комитете;

положение о расходовании внебюджетных средств (при их наличии);

перечень профессий и должностей работников, при поступлении на которые работник должен пройти медицинский осмотр;

перечень гарантий и льгот работникам, совмещающим работу с обучением.

Документы по организации кадрового делопроизводства

инструкция по ведению кадрового делопроизводства;

правила ведения и хранения трудовых книжек*, оформления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работников;

журнал регистрации трудовых договоров;

журнал регистрации приказов;

книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

книга учета личного состава;

журнал учета личных дел;

приказ о распределении обязанностей по кадровым вопросам;

личное дело.

Состав личного дела:

Приказы по личному составу (унифицированные формы)

Приказы по личному составу (произвольной формы)

Уведомления (по личному составу произвольной формы)

Документы по расследованию и учету несчастных случаев на производстве

Распорядительные документы

Постановление (документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти)

Информационно - справочные документы:

штатное расписание (форма Т3);

графики отпусков (форма Т7);

положение о психологомедикопедагогическом консилиуме и др.