تنزيل (3143 كيلوبايت)
الملفات المتوفرة (1):
| n1.doc | 3143 كيلو بايت. | 08.07.2012 01:05 | تحميل |
- أنظر أيضا:
- Kuznetsova T.V. (محرر) ، Sankina L.V. ، Bykova T.A. إلخ. العمل المكتبي. تنظيم وتكنولوجيا دعم التوثيق للإدارة (وثيقة)
- Kuznetsova T.V. ، Sankina L.V. ، Bykova T.A. العمل المكتبي (تنظيم وتقنيات دعم إدارة الوثائق) (وثيقة)
- Siganova T.V. عمل المكتب وتدفق المستندات (المستند)
- يخلاكوف يو. طرق وتقنيات توثيق قرارات الإدارة (وثيقة)
- Kuznetsova T.V. العمل المكتبي (الوثائقي الدعم الإداري) (وثيقة)
- Saak A.E. ، Pakhomov E.V. ، Tyushnyakov V.N. تكنولوجيا المعلومات الإدارية (وثيقة)
- Saak A.E. ، Pakhomov E.V. ، إلخ. تقنيات المعلومات الإدارية (مستند)
- Arlyapova E.V. توثيق دعم الإدارة في الخدمة الاجتماعية والثقافية والسياحة (وثيقة)
- Zotov V.B. ، Makasheva Z.M. نظام الحكم البلدي (وثيقة)
- ميشين ف. دراسة نظم التحكم (وثيقة)
- ملصقات تعليمية - منظمة السلامة الكهربائية (وثيقة)
- جريكول. تصميم نظم المعلومات (وثيقة)
n1.doc
11. المعلومات والعمل المرجعي على الوثائق
أحد الأهداف الرئيسية للتسجيل هو إنشاء قاعدة بيانات لوثائق المؤسسة. على أساسها ، فإن الخدمة الكتابية ملزمة بالإجابة على نوعين من الأسئلة في بضع دقائق:من وأين وفي أي مرحلة من العمل توجد أي وثيقة ؛
في أي المستندات يمكنك العثور على معلومات حول قضية معينة.
للإجابة على مثل هذه الأسئلة ، يجب أن يغطي نظام استرجاع المعلومات مجموعة كاملة من وثائق المؤسسة.
تعد حيازة مجموعة كاملة من موارد المعلومات والوثائق أهم مهمة لخدمة إدارة المكاتب. وقبل كل شيء ، لأداء هذه المهمة بالذات ، يتم تسجيل جميع البيانات الموجودة على المستندات في استمارات التسجيل.
يمكن تنفيذ المعلومات والعمل المرجعي ، وكذلك نظام التسجيل نفسه ، بالشكل التقليدي بمساعدة الملفات المرجعية ، وفي الوضع الآلي.
يتكون الملف المرجعي من بطاقات التسجيل. هناك حاجة إلى صندوق طويل أو عدة صناديق لخزانة الملفات ، نظرًا لأن البطاقات ، على عكس ملف التحكم المستند إلى الوقت ، سيتم تجميعها على مدار العام.
عادةً ما تكون الفواصل في الملف المرجعي هي الأسماء الانقسامات الهيكلية(إن وجد) أو الأنشطة في المؤسسة. من الأنسب وضع البطاقات في هذه الأقسام بالترتيب الأبجدي للمراسلين أو أسئلة النشاط (السلع والمنتجات وما إلى ذلك). يحتفظ بملف خاص بطعون المواطنين (مقترحات ، بيانات ، شكاوي). وهي مبنية أبجديا بأسماء مؤلفي النداءات. من المستحسن أيضًا أن يكون لديك ملف بطاقة منفصل للوثائق التشريعية والتنظيمية ، والتي يتم تشكيلها وفقًا للمبدأ الموضوعي. في كثير من الأحيان ، يتم الاحتفاظ بخزانات حفظ منفصلة للمستندات المكتملة وغير المنفذة.
عدد الملفات غير محدود. يمكن بناؤها وفقًا لأي مؤشر يتم إدخاله في بطاقة التسجيل. مع شكل مختلط من تنظيم العمل المكتبي ، يمكن الاحتفاظ بخزائن الملفات في المكتب والإدارات. في العمل التشغيلي توجد خزائن ملفات للسنوات الحالية والماضية. مصطلح عامبطاقات التخزين - ثلاث سنوات. في خزانة الملفات التشريعية والتنظيمية المستندات الإداريةتظل البطاقات قائمة حتى يتم استبدال المستندات بأخرى جديدة.
بشكل عام ، قبل التنفيذ تكنولوجيا الكمبيوترفي مجال الإدارة والمعلومات والعمل المرجعي على وثائق المنظمة كان مجال عمل ضعيف للخدمات المكتبية.
تم توسيع إمكانيات خدمات المعلومات والمراجع بشكل كبير مع إدخال نظام التسجيل الآلي.
الأنظمة الحديثةتسمح لك أدوات إدارة قاعدة البيانات بالإشارة إلى أي مجموعة من البيانات المضمنة في بطاقة تسجيل المستند.
يمكن إصدار المساعدة:
بواسطة وثيقة محددة: أين هو؛ مرحلة التحضير نتيجة التنفيذ تخزين.
حسب الموضوع (المحتوى): وثيقة محددة ؛ مجموعة من الوثائق.
حسب المنطقة: البلد ؛ المناطق؛ مدينة؛
للبحث عن مستند أو مجموعة مستندات ، يمكن تحديد التفاصيل التالية:
الوارد الصادر، المستندات الداخلية(يمكن إجراء البحث بشكل منفصل لكل فئة ولجميع مجموعات الوثائق الثلاث) ؛
نوع المستند (خطاب ، أمر ، عقد ، إلخ) ؛
النطاق الزمني التقريبي للبحث (حسب تاريخ الاستلام أو للتوقيع الداخلي على الوثيقة ، من وإلى) ؛
المنطقة التي يتم البحث فيها (الدولة ، المنطقة) ؛
المنظمة (المراسل / المرسل إليه) ؛
عند البحث عن معلومات حول مستند معين ، يمكن تحديد رقم المستند مباشرة.
يمكن إجراء البحث عن المستندات على المستندات غير المنفذة ، والمستندات المنفذة (التي لها تاريخ التنفيذ وعلامة التنسيب في الملف) ، وعلى قاعدة البيانات التشغيلية بأكملها (وثائق سنة العمل الحالية) ، وإذا لزم الأمر ، على قاعدة بيانات الأرشيف (وثائق السنوات السابقة).
عند إصدار معلومات عن مستند معين ، يتم عرض نموذج التسجيل على الشاشة وطباعته إذا لزم الأمر. عند البحث عن مجموعة من المستندات ، يتم عرض نتائج البحث وطباعتها في شكل جدول.
نتيجة البحث عن مستند غير منفَّذ هي معلومات حول المقاول الموجود فيه المستند هذه اللحظة. إذا تم تنفيذ المستند بالفعل ، فستعرض الشاشة المعلومات وفي هذه الحالة يوجد هذا المستند.
توسع بشكل كبير في إمكانيات البحث في قواعد بيانات النص الكامل على وثائق المؤسسة. هذا الشكل من العمل مع نسخ إلكترونيةأصبحت المستندات أكثر شيوعًا في السنوات الأخيرة. في هذه الحالة ، يتم إرفاق ملف بنص المستند نفسه تلقائيًا ببطاقة التسجيل الخاصة بالمستند (الوارد - استلامه عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس أو يتم إدخاله عن طريق المسح الضوئي والتعرف اللاحق وثيقة ورقية، صادر أو داخلي - تم إعداده باستخدام محرر نصوص ، أو جدول بيانات ، وما إلى ذلك).
تسمح لك أنظمة النصوص الكاملة هذه بالبحث ليس فقط عن طريق التفاصيل التي تم إدخالها في بطاقة المستند ، ولكن أيضًا من خلال محتوى المستند ، أي البحث عن الوثائق التي يحتوي نصها على كلمات أو عبارات معينة. على سبيل المثال ، إذا أردنا العثور على المستندات المتعلقة بشراء الورق من شركة Voskhod ، فإننا نبحث عن الكلمات "paper" و "Voskhod".
جعلت تقنيات الكمبيوتر من الممكن تقليل وقت البحث عن المعلومات الضرورية حول المستندات والمستندات نفسها عدة مرات ، مما أثر بشكل كبير على جودة المستندات الواردة. قرارات الإدارةونص المستندات المنشأة.
أسئلة الاختبار
1. ما هي أهمية المعلومات والعمل المرجعي في تنظيم توثيق الدعم لأنشطة الإدارة؟
2. كيف ترتبط الأعمال الإعلامية والمرجعية بتسجيل الوثائق؟
3. في أي أشكال يمكن تنظيم المعلومات والعمل المرجعي في مؤسسة؟
4. قم بتسمية الأنواع الأكثر شيوعًا لطلبات المستندات.
5. كيف يتم بناء فهرس بطاقة المعلومات والمرجعية في الشكل التقليدي ، فواصلها؟
6. ما هي ميزة إجراء المعلومات والعمل المرجعي في الوضع الآلي؟
7. ما هي البيانات المتعلقة بالوثيقة التي يمكن الرجوع إليها في الوضع الآلي؟
12. الرقابة على تنفيذ الوثائق
12.1. معنى وأنواع السيطرة
يعد التحكم في تنفيذ المهام أحد وظائف الإدارة. الغرض من المراقبة هو ضمان تنفيذ التعليمات في الوقت المناسب وبجودة عالية وحل المشكلات. من الممكن تحديد التحكم في مزايا حل المشكلة والتحكم في توقيت المهمة.التحكم الموضوعي- هذا تقييم لمدى صحة ونجاح حل المشكلة بالكامل. السيطرة على مزايا تنفيذ المهمة ، يتم تنفيذ حل المشكلة من قبل رئيس (مؤسسة أو قسم) أو شخص مخول بشكل خاص. تقع مسؤولية الحل الصحيح وفي الوقت المناسب للمسائل الواردة في الوثائق على عاتق رؤساء الوحدات الهيكلية والموظفين المكلفين بتنفيذ الوثيقة. يُشار إلى المقاول ، كقاعدة عامة ، في قرار الرئيس على المستند أو يتم تحديده وفقًا لتوزيع المسؤوليات في المنظمة (الشركة). إذا تمت الإشارة إلى عدة منفذين في قرار الرئيس ، فإن الشخص المذكور أولاً في القرار يكون مسؤولاً عن تنفيذ المستند وبالتالي ينظم تنفيذه.
التحكم في المواعيد النهائية لتنفيذ المستنداتخدمة الدعم الوثائقي للإدارة هي المسؤولة ، وفي شركة صغيرة - السكرتير. في نظام الدولةينص الدعم الوثائقي المقدم من الإدارة على أن "مراقبة التنفيذ تشمل المراقبة ، والتحقق من تسليم المستند في الوقت المناسب إلى المقاول ، والفحص الأولي وتنظيم تقدم التنفيذ ، والمحاسبة وتلخيص نتائج مراقبة تنفيذ المستندات ، وإبلاغ المدير . يجب أن يضمن تنظيم مراقبة التنفيذ تنفيذ المستندات في الوقت المناسب وبجودة عالية ". *
* حالةنظام التوثيق الإداري. أحكام أساسية. المتطلبات العامةإلى خدمات دعم الوثائق والتوثيق. - م ، 1991 ، ص 47-48.
يمكن تقسيم تقنية مراقبة توقيت تنفيذ المستندات إلى الإجراءات التالية:
تثبيت جميع المستندات والتعليمات والتعليمات وتخصيصات الإدارة الموضوعة تحت المراقبة (يتم تنفيذها أثناء عملية التسجيل) ؛
التحقق من تسليم المستند في الوقت المناسب إلى المقاول ؛
تصحيح البيانات على المستندات الخاضعة للرقابة عند تغيير المواعيد النهائية للتنفيذ ، ونقل مستند من مقاول إلى مقاول ، ومن قسم إلى قسم (ملء قسم "تقدم التنفيذ") ؛
تذكير المسؤولين التنفيذيين ورؤساء الأقسام بوجود مستندات وتعليمات غير مستوفاة ؛
إبلاغ المديرين (الأقسام والمنظمات) بحالة تنفيذ المستندات والتقدم المحرز ؛
إدخال البيانات الخاصة بتنفيذ المستندات ؛
تحليل الوضع ومستوى الانضباط التنفيذي في المنظمة ككل ، من خلال الأقسام الهيكلية والمتخصصين وأنواع الوثائق والجوانب الأخرى.
مع الأخذ في الاعتبار حقيقة أن الانضباط في الأداء في بلدنا لم يصل بعد إلى المستوى المناسب ، يجب وضع جميع الوثائق التي تتطلب قرارًا إداريًا أو تنفيذ أي إجراءات ، أو إعداد رد أو وثيقة أخرى ، تحت السيطرة. بالنسبة للوثائق الإدارية ، على سبيل المثال ، الأوامر ، موضوع الرقابة هي القرارات الواردة فيها. وفقًا لذلك ، يتم وضع كل عنصر أو كل مهمة أو تعليمات واردة في المستند الإداري تحت السيطرة.
يمكن تحديد المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات بموجب القانون ، على سبيل المثال ، لتنفيذ طعون المواطنين.
في المستندات الواردة من المنظمات العليا والتي تحتوي على نوع من المهام ، عادة ما يشار إلى الموعد النهائي. في الوثائق الإدارية وقرارات الهيئات الجماعية ، يتم تحديد الموعد النهائي لكل بند. وفيما يتعلق بالوثائق التي استعرضها الرئيس ، فإن الموعد النهائي لتنفيذها وارد في القرار. لحل المشكلات المتكررة في المؤسسة ، يجب تحديد مواعيد نهائية قياسية لتنفيذ مثل هذه المستندات وإدراجها في التعليمات.
يوفر ملحق "نظام إدارة وثائق الدولة" قائمة بالمواعيد النهائية النموذجية لتنفيذ المستندات التي يجب استخدامها عند تجميع التعليمات للعمل المكتبي لمؤسسة معينة.
بالنسبة للمستندات التي تحتوي على مهمة معقدة ، يمكنك تعيين شروط لأجل طويلالأداء (عدة أشهر ، ستة أشهر ، سنة). في هذه الحالة ، من الضروري تقسيم الأمر إلى مراحل والتحكم في تنفيذ المهمة على مراحل.
في السيطرة على المدى ، يمكن التمييز بين التحكم الحالي والتحكم الوقائي والنهائي.
الأنواع الرئيسية للتحكم هي التحكم الحالي والوقائي.
تحت تيارالسيطرة فهم الإعداد اليومي للمعلومات حول الوثائق ، التي تنتهي صلاحيتها اليوم. يتم تنفيذ التحكم الحالي عن طريق التحقق يوميًا من تقدم المستند وتذكير المؤدي بانتهاء الموعد النهائي والحاجة إلى إكمال العمل على المستند. مسؤول عن مراقبة التنفيذ (في شركة صغيرة - السكرتير) يوميًا ، كقاعدة عامة ، في بداية يوم العمل ، تحديد وتجميع قائمة المستندات ، التي ينتهي الموعد النهائي لها اليوم.
يساعد التحكم الحالي في تخطيط العمل لهذا اليوم. يعرض على الفور الأمور المهمة التي يجب إكمالها اليوم (حل مشكلة في اجتماع ، توقيع مستند ، إرسال فاكس ، وما إلى ذلك). لذلك ، فإن التحكم في توقيت تنفيذ المستندات هو وظيفة منصوص عليها بالضرورة في المسمى الوظيفيسكرتير رئيس. كل يوم ، لتحديد المستندات التي من المقرر أن تنتهي صلاحيتها ، يكتشف السكرتير إمكانية حل المشكلة في الوقت المناسب ، وفي حالة عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، يقوم بإبلاغ المدير بهذا الشأن.
أثناء احترازيالسيطرة ، يتم تجميع الملخصات ويتم تحذير المنفذين على المستندات التي ينتهي موعدها النهائي للتنفيذ في غضون 2-3 أيام. الموظف لا يزال لديه الوقت لحل المشكلة.
شكل السيطرة مهم جدا. فقط توجيه الرقابة لمساعدة الموظفين في تنظيم عملهم ، وليس تحديد أوجه القصور ، والرغبة في المساعدة ، والتذكير ، وليس الإدانة ، يمكن أن يضمن أكبر كفاءة لخدمة الرقابة.
إن الفحص المنهجي للتنفيذ ، الذي يتم إجراؤه بمهارة وبشكل صحيح من قبل الموظف الذي يذكر بلباقة أن المستند مطلوب في الوقت المحدد ، وأن ازدهار الشركة يعتمد على حل المشكلة في الوقت المناسب ، وما إلى ذلك ، يؤكد الحاجة إلى هذا الموظف و عمله. بالإضافة إلى ذلك ، يساعد فهرس بطاقة الموعد النهائي في التخطيط ليوم عمل المدير ، لأنه يعكس جميع الأنشطة والمهام في تاريخ معين.
إذا تبين ، عند استلام المستند ، أو أثناء تنفيذ المستند من قبل المقاول ، أنه من المستحيل تنفيذه في الوقت المناسب ، يتم الإبلاغ عن ذلك إلى رئيس الوحدة (الرئيس الذي يتم حله المستند أو من كلف المقاول بالمهمة) ، الذي له الحق في تأجيل تنفيذ المستند. إذا قام الرئيس بتمديد الموعد النهائي ، يقوم السكرتير ، وفقًا لتعليماته ، بإدخال بطاقة التسجيل مصطلح جديدإعدام.
يجب إثارة مسألة تأجيل تنفيذ المستند في موعد لا يتجاوز يوم واحد قبل انتهاء التاريخ الرئيسي. لا يُسمح بتأجيل موعد الاستحقاق ، وكقاعدة عامة ، من المستحيل من حيث المبدأ في الأنظمة الآلية.
بالنسبة للمستندات ذات فترة التنفيذ الطويلة (عدة أشهر) ، على سبيل المثال ، العقود ، يمكن التحكم في المراحل المتوسطة للتنفيذ عن طريق إدخال معلومات حول تقدم التنفيذ في حقل "تقدم التنفيذ" في بطاقة تسجيل المستند.
غالبًا ما يتطلب حل المشكلة عملاً متسقًا على المستند من قبل العديد من فناني الأداء أو تنسيق المستند مع العديد من الإدارات. على سبيل المثال ، يجب تنسيق مسودة العقد مع الدائرة القانونية وقسم المحاسبة وما إلى ذلك. في هذه الحالات ، يجب التحكم في مدة الوثيقة لكل فنان. عند نقل مستند ، يجب تسجيل حقيقة التحويل. عادة يتم التسجيل من قبل سكرتير الوحدة المحولة للمستند. تنعكس حركة المستند وتواريخ نقله في قسم بطاقة التسجيل "حركة المستند".
عندما تظهر المستندات بامتداد منتهية الصلاحيةالإعدام ، يتم طباعة قائمتهم في نفس اليوم وإبلاغ رئيسهم.
إذا كان الحق في. يمكن توفير تسجيل المستندات لمجموعة واسعة من الموظفين ، ثم يتم إجراء التغييرات على بطاقة التسجيل ، كقاعدة عامة ، من قبل موظف واحد مسؤول أو مساعد سكرتير أو رئيس المكتب.
إزالة وثيقة من السيطرةيتم تنفيذه فقط بعد التنفيذ الكامل للوثيقة: تنفيذ قرار الرئيس ، وإعداد وثيقة استجابة ، واستلام رد على وثيقة صادرةوغيرها من التأكيدات الموثقة لحقيقة التنفيذ. يجب تسجيل نتيجة تنفيذ المستند في بطاقة التسجيل. على سبيل المثال: تم إرسال دعوة ، تم توقيع عقد ، تم إرسال خطاب بمواصفات المنتج ، إلخ.
تحتوي بطاقة التسجيل أيضًا على معلومات حول تاريخ تنفيذ المستند وتشير إلى رقم الحالة وفقًا للتسمية التي يتم فيها حفظ المستند المنفذ.
إلى نهائييشمل التحكم العمل التحليلي لتلخيص نظام الأداء ونتائج عمل موظفي الوحدة أو المنظمة ككل. يتم تنفيذ الرقابة النهائية من قبل الموظفين (الخدمة) المسؤولين عن مراقبة التنفيذ ، أو من قبل سكرتير الشركة بتردد محدد (أسبوعي ، شهري ، ربع سنوي). في الواقع ، إنه تعميم تحليلي لسير العمل ، والانضباط التنفيذي في المنظمة (الشركة) وأقسامها الهيكلية ، يعطي فكرة عن عمل المنظمة ككل. تنعكس نتائج المراقبة اللاحقة في الملخصات الكمية وقائمة النهائية لحالة تنفيذ المهام ، أي المستندات الخاضعة للرقابة. إن التحكم النهائي في توليفة إلزامية مع الرقابة الوقائية هو وسيلة لضمان حل مشاكل الإنتاج والتجارة ، وفي نفس الوقت ، عامل محفز في تحسين انضباط الموظفين.
شكل الرقابة هو التجميع الدوري لتقارير موجزة عن وثائق المنظمة (الشركة). هذا يسمح للإدارة بمعرفة ما يفعله هذا الموظف أو ذاك (القسم) وكيف تسير الأمور في مجال معين من النشاط (حل مشكلة معينة).
نموذج تقرير المراقبة
مثل هذا الجدول هو أساس السيطرة النهائية.
أحد الأهداف الرئيسية للتسجيل هو إنشاء قاعدة بيانات لوثائق المؤسسة. على أساسها ، فإن الخدمة الكتابية ملزمة بالإجابة على نوعين من الأسئلة في بضع دقائق:
من وأين وفي أي مرحلة من العمل توجد أي وثيقة ؛
في أي المستندات يمكنك العثور على معلومات حول قضية معينة.
للإجابة على مثل هذه الأسئلة ، يجب أن يغطي نظام استرجاع المعلومات مجموعة كاملة من وثائق المؤسسة.
تعد حيازة مجموعة كاملة من موارد المعلومات والوثائق أهم مهمة لخدمة إدارة المكاتب. وقبل كل شيء ، لأداء هذه المهمة بالذات ، يتم تسجيل جميع البيانات الموجودة على المستندات في استمارات التسجيل.
يمكن تنفيذ المعلومات والعمل المرجعي ، وكذلك نظام التسجيل نفسه ، بالشكل التقليدي بمساعدة الملفات المرجعية ، وفي الوضع الآلي.
يتكون الملف المرجعي من بطاقات التسجيل. هناك حاجة إلى صندوق طويل أو عدة صناديق لخزانة الملفات ، نظرًا لأن البطاقات ، على عكس ملف التحكم المستند إلى الوقت ، سيتم تجميعها على مدار العام.
عادة ما تكون الفواصل في الملف المرجعي هي أسماء الأقسام الهيكلية (إن وجدت) أو مجالات النشاط في المؤسسة. من الأنسب وضع البطاقات في هذه الأقسام بالترتيب الأبجدي للمراسلين أو أسئلة النشاط (السلع والمنتجات وما إلى ذلك). يحتفظ بملف خاص بطعون المواطنين (مقترحات ، بيانات ، شكاوي). وهي مبنية أبجديا بأسماء مؤلفي النداءات. من المستحسن أيضًا أن يكون لديك ملف بطاقة منفصل للوثائق التشريعية والتنظيمية ، والتي يتم تشكيلها وفقًا للمبدأ الموضوعي. في كثير من الأحيان ، يتم الاحتفاظ بخزانات حفظ منفصلة للمستندات المكتملة وغير المنفذة.
عدد الملفات غير محدود. يمكن بناؤها وفقًا لأي مؤشر يتم إدخاله في بطاقة التسجيل. مع شكل مختلط من تنظيم العمل المكتبي ، يمكن الاحتفاظ بخزائن الملفات في المكتب والإدارات. في العمل التشغيلي توجد خزائن ملفات للسنوات الحالية والماضية. المدة الإجمالية لتخزين البطاقات ثلاث سنوات. في ملف بطاقة المستندات التشريعية والتنظيمية والإدارية ، تظل البطاقات قائمة حتى يتم استبدال المستندات بأخرى جديدة.
بشكل عام ، قبل إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر في مجال الإدارة ، كان العمل المعلوماتي والمرجعي على وثائق المنظمة مجالًا ضعيفًا لعمل الخدمات المكتبية.
تم توسيع إمكانيات خدمات المعلومات والمراجع بشكل كبير مع إدخال نظام التسجيل الآلي.
تسمح لك أنظمة إدارة قواعد البيانات الحديثة بالبحث عن أي مجموعة من البيانات المضمنة في بطاقة تسجيل المستند.
يمكن إصدار المساعدة:
وفقًا لوثيقة محددة: أين يقع ؛ مرحلة التحضير نتيجة التنفيذ تخزين.
حسب الموضوع (المحتوى): وثيقة محددة ؛ مجموعة من الوثائق.
حسب المنطقة: البلد ؛ المناطق؛ مدينة؛
للبحث عن مستند أو مجموعة مستندات ، يمكن تحديد التفاصيل التالية:
الوثائق الداخلية الصادرة والواردة (يمكن إجراء البحث بشكل منفصل لكل فئة ولكل مجموعات الوثائق الثلاث) ؛
نوع المستند (خطاب ، أمر ، عقد ، إلخ) ؛
النطاق الزمني التقريبي للبحث (حسب تاريخ الاستلام أو للتوقيع الداخلي على الوثيقة ، من وإلى) ؛
المنطقة التي يتم البحث فيها (الدولة ، المنطقة) ؛
المنظمة (المراسل / المرسل إليه) ؛
عند البحث عن معلومات حول مستند معين ، يمكن تحديد رقم المستند مباشرة.
يمكن إجراء البحث عن المستندات على المستندات غير المنفذة ، والمستندات المنفذة (التي لها تاريخ التنفيذ وعلامة التنسيب في الملف) ، وعلى قاعدة البيانات التشغيلية بأكملها (وثائق سنة العمل الحالية) ، وإذا لزم الأمر ، على قاعدة بيانات الأرشيف (وثائق السنوات السابقة).
عند إصدار معلومات عن مستند معين ، يتم عرض نموذج التسجيل على الشاشة وطباعته إذا لزم الأمر. عند البحث عن مجموعة من المستندات ، يتم عرض نتائج البحث وطباعتها في شكل جدول.
نتيجة البحث عن مستند غير منفَّذ هي معلومات حول المنفذ الذي لديه المستند في الوقت الحالي. إذا تم تنفيذ المستند بالفعل ، فستعرض الشاشة المعلومات وفي هذه الحالة يوجد هذا المستند.
توسع بشكل كبير في إمكانيات البحث في قواعد بيانات النص الكامل على وثائق المؤسسة. أصبح هذا النوع من العمل مع النسخ الإلكترونية للوثائق أكثر انتشارًا مؤخرًا. في هذه الحالة ، يتم إرفاق ملف يحتوي على نص المستند نفسه تلقائيًا ببطاقة التسجيل الخاصة بالمستند (الوارد - المستلم عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس أو يتم إدخاله عن طريق المسح الضوئي والتعرف اللاحق على مستند ورقي ، صادر أو داخلي - مُعد باستخدام محرر نصوص وجداول بيانات وما إلى ذلك.).
تسمح لك أنظمة النصوص الكاملة هذه بالبحث ليس فقط عن طريق التفاصيل التي تم إدخالها في بطاقة المستند ، ولكن أيضًا من خلال محتوى المستند ، أي البحث عن الوثائق التي يحتوي نصها على كلمات أو عبارات معينة. على سبيل المثال ، إذا أردنا العثور على المستندات المتعلقة بشراء الورق من شركة Voskhod ، فإننا نبحث عن الكلمات "paper" و "Voskhod".
جعلت تقنيات الكمبيوتر من الممكن تقليل وقت البحث عن المعلومات الضرورية حول المستندات والمستندات نفسها عدة مرات ، مما أثر بشكل كبير على جودة قرارات الإدارة المتخذة ونص المستندات التي تم إنشاؤها.
أحد الأهداف الرئيسية للتسجيل هو إنشاء قاعدة بيانات لوثائق المنظمة. مطلوب خدمة إدارة المستندات (أو السكرتير في مؤسسة صغيرة) على أساس قاعدة البيانات هذه للإجابة على نوعين من الأسئلة:
من وأين وفي أي مرحلة من العمل توجد أي وثيقة ؛
في أي المستندات يمكنك العثور على معلومات حول قضية معينة.
تعد حيازة مجموعة كاملة من موارد المعلومات والتوثيق هي المهمة الرئيسية لخدمة DOW. وقبل كل شيء ، لأداء هذه المهمة بالذات ، يتم تسجيل جميع البيانات المتعلقة بالوثائق في استمارات التسجيل. يمكن تنفيذ المعلومات والعمل المرجعي ، بالإضافة إلى نظام التسجيل نفسه ، بالشكل التقليدي (بشكل أساسي بمساعدة خزانة الملفات) وفي الوضع الآلي.
الملف المرجعي مبني من بطاقات التسجيل. الفواصل في الملف المرجعي هي أسماء الأقسام الهيكلية أو أنشطة المنظمة. ضمن هذه الأقسام ، من الأنسب وضع البطاقات بالترتيب الأبجدي للمراسلين أو قضايا النشاط (البضائع ، المنتجات ، إلخ). في وقت تسجيل المستند ، يتم وضع بطاقتين: واحدة توضع في ملف التحكم في الوقت ، والأخرى في الملف المرجعي. بعد تنفيذ المستند ، يتم نقل البطاقة من فهرس بطاقة المصطلح ، باعتبارها أكثر اكتمالاً وتحتوي على جميع العلامات على حل المشكلة المثارة في المستند ، إلى خزانة الملفات المرجعية ، وبطاقة مماثلة من الملف المرجعي تم إتلاف الخزانة أو استخدامها عند إنشاء خزانة ملفات مرجعية إضافية للبحث عن المستندات بواسطة سمة بحث أخرى.
عند الحديث عن المعلومات والعمل المرجعي على وثائق المنظمة ، تجدر الإشارة إلى أن إحدى المزايا الرئيسية لاستخدام الأنظمة الآلية لإدارة المستندات ، مقارنة بالتقنيات التقليدية ، هي تقليل الوقت المستغرق في البحث عن المستندات وتجميع الملخصات والتقارير وزيادة كفاءة البحث وجودة الملخصات والتقارير.
باستخدام نظام إدارة المستندات الآلي ، يمكنك البحث بسرعة عن مستند أو مستندات من خلال القيمة والجمع بين أي تفاصيل لبطاقة التسجيل والتحكم ، ونصوص المستندات (الملفات) نفسها.
إن استخدام نظام مؤتمت لدعم التوثيق للإدارة يأخذ المعلومات والعمل المرجعي إلى مستوى جديد. يمكن أن يؤدي الوصول إلى النظام من أماكن عمل جميع الموظفين الذين يعملون مع المستندات ، وليس فقط خدمات إدارة المستندات ، بالإضافة إلى القدرة على البحث السريع عن أي مستندات ، سواء العمل المكتبي الحالي أو للسنوات الماضية ، إلى تحسين جودة المستند بشكل كبير التحضير أو القضاء على إعادة تجميع الوثائق المماثلة أو إعداد المستندات المتضاربة من قبل مختلف الموظفين أو الإدارات ، وفي النهاية ، يؤدي إلى زيادة كبيرة في كفاءة الجهاز الإداري ككل.
يجب أن تكون خدمة وزارة الطاقة في المنظمة جاهزة للإجابة على الفور عن أي سؤال حول المعلومات الواردة في المستندات ، حول ما يحدث (حدث) مع المستند في المنظمة.
من أجل ضمان البحث السريع عن المعلومات ، يتم إنشاء إصدار الشهادات على المستندات وأنواع مختلفة من المعلومات وأنظمة المراجع في المنظمات. أساس بناء أي نظام معلومات ومرجعية هو المحاسبة وتسجيل المستندات. يتم تنظيم المعلومات والعمل المرجعي ، كقاعدة عامة ، بنفس شكل التسجيل. إذا تم تسجيل المستندات بمساعدة RSC وملف التسجيل ، فسيتم تنظيم المعلومات والعمل المرجعي باستخدام ملفات مرجعية. يعتمد عدد الملفات المرجعية ، والعلامات المستخدمة في تشكيلها ، على العديد من العوامل: حجم تداول المستندات ، وموضوع أنشطة المنظمة ، وبالتالي ، طبيعة الشهادات الواردة ، ووجود شبكة من المنظمات التابعة أو دائمة المراسلون ، ونظام العمل المكتبي المعتمد ، وما إلى ذلك ، في أغلب الأحيان ، يتم استخدام الملفات المرجعية في المؤسسات ، والتي تم إنشاؤها وفقًا للسمات التالية:
- · بحسب المراسل - العناوين هي أسماء المراسلين المنتظمين ؛
- · حسب الموقع الجغرافي - العناوين هي أسماء المنطقة ، المدينة ، الوديعة ، إلخ ؛
- · الموضوع (موضوعي ، إنتاج - صناعة) - العناوين هي أسماء الوظائف الإدارية ومجالات (قضايا) نشاط هذه المنظمة ؛
- · الهيكلي - العناوين هي أسماء الأقسام الهيكلية للمنظمة ؛
- · في الاسمية - العناوين هي أسماء أنواع الوثائق.
- · أبجديا - العناوين هي حروف الأبجدية الروسية.
يتم استخدام علامات المراسلة والجغرافية لبناء ملف مرجعي إذا كان لدى المنظمة شبكة تابعة كبيرة من المنظمات التابعة أو كانت في حالة مراسلة مع عدد كبير من المراسلين الدائمين.
تُستخدم أيضًا سمة الموضوع - السؤال (الموضوعي والقطاعي) في إنشاء خزانات الملفات المواضيعية للتدوين (قواعد البيانات على أنظمة). لكل سؤال فردي وارد في نص القانون المعياري ، يتم وضع بطاقة موضوعية ، لذلك ، من أجل واحد قانون معياريتم تجميع العديد من البطاقات الموضوعية. لا يتم الاحتفاظ بملف الترميز الموضوعي في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، ولكن في خدمات قانونيةالمنظمات. إنه مستمر ، وجميع التغييرات التي تم إجراؤها على القانون المعياري على هذه المسألةيتم إدخالها في قاعدة البيانات (المسجلة على ظهر البطاقة). لا يتم إتلاف السجلات القديمة. البطاقات موجودة في ملف التقنين حتى يتم استبدال القانون المعياري بآخر جديد.
يتم استخدام الميزة الهيكلية لبناء ملف مرجعي في حالة عدم وجود ملف موضوعي (أو لم يتم تطويره). إلى حد ما ، فإن الملف المرجعي ، المبني على أساس هيكلي ، مكرر ملف موضوعي، فقط بدون درجة التفاصيل الكامنة في خزانة الملفات المواضيعية.
تُستخدم العلامة الاسمية لبناء ملف مرجعي لإنشاء مصفوفة معلومات ومراجع للمستندات التي تم تسجيلها في نفس النوع. هذه ، كقاعدة عامة ، وثائق داخلية للمنظمة نفسها ووثائق إدارية لمنظمات أخرى.
تستخدم العلامة الأبجدية لبناء ملف مرجعي على نطاق واسع في تنظيم العمل المكتبي بشأن نداءات المواطنين. يمثل حرف الأبجدية الروسية ، باعتباره عنوان فهرس البطاقة هذا ، الحرف الأول من لقب صاحب الشكوى (بيان ، اقتراح).
يمكن تقسيم الملفات المرجعية إلى جزأين متطابقين. ستكون العناوين هي نفسها في الجزأين الأول والثاني ، ولكن في الجزء الأول سيتم تعيين RRC للوثائق غير المنفذة ، وفي الجزء الثاني - RRC للوثائق المنفذة ، والتي ، بعد تنفيذ المستند ، يتم إزالتها من الجزء الأول وترتيبها في الجزء الثاني. كما أنه يسرع من إصدار مستندات المساعدة. داخل كل نموذج تقييم ، يتم تعيين RSCs ، كقاعدة ، بترتيب زمني. علاوة على ذلك ، للراحة ، يتم استخدام الترتيب الزمني العكسي في العمل ، أي عند فتح نموذج تقييم ، سيكون الأول دائمًا هو RKK لآخر مستند تم استلامه.
يعتمد عدد الملفات المرجعية ، ووضعها في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة والأقسام الهيكلية على نظام العمل المكتبي المستخدم في المنظمة ، وطبيعة الشهادات وعوامل أخرى. ومع ذلك ، فإن تقنية العمل مع خزانات الملفات وفقًا للنظام التقليدي في الوضع اليدوي تعتبر قياسية.
بعد ملء RKK (في 5 نسخ) ، يتم توزيعها على النحو التالي:
- يتم إرسال النسختين الأولى والثانية من RKK مع المستند إلى المقاول ، ثم يتم إرجاع النسخة الأولى مع توقيع المقاول عند الاستلام إلى وحدة المحاسبة والتسجيل خدمات ما قبل المدرسةويتم تثبيته في ملف التسجيل ، وعناوينه أسماء أشهر السنة. يتم وضع RKK في الداخل وفقًا لتواريخ الاستلام والأرقام التسلسلية. يُطلق على فهرس البطاقات هذا أحيانًا اسم التسلسل الزمني ، وهو المؤشر الرئيسي (التأمين) ، ويتم إدخال جميع الملاحظات على حركة المستند في هذه النسخة من RKK.
- تظل النسخة الثانية من RKK في الوحدة الهيكلية ويتم تثبيتها في خزانة الملفات للوحدة الهيكلية للمنظمة.
- يتم نقل النسخة الثالثة من RKK إلى خدمة التحكم (إذا كان المستند خاضعًا للتحكم في التنفيذ) ويتم تثبيته في ملف بطاقة التحكم والموعد النهائي وفقًا للموعد النهائي.
- يتم تثبيت النسختين الرابعة والخامسة من RKK في الملفات المرجعية لوحدة خدمات المحاسبة والتسجيل في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، والتي تم إنشاؤها وفقًا للمعايير المحددة.
يتم تخزين جميع خزائن الملفات في مكان تكوينها بعد نهاية سنة العمل لمدة 1-2 سنوات أخرى. فترة التخزين الأرشيفية لـ RSC حسب القائمة المستندات القياسية، تم تشكيلها في أنشطة لجان الدولة والوزارات والإدارات وغيرها من المؤسسات والمنظمات والمؤسسات ، مبينًا فترات التخزين - 3 سنوات ، يمكن بعدها إتلاف بعضها ، ويمكن نقل بعضها (RKK للوثائق الإدارية) إلى أرشيف إداري لتجديد جهاز المرجع العلمي هناك.
إذا تم التسجيل في المنظمة في الوضع الآلي ، فسيتم توسيع إمكانيات المعلومات والعمل المرجعي بشكل كبير وتزداد سرعة تنفيذها. يتم الاحتفاظ بمصفوفة استرجاع المعلومات آليًا وفقًا للإجراء المتبع في أماكن تسجيل المستندات البرمجيات، وهو شكل واحد من RKK ، يتم فيه تحديد تركيبة المؤشرات التي تم إدخالها في IRS بشكل معياري. يوفر GSDOU أيضًا قواعد لملء هذه المؤشرات لضمان تفسيرها الواضح.
تسمح لك أنظمة إدارة قواعد البيانات الحديثة بإصدار الشهادات بسرعة على أي من مؤشرات RCM أو مزيج منها. يمكن إجراء البحث عن المعلومات وفقًا لوثائق سنة العمل الحالية ، ووفقًا لقاعدة بيانات الأرشيف التي تم تشكيلها وفقًا لوثائق السنوات السابقة. يمكن عرض المعلومات المرجعية على الشاشة ، ويمكن طباعتها في شكل RSC. إذا تم إجراء البحث بواسطة مجموعة من المستندات ، فيمكن عندئذٍ الطباعة في شكل جدول.
أسئلة الاختبار
- 1. لأي غرض تم إنشاء نظام معلومات ومرجعية في المنظمة؟
- 2. كيف يتم إنشاء IPS إذا كان تسجيل المستند بواسطة سلطة RSC؟
- 3. ما هي العلامات التي يمكن استخدامها لخزائن الملفات؟
- 4. ما هي عناوين الملفات المرجعية؟
- 5. ما هي تقنية العمل مع دواليب الملفات وفق النظام التقليدي في الوضع اليدوي؟
- 6. كيف يتم تنظيم العمل المرجعي في الوضع الآلي باستخدام الكمبيوتر؟
6.6 المعلومات والعمل المرجعي
أحد الأهداف الرئيسية للتسجيل هو إنشاء قاعدة بيانات لوثائق المؤسسة. مطلوب من خدمة حفظ السجلات والسكرتير المساعد (في شركة صغيرة) على أساس بنك البيانات هذا الإجابة على نوعين من الأسئلة في بضع دقائق:
- من وأين وفي أي مرحلة من العمل توجد أي وثيقة و
- في أي مستندات يمكنك العثور على معلومات حول قضية معينة.
إن امتلاك مجموعة كاملة من موارد المعلومات والوثائق هو المهمة الرئيسية لخدمة العمل المكتبي. وقبل كل شيء ، لأداء هذه المهمة بالذات ، يتم تسجيل جميع البيانات الموجودة على المستندات في استمارات التسجيل.
يمكن تنفيذ المعلومات والعمل المرجعي ، وكذلك نظام التسجيل نفسه ، بالشكل التقليدي بمساعدة الملفات المرجعية ، وفي الوضع الآلي.
الملف المرجعي مبني من بطاقات التسجيل. هناك حاجة إلى صندوق طويل أو عدة صناديق لخزانة الملفات ، نظرًا لأن البطاقات ، على عكس ملف التحكم المستند إلى الوقت ، سيتم تجميعها على مدار العام.
ستكون الفواصل في الملف المرجعي هي أسماء الأقسام الهيكلية (إن وجدت) أو مجالات النشاط في المؤسسة. ضمن هذه الأقسام ، من الأنسب وضع البطاقات بالترتيب الأبجدي للمراسلين أو قضايا النشاط (البضائع ، المنتجات ، إلخ). يحتفظ بملف خاص بطعون المواطنين (مقترحات ، بيانات ، شكاوي). من الجيد أيضًا أن يكون لديك فهرس بطاقة منفصل للوثائق التشريعية والتنظيمية ، والذي تم إنشاؤه وفقًا للمبدأ الموضوعي.
في وقت التسجيل ، كما ذكرنا سابقًا ، يجب إعداد بطاقتين: واحدة توضع في ملف التحكم في الوقت ، والأخرى في الملف المرجعي. يجب القيام بذلك لأنه يمكن تلقي طلب مستند عندما لا يزال قيد التقدم ولن يكون من الممكن التحقق بسرعة من ملف المصطلح. لا يمكن تنفيذ هذا الطلب في الدقائق الثلاث المحددة إلا باستخدام ملف مرجعي. لذلك ، أثناء تشغيل المستند ، توجد بطاقتان له - في المصطلح وخزانات الملفات المرجعية.
بعد تنفيذ المستند ، يتم نقل البطاقة من فهرس بطاقة المصطلح ، باعتبارها أكثر اكتمالاً وتحتوي على جميع العلامات على حل المشكلة المثارة في المستند ، إلى فهرس البطاقة المرجعية ، وبطاقة مماثلة من الملف المرجعي يتم إزالة الخزانة وتدميرها أو استخدامها لإنشاء فهرس بطاقة مرجعية إضافي للبحث عن المستندات بواسطة سمة بحث أخرى (على سبيل المثال ، إذا كان فهرس البطاقة الرئيسي مبنيًا على أساس موضوعي ، فيمكن عندئذٍ ترتيب بطاقات إضافية أبجديًا بواسطة المراسلين).
في العمل التشغيلي توجد خزائن ملفات للعام الحالي والماضي. المدة الإجمالية لتخزين البطاقات 3 سنوات. في ملف بطاقة المستندات التشريعية والتنظيمية والإدارية ، تظل البطاقات قائمة حتى يتم استبدال المستندات بأخرى جديدة.
تم توسيع إمكانيات خدمات المعلومات والمراجع بشكل كبير مع إدخال نظام التسجيل الآلي.
تسمح لك أنظمة إدارة قواعد البيانات الحديثة بالبحث عن أي مجموعة من البيانات المضمنة في بطاقة تسجيل المستند.
يمكن إصدار المساعدة:
- حسب وثيقة معينة: أين يقع ؛ مرحلة التحضير نتيجة التنفيذ تخزين.
- حسب الموضوع (المحتوى): وثيقة محددة ؛ مجموعة من الوثائق.
- بواسطة المراسل / المؤلف: وثيقة محددة ؛ جميع وثائق المؤلف ؛ جميع وثائق المؤلف حول قضية معينة ؛ جميع وثائق المؤلف للفترة المحددة.
- حسب المنطقة: البلد ؛ المناطق؛ مدينة. للبحث عن مستند أو مجموعة مستندات ، يمكن تحديد التفاصيل التالية:
- الوثائق الواردة والصادرة والداخلية (يمكن إجراء البحث بشكل منفصل لكل فئة ولجميع مجموعات الوثائق الثلاث) ؛
- نوع المستند (خطاب ، أمر ، عقد ، إلخ) ؛
- النطاق الزمني التقريبي للبحث (حسب تاريخ الاستلام أو للتوقيع الداخلي على الوثيقة ، من وإلى) ؛
- المنطقة التي يتم البحث فيها (الدولة ، المنطقة) ؛
- المنظمة (المراسل / المرسل إليه) ؛
- المحتوى (الموضوع).
عند البحث عن معلومات حول مستند معين ، يمكن تحديد رقم المستند مباشرة.
يمكن إجراء البحث عن المستندات على المستندات غير المنفذة ، والمستندات المنفذة (التي لها تاريخ التنفيذ وعلامة التنسيب في الملف) ، وعلى قاعدة البيانات التشغيلية بأكملها (وثائق سنة العمل الحالية) ، وإذا لزم الأمر ، على قاعدة بيانات الأرشيف (وثائق السنوات السابقة).
عند إصدار معلومات عن مستند معين ، يتم عرض نموذج التسجيل على الشاشة وطباعته إذا لزم الأمر. عند البحث عن مجموعة من المستندات ، يتم عرض نتائج البحث وطباعتها في شكل جدول.
في حالة البحث عن مستند غير منفَّذ ، تكون نتيجة البحث هي معلومات حول المقاول الموجود به المستند حاليًا. إذا تم تنفيذ المستند بالفعل ، فسيتم عرض المعلومات المتعلقة بالحالة التي يوجد بها المستند على الشاشة. *
____________________________________________________
* Kuznetsov S.L. التحكم الآلي في التنفيذ - حالة مهمةمكتب النجاح. - "سكرتير الأعمال" ، 1997 ، رقم 1 ، ص. 80. لمزيد من التفاصيل ، انظر الكتاب: Kuznetsov S.L. حوسبة العمل المكتبي. - M: CJSC Business School "Intel-sintez" ، 1997.
6.7 إرسال المستندات
تتم معالجة المستندات الصادرة وإرسالها ، بالإضافة إلى استلام المستندات الواردة ومعالجتها ، بشكل مركزي إما بواسطة السكرتير أو في البعثة (وكيل الشحن).
بعد استلام المستند للإرسال ، أولاً وقبل كل شيء ، تحقق من صحة تنفيذه:
- وجود التوقيع ؛
- وجود تاريخ (إذا لم يكن موجودًا في المستند المرسل ، يتم إلصاقه) ؛
- وجود عنوان ؛
- العنونة الصحيحة ؛
- إذا كان المستند مخصصًا لمراسل لمرة واحدة ، وجود عنوان ؛
- وجود كافة الصفحات في المستند وجميع التطبيقات المحددة.
عناصر التصميم هذه مطلوبة عند إرسال مستند بالبريد والفاكس. إذا تم إعداد المستند بشكل غير صحيح أو لم يتم تقديمه في مجموعة كاملة ، يتم إرجاعه إلى المقاول لمراجعته.
عند إرسال مستند عن طريق البريد ، يتم تحويله. يتم إرفاق المستندات المرسلة إلى عنوان واحد معًا في مظروف واحد. تتم معالجة المغلفات وتمييزها. يتم تحضير مظاريف للمراسلين الدائمين مسبقًا. تتم جميع معالجة المستندات المعدة للمعالجة البريدية بما يتفق بدقة مع متطلبات القواعد البريدية.
ومع ذلك، في السنوات الاخيرةمع تطور نقل المستندات عبر قنوات الاتصال الهاتفي (الفاكس والبريد الإلكتروني) ، تتناقص باستمرار كمية المراسلات المرسلة بواسطة العناصر البريدية التقليدية.
يؤدي إرسال المستندات باستخدام البريد الإلكتروني إلى تقليل وقت نقل المعلومات بشكل كبير وزيادة موثوقية التسليم.
في الوقت نفسه ، لا ينبغي أن ننسى أن إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني يطرح مشكلة التحقق من صحة التوقيع (ترخيص المستند) ، أي باستخدام برنامج "توقيع إلكتروني" خاص وإبرام اتفاقية تفويض خاصة مع كل مراسل.