يعتبر مخطط سير العمل الواضح والبسيط والأهم من ذلك فعّالًا في المؤسسة (الأمثلة أدناه) هو أساس أي عمل تجاري. ولكن ، كما تظهر الممارسة ، لا يفهم جميع الموظفين الحاجة الحشوة الصحيحةوحركة المستندات في الوقت المناسب.

كيفية تبسيط سير العمل وإجبار المرؤوسين؟

قبل معرفة ما إذا كنت بحاجة إلى تبسيط سير العمل في مؤسسة معينة ، يجب أن تفهم نوع حركة المستند المستخدمة في الشركة ، ومكان فشل العمل.

لذلك ، يتم تنفيذ تدفق المستندات بين مجموعتين من الأشخاص:

• الموظفون الذين ينتجون المعلومات (الرأس)
• يقوم الموظفون بمعالجة البيانات الواردة (سكرتير ، خبير لوجستي)

وفقًا لذلك ، يتم تقسيم تدفق المستندات بالكامل إلى:

• واردة
• الداخلية
• منفتح

الوثائق الواردة

مثال حقيقي لمخطط سير العمل في المؤسسة:

تنظيم تدفق المستندات الداخلي

في هذه الحالة نحن نتكلمبشأن حركة المستندات بين الإدارات المنشأة داخل نفس الشركة. يمكن أن تكون أوامر ، أفعال.

كيف يبدو تدفق المستندات المنظم جيدًا في هذه الحالة:

• يقوم المقاول بإعداد مستند وتقديمه للموافقة عليه
• يقوم المدير الأعلى ، بعد توقيع المستند ، بتمريره إلى رئيس المنظمة
• يقرر الرئيس الموافقة على الوثيقة ويمررها إلى الكاتب
• يقوم الكاتب ، بعد تسجيل المستند ، بنقله مرة أخرى إلى المنفذ
• بدوره ، المنفذ ، بعد تنفيذ القرار ، يرسل قائمة الأداءللكاتب الذي يودعها في القضية

التوثيق الصادر

يتضمن التدفق الصادر للوثائق معلومات الإدارة المرسلة خارج المنظمة (الردود على الرسائل الواردة).

مثال عمل مدروس جيدًا لمخطط سير العمل في مؤسسة:

• يقوم المقاول بإعداد المستند وتقديمه إلى المشرف المباشر للموافقة عليه
• يرسل رئيس القسم المستند المتفق عليه إلى رئيس الشركة
• بدوره ، يقوم المدير بتمرير المستند المعتمد إلى الموظف الذي يقوم بتسجيله وتمريره إلى خدمة إعادة التوجيه

حساب سريع لحجم سير العمل

بادئ ذي بدء ، تجدر الإشارة إلى أن قواعد حساب وتحليل حجم تدفق العمل موضحة في "قواعد العمل المكتبي" ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 06/15/2009 رقم .477 (بصيغته المعدلة في 09/07/2011).

ثانيًا ، عليك أن تفهم أنه يمكن إجراء مثل هذا الحساب مرة واحدة فقط في الشهر ، لذلك مرة كل 3 أشهر ، مرة كل ستة أشهر ومرة ​​واحدة في السنة. في كل منظمة معينة ، يحل الرئيس بمساعدة أمر داخلي هذه المشكلة.

في الوقت نفسه ، على أي حال ، يتم أخذ نماذج المحاسبة والتسجيل التي يملأها الموظفون في الحقل كأساس للحساب.

إذن ، وحدة الحساب هي:

• المستند الأصلي
• نسخة من المستند ، ولكن فقط في حالة عدم وجود أصل ونسخة بصيغة المفرد. يتم عد جميع النسخ الأخرى بشكل منفصل
• المستندات المرفقة بخطاب الغلاف (تُحسب معًا)

يتم النظر في الشكاوى والاقتراحات بشكل منفصل.

لذلك ، لحساب حجم سير العمل بسرعة ، استخدم الصيغة التالية:

إجمالي سير العمل = a / a1 + b / b1 + c / c1 ، حيث:

• a هو عدد المستندات المستلمة ، و a1 هو عدد نسخ المستندات المستلمة
• ب - عدد المستندات المرسلة ، b1 - عدد نسخ المستندات المرسلة
• ج - الكمية المستندات الداخلية، c1 - عدد نسخ الوثائق الداخلية

تبسيط تداول الوثائق

إذا كانت مشكلة تبسيط سير العمل حادة ، فاختر أحد الخيارات التالية:

• نقل تدفق المستندات الورقية إلى إلكتروني. واحدة من أكثر طرق فعالةتبسيط تبادل المعلومات الإدارية هو الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية. تصل المعلومات المخزنة في قاعدة بيانات كمبيوتر واحدة إلى المؤدين بشكل أسرع ، ومن الأسهل أخذها في الاعتبار والعثور عليها وطباعتها على الورق.
• مركزية تدفق المستندات. لاستبعاد تنفيذ المستندات المكررة ، من الضروري إرسال التدفق الكامل للوثائق إلى كتبة المكتب الرئيسي. ومع ذلك ، إذا كانت هناك فروع بعيدة ، فيجب تسجيل المستندات الصادرة محليًا.
• تدريب الموظفين. بالطبع ، لن يبدأ مخطط سير عمل واحد جيد التصميم في منظمة العمل إذا كان الكتبة أو الموظفون الآخرون المشاركون في نقل المستندات لا يفهمون ما يفعلونه. لن يفيد التغيير المستمر في الموظفين السبب أيضًا ، لذلك من الأفضل إنفاق الأموال على تدريب الموظفين القدامى بدلاً من جذب أشخاص جدد باستمرار.

"مطبات" إدارة الوثائق الإلكترونية

ترجمة المستندات الورقية بتنسيق نموذج إلكتروني- ليست نزوة القائد بقدر ما هي ضرورة تجتمع اليوم.

ومع ذلك ، لكي يبدأ تدفق المستندات في المؤسسة الحركة الافتراضية بنجاح ، من الضروري:

• استخدام البرامج الحديثة
• يترجم المحفوظات الورقيةفي شكل إلكتروني. يمكن القيام بذلك بشكل مستقل عن طريق تفويض المهمة للموظفين القدامى ، أو بمساعدة المنظمات الخاصة.
• تنظيم المعلومات الإلكترونية خطوة بخطوة

في الوقت نفسه ، يجب تنفيذ الرفض الكامل للاحتفاظ بالمستندات الورقية في الوقت الذي تكون فيه إدارة المستندات الإلكترونية جاهزة للعمل.

الامتثال لقواعد حركة الوثائق

موافق ، من غير السار إلى حد ما مشاهدة كيفية توقف مخطط سير العمل الأكثر بساطة الذي تم إنشاؤه على مثال عملي في مؤسسة مرة أخرى عن العمل لسبب غير معروف. لمنع حدوث ذلك:

• وضع الموقف الأساسي والوثائق في المنظمة
• اكتب المتطلبات المحددة لملء كل مستند
• تتبع بشكل منفصل عمل كل قسم أو قسم من أجل ملاحظة في الوقت المناسب الذي يتخلف عن الركب
• لمخالفة المواعيد النهائية لتقديم المستندات

استطراد مهم: إذا امتثلت الشركة لجميع مواد قانون العمل في الاتحاد الروسي ، فلن يكون من الممكن تحصيل الغرامات المالية من الموظفين.

ومع ذلك ، هناك طريقة بديلة للخروج: عند الانتهاك الأول للبند الخاص بتدفق المستندات ، يخضع الموظف لذلك إجراءات تأديبية(توبيخ). في انتهاك متكرر- العقوبة المالية على شكل تخفيض أو إلغاء مدفوعات المكافآت (ربع سنوية ، سنوية).

سيعود مثل هذا النظام الموظفين بسرعة على القواعد الجديدة ، وسيتخلص المدير من المشاكل غير الضرورية.

لذا ، فإن سير العمل عبارة عن دورة كاملة لحركة المستند من لحظة إصدارها () إلى لحظة اكتمال التنفيذ (الإرسال).

يضمن مخطط سير العمل الصحيح في المنظمة المعالجة في الوقت المناسب قرارات الإدارةو كفاءة العملجميع الإدارات والشركة ككل.

اكتب سؤالك في النموذج أدناه

اقرأ أيضا:

• 
  
• 
  كيفية التصديق على نسخ من المستندات في ...
• 
  شكوى ضد الرئيس للإدارة العليا - ...
• 
  تقنيات بيع الهواتف الفعالة - نظرة عامة ...

تدفق ثيقة- هي حركة المستندات من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال.

هناك ما يلي تدفقات الوثائق الرئيسية:

1) وثائق قادمة من منظمات أخرى (واردة) ؛

2) المستندات المرسلة إلى المنظمات الأخرى (الصادرة) ؛

3) المستندات التي تم إنشاؤها في المنظمة ، والتي يستخدمها موظفو المنظمة في عملية الإدارة (داخلية).

يجب تنظيم سير العمل بجدول زمني معتمد بأمر من رئيس المنظمة. جدول سير العمليتم إعدادها في شكل مخطط أو قائمة أعمال حول إنشاء المستندات والتحقق منها ومعالجتها ، والتي يجب أن تقوم بها كل وحدة هيكلية في المنظمة.

من أجل ضمان سير العمل بشكل عقلاني بتدفق مستمر ودون تأخير ، من الضروري تحقيق تخفيض في الوظائف التي تم تمريرها بواسطة مستند أو آخر. للقيام بذلك ، تقوم الشركة بما يلي:

1) تصميم طرق لمرور المستندات ؛

2) وضع شروط محددة للمستندات التي يجب أن يحتفظ بها كل مقاول ؛

3) مراقبة مرور المستندات في جميع أماكن العمل.

في تدفق المستندات ، يتم تمييز مجموعات المستندات التالية:

مقترحات وبيانات وشكاوى المواطنين ؛

وثائق حكومية

الوثائق الموجهة للإدارة ؛

وثائق موجهة إلى الأقسام الهيكلية.

يتضمن نظام تدفق المستندات مفهوم "مسار المستند".

وثيقة الطريقهي قائمة بالدول تتميز كل منها بـ المعلمات التالية:

1) تاريخ استلام الوثيقة ؛

2) تاريخ الاستحقاق بالأيام ؛

3) تاريخ التنفيذ الفعلي.

4) رمز القسم ورقم الموظفين للموظف المسؤول عن العمل دولة معينةالمستند ("المستلم" من المستند) ؛

5) رمز القسم ورقم الموظفين للموظف المسؤول عن الحالة السابقة للوثيقة والبدء في وضعها الحالي ("المرسل") ؛

6) الحالة المتوقعة للمستند ، أي الحالة التي يخطط المُهِئ لتلقيها في هذه العقدة من سلسلة تدفق المستندات ؛

7) حالة استلام المستند ، أي حالة "الإخراج" للمستند فيما يتعلق بهذه العقدة من سلسلة تدفق المستندات ؛

8) ملاحظة (نص متعدد الأسطر) ؛

9) مسار واسم الملف المرتبط بالحالة الحالية للمستند.

تسجيل الوثيقةهو رقم قياسي معلومات ضروريةعلى المستندات التي تم إلصاقها لاحقًا بتاريخ التسجيل وفهرس حفظ السجلات.

الغرض من التسجيل هو إعطاء الوثيقة أثر قانونيوالمحاسبة والرقابة والبحث عن الوثائق.

يجب تسجيل كل وثيقة مرة واحدة فقط - تصل في يوم الاستلام ، ويتم إنشاؤها - في يوم التوقيع أو الموافقة.

يسمح التسجيل بما يلي:

تأكيد حقيقة استلام أو إرسال المستند ؛

إنشاء جهاز تسجيل ومرجعية يمكن استخدامه لأغراض المعلومات ؛

للسيطرة على تنفيذ الوثيقة ؛

إعطاء الخصائص النوعية والكمية للوثائق.

نظام تسجيل مستندات البطاقة

تستخدم بطاقة تسجيل واحدة لتسجيل المستندات. من أجل التنقل بين مجموعة البطاقات ، يتم استخدام اختلافات الألوان حسب فئة المستندات.

مثال على البطاقة الأماميةمثال على الجانب الخلفي للبطاقة

مع نظام تسجيل البطاقة ، يتم الاحتفاظ بخزانتين للملفات:

1) ملف مراقبة المدى ؛

2) ملف مرجعي.

يتم ملء بطاقة المستند عند إجراء العمليات التالية:

1) نقل المستند إلى الرأس ؛

2) استلام قرار الموعد النهائي والمقاول.

نظام تسجيل وثيقة المجلة

يتم استخدام نظام تسجيل دفتر اليومية إذا كان تدفق المستندات للمؤسسة أقل من 500-600 مستند سنويًا.

تم تنسيق المجلات على النحو التالي:

1) في الزاوية اليمنى العليا تشير إلى اسم المجلة ، المنظمة ، رقم التسجيلبالتسمية

2) في الزاوية اليمنى السفلى - بداية ونهاية التسجيل.

سجل تسجيل الوثائق الواردة
سجل الوثائق الصادرة والداخلية

جميع أوراق المجلة مرقمة في الزاوية اليمنى العليا ، بدءًا من الثانية ، ومخيطّة بخيط قوي. يتم لصق الأطراف الوسطى للخيط ، ثم يتم لصق ختم المؤسسة ويتم عمل نقش يؤكد صحة التصميم.

مثال.

تحتوي المجلة على 100 ورقة مرقمة ومربوطة ومختومة بختم دائري.

يتيح لك تسجيل المستندات على جهاز الكمبيوتر:

1) تسجيل المستندات في وقت واحد في العديد من أماكن العمل ؛

2) تنظيم التسجيل اللامركزي للوثائق في الأقسام الهيكلية مع دمج المعلومات حول جميع الوثائق (الواردة والداخلية) في قاعدة بيانات واحدة ؛

3) تنظيم المعلومات والعمل المرجعي على أساس قاعدة بيانات المنظمة.

4) تنظيم الرقابة الآلية على تنفيذ الوثائق.

عند التسجيل على جهاز كمبيوتر ، سيتم استخدام البيانات المتعلقة بالمستند الذي تم إدخاله أثناء تسجيله تلقائيًا في برامج التحكم الآلي والعمل المرجعي.

2.2. التعامل مع المستندات الواردة

المستندات الواردة- هذه هي المستندات التي تدخل المنظمة (المؤسسة) من المنظمات الأخرى من خلال قنوات الاتصال المختلفة.

يمكن تمثيل تنظيم العمل مع المستندات الواردة كسلسلة متسلسلة.

تذكر!

لا يمكنك فتح المظاريف التي بها نقش "شخصيًا".

ارسم فعلًا إذا كان نص المستند تالفًا أو لا توجد مرفقات.

إرسال نسخة واحدة من القانون مع المستندات المستلمة إلى المرسل إليه.

إعادة توجيه البريد الذي تم تسليمه بشكل خاطئ إلى العنوان الصحيح.

يتم قبول الرسائل المسجلة مقابل إيصال.

ضع وقت الاستلام على المستند المكتوب فيه "عاجل".

نماذج النماذجللعمل مع المستندات الواردة استمارة سجل الوثائق الواردةنموذج سجل القرار

2.3 التعامل مع المستندات الصادرة والداخلية

المستندات الصادرة- هذه هي المستندات التي يتم إنشاؤها في هذه المنظمة وإرسالها خارج المنظمة (المؤسسة) إلى مؤسسات أخرى أو إجابات للأفراد الذين أرسلوا الاستئناف.

مراحل العمل مع المستندات الصادرة للمؤسسة هي كما يلي:

تحقق من ذلك!

صحة الأوراق (وجود توقيع ، تاريخ ، فهرس ، علامة على فئة المغادرة.

صحة العنونة ، وجود رقم قياسي إذا تم إرسال المستند بالفاكس.

وجود الطلبات المحددة في الوثيقة التي يتم إرسالها ، ومراسلات عدد النسخ مع عدد المستلمين.

تذكر!

يجب معالجة المستندات وإرسالها في نفس اليوم.

يتم إرسال البرقيات على الفور.

تتم طباعة المستندات الصادرة في نسختين.

في حالة إعادة المستند ، قم بختم أو وضع علامة "سيتم إرجاعه" ودوِّنه في بطاقة التسجيل أو دفتر اليومية.

نماذج نماذج للعمل مع المستندات الصادرة إدخالات في وثيقة تنفيذيةحساب التوزيعنموذج سجل الوثائق الصادرة

المستندات الداخلية- هذه هي المستندات التي يتم إعدادها وتنفيذها وتنفيذها داخل المنظمة (المؤسسة) نفسها ، وفقًا للقواعد الداخلية لتطوير المستندات.

تشمل الوثائق الداخلية: البيانات والأفعال والبروتوكولات والتقارير والمذكرات التفسيرية.

تنظيم العمل مع الوثائق الداخلية على النحو التالي.

2.4 تخزين وشطب وإتلاف الوثائق

تحتوي جميع المستندات التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة المؤسسات والمنظمات والشركات والشركات على معلومات تختلف قيمتها. يحمل جزء كبير من المستندات معلومات ذات قيمة لمرة واحدة ، وبعد استخدامها لم يعد يتم إرجاع المستندات. تحتوي المستندات الأخرى على معلومات قد تكون مطلوبة على مدى عدد من السنوات. وأخيرًا ، تحتوي مجموعة صغيرة جدًا من الوثائق على معلومات قيمة للأغراض العلمية والعملية. يجب الاحتفاظ بهذه الوثائق بشكل دائم. من الناحية الاقتصادية ، لا يُنصح بتخزين جميع المستندات ، لأنها ستتطلب أماكن كبيرة ، ومعدات ، وطاقم من العمال الخاصين. سيكون العثور على الوثيقة القيمة الصحيحة في عدد كبير من الأوراق أمرًا صعبًا. لذلك ، بشكل منهجي فحص قيمة الوثائق- تحديد الأهمية السياسية والاقتصادية والاجتماعية والثقافية والعملية وغيرها للوثائق من أجل اختيارها لتخزينها لدى الدولة أو تحديد شروط تخزينها. يجب أن يبدأ الفحص بمراجعة وثائق المكتب أو سكرتارية الإدارة ، ثم الوحدات الهيكلية الوظيفية مثل المحاسبة وقسم شؤون الموظفين وأقسام الإنتاج. ضمن تدفق المستند وشكل مؤسسته ، يقوم كل قسم أولاً بمراجعة المستندات الخاصة به التخزين الدائم. هذه هي الوثائق التي تميز الأنشطة الرئيسية للمؤسسة بشكل كامل: اللوائح والأوامر ، التخطيط على المدى طولوالتقارير والتقارير وما إلى ذلك.

في 6 أكتوبر 2000 ، وافق Rosarchive على "قائمة النموذجية وثائق الإدارةشكلت في أنشطة المنظمات ، مع بيان فترات التخزين "(كما تم تعديله واستكماله في 27 أكتوبر 2003).

تتمثل المرحلة الأخيرة من العمل مع المستندات في العمل المكتبي الحالي في معالجة الحالات لتخزينها واستخدامها لاحقًا.

حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) وكذلك السرية و شؤون الموظفينتخضع الى التسجيل الكاملالذي يتضمن الخطوات التالية.

إعادة تنظيم المستندات في القضية. يتم حفظ المستندات الموجودة في الملف بترتيب زمني مباشر (حسب تاريخ الاستلام والأرقام التسلسلية) بحيث يكون المستند الأول في بداية الملف ؛ يتم إزالة جميع أدوات التثبيت المعدنية من المستندات (لمنع الصدأ).

ترقيم ورقة الحالة. من أجل الحفاظ على ترتيب ترتيب المستندات المضمنة في العلبة وتوحيده ، تم ترقيمها في شكل موسع بأرقام عربية في ترقيم إجمالي في الزاوية العلوية بقلم رصاص أسود من الجرافيت أو آلة ترقيم. الصور الفوتوغرافية والرسومات والمخططات وغيرها من المستندات التوضيحية ، وهي عبارة عن ورقة منفصلة ، مرقمة على الجانب الخلفي في الزاوية اليسرى العليا. يتم ترقيم الأظرف التي تحتوي على مرفقات في الحالة كما يلي: أولاً ، يتم ترقيم الظرف ، ثم يتم ترقيم كل مرفق بالرقم التالي. إذا تم العثور على عدد كبير من الأخطاء في الترقيم ، فسيتم إعادة ترقيمها. في هذه الحالة ، يتم شطب الأرقام القديمة بشرطة مائلة واحدة ويتم وضع الرقم الجديد بجوارها.

الصياغة في الحالات الضروريةالجرد الداخلي لوثائق الحالة. يجب أن يكون الجرد الداخلي في الحالات التي تحتوي على وثائق قيمة وشخصية بشكل خاص ، وكذلك في القضاء و حالات التحقيق، في حالات منح الدرجات الأكاديمية والألقاب الأكاديمية ، وفي حالات شهادات حقوق النشر والاختراعات ، وما إلى ذلك. تعد قوائم الجرد الداخلية ضرورية أيضًا إذا لم تكشف عناوين القضايا المحتوى المحدد للوثائق ، على سبيل المثال ، "أوامر مدير الأنشطة الرئيسية ". يتم تنظيم شكل الجرد الداخلي وإجراءات تجميعه من خلال القواعد الأساسية لتشغيل أرشيفات الإدارات. يحتوي الجرد الداخلي على معلومات حول تواريخ وأرقام تسجيل المستندات ، وعناوينها ، وعدد أوراق كل مستند ، مع الإشارة إلى أوراق الحالة. يلعب الجرد الداخلي في العلبة دور جدول المحتويات ، ويساعد على ضمان سلامة المستندات. يتم ترقيم أوراق الجرد الداخلي بشكل منفصل عن مستندات القضية ؛ وفي نهايتها ، يتم إدخال إدخال نهائي يحتوي على معلومات حول عدد المستندات المضمنة فيه وعدد أوراق الجرد الداخلي نفسه.

صياغة إفادة بالقضية. يتم تجميعها وفقًا للنموذج المحدد لأي وحدة تخزين أرشيفية وهي ضرورية لإصلاح ميزات الترقيم ، مع مراعاة عدد أوراق الحالة والجرد الداخلي ، وخصائص تشكيل الحالة (وجود الأوراق مع المستندات والأظرف الملصقة والمرفقات والرسوم التوضيحية وما إلى ذلك). يحظر عمل نقش تصديق على ظهر المستندات وعلى غلاف القضية نفسها.

تنعكس جميع التغييرات اللاحقة في تكوين الحالة وحالتها (التلف ، استبدال النسخ الأصلية بنسخ ، معلومات حول التحقق من توفر الحالة وحالتها ، ملاحظات حول إصدار الحالة للاستخدام ، وما إلى ذلك) في تسجيل الشهادة .

إدخال الإيضاحات اللازمة في تفاصيل غلاف القضية. اسم المنظمة وخضوعها المباشر لفترة إنشاء المستندات المدرجة في القضية ، وعنوان القضية (مجلدات ، أجزاء) ، المواعيد النهائية لوثائق القضية ، عدد الأوراق في القضية محدد.

حالة الموثق أو الموثق. يتم تقديم المستندات الخاصة بفترة التخزين الدائمة التي تشكل القضية على أربعة ثقوب في غلاف صلب ، والتي تم تحديد متطلباتها في GOST 17914-72 "أغطية الحالات شروط لأجل طويلتخزين. أنواع وأصناف متطلبات تقنية". إذا أتيحت للمنظمة الفرصة ، فيمكنها تنفيذ ربط الحالة. يتم كل ذلك بطريقة تضمن إمكانية القراءة الحرة لنص جميع الوثائق والتواريخ والتأشيرات والقرارات المتعلقة بها.

خاصة وثائق قيمةمخزنفي مجلدات صلبة مغلقة بثلاث طيات بخيوط أو في علب من الورق المقوى (صناديق). كقاعدة عامة ، يتم تحديد خيار الحزم للمستندات المستلمة للتخزين من خلال الوسيط الذي تم إنشاؤها عليه. بالنسبة للمستندات التي يتم وضعها على ورق من التنسيقات القياسية (هذه هي الطريقة التي يتم بها إعداد مستندات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) في معظم الحالات) ، فهذا غلاف من الورق المقوى أو مجلد خاص.

امتثال القواعد المعمول بهاتهدف حالات المعالجة إلى:

التأكد من سلامة الوثائق المنقولة للتخزين ؛

تحضير الملفات بالكامل لتخزين الأرشيف ، حيث لا ينبغي أن يكون الأرشيف مشتركًا في حفظ الملفات ؛ الأرشيف يضيف فقط الشفرات الأرشيفية على غلاف العلبة.

تخضع مستندات المؤسسة (المنظمة) عند الانتهاء من العمل معهم للتخزين (التشغيلي) الحالي.

أثناء التخزين الحالي ، يمكن إصدار الملفات للعمل المؤقت لكل من موظفي المؤسسة (المؤسسة) ومؤسسات الجهات الخارجية. يتم إصدار الحالات لموظفي المؤسسة (المؤسسة) بتوجيه من رئيس الوحدة حيث يتم تخزين الحالات لمدة لا تزيد عن شهر واحد. يتم إصدار الحالات إلى منظمات الطرف الثالث بناءً على طلب كتابي منها وبتوجيه من رئيس المؤسسة - مالك المستندات.

أفضل خيار للتخزين الحالي للوثائق هوالتالي. يتم وضع المستندات في غرف مجهزة بشكل خاص ، حيث يوجد عدد كافٍ من أماكن التخزين (العلب ، والخزائن ، والأرفف ، وما إلى ذلك) ويتم الحفاظ على درجات الحرارة والرطوبة اللازمة باستمرار.

يمكن فقط للمسؤولين عن التخزين ، وكذلك رؤسائهم المباشرين وموظفي وحدة حفظ المستندات (خدمة أمن المعلومات) الوصول إلى هذه المباني.

يجب أن تحتوي الخزائن والخزائن على أبوابها على معلومات عن الشخص المسؤول عن تخزين المستندات ، بالإضافة إلى أقفال وأجهزة للختم.

يجب الاحتفاظ بمفاتيح الخزائن شخص مسؤولوفي نهاية الدوام الاستسلام لضابط الأمن المناوب مقابل التوقيع.

داخل الخزانات يجب أن يكون هناك قوائم جرد محدثة بانتظام للحالات المخزنة.

بالنسبة لحالات حفظ الملفات ، يتم استخدام المجلدات (المجلدات - الملفات) ، وهي أغلفة مصنوعة من مادة صلبة (مع إدراج بلاستيكي للمستندات).

يجب أن تكون أبعاد جانب واحد من الغطاء أكبر من 0.3 إلى 0.5 سم من أبعاد ورقة A4 من أجل حماية المستندات المرتبطة من التلف الميكانيكي (عادةً 215 × 300 مم). في مجلد واحد (حجم) ، كقاعدة عامة ، لا يتم إيداع أكثر من 250 ورقة ، بينما يجب ألا يتجاوز سمك الحجم 4 سم.

يتضمن القيام بالأعمال ، بالإضافة إلى الإيداع المنتظم للوثائق ، وتجميع (ملء) جرد بها. يتم الاحتفاظ بمثل هذا الجرد في كل مجلد من كل حالة.

يتم عمل سجل للمستند المودع حديثًا في القضية بعد ترقيمها وفقًا للترقيم التسلسلي الداخلي لمجلد صفحاتها.

يتم الاحتفاظ بوثائق الشركة في المخزن الحالي لمدة عامين.

إجراءات إتلاف أو شطب الوثائق.

مرة واحدة في السنة ، خلال الفترة التي تنتهي فيها فترات الاحتفاظ بأكبر عدد من المستندات المخزنة ، فإنها تخضع للتحقق.

لهذا الغرض ، يتم تشكيل لجنة تتكون من رئيس واثنين إلى أربعة أعضاء. بناءً على نتائج عمل اللجنة ، يتم وضع قانون ، يسرد جميع المستندات التي تم فحصها واختيارها للتدمير.

تذكر!

فقط بعد نقل المستندات إلى أرشيف المؤسسة (المنظمة) ، يُسمح بتدمير المستندات المضمنة في القانون.

يحظر تخصيص للتدمير مستندات المحاسبة، التي لم تجتز المراجعة ، حتى إذا انتهت فترة الاحتفاظ.

يتم إتلاف المستندات باستخدام آلات خاصة بحضور اثنين على الأقل من موظفي المنظمة.

في حالة عدم إتلاف القضية أو أي مستند كلياأو تم تمديد شروط تخزينه ، يتم عمل ملاحظة مقابلة في القانون حول هذا الموضوع. بناءً على أمر مكتوب من رئيس المؤسسة ، فإن اللجنة:

1) إجراء فحص صفحة تلو الأخرى للمواد المختارة للتدمير ؛

2) يدخل البيانات المحاسبية الخاصة بالمواد المعترف بها على أنها غير ضرورية والتي انتهت صلاحيتها في القانون (الاسم الفعلي الكامل للوثيقة ، عدد الصفحات ، بما في ذلك المرفقات بها ، ختم الوثيقة موضح) ؛

3) تركيز المستندات المختارة للتدمير في مكان محدد(في غرفة منفصلة ، خزانة ، خزنة أو قسم منفصل) ؛

4) عند الانتهاء من الاختيار ، يتحقق مرة أخرى من أوراق الاعتماد وبعد تقديم التقرير إلى رئيس خدمة شؤون الموظفين ، يتم نقل المستندات للتدمير (عن طريق الحرق أو المعالجة الصناعية).

أعضاء اللجنة الذين يحضرون إتلاف الوثائق يسجلون إتلاف كل منهم.

ليس الأصل فقط عرضة للتلف ، ولكن أيضًا جميع النسخ التي تم إنشاؤها باستخدامها هذا المستندوفي التخزين.

يتم وضع قانون للوثائق المختارة للتدمير ، حيث يتم سرد المستندات التي تم إيقافها عن الخدمة بشكل متسلسل.

مثال على فعل حول اختيار الوثائق للتدمير.

استنادًا إلى "قائمة المستندات المراد تخزينها" ، الجرد. 102 ، تمت الموافقة عليها بأمر من "Businessconsult" المدير العام لـ CJSC بتاريخ 12.01.2003 رقم 3 ، لجنة الخبراءيتم اختيار المجتمعات للتدمير كوثائق ليس لها قيمة عملية وعلمية وتاريخية:

ما مجموعه سبعة وعشرون حالة (وثائق).

تمت الموافقة على أوصاف الحالات لـ ___________ سنة من قبل رئيس المؤسسة.

ليس من الصعب تحويل الفوضى مع المستندات إلى النظام - سنعلمك هذا في المقالة. سنوضح لك كيفية البحث عن المسارات الرئيسية للمستندات ووصفها وتبسيطها وتوحيدها. سوف تتعلم في أي لائحة محلية لإصلاح جميع الطرق حتى تعمل. بدون هذه المعرفة ، التي لا يمتلكها كل متخصص ، من المستحيل بناء سير عمل المنظمة. سيفخر الرئيس بمثل هذا المساعد الذكي.

ملحوظة!

المسار المخطط جيدًا هو المسار الذي لا تمر فيه المستندات عبر محطات توقف غير ضرورية ، ولا تمر على طول الطرق وتصل إلى المحطات النهائية في الوقت المحدد

الشيء الرئيسي في المقاليخفيكيفية التمييز بين تدفقات المستندات والمسارات

ترتبط تدفقات المستندات ومسارات المستندات ارتباطًا وثيقًا. من المهم فهم الفرق بين تدفق المستند ومسار المستند للتمييز بين المسارات داخل التدفقات.

ما تدفقات الوثيقة التي تعمل في المنظمة.هناك ثلاثة تدفقات للوثائق في المؤسسة: الواردة والصادرة والداخلية. صندوق الوارد - جميع المستندات التي تدخل المؤسسة. صندوق الصادر - تلك التي يتم إرسالها من المنظمة. داخلي - أولئك الذين ينشئون ثم ينفذون في المنظمة ، ولا يتعدون ذلك. لا يمكن أن تتدفق التدفقات من واحد إلى آخر: لن يتحول المستند الصادر إلى مستند داخلي ، والمستند الداخلي إلى مستند وارد. جميع التدفقات الثلاثة موجودة في أي مؤسسة ، بغض النظر عن حجمها وشكل الملكية ومجال النشاط.

ملحوظة!

الخطأ الشائع الذي يرتكبه السكرتير هو تسجيل طلبات الموظفين كمستندات واردة. هذا ليس صحيحًا: مصدر التدفق الوارد هو منظمات أخرى أو هيئات حكومية أو أفراد. دائمًا ما تكون المستندات التي ينشئها موظفو المؤسسة داخلية ، ولا يهم إذا كانت تتعلق بالإنتاج أو بالمسائل الشخصية.

ماذا يحدث للمستندات داخل التدفقات.ضع في اعتبارك العمليات الرئيسية لكل تيار في المخططات 1-3 أدناه. يوضح المخطط 3 بوضوح أن عمليات التدفق الداخلي تتكون من عمليات الخارج - في مرحلة إعداد المستند الداخلي والتدفقات الواردة - في مرحلة التنفيذ. ميزة أخرى لتدفق المستندات الداخلية هي أنه يمكن تقليل قائمة العمليات اعتمادًا على نوع المستند.

مخطط 1. عمليات على المستندات الواردة

مخطط 2. عمليات على الوثائق الصادرة

مخطط 3. عمليات على الوثائق الداخلية

مثال. مذكرة أرسلها أحد التقسيم الهيكليإلى آخر ، سوف يمر بجميع المراحل من إعداد المشروع إلى التنفيذ. وسوف "يفوت" الأمر نصفه بالضبط: بعد التسجيل ، سيتم إرساله للتنفيذ على الفور. لا تحتوي التدفقات الواردة والصادرة على مثل هذه الميزات ؛ فالمستندات الموجودة بها تمر عبر جميع المراحل باستمرار.

ما هي وثيقة التوجيهات.المسار - مسار المستند داخل الدفق. يمكن أن يكون هناك العديد من المسارات في تدفق واحد. هناك دائمًا ثلاثة تدفقات ، ولكن يمكن أن يكون هناك عشرات المسارات داخلها ، وهي مختلفة بالنسبة لجميع المؤسسات. في الشكل 4 أدناه ، أظهرنا ثلاثة مسارات ضمن تدفق المستندات الواردة.

الرسم التخطيطي 4. مثال لتوجيهات المستند ضمن تيار

يتم تخزين العمليات التي يتم إجراؤها على المستندات داخل التدفق على كل مسار. لذا ، فإن كل ما يرد ، بغض النظر عما إذا كان الطلب من فرد أو خطاب من الوزارة ، يمر بنفس العمليات.

من هم المشاركون في تدفق المستندات

المشاركون في تدفق المستندات والتوقفات عند مسارات المستند هم موظفون في الشركة يقومون بإجراء عملية معينة. ضع في اعتبارك أدوارهم وعملياتهم.

الجدول 1. أدوار المشاركين في سير العمل والعمليات التي يشاركون فيها

الأدوار	العمليات
منفذ مؤلف الوثيقة	يقوم بإنشاء مسودة وثيقة ، وتنظيم إرسالها ووضعها في الملف
المسجل	يقبل المستند ، وإجراء المراجعة الأولية ، والسجلات. في أغلب الأحيان ، يتم تنفيذ هذا الدور من قبل السكرتير.
الشخص المعتمد	مسؤول يراجع مسودة الوثيقة ضمن اختصاصه بحثًا عن أخطاء محتملة ، والامتثال للقواعد والأنظمة ، إلخ.
مشرف	دائمًا مسؤول لديه سلطة مراجعة المستندات وإصدار قرار وتعيين منفذين وتوقيع المستندات
مؤدي المهمة	ينفذ المهمة المعينة للمستند

كلما زاد عدد المشاركين ، زاد عدد مرات توقف المستند ، مما يعني أن مساره أطول. تتغير أدوار المشاركين في تدفق المستندات على مسارات مختلفة. يمكن للموظف نفسه أن يكون منفذًا ومديرًا. على سبيل المثال ، مدير المسائل القانونيةيمكن أن يكون على طرق مختلفة: الكاتب المنفذ ، والشخص المنسق ، والمدير الذي يراجع المستندات ، والمدير الذي يوقع المستندات ، ومنفذ المهمة.

تنقسم وثائق المنظمة إلى: تنظيمية أو قانونية - تعليمات ، أنظمة ، قواعد ، لوائح ، معايير ؛ أوامر إدارية ، تعليمات ؛ المعلومات والمراجع - الأعمال والبروتوكولات والتقارير والمذكرات ، إلخ.

لذلك ، يجب التعامل مع كل مسار للوثيقة بشكل فردي ووصفه ليس فقط من خلال أدوار المشاركين ، ولكن أيضًا من خلال مواقف محددة. دعونا نعطي أمثلة على التوقفات على مسارات وثائق التدفق الوارد من (الجداول 2-4 أدناه). في الجدول 2 ترى مسار تطبيق الفرد. على هذا الطريق ، يتم تنفيذ نفس دور المسجل من قبل موظفين اثنين - سكرتير وموظف خدمة عملاء. يتلقون الرقمين 1 و 2 ، وفقًا لقائمة الانتظار الخاصة بهم في مسار المستند. توضح الجداول من 2 إلى 4 أنه على الرغم من حقيقة أن جميع المستندات الثلاثة تنتمي إلى تدفق الرسائل الواردة ، فإنها تمر عبر مسارات مختلفة في المؤسسة ، ويقوم موظفون مختلفون بنفس الأدوار على هذه المسارات.

الجدول 2. مسار تطبيق الفرد لتلقي خدمات الشركة

عملية الدفق		توقف على الطريق
استقبال	المسجل -1	سكرتير
الاعتبار الأساسي	المسجل -2
تسجيل	المسجل -2	أخصائي خدمة العملاء - فرادى
	مشرف	رئيس قسم المبيعات
	مؤدي المهمة	القسم التقني

الجدول 3. مسار الرسالة من المنظمة عند إبرام العقد لتقديم الخدمات

عملية الدفق	مشارك في سير العمل	توقف على الطريق
استقبال	المسجل	سكرتير
الاعتبار الأساسي	المسجل	سكرتير
تسجيل	المسجل	سكرتير
النظر والقرار	مشرف	رئيس قسم المبيعات
التنفيذ والإحالة	مؤدي المهمة	اخصائي ادارة المبيعات

الجدول 4. مسار الرسالة من هيئة الدولة المسيطرة

عملية الدفق	مشارك في سير العمل	توقف على الطريق
استقبال	المسجل	سكرتير
الاعتبار الأساسي	المسجل	سكرتير
تسجيل	المسجل	سكرتير
النظر والقرار	مشرف	المدير التنفيذي
التنفيذ والإحالة	مؤدي المهمة	نائب المدير العام

الشيء الرئيسي في المقاليخفيما تحتاج إلى معرفته لإنشاء مسارات المستند بنفسك

لبناء الطرق ، من المهم معرفة: بالنسبة للتدفقات الواردة والصادرة - كيف يتم توزيع المسؤوليات والسلطات في المنظمة وما هي الموضوعات التي تتضمنها المستندات ؛ للتدفق الداخلي - أنواع المستندات الداخلية.

كيفية بناء مسارات لتدفقات المستندات الصادرة والواردة.اكتشف من في المؤسسة وأنواع المستندات الواردة التي لها الحق في النظر فيها ، وأنواع المستندات الصادرة التي يمكن الموافقة عليها والتوقيع عليها. من السهل الحصول على هذه المعلومات. أولاً ، كل هذا في التوكيلات أو أوامر منح الصلاحيات. ثانياً ، إذا الرسميةهناك سكرتير ، ثم كل شيء يمكن تعلمه منه. ثالثًا ، دراسة المستندات الواردة التي اطلع عليها الموظف والمستندات الصادرة التي وقع عليها ، وإبراز موضوعاتها.

الجدول 5. المشاركون في إجراءات العمل المكتبي للرسائل الصادرة

موضوع البريد الإلكتروني	مؤلف مؤدي	اعتماد الأشخاص	موقعة
المراسلات مع الهيئات الحكومية، إدارات مناطق المنطقة			المدير التنفيذي
وثائق مراسلات المحكمة	اختصاصي القسم القانوني	رئيس القسم القانوني	مدير الشؤون القانونية
مقترحات التعاون	اخصائي قسم تجاري	–	مدير المبيعات
طلبات إصلاح المعدات	مدير العمليات	كبير المهندسين الميكانيكيين. المدير الفني. كبير أخصائيي الأمن	المدير التنفيذي
المراسلات حول الأنشطة الأساسية	أخصائي قسم إنشائي		أعلى مدير حسب نوع العمل
المراسلات مع هيئة الأوراق المالية الموارد الطبيعية»	أخصائي قسم إنشائي	رئيس القسم الهيكلي. أعلى مدير حسب نوع العمل	المدير التنفيذي

الجدول 6. مسار الرسائل الصادرة مع هيئات الدولة وإدارات المقاطعات و "الموارد الطبيعية" التابعة للجنة الخدمات المشتركة

عملية الدفق	مشارك في سير العمل	توقف على الطريق
إعداد المشروع	مؤلف مؤدي	أخصائي قسم إنشائي
تنسيق	الشخص المعتمد	رئيس القسم الهيكلي. أعلى مدير حسب نوع العمل
التوقيع	مشرف	المدير التنفيذي
تسجيل	المسجل	سكرتير
إرسال	المسجل	سكرتير
الاتجاه إلى العمل	المسجل	سكرتير

كيفية إنشاء مسارات لتدفق المستندات الداخلي.نحن نبحث عن طرق تدفق داخلية بين أنواع مختلفة من المستندات. لنأخذ على سبيل المثال نوعين من المستندات الداخلية التي تتعامل معها غالبًا: مذكرة وأمر للنشاط الرئيسي.

دعونا نعطي أمثلة على التوقفات على مسارات وثائق التدفق الداخلي وربطها بالمشاركين في تدفق المستندات (الجدولان 7 و 8 أدناه). بسبب مذكرةالنصف الأول من مساره "يعيش" كوثيقة صادرة ، والثاني - كوثيقة واردة ، يجب ترقيم أدوار المشاركين في عمليات إدارة المستندات. المسجل -1 و Head-1 يتصرف عند الإرسال ، المسجل -2 و Head-2 - في وقت استلام المذكرة. مسار ترتيب النشاط الرئيسي في الجدول 8.

الجدول 7. مسار المذكرة

عملية الدفق	مشارك في سير العمل	توقف على الطريق	ملحوظة
إعداد المشروع	مؤلف مؤدي	أخصائي قسم إنشائي	يتم تنفيذ عمليات تدفق المستندات الصادرة
الموافقة على المشروع	الشخص المعتمد	–
التوقيع	رئيس 1	رئيس الوحدة الهيكلية
تسجيل	المسجل -1
الإرسال للتنفيذ	مؤلف مؤدي	أخصائي قسم إنشائي
القبول ، المراجعة الأولية	المسجل -2	سكرتير رئيس الوحدة الهيكلية	تنفيذ عمليات تدفق المستندات الواردة
النظر ، القرار	رئيس -2	رئيس الوحدة الهيكلية
تنفيذ الأمر	مؤدي المهمة	أخصائي قسم إنشائي

الجدول 8. مسار ترتيب النشاط الرئيسي

عملية الدفق	مشارك في سير العمل	توقف على الطريق
إعداد المشروع	مؤلف مؤدي	أخصائي قسم إنشائي
الموافقة على المشروع	الشخص المعتمد	رئيس الوحدة الهيكلية
التوقيع	مشرف	المدير التنفيذي
التسجيل والإرسال للتنفيذ	المسجل	اخصائي مكتب
التنفيذ والإحالة	مؤدي المهمة	أخصائي قسم إنشائي

كيف تصف مسار الوثيقة

يمكنك وصف المسار بثلاث طرق: نصية ورسومية وجدولية. دعونا نحلل الفروق الدقيقة لكل منهم.

وصف النص.مثل هذا الوصف لا يجعل من الممكن رؤية الصورة الكاملة للطريق. أنت بحاجة لقراءة النص. لكن هذه هي أسهل طريقة لوصف مسار المستند. وصف المثال أدناه.

وصف نصي لمسار الطلب للنشاط الرئيسي

وصف رسومي.يوضح الوصف الرسومي للمسار كل عملية بالتسلسل (الرسم البياني 5 أدناه). لإنشائه ، أنت بحاجة إلى برامج كمبيوتر خاصة. في برامج المكتب القياسية ، يمكنك رسم مخطط انسيابي ، لكنه أبطأ وأصعب بكثير. إذا لم تكن هناك برامج خاصة ، فمن الأفضل اللجوء إلى وصف جدولي لمسار المستند.

مخطط 5. وصف رسومي لمسار خطاب وارد حول اتجاه حزمة من المستندات الأساسية

وصف جدولي.يتكون هذا الوصف أيضًا من أجزاء قصيرة من النص ، ولكن هذه الأجزاء موجودة في أعمدة الجدول ، والتي تشير إلى المشارك في العملية. بصريا ، الجدول أسهل في الإدراك من النص.

الشيء الرئيسي في المقاليخفيكيفية تحليل وتحسين مسار المستند

يجب أن يُظهر تحليل مسار المستند أن جميع نقاط التوقف على طول هذا الطريق مبررة وضرورية. من أجل تحليل مسار المستند وفهم الرابط في السلسلة الضروري وأي ارتباط يمكن إزالته بأمان ، يجب أن يكون لديك فهم جيد للعمليات التي يتم تخصيص هذا المستند أو ذاك لها. عند أدنى شك ، اتصل بالمشارك في العملية - هذا دائمًا موظف معين في الشركة - واطرح عليه الأسئلة.

كيفية تحليل مسار المستند.دعنا نحلل مسار طلب إصلاح المعدات من الجدول 9 أدناه. يجب أن يتم تنبيهك ، أولاً ، من خلال العدد الكبير جدًا من الأشخاص المنسقين لهذه الوثيقة: هل من المبرر ، على سبيل المثال ، المشاركة في تنسيق كبير ضباط الأمن؟ ثانيًا ، يثير الرئيس التنفيذي بصفته أحد الموقعين على التطبيق أسئلة أيضًا.

الجدول 9. وصف مسار طلب إصلاح المعدات

اسم المرحلة	مؤلف الوثيقة	اعتماد الأشخاص	مشرف	المسجل
خلق	مدير العمليات.
تنسيق	رئيس إنتاج.	كبير المهندسين الميكانيكيين. يوافق على مسودة الطلب. اِصطِلاحِيّ مدير. يوافق على مسودة الطلب. كبير ضباط الأمن. يوافق على مسودة الطلب
التوقيع				المدير التنفيذي.
تسجيل				سكرتير.
إرسال				سكرتير.
التنسيب في الأعمال التجارية				سكرتير. يضع في حالة التأشيرة (إذا تم إرسالها عن طريق البريد أو البريد) أو نسخة رئيسية (إذا تم إرسالها عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس) وثيقة صادرة

مثال. لنفترض أن كبير الميكانيكيين وافق على طلب لإصلاح المعدات كإشارة إلى أنهم لا يستطيعون التعامل مع الانهيار بمفردهم. هو - هي التأشيرة المطلوبة. يوافق المدير الفني على الطلب بصفته المشرف المباشر على كبير الميكانيكيين لسبب توقيع المستند من قبل المدير العام ، الذي يجب أن يطلع على تأشيرات كبار المديرين ، وليس المديرين المتوسطين. ولم يستطع حارس الأمن شرح مشاركته في سلسلة الاعتماد واعترف بأنه يوقع على الطلبات دون قراءتها.

تكتمل عملية جمع المعلومات من خلال محادثة مع المدير التنفيذي: لماذا يوقع بالضبط على طلبات إصلاح المعدات؟ على الأرجح ، كان هذا هو الحال منذ الأوقات التي كانت فيها الشركة صغيرة وكان الرئيس يتحكم شخصيًا في جميع العمليات. عندما وصفوا صلاحيات المدير الفني ، نسوا التطبيقات ببساطة.

كيفية تحسين الطريق.لا يمكنك ، بقرارك المتعمد ، إلغاء إحدى المحطات على مسار المستند أو المسار بأكمله. ولكن يمكنك أخذ وصف للمسار وإظهاره للمدير الذي يوقع على المستند للفت انتباهه إلى نقاط إضافية.

نقوم بتحسين مسار طلب إصلاح المعدات. إليك ما يمكنك فعله به: إزالة كبير ضباط الأمن من قائمة المنسقين ونقل سلطة التوقيع على الطلب إلى المدير الفني. في المثال (الجدول 10 أدناه) ، أظهرنا متغيرًا من المسار الأمثل للطلب.

الجدول 10. وصف المسار الأمثل لطلبات إصلاح المعدات

اسم المرحلة	مؤلف الوثيقة	اعتماد الأشخاص	مشرف	المسجل
خلق	مدير العمليات. ينشئ تطبيقًا على أساس المبادرة
تنسيق	مدير العمليات. إذا كانت هناك تعليقات على مسودة المستند الصادر من الأشخاص المعتمدين ، فإنه يلغي التعليقات ويرسل المسودة لإعادة الموافقة	كبير المهندسين الميكانيكيين. يوافق على مسودة الطلب
التوقيع			اِصطِلاحِيّ مدير. مع الكل التأشيرات المطلوبةالاتفاق يوقع الوثيقة الصادرة
تسجيل				سكرتير. يسجل وثيقة صادرة
إرسال				سكرتير. ينظم إرسال المستند إلى المرسل إليه
التنسيب في الأعمال التجارية				سكرتير. يضع في حالة التأشيرة (عند إرسالها يدويًا أو بالبريد) أو نسخة رئيسية (عند إرسالها عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس) من المستند الصادر

في أي مستند محلي لإصلاح مسارات المستند

ملحوظة!

لا يوجد نموذج محدد لجدول البيانات. الأدبيات المرجعيةيقدم خيارات مختلفة ، لكنه دائمًا جدول به عدد الأعمدة من 5 إلى 20

ستقوم بتوجيه جميع مستندات مؤسستك للعمل اليومي الخاص بك ، ولكن جميع أنشطة التوجيه الخاصة بك لها هدف عالمي. تقوم بدراسة تدفق المستندات ، والعثور على المسارات ، ووصفها وتحسينها من أجل توحيدها ، أي جعلها موحدة وإصلاح كل مسار في قانون تنظيمي محلي (LNA) مصمم خصيصًا لهذا الغرض. توحيد المستندات لتقليل الموارد لإنشاء المستندات وتداولها. LNA ، الذي يصف مسارات المستندات ، هو الجدول الزمني لنماذج المستندات.

ورقة نماذج الوثيقة - وثيقة معيارية، والتي تحتوي على قائمة بأشكال الوثائق المسموح باستخدامها في المنظمة ، مع وصف للمراحل الرئيسية لإعدادها ومرورها.

يتم تضمين مسارات المستندات في الجدول الزمني على أساس وظيفي ، أي وفقًا للمهام التي يتم حلها من قبل المنظمة. وبالتالي ، يتم تنفيذ وظيفة "تنظيم الأنشطة" بأمر للنشاط الرئيسي. وظيفة "تنفيذ الاتصالات الداخلية المكتوبة" - مذكرة. وفي وظيفة "التوظيف" ، سيتم وصف مجموعة كاملة من المستندات ، بدءًا من طلب التوظيف وانتهاءً ببطاقة شخصية.

طلبنا لإصلاح المعدات مشمول في وظيفة "الإنتاج". يوجد مثال على جزء من جدول نماذج المستندات الذي يصف تطبيقًا لإصلاح المعدات في الجدول 11 أدناه. وبالتالي ، ستكون نتيجة العمل على تدفقات ومسارات وثائق المنظمة محلية الفعل المعياري- ورقة نماذج الوثيقة.

الجدول 11. مسار الوثيقة في جدول أشكال الوثائق

دور	عنوان الوثيقة	الناقل	مسؤول عن إعداد المستندات	تواتر التحضير
1	2	3	4	5
إنتاج	طلب إصلاح المعدات	ورق	مدير العمليات	كما هو مطلوب

تنسيق	التوقيع / الموافقة	مكان التسجيل	المكان المقصود	الموقع قبل الأرشفة
6	7	8	9	10
كبير المهندسين الميكانيكيين	المدير الفني	مكتب نجمة للإجابة الصحيحة ليس تماما بشكل صحيح! ما هي العمليات الرئيسية التي يتم إجراؤها مع المستندات الداخلية؟ تحضير المشروع واعتماده وتوقيعه وتسجيله وإرساله إلى القضية إعداد المسودة واعتمادها وتوقيعها وتسجيلها وإرسالها واستلامها ودراستها الأولية والنظر فيها وتسويتها وتنفيذها والإحالة إلى القضية. الاستقبال والنظر الأولي والتسجيل والنظر والحسم والتنفيذ والإحالة للقضية

يشمل تسجيل المستندات:

- اخماد التاريخ.

- وضع رقم التسجيل ؛

- تدوين المعلومات اللازمة عن الوثيقة في استمارة التسجيل.

يخضع التسجيل لجميع المستندات التي تتطلب المحاسبة والتنفيذ والاستخدام للأغراض المرجعية (الإدارية ، والتخطيط ، وإعداد التقارير ، والمحاسبة والإحصاء ، والمحاسبة ، والمالية ، وما إلى ذلك) ، والتي يتم إنشاؤها واستخدامها داخل المنظمة وإرسالها إلى مؤسسات أخرى قادمة من أعلى و المنظمات والأفراد الآخرين.

يتم تسجيل المستندات اعتمادًا على اسم نوع المستند والمؤلف ومحتوى المستندات. على سبيل المثال ، يتم تسجيل أوامر المدير للأنشطة الأساسية ، وأوامر مدير شؤون الموظفين ، وأوامر وأوامر مؤسسة أعلى ، وتقارير محاسبية ، وتقارير ، وما إلى ذلك بشكل منفصل.

يتم تعيين أرقام التسجيل الترتيبية (فهارس) للمستندات داخل كل مجموعة مسجلة. لتحديد جزء من المستندات من مصفوفة تسجيل واحدة ، بالإضافة إلى العدد الإجمالي ، يتم استخدام فهارس أحرف إضافية.

يجب تسجيل كل وثيقة مرة واحدة فقط. يتم تسجيل المستندات الواردة في يوم الاستلام ، الصادرة والداخلية - في يوم التوقيع. لم يتم تعيين رقم جديد لمستندات الاستجابة المستلمة.

يتم وضع رقم التسجيل على المستند نفسه وفي استمارة التسجيل لتسجيل المستندات.

يتم تحديد إجراءات تسجيل المستندات وهيكل أرقام التسجيل من خلال تعليمات العمل المكتبي ، وتسمية الحالات.

في الممارسة العملية ، تسجيل مختلف نماذج المحاسبة: مجلة ، بطاقة ، كمبيوتر.

استمارة تسجيل المجلةيتم استخدام المستندات في المؤسسات حيث يكون تدفق المستندات أقل من 600 مستند سنويًا.

جميع أوراق المجلات مرقمة في الزاوية اليمنى العليا ، بدءًا من الثانية. يتم خياطة جميع الأوراق بخيوط قوية ، ويتم إحضار نهايات الخيوط إلى الجانب الخلفي من آخر ورقة مرقمة. قم بلصق منتصف نهايات الخيط بمربع ورقي ، ضع الختم في الأعلى. في نفس الصفحة أو على مربع ورقي ، يتم عمل نقش يؤكد صحة التصميم:

هذه المجلة مرقمة ومربوطة ومختومة 90 (تسعين) ورقة.

النقش يؤكد توقيع شخصيالشخص المسؤول عن العمل ،

يشير إلى الموقف وفك رموز التوقيع.

بعد انتهاء المداخل في المجلة ، يتم عمل نقش مصدق أيضًا بالتوقيع:

تم تسجيل 437 وثيقة من رقم 1 إلى رقم 437 في هذه المجلة.تم حذف الأرقام 99 و 236 عرضًا.

جميع المجلات مرقمة حسب تسميات الحالات.

يجب كتابة على غلاف المجلة: اسم المنظمة ، واسم المجلة ، ورقم التسجيل وفقًا لتسمية الحالات ، في الزاوية اليمنى السفلية - بدأ 00.00.0000 وانتهى 00.00.0000. يتم تحديد تواريخ البدء والانتهاء للمجلة وفقًا لتسجيل الأول و آخر وثيقةفي المجلة (خلال سنة تقويمية).

يتم تقديم الأشكال التقريبية لسجلات التسجيل للوثائق والأوامر الواردة والصادرة في " توصيات منهجيةللعمل مع المستندات المؤسسات التعليمية" (المرفقات 1). إذا لزم الأمر ، من الممكن إدخال أعمدة إضافية في سجلات التسجيل (عدد الأوراق ، ووجود الطلبات ، وإيصال استلام مستند ، وما إلى ذلك).

شكل دفتر اليومية لتسجيل الوثيقة له عيوب معينة:

- الطبيعة الرسمية لإرفاق مستند بالرقم التسلسلي الإجمالي ؛

- تعقيد الحفاظ على البحث والمرجع و مراقبة العمل;

- عدم القدرة على عكس حركة الوثيقة في عملية النظر والتنفيذ.

يمكن إجراء تسجيل المستندات باستخدام بطاقات التسجيل والتحكم الموحدة.

تصنع البطاقات بالطريقة المطبعية أو بطريقة الطباعة التشغيلية على ورق A5 (148 ´ 210 مم) أو A6 (105 148 مم). للتوجيه السريع ، يمكنك استخدام اختلافات الألوان حسب فئة المستندات (على سبيل المثال: المستندات الواردة - النموذج الأخضر ، الصادر - الأزرق ، الداخلي - الأصفر).

لا توجد فروق ذات دلالة إحصائية بين أعمدة التسجيل على البطاقة والمجلة ومع نظام الكمبيوتر لتسجيل المستندات.

بالإضافة إلى التفاصيل المحددة لبطاقة التسجيل والمراقبة ، يجوز للمؤسسة التعليمية في تعليمات العمل المكتبي إنشاء تفاصيل إضافية مطلوبة للتسجيل.

مزايا نموذج فهرس البطاقة لتسجيل المستندات هي:

- التسجيل لمرة واحدة ؛

- إمكانية ميكنة عمليات العمل بالبطاقات.

يعمل مقياس تقويم البطاقة على التحكم في الموعد النهائي لتنفيذ المستند.

يتم تحديد عدد نسخ البطاقات التي يتم إدخالها لكل مستند من خلال محتواها ونمط حركتها.

بعد احتساب المستندات ، يتم وضع بطاقات التسجيل في خزائن ملفات المراقبة والمحاسبة والمعلومات ، وهي الأساس مكتب المساعدةإلى الوثائق الرسمية.

يتكون الملف المرجعي من جزأين:

- بطاقات المستندات غير المستوفاة ، أي تلك التي تهدف إلى التنفيذ ؛

- بطاقات المستندات المكتملة.

قد يحتوي الجزء الأول على مجموعات من البطاقات مكونة: من قبل المراسلين ، وفناني الأداء ، حسب المواعيد النهائية.

يمكن أن تكون تسمية الحالات بمثابة مخطط منهجي لبطاقات المجموعة الثانية. يجب أن يغطي هذا الملف إجمالي الوثائق الواردة والصادرة والداخلية المسجلة مؤسسة تعليمية. ستتوافق أقسام وعناوين فهرس البطاقة مع أقسام ومقالات تصنيف الحالات ، وستكون ميزة البحث الرئيسية في المستند هي محتواها.

يتم نقل بطاقات المستندات غير المستوفاة ، عند تنفيذها ، مع وضع العلامات اللازمة عليها ، إلى القسم المناسب وعنوان خزانة الملفات للوثائق المنفذة.

بالنسبة لبعض مجموعات المستندات ، يمكنك إنشاء خزانات ملفات منفصلة (على سبيل المثال ، خزانة ملفات للأوامر للأنشطة الأساسية ، وأوامر الموظفين ، وما إلى ذلك).

تتضمن إدارة الملفات:

- تسجيل المستندات في الوقت المناسب ؛

- التنفيذ المنتظم لعمليات صيانة خزانة الملفات ؛

- اضافة الى البطاقات معلومات إضافية(قرارات ، علامات على حركة المستند ، عند التنفيذ) ؛

- إجراء تغييرات على السجلات ؛

- إعادة ترتيب البطاقات من قسم فهرس البطاقة إلى قسم آخر.

يتم تضمين ملفات البطاقات ، وكذلك مجلات التسجيل ، في تسمية شؤون المنظمة.

شكل الكمبيوتر للمحاسبة الوثيقةتم بناؤه عن طريق القياس مع فهرس البطاقة. في الوقت نفسه ، يتم تلقائيًا فرز المستندات إلى غير منفذة ومنفذة ، بالإضافة إلى التنظيم حسب الأقسام والعناوين. بجانب، شكل الكمبيوترتعمل المستندات المحاسبية على تبسيط البحث بشكل كبير وتوفير الوقت.

عادة ما يتم نقل الوثائق بين الأقسام الهيكلية من خلال مفتشين (أمناء) الأقسام الهيكلية أو الأشخاص المسؤولين عن الدعم الوثائقي للإدارة (DOE). في هذه الحالة ، يجب نقل المستندات بعلامة مناسبة في نموذج التسجيل ، والتي ستحتوي على معلومات حول مكان المستند الأصلي ونسخه.

من أجل تحسين تدفق المستندات ، يُنصح أيضًا بإنشاء إجراء موحد لنقل المستندات ، على سبيل المثال ، من خلال شخص مسؤول عن العمل المكتبي في وحدة هيكلية.

يتم نقل المستندات إلى الوحدة الهيكلية بشكل أساسي للتنفيذ ، وغالبًا ما يتم مراجعتها.

عند نقل المستندات ، يجب أن نتذكر أن المنفذين يتلقون المستندات ليس فقط وفقًا لقرارات رؤساء المنظمة ، ولكن أيضًا وفقًا لتعليمات الرؤساء المباشرين للوحدات الهيكلية ، مع مراعاة المهام الوظيفية والمؤهلات وعبء العمل الموحد للموظفين. لذلك ، لا يوصى بنقل المستندات إلى فناني الأداء دون إخطار رؤساء الأقسام الهيكلية.

مع العمل المعدل على النحو الأمثل ، يجب على فناني الأداء التعرف على المستندات في يوم استلامها. في نفس الوقت ، يتم نقل المستندات التي يتم تنفيذها بواسطة عدة أقسام هيكلية إليهم واحدة تلو الأخرى أو في نسخ متزامنة. يتم نقل الأصل إلى المنفذ المسؤول المسمى أولاً في القرار. يتم تحديد الحاجة إلى نسخ المستندات وعدد النسخ من قبل الشخص الذي ينظم التنفيذ.

عند استخدام نظام إدارة المستندات الآلي (ASDM) في مؤسسة ما ، عادةً ما يتم إرسال بطاقة تسجيل وتحكم للمنفذين مع ملف مرفق يحتوي على صورة للمستند نفسه. في نفس الوقت ، إذا لزم الأمر ، يمكن نقل النسخة الأصلية الورقية من المستند نفسه إلى المسؤول المنفذ. يتيح استخدام هذه التقنية تقليل عدد النسخ الورقية من المستندات ، وتسريع حركة المستندات في المنظمة ، وتقليل تعقيد معالجة المستندات وزيادة كفاءة وفعالية أداء المهام الرسمية.

وتجدر الإشارة إلى أنه من الناحية العملية ، يتكون جزء كبير من تدفق مستندات المنظمة من أنواع مختلفة من مسودات المستندات التي تتطلب التنسيق أو التوقيع أو الموافقة. على الرغم من أنه يمكن إصلاح جميع مراحل العمل الورقي هذه في جدول أشكال المستندات ، يمكن ملاحظة أن تنسيق المشاريع وتوقيع الإصدارات النهائية يتم تنفيذه في تسلسل هرمي متزايد. في الوقت نفسه ، يتم تنفيذ نقل المشاريع ، كقاعدة عامة ، من قبل موظفي الوحدة التي تعد المستند ، وتتحكم خدمة التدريب على إدارة المستندات (DOE) فقط في توقيت وصحة (اكتمال) تنفيذها أثناء التسجيل.

اليوم ، تقوم العديد من المنظمات بأتمتة صياغة المستندات باستخدام أحدث التقنيات، والتي تشمل ASDOU ، والتي ، كقاعدة عامة ، تدعم الدورة الكاملة للعمل مع المشاريع:

إنشاء بطاقة تسجيل لمشروع الوثيقة ؛

تغيير المشروع مع تخزين الإصدارات السابقة ؛

الموافقة على مسودة الوثيقة ؛

التوقيع أو الموافقة على مسودة الوثيقة ؛

تسجيل وثيقة تم إنشاؤها على أساس المشروع.