يجب تجميع جميع الوثائق الواردة والصادرة والداخلية الخاصة بالمنظمة لضمان السلامة والمحاسبة وتسهيل البحث عن المستندات في حالات وفقًا لـ تسمية الحالات. المسؤولية عن تطوير التسميةيتم تعيين الشؤون في المؤسسات ذات الحجم الكبير من توزيع المستندات إلى المكتب ، في المنظمات ذات التوزيع الصغير للوثائق - إلى السكرتير.
أصناف من تسميات القضايا
تسمية الحالةهناك ثلاثة أنواع:
-
نموذجي و
تسمية حالات منظمة معينة (التسميات الفردية للحالات).
اكتب التسميةتحدد عدد الحالات تكوين القضايا التي بدأت في العمل المكتبي لنفس النوع من المنظمات ، وهي وثيقة تنظيمية. التسمية التقريبيةمن الحالات تكوينًا تقريبيًا للقضايا التي بدأت في العمل المكتبي للمنظمات التي تنطبق عليها ، مع الإشارة إلى مؤشراتها ، وهي استشارية بطبيعتها ، على سبيل المثال: "تسمية تقريبية لحالات مؤسسات التعليم العالي".
تسمية شؤون المنظمةمقسومًا على:
المصطلحات الموجزة للقضاياو
تسمية شؤون الوحدة الهيكلية.
يختلف عن التسمية الموحدة لشؤون المنظمة في التصميم فقط ، وإجراء تجميع هذه التسميات هو نفسه.
متطلبات تصميم تسمية شؤون المنظمة
ترتيب التصميم, التنسيقو الموافقة على تسمية القضايا، فضلا عن مبادئ تشكيل عناوين القضايا في "القواعد الأساسية لعمل أرشيف المنظمات" (M.، Rosarkhiv، VNIIDAD، 2003). شكل تسمية الحالة لديه شكل موحدويجب مراعاتها في أي منظمة ، بغض النظر عن الانتماء الإداري وشكل الملكية.
يتم وضع تسمية القضايا على ترويسة المنظمة. نوع المستند - تسمية الحالات - مكتوب بأحرف كبيرة (كبيرة). تاريخ تسمية الملف- تاريخ توقيعها ، ولكن لا يمكن أن يكون بعد 1 يناير من السنة التي تنطبق عليها. فِهرِس (№) تسمية الحالاتهو رقم تسجيلها. مكان التجميع - موقع المنظمة (موسكو ، أوريل ، إلخ). يشير عنوان النص (للسنة ______) إلى السنة التي تم فيها ذلك تسمية الحالة(الآن تقوم الشركات بتجميع تسميات الحالات للعام المقبل ، 2008).
تصميم نموذج للتسمية الموحدة لشؤون المنظمةالمقدمة في المثال 1 ، و تسميات حالات الوحدة الهيكلية- في المثال 2.
كما نرى تسمية شؤون المنظمة:
مصادق عليه من قبل رئيس الأرشيف (الشخص المسؤول عن الأرشيف) ،
موقعة من الرأس خدمات ما قبل المدرسةالمنظمة (من قبل الشخص المسؤول عن العمل المكتبي في المنظمة ، إذا كانت المنظمة صغيرة) ،
يجب أن يوافق عليه رئيس المنظمة ،
إذا كانت المنظمة مصدرًا لاكتساب أرشيف الولاية أو البلدية ، فسيتم تنسيق تسميتها للحالات مع لجنة مراجعة الخبراء (EPC) لهذه المؤسسة الأرشيفية ومع الخبير المركزي أو لجنة الخبراء التابعة للمنظمة (إن وجدت). إذا لم تكن المنظمة مصدرًا للحصول على أرشيف الولاية أو البلدية ، فلن تحتاج إلى تنسيق تسمياتها مع EIC لهذه المؤسسات.
تسميات حالات الوحدة الهيكليةهي جزء من التسمية الموحدة للحالات ، وبالتالي لم تتم الموافقة عليها من قبل رئيس المنظمة. تسميات حالات الوحدة الهيكليةمصادق عليه من قبل رئيس أرشيف المنظمة (الشخص المسؤول عن الأرشيف) ، بالاتفاق مع لجنة الخبراء للوحدة الهيكلية (إن وجدت) ، موقعة من قبل رئيس الوحدة الهيكلية.
إذا لم يكن هناك تقسيم هيكلي في المنظمةويتم إنشاء جميع الوثائق من قبل السكرتير ، ثم هذا تسمية الحالةيجب أن يوقعه المترجم ويوافق عليه رئيس المنظمة.
وافق تسمية الحالات سارية المفعولفي غضون 5 سنوات ويخضع لإعادة الرسم وإعادة الموافقة في حالة حدوث تغييرات في هيكل أو وظائف المؤسسة. إذا لم تحدث مثل هذه التغييرات ، ففي نهاية كل عام تتم إعادة طبعها وتحديثها ووضعها موضع التنفيذ تلقائيًا اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي.
بواسطة ممارسة عامةأساس التحديد هياكل تسمية الحالةهو هيكل (التوظيف) للمنظمة. الأقسام والأقسام الفرعية والأقسام الأخرى لتسمية الحالات هي أسماء الأقسام (على سبيل المثال: المكتب والمحاسبة وقسم شؤون الموظفين وما إلى ذلك).
نص التسميةتم تجميع العلبة في شكل جدول وتتكون من جزأين:
الجسم الرئيسي و
مجموعة أعمدة الجدول العاكسة معلومات عن حالة واحدة, هو مقالة التسمية. مقالات تسمية القضاياتشكل خمسة أعمدة (انظر الأمثلة 1 و 2). في العمود الأول من الجدول ، يتم لصق فهرس الحالة ؛ عنوان القضية مكتوب في العمود الثاني ؛ يتم ملء العمود الثالث في النهاية تقويم سنويعندما يصبح عدد المجلدات أو الأجزاء من كل حالة معروفًا ؛ يتم ملء العمود الخامس على أساس "قائمة وثائق الإدارة المعيارية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين" (M.، Rosarkhiv، 2002)؛ في العمود "ملاحظات" يتم وضع علامات على نقل القضايا إلى الأرشيف ، على إتلاف الحالات مع منتهية الصلاحيةالتخزين ، عند تمرير الحالات ، على الأشخاص المسؤولين عن تشكيل القضايا ، وما إلى ذلك.
أسماء أعمدة جدول الجزء الرئيسي من تصنيف الحالات المعروضة في نموذج تعليمات العمل المكتبي في الهيئات الاتحادية قوة تنفيذية(م ، 2006) ، تختلف عن أسماء عمود الجدول, المقدمة في القواعد الأساسية لعمل أرشيف المنظمات (M.، Rosarkhiv، VNIIDAD، 2003). انتبه إلى أسماء العمود الثالث من هذين الجدولين. كما ترى ، فإن هذه التناقضات تحريرية وليست دلالية. لكن المنظمة ملزمة بالامتثال للشكل المحدد لتسمية الحالات. إذن أي واحد تختار؟ في هذه الحالة ، يمكننا أن نوصي السلطات التنفيذية الفيدرالية باستخدام اسم العمود الثالث المحدد لها من قبلهم التعليمات القياسية، وللمؤسسات الأخرى - لاستخدام اسم هذا العمود ، الذي يظهر في وثيقة تنظيمية أخرى - في القواعد الأساسية لتشغيل محفوظات المنظمات.
جزء من المستند
جزء من المستند
تعبئة أعمدة المقال الخاصة بتسمية القضايا
اسم القسم
تسمية الحالةيمكن بناؤها بـ:
الهيكلي،
الصناعية و
المخططات الوظيفية.
في تسمية الحالات المبنية وفقًا لمخطط الكتلةتتوافق أسماء الأقسام والأقسام الفرعية ، كقاعدة عامة ، مع الهيكل المعتمد للمنظمة ، أي تتطابق فهارس التقسيمات الهيكلية مع أقسام (أقسام فرعية) من تصنيف الحالات. إذا لم يكن هناك تقسيم هيكلي في المنظمة ، فسيتم بناء تسميات الحالات وفقًا لصناعة الإنتاج أو المخطط الوظيفي. يحتوي على أسماء الأقسام (الأقسام الفرعية) تسمية الحالاتسيتزامن مع اتفاقيات الوظائف الإدارية.
قد يتكون فهرس الوحدة الهيكلية من عدة أرقام مفصولة بعلامة "/" ، إذا تضمنت وحدة هيكلية عدة وحدات هيكلية أخرى. على سبيل المثال ، 02 هو مؤشر قسم الموارد البشرية ، الذي يتضمن هيكله قسمين: قسم شؤون الموظفين وقسم العمل ، و أجور، فإن فهارس هذه الأقسام ستكون 02/1 و 02/2 على التوالي. وبالمثل ، يمكن إجراء فهرسة الوظائف الإدارية أو أنشطة الإنتاج والصناعة.
العمود 1. مؤشر الحالة
يتم تعيين الفهارس للحالات بترتيب حدوثها العناوين في التسمية.
يتضمن فهرس الحالة رمزالقسم / القسم الفرعي (فهرس الوحدة الهيكلية أو وظيفة الإدارة) والرقم التسلسلي للقضية نفسها. على سبيل المثال ، قد يعني 03-01 أن 03 هي الإدارة المالية ، و 01 هو الرقم التسلسلي للحالة في تسمية هذه الوحدة الهيكلية لهذا العام.
في تسمية الحالاتيوصى بالاحتفاظ بنفس الفهارس للحالات المماثلة من التقسيمات الهيكلية المختلفة (خطوط النشاط). إذا نجحت في اتباع هذه القاعدة ، فسوف يتبين ، على سبيل المثال ، أن أوامر مدير الشؤون الإدارية والاقتصادية للنشاط في الأقسام المختلفة ستتبع مؤشرات مماثلة: 02-04 ، 03-04 ، 04-04 ، إلخ. .
إذا ظهرت مجالات عمل موثقة جديدة في المنظمة خلال العام ، فسيتم تضمينها بالإضافة إلى ذلك في التسمية. لهذا الغرض ، ينبغي توفير فهارس احتياطية للحالات في كل قسم.
العمود 2. عنوان القضية
يجب تعيين عنوان لكل حالة.
عناوين الحالاتتقع في التسمية في تسلسل معين.يوصى بوضع عنوان الحالة مع التسمية نفسها أولاً ، مما يضمن سرعة العثور عليه. ثم تأتي عناوين القضايا التي تشمل وثائق من السلطات العليا. إضافي - عناوين حالة الوثائق التنظيمية. بعدهم - عناوين الحالات الوثائق الإدارية . المجموعة التالية - عناوين حالات التخطيط التوثيق(الخطط السنوية الأولى ، ثم الخطط الفصلية والشهرية). ثم - المراسلات (أولاً مع السلطات العليا ، ثم مع المؤسسات التابعة والطرف الثالث). في النهاية ، يتم وضع أسماء الملفات المرجعية ودوريات التسجيل ، ويتم تطبيق أرقامها وفقًا للتسمية على صناديق الملفات والمجلات نفسها.
عند التجميع عناوين الحالات استخدم علامات المستندات الموضوعة في الحقيبة.
العلامة الاسمية- إشارة في عنوان اسم نوع المستندات الموضوعة في هذه الحالة ، على سبيل المثال ، "أوامر لـ شؤون الموظفين», « الإبلاغ و ملاحظات المكتب للنشاط الرئيسي.
الموضوع-علامة الاستفهام- إشارة بشأن المشكلة (محتوى النص) التي تم إنشاء المستندات الموضوعة في هذه الحالة ، على سبيل المثال ، "المراسلات مع المنظمات التابعة في الأمور المالية».
علامة المراسل- بيان في عنوان القضايا بمراسلة المراسل ، على سبيل المثال ، "مراسلات مع بنوك موسكوبشأن قضايا القروض.
علامة كرونولوجية- إشارة (للحالات الانتقالية) للفترة الزمنية التي يتم فيها تجميع الوثائق ، على سبيل المثال ، التقرير السنوي لـ JSC Korsak لعام 2007 . ».
الميزة الجغرافية- يستخدم للإشارة إلى مجموعة من المؤلفين أو المراسلين موحدين حسب الموقع ، على سبيل المثال ، "مراسلات مع مديري المصنع منطقة موسكوعلى القضايا الرئيسية للنشاط.
رأسيجب أن تصاغ خلاصة القول، بالمختصر،ولكن بحيث يحتوي على اذكر أكبر عدد ممكن من الميزاتعلى سبيل المثال ، "المراسلات مع مديري المدارس في منطقة موسكو بشأن توزيع المهنيين الشباب". في هذا العنوان ، تم استخدام موضوع السؤال والعلامات الجغرافية والمراسلات.
في بعض العناوينمن الضروري الإشارة إلى نوع العمل الجاري فتحه (حالة ، مراسلة).
يستخدم مصطلح "قضية" عند إقامة الدعاوى الشخصية والقضائية أو عند الجمع وثائق مختلفة، مترابطة بتسلسل حل قضية واحدة ، على سبيل المثال ، “حالة منح اللقب الأكاديمي لأستاذ مشارك. ريابوف أليكسي فيدوروفيتش.
مصطلح "المراسلات"تُستخدم عند تجميع المستندات التي تمثل مراسلات لمنظمتين أو أكثر ، على سبيل المثال ، "المراسلة مع وكالات فيدراليةعلى توزيع المهنيين الشباب.
في عناوين الحالات، تحتوي على وثائق حول قضية واحدة ، ولكن لا ترتبط بتسلسل العمل المكتبي ، كنوع الحالة ، مصطلح "وثائق"وفي نهاية العنوان ، بين قوسين ، يشار إلى الأنواع الرئيسية للوثائق التي يجب أن تكون في الملف ، على سبيل المثال ، "وثائق حول عقد المؤتمرات (الخطط ، القوائم ، التقارير)". كما يستخدم مصطلح "وثائق" في عناوين القضايا التي تحتوي على وثائق - مرفقات أي وثيقة: "وثائق لمحاضر اجتماعات مجلس الإدارة".
لا يجوز استخدامه حالة العنوانالصياغات غير الصحيحة ("المواد المختلفة" ، "المراسلات العامة" ، إلخ) ، بالإضافة إلى الكلمات التمهيدية والمنعطفات النحوية المعقدة.
إذا كان الملف يحتوي على نُسخ ،ثم يجب عليك تدوين ملاحظة حول هذا ، على سبيل المثال ، "أوامر للنشاط الرئيسي. نسخ ". لم يتم الإشارة إلى أصالة المستندات المخزنة في الملف. وبالفعل ، وإلا فإن كلمة "أصلية" يجب أن تُدرج في العدد الهائل من عناوين القضايا.
بعض عناوين الحالاتمع تغييرات طفيفة يمكن أخذها من قوائم المستندات الحالية مع فترات الاحتفاظ. هذا ، أولاً ، سيعطيك عناوين صحيحة جاهزة ، وثانيًا ، سيسهل العثور على مقال و مدة الصلاحيةحالات في هذه القائمة.
عند تجميع عناوين القضايا ، من الضروري مراعاة أن المستندات مرتبة في تسلسل معين داخل الحالات. استخدم ما يلي مبادئ تنظيمها:
سؤال منطقي (طلب خطاب ، إجابة رسالة ، إلخ) ؛
ترتيب زمني (الوثائق مرتبة حسب التسلسل الزمني للأحداث) ؛
أبجديًا (على سبيل المثال ، يتم ترتيب مقترحات أو بيانات أو شكاوى المواطنين أبجديًا حسب أسماء المتقدمين) ؛
الترقيم (بالترتيب أرقام التسجيلمستندات).
في تنظيم كل مجموعة من الوثائق استخدم مبدأهم:
المستندات الإداريةمجمعة في حالات حسب النوع والتسلسل الزمني مع التطبيقات ذات الصلة ؛
يتم ترتيب البروتوكولات في الحالة بترتيب زمني مباشر وبالأرقام. يتم تجميع وثائق الاجتماعات في ملف منفصل ، بالإضافة إلى مرفقات المحاضر ، إذا كانت تحتوي على أكثر من 25 صفحة ؛
أوامر الأفرادمجمعة بشكل منفصل عن أوامر للأعمال الأساسية. عند تكوين أوامر للأفراد ، من الضروري تشكيل أوامر منفصلة حول مختلف القضايا وفقًا لفترات التخزين. كحد أدنى ، تحتاج إلى فصل أوامر التوظيف والنقل والفصل ، ووضعها في ملف واحد بصلاحية 75 عامًا ، والباقي في ملف آخر بصلاحية 5 سنوات. قد يكون من الأنسب لموظف شؤون الموظفين تشكيل أوامر لكل قضية في حالة منفصلة ، كل هذا يتوقف على حجم هذه المستندات ؛
الخطط والتقارير والتقديراتمجمعة بشكل منفصل عن مسودات هذه الوثائق ؛
مقترحات وبيانات وخطابات وشكاوى المواطنينيتم تشكيلها في حالات منفصلة ، وبشكل منفصل - حول قضايا تحسين عمل المؤسسة وبشكل منفصل - حول القضايا الشخصية ؛
يتم وضع جميع المستندات التي نشأت أثناء حل المشكلات في ملفات المراسلات. لا يمكنك بدء حالة للطلبات والاستجابات بشكل منفصل. تتشكل المراسلات بشأن قضية واحدة معًا ويتم تنظيمها وفقًا لأساس سؤال منطقي: أولاً ، طلب ، ثم المستندات التي تم إنشاؤها في سياق حل المشكلات ، ثم الإجابات. داخل القضية ، الوثائق مرتبة ترتيبًا زمنيًا ؛
يتم تجميع الحسابات الشخصية والمستندات المماثلة الأخرى في ملفات منفصلة في غضون عام وترتيبها أبجديًا ؛
المستندات على الابتكارات وبراءات الاختراعيجب تقديمه في قضية منفصلة.
العمود 3. عدد وحدات / ملفات التخزين (مجلدات ، أجزاء)
القضية هي وحدة المحاسبة الرئيسية المستخدمة في العمل المكتبي. في نهاية العام ، من الضروري إدخال عدد الحالات المشكلة (أو وحدات التخزين الأخرى) في العمود رقم 3 من تسميات الحالات. لا يمكن أن تحتوي العلبة الواحدة على أكثر من 250 ورقة ، والتي تتوافق مع سماكة 3-4 سم. مع وجود كمية كبيرة من المستندات المتعلقة بحالة واحدة ، يتم تقسيمها إلى حالات مستقلة (مجلدات). يتم وضع الإدخال على النحو التالي: 1 أو 1 ، 2 (إذا كانت الحالة تتكون من عدة مجلدات).
العمود 4. فترة تخزين القضية وعدد المقالات في القائمة
يعد هذا العمود من أهم الأعمدة ، لأنه بناءً على هذه البيانات ، سيتم اختيار المستندات للتخزين والتدمير اللاحقين في المستقبل.
الوثائق وفقًا لقيمتها التاريخية والاقتصادية والثقافية وغيرها هي التالية مدة الصلاحية:
التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) ؛
فترة تخزين طويلة الأجل (أكثر من 10 سنوات) ؛
فترة التخزين الدائم.
فترات الاحتفاظ بالمستنداتعلى الوسائط غير التقليدية تتوافق مع فترات تخزين أنواع مماثلة من المستندات على الوسائط التقليدية.
يحتوي العمود الرابع من تسمية الحالات على معلومات حول فترات تخزين المستندات ويتم ملؤه على أساس قوائم المستندات مع فترات التخزين. حاليًا ، لتحديد العمر الافتراضي للمستندات ، يستخدمون:
"قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات مع الإشارة إلى فترات التخزين" ؛
"قائمة الوثائق الأرشيفية النموذجية الناتجة عن الأنشطة العلمية والتقنية والإنتاجية للمنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين" (M. ، 2007) ؛
"قائمة وثائق الإدارة المعيارية التي تم إنشاؤها في أنشطة لجان الدولة والوزارات والإدارات والمؤسسات الأخرى والمنظمات والشركات ، مع بيان فترات التخزين" (M. ، 1989) - لاختيار الوثائق التي تم تشكيلها في الثمانينيات - الأول نصف التسعينيات.
"قائمة الوثائق التي سيتم قبولها في أرشيف الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية" (M. ، 1973) ؛
هناك أيضًا قوائم إدارات وقياسية لتحديد شروط تخزين المستندات.
لتحديد فترات الاحتفاظ بالمستندمن الضروري:
العثور على مقال في القائمة ، يشير إلى فترة تخزين الحالة المنصوص عليها في التسمية الخاصة بك ؛
نقل فترة التخزين التي تم العثور عليها إلى العمود الرابع من تسمية الحالات ؛
اكتب في العمود الرابع رقم المقالة التي تم تحديد المصطلح على أساسها.
يمكنك مشاهدة مثال لملء العمود الرابع من تسمية الحالات في المثالين 1 و 2.
فترات الاحتفاظ بالمستندات، البيانات الواردة في "قائمة مستندات الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات مع الإشارة إلى فترات الاحتفاظ" ، تنطبق على جميع المنظمات, بغض النظر عما إذا كانت مستنداتهم مودعة في أرشيفات الدولة أو البلدية أم لا.
ولكن بالنسبة للمنظمات التي ليست مصادر للحصول على أرشيف الدولة والبلديات ، توفر هذه القائمة امتيازات. من الفقرتين 2.4 و 2.4.2 من المبادئ التوجيهية لاستخدامه ، فإنه يتبع ما يلي:
يجب أن تنطبق الحدود الزمنية على جميع المنظمات.
لكن مصطلح دائم تخزينيجب استخدامها فقط من خلال مصادر الحصول على أرشيفات الولاية والبلديات (وهذا ينطبق على تلك المنظمات الحكومية والبلدية التي يتم إرسال مستنداتها إليها للتخزين في في الوقت المناسبوكذلك المنظمات غير الحكومية التي أبرمت معها المحفوظات اتفاقيات (عقود) ذات صلة.
تقوم المنظمات التي ليست مصدرًا لاكتساب أرشيفات الدولة والبلديات بتخزين المستندات الخاصة بفترة التخزين الدائمة على النحو التالي. الدولة و المنظمات البلدية- 10 سنوات. منظمات غير حكومية- 10 سنوات على الأقل ، يتم تحديد فترة التخزين الإضافية من قبل المنظمة وفقًا لـ التشريعات الحاليةو / أو الحاجة الاستخدام العمليمستندات.
ومع ذلك ، فإن هذا التساهل اللطيف له حدوده. هناك مستندات لفترة الاحتفاظ الدائمة التي يجب تخزينها بشكل دائم في أي منظمة. يتم عرض مواد القائمة ، التي تشير إلى هذه الوثائق "الأبدية" ، في الفقرة 2.4.2 من المبادئ التوجيهية لتطبيق القائمة: هذا هو الفن. 5 أ ، ب ، هـ ، ز ، 6 أ ، 10 أ ، 13 أ ، 14 ، 15 ، 16 ، 19 ، 21 ، 22 ، 24 ، 25 ، 26 ، 27 ، 28 ، 29 ، 30 ، 35 أ ، 36 ، 37 ، 38 ، 47 ، 48 ، 49 ، 50 ، 57 ، 69 ، 72 أ ، 74 أ ، 84 ، 85 ، 99 أ ، 104 أ ، 108 ، 114 أ ، 135 أ ، 136 ، 166 ، 181 ، 187 ، 193 أ ، 198 أ ، 199 أ ، 208 ، 218 ، 222 أ ، 236 ، 253 ، 275 ، 311 ، 319 ، 320 ، 322 أ ، 337 أ ، 349 ، 350 أ ، ب ، ج ، 409 ، 422 ، 424 ، 427 ، 428 ، 429 ، 489 ، 509.
تعمل القائمة ليس فقط مع فترات محددة لتخزين المستندات (سنة واحدة ، 5 سنوات ، 75 سنة ، إلخ) أو الصياغة "بشكل دائم" ، ولكن أيضًا مع مفاهيم "حتى الحاجة" ، بالإضافة إلى "EPK" علامة.
تعني علامة "حتى الحاجة" في القائمة أن الوثائق ذات أهمية عملية. يتم تحديد فترة التخزين من قبل المنظمة نفسها ، ولكن لا يمكن أن تكون أقل من سنة واحدة.
تعني علامة "EPK" الموضوعة في القائمة لأنواع معينة من المستندات أن بعض هذه المستندات قد تكون ذات أهمية علمية وتاريخية ، ويجب ، بالطريقة المحددة ، نقلها إلى أرشيفات الولاية أو البلدية أو تخزينها في منظمة. لا يُسمح بإزالة علامة "EPK" من فترات التخزين إلا إذا تم تحديد أنواع المستندات وفترات تخزينها.
يحظر تقليص فترات التخزين المنصوص عليها في القائمة من خلال تنظيمها ، لكن زيادتها تعتبر ممكنة.
العمود 5. ملاحظات
في عمودي « ملحوظات»وضع العلامات طوال مدة صلاحية التسمية:
حول أرقام الاحتياطيات غير المحددة (إن وجدت) ،
بشأن تخصيص الملفات للتدمير (بعد انتهاء فترة التخزين) ،
بشأن إحالة القضايا إلى منظمة أخرى لاستمرارها ، وغيرها.
لذلك إذا كانت هناك حالات في سياق أنشطة الشركة يتم تمديد تشكيلها للعام المقبل ، في العمود " ملحوظة"كتابة" انتقالية ". عند تشكيل القضايا للعام المقبل ، تذهب هذه الحالة إلى تسمية الحالاتتحت نفس الرقم التسلسلي.
إذا كان هناك في القائمة ، والتي تم بموجبها تحديد فترة تخزين الحالة ، في عمودي « ملحوظات"، التعليقات (على سبيل المثال ،" لا يتم نقلها إلى تخزين الولاية والبلدية "أو" تخضع لاستكمال التدقيق ، (التدقيق) "،" بعد الاستبدال بأخرى جديدة "، وما إلى ذلك) ، يتم نقل هذه التعليقات إلى العمود رقم 5 بتسمية شئون المنظمة دون تغيير.
القيد النهائي بتسمية القضايا
في نهاية سنة العمل ، في نهاية تسمية القضايا ، و سجل موجزعدد القضايا المرفوعة (وحدات التخزين) بشكل منفصل للتخزين الدائم والمؤقت. المعلومات الواردة في سجل ملخص البندشؤون المنظمة ، بدون فشليتم إبلاغ مؤسسة الأرشيف (إذا تم تسليم الوثائق إلى الإدارة أو أرشيف الدولة) أو إلى أرشيف المنظمة الخاص (إذا لم يتم تسليم الوثائق لتخزين الدولة أو الإدارات). يتم تمييز حقيقة نقل المعلومات إلى الأرشيف في تسمية الحالات التي تشير إلى منصب وتوقيع موظف الأرشيف.
السجل النهائييتم إعدادها لتسمية شؤون المنظمة ، ولتسميات شؤون الوحدة الهيكلية (الشكل هو نفسه). ويرد مثال على تصميمه في المثال 3.
1 المبادئ الأساسية للبناء تسمية الحالاتالمفوضية الاوروبية ( الهيئة التنفيذية الاتحاد الأوروبيبجهاز يزيد عدد أفراده عن 15 ألف موظف) في المقالة بقلم ن. Khramtsovskaya في الصفحة 26 من المجلة رقم 8` 2007
2 إذا كانت المنظمة مصدرًا للحصول على أرشيف الولاية أو البلدية ، فبجانب التأشيرة لتنسيق تصنيف الحالات بأرشيفها الخاص (موجود في المثال 1) ، ختم موافقة من لجنة مراجعة الخبراء (EPC) يجب إضافة مؤسسة أرشيفية تابعة للدولة أو البلدية.
3 تحليل نطاق أوسع الوثائق المعياريةوالظروف التي تحتاجها المنظمة لتحديد الفترات المحددة لتخزين مستنداتها موصوفة بالتفصيل في المقالة من قبل O.G. Podolina "كيفية تحديد مدة صلاحية المستند؟" في الصفحة 49 من المجلة رقم 10` 2007
5 إذا تم الإدخال النهائي في تسمية الحالاتقسم ، ثم يجب أن يظهر اسمه في العنوان ، على سبيل المثال ، "السجل النهائي على الفئات وعدد القضايا التي تم فتحها في عام 2008 في المكتب".
ديسمبر ويناير للموظفين المسؤولين عن تخزين الأرشيفوثائق المنظمة - أشهر خاصة العمل النشطمع التسمية. التسمية هي وثيقة واسعة النطاق تتطلب اهتماما خاصا. عند العمل معها ، تثار أسئلة كثيرة. في المقال ، سنصف الإجراء الخاص بتسمية شؤون المنظمة - من الصياغة إلى الموافقة للعام المقبل.
ما المقصود بتسمية الحالات ولماذا؟
تسمية الحالات هي قائمة منهجية من الوثائق التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمة ، مع الإشارة إلى شروط تخزينها ، وبعد انتهاء السنة التقويمية - مع الإشارة إلى عددها. تسميات الحالات هي وثيقة ملزمةللسلطات التنفيذية الاتحادية و المؤسسات العامة. أما بالنسبة للمنظمات التجارية ، فيجب تطويرها فقط من قبل المنظمات - مصادر الحصول على أرشيف الدولة (البلدية). بالنسبة للآخرين ، تعتبر التسمية اختيارية من الناحية النظرية.
ومع ذلك ، من الناحية العملية ، فإن أي مؤسسة عاجلاً أم آجلاً تحتاج إلى إنشائها: عندما تحتاج إلى التخلص من المستندات المتراكمة على مدار سنوات العمل ، حدد شروط تخزينها (وإلا ، كيف تفهم ما يمكن تدميره وماذا لا؟). ولائحة الحالات والمستندات الخاصة بالمنظمة مبينة مدد التخزين - وهذه تسمية الحالات. كل هذا ينطبق بالطبع على تلك المنظمات التي تنمو وتتطور ، بدلاً من أن تطأ المياه لسنوات في مكان واحد ، في انتظار غرامات من جهات التفتيش.
عند العمل على تصنيف الحالات ، يجب أن يسترشد المرء بوثيقتين (الأولى معيارية بطبيعتها ، والثانية استشارية):
قواعد تنظيم تخزين وحيازة ومحاسبة واستخدام الوثائق صندوق المحفوظات الاتحاد الروسيوغيرها من الوثائق الأرشيفية في الهيئات سلطة الدولة، الأجهزة حكومة محليةوالمنظمات (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 ، المشار إليها فيما يلي باسم قواعد 2015) ؛
القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من كوليجيوم المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 6 فبراير 2002 ، والمشار إليها فيما بعد بالقواعد الأساسية).
كيف تتعامل مع تسمية الحالات
تقسم قواعد عام 2015 جميع المنظمات إلى فئتين: تلك التي هي مصادر لاقتناء أرشيفات الولاية (البلدية) ، وتلك التي ليست كذلك. متطلبات تسمية الحالات الأولى ، كما قد تتخيل ، أكثر صرامة (الجدول 1).
1 البند 4.18 من قواعد 2015.
ويرد شكل تسمية الحالات في الملحق رقم 25 لقواعد 2015. وهو نفسه لجميع المنظمات (الجدول 2).
سنقدم خوارزمية للعمل مع تسميات الحالات خطوة بخطوة في مخطط انسيابي وننظر بالتفصيل في كل مرحلة من المراحل:
جمع المعلومات عن القضايا والمستندات
عندما يتم تجميع تسمية الحالات لأول مرة ، والتي تسمى "من الصفر" ، يتم ذلك غالبًا بواسطة السكرتير أو قسم إدارة السجلات. على الرغم من حقيقة أنه وفقًا لقواعد عام 2015 وبناءً على توصية القواعد الأساسية ، فإن التقسيمات الهيكلية للمنظمة مطلوبة للقيام بذلك ، إلا أن السكرتير هو الذي يتلقى مثل هذه المهمة في أغلب الأحيان. ربما يكون هذا مفهومًا من وجهة نظر توزيع المسؤوليات في الفريق (وإن كان ذلك بشكل غير صحيح) ، ولكن بدون مساعدة الزملاء ، لن يكون السكرتير قادرًا على التعامل. بطريقة أو بأخرى ، سيتعين عليهم المشاركة. في هذه المرحلة ، تتمثل مهمة المحول البرمجي لمصطلحات الحالات في جمع المعلومات حول الحالات والوثائق التي يتم تكوينها في أنشطة كل وحدة هيكلية.
أسهل طريقة للقيام بذلك هي إرساله إلى الأقسام استبياناتس. الحد الأدنى من المعلومات التي يحتاجها المترجم هو ما يلي:
عناوين القضية ؛
نوع الوسائط لكل حالة (ورقية أو إلكترونية) ؛
شروط تخزين الحالات (إذا كان القسم يعرف الوثيقة التي تم إنشاؤها من خلالها).
من الواضح أن السكرتير أو الكاتب ليس كذلك
قد تكون هذه المعلومات بتنسيق كليا. هذا ينطبق بشكل خاص على فترات التخزين ، والتي قد تكون واردة في وثائق تنظيمية عالية التخصص.
قد يكون للاستبيان أيضًا شكل موسع. لذلك ، لا يضر معرفة ما إذا كانت هناك نسخ ممسوحة ضوئيًا من المستندات وعدد المرات التي يشير فيها الموظفون إلى أصولهم. يعد ذلك ضروريًا لمعرفة المدة التي ستكون فيها الوثيقة في القسم بعد الانتهاء من العمل المكتبي. قد يتم إيداع بعض الحالات فور الإغلاق ، ولكن هناك حالات أخرى مطلوبة منذ سنوات عديدة.
دعونا نعطي كمثال جزء من النموذج الموسع للاستبيان (مثال 1).
2 قائمة بالوثائق الإدارية النموذجية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25/8/2010 برقم 558 ؛ بصيغته المعدلة في 02.16.2016 ؛ من الآن فصاعدًا - القائمة).
نقوم بتعيين فهرس للأقسام الفرعية
يتكون فهرس الحالة عادةً من جزأين ، أولهما هو فهرس القسم الفرعي للتسمية ، والثاني هو الرقم التسلسلي للحالة داخل قسم التسمية. فمثلا، 03-15 ، أين 03 هو فهرس التقسيم ، و 15 - رقم الحالة (انظر الأمثلة 2-5).
إذا تمت الفهرسة من قبل:
تحتاج إلى تحديد ما إذا كنت ستستمر في استخدام هذا النظام أو إلغائه وتثبيت فهارس جديدة. يعتمد ذلك على الأقسام التي تستخدمها ومدى تحديث هذه الفهارس.
قد يكون الحل الوسط المعقول هو تحديث نظام الفهرسة ، مع الاحتفاظ بالأرقام المخصصة للأقسام الفرعية باستخدام الفهارس.
إذا كان نظام الفهرسة السابق ملائمًا تمامًا ، فلا فائدة من تغييره. في هذه الحالة ، يتم إنشاء تسمية الحالات على أساسها.
إذا كانت المنظمة قد تمكنت حتى الآن بدون فهارسالانقسامات الهيكلية ، ثم ستتلقى الأقسام الأرقام في ترتيب عامفي المرحلة التالية من العمل مع تسمية القضايا.
نقوم بترتيب أقسام التسمية وعناوين الحالات
كما قلنا في التعريف ، فإن تسمية الحالات هي منظمقائمة مهام المنظمة. وهذا يعني أنه يجب ترتيب أسماء الأقسام والحالات ذات الصلة في تسلسل معين.
يتم ترتيب الأقسام الفرعية بالترتيب الذي يحدده هيكل التوظيف في المنظمة ، أو وفقًا للنظام المعتمد مسبقًا لفهرسة التقسيمات الفرعية الهيكلية. يتوافق قسم واحد من تسميات الحالات مع وحدة واحدة (الجدول 3).
عند تجميع فهارس التقسيمات الهيكلية ، ليس من الضروري استخدام واصلات. إذا لزم الأمر ، فقد تحتوي على شرطة مائلة و / أو أحرف. هناك مبدآن رئيسيان: الأول هو الرغبة في البساطة (لا حاجة إلى "إنهاء" التعيينات المكونة من ثلاثة طوابق إذا كان من الممكن تجنب ذلك) ، والثاني هو التفرد (يجب أن يوجد فهرس كل قسم في صيغة المفرد).
يتم ترتيب الحالات داخل كل قسم بالترتيب الذي أوصت به القواعد الأساسية.
نحن نضع شروط تخزين الحالات
■ وفقًا للقوائم القياسية.الوثائق الرئيسية التي تحدد شروط تخزين الحالات هي القوائم القياسية. قائمة الوثائق الإدارية الأرشيفية القياسية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى فترات التخزين ، هي "رقم واحد" فيما بينها.
إلى عن على شركات التصنيع، التصميم ، البناء ، بالإضافة إلى جميع المنظمات الأخرى التي تقوم بالأنشطة العلمية والتقنية ، هناك قائمة بالوثائق الأرشيفية النموذجية التي تم إنشاؤها في الأنشطة العلمية والتقنية والإنتاجية للمنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين (المعتمدة بأمر من وزارة ثقافة روسيا بتاريخ 31 يوليو 2007 رقم 1182 ؛ في طبعة 28.04.2011).
كلتا القائمتين لها هيكل مناسب ومدروس.
■ حسب قوائم الاقسام.بالإضافة إلى القوائم القياسية ، هناك قوائم إدارات في روسيا ، أي تلك المتعلقة بإدارة معينة. هذا على سبيل المثال:
قائمة الوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة وكالة المحفوظات الاتحادية والمنظمات التابعة لها ، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الاتحادي بتاريخ 30 يناير 2013 رقم 12) ؛
قائمة الوثائق التي تم إنشاؤها في أنشطة الاتحاد خدمة الضرائب، لها الهيئات الإقليميةوالمنظمات التابعة ، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 15 فبراير 2012 رقم ММВ-7-10 / [بريد إلكتروني محمي]؛ بالأحمر. من 17.06.2015).
قائمة الوثائق التي تم إنشاؤها في النشاط الخدمة الفيدراليةتنفيذ الأحكام والهيئات والمؤسسات والشركات في نظام السجون ، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من دائرة السجون الفيدرالية في روسيا بتاريخ 21 يوليو 2014 رقم 373) ، إلخ.
المنظمات العاملة في الصناعة المعينة تستخدم القائمة "الخاصة بهم" دون أن تفشل. يمكن لأي شخص آخر استخدام قوائم الأقسام لأغراض مرجعية.
■ حسب لوائح الصناعة.أخيرًا ، يمكن تضمين شروط تخزين المستندات (عادةً ما تكون شديدة التخصص) في الإجراءات القانونية التنظيمية الخاصة بالصناعة: القوانين والقواعد والتعليمات.
لذلك ، على سبيل المثال ، يحتوي القانون الاتحادي الصادر في 13 آذار (مارس) 2006 رقم 38-FZ "بشأن الإعلان" (بصيغته المعدلة في 8 آذار (مارس) 2015 ، بصيغته المعدلة في 3 تموز (يوليو) 2016) على مادة خاصة تسمى "فترات التخزين من المواد الإعلانية "(المادة 2). وفي الإدارات المشاركة في إمدادات الطاقة للمؤسسات ، فإنها تحترم القواعد المشتركة بين القطاعات لحماية العمال (قواعد السلامة) أثناء تشغيل التركيبات الكهربائية (التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم وزارة العمل في روسيا بتاريخ 05.01) ، والتي تشير أيضًا إلى فترات الاحتفاظ لعدد من المستندات.
من الواضح أن السكرتير أو الكاتب غير ملزم على الإطلاق بمعرفة وجود هذه المستندات. هذا هو السبب في أنه من المهم للغاية عند تجميع مصطلحات الحالات التفاعل مع الزملاء من جميع الأقسام الهيكلية لمؤسستك.
■ وفقًا لبروتوكولات المفوضية الأوروبية.إذا تعذر العثور على فترة تخزين المستندات ، أو أعرب رئيس إحدى الإدارات عن رغبته في زيادة فترة تخزين الحالة بالنسبة إلى تلك المذكورة في القائمة ، يتم تحديد الفترة من قبل لجنة الخبراء في المنظمة (مثال 2). إذا لم يكن هناك عمولة - بأمر من المدير العام. في العمود 4 من تسميات الحالات ، بدلاً من مقال في القائمة ، في هذه الحالة ، سيتم الإشارة إلى بيانات محضر اجتماع أو أمر اجتماع المفوضية الأوروبية.
تقليل العمر الافتراضي المذكور في القوائم أو قانون معياري x غير مسموح به. إذا تم إنشاء لائحتين مصطلح مختلفتخزين لنفس المستند ، يكون الاختيار أفضل لصالح فترة أطول.
بحلول نهاية هذه المرحلة ، يتلقى المحول البرمجي استمارة تسمية كاملة للحالات.
نحن نتفق على مشروع تسمية الحالات
يتم الاتفاق على مسودة تسميات القضايا في اجتماع للداخلية لجنة الخبراءالمنظمات. يتم تسجيل الاتفاقية في البروتوكول ، ويتم إدخال بيانات التسجيل الخاصة بهذا البروتوكول في العنصر المقابل في التسمية:
بالإضافة إلى موافقة لجنة الخبراء الداخلية ، فإن شكل تصنيف القضايا ينص أيضًا على تنفيذ الموافقة من قبل لجنة مراجعة الخبراء (EPC) لمؤسسة الأرشيف. هذا ينطبق فقط على المنظمات التي هي مصادر للحصول على أرشيف الدولة (البلدية). يمكن لأي شخص آخر إزالة هذه السمة من تسميات الحالات الخاصة بهم.
إذا لم تكن هناك لجنة خبراء في المنظمة ، فسيتم التنسيق بالطريقة المشتركة لجميع اللوائح المحلية. بالنسبة لتسميات الحالات ، يتم وضع ورقة اعتماد قياسية على الورق أو في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.
نوافق على تسمية الحالات
تمت الموافقة على تسمية الحالات من قبل الشخص الأول في المنظمة - المدير التنفيذي. يملأ ختم الموافقة على الورقة الأولى من المستند على جميع نسخ التسمية المقدمة إليه للموافقة.
ننقل تسمية الحالات إلى الوحدات الهيكلية
على الرغم من حقيقة أنه وفقًا لقواعد الأرشفة ، يتم تجميع التسميات الموحدة على أساس التسميات الخاصة بحالات التقسيمات الهيكلية ، في الممارسة العملية ، يحدث كل شيء في الغالب في الاتجاه المعاكس: يقوم قسم إدارة السجلات بتجميع التسميات الموحدة وبعد ذلك توزع الأقسام المتعلقة بهم على الإدارات. مهما كان الأمر ، يجب أن يكون لكل قسم تسمياته للحالات (انظر المثال 3). يتم التوقيع عليها من قبل رئيس القسم.
في نهاية كل قسم ، تحتاج إلى ترك بضعة أسطر لإدخال الحالات التي سيتم فتحها خلال العام ، إذا لزم الأمر. عادة ما يكفي من ثلاثة إلى خمسة أسطر. في نهاية ملخص التسميات للحالات ، يوصى بترك صفحة كاملة فارغة: فجأة يظهر قسم جديد في المنظمة في غضون عام.
نُحسِّن تسمية الحالات ونوافق عليها للعام المقبل
تسمية القضايا صالحة لمدة سنة واحدة. استخدام نفس الشيء لسنوات عديدة هو خطأ كبير. حتى لو لم يتغير هيكل شؤون المنظمة خلال هذا الوقت (وهو أمر غير مرجح للغاية) ، فليس من الممكن مراعاة الحالات التي تم فتحها في غضون عام واحد باستخدام هذا النهج.
لذلك ، في الأشهر الأخيرة من العام ، عادةً في نوفمبر وديسمبر ، تتم مراجعة تسميات القضايا وإجراء التعديلات والتغييرات عليها ، وبعد ذلك يمر مرة أخرى بعملية الموافقة ويوافق عليها الرئيس التنفيذي للعام المقبل .
توضيح تسمية الحالات يعني:
شطب القضايا التي لن تتم السنة القادمة منها.
فتح القضايا خلال العام ؛
توضيح فهارس التقسيم في حالة إجراء تغييرات الهيكل التنظيميالشركات.
مصدر معلومات عن كل جديد و حالات مغلقةنكون الوحدات الهيكلية. يجب أن يقترب مترجم المصنفات من الرئيس أو الموظف المسؤول عن العمل المكتبي في كل قسم ، حرفياً بقلم رصاص في يده ، وأن ينظر في قائمة القضايا معه. بالطبع ، يجب على الزملاء أنفسهم خلال العام وضع العلامات المناسبة في تسمياتهم ، ولكن من الناحية العملية مثل هذا الوعي نادر الحدوث.
■ حذف الحالات المغلقة.إن شطب القضايا المغلقة من التسمية يعني أن هذه القضايا لن تكون موجودة في مشروعها للعام المقبل. ولا يجوز بأي حال من الأحوال حذفها من تسميات القضايا للعام الحالي.
■ نضيف حالات جديدة إلى التسمية.إذا تم فتح حالات جديدة في الوحدة خلال العام ، فسيتم إدخالها يدويًا في جميع نسخ تسميات الحالات في السطور التي تركت خصيصًا لهذا الغرض. بالنسبة لهذه الحالات ، يتم تعيين فترة استبقاء على الفور (انظر المثال 4).
■نحن نتتبع فهرسة الحالات في التسمية.عند صياغة المصطلحات للعام المقبل ، يتم إدخال كل حالة في قسم "خاص بها" بالفعل بالترتيب الذي تم وضعه لترتيب عناوين الحالة داخل القسم. بالطبع ، في نفس الوقت ، يجب على المرء أن يسعى للحفاظ على الحد الأقصى من مؤشرات الحالات الأخرى.
إذا كان عليك ، بسبب الحالات التي تم إنشاؤها حديثًا ، تغيير مؤشرات الحالات الأخرى ، فيجب أن تتذكر ما يسمى بحالات التدوير. هذه هي الحالات التي لم يتم الانتهاء منها في العمل المكتبي في العام الماضي وستنتقل إلى الحالة الجديدة. أفضل مثال على ذلك هو القضايا المعروضة على المحاكم ، والتي يمكن ترحيلها لعدة سنوات. يجب السعي إلى الحفاظ على مؤشرات الشؤون الانتقالية في المقام الأول.
على سبيل المثال ، إذا كانت الحالة "أوامر للأنشطة الرئيسية" (غير متحركة) في عام 2016 تحتوي على فهرس 01-08 ، وفي عام 2017 ، نظرًا لظهور حالات جديدة ، ستتغير إلى 01-10 ، إنه ليس مخيفًا على الإطلاق. أما إذا كانت الحالة "تعليمات حول العمل المكتبي" (قابلة للتحويل) مع فهرس 01-06 سوف تحصل على الفهرس 01-08 ، ثم يجب الإشارة إلى هذا في عمود "الملاحظات" من التسمية الجديدة ، وفي الواقع.
■ نقوم بتحسين الفهارس عند تغيير هيكل المنظمة.سيواجه مترجم المصطلحات معظم المشاكل إذا تم إجراء تغييرات على الهيكل التنظيمي للمنظمة خلال العام. وهذا يعني أن هيكل تسمية الحالات للعام المقبل سيتغير أيضًا: ستحل الوحدة الجديدة مكانها فيه وفقًا لمنطق الهيكل التنظيمي للمنظمة. لهذا السبب ، ستتغير جميع فهارس الأقسام التالية والحالات المدرجة فيها.
كما قلنا أعلاه ، فإن المسودة النهائية لتسمية الحالات للعام المقبل تمر بإجراءات قياسية للموافقة عليها والموافقة عليها. وهكذا ، في اليوم الأول من عام العمل الجديد ، ستعمل المنظمة بالفعل وفقًا للتسمية الجديدة وفي نفس الوقت تبدأ عملية إغلاق "القديمة".
إغلاق تسمية الحالات
في نهاية كل سنة تقويمية ، في كانون الثاني (يناير) ، يتم إغلاق قائمة القضايا للعام الماضي. يشمل الإغلاق:
- ملء العمود 3 "عدد القضايا" ؛
حساب عدد القضايا لكل فئة ؛
تجميع ملاحظة أخيرة.
يتم ملء العمود 3 "عدد الحالات" يدويًا في جميع نسخ تسمية الحالات (مثال 5). يشير هذا إلى العدد الفعلي لوحدات التخزين لكل قضية تم رفعها خلال العام الماضي. وحدة التخزين ، كقاعدة عامة ، هي وحدة تخزين واحدة للحالة ، ولا يحتوي المجلد الواحد على أكثر من 250 ورقة. مصدر هذه المعلومات مرة أخرى هو التقسيمات الهيكلية ، كل في قسم خاص به. الآن علينا أن نحسب بشكل منفصل عدد صناديق التخزين الدائمة وحالات التخزين المؤقتة (حتى 10 سنوات وأكثر من 10 سنوات).
3 القانون الاتحادي رقم 43-FZ بتاريخ 2 مارس 2016 "بشأن التعديلات على القانون الاتحادي" في أرشفةفي الاتحاد الروسي "".
بالإضافة إلى ذلك ، لتجميع السجل النهائي ، من الضروري إبراز ما يسمى بحالات التدوير.
تقوم المنظمات التي تعتبر مصادر للحصول على أرشيفات الولاية (البلدية) بنقل المعلومات من السجل النهائي إلى مؤسسة الأرشفة التابعة لها. ويلاحظ هذا في نهاية الإدخال النهائي. يمكن للمنظمات الأخرى إزالة هذه السطور غير الضرورية من سجلها النهائي (مثال 6).
وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي
ترتيب
الوثيقة بصيغتها المعدلة:
بأمر من وزارة الثقافة الروسية مؤرخ في 16 فيفري 2016 رقم 403
(بوابة الإنترنت الرسمية المعلومات القانونية www.pravo.gov.ru ، 17 مارس 2016 ، رقم 0001201603170030).
1.2 تتضمن القائمة وثائق أرشيفية إدارية قياسية (يشار إليها فيما يلي باسم الوثائق) التي تم تشكيلها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات المحلية والمنظمات (المشار إليها فيما يلي باسم المنظمات) في تنفيذ نفس النوع (مشترك للجميع أو معظمهم) وظائف الإدارة ، بغض النظر عن شكل الملكية ، مع الإشارة إلى فترات الاحتفاظ.
1.3 تتكون القائمة من 12 قسمًا:
يتضمن القسم 1 وثائق تعكس الوظائف الإدارية والتنظيمية للإدارة ، ووظائف الرقابة ، وكذلك الدعم القانونيإدارة وتنظيم دعم الوثائق لإدارة وتخزين الوثائق من قبل المنظمات ؛
تشمل الأقسام 2-4 المستندات التي تكشف بالتتابع عن التخطيط والتسعير والتمويل والإقراض والمحاسبة وإعداد التقارير ؛
يحتوي القسم 5 على وثائق حول تنظيم وتنفيذ العلاقات الاقتصادية والعلمية والتقنية والثقافية وغيرها من العلاقات بين المنظمات ؛
القسم 6 يتضمن وثائق على خدمة المعلوماتأنشطة المنظمات؛
القسم 7 يتضمن وثائق حول تنظيم العمل ، وتقنين العمالة ، والتعريفات ، والأجور ، وحماية العمال ؛
يحتوي القسم 8 على وثائق حول العمل مع الموظفين: القبول ، والنقل ، وفصل الموظفين ، والتدريب المتقدم ، والشهادة ، والجوائز ؛
يحتوي القسم 9 على وثائق حول لوجستيات الأنشطة وتنظيم تخزين الممتلكات وقيم المواد ؛
يتضمن القسم 10 وثائق حول الخدمات الإدارية والاقتصادية للمنظمات: الامتثال للوائح الداخلية ، وتشغيل مباني المكاتب ، وخدمات النقل ، والاتصالات الداخلية ، وضمان أمن المنظمات ؛
يحتوي القسم 11 على وثائق تعكس القضايا الاجتماعية والمحلية ، بما في ذلك التأمين الاجتماعي والإسكان والقضايا المحلية والأنشطة الترفيهية ؛
يحتوي القسم 12 على وثائق تعكس تنظيم أنشطة النقابات العمالية الأولية وغيرها المنظمات العامة(ذات الصلة).
1.4 تحتوي القائمة على 4 أعمدة.
يحتوي العمود رقم 1 في القائمة على عدد المقالات. يتم تعيين ترقيم مستمر واحد للمقالات الموجودة في القائمة.
يُظهر العمود رقم 2 في القائمة أنواع المستندات. لا تحتوي القائمة على أسماء محددة للوثائق في المقالات ، ولكنها تعطي اسمًا عامًا لكل نوع من أنواع المستندات. عند دمج أنواع مختلفة من المستندات في موضوع واحد لها نفس مدة الصلاحية ، يتم استخدام مصطلح "المستندات" ، ويتم الكشف عن أسماء الأنواع الرئيسية للمستندات المدرجة في المقالة بين قوسين.
يشير العمود رقم 3 من القائمة إلى فترات تخزين المستندات على الورق والوسائط الإلكترونية ، والتي يتم حسابها اعتبارًا من 1 كانون الثاني (يناير) من العام التالي للسنة التي تنتهي فيها الأعمال المكتبية.
يحتوي العمود رقم 4 من القائمة على ملاحظات تعلق وتوضح شروط تخزين الوثائق.
1.5 لتسهيل استخدام القائمة ، تم تجميع فهرس لها ، يتم فيه سرد أنواع الوثائق والقضايا المتعلقة بمحتواها بالترتيب الأبجدي مع روابط لأرقام المقالات المقابلة في القائمة.
ثانيًا. قائمة الوثائق الإدارية القياسية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى فترات التخزين
تم إعداد وثائق أرشيفية إدارية نموذجية تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، والتي تشير إلى فترات التخزين (المشار إليها فيما يلي باسم القائمة) وفقًا للقانون الاتحادي الصادر في 22 أكتوبر 2004 N 125-FZ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي" (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii، 2004، No. 43، Art. 4169؛ 2006، No. 50، Art. 5280؛ 2008، No. 20، Art. 2253) ، مع مراعاة الأحكام القوانين الفيدرالية الأخرى وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي التي تنظم التكوين ومدة الصلاحية أنواع معينةمستندات.
1.2 تتضمن القائمة وثائق أرشيفية إدارية قياسية (يشار إليها فيما يلي بالوثائق) التي تم تشكيلها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات المحلية والمنظمات (المشار إليها فيما يلي - المنظمات) في تنفيذ نفس النوع (المشترك لجميع أو معظم) وظائف الإدارة ، بغض النظر عن شكل الملكية ، مع الإشارة إلى فترات الاحتفاظ.
1.3 تتكون القائمة من 12 قسمًا:
- يتضمن القسم 1 الوثائق التي تعكس الوظائف الإدارية والتنظيمية للإدارة ، ووظائف الرقابة ، وكذلك الدعم القانوني للإدارة ، وتنظيم الدعم الوثائقي لإدارة وتخزين الوثائق من قبل المنظمات ؛
- الأقسام 2-4 تشمل الوثائق التي تكشف بالتسلسل التخطيط والتسعير والتمويل والإقراض والمحاسبة وإعداد التقارير ؛
- يحتوي القسم 5 على وثائق حول تنظيم وتنفيذ العلاقات الاقتصادية والعلمية والتقنية والثقافية وغيرها من العلاقات بين المنظمات ؛
- القسم 6 يتضمن وثائق عن خدمات المعلومات لأنشطة المنظمات.
- القسم 7 يتضمن وثائق حول تنظيم العمل ، وتقنين العمالة ، والتعريفات ، والأجور ، وحماية العمال ؛
- يحتوي القسم 8 على وثائق حول العمل مع الموظفين: القبول ، والنقل ، وفصل الموظفين ، والتدريب المتقدم ، والشهادة ، والجوائز ؛
- يحتوي القسم 9 على وثائق حول لوجستيات الأنشطة وتنظيم تخزين الممتلكات والأصول المادية ؛
- القسم 10 يتضمن وثائق عن الخدمات الإدارية والاقتصادية للمنظمات: الامتثال للوائح الداخلية ، وتشغيل مباني المكاتب ، وخدمات النقل ، والاتصالات الداخلية ، وضمان أمن المنظمات ؛
- يحتوي القسم 11 على وثائق تعكس القضايا الاجتماعية والمحلية ، بما في ذلك التأمين الاجتماعي والإسكان والمسائل المنزلية والأنشطة الترفيهية ؛
- يحتوي القسم 12 على وثائق تعكس تنظيم أنشطة النقابات العمالية الأولية والمنظمات العامة الأخرى (الجمعيات).
1.4 تحتوي القائمة على 4 أعمدة.
يحتوي العمود N 1 من القائمة على عدد المقالات. يتم تعيين ترقيم مستمر واحد للمقالات الموجودة في القائمة.
يُظهر العمود N 2 من القائمة أنواع المستندات. لا تحتوي القائمة على أسماء محددة للوثائق في المقالات ، ولكنها تعطي اسمًا عامًا لكل نوع من أنواع المستندات. عند دمج أنواع مختلفة من المستندات في موضوع واحد لها نفس مدة الصلاحية ، يتم استخدام مصطلح "المستندات" ، ويتم الكشف عن أسماء الأنواع الرئيسية للمستندات المدرجة في المقالة بين قوسين.
يشير العمود N 3 من القائمة إلى شروط تخزين المستندات على الورق والوسائط الإلكترونية ، والتي يتم حسابها اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي للسنة التي تنتهي فيها أعمالهم المكتبية.
يحتوي العمود رقم 4 من القائمة على ملاحظات تعلق وتوضح شروط تخزين الوثائق.
1.5 لتسهيل استخدام القائمة ، تم تجميع فهرس لها ، يتم فيه سرد أنواع الوثائق والقضايا المتعلقة بمحتواها بالترتيب الأبجدي مع روابط لأرقام المقالات المقابلة في القائمة.
القانون الاتحادي رقم 125-FZ المؤرخ 22 أكتوبر 2004 "بشأن المحفوظات في الاتحاد الروسي" مطلوب من المنظمات ضمان سلامة الوثائق الأرشيفية ، بما في ذلك الوثائق الخاصة بالموظفين ، خلال فترات تخزينها المحددة القوانين الفدرالية، تنظيمية أخرى الأفعال القانونيةالاتحاد الروسي ، وكذلك قوائم الوثائق المنصوص عليها في الجزء 3 من المادة 6 والأجزاء 1 و 1.1 من المادة 23 من هذا القانون الاتحادي.
تشمل قوائم الوثائق هذه:
1) قوائم بمستندات أرشيفية معيارية توضح فترات تخزينها وتعليمات استخدام هذه القوائم معتمدة من المفوض هيئة فيدراليةالسلطة التنفيذية في مجال الأرشفة والعمل المكتبي (حاليًا - روسرخيف ، سابقًا - وزارة الثقافة الروسية):
- تمت الموافقة على قائمة بالوثائق الإدارية النموذجية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع الإشارة إلى شروط تخزينها. قرار من وزارة الثقافة الروسية مؤرخ في 25 أوت 2010 رقم 558 ؛
- قائمة الوثائق الأرشيفية النموذجية الناتجة عن الأنشطة العلمية والتقنية والإنتاجية للمنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين المعتمدة. قرار من وزارة الثقافة الروسية مؤرخ في 31 جويلية 2007 ن 1182.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن قائمة المستندات القياسية، وافق الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 15.08.1988 ؛
2) معتمدة من جهات حكومية اتحادية أخرى الهيئات الحكوميةالتابعة للاتحاد الروسي ، قوائم الوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطتها ، وكذلك في سياق أنشطة المنظمات التابعة لها ، مع الإشارة إلى فترات تخزينها. تمت الموافقة على قوائم الوثائق هذه بالاتفاق مع الأرشيف الفيدرالي ؛
3) قائمة الوثائق التي تم إنشاؤها في سياق الأنشطة منظمات الائتمان، مع الإشارة إلى شروط تخزينها والتعليمات الخاصة باستخدامها ، والتي تمت الموافقة عليها من قبل الهيئة التنفيذية الفيدرالية المعتمدة في مجال الأرشفة وحفظ السجلات جنبًا إلى جنب مع بنك روسيا.
إلى عن على الشركات المساهمةيتم تحديد شروط تخزين مستنداتهم من قبل اللوائح الخاصة بإجراءات وشروط تخزين مستندات الشركات المساهمة ، المعتمدة. مرسوم اللجنة الفيدرالية للأوراق المالية في روسيا بتاريخ 16.07.2003 N 03-33 / ps.
في معلومات اساسيةتمت الموافقة على شروط تخزين الوثائق الأكثر شيوعًا للمنظمات ، والتي تم تحديدها من خلال قائمة وثائق الأرشفة الإدارية النموذجية. قرار من وزارة الثقافة الروسية مؤرخ في 25 أغسطس 2010 N 558 ، وكذلك فترات التخزين للوثائق التي لم يتم تضمينها في القوائم المذكورة أعلاه والتي حددتها القوانين الفيدرالية وغيرها من التشريعات القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي.